VVersion 9 TC1-El Plan de Gestión de Costos-104002 - 28

Plan de gestión de costos para proyecto de la asociacion de cultivadores de caña de
azucar de Colombia - ASOCAÑA
Mayocol Lizcano Cód. 80257450

Leycy Dayhana Díaz Cód. 1061697068
Yuri Carina Castañeda Martín Cód. 23623819
Zandra Viviana Granados Rodríguez Cód.
Grupo N° 1040002_28
Flor Manuela Ariza Molina
Directora Curso
Universidad Nacional Abierta Y A Distancia – UNAD

Escuela De Ciencias Administrativas, Contables, Económicas
Y De Negocios - ECACEN
Especialización En Gestión De Proyectos
Marzo 2019
Contenido
Introducción 5
1. Objetivos ....................................................................................................................... 6
1.1 Objetivo general ...........................................................................................................6
1.2 Objetivos específicos...................................................................................................6
2. Información Para Desarrollar El Proyecto ....................................................................7
2.1 Aspectos Productivos ...................................................................................................8
Alcance del proyecto ..........................................................................................................9
2.3 Objetivo y criterios de éxito del proyecto ..................................................................10
2.4 Factores críticos de éxito del proyecto .......................................................................11
3. Instrucciones generales ............................................................................................... 12
4. Planificar La Gestión De Los Costos ..........................................................................14
Entradas ................................................................................................................................ 14
a. Plan Para La Dirección Del Proyecto .........................................................................14
b. Línea Base del alcance del proyecto. ....................................................................... 14
i. Estructura de desglose de trabajo – EDT ................................................................ 20
ii. Diccionario de la estructura del desglose del trabajo - EDT/WBS. ................ 21
b. Acta De Constitución Del Proyecto ............................................................................25
c. Línea Base Del Cronograma ....................................................................................... 34
d. Construir el plan de gestión de los riesgos .................................................................38
e. Factores Ambientales de la Empresa ..........................................................................43
i. Cultura de la organización .......................................................................................... 43
ii. Normatividad de la industrial ..................................................................................... 44
iii. Canales de comunicación establecidos en la organización................................ 50
f. Activos de los procesos de la Organización ............................................................... 52
i. Normas de seguridad industrial vigentes en Colombia ...................................... 52
ii. Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas .... 53
5. Planificar La Gestión De Costos: Herramientas Y Técnicas. .....................................58
a. Juicio de expertos (Diligenciar con respecto al formato) ...........................................58
b. Análisis de datos (Investigar y describir en este espacio) ..........................................58
c. Reuniones (Investigar y describir en este espacio) ..................................................... 58
6. Planificar La Gestión De Costos ................................................................................. 59
a. Plan de Gestión de Costos .......................................................................................... 59
Conclusiones ........................................................................................................................ 63
Bibliografía........................................................................................................................... 64
ANEXOS .............................................................................................................................. 64
Índice de Ilustraciones
Ilustración 1. Cronograma de actividades del Proyecto ..............................................35
Ilustración 2. Diagrama de Gantt ................................................................................37
Ilustración 3. Estructura Organizacional.....................................................................44
Ilustración 4. Canales de Comunicaciones de la Organización ..................................51

Introducción
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en
planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar
los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. La
Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto. (Institute, 2017)
El presente trabajo pretende planificar la gestión de costos para el proyecto del grupo
empresarial Asociación De Cultivadores De Caña De Azucar De Colombia – ASOCAÑA,
con el fin de cumplir los objetivos del proyecto, que tiene como prioridad automatizar a
través de un DCS (Sistema de Control Distribuido ), existente, bajo un criterio
Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe del grupo
empresarial ASOCAÑA en un máximo de 12 meses a partir de la fecha del Acta de
Constitución del Proyecto.
La actividad contempla la realización de unos entregables o documentos que son el
soporte de la planificación en la gestión de costos del proyecto, que se relacionan a
continuación: cronograma de actividades con el apoyo de la herramienta Project Libre,
completar el Acta de Constitución del proyecto, construir en factores ambientales la
normatividad de la industria y canales de comunicación establecidos en el grupo
empresarial, construir en los activos de los procesos de la organización mediante las
lecciones aprendidas, desarrollar los procesos de juicio de expertos, técnicas analíticas y
reuniones, para finalmente construir el Plan de gestión de costos.

1. Objetivos
1.1 Objetivo general
Establecer las políticas, los procedimientos y la documentación de la planificación, la
administración, gastos y control de los costos del proyecto.
1.2 Objetivos específicos
Dar lectura y comprender las temáticas recomendadas para la unidad 1 en el entorno
de conocimiento.
Descargar el archivo de formatos Word y PDF, denominado:” El plan de gestión de
costos” ubicado en el entorno de aprendizaje colaborativo en la carpeta guía de actividades
paso 2 - Planificar los costos del proyecto. El cual contiene el problema propuesto a
desarrollar.
Utilizar la herramienta Project Libre para realizar algunos productos de la actividad
Definir la dinámica de trabajo y la distribución de roles.
Elaborar un plan de gestión de Costos en donde se evidencie tipos de estimación,
unidades de medida, fórmulas de pronóstico del valor ganado.

2. Información Para Desarrollar El Proyecto
La Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia, Asocaña, es una
entidad gremial sin ánimo de lucro, fundada el 12 de febrero de 1959, cuya misión es
representar al Sector Agroindustrial de la Caña y promover su evolución y desarrollo
sostenible.
El sector azucarero colombiano se
encuentra ubicado en el valle geográfico
del río Cauca, que abarca 47 municipios
desde el norte del departamento del
Cauca, la franja central del Valle del Cauca, hasta el sur del departamento de Risaralda. En
esta región hay 225.560 hectáreas sembradas en caña para azúcar, de las cuales, el 25%
corresponde a tierras propias de los ingenios y el restante 75% a más de 2.750 cultivadores
de caña. Dichos cultivadores abastecen a 13 ingenios de la región (Cabaña, Carmelita,
Manuelita, María Luisa, Mayagüez, Pichichi, Risaralda, San Carlos, Tumaco, Riopaila-
Castilla, Incauca y Providencia). Desde 2005, cinco de los trece ingenios tienen destilerías
anexas para la producción de alcohol carburante (Incauca, Manuelita, Providencia,
Mayagüez y Risaralda).
Gracias al clima privilegiado de la región, y al contrario de lo que sucede en el resto del
mundo (con excepción de Hawái y el norte de Perú), se puede sembrar y cosechar caña
durante todos los meses del año. Esta condición agroclimática, sumada al avance
tecnológico impulsado por el Centro de Investigación de la Caña (Cenicaña), que funciona
con el aporte de todos los cultivadores e ingenios, ha llevado a que la región se especialice
en el cultivo y ostente el liderazgo en productividad a nivel mundial: más de 14 toneladas
de azúcar por hectárea al año.
2.1 Aspectos Productivos
En Colombia, en el año 2013 se produjeron 2,12 millones de toneladas de azúcar a
partir de 21,56 millones de toneladas de caña. De alcohol carburante se produjeron 387
millones de litros, destinados a la mezcla con gasolina en una proporción E8 (8% etanol,
92% gasolina), de acuerdo con el mandato de oxigenación establecido por el gobierno
desde noviembre de 2005. En la actualidad se da cubrimiento a todo el territorio nacional.
El consumo nacional de azúcar en Colombia fue de 1,69 millones de toneladas,
destinado en un 52% al consumo directo en los hogares y un 48% a la fabricación de
productos alimenticios, bebidas para consumo humano y otros productos industriales. En el
año 2013 se exportaron 671 mil toneladas de azúcar, de las cuales el 66% se dirigió a
Chile, Islas del Caribe, Perú, Estados Unidos, Haití, México y Bolivia. El resto del azúcar
se exportó hacia múltiples destinos alrededor del mundo.
Hasta la fecha, la asociación se ha dedicado exclusivamente a la producción de azúcar,
pero debido a la necesidad de seguir las actuales tendencias del sector, ha decidido incluir,
dentro de los objetivos estratégicos de este año:
 Producir azúcar con estándares de calidad que satisfagan las expectativas de los
clientes.
 Reducir Costos en procesos de fabricación, destilación y generación de energía.
 Mantener la infraestructura adecuada, que permita la operación continua y eficiente
de los procesos fabriles.

Con estos objetivos, se decide emprender un proyecto para automatizar, a través de un
DCS (Sistema de Control Distribuido) existente, bajo un criterio Cliente/Servidor, los
procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor
control de las operaciones de sus variables de proceso y tener mejores rendimientos hacia
sus clientes internos, para ello se constituye un equipo de proyecto formado por personal
de los distintos departamentos de la empresa, que se encargara de su diseño, planificación,
seguimiento y control de la ejecución y cierre.
Alcance del proyecto
El presente proyecto busca automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control
Distribuido) existente, bajo un criterio Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y
Clarificación de Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor control de las operaciones de sus
variables de proceso y tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos.
Se acondicionarán 2 Tableros de control con periferia distribuida ET200M para el
monitoreo y control de temperatura, presión, nivel, pH, flujo y control de los motores de toda
el área de Evaporación y Clarificación de Jarabe.
Dichos tableros de control, deben comunicarse con protocolo Profibus DP hacia el
Controlador AS417H existente que se encuentra en la Sala de control de Calentadores de
Jugo.
Se instalarán 2 PC Simatic industriales modelo 547B y 10 Monitores LCD, para
Estación Cliente de Evaporadores y Estación Cliente de Clarificación de Jarabe.
Se instalará la instrumentación de campo necesaria como son: 03 válvulas de control
marcan Bray Controls, 18 transmisores de temperatura marcan Smart, 18 sensores de
temperatura, 14 transmisores de nivel marcan Smart, 08 transmisores de presión marcan
Smart y 02 medidores de flujo, suministrada por los diferentes proveedores locales.

El Servicio de programación del Sistema de Control, será realizado por un integrador
de Software (Next Automation – Brasil).
El Servicio de Montaje eléctrico y acondicionamiento de tableros de control, estará a
cargo de un especialista en montaje y tableros (Electrical Solution - Perú).
Finalmente, todo este Sistema de Control debe estar integrado a la Plataforma PCS7
–Siemens existente de la Planta de Azúcar, bajo el criterio Cliente / Servidor.
Finalmente, el personal operativo del Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe,
debe estar capacitado para la operación del DCS y para el mantenimiento básico de los
equipos.
2.3 Objetivo y criterios de éxito del proyecto
El objetivo del proyecto es automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control
Clarificación de Jarabe de la Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia
– ASOCAÑA.
Los criterios de éxito del proyecto a través de los cuales se desarrolla este objetivo y
permiten valorar el éxito del proyecto serán las siguientes:
 Poner en marcha el Sistema de Control, con un presupuesto máximo de $
2.060.000.000 (Dos mil sesenta millones de pesos)
 Finalizar el proyecto en un máximo de 12 meses a partir de la fecha del Acta de

 Adquirir y montar dos (02) Tableros de Control, dos (02) PCs industriales y un (01)
Sistema de Control Cliente-Servidor para la automatización de Evaporadores y
Clarificación de Jarabe.
 Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todo lo que se dispuso en el
Expediente Técnico de licitación y validado por la parte interesada (stakeholders).
2.4 Factores críticos de éxito del proyecto
 Conseguir proveedores que cumplan nuestros requisitos de calidad, costo y tiempo.
 Diseño de software acorde a los requerimientos de la parte interesada
(stakeholders).
 Personal del área de Evaporación y Clarificación de Jarabe capacitado para la
operación de estos equipos.

3. Instrucciones generales
A continuación, encuentran un gráfico que brinda una descripción general del proceso
de planificar la gestión de los costos en un proyecto.
Ilustración 1 Planificar la gestión de los costos de un proyecto
Fuente. XXX
En este documento está la estructura a entregar, en donde se les están suministrando
las entradas del proceso planificar, desarrolladas en gran parte, deben construir lo siguiente:
 Completar el acta de constitución del proyecto, la cual está incompleta.
 En la línea base deben realizar el cronograma de actividades con el apoyo de la
herramienta Project libre y teniendo en cuenta la EDT construir y publicar el cronograma en
el espacio indicado en este documento.
 Construir el plan de gestión de los riesgos Construir un registro de riesgos que
contenga la lista de riesgos identificados, categoría del riesgo, definiciones de la
probabilidad e impactos de los riesgos.

 Construir en factores ambientales la normatividad de la industria y canales de
comunicación establecidos en el grupo empresarial.
 Construir en los activos de los procesos de la organización las lecciones aprendidas.
En las herramientas y técnicas.
 Desarrollar los procesos de juicio de expertos, análisis de datos y reuniones
Salidas:
 Construir el plan de gestión de costos

4. Planificar La Gestión De Los Costos
Entradas
Con el objetivo de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación
necesarios para la planificación, gestión, ejecución del gasto y control de los costos del
proyecto: “Automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido) existente,
bajo un criterio Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe.”
De la Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia, Asocaña.
a. Plan Para La Dirección Del Proyecto
b. Línea Base del alcance del proyecto.
La Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia, Asocaña en su plan de
competencia establecido para antes de finalizar el 2019 tiene el siguiente alcance definido:
Clarificación de Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor control de las operaciones de sus
variables de proceso y tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos.

Para cumplir con este alcance la Asociación propone los siguientes entregables:
Tabla 1. Entregable
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Diseño
Plano que contiene el detalle de la arquitectura de red existente
hasta antes de este proyecto. Los procesos automatizados e
Plano de Arquitectura de Red Actual integrados al sistema de control existente a tomar en cuenta son:
Área de Trapiche, Área de Sulfatación, Área de Calentamiento de
Jugo, Área de Clarificación de Jugo y Área de Filtros de Cachaza.
Plano que contiene el detalle de la nueva arquitectura de red.
Acá se incluye la etapa AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE
Rediseño de Plano de Arquitectura de
EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE JARABE de
Red aprobado
Evaporación y Clarificación de Jarabe. Este documento debe ser
aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe,
donde se aprecia las estrategias de control y el monitoreo de todas
Plano de Control PID – Plan Maestro de
las variables. Este plano sirve como línea base, ya que es un
Automatización
documento del Plan Maestro de Automatización de Cartavio,
hecho por Next Automation – Brasil, año 2004.
Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe,
donde se aprecia las estrategias de control y el monitoreo de todas
Plano de Control PID aprobado las variables actualizadas. Este documento debe ser aprobado por
la jefatura de Instrumentación - Automatización y jefatura de
Evaporación
Documento que contiene todas las entradas y salidas de
instrumentación de campo, que serán conectadas al Tablero de
Control. En este documento se define el tipo de señal que pueden
Listado de Señales Eléctricas aprobadas
ser: Entrada Análoga, Salida Análoga, Entrada Discreta o Salida
Discreta. Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
Instrumentación y Automatización.
Documento que contiene todo el equipamiento necesario para
el tablero de control y licencias de software para su
Listado de Hardware y Software funcionamiento. En este documento se tiene que definir la
aprobados periferia distribuida con AI, AO, DI y DO necesarios para su
interconexión con los instrumentos. Este documento debe ser
aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Requerimiento de Adquisiciones
Documento de compra, que formaliza la propuesta del
proveedor y contiene el listado de todos los instrumentos de
Instrumentación de Campo campo, como: transmisores de presión, transmisores de nivel,
transmisores de flujo, sensores de temperatura. Este documento
incluye todas sus características técnicas: marca, modelo.
proveedor, y contiene el listado de todas las válvulas de campo y
Válvulas de Control
accesorios. Este documento incluye todas sus características
técnicas: marca, modelo.
proveedor, y contiene el listado de todas las válvulas de campo y
Válvulas de Control
accesorios. Este documento incluye todas sus características
técnicas: marca, modelo
proveedor, y contiene el listado de todos los suministros del
Hardware y Software del Sistema
tablero de control, así como las licencias respectivas para este
Cliente/Servidor
proyecto. Este documento incluye todas sus características
proveedor, y contiene el listado AUTOMATIZACIÓN DEL
Muebles y Sillas ÁREA DE EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE JARABE
de todos los muebles adquiridos. Este documento incluye todas
sus características técnicas: dimensiones, color, tipo.
proveedor, y contiene el listado de todos los monitores LCD
Monitores LCD
suministrados. Este documento incluye todas sus características
Documento de servicio, que formaliza la propuesta del
proveedor, y contiene todos los trabajos y alcances del servicio
Servicio de Programación de programación y puesta en marcha del sistema. En este
documento se definen el cronograma de trabajo y los
condicionamientos que realizarán en este lapso de tiempo.
Montaje Eléctrico. En este documento se definen los trabajos de
Servicio de Montaje Eléctrico
canalización y entubado, de instrumentación de campo, así como
el acondicionamiento de los tableros de motores para la
comunicación respectiva al tablero de control
Servicio de Tendido de Red (Fibra
de programación. En este documento se definen el cronograma
Óptica, Ethernet y Profibus DP)
de trabajo y los condicionamientos que realizarán en este lapso
de tiempo.
Plano entregado por proveedor que gana la buena pro. Este
plano muestra la distribución interna de todos los componentes
Plano de Distribución de Tablero de
internos del tablero de Control: módulos, borneras y canaletas.
Periferia Distribuida aprobado
Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
plano muestra la distribución interna de todos los componentes
Plano de Tablero de Switch industrial
internos del tablero de Switch: módulos, borneras y canaletas.
aprobado
Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
Plano Eléctrico de Tablero de Periferia plano muestra la distribución eléctrica de todos los módulos
Distribuida aprobado (periferia distribuida). Este documento debe ser aprobado por la
jefatura de Instrumentación y Automatización
Plano de Acondicionamiento eléctrico plano muestra la distribución eléctrica del acondicionamiento de
para motores aprobados tableros para motores. Este documento debe ser aprobado por la
Implementación
Todos los equipos (Tableros, PCs, AUTOMATIZACIÓN
DEL ÁREA DE EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE
Montaje y Ubicación de Equipamiento
JARABE Campo instrumentos, válvulas, monitores LCD y
de campo
muebles) deberán trasladarse a cada punto de conexión, donde se
van a utilizar.
Instalación de los componentes necesarios en los servidores,
carga de los maestros y configuración de todas las estaciones de
Software instalado y configurado en operación (OS). Las PCs, deben contar con todas sus licencias
Sala de Control Cliente / Servidor necesarias para el correcto funcionamiento del
software desde el aplicativo en el Servidor y Estación de
Ingeniería.
Instalación de todo el tendido de fibra óptica, cable Profibus
DP y Ethernet, para los diferentes tableros y Estaciones de
Tendido de Fibra Óptica, Ethernet y
Operación. Esta canalización debe ir acompañado de un plano en
Profibus DP canalizado
3D – AutoCAD, aprobado por la jefatura de Instrumentación y
Automatización.
Instalación de todo el tendido eléctrico, el cual comprende el
cableado de los instrumentos de campo hacia el tablero y el
Tendido Eléctrico desde instrumentos de acondicionamiento de arranque y paro de motores hacia el tablero
campo y CCMs canalizado de control. Esta canalización debe ir acompañado de un plano en
3D – AutoCAD, aprobado por la jefatura de Instrumentación y
Automatización.
Arranque del Sistema
Documento formal del Proveedor del Servicio de
Programación, sobre pruebas de comunicación entre Servidor,
Pruebas de Comunicación aprobado Estación de Ingeniería, Tableros de Control y Estaciones de
Operador, aprobado por el cliente y supervisado por el Asistente
de Instrumentación.
Documento de verificación de comunicación con todos los
Pruebas punto a punto de todos los
equipos de campo: esto incluye entradas análogas, salidas
equipos
análogas, entradas discretas y salidas discretas
Pruebas de las Estrategias de Control, Documento funcional del sistema, donde se explica las
enclavamientos y secuencias del sistema estrategias de control, enclavamientos y secuencias del sistema.
Lista de lazos de control, el cual incluye las constantes de
Sintonización de lazos de control sintonización de cada lazo cerrado: proporcional, derivativo e
integral.
Pantallas de Supervisión del Sistema finales, con todas las
Pequeñas alteraciones de las pantallas de modificaciones hechas en campo. Este documento con las
Supervisión y Control pantallas debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación-
Automatización y la jefatura de Evaporación.
Documento donde se indica las personas a las que va dirigida
Operación Asistida la capacitación de operación, la duración de estas y los temas a
tratar. Control de asistencia de capacitación.
Termino de Obra
Documento final del proveedor del Servicio de
AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE EVAPORACIÓN Y
Informe de pruebas del Sistema de
CLARIFICACIÓN DE JARABE –aprobado Programación, que
Control aprobado
contiene todas las actividades de pruebas de Software y hardware
del Sistema de control.
Planos Eléctricos finales del montaje de Planos Eléctricos finales del proveedor del servicio de
instrumentación y acondicionamiento de Montaje, que contiene todo el detalle de conexión física de los
motores instrumentos de campo hacia el tablero de control.
Documento final de pruebas de operación: graficas de
variables de control importantes en los procesos de evaporación
Informe de monitoreo del primer mes de
y clarificación de jarabe. Este documento debe ser aprobado por
operación
la División de Elaboración, Jefatura de Evaporación y Jefatura de
Instrumentación.
Fuente. Los autores
Las restricciones (Estado, calidad o sensación de estar forzado a tomar un determinado
curso de acción o inacción. Una restricción o limitación impuesta, sea interna o externa, al
proyecto afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso) que se definen para definir
la métrica del proyecto son:
 Los Proveedores de la solución del Sistema de Control, deben acreditar
experiencia en este tipo de plataformas. Para este aplicativo, al menos deben tener
certificación del fabricante (Siemens) de Process Control, con experiencia
reconocida en PCS7.
 Los Proveedores Extranjeros, no permiten trabajos en fines de semana, solo
trabajan de lunes a viernes por 8 horas.
 El Proyecto se ejecutará durante el periodo de parada de planta anual de 04
meses, del 1 de agosto del 2019 al 1 de diciembre del 2019, establecido por la
Gerencia General.
 Los proveedores de montaje eléctrico, deben acreditar su experiencia en
montaje de instrumentos y tableros, no menor de 3 años.
 El costo del proyecto no debe exceder los $2.060.000.000 y no debe exceder
de 12 meses.
 No superar $2.060.000.000 o su equivalente en Dólares o Euros de costo
para la puesta en marcha el sistema
 EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a
realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y
crear los entregables requeridos.
Los limites (Entregables no considerados como parte del proyecto) o exclusiones del
proyecto son:
 El proyecto no incluye tableros de centro de control de motores.
 El proyecto no incluye bombas, ni equipamiento mecánico en el área de
Evaporación y Clarificación de Jarabe.

 Los traslados/viáticos del personal que hará la programación, no son parte
del proyecto.
Las asunciones (Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdaderas,
reales o ciertas sin necesidad de pruebas o demostraciones) del proyecto son:
 La versión del Sistema de Control PCS7 es 7.0.
 Se cuenta con un Servidor y una Estación de Ingeniería para realizar la
programación y modificación del Sistema.
i. Estructura de desglose de trabajo – EDT
Tabla 2 Estructura de desglose de trabajo – EDT
ASOCIACIÓN DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZÚCAR DE COLOMBIA

PROYECTO AUTOMATIZACIÓN DE EVAPORADORES Y CLARIFICACIÓN
DE JARABE
FASE I: GESTIÓN DE PROYECTOS
 PROCESO DE INICIACIÓN
 PROCESO DE PLANIFICACIÓN
 PROCESO DE EJECUCIÓN
 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
 PROCESO DE CIERRE
FASE II: DISEÑO
 PLANO DE ARQUITECTURA DE RED ACTUAL

 REDISEÑO DE PLANO DE ARQUITECTURA DE RED APROBADO
 PLANO DE CONTROL PID – PLAN MAESTRO DE
AUTOMATIZACIÓN
 PLANO DE CONTROL PID APROBADO
 LISTADO DE SEÑALES ELÉCTRICAS APROBADAS
 LISTADO DE HARDWARE Y SOFTWARE APROBADOS
FASE III: REQUERIMIENTO DE ADQUISICIONES
 EQUIPOS ADQUIRIDOS
 SERVICIOS ADQUIRIDOS
 PLANOS
FASE IV: IMPLEMENTACIÓN
 MONTAJE Y UBICACIÓN DE EQUIPAMIENTO EN CAMPO

 SOFTWARE INSTALADO Y CONFIGURACIÓN EN SALA DE
CONTROL
 TENDIDO DE FIBRA ÓPTICA, ETHERNET Y PROFIBUS DP
CANALIZADO
 TENDIDO ELÉCTRICO DESDE INSTRUMENTOS DE CAMPO Y
CCMS CANALIZADO
FASE V: ARRANQUE DEL SISTEMA
 COMISIONAMIENTO
 PUESTA EN MARCHA
 OPERACIÓN ASISTIDA
FASE VI: TÉRMINO DE OBRA
 INFORME DE PRUEBAS DEL SISTEMA DE CONTROL

APROBADO
 PLANOS ELÉCTRICOS FINALES DEL MONTAJE DE
INSTRUMENTACIÓN Y ACONDICIONAMIENTO DE MOTORES
 INFORME DE MONITOREO DEL PRIMER MES DE OPERACIÓN
Fuente. XXX
ii. Diccionario de la estructura del desglose del trabajo - EDT/WBS.
El diccionario es un documento que proporciona información detallada sobre los

entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
El diccionario de la EDT/WBS es un documento de apoyo a la EDT/WBS
CÓDIGO PAQUETE DE
NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
TRABAJO
2.1 Plano de Arquitectura de Red Actual
Plano que contiene el detalle de la arquitectura de red
existente hasta antes de este proyecto. Los procesos
DESCRIPCIÓN
automatizados e integrados al sistema de control
existente a tomar en cuenta son: Área de Trapiche, Área
de Sulfatación, Área de Calentamiento de Jugo, Área de
Clarificación de Jugo y Área de Filtros de Cachaza
REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.
CALIDAD  Formato de impresión A3.
Documento en Excel, del proyecto de automatización de

REFERENCIAS TÉCNICAS
Tratamiento Físico Químico
Inicio: Febrero 21 de 2019
FECHAS PROGRAMADAS Fin:
Hitos importantes: Plano de Arquitectura de Red Actual
CRITERIOS DE Plano actualizado hasta el último proyecto de
ACEPTACIÓN Automatización Situación actual
CÓDIGO PAQUETE DE
NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
TRABAJO
2.2 Rediseño de Plano de Arquitectura de Red aprobado
Plano que contiene el detalle de la nueva arquitectura de
red. Se incluye la etapa de Evaporación y Clarificación
DESCRIPCIÓN
de Jarabe. Este documento debe ser aprobado por la
REQUERIMIENTOS DE Plano elaborado en CAD.
CALIDAD Formato de impresión A3.
Siguiendo el Plan Maestro de Automatización,
documento entregado por Next Automatión de Brasil, y
luego de iniciar la automatización de la planta con el área
REFERENCIAS TÉCNICAS de molinos y posteriormente con el área de tratamiento
físico químico. En tal sentido se creyó conveniente
continuar con la automatización de los procesos con el
área de Evaporación y clarificación de jarabe.
Inicio:
Hitos importantes:
Debe integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS)
existente PCS7.
Se debe considerar swiches estándares de Siemens:
CRITERIOS DE
Scalance X14-3E
ACEPTACIÓN
La comunicación a nivel de controladores es Profibus DP
La comunicación a nivel de instrumentación de campo es
Hart: 4.20 mA
Las computadoras de las Estaciones de operación deben
ser estándares de Siemens: PC Industrial Simatic.
CÓDIGO PAQUETE DE
TRABAJO
2.3 Plano de Control PID – Plan Maestro de Automatización
Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de
Jarabe, donde se aprecia las estrategias de control y el
DESCRIPCIÓN DEL monitoreo de todas las variables. Este plano sirve como
TRABAJO línea base, ya que es un documento del Plan Maestro de
Automatización de Cartavio, hecho por Next Automation
– Brasil, año 2004.
REQUERIMIENTOS DE Plano elaborado en CAD.
CALIDAD Formato de impresión A3.
Plan Maestro de Automatización – Next Automation /
Año 2004
Inicio:
Hitos: Revisión de Plano PID, para ser modificado
Debe integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS)
existente PCS7. Se debe considerar swiches estándares de
Siemens: Scalance X14-3E La comunicación a nivel de
CRITERIOS DE
controladores es Profibus DP La comunicación a nivel de
ACEPTACIÓN
instrumentación de campo es Hart: 4.20 mA Las
computadoras de las Estaciones de operación deben ser
estándares de Siemens: PC Industrial Simatic.
CÓDIGO PAQUETE DE
TRABAJO
2.4 Plano de Control PID aprobado
Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de
Jarabe, donde se aprecia las estrategias de control y el
monitoreo de todas las variables actualizadas. Este
DESCRIPCIÓN
documento debe ser aprobado por la jefatura de
Instrumentación - Automatización y jefatura de
Evaporación.
REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.
CALIDAD  Formato de impresión A3
Documento, del Plan Maestro de Automatización, hecho
por Next Automation de Brasil.
Inicio:
Hitos importantes: Plano de Control PID aprobado
Deberá contar con todas las estrategias y lógicas de
CRITERIOS DE
control Deberá ser identificado mediante un Tag
ACEPTACIÓN
normalizado.
CODIGO PAQUETE DE
NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
TRABAJO
2.5 Listado de Señales Eléctricas aprobadas
Documento que contiene todas las entradas y salidas de
instrumentación de campo, que serán conectadas al
Tablero de Control. En este documento se define el tipo
DESCRIPCIÓN de señal que pueden ser: Entrada Análoga, Salida
Análoga, Entrada Discreta o Salida Discreta. Este
REQUERIMIENTOS DE De acuerdo a formato normalizado de Next Automatión.
CALIDAD
Inicio:
Fin:
FECHAS PROGRAMADAS
Hitos importantes: Listado de Señales eléctricas
aprobadas
Deberá contar con un registro de todas las entradas y
CRITERIOS DE
salidas analógicas y discretas.
ACEPTACIÓN
Deberá ser identificado mediante un Tag normalizado.
CODIGO PAQUETE DE
TRABAJO
2.6 Listado de Hardware y Software aprobados
Documento que contiene todo el equipamiento necesario
para el tablero de control y licencias de software para su
funcionamiento. En este documento se tiene que definir
DESCRIPCIÓN la periferia distribuida con AI, AO, DI y DO necesarios
para su interconexión con los instrumentos. Este
Inicio:
FECHAS PROGRAMADAS
Fin:
Hitos: Listado de Hardware y Software aprobados
CRITERIOS DE Deberá contar con código y modelo del fabricante
ACEPTACIÓN
b. Acta De Constitución Del Proyecto
Presentado ante las partes de interés se presenta el acta de constitución del proyecto.
Tabla 3 Acta de constitución del proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

PROYECTO Automatización del Área de Evaporación y
Clarificación de Jarabe – ASOCAÑA
PATROCINADOR Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de

Colombia, Asocaña
PREPARADO POR: Equipo: Gestión de los DIA MES AÑO
Costos del Proyecto 21 02 19
REVISADO POR: Flor Manuela Ariza DIA MES AÑO
Molina 21 02 19
APROBADO POR: Flor Manuela Ariza DIA MES AÑO
Molina 21 02 19
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
Clarificación de Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor control de las operaciones de
sus variables de proceso y tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos. Al
finalizar el proyecto, el Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe contará con 2
Estaciones de Operación (PCs), centralizando todo el proceso en 8 pantallas, donde el
usuario final podrá hacer el monitoreo, control y registro de históricos, de todas sus
variables del proceso, desde la entrada de jugo clarificado hasta la salida de jarabe
clarificado.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE PROPÓSITO DEL PROYECTO
LA ORGANIZACIÓN
 Producir azúcar con estándares  Operación continua y uniforme. Con el
de calidad que satisfagan las sistema integral de control se evitan costosas
expectativas de los clientes. paradas al mantenerse continuamente
 Reducir Costos en procesos de balanceada la evaporación con respecto a la
fabricación, destilación y cantidad de jugo y vapor disponibles.
generación de energía.  Mejor trabajo en el proceso siguiente
 Mantener la infraestructura (Cristalización). Al tener una meladura de
adecuada, que permita la operación Brix constante, se mejora también el trabajo
continua y eficiente de los de los Cristalizadores, para tener mayor
procesos fabriles. producción de azúcar.
 Mejor supervisión. La operación del
proceso de Evaporación y Clarificación de
jarabe con instrumentos automáticos, nos
permite obtener gráficos de las condiciones
de operación que son de gran valor en
mejorar el control de producción.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
 Poner en marcha el Sistema de Control, con un presupuesto máximo de $

2.060.000.000 (Dos mil sesenta millones de pesos).
 Finalizar el proyecto en un máximo de 12 meses a partir de la fecha del Acta de
 Adquirir y montar dos (02) Tableros de Control, dos (02) PCs industriales y un
(01) Sistema de Control Cliente-Servidor para la automatización de Evaporadores y
Clarificación de Jarabe.
 Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares de calidad,
considerados en el Plan Maestro de Automatización de ingenios Azucareros
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
 Proceso de adquisición de equipamiento y software dentro de los plazos
establecidos y las características requeridas.
 Diseño de software acorde a los requerimientos de la parte interesada
(stakeholders).
 Montaje de instrumentos de campo y canalización de cableado eléctrico, acorde
a los requerimientos de la parte interesada (stakeholders).
 Personal del área de Evaporación y Clarificación de Jarabe capacitado para la
operación de estos equipos
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
 El Sistema de Control deberá ser del fabricante Siemens - Alemania y la
Instrumentación de campo del fabricante Smart-Brasil, de acuerdo al estándar del
Grupo Gloria.
 El producto: Dos Estaciones de Operación, Un Tablero con Periferia Distribuida
y el Software instalado, deben integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS)
existente de la empresa.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES
Fase I Gestión del proyecto Proceso de Iniciación

Gestión de Integración:
- Acta de constitución del proyecto. Gestión de
Comunicaciones:
- Registro de Interesados
Proceso de Planificación
Gestión de Integración:
-Plan para la Dirección del Proyecto Gestión
del Alcance:
- Plan de Gestión del Alcance.
-Plan de gestión de requisitos.
-Declaración de alcance del proyecto.
-Estructura de Desglose de Trabajo
- EDT.
-Diccionario de la Estructura de Desglose de
Trabajo
- EDT
Gestión de Tiempo:
- Plan de Gestión del Tiempo.
- Matriz de Asignación de Responsabilidades
(RAM).
- Requerimiento de Recursos del Proyecto
- Estimación de Tiempos de los Entregables.
- Cronograma del Proyecto.
- Documento de Hitos.
Gestión de Costos:
- Plan de Gestión del Costo
- Estimación de Costos.
- Presupuesto del Proyecto (Línea Base del
Costo)
Gestión de Calidad:
- Plan de Gestión de Calidad Gestión de
RRHH:
- Plan de Gestión de Personal
Gestión de Comunicación:
- Plan de Gestión de Comunicaciones Gestión
de Riesgos:
- Plan de Gestión de Riesgos
-Categorización de los Riesgos en el Proyecto
- RBS
- Identificación de Riesgos
- Análisis FODA.
- Identificación de Riesgos
- Tormenta de Ideas.
- Plan de Respuesta de Riesgos.
Gestión de Adquisiciones:
- Plan de Gestión de Adquisiciones
Proceso de Ejecución:
- Normas de Calidad
-Procedimientos de Aseguramiento de Calidad
de los Entregables.
Gestión de RRHH:
- Matriz de Asignación de Responsabilidades
(RAM).
- Desarrollo del Equipo del Proyecto
- Organigrama del Equipo del Proyecto
Gestión de Comunicación:
- Índice del Archivo del Proyecto
Gestión de Adquisiciones:
- Enunciado del Trabajo (SOW)
- Modelo de Contrato Proceso de Seguimiento y
Control.
- Lista de Verificación de Entregables
- Acciones Preventivas y Correctivas Gestión
de Comunicación:
- Relación de Informes del Proyecto
- Relación de informes de Rendimiento
- Relación de entregables terminados
- Informe de Rendimiento de los Indicadores de
Gestión
-Relación de Requerimientos de Cambio que
fueron atendidos
Proceso de Cierre
- Actas Formales de Entregables
- Lecciones Aprendidas
Fase II - Diseño Plano de Arquitectura de Red Actual. Rediseño
de Plano de Arquitectura de Red aprobado.
Plano de Control PID – Plan Maestro de
Automatización.
Plano de Control PID aprobado. Documento de
Lista de Señales eléctricas aprobadas.
Documento de Hardware y Software aprobados.
Fase III Requerimiento de Equipos Adquiridos

adquisiciones Instrumentación de campo.
Válvulas de control. Hardware y Software del
Sistema Cliente/Servidor. Muebles y Sillas.
Monitores LCD.
Servicios Adquiridos
Servicio de Programación.
Servicio de Montaje Eléctrico.
Servicio de Tendido de Red (Fibra Óptica,
Ethernet y Profibus DP).
Planos
Plano de Distribución de Tablero de Periferia
Distribuida aprobado.
Plano de Tablero de Switch Industrial
aprobado.
Plano Eléctrico de Tablero de Periferia
Distribuida aprobado.
Plano de acondicionamiento eléctrico para
motores aprobados.
Fase IV - Implementación Implementación
Montaje y ubicación de equipamiento en campo

- Todos los equipos (Tableros PCs
AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA
DE EVAPORACIÓN Y
CLARIFICACIÓN DE JARABE –
ASOCAÑA instrumentos , válvulas,
monitores LCD y muebles).
Software instalado y configuración en sala de

control
Tendido de fibra óptica , Ethernet y Profibus

DP canalizado
- Plano en 3D – AutoCAD,
aprobado por la jefatura de
Tendido eléctrico desde instrumentos de campo

y CCMs canalizado
- Plano en 3D – AutoCAD,
aprobado por la jefatura de
Fase V - Arranque del sistema Arranque del sistema
Pruebas de Comunicación aprobado

- Documento formal del Proveedor
del servicio de programación, sobre
pruebas de comunicación entre
Servidor, Estación de Ingeniería,
Tableos de Control y Estaciones de
Operador; aprobado previamente por
el cliente y supervisado por el
Asistente de Instrumentación.
Pruebas punto a punto de los equipos

- Documento de verificación de
comunicación de todos los equipos de
campo: incluye entradas análogas,
salidas análogas, entradas discretas y
salidas discretas.
Pruebas de las Estrategias de Control,

enclavamientos y secuencias del sistema
- Documento funcional del sistema
donde se explica las estrategias de
control y enclavamientos y secuencias
del sistema.
Sintonización de los lazos de control

- Lista de lazos de control, el cual
incluye las constantes de
sintonización de cada lazo cerrado:
proporcional, derivativo e integral.
Pequeñas alteraciones de pantallas de

Supervisión y control
- Pantallas de Supervisión del
Sistema Final, con las modificaciones
hechas en campo. Este documento
debe ser aprobado por la Jefatura de
Instrumentación y Automatización y
la Jefatura de Evaporación.
Operación Asistida
- Documento donde se indica las
personas a las que va dirigida la
capacitación de operación, la duración
de estas y los temas a tratar.
- Control de asistencia de
capacitación.
Fase VI – Terminación de obra Término de obra
Informe de pruebas del sistema de control

aprobado
- Documento final del proveedor
del servicio de AUTOMATIZACIÓN
DEL ÁREA DE EVAPORACIÓN Y
CLARIFICACIÓN DE JARABE –
ASOCAÑA.
- Programación, que contiene
todas las actividades de pruebas de
software y hardware del Sistema de
control.
Planos eléctricos finales del montaje de

instrumentación y acondicionamiento y motores
Informe de monitoreo del primer mes de
operación
- Documento final de pruebas de
operación: con reporte de gráficas de
variables de control importantes en los
procesos de Evaporación y Clarificación
de Jarabe. Este documento debe ser
aprobado por la División de
Elaboración, Jefatura de Evaporación y
Jefatura de Instrumentación.
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
1 . Alta dirección 1. Asistente de Instrumentación
2. Superintendente de Fábrica 2. Jefe de Taller Eléctrico
3. Superintendente de Logística 3. Supervisores y Operadores de Evaporación y
Clarificación de azúcar
4. Jefe de División de Elaboración 4.Proveedores de PLCs, Instrumentos y

Montaje Eléctrico
5. Jefe del Departamento de 5. Proveedor de desarrollo de software
Evaporación
6. Jefe de División de Energía 6. Proveedor de suministro o de
Instrumentación
7. Jefe de Departamento de 7. Equipo del proyecto
Instrumentación y Automatización
RIESGOS
1. Demora en el proceso de Adquisición
2. Demora en los planos y diseños
3. Incumplimiento de los proveedores de servicio
4. Alza en el valor de los productos importados por la fluctuación del precio
del dólar
5. Ampliación de la vigencia del proyecto, debido a las demoras en la

terminación de cada proceso
6. Fallas en el sistema computacional y de redes
7. Incompatibilidad de los equipos adquiridos para funcionar correctamente
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

 Aprobación del documento de arquitectura
 El inicio de la etapa de implementación debe darse, a más tardar, a los
cinco meses después de haber iniciado el proyecto.
 El personal que trabajará en la operación de estos equipos, deben estar
100% capacitados, una semana antes del inicio de la operación de este sistema.
 La fase de implementación y arranque del Sistema, durará 4 meses,
tiempo que corresponde al periodo de parada de planta
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
$ 2.060.000.000., costo asumido 100% por la Asociación de Cultivadores de Caña de
Azúcar de Colombia, Asocaña
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO
EQUIPO DE TRABAJO: Gestión de los Costos del Proyecto
AUTORIZACIÓN ACTA
PATROCINADOR: Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia,

Asocaña
AUTORIDAD ASIGNADA: JEFE O DIRECTOR DE CONTRATACIÓN

c. Línea Base Del Cronograma
Ilustración 2. Cronograma de actividades del Proyecto
Ilustración 3. Diagrama de Gantt
d. Construir el plan de gestión de los riesgos
Construir un registro de riesgos que contenga la lista de riesgos identificados, categoría

del riesgo, definiciones de la probabilidad e impactos de los riesgos.
Nombre del Proyecto: Automatización del Área de Evaporación y Clarificación

de Jarabe – ASOCAÑA
Preparado por: Equipo de Gestión de los Costos del Proyecto
Fecha: 21-02-2019
Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada
Alcances:
- La identificación, priorización y seguimiento de riesgos más críticos será realizado por
el Gerente de Proyectos asignado.
- Las acciones a tomar será aprobada y visada por la Superintendencia de Fabrica.
- El proceso de Gestión de Riesgo debe ser definido e implantado por toda la
organización.
Herramientas
Opinión de la Alta Gerencia.
- Opinión de la Gerencia General.
- Tormenta de ideas.
- Juicio de expertos entrevista.
- Check list riesgos potenciales.
- Análisis de los supuestos identificados.
Fuentes de Datos
La identificación de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del proyecto
según experiencia y juicio de especialistas.
- Se revisó el banco de proyectos anteriores – Históricos.
Roles y responsabilidades
Gerente de Proyecto: Responsable de identificación, priorización y seguimiento de
riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados.
- Superintendente de Fábrica: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos.
- Equipo de Trabajo: Responsable asesoramiento de riesgos, identificación de los
riesgos.
Acción del manejo del Riesgo # 1: Debido a que el proveedor incumpla con el
equipamiento de Tableros, éste no estaría listo, lo que implicaría un atraso en la
programación de entrega.
Líder del Equipo
Jefe de Instrumentación y Automatización
Miembros del Equipo
Asistente de Instrumentación
Administrador de Red
Supervisor de Obra
Soporte
Definir en el contrato una cláusula de penalidad por el no cumplimiento de la fecha de
entrega.
Acción del Manejo del Riesgo # 2: Al tener una baja calidad de los módulos de entrada
analógica, la medición de la instrumentación de campo tendría errores de exactitud, lo
que implicaría que el monitoreo de estas variables del proceso no sean reales.
Líder del Equipo

Miembros del Equipo
Supervisor de Obra
Soporte
El personal de instrumentación encargado del mantenimiento del sistema, debe estar
presente en las pruebas FAT, antes de ser enviado el equipamiento a las instalaciones de
planta.
Acción del manejo del Riesgo #3: Debido a que el proveedor incumpla con el servicio de
programación del aplicativo del sistema, las pantallas de supervisión no estarían listas, lo
que conlleva a un atraso de este entregable.
Líder del Equipo

Miembros del Equipo
Soporte
Definir en el contrato una cláusula de penalidad por el no cumplimiento en la fecha de
entrega del servicio.
Acción del manejo del Riesgo #4: Al existir un corte de energía dentro de la sala de
control de las estaciones de operación, existe la posibilidad de borrarse el software del
aplicativo, esto significaría reprogramar el sistema a un nuevo costo para el proyecto.
Líder del Equipo
Jefe de Taller Eléctrico
Miembros del Equipo
Supervisor Electrónico
Soporte
Contar con un sistema de UPS con banco de baterías de 30 minutos de autonomía para
evitar cualquier fluctuación de cortes de energía en planta.
Acción del manejo del Riesgo #5: Debido a que el proveedor incumpla con el servicio de
montaje eléctrico, el equipamiento y los tableros no estarían interconectados y listos, esto
atrasaría la llegada del técnico de Brasil a realizar el siguiente entregable (servicio de
programación)
Líder del Equipo

Jefe de Taller Eléctrico
Miembros del Equipo
Supervisor Electrónico
Soporte
Definir en el contrato del proveedor una cláusula de penalidad por el no cumplimiento en
la fecha de entrega del servicio.
Acción del manejo del Riesgo #6: La inadecuada protección de los cables eléctricos,
puede producir distorsiones en las señales debido a los armónicos en el área de
evaporación, esto implicaría fallas de control de mando en las respuestas del sistema.
Líder del Equipo
Miembros del Equipo
Supervisor de Obra
Soporte
Declarar en el contrato del proveedor las especificaciones técnicas del suministro del
material eléctrico, que cumplan con las protecciones de ruidos y armónicos.
Presupuesto: El presupuesto de contingencia asignado para riesgos de gestión es del 10%

del costo total del proyecto.
Sincronización: (Describa cómo la gerencia de riesgo se relacionará con el ciclo de vida

del proyecto, y en qué puntos será revisado durante la ejecución del proyecto)
El Gerente de Proyectos, está encargado de identificar y gestionar los riesgos del
proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisión es continua
para detectar nuevos riesgos.
Los puntos a revisar durante la ejecución del proyecto serán en el control quincenal
donde se informa el rendimiento del trabajo y la situación de los riesgos actualizados con
su respectivo plan de contingencia y soluciones alternativas.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS – TORMENTA DE IDEAS
PROYECTO Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de

Jarabe – ASOCAÑA
PREPARADO POR: Grupo de Gestión de los Costos FECHA 21 02 2019
del Proyecto
REVISADO POR: Flor Manuela Ariza – Directora FECHA 21 02 2019
del Curso
APROBADO POR: Flor Manuela Ariza – Directora FECHA 21 02 2019
del Curso
Facilitador de la sesión: Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto
Cargo: Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto
Grupo Participante: Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto
Ubicación: Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD
Entregable: 3.1.3 Hardware y Software del Sistema Cliente/Servidor
Riesgo Identificado Probabilidad Grado Acciones ¿Identificado

(Metalenguaje) de de propuestas por?
Ocurrencia Impacto
Definir en el
Debido a que el proveedor
contrato una
incumpla con el
cláusula de Grupo de
equipamiento de Tableros,
Medio Alto penalidad por el Gestión de los
éste no estaría listo, lo que
no cumplimiento Costos del
implicaría un atraso en la
de la fecha de Proyecto
programación de entrega.
entrega.
Al tener falla de fábrica los El personal de
módulos de entrada Instrumentación
analógica, la medición de la encargado del
instrumentación de campo mantenimiento del Grupo de
tendría errores de exactitud, sistema, debe estar Gestión de los
lo que implicaría que el Medio Alto presente en las Costos del
monitoreo de estas variables pruebas FAT, Proyecto
del proceso no sean reales. antes de ser
enviado el
equipamiento a las
instalaciones de
Entregable: 3.2.1 Servicio deplanta.
Programación
de de propuestas por?
Ocurrencia Impacto
Debido a que el proveedor Definir en el
incumpla con el servicio de contrato una Grupo de
programación del aplicativo Medio Alto cláusula de Gestión de los
del sistema, las pantallas de penalidad por el Costos del
supervisión no estarían no cumplimiento Proyecto
listas, lo que conlleva a un en la fecha de
atraso de este entregable. entrega del
Al existir un corte de energía Contar con un
servicio.
dentro de la sala de control sistema de UPS
de las estaciones de con banco de
operación, existe la Alto Alto baterías de 30 Grupo de
posibilidad de borrarse el minutos de Gestión de los
software del aplicativo, esto autonomía para Costos del
significaría reprogramar el evitar cualquier Proyecto
sistema a un nuevo costo fluctuación de
para el proyecto. cortes de energía
en planta.
Entregable: 3.2.2 Servicio de Montaje Eléctrico

de de propuestas por?
Ocurrencia Impacto
Debido a que el proveedor
incumpla con el servicio de Definir en el
montaje eléctrico, el contrato del
equipamiento y los tableros Medio Alto proveedor una Grupo de
no estarían interconectados y cláusula de Gestión de los
listos, esto atrasaría la penalidad por el no Costos del
llegada del técnico de Brasil cumplimiento en la Proyecto
a realizar el siguiente fecha de entrega
entregable (servicio de del servicio.
programación)
La inadecuada protección de Declarar en el
los cables eléctricos, puede contrato del
producir distorsiones en las Media Alta proveedor las Grupo de
señales debido a los especificaciones Gestión de los
armónicos en el área de técnicas del Costos del
evaporación, esto implicaría suministro del Proyecto
fallas de control de mando en material eléctrico,
las respuestas del sistema. que cumplan con
las protecciones de
ruidos y
armónicos.
e. Factores Ambientales de la Empresa
i. Cultura de la organización
 Misión
Generar progreso y bienestar con empresas y producto ejemplares a partir del

aprovechamiento racional y sostenible de los recursos naturales.
 Visión
Su mega 2023, la cual consiste en que el año 2023 se ha consolidado como un líder en la
agroindustria internacional por su competitividad, sostenibilidad y generación de bienestar
Estructura Organizacional
Ilustración 4. Estructura Organizacional
ii. Normatividad de la industrial
El sector azucarero Colombiano, desde los años 70’s, ha venido trabajando en forma
concertada con las autoridades ambientales, en actividades de control y mejoramiento
ambiental. El concepto de sostenibilidad, resalta la importancia de mirar cualquier actividad
productiva a largo plazo. “El crecimiento de hoy no debe hacerse a costa del crecimiento
del futuro” y esto es válido en un negocio como el azucarero donde la rentabilidad es a
largo plazo. Para lograr resultados económicos y efectivos en el manejo ambiental se
impone la autoevaluación dentro de un mejoramiento continuo. Cumplir la norma hoy, no
es suficiente para mejorar las condiciones de los recursos naturales (guía ambiental para el
subsector de caña de azúcar).
La optimización continúa en el uso del agua para riego, la regulación y las
alternativas a las quemas de caña, el control biológico de plagas, variedades resistentes, el
manejo racional de los agroquímicos, que incluye la aplicación de maduradores y
fertilizantes, la optimización en los consumos de agua en fábrica, el control de las
emisiones atmosféricas de las chimeneas y utilización de subproductos; son algunas
actividades realizadas por el sector. Otro ámbito de trabajo importante es lo relacionado con
la conservación de las fuentes de aguas o cuencas hidrográficas, donde se trabaja en la
participación comunitaria, la educación ambiental y los sistemas de producción sostenibles.
La agroindustria azucarera, en los pasados 18 años invirtió más de $220.000
millones en el área ambiental (US$ 126 millones), (Asocaña, 2000), lo cual se ha reflejado
en menores niveles de contaminación por unidad de producción. Los efectos sobre el medio
ambiente típicos de este ámbito que se originan durante la fabricación del azúcar se deben
a:
 AGUAS RESIDUALES: Producto del lavado de la caña, de la central de calderas

(agua para desenlodamiento de las calderas) y de la purificación del extracto en las
estaciones de evaporación y cocción (condensado sobrante y agua de limpieza), de
la refinación (agua de regeneración de los intercambiadores iónicos), de la
producción de alcohol, levadura, papel o tablero aglomerado (si la melaza y el
bagazo se transforman en la propia empresa), de la limpieza de los patios y de las
precipitaciones
 EMISIONES AL AIRE: Procedentes del sistema de calderas (gases de humo de los

procesos de combustión de materiales sólidos, líquidos y gaseosos) sustancias
volátiles (hollín y ceniza), de la preparación de la materia prima, de la extracción,
de la purificación del jugo y de su espesamiento (amoníaco) así como de reacciones
bioquímicas de los componentes orgánicos de las aguas residuales en los estanques
estratificados (amoniaco y ácido sulfúrico).
 RESIDUOS SÓLIDOS: Procedentes de la preparación de la materia prima (tierra,

restos de plantas), de los generadores de vapor (ceniza) y de la purificación del
extracto (lodo de filtros).
MARCO NORMATIVO PARA EL SUBSECTOR DE CAÑA DE AZÚCAR

INSTRUMENTOS DE ORDENACIÓN
NORMA DESCRIPCIÓN
Por la cual se crea el Ministerio del Medio

Ambiente, se reordena el sector público encargado de
Ley 99 del 22 de Diciembre de la gestión y conservación del medio ambiente y los
1993 recursos naturales renovables, se organiza el Sistema
Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1753 del 3 Agosto de Por el cual se reglamenta parcialmente los Títulos
1994 del Ministerio Del Medio VIII y XII de la Ley 99 de 1993 sobre Licencias
Ambiente ambientales.
Decreto 2353 del 23 de Por el cual se modifica parcialmente el Decreto

Noviembre de 1999 del Ministerio 1753 de 1994.
del Medio Ambiente
Por El Cual Se Reglamentan Las Disposiciones

Decreto 879 del 13 de Mayo de
Referentes Al Ordenamiento Del Territorio Municipal
1998 del Ministerio del Medio
Y Distrital Y A Los Planes De Ordenamiento
Ambiente
Territorial.
CONVENIOS DE PRODUCCIÓN
CONVENIO DESCRIPCIÓN
Contiene el Convenio de Producción más Limpia,
suscrito en Noviembre de 1996, por los afiliados de
Convenio de Producción Limpia
ASOCAÑA, el Ministerio del Medio Ambiente y las
con el Sector Azucarero.
autoridades ambientales del área de influencia de la
agroindustria azucarera.
GESTIÓN DEL AGUA Y LOS RECURSOS HÍDRICOS
NORMA DESCRIPCIÓN
Acuerdo No. 14 del 23 de
Por el cual se dictan normas sobre el control de la
Noviembre de 1976 de la
contaminación de las aguas en la cuenca del río Cauca
Corporación Autónoma Regional
dentro del territorio de jurisdicción de la CVC.
del Cauca CVC
Por la cual se establece el programa para el uso
Ley 373 del 6 de Junio de 1997
eficiente y ahorro del agua.
Decreto 475 del 10 de Marzo de Por el cual se expiden normas técnicas de calidad
1998 de agua potable
GESTIÓN DEL AIRE
NORMA DESCRIPCIÓN
Decreto 002 del 11 de Enero de Por el cual se reglamentan parcialmente el Título I
1982 del de la Ley 09 de 1.979 y el Decreto Ley 2811 de 1.974,
Ministerio de Salud en cuanto a emisiones atmosféricas.
Por la cual se regulan los criterios ambientales de
Resolución 898 del 23 de calidad de los combustibles líquidos y sólidos
Agosto de 1995 del utilizados en hornos y calderas de uso comercial e
Ministerio del Medio Ambiente industrial y en motores de combustión interna de
vehículos automotores.
Resolución 0005 de Enero 15 de Por la cual se expide un permiso colectivo de
1999 de La Corporación Autónoma emisiones por quemas de caña y se imponen unas
Regional del Cauca CRC condiciones.
Resolución 044 de Febrero 2 de Por medio de la cual se establece la metodología
2000 de la para calcular el monto de las multas por infracciones a
Corporación Autónoma las normas ambientales por vertimientos líquidos y
Regional del Valle Del Cauca CVC emisiones por quemas de caña de azúcar.
RESIDUOS SÓLIDOS DESCRIPCIÓN
Por medio de la cual se regula el cargue, descargue,
Resolución 0541 Del 14 de transporte, almacenamiento y disposición final de
Diciembre De 1994 Del Ministerio escombros, materiales, elementos, concretos y
Del Medio Ambiente agregados sueltos de construcción demolición y capa
orgánica, suelo y subsuelo de excavación.
GESTION DE AGROQUÍMICOS Y PRODUCTOS
PELIGROSOS
NORMA DESCRIPCIÓN
Decreto 1843 del 22 de Julio de Por el cual se reglamentan parcialmente los títulos
1991 del III, V, VI, VII y XI de la ley 09 de 1979, sobre uso y
Ministerio De Salud manejo de plaguicidas.
Resolución 1068 del 24 de Abril
Manual Técnico en Materia de Aplicaciones de
de 1996 del Instituto Colombiano
Insumos Agrícolas.
Agropecuario ICA
TASAS AMBIENTALES
NORMA DESCRIPCIÓN
Resolución D.G. No. 044 De Por medio de la cual se establece la metodología
Febrero 2 De 2000 De La para calcular el monto de las multas por infracciones a
Corporación Autónoma Regional las normas ambientales por vertimientos líquidos y
Del Valle Del Cauca CVC. emisiones por quemas de caña de azúcar.
DISPOSICIONES VARIAS
NORMA DESCRIPCIÓN
Resolución 00023 del 17 de Por la cual se declara en alerta sanitaria al cultivo
Marzo de 1999 del Instituto de la caña de azúcar en el Valle Geográfico del río
Colombiano Agropecuario ICA. Cauca por la presencia del Caligo Ilioneus.
PROCESAMIENTO DE LA CAÑA DE AZÚCAR
NORMA DESCRIPCIÓN
Por la cual se autoriza al Centro de Investigación de
la Caña de Azúcar de Colombia, Cenicaña, a continuar
Resolución ICA No. 3995 de
con actividades de investigación en pequeña escala en
2005
campo con plantas de caña de azúcar modificadas
genéticamente
Resolución 290 de Por el cual se otorga un apoyo al transporte de caña de
2010, Ministerio de Agricultura azúcar en el segundo semestre de 2010
Por el cual se organiza el Fondo de Estabilización
Decreto No 569 De 2000
de precios para los azúcares centrifugados, las melazas
derivadas de la extracción o del refinado de azúcar y
los jarabes de azúcar.
Resolución ICA No. 1696 de Por la cual se adoptan requisitos fitosanitarios para
1984 la producción de semilla de caña de azúcar
Ministerio del Medio Ambiente GUÍA AMBIENTAL DE LA CAÑA DE AZÚCAR
OTRAS NORMAS
CONVENIOS INTERNACIONALES
NORMA DESCRIPCIÓN
Por medio de la cual se aprueba el convenio de
Ley 30 Congreso de Colombia
Viena para la protección de la capa de ozono, Viena,
marzo 05 de 1990
22 de marzo de 1985
Por medio de la cual se aprueba el "convenio sobre
la diversidad biológica", hecho en río de janeiro el 5
agosto 20 de 1994
de junio de 1992
Por medio de la cual se aprueba la "convención
marco de las naciones unidas sobre el cambio
mayo 9 de 1992
climático", hecha en nueva york el 9 de mayo de 1992.
Por medio de la cual se aprueba el "convenio sobre
la diversidad biológica", hecho en Rio de janeiro el 5
junio 5 de 1992.
de junio de 1992.
Ley 253 Congreso de Colombia Basilea sobre el control de los movimientos
enero 9 de 1996 transfronterizos de los desechos peligrosos y su
eliminación, hecho en Basilea el 22 de marzo de 1989.
Ley 306 Congreso de Colombia Basilea sobre el control de los movimientos
agosto 5 de 1996 transfronterizos de los desechos peligrosos y su
eliminación.
Por medio de la cual se aprueba la "convención
ley 357 Congreso de Colombia
relativa a los humedales de importancia internacional
enero 21 de 1997
especialmente como hábitat de aves acuáticas"
Por medio de la cual se aprueba la "enmienda del
protocolo de Montreal aprobada por la novena reunión
octubre 06 de 2000
de las partes
Por medio de la cual se aprueba el "protocolo de
Kioto de la convención marco de las naciones unidas
diciembre 27 de 2000
sobre el cambio climático"
Por medio de la cual se aprueba la "enmienda del
Ley 960 Congreso de Colombia protocolo de Montreal relativo a las sustancias que
junio28 de 2005 agotan la capa de ozono", adoptada en Beijing, china,
el 3 de diciembre de 1999.
(ASOCAÑA, 2019)
iii. Canales de comunicación establecidos en la organización
Al momento de gestionar las comunicaciones hay que tener en cuenta las distintas
dimensiones de la comunicación:
 Interna- (I): entre las personas que forman parte del proyecto
 Externa- ( EX): hacia los interesados externos del proyecto
 Vertical- (V): entre jefe-empleado y viceversa
 Horizontal- (H): entre colegas del proyecto
 Escrita formal- (EF): planes, solicitud, etc.
 Escrita informal:- (EI): memos, e-mails, notas
 Oral formal- (OF): presentaciones
 Oral informal- (OI): reuniones, conversaciones
Ilustración 5. Canales de Comunicaciones de la Organización
(Castañeda, 2019)
CANAL RESPONSABLE
Intranet Comunicaciones
Páginas Web Comunicaciones
Sistemas de Información Área de programación y sistemas
Correo electrónico Todo el equipo de la organización
Videoconferencias Junta Directiva y Socios
Telefonía móvil y fija Operarios de mantenimiento

f. Activos de los procesos de la Organización
i. Normas de seguridad industrial vigentes en Colombia
En los últimos años la Legislación Colombiana ha venido sufriendo una serie de cambios
que la sitúan como una de las mejores de América Latina y a posicionarse como una Nación
de proyección en la protección de los trabajadores; las Normas existentes se han vuelto más
exigentes en los temas de control de los accidentes de trabajo y de las enfermedades
profesionales, así como también en la exigencia del control de las actividades de alto riesgo.
- Políticas de seguridad industrial y salud ocupacional. Reglas que deben cumplirse bajo
los parámetros de la OSHMS; OHSAS 18001 2007, ILO-OHS 2001 o Control de Pérdidas
son esquemas para optar a implantar y certificar en materia de seguridad y salud ocupacional
bajo OSHMS. Otros esquemas desarrollados Nacionalmente asisten igualmente en la
reducción de riesgo mediante seguridad y salud (sin necesidad de certificar).
Resolución 2013 de 1986 = COPASO.
Decreto 614 de 1984 = bases para la administración de la salud ocupacional en el País.
Resolución 3673 de 2008 = trabajo en alturas.
Resolución 1401 de 2007= Investigación de Accidentes de trabajo.
Decreto Ley 1295 de 1994 = organización y administración de los riesgos profesionales
en el País.
Decreto 1832 de 1994 = tabla de enfermedades profesionales.
Decreto 1281 de 1994 = actividades de alto riesgo.

ii. Información histórica y bases del conocimiento de lecciones
aprendidas
Las lecciones aprendidas son todos aquellos éxitos, fracasos y recomendaciones,
documentadas y recopiladas a través de todo el ciclo de vida del proyecto, con el fin de
mejorar el rendimiento de futuros proyectos.
Podríamos decir que el resultado del aprender de los errores pasados, evitando los
reprocesos, es esa base de datos que nos puede brindar respuestas ya probadas, para
situaciones similares en el futuro, permitiendo un planteamiento más eficiente de nuevos
proyectos. Las lecciones aprendidas son la última oportunidad que tiene el Gerente General
y el Gerente del Proyecto de intercambiar opiniones y vivencias del proyecto con su
equipo, antes que este se disuelva, probablemente es una actividad que podría llevar
solamente unas horas al final del proyecto, pero que sus frutos son inmensamente valiosos
para los proyectos futuros en la organización
Para la respectiva documentación se utilizará el formato de la plantilla de
documentación de lecciones aprendidas, con el objeto de formar la base de datos para
consulta de los futuros equipos de trabajo de ASOCAÑA.
Plantilla de Documentación de Lecciones Aprendidas
Nombre del Proyecto: Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe –

ASOCAÑA
Preparado por: Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto Automatización.
Fecha: 21-02-2019
Lección Aprendida No: 1
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Formalización de Solicitudes de cambio
Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente del Proyecto

Grupo de procesos:* Iniciación Planeamiento x Ejecución Control Cierre
Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:

Proceso de Alcance
Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:
No se estuvo utilizando ningún formato para formalizar cambios en el alcance del proyecto
¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?
Al no tener un formato oficial para solicitudes de cambio, solo se coordinaba con los
proveedores los cambios técnicos. Pero era una información que no tenían todos los interesados
del proyecto
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?
No afecto a los planes del proyecto pero si creó una confusión con los proveedores a la hora de
enviar su mercancía
¿Cuál es la lección aprendida?
- En proyectos se debe documentar con formatos oficiales las solicitudes de
cambio, para dejar evidencia de lo actuado.
¿Qué acción se tomó?
Se implementó el formato de Solicitud de Cambio de acuerdo al PMI
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?
Documentar todo lo que sea necesario y evitar reprocesos en la gestión del proyecto
¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual? Sirva
para todos los proyectos
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
En el proceso del Alcance
¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s) x Gerente(s) Proyecto x Equipo del Proyecto Todo el Personal
Otros:
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x e-mail x Intranet/página Web Preguntas Frecuentes Biblioteca
x Otros: Documentos de cierre del proyecto
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si x No
Nombre(s) de anexo(s):
1.
2.

Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe –
Nombre del Proyecto:
ASOCAÑA
Preparado por: Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto Automatización.
Fecha: 21-02-2019
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Mejorando la Gestión del Alcance con W BS
Chart Pro
Iniciació Planeamient Ejecució Contro

Grupo de procesos:* x Cierre
n o n l
Proceso de Alcance
Creación del W BS asistido con una herramienta de Software
Una vez realizado el W BS hay que ingresar de nuevo en la computadora los entregables para
realizar el cronograma, el trabajo se repite. Si hay un cambio en el W BS hay que cambiarlo
también en el cronograma y viceversa.
Se realizó doble trabajo cuando se realizó el W BS y el Cronograma.
- Se debe realizar el W BS usando la herramienta WBS chart Pro cosa que ella sincronice
automáticamente con el archivo Project del Microsoft Project, evitando el doble trabajo
Se empleo el W BS Char Pro para el diseño del W BS, y para realizar el cronograma únicamente
agregando el detalle de los tiempos de las actividades y asignación de recursos.
Adoptar el W BS Chart Pro como una herramienta estándar para la creación del WBS
¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
Para los posibles cambios aprobados en el alcance
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
En la realización del W BS.
Ejecutivo( x Gerente(s) x Equipo del Todo el Personal

x Otros: Oficina de proyectos (metodología)
s) debe ser distribuida
¿Cómo Proyecto Proyecto
esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x e-mail x Intranet/página W Preguntas Frecuentes Biblioteca

eb ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)?
¿Ha anexado referencia(s), s x N
i o
1.
2.
Nombre del Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe –
Proyecto:
Preparado por: ASOCAÑA
Grupo de Gestión de los Costos del Proyecto Automatización.
Fecha: 21-02-2019
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Adquisición de materiales y servicios

Grupo de x Iniciación Planeamiento Ejecució Control Cierre
procesos:* n
Proceso de Adquisiciones
Programación de Adquisiciones para la adecuada operación y
funcionamientos.
Se programó la instalación de muchos equipos que no estaban dentro del alcance del proyecto

Se realizó compras con adicionales, ya que no se contaba con dicho presupuesto
Trabajar solo con el alcance del proyecto, ya que salirse de este puede implicar costos
adicionales.

Se hizo los adicionales correspondientes para cumplir con toda la instrumentación solicitada por
el cliente
Mejorar y sincerar en forma detallada los entregables en cuanto a instrumentos de campo

¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual? Para
los posibles presupuestos futuros
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? En todas las
memoras descriptivas de los proyectos
Ejecutivo( x Gerente(s) x Equipo del Todo el Personal

Otros:
s) debe ser distribuida
¿Cómo Proyecto Proyecto
esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x e-mail x Intranet/página W Preguntas Frecuentes Biblioteca

eb ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)?
¿Ha anexado referencia(s), s x No
i
1.
2.
5. Planificar La Gestión De Costos: Herramientas Y Técnicas.
a. Juicio de expertos (Diligenciar con respecto al formato)
Tratar temas con expertos de los interesados del proyecto, para obtener con mayor
precisión el listado completo de los interesados.
Metodología empleada:
Personal de la empresa y sus diferentes roles:
Resultados:
b. Análisis de datos (Investigar y describir en este espacio)
c. Reuniones (Investigar y describir en este espacio)

6. Planificar La Gestión De Costos
SALIDAS:
Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia, Asocaña
a. Plan de Gestión de Costos
CONTROL DE VERSIONES
Ver
Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
sión
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIÓN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIÓN
DEL MODO DE FORMULACIÓN Y LOS NIVELES DE PRECISIÓN DE CADA TIPO.
TIPO DE ESTIMACIÓN
NIVEL DE PRECISIÓN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE MODO DE FORMULACIÓN
(ESPECIFICAR EL NIVEL
ESTIMACIÓN A USAR EN EL (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
DE PRECISIÓN DEL
PROYECTO, EJM. ORDEN DE FORMULACIÓN DEL ESTIMADO INDICANDO EL
ESTIMADO, EJM. -15%
MAGNITUD, PRESUPUESTO, PORQUÉ, QUIÉN, CÓMO, Y CUÁNDO)
+25%)
DEFINITIVA)
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE: ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
VARIACIÓN PERMITIDA
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE EXCEDE LO PERMITIDO
(VARIACIÓN PERMITIDA PARA EL
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE (ACCIÓN A TOMAR EJM.
ALCANCE ESPECIFICADO,
CONTROL APLICA A TODO EL MONITOREAR RESULTADOS,
EXPRESADA EN VALORES
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE ANALIZAR VARIACIONES, O
ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE AUDITORIA PROFUNDA DE LA
RELATIVOS EJM % )
ESPECÍFICO) VARIACIÓN)
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO

ALCANCE: MÉTODO DE MEDICIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE (ESPECIFICAR EL MÉTODO
MODO DE MEDICIÓN
(ESPECIFICAR SI EL MÉTODO DE DE MEDICIÓN QUE SE USARÁ
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
MEDICIÓN APLICA A TODO EL PARA CALCULAR EL VALOR
MEDICIÓN, INDICANDO EL QUIÉN, CÓMO,
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE GANADO DE LOS
CUÁNDO, DONDE)
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ENTREGABLES
ESPECÍFICO) ESPECIFICADOS)
FÓRMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIÓN DE FÓRMULAS DE PRONÓSTICO QUE SE

UTILIZARÁN PARA EL PROYECTO.
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE
EFECTUARÁN LAS ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.
TIPO DE ESTIMACIÓN
NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
DE COSTOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE
SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
PROCESO DE
GESTIÓN DE DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
COSTOS
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS
QUE SE UTILIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
PREPARACIO
N DEL
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
PRESUPUESTO
DE COSTOS
ESTIMACION
DE COSTOS
PLAN DE
GESTION DE
COSTOS DEL
PLAN
ENTERPRISE
FACTORES
AMBIENTALES
PRESUPUEST
O POR SEMANA
PRESUPUEST
O TOMANDO
LA CURVA S
LINEA BASE
DE COSTOS
CONTROLDE
COSTOS
PRESUPUESTO TOMANDO LA CURVA S
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE
UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE
CAMBIOS DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LÍNEA BASE, FORMALIZAR, EVALUAR,
Y APROBAR CAMBIOS.

Conclusiones
Un costo óptimo para el proyecto se logra, entre otros aspectos, tomando en consideración el
sopesar los costos y riesgos, tales como fabricar o comprar un insumo o bien intermedio, comprar el
local en lugar de alquilarlo, así como el intercambio de recursos.

Bibliografía
ASOCAÑA. (2019). SECTOR AGROINDUSTRIAL DE LA CAÑA. Marco normativo
ambiental del subsector de la caña de azúcar. Obtenido de
http://www.asocana.org/modules/documentos/3/294.aspx
Castañeda, Y. C. (2019). Canales de comunicación de la Organización. UNAD. Obtenido
de Edraw Max
Institute, P. M. (2017). GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS. Pensilvania: Project Management Institute, Inc.
ANEXOS

VVersion 9 TC1-El Plan de Gestión de Costos-104002 - 28

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

VVersion 9 TC1-El Plan de Gestión de Costos-104002 - 28

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Plan de gestión de costos para proyecto de la asociacion de cultivadores de caña de

azucar de Colombia - ASOCAÑA

Mayocol Lizcano Cód. 80257450

Flor Manuela Ariza Molina

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia – UNAD

Ilustración 1. Cronograma de actividades del Proyecto ..............................................35

Ilustración 2. Diagrama de Gantt ................................................................................37

Ilustración 3. Estructura Organizacional.....................................................................44

Ilustración 4. Canales de Comunicaciones de la Organización ..................................51

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en

planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar

necesarios para completar las actividades del proyecto. (Institute, 2017)

empresarial Asociación De Cultivadores De Caña De Azucar De Colombia – ASOCAÑA,

través de un DCS (Sistema de Control Distribuido ), existente, bajo un criterio

Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe del grupo

empresarial ASOCAÑA en un máximo de 12 meses a partir de la fecha del Acta de

Constitución del Proyecto.

La actividad contempla la realización de unos entregables o documentos que son el

soporte de la planificación en la gestión de costos del proyecto, que se relacionan a

continuación: cronograma de actividades con el apoyo de la herramienta Project Libre,

completar el Acta de Constitución del proyecto, construir en factores ambientales la

normatividad de la industria y canales de comunicación establecidos en el grupo

empresarial, construir en los activos de los procesos de la organización mediante las

lecciones aprendidas, desarrollar los procesos de juicio de expertos, técnicas analíticas y

reuniones, para finalmente construir el Plan de gestión de costos.

1.1 Objetivo general

Establecer las políticas, los procedimientos y la documentación de la planificación, la

administración, gastos y control de los costos del proyecto.

1.2 Objetivos específicos

Dar lectura y comprender las temáticas recomendadas para la unidad 1 en el entorno

Descargar el archivo de formatos Word y PDF, denominado:” El plan de gestión de

costos” ubicado en el entorno de aprendizaje colaborativo en la carpeta guía de actividades

Utilizar la herramienta Project Libre para realizar algunos productos de la actividad

Definir la dinámica de trabajo y la distribución de roles.

Elaborar un plan de gestión de Costos en donde se evidencie tipos de estimación,

unidades de medida, fórmulas de pronóstico del valor ganado.

La Asociación de Cultivadores de Caña de Azúcar de Colombia, Asocaña, es una

representar al Sector Agroindustrial de la Caña y promover su evolución y desarrollo

El sector azucarero colombiano se

encuentra ubicado en el valle geográfico

del río Cauca, que abarca 47 municipios

desde el norte del departamento del

de caña. Dichos cultivadores abastecen a 13 ingenios de la región (Cabaña, Carmelita,

anexas para la producción de alcohol carburante (Incauca, Manuelita, Providencia,

Gracias al clima privilegiado de la región, y al contrario de lo que sucede en el resto del

tecnológico impulsado por el Centro de Investigación de la Caña (Cenicaña), que funciona

de azúcar por hectárea al año.

2.1 Aspectos Productivos

En Colombia, en el año 2013 se produjeron 2,12 millones de toneladas de azúcar a

partir de 21,56 millones de toneladas de caña. De alcohol carburante se produjeron 387

92% gasolina), de acuerdo con el mandato de oxigenación establecido por el gobierno

desde noviembre de 2005. En la actualidad se da cubrimiento a todo el territorio nacional.

El consumo nacional de azúcar en Colombia fue de 1,69 millones de toneladas,

destinado en un 52% al consumo directo en los hogares y un 48% a la fabricación de

productos alimenticios, bebidas para consumo humano y otros productos industriales. En el

se exportó hacia múltiples destinos alrededor del mundo.

Hasta la fecha, la asociación se ha dedicado exclusivamente a la producción de azúcar,

dentro de los objetivos estratégicos de este año:

 Reducir Costos en procesos de fabricación, destilación y generación de energía.

 Mantener la infraestructura adecuada, que permita la operación continua y eficiente

de los procesos fabriles.

DCS (Sistema de Control Distribuido) existente, bajo un criterio Cliente/Servidor, los

procesos de Evaporación y Clarificación de Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor