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Análisis DOFA Sobre el Sistema Contable, Financiero y Tributario de una Empresa

Por:
Nazareth Edilia Mesa Arango

Carlos Arley Osorio Mesa

Gloria Yuliana Arango González

Lina Marcela Grisales

Naty Luz Sibaja Quintana

Asignatura:
Control en la Gestión

Docente
John Jaime Arango

Corporación universitaria Uniremington

Facultad de ciencias contables

Contaduría pública

Yarumal, Antioquia

2019
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Tabla de Contenidos

Introducción

1. Descripción de la Empresa ................................................................................................ 4

2. Matriz DOFA ................................................................................................................... 10

3. Conclusiones ..................................................................................................................... 16

Referencias ............................................................................................................................... 18
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Introducción

Con este trabajo de investigación realizaremos un análisis DOFA sobre el sistema contable,

financiero y tributario que se viene manejando en una empresa unipersonal de suministros y

venta de teléfonos y accesorios para celulares, identificaremos los riesgos a los que se deben de

enfrentar cada día esta empresa.

Para este análisis se empleó el método de investigación de entrevista la cual cuenta con una

formulación de treinta preguntas relacionadas con temas tributarios, contables y financieros la

cual nos servirá para detectar problemas que se vienen presentando y que a simple vista no se

pueden detectar si no se hace un buen análisis de la situación actual.

Es por esto que se hace necesario que los pequeños y medianos empresarios realicen un

análisis DOFA de sus negocios en donde detecte fallas y puedan aplicar procedimiento,

programas y técnicas de control que conlleven al mejoramiento continuo de la organización.

En consecuencia, al analizar la matriz DOFA de esta empresa es posible en un futuro, evaluar

el impacto tanto negativo como positivo que se puede generar ante los diferentes riesgos,

permitiendo prevenirlos y mitigarlos.


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1. Descripción de la empresa

La empresa elegida es una microempresa de telefonía celular, ubicada en el Bulevar la 19 del

municipio Yarumal, su inicio comienza dos años atrás en el año 2017 en donde se abrieron las

puertas al público en general como una empresa familiar y que en la actualidad se mantiene

perteneciente al hijo mayor, allí labora junto con su madre, una persona amiga de la familia y de

vez en cuando una joven dama, por lo general alrededor de tres personas diarias dedicadas a la

venta y distribución de celulares y accesorios para los mismos, servicio técnico y planes de

telefonía celular. Aunque este crecimiento del negocio familiar es liderado por la madre.

La misión, bajo la cual trabajan es ofrecer al cliente productos y servicios de excelente calidad

a muy buenos precios.

La Visión del almacén es mantenerse en el mercado con más punto de atención a nivel local

garantizando los productos y los servicios ofrecidos.

El almacén se encuentra legalmente registrado como persona natural o sucesión ilíquida del

régimen simplificado. La representación legal como persona física se encuentra a cargo del hijo.

Sin embargo, en muchas ocasiones es la madre quien interviene en la administración del

establecimiento y toma la mayoría de las decisiones. La administración se ha venido

compartiendo entre madre e hijo, siendo el hijo el socio capitalista y la madre la socia operativa.

Entre los dos operan el almacén.

La dirección es ejercida por el hijo, quien siempre está abierto a escuchar opiniones por parte

del personal con respecto a la empresa. La toma de decisiones es compartida ya que es

consultada con la madre y en ocasiones con el técnico, teniendo en cuenta las experiencias

vividas y las sugerencias de la madre debido a que tiene más contacto con los clientes.
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Actualmente cuenta con tres colabores la organización y en temporada navideña con cuatro.

El técnico asiste regularmente a capacitaciones y se actualiza virtualmente al igual que la madre

y el hijo quienes lo hacen sobre los nuevos productos que salen al mercado para luego compartir

los conocimientos adquiridos entre los tres. Su estructura organizacional está definida por

funciones que a continuación se detallan:

Representante Legal El hijo, quien es el encargado de la toma de decisiones, el

cobro de cartera y la compra de mercancía.

Almacenista La madre, es la encargada del almacén, atender las necesidades

del cliente, el inventario de la mercancía, el pago a proveedores

y todas las demás funciones administrativas que se requieran.

El técnico Ocupado por un amigo cercano a la familia es el encargado de

dar soporte técnico, y realizar las reparaciones técnicas de los

equipos que los clientes llevan.

La joven Realiza los reemplazos en el almacén.

El mercado en el que se desarrolla esta empresa es cada día más competitivo encontrándose con

un sin número de obstáculos para alcanzar el éxito deseado, al igual que los cambios que se

generan los cuales se mantienen en constante cambio, obligando a este tipo de empresa a la toma

de decisiones para satisfacer las necesidades de los clientes, adaptarse a los diferentes cambios,

mantenerse en el mercado y por ende a competir.

En esta época es fundamental que la empresa cuente con dirección estratégica en donde saque

provecho de todo su potencial mediante planes estratégicos para la obtención de beneficios y

poder continuar en este amplio mercado.


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Por lo anterior esta empresa en vista de la importancia que conlleva un plan estratégico nos

brinda la información necesaria para el desarrollo de este trabajo, es por esto que el método que

se aplicó fue un cuestionario de preguntas para obtener la información que a continuación se

relaciona.

Entrevista

 Contable

1. ¿Realiza usted cuadres de caja diarios?

R/ Si

2. ¿Está usted satisfecho con las utilidades que genera tu empresa en estos momentos?

R/ No las disminuciones en las ventas han bajado

3. ¿Realiza conciliaciones bancarias mensuales?

R/ No

4. ¿Usted realiza inventario periódico o permanente?

R/ Si

5. ¿Realiza provisiones mensuales a la nómina?

R/ No

6. ¿Realiza el registro diario de ventas y gastos?

R/ Si

7. ¿Sabe cuánto valen el patrimonio de su empresa?

R/ Si

8. ¿Su empresa cuenta con un software contable?

R/ Si

9. ¿Usted sabe a cuánto ascienden mensualmente sus ganancias o pérdidas?


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R/ Si

10. ¿Lleva usted control sobre las cuentas por cobrar y pagar?

R/ Si, el software nos ayuda mucho.

 Financieras

11. ¿Su empresa posee cuentas bancarias?

R/ Si

12. ¿Su empresa posee créditos bancarios?

R/ No

13. ¿Qué formas de pagos recibe su empresa?

R/ De contado, planes separe y créditos a 3 meses máximo.

14. ¿Qué formas de pagos realiza usted a sus proveedores?

R/ Contado y a plazos

15. ¿De qué forma la empresa aumenta sus utilidades?

R/ En el incremento de ventas.

16. ¿De qué manera minimiza el riesgo de iliquidez a futuro?

R/ Hasta ahora no hemos tenido algún riesgo de iliquidez, y tampoco lo hemos

contemplado

17. ¿Conoce usted la situación financiera real de su empresa?

R/ Si

18. ¿Conoce usted los beneficios financieros que el mercado le ofrece a su tipo de empresa?

R/ No

19. ¿Su empresa genera factura con la normatividad actual?

R/ No manejamos facturación legal.


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20. ¿Qué estrategia tiene su empresa para minimizar sus gastos?

R/ Se quitó la publicidad en la emisora se cortaron los turnos ya solo se cuentan con

turnos de 5 horas por empleado.

 Tributarias

21. ¿Cuenta su empresa con Cámara y Comercio?

R/ Si

22. ¿Paga su empresa Industria y Comercio?

R/ Si

23. ¿Qué otros impuestos locales se generan en su empresa?

R/ Bomberos.

24. ¿Conoce usted la nueva reforma tributaria y que normatividad le aplica a su empresa?

R/ No

25. ¿Su negocio cuenta con RUT?

R/ Si

26. ¿Qué tipo de contribuyente es su empresa?

R/ Persona natural o sucesión ilíquida

27. ¿Sabe usted cual es la base y la tarifa que corresponde para que sus proveedores le

realicen la respectiva Retención en la Fuente?

R/ Ni tengo clara la información.

28. ¿Sabe usted que organismo garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias?

R/ DIAN

29. ¿Conoce los requisitos mínimos para pertenecer al régimen simplificado?

R/ No
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30. ¿Conoce usted las prohibiciones del régimen simplificado?

R/ No las tengo claras.


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2. Matriz DOFA

Se ha representado por medio de una matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas,

Amenazas), en términos contables, financieros, tributarios que muestra de una manera resumida

la situación actual de la empresa tanto interna como externa.

Se lograron identificar las siguientes fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas en el

entorno en el que en estos momentos se mueven este tipo de empresas y con el fin las estrategias

más adecuadas y acertadas que permitan maximizar las fortalezas y minimizar las debilidades.

Basado en las respuestas obtenidas de las preguntas realizadas; encontramos:

Fortalezas de la empresa:

 Realiza cuadre de caja diario


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 Realiza inventarios periódicos permanentes

 Realiza el registro diario de ventas y gastos

 Conocimiento de la situación financiera de la empresa

 Disponibilidad de software contable

 Control de las cuentas por cobrar y pagar de la empresa

 El negocio posee cuentas bancarias es de la misma plaza

 Tienen cámara y comercio

 Tiene RUT

Realizar cuadre de caja diario es importante ya que nos muestra si se ha contabilizado todo el

efectivo recibido y por lo tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se

encuentra físicamente en caja en dinero en efectivo, cheques o vales. Tener un buen control del

cuadre de caja nos ayuda a visualizar la cantidad de dinero que le entra al negocio.

Es importante hacer inventarios periódicos permanentes con el fin de mirar la rotación de los

mismos y mirar con que frecuencia el negocio vende sus productos.

Revisar los informes del estado financiero de la empresa periódicamente con el fin de que los

dueños puedan valerse de esa información y poder tomar decisiones de inversión,

endeudamiento, operación, de utilidades y la viabilidad de la misma a largo plazo.

Es una fortaleza estar inscritos como comerciante en la cámara de comercio porque tiene

mayores posibilidades de negociación y credibilidad en el mercado.

Debilidades de la empresa:

 No realiza conciliaciones bancarias mensualmente

 No realiza provisiones mensuales de nomina

 No posee créditos bancarios


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 Dentro de su planeación financiero no contempla el riesgo de liquidez a futuro

 No maneja factura conforme a la normatividad actual

 No tiene misión ni visión

 Falta publicidad para hacerse conocer y un sitio web

En ésta, podemos determinar a raíz del estudio que se le realiza, que no ejecuta una buena

práctica de los procesos financieros que debe de tener una compañía, empresa o negocio para

crecer y ser competitiva en el tiempo. Se puede destacar una gran debilidad como es, que no

tiene una misión y una visión, ya que estos sirven como guía para la toma de decisiones y

acciones de todos los miembros de la empresa; además, sirve como fuente de inspiración y

motivación, le da identidad a la empresa y ayuda a proyectar una imagen positiva.

Oportunidades de la empresa:

 Formas de pago accesible para el cliente (tarjeta de crédito, efectivo, a crédito o con plan

separe)

 Formas de pago accesible con los proveedores (efectivo, cheque, transferencia

electrónica, crédito, cargo en cuentas.)

 Incrementar las ventas para mejorar las utilidades

 Tener cámara de comercio

 abiertos a estrategias que puedan minimizar gastos y costos

Es importante ofrecer al cliente diversas formas de pago ya que estos no siempre poseen

dinero en efectivo para realizar sus compras, además, muchos de ellos manejan tarjetas de

créditos por su comodidad, facilidad de uso y por la seguridad de no tener que llevar dinero en

efectivo. Es importante implementar ventas a crédito porque así se les otorga facilidad de pago a

los clientes y de esta manera obtener una mayor cantidad de ventas, aunque este tipo de ventas
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representan riesgos que la empresa debe estar preparada para gestionar. El plan separe se ha

convertido en un gancho para incrementar las ventas, ya que muchos clientes no puede pagar de

contado.

Tener accesibilidad de formas de pago con los proveedores resulta una gran ventaja para

mantener liquidez; es decir, tener un colchón financiero para el manejo administrativo de las

cuentas por pagar y por cobrar.

En lo que se refiere incrementar las ventas para mejorar las utilidades, es importante porque

se convierte en una política de la empresa de incrementar las ventas sin disminuir el costo y sin

disminuir la calidad.

Hablar que la empresa está abierta a estrategias que puedan minimizar gastos y costos es

estratégico ya que así la empresa puede estar al tanto de los cambios que se pueden estar

presentado en el mercado y de esta manera poder tener un diferenciador o un beneficio que nos

distinga de la competencia siendo competitivo.

Es una oportunidad estar inscritos como comerciante en la cámara de comercio porque tienes

mayores posibilidades de negociación y credibilidad en el mercado.

Amenazas de la empresa

 Poca utilidad en el negocio

 Desconocimientos de beneficios financieros que el mercado ofrece a su tipo de negocio

 Desconocimiento de la normatividad que le aplica al negocio y de la nueva reforma

tributaria

 La competencia puede aprovechar las debilidades de la empresa

 Factores externos como: el orden público, económicos, políticos, sociales, culturales, etc.
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Dentro de las amenazas que posee la empresa de acuerdo a los factores externos a los que se

enfrenta día a día encontramos existe un incremento en los negocios dentro de la zona, que

brinda servicios similares al del negocio sobre el cual gira la investigación, sería interesante

implementar estrategias de Benchmarking con el fin de mejorar el negocio en sus ventajas

comparativas.

Otra amenaza son los cambios políticos, económicos, factores sociales; porque ante cualquier

cambio puede afectar el funcionamiento normal de la empresa.

Como la inflación, en donde hay pérdida del poder adquisitivo de la moneda; el PIB per

cápita, políticas de importación, políticas tributarias, cambios en el orden público que puede

llevar al negocio a un desplazamiento, o a pagar vacunas y todos esto va en detrimento del

negocio.

En el entorno actual los negocios deben estar receptivos ante los cambios que surgen a nivel

tributario para estar al tanto de los posibles beneficios y prevenir problemas de funcionamiento.

Por eso es de suma importancia la pronta implementación de algunas normas como son: NIIF

(Normas Internacionales de Información Financiera), Habeas Data, SG SST, Sarlaft, entre otros.

Son trámites que son apoyados por la Cámara de Comercio de la región, que cuenta con asesores

especializados en cada tema, entre los beneficios de implementar normatividad está el de

posicionarse como una empresa sólida y responsable, que tenga una mejora en las relaciones con

su grupo de interés, ya sea con el Estado, los clientes, empleados, etc.

La disminución de las utilidades en el negocio se puede ver como una amenaza ya que las

utilidades o ganancias están relacionadas con la eficiencia en el uso de los recursos; es decir, en

el caso de las ganancias, los recursos se están usando de manera productiva. Y esto puede
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generar desconfianza en su entorno debido a que se puede presentar una mala gestión por parte

de sus dueños o hay insatisfacción de los empleados.

Para resumir la matriz FODA de la empresa quedaría así:


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3. Conclusiones

La empresa que se investigó es una empresa dedicada a la distribución de productos y

servicios de telefonía celular ofreciendo ciertas ventajas en relación a algunos competidores que

se encuentran en el municipio de Yarumal.

Con el análisis realizado de la situación interna a través de encuesta se pudo conocer acerca

de la historia y antecedentes de la empresa, el desempeño de los trabajadores que laboran en ella,

también se conoció la forma de realizar la planificación estratégica debido a que la empresa no

contaba con misión ni visión clara se formuló la misión y la visión de la empresa que

proporcionará una mejor imagen a la organización e indicará la dirección hacia donde la empresa

encamina su actividad comercial y sus esfuerzos.

Adicionalmente, se detectaron las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas en

materia contable, financiera y tributaria con la cual se construyó las respectivas estrategias que

nos indica que deben contrarrestar las debilidades sacando el mayor provecho a las fortalezas que

la empresa tiene como lo son los precios en el mercado, la variedad en los productos y la

ubicación estratégica al igual que las oportunidades no han sido los suficientemente

aprovechadas como las fallas que la competencia deja en el mercado y el crecimiento de la

empresa en el mercado.

Por lo anterior la investigación realizada se propone implementar el plan estratégico

propuesto, con el fin de obtener un mayor crecimiento de la empresa y obtener resultados

óptimos que con lleven a la generación de empleo y al cumplimiento de la normatividad actual.

Al implementar este plan se debe de realizar periódicamente evaluaciones y controles

constantes de las actividades realizadas y por realizar de la empresa logrando tener una buena
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planificación y una mitigación en los diferentes riesgos que se pueden presentar con los cuales se

verán beneficiada.

La matriz DOFA es una forma de conocer la empresa y saber cuáles son sus debilidades,

oportunidades, amenazas y fortalezas sin importar el tamaño de la empresa, además al

implementarla se contribuye con el crecimiento continuo de la organización.


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4. Referencias

Antognolli, Santiago. (2018). Matriz DOFA. Bogotá D.C. Recuperado

www.gerencie.com/matriz.dofa.html.

Arthur A. Thompson JR Y, A. J. Stricklan III, Jhon E. Gamble, (2012). Administración

Estratégica Teorías y Casos, Décimo quinta Edición, Bogotá D.C. Recuperado de

www.academia.edu/30311254/Administracion_Estrategica_Arthur_A._Thompson_and_Gam

ble.

Chapman, Alan. (2004). Análisis DOFA y análisis PEST. Recuperado de

https://degerencia.com/articulo/analisis_dofa_y_analisis_pest/.