Planificarea financiară

A eșua în a planifica este echivalent cu a planifica pentru a eșua (Proverb chinezesc)

Procesul de planificare financiară

Planificarea financiară este atât un process strategic, cât și unul operational legat de
atingerea obiectivelor. Implică dezvoltarea strategiilor de finanțare pe termen lung dar și bugete
si previziuni pe termen scurt. Se află la nucleul oricărui manangement financiar coherent.
Planificarea financiară începe cu un plan clar despre ce se vrea făcut și cum se
intenționează să se ajungă la îndeplinire. Putem produce bugete eficiente dacă avem o bază
bună de pe care să construim.
Dacă nu știi unde mergi atunci cu siguranță vei ajunge în altă parte. Mark Twain
Piramida planificării
Orice organizație are ca țintă îndeplinirea unor obiective. Este comun să se scrie aceste
obiective în cadrul unui plan strategic. Documentul planului strategic are mai multe
componente începând cu stabilirea țintelor pe termen lung – o viziune și/sau o misiune- și
mergând de aici în detalii tot mai mici despre cum se va duce la finalizare misiunea.

Cu
creșterea
nivelului de
detalii,
timpul
alocat planificării scade și participarea echipei în ansamblu în procesul planificării ar trebui să
crească.
Viziunea
Viziunea reprezintă termenul de foarte lungă durată al organizației – este o problemă deobicei
ce depășește puterea fizică de rezolvarea a organizației, pe care singură nu o poate finaliza, dar
poate contribui prin eforturi la rezolvarea obiectivului. De exemplu, viziunea care stă la baza
Națiunilor Unite este „Pacea Mondială”.
Misiunea
Cele mai multe organizații au un statut. Clarifică scopul și valorile organizației în câteva
propoziții, generale.
Obiectivele
Obiectivele sunt cărămizle care ajută organizația în misiunea ei. Obiectivele(cunoscute și ca și
obiective strategice, sau ținte) dau structură muncii organizației și afirmă în termeni clari ce
speră organizația să facă într-un timp dat.
Strategiile
Strategiile(sau Obiectivele Specifice) ierarhizează cum va realiza organizația obiectivele
fundamentale. Ele circumscriu acțiunile ce vor fi făcute pentru fiecare obiectiv în parte.
Planurile de activitate
Strategia poate fi subdivizată în mai multe planuri, mai specifice, mai detailate, pentru fiecare
activitate, funcție sau proiect. Planurile de activitate au o perioadă mai scurtă(aproximativ 1 an)
față de strategiile și obiectivele care sunt subiectul unui review regulat pe măsură ce se
avansează în timp și lucru. Planurile de activitate sunt baza pentru bugete, așadar trebuie să fie
„SMART”(specific, measurable, achievable, relevant(or realistic) and timebound)-adică,
specifice, măsurabile, realizabile, relevante și determinate în timp
Odată planurile făcute, organizația trebuie să își traseze bugetele și previziunile financiare care
să ajute în împlementarea planurilor. În timpul anului fiscal, rapoartele sunt create pentru a
compara bugetul cu perfomanța realizată.
Această fază descrisă mai sus, de review, de evaluare,, este foarte importantă în
planificare financiară deoarace va scoate în evidență zonele unde planurile nu au ajuns la cotele
dorite, unde nu s-a realizat ceea ce s-a dorit. Acest proces de învățare, din evaluară, va ajuta în
identificarea soluțiilor la ceea ce nu a funcționat. Și așa merge ciclul mai departe, Plan, do,
review(Planificare, realizare, reevaluare).
 Ce este un buget?

Un buget descrie suma de bani pe care organizația plănuiește să o adune și să o cheltuie

pentru un scop precis pe o perioadă determinată de timp.

Planificare
Un buget este necesar pentru planificarea unui proiect nou, astfel încât managerii să
poată construi un tablou corect vizavi de costurile proiectului în discuție. Acest lucru le permite
să își dea seama dacă există suficiente fonduri pentru finalizarea proiectului și dacă fondurile
existente sunt folosite la eficiență maximă.
Strângerea de fonduri
Bugetul este o parte critică a oricăror negocieri cu un grup de donatori. Bugetul pune în
detalii ce va face organizația cu un grant, incluzând cheltuirea banilor și rezultatele care vor fi
realizate.
Implementarea proiectului
Un buget făcut cu acuratețe este necesar pentru controlul proiectului, odată ce a fost
început. Cea mai importantă unealtă pentru o monitorizare în timpul proiectului este
compararea costurilor actuale contra celor bugetate. Fără un buget făcut cu acuratețe, acest
lucru este imposibil. Deoarece planurile se schimbă uneori, poate fi necesară reevaluarea
bugetului după ce un proiect a început.
Monitorizare și evaluare
Bugetul este folosit să ca unealtă în evaluarea succesului uniu proiect, cand s-a terminat.
Ajută să se pună întrebarea: „A reușit proiectul să îndeplinească ce s-a propus?”
„Un buget spune banilor unde să meargă, altfel te întrebi unde s-au dus”. J. Edgar Hoover

Cine are nevoie de un buget?

Bugetele sunt folosite de oameni diferiți pentru scopuri diferite:
Consiliul director- are nevoie de bugetul general pentru că are nevoie să îl aprobe formal
și să ii monitorizeze progresul
Directorii executivi- au nevoie de bugete că să urmărească progresul programelor,
costuri operaționale și finanțarea.
 Strângătorii de fonduri- au nevoie de bugete că să acompanieze aplicațiile pentru
fonduri.
Managerii de proiect- au nevoie de bugete ca să supravegheze implementarea
activităților de proiect.
Stafful financiar- au nevoie de bugete ca să fie siguri că sunt suficiente fonduri în bancă
pentru a acoperi cheltuieli anticipate.
Donorii au nevoie de bugete pentru ca să vadă cum intenționează organizația să
folosească granturile.
Partenerii comunitari au nevoie de buegete astfel încât să vadă cum dorește organizația
să cheltuie și să colecteze fonduri pentru proiectele comunitare.

Tipuri de bugete
În mod esențial, există trei tipuri de bugete:

 Bugetul de venituri și cheltuieli

Bugetul de venituri și cheltuieli își propune să scoată în evidență costurile recurente ale
organizației și să arate de unde vin fondurile ca să acopere costurile.
Bugetul venitului anual și de cheltuieli este deseori împărțit în perioade mai scurte(sau
faze)-trimestrial sau lunar- ca să ajute la procesul de monitorizare

 Bugetul de capital(Bugetul de investiții)

Un buget de investiții listează cheltuielile intenționate să fie făcute de organizația pentru
următorii ani pe proiecte de investiții și echipamentele ce vor forma bunurile fixe ale
organizației. Având în vedere aceste cheltuieli majore și non-recurente, este mai bine să fie
monitorizate separat.
Exemple de cheltuieli de capital includ:
o Vehicule

o Mobilier de birou și echipament

o Calculatoare

o Construcția si achiziționarea de clădiri

o Lucrări majore de renovare

Ceea ce implică acest tip de buget ar trebui să fie notat- de exemplu, costurile de service
ale vehiculelor.
 Un buget separat de capital nu este necesar dacă numa una sau două bunuri majore
sunt cumpărate. În acest caz este suficient să se încorporeze aceste bunuri majore într-o
secțiune separată a bugetului de venit și cheltuieli. Așa se procedează cel mai des într-un proiect
de buget.

 Previziunea de flux numerar

Pentru un management sănătos financiar, rezervele financiare lichide sunt esențiale,
pentru că inevitabil vor fi momente când granturile vor întârzia sau vor apare cheltuieli
neprevăzute. Previziunea de flux numerar(sau bugetul de lichidități) ajută managerii să
identifice acele momente când nivelele de lichidități devin critice.
În timp ce bugetul pentru venituri și cheltuieli arată dacă organizația își acoperă costurile
pe durata întregului an, previziunea de flux numerar arată dacă are suficiente lichidități în bancă
ca să își onoreze toate obligațiile care pot apărea.
Prezice fluxul de intrări și ieșiri lichide ale organizației pe durata întregului an, împărțind
bugetul general în perioade mai scurte, de regulă lunare. Aceasta ajută la identificarea crizelor
de lichidități, la prevederea lor, și la stabilirea unei strategii de contracarere, cum ar fi:
 Cererea de granturi mai timpuriu
 Întârzierea plății anumitor facturi
 Întârzierea unor activități
 Negocierea unui împrumut temporar la bancă
Folosirea ultimelor trei strategii însă, pot avea consecințe negative:

 Întârzierea plăților poate afecta relația cu furnizorii

 Întârzierea activităților poate afecta comunitatea cu care se lucrează și abilitatea

de a implementa programul convenit cu donatorul

 Împrumutarea banilor de la bancă va atrage dobândă și taxe bancare.

Previziunea de flux numerar este de asemenea utilă unde organizația menține rezerve
lichide considerabilel care trebuie investite cu înțelepciune ca să maximizeze venitul
investițiilor.

Tehnici de buget
Există două mari metode de a construi un buget- buget incremental(progresiv) și
buget cu punct de plecare zero.
  Bugetul incremental
Acest tip de buget se bazează pe cifrele actuale sau, uneori bugetate, ține cont
de inflație și schimbări cunoscute în nivelele de activitate. Are avantajul de a fi relativ
simplu și ușor de implementat. Este cel mai util organizațiilor unde activitatea și
resursele se schimbă puțin de la an la an.
O critică frecventă a acestei abordări este că nu încurajează gândirea unor soluții
mai bune și perpetuează problemele existente. Este de asemenea dificil de justificat
aceste cifre donatorilor deoarece calculele inițiale sunt demult uitate.

 Bugetul cu punct de plecare zero

O alternativă este de a începe cu o foaie albă- sau o bază zero. Bugetarea cu bază
zero(BBZ) ignoră bugetele anterioare și începe cu targeturile activitățile propuse ale
anului. BBZ cere celui ce îl concepe să justifice toate nevoile în resurse.
Acest proces poate convine organizațiilor ce trec printr-o perioadă de schimbare
rapidă și celor care au venitul bazat pe activitate și fluxul ei. BZZ se zice că sunt mai
fiabile deoarece sunt bazate pe accentul pus pe detaliu al planificării activităților. Această
abordare însă cere mai multe muncă și timp decât tipul anterior de buget.

Procesul de bugetare este unul prin care trecem aproape zilnic fără să ne dăm
seama, exemplul de mai jos demonstrând acest lucru.
Rudi merge la un meci de fotbal
Este vineri dupămasa și un adolescent- Rudi- se grăbește de la școală și cere
mamei lui 10$ pentru că ar vrea să iasă cu niște prieteni seara. Mama lui îi cere să
explice ce va face și de ce are nevoie de cei 10$. El îi spune că va lua autobuzul către
oraș, va lua masa și apoi va merge să vadă un meci de fotbal. Mama lui astfel l-a trecut
prin procesul de bugetare după cum urmează:
Obiectivul: Să se distreze seara cu prietenii.
Activități: Drumul cu autobuzul, oprirea la o cafenea, urmărirea unui meci de
fotbal, întoarcerea cu autobuzul.
Resurse: Bani care să acopere costurile de transport cu autobuzul, mâncarea și
biletul
Autobuz 1.50$ 2x75c
Mâncare și băutură 3.00$ Burger și un suc
Bilet 3.00$ Zona fără tribune
 Dulciuri 0.50$ De cumpărat la meci
Mama lui Rudi decide că planul este rezonabil dar îi dă doar 8$, nu cei 10$ pe
care i-a cerut inițial.
Următoarea zi...
Sâmbătă dimineața, mama lui Rudi îl întreabă dacă s-a simțit bine seara
precedentă. El îi spune că meciul a fost grozav, echipa lui a câștigat și că el și prietenii lui
au avut o seară pe cinste deși nu a mers totul conform planulu... După ce au mers la
cafenea, Rudi și prietenii lui au ajuns la stadion și au aflat că biletele de 3$ s-au vândut și
trebuiau să plătească 1$ suplimentar pentru fiecare bilet pentru o zonă mai scumpă de
stadion.
Acest lucru însemna că Rudi nu avea bani destui rămași să cumpere dulciuri sau
să se întoarcă înapoi acasă cu autobuzul. Din fericire. s-a întâlnit cu părinții unor prieteni
de la școală la meci și s-au oferit să îl ducă cu mașina acasă, ceea ce el a acceptat
bucuros.
Așadar s-a sfârșit cu bine, deși planurile nu au mers exact cum a fost intenționat.

Ce poate fi învățat din acest exemplu din viața de zi cu zi?

 Dacă verificăm etapele activității, putem identifica resursele necesare

 Itemizarea fiecărui element ne ajută să ajungem la o estimare mai reală a

costurilor

 Este o idee bună să fie incluse niște rezerve pentru itemele din buget
unde prețurile se pot schimba sau pot apărea evenimente neprevăzute.