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COMO GERENCIAR E ESTRUTURAR OS PROJETOS

A sua comunidade já elaborou o PEM – Planejamento Estratégico Missionário e

possui em mãos os principais projetos.

O que se pretende fazer agora é prosseguir com os passos para executar esses

projetos e realizar o PDM – Plano de Desenvolvimento Missionário. Nenhum projeto pode existir sem objetivos, estratégias e metas. Sem esses 3 itens o PEM/PDM de sua igreja local terá muita dificuldade de prosseguir adiante.

A primeira coisa que é preciso entender é que objetivos, estratégias e metas

vêm exatamente nesta seqüência. Não se pode estabelecer uma meta e uma estratégia de ação sem ter um objetivo. Para tanto vale a pena relembrar alguns conceitos: OBJETIVO: é algo geral e desafiador (ex: treinar pessoas em liderança e discipulado), ESTRATÉGIA: é a forma pela qual o objetivo será atingido (ex: reuniões em pequenos grupos de treinamento), META: é um alvo que pode ser medido para alcançar o objetivo (ex: treinar 50 pessoas em 10 cursos durante um ano).

REUNINDO A CLAM PARA REALIZAR O PDM

Sua comunidade deve reunir a CLAM (ou grupo de trabalho específico de algum ministério ou segmento da Igreja) em conjunto com o grupo local de suporte ao PEM. Todos os projetos de sua comunidade devem ser novamente

lidos e principalmente verificar se está claro os objetivos que se pretender alcançar. Se for necessário reescreva os objetivos dos projetos. Considere atentamente a MISSÃO e a VISÃO de sua comunidade. Alguns destaques devem ser lembrados:

- Nunca estabeleça objetivos que se choque com a missão/visão.

- Na hora de definir um objetivo, uma área ou projeto específico da igreja é

focalizado. - Verifique se o objetivo definido atende a alguma necessidade prática da sua igreja.

Uma vez terminado esse processo de revisão dos objetivos de cada um dos projetos de sua igreja, temos que definir as ações estratégicas e as metas. Como os projetos não estão vinculados a um único ministério ou grupo societário, será necessário acompanhar o alcance de um determinado objetivo em todos os ministérios envolvidos. A definição de objetivos, estratégias e metas para os projetos da igreja acabarão se constituindo nos alvos gerais da comunidade dentro do Planejamento Estratégico. A partir desses dados, os ministérios (ou qualquer outro segmento) farão suas definições específicas.

Resumindo até aqui: Objetivo é algo que a igreja quer fazer. Vamos agora montar as ações estratégicas que sinalizam como a igreja vai cumprir esses objetivos. Cada um dos membros da CLAM (ou grupo de trabalho específico de algum ministério ou segmento da Igreja) representa parte da comunidade. Essas pessoas precisam se identificar com cada um dos projetos e seus objetivos e começar a escrever como podem ajudar na concretização. Pense nas atividades que podem ser feitas para atingir o objetivo de cada um dos

projetos. Nesse momento irão surgir muitas idéias vindas de cada ministério, grupo societário, Escola Dominical, AMAS. Nessa fase todos(as) devem estar envolvidos sugerindo atividades, porém sempre questionando se essas atividades vão realmente cumprir com os objetivos descritos. Separe cada projeto. Para cada um dos projetos a primeira pergunta diz respeito a quais são os objetivos que podem fazer com que se alcance a missão de sua igreja.

Vamos a um exemplo: Uma de nossas comunidades pode ter descrito assim sua Missão: “Ser uma Igreja viva, na adoração, no ensino, na comunhão e no serviço”. Para cumprir essa missão um dos projetos escolhidos foi o Projeto “Famílias” que tem como objetivo geral “Fortalecer os laços familiares, envolvendo casais, crianças, adolescentes e jovens. Atuar também na preparação de noivos para o casamento”.

Porque foi escolhido esse objetivo? Porque esse projeto das famílias é uma base de sustentação da igreja. Uma igreja forte depende de famílias fortes e de casamentos solidificados. Não se trata apenas de realizar eventos para a família, mas de trabalhar para o seu amadurecimento espiritual.

É assim que se deve proceder nesse instante. A CLAM (ou grupo de trabalho

específico de algum ministério ou segmento da Igreja) e o grupo local do PEM vão agora, após fazer uma reflexão sobre cada projeto e seus objetivos, traçar as ações estratégicas para concretizar esses objetivos. Temos que responder a seguinte pergunta: quais são as ações estratégicas para atingirmos esses objetivos? Em nosso exemplo podemos escrever: Realizar encontros para a família; realizar encontros de preparação para o casamento;

instituir classe de casais na Escola Dominical; desafiar as famílias para realizar

o culto doméstico.

Esse é um momento precioso para a CLAM, pois o grupo começa a definir as estratégias da igreja para atingirmos os objetivos de cada projeto onde cada um(a) dos participantes trazem sua experiência, seus sonhos e suas idéias. É necessário que alguém vá escrevendo todas as idéias e depois faça uma síntese. Perceba que o grupo trabalha unido nesse desafio e não fica preso a pensamentos que levem a um ou outro ministério.

Uma vez relembrados os projetos, os objetivos e as estratégias descritas, devemos descrever que METAS podem ser estabelecidas para alcançar esses objetivos. Vale a pena lembrar mais uma vez: Objetivo é algo que a igreja quer fazer; Estratégia é como a igreja vai chegar lá e que Meta é quando a igreja quer chegar e quanto quer realizar. Voltemos novamente ao nosso exemplo do Projeto “Famílias”. A titulo de exemplo as metas poderiam ser descritas como sendo: promover um encontro trimestral de comunhão entre as famílias; realizar um encontro semestral de casais. Realizar um encontro anual de preparação de noivos; estabelecer imediatamente a classe de casais.

Para que fique ainda mais claro vamos consolidar esse exemplo:

Projeto Famílias

Objetivos: Fortalecer os valores familiares e o relacionamento conjugal. Preparar os noivos para o casamento

Estratégias: Realizar encontros para a família Realizar encontros de preparação para o casamento Instituir classe de casais na Escola Dominical Desafiar as famílias para realizar o culto doméstico

Metas: Promover um encontro trimestral de comunhão entre as famílias Realizar um encontro semestral de casais Realizar um encontro anual de preparação de noivos Estabelecer imediatamente a classe de casais.

Pense agora nas atividades que podem ser feitas para atingir cada estratégia. Nesse instante não se preocupe com mais nada a não ser em descrever quais as atividades que precisam acontecer para que as idéias não fiquem no papel, mas sim que haja ação.

Lembre-se que uma atividade em sua concretização consome tempo para sua execução, utiliza-se de pessoas para a sua realização e de recursos financeiros para sua efetivação. Lembre-se que um projeto tem que ter resultados e para que esses resultados aconteçam serão alocados recursos necessários para o seu desenvolvimento. Por isso pense sempre em ter atividades simples, ousadas e criativas, porém que possam ser realizadas. Ou seja, escreva atividades viáveis em seu conteúdo, recursos e tamanho para cada estratégia que foi descrita anteriormente.

Voltemos ao nosso exemplo do Projeto Famílias. Para cada estratégia escolhida podem existir uma ou mais atividades que a tornem uma realidade. Estratégia primeira descrita anteriormente em nosso exemplo: Realizar encontros para a família. Atividades: Seminário sobre como lidar com a sexualidade; Seminário sobre drogas. Realizar encontros de preparação para o casamento: Encontros mensais para discussão em grupo sobre matrimônio. Instituir classe de casais na Escola Dominical: Criação de banco de dados; Realização de curso de treinamento de professores para esta classe; Promover um primeiro encontro de integração dos casais; Definir o local para a classe. Desafiar as famílias para realizar o culto doméstico: Criação inicial de 3 células familiares; Realização de curso avançado a essas famílias sobre o formato de um culto doméstico.

Uma vez que todas as atividades foram descritas para cada uma das estratégias de cada projeto é necessário saber quem será o responsável, como será realizada a atividade, onde e quando será realizada e com que recursos. É chegada a hora da conciliação de datas, recursos e definição de responsabilidades. A isso chamamos de PLANO DE AÇÃO. O Plano de Ação é

construído para ser realizado num período de tempo que se desejar, ou seja, podemos ter atividades que duram semanas, outros meses e outras podendo chegar a durar até anos. O Plano de Ação que contém as atividades serve de balizador para a igreja. Ele vai ser apresentado aos ministérios para que esses desenvolvam cada um a sua parte para que todas as ações aconteçam de forma sincronizada. Vale lembrar que periodicamente esse Plano de Ação pode ser revisto, atualizado e até modificado com vistas a estar sempre alinhado com a Missão e os Objetivos descritos.

Voltemos ao nosso exemplo do Projeto “Famílias” onde já descrevemos algumas atividades e vamos detalhar uma delas que se encontra na estratégia de Realizar encontros para a família que é a Noite da Pizza que tem como descrição ser um momento de confraternização entre os casais e seus familiares estimulando a comunhão. Ministérios e Grupos Societários envolvidos: Ministério da Música, Ministério da Sociabilidade, Sociedade de Homens, Sociedade de Mulheres e Sociedade de Jovens. Como há muitos envolvidos há necessidade de identificar o ministério ou grupo societário que irá coordenar essa atividade, e a titulo de sugestão aqui nesse exemplo, temos a Sociedade de Mulheres. Essa atividade será realizada no salão social da igreja, em datas previstas para maio (porque é o mês da família) e dezembro (porque é um mês de festas).

A atividade contará com a ajuda dos homens no apoio logístico e na preparação do local, dos jovens na realização de algumas brincadeiras, do ministério da sociabilidade na preparação dos convites e recepção das pessoas e na orientação aos jovens de quais brincadeiras podem ser realizadas; do ministério da música selecionando um fundo musical e das mulheres na preparação de toda a alimentação. Os recursos, por exemplo, serão provenientes de doação dos membros da igreja e dos convites que serão vendidos. Repare que várias pessoas de ministérios e grupos societários se reúnem, sob orientação, para a realização de uma atividade. O que se destaca é a interação, o compromisso de todos(as) para que o evento seja um sucesso. Vale lembrar que essa atividade é da igreja e não de um ou outro ministério ou grupo societário! Ou seja, essa atividade pertence a um projeto que tem um objetivo a alcançar! Para que o objetivo seja alcançado, é preciso que os liderados tenham se envolvido na atividade. Muitos ajudaram e o resultado do esforço comum será alcançado com menos fadiga e maior interação entre as pessoas.

Acreditamos que nesse momento haja a percepção de que calendário é exatamente a última parte de um Planejamento Estratégico para a igreja, porque ele deve refletir os objetivos traçados pela igreja desde os primeiros passos para a construção dos projetos. Com isso estamos invertendo a maneira de como até aqui as igrejas desenvolviam suas atividades. Antigamente cada ministério e grupos societários faziam suas programações de atividades e se reunia a CLAM para ajustar as datas. Isso não pode mais acontecer. A igreja já não suporta mais atividades e mais atividades que se conflitam entre si, não só nas datas, mas nos objetivos. O que se pretende daqui para frente é que os ministérios e grupos societários ao se reunirem - para cada um montar o seu plano de ação a ser apresentado a CLAM - tenham menos atividades, mais

foco e maior interação das pessoas. Lembre-se que ainda deverá ser apresentada a cada igreja a programação de atividades do seu distrito e da região.

Logo, se não houver espaço de datas na programação de sua igreja local como sua igreja irá participar de outras atividades das áreas distrital e regional? É importante que sua igreja participe também de eventos dessa natureza para que sua comunidade local se relacione com outras igrejas. De nada adiantará seguir todos os passos do planejamento e, quando chegar a hora de definir os responsáveis das atividades e as respectivas datas no calendário nos depararmos com conflitos de poder! O projeto é da igreja. Cada ministério, grupo societário, Escola Dominical, AMAS etc tem sua própria dinâmica e suas atividades que lhes são inerentes.

Porém, quando falamos dos projetos para a igreja todos(as) participam com responsabilidades claras e bem definidas com vistas a cumprir com os objetivos e responsabilidades já previamente acordados para cada atividade. Logo, deve-se questionar cada atividade que a igreja realizará para saber se ela realmente deve continuar existindo e se contribui para a missão e a visão da igreja. O calendário deve ser uma das formas de implementar alguns alvos importantes do planejamento e uma maneira de transmitir a filosofia e a visão da igreja.

Vale lembrar mais uma vez que, para que isso aconteça, é preciso que a CLAM, os ministérios, os grupos societários, a Escola Dominical etc, respondam algumas perguntas antes de incluir algum evento no calendário:

Razão – por quê? Por que devemos realizar esta atividade? Ela contribui para a missão e a visão da igreja? Ela é essencial para o momento em que a nossa igreja se encontra? Se não realizarmos essa atividade, alguma necessidade deixará de ser atendida?

Objetivos – o quê? O que se espera que aconteça ao final da atividade? O que deve ser mudado na vida das pessoas que participaram dessa atividade? Que tipo de crescimento se espera atingir realizando esse tipo de programa?

Nota: Lembremos que, para a construção do plano de ação essas perguntas deverão ser respondidas inicialmente por todos os ministérios, grupos societários, Escola Dominical, AMAS etc., pois como sabemos, a CLAM consolida, complementa e delibera sobre as atividades que vem dos ministérios e grupos societários etc.

UM PADRÃO PARA AS ATIVIDADES

O que mais se realiza na maioria das igrejas são atividades. Elas normalmente tendem a tornar-se ativismo. Com o tempo, vira um ativismo desenfreado e louco. Imagina-se que ao concentrar todo o potencial da igreja em atividades, que essas atividades irão resolver os problemas das pessoas que estão na igreja! A partir desse ponto, perdem-se os objetivos das atividades e da própria igreja. Isto não significa que uma igreja não deva realizar atividades. Deve, sim, mas todas elas com objetivos específicos e planejados. Devido a isso há necessidade de se criar um padrão de qualidade para as atividades da igreja. Não basta apenas enumerar todas as atividades e suas respectivas metas e achar que o planejamento irá se concretizar porque essas atividades aconteceram. Você pode realizar todas as atividades que estavam planejadas para a igreja durante todo o ano e, ainda assim, não conseguir atingir sequer um dos objetivos da igreja dentro do planejamento. Há muitas metas que não serão atingidas por meio de calendário. Para que isso não venha acontecer há pontos básicos que devem ser seguidos:

Ponto 1: Contribuir para a missão da igreja Todas as atividades gerais da igreja ou as específicas dos ministérios, AMAS, Escola Dominical, grupos societários etc devem contribuir para a missão da igreja. Caso isso não aconteça, a atividade não deve ser realizada.

Ponto 2: Atingir algum objetivo do Planejamento Para não correr o risco de as pessoas continuarem a ser muito genéricas e forçar a declaração de missão para realizar alguma atividade, esta atividade deverá contribuir para que algum objetivo específico do planejamento seja atingido. Caso contrário, o esforço será em vão.

Ponto 3: Atender às necessidades das pessoas Uma atividade só faz sentido quando atinge necessidades que as pessoas têm, sejam elas membros da igreja ou não. Este item e o anterior podem parecer redundantes, mas não são. Alguém pode tomar um objetivo da igreja e sobre ele querer criar uma atividade fora de época ou contexto, simplesmente para se destacar ou destacar seu ministério. Serão poucas as atividades e muitos os envolvidos, logo as atividades devem acontecer dentro de um contexto e de uma época e atender às necessidades das pessoas.

Ponto 4: Sair da “mesmice” Chega de cada um fazer seu calendário, montar sempre as mesmas atividades que levam toda a igreja à exaustão. Quando for idealizar as atividades, verificar se não estamos contribuindo para a mesmice. Um evento realizado com sucesso num ano não é garantia de que o próximo será um sucesso. As pessoas normalmente não gostam de ouvir ou ver várias vezes as mesmas coisas. Pense diferente. Haja diferente. Envolva mais pessoas com idéias e sugestões.

Ponto 5: Inovação Para sair da mesmice é preciso inovar. Sempre haverá alguém no grupo de sua igreja que possui está capacidade. As atividades da igreja precisam envolver as pessoas com coisas novas. Existem muitas formas disponíveis para que se

possa alterar a forma de fazer atividades dentro da igreja. Repetir o calendário de atividades de um ano para o outro é sempre mais fácil porque não dá trabalho. Inovar é mais difícil porque requer pesquisa, estudo, preparação e risco.

Ponto 6: Vai glorificar a Deus? Há muita coisa que acontece na vida da igreja que não glorifica a Deus. Uma delas é disputa por espaço de poder, de uma atividade ser mais importante que a outra. Todas as atividades serão importantes e o coordenador(a) de cada atividade tem uma responsabilidade enorme no gerenciamento dos demais para que tudo se cumpra conforme o planejado.

Há muita coisa que é feita na igreja e que não tem a aprovação divina. Busque

a unção do Espírito de Deus para que haja harmonia entre os que irão colaborar na construção de cada atividade.

Criando este padrão para sua comunidade, você irá perceber que o calendário de atividades atual poderá ser reduzido substancialmente e que ninguém sentirá falta das coisas que vão deixar de ser feitas. Você poderá criar

padrões como estes para sua igreja ou simplesmente adaptá-los. O importante

é criar um referencial por intermédio do qual as atividades que serão

planejadas sejam avaliadas. Não caia na tentação de simplesmente montar um calendário como ultima parte do planejamento, sem antes questioná-lo. Não caia na mesmice de realizar eventos que não vão atingir nenhuma necessidade, que vão apenas ocupar espaço no calendário, impedindo que a verdadeira missão da igreja seja atingida e fazendo com que haja muitas pessoas correndo inutilmente de um lado para o outro.

ESTABELECENDO PRIORIDADES

Para cada um dos projetos e suas respectivas atividades deve haver aquelas que são consideradas como prioritárias. Olhe sempre para a missão da igreja e confronte tudo o que cada projeto pretende fazer com a missão. Ao olhar o projeto fixe-se em seus objetivos.

Pense agora sobre cada atividade que compõe esse projeto. Compare os objetivos com as áreas consideradas prioritárias (Missão, Educação Cristã, Ação Social etc) para a sua igreja nos próximos 5 anos e comece a idealizar qual(is) as atividade(s) que deveriam ser colocadas primeiramente em prática.

ORÇAMENTO

Nenhum plano funciona sem dinheiro. Nenhum dinheiro é bem administrado sem um orçamento. Estes são dois princípios básicos de que todo o Planejamento Estratégico necessita. Sem dinheiro o planejamento não se realiza e sem orçamento o dinheiro vai embora, deixando o planejamento para trás.

Existem algumas coisas básicas que precisam ser consideradas na elaboração de um orçamento. Em primeiro lugar, há necessidade de se priorizar as atividades que serão colocadas em prática e o verificar o calendário. Num

Planejamento Estratégico para 5 anos, não se poderá iniciar todos os projetos

e suas respectivas atividades ao mesmo tempo. A CLAM deve definir quais são os aspectos prioritários para que sejam percebidas as prioridades de investimento. Assim, na hora da montagem da peça orçamentária se tem claramente quais as atividades serão atendidas primeiro.

Estabelecendo-se uma prioridade de investimentos, cada projeto ficará sabendo com quanto poderá contar e qual será a ordem de prioridade na alocação dos recursos. E uma vez estabelecida as prioridades defina o orçamento, pois ao saber quais são os alvos será necessário prever como alcançar esses objetivos. Avalie o quanto será necessário e as formas de levantar esses recursos.

MEDIR CONSTANTEMENTE PARA AVALIAR PERMANENTEMENTE

Administrar bem um projeto é administrar o futuro e para administrar o futuro é necessário administrar as informações. As informações vêm dos indicadores. O ato de avaliar e de medir não tem um fim punitivo e sim reparador nos rumos que estamos seguindo. A avaliação constante é que irá nos indicar se estamos indo ou não pelos caminhos corretos para o cumprimento da missão e da visão da igreja.

O papel desempenhado pela função de controle e avaliação no processo de Planejamento Estratégico é de acompanhar o desempenho dos projetos, através da comparação entre as situações alcançadas e previstas,

principalmente quanto aos objetivos e desafios, e da avaliação das estratégias que foram adotadas. Neste sentido o ato de medir e avaliar são destinados a assegurar que o desempenho real possibilite o alcance das metas que foram anteriormente estabelecidas. O momento seguinte da avaliação é realimentar

a CLAM - e os próprios ministérios, grupos societários etc -, de forma que

possam corrigir ou reforçar o desempenho medido para assegurar que os resultados satisfaçam as metas, aos desafios e aos objetivos estabelecidos nos projetos.

Antes de iniciar o processo de avaliação dos projetos que compõem o Planejamento Estratégico deve-se estar atento a determinados aspectos de motivação das pessoas (nunca determine metas que serão de difícil execução ou fácil demais de serem atingidas) e a capacidade operacional da igreja (instalações, recursos financeiros e humanos etc). Logo, quando estabelecer os indicadores para as metas a serem alcançadas tenha em mente que o ato de medir e avaliar serve para:

1.Identificar problemas, falhas e erros que se transformaram em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e de evitar sua reincidência; 2. Fazer com que os resultados obtidos com a realização das atividades estejam tanto quanto possível próximo dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos desafios e consecução dos objetivos; 3. Verificar se as estratégias estão proporcionando os resultados esperados, dentro das situações atuais e previstas;

4. Perceber se os recursos humanos, financeiros e as instalações estão sendo utilizados da melhor maneira possível.

AS ATIVIDADES NOS MINISTÉRIOS, GRUPOS SOCIETÁRIOS ETC.

Como vimos no exemplo do Projeto Famílias em apenas uma atividade vários ministérios e grupos societários foram envolvidos. O que cada coordenador(a) deve fazer é apresentar ao seu grupo essas atividades que foram acertadas na CLAM. Ao levar essas informações para que haja comprometimento dos demais poderá haver várias outras sugestões que após uma análise preliminar por parte do coordenador(a), possa novamente ser apresentada à CLAM para agregar ainda mais valor as ações já estabelecidas.

O processo é participativo, deve ter a aprovação de todos(as) pois serão essas pessoas que colaboram com cada ministério da igreja que irão fazer as coisas acontecerem. Os ministérios têm participação fundamental em todo esse processo, por isso envolva as pessoas, comunique as atividades, afixe em quadros de aviso, boletim, impressos, não somente as atividades, mas os objetivos, os projetos, mostrando para toda a igreja que a sua comunidade tem um caminho a percorrer.

O GRUPO DA IGREJA LOCAL QUE CUIDA DO PEM

Sua comunidade deve ter representantes que deverão estar cadastrados na Sede Regional para receberem convites para treinamentos de capacitação sobre o PEM ou agendamento de reuniões para atividades regionais ou distritais ligadas ao PEM da região. Essas pessoas é que irão ajudar a animar todo o processo, garantindo que os objetivos do PEM de sua comunidade sejam executados.

São essas pessoas junto com a CLAM que vão garantir a continuidade das ações de sua igreja para os próximos anos. Essas pessoas têm o dever de fazer cumprir o PEM de sua igreja local. Todo o processo de ajuda para execução de atividades amarradas ao PEM contará com o suporte dessas pessoas.

RESUMO: OS 10 PASSOS

1. Considere atentamente a missão e a visão de sua igreja. Nunca estabeleça objetivos e atividades que se choquem com a missão e a visão.

2. Na hora de definir um objetivo, focalize uma área ou projeto específico da sua igreja, relacionando sempre esse objetivo à missão e à visão da sua igreja.

3. Verifique sempre se os objetivos definidos atende a alguma necessidade prática da igreja.

4. Imagine de que forma prática o objetivo estabelecido pode ser atingido por meio de atividades. Estabeleça metas.

6.

Consolide um calendário e um orçamento.

7. Para que os objetivos sejam alcançados, é preciso que a igreja se

envolva nos projetos. Logo, sensibilize, divulgue e mobilize as pessoas.

8. Acompanhe o desenvolvimento das metas no qual o objetivo foi estabelecido e faça uma avaliação constante para verificar os resultados.

9. Faça ajustes no planejamento, no calendário e nos objetivos. O processo é dinâmico.

10.Caso seja necessário reprograme metas em função do alcance dos objetivos.