Manejo

de Base de Datos

Anexos

• • • • • • • • • • • • • • • • • • •
SERVICIO NACIONAL
DE APR ENDIZAJE
Bloque Modular de Informática Básica
MINISTERIO OE TRABAJO
Y SEGURIDAD SOCIAL
 Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons
Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

) .

-7!r
'/ ,,
1111111111111111111111111111111111111111111111
119508002715
oc:. :¡ ..¡
S~ 1ti1Nit~ 2..
l:j' 1

INFORMÁTICA BÁSICA

Manejo de Base de Datos

Office Access

ANEXOS
(
,.
\
\.
 Publicación del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA
Dirección General
Dirección de Formación Profesional

Director General: Rafael Leonel Ramírez Zorro

Director de Formación
Profesional: Alirio Sarmiento Vargas

Jefa División de Investigación y

Desarrollo Técnico Pedagógico: Amparo Londoño Palacio

Coordinación General: Nidia María Mendoza Muñoz

Asesora División de Investigación y Desarrollo Técnico
Pedagógico.
Dirección General

Desarrollo de Contenidos y Edición: Compuclub Lfda.

José Roberto Reyes A vendaño
Gerente Académico
Eliana Peña Beltrán
Ingeniera Investigadora

Asesoría Técnico Pedagógica

Revisión y Ajustes: SENA - Dirección General
Nidia María Mendoza Muñoz
Asesora División de Investigación y Desarrollo Técnico
Pedagógico

SENA - Regional Bogotá - Cundinamarca

Eufeminiano Cañón Cortés
Instructor de Informática

Centro Nacional de la Construcción e Industria de la Madera

Eulises Mogollón Ortiz
Instructor de Informática

Centro de Servicios Financieros

Jorge Eliécer Guillermo Romero
Instructor de Informática

Centro de Servicios Administrativos

Compuc/ub Lfda.
José Roberto Reyes A vendaño
Gerente Académico
Eliana Peña Beltrán
Ingeniera Investigadora

Diseño de Carátula: Enrique Póez Rodríguez

Técnico
División de Comunicaciones

Fotomecánica e Impresión: Grupo de Publicaciones

SENA - Dirección General

Primera Edición, junio de 1997

Santafé de Bogotá D.C. -Colombia
 ÍNDICE

Manejo de Base de Datos

Office Access
ANEXO No.l

Access ..................................................................................................................................3
Conceptos básicos ...........................................................................................................3
Base de Datos ....................................................................................................................3
Tabla ...................................................................................................................................3
Campo ................................................................................................................................3
Registro ................................................................................................................................4
Base de Datos Relacional ...............................................................................................4
Clave principal .................................................................................................................4
Componentes de una base de datos Access ...........................................................4
Tablas ...................................................................................................................................4
( Consultas .............................................................................................................................4
Formularios .......................................................................................................................... 4
lnformes ...............................................................................................................................4
Macros .................................................................................................................................5
Módulos ...............................................................................................................................5

ANEXO No. 2

Características Principales de Access ..........................................................................7

Requerimientos de Access ..............................................................................................8
Entrada a Access ..............................................................................................................8
Desde el indicador del D.O.S .........................................................................................8
Desde el Administrador de programas de Windows ................................................8
Descripción de la ventana principal ............................................................................9
Salida de Access ............................................................................................................... 1O
ANEXONo.3

Diseño de una Base de Datos ...................................................................................... 11

Determinar el propósito de la base de datos.. .......................................................... 11
Determinar las tablas necesarias ..................................................................................12
Determinar los campos necesarios ...............................................................................12
Determinar las relaciones entre tablas ........................................................................13
Diseño aproximado de la base de datos de ejemplo .............................................14

ANEXO No. 4

Creación de Tablas ..........................................................................................................15

Crear una tabla con el Asistente para tablas ................................................... .-........ 15
Crear una tabla sin el Asistente para tablas .............................................................. 16
)
Asignar nombre, tipo y descripción a un campo ...................................................... 17
Agregar un campo utilizando el generador de campos ........................................18
Insertar un campo ............................................................................................................19
Cambiar el orden de los campos .................................................................................19
Eliminar un campo ............................................................................................................ 20
Establecer la clave principal ..........................................................................................20
Cambiar la clave principal .............................................................................................21
Eliminar la clave principal ...............................................................................................21
Guardar una tabla ...........................................................................................................22
Abrir una tabla ...................................................................................................................22
Agregar registros a una tabla ........................................................................................23
Cerrar una tabla ...............................................................................................................23
Eliminar una tabla .............................................................................................................23

ANEXO No. S

Establecer Relaciones entre Tablas ..............................................................................25

Ver las relaciones entre tablas ......................................................................................25
Agregar tablas a la ventana Relaciones ....................................................................25
Crear una relación ...........................................................................................................26
Exigir integridad referencial ............................................................................................28
Tipos de relaciones ........................................................................................................... 28
Actualización o eliminación en cascada ...................................................................30
Relaciones heredadas .....................................................................................................31
Tipos de combinaciones .................................................................................................31
Consultar relaciones existentes .....................................................................................31
Editar una relación existente ..........................................................................................32
Eliminar una relación ........................................................................................................ 32
Eliminar una tabla de la ventana Relaciones ............................................................32
 ANEXO No. 6

Establecer las Propiedades de los Campos ...............................................................33

Propiedad Tamaño del Campo ....................................................................................34
Propiedad Tamaño del Campo para campos tipo Texto ......................................34
Propiedad Tamaño del Campo para campos tipo Numérico ..............................34
Propiedad Formato ..........................................................................................................34
Formatos determinados por el Panel de control de Windows ..............................35
Propiedad Formato para campos tipo Numérico y Moneda ................................35
Propiedad Formato para campos tipo Fe cha/Hora ................................................37
Propiedad Formato para campos tipo SÍ/N0 ............................................................38
Propiedad Formato para campos tipo Texto y Memo ............................................38

ANEXO No. 7
(
Propiedad Máscara de Entrada ...................................................................................39
Propiedad Máscara de entrada ...................................................................................39
Propiedad Título ................................................................................................................41
Propiedad Valor predeterminado ................................................................................41
Propiedad Regla de validación ....................................................................................41
Uso del Generador de expresiones ..............................................................................42
Propiedad Requerido .......................................................................................................44

ANEXO No. 8

Índices y Propiedades de la Tabla .............................................................................. .45

Índices .................................................................................................................................45
Ver y editar índices ...........................................................................................................46
Propiedades del índice ...................................................................................................46
(
Crear índices de múltiples campos ..............................................................................46
Propiedades de la Tabla .................................................................................................47
Propiedad Regla de validación para la tabla ..........................................................48

ANEXO No. 9

Modificar la Estructura de una Tabla ...........................................................................49

Cambiar el tipo de datos ................................................................................................49
Uso de la Hoja de datos ..................................................................................................51
Agregar datos a una Tabla ............................................................................................ 51
Editar registros ....................................................................................................................52
Desplazarse entre campos .............................................................................................54
Desplazarse entre registros ............................................................................................. 54
Seleccionar datos ............................................................................................................. 55
Copiar o mover datos ......................................................................................................56
Eliminar datos .....................................................................................................................56

ANEXO No. 10

Personalizar la Hoja de Datos .........................................................................................57

Cambiar el ancho de las columnas .............................................................................57
Cambiar el orden de las columnas ..............................................................................58
Ocultar o mostrar columnas ...........................................................................................59
Inmovilizar y liberar columnas .........................................................................................60
Cambiar la altura de las filas ..........................................................................................60
Cambiar la fuente ............................................................................................................61

ANEXO No. 11 )

Buscar Datos .......................................................................................................................63

Opciones del cuadro de diálogo Buscar....................................................................64
Buscar y reemplazar datos .............................................................................................64
Uso de comodines en las búsquedas ..........................................................................65

ANEXO No. 12

Ordenar Registros ..............................................................................................................67

Filtrar registros .....................................................................................................................68
Crear y aplicar un· filtro .................................................................................................... 68
Eliminar un filtro .................................................................... ~ .............................................70
Uso de expresiones en los criterios ................................................................................70
Guardar el filtro actual como una consulta ...............................................................71
Imprimir registros ......... _. ...................................................................................................... 72
Presentación preliminar ................................................................................................... 72
Ver el documento ampliado ......................................................................................... 72
Desplazamiento por páginas ......................................................................................... 73
Modificar la configuración de impresión ....................................................................73
Imprimir la Hoja de datos ................................................................................................74

ANEXO No. 13

Diseño e Impresión de Informes ....................................................................................75

Definición ............................................................................................................................ 75
Crear un informe ..............................................................................................................75
Asistente para informes .................................................................................................. 76
Algunos Íconos de Utilidad de la Barra de Herramientas .......................................81
Caja de herramientas ......................................................................................................82
 Modificación de un informe ...........................................................................................84
Autoinforme en columnas .............................................................................................85
Impresión de Informes .....................................................................................................86

APÉNDICE

Introducción a Macros ....................................................................................................87

Crear una macro ..............................................................................................................87
Ejecutar directamente una macro ...............................................................................89

(
)

)
 - - -- - - - -- - - - - -- - - -- - - -- - - -----Access

ANEXO No.l

Access
( Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales,
diseñado por Microsoft, para trabajar bajo el ambiente Windows. Access está
orientado a ofrecer la mayor facilidad de acceso a los datos, permitiendo
manejar, presentar y compartir información de manera sencilla, dando
soluciones para todos los niveles de usuarios en una organización, desde
usuarios finales, hasta desarrolladores de software.

Conceptos básicos

Base de Datos
Colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito
determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados, de los
productos del inventario de un almacén, o los del alquiler de automóviles.

( Tabla
Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos
relacional. En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas y en
columnas.

Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados
en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos,
por ejemplo, datos personales de los empleados, horas extras trabajadas por
cada empleado, datos de sueldos por cargo, datos de los proveedores de un
almacén, datos de clientes.

Campo
Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de
información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, códigos de

3
Anexo No.l - - - -- - - -- - -- -- -- - - - - -- - - - - --

productos, valores de productos, etc. En una tabla los campos corrresponde a

las columnas.

Registro
Un conjunto de datos (atributos)acerca de un evento, persona, lugar, o algún
otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado,
datos particulares de un producto.

Base de Datos Relacional

Al hablarse de bases de datos relacionales, significa que se puede crear
relaciones entre las tablas de las bases de datos. Una relación entre tablas
consiste en que algunos registros de una tabla tengan uno o más datos datos
en común, con uno o varios registros de otra tabla, permitiendo un manejo más
)
eficiente y sin redundancia.

Clave principal
La clave principal e s un campo o conjunto de campos que permiten identificar
de manera única un registro. La clave principal no puede contener valores
duplicados, ni valores nulos (o en blanco).

Componentes de una base de datos Access

Tablas
Una tabla es una colección de datos acerca de un tema en particular.

Consultas
Una consulta es un formato especial, a través del cual, se puede localizar
información contenida en una base de datos.

Formularios
Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar
información e n un formato personalizado por el usuario.

Informes
Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de
datos, utilizando un formato personalizado por el usuario.

Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el
informe completo, etc.

4
 -------------------------------------------------------------- Access

Macros
Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access
realiza en forma automática.

Módulos
Un módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (el
lenguaje de programación de Access), desarrollados al programar una
aplicación en Access.

A los componentes de una base de datos se les denomina objetos.

5
)
 --~---------------- Características Principales de Access

ANEXO No. 2

Características PrinciPales de Access

e Access posee una serie de características especiales que se enumeran a
continuación:

../ Sistema administrador de Bases de Datos Relacionales.

../ Barras de herramientas personalizables y flotantes que pueden ser

colocadas en cualquier posición dentro de la pantalla .

../ Avisos que aparecen al ubicar el apuntador del mouse sobre un botón en
las barras de herramientas, para indicar su nombre o función .

../ Fichas guía, que dan ayuda al usuario, indicando los pasos necesarios para
realizar cualquier proceso en Access .

../ Asistentes que facilitan la crea.ción de tablas, consultas, formularios e

( informes.

../ Ayuda en línea, que Access provee para todas las tareas que en él se
puedan realizar.

../ Uso del modo WYSIWYG, que permite producir sofisticados formularios e
informes, de acuerdo con las necesidades del usuario. Los formularios y los
informes se pueden combinar para presentar los resultados con la calidad
de una publicación .

../ Access permite importar y exportar datos desde y hacia archivos de texto,
hojas de cálculo y algunos de los más utilizados formatos de bases de datos.
Tamb ién permite adjuntar tablas de datos de o tras aplicaciones como si
fueran propias de Access.

l
_ • '7 ~. .r,llGe¡lj i
BlB!.IIJ J .;t~A
Anexo No.2 - - - -- - - -- -- - - - -- - - - - - - -- - - -

../ Access puede importar datos de otros manejadores de base de datos

como: Dbase, Paradox, Foxpro, Btrieve, Excel, Lotus y bases de datos de
SQL, también permite importar de bases de datos Access, diferentes a la
activa y de formatos especiales de texto .

../ Access puede exportar datos a las aplicaciones nombradas anteriormente

y además al procesador de palabra Word .

../ Uso de Macros para automatizar los procesos más frecuentes .

../ Para el desarrollo de aplicaciones, Access cuenta con un lenguaje de

programación propio denominado ACCESS BASIC.

../ Access puede ser utilizado en un entorno multiusuario.

Requerimientos de Access.
PC 386 SX o superior (486 recomendado) .
6 Megabytes de Ram (8Mb recomendado) .
Disco duro con 6 megas de espacio libre para la instalación mínima, 19 megas
para la instalación típica, o 23 megas para la instalación completa.
Pantalla EGA, VGA o SVGA.
Ratón.
Sistema Operacional D.O.S. 3.1 o posterior.
Windows 3.1 o posterior, o Windows para grupo, o Windows NT.

Entrada a Access
Para iniciar una sesión de trabajo en Access, puede entrarse al programa de )
varias formas. ·

Desde el indicador del D.O.S.

En el indicador del D.O.S. digitar el siguiente comando, (siempre y cuando
Access haya sido instalado en un subdirectorio llamado ACCESS):

WIN C:\ACCESS\MSACCESS <ENTER>

Desde el Administrador de programas de Windows

../ Estando en el indicador del D.O.S. teclear WIN y oprimir <ENTER> para entrar
a Windows.

8
 - -- - - -- - - - -- - - - - - - - Características Principales de Access

Desde el Administrador de programas de Windows, abrir el grupo de

programas que contienen el icono de Microsoft Access.

Hacer doble click en el icono Microsoft Access.

En la pantalla aparecerá la ventana principal de Access.

Desde esta ventana se podrá crear una base de datos o abrir una base de
datos existente.

Descripción de la ventana principal

Al iniciar una sesión de Access, aparece la ventana principal:
(

En la parte superior de esta ventana se encuentra la barra de título, además, se

encuentra el indicador del menú de control y los botones para minimizar y
maximizar la ventana.
(
La siguiente línea de la ventana presenta la barra de menú, la cual contiene las
opciones para el manejo de archivos y la ayuda de Access.

A continuación aparece la barra de herramientas, la cual permite ejecutar las

tareas más frecuentes dentro de Access.

La última línea de la ventana se denomina línea de estado, la cual presenta

mensajes para indicar lo que está sucediendo en un momento determinado
dentro de Access, presenta también pequeños mensajes que indican el uso de
cada botón en las diferentes barras de herramientas y además indica en qué
estado se encuentran algunas teclas en un momento determinado.

9
Anexo No.2 - - -- - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - - - -

Salida de Access
En el menú Archivo, se elige la opción Salir.

Si hay algún objeto de la base de datos que no se ha grabado Access advierte

esta situación.

También se puede dar doble click sobre el selector del menú de control de la
ventana Microsoft Access. ·

JO
 - - - - - , - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Diseño de una Base de Datos

ANEXO No. 3

Diseño de una Base de Datos

( La presente sección contiene información para el diseño adecuado de una
base de datos.

Pasos a seguir:

./ Determinar el propósito de la base de datos .

./ Determinar las tablas necesarias .
./ Determinar los campos necesarios .
./ Establecer las relaciones entre tablas.

Determinar el propósito de la base de datos

Este es el primer paso al diseñar una base de datos, y básicamente es para
establecer el objetivo para e l cual se diseñará o utilizará la base de datos.

Por ejemplo, para el manejo de la nómina de una empresa, el objetivo principal

( al diseñar la base de datos, es el de mantener actualizada la información
quincenal de pagos a los empleados. Generando cada 15 días un listado de
pagos, listado de horas extras por empleado, etc.

Se debe establecer también qué tipo de información se desearía consultar, ya

sea a través de la pantalla o de la impresora.

Esto permitirá conocer con exactitud los datos que deben almacenarse en la
base de datos.

A continuación es importante conseguir todos los documentos que contienen

los datos que se almacenarán en la base de datos, por ejemplo, facturas,
comprobantes de egreso, fichas de inscripción, hojas de vida de los empleados,
comprobantes de pago, etc.

11
Anexo No.3 - -- - -- -- - - -- - -- -- - - - - - - - - - - -

Determinar las tablas necesarias

Este es el paso más importante cuando se diseña una base de datos, primero,
porque de las tablas que se diseñen depende el almacenamiento de los datos
necesarios, y segundo, porque si se diseñan mal, pueden presentarse datos
redundantes, es decir, que se repitan muchos datos en una misma tabla.

Debe tenerse en cuenta la generación de grupos de datos (también llamados

temas), por ejemplo, datos personales de los empleados, sueldos por
categorías, préstamos a los empleados, datos de horas extras por día, etc.

· Ejemplo
Se necesita conocer la lista de empleados que trabajaron horas extras durante
la quincena anterior, especificando: el código del empleado, nombres y
apellidos, departamento al que pertenece, cargo, las horas extras trabajadas
por día y la fecha. Para esto, necesitaría tener información personal de los
empleados y además información de las horas extras trabajadas por cada
empleado durante la quincena.

Si todos los datos estuvieran en una misma tabla, habrían datos repetidos para
el empleado que hubiera trabajado horas extras dos o más días, datos como
los nombres, apellidos y departamento del empleado se repetirían.

De aquí se puede deducir que se necesita manejar dos temas distintos, los
datos personales y los datos de horas extras por empleado.

Determinar los campos necesarios )

Para determinar qué campos son necesarios, se debe pensar con respecto a
cada tema, qué datos son los que se desean conocer en un momento
determinado.
Cada tabla de una base de datos debe incluir uno o varios campos que
identifiquen en forma particular cada fila o registro almacenado. Suele utilizarse
un número o código de identificación, por ejemplo, código del empleado,
código del producto, etc. En bases de datos, a este campo se le denomina
clave principal de la tabla. Access utiliza la clave principal de una tabla para
identificar a cada registro de la tabla en forma única y también para asociar
rápidamente datos de distintas tablas y así poder presentar los datos en forma
conjunta.

Se deben tener en cuenta ciertos aspectos para establecer los campos a

incl~ir:

12
 - - - - - -- -- - -- - - - -- - -- - - Diseño de una Base de Datos

./ Cada campo debe estar directamente relacionado con el tema de la

tabla a la cual pertenece.

./ Un campo debe describir aspectos propios de un tema, de no ser así, este

campo posiblemente pertenezca a otra tabla .

./ No debe haber información repetida en dos o más tablas (es decir, · el

mismo campo en dos tablas, a no ser que sea el campo que permite
asociar las dos tablas), esto indicaría que hay un campo sobrante en
a lguna de ellas.

./ No se deben incluir datos calculados. Cuando se presentan datos que se

calculan a partir de un campo, estos datos no se deben almacenar en la
( base de datos, sino que se debe dejar para que en el momento de
necesitar el dato, Access lo calcule y lo presente, ya sea en un formulario o
en un informe .

./ Incluir todos los campos que sean necesarios .

./ El campo de clave principal no debe contener valores repetidos, ni nulos,

ya que Access no lo permite.

Ejemplo
Para los datos personales de un empleado son necesarios, los nombres y
apellidos, dirección, teléfono, fecha de ingreso, salario básico, código del
empleado, cargo, etc. Cada uno de los elementos nombrados, son los campos
( a incluir en la tabla de empleados. El código del empleado podría ser el
campo clave principal de la tabla, que permitiría identificar a cada empleado
en forma particular y más adelante asociar esta tabla con otras, para obtener
información en forma conjunta.

Determinar las relaciones entre tablas

Después de determinar las distintas tablas que harán parte de la base de datos,
se debe establecer por cuáles campos éstas se van a relacionar, para poder
consultar información de varias tablas a la vez.

Access utiliza las relaciones entre tablas, para mostrar datos en forma conjunta,
que están almacenados en distintas tablas.

Cuando se relacionan dos tablas, los campos deben ser del mismo tipo, y por lo
menos uno de los campos debe ser la clave principal de una de ellas.
13
Anexo No.3 - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - -- - - - -

Diseño aproximado de la base de datos de ejemplo

En la figura, se puede observar la base de datos de ejemplo que se estará
utilizando durante e l d esarrollo d e los guías.

Nún del eq¡leado

Apellidos
Nombre
Id del cargo
Fecha de nacimiento
Fecha de contratación
Direcc.ión
Ciudad
Tel domicilio
E ~<tensión tel )
Notas

14
 - -- - -- -- - -- - - -- - -- - -- - - - -- - Creación de Tablas

ANEXO No. 4

Creación·de Tablas
( Una tabla, como se explicó en el anexo anterior, es el lugar donde se
almacenan los datos sobre un tema determinado, por ejemplo, empleados o
pedidos. Cada registro contiene información sobre algo específico, por ejemplo
los datos personales de un empleado.

Los registros a su vez, están conformados por campos como nombres,

direcciones, etc. Access permite máximo 255 campos por tabla.

Cuando se crea una tabla, lo que se está creando en un princrpro es su

estructura, es decir, un formato en el cual se especifican, los nombres de los
campos, los tipos de datos que éstos almacenarán, y una serie de propiedades
especiales para cada campo. Los datos se introducirán después.

La ventana de la base de datos muestra todos los objetos (tablas, consultas,

formularios, informes, macros y módulos) que componen una base de datos
( Access.

Crear una tabla con el Asistente para tablas

El Asistente1 para tablas trae prediseñc:idas varias tablas de uso frecuente,
ayudando de esta forma , en la creación de las mismas.

El Asistente para tablas realiza una serie de preguntas sobre los campos que se
desean incluir en la tabla y posteriormente la crea en forma automática.

Para crear una nueva tabla usando el Asistente, se deben ejecutar los siguientes
pasos:

Un asistente es una herramienta de Ac-eess, que mediante una serie de preguntas que realiza. permite crear un
objeto dependiendo de las respuestas del usuario. Por ejemplo, se pueden crear tablas, consultas, formularios e
informes.

15
AnexoNo.4 --------------------------------------------------------

l. En la ventana de base de datos, hacer click sobre el botón Tabla (o

también en e l menú Ver, elegir labias).

2. Dar click sobre el botón Nuevo, y Access mostrará el cuadro de diálogo

Nueva tabla.

3. Elegir o dar click sobre el botón 8slstente para tablas.

4. Luego seguir las indicaciones del Asistente.

Crear una tabla sin el Asistente para tablas

l. En la ventana de base de datos, hacer click sobre el botón Tabla (o
también en el menú Ver, elegir labias).

2. Dar click sobre el botón Nuevo, Access mostrará el cuadro de diálogo

Nueva tabla.

3. Elegir o dar click sobre el botón Hueva tabla.

Access abrirá una ventana llamada Tabla, y por defecto le asignará un

nombre a la nueva tabla, esta ventana estará vacía, y se utilizará para
crear la estructura de la tabla.

I:IJI Cuando se está en una tabla, si se desea pasar en algún

momento a la ventana Base de datos, se debe hacer click sobre
el botón Ventana de la base de datos, en la barra de
herramientas, este botón aparece en casi todas las ventanas.

La presentación que utiliza Access cuando se está diseñando la estructura de la

base de datos, se conoce como Presentación diseño.

16
 - -- -- - -- - -- - - - -- - - - -- - - - - - Creación de Tablas

Al crear una tabla, se debe especificar a partir de la primera fila de la columna

Nombre de campo, los nombres de los campos que se desea que contenga la
tabla.

Además, se debe especificar el tipo de datos que el campo almacenará en la

columna Tipo de datos, y opcionalmente una breve descripción en la columna
Descripción.

Asignar nombre, tipo y descripción a un campo

Al asignar nombre a un campo, éste puede tener hasta un máximo de 64
caracteres (letras, números, espacios y símbolos, excepto punto y admiración).

Luego, al establecer el tipo de datos, Access le colocará inicialmente al nuevo

campo el tipo de datos Texto. Si se desea cambiar el tipo de datos, se debe dar
click sobre la flecha que aparece a la derecha de la columna Tipo de datos, y
a l desplegarse la lista, escoger el tipo deseado.
(
O también se puede digitar la letra inicial del tipo de campo deseado.

: Numérico
=~ Fecha/Hora
Moneda
..,.,.,..•,,.,w.·.-.-.,,.·.w···l
Contador
Sí/No
...·.·.-............-.-..•..•·.·········!
''''~''~'"'~,,,,,,,,,, • to OLE

17
1
Anexo No.4 - - - - -- - - - -- - -- - - - - -- - - - -- - - -

Se debe tener en cuenta la siguiente tabla al escoger un tipo de datos2 :

···--·· ·

TIPO DE DATOS ... II.MACENR : . TAMAÑO .

Texto Caracteres alfanuméricos. Hasta 255 bytes. 1
byte = 1 caracter
Memo Caracteres alfanuméricos. Hasta 64.000 bytes
Numérico Valores numéricos (valores enteros o 1,2,4 u 8 bytes
fraccionarios} .
Fecha/ Hora Fechas y horas. 8 bytes
Moneda Valores de moneda. 8 bytes
Contador Valor numérico que Access 4 bytes
incrementa de forma automática para
cada re gistro que se agregue.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit. 1 byte = 8 bits
Objeto OLE Objetos OLE, gráficos u otros datos Hasta 1 Giga byte
binarios. (limitado por el
espacio en disco}. 1
Giga byte =
1.024.000.000 bytes

Cuando se desea que una tabla se entienda de manera más sencilla, se puede
incluir una corta descripción para cada campo en la columna Descripción. Esta
descripción es mostrada por Access en la barra de estado, cuando se
introducen datos en dicho campo, al utilizar el modo Presentación hoja de datos,
que se explicará posteriormente.

Agregar un campo utilizando el generador de campos

El generador de campos permite elegir de las mismas tablas del Asistente para )
tablas, los campos de ejemplo que ellas contienen para ser agregados a la
tabla que se está creando o modificando.

Para agregar un campo usando el generador de campos se debe:

l. Estando en la ventana Tabla, hacer click en una fila en blanco para

insertar allí e l campo. Si se desea insertar el nuevo campo entre dos ya
existentes se debe dar click en el selector de fila del segundo campo, para
seleccionarlo (o colocar un punto de inserción en el campo sobre la

-2.
columna Nombre de campo}.

Oprimir click sobre el mismo campo, con el botón derecho

2
Para campos en los cuales se almacenen números. si con ellos no se realizan cálculos (ejemplo: teléfonos), es
mejor utilizar el tipo de datos Texto, en lugar del tipo Numérico.

18
 - -- - - - - - - - - -- - -- - - - - - - - - - - Creación de Tablas

del mouse para ver el menú de método abreviado y luego,

\
elegir Generar (o también desde la barra de herramientas,
hacer click sobre el botón Generar) .

3. En el cuadro Tablas de ejemplo, seleccionar una tabla.

4. En el cuadro Campos de ejemplo, seleccionar un nombre de campo.

5. Elegir el botón Aceptar.

Access colocará automáticamente el campo en la fila actual de la estructura,

definiendo también su tipo y sus propiedades.

Insertar un campo
(
Cuando se inserta un campo a la estructura de una tabla, éste se puede
insertar de dos formas:

Al final de la estructura.
Entre dos campos ya existentes.

A continuación se explica como insertar un campo nuevo entre dos ya

existentes:

1. Seleccionar la fila donde se desea insertar el nuevo campo, haciendo

click en el selector de fila.

fE 2. Luego, en el menú fdición, seleccionar Insertar fila o bien

dar click sobre el botón Insertar fila.
(
3. Digitar la información correspondiente para el nuevo campo.

Cambiar el orden de los campos

Para mover un campo a otra fila dentro de la estructura:

1. Seleccionar el campo haciendo click en el selector de fila, situado a la

izquierda del nombre del campo.

19
AnexoNo.4 ----------------------------------------------------------

Selector
de fila

2. Con un click sostenido sobre el selector de fila, arrastrar el campo a la

nueva posición.

Eliminar un campo
Para eliminar un campo de la estructura de la base de datos se debe: )

1. Seleccionar el campo que se desea borrar, haciendo click en el selector

de fila situado a la izquierda del nombre del campo.

~ 2. Luego presionar la tecla <SUPR> (o también en el menú

idición, seleccionar iliminar o Eliminar fila o bien dar click
sobre el botón Eliminar fila).

Establecer la clave principal

La clave o llave principal de una tabla, está compuesta por uno o varios campos
que identifican en forma única cada registro almacenado.

Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se

repitan para cada registro, por ejemplo, en· la tabla Empleados e l campo Núm.
de Empleado, es la clave principal de esta tabla.

El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas:

Access crea automáticamente un índice3 para el campo clave principal, esto

permite acelerar las búsquedas sobre la tabla.
Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de un
formulario, los registros se mostrarán ordenados según la clave principal.

Cuando se adicionen registros, Access no permitirá introducir valores repetidos ni

nulos en el campo clave principal, asegurando de esta forma que cada registro
sea identificado en forma única.

Un índice es un elemento de la tabla, que permite ordenarla por uno o varios campos en forma automática.
20
 - - - - - - -- -- - - -- - -- - - - -- -- - - Creación de Tablas

Se deben ejecutar los siguientes pasos para estable cer la clave principal4 :

1. Hacer click en el campo que se va a establecer como clave principal. Si se

va a crear una clave principal de varios campos, se oprime la tecla <CTRL>
y haciendo click sobre cada campo se van seleccionando los campos.

111 2. Por el menú idición, elegir Establecer clave principal (o desde

la barra de herramientas hacer click en el botón Establecer
clave principal).

Access colocará un indicador de clave, a la izquierda del campo o campos

señalados como clave principal.

( Cambiar la clave principal

Para cambiar la clave principal 5 de una tabla, se debe:

1. Dar click sobre el campo que se desee establecer como nueva clave
principal.

2. Dar click sobre el botón en la barra de herramientas llamado Establecer

clave principal.

Automáticamente, Access cambia la marca de clave principal hacia el

nuevo campo. Todo este proceso debe ser realizado estando en e l modo
Presentación Diseño de la tabla.

Eliminar la clave principal

Para eliminar la clave principal, se debe:
(
~
~ l. Estando abierta la tabla en el modo Presentación Diseño,
elegir del menú Ver, la opción Índices (o en la barra de
herramientas, hacer click en el botón Índices).

Access mostrará la ventana Índices. Si la tabla tiene clave principal, aparecerá

en la columna Nombre del índice, el nombre de Clave principal (Primary key).

2. Dar click sobre el selector de fila a la izquierda del nombre del índice, y
luego oprimir la tecla <SUPR>.

Es necesario establecer una clave principal si se van a generar relaciones entre tablas.
El campo clave principal no se puede modificar, si a través de él, se ha establecido una relación entre tablas.

21
Anexo No.4 - - -- - -- - - - - - - - - -- - - - ---- - - -- -

3. Cerrar la ventana Índices, oprimiendo click sobre el botón índices en la

barra de herramientas.

Cuando se guarda una tabla, si no se ha definido una clave principal, Access

advertirá esta situación y sugerirá que se cree una. Si Access la crea, lo que
hará será crear un campo tipo Contador, al cual se le asignará la clave principal.
Una tabla puede almacenarse sin clave principal, pero si luego va a ser parte de
una relación, ésta no podrá establecerse por la falta de ella.

Guardar una tabla

A continuación se explica como guardar un tabla, paso que también es
necesario para poder introducir datos:

11 l. En el menú Archivo, elegir Guardar (o desde la barra de

herramientas, hacer click sobre el botón Guardar) .

2. Si es la primera vez que se guarda la tabla, se deberá especificar el

nombre y dar click sobre el botón Aceptar.

Cuando se le da nombre a una tabla, éste puede contener hasta 64 caracteres

(letras, números, espacios y símbolos), esto para que los nombres de las tablas
puedan ser suficientemente descriptivos.

Abrir una tabla

Cuando se desea abrir una tabla, desde la ventana Base de datos, ésta se
puede abrir de dos maneras:
)
1. Seleccionando la tabla que se desea abrir, hacer click en el botón
Diseñar, éste abre la base de datos en el modo Presentación Diseño, el cual
permite hacer distintas modificaciones a la estructura de la tabla.

2. Al seleccionar la tabla que se desea abrir, dar click sobre el botón 8brir,
éste abre la base de datos en el modo Presentación hoja de datos, el cual
permite adicionar, editar o ver los datos almacenados en la tabla
(también se puede dar doble click sobre el nombre de la tabla).

Cuando la tabla ya está abierta, se puede intercambiar entre los dos modos de
presentación de la siguiente manera:

lB 1. Estando en el modo Presentación Diseño, elegir del menú Ver

la opción Hoja de datos (o dar click sobre el botón

22
 - - -- - -- -- - -- -- - - - - - - -- - -- - Creación de Tablas

Presentación hoja de datos).

l.iJ. 2. Estando en el modo Presentación hoja de datos, elegir del

menú Ver la opción Diseño de la tabla. (o dar click sobre el
botón Presentación Diseño).

Agregar registros a una tabla

Cuando se crea una tabla, si se van a agregar datos a la misma, se debe pasar
al modo Presentación hoja de datos, de cualquiera de las formas explicadas en
la sección Abrir una tabla. Ya estando allí, la ventana muestra en forma tabular
los campos de cada registro de la tabla, es decir, en filas y en columnas. Se
deben digitar los datos de acuerdo con el campo y su tipo. Al final se debe
( guardar y cerrar la tabla. Posteriormente, se explica más a fondo como utilizar
la Hoja de datos de una tabla.

Cerrar una tabla

Cuando se desee cerrar una tabla, estando en cualquiera de los dos modos de
presentación (modo Presentación Diseño, o Presentación hoja de datos), del menú
Archivo elegir Cerrar (o sobre el selector del menú de control de la ventana Tabla
dar doble click), si las modificaciones hechas en la tabla no han sido grabadas,
Access preguntará si se desea grabar en ese instante la tabla.

Eliminar una tabla

Cuando sea necesario eliminar una tabla, se deben realizar los siguientes pasos,
desde la ventana Base de datos:
(
../ Hacer click en el botón Tabla .
../ Seleccionar la tabla que se desea eliminar.
../ Oprimir la tecla <SUPR>.

No se puede eliminar una tabla si se encuentra en uso.

Este proceso también se aplica a cualquier otro objeto en la base de datos.

Hay otras formas de digitar fechas, las cuales se explicarán posteriormente.

23
 - -- - -- -- - -- - -- - -- - - - Establecer Relaciones entre Tablas

ANEXO No. S

Establecer Relaciones entre Tablas

( Access es un sistema administrador de bases de datos relacional, esto hace que
se puedan generar consultas, formularios e informes, utilizando campos
procedentes de más de una tabla, esto hace necesario que las tablas estén
relacionadas de alguna manera.

Las relaciones entre tablas las utiliza Access para:

./ Crear combinaciones de datos en forma automática para las consultas .

./ Poder generar formularios y subformularios en la forma apropiada .
./ Hacer cumplir las reglas de integridad referencial6 y asegurar que cuando
se agreguen, cambien o eliminen registros, se haga en forma correcta.

Ver las relaciones entre tablas

Estando en la ventana Base de datos, elegir del menú fdición, la
opción 8elaciones (o en la barra de herramientas dar click sobre
( el botón Relaciones).

Si ya se han creado relaciones entre tablas, éstas aparecerán dentro de la

ventana Relaciones, tal como se guardaron la última vez. De lo contrario, la
ventana estará vacía y Access mostrará la ventana Agregar tabla.

Agregar tablas a la ventana Relaciones

Si las tablas que se van a relacionar no aparecen dentro de la ventana
Relaciones, éstas se deben agregar de la siguiente forma :

111 l. Si el cuadro Agregar tabla, no aparece cuando se ingrese a

la ventana Relaciones, se debe elegir en el menú Relaciones

6
Para más información acerca de Integridad referencial, consultar en este mismo anexo la sección Exigir la
Integridad Referencial.

25
Anexo No. S - - - - - - -- - - - - -- - - - -- - - - - -- -- - -

la opción 8gregar tabla (o también, hacer click en el botón

de la barra de herramientas llamado Agregar tabla).

2. En el cuadro labia/Consulta, seleccionar la tabla o consulta para la que se

desea crear una re lación y luego elegir el botón 8gregar.
3. Cuando ya se agreguen las tablas necesarias, hacer click sobre el botón
Cerrar.
r:::::::::::::::::::·······························································································································
Agregar tabla

Crear una rela ción

Los campos que se van a relacionar deben almacenar valores comunes, por
ejemplo, número de identificación de un empleado. También deben tener el
mismo tipo de datos. No importa si los campos no tienen el mismo nombre.

Para crear la relación se debe:

l. Utilizando el mouse, y haciendo click sostenido sobre uno de los campos

coincidentes entre las dos tablas, se debe arrastrar el campo que se
desee relacionar, hasta el campo coincidente de la otra tabla.

Si uno de los campos es la clave principal de una tabla (la clave principal
de una tabla aparece en negrilla dentro de la lista de campos), arrastrar
la clave principal hasta el campo coincidente de la otra tabla.

El campo que se arrastra de una tabla a otra, pertenece a la tabla

principal, y el coincidente a la tabla relacionada.

26
 - - - - -- -- - - - -- - - - -- - - Establecer Relaciones entre Tablas

( Aparece un cuadro de diálogo llamado Relaciones. En este cuadro

aparecen los nombres de las tablas que se están relacionando y los
nombres de los campos correspondientes, si es necesario éstos se pueden
editar para modificarlos.

2. Establecer las relaciones necesarias y elegir el botón Aceptar (en las

siguientes secciones se explican las diferentes opciones del cuadro
Relaciones) .

Access creará la relación y mostrará una línea que relaciona los campos
coincidentes de las dos tablas.

Cuando se cierre la ventana Relaciones, Access preguntará si se desea

guardar el contenido de la ventana, al contestar Si, grabará el contenido
de la misma, para que la próxima vez que se editen las relaciones entre
tablas, aparezca la ventana tal como se guardó.
Las relaciones entre tablas son automáticamente almacenadas en la
base de datos, independientemente de si se guarda o no el contenido
de la ventana Relaciones.

27
1
AnexoNo.S ----------------------------------------------------------

Exigir integridad referencial

La integridad referencial permite garantizar que las relaciones entre los registros
de dos tablas sean válidas. La integridad referencial se utiliza para hacer
cumplir las siguientes reglas:

No se permite eliminar registros de una tabla principal, cuando hay registros

coincidentes en la tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar un
cargo de la tabla Salarios x cargo, si existe algún empleado en la tabla
Empleados que tenga asignado ese mismo cargo.

No se permite agregar registros en una tabla relacionada que contenga valores

que no coincidan con un valor de la tabla principal. Por ejemplo, no se puede
agregar un nuevo empleado en la tabla Empleados, colocándole como
identificación del cargo un número que no exista en la tabla Salarios x cargo. }

Si se desea que Access exija el cumplimiento de las reglas anteriores, en el

cuadro de diálogo Relaciones, se debe seleccionar la opción Exigir integridad
referencial, cuando se cre e una relación entre dos tablas.

Tipos de relaciones
Se pueden generar varios tipo de relaciones:

./ Uno a varios
./ Varios a varios
./ Uno a uno

Relación uno a varios

En una relación uno a varios, un registro en la tabla A puede tener más de un
registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B puede tener no
más de un registro coincidente en la tabla A.

Cuando se establece una relación uno a varios, la tabla principal es la que está
del lado de la relación uno, y la tabla relacionada es la que está del lado de la
relación varios.

Ejemplo
En la tabla de empleados, a cada registro le pueden corresponder varios
registros en la tabla de horas extras, y a cada registro en la tabla de horas
e xtras, le corresponde un sólo registro en la tabla de empleados.

'28
 - - - - - - -- - -- - - - -- - - - - Establecer Relaciones entre Tablas

Relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro en la tabla A puede tener más de un

registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B puede tener más
de un registro coincidente en la tabla A.

·. Ejemplo
Para este tipo de relaciones en Access, se necesita realizar algunos cambios en
el diseño de la base de datos.

La relación que se presenta entre los pedidos de una fábrica y los productos
(
que ésta vende. Una orden de pedido puede incluir varios productos. De tal
manera que en la tabla de pedidos, un registro puede tener muchos registros
coincidentes en la tabla de productos.

Adicionalmente, cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Entonces, para cada registro en la tabla de productos, puede existir en la tabla
de pedidos más de un registro coincidente.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, un registro en la tabla A puede tener no más de un

registro coincidente en la tabla B, y un registro en la tabla B puede tener no
más de un registro coincidente en la tabla A.

Este tipo de relación no es muy frecuente.

(

· · · Ejemplo
Se puede presentar una relación uno a uno, entre los datos referentes a
préstamos entre los empleados y el fondo de empleados. A un registro de la
tabla empleados le puede corresponder un registro en la tabla préstamos, y a
un registro en la tabla préstamos le corresponde sólo uno en la tabla
empleados.
En algunos casos, en los que se presenta una relación uno a uno, se podría
pensar en que las dos tablas fueran una sola, pero en el ejemplo anterior no se
podría dar este caso, ya que m uchos campos quedarían vacíos, puesto que no
todos los empleados realizan préstamos.

29
Anexo No.S - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- -

Cuando en una relación entre dos tablas se exige el cumplimiento de la

integridad referencial, se puede e specificar el tipo de relación que las tablas
van a tener, uno a uno o uno a varios. Para ello se d e be dar click sobre cualquiera
de los botone s de opción en el cuadro Relaciones llamados Uno (para relación
uno a uno), o Varios (para relación uno a varios). La relación varios a varios no
existe realmente, ésta debe crearse mediante una relación intermedia entre las
dos tablas, utilizando relaciones uno a varios. Cuando ya se han establecido las
relaciones entre tablas, la ventana Relaciones, se ve como se muestra en la
figura siguiente, en ella la línea gruesa al extremo de cada línea de relación
indica que se está exigiendo la integridad referencial, el número 1, muestra el
lado d e la relación uno, y el símbolo oc muestra el lado de la relación varios.

la línea gruesa al final de la

relación indica que se está
exigiendo la Integridad
referencial
)

Actualización o eliminación en cascada

Cuando se exige la integridad referencial en una relación, es posible que
Access realice automáticamente (en cascada) la actualización o eliminación
de los registros relacionados. Es decir, cuando se modifiquen o eliminen valores
de la clave principal en una tabla, Access realizará los cambios necesarios en
las tablas relacionadas para conservar la integridad referencial. Por ejemplo,
cuando se elimine un cargo en la tabla Salarios x cargo, automáticamente en la
tabla Empleados se eliminarán todos los empleados con ese mismo cargo. Y
cuando se modifique el número de identificación de un cargo,
automáticamente todos los números asociados en la tabla Empleados se
actualizarán.

30
 - - - - - -- - - - -- -- - - - - -- - Establecer Relaciones entre Tablas

Para que se de la actualización o eliminación en cascada, en el cuadro

Relaciones, se deben seleccionar las casillas de verificación denominadas
8ctualizar en cascada los campos relacionados y .Eliminar en cascada los campos
relacionados.

Relaciones heredadas
Si se adjuntan 7 tablas pertenecientes a otra base de datos de Access, se
pueden ver sus relaciones dentro de la ventana Relaciones. Para las tablas
adjuntas, las relaciones establecidas en la base de datos original se muestran y
utilizan también en la base de datos actual.

Es posible crear o editar relaciones entre dos tablas adjuntas, si las dos están
almacenadas en la misma base de datos.
(
Access permite determinar la relación en la base de datos original o en la
actual; donde se a lmacene la relación depende de la casilla de verificación
Relación heredada.

La opción sólo está disponible si se están utilizando tablas adjuntas. Si la casilla

está seleccionada, la relación se guardará en la base de datos original, de lo
contrario, lo relación se almacenará y aplicará en la base de datos actual.

Tipos de combinaciones
Esta opción del cuadro Relaciones, permite especificar el tipo de combinación
que Access debe crear en las nuevas consultas.

Consultar relaciones existentes

( Cuando dentro de la ventana relaciones no se aprecien todas las tablas y sus

relaciones, es posible entrar a consultar las relaciones entre tablas de la
siguiente forma:

l. Entrar o la ventana Relaciones, escogiendo del menú .Edición la opción

.Relaciones.

lll 2. Estando en la ventana Relaciones, para ver todas las

relaciones definidas elegir Mostrar todas, del menú
Relaciones (o también, en la barra de herramientas, hacer
click en el botón Mostrar todas las relaciones).

Adjuntar una tabla consiste en utilizar en la base de datos actuaL una tabla perteneciente a otra base de datos
de Access.

31
Anexo No.S - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

IEll O si se desea ver las relaciones definidas para una tabla

determinada, seleccionar la tabla y si es el caso,
agregarla y elegir Mostrar directas del menú Relaciones (o
desde la barra de herramientas, hacer click en el botón
Mostrar las relaciones directas).

El comando Mostrar directas, sólo funciona cuando dentro de la ventana

Relaciones, no se encuentran todas las tablas que estén relacionadas dentro de
la base de datos.

Editar una relación existente

./ En el menú idición elegir Relaciones .

./ Hacer doble click sobre la línea que establece la relación entre dos tablas, )
aparece entonces el cuadro Relaciones .

./ Hacer los cambios que sean necesarios en la relación y hacer click sobre el
botón Aceptar.

Eliminar una relación

./ En el menú idición elegir Relaciones .

./ Hacer click sobre la línea que muestra la relación entre dos tablas .

./ En el menú idición, elegir iliminar (u oprimir la tecla <SUPR>).

Eliminar una tabla de la ventana Relaciones

./ En el menú idición elegir Relaciones .

./ Seleccionar la tabla que se desea eliminar.

./ En el menú Relaciones, elegir Quitar tabla (o también oprimir la tecla <SUPR>).

32
 - - - -- - -- - -- -- - -- --Establecer las Propiedades de los Campos

ANEXO No. 6

Establecer las ProPiedades de los CamPos

( Cuando se establecen las propiedades de los campos en una tabla es posible:

Controlar la apariencia de los datos.

Validar que se digiten en forma correcta los datos.
Establecer valores predeterminados para los campos.
Acelerar las búsquedas y los ordenamientos de datos.

Las propiedades de los campos se ven y se modifican desde el modo de

presentación Diseño. Access muestra las propiedades del campo activo en la
parte inferior de la ventana Tabla.

Para establecer las propiedades de un campo se debe:

1. Abrir la tabla en el modo de presentación Diseño.

2. En la lista de los campos, parte superior de la ventana, elegir el campo al

(
cual se le van a modificar las propiedades.

3. En la parte inferior de la misma ventana, hacer click en la línea donde se

encuentra la propiedad que se desea modificar.

Modificar la propiedad, o también, si aparece una flecha a la derecha

de la propiedad, hacer click sobre ella, para escoger algún valor de la
lista que se despliega.
Para disponer de más espacio al editar una propiedad, se oprime
<MAYÚSCULAS><F2>, lo cual despliega el cuadro Zoom.

11 4. Por último, se deben guardar los cambios hechos a la tabla.

Desde el menú 8rchivo elegir Guardar. (también desde la barra
de herramientas, se puede hacer click en el botón Guardar).

33
Anexo No.6 - - - - - - - - - - - -- - -- -- -- - - - - - - -

Propiedad Tamaño del Campo

Se puede ajustar el tamaño de los campos tipo Texto y Numérico, modificando la
propiedad Tamaño del Campo.

Propiedad Tamaño del Campo para campos tipo Texto

En la propiedad Tamaño del Campo, cuando se define un campo de tipo Texto,
automáticamente Access coloca allí el valor 50, es decir que en ese campo no
se podrán digitar textos mayores a 50 caracteres. El usuario puede modificar la
longitud del campo digitando un número entre 1 y 255 caracteres como
máximo. Aunque e n un campo Texto se coloque un valor mayor al requerido,
Access sólo utilizará el espacio mínimo necesario para almacenar un dato.

Propiedad Tamaño del Campo para campos tipo Numérico )

La propiedad Tamaño del Campo en un campo numérico, determina el rango de

valores que en él se pueden almacenar, y también si en é l se pueden
almacenar valores fraccionarios. Access establece inicialmente el valor Doble
para los campos numéricos, de manera que puedan almacenar cualquier
valor. Ver el siguiente cuadro:

TAMAÑO DEl RANGO lUGARES TAMAÑO

CAMPO DESDE DECIMAlES DE
HASTA· ALMACENA
MIENTO
Byte o 255 Ninguno 1 byte = 1
caracter
Entero -32.768 32.767 Ninquno 2 bytes
Entero largo -2.147.483.648 2.147.483. Ninguno 4 bytes
647
Simple -34 X 1038 3.4 X 1038 7 4 bytes
Doble -1 .79 7 X 1Q3üB 1.797 X 15 8 bytes
10308

Es aconsejable limitar el tamaño del campo al menor valor necesario, esto

permite que Access funcione más rápidamente; por ejemplo, si se sabe que en
un campo no se va a almacenar un valor entero mayor a 200, lo mejor es
establecer el tamaño Byte

Propiedad Formato
Access permite la presentación de los campos Texto, Memo, Numérico, Fecha/Hora
y Sí/No, en diversos formatos. El formato de presentación sólo afecta la forma de

34
 - - - - - - - - - - - - -- -- - -Establecer las Propiedades de los Campos

ver los datos, mas no el dato almacenado en la tabla. Para modificar la

presentación de los datos, Access utiliza la propiedad Formato, que sólo está
d isponible para los campos enumerados anteriormente. Cuando no se modifica
esta propiedad Access utiliza el formato general establecido según el tipo de
campo, y los datos aparecerán tal y como se hayan digitado.

La presentación indicada en la propiedad Formato, es utilizada en las Hojas de

datos y en las consultas. Los formularios e informes nuevos que se basen en
consu ltas, tomarán de éstas los formatos de los campos. Los formularios e
informes creados con anterioridad no toman los formatos de las consultas, ellos
deben ser modificados para que muestren los nuevos formatos.

Formatos determinados por el Panel de control de Windows

( Access utiliza de forma predeterminada para los formatos de números, fechas y
horas, los valores establecidos por el Panel de control en la sección Internacional.
Para mayor información, consultar el manual de referencia de Windows.

Propiedad Formato para campos tipo Numérico y Moneda

En el siguiente cuadro se observan los diferentes tipos de formatos que se
p ueden establecer para los campos numéricos y moneda:

FORMATO ·. NUMERO •·• Pll~~ltí:$(1Qij))E .

· ACUERDO <OH Et. FC>RMI'I'o
Número general 4855,9 4855,9
Moneda 4855,90 1$4.855,90
Fijo 4855,9 4856
Estándar 4855,9 4.855,90
Porcentaje 0,25 25,00%
(
Científico 4855,9 4,85E+03

El formato Número general sólo presenta el número necesario de decimales para

cada valor. Si se utiliza un formato distinto a Número general, se podrá especificar
e l núm ero exacto de lugares decimales, estableciendo un valor en la
propiedad Lugares decimales (máximo 15). Cuando se utiliza en la propiedad
lugares decimales el valor Auto, que es el predeterminado, Access mostrará el
numero predeterminado de lugares decimales, dependiendo del formato
e legido .

Tam bién se p ueden crear formatos personalizados utilizando diferentes símbolos

de formato, mostrados en el siguiente cuadro:

35
Anexo No.6 - - - - - - - - - - - - - -- - -- -- - - - - - - -- -

síMaoto .·· :mucA<tóN .

. (coma) Separador de miles .
. (punto) Separador de decimales.
o Posición reservada para un díqito. Muestra un dígito o cero.
# Posición reservada para un dígito. Muestra un dígito o vacío.
l$ Muestra el caracter literal $.
% El valor insertado se multiplica por 100 y se agrega el signo
porcentaje.

Ejemplo
"Cédula" 0000000, aparece como. Cédula 19256451.

Un formato personalizado para un campo tipo Numérico puede estar compuesto

de varias partes separadas por punto y coma(;). ejemplo:

1 Fonuato si el valor es positivo

~ Formato si el valor es cero
1

#,##(); -#.##O;"Cero";"Desconocido"

l L F'~""' d • " ' " ' nulo

F onnato si el valor es negativo

En la siguiente tabla se muestran varios ejemplos aplicables a campos

numéricos:

EJENPLO DE 'FQRMAJQ . . QI:$CRIPCI.ON )

O;(O);;"Nulo" Muestra en forma normal los valores positivos,
entre paréntesis los negativos, nada si el campo
contiene éero y la palabra "nulo" si el campo
está vacío.
+0.0;-0.0;0.0 A los números positivos los antecede un +,a los
negativos un - . Los números se presentan con
un decimala.
$# ,##0.00;($# ,##0.00) [Rojo] A los números positivos los antecede un símbolo
$ y las unidades de miles se separan con coma
y se muestran dos decimales. Los números
negativos tienen el mismo formato de los

8
Se debe recordar que el separador de decimales depende de la sección Internacional en el Panel de Control de
Windows.

36
 - - - - - -- - - - - -- -- --Establecer las Propiedades de los Campos

ti~MPt.o:~o~ :t=oawaato :D.SéRIPCION

positivos y además se encierran entre paréntesis,
y si la pantalla y la impresora son a color, se
muestran y se imprimen en color rojo.
# .##%;(#.##%) Este formato se utiliza para insertar porcentajes.
Al insertar los datos se debe digitar el número y
el símbolo. Los valores positivos y negativos se
presentan con el mismo formato, pero los
negativos van encerrados entre paréntesis.

Propiedad Formato para campos tipo Fecha/Hora

Cuando se digita una fecha, si el campo no tiene un formato definido, la
presentación de la fecha será definida por las opciones del Panel de control en
( la sección Internacional. Por ejemplo, se puede digitar 13/ 10/ 94 para Octubre 13
de 1994.
En la figura, se observan los diferentes tipos de formatos que se pueden
establecer para los campos tipo Fecha/Hora, y a su derecha un ejemplo de cada
uno.

Para los campos tipo Fecha/Hora, también se pueden generar formatos

personalizados.

Ejemplo

fJ~q-!Q.E_:F.Q·~~JO . FECHAIH()RA .. ... .. P.~E~ENTACIÓN

mmm aaaa 20-0ct-94 Oct 1994
hhmm "horas" 4:00PM 1600 horas
dd-mm-aa 13-0ct-94 13-10-94
hh:nn "del" dd/mmm/aa 12/10/9410:15:30 10:15 del 12/Nov/94

37 J
J
Anexo No.6 - - - -- - -- - - - - - - - - - - - -- - - -- -- -

Propiedad Formato para campos tipo Sí/No

Access muestra en los campos Sí/No de forma preestablecida Sí o No, pero,
también es posible espe cificar que muestre Verdadero o Falso, y Activado o
Desactivado. Esto se realiza modificando el formato para el campo respectivo.
Si se elimina el formato, Access mostrará -1 para Sí y O para No.

Propiedad Formato para campos tipo Texto y Memo

Para los campos de tipo Texto se pueden aplicar los formatos mostrados en los
siguientes ejemplos:

> pasa todo e l texto digitado a mayúsculas

< pasa todo el texto digitado a minúsculas

También se puede utilizar el caracter "@" para presentar los campos texto,
utilizando formatos personalizados. Ejemplo:

@@@-@@-@@ mostrará 244-56-78

Los formatos personalizados para los campos tipo Texto, pue den también estar
compuestos de tres secciones.

La primera indica el formato del campo cuando contiene caracteres, la

segunda cuando el campo contiene una cadena de longitud cero9 y la tercera
cuando el campo no contiene ningún valor.

Ejemplo
@@@-@@-@@;"Desconocido";"No tiene teléfono"

Una cadena de longitud cero se da cuando se escribe en un campo texto, dos comillas seguidas(""). Para
hacer esto. la propiedad Permitir longitud cero. debe estar en Sí.

38
 - - - -- - -- -- - - - - - - - - -- -- Propiedad Máscara de Entrada

ANEXO No.7

ProPiedad Máscara de Entrada

(
Propiedad Máscara de entrada
La propiedad Máscara de entrada 10 se utiliza en Access para asegurar que todos
los valores que se van a introducir en un campo tengan la misma presentación,
obligando de esta manera a que los datos introducidos en un campo caracter
por caracter, se ajusten a la máscara de entrada que se ha definido.

Por ejemplo, cuando se introduce un teléfono se puede utilizar una máscara de

entrada para que todos los teléfonos se digiten con el mismo formato.

Máscara de entrada Entrada

(00) 000-00-00 (98)212-34-56

Para crear una máscara de entrada, se utiliza la propiedad Máscara de entrada.

Al definir la máscara se puede escribir directamente en la línea de la propiedad
( el modelo para la máscara, o utilizar el Asistente para máscaras 11 •

Si se quiere crear una máscara para un número de teléfono o un tipo común de

fecha, lo más sencillo es utilizar el Asistente para máscaras. Para utilizarlo, se hace
'click en el cuadro de la propiedad Máscara de entrada, y luego click sobre el
botón llamado Generador, ubicado a la derecha del cuadro. Cuando aparezca
el Asistente para máscaras, de la lista de máscaras predefinidas que se muestra,
se selecciona la que se adecue al campo. Se deben seguir las instrucciones
que aparecen para terminar de definir la máscara. Se puede seleccionar una
máscara para luego modificarla según las necesidades.

l ll
Las máscaras de entrada sólo se utilizan cuando se editan los datos, los formatos de presentación se utilizan
cuando se consultan los datos.
11
El Asistente para máscaras sólo se puede utilizar para campos tipo Texto y Fecha/Hora.

39
Anexo No.7 - - - -- - - -- - -- - - - - - - - - - - - - - - - -

Botón
Generador

Cuando se diseña una máscara personalizada, se deben utilizar los caracteres

permitidos por la máscara. Estos caracteres se explican en el siguiente cuadro:

CARAd~lDE uso
MÁSCRRá
o Dígito (introducción obligatoria).
9 Dígito {introducción no obligatoria).
# Dígito, signo+ o-, espacio (introducción no obligatorial-
L Letra (introducción obligatoria).
? Letra (introducción no obligatoria].
A Letra o dígito (introducción obligatoria).
A Letra o dígito (introducción no obligatoria).
& Cualquier caracter o espacio (introducción no obligatoria).
e Cualquier caracter o es_Qacio (introducción obligatoria).
' .. '- 1 Separador decimal o de miles, separadores de fecha y hora
(depende del Panel de Control de Windows).
< Los caracteres situados a su derecha se convierten a minúsculas.
> Los caracteres situados a su derecha se convierten a mayúsculas.
\ Hace que el caracter que viene a continuación se muestre como
un caracter literal. Se utiliza cuando se desea incluir en el formato
alguno de los caracteres anteriores.

A continuación, se presentan algunos ejemplos del uso de las máscaras: )

MÁS(RRA EJÉMP.lo
JOOO}000-0000 (5051555-5689
(999)000-0000 ( )555-5689
(999)AAA-AAAA (505)555-COMP
>L<LLLLLLLLLL Maldonado

Una máscara de entrada puede contener tres secciones, separadas por pu nto y
coma (;) . La primera parte es la que determina la presentación de la máscara;
la segunda parte determina si Access debe guardar o no en la tabla los
caracteres literales (por ejemplo, guiones, paréntesis o líneas inclinadas), de
manera predeterminada éstos no se guardan. La tercera parte especifica el
caracter que Access debe mostrar en los lugares en blanco de la máscara, si
no se coloca ninguno Access utiliza el signo de subrayado(_).

40
 - - -- - -- - - - -- -- - -- -- -- -Propiedad Máscara de Entrada

Fonnato de la máscara de entrada

1
(00)000-00-00;0;"
Concter mostrado para los espacios
1l en blanco de la máscara
11

l Un O hace que se almacenen los caracteres

literales de la máscara. Un 1 (o en blanco) hace
que sólo se almacenen los datos inuoducidos

Propiedad Título
Cuando se está en el modo de presentación Hoja de datos, los encabezados de
cada columna son los asignados al nombre de cada campo. Es posible
( cambiar estos encabezados colocando en la propiedad Título del campo
respectivo, el texto deseado como encabezado.

Propiedad Valor predeterminado

La propiedad Valor predeterminado, se utiliza para establecer el valor que debe
aparecer en el campo. Este valor puede ser constante como un número, un
caracter o una palabra, o también puede ser una expresión como =fechaQ o
=AhoraQ, para insertar la fecha o la hora actual del sistema, respectivamente.

En los campos numéricos o moneda, Access coloca O como valor

predeterminado, cuando no se establece uno.

Cuando se insertan registros y aparece en un campo el valor predeterminado,

éste se puede eliminar o cambiar por el valor deseado.
(
Propiedad Regla de validación
La propiedad Regla de validación, permite establecer los requisitos que deben
cumplir los datos introducidos en un campo. Aunque Access realiza una
validación de los datos basándose en el tipo de campo, por ejemplo, no
permite entrar texto en un campo numérico, las reglas de validación permiten
establecer condiciones más particulares para cada campo. Por ejemplo, se
puede establecer para un campo numérico que no acepte valores si éstos son
menores a 100000, de esta forma Access no aceptará para este campo una
cantidad menor al número especificado.

Al introducir un dato que no cumpla con la regla de validación, es posible

hac er que aparezca un mensaje que indique, que está sucediendo . El texto
para el mensaje se e specifica utilizando la propiedad Texto de validación del

41
Anexo No.7 - - -- - - - - - -- - -- - - - - - - - - - - - -- -

campo. El mensaje introducido debe ser lo bastante claro, éste aparece

cuando se infrinja la regla de validación del respectivo campo, para indicar al
usuario el posible error. Por ejemplo, un texto de validación podría ser
"Introduzca un valor mayor o igual a 100000".

Si se establece una regla de validación para un campo que ya contiene

valores, Access preguntará si se desea comprobar la validez de los datos ya
existentes. Lo anterior se aplica tanto a la propiedad Regla de validación como a
la propiedad Requerido.

Cuando se le indica a Access una regla de validación, se debe utilizar una

expresión, la cual le especifica qué valores están permitidos o no, para un
campo determinado.
)
Se puede escribir directamente la expresión, cuando son expresiones muy
sencillas, o utilizar el Generador de expresiones cuando son muy complejas. En la
siguiente sección se explica como usar el Generador de expresiones. En el
siguiente cuadro se muestran varios ejemplos de reglas de validación:

REGLA DE VALIDaCIÓN SE DEBE DIGITAR EN El CAMPO

>O Un valor mayor a cero.
o o >1000 Cero o un valor mayor a 1000.
Como "Bogotá" La palabra Bogotá únicamente.
<=# 15/1 0/94" Una fecha anterior a Octubre 15 de 1994.
<Fecha() Una fecha menor a la actual.
> 1000 y < 50000 Un valor entre 1000y50000.

Si la expresión que se está escribiendo es demasiado larga, se puede oprimir

<MA YÚSCULAS><F2>, para visualizar el cuadro Zoom. )

Uso del Generador de expresiones

l. Estando en el campo respectivo, dar click en el cuadro de la propiedad
Regla de validación.

2. Hacer click sobre el botón Generar, ubicado al lado del cuadro de la

propiedad. También se puede utilizar el botón Generar de la barra de
herramientas.

42
 - - - -- -- - -- - - - -- - -- -- - Propiedad Máscara de Entrada

Botón
Generar

·: ... :.:

Aparece un cuadro llamado Generador de expresiones, dentro de él se

encuentran varias secciones. En el Cuadro de expresiones se deben escribir o
pegar los elementos de la expresión. Para pegar un elemento de una
expresión, se debe seleccionar dicho elemento en las opciones de la parte
inferior del Generador de expresiones, y luego hacer doble click sobre el
elemento seleccionado o presionar el botón Pegar.

( En lo parte inferior a la izquierda del Generador de expresiones, se debe

seleccionar la carpeta de funciones incorporadas, constantes u operadores,
según la expresión que se vaya a generar. En el cuadro del centro se escoge la
categoría y en el cuadro de la derecha se selecciona el elemento (función,
contante u operador). Luego el elemento seleccionado se debe pegar a la
expresión.

Para deshacer la última acción realizada oprimir el botón Deshacer.

3. Cuando la expresión se haya completado, elegir el botón Aceptar.

Cuadro de expresiones

Seleccionar la carpeta Seleccionar el

categoría elemento

43
Anexo No.7 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Propiedad Requerido
La propiedad Requerido, se utiliza cuando se desea que un campo siempre
contenga algún valor, es decir, que el campo nunca podrá dejarse vacío en
ningún registro. Para exigir la introducción de un dato, se debe colocar la
propiedad en Sí.

44
 - -- - -- - - -- - - - - - -- - - - - Índices y Propiedades de la Tabla

ANEXO No. 8
,
lndices Y ProPiedades de la Tabla

Índices
Cuando con frecuencia se realizan búsquedas en una tabla o se ordenan los
registros por un campo determinado, pueden crearse índices para los campos
involucrados, para que estas operaciones se realicen rápidamente.

Cuando se crea un índice involucrando un sólo campo, se debe establecer la

propiedad Indexado de la siguiente forma:

• VAL081)·:~....'"·QPI~DRP I"P.XAPP . .. ·Xft~·(8CIQN

No No se crea ningún índice para este
campo, o borra el existente.
Sí (con duplicados) Crea un índice para este campo
permitiendo valores duplicados.
( Sí (sin duplicados) Crea un índice para el campo y no
permite valores duplicados.

Si se crea un índice único para un campo, Access no permitirá introducir valores

repetidos. Access crea automáticamente índices únicos para los campos Clave
principal.

No se pueden indexar los campos tipo Memo y Contador y Ole.

En algunos casos los índices no aceleran las búsquedas y los ordenamientos. Por
ejemplo; cuando se tiene muchos campos indexados, al introducir nuevos
registros, el proceso se puede volver lento ya que Access debe también
ordenar todos los índices.
Para decidir que campos se deben indexar, se debe prever sobre en que
campos se realizarán búsquedas de valores específicos. Por ejemplo códigos,

45
AnexoNo.8 --------------------------------------------------------

nombre s, etc. También se debe prever cuales son los campos sobre los que
normalmente se desearía ver ordenada la tabla.

Ver y editar índices

l. Abrir la tabla en el modo de presentación Diseño.

2. En el menú Ver, escoger Índices (o desde la barra de

herramientas, hacer click sobre el botón Índices).

Access mostrará la ventana Índices.

3. Modificar los índices.

Se puede cambiar el campo por el cual se ordena un índice, ubicándose en la )

columna Nombre de campo del índice respectivo y haciendo click sobre la flecha
que aparece a la dere cha del nombre del campo, al desplegarse la lista de
campos, escoger el nuevo campo. También es posible eliminar un índice,
eliminando toda la fila.

4. Guardar los cambios escogiendo del menú 8rchivo la opción Guardar.

Propiedades del índice

En la parte inferior de la. ventana Índice, aparecen las propiedades del índice
seleccionado. Estas se explican en el siguiente cuadro:

ftROPIEDAD :s llA PROPIEDAD ESTÁ EN SÍ...

Principal El índice será el campo clave principal de
la tabla.
)
Única Se descartan los valores repetidos en el
índice.
Ignorar nulos Si hay valores nulos, éstos no se incluyen en
el índice.

Crear índices de múltiples campos

Cuando se realizan búsquedas u ordenamientos según dos o más campos a la
vez, se pueden crear índices múltiples. Por ejemplo, si se desea ver ordenada la
tabla Empleados por los campos Ciudad e Id del cargo, podría crearse un índice
para acelerar el ordenamiento.

Para crear un índice múltiple, estando en la ventana Índices, se debe utilizar una
fila por cada campo que haga parte del índice, especificando en la columna

46
 - - -- - -- - -- - -- -- - - - - - Índices y Propiedades de la Tabla

Nombre de campo, el nombre de cada uno de los campos que hagan parte de
él, de acuerdo con la prioridad establecida por el usuario.

Sólo la primera de las filas debe contener el nombre del índice.

Access tomará todas las filas como componentes del mismo índice hasta que se
encuentre otra fila que contenga un nombre de índice distinto.

lndice
múltiple

Access realiza el ordenamiento según la prioridad establecida en el primer

campo del índice, si hay varios registros con el mismo valor en ese campo
Access los ordenará de acuerdo con el segundo campo que dparezca, y así
sucesivamente.

Access puede generar índices múltiples hasta por 1O campos.

En el ejemplo que aparece en la siguiente figura, el índice llamado Ciu_Car,

hace que se ordene la tabla primero por el campo Ciudad, y luego los registros
que tengan ciudades repetidas serán ordenados por el campo Id del cargo.

Propiedades de la Tabla
( Es posible establecer también propiedades para la tabla en general, ver el
siguiente cuadro:

PROPIEÍ)RD · .. . · ··· E'XPtlclclóN

. . . . .... . . . ·. ·- ..:: ::
: ..- .. .. . . ,

Descripción Corta descripción del contenido y el

Regla de validación
Texto de validación
objetivo de la tabla.
Limitar los datos introducidos en un registro
a los valores que cumplan con la regla
especificada.
Mensaje que debe aparecer en pantalla
cuando se infrinja la regla de validación de
la tabla.

Para establecer las propiedades de una tabla se debe:

47
Anexo No.8 - - - - - - - - - - - -- - - - - - -- - - - - - - - -

1. Abrir la tabla en el modo Presentación Diseño.

1111 2. En el menú Ver, elegir ~ropiedades de la tabla (o desde la barra

de herramientas, hacer click en el botón Propiedades), aparece el
cuadro Propiedades de la tabla.

3. Hacer click en la propiedad que se desea establecer.

4. Escribir el valor de la propiedad.

5. Hacer click en el botón Propiedades cuando ya se hayan indicado todas

las propiedades, para desaparecer de la pantalla el cuadro Propiedades
de la tabla.

)
6. Se debe guardar la tabla para almacenar las propiedades.

Propiedad Regla de validación para la tabla

Normalmente las reglas de validación se establecen para los campos, pero tal
vez sea necesario establecer una regla de validación para un registro
completo.

Cuando se establece una regla de validación para una tabla, ésta se utiliza en
el momento de guardar o abandonar un registro.

Por ejemplo, puede establecerse como regla de validación que no se acepte

en el campo Jefe de la tabla Empleados, un número mayor o igual al campo Id
del cargo.

Se podría haber establecido la propiedad específicamente para el campo Jefe, )

pero no se conoce de antemano en qué orden se van a digitar los datos para
un registro determinado.
La expresión se debe escribir de la siguiente manera:

[Jefe) < [Id del cargo]

Cuando dentro de una expresión se incluyen nombres de campos, éstos deben

ir entre corchetes "[] ".

48
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Modificar la Estructura de una Tabla

ANEXO No. 9

Modificar la Estructura de una Tabla

( Es posible modificar la estructura de una base de datos aún después de haber
adicionado datos. Se puede agregar, eliminar, cambiar los nombres, el tipo de
datos y las propiedades de los campos.

Si la tabla aún no contiene datos, estos cambios pueden efectuarse sin

inconvenientes, excepto para los campos clave principal y los campos de
relación entre tablas.

Cuando se agrega un campo a una tabla, si ya existen <;:onsultas, formu larios e

informes basados en dicha tabla, también se deberá agregar el campo a
dichos objetos.

Cuando se elimina un campo de una tabla, si ya existen consultas, formu larios e

informes basados en dicha tabla, que contengan dicho campo, se tendrá que
borrar el campo de dichos objetos, de lo contrario, éstos no funcionarán bien.
(
Cuando se cambia el nombre de un campo, también debe cambiarse en
todos los objetos relacionados con él.

Si se agrega o elimina un campo en una tabla, para la cual no se hayan

creado consultas, formularios e informes, este proceso no generará ningún
problema, excepto, cuando se trata de eliminar un campo clave principal y /o
un campo a través del cual se haya establecido una relación con otra tabla.

Cambiar el tipo de datos

En algunos casos se presenta la necesidad de cambiar el tipo de datos
establecido para un campo. En algunos de estos casos es posible hacer e l

49
Anexo No.9 - - -- -- -- - - - -- - -- - -- - - - - - -- - - -

cambio. en otros no. A continuación se especifican cuales son los posibles

cambios que se pueden realizar en una tabla 12:

../ Conversión a Texto desde otros tipos de campos

Es posible convertir desde campos de cualquier tipo a tipo Texto .

../ Convertir de Texto a Numérico o Moneda

Access puede convertir sin problema campos de tipo Texto a Numérico 13 o

Moneda, siempre y cuando el contenido del campo sea de sólo números o
los valores estén escritos en forma de moneda. Si un campo de tipo Texto
contiene letra y números los datos se perderán.
)
../ Convertir de Texto a Fecha/Hora

Access puede convertir un campo de tipo Texto a tipo Fecha/Hora, siempre

que el contenido del campo Texto contenga fechas escritas en un formato
reconocido por Access .

../ Convertir de Texto a Sí/No

Access convierte campos de tipo Texto a Sí/No, mientras que el contenido

del campo sea cualquiera de las siguientes palabras: Sí, No, Activado,
Desactivado, Verdadero, Falso .

../ Convertir de Numérico a Sí!No

Access convierte campos de tipo Numérico a Sí/No, mientras que el

)
contenido del campo sea nulo, O o cualquier otro número, el O y el valor nulo
se interpretan como No, y cualquier otro número como Sí.

../ Convertir de Moneda a Número

Se puede convertir un campo de tipo Numérico a Moneda o viceversa, sin

ningún inconveniente.

12
Antes de cambiar el tipo de campo en una tabla es aconsejable hacer una copia de seguridad de la tabla. Para
realizarla se debe copiar el archivo generado por Access, utilizando el Administrador de archivos de
Windows. o la orden Copy del D.O.S.
13
Al convertir un campo a tipo Numérico es necesario, asegurarse de que la propiedad Tamaño del campo para
el nuevo campo Numérico, es adecuada para recibir los nuevos valores. Access redondeará los valores si éstos
contienen decimales y el tamaño establecido no los admite, o también si los valores son demasiado grandes y
el tamaño del campo no es el adecuado ellos se perderán.

50
 - - - - - - -- - - -- - - - - -- - Modificar la Estructura de una Tabla

./ Convertir de Texto a Memo

Es posible convertir de Texto a Memo sin ningún problema. De Memo a Texto

también es posible hacer la conversión pero si el campo Memo excede en
tamaño al campo Texto, los caracteres que se excedan en tamaño, más a la
derecha del campo Memo, se perderán.

Uso de la Hoja de datos

Después de d iseñar y guardar una tabla, es necesario agregar datos a la
misma, una de las formas para agregarlos y posteriormente editarlos es usando
la Hoja de Datos14 •

Agregar datos a una Tabla

(
Cuando se están agregando registros, si es el primer registro que se va a
agregar a una tabla, o si la tabla tenía algún registro, al final de la Hoja de datos
aparecerá un registro en blanco cuya finalidad será agregar un nuevo registro.

····················<··:·:··············· .................................. .
4:. Pedra~<3. .......... J . . .. . . . ,
5; González ¡Alberto .
...... ErsÜárez Fe·¡r.·ando ... .... l ¡·
~~········ ······················· · ········· ··¿;·c:asiliia························¡-Jaime····························:
"·~---. . . . . . . . . . . . . . ._
. ._ . _ _ _:.-~~9~i-~i~.:.~~~~~~--~~~~~~I~~-~ª¡·~·::.·:.·.~--~-~-:~:~~~J-~~-~---·
: Hurtado l Andrea :
................ ........... .·.·.·..··..··..J·.·.·.: -~·.~'f~()6~.~-o. ..·......·.·.·.·.·.·.·.-.r~¡-¡·i~i~·.·.·.· ·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.·.-r..·.·.·..·.·.·.·.·.·.·
( 11: Ramírez ' Diana :
·s·~~~6~i~·:::~~~~~~·J.6_6~:.~.:~.·~--~~~--~-··:···:··_· ¡···:::~.~~
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .=:=

~ ~

El registro en blanco tiene en el selector de registro un asterisco, para indicar que

éste es el último registro de la tabla.

Para agregar registros a una Hoja de datos se debe:

Dar click en el primer c ampo del registro en blanco para

- l.
14
La Hoja de datos no es la única forma de agregar datos a una tabla, también se pueden utilizar las Hojas de
respuestas dinámicas de las Consultas y Jos Formularios, para más información consultar los capítulos 6 y 9
respectivamente.

51
Anexo No.9 - - - - - - - - - - -- - - -- - - - -- -- - -- - -

colocar allí un punto de inserción, aparecerá entonces una

línea vertical parpade ante, indicando que allí se puede
digitar e l dato correspondiente al campo (o también desde
la barra de herramientas hacer click sobre el botón Nuevo).

2. Digitar el valor correspondie nte y pasar al siguiente campo oprimiendo

<ENTER> o la tecla <TAB>. Cuando se hayan rellenado todos los campos,
Access pasará al siguiente registro en blanco, almacenando el registro
anterior.

3. Al terminar de agre gar registros, basta con cerrar la Hoja de datos, no es

necesario guardar la tabla ya que al pasar al registro en blanco o a otro
registro, automáticamente Access guarda la información.

Si al agregar registros no es necesario ver los ya existentes, se puede utilizar la

)
opción Entrada de datos del menú 8egistros, para ver solamente los registros que
se vayan agregando.

Si es necesario volver a ver todos los registros dentro de la Hoja de datos, se utiliza
la opción Mostrar todos los registros del menú Registros.

Si la opción Entrada de datos no está, se debe a que la opción .fermitir edición

del menú 8egistros, está desactivada, la tabla no presenta en este caso el
registro en blanco al final, y los datos actuales no se pueden modificar.

Editar registros
Al abrir una tabla en el modo Presentación hoja de datos, el primer campo del
primer registro estará seleccionado y resaltado completamente. Cuando haya
texto seleccionado, los caracteres que se escriban reemplazarán al texto )
resaltado.

Se puede pasar de un campo al siguiente oprimiendo la tecla <ENTER>, la tecla

<TAB> o las teclas de movimiento del cursor. Al pasar a otro campo de esta
forma, quedará resaltado todo su contenido. Si se desea reemplazar todo el
valor, sólo se deben digitar los nuevos caracteres, si sólo se desea agregar unos
caracteres o eliminar otros, digitar <F2>, quedando el punto de inserción al final
del campo. Se pueden utilizar las flechas para mover el punto de inserción por
el campo y hacer las modificaciones necesarias. Si es necesario borrar se
pueden utilizar las teclas <RETROCESO> o <SUPRIMIR>.

También se puede utilizar el mouse para seleccionar un campo. Si se da click

sobre el texto de un campo allí aparecerá un punto de inserción (barra
vertical), también se puede seleccionar una parte del valor manteniendo el

52
 - -- -- - - - -- - - -- -- - - Modificar la Estructura de una Tabla

botón izquierdo del mouse sostenido desde el comienzo hasta el final del texto
a seleccionar. Es posible seleccionar todo el contenido del campo, haciendo
click sobre el selector de campo ubicado a la izquierda del campo respectivo.

Selector de García
campo ·····································""Jrcatü.iie.
······································4·¡·¡:;ed"iazi
'

Al editar un registro, es decir, al hacerle una modificación, cuando se pasa a

otro registro, automáticamente Access almacenará el registro modificado, al
( finalizar sólo será necesario cerrar la tabla. Si se desea guardar un registro sin
pasar a otro registro distinto, del menú 8rchivo se elige la opción Guardar registro.
Si es necesario guardar la tabla, del menú 8rchivo se elige la opción Guardar la
tabla.

Cuando se editan registros en una Hoja de datos, Access emplea los siguientes
indicadores para mostrar el estado del registro activo:
.. ......... ... ..
INOIC.ADOI : : NOMeB~ ..... ExPI.ICl(iOtf .
[El Registro activo Indicador de registro activo, e l registro ya ha
sido almacenado.
llimJ Lápiz El registro se está editando y los cambios en el
registro no se han guardado.
[§M. Registro En entorno multiusuario, otro usuario ha
bloqueado bloqueado el registro, por lo tanto no puede
( editarse.

Los indicadores aparecen en el selector de registro a la izquierda de la Hoja de

datos.

Cuando se sale de un campo después de haberlo modificado, Access valida

los datos introducidos para asegurarse de que son permitidos. Si el valor no está
permitido Access avisará de esta situación. Se debe colocar entonces un valor
permitido, o deshacer la modificación presionando la tecla <ESC> (o también
del menú fdición elegir la opción Deshacer campo activo, si se está pasando a otro
campo del mismo registro, o la opción Deshacer registro activo, si se está pasando
a otro registro de la tabla) .

Un valor NO permitido es aquel que:

53
AnexoNo.9 ----------------------------------------------------------

./ No es compatible con el tipo de datos del campo.

Ejemplo
Colocar texto en un campo tipo Numérico.

./ No cumple con la regla establecida en la propiedad Regla de validación del

campo .

./ No cumple con la propiedad Requerido del campo que se encuentra en Sí,

es decir, que se ha intentado dejar en blanco el campo, cuando es
)
obligatorio colocar algún valor.

Desplazarse entre campos

La tecla <T AB> permite pasar al campo siguiente, y la combinación de teclas
<MAYÚSCULAS><TAB> al campo anterior en una Hoja de datos (o un
Formulario). También se puede hacer click en el campo al cual se desea
desplazarse.

Desplazarse entre registros

La opción Ir a del menú Registros, de una Hoja de datos, permite pasar a: el
primer registro, al último registro, al siguiente o al anterior registro.

El mouse también permite moverse rápidamente entre registros, usando los

botones de desplazamiento situados en la esquina inferior izquierda de la Hoja
de datos o de un formulario.

Anterior registro ÚHimo registro

Primer registro Siguiente registro

1 1

de registro

Un click del mouse sobre el botón adecuado permitirá pasar a: el primer

registro, al último registro, al siguiente o al anterior registro. También se puede
cambiar de registro, modificando el número del cuadro Número de registro,
presionando la tecla <F5> o haciendo doble click sobre el número q ue
aparece en el cuadro, escribiendo el nuevo número y oprimiendo <ENTER>.

54
 - - - - - - - - - -- - -- -- - - Modificar la Estructura de una Tabla

Seleccionar datos
Para poder copiar, mover o eliminar datos, éstos se deben seleccionar
previamente. A continuación se presenta un cuadro con las diferentes técnicas
para seleccionar datos o registros, usando el teclado:

Datos de un campo Hacer un punto de inserción al comienzo del texto

que se va a seleccionar, manteniendo
presionada la tecla <MAYÚSCULAS>, ir hasta el
final de la selección utilizando las teclas de
dirección.
Seleccionar o cancelar la Oprimir <F2>
selección del contenido
e completo de un campo
Campos adyacentes Seleccionar un campo, mantener presionada la
tecla <MAYÚSCULAS> y utilizar las teclas de
dirección.
La columna activa Oprimir al tiempo <CTRL>+<BARRA
ESPACIADORA>. Debe encontrarse seleccionado
cualquier campo en la columna.
El registro activo Oprimir al tiempo <MA YÚSCULAS>+<BARRA
ESPACIADORA>. De encontrarse seleccionado
cualquier cam_po, en la fila.
Múltiples registros Oprimir <MAYÚSCULAS>+<BARRA ESPAC IADORA>,
y luego presionar <MA YÚSCULAS>+<FLECHA
ARRIBA> o <MA YÚSCULAS>+<FLECHA ABAJO>
Todos los registros Oprimir <MA YÚSCULAS>+<CTRL>+<BARRA
ESPACIADORA>
(
El siguiente cuadro muestra como seleccionar datos usando el mouse:
... .

SELECClÓNAJf . . . .. <HACER'
Datos de un campo Click en el lugar donde se desea seleccionar los
datos y arrastrar el mouse.
Una extensión de datos Manteniendo presionada la tecla
más grande <MAYÚSCULAS>, hacer click en donde se desee
extender la selección.
Todo el campo Click en el borde izquierdo del campo.
Campos adyacentes Click en el borde izquierdo de un campo, y
arrastrar el mouse para extender la selección.
Una columna Click en el selector de columna, ubicado en el
encabezado de la columna.

55
Anexo No.9 - - - - - - - - - - - -- - - - - - -- -- - - - - - -

SELEC(iOHiB
Columnas adyacentes
Un reQistro
Múltiples registros
Todos los registros
HACER
Hacer click en el selector de columna, de la
primera columna y arrastrar el mouse hasta la
última columna deseada.
Click en e l selector de reQistro.
Click en el selector de registro del primer registro,
arrastrar el mouse hasta el último registro que se
desee seleccionar.
Click en el selector situado en el ángulo superior
izquierdo de la Hoja de datos.

Copiar o mover datos

Para copiar o mover datos de un campo, se deben realizar los siguientes pasos:
)
1. Seleccionar los datos que se van a copiar o mover.

El 2. En el menú fdición elegir .Copiar, para copiar los datos (o

desde la barra de herramientas hacer click en el botón
Copiar).
O desde el menú idición elegir Cortar, si se desea mover los
datos (o desde la barra de herramientas hacer click en e l
botón Cortar).

3. Luego en el campo destino, si se desea reemplazar el valor actual del

campo, seleccionar todo el campo. Si se desea insertar el texto entre los
datos existentes, colocar un punto de inserción en el lugar donde se
desea pegar el texto.

11 4. En el menú fdición elegir eegar (o desde la barra de

herramientas hacer click sobre el botón Pegar).

Eliminar datos
Para eliminar los datos de uno o varios campos se debe:

./ Seleccionar los datos a eliminar.

./ En el menú .Edición, elegir .Eliminar (o presionar la tecla <SUPRIMIR>).

Para eliminar uno o más registros de una Hoja de datos se debe:

./ Seleccionar el o los registros a eliminar.

./ En el menú .Edición, elegir fliminar (o presionar la tecla <SUPRIMIR>).

56
 Personalizar la Hoja de Datos

ANEXO No. 10

·Personalizar la Hoja de Datos

( El usuario de Access puede personalizar la presentación de una Hoja de datos:

./ Cambiando el ancho de cada columna .

./ Reordenando, ocultando o inmovilizando columnas .
./ Cambiando la altura de las filas .
./ Utilizando diferentes tipos de fuentes.

Cambiar el ancho de las columnas

Se puede modificar el ancho de las columnas de dos maneras. La primera es
utilizando el menú:

./ Ubicar el cursor en cualquier valor de la columna, a la cual se le va a

modificar el ancho .

./ Desde el menú F~nmato, elegir Anchura de la columna••..

(
./ Al aparecer el cuadro Anchura de columna, modificar el número para ampliar
o disminuir el ancho de la columna. El botón de selección Anchura estándar,
coloca la columna seleccionada en el ancho predefinido por Access. El
botón Mejor cabida, permite ajustar el ancho de la columna para que se
ajuste al texto más ancho que contenga el campo o al encabezado de
ésta (el que sea más ancho).

La segunda forma es utilizando el mouse:

./ Colocar el puntero del mouse en el extremo derecho del selector de

columna, de la columna a la cual se le va a modificar el ancho. Aparece
entonces, un puntero negro con dos flechas.

57 ...yl
Anexo No. lO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

../ Arrastrar el mouse, manteniendo sostenido el botón izquierdo, hasta que la

columna tenga el ancho deseado .

../ O también se puede cambiar el tamaño de una columna para q ue se

ajuste al texto más ancho que contenga el campo o a l encabezado de
ésta (el que sea más a ncho), haciendo doble click entre dos selectores de
campo.

Se pueden seleccionar varias columnas, y modificar al tiempo su ancho.

03-0 ._._._._.......... .
...,. .._._.. ... ··-·-··--.-.-..............
_

.......... ......................... .............94.g~t.~~4.:.

· .. _ _ ... __..____6: ..,. .. - ... ·
. . . tf 05-0ct-94:
24:0"c;i~9~F

~ ............................................o:··· ·········· · ·· ···· · ü3~'f~j·c;v~·s·~r

= - -·"·'•'"-'"-'•'• .·.····••"-"•''•""'•' ........_,...,.
...,. ,.._,,,,. ,. ,,.,......,.,._,...,.,.....,._._,.,•,·.····················· ... ......w.•.w.•.•,•, •,•. . . . . ....

Cambiar el orden de las columnas

../ Seleccionar la columna que se desea mover, haciendo click sobre su
selector de columna. Si se desea seleccionar más de una columna a la vez,
mantener oprimida la tecla <MAYÚSCU LAS> y hacer click en la otra u otras
columnas que se desean seleccionar.

./ Luego, con un nuevo click, pero esta vez sosteniendo el botón izquierdo del )
mouse, arrastrar la columna o columnas hasta su nueva posición.

A medida que se va ya arrastrando la columna, la nueva posición de la

columna se irá mostrando con una línea gruesa vertical.

58
 PersonaliZilr la Hoja de Datos

Ocultar o mostrar columnas

En ciertas situaciones es necesario ocultar columnas, para que dentro de la Hoja
de datos se pueda ver completa la información requerida, ocultando ciertos
campos que no son necesarios.

Para ocultar columnas se debe:

./ Seleccionar la columna (o columnas) que se desea ocultar, haciendo click

en el selector correspondiente .

./ En el menú Fo.rmato, elegir Ocultar columnas.

Para mostrar las columnas que se encuentren ocultas en una Hoja de datos se
( debe:

./ En el menú Fo.rmato, elegir Mostrar columnas .

./ Aparece un cuadro llamado Mostrar columnas. Seleccionar la columna 1s a

mostrar y luego dar click en el botón Mostrar.

Se puede repetir esta operación con todas las columnas que se encuentren
ocultas.

También dentro de este cuadro se puede seleccionar una columna para

ocultarla, seleccionándola, y usando el botón Ocultar.

Al finalizar, dar click sobre el botón Cerrar.

15
Para seleccionar varios nombres de columnas al tiempo, usar el mouse combinándolo con las teclas
<MAYÚSCULAS> o <CTRL>.

59
Anexo No. JO - -- - - -- - - - - - - -- - - - - - -- -- - - - -

Inmovilizar y liberar columnas

Access permite que una o más columnas permanezcan visibles en todo
momento dentro de la Hoja de datos. De manera que cuando se realice un
desplazamiento horizontal dentro de la hoja para ver las columnas más a la
derecha, las columnas inmovilizadas no se oculten.

Para inmovilizar columnas se debe:

./ Seleccionar la columna o columnas que se van a inmovilizar.

./ Para seleccionar varias columnas, se debe hacer click sostenido y arrastrar

el mouse.

./ Elegir la opción Inmovilizar columnas, del menú F~umato. )

La columna o columnas seleccionadas pasan a la derecha de la ventana y

una línea gruesa las separa del resto de las columnas.

Cuando se realice un desplazamiento a través de la ventana, las columnas

inmovilizadas no se ocultarán.

Para liberar las columnas inmovilizadas se debe elegir la opción Liberar todas las
columnas, del menú Formato.

Cambiar la altura de las filas

Cuando los valores almacenados dentro de los campos no caben en las
columnas de una Hoja de datos, se puede cambiar la altura de las filas para ver
más de una línea de texto en cada fila.

Hay dos formas de cambiar la altura de fila. La primera desde el menú, para
esto se debe:

./ Del menú Formato, elegir la opción 81tura de las filas•••.

./ Aparece el cuadro Altura de las filas.

Modificar el número dentro del cuadro para aumentar o disminuir la altura de

las filas. El botón Altura titándar, se utiliza para establecer nuevamente la a ltura
normal para todas las filas de la hoja .

./ Dar click sobre e l botón Aceptar.

60
 Personalizar la Hoja de Datos

La segunda forma consiste en utilizar el mouse, ubicándolo entre dos selectores

de registro, en la parte izquierda de la hoja. Cuando aparezca un puntero de
dos flechas, manteniendo sostenido el botón izquierdo, arrastrar el mouse hasta
que se obtenga el tamaño deseado.

ltmtJ·················..............ú5~J'~i:iifh~·ec¡¡;¡¡¡n· ..:·2ss:e§:s·2 ...........·GiaClüacio.éie.~ü.-:c.:~tó~~

: Madrid con Licenciatl.ra e
.............. ..... of.Mai:Sti"taiia·9-ena: 3i ~:ss.is ·¡ ~~~~a~f~i:, :tte~~;
· ····················· m~¡;;:ár(tai( .. ·······r244::s9:si:i'···......., G.i.3éi;;dCia· cc;; ·éJ¡¡;¡~~;;·· · ···
:universitario en idioma lngl
···-·················· ·;·5:sep~ssrs·ogot~- ···r-¿-sg~:s4~ai ···· · · ·· ···G·r·a-düado·de·ta·u:·N-aCJon
con ellítuo de Economist
....... ..... - : --

{
Arrastrar el mouse para cambiar
la altura de las filas

La altura de fila en una Hoja de datos afecta no sólo a una fila sino a todas las
filas.

Cambiar la fuente
Se puede utilizar cualquier fuente o tamaño de fuente dentro de una Hoja de
datos. Para cambiar la fuente o su tamaño se debe:
~ Del menú Fo.rmato, elegir la opción fuente.
~ Del cuadro de diálogo Fuente, escoger la fuente, el estilo y el tamaño
deseados.

~ Elegir el botón Aceptar.

61
}

)
 ----------------------------------------------------------- BuscarDatos

ANEXO No. 11

Buscar Datos
( Access permite encontrar el o los registros que contengan un valor
determinado en uno de sus campos.

l. Para ejecutar una búsqueda, estando en la Hoja de datos, primero se

debe ubicar un punto de inserción, en el campo sobre el cual se va a
realizar la búsqueda.

111 2. Elegir la opción Buscar, del menú .Edición (o desde la barra de

herramientas usar el botón Buscar).

Aparece un cuadro de diálogo llamado Buscar.

3. En el cuadro Buscar, se debe escribir el valor que se desea encontrar16.

4. Dar click sobre el botón Buscar primero, Access buscará el primer registro
( que coincida con el valor buscado, y ubicará el punto de inserción en él
(si existe).

5. Si se desea buscar el siguiente registro, dar click sobre el botón Buscar

siguiente.

6. El cuadro de diálogo Buscar, permanecerá en la pantalla mientras se esté

realizando la búsqueda.

7. Al finalizar la búsqueda dar click en el botón Cerrar.

16
La palabra EsNulo. permite buscar todos los registros que en el campo contengan valores nulos. Y dos
comillas seguidas (""), permiten encontrar cadenas de longitud cero.

63
Anexo No.ll

Después de cerrar el cuadro de diálogo Buscar, se podrá realizar de nuevo la

búsqueda del último valor indicado, presionando las teclas
<MA YÚSCULAS><F4>.

Opciones del cuadro de diálogo Buscar

En la siguiente figura se pueden apreciar las diferentes opciones del cuadro de
diálogo buscar y una corta explicación de cada una:

Escribir el valor que se desea encontzar

Indicar si se desea hacer coincidir parte de un campo,
los primeros carácteres de un campo o todo el campo
Sentido en el cual se
reoli:%.ala búsqueda.

Buscar los valores tal como aparecen, según la

propiedad Formato.
Seleccion01 esta opción para buscar en todos los campos y no
sólo en el campo activo.
Seleccionar la casilla para hacer coincidir exactamente
mayúsculas y minúsculas

Buscar y reemplazar datos

En algunos casos es necesario buscar un valor para reemplazarlo por otro. Para
reemplazar se deben realizar los siguientes pasos: )

./ Ubicar un punto de inserción en el campo donde se desea buscar y

reemplazar los datos .

./ Escoger la opción Reemplazar, del menú fdición .

./ Escribir el texto a buscar en el cuadro Buscar•

./ En el cuadro Reemplazar por, escribir el texto de reemplazo .

./ Hacer click sobre el botón Buscar siguiente, para buscar el valor que coincida
con el texto buscado. Luego, si se desea reemplazar el texto encontrado
dar click en el botón Reemplazar. Para encontrar la siguiente aparición del
texto, utilizar nuevamente el botón Buscar siguiente.

64
 __________________:___________ ___ Buscar Datos

El botón Reemplazar todos, se utiliza p a ra que e n forma a utomátic a, Access

re emplace el texto encontrado por el texto de reemplazo, en el campo
activo o en toda la tabla. Se puede realizar la búsqueda sólo en el campo
activo o en todos los campos de la tabla, para ello se debe seleccionar el
botón de opción Campo activo o el botón Iodos los campos, respectivamente.

El botón de selección Mayúsculas/minúsculas, permite al estar seleccionado,

que el texto e ncontrado coincida con el texto a buscar, exactamente
como éste se escribió.

El botón de selección Hacer loincidir todo el campo, permite indicar a Access,

si la opción está seleccionada, que debe encontrar e l texto como una
palabra completa y no como parte de una palabra.
(

Uso de comodines en las búsquedas

Cuando se realiza una búsqueda o un reemplazo, es posible que no se conozca
exactamente el valor que se desea buscar, para lo cual Access permite el uso
de caracteres especiales llamados comodín. En el siguiente cuadro se explica
cada uno de ellos.

(
cARReTEA .. ExetacaclóN
? Representa cualquier caracter situado en la misma posición del
símbolo.
* Cualquier combinación de caracteres situados en la posición del
siQno.
# Representa cualquier díqito ubicado en la misma posición del siqno.
[ao] Indica que en la posición de la palabra donde se escriban los
caracteres, se puede ubicar cualquiera de los caracteres indicados
entre corchetes.
[a-d] Un guión entre dos caracteres, permite indicar el rango de
caracteres que pueden ubicarse dentro de una palabra.
[!ao] Indica que en la posición de la palabra donde se escriban los
caracteres entre corchetes, se puede ubicar cualquiera de los
caracteres, menos los indicados.

65
Anexo No.ll - - - - - - - - - - - - - - -- - - -- - - - - - - -

A continuación se presentan varios ejemplos del uso de los caracteres comodín:

TEXTO AUSCtfl ··· ··-·

ACCESS·EHCONTRRiUl
Mar?a María, Marta, etc.
R*z Rodríguez, Ruiz
#ero 1ero, 3ero
Mar[it]a María o Marta
[!C]* Cualquier palabra que no empiece por la letra C. Ej.: Bogotá,
Santa Marta o Medellín.
*ta Cúcuta, Santa Marta
[a-d]* Cualquier palabra que empiece con las letras A, B, C o D. Ej.:
Alvarez, Buitrago, Castillo, Díaz.

66
 ------------------------------------------------------ OrdenarRe~suos

ANEXO No. 12

Ordenar Reeistros
Access permite ordenar los registros d e una tabla (o un formulario), e n un orden
l distinto al inicialmente presentado. Por ejemplo, se pueden ver los re gistros de la
tabla Empleados orde nados por e l campo Id del cargo, o por e l campo F.cha <M
nacimiento, etc.

Las tablas puede n ser ordenadas por más de un campo a la vez. Para ello, se
deben seleccionar las columna s que se van a ordenar, las cuales deben ser
adyacentes. Si es necesario se debe cambiar el orde n de las columnas en la
tabla.

Los únicos campos que no se pueden ordenar son los campos tipo Memo y OLE.

Para ordenar los registros de una ta b la se debe:

1. Abrir la tabla en el modo Presentación hoja de datos.

(
2. Seleccionar el campo o los campos por los cuales se desee ordenar.

~3 .
IBlM Del menú Registros, seleccionar la opción Ordenar
rápidamente y luego e legir 8scendente o Descendente 17 . (O
también desde la barra de herramientas, hacer click
sobre e l botón Ordenar ascendente u Ordenar
descendente).

Cuando se ordenan registros o se utilizan filtros, en la línea de estado aparece

la palabra FILT, para indicar que se está ordenando la tabla por algún campo,
o se está aplicando un filtro.

17
Al ordenar ascendentemente una tabla, si el campo por el cual se ordena es de tipo Texto, éste se ordenará de
la A a la Z y si es de tipo Numérico del O al 9. Si se ordena descendentemente, se ordenará de la Z a la A y
del9 al O.
Anexo No.12 - - - - - - - -- - - -- - - - - - - -- - - -- - - -

gEjercicio
Realizar sobre la tabla Empleados diferentes tipos de ordenamientos. Por
ejemplo, ordenar por el campo Ciudad, o por Ciudad y Fecha de contratación,
etc.

Filtrar registros
Cuando se desea ver ciertos registros de una tabla (o de un formulario) y a la
vez éstos se quieren ver ordenados, lo más adecuado es utilizar un filtro o una
consulta. Por ejemplo, es posible cuando se está utilizando la tabla Empleados
ver solamente los empleados que hayan sido contratados antes de una fec ha
determinada, ordenados por apellidos.

Un filtro se utiliza cuando:

../ Se desea filtrar temporalmente los registros para realizar alguna consulta y / o
modificación, sobre los registros filtrados .

../ Se requiere ordenar registros por varios campos al tiempo, pero, unos en
forma ascendente y otros en forma descendente .

../ Se desea ver sólo los registros de una tabla, que cumplan con más de un
criterio. Por ejemplo, se desea filtrar los registros cuyos empleados sean de la
c iudad Cali y además hayan sido contratados antes del 1 de Julio de 1992.

Crear y aplicar un filtro

Para crear un filtro se debe:

l. Abrir la tabla en el modo Presentación hoja de datos.

Jll 2. Del menú Registros, elegir la opción iditar filtro/orden (o

desde la barra de herramientas, hacer click sobre el botón
Editar filtro/orden).

Access mostrará la ventana Filtro. En la parte superior de esta ventana aparece

una lista correspondiente a los campos de la tabla activa.

68
 ------------------------------------------------------OrdenarReg~uos

3. Con click sostenido, arrastrar los campos sobre los que se desea
especificar algún criterio o establecer algún ordenamiento, hasta la fila
Campo de la cuadrícula situada en la parte inferior de la ventana.
(
4. Especificar el criterio, orden o ambos, en las líneas debajo de los campos
situados en el filtro.

11 5. En el menú Registros, elegir 8plicar filtro/orden, para aplicar

el filtro (o desde la barra de herramientas, hacer click
sobre el botón Aplicar filtro/orden).

Ejemplo

En la figura anterior se muestra como crear un filtro para la tabla Empleados, en

el cual se han colocado los campos Ciudad e Id del cargo.

Para el campo Ciudad, se especifica un criterio indicando que sólo se deben

seleccionar los registros cuya ciudad sea Cali y para el campo Id del cargo se
establece un ordenamiento Ascendente.

69
Anexo No.12 - - - - -- - - - - - - - - -- - - -- - - - - -- -

Eliminar un filtro
Del menú Registros, elegir Mostrar todos los registros (o bien desde
la barra de herramientas, hacer click sobre el botón Mostrar todos
los registros) .

Uso de expresiones en los criterios

Cuando se desea especificar un criterio para un campo dentro de un filtro, se
deben utilizar expresiones. Una expresión es una combinación de operadores
(=,<,>,>=,<=,<>) y valores (números o textos), que Access evalúa, para poder
seleccionar los registros que se deben ver después de aplicar un filtro.

En el siguiente cuadro se presentan varios ejemplos de expresiones:

.. )
· ~8UtON ··. .. . AC(fss MOSTRARA LOS REGISTROS DONDE:
"Cali" El valor sea Cali.
<"K" El valor en el campo empiece por letras de A a
la J.
>="D" El valor en el campo empiece por las letras D a
la Z.
Como "D*" El apellido empiece por la letra D.
120000 El valor sea 120000.
<>O El valor del campo sea diferente de cero.
>#1/7 /94# La fecha sea mayor a Julio 1 de 1994.
Entre #22/6/93# Y #28/9/94# La fecha esté entre Junio 22 de 1993 y
Septiembre 28 de 1994.
Como "*/*/94" La fecha sea cualquier día del año 94.
"Cali" o "Bogotá" El valor sea la ciudad de Cali o de Bogotá.
Nulo No haya ningún valor almacenado en el )
campo.

Las comillas y los símbolos de número (#) no es necesario escribirlos, ya que

Access los agrega en forma automática a la expresión.

Cuando se genera un filtro para más de un campo, por ejemplo, que la ciudad
sea igual a Bogotá y que la fecha de contratación sea posterior a Enero 1 de
1992. Las expresiones se deben escribir en e l campo correspondiente, en la fila
Criterios, para que los registros seleccionados sean los que cumplan con las dos
expresiones al tiempo.

70
 ---------------------------------------------------- OrdenarRe~súos

Pero, si por ejemplo, se desea que la ciudad sea igual a Bogotá o, que la fecha
de contratación sea posterior a Enero 1 de 1992, las expresiones se deben
escribir en filas distintas. Una expresión en la fila Criterios y otra en la fila o. Esto
hace que los registros seleccionados sean los que cumplan con cualquiera de
las dos expresiones (o posiblemente con ambas expresiones al tiempo).

:-:: =·: :·:.=··:···::

···········=· ······ ················ ····· ······················

Guardar el filtro actual como una consulta

Access no guarda los filtros junto con las tablas. Cuando se considere que es
necesario utilizar el filtro después, es posible guardarlo como si fuera una nueva
consulta.

La consulta aparecerá en la ventana Base de datos, cuando se vea la lista de

c onsultas y se podrá utilizar, editar y modificar como una consulta normal.

Para guardar el filtro actual se debe:

(
../ Estando en la ventana Filtro, en e l menú 8rchivo, elegir Guardar como consulta .

../ Especificar el nombre para la nueva consulta y luego presionar <ENTER>.

g Ejercicio
Crear un filtro e n la tabla Empleados, que muestre todos los empleados de Cali
y q ue la identificación d el c argo sea mayor a 3.

71
AnexoNo.12 ---------------------------------------------------------

Imprimir registros
Se pueden imprimir los registros que aparecen en una Hoja de datos, junto con
los títulos de las columnas y las líneas de borde, que se muestran en el modo
Presentación hoja de datos.

Presentación preliminar
La presentación preliminar, consiste en poder ver en pantalla la apariencia que
tendrá una Hoja de datos trabajo cuando se imprima, para esto Access utiliza el
modo Presentación preliminar.

Para ver la presentación preliminar de una Hoja de datos18 se debe:

)
l. Abrir la tabla en el modo Presentación hoja de datos.

[1 2. En el menú 8rchivo, elegir tresentación preliminar (o desde la

barra de herramientas, hacer click sobre el botón
Presentación preliminar) .

Aparece en pantalla una página que representa la primera página del

documento que se va a imprimir.

Ver el documento ampliado

l. Estando en el modo Presentación preliminar, ubicar el puntero del mouse
sobre la página en la zona que se desee ampliar, al aparecer una lupa
hacer click para acercar la página.

Al realizar el acercamiento se pueden utilizar las barras de desplazamiento para

moverse arriba, abajo, a la derecha o la izquierda de la página.

18
No solamente se puede ver la presentación preliminar de una Hoja de datos, sino de cualquier otro objeto de
una base de datos, por ejemplo, formularios, informes, módulos, etc.

72
 ------------------------------------------------------OrdenarRe~suos

2. Para volver a ver toda la página, hacer click nuevamente sobre la

página.

El botón llamado Zoom que aparece en la barra de

herramientas, sirve también para realizar acercamientos y
alejamientos de la página. Los acercamientos se efectúan en la
misma zona de la página donde se realizó el último
acercamiento.

Desplazamiento por páginas

Estando en el modo Presentación preliminar, se pueden utilizar los botones de
desplazamiento que aparecen en la zona inferior izquierda de la ventana,
haciendo click sobre ellos, para ir rápidamente a: la primera página, la página
anterior, la página siguiente o la última página. También se puede modificar el
número y escribir el número de la página a la cual se desea pasar para luego
oprimir <ENTER>.

, · t . ~Escribir nuevo número

Pagma an enor 1 y oprimir <ENTE A>
Primera página - -l 1

!',.,;.,.,j:HJ._.;.~~-J~-ágin-a:j,..!..1- :fij,.,..:::
!J"""'·:

Página siguiente _j 1

Última página

Modificar la configuración de impresión

Access utiliza diversas opciones cuando se imprime un documento, en este caso
( cuando se imprime una Hoja de datos. Algunas de estas opciones son: las
márgenes, la orientación del papel, cambiar la impresora predeterminada, etc.

Para cambiar estas opciones de debe:

111 l. Estando en el modo Presentación hoja de datos, o en e l

modo Presentación preliminar, elegir del menú Brchivo la
opción Configurar impresión (o desde la barra de
herramientas del modo Presentación preliminar hacer click
sobre el botón llamado Configurar impresión) .

Aparece el cuadro de diálogo Configurar impresión.

73
Anexo No.12
Si el botón está seleccionado se utiliza la
impresora predeterminada por Windows
Selecdonor una Impresora dlatlnta a la predeterminada
Cambiar el tamaño del papel

Cambiar la orientoción del papel Si está selccdonado, no se: impñmc

la cuadñculo de la Hoja de dntos

2. Establecer las opciones de impresión deseadas.

3. Elegir Aceptar.

Imprimir la Hoja de datos

Para imprimir una Hoja de datos, se pueden imprimir todos los registros o sólo los
registros seleccionados.

l. Abrir la tabla en el modo Presentación hoja de datos.

Elegir lo opción Imprimir del menú 8rchivo (o desde la barra

- 2.
de herramientas, hacer click sobre e l botón Imprimir).

3. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir . Elegir las opciones adecuadas. )

Imprime los registros

seleccionados

Escribir el rango de
páginas deseado

Guardar la impresi6n
en un archivo, para
imprimirlo después

Estas opciones dependen

del tipo de impresora

4. Elegir Aceptar.

74
 - - - - - - - - - - - - - -- - - -- - -- - Diseño e Impresión de Informes

ANEXO No.13

Diseño e ImPresión de Informes

( Definición
Un informe es la forma efectiva de presentación de los datos en formato
impreso. En un informe es posible presentar la información deseada, ya que
tiene control sobre la presentación del mismo y de los datos que lo componen.
En un informe, es posible incluir entre otras características : logotipos, cálculos
totales y subtotales, presentación de los datos agrupados por categorías y
etiquetas de correo.

Crear un informe
Para crear un informe, se debe, desde la ventana de la base de datos, hacer
click sobre la ficha Informes y posteriormente en Nuevo.
Aparece entonces el siguiente cuadro de diálogo:

Archivo ~dición !naarla1 H_erranaiantaa Ve!!lana

e
r.. .... . .. ... .. . .... . ...,. . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . .¡ ~ 1 1 1 j. '1 ., 1

Asistente par~ informes

1 ~: Autoinlorme: en columMs
Autoinlorme: tn.rlar
Asistente para ¡,álicas

¡¡ Cre~r un nuevo informe sin

utiliz~r un ~sistente.
Asistente par~ etiQuetas

¡~ .........................................--.-•'
Elija la tabla o consulta de donde
provienen los datos del objeto: ...................... . . ,. .. ..........El

75
Anexo No.13

Modo de ver diseño: Permite crear un informe sin utilizar el asistente.

Asistente para informes:
Autoinforme en columnas:
Autoinforme tabular:
Asistente para gráficos:
Asistente para gráficos:
Crea automáticamente un informe basado en los
campos que se le indiquen.
Crea automáticamente un informe en columnas.
Crea automáticamente un informe tabular.
Crea un informe con un gráfico.
Crea un informe con formato para imprimirse en
etiquetas.

Asistente para informes

La forma más sencilla para crear un informe es utilizando el asistente.

Se selecciona en el cuadro de diálogo de Informe Nuevo la opción Asistente para

informes y se indica la tabla que contiene los datos a utilizar.

Aparece entonces otra caja de diálogo en la cual se seleccionan los campos

que se desea incluir en el informe :

Asrstente para rnformes

¿Qué CdlfllOS desea incll.ir en el informe?

Puede elegir entre más de una tabla o consula

Jr abla: Andrés y Mar_í~ José c:J

Campos Qisponibles: ,Campos seleccionados:

Código del empleado

Ciudad Dirección
Cédi.Ja Fecha de inQreso
Libret~ milit~r Est~do civi )

~~~e~~é~~o:•i:lels·····~~ ~< :

Posterio~mente se presenta la opción de seleccionar un campo por el cual

agrupar la información en el reporte.

76
 Diseño e Impresión de Informes

Asrslenle pilrn mlormes

¿Desea agregar algún nivel de

agrupamiento? Nombre y apellidos, Dirección, Fecha de
ingreso, Estado civil

Nombre y apel~dos
Dirección .i.J
Fecha de ingreso 2]

~
¡Prioridad

_:!j

Entrando por Opciones de agrupamiento es posible indicarle la cantidad de

caracteres que debe tener en cuanta para el mismo.

~~r:~::,;~e~a~-~~~-~-i~-~-~~..... .......... i.t~..t.~ . ~:.

.,;.v.;! ..............................................

! lnterv.:~los de .:~grup.:~mrento

¿Qué intervalos de agrupamiento desea aplicar a los campos

de¡¡upo? [ :Aceptar )
Campos de grupo: Intervalos de agrupamiento:
Cancelar ···¡
1ililiii1l ...G.J
(

La siguiente opción permite indicarle hasta cuatro campos por los cuales
agrupar la información :
Anexo No.13

¿Qué t¡po de ordenación desea taiizar para los re11istros de detalle?

.3
2 L. GJJJJ
3 1 [:] Ji]
4 L ..................................3 !U

A continuación se puede seleccionar la distribución del informe y la orientación

del papel. Además, es posible indicarle que ajuste la información de los campos
de tal manera que todos se puedan presentar en una página.

Archiv~ --· .....-M...-.-....., ....•.......·.--·.-- .... ~.~.-.---•--··--··--· -- ~- -- .........-...........................-.-- ··--·----··· -- . ... ......... .
[~-~--:.~--------"~-----·---·--•···--·--··'
Asrslcntc para mformcs ~"""'""'"'""''e:""
e:.Oué distribución desea apticar al informe?
,-Distribución--, ¡- Orientación.......,
¡; ~ $ ~

f0 En pasos j ¡i ("- Verti_gal Í

! C· .eJoque Í ~ ~, [B,or.izo~t~l] ¡
!!?.'.,~~-~¡-;.~.......................................................
8¡()!:!0l l r-.. &_squema 1 ¡¡ )
¡ ¡ 0· ¡
!,:,

IIXXIIXXXXII :: ¡ ,
!lXXII XIIII X IIIIXX XXXII XXXII
¡0 Esquema 2
)()()()()( )()()()~)( )()()()()( )()()()()( )()()()()( l. re- Alinear a la ¡ :.................................
l
)()()()()(
)()()()()(
XX!OIX
)()()()~)(
XX XXX
)()()()()(
XXX~ X
)()()()()(
XX XXX
)()()()()(
l . ~quierda 1 !
)()()()()( )()()()~)( )()()()()( XX XXX XX XXX ¡ r . Al_inear a la \
XX XXX XX!OIX XX XXX XX XXX XX XXX ¡; izquierda 2 ¡
XX XXX XX!OIX XX XXX XX XXX XX XXX L~_..._......__... . . . . . ,. . . . . . . . . .J
)()()()()( )()()()~)( )()()()()( )()()()()( )()()()( )(

~ Ail,!s{ar el ancho del campo de forma

que quepan todos los campos en una
página.

:· Ca~el~r · ¡¡····<·~teri~ · ¡ Sigt.iente > J:· finaizar

A continuación se selecciona el estilo general a aplicar a l informe (encabezado

del informe, títulos de los campos e información de los mismos).
78
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Diseño e Impresión de Informes
. .. ,.,,\,,, , ,,, •. .•••... ... , .. , .. .. .. .,A .......... .",,,,,A, •• , .•... '-.f'... .. P............. A .. .... .•.......... . .... .............. .. , .. , ,. ,,,,,,,

Asrstente para mformes

¿Qué estilo desea apicar?

Compacto
Corporativo

Gris
Informal
Ne~Jita

En ese momento solicita el título para el informe y permite hacer una

presentación preliminar del mismo o modificarle e l diseño. También permite
activar la opción de ver cómo trabajar con el informe generado .

•• . :. ':'•••• •••• !-.-!••••••••• !'•........~ .•.... ···' ·' · .•..•..... : . . ···' ··· .••..•.,.."! .•.•.'!. . . .. . ............... ··'············ ••••••••••••••••••••••••••••••••••••
Asistente para mformcs

¿Qué título desea apicar a su rnlorme?

~~~.F.~.~.~.O.~.P..E.~.s.~.~~......................... ......

( Ésta es toda la información que necesita el asistente para crear

su inf01me.
¿Desea ver una presentación preliminar del informe o modticar el
diseño del informe?
~· fresentación preliminar del informe.

C Modificar el diseño del informe.

W' ¿Desea mostrar Ay];!da acerca de cómo trabajar con el

informe?

79
Anexo No.l3

A continuación presenta el informe :

• ~rchivo fdición ~er !naertar formato Herramientas Ventana Ay!!da

'~
(il ~~tiiriil· l,oO% :::01. ¡ ·c:~,,~,J
......,. .
.......~1.. .................... !!1:]
:'(Wl.
; ... ~

INFORMACION PERSONAL
Nambre y apellidos DireccióJl Feclaa ie ingres. Estada dril

Cll4~.$ 12/11/1978 HP6J'Mo

cll3S~~-78

Cll4.S ¡lfl$.67 12/1011412 HP6J'Mo

23/10115167 casado

cll~N65-~ lllll3/1978 cuad.t.

cll134 IQ.S.76 :!6106/1SI87 Soltero

Mam José ca.ll1algO tr3N34-87 7107/1994 soller~

Y si se seleccionó, es posible modificar la estructura del mismo :

~rchivo fdición ~er Insertar formato Herra111ientaa Ventana Ay,!,!da

80
 - -- - - - - - -- -- - - - - - - - - Diseño e Impresión de Informes

A~gunos ·Íconos de Utilidad de la Barra de Herramientas

·Iill····[~!Jléii~f~ITi'i'~i'i[4f[~J~l!~fl!J . . . . .. . . . . .. . . . ~~n~I~'F~r~r~r~r
E~~;~~~n;;~~;~~-~8~üiT~fiiillJt~Lilil..~~BiiEEGB·2IJ·

lista de campos: Abre o cierra una lista de campos que es

posible arrastrar al informe.

El.
J~] Caja de herramientas: Activa o desactiva la caja de herramientas
que permite agregar controles.

--
Ordenar y agrupar: Permite agregar, eliminar o cambiar niveles
(
de agrupamiento.

r~~:~ Autoformato: Permite aplicar un estilo predefinido de

formato al formulario.

li!J Código: Abre la ventana módulo.

~ Propiedades: Abre o cierra la hoja de propiedades del

elemento seleccionado.

".K'I
I.::1 Generar: Invoca al asistente o generador.

( r:a1
~ Ventana de la base de datos: Muestra la ventana de la base de datos.

r¡¡;,"[l
~Nuevo objeto: Permite insertar un nuevo objeto.

r4&FI Color del fondo: Permite seleccionar el color de fondo para

el informe.

h~LI
~Color del texto: Permite seleccionar el color del texto del
informe.

81
Anexo No.13 - - -- - - - - - -- - - - -- - - - - - - - - -- --

[/i~FJ Color de bordes: Permite seleccionar el color de los bordes

del informe.

rFtT~l Ancho de bordes: Permite seleccionar el ancho de los bordes

del informe.

r·····F) Efecto especial: Permite aplicar un efecto especial en la

presentación del informe.

Caja de herramientas

Seleccionar objetos: Permite seleccionar un objeto en el

informe.

)
l!~: Asistente para controles: Activa o desactiva los asistentes para
controles.

l:t.\J Etiqueta: Crea una etiqueta para presentar texto

descriptivo.

[~bi] Cuadro de texto: Crea un cuadro para presentar o

modificar datos.

rrY Grupode opciones:

!1dl Crea un grupo de controles que permiten
una elección.

82
 - - -- - - - - -- - - - -- -- - -- - - Diseño e Impresión de Informes

[~] Botón de alternar: Crea un botón que indica un valor de

verdadero al estar presionado.

!::~::II Botón de opción: Crea un botón o conjunto de botones de

elección única.

~~~~ Casilla de verificación: Crea una casilla para indicar un valor

verdadero/falso.

il
:~
:. ~ • • Cuadro combinado: Crea un cuadro para modificar datos o
e elegir un valor de una lista.

~ Cuadro de lista: Crea una lista de valores.

21 Botón de comandos: Crea un botón para una macro o para

invocar una función de Visual Basic.

[~] Imagen: Crea un marco para presentar una

imagen estática.

:ª.~~~ Marco de objeto independiente: Crea un marco para prese ntar un objeto
OLE.
(
~
~ Marco de objeto dependiente: Crea un marco para presentar un objeto
OLE d e la base de datos.

~
l!al Salto de página: Marca el comienzo de una nueva página.

mJ Subformulario 1 Subinforme: Crea marco para presentar un informe

incrustado.

31 línea: Permite dibujar líneas.

El Rectángulo: Permite dibujar rectángulos.

83
Anexo No.13

Modificación de un informe
En Access es posible personalizar un informe, agregando campos, cambiando
la apariencia y el formato, el texto de las etiquetas o la fuente de datos, a l igual
que el orden o agrupamiento entre otras opciones.

La información de un informe puede provenir de una tabla, de una consulta o

de una instrucción SQL. Esta información son los datos.

El resto de información se almacena en el diseño del informe (títulos,

encabezados de columna y resultados de expresiones, como por ejemplo la
fecha o el número de página o un total) .

El vínculo entre un informe y su origen se basa en objetos gráficos llamados

controles que son cuadros de texto que muestran nombres y números, etiquetas
con títulos y líneas de datos que organizan gráficamente la información y
hacen más atractivos los informes.

Agregar campo:

Para agregar un campo, se debe hacer click sobre el ícono de lista de campos.
Posteriormente, arrastrar el campo deseado a l informe.

Cambiar un control para el campo:

Hacer click en el campo y arrastrarlo al informe o hacer click en la caja de

herramientas, permitiendo crear controles, etiquetas y cajas de texto.

Crear etiqueta:

Hacer click en la etiqueta.

Cambiar la apariencia del informe :

• Todo: Hacer click en autoformato.

• Parte del informe: Hacer click en el control y usar la barra de formato.
• Datos: Hacer click en la caja de texto. Mover los controles, seleccionar y
arrastrar.

Cambiar orden y agrupamiento:

Hacer click en orden y agrupamiento.

84
 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Diseño e Impresión de Informes

Autoinforme en columnas
Crea automáticamente un informe en columnas. Utiliza todos los campos
existentes en la tabla:

• Archivo ,Edición ~er !nsertar fomato !!erra111ientas Ventana Ayyda

SUELDOS POR CARGO

C~carge L::§]
Suelile búiro 1

Nlllllh re cup t..jao

( C~carp Qi]
Suellebúko 1 100001

Nlllllh re c:aqe fe: ~~e!aria

C~car~ e::§ ··.... ·..
Suelle búi:o .rrool :<:::

~...,.. ---~~-----·-·· -~~

1

Nlllllh re e: argo F~ ..
w _ •••••• __ _ Lnl .... ..........
Inmediatamente es posible modificar cualquiera de los componentes del
reporte y grabarlo.

Autoinforme tabular:

Crea automáticamente un informe tabular. Utiliza todos los campos existentes

( en la tabla. Inmediatamente es posible modificar cualquiera de los
componentes del reporte y grabarlo.

85
Anexo No.13

Códige cargo SeJdo básico NoJilbre cargo

10 2)0000 Cajero

11 10000 """"taria.
12 lJOOO tesorera

13 :llOOO m!1'1Sajel0

14 6)000 oollbdor

15 ])000ce1Ador

16 1200000 ~pcionlsta.

17 ])000 rrl!ma )
18 87000 as~>R ponanal

19 :llOOOOOOO Canmctcr

Inmediatamente es posible modificar cualquiera de los componentes del

reporte y grabarlo.

Impresión de Informes
Para imprimir un informe desde la pantalla de diseño basta con seleccionar en
el menú Archivo la opción Imprimir o hacer click en el icono Imprimir.

Desde la presentación preliminar es posible imprimir haciendo click en el icono

Imprimir.

86
 - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - -- - - - - Introducción a Macros

APÉNDICE

Introducción a Macros
{
Una macro es un conjunto de una o más acciones, cada una de las cuales
\ ejecuta alguna acción como por ejemplo, abrir un formulario o imprimir un
informe. Es posible crear macros para automatizar las tareas más comunes.

Crear una macro

Para crear una macro en Access, en la ventana de la base de datos, se hace
clic en la ficha Macros y posteriormente en Nuevo.

~rchivo ~dición Y"er Insertar !:!erramientas Ventana Ayyda

Q.iseño
( ' ' ........... ... ................. ...... .
< NueVQ

En la columna Acción, se hace die en la flecha para presentar la lista de

acciones, se selecciona entonces la acción que se desea utilizar.
Apéndke --------------------------------------------------------------

Se introduce entonce s un comentario (opcional) para la acción.

En la parte inferior de la ventana, se especifican los argumentos de la acción, si

es que se requiere alguno.

Para agregar más acciones a la macro, es necesario moverse a otra fila de

acción y repetir los 3 últimos pasos. Microsoft Access lleva a cabo las acciones
en el orden en el que se enumeren.

Archivo _Edición Y:er Insertar Eie.s<utar Herramientas Ventana Awda

........ ···········-··················<························································· ···· ··········································· ·········.

·········=· · ... .......................................................... ··················
-· -. . -:

·················· ··················· ········:·································································································································:

....................................................................................................................................................................................
de acción

--
Tipo de objeto Tabla
Nombre del objeto cargos SeleGcirne Sí para guardar :
el objeto cuando se cierra. ~
Guardar Seleccione No para cerrar el ~
objeto sin guardarlo. :
Seleccione "Preg.rntar" para :
preg.rntar si se guarda el ~
objeto ante~ de cerra1 ;
Presione F1 si de$eo obtener ~
Aylx:la sebe e~te argumento. !

Para crear rápidamente una macro que lleva a cabo una acc1on sobre un
objeto específico, e s posible arrastrar el objeto desde la ventana de la base de
datos hasta una fila de acción en la ventana Macros. Por ejemplo, se puede
crear una macro que abra un formulario arrastrando el formulario a una fila de
acción.

Para hacer esto, se hace clic en Mosaico en el menú Ventana para posicionar la
ventana Macros y la ventana de la base de datos de forma que ambas sean
visibles en la pantalla; entonces se hace clic en la etiqueta de la ventana de la
base de datos correspondiente al tipo de objeto que se desee arrastrar, luego
se hace clic en el objeto y se arrastra hasta una fila de acción.

88
 - - - - - - - - - -- - - -- - - -- - - - - ----Introducción a Macros

Archivo ~dición ~er !nsertar .!:!erramientas Ventana A.P!!da

~ i(jJtil~~~I i"Jfl~ll!f~l S] r1Ttrl [:~~~ :H··!-~-
~--1~----~---~-------~--il~Ff~J
~ ---- ~---~--------·····························

;i;l:;l eh nilse rle Óillos l!llil EJ

:a Nacrol : Macro GJQJOO

ll!t:,.:~.: :~: ~: :~==:: : : :~: : :~: ~: : :. :~:~.: ~: : : .:~: ~: : :: : .: : :~ :: .: : .: .:. : :.: : : : :~:~~~:: ~ ~:~::.: ~: .: :~: ~:~: :.~: : :.: : :~ : : : : ::::::::::::::::::::::::@
i Argumentos de occión
:·························································································································································································································
(
¡ 1ntroduzco uno occión en esta columna.

Al arrastrar una macro se agrega una acción que ejecuta la macro, mientras
que al arrastrar cualquier otro objeto (tablas, consultas, formularios, informes o
módulos) se añade una acción que abre el objeto.

Ejecutar directamente una macro

Es posible ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, en la
ventana de la base de datos, o desde otras ventanas de Microsoft Access.

Para ejecutar una macro desde la ventana Macro :

(
Hacer clic en la barra de herramientas.

89
Apéndice - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - -

D Archivo .Edición ~er Insertar Herramientas Ventana Ayyda :::liSfJ~

.
·:bl~lQJ·:'~1t~l&1·f~ --¡~18F1"i·G3J·-~-~--~~--------~--~----------~-~-¡-~iii~l-~--

_c~-~,J~1Li:~~~:~~~:I:~::~~ªi~~~¡;~;_-·_:·[:~:~~?.-~~~~~~;-~:.r.·:·_-_-_~--~~~~~~--:-·:·:r--·- il. M~~; . A·"·[_-_·:·_·_~:Eó.d.~'~;:··· :-:1 __ ..

l
.. \.................E'¡'~-~t~;· ····"''"''"''l
..-,1
~ :··•''·"'·"'·"'•'•"•'•''·º:¡;·;;fi~,-,,.,.,_.,,,._,,,.,,,,

: r···.w.wmAw.w.N~-;~; -··w·.··.·.-.-·.-.-. . . .
1

\ '
1

~ ............................................................................................................................................................:

Para ejecutar una macro desde la ventana de la base de datos :

Hacer clic en la ficha Macros y a continuación hacer doble clic en el nombre

de una macro.

Para ejecutar una macro desde cualquier parte de Microsoft Access:

En el menú Herramientas, hacer clic en Macro. A continuación hacer clic sobre

una macro en el cuadro desplegable "Nombre de la macro".

90
 - - - - - - - - -- -- - -- -- - - - - - - - - -- -Introducción a Macros
tmJ érchivo ~dición ~er !nsertar formato flegislros .!:!erramientas Ventana Ayyda

91
)

)
(

SENA Dirección General

Impreso Publicaciones SENA
junio 1997

... l

l:L'.
 )

\
;
(