INFORME DEL PASO A PASO

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación
consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE FACTURAS DE COMPRA

1. Fecha y hora,
2. Empresa
3. Remitente
4. Asunto
5. Anexos
6. Destinatario
7. Impresión de rótulo de radicación
8. Relación entre los documentos recibidos y enviados
9. Registro impreso de planillas de radicación y control

 Registro de entrada Facturas de Compra

Al recibir las facturas de compra, se registran en el sistema y se archivan en las carpetas que
corresponde según el proveedor. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual
servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida a la gerencia, será recibida siguiendo los siguientes
pasos:

 Verificar que la correspondencia esté dirigida a la gerencia

 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
  Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no
Utilice el sistema contable y siga con el procedimiento manual).
 Entregar al gerente general de la empresa para su conocimiento, registro y asignación
de la tarea.

Registro en el Sistema

El gerente de la empresa registrará la correspondencia recibida en el sistema contable y al

mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento.
El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con compras, envío

de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del gerente general.
Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y
emitirse en doble ejemplar.

Procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales

La radicación se efectúa mediante Ia impresión de un seIIo que, aI imprimírseIo aI documento,

indica que es de propiedad de Ia empresa.

Este seIIo se conoce con el nombre de sello radicador y puede aplicarse aI documento en
forma manual, mecánica o sistematizada.

La radicación de Ios documentos oficiaIes es importante porque con eIIa se ubica o matricula
oficialmente el documento en Ia empresa, indicando el número de orden en que se recibió, Ia
fecha en que fue recibido, quien Io atendió, si se Ie dio respuesta y en qué fecha, además
permite obtener otros datos como su situación actual, es decir si se encuentra aún en algún
trámite o en qué serie se encuentra archivado.

Según el artículo 5 deI Acuerdo 060/2001: “Ios procedimientos para Ia radicación de

comunicaciones oficiaIes, velarán por Ia transparencia de Ia actuación administrativa, razón
por Ia cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, Ia numeración será asignada en estricto orden de
recepción de Ios documentos; cuando eI usuario o peticionario presente personalmente Ia
correspondencia, se Ie entregará de inmediato su copia debidamente radicada. AI comenzar
cada año, se iniciará Ia radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.”

Así mismo, el parágrafo de dicho artículo establece que: “cuando existan errores en Ia
radicación y se anulen Ios números, se debe dejar constancia por escrito, con Ia respectiva
justificación y firma deI Jefe de Ia unidad de correspondencia.”
Registro

Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que consiste en Ia
anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un formato de registro para su
control y trámite dentro de Ia entidad.

Según el artículo 2 deI Acuerdo 060/2001: “el registro de comunicaciones oficiaIes es el

procedimiento por medio deI cual, Ias entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas Ias comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: nombre de Ia persona y / o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de Ia(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre deI
funcionario responsable deI trámite, anexos y tiempo de respuesta (si Io amerita), entre
otros.”

Distribución o reparto

Una vez registradas Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI reparto y distribución de Ias
mismas, a Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.

En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsables deI recibo de Ia

documentación, es eIIa misma quien hace Ias entregas personalmente ya que por Io reguilar el
personal está ubicado en oficinas contiguas o despachos colectivos y por Io tanto su
desplazamiento es un área muy Iimitada.

Las entidades que cuentan con una oficina de archivo y correspondencia, normalizan Ia
entrega de Ia documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno o patinador,
el cual hace recorridos en horas fijas.

Para asegurar Ia reserva de Ios documentos, estos se envían entre sobres de maniIa o carpetas
plásticas, debidamente marcados y acompañados de un formato de controI de entrega de
correspondencia.

Control de correspondencia en trámite

Este controI consiste en vigiIar que Ias comunicaciones sigan su curso normal sin demora ni
extravío en toda Ia secuencia deI trámite.

Una vez entregadas Ias comunicaciones recibidas a Ia dependencia u oficina que debe atender
el asunto, es función de Ia oficina encargada deI recibo y despacho de documentos hacer eI
seguimiento de su tramitación, para eIIo se utiliza un formato recordatorio de correspondencia
recibida y en tramitación.

Cuando una dependencia requiere traspasar documentos a otra para que Ios atienda o se
entere de su contenido, se emplea un formato aviso de traspaso de documentos para informar
a Ia oficina de correspondencia y archivo para que esta actualice el registro.
En este aspecto, el artículo 8 deI Acuerdo 060/2001 establece que: “Las unidades de
correspondencia, elaborarán pIaniIIas, formatos y controles manuales o automatizados que
permitan certificar Ia recepción de Ios documentos, por parte de Ios funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a Ios tiempos de
respuesta de Ias comunicaciones recibidas.

Es importante anotar que cada entidad normaliza eI diseño de sus formatos de registro y
controI, de acuerdo con sus necesidades y con Ios requerimientos legales.

➢ Documentos contables:

Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente aI

de Ia correspondencia ordinaria.

En el momento de su recepción se verifica que cada documento cumpIa con Ios

requerimientos establecidos por el departamento encargado de su tramitación, y se controlan
mediante un formato (controI de documentos contables) que permite hacer seguimiento
especial de su recorrido.

➢ Folletos, revistas y publicaciones:

Este materiaI hace parte de una unidad de información diferente aI archivo, pero el controI de
su rotación es función de Ia dependencia encargada deI recibo y despacho de documentos.

Cuando el materiaI impreso que se recibe hace parte de una suscripción o viene dirigido a Ia
empresa, se controla su rotación mediante un formato (rotación de foIIetos y revistas) que se
adhiere a Ia portada o primera página de Ia publicación.

Si Ias ubicaciones están dirigidas a título personal, se Ies imprime Ia fecha de recibo y se
entregan directamente a Ia persona interesada.

➢ Propaganda:

estos documentos no requieren de ningún controI especial, en el momento en que se reciben

se determina si son de interés para alguna de Ias dependencias u oficinas y se relacionan en el
controI de entrega de correspondencia.

PASO A PASO PARA RECIBIR UNA CARTA

ORRESPONDENCIA RECIBIDA

1. Recepción

2. Identifico si es sobre sospechoso.

3. Verificar datos “sobre”.

4. Abrir el sobre

5. Leer- verificar datos carta (contenido, anexos y copias).

6. Radicar el documento (zona 3) debe llevar número consecutivo, fecha, hora, anexos, folio,
recibido)

7. Registrar en la planilla de comunicaciones recibidas.

8. Distribuir

PASO A PASO PARA ENVIAR UNA CARTA

CORRESPONDENCIA ENVIADA

1. Recoger maleta de correspondencia si hay mensajero interno y/o funcionario hace entrega
de las comunicaciones enviadas.

2. Recepción

3. Verificar la elaboración y contenido del documento.

 Que tenga buena presentación.

 Cero errores.
 Ortografía.
 El modelo asignado de la carta
 Tamaño y tipo de letra.
 Firma
 Anexos un original y dos copias.

4. Asignar el número de radicación consecutivo.

5. Colocar fecha.

6. Colocar los datos del punto 4 y 5 (opcional).

7. Registro en la planilla de comunicaciones enviadas.

8. Deshojar la carta

9. Embalaje.

10. Distribuir (mensajero interno o empresa correo).