PLATAFORMA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DE LA CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S.

AUTORES:
FICHA: 1749798, GRUPO: 4
ELIZABETH MARINA ALVAREZ MORRIS
LUIS GABRIEL MANCHEGO MEDINA
CARLOS DIAZ MURILLO

INSTRUCTORA
JOHANNA FUENTES
AP01-AA1-EV07. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOFTWARE PARA EL
PROYECTO DE DESARROLLO EN CURSO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO NACIONAL DE HOTELERÍA, TURISMO Y ALIMENTOS
TECNOLOGÍA EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
BOGOTÁ D.C.

1
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 3
ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO. ............................................................. 5
Título del Proyecto: ....................................................................................................................................... 5
1. Por qué se requiere la aplicación: ......................................................................................................... 5
1.1 Requerimientos del sistema: ............................................................................................................... 5
1.2 Cuestionario ........................................................................................................................................ 5
1.3 Cuestionario al personal de la empresa .............................................................................................. 7
1.3.1 Encuesta: ...................................................................................................................................... 7
2. Caracterización del proyecto. .............................................................................................................. 11
2.1. Diagnóstico previo del problema ..................................................................................................... 11
2.2. Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar. .............................................. 12
3. Justificación del proyecto. ................................................................................................................... 12
4. Objetivo del proyecto. ......................................................................................................................... 12
5. Objetivo del proyecto. ......................................................................................................................... 12
5.1. Objetivo General. ............................................................................................................................. 12
5.2. Objetivos Específicos. ....................................................................................................................... 12
6. Alcance del proyecto ........................................................................................................................... 14
7. Beneficiarios del proyecto. .................................................................................................................. 15
8. Impacto................................................................................................................................................ 15
9. Restricciones........................................................................................................................................ 15
10. Riesgos del proyecto ....................................................................................................................... 15
11. Productos o resultados.................................................................................................................... 15
12. Marco de referencia de la Gestión .................................................................................................. 19
13. Documental. .................................................................................................................................... 19
14. ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DEL SISTEMA .... 20
14.1 PLANTILLA STAKEHOLDERS ............................................................................................................. 20
15. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DEL SOFTWARE EN DESARROLLO ................................................. 50

2
 INTRODUCCIÓN

La CLINICA SALUD SOCIAL S.A.S. (CSS) es una empresa dedicada al sector salud,
consolidándose como una de las mejores instituciones prestadoras de salud de la región,
quienes claramente vieron la necesidad de incrementar su productividad y eficiencia para
así crecer, hacerla más sólida y lograr los objetivos a corto y largo plazo.

Partiendo del hecho que en la actualidad, la tecnología y el uso de sistemas de

información han sido de gran utilidad para las empresas cuando se trata de incrementar
su productividad y mejorar resultados, lo que se pretende al implementar este proyecto
es estudiar el sistema de información actual utilizado por la empresa y proponer un
cambio y mejoramiento del mismo a través de un sistema de gestión documental web con
el fin de optimizar todos los procesos que se llevan a cabo en la institución.
Este proyecto se enfocó en las áreas productivas de la empresa, que son la asistencial y
la administrativa.
Teniendo en cuenta que nunca se ha realizado un estudio de sus procesos, es necesario
comenzar este trabajo con la primera fase de cualquier trabajo de procesos, es decir, con
el levantamiento de información para los mismos; durante esta etapa, se realizan
entrevistas a cada uno de los empleados de la empresa, con el fin de conocer en detalle
las tareas que realizan, sus responsabilidades y labores en el día a día, para luego
agruparlos dependiendo del proceso en el que intervienen. En la siguiente fase se hace
una implementación de alternativas de mejoramiento a corto plazo.

3
Para luego implementar alternativas a mediano plazo, considerando que CSS no cuenta
con un presupuesto alto para invertir en mejoras, fue necesario realizar los
correspondientes estudios de viabilidad para evaluar las alternativas, pero siempre
asignándole la mayor importancia al factor económico, antes de tomar una decisión.

4
ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO.

Título del Proyecto:

PLATAFORMA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CLÍNICA SALUD

SOCIAL S.A.S.

1. Por qué se requiere la aplicación:

1. Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.
2. Para tener un control, para evitar el vencimiento de términos en las respectivas
respuestas a las peticiones y/o correspondencia recibida.
3. Para hacer seguimiento y notificación al funcionario responsable de proyectar las
respuestas sobre los documentos pendientes y plazo para responder.
4. Para poder acceder a la información (Imágenes de los documentos) y tramite de la
correspondencia recibida y enviada desde cualquier parte del planeta.

1.1 Requerimientos del sistema:

1. Que permita general un consecutivo y fecha del radicado del documento.
2. Que permita cargar la imagen (pdf) del documento para poder ser consultada y
descargada de ser necesaria.
3. Creación y control de perfiles de usuarios.
3. Creación y control de dependencias
4. Creación y control de usuarios (funcionarios)
5. Creación y control de tablas de retención documental.
6. Que permita el seguimiento permanente al documento desde su radicado inicial,
traslado a dependencias y/o funcionarios responsables, radicado e imagen de la
respuesta, adjuntar guía de envió e imagen de entrega de la correspondencia.
7. Que permita relacionar la correspondencia recibida con la respuesta (correspondencia
enviada) o viceversa. (relación o vinculo)
8. Que permita consultar la información por remitente.

1.2 Cuestionario
1. ¿Cuál es su cargo?
Gerente

2. Actualmente posee equipos e infraestructura necesaria para implementar un software

de gestión Documental
Si X
No

5
3. Cree necesario un software de gestión documental para su empresa
Si X
No

¿Por qué?

Debido al aumento en la recepción de paquetes y que llegue puntual a las

diferentes dependencias asi mismo entrar en la vanguardia de la tecnología.

4. ¿Qué áreas o dependencias debería cubrir el sistema de gestión contable?

Toda las dependencias y áreas de la empresa en general, como una forma de
disminuir costos, logística y aumento en la entrega de documentos y paquetes.

5. ¿Cuáles son las razones por la cual quiere resolver este problema?
Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.

6. ¿Cuántas personas trabajan en su área?

5

7. ¿su empresa cuenta con algún sistema informático?

Si ya tengo un sistema
No, deseo tener un sistema
X Si tengo un sistema pero no funciona

8. Si ya cuenta con un sistema. ¿Cuáles son las deficiencias que ud encuentra

actualmente en su sistema?
x Esta obsoleto, deseo un sistema nuevo
Quiero agregar mas reportes, pero no ubico al programador
El sistema nunca funciono, deseo un sistema que funcione
No tengo sistema deseo adquirir uno
9. ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones que tiene usted acerca de su sistema de
gestión documental?
No se en tiempo real donde se encuentra mi correspondencia
x Estoy teniendo una mayor demanda y ya no doy abasto
Tengo varias sucursales necesito un negocio multiempresa

10. ¿Qué impacto desea que tenga el software de gestión documental?

x Quiero que controle el flujo de correspondencia de toda mi empresa
Por el momento solo quiero sistematizar una parte
Solo deseo controlar archivo por el momento

11. ¿Cuál es el área de su empresa que desea sistematizar?

x Todo deseo que el sistema controle toda mi empresa
Solo archivo

6
 Solo recepción

1.3 Cuestionario al personal de la empresa

La empresa cuenta con una planta de personal de 250 personas en diferentes áreas se
ha tomado una muestra compuesta por 25 personas equivalentes al 25% de la población.
1.3.1 Encuesta:

1. ¿Su unidad cuenta con pautas para la producción de documentos?

Si
No

70
60
50
40
30
20
10
0
produccion

si no

2. ¿Usted registra los documentos físicos que produce en su unidad?

Si
No
80

60

40

20

0
recepcion

si no

3. ¿Cuando en su área de trabajo se reciben documentos que no pertenecen a esta?

a) Se contacta al destinatario y se le envía la documentación
b) Se conserva y se transfiere posteriormente
c) Se devuelve a la unidad correspondiente
d) No se notifica

7
 80

60

40

20

0
recepcion

a b c d

4. ¿En su área de trabajo se escanean documentos?

Si
No

100

80

60

40

20

0
digitalizacion

si no

5. Los documentos son escaneados para:

a) Consulta
b) Conservación
c) Para gestión o tramite
d) Par eliminación del documento físico

80

60

40

20

0
digitalizacion

a b c d

8
 6. ¿Su área de trabajo cuenta con pautas para el escaneo de documentos?
a) Si
b) No
c) No sabe

100

80

60

40

20

0
digitalizacion

si no no sabe

7. Cuando se desea consultar documentos en gestión por lo general:

a) Están disponibles
b) Sabe a quién solicitarlos
100
98
96
94
92
90
88
digitalizacion

estan disponibles sabe a quien solicitarlos

8. En su área de trabajo los e-mails son almacenados en:

a) Dispositivos personales
b) Equipos institucionales
c) Discos externos
d) Carpetas compartidas
e) Almacenamiento en la nube
f) En dispositivos USB
g) En servidores de la empresa

9
 100

80

60

40

20

0
conservacion

a b c d e f g

9. ¿en su área de trabajo se realizan copias de seguridad?

a) Si
b) No

80

60

40

20

0
conservacion

si no

10. ¿usted organiza los mensajes de correo electrónicos?

a) Si
b) No

100

80

60

40

20

0
conservacion

si no

11. ¿para la gestión imprime sus correos electrónicos?

a) Si
b) No

10
 70
60
50
40
30
20
10
0
conservacion

si no

2. Caracterización del proyecto.

2.1. Diagnóstico previo del problema

La Clínica Salud Social, realiza su gestión documental en forma manual, almacenando
sus archivos en carpetas físicas y sin definir un estándar óptimo de los tiempos de
respuestas a los usuarios según el tipo de documento o trámite que se realice.
Es por esto, que los estudiantes de la tecnología ADSI del SENA, dentro de su programa
académico y la temática de implementación de proyecto, en su banco de proyectos de
gestión documental desea desarrollar e implementar un sistema web.
En Colombia y a nivel internacional ya se han desarrollado e implementado con éxito
algunos software de gestión documental, desarrollados en diversas herramientas tanto
de gratuitas como en licenciadas y según las necesidades de las empresas que los han
adquirido. En la tabla 1 se muestra en detalle estas características.

SOTWARE EMPRESA FORMATOS LICENCIA SOFTWARE

Infoviews Perpetua, por Web
LiquidOffice xml, html y pdf
(México) usuario registrado Sql Server 2000
Docuware Licencia adicional Visual Basic
Docuware tiff, pdf, gif
(Alemania) Sql Server Sql Server 2000
Gitdoc tiff, pdf, jpg, bmp, Licencia adicional Visual Basic
Gitdoc
(España) xls, doc, pps Sql Server Sql Server
Gestión de Wilkinsonpc no se utilizan Freeware 4D
Documentos (Colombia) imágenes Postgres
Comu. Orfeo GPL (General php 5
Orfeo Tiff
(Colombia) Public License) Oracle 10g,
MsSql
Royal tiff, bmp, pcx, dcx,
Royal ECM Enterprise No se sabe
Technologies cals, pbf, pda, pdf
SAD Sysdatec Tiff Enterprise Oracle 10g

11
 Siam IRS InfoDoc tiff, bmp Enterprise C++, Oracle,
FoxPro, MsSql
Oracle, Sql
AAA- Lexco Tiff No se sabe
Sevenet Server,
Postgres, MySql
Archivos LTDA Archivos no se utilizan Delphi Borland
No se sabe
Microópticos LTDA imágenes Interbase
(Colombia)
Windows® Microsoft xls, doc, pps Libre Servidor Web
SharePoint™ (EEUU) SQL Server
Services. 2000
Tabla 1. Cuadro comparativo (Software de Gestión Documental)

2.2. Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar.

La Clínica Salud Social S.A.S, no cuenta con un sistema de gestión documental que
controle el registro, tramite, estado y disposición de la correspondencia que entra y sale
de entidad, así como la correspondencia interna, ocasionando problemas como pérdida
de información, tiempos de respuesta extemporáneos a los usuarios de la información
según el tipo de documento o trámite que proceda.

3. Justificación del proyecto.

Con el desarrollo e implementación de esta plataforma para la gestión documental para
la Clínica Salud Social S.A.S. bajo un ambiente web y con herramientas de desarrollo
libres, se obtiene un software de excelente calidad y sin ningún costo, que dé solución a
la pérdida de información y a los tiempos de respuesta extemporáneos que afectan el
desempeño de la clínica, permitiéndole brindar a sus usuarios un mejor servicio.

4. Objetivo del proyecto.

5. Objetivo del proyecto.

5.1. Objetivo General.

Diseñar la gestión documental de la Clínica Salud Social S.A.S, mediante el análisis,

desarrollo e implementación de una plataforma en ambiente web que permita registrar o
radicar, digitalizar, hacer seguimiento y control de la correspondencia que maneja la
entidad.

5.2. Objetivos Específicos.

12
Los objetivos específicos de la plataforma para la gestión documental de la Clínica Salud
Social S.A.S son los siguientes:

 Realizar un diagnóstico del Archivo de Gestión documental en donde se conservan

la correspondencia, en cuanto a funcionamiento y organización.
 Establecer claramente las fases y actividades a realizar en el proyecto de diseño
e implantación de la plataforma Web de la gestión documental de la Clínica Salud
Social S.A.S . para definir, estructurar, orientar metodológica y armónicamente su
desarrollo e implementación.
 Estructurar el proyecto Plataforma de gestión documental de la Clínica Salud
Social S.A.S para documentar los procesos, procedimientos, formatos,
instructivos, guías relacionadas con la gestión documental que garanticen el mayor
aprovechamiento del trabajo y evitar la acumulación de correspondencia.
 Proponer las características básicas de la plataforma Web para el manejo de
correspondencia.
 Crea manual del usuario de la plataforma Web de gestión documental de la
Clínica Salud Social S.A.S
 Definir un marco de referencia frente a los requerimientos del cliente, mediante el
uso e interpretación de la información levantada, representado en diagramas de
clase, de interacción, colaboración y contratos de operación, de acuerdo con las
diferentes secuencias, fases y procedimientos del sistema y de acuerdo con la
normatividad vigente, impartidas por el Archivo General de la Nación y demás
normas aplicables a la gestión documental de correspondencia
 Diseñar la estructura lógica del sistema de información, desarrollando una
plataforma en ambiente web para la gestión documental para la Clínica Salud
Social S.A.S que permita radicar, digitalizar, hacer seguimiento y control de la
correspondencia recibida (entrada), enviada (salida) y correspondencia interna.
 Desarrollar la estructura de datos y la interfaz de usuario del sistema de
información, codificando los módulos del sistema de información, interfaces de
usuario y el mapa de navegación del software de gestión documental.
 Determinar el cumplimiento de las buenas prácticas de calidad en el desarrollo de
software.
 Desarrollar las tareas de configuración y puesta en marcha del sistema de
información, Implementando la plataforma de gestión documental en todas las
dependencias o área funcionales de la Clínica Salud Social S.A.S dentro del
cumplimiento de las funciones propias de cada cargo.
 Establecer lineamientos y directrices a nivel institucional, para el eficiente manejo
de la correspondencia tanto en soporte físico como a través de la plataforma Web
 Validar los procesos de implantación del sistema de gestión documental a través
de la plataforma Web

13
 6. Alcance del proyecto

El alcance de producto corresponde al diseño e implantación de una Plataforma Web

para la gestión documental de correspondencia para la Clínica Salud Social S.A.S
mediante la captura electrónica de datos y la infraestructura de hardware y software de
sistema que permite el funcionamiento de la misma.

El Proyecto inicia con el diagnóstico institucional, análisis, diseño y culmina con el

desarrollo e implantación de un sistema de gestión documental en plataforma web para
la Clínica Salud Social S.A.S. que agilice la producción, recepción, direccionamiento
y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y disposición, y
preservación de los mismos.

El proyecto incluye los documentos que describen el funcionamiento del sistema. Estos
documentos comprenden:
 La descripción del modelo de gestión documental;
 Los procedimientos generales y específicos de gestión documental
 Las instrucciones para el uso de las herramientas informáticas.
 El control de su gestión
 Aplicación de las tablas de retención documental
 Evaluación y propuestas de actualización y/o mejoramiento
 Las responsabilidades asignadas sobre el sistema de gestión documental a las
distintas unidades de la organización.

La implantación de la plataforma web para la gestión documental de la Clínica Salud

Social S.A.S es de carácter obligatorio para los empleados de la clínica, según sus
funciones establecidas para tal fin, de tal forma que permita integrar todas las
dependencias o áreas funcionales de la entidad, permitiéndole brindar a sus usuarios un
mejor servicio.

Inicialmente no se incluye el manejo de la firma digital para los documentos creados en

formato electrónico.

14
 7. Beneficiarios del proyecto.
Con la implementación de la plataforma de gestión documental se ven beneficiados los
empleados de la Clínica Salud Social S.A.S encargados de dar trámite a la
correspondencia en las diferentes dependencias o áreas funcionales de la entidad.

También se benefician los usuarios de la clínica debido a que se mejoran los procesos
de radicación y tiempos de respuesta a sus solicitudes o peticiones.

8. Impacto

De la implementación del presente proyecto se espera obtener los siguientes impactos:

● Económico: Disminución de costos que genera las fotocopias de los documentos que
son trasladados a las diferentes dependencias.

● Ambiental: Al disminuir el uso de fotocopias y papel se contribuye con la

conservación del medio ambiente.

● Tecnológico: Mejoramiento de los procesos y procedimientos en la gestión

documental de la entidad.

9. Restricciones.

En el presente proyecto solamente se contempla la restricción de tiempo, limitado por el

periodo lectivo del presente programa de formación de tecnología ADSI.

10. Riesgos del proyecto

En el desarrollo e implementación del proyecto se prevén los siguientes riesgos:

● Inexperiencia con la tecnología.

● Resistencia al cambio.
● Pérdida de personal clave.
● Reestructuración Institucional.

11. Productos o resultados.

15
 FASES Producto Unidad Meta
Medida
1. Identificación 1. Identificación de la necesidad Porcentaje 100%
de sistemas de información.

2. Levantamiento del mapa de Porcentaje 100%

procesos del sistema en
desarrollo.

3. Especificación de los Porcentaje 100%

requerimientos funcionales y no
funcionales del sistema.
4. Identificación del proceso de Porcentaje 100%
software para el proyecto de
desarrollo en curso.

2. Análisis 1. Especificación de Porcentaje 100%

requerimientos con casos de uso.
integrada a la Plataforma en
ambiente web para la gestión
documental

2. Análisis de las necesidades del Porcentaje 100%

sistema de información

3. Análisis de las necesidades del Porcentaje 100%

sistema de información
4. Especificación del modelo Porcentaje 100%
conceptual del sistema de
información a desarrollar.
3. Diseño 1. Elaboración del prototipo del Porcentaje 100%
sistema de información a
desarrollar.
2. Diseño de la estructura de Porcentaje 100%
datos, a partir del modelo
conceptual determinado en el
análisis del sistema, utilizando
herramientas tecnológicas de

16
 bases de datos, según las normas
y estándares establecidos.

3. Elaboración de términos de Porcentaje 100%

referencia.
6. Diseño de arquitectura de Porcentaje 100%
software y hardware para el
sistema de información en
desarrollo.

7. Identificación de los puntos Porcentaje 100%

críticos del sistema de información
en desarrollo.

8. Elaboración de cláusulas Porcentaje 100%

técnicas para contratación del
hardware, software y servicios
requeridos para el sistema de
información en desarrollo.

4. Desarrollo 1. Diseño y desarrollo de la interfaz Porcentaje 100%

web del proyecto
2. Construcción de la base de Porcentaje 100%
datos, a partir del modelo de datos
determinado en el diseño del
sistema, utilizando sistemas de
gestión de base de datos, según
los protocolos establecidos en la
organización.
3. Aplicación de políticas y Porcentaje 100%
mecanismos de control en el
diseño del sistema de información,
mediante el análisis de la
vulnerabilidad de la información,
siguiendo los parámetros
establecidos por la organización.

4. Aplicación de los estándares de Porcentaje 100%

calidad involucrados en los
procesos de desarrollo de
software, siguiendo el plan
establecido para mantener la

17
 integridad de los productos de
trabajo definidos, según las
prácticas de configuración
establecidas por la empresa.

5. Realización de la codificación Porcentaje 100%

de los módulos del sistema y el
programa principal, a partir de la
utilización del lenguaje de
programación seleccionado, de
acuerdo con las especificaciones
del diseño.

6. Construcción del programa de Porcentaje 100%

instalación del aplicativo,
utilizando las herramientas de
desarrollo disponibles en el
mercado, según las características
de la arquitectura.
7. Documentación del Porcentaje 100%
cumplimiento de los términos de
referencia previstos en la
negociación, de acuerdo con la
participación de cada uno de los
actores en relación con la
satisfacción de los bienes
informáticos contratados y
recibidos, según normas y
protocolos de la organización.
8. Elaboración de instrumentos e Porcentaje 100%
instructivos, requeridos por el
aseguramiento de la calidad, para
documentar y evaluar los procesos
de desarrollo de software, de
acuerdo con las normas y
procedimientos establecidas por la
empresa.

9 Evaluación de procesos y Porcentaje 100%

productos de desarrollo de
software
5. Implantación 1. Diseño y ejecución de plan de Porcentaje 100%
pruebas del sistema de
información.
2. Elaboración del manual de Porcentaje 100%
usuario y manual de configuración
del sistema.

18
 3. Diseño del plan de Porcentaje 100%
mantenimiento del sistema de
información.
4. Elaboración del informe Porcentaje 100%
administrativo y técnico del
sistema de información
desarrollado.

5. Definición de estrategias para la Porcentaje 100%

validación de manuales de usuario
y de operación

12. Marco de referencia de la Gestión

13. Documental.

Se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

Un Sistema de gestión documental se puede concebir como el conjunto de instrucciones

en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

El sistema de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos económicos,

humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas
con los criterios operativos del mismo.
Con la realización del Sistema de gestión documental se pretende lograr los siguientes
aspectos.

● Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de la administración, para el funcionamiento de la misma, elementos de
apoyo decisivos para la transparencia y el control de la gestión y garantía de los
derechos individuales y colectivos.

● La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción

hasta su destino final.

● Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez

preserven el cuidado del medio ambiente (reducción del consumo masivo de copias).

19
● Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación
y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes.

● Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y

archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

● Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención

Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición final de los documentos.

● Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

● Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para
la administración e importantes para la cultura.

● El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma

de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

● La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a

una política informativa total.

● La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación

innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del
acervo documental.

● La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal

y eficaz de la información.

14. ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO

FUNCIONALES DEL SISTEMA

14.1 PLANTILLA STAKEHOLDERS

CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. PS 01

PROYECTO DESARROLLO DE SOFTWARE

PLANTILLA STAKEHOLDERS

20
Código Rol o cargo Descripción del rol o Nivel de Interés en el
interés influencia proyecto
ARCHIVERO  Administración del Ejecuta Participante
ADMINISTRADOR sitio. Asegura la
• Mantenimiento fondos, comunicación
control de organigrama, entre
control de autoridades. responsables
• Mantenimiento del cuadro
de clasificación.
• Transferencia y
eliminación.
• Registro de usuarios.
• Gestión del depósito.
• Mantenimiento de
formularios y documentos.
• Generación de informes
gerenciales e instrumentos
de descripción.

RESPONSABLES  Creación y gestión de Ejecuta Participante

DE documentos en oficinas.
DEPENDENCIAS • Registro general de
expedientes y documentos.
• Descripción en oficinas.
• Proceso de transferencia y
eliminación de documentos.
• Generación de reportes
estadísticos necesarios.

USUARIOS - Consulta de los documentos Ejecuta Participante

CLIENTES de archivo desde cualquier
lugar donde se encuentre y
préstamo cuando aplique.

ARCHIVERO  Mantenimiento del cuadro Ejecuta Participante

OPERADOR de clasificación.
• Control de autoridades.

21
 • Descripción de lo
transferido.
• Gestión del depósito.

• Consulta y préstamo
COMISION DE Determinación de plazos de Ejecuta Participante
ARCHIVO conservación

y destino final de los

documentos.

CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ1

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre. Descripción Prioridad
1 Inicio a la Se presenta el entorno inicial a la plataforma Alta
plataforma Web Web
Se muestra un banner. Presentación de la
página (incluyendo Misión, Visión, objetivos).
Mapa del sitio

Incluye los siguientes módulos que más

adelante se desarrollan:
1. Registro de usuarios: se encuentra la opción
de iniciar sesión tomando en consideración
el tipo de usuario que ha sido validado para
acceder al sistema.
2. El sistema presenta módulos de Menú y
submenús para la gestión documental
según el rol del Stakeholders, así:

Administrador

 Módulo de administración

Usuarios internos o responsables de

dependencias

22
  Módulo de recepción y radicación
documentos(División de registro y
control de correspondencia)
 Módulo de clasificación de
documentos
 Módulo de transferencia y devolución
 Módulo salida de documentos
 Generación de planillas
 Módulo digitalización de documentos
 Módulo degeneración de reportes
estadísticos

Usuarios - clientes

 Módulo de Consulta de los

documentos
Archivero operador
 Módulo Generación de planillas para
el mantenimiento del cuadro de
clasificación
Comisión de archivo
 Módulo de conservación de
documentos
Controles y El sistema sólo permitirá al administrador o administradores
restricciones del sitio realizar cambios o actualizaciones

Criterios de Se realizan los controles solicitados

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

______________________ _____________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

23
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ2
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX

ID Nombre Descripción Prioridad

2 Registro de Permitirá la gestión de diferentes tipos de usuarios a Alta
usuarios través de los datos de identificación de los mismos

El sistema deberá permitir la posterior consulta y el

estado en que se encuentra ( asignado, en trámite,
eliminado, etc.) y permitir su impresión.

24
 El formulario de registro para el usuario interno
deberá contener:

 Nombres y apellidos
 Cédula o identificación del usuario
 Dirección
 Teléfono
 Correo
 Contraseña

El formulario de registro para el usuario externo

deberá contener:

 Nombres y apellidos
 Cédula o identificación del usuario
 Dirección
 Teléfono
 Correo
 Rol dentro del sistema
 Dependencia en la que labora
 Contraseña
 Tipo de usuario

Controles y  El sistema sólo permitirá al administrador o

restricciones administradores del sitio realizar cambios o
actualizaciones.
 El sistema enviará una notificación cuando el usuario se haya
registrado
 El sistema no debe permitir borrar a ningún tipo de usuario.
 El sistema debe realizar copia de seguridad
 Se manejarán los siguientes tipos de usuario:
 Archivero administrador
 Archivero operador
 Usuario interno
 Usuario externo

Criterios de  El acceso deberá ser controlado por usuario y contraseña.

Aceptación  La plataforma deberá contar con un esquema de seguridad para
controlar el acceso a las diferente opciones, de acuerdo a
modelo de roles ó perfiles.
 La plataforma permite Niveles de acceso y seguridad a
documentos

25
 Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

______________________ ________________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

26
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ3

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
3 Módulo de Alta
administración Permite que los administradores de forma
controlada y sin ningún esfuerzo innecesario,
recuperen, visualicen y reconfiguren parámetros
del sistema y opciones escogidas en el momento
de la configuración, como los elementos que se
indexan, así como la asignación de usuarios y
funciones a otros perfiles de usuarios

En caso de presentarse errores del sistema,

permite a los administradores "deshacer"
acciones hasta llegar a un estado en que la
integridad de la base de datos quede garantizada

Permite supervisar el espacio de almacenamiento

disponible y avisar a los administradores cuando
convenga intervenir, ya sea por escasez de
espacio, o porque sea necesario alguna otra
medida de tipo administrativo

Permite que los administradores realicen

cambios masivos en la estructura de clasificación,
de forma que sea posible realizar en la estructura
de clasificación la división de niveles de carpetas
en dos o más

Permite que los administradores realicen

cambios masivos en la estructura de clasificación,
de forma que sea posible realizar en la estructura
de clasificación el traslado o redenominación de
una carpeta

27
 La solución debe proveer al menos dos interfaces
para la Gestión y sus componentes:
 Interface de comandos
 Interface gráfica de usuario

Permite que se definan perfiles de usuarios y que

a cada perfil se le asignen varios usuarios

Controles y Sólo permite al administrador o administradores realizar

restricciones cambios en la plataforma

Criterios de  El acceso deberá ser controlado por el administrador y

Aceptación contraseña.
 Sólo los usuarios con derechos de administrador podrán
acceder a las funciones administrativas, los usuarios normales
no podrán.

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_____________________ _______________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

28
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ4

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
4 Módulo de Se ingresa al módulo SGD -El sistema cuenta con la Alta
recepción y opción RADICACIÓN de correspondencia, que pueden
radicación de ser: peticiones, quejas, reclamos, misionales, otros.
documentos Permite imprimir. Además EDITAR o AGREGAR para
llenar los campos manualmente en caso que la
correspondencia no sea a través de la Web

29
 Cuenta con un aviso legal de protección de
información.

Presenta un formulario que recoge datos personales

de quien presenta la correspondencia

 Tipo de documento
 N° de documento
 Correo electrónico
 Nombres y apellidos
 Procedencia: persona natural, jurídica o
anónimo
 Teléfono
 Celular
 Nacionalidad *
 País
 Departamento
 Municipio
 Dirección

Además se solicitan los datos socioeconómicos:

• Genero

• Edad

• Población vulnerable

• Población especial Una opción que permite

adjuntar el documento y la opción enviar

El módulo permite la codificación de la

correspondencia recibida
El sistema debe permitir el cálculo de la fecha de
vencimiento de los radicados, cuando este se ha
establecido.

30
 Controles y  Para poder radicar la correspondencia el usuario debe
restricciones ingresar al sistema y dar click en aceptar normatividad
legal sobre protección a la información
 El sistema no permite enviar la solicitud si no se llenan
todos los datos del formulario
 El número de radicación y la fecha serán guardados
automáticamente por el sistema
 En los campos del módulo se deben evitar colocar tildes,
caracteres especiales, abreviaturas. Evitar colocar al final
de nombres y apellidos espacios en blancos o puntos
Criterios de El usuario debe seleccionar la opción aceptar al aviso legal. Se realizan
Aceptación los controles solicitados

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_______________________ ______________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

31
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ5

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
5 Digitalización  Escanear por bandeja Alta
de documentos
 Escanear por automático

 Escanear cara siempre y guardar

 Escanear cara doble y guardar

 Herramientas de visualización (paginar,

atrás, adelante, zoom…)

32
  Eliminar paginas antes de guardar

 Duplicar documentos para otros registros

 No doble digitación de numero de caja

 Opciones de zoom

 Asociación de documentos ya
digitalizados

 Digitalización masiva

 Importación de documentos (texto,

HTML)

 Importación de documentos desde

carpetas compartidas

 Aplicación tome funcionalidades del

escáner (VRS)

 Ajuste de tamaño de papel automático (La

aplicación debe tomar todas las
características técnicas del escáner para
mejorar la digitalización)

 Evidencia de digitalización(debe permitir

realizar captura en serie y luego indexar
para mejor tiempos de alistamiento)

 El sistema debe permitir el escaneo

distribuido: permitir que los usuarios
remotos puedan importar documentos al
sistema por escaneo directo mediante la
web a través de un escáner de escritorio
compatible para bajos volúmenes.

33
 Controles y El sistema debe permitir a usuarios con privilegios el reemplazo
restricciones de documentos digitalizados, que por error humano así lo
requiera. Esta acción exige la debida observación.

Criterios de  El acceso deberá ser controlado por el administrador y

Aceptación contraseña.
 Sólo los usuarios con derechos de administrador podrán
acceder a las funciones administrativas, los usuarios normales
no podrán.

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_______________________ ______________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

34
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ6
Logotipo
de ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
la empresa SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad

35
 6 Módulo de  . Debe permitir el uso de una estructura Alta
clasificación de de clasificación de la información.
documentos  Debe permitir la definición de una
estructura de clasificación de la
información en el que los documentos se
puedan representar en jerarquías como
mínimo en tres niveles de acuerdo a su
naturaleza y contenido: redireccionados
(no son de competencia de la clínica), de
carácter personal, de trámite ordinario,
especiales, urgentes, etc. )
 Debe permitir definir mecanismos de
asignación de nombres a los diferentes
niveles de la estructura de clasificación
de la información.
 Debe permitir que los usuarios
administradores o quienes tengan
asignados los permisos
correspondientes, puedan crear nuevos
niveles dentro de la estructura de
clasificación.
 Debe poseer una interfaz gráfica que
permita la navegación, selección,
recuperación y presentación de los
documentos y de la estructura de
clasificación de la información.
 Debe permitir la reubicación de una
carpeta (o conjunto de carpetas) o
documento, a un lugar distinto dentro de
la estructura de clasificación.
 Debe permitir luego de la reubicación
garantizar que se mantenga los
metadatos y demás atributos
(permisos).
 Debe permitir a los usuarios
administradores, trasladar partes de la
estructura de clasificación.
 Debe permitir el registro de las razones
por las que se realiza la reubicación de
cualquier elemento de la estructura de
clasificación y almacenarlo como una
propiedad o metadato.

36
  Debe permitir que un documento pueda
estar ubicado en diferentes partes de la
estructura de clasificación, sin que esto
signifique la duplicación del documento
(referencias cruzadas).
 Debe permitir la asignación de un
identificador único, numérico
alfanumérico y/o alfabético para las
carpetas y/o documentos y que sea el
identificador único de la carpeta o
documento dentro del sistema y que
pueda ser parametrizable por el
administrador del sistema.

 Debe permitir manejar un mecanismo

que asigne texto como título a las
carpetas y/o documentos

 Debe permitir grabar la fecha de

creación de una carpeta o documento
(en cualquier parte de la estructura de
clasificación)

 Siempre que se cree una carpeta o

documento, debe permitir incluir de
forma automática en los metadatos los
atributos relacionados con la posición
de la carpeta o documento dentro de la
estructura de clasificación

 Debe permitir al administrador o

usuarios con privilegios en el sistema
crear expedientes en el sistema.

 Los expedientes electrónicos deben

crearse vinculando la TRD de la
dependencia que lo va a gestionar. La
TRD debe establecer la disposición final
del expediente.

 El expediente electrónico debe permitir

elegir un usuario responsable de su
gestión y un título del mismo.

37
  Los expedientes del sistema deben tener
vinculado tipos documentales
obligatorios y opcionales para cargar.
 El sistema debe permitir parametrizar
el tiempo de vencimiento de los
préstamos documentales(TDR)
 El sistema debe permitir describir y
registrar datos en el formato de
inventario documental (FID)

Controles y  Debe permitir restringir el número de niveles de la

restricciones estructura de clasificación de la información.

Criterios de Se realizan los controles solicitados

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_____________________ _______________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

38
39
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ7
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX

ID Nombre Descripción Prioridad

7 Producción de Alta
documentos y El sistema debe permitir generar radicados de
registro de salida desde la dependencia productora.
salida
El sistema debe permitir la carga de plantillas de
Word para la generación de radicados de salida.

Después de radicado el documento de salida, el

sistema debe convertirlo automáticamente a un
formato PDF/A.

Cuando se trate de radicados de salida digitales

producto de una respuesta a una PQRS, el sistema
debe publicarla en el sitio Web de la entidad, de
tal manera que permita la consulta al ciudadano
de la misma.

40
 El sistema debe permitir la asignación de rutas de
correspondencia y mensajería con terceros para
radicados de salida en soporte físico.

El sistema debe permitir la generación de

planillas de envío, donde se relacione los
radicados de salida a distribuir físicamente.

El sistema debe permitir establecer cuando ha

sido entregada exitosamente un radicado de
salida, en caso tal permitir su reprogramación.

El sistema debe permitir establecer cuando ha

sido entregada exitosamente un radicado de
salida, en caso tal permitir su reprogramación.

El sistema debe permitir la personalización de los

rótulos de los adhesivos de correspondencia.

El sistema debe permitir cargar formatos de

respuesta prediseñados. En general la
administración de formatos o plantillas
electrónicas.

El sistema debe permitir la trazabilidad de los tiempos

de respuesta por cada funcionario y
dependencia/área.

El sistema debe permitir generar alarmas de

vencimiento de plazos de respuesta, generando
alertas escalonadas a colaboradores y el siguiente
nivel de escalamiento. (Por ejemplo: faltando
50% del tiempo de plazo de vencimiento envía
mensajes de alerta al funcionario competente,
mensajes de alerta al jefe de área faltando un 25%
para vencerse). Estos tiempos podrán ser
configurados para cada tipo de solicitud.

El sistema debe permitir verificar el trabajo

realizado por el funcionario y devolverlo con la
explicación correspondiente si no cumple con los
criterios de calidad.

41
 Con base en las TRD la dependencia identifica el
documento, selecciona los medios de
elaboración, registro, impresión y tipo de
soporte(papel, medio electrónico, otros)
El formulario de creación de documento
permitirá elegir el tipo de documento:
Respuesta a derecho de petición
Respuesta a queja
Respuesta a otros
Y una opción para formularios que se requieren:

Para SALIDA de documentos:

Opciòn SALIDA DE DOCUMENTOS, Opciòn

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA ,
Opciòn ADICIONAR- Opciòn ENVIO- Opciòn
ADICIONAR(el campo remitente aparece por
DEFAULT DIVISIÓN DE REGISTRO Y CONTROL
DE CORRESPONDENCIA)- Campo DETALLE-
GENERACIÒN DE PLANILLA- Opciòn ADICIONAR-
Opción REMITENTE(aparece GRUPO DERECHOS
DE PETICIÒN,GRUPO QUEJAS, GRUPO
RECLAMOS, OTROS)- Opción ENVIO
Para correspondencia ENVIADA:

Ingresar al módulo de CORRESPONDENCIA

ENVIADA, opción de REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA ENVIADA, opción
SELECCIONAR, se digita el número de radicado de
salida que le asignó la dependencia.
Opción MODIFICAR –ENVÌO, allí se selecciona el
tipo de envío que corresponda al documento.
Siguiente campo es el número de planilla
consecutivo que corresponda. Peso del
sobre(blanco 25 gramos)
Opción REPETIR PLANILLA PARA CORREO (para
verificar que los documentos físicos coincidan con
los modificados en el sistema). OPCIÒN ver el
informe y renombrarlo(esta opción permite
visualizar por panatalla los documentos que
fueron modificados con esa planilla).

42
 Opciòn GENERAR PLANILLA- Opciòn CANCELAR
IMPRESIÒN-Opciòn NUEVO NOMBRE DEL
ARCHIVO.
Luego se abre otro programa llamado FILLEZILLA
(programa que comunica con el servidor d
correspondencia para pasar los archivos del
servidor a una carpeta creada en el equipo del
usuario)
Opciòn ABRIR- Opciòn GUARDAR modificación.
Opciòn PROGAMA CORREO-Opciòn registro
(usuario y contraseña que suministrò empresa
De correo) Opciòn CONTRATO- Opciòn
GENERAR PLANILLA (permite seleccionar
planilla, se corrigen errores) Opciòn GENERAR
ORDEN DE SERVICIO Y GENERAR GUÌAS
IMPRIMIR (permite generar PLANILLA DE
CORRESPONDENCIA DE SALIDA)
Opciòn archivar COPIAS DE LAS PLANILLAS (una
vez esté certificado que el usuario recibió
correspondencia)

Controles y Permite presentar una estructura que facilite la introducción de

restricciones distintas tecnologías de firma electrónica

El sistema permite la modificación hasta 500 registros.

Criterios de Se realizan los controles solicitados
Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

____________________ _________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

43
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ8
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX

ID Nombre Descripción Prioridad

44
 8 Módulo de Alta
Consulta Permite consultar las respuestas emitidas por la
entidad.

Permite la creación de un inventario de

correspondencia

Permite consultar TRD

Permite consultar notificaciones

El sistema debe permitir delimitar la búsqueda de un

documento sobre los contenidos de una serie
documental particular según lo establezca el
administrador.

El sistema debe permitir la gestión de cada una de las

solicitudes a través de flujos de trabajo automáticos,
teniendo en cuenta el estado (por ejemplo, aprobado,
devuelto, en revisión, cancelado), el responsable, la
fecha en que se asignó al responsable, los
comentarios asociados durante el trámite, y
conservar la traza de esta gestión.

El sistema debe permitir consultar las solicitudes

ingresadas al sistema a través de múltiples
parámetros tales como fecha de ingreso, número de
radicación, número de solicitud, tipo y tema de la
solicitud, estado u otros atributos de la solicitud
particular.

El formulario de consulta tendrá las siguientes

opciones:
Numero de radicación
Buscar

Genera planilla de consulta:

 N° radicación
 Tipo de documento
 Fecha y hora de radicación
 Tipo de correspondencia
 Dependencia
 Estado

45
  Detalle( permite cargar correspondencia de
salida)

Controles y Ningún usuario podrá administrar archivos o carpetas que

restricciones guarden documentos

Criterios de Se realizan los controles solicitados

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

______________________ ________________________ __________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

46
 CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ9
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX

ID Nombre Descripción Prioridad

9 Módulo de Permite manipular la tabla de valoración Alta
transferencia y documental
Disposición
final Permite elaborar el calendario de transferencias
anuales conforme a las tablas de retención (TRD)

El sistema debe monitorear el tiempo de

conservación de los expedientes electrónicos,
tomando como base la fecha del último
documento que contiene el expediente, conforme
la disposición final de la TRD.

El sistema debe notificar al usuario para que

inicie la elaboración del inventario documental y
transferencia, de acuerdo al calendario de
transferencia.

El sistema debe permitir al usuario solicitar

ampliación de plazo de transferencia. Debe
registrarse una observación que se debe registrar
en el histórico del expediente.

El sistema debe facilitar la generación del

inventario documental y su aprobación por
archivo central.

El sistema debe permitir realizar modificaciones

del inventario cuando se encuentre errores.

El sistema debe permitir generar el inventario

para aprobación.

El sistema debe permitir gestionar los inventarios

documentales elaborados y recibidos.

47
 El sistema debe permitir exportar el inventario
documental a Excel.

El sistema debe generar un acta de transferencia,

asignando un número de acta, fecha y expedientes
transferidos.

El nuevo estado del expediente transferido debe

ser “Archivo Central”.

El sistema debe presentar al archivo central,

metadatos que faciliten la ubicación física para el
caso de los expedientes híbridos.

En la transferencia del expediente electrónico, el

sistema no puede degradar el contenido ni la
estructura de sus documentos electrónicos;
conservando todos los vínculos entre el
documento y sus metadatos.

El sistema debe presentar un informe en el que se

detalle cualquier fallo que se haya producido
durante la transferencia, la exportación o el
borrado. El informe deberá indicar cuáles de los
registros que estaba previsto transferir han
generado errores durante la operación.

El sistema debe monitorear el tiempo de

conservación de los expedientes electrónicos e
híbridos, tomando como base la fecha del último
documento que contiene el expediente conforme
la disposición final de la TRD para su eliminación.

El sistema debe ser capaz de conservar los

metadatos de los expedientes electrónicos
eliminados, para consultas posteriores.

El sistema debe generar el acta de eliminación de

los expedientes eliminados.

Una vez se realice la transferencia del expediente

electrónico al sistema, debe asegurar

48
 conservación, autenticidad, integridad y
recuperación a medio y largo plazo conforme lo
estipulado en la TRD

El sistema debe evitar en todo momento que se

elimine un expediente o cualquier parte de su
contenido, salvo en caso de: destrucción
conforme a la norma de conservación o
eliminación llevada a cabo por un administrador
como parte de un procedimiento auditado

El sistema debe ser capaz de rastrear de forma

automática los períodos de conservación
asignados al expediente conforme la TRD,
tomando como fecha final del documento
incorporado más reciente.

El expediente electrónico debe permitir realizar

empaquetado del mismo en un archivo .ZIP, el
cual debe contener el índice electrónico y
metadatos del expediente electrónico en formato
XML, además copia de los documentos contenidos
en el expediente.

Controles y Conviene que el sistema permita la destrucción total de

restricciones expedientes concretos que según la TRD así lo indiquen, de forma
que queden eliminados por completo y no se puedan restaurar
con instrumentos especializados de recuperación de datos.

Criterios de Se realizan los controles solicitados

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

______________________ _____________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)

49
 ( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación

15. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DEL SOFTWARE EN DESARROLLO

Un sistema informático está compuesto por hardware y software. En cuanto al hardware los
productores la definen sistemáticamente. Respecto al Software hay cuestionamientos asociados
tales como:

 Los sistemas no responden a las expectativas de los usuarios.

 Los programas “fallan” con cierta frecuencia.
 Los costes del software son difíciles de prever y normalmente superan las estimaciones.
 La modificación del software es una tarea difícil y costosa.
 El software se suele presentar fuera del plazo establecido y con menos prestaciones de las
consideradas inicialmente.
 Normalmente, es difícil cambiar de entorno hardware usando el mismo software.
 El aprovechamiento óptimo de los recursos (personas, tiempo, dinero, herramientas, etc.) no
suele cumplirse.
Algunas deficiencias comunes en el desarrollo de software son:

 Escasa o tardía validación con el cliente.

 Inadecuada gestión de los requisitos.
 No existe medición del proceso ni registro de datos históricos.
 Estimaciones imprevistas de plazos y costos.
 Excesiva e irracional presión en los plazos.
 Escaso o deficiente control en el progreso del proceso de desarrollo.
 No se hace gestión de riesgos formalmente.
 No se realiza un proceso formal de pruebas.
 No se realizan revisiones técnicas formales e inspecciones de código.
Un proceso de desarrollo de software tiene como propósito la producción eficaz y eficiente de un
producto software que reúna los requisitos del cliente.

50
Identificar los procesos del Software es importante para el proyecto en desarrollo porque nos permite
conocer y aplicar las diferentes normas, procesos y procedimientos para garantizar la calidad de los
productos software, para que con ellas se pueda ayudar a reducir los riesgos en las aplicaciones,
logrando que se identifiquen los defectos antes de que se ejecuten, así de forma proactiva tomar
decisiones que permitan hacer las actividades necesarias para mejorar las condiciones del software
y ofertar un producto que satisfaga las necesidades del cliente

AP01-AA1-EV07. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DEL SOFTWARE PARA EL PROYECTO DEL

DESARROLLO. EN CURSO

Entradas Procedimientos Salidas

Identificación de la Se identificó la necesidad de Formulación del
necesidad del cliente sistemas de información. proyecto

Se diseñaron documentos de
procesamiento para realizar
entrevistas, cuestionarios y
preguntas.

Se aplicaron instrumentos y
técnicas de recolección de
datos a cada uno de los
actores del proceso.

Se determinó la Misión,
Vision, objetivos específicos y
objetivos generales de la
empresa y cómo satisfacen las
necesidades de sus clientes

Formulación del proyecto Se realizó la caracterización Estructuración del

del proyecto teniendo en proyecto
cuenta el diagnostico previo
del problema, la
justificaciónel Alcance, los
beneficiarios, las restricciones
y riesgos del proyecto
Estructuración del A partir de la identificación de Mapa de procesos
proyecto los clientes y sus necesidades
se definieron el producto
esperado, se describieron los

51
 procesos, se desarrolló el
mapa de proceso que
permitieron identificar las
áreas involucradas en un
sistema de información,
utilizando herramientas
informáticas y las tics, según
las necesidades de la empresa.

Se aplicaron técnicas de
análisis de procesos, para
definir requerimientos de
información en un sistema

Se creó plantilla de
caracterización de proceso del
sistema en desarrollo
teniendo en cuenta los
procesos misionales,
estratégicos y de apoyo de la
empresa; los proveedores,
objetivos las salidas o
resultados, el alcance, los
requisitos, los recursos,
indicadores, registros,
formulas aplicadas y la
descripción del procedimiento
aplicado a cada proceso con
el objetivo de analizar los
datos, para medir sueficiencia
y efectividad conducente a
mejorar los procesos (calidad)

Se crearon diagramas de flujo

del proceso.

Mapa de procesos Requisitos funcionales y no

Se identificaron los funcionales del sistema
skateholders y sus roles;
además se determinaron
las especificaciones de
requerimiento funcionales
y no funcionales del
sistema

52
Requisitos funcionales y Se identificaron y Identificación del proceso de
no funcionales del describieron los datos de software
sistema entrada, procesamiento de los
datos e información generada,
según necesidades del cliente

Identificación del proceso Se especifica requerimientos Análisis de las necesidades del

de software con casos de uso, integrada a la sistema de información
Plataforma en ambiente web
para la gestión documental
Se especifica el modelo
conceptual del sistema de
información a desarrollar.

53
Análisis de las Se elabora el prototipo del Desarrollo del sistema de
necesidades del sistema sistema de información a información
de información desarrollar.

Se Diseña la estructura de
datos, a partir del modelo
conceptual determinado en el
análisis del sistema, utilizando
herramientas tecnológicas de
bases de datos, según las
normas y estándares
establecidos.

Se elaboran términos de
referencia.

Se diseña la arquitectura de
software y hardware para el
sistema de información en
desarrollo.

Se diseñan las interfaces y

componentes del sistema, la
estructura de datos y
algoritmos

Se identifican los puntos

críticos del sistema de
información en desarrollo.

Se elaboran cláusulas
técnicas para contratación
del hardware, software y
servicios requeridos para el
sistema de información en
desarrollo.

54
Desarrollo del sistema de Se diseña y desarrolla la Implantación del sistema de
información interfaz web del proyecto información

Se construye la base de
datos, a partir del modelo de
datos determinado en el
diseño del sistema, utilizando
sistemas de gestión de base
de datos, según los
protocolos establecidos en la
organización.

Se aplican políticas y
mecanismos de control en el
diseño del sistema de
información, mediante el
análisis de la vulnerabilidad
de la información, siguiendo
los parámetros establecidos
por la organización.

Se aplican los estándares de

calidad involucrados en los
procesos de desarrollo de
software, siguiendo el plan
establecido para mantener la
integridad de los productos
de trabajo definidos, según
las prácticas de configuración
establecidas por la empresa.

Se realiza la codificación de
los módulos del sistema y el
programa principal, a partir de
la utilización del lenguaje de
programación seleccionado,
de acuerdo con las
especificaciones del diseño.

Se construye el programa de
instalación del aplicativo,
utilizando las herramientas
de desarrollo disponibles en
el mercado, según las

55
 características de la
arquitectura.

Se documenta el
cumplimiento de los términos
de referencia previstos en la
negociación, de acuerdo con
la participación de cada uno
de los actores en relación con
la satisfacción de los bienes
informáticos contratados y
recibidos, según normas y
protocolos de la
organización.

Se elaboran los instrumentos

e instructivos, requeridos por
el aseguramiento de la
calidad, para documentar y
evaluar los procesos de
desarrollo de software, de
acuerdo con las normas y
procedimientos establecidas
por la empresa.

Se evalúan procesos y
productos de desarrollo de
software

56
Implantación del sistema Se diseña y ejecuta el plan de Se prueban los componentes
de información pruebas del sistema de del sistema y el sistema
información. mismo.

Se elabora el manual de Se corrigen errores del sistema

usuario y manual de se implementan nuevos
configuración del sistema. requerimientos y se hacen los
ajustes necesarios
Se diseña el plan de
mantenimiento del sistema
de información.
Se elabora informe
administrativo y técnico del
sistema de información
desarrollado.

Se definen estrategias para la

validación de manuales de
usuario y de operación

57