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Rapport de
stage
Département : finance & controling
(service comptabilité)
Guide d’utilisation XPPS 2017
Remerciement
tous l’équipe de service. Ainsi que tous ceux qui de près ou de loin ont
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Élaboré par BETTIOUI Ayoub
Guide d’utilisation XPPS 2017
Remerciement ......................................................................................................................................... 1
Introduction ............................................................................................................................................. 4
PARTIE I :.................................................................................................................................................. 5
PRESENTATION D’ENTREPRISE ................................................................................................................ 5
Chapitre 1 : Présentation de la société ............................................................................................... 6
Chapitre 2 : Présentation des départements .................................................................................... 13
Chapitre 3 : Service comptabilité : .................................................................................................... 17
3.1 Description de Service ............................................................................................................. 17
3.2 Description des taches : .......................................................................................................... 22
PARTIE 2 : Automatisation de la comptabilité ...................................................................................... 29
I. Définition ................................................................................................................................... 30
II. L’authentification ...................................................................................................................... 32
III. Le changement de mot de passe........................................................................................... 34
IV. Comptabilisation des factures ............................................................................................... 37
1) La gestion des factures reçues : ................................................................................................ 37
a. Gestion de facture avec prix brut .......................................................................................... 37
b. Gestion de facture de métaux. .............................................................................................. 41
c. Gestion de facture d’emballage avec frais de transit (VK) .................................................... 45
d. Gestion de facture rabais, remise, ristourne......................................................................... 47
e. Gestion de facture d’emballage ............................................................................................ 51
f. Gestion de facture de RRR aven transit (VK) ......................................................................... 54
g. Gestion de facture TE Morocco ............................................................................................. 58
h. Gestion de facture avec débit note & différence du prix ...................................................... 61
2) Consulter et modifier les données de Base d’un article ........................................................... 65
a. Les contrats ........................................................................................................................... 65
b. Gestion de contrôle de facture ............................................................................................. 69
c. les fournisseurs...................................................................................................................... 72
d. Déblocage de beleg ............................................................................................................... 76
e. Menu query ........................................................................................................................... 79
Quitter le système ................................................................................................................................. 85
Index et illustrations .............................................................................................................................. 87
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Conclusion ............................................................................................................................................. 88
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Introduction
Du 02 décembre 2016 à 02 février 2017, j’ai effectué mon stage
au sein de la multinationale SEBN.MA l’un des principaux fournisseurs
internationaux de l’industrie automobile.
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PARTIE I :
PRESENTATION
D’ENTREPRISE
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Le Groupe Sumitomo
L’histoire du groupe Sumitomo remonte à plus de 400 ans lorsque Masamoto
Sumitomo a commencé son activité avec le raffinement du cuivre. Aujourd’hui, Le Groupe
Sumitomo est l’un des groupes d’entreprises les plus importants du Japon et du monde, est
présent dans les industries les plus diversifiées, notamment le fer et l’acier, le génie
mécanique, l’exploitation minière, la céramique, l’immobilier, la banque et le négoce.
Le groupe Sumitomo emploie plus de 130 000 salariés de par le monde. Au Maroc, le
groupe dispose de 3 filiales et emploie 15000 personnes. Le groupe est considéré comme le
premier investisseur au Royaume dans le domaine des équipements automobiles.
Fiche signalétique
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Actionnaires : WolkswagenBordnetze Gmbh + Groupe Sumitomo
Historique
Le parcours de la société multinationale SEBN-Ma au Maroc peut être résumé ainsi :
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Fiche technique
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Notre mission
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Département ingénierie :
Ce département est chargé d’optimiser la planification de la production en fonction des
besoins des clients et des objectifs internes .Les principaux pôles de ce département
sont d’une part, l’Ingénierie produit dont la mission est la conception des produits
,l’application des modifications techniques pour les différentes familles des produits, et
d’autre part, le pôle Ingénierie de processus qui est chargé de la mise en place des méthodes
de travail ainsi que la conception des postes de travail et leurs emplacement
Département production :
Département logistique :
La fonction logistique a pour objectif de veiller à l’harmonie totale et la parfaite
synchronisation entre les flux de matières et des flux d’informations (production en Just à
temps).Le département logistique assure aussi l’approvisionnement, la gestion des stocks,
l’ordonnancement de la production, le transport...etc.
Département qualité :
Le rôle du département qualité est de mettre en place un système de management de la
qualité capable d’assurer un respect totale des exigences clients et des normes internationales
(ISO TS 16949, VDA,…).Pour accomplir sa mission, le département qualité utilise une
combinaison entre plusieurs techniques notamment : le contrôle de la production, la maitrise
statistique des données, les audits internes,…etc.
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Département Kaizen :
Ce département a été créé pour améliorer et développer les facteurs de progrès de la
société en assurant les conditions plus favorables par l’analyse des disfonctionnement selon
un benchmark entre les données des autres sites du groupe Sumitomo WiringSystems et le
suivi de leur résolution. De même, il assure l’application et le développement des activités
Kaizen pour atteindre les objectifs fixés par le groupe.
Département finance :
Ce département a pour mission de gérer toutes les opérations de comptabilité, et de trésorerie
tout en restant en contacte permanent avec les clients et les fournisseurs et les différents
acteurs internes et externe à l’entreprise.
Département informatique :
Chargé de l’administration du système d’information, le département informatique s’occupe
de la gestion du parc informatique dont l’installation et l’entretien du réseau et des serveurs
ainsi que la maintenance des serveurs ,en outre ce service est chargé de gérer les applications
et les ERP des différents départements
Département technique :
La principale mission du département OHS-Environnement est d’assurer l’application et la
diffusion des règles de sécurité de l’entreprise en informant les employés sur les mesures de
prévention et en analysant les incidents qui ont eu lieu afin de déterminer leurs causes et en
déduire des action d’amélioration et de prévention des risques tout en gardant une relation
constante avec les autres départements, les compagnies d’assurance, …etc
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Département Controlling :
Il cordonne, il évalue, il surveille toutes les activités liées au contrôle de gestion ainsi que
opération de suivi du budget.
Seniority of ouremployees
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Mission du service :
Il a pour mission aussi d’assurer la fiabilité de toutes les informations comptables afin de
présenter les états financiers, claires, fiables et fidèles aux exigences des tiers (État,
Actionnaires, Direction……..)
Chef
Chef comptable
comptable
Comptable Aide
Comptable Comptable
assistant
Comptable Comptable aide
comptable
Comptable assistant
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Dimension du service :
Comptabilité fournisseurs.
Comptabilité clients.
Et la trésorerie….
Comptabilité fournisseurs :
La comptabilité fournisseurs est l'une des séries de transactions comptables qui couvrent
les paiements aux fournisseurs de l'argent dû pour des produits et des services achetés.
Il définir le processus de réception des documents comptables jusqu’au la comptabilisation.
Il y’a environ 390 fournisseurs avec lesquels la société AWSM effectue des transactions,
qui se partagent comme suite :
Comptabilité clients :
Ce sont les Opérations liées aux ventes et aux clients
- Clients étrangers : 01
- Clients Inter-groupe : 03
- Autres : 03
Trésorerie :
Ce sont des valeurs liquides dont dispose AWSM pour le service de ses paiements
exigibles; en ressources disponibles ou par concours bancaires (crédits de fonctionnement).
C’est la gestion équilibrée des flux monétaires en entrées et en sorties, (gestion des
risques)
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Contexte et environnement du service :
Le calendrier comptable :
Les travaux quotidiens sont relatifs aux relations avec les clients et les fournisseurs. Il s’agit
d’enregistrer les factures émises et règlements reçus et règlements émis d’autre part. De fait,
ces quatre types d’écritures ou enregistrements comptables constituent le plus souvent 90 à
95% du volume des opérations comptables.
Les enregistrements relatifs aux clients sont généralement intégrés à la chaîne informatique
des ventes (la comptabilisation de la vente se faisant automatiquement avec l’émission de la
facture) ; les factures fournisseurs étant, par définition, des documents externes, elles doivent
donner lieu à une saisie préalable à leur traitement.
Pour ce qui concerne le compte de banque, un contrôle se réalise par l’opération dite de
rapprochement .Il s’agit en fait d’une véritable technique d’audit qui consiste à s’assurer de la
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correspondance symétrique entre le relevé communiqué par la banque et le compte de la
banque dans les livres de l’entreprise .des différences temporelles, justifiées doivent permettre
de vérifier la concordance des soldes.
Les compte clients représentent souvent un enjeu déterminant pour l’entreprise .En effet
le Montant total des créances sur les clients (souvent trois mois de chiffre d’affaire) est
souvent supérieur aux capitaux propres de l’entreprise.
Il s’ensuit que l’entreprise doit savoir avec précision qui lui doit quoi de puis quand
sous ce faire les conditions suivantes doivent être remplies :
Spéciales.
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Les comptables
A la réception des factures (par poste, E-mail ou Fax), le comptable les saisi sur le System
XPPS.
Le contrôle des factures se fait à la base des données sur XPPS en contrôlant la quantité
facturée avec celle saisi par le service Magasin (BL) et l prix facturé avec celui sur le contrat
sur XPPS saisi par la centrale.
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Pour les factures ou il n y a pas de problème après le lettrage des BL saisi par le service
magasin, on lance une transaction sur le system (Interface XPPS à SAP) pour exporter les
factures ou il n y a pas de problème à SAP.
Le service transit reçoit les factures du fournisseur, pour les contrôler pour validation du
payement et pour attribuer un N° de dossier sur les factures.
Ce sont les achats autres que matières premières, ils peuvent contenir les fournitures
bureau, emballages, frais d’hôtel, sécurité, nettoyage, etc.
Dans cette procédure lorsqu’il y a un besoin d’achat par un département de
l’entreprise, il le fait savoir au service achat, qui contacte le fournisseur pour négocier la
quantité et le prix des biens, ensuite la secrétariat envoie un bon de commande pour le
fournisseur, qui renvoi a son tour la marchandise avec une facture au magasin centrale,
qui établie un bons de réception et lui donne avec la facture et le bons de commande au
service comptabilité.
Le comptable contrôle la facture tout d’abord pour s’assurer que la quantité et le prix
de la facture sont semblable à ceux qui sont sur le bons de commande et le bons de
réception, ensuite il saisie cette facture sur le SAP, prépare le règlement, et les donnent au
service trésorerie qui contrôle lui aussi les documents, et donne un ordre de virement à la
banque, et enfin il redonne la facture au service comptabilité pour les classer dans des
classeurs numéroté par ordre interne du service.
On peut constater que la facture est contrôlé par trois services différents avant d’être
régler, le magasin centrale, le service comptabilité, et le service trésorerie.
Bon de commande
Contrôle
Saisie sur
SAP
Service Trésorerie Préparation
La facture pour classer du
Contrôle règlement
Ordre de virement classement
Règlement ou la facture
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La comptabilisation de facture d’achat à l’étranger :
Ce sont les achats provenant de l’étranger, ils ont les même procédures pour leurs saisie que
celles des achats locaux, dans la seule différence est la devise, dans ce cas c’est l’euro.
Dans le premier cas ce sont des ventes des matières premières, ou des produits semi-
finis à des entreprises ayant le même domaine d’activité. C’est une vente de dépannage pour
le client.
Dans le deuxième cas, c’est le produit fini qui va être vendus au client étranger hors
groupe, ce produit fini est un produit complet ou des AUTARK selon le besoin du client.
Dans le dernier cas, les ventes se font par une procédure automatique par le system
XPPS. Avant que le produits fini soit mis dans le camion pour son exportation, les agents de
l’export le scanne, le scanneur détecte le produit et fait l’identification du prix, la quantité, le
numéro de l’article etc., ces informations s’enregistre sur le PLS est passe directement au
system XPPS, ensuite le comptable effectue une transaction qui s’appelle DFU, et donc ces
données se comptabilise automatiquement sur SAP.
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5) Comptabilisation de la paie
Le responsable du service comptabilité est garant pour le bon déroulement de cette procédure.
Après l’arrêté de la paie chaque fin du mois, le Département des ressources humaines
adresse au service comptabilité le journal de paie.
SERVICE
SERVICE DE PAIE :
INFORMATIQUE :
Fichier électronique
Calcul des salaires
Traitement du fichier
Paie
Journal de paie
SERVICE
INFORMATIQUE :
Traitement du fichier
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Il s’agit de collecter la valeur des charges dont les factures non encore parvenues.
Frais téléphone
Frais de médecine
Eau et électricité
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il s’agit des :
Règlements des impôts: Acomptes IS, RAS, Taxe d’édilité, amende et pénalités……
ECHEANCES DE REMISE A LA
NATURE DE FOURNISSEURS
TRESORERIE
Matière première EUR 22 M+1 ET 25 M+1
Transport en EUR
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PARTIE 2 :
Automatisation de la
comptabilité
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I. Définition
XPPS est un logiciel ERP développé spécialement pour les firmes industrielles
automobiles. IL permet de gérer des activités inter société et le partage de données
électroniques tout en répondant au marché des pièces détachées de véhicules.
Par ailleurs, XPPS est l’abréviation d’une solution Xerox : "Xerox Production Print
Services".
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Dans votre Menu XPPS vous aurez des points ou bien des sous menu selon votre besoin et
votre fonction. Aussi il y a des points qui sont commun entre tous les utilisateurs comme :
Menu Freigeben
Informations-tool
ENDE der Arbeit
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II. L’authentification
1. Démarrage du système
Pour démarrer le système XPPS vous avez deux méthodes :
Méthode 1 :
Méthode 2 :
Aller dans le menu Démarrer puis Tous les programmes après chercher « IBM
System / Access for Windows » ensuite faite double click sur l’icône du système.
2. La page d’authentification
Une fois le système est démarré il va vous obliger à entrer un login et un mot de passe
comme ci-dessous,
Ensuite appuyez deux fois ENTER et vous aurez votre Menu D’utilisateur XPPS.
Cliquer ENTER
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1. Pour changer le mot de passe allez dans la petite fenêtre ci-dessous et cliquez
(OUI).
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Ancien mot de
passe
Nouveau mot de
passe
Confirmation de
nouveau de passe
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Le numéro de
comptabilisation
Code
fournisseur
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3. Cliquez sur le bouton ENTER
Dans le menu affiché ci-dessus, vous devez remplir les informations de la facture ;
Date de
facture
Nom de
responsable
Numéro
de facture
Montant
de facture
Numéro de
Quantité
bon de
reçus
livraison Numéro
d’article
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Numéro de BL
Numéro d’article
Quantité
reçus
Prix unitaire
Compte de
comptabilisation de MP
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Teile-Nummer : le code
interne de l’article.
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Numéro de
comptabilisation
Code fournisseur
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Dans le menu affiché ci-dessus, vous devez remplir les informations de la facture ;
Le nom de
responsable
Le numéro de
la facture
Date de
facture
Montant de
la facture
5. Puis cliquez sur la touche ENTER trois fois pour passer au menu suivant ;
Une vue bien détaillé sur le numéro, la quantité et le prix unitaire d’article ;
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Quantité
reçus
Prix unitaire
Prix de métaux
Il faut les bien contrôle les éléments de facture avant de passer à l’étape suivant.
Vérifiez le montant de métaux ; Ex (19,47 EUR)
6. Cliquant sur la touche ENTER
7. Saisissez le numéro de compte de matières premières (6121)
Numéro de compte de
comptabilisation de MP
8. Cliquant sur la touche ENTRE / F1 puis ENTER pour vérifier si la facture est bien
comptabilisé ;
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Teile-Nummer : le code
interne de l’article.
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Numéro de
comptabilisatio
n
Code fournisseur
3. Cliquez ENTER
4. Remplissez les informations de la facture, puis cliquer ENTER (3 fois) ;
Non de
responsable
Numéro de facture
Montant de
facture
Date de facture
Choisissez le bon de livraison relative à la facture puis cliquez ENTER ; Et vous aurez
l’interface ci-dessous. Vous devez contrôler le prix unitaire, la quantité, le bon de
livraison et le prix de transit relatif à la facture.
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Quantité reçue
Prix
d’emballage ou
transit Prix unitaire
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Numéro de
comptabilis
ation
Code fournisseur
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4. L’image ci-dessous vous obligez de remplir des emplacements (nom de responsable,
numéro, date, et montant de facture)
5. À partir de la liste ci-dessous qui présente les bons de livraison, choisissez le bon de
livraison relative à la facture et sélectionné par le chiffre (1)
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6. Dans l’interface ci-dessous, faire un contrôle de prix unitaire, de quantité et de
montant de rabais ; Puis cliquez ENTRE.
Prix de rabais
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Numéro de
comptabilisation
Code fournisseur
3. Cliquez ENTRE
Date de facture
Nom de
responsable
Numéro de facture S S
S
Montant de facture
S
Compte
Prix unitaire
d’emballage
d’emballage
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4. Cliquez ENTRE
Puis Choisissez le bon de livraison relative à la facture puis insérez le chiffre (1)
Numéro Bon de
livraison
5. Cliquez ENTER
Une vue bien détaille sur le prix unitaire, la quantité et le numéro de bon de livraison ;
Quantité
reçus
S
S
Numéro de bon de
livraison Prix
unitaire
6. Cliquez ENTRE
7. Insérez le numéro de compte de comptabilisation ;puis cliquez ENTRE
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Compte d’achat de MP
Et enfin, Cliquez le bouton ENTRE,F1 puis ENTRE pour vérifier si la facture et saisie ; Et
vous devez avoir cette image ci-dessous.
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Le numéro de
comptabilisation
Code
fournisseur
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Le non de
responsable
sation
Le numéro de
la facture
La date de
sation la facture
sation
Le montant
de la facture
sation
sation sation
5. Cliquez ENTRE
6. L’interface ci-dessous présente le prix unitaire,la quantité, le montant de rabais et de
transit.
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7. Cliquez ENTRE
Quantité
Prix de
reçus
transit
sation
sation
Prix de
rabais
Prix unitaire
sation
sation
Numéro de compte de
MP
sation
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4. Cliquez ENTER
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3. Dans le menu principale ci-dessous insérez le chiffre (26), puis cliquez ENTRE
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5. Puis insérez (PRT01) et cliquez ENTRE
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Dans l’interface ci-dessous, insérez (5) puis cliquez ENTRE
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3. Dans le limite ci-dessous saisie le numéro d’article ; puis cliquer sur la touche
ENTER
Numéro d’article
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5. Dans la fenêtre verte en haut choisissez (Angebote) et insérez le chiffre (30) ; puis
cliquez sur la touche ENTER
Le menu ci-dessous va affichez ; cliquez ENTER
L’interface affichée contient des informations générales sur le contrat d’achat de cet
article comme le nom du fournisseur, le code fournisseur et la date de contrat.
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4. Puis Cliquez ENTER
5. Dans la fenêtre verte ci-dessous choisissez (Wareneigange) et insérez le chiffre
(61)
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NB :
si vous afficher une fenêtre verte (la facture est saisie)
si vous afficher une fenêtre rouge (la facture n’est pas saisie)
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c. les fournisseurs
Pour faire une vision générale sur l’un de votre fournisseur, suivant les étapes
suivantes :
3. Cliquez ENTER
4. Puis saisie le numéro d’article
Numéro
d’article
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Dans la fenêtre verte ci-dessous, choisissez (Angebote) et insérez le chiffre (30)
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6. Puis cliquez ENTER
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d. Déblocage de beleg
L’image ci-dessous présente un beleg qui est bloqué.
1. Dans le menu principale, saisie le chiffre (10), puis cliquez sur la touche ENTRE
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3. Cliquez ENTRE ;
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Dans l’interface ci-dessous, saisies l’année actuelle et le numéro de comptabilisation ;
L’année actuelle
Numéro de
comptabilisation
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e. Menu query
1. Allez au menu principale et sélectionné (Menu query) en insèrent le chiffre (23)
2. Puis cliquez ENTRE
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Choisissez (Wareneigange ohne rechnumgspruf) en insèrent le chiffre (10)
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Puis cliquez F1
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Pour visualiser et analyser les données avec Excel il faut faire un transfert des
données du système (XPPS) vers Excel en appliquant les étapes suivantes:
7. Allez au bureau et choisissez le logiciel (nouveau transfert).
8. saisirez le nom et le mot de passe de responsable
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Cliquez sur (ouvrir fichier) ; et vous aurez les résultats sous forme d’un fichier Excel
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Quitter le système
Pour quitter le système suivi les étapes suivantes :
Après l’affichage de l’interface ci-dessous, insérez F12 et vous aurez le menu
principale ;
Le menu principale :
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Dans le menu principal, insérez le chiffre 90
Puis cliquez ENTER
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Index et illustrations
F1 : Retour à la page précédente (Zurèck)
F2 : Afficher les informations de fournisseurs (lieferant)
F4 : Supprimé la facture (Beleg LcSHEN)
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Élaboré par BETTIOUI Ayoub
Guide d’utilisation XPPS 2017
Conclusion
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Élaboré par BETTIOUI Ayoub