Base Plan Mejoramiento Procesos Corte 31 03 2017 Líderes

CORTE DE ÚLTIMO
31 de March 2017
SEGUIMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

MAPA DE PROCESOS INSTITUTO PARA LA
INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO
PEDAGÓGICO – IDEP
Divulgación y Dirección y Mejoramiento

Comunicación Planeación Integral y
Continuo
Educación y
Políticas
Públicas
Escuela,
Estudios Diseños Estrategias Currículo
y Pedagogía
Cualificación
Docente
Gestión Gestión Gestión Atención

Documental Contractual Jurídica al Usuario
Gestión de Gestión Control

Recursos Gestión del Gestión
Tecnológica Financiera Interno
Físicos Talento Disciplinario
Humano
Evaluación y
Seguimiento
MP-PE-
01-01
REPORTE GENERAL REPORTE PLAN DE

PLAN DE ANTICORRUPCIÓN MEJORAMIENTO
MEJORAMIENTO CONTRALORÍA
N DE
NTO
RÍA
MENÚ DEL RE
1. RESULTADOS G
MEJOR
2. RESULTADOS PO
3. RESULTADOS DE
4. TENDENCIAS DE F
1. RESULTADOS GENERALES DEL
RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE
ACCIONES
TOTAL DE ACCIONES
281
FORMULADAS
TOTAL DE ACCIONES
162 58%
CERRADAS
TOTAL DE ACCIONES
CERRADAS 21 7%
CONDICIONALES
TOTAL DE ACCIONES
98 35%
ABIERTAS
TOTAL DE ACCIONES
ABIERTAS EN 39 14%
DESARROLLO
TOTAL DE ACCIONES
59 21%
ABIERTAS VENCIDAS
RESULTADOS DE SEGUIMIENTO
AUTOSEGUIMIENTO DE
264 94%
PROCESOS
SEGUIMIENTO OCI 269 96%
2. RESULTADOS POR TIP
ACCIONES FORMULADAS
SGC
(Por Tipo de Acción)
CORRECCIONES 16 6% SCI
ACCIONES PREVENTIVAS 47 17% SGA
ACCIONES CORRECTIVAS 136 48% S&SO
ACCIONES DE MEJORA 82 29% SGSI
TOTAL DE ACCIONES
281 SIGA
FORMULADAS
SRS
ACCIONES FORMULADAS POR TIPO DE ACCIÓN
CORRECCIONES
ACCIONES PREVENTIVAS
ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIONES DE MEJORA
TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS
0 50 100 150 200 250 300

NÚMERO DE ACCIONES
ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIONES DE MEJORA
0 50 100 150 200 250 300

NÚMERO DE ACCIONES
3. RESULTADOS DE ACC
TOTAL ACCIONES
CODIFI. PROCESO CERRADAS
POR PROCESO
DIC-01 Divulgación y Comunicación 32 16
DIP-02 Dirección y Planeación 29 19
MIC-03 Mejoramiento Integral y Continuo 10 5
EST-04 Estudios 9 8
DIS-05 Diseños 6 5
ETT-06 Estrategias 4 3
GD-07 Gestión Documental 12 8
GC-08 Gestión Contractual 21 16
GJ-09 Gestión Jurídica 6 6
AU-10 Atención al Usuario 9 9
GRF-11 Gestión de Recursos Físicos 29 20
GT-12 Gestión Tecnológica 33 11
GTH-13 Gestión del Talento Humano 37 17
GF-14 Gestión Financiera 34 19

CID-15 Control Interno Disciplinario 5 -
ESE-16 Evaluación y Seguimiento 5 -
Total Acciones Formuladas TENDEN

MENÚ DEL REPORTE CONSOLIDADO
RESULTADOS GENERALES DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO IDEP
RESULTADOS POR TIPOLOGÍA DE ACCIONES
RESULTADOS DE ACCIONES POR PROCESO
NDENCIAS DE FORMULACIÓN DE ACCIONES
ALES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO IDEP
RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES
TOTAL DE ACCIONES CERRADAS
TOTAL DE ACCIONES CERRADAS CONDICIONALES
TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS
TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS EN DESARROLLO

TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS
TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS EN DESARROLLO
TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS VENCIDAS
0 50 100 150 200 250 300
NÚMERO DE ACCIONES
S POR TIPOLOGÍA DE ACCIONES
ACCIONES FORMULADAS POR

202 SUBSISTEMA DE GESTIÓN
SGC 202 SGSI 34
13
SCI 13 SIGA 25
-
SGA 0 SRS 0
7
S&SO 7 TOTALES 281

34
25
- ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA SIG
SGC
SCI
SGA
S&SO
SGSI
SIGA
SRS
- 50 100 150 200 250

NÚMERO DE ACCIONES
SGSI
SIGA
SRS
- 50 100 150 200 250

NÚMERO DE ACCIONES
OS DE ACCIONES POR PROCESO
CERRADAS ABIERTAS EN ABIERTAS

CERRADAS
CONDICIONALES DESARROLLO VENCIDAS
16 5 7 4
19 3 1 6
5 - - 5
8 - 1 -
5 - 1 -
3 - 1 -
8 2 - 2
16 2 - 3
6 - - -
9 - - -
20 1 - 8
11 1 16 5
17 2 7 11
19 3 - 12
- 2 - 3
- - 5 -
TENDENCIADEFORMULACIÓNYCIER EDEAC IONES

ÚLTIMA FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
24 DE ABRIL DE 2017
DEP
ONES
00 250 300
IR AL INICIO
IR AL INICIO
IR AL INICIO
PROCESO:
DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓN
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDA
DO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMI
ENTO PLAN
DE
MEJORAMI
ENTO
DATOS GENERALES DEL HALLAZGO
Cons FUENTE DEPENDENCIA

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
De acuerdo a los resultados de las

encuestas, se definieron algunas
acciones de mejora con las
Subdirección
15 Otros
Académica
6/1/2016 propuestas, observaciones
sugerencias de los usuarios. Entre
y
las que se encuentran el

fortalecimiento de la página WEB

propuestas, observaciones y
Subdirección las que se encuentra que el IDEP
16 Otros
Académica
6/1/2016
fortalezca los procesos de
socialización y divulgación de
actividades académicas y proyectos
de investigación e innovación entre
los maestros, maestras y directivos
docentes del Distrito
Subdirección
17 Otros
Académica
12/10/2016 propuestas, observaciones y
las que se encuentran difundir el
programa radial Aula Urbana Dial

18 Otros
Académica
12/10/2016
docentes del Distrito

19 Otros
Académica
12/10/2016
docentes del Distrito.
No se está dando cumplimiento a las
actividades 12 y 13 del
procedimiento PRO-DIC-01-09
“GESTIÓN DE PUBLICACIONES", y
aunque existe una solicitud de parte
Auditorías Subdirección
20 Internas Académica
12/28/2016 del Subdirector Administrativo y
concepto de la Oficina Jurídica
respecto a que no procede la
solicitud de resolución de baja, a la
fecha (14/12/2016) no se encuentra
actualizado el procedimiento.
En Maloca AulaSIG, se encuentra

publicado el documento MN-DIC-01-
02 "ESTRATEGIA DE
COMUNICACIÓN, DIVULGACIÓN Y
Auditorías Subdirección SOCIALIZACIÓN" versión 1, con
12/28/2016
fecha de aprobación
10/06/2015, el cual se encuentra sin
actualizar dado que está asociado al
Plan de Desarrollo
Bogotá Humana.
Se identificó materialización en 2016

de los siguientes riesgos que
presentan zona de residual
baja, con los eventos descritos en el
Anexo (Instrumento de Verificación
Proceso Divulgación y
Comunicación): Deterioro de la
imagen institucional asociada a la
información y comunicación
12/28/2016 institucional, Incumplimiento de la
Estrategia de comunicación de la
entidad, Retrasos en la
entrega de materiales producto de
proyectos apoyados o promovidos
por el IDEP, previstos para
ser publicados en medios y títulos
institucionales, por lo que debe
revalorarse su impacto y
probabilidad.
Se materializó el riesgo en zona
extrema de "Retrasos en los tiempos
de entrega de publicaciones
Auditorías Subdirección impresas" y el reporte indica que No
12/28/2016
se materializó el riesgo, pero la
comunicación
Radicado 1240 de 2016 de la
Imprenta manifiesta lo contrario.
Se requieren ajustes y revisión sobre

administración de los siguientes
contenidos de página WEB
asociados a PROYECTOS
MISIONALES, TALENTO HUMANO,
GOBIERNO EN LÍNEA,
BIBLIOTECA DIGITAL,
PUBLICACIONES SERIADAS,
AULAS VIRTUALES,
MICROSITIOS, PROYECTOS
ACADÉMICOS, IDEP AL
TERRITORIO 2016,
Auditorías Subdirección COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN,
12/28/2016 PARTICIPACIÓN CIUDADANA, ya
que tanto el instrumento como la
entrevista realizada a los referentes
del proceso, presenta ambigüedad
sobre los roles en montaje,
aprobación de contenidos, desarrollo
y actualización de la información y
se evidencia desactualización de la
misma.
El IDEP no ha publicado ni
actualizado la totalidad de la
información prevista en la Ley 1712
de 2014 y Decreto 103 de 2015, Ley
de Transparencia y del Derecho de
Auditorías Subdirección Acceso a la información Pública
12/28/2016 Nacional. Del total de actividades
por realizar, el 63,87% se encuentra
actualizado, el 26,89% requiere
algún tipo de actualización y/o ajuste
y el 9,24% no se ha desarrollado o
está presentando algún tipo de falla.
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL
PROCESO DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓN
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 25
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 32
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 16
ACCIONES
CERRADAS 5
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 7
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 4
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 11
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 32
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 31
L HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
TIPO DE HALLAZGO ANÁLISIS DE CAUSAS
POR EL HALLAZGO
La página web es el principal Continuar el proceso de actualización

medio de comunicación entre el de la página web, como medio de
IDEP y los usuarios. Se require difusión institucional, que permita
su actualización de manera que promover la comunicación
Observación
sea de fácil utilización para los permanente entre elinstituto y los
usuarios y permita conocer la usuarios a través de información de
información más relevante del actividades académicas,
Instituto. publicaciones e institucional.
Teniendo en cuenta la misión

del Instituto de divulgar y
Fortalecer la estrategia de
socializar el conocimiento
comunicaciones del IDEP para llegar
producido por los maestros, es
Observación a un mayor número de docentes y
pertinente que la comunidad
directivos docentes en las localidades
académica conozca los
del Distrito.
proyectos y estudios
desarrollados por el IDEP.
El programa radial se emite todos los
Remitir información de producciones del IDEP
domingos, pero se hace necesario su
vía correo electrónico, entre los que se
Observación divulgación para que tenga mayor
encuentra el programa Aula Urbana Dial, al
reconomiento por parte de actores de
20% de colegios oficiales.
la comunidad educativa.
Realizar un diagnóstico a partir de

encuesta realizada al 20% de los
colegios oficiales, con el fin de
evidenciar el conocimiento que tienen
Teniendo en cuenta la misión los directivos docentes de los
del Instituto de divulgar y actividades acádemicas y proyectos
socializar el conocimiento de innovación que ofrece el IDEP.
Observación
académica conozca los
proyectos y estudios Realizar seguimiento trimestral a la
desarrollados por el IDEP información de actividades
académicas publicadas en la página
WEB del IDEP para verificar su
pertinencia, coherencia y vigencia.
Remitir vía correo electrónico el

catálogo bibliográfico actualizado con
Teniendo en cuenta la misión
el material del Instituto, al 20% de
del Instituto de divulgar y
colegios oficiales.
socializar el conocimiento
Observación
académica conozca los Realizar un diagnóstico a partir de
proyectos y estudios encuesta efectuada al 20% de los
desarrollados por el IDEP colegios distritales, con el fin de
evidenciar el conocimiento que tienen
los directivos docentes de los
productos que ofrece el IDEP
Existe una desarticulación Realizar reunión entre la SAFyCD y el
entre la SAFyCD y SA para líder de proceso de comunicaciones
No conformidad para la gestión de la para la revisión, ajuste, aprobación,
actualización del publicación y socialización del
procedimiento. procedimiento.
Publicar la estrategia 2016.
Se estaba terminando la
armonización de actividades a
No conformidad partir del cambio de
administración (contratación,
plan de adquisiciones, etc.). Formular un plan de actividades para
fortalecer el proceso DIC orientado a
la revisión y actualización de los
procedimientos.
Realizar una socialización del proceso

de Comunicaciones con el apoyo de
la Oficina Asesora de Planeación.
Falta socialización institucional
que facilite el conocimiento, la
apropiación y el seguimiento
No conformidad del proceso de Divulgación y
Comunicación por parte de la
totalidad del equipo que
participa en el proceso
Formular Plan de acción para
fortalecer el proceso de DIC que
incluya actividades orientadas a la
revisión y actualización del mapa de
riesgos y procedimientos.
Realizar una socialización del proceso
de Comunicaciones con el apoyo de
la Oficina Asesora de Planeación.
Falta apropiación y
conocimiento de los riesgos
asociados al proceso de
No conformidad
Divulgación y Comunicación Formular Plan de acción para
por parte de la totalidad del fortalecer el proceso de DIC que
equipo que participa en éste. incluya actividades orientadas a la
revisión y actualización del mapa de
riesgos y procedimientos.
Realizar y ejecutar un plan de

actividades para la solicitud de
información de contenidos de la
página web con el fin de publicarla.
La forma de solicitud y
suministro de la información no
No conformidad
ha sido efectiva.
Realizar y socilalizar el instructivo

para la gestión de sitios web y redes
sociales del IDEP.
Realizar y ejecutar un plan de

La forma de solicitud y actividades para la solicitud de
suministro de la información no información de contenidos
No conformidad
ha sido efectiva. establecidos por la Ley 1712 de 2014
y el Decreto 103 de 2015 con el fiin de
publicarlos en la página web.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROC
ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)
CORRECCIONES 1
ACCION PREVENTIVA 8
ACCIÓN CORRECTIVA 16
ACCION DE MEJORA 7
ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA DE

GESTIÓN
SGC 32 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
32
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
FORMULACIÓN DE ACCIONES
FECHA DE
NOMBRE DEL CARGO
SUBSISTEM FUENTE FORMULACIÓ
TIPO DE RESPONSABL DEL
A DE VERIFICABLE DE N DE LA
ACCIÓN E DE LA RESPONS
GESTIÓN LA ACCIÓN ACCIÓN
ACCIÓN ABLE
(dd/mm/aaaa)
Acción Página Web del IDEP

SGC Richard Romo Asesor 6/2/2016
Preventiva actualizada
Equipo
Eventos de Académico
Acción de
SGC socialización y 6/1/2016
Mejora
divulgación académica Equipo de
Comunicaciones
Correos Electrónicos - Base Asesor
Acción Preventiva SGC Martha Cuevas 12/10/2016
de datos de correos enviados Despacho
Acción Asesor
SGC Documento Diagnostico Martha Cuevas 12/10/2016
Preventiva Despacho
Acción Asesor
SGC Plan de Medios Martha Cuevas 12/10/2016
Preventiva Despacho
Correos Electrónicos -
Acción Asesor
SGC Base de datos de Martha Cuevas 12/10/2016
Preventiva Despacho
correos enviados.
Acción Asesor
SGC Documento Diagnostico Martha Cuevas 12/10/2016
Preventiva Despacho
Asesora
(Lider
Acta de reunión proceso
Martha Cuevas
Acción Procedimiento ajustado comunicacion
SGC Carlos Germán 16/01/2017
Correctiva y públicado en Maloca es)
Plazas
aula SIG. Subdirector
de la
SAFyCD
Asesor de
Corrección SGC Página Web Martha Cuevas 17/01/2017
Despacho
Documentación de los
Acción Asesor de
SGC procedimientos Martha Cuevas 17/01/2017
Correctiva Despacho
actualizados
Asesora
Martha Cuevas (Lider
Acción
SGC Listado de asistencia proceso 16/01/2017
Correctiva
comunicacion
es)
Asesora
Acción procedimientos y el
SGC proceso 16/01/2017
Correctiva mapa de riesgos
comunicacion
actualizados
es)
Asesora
(Lider
Acción Martha Cuevas
SGC Listado de asistencia proceso 16/01/2017
Correctiva
comunicacion
es)
Asesora
Acción procedimientos y el
SGC proceso 16/01/2017
Correctiva mapa de riesgos
comunicacion
actualizados
es)
Asesora
(Lider
Acción
SGC Página Web Martha Cuevas proceso 17/01/2017
Correctiva
comunicacion
es)
Asesora
(Lider
Acción Documento del
SGC Martha Cuevas proceso 17/01/2017
Correctiva Instructivo
comunicacion
es)
Asesora
(Lider
Acción
SGC Página Web Martha Cuevas proceso 17/01/2017
Correctiva
comunicacion
es)
POR PROCESO
ACC
ABIERTAS
AÑO
0
2011
0
2012
0
2013
0
2014
0
TOTALES
SEGUIMIENTO LÍDER DEL PROCESO
INICIO FIN
DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
(dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
12 de octubre de 2016:
- Se actualizaron los contenidos de la página
WEB del IDEP, en concordancia con las
solicitudes realizadas por cada una de las
áreas.
Teniendo en cuenta que no se define el
alcance de la acción, se formulará una nueva
acción que permita verificar la eficacia de la
misma. Se solicita el cierre de la acción
19 de enero de 2017:
7/1/2016 12/31/2016
Durante el periodo señalado, se atendieron
publicaciones de los siguientes tipos
Actividades académicas: En conjunto con

Redes Sociales Institucionales, se publicaron
noticias relacionadas con el premio,
lanzamientos de libros y eventos académicos.
De igual forma se informó sobre las
actividades académicas en las cuales participó
el IDEP
-Publicaciones:
Se definió yEn seelempezó
portal selapublicaron libros,
Implementación
revistas
de una y estrategia
magazines,de ó, comunicación,
información
relacionada y con
socialización éstaspara publicaciones.
divulgación fortalecer las
Complementando
procesos la divulgación
comunicativos delcon Instituto,
noticias
en el sitio Web
asociados con la y redes sociales
producción deinstitucionales.
conocimiento,
el posicionamiento institucional y el
7/1/2016 12/31/2016 fortalecimiento académico del IDEP en el
Institucionales:
ámbito local, Dedistrital
igual formay se publicó
regional e
información para
internacional.19 de la ciudadanía
enero de 2017: y entes de
control,
Dentro del específicamente
proceso de afortalecimiento
transparencia sey
acceso a lalas
realizaron información, y, Gobierno en Línea.,
siguientes actividades:
se ha realizado
Producciónla yrevisión
ajuste de y actualización
herramientas de
información delvisual:
comunicación instituto, como organigrama,
Rediseño del boletín
funciones,
interno Estadosy realización
institucional, Contables, deEjecución
un video
Presupuestal,
institucional queSistemapermitirádedifundir
Controlqué Interno,
es el
Planeación
IDEP, sus Estratégica,
principalesPlan de Adquisiciones,
actividades y los
Política
componentes de definidos
Comunicación,
en el proyectoEstrategia
de
Anticorrupción
inversión 1079.y Sistema Integrado de Gestión
Dada laSedinámica que tiene

está ajustando el sitio de
el manual Web y los
imagen
micrositios, para
corporativa se tiene como consecuencia
su implementación, con el los
fin
06/04/2017
Durante el mes de marzo se depuró la base de
datos de los docentes y colegios oficiales,
10/18/2016 12/04/2017
igualmente se encuentra en etapa de diseño el
brochure que contiene todas los productos y
servicios realizados en la vigencia 2016.
06/04/2017
Se consolidó la base de datos con las
encuestas realizadas a los docentes
10/18/2016 12/04/2017
encuestados para la elaboración del
diagnóstico y se encuentra en proceso de
depuración.
06/04/2017
Por parte del área de prensa del equipo del
proceso de divulgación y Comunicaciones se
10/18/2016 29/12/2017 realiza una revisión periódica de la información
de actividades académicas publicadas en la
página Web, con el fin de verificar su
pertinencia, coherencia y vigencia
06/04/2017
Durante el mes de marzo se depuró la base de
datos de los docentes y colegios oficiales,
igualmente se encuentra en etapa de diseño el
10/18/2016 12/04/2017
brochure que contiene todas los productos y
servicios realizados en la vigencia 2016.
06/04/2017
Se consolidó la base de datos con las
encuestas realizadas a los docentes
10/18/2016 12/04/2017 encuestados para la elaboración del
diagnóstico y se encuentra en proceso de
depuración.
06/04/2017
El 17 de febrero de 2017 con los integrantes
del equipo de trabajo del proceso Divulgación
y comunicación, se revisó el procedimiento
PRO-DIC-01-09 y se realizó una versión
preliminar del proceso, la cual fue remitida vía
correo electrónico a la Subdirección
Administrativa y Financiera y de Control
Disciplinario - SAFyCD.
1/23/2017 4/30/2017 Igualmente, el 17 de marzo de 2017 se realizó
una reunión con la SAFyCD, Control Interno y
el contratista que desarrolla el proceso de
implementación de las Normas Internacionales
de Información Financiera, con el fin de definir
unos puntos en el PRO-DIC-01-09.
06/04/2017
18/01/2017 20/01/2017
Se publicó la estrategia en la página WEB
06/04/2017
Se encuentra en proceso de ejecución el plan
1/23/2017 23/04/2017
de actualización de los procedimientos
inmersos del proceso DIC
06/04/2017
Se realizó la socialización de las piezas de

comunicación internas que se pueden utilizar
para el Instituto: diploma, escarapela, papel
membrete y presentación powerpoint. Así
1/23/2017 2/28/2017 como también se explicó el correcto uso de la
marca. Esta socialización se realizó el 10 de
febrero 2017, donde además se presentaron el
video institucional, y el instructivo para
publicación en web.
06/04/2017
Se solicitó a la oficina asesora de Planeación

programar con el equipo de divulgación y
comunicaciones una charla de administración
1/23/2017 23/04/2017 del riesgo, lo anterior con el fin de entender la
metodología y revisar el mapa del proceso en
el marco de la acción, mediante correo
electrónico el 03/04/2017
Igualmente se encuentra en proceso de

ejecución el proceso de revisión de los
procedimientos inmersos en el proceso. A la
fecha se han actualizado dos procedimientos
PRO-DIC-01-12 Procesamiento Técnico y
Físico de las Publicaciones del Centro de
06/04/2017
1/23/2017 2/28/2017 Se realizó una reunión con el referente SIG

donde se realizó una explicación del proceso
Divulgación y Comunicación 01/02/2017 al
equipo que participa en el proceso.
06/04/2017
Se solicitó a la oficina asesora de Planeación

programar con el equipo de divulgación y
comunicaciones una charla de administración
1/23/2017 23/04/2017 del riesgo, lo anterior con el fin de entender la
metodología y revisar el mapa del proceso en
el marco de la acción, mediante correo
electrónico el 03/04/2017
El 17 de febrero de 2017 con los integrantes

06/04/2017
del equipo de trabajo del proceso Divulgación
y comunicación, se revisó el procedimiento
Se ha realizado una publicación periódica
PRO-DIC-01-09 y se realizó una versión
solicitudes de información de contenidos de la
preeliminar del proceso, la cual fue remitida vía
1/23/2017 31/12/2017 página web con el fin de publicarla, con
correo electrónico a la Subdirección
información relacionada con los avances de los
Administrativa y Financiera y de Control
proyectos y actividades que desarrolla el IDEP.
Disciplinario - SAFyCD.
Igualmente, el 17 de marzo de 2017 se realizó
una reunión con la SAFyCD, Control Interno y
el contratista que desarrrolla el proceso de
implementación de las Normas Internacionales
de Información Financiera, con el fin de definir
unos puntos en el PRO-DIC-01-09
06/04/2017
Se socializó el contenido del Instructivo para la

1/23/2017 28/02/2017 Solicitud de Publicaciones en el Ecosistema
Web, con el fin de contar con solicitudes
coherentes y pertinentes,posteriormente se
registro en la Maloca Aula SIG
06/04/2017
Se realizaran reuniones con los lideres de las

actividades para el seguimiento y cumplimiento
de los temas pendientes de manera
bimensual.
1/23/2017 31/12/2017 Adicionalmente, se propone la presentacion de
los temas relevantes de la ley de transparencia
,con el fin de orientar los contenidos
pendientes en la pagina web a los funcionarios
responsables.
ACCIONES VIGENCIAS ANTERIORES
CERRADAS CERRADAS
CONDICIONAL
ES
0
0
2
0
0
0
0
0
2
0
MIENTO LÍDER DEL PROCESO
FECHA DE LA
EVIDENCIAS EVALUACIÓN
(dd/mm/aaaa)
Página Web del IDEP, Archivos

publicaciones WEBmaster
06/04/2017
Página WEB
Archivos Webmaster
Archivo comunicaciones y prensa
Archivo matriz 1712
Fichas de estudio, Diseño, Estrategia de

Comunicación, Socialización y Divulgación
V1, V2 y V3
Estrategia de Comunicación, Divulgación y
Socialización
Socialización estudios prácticas de
evaluación:1 de diciembre de 2016.
Socialización e
Inclusión jóvenes en riesgo de calle en
Bogotá: 3 diciembre de 2016.
Socialización viajes experiencias

acompañamiento In Situ: 6 de diciembre de
2016.
Socialización Estudio de caracterización en

jornada única y Educación: 12 de diciembre
de 2016.
Borrador de diseño
base de datos Constant Contact
Página WEB
Página Web
Borrador de diseño
base de dato Constant Contact
Página WEB
Listados de asistencia y actas
https://goo.gl/i9KmCY
Correo Electrónico

Documentación
PRO-DIC-01-13 Servicios de atención al
usuario a través del Centro de
Documentación
Acta
Correo Electrónico

Documentación
PRO-DIC-01-13 Servicios de atención al
usuario a través del Centro de
Documentación
Página Web
Listados de asistencia
Página Web
Listados de asistencia
La evidencia de estas actividades se refleja

en el seguimiento realizado en la Matriz de
Cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.
CÓDIGO: FT-MIC-03-03
VERSIÓN : 4
Fecha Aprobación:
21/08/2015
PÁGINA: ______ de ______
VIGENCIAS ANTERIORES
TOTAL AUTOSEGUIMEINTO
0 0
2 2
0 0
0 0
2 2
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO
DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIAS
27/01/2017: El seguimiento vigente de ley 1712 de 2014 refleja en

página WEB: un 63,87% de cumplimiento, un 26,89% por actualziar
y un 9,24% sin cumplir. por lo que de acuerdo al producto "Página
WEB actualizada" no es posible cerrar la acción. Continúa abierta.
18/04/2017: El seguimiento vigente de ley 1712 de 2014 refleja en

página WEB: un 75,21% de cumplimiento, un 20,51% por actualizar y un
4,27% sin cumplir. 27/01/2017: Seguimiento ley
Por otra parte se debe tener en cuenta el Anexo 3 1712 Diciembre de 2016 y
"Revision_Contenido_Pagina_Web” relacionado en el Informe de revisión micrositios
Auditoría del proceso de Divulgación y comunicación vigencia 2016
radicado el 26/12/2016.
Teniendo en cuenta que esta acción se está abordando desde el hallazgo 18/04/2017: Seguimiento ley
No. 15 de la auditoría realizada en la vigencia 2016 al proceso de
Divulgación y Comunicación, se da cierre condicional a la presente 1712 Diciembre de 2016 y
acción. revisión micrositios.
27/01/2017: El seguimiento debe reflejar como efectivamente se

llegó a un mayor número de docentes y directivos docentes en
las localidades del Distrito, como lo plantea la acción. Continúa
Abierta.
18/04/2017: El seguimiento da cuenta que la estrategia fue

desarrollada en 361 Instituciones Educativas Distritales y en 20 18/04/2017: Contrato No. 70 de
Direcciones Locales de Educación, una vez revisado los soportes 2016
en el contrato No. 70-2016 Corporación Mixta para la
Investigación y Desarrollo de la Educación Corpoeducación, se
evidencia la estrategia de socialización y divulgación "IDEP por
una ciudad educadora" como soportes del pago No. 8 de los
folios 660 al 948.
18/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder, Se encuentra en
borrador el diseño del Brochure con la información de
producciones del IDEP, esta deberá ser enviada vía correo
electrónico al 20% de los colegios oficiales. Continúa abierta.
18/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder, se encuentra en

proceso de depuración la aplicación de las encuestas realizadas a
los docentes, esto, para la generación del Documento
Diagnóstico. Continúa abierta.
18/04/2017: Acción en desarrollo.
18/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder, Se encuentra

en borrador el diseño del Brochure con el catálogo bibliográfico
del IDEP, esta deberá ser enviada vía correo electrónico al 20%
de los colegios oficiales. Continúa abierta.
18/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder, se encuentra en

proceso de depuración la aplicación de las encuestas realizadas a
los docentes, esto, para la generación del Documento
Diagnóstico. Continúa abierta.
18/04/2017: De acuerdo a la acción planteada, se encuentra
pendiente el ajuste, aprobación, publicación y socialización del
procedimiento. Continúa abierta.
MN-DIC-01-02 Estrategia de
19/04/2017: Se evidencia en el espacio de Maloca AulaSIG, Comunicación, Divulgación y
actualización del documento MN-DIC-01-02 Estrategia de Socialización V2 del
Comunicación, Divulgación y Socialización V2 del 27/12/2016. 27/12/2016. Publicado en el
espacio Maloca AulaSIG.
19/04/2017: Teniendo en cuenta la Fuente verificable de la

acción, "Documentación de los procedimientos actualizados", a la
fecha se ha realizado la actualización de los documentos: PRO-
DIC-01-12 Procesamiento Técnico y Físico de las Publicaciones
del Centro de Documentación y PRO-DIC-01-13 Servicios de
atención al usuario a través del Centro de Documentación, sin
embargo se encuentra pendiente la actualización de otros.
Continúa abierta.
19/04/2017: Mediante Listado de Asistencia del 10/02/2017, se

realizó la socialización de las piezas de comunicación interna Listado de Asistencia del
(manual de imagen corportaiva), video institucional e instructivo 10/02/2017
para la publicación en WEB.
19/04/2017: De acuerdo a la Fuente Verificable de la acción

"Documentación de los procedimientos y el mapa de riesgos
actualizados", Continúa abierta.
realizó la socialización de las piezas de comunicación interna Listado de Asistencia del
(manual de imagen corportaiva), video institucional e instructivo 10/02/2017
para la publicación en WEB.
19/04/2017: De acuerdo a la Fuente Verificable de la acción

"Documentación de los procedimientos y el mapa de riesgos
actualizados", Continúa abierta.
19/04/2017: Acción en Desarrollo

realizó la socialización del Instructivo para la solicitud de
IN-DIC-01-02 del 23/03/2017
publicaciones en el Ecosistema WEB.
INSTRUCTIVO PARA LA
Por otra parte, se creó y normalizó el documento IN-DIC-01-02 del
SOLICITUD DE
23/03/2017 INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE
PUBLICACIONES EN EL
PUBLICACIONES EN EL ECOSISTEMA WEB.
ECOSISTEMA WEB. Publicado
Se da cierre condicional, debido a que es necesario aclarar dentro
en el espacio de Maloca
del Instructivo en posteriores versiones lo siguiente: * Aclaración
AulaSIg
sobre la potestad de publicación en página WEB ya que
actualmente no aparacen restricciones y todos los funcionarios
Listado de asistencia a la
del IDEP pueden solicitar publicación.
socialización del Instructivo de
* Optimizar la búsqueda y acceso al link que lleva al Formulario
Asistencia.
WEB para solicitudes de publicaciones en la página WEB/ Redes
Sociales.
18/04/2017: El seguimiento vigente de ley 1712 de 2014 refleja

en página WEB: un 75,21% de cumplimiento, un 20,51% por
actualizar y un 4,27% sin cumplir.
Por otra parte se debe tener en cuenta el Anexo 3 8/04/2017: Seguimiento ley
"Revision_Contenido_Pagina_Web” relacionado en el Informe de 1712 Diciembre de 2016.
Auditoría del proceso de Divulgación y comunicación vigencia
2016 radicado el 26/12/2016. Continúa abierta teniendo en cuenta
el producto que se espera "página WEB actualizada".
T-MIC-03-03
____ de ______
SEGUIMIENTO OCI
2
NTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO
27/01/2017: Diana
Ruiz- jefe OCI
Cerrada Condicional
18/04/2017: Nadia
Pineda-Contratista
OCI
27/01/2017: Diana
Ruiz- jefe OCI
Cerrada
18/04/2017: Nadia
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Abierta - Vencida
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Abierta - Vencida
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Abierta - en Desarrollo
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Abierta - Vencida
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Abierta - Vencida
Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
Pineda-Contratista
OCI
19/04/2017: Nadia
Cerrada Pineda-Contratista
OCI
19/04/2017: Nadia
Abierta - en Desarrollo Pineda-Contratista
OCI
19/04/2017: Nadia
OCI
19/04/2017: Nadia
OCI
19/04/2017: Nadia
OCI
19/04/2017: Nadia
OCI
19/04/2017: Nadia
OCI
19/04/2017: Nadia
Cerrada Condicional Pineda-Contratista
OCI
18/04/2017: Nadia
OCI
PROCESO:
DIRECCIÓN Y
PLANEACIÓN
IR A
MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO
DE PROCESOS
IR A
PROCEDIMIEN
TO PLAN DE
MEJORAMIENT
O
Cons FECHA DE
FUENTE DEPENDENCIA HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Se recomienda realizar un ejercicio

de validación y unificación de
resultados de POAS frente a los
resultados del informe de gestión,
Auditorías Oficina Asesora de
2 Internas Planeación
7/2/2014 donde los reportes de un
instrumento alimenten el otro y se
realice una única actividad de
seguimiento y medición de logros y
metas del Instituto.
No se identificó la asistencia
especializada en la tarea de
12/4/2015 “Gestión de indicadores”, la cual
hace parte de las obligaciones del
contratista IT GOP S.A.S.
Se encuentran 7 acciones de mejora

Auditorías Oficina Asesora de vencidas, las cuales corresponden a
7/9/2016
dos (2) de la vigencia 2014 y cinco
(5) de la Vigencia 2015.
No se realizó la modificación de
metas de POA 2016, cuando se
llevó a cabo la modificación en Plan
Auditorías Oficina Asesora de Anual de Adquisiciones en el primer
7/9/2016
trimestre de 2016, por lo que se
vieron afectados los resultados por
incumplimiento de lo programado en
el Plan Operativo.
No se está dando cumplimiento a la
política de operación "Actividades
que no tengan aprobado eI Formato
FT-DIP-02-05 Ficha no se incluyen
Auditorías Oficina Asesora de en eI Plan de Adquisiciones", dado
7/9/2016
que las fichas debidamente firmadas
son entregadas en la Oficina
Asesora de Planeación luego de la
suscripción del Plan de
AdquIsiciones.
No se encuentra publicado en lá
página web el lnforme de Gestión
del ll Trimestre de 2O16 de acuerdo
a ley 1712 de 2014 y al acta de
7/9/2016 visita especial obligatoria respecto a
servicios, procedimientos y
funcionamiento del sujeto obligado
de la Procuraduría General de la
Nación.
Con corte a 23 de Agosto de 2016

no se encuentran los POAS
consolidados de los procesos de la
Entidad, Valoración trimestral de
Riesgos e indicadores de proceso y
20 Auditorías Oficina Asesora de
9/7/2016
publicados en el vínculo establecido:
(acciones
correctivas para Internas Planeación http://www.idep.edu.co/?
hallazgo 18) q=content/maloca-aulasig#overlay-
context=content/sistema-integrado-
de-gesti%25C3%25B3n
%3Dcontent/sistema-integrado-de-
gesti%25C3%25B3n
PROCESO DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 24
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 29
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 19
ACCIONES
CERRADAS 3
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 1
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 6
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 7
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 29
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 29
S DEL HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Se remitió el oficio con radicado 1085

del 19 de mayo del 2014, mediante el
Se requiere cruzar la información de los
cual los POA serán remitidos ocho (8)
diferentes indicadores a la hora de elaborar
Observación días después de la fecha de entrega
la validación y unificación de resultados del
del informe de gestión, a fin de contar
POA
con el informe de gestión definitivo y
cruzar los avances correspondientes.
El contrato se encuentra en ejecución y hay
Ejecutar la actividad en el primer
No conformidad plazo hasta marzo 15 de 2016 para
trimestre de 2016
laejecución de dicha actividad
Se presenta debilidad en la cultura del

autocontrol. Formular Plan de acción para
Debilidad en el análisis de causas y fortalecer el proceso de Mejoramiento
No conformidad plantemiento de acciones. Integral y Continuo que incluya
No se cumplieron los tiempos establecidos actividades orientadas a disminuir el
para el desarrollo de las acciones número de acciones vencidas.
planteadas.

Falta articulación entre las herramientas
fortalecer el proceso de DIP que
internas de planeación como el PEDI, POA,
No conformidad incluya actividades orientadas a la
PMR, Informe de Gestión, Plan de Acción,
articulación de las herramientas de
Indicadores de proceso, entre otros.
planificación de la entidad.
Falta articulación entre las herramientas
internas de planeación como el PEDI, POA,
fortalecer el proceso de DIP que
PMR, InfoEme de Gestión, Plan de Acción,
No conformidad incluya actividades orientadas a la
Ficha de estudio, diseño y estrategia, Plan
articulación de las herramientas de
de
1. adquisiciones,
Hay confusiónIndicadores de proceso,
en el uso de la planificación de la entidad.
entre otros.
terminología "Informe de gestión" y
"publicación trimestral de los proyectos de
inversión o programas que se ejecuten en
cada vigencia con cargo a recursos públicos
y la publicación del informe de gestión de la
entidad, teniendo en cuenta lo que lo que
expresan la Ley 1474 de 2011" ( art.
77:..."todas las entidades del estado a más
tardar el 31 de enero de cada año, deberán
publicar en su respectiva página web el plan
de acción para el año siguiente...deberá
estar acompañado del informe de gestión Formular Plan de acción para
del año inmediatamente anterior); la Ley fortalecer el proceso de DIP que
No conformidad
1712 de 2014 (art. 11:...todo sujeto obligado incluya actividades orientadas a la
deberá publicar la siugiente información rendición y publicación de informes
mínima obligatoria de manera
proactiva:...e)Todos los informes de gestión,
evaluación y auditoría del sujeto obligado) y
la Resolución 3564 de 2015 (Anexo 1 punto
6.3: 6.3 Programas y proyectos en
ejecución: El sujeto obligado debe publicar
los proyectos de inversión o programas que
se ejecuten en cada vigencia con cargo a
recursos públicos. Los proyectos de
Elaborar y enviar a los líderes de
inversión deben ordenarse según la fecha
procesos un cronograma (que inlcuya
de inscripción en el Banco de Programas y
una columna se verificción por parte
Proyectos de Inversión nacional,
de la OAP) para las entregas de los
reportes y seguimientos a las
herramientas de planeación tales
como POA, indicadores, mapas de
La consolidación y publicación de los POAS, riegos, entre otros, como mecanismo
Valoración trimestral de Riesgos e de alerta para evitar retrasos en las
indicadores de proceso correspondientes al entregas.
segundo trimestre estaba bajo la
responsabilidad de profesionales
No conformidad
pertecientes a la planta temporal y a
personal de libre nombramiento y remoción. Generar alertas en Comité Directivo o
Los profesionales a cargo de estas tareas en Comité del Sistema Integrado de
se empezaron a vincular a la entidad a Gestión y de Control Interno para la
partir del 29 de agosto de 2016. entrega de los reportes y
seguimientos a las herramientas de
planeación tales como POA,
indicadores, mapas de riegos, entre
otros. De igual forma reportar en estos
Comités los procesos que se
encuentren retrasados en la entrega
de información.
CORRECCIONES 1
ACCION PREVENTIVA 4
ACCION DE MEJORA 1

GESTIÓN
SGC 28 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
SGA 0 SIGA 1 29
29
SRS 0
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
SUBSISTE FUENTE DEL
TIPO DE DEL ÓN DE LA
MA DE VERIFICABLE DE RESPONSA
ACCIÓN RESPONS ACCIÓN
GESTIÓN LA ACCIÓN BLE DE LA
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
POA definitivo con

Jefe Oficina
Acción corte al II trimestre de EPI- Luis Arturo
SGC Asesora de 9/1/2014
Correctiva 2014, Vs Informe de Forero
planeación
Gestión
Informe de actividades Profesional
Acción de Danny Villota
SGC del supervisor del Especializad 12/11/2015
Mejora Dulce
contrato y el proveedor o OAP
Acción Olga Lucía

SGC Plan de Acción. Jefe OAP 30/09/2016
Correctiva Sánchez
Acción Olga Lucía

Correctiva Sánchez
Acción Olga Lucía
Correctiva Sánchez
Acción Olga Lucía

Correctiva Sánchez
Cronograma elaborado
Acción Olga Lucía
SGC Memorando Jefe OAP 23/02/2017
Correctiva Sánchez
Correo electrónico
Cronograma con
verficación por parte de
Acción la OAP. Olga Lucía
SGC Jefe OAP 23/02/2017
Correctiva Actas de Comité Sánchez
Directivo o del Comité
´del SIG y CI
AÑO ABIERTAS
2011 0
2012 0
2013 0
2014 2
TOTALES 2
El reporte de información por parte de los referentes técnicos se realiza
en los tiempos establecidos por el equipo de la Oficina Asesora de
SEGUIMIENTO LIDER DEL PROCESO
Planeación. La consolidación y presentación final de la información la
realiza el Profesional de la OAP, revisando que se haya reportado
correctamenteel avance de las actividades programadas. El seguimiento
INICIO FIN del POA con corte al primer trimestre de 2016 es publicado en los 8 días
(dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa siguientes a la DESCRIPCIÓN
publicación del informe
DELdeSEGUIMIENTO
gestión del mismo periodo.
a) )
12 de octubre de 2016: La jefe de la OAP solicito al profesional que
consolida el Plan Operativo Anual que revise en el seguimiento reportado
por los lideres del proceso, la armonización entre indicadores, POA e
informe de Gestión. Esto se verá reflejado en la publicación del tercer
trimestre del POA,a realizar en el mes de octubre de 2016
Se solicita cierre de la acción teniendo en cuenta las acciones
planteadas, como resultado de la auditoria al proceso DIP 2016, en el
hallazgo nùmero 16 del presente plan de mejoramiento, toda vez que
éstas permitirán eliminar la causa del hallazgo: "Se recomienda realizar
un ejercicio de validación y unificación de resultados de POAS frente a
los resultados del informe de gestión, donde los reportes de un
instrumento alimenten el otro y se realice una única actividad de
seguimiento y medición de logros y metas del Instituto."
20/01/2016
Se elaboró un cronograma para las entregas de los reportes y
seguimientos a las herramientas de planeación, el cual se comunicó
mediante memorando No. 1564 del 12 de cotubre de 2016 a los líderes
de proceso. La OAP hace seguimiento al cumplimiento de estas fechas.
9/1/2014 9/30/2014
Adicionalmente, se envían correos electrónicos solicitando la información,
previo al vencimiento.
Una vez recibida la información por parte de los líderes de proceso en las
diferentes herramientas de planeación con corte al tercer trimestre del
2016, la OAP designó un profesional de apoyo que realizó la verificación
de la consistencia de la información de los procesos misionales, gestión
jurídica y contractual, evaluación y seguimiento previo a la publicación del
informe de gestión. En este proceso de revisión se detectaron
inconsistencias en la información reportada, la cual fue comunicada a los
líderes de los procesos con el fin de realizar los respectivos ajustes, los
cuales se realizaron oportunamente.
Para los procesos liderados por el Subdirector de la SAFyCD, en el

marco de la asesoría metodológica para la formulación del plan de
mejoramiento del proceso de Gestión Financiera, brindada a la SAFyCD,
la OAP reiteró la importancia de la consistencia de la información que se
genere desde las áreas e indicó la necesidad de hacer revisión previa
antes de su entrega, para lo cual la SAFy CD designó un profesional de
la misma área.
En concordancia con los acuerdos internos de gestión, la OAP recibió la
información y consolidó el Informe de Gestión del tercer trimestre y
publicó.
07 de abril de 2017: Se modificó el instructivo In--DIP-02-01I"Instructivo
paara modificar el informe de Gestión" y se cambió la presentación del
mismo a semestral, por lo que el siguiente informe se presentará con
corte 30 de junio de 2017.
El contrato tuvo una prórroga de 2 meses y finaliza el 15 de mayo de
2016, sin embargo la asistencia especializada en Gestión de Indicadores
se dará en el marco de la capacitación en el uso del módulo de gestión
de indicadores. Se realizó una revisión con el contratista y el supervisor
del contrato sobre el cumplimiento de las obligaciones, por lo cual se
estableció que el contratista ha prestado asistencia de acuerdo a los
requerimientos hechos por los funcionarios del instituto a excepción de la
gestión de indicadores que hace referencia a un modulo que aún no se
encuentra en producción.
12 de octubre de 2016: se solicitó al proveedor de Soporte IT-GOP
1/2/2016 3/31/2016 capacitación de SIAFI del proceso de planeación metas e indicadores -
incidencia.
20 de enero de 2017: La OAP ha realizado gestión con el proveedor de
SIAFI, para lograr la capacitación en el módulo de Metas e Indicadores, la
sesión está programada para el mes de marzo de 2016.
07 de abril de 2017: El contratista solicitó prórroga al contrato 034 para
realizar esta actividad, la cual fue concedida por 4 meses y finaliza el 25
de julio de 2017. Dentro de la prórroga se modificaron las obligaciones
especificas y se incluyó la elaboración de un Plan de Acción para la
capacitación del modulo de Metas e Indicadores. A la fecha, se esta
revisando el Plan de acción por parte de la OAP
20 de enero de 2017: Se programó sesión para el 26 de enero para la

validación de los diagnósticos de DIP y MIC y formulación de los
respectivos planes de acción para la vigencia 2017.
07 de abril de 2017: Se formuló Plan de Acción del Proceso MIC donde
15/01/2017 2/10/2017 de acuerdo a los diagnósticos realizados se formularon actividades
especificas dentro del proceso PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento
Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora, también se incluyeron
actividades relacionadas con la finalización de las acciones vencidas y la
ejecución de Plan de Mejoramiento del proceso DIP en el POA del 2017.

15/01/2017 2/10/2017 07 de abril de 2017: Se elaboró Plan de Acción para el proceso DIP
donde se formularon actividades para la articulación de las herramientas
de planificación de la entidad. A la fecha este Plan se encuentra en
ejecución.
07 de abril de 2016: Se ajustó el procedimiento PRO-DIP 02-06
15/01/2017 10/02/2017 "Elaboración de Fichas" de acuerdo a las necesidades del área misional
del IDEP y en concordancia, primero se definen las actividades del Plan
de Acción y después del Plan de Adquisiciones. Una vez ajustado el
procedimiento se aclararon las especificaciones en el FT-DIP 02-05-
"Ficha de Estudios, Diseños y Estrategia".

07 de abril de 2017: Se formuló el Plan de Acción del proceso DIP,
donde entra otras, se formuló la actividad No. 7 Revisión y ajuste del IN-
15/01/2017 10/02/2017 DIP-02-01 Instructivo para la elaboración del Informe de Gestión, de
acuerdo con la revisión se cambió la periodicidad del informe a semestral.
Sin embargo, se rendirá informe de la gestión adelantada el primer
trimestre, a través de la publicación de las diferentes herramientas de
planeación como el POA, Matriz de Indicadores por Procesos y Matriz de
Riesgos.
07 de abril de 2017: Se elaboró cronograma de entrega de herramientas

23/02/2017 24/03/2017 de planeación para el periodo abril-julio de 2017 y se entregó mediante
memorando el 24 de marzo de 2017.
07 de abril de 2017: En los Comités Directivos del 02 y 13 de marzo y

en el Comité del SIG del 05 de abril de 2017, se presentaron las fechas
en las que los lideres de proceso debían hacer entrega de las
herramientas de planeación y se generaron las siguientes alertas: "El
23/02/2017 30/06/2017
próximo seguimiento y envió a la OAP de indicadores por procesos,
mapas de riesgos, planes de mejoramiento y POA de debe realizar con
corte 31 de marzo de 2017, durante los primeros 5 días hábiles después
de la fecha de corte"
CERRADAS
CERRADAS CONDICIONAL
ES
0 0
4 4
0 0
33 0
37 4
ER DEL PROCESO
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
Drive - POA I trimestre

2016 IDEP
Maloca Aula SIG12 de
5/4/2016
octubre de 2016 FT-
MIC-03-03 suscrito a 30
de septiembre de 2016.
Acta No. 1 de reunión 5
abril de 2016
(Expediente
Contractual)12 de
octubre de 2016: correo
5/11/2016
electrónico enviado por
el profesional de
soporte SIAFI del Idep.
06 de abril de 2016:
Prórroga Contrato 034
07 abril de 2017: Plan

de Acción MIC y POA
2017
Planes de Acción
procesos DIP y MIC,
POA 2017
07 abril de 2017:
Procedimiento PRO-DIP
02-06 "Elaboración de
Fichas" ajustado y
Formato FT-DIP 02-05-
"Ficha de Estudios,
Diseños y Estrategia"
ajustado.
Plan de Acción
procesos DIP; IN-DIP-
02-01 Instructivo para la
elaboración del Informe
de Gestión
Cronograma de entrega
herramientas de
planeación y
memorando
Actas de Comité
Directivo 03 y 13 de
marzo y Acta de
Comité SIG 05 de Abril
CIONES VIGENCIAS ANTERIORES
TOTAL
35
43
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL INTE
Los POAS se entregan hasta mes y medio despues de cierre del periodo a medir esto e presentó en todos los
periodos de medicion. Continua abierto.
10/06/2015: No se acepta solicitud de cierre condicional, debido a que ya fue incluída por el Jefe de Planeación, se
debe recordar que las observaciones son un llamado de alerta para una situación que tal vez podría subsanarse con
relativa facilidad, aunque, de persistir, podría derivar en una falla importante en un requisito de la norma en futuras
auditorías, o los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras .Se siguen presentando
POAS por fuera del tiempo establecido (Primer trimestre de 2015). Continua abierta.
31/07/2015: La metodología de ajusted e POA se encuentra en desarrollo y continua con el estado revisado el 10 d
ejunio de 2015, continúa abierta.
30/09/2015: La metodología de ajusted e POA se encuentra en desarrollo y continua con el estado, revisado el 30 de
Septiembre de 2015, continúa abierta.
02/12/2015: El informe de gestión de tercer trimestre de 2015 fue formalizado la última semana de noviembre, por lo
que no se estan cumpliendo con los tiempos establecidos por la acción.
15/03/2016: El informe de gestión fue publicado en términos de ley, se revisará reporte de primer trimestre para
verificar sostenibilidad en el cumplimiento por lo que hasta ese periodo continuará abierta.
15/05/2016: El informe de gestión, POA, PMR, Segplan ha venido regularizando su información entre sí, por lo que
se encuentra mayor congruencia, los tiempos de publicación han disminuido pero se insta a seguirlos disminuyendo
en atención a las políticas de los procedimientos, particularmente frente a la consolidación del POA .15/05/2016: Se
deben ajustar los tiempos de publicación, ya que la politica de POA menciona su recoleción 10 días calendario del
mes siguiente y su publicación se realiza hasta 25 dias después. Continua abierta.
29/07/2016- Diana Karina Jefe OCI
5/11/2016: Se sigue presentando la publicación tardía de publicación de POA, una vez revisada la publicación de poa
tercer trimestre 2016. Hasta tanto no se repita la situación presentada este hallazgo esta no puede ser cerrada. El
proceso de talento humano presenta diferencias entre POA e informe de Gestión y asi mismo se registran diferencias
entre los indicadores de proceso, informe de gestión y poa.Continua abierta.
27/01/2017: Dado que para el tercer trimestre se presentaban diferencias, esta acción se verifícará para Informe de
Gestión consolidado 2016 junto con el POA que no se encuentra publicado a la fecha.Continua abierta
19/04/2017: Una vez verificado el Informe de Gestión y el POA con corte al IV trimestre, no es posible validar la
coherencia de la información entre las dos fuentes debido a que no en todos los procesos se incluyen magnitudes
físicas , unicamente evaluación cualitativa.
Debido a que se cambió la peridiocidad del Informe de gestión a frecuencia trimestral, no es posible validar la
coherencia de los datos registrados en Informe de Gestión y POA con corte al primer trimestre de 2016, Se verificará
esta acción nuevamente con corte al Semestre de 2017. Continúa abierta.
29/07/2016: La asistencia especializada en Gestión de Indicadores se presentó en una socialización
genérica y a la fecha no ha entrado en producción. Continua abierta y vencida
05/11/10: A la fecha no ha entrado en producción, se encuentra en trámite en el contrato actual IT GOP.
Continua abierta y vencida
25/01/2017: A la fecha no ha entrado en producción, se encuentra en trámite en el contrato actual IT
GOP. Continua abierta y vencida. Se solicita corregir fechas del seguimiento de capacitacion 2016 a
2017.
19/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder del proceso, el contratista solicitó prórroga para realizar
esta actividad. Modificación No. 1 al contrato 034 de 2016 del 24/03/2017, en la prórroga se establece el
compromiso de resolver todas las incidencias presentadas el 25 de Marzo. Continúa Abierta.
27/01/2017: Felicitaciones por registrar autoseguimiento, sin vencimiento!
19/04/2017: Se evidencia la "Formulación del Plan de acción para fortalecer el proceso de Mejoramiento
Integral y Continuo ...." tal como lo establece la fuente verificable de la acción, sin embargo, es necesario
reformular la acción orientada a la ejecución del Plan de acción del proceso de Mejoramiento Integral y
continuo, con el fin de monitorear los resultados de las actividades planteadas tendientes a minimizar el
número de acciones vencidas, razón por la cual, una vez suscrita la acción correspondiente, se
procederá por parte de la OCI al Cierre condicionado de esta acción.
19/04/2017: Se evidencia la "Formulación del Plan de acción para fortalecer el proceso de Dirección y
Planeación...." tal como lo establece la fuente verificable de la acción, sin embargo, es necesario
reformular la acción orientada a la ejecución del Plan de acción del proceso de Dirección y Planeación,
con el fin de monitorear los resultados de las actividades planteadas tendientes a la articulación de las
herramientas de planificación de la entidad, razón por la cual, una vez suscrita la acción correspondiente,
se procederá por parte de la OCI al Cierre condicionado de esta acción.
con el fin de monitorear los resultados de las actividades planteadas tendientes a la articulación de las
herramientas de planificación de la entidad, razón por la cual, una vez suscrita la acción correspondiente,
se procederá por parte de la OCI al Cierre condicionado de esta acción.
con el fin de monitorear los resultados de las actividades planteadas tendientes a la rendición y
publicación de informes y que de respuesta a la eliminación de la causa ráiz del hallazgo, razón por la
cual, una vez suscrita la acción correspondiente, se procederá por parte de la OCI al Cierre condicionado
de esta acción.
19/04/2017: Se generó un Cronograma para el primer semestre del 2017 que contiene las fechas de
entregas de los reportes de planeación, seguimiento y control de la entidad, que se deben hacer llegar a
la Oficina Asesora de Planeación, Memorando entregado a la mano de cada líder de proceso el
24/03/2017.
19/04/2017: Acción en desarrollo.

VERSIÓN : 4
Fecha
Aprobación:
21/08/2015
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUIM
SEGUIMIENTO OCI
EINTO
0 0
1 8
0 0
16 35
17 43
DE CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO
Diana Karina Ruiz-

Jefe OCI
Informe de Gestion
30/09/2015: Diana
2014
Karina Ruiz- Jefe OCI
POAS 2015, tercer
02/12/2015: Diana
trimestre
Karina Ruiz- Jefe OCI
POA I trimestre 2016,
15/03/2016: Diana
Informe de gestion 1er
Abierta - Vencida Karina Ruiz- jefe OCI
trimestre 2016, PMR
29/07/2016- Diana
publicados en página
Karina Jefe OCI
WEB.
25/01/2017: Diana
Karina Jefe OCI
Informe de gestión-
19/04/2017: Nadia
PMR-POA
Pineda-Contratista
OCI
29/07/2016- Diana
Karina Jefe OCI
05/11/2016: Diana
Ruiz Jefe OCI
Prórroga al contrato
Abierta - Vencida 25/01/2017: Diana
No. 34 del 24/03/2017
Karina Jefe OCI
19/04/2017: Nadia
Pineda-Contratista
OCI
27/01/2017: Diana
Plan de Acción del Karina Jefe OCI
proceso de
Abierta - Vencida
Mejoramiento Integral 19/04/2017: Nadia
y continuo. Pineda -Contratista
OCI
27/01/2017: Diana
Karina Jefe OCI
Plan de Acción del
proceso de Dirección Abierta - Vencida
y Planeación. 19/04/2017: Nadia
Pineda -Contratista
OCI
27/01/2017: Diana
Karina Jefe OCI
Plan de Acción del
y Planeación. 19/04/2017: Nadia
Pineda -Contratista
OCI
27/01/2017: Diana
Karina Jefe OCI
Plan de Acción del
19/04/2017: Nadia
y Planeación.
Pineda -Contratista
OCI
19/04/2017: Nadia
Cerrada Pineda -Contratista
OCI
19/04/2017: Nadia
Abierta - en Desarrollo Pineda -Contratista OCI
PROCESO:
MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y CONTINUO
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDAD
O DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIENTO
PLAN DE
MEJORAMIENTO
PROCEDIMIENTO
PLAN DE
MEJORAMIENTO
Con FUENTE DEPENDENCIA

FECHA DE
HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
s. (dd/mm/aaaa)
Se encuentran acciones de Plan de

Mejoramiento suscrito con Contraloría por
fuera de términos de ejecución, con corte a
Junio 30 de 2016, así:
 8) 2.3.1.2.1 Plan Anual de Inventarios (FV
30/04/2016)
 9) 2.3.1.2.2 capacitación sobre el registro
Auditorías Oficina Asesora de de operaciones a nivel de terceros y
7/29/2016
centros de costo (FV 28/02/2016)  10)
2.3.1.3.1 Realizar la conciliación física y
teórica de las Propiedades, planta y equipo
de la entidad de la vigencia 2015 (FV
30/04/2016)  11) 2.3.1.3.2 Conciliación de
los saldos de las cuentas por pagar a Corte
de Diciembre 31 de 2015 (FV 29/02/2016)
FV: Fecha de Vencimiento
Se identificó en la muestra de acciones
correctivas y preventivas revisadas, análisis
de causas y efectos de los hallazgos con
descripciones superficiales y que no eliminan
las causas de las no conformidades con el
objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. Así
mismo estas no son metodológicamente
correspondientes a los efectos de las no
7/29/2016 conformidades encontradas. Frente a esta
situación, tampoco se registra
retroalimentación metodológica de la Oficina
Asesora de Planeación quien debe llevar a
cabo esta actividad, de acuerdo a lo descrito
en el procedimiento. (Revisión en Anexo de
valoración de acciones) 8,5 Mejora, 8,5,2
Acciones Correctivas, 8,5,3 Acciones
Preventivas.
Se requiere ajuste en la estructura de

indicadores de los siguientes procesos:
- Dirección y Planeación: Registra la totalidad
Auditorías Oficina Asesora de de los indicadores de Plan de Acción
7/29/2016
correspondientes a otros procesos,
generando duplicidad de registro.
- Gestión Contractual: La fórmula no es clara
frente al objetivo del indicador
El índice de cumplimiento del procedimiento

de producto No conforme se encuentra en el
Auditorías Oficina Asesora de 9%, equivalente a 1 de 11 actividades, siendo
7/29/2016
un requisito tanto de la ley 872 de 2003 y del
Decreto Distrital 652 de 2011 y sus anexos
técnicos.
Se materializaron los siguientes riesgos en el
proceso de Mejoramiento Integral y Continuo:
Inadecuado tratamiento de las no
Auditorías Oficina Asesora de conformidades, hallazgos, acciones
7/29/2016
preventivas correctivas y de mejora, por lo
que requiere una revaloración del impacto y
probabilidad de los mismos en la gestión de
riesgo del proceso.
PROCESO MEJORAMIENTO INTEGRAL
Y CONTINUO
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 10
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 10
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 5
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 5
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 5
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 10
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 10
HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Se presenta debilidad en la cultura del

autocontrol.
Debilidad en el análisis de causas y
plantemiento de acciones.
El seguimiento y cierre de las acciones
están a cargo de la OCI de acuerdo
fortalecer el proceso de Mejoramiento
con la actividad No.10 del PRO-MIC-
No conformidad Integral y Continuo que incluya
03-03. En el procedimiento PRO-MIC-
actividades orientadas a disminuir el
03-04, actividad 6 se establece que
número de acciones vencidas.
"La Oficina Asesora de Planeación
realizará la consolidación y análisis de
la Información reportada por cada
proceso y enviará a la Oficina de
Control Interno"
No se están aplicando las técnicas
Integral y Continuo que incluya
No conformidad para el análisis de causas sugeridas
actividades orientadas a formular
en el IN-MIC-03-02.
acciones de mejora que eliminen la
causa de la no conformidad.
El procedimeinto PRO-MIC-03-04
Autoevaluación a la Gestión y el
Instructivo están asociados al Proceso
de Mejoramiento Integral y Continuo
IN-MIC-03-03 Instructivo para la
formulación y seguimiento de
No conformidad actividades orientadas a la
indicadores de gestión evidenciando
articulación de los indicadores de
que no se encuentra articulación de
procesos con las herramientas de
los indicadores de gestión de los
planificación de la entidad.
procesos con respecto al Plan de
Desarrollo (PDD) y al Plan
Estratatégico (PEDI)
No está diligenciado el FT-DIP-02-04

CARACTERIZACIÓN DE Formular Plan de acción para
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DEL fortalecer el proceso de Dirección y
IDEP y no hay ningún procedimiento Planeación que incluya actividades
No conformidad
que tenga definido la responsabilidad orientadas a la definición de los
de diligenciarlo. Figura como en el criterios de aceptación de los
punto de control el Procedimiento de productos y servicios del IDEP.
producto no conforme.
En la columna denominada control, se
No conformidad determinó como control una actividad
actividades orientadas a la revisión y
que no ejerce control sobre el riesgo.
actualización del mapa de riesgos
para la vigencia 2017.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROC
CORRECCIONES 0
ACCION PREVENTIVA 0
ACCION DE MEJORA 0

GESTIÓN
SGC 10 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
10
10
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
SUBSISTE FUENTE NOMBRE DEL

TIPO DE CARGO DEL
MA DE VERIFICABLE DE RESPONSABLE
ACCIÓN RESPONSABLE
GESTIÓN LA ACCIÓN DE LA ACCIÓN
Jefe de la Oficina
Acción Olga Lucía Sánchez
SGC Plan de acción Asesora de
Correctiva Mendieta
Planeación
Acción Jefe Oficina Asesora
SGC Plan de acción Olga Lucía Sánchez
Correctiva de Planeación


NTO POR PROCESO
AÑO
2011
2012
2013
2014
TOTALES
S
FECHA DE
FORMULACIÓN INICIO FIN
DE LA ACCIÓN (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
(dd/mm/aaaa)
30/09/2016 15/01/2017 10/02/2017

30/09/2016 15/01/2017 10/02/2017
30/09/2016 15/01/2017 10/02/2017
30/09/2016 15/01/2017 10/02/2017

30/09/2016 15/01/2017 10/02/2017
ACCIONES VIGENCIAS ANTERIOR
ABIERTAS CERRADAS
0 0
0 20
0 0
0 0
0 20
Archivo de Excel con el

20 de enero de 2017: Se programó sesión para el 26 de enero para
Plan de Acción Proceso
la validación de los diagnósticos de DIP y MIC y formulación de los
MIC Vigencia 2017, el
cual reposa en la
siguiente ruta: Servidor:
06 de Abril de 2017: La OAP elaboró el plan de acción del Proceso
Planeacion (\\Zeus),
DIP, por el cual se programa la revisión e intervensión de la
P:\INFORMACION_SIG\1
documentación e instrumentos que componenen el proceso. El
20_42_100_Plan_Gerenci
Cronograma inicia en el mes de febrero hasta el mes de diciembre de
al_SIG\3.2017 Nombre
2017. La OAP realizará seguimiento permanente a las acciones o
del Archivo:
actividades relacionadas para dar cumplimiento a lo astablecido.
2.Plan_de_Acción_Proces
Actividades No. 14, 15, 16 y 17 del Plan MIC
o_DIP_Vigencia_2017
Acta de Gestión de la
19/01/2017: Se ha fortalecido la asesoría metodológica por parte de la OAP OAP No.16
para la formulación de los planes de mejoramiento resultantes de los
ejercicios de auditoría interna. En el cuarto trimestre de 2016, se realizó
asesoría metodológica para la formulación de los planes de mejoramiento de Archivo de Excel con el
los procesos de Talento Humano y Control Interno Disciplinario. Plan de Acción Proceso
Se programó sesión para el 26 de enero para la validación de los diagnósticos MIC Vigencia 2017, el
de DIP y MIC y formulación de los respectivos planes de acción para la cual reposa en la
vigencia 2017. siguiente ruta: Servidor:
Planeacion (\\Zeus),
06 de Abril de 2017: La OAP elaboró el plan de acción del Proceso DIP, por el P:\INFORMACION_SIG\1
cual se programa la revisión e intervensión de la documentación e 20_42_100_Plan_Gerenci
instrumentos que componenen el proceso. El Cronograma inicia en el mes de
febrero hasta el mes de diciembre de 2017. La OAP realizará seguimiento al_SIG\3.2017 Nombre
permanente a las acciones o actividades relacionadas para dar cumplimiento del Archivo:
a lo astablecido. 2.Plan_de_Acción_Proces
o_DIP_Vigencia_2017

20 de enero de 2017: Se programó sesión para el 26 de enero para Plan de Acción Proceso
la validación de los diagnósticos de DIP y MIC y formulación de los MIC Vigencia 2017, el
respectivos planes de acción para la vigencia 2017. cual reposa en la
06 de Abril de 2017: La OAP elaboró el plan de acción del Proceso DIP, por el Planeacion (\\Zeus),
cual se programa la revisión e intervensión de la documentación e P:\INFORMACION_SIG\1
instrumentos que componenen el proceso. El Cronograma inicia en el mes de 20_42_100_Plan_Gerenci
a lo astablecido. Actividades No. 17, 19 y 22 del Plan MIC. 2.Plan_de_Acción_Proces
o_DIP_Vigencia_2017

a lo astablecido. Actividad No. 33 del Plan MIC 2.Plan_de_Acción_Proces
o_DIP_Vigencia_2017
a lo astablecido. 2.Plan_de_Acción_Proces
o_DIP_Vigencia_2017
VERSIÓN : 4
Fecha Aprobación: 21/08/
PÁGINA: ______ de __
NES VIGENCIAS ANTERIORES

CERRADAS
AUTOSEGUI
CONDICIONAL TOTAL
ES MEINTO
0 0 0
24 44 44
0 0 0
0 0 0
24 44 44
FECHA DE LA
EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIAS
(dd/mm/aaaa)
25/01/2017: Pendiente Plan de Acción para la vigencia 2017.
19/04/2017: Se evidencia la "Formulación del Plan de acción

para fortalecer el proceso de Mejoramiento Integral y
Continuo ...." tal como lo establece la fuente verificable de la Plan de Acción
acción, sin embargo, es necesario reformular la acción proceso
06 de April de 2017
orientada a la ejecución del Plan de acción del proceso de Mejoamiento
Mejoramiento Integral y continuo, con el fin de monitorear los Integral y Continuo.
resultados de las actividades planteadas tendientes a
minimizar el número de acciones vencidas, razón por la cual,
una vez suscrita la acción correspondiente, se procederá por
parte de la OCI al Cierre condicionado de esta acción.

Continuo ...." tal como lo establece la fuente verificable de la
Plan de Acción
acción, sin embargo, es necesario reformular la acción
proceso
06 de April de 2017 orientada a la ejecución del Plan de acción del proceso de
Mejoamiento
Mejoramiento Integral y continuo, con el fin de monitorear los
Integral y Continuo.
resultados de las actividades planteadas tendientes a la
formulación correcta de los Planes de Mejoramiento por
procesos de la entidad, razón por la cual, una vez suscrita la
acción correspondiente, se procederá por parte de la OCI al
Cierre condicionado de esta acción.

articulación de los indicadores de procesos con las
herramientas de planificación de la entidad, razón por la cual,
una vez suscrita la acción correspondiente, se procederá por
parte de la OCI al Cierre condicionado de esta acción.

definición de los criterios de aceptación de los productos y
servicios del IDEP, razón por la cual, una vez suscrita la acción
correspondiente, se procederá por parte de la OCI al Cierre
condicionado de esta acción.

resultados de las actividades planteadas tendientes a la a
revisión y actualización del mapa de riesgos para la vigencia
2017, razón por la cual, una vez suscrita la acción
correspondiente, se procederá por parte de la OCI al Cierre
condicionado de esta acción.
IGO: FT-MIC-03-03
SIÓN : 4
a Aprobación: 21/08/2015
INA: ______ de ______
SEGUIMIENTO
OCI
44
44
INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
AUDITOR
GENERADAS EN
EL HALLAZGO
25/01/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
19/04/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
26/01/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
19/04/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
25/01/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
19/04/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
26/01/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
19/04/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
25/01/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
19/04/2017: Nadia
Aixa Pineda
Sarmiento-
Contratista OCI
PROCESO:
ESTUDIOS
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIEN
TO PLAN DE
MEJORAMIEN
TO

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
s. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Una vez revisados los indicadores, se

encuentra duplicidad de éstos frente a
los registrados en el proceso Dirección
y Planeación que también registra la
medición para desarrollo de estudios,
diseños y estrategias y aun así
presenta resultados distintos
Auditorías Subdirección (http://www.idep.edu.co/?
1/18/2017
q=content/indicadores-de-gesti
%C3%B3n), ya que los procesos
misionales vinculan tanto Bogotá
humana y Bogotá mejor para todos y el
proceso Dirección y Planeación no,
razón por la cual deben ajustarse para
definir una medición única en el
modelo de operación por procesos
PLAN
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO

ESTUDIOS
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 8
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 9
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 8
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 1
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 0
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 1
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 7
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 8
DEL HALLAZGO
Los indicadores del proceso de Dirección y

Planeación evidencian lo ejecutado en los
planes de adquisiciones y de acción en
cuanto a actividades desarrolladas dentro de
los procesos misionales.
Igualmente, no existía un indicador para
registrar los avances de las metas del PDD
“Bogotá Mejor para Todos” en los indicadores
misionales, por lo cual se adicionó esta
No conformidad información en los indicadores existentes y
esta adición no se realizó a los indicadores
del DIP.
Los indicadores de procesos están asociados

a una meta proyecto de inversión y Plan de
Desarrollo y no al avance del proceso
misional como respuesta a la toma de
decisiones por parte de la Dirección.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR P
CORRECCIONES 1
ACCION PREVENTIVA 0
ACCION DE MEJORA 7

GESTIÓN
SGC 9 S&SO 0
SCI 0 SGSI 0
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
NOMBRE
SUBSISTE FUENTE DEL
ACCION(S) GENERADAS TIPO DE
POR EL HALLAZGO ACCIÓN
ACCIÓN
Crear 3 indicadores en el proceso

estudios, que permitan evidenciar el
avance de los estudios de las líneas
de investigación en los componentes
Juliana
uno y dos; igualmente un indicador Corrección SGC Indicadores de Gestión
Gutierrez
que refleje el avance del estudio en el
sistema de Seguimiento a la política
educativa distrital en los contextos
escolares
Revisar los procesos misionales y

ajustar los indicadores de gestión de Acción Indicadores de Gestión Juliana
SGC
acuerdo con las necesidades del Correctiva ajustados Gutierrez
proceso
TO POR PROCESO
ipo de Acción)
0 AÑO
1 2011
7 2012
UBSISTEMA DE
2013
TOTAL 2014
TOTALES
9
ACCIONES
FECHA DE
CARGO FORMULACI
INICIO FIN
DEL ÓN DE LA
(dd/mm/aaaa (dd/mm/aaaa
RESPONSA ACCIÓN
) )
BLE (dd/mm/aaaa
)
Subdirector
Académico y
equipo 2/1/2017 2/28/2017
Subdirección
Académica
Subdirector
Académico y
equipo 2/15/2017 6/30/2017
Subdirección
Académica
CERRADAS
ABIERTAS CERRADAS CONDICIONAL
ES
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
FECHA DE LA
DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO EVIDENCIAS EVALUACIÓN
(dd/mm/aaaa)
07/04/2017
Para el seguimiento del último trimestre de la vigencia 2016,
se crearon indicadores que reportan el seguimiento del http://www.idep.edu.co/sites/
proceso estudios: default/files/Indicadores_ges
- Cantidad de estudios realizados en Escuela Currículo y tion_IDEP_seguimiento_dici
Pedagogía, Educación y Políticas Públicas y Cualificación embre_2016.pdf
Docente del Componente 1 4/7/2017
-Cantidad de estudios realizados en Escuela Currículo y http://www.idep.edu.co/sites/
Pedagogía, Educación y Políticas Públicas y Cualificación default/files/4IndicadorEstudi
Docente del Componente 2: Cualificación os2016_IV_Trimestre2016.p
-Cantidad de estudios realizados del componente 1 df
Seguimiento a la política educativa distrital en los contextos
escolares.
VERSIÓN : 4
Fecha Aprobación: 21/08/2015
PÁGINA: ______ de ______
TERIORES
AUTOSEGUI
TOTAL SEGUIMIENTO OCI
MEINTO
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
ESTADO DE LAS
DESCRIPCIÓN DEL ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
SEGUIMIENTO GENERADAS EN
EL HALLAZGO
24/04/2017: Se verifica la creación

de las 3 las Hojas de Vida de los HV indicadores del
indicadores del proceso de proceso de
Estudios, de acuerdo a la acción Estudios 24/04/2017: Nadia
generada. Se revisa HV del Aixa Pineda
Cerrada
Indicador del proceso de Dirección HV indicador del Sarmiento-Contratista
y Planeación con el fin de validar el proceso de OCI
cruce de las dos fuentes, se Dirección y
realizan observaciones que deberá Planeación
ser corregidas.
PROCESO:
DISEÑOS
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDAD
O DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIE
NTO PLAN DE
MEJORAMIE
NTO

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
s. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Una vez revisados los indicadores,

se encuentra duplicidad de éstos
frente a los registrados en el proceso
Dirección y Planeación que también
registra la medición para desarrollo
de estudios, diseños y estrategias y
aun así presenta resultados
distintos
Auditorías Subdirección (http://www.idep.edu.co/?
1/18/2017
humana y Bogotá mejor para todos y
el proceso Dirección y Planeación
no, razón por la cual deben
ajustarse para definir una medición
única en el modelo de operación por
procesos
PLAN D
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO

DISEÑOS
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 5
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 6
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 5
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 1
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 0
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 1
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 5
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 5
S DEL HALLAZGO
Los indicadores del proceso de Dirección y

Planeación evidencian lo ejecutado en los
planes de adquisiciones y de acción en
cuanto a actividades desarrolladas dentro de
los procesos misionales.
registrar los avances de las metas del PDD
“Bogotá Mejor para Todos” en los indicadores
misionales, por lo cual se adicionó esta
No conformidad información en los indicadores existentes y
esta adición no se realizó a los indicadores
del DIP.
Los indicadores de procesos están asociados

a una meta proyecto de inversión y Plan de
Desarrollo y no al avance del proceso
misional como respuesta a la toma de
decisiones por parte de la Dirección.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PRO
CORRECCIONES
ACCION PREVENTIVA
ACCIÓN CORRECTIVA
ACCION DE MEJORA

GESTIÓN
SGC 6 S&SO
SCI 0 SGSI
SGA 0 SIGA
SRS 0
SUBSISTE FUENTE
MA DE VERIFICABLE DE
GESTIÓN LA ACCIÓN
Crear 2 indicadores en el proceso de

Diseño, uno que reporte el avance del
Indicadores de Gestión
Diseño del Componente 1 y otro que Corrección SGC
ajustados
reporte el avance del Diseño del
Componente 2
Revisar los procesos misionales y

ajustar los indicadores de gestión de Acción Indicadores de Gestión
SGC
acuerdo con las necesidades del Correctiva ajustados
proceso
MIENTO POR PROCESO
DAS (Por Tipo de Acción)
2 AÑO
1 2011
2 2012
DAS POR SUBSISTEMA DE

2013
STIÓN
0 TOTAL 2014
0 TOTALES
6
0
LACIÓN DE ACCIONES
CARGO FECHA DE
NOMBRE DEL INICIO FIN
DEL FORMULACIÓN
RESPONSABLE (dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa
RESPONSA DE LA ACCIÓN
DE LA ACCIÓN a) )
BLE (dd/mm/aaaa)
Subdirector
Académico y
Juliana Gutierrez equipo 2/1/2017 2/1/2017 2/28/2017
Subdirección
Académica
Subdirector
Académico y
Juliana Gutierrez equipo 2/1/2017 2/15/2017 6/30/2017
Subdirección
Académica
CERRADAS
ES
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
07/04/2017
Para el seguimiento del último trimestre de la http://www.idep.edu
vigencia 2016, se crearon indicadores que .co/sites/default/file
reportan el seguimiento delos Diseños: s/Indicadores_gesti
on_IDEP_seguimie
- Avance anual del diseño del componente 2 nto_diciembre_201
Cualificación, investigación e 6.pdf
innovación docente: comunidades de saber y
de práctica pedagógica http://www.idep.edu
-Avance anual del diseño del componente 1 .co/sites/default/file
Seguimiento a la política educativa distrital en s/5IndicadorDiseno
los contextos escolares s2016_IV_Trimestr
e_2016.pdf
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
CIAS ANTERIORES
AUTOSEGUI
MEINTO
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
ESTADO DE LAS
EVIDENCIAS AUDITOR
EL HALLAZGO

de las 2 las Hojas de Vida de los HV indicadores del
indicadores del proceso de proceso de
Diseños, de acuerdo a la acción Diseños
24/04/2017: Nadia Aixa
generada. Se revisa HV del
Cerrada Pineda Sarmiento-
Indicador del proceso de Dirección HV indicador del
Contratista OCI
y Planeación con el fin de validar el proceso de
cruce de las dos fuentes, se Dirección y
realizan observaciones que deberá Planeación
ser corregidas.
PROCESO:
ESTRATEGIAS
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIENTO
PLAN DE
MEJORAMIENTO

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
s. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Una vez revisados los

indicadores, se encuentra
duplicidad de éstos frente a los
registrados en el proceso
Dirección y Planeación que
también registra la medición para
desarrollo de estudios, diseños y
estrategias y aun así presenta
resultados distintos
1/18/2017 (http://www.idep.edu.co/?
humana y Bogotá mejor para
todos y el proceso Dirección y
Planeación no, razón por la cual
deben ajustarse para definir una
medición única en el modelo de
operación por procesos
PLAN DE

PROCESO ESTRATEGIAS
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 3
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 4
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 3
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 1
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 0
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 1
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 3
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 3
S DEL HALLAZGO
Los indicadores del proceso de Dirección

y Planeación evidencian lo ejecutado en
los planes de adquisiciones y de acción
en cuanto a actividades desarrolladas
dentro de los procesos misionales.
registrar los avances de las metas del
PDD “Bogotá Mejor para Todos” en los
indicadores misionales, por lo cual se
No conformidad adicionó esta información en los
indicadores existentes y esta adición no
se realizó a los indicadores del DIP.
Los indicadores de procesos están

asociados a una meta proyecto de
inversión y Plan de Desarrollo y no al
avance del proceso misional como
respuesta a la toma de decisiones por
parte de la Dirección.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PR
ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Acción
CORRECCIONES
ACCION PREVENTIVA
ACCIÓN CORRECTIVA
ACCION DE MEJORA
ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA D

GESTIÓN
SGC 4 S&SO
SCI 0 SGSI
SGA 0 SIGA
SRS 0
SUBSISTE FUENTE
ACCION(S) GENERADAS POR EL TIPO DE
MA DE VERIFICABLE DE
HALLAZGO ACCIÓN
GESTIÓN LA ACCIÓN
Crear un indicador que refleje el avance de

del estudio realizado en a Estrategia de
cualificación, investigación e innovación Corrección SGC Indicadores de Gestión
docente: comunidades de saber y de
práctica pedagógica
Revisar los procesos misionales y ajustar

Acción Indicadores de Gestión
los indicadores de gestión de acuerdo con SGC
Correctiva ajustados
las necesidades del proceso
ENTO POR PROCESO
AS (Por Tipo de Acción)
0 AÑO
1 2011
2 2012
AS POR SUBSISTEMA DE
2013
TIÓN
0 TOTAL 2014
0 TOTALES
4
0
ÓN DE ACCIONES
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
DEL INICIO FIN
DEL ÓN DE LA
RESPONSA (dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa
RESPONS ACCIÓN
BLE DE LA a) )
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
Subdirector
Académico y
Juliana
equipo 2/1/2017 2/28/2017
Gutierrez
Subdirección
Académica
Juliana Subdirectora
2/15/2017 6/30/2017
Gutierrez Académica
CERRADAS
ES
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
http://www.idep.edu
.co/sites/default/file
07/04/2017
s/Indicadores_gesti
Para el seguimiento del último trimestre de la
on_IDEP_seguimie
vigencia 2016, se creó el indicador del proceso
nto_diciembre_201
estrategias:
6.pdf
- Cantidad de estudios realizados de la
Estrategia de cualificación, investigación e
http://www.idep.edu
innovación docente: comunidades de saber y
.co/sites/default/file
de práctica pedagógica
s/6Indicador
%20Estrategia_IV_
Trimestre2016.pdf
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
CIAS ANTERIORES
AUTOSEGUI
MEINTO
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
ESTADO DE LAS
EVIDENCIAS AUDITOR
EL HALLAZGO

de la Hoja de Vida del indicador HV indicadores del
del proceso de Estrategias, de proceso de
acuerdo a la acción generada. Se Estrategias
revisa HV del Indicador del Pineda Sarmiento-
Cerrada
proceso de Dirección y Planeación HV indicador del Contratista OCI
con el fin de validar el cruce de las proceso de
dos fuentes, se realizan Dirección y
observaciones que deberá ser Planeación
corregidas.
PROCESO:
GESTIÓN
DOCUMENTAL
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLID
ADO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIM
IENTO
PLAN DE
MEJORAM
IENTO
FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL
Cons. FUENTE DEPENDENCIA HALLAZGO
HALLAZGO
(dd/mm/aaaa)
A pesar de contar con el aplicativo

Administrativo y Financiero SIAFI y
su modulo de Gestión Documental,
el cual entró en producción a partir
Auditorías Centro de de enero de 2012 se han venido
2 Internas Documentación
4/1/2013
presentando dificultades en la
implementación de algunos atributos
del aplicativo lo que ha dificultado
controlar la trazabilidad de algunos
documentos.
generación de alertas para la
Auditorías Archivo y entrega de tareas asignadas por
6 Internas Correspondencia
1/21/2016
parte del aplicativo SIAFI, dado que
esta parametrización no se
encuentra en funcionamiento)
PROCESO GESTIÓN
DOCUMENTAL
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 10
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 12
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 8
ACCIONES
CERRADAS 2
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 2
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 2
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 12
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 12
EL HALLAZGO F
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Es necesario solicitar .al responsable

la parametrización del aplicativo que
permita el desarrollo y producción de
Falta de implementaciòn del la totalidad de los procesos requeridos
Observación
aplicativo para la gestión documental:
producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final.
Para que el aplicativo SIAFI
realice asignación y alertas de
Actualizar el procedimiento PRO-GD--
correspondencia, se tiene que
07-03 de acuerdo a las posibilidades
No conformidad contratar el desarrollo. Acción
que tiene el aplicativo automatizado
que se encuentra analizando el
de Correspondencia.
área de sistema con los
desarrolladores del software.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR
CORRECCIONES 1
ACCION PREVENTIVA 0
ACCION DE MEJORA 6

GESTIÓN
SGC 1 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 1
12
SGA 0 SIGA 10
SRS 0
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
FUENTE DEL
TIPO DE SUBSISTEMA DEL ÓN DE LA
VERIFICABLE DE RESPONSA
ACCIÓN DE GESTIÓN RESPONS ACCIÓN
LA ACCIÓN BLE DE LA
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
Jefe Oficina
Acción de Aplicativo en Luis Arturor
SGSI Asesora de 5/30/2013
Mejora producciòn al 100% Forero
Planeación
Profesional
Acción Sistema Integrado de Fanny Yanet
SIGA Especializad 1/26/2016
Correctiva Gestión Cuesta Olivos
o 222-03
IENTO POR PROCESO
AÑO
2011
2012
2013
2014
TOTALES
INICIO FIN
(dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa
a) )
5/30/2013 8/30/2013
1/26/2016 3/30/2016
PROCESO
ACCIONES VIGEN
ABIERTAS CERRADAS
0 0
2 1
2 1
0 5
4 7

Comunicación remitida a
OAP solicitando la
Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación la atención de la acción, asignación
estamos a la espera de la presentación del nuevo módulo de gestión documental. correspòndencia.
30-8-2015
30-8-2015 Se está a la espera de la entrega del nuevo módulo de SIAFI de
Gestión Documental.
------------------------------ 24-11-2015
24-11-2015 El proveedor del sistema SIAFI no ha hecho entrega oficial de un Comunicación enviada a
módulo actualizado de gestión documental, que permita la asignación de la OAP Nº 2269
correspondencia, entre otras funcionalidades nuevas. Se solicita el cambio de
fecha de terminación de la acción dependiente de entrega del nuevo módulo por
parte del proveedor del sistema SIAFI. Se propone fecha de cierre 31 de 31-12-2015. Solicitud de
diciembre de 2015. cambio de fecha
------------------------------
31-12-2015 El proveedor del sistema SIAFI no ha hecho entrega oficial de un 29-2-2016 La oficina
módulo actualizado de gestión documental, que permita la asignación de asesora de planeación no
correspondencia, entre otras funcionalidades nuevas. Se solicita el cambio de ha entregado el nuevo
fecha de terminación de la acción dependiente de entrega del nuevo módulo por módulo de siafi en
parte del proveedor del sistema SIAFI. Se propone fecha de cierre 28-2-2016. Se prueva, son dependientes
solicita a la Ofcina Asesora de Planeación hacer los cambios pertinentes. de los desarrollos del
proveedor.
------------------------------
30-4-2016 Cierre de la
acción
30-4-2016 El proveedor del sistema SIAFI no ha hecho entrega oficial de un
módulo actualizado de gestión documental, que permita la asignación de 13-10-2016 verificacion
correspondencia, entre otras funcionalidades nuevas. No obstante el proveerdo de justes realizados en el
hara presentación y entrega del nuevo módulo el 13-5-2016. De igual manera no aplicativo SIAFI
se considera pertiente la acción hasta cuando no se evalúe el nuevo módulo.
13-10-2016 Se esta adelantando una revisión entre la Oficina Asesora de

Planeaciòn y los referentes técnicos, ya han habido entregas iniciales, sin
embargo esta pendiente la realización de unos ajustes solicitados por la SAFyCD
30-4-2016. Se actualizó el Procedimiento PRO-GD-07-03, el cual fue aprobado y
publicado por el SIG el 1 de marzo de 2016.
Se solicita cierre de la acción.
30/06/2016. El primero de marzo de 2016 se actualizó el procedimiento PRO-GD-

07-03, con la actividad de asignación de correspondencia a través de la planilla
FT-GD-07-01.
Se solicita cierre de la acción.

MALOCA AULA SIG
13-10-2016 Se esta adelantando una revisión entre la Oficina Asesora de
PRO-GD-07-03
Planeaciòn y los referentes técnicos, ya han habido entregas iniciales, sin
embargo esta pendiente la realización de unos ajustes solicitados por la SAFyCD
11/04/2017: Revisados los tramites frente a los hallazgos se encontró

comunicación del 06/09/2016 dirigida a la Oficina Asesora de planeacion
solicitando el respectivo ajuste en el modulo de Gestión Documental. hoy se
encuentra en el SIAFI las comunicaciones recibidas
CERRADAS
CONDICIONAL TOTAL
ES
0 0
0 3
0 3
1 6
1 12
FECHA DE LA
EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
(dd/mm/aaaa)
El módulo de correspondiencia aún no funciona al 100%. A la fecha no se aplica

la "asignación de tareas, el seguimiento y cierre de los procesos.
21/04/2015: No se evidencia avance, el proveedor del Sistema inició contrato el
16/04/2015
09/06/2015: 09/06/2015: Se han enviado solicitudes a la OAP las modificaciones
que se hacen necesarias para dar cumplimiento a esta acción.
31/07/2015: No se evidecian avances en la acción
02/10/2015: Se encuentra pendiente por parte de SIAFI la presentación del
módulo actualizado
16/07/2015 04/12/2015: Continua igual
30-8-2015 22/01/2016: Continúa igual. No ha sido entregado por parte del proveedor SIAFI el
24-11-2015 módulo actualizado
31-12-2015 04/08/2016: Continua igual
29-2-2016 3/11/2016: Por parte del proveedor SIAFI Y teniendo en cuenta la solicitud de la
30-4-2016 SAFyCD, se han unificado las categorias en el Módulo Gestión Documental,
13-10-2016 categoría Derechos de Petición, los cuales se encuentran acorde a las categorías
del SDQS Distrital. Quedan pendientes lo correspondiente a las comunicaciones
recibidas.
25/01/2017: NO SE EVIDENCIA SEGUIMIENTO POR PARTE DEL LIDER DEL
PROCESO
20/04/2017: NO SE REALIZÓ SEGUIMEINTO POR5 PARTE DEL LÍDER Y/O
RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
16/03/2016: Una vez revisado el procedimiento" PRO-GD-07-03 Recepción y distribución
de correspondienca", no se evidencia una actividad que logré dar cumplimiento al
hallazgo y al análisis de causas.
La Oficina de Control Interno, solicita la reformulación de la acción generada y la fuente
verificable de la acción.
Continúa abierta
30/04/2016 04/08/2016: La Oficina de Control Interno reitera la reformulación de la acción generada y
la fuente verificable de la acción
3/11/2016: Por parte del proveedor SIAFI Y teniendo en cuenta la solicitud de la SAFyCD,
se han unificado las categorias en el Módulo Gestión Documental, categoría Derechos de
Petición, los cuales se encuentran acorde a las categorías del SDQS Distrital. Quedan
pendientes lo correspondiente a las comunicaciones recibidas.
25/01/2017: NO SE EVIDENCIA SEGUIMIENTO POR PARTE DEL LIDER DEL PROCESO
20/04/2017: Continúa abierta, no se evidencia que en el aplicativo SIAFI, se encuentre

activado la generación de alertas para las tareas asignadas
11/04/2017
VERSIÓN : 4
Fecha Aprobación:
21/08/2015
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUIMEINTO SEGUIMIENTO OCI
0 0
3 3
3 3
6 6
12 12
INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN
EL HALLAZGO
Ficha técnica anexa al contrato

No. 142 de 2011.
El proveedor del Sistema, hizo

Diana Karina Ruiz Perilla-Jefe OCI
entrega del aplicativo SIAFI con
21/04/2015: Alix del Pilar Hurtado P.
los nuevos desarrollos del
módulo de correspondencia, el
cual entrará en étapa de
prueba por parte de los
Abierta - Vencida 04/12/2015: Alix del Pilar Hurtado P.
funcionarios responsables una
vez estos sean capacitados por
parte del contratista.
09/06/2015: Correo electrónico
y solicitud a Mesa de Ayuda.
03/11/2016: SIAFI - Módulo

Gestión Documental
PRO-GD-07-03 Recepción y 16/05/2016: Alix del Pilar Hurtado P.
distribución de correspondienca 04/08/2016: Alix del Pilar Hurtado P.
Abierta - Vencida 3/11/2016: Alix del PIlar Hurtado P.
03/11/2016: SIAFI - Módulo 25/01/2017: Alix del Pilar Hurtado P.
Gestión Documental 20/04/2017: Alix del Pilar Hurtado P.
PROCESO:
GESTIÓN
CONTRACTUAL
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIEN
TO PLAN DE
MEJORAMIEN
TO
FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL
HALLAZGO
(dd/mm/aaaa)
De los años 2011, 2012, 2013 y

2014 se encuentran los siguientes
Auditorías Oficina Asesora contratos pendientes de trámite de
4 Internas Jurídica
1/19/2016
liquidación o certificación de
terminación, la relación discriminada
se encuentra en el Anexo_2:
Del contrato 68 de 2015 con
UNVIERSIDAD DISTRITAL
FRANCISO JOSÉ DE CALDAS, se
observa:
Auditorías Oficina Asesora En el primer desembolso (folios 177
1/19/2016
al 181), no se evidencia el concepto
de supervisión y revisado en SIAFI
este documento no fue anexado
como soporte al pago
correspondiente.
DE SEGUIMIENTO DEL PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 13
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 21
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 16
ACCIONES
CERRADAS 2
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 3
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 3
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 21
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 21
EL HALLAZGO FORMULACIÓN DE ACCIONES
ACCION(S) GENERADAS POR EL

HALLAZGO
En algunos expedientes
contractuales se encontraron
las liquidaciones, sin embargo
no se había actualizado el
estado en el sistema SIAFI, lo
cual evidenciaba la no
liquidación. De los demás
Continuar con la revisión de los expedientes en
expedientes que según la
"estado en ejecución" en SIAFI, y determinar si
relación de SIAFI no se han
hay documento de liquidación perfeccionado y
liquidado, las áreas bajo los
No conformidad reportarlo al sistema, o en su defecto elaborar la
cuales estuvo la Supervisión
liquidación o la certificación de terminación del
deben continuar con la revisión
contrarto y subirlo al sistema y así cerrar el
de expedientes y la elaboración
expediente.
de la liquidación o certificación
de terminación cuando hay
pérdida de competencia para
liquidar por la prescripción del
término y de esta manera
cerrar el expediente contractual
y actualizar el estado en SIAFI.
Cada 4 meses los jefes de área coordinarán la
revisión del 30% de los contratos a su cargo,
verificando tres aspectos: 1. Que los informes
presentados por los contratistas cumplan con lo
establecido en el texto del contrato. 2. Que los
documentos que hacen parte del pago
concuerden con lo reportado por los contratistas
en los informes o facturas y el contrato y 3. Que
la gestión documental cumpla con los
establecido en el manuela de archivo y
correspondencia institucional. Para lo anterior se
levantará un acta y/o informe con comentarios y
sugerencias el cual será socilizado en el comité
de contratación y reportado a la OAJ a más
tardar la cuarta semana del mes
correspondiente, para su consolidación en el
seguimiento al Plan de Mejoramiento de la
Gestión Contractual.
A continuación se presenta el cronograma

establecido para la revisión y seguimiento a la
supervisión de contratos:
marzo: Subdirección Académica

abril: Subdirección Administrativa
mayo: Oficina Asesora de Planeación
junio: Oficina Asesora Jurídica
julio: Subdirección Académica
agosto: Subdirección Administrativa
septiembre: Oficina Asesora de Planeación
octubre: Oficina Asesora Jurídica




septiembre:
Cada 4 mesesOficina Asesora
los jefes de Planeación
de área coordinarán la
octubre: del
revisión Oficina
30%Asesora Jurídica a su cargo,
de los contratos
Se tenía el documento pero no tardar la cuarta semana del mes
No conformidad se legajó oportunamente en la correspondiente, para su consolidación en el
carpeta. seguimiento al Plan de Mejoramiento de la


PLAN DE MEJORAMIE
CORRECCIONES 0
ACCION PREVENTIVA 0
ACCION DE MEJORA 15

GESTIÓN
SGC 15 S&SO 0 TOTAL
SCI 1 SGSI 0
21
SGA 0 SIGA 5
SRS 0
ACCIONES
NOMBRE
CARGO FECHA DE
SUBSISTE FUENTE DEL
TIPO DE DEL FORMULACIÓN
ACCIÓN RESPONS DE LA ACCIÓN
ABLE (dd/mm/aaaa)
ACCIÓN
Expediente contractual
- Subdirector
(liquidación o - Paulo Alberto
Académico
Acción certificación de Molina Bolívar
SGC - Jefe Oficina 2/2/2016
Correctiva terminación de - Luz Mery
Asesora de
contrato) Portela David
Planeación
Sistema SIAFI
Expedientes Todos los Subdirectore
Acción de
SGC Contractuales supervisores de s, Asesores y 3/4/2016
Mejora
revisados contratos profesionales
Acción de
Mejora
Acción de
Mejora

Acción de
Mejora
MEJORAMIENTO POR PROCESO
AÑO
2011
2012
2013
2014
TOTALES
INICIO FIN
(dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa
a) )
2/2/2016 6/30/2016
3/4/2016 10/30/2016
3/4/2016 10/30/2016
3/4/2016 10/30/2016
3/4/2016 10/30/2016
NTO POR PROCESO
ABIERTAS
1
26/02/2016: LA OAJ revisó el estado de los contratos de las vigencias

DESCRIPCIÓN DEL 2011, 2012, 2013 y 2014 en el Sistema SIAFI e identificó que
SEGUIMIENTO
siguen pendiente por liquidar algunos contratos así:
* 2011: de los 29 pendientes a 31 de diciembre de 2015, se han liquidado/terminado 13 contratos y se encuentran pendientes por liquidar
o terminar 16 (9 contratos, 3 convenios y 4 ordenes de aceptación de servicios).
* 2012: se reportó en SIAFI el acta de liquidación unilateral del Contrato No. 005 - ETB.
* 2013: Siguen pendientes por liquidar los 2 contratos reportados en el informe de auditoría.
* 2014: Siguen pendientes por liquidar los 3 contratos reportados en el informe de auditoría.30/06/2016: LA OAJ revisó el estado de los
contratos de las vigencias 2011, 2012, 2013 y 2014 en el Sistema SIAFI e identificó que continuan algunos contratos por liquidar así:
* 2011: El contrato No. 024 de 2011 cuenta con acta de liquidación, pero no se ha reportado y subido al Sistema SIAFI.
* 2013: Está pendiente por liquidr el Contrato No. 013 suscrito con la ETB y la Orden de aceptación de bienes No. 109 suscrita con la empresa Papelería
los Andes.
* 2014: Estan pendientes 4 liquidaciones así: 2 convenios (106 y 133 suscritos con la OEI y la Universidad Pedagógica Nacional ) la liquidación con la
Universidad Pedagógica se encuentra en trámite se encuentra en tràmite de firma por parte de la universidad, 1 contrato (073 suscrito con la ETB y 1
orden de aceptación de bienes suscrita con Eforcers S.A.27/07/2016: Dentro del estado de liquidaciones y cert de terminacion se encuentra n aun
pendientes las siguientes:
Contratos 2015:2013:
96 Papelería los Andes (Tonners - César Linares ) FV 4/02/2014
2014:
81 Eforcers FV 24/08/2015 Cesar Linares
2015:
83 JDS (Portátiles) (César Linares) fv 06/08/2015 Continua abierta y Vencida.11/10/2016 La OAJ revisó los contratos pendientes por certificación de
terminación o liquidación y concluyo que:
2011: El contrato N. 024 de 2011 se encuentra terminado y se público en el Sistema SIAFI el 09-09/2016. 2013:Contrato N, 013 de 2013 : Se entrega la
liquidación a la ETB, se encuentra a la espera de la firma, Supervisor . Cesar Linares, (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos
pendientes por acta de liquidación o certificación de terminación.)Contrato 96 de 2013: Supervisor Cesar Linares, (El día 07 de Octubre/16 se envía
correo recordando los contratos pendientes por acta de liquidación o certificación de terminación)2014: Contrato 073 de 2014 Supervisor Cesar
Linares, (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos pendientes por acta de liquidación o certificación de terminación.) Contrato
81 de 2014 Supervisor Cesar Linares, (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos pendientes por acta de liquidación o
certificación.)2015:Contrato N, 83 de 2015: Supervisor Cesar Linares, (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos pendientes por
acta de liquidación o certificación.)Contrato N. 109 de 2015: Se encuentra terminado y se público en el Sistema SIAFI el 26-09/2016. Contrato 097 de
2015: Se encuentra terminado y se público en el Sistema SIAFI el 27-09/2016. Contrato 078 de 2015: Se encuentra terminado y a la espera de la
legalización pertinente.Contrato 108 de 2015: Se encuentra en revisión del acta de liquidación por parte de OAJ.Contratos 65, 37, 71 y 77 de 2015 La
OAJ elaboró las delegaciones de supervisores para que se den las liquidaciones y terminaciones pertinentes.
Contratos 44, 46, 34, 62, 55, 94 y 47 de 2015. (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos pendientes por acta de liquidación o
certificación de terminación.)2016:
Contratos 19,17,13 y 29 de 2016 (El día 07 de Octubre/16 se envía correo recordando los contratos pendientes por acta de liquidación o certificación
de terminación.)
CONVENIOS Convenios 139, 148 y 149 del 2011 (El día 12 de Octubre/16 se envía correo recordando los convenios pendientes por acta de liquidación o
certificación de terminación.)Convenio 106 de 2014:(El día 12 de Octubre/16 se envía correo recordando los convenios pendientes por acta de
liquidación o certificación de terminación.)Conevnio 068 de 2015: (El día 12 de Octubre/16 se envía correo recordando los convenios pendientes por
acta de liquidación o certificación de terminación.)Convenio 018 de 2016: El día 11-10/16 llega informe financiero, se procede a liquidar.
Convenio 133 de 2014. Se encuentra terminado y se publicó en el Sistema SIAFI el 12-08/2016.12/01/2017 El día 26 de diciembre se envió correo
electrónico a los supervisores de los contratos pendientes por acta de liquidación y/o certificación de terminación, recordandoles allegar lo más pronto
posible dichas actas y realizar la publicación correspondiente en el sistema SIAFI.
2011: CONVENIOS 139, 148 Y 149: Dichas actas se encuentran elaboradas y firmadas, las mismas reposan en los expedientes contractuales. Esta
pendiente la activación en SIAFI para la pertinente públicación.
2013: CONTRATOS 13: Se encuentra liquidado y publicado en SIAFI. - CONTRATO 96: Pendiente firmas.
2014: CONTRATO 73: Se encuentra liquidado y publicado en SIAFI. - CONTRATO 106: Se envió correo electrónico recordando allegar lo antes posible el
acta de liquidación pendiente. se seguira haciendo seguimiento hasta que la misma sea allegada y publicada. - CONTRATO 81: Se encuentra en revisión
para luego proceder a recoger las firmas.
17/04/2017: Una vez revisadas todas las actas de liquidaciòn pendientes, se refleja que solo queda pendiente por liquidar el convenio 106 de 2014-
OEI, dicha acta de liquidación se encuentra en revisin por parte del contratista para su posterior firma.
del Plan de Mejora¡miento, así: Contratos 2015: 055 y 062 y Contratos 2016: 005 y 007, de lo cual se reporta:
1. Que los informes presentados por los contratistas cumplan con lo establecido en el texto del contrato.
2. Que los documentos que hacen parte del pago concuerden con lo reportado por los contratistas en los informes o
facturas y el contrato. Se revisó los documentos para el pago (autorización de pago, acta de ejecución, concepto de
supervisor, Certificado de supervisión, liquidación de salud, pensión y fondo de solidaridad y planillas de pago y
certificaciones tributarias), sin encontrar inconsistencias.
3. La gestión documental, aparece cabalmente diligenciada.
03/05/2016 - Subdirección Académica: Mediante acta de reunión No. 02 de fecha 03/05/2016, la subdirección presenta el
informe de seguimiento a las acciones realizadas en el mes de abril, en relación con la revisión de seis (6) de expedientes
de contratos en ejecución, así: Contratos 2015: 046, 068 y 109 y Contratos 2016: 009, 010 y 016. En el informe se
evidencia que:
1. Llos supervisores verifican que las fechas reportadas por los contratistas en los informes de actividades corresponden
con lo establecido en el texto del contrato.
2. Los documentos de autorización del pago se encuentran debidamente suscritos y en los formatos actualizados.
30/06/2016: La OAJ verificó 3 expedientes contractuales (contratos 033 de 2015, 100 de 2015 y 027 de 2016) los cuales
se encuentran a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y 2 expedientes (Contratos No 001 y 002 de 2016) que se
encuentran a cargo de la Oficina Asesora Jurídica , los cuales se encontraban en ejecución durante el periodo
comprendido durante el bimestre mayo-junio, encontrando lo siguiente:
- Los cinco expedientes cumplen con los tres elementos a evaluar así: 1. En cuanto a la presentación de los informes de
actividades por parte de los contraristas, se evidencia que el 100% cumplió. 2. El supervisor elaboró todos los documentos
que se requieren para al autorización del respectivo pago y 3. Los expedientes cumplen con los parámetros estblecidos
por el Área de Archivo en cuanto a la organización de los documentos en cada expediente y el diligenciamiento de las
listas de chequeo.11/10/2016 Se verificó 2 de los 3 expedientes contractuales a cargo de la Oficina Asesora Jurídica en el marco del
cronograma de seguimiento de las acciones del Plan de Mejoramiento:Contrato 36 de 2016.
Contrato 40 de 2016.
En los mismos se evidenció:
2. Que los documentos que hacen parte del pago concuerden con lo reportado por los contratistas en los informes o facturas y el
contrato. Se revisó los documentos para el pago (autorización de pago, acta de ejecución, concepto de supervisor, Certificado de
supervisión, liquidación de salud, pensión y fondo de solidaridad y planillas de pago y certificaciones tributarias), sin encontrar
inconsistencias.
3. La gestión documental, aparece cabalmente diligenciada.12-10/2016 Se envia correo electronico a la Sub administrativa y a la
Oficina Asesora de Planeación recordandoles acerca de la presentación del informe y/o acta de seguimiento y revisión de los
expedientes contractuales a su cargo del mes de Agosto y Septiembre.
13/01/2017
El 28 de diciembre de 2016, se envío nuevamente correo electrónico a los jefes de las áreas pendientes por allegar informe de
verificación de los expedientes contractuales a su cargo. Cabe resaltar que la Oficina Asesora Jurídica informó el seguimiento que
realizó a los expedientes contractuales a su cargo con corte al 11/10/2016. El día 20 de Diciembre de 2016, se recordo en comité de
contratación la obligación de allegar estos informes- Acta No.13 de 2016.
17/04/2017 En el mes de febrero del año 2017, La OAJ recibìó todos los informes de seguimiento faltantes por parte de los jefes de
área de la Subdirecciòn administrativa, la Subdirecciòn académica y la Oficina Asesora de Planeación; dichos informes fueron
revisados por parte de la OAJ y presentados en el dìa 27 de febrero de 2017 en Comité de contratación, tal y como lo refleja el acta
de comité correspondiente a esta fecha.
02/03/2016: La OAJ procedió a revisar el expediente contractual No. 070 de 2015, en relación con los
documentos que hacen parte de los pagos realizados en la vigencia 2016, los cuales corresponden al sexto,
séptimo y octavo pago, y verificó que las fechas facturadas por el contratista corresponden con las fechas
reportadas por el supervisor en "Certificado de supervisión".
13/04/2016 - Subdirección Académica: El día 22 de febrero de 2016 mediante correo electrónico se socializó
con los supervisores de los contratos el informe sobre acciones de mejora en los expedientes contractuales,
conforme a muestra representativa seleccionada., en donde se revisaron los sigueintes aspectos: 1. Que los
informes presentados por los contratistas cumplan con lo establecido en el texto del contrato. 2. Que los
documentos que hacen parte del pago concuerden con lo reportado por los contratistas en los informes o
facturas y el contrato y 3. Que la gestión documental cumpla con los establecido en el manual de archivo y
correspondencia institucional
30/04/2016 - Subdirección Administrariva, Financiera y de Control Disciplinario: Mediante acta No. 01 de fecha
29/04/2016, la subdirección presenta el informe de los contratos revisados en el marco del cronograma de
seguimiento a las acciones del Plan de Mejora¡miento, así: Contratos 2015: 055 y 062 y Contratos 2016: 005
y 007, de lo cual se reporta:
2. Que los documentos que hacen parte del pago concuerden con lo reportado por los contratistas en los
informes o facturas y el contrato. Se revisó los documentos para el pago (autorización de pago, acta de
ejecución, concepto de supervisor, Certificado de supervisión, liquidación de salud, pensión y fondo de
solidaridad y planillas de pago y certificaciones tributarias), sin encontrar inconsistencias.
03/05/2016 - Subdirección Académica: Mediante acta de reunión No. 02 de fecha 03/05/2016, la subdirección
presenta el informe de seguimiento a las acciones realizadas en el mes de abril, en relación con la revisión de
seis (6) de expedientes de contratos en ejecución, así: Contratos 2015: 046, 068 y 109 y Contratos 2016: 009,
010 y 016. En el informe se evidencia que:
1. Llos supervisores verifican que las fechas reportadas por los contratistas en los informes de actividades
corresponden con lo establecido en el texto del contrato.
2. Los documentos de autorización del pago se encuentran debidamente suscritos y en los formatos
actualizados.
30/06/2016: La OAJ verificó 3 expedientes contractuales (contratos 033 de 2015, 100 de 2015 y 027 de
2016) los cuales se encuentran a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y 2 expedientes (Contratos No
001 y 002 de 2016) que se encuentran a cargo de la Oficina Asesora Jurídica , los cuales se encontraban en
ejecución durante el periodo comprendido durante el bimestre mayo-junio, encontrando lo siguiente:
- Los cinco expedientes cumplen con los tres elementos a evaluar así: 1. En cuanto a la presentación de los
informes de actividades por parte de los contraristas, se evidencia que el 100% cumplió. 2. El supervisor
elaboró todos los documentos que se requieren para al autorización del respectivo pago y 3. Los expedientes
cumplen con los parámetros estblecidos por el Área de Archivo en cuanto a la organización de los
documentos en cada expediente y el diligenciamiento de las listas de chequeo.
11/10/2016 Se verificó 2 de los 3 expedientes contractuales a cargo de la Oficina Asesora Jurídica en el
marco del cronograma de seguimiento de las acciones del Plan de Mejoramiento:
12-10/2016 Se envia correo electronico a la Sub administrativa y a la Oficina Asesora de Planeación

recordandoles acerca de la presentación del informe y/o acta de seguimiento y revisión de los expedientes
contractuales a su cargo del mes de Agosto y Septiembre. 13/01/2017
El 28 de diciembre de 2016, se envío nuevamente correo electrónico a los jefes de las áreas pendientes por
allegar informe de verificación de los expedientes contractuales a su cargo. Cabe resaltar que la Oficina
13/04/2016 - Subdirección Académica: El día 22 de febrero de 2016 mediante correo electrónico se socializó
con los supervisores de los contratos el informe sobre acciones de mejora en los expedientes contractuales,
conforme a muestra representativa seleccionada., en donde se revisaron los sigueintes aspectos: 1. Que los
informes presentados por los contratistas cumplan con lo establecido en el texto del contrato. 2. Que los
documentos que hacen parte del pago concuerden con lo reportado por los contratistas en los informes o
facturas y el contrato y 3. Que la gestión documental cumpla con los establecido en el manual de archivo y
correspondencia institucional
30/04/2016 - Subdirección Administrariva, Financiera y de Control Disciplinario: Mediante acta No. 01 de fecha
03/05/2016 - Subdirección Académica: Mediante acta de reunión No. 02 de fecha 03/05/2016, la subdirección
presenta el informe de seguimiento a las acciones realizadas en el mes de abril, en relación con la revisión de
010 y 016. En el informe se evidencia que:
1. Llos supervisores verifican que las fechas reportadas por los contratistas en los informes de actividades
corresponden con lo establecido en el texto del contrato.
2. Los documentos de autorización del pago se encuentran debidamente suscritos y en los formatos
actualizados.30/06/2016: La OAJ verificó 3 expedientes contractuales (contratos 033 de 2015, 100 de 2015 y
027 de 2016) los cuales se encuentran a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y 2 expedientes (Contratos
No 001 y 002 de 2016) que se encuentran a cargo de la Oficina Asesora Jurídica , los cuales se encontraban en
ejecución durante el periodo comprendido durante el bimestre mayo-junio, encontrando lo siguiente:
-13/04/2016
Los cinco expedientes cumplen
- Subdirección con losEltres
Académica: díaelementos a evaluar
22 de febrero de 2016así:mediante
1. En cuanto a laelectrónico
correo presentación de los
se socializó
informes de actividades por parte de los contraristas, se evidencia que el 100% cumplió. 2. El
con los supervisores de los contratos el informe sobre acciones de mejora en los expedientes contractuales, supervisor
elaboró
conformetodos los documentos
a muestra que se
representativa requieren para
seleccionada., en al autorización
donde del respectivo
se revisaron pagoaspectos:
los sigueintes y 3. Los expedientes
1. Que los
cumplen con los parámetros estblecidos por el Área de Archivo en cuanto a la organización
informes presentados por los contratistas cumplan con lo establecido en el texto del contrato. de2.losQue los
documentos
documentos que en cada expediente
hacen parte del ypago
el diligenciamiento
concuerden condelolas listas depor
reportado chequeo.11/10/2016
los contratistas en losSe verificó
informes2ode
los 3 expedientes contractuales a cargo de la Oficina Asesora Jurídica en el marco del cronograma
facturas y el contrato y 3. Que la gestión documental cumpla con los establecido en el manual de archivo de y
seguimiento de las acciones
correspondencia institucional del Plan de Mejoramiento:
Contrato 36- de
30/04/2016 2016.
Subdirección Administrariva, Financiera y de Control Disciplinario: Mediante acta No. 01 de fecha
2. Que los
los documentos
documentos que que hacen
hacen parte
parte del
del pago
pago concuerden
concuerden concon lolo reportado
reportado por
2. Que por los
los contratistas
contratistas en
en los
los
informes o facturas y el contrato. Se revisó los documentos para el pago (autorización de
informes o facturas y el contrato. Se revisó los documentos para el pago (autorización de pago, acta depago, acta de
ejecución,
ejecución, concepto
concepto de de supervisor, Certificado de
supervisor, Certificado de supervisión,
supervisión, liquidación
liquidación dede salud,
salud, pensión
pensión yy fondo
fondo de
de
3. La gestión
3. La gestión documental,
documental, aparece
aparece cabalmente
cabalmente diligenciada.
diligenciada.
12-10/2016 Se envia correo electronico a la Sub administrativa y a la Oficina Asesora de Planeación
03/05/2016 - Subdirección
recordandoles acerca de laAcadémica:
presentaciónMediante actay/o
del informe de acta
reunión No. 02 de fecha
de seguimiento 03/05/2016,
y revisión la subdirección
de los expedientes
presenta el informe de seguimiento a las acciones realizadas
contractuales a su cargo del mes de Agosto y Septiembre. en el mes de abril, en relación con la revisión de
010 y 016. En
13/01/2017 El el
28informe se evidencia
de diciembre que:
de 2016, se envío nuevamente correo electrónico a los jefes de las áreas
pendientes por allegar informe de verificación de los expedientes contractuales a su cargo. Cabe resaltar que
1. Llos supervisores
la Oficina verifican
Asesora Jurídica que las
informó fechas reportadas
el seguimiento por los
que realizó contratistas
a los en los
expedientes informes deaactividades
contractuales su cargo con
corresponden con lo establecido
corte al 11/10/2016. El día 20 deen el texto del
Diciembre de contrato.
2016, se recordo en comité de contratación la obligación de
2. Los documentos
allegar de autorización
estos informes- Acta No.13 dedel2016.
pago se encuentran debidamente suscritos y en los formatos
actualizados.
17/04/2017 En el mes de febrero del año 2017, La OAJ recibìò todos los informes de seguimiento faltantes
30/06/2016:
por parte deExpedientes de los
los jefes de àrea decontratos 033 de administrativa,
la Subdirecciòn 2015, 100 de 2015, 001 de 2016,
la Subdirecciòn 002 de 2016
acadèmica y la yOficina
027 de
2016. 11/10/2016
Asesora Se verificó
de Planeaciòn; dichos2 informes
de los 3 expedientes contractuales
fueron revisados por parte a cargo de layOficina
de la OAJ Asesora
presentados enJurídica
el dìa 27en
deel
marco
febrerodel
decronograma de seguimiento
2017 en Comitè de lastal
de contrataciòn, acciones
y comodel
lo Plan deelMejoramiento:Contrato
refleja 36 de 2016.
acta de comitè correspondiente a esta
Contrato
fecha. 40 de 2016.
CERRADAS
ES
0 0
0 0
5 0
23 4
28 4
PROCESO
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
Sistema SIAFI
26/02/2016
11-10/2016 Correos electronicos
enviados el día 07 de Octubre de
30/06/2016
2016.
12/01/2017 Correos electrónicos

enviados el 26/12/2016.
Correo enviado por el Subdirector
Académico a los supervisores de
fecha 22/02/2016 y el informe sobre
los contratos revisados.
Expedientes Contratos 2015: 046,

055, 062, 068 y 109 y Contratos
2016: 005, 007, 009, 010 y 016.
30/04/2016
30/06/2016: Expedientes de los
contratos 033 de 2015, 100 de 2015, 30/06/2016
001 de 2016, 002 de 2016 y 027 de
2016.11/10/2016 Expedientes de los 27/07/2016
contratos:
Contrato 36 de 2016. 13/01/2017
Contrato 40 de 2016.12-10/2016
Correos electronicos.

enviados.
Acta No. 013 de 2016 - Comité de
conciliación.
Expediente Contractual, folios 177 y
183.


055, 062, 068 y 109 y Contratos
2016: 005, 007, 009, 010 y 016.

contratos 033 de 2015, 100 de 2015, 30/04/2016
001 de 2016, 002 de 2016 y 027 de
2016.11/10/2016 Expedientes de los 30/06/2016
contratos:
12-10/2016 Correos electronicos.
11/10/2016 Expedientes de los

contratos:
Contrato 40 de 2016.12-10/2016
Correos electronicos.12/01/2017
Correos electrónicos enviados.
conciliación.

055, 062, 068 y 109 y Contratos
2016: 005, 007, 009, 010 y 016.

contratos 033 de 2015, 100 de 2015,
001 de 2016, 002 de 2016 y 027 de
30/04/2016
2016.11/10/2016 Expedientes de los
contratos:
30/06/2016

contratos:
Contrato 40 de 2016.12-10/2016
Correos electronicos.12/01/2017
Correos electrónicos enviados.
conciliación.


055, 062, 068 y 109 y Contratos
2016: 005, 007, 009, 010 y 016.

30/04/2016
contratos 033 de 2015, 100 de 2015,
001 de 2016, 002 de 2016 y 027 de
30/06/2016
2016.
contratos:

enviados.
conciliación.
AS ANTERIORES
TOTAL
28
33
14/03/2016: Teniendo en cuenta que la fecha de cierre de esta acción es el 30 de junio de 2016, la Oficina de Control
Interno, realizará seguimiento a la liquidación de contratos para el próximo corte de seguimiento.
27/07/2016: De acuerdo a revisión no hay copia de las actas, tan solo existe el documento "documento proyecto de
inversión IDEP 2016 -2020" firmados. Abierta Vencida27/07/2016: Diana Ruiz Jefe OCIContratos 2016:71
UNIVERSIDAD NACIONAL (FV 16/12/2015) Jorge FlórezConvenio 2011
139 UPN - fv 28/06/2014 (NO SE HABIA REPORTADO DADO QUE EN SIAFI NO FIGURA FECHA DE VENCIMIENTO) ,
igualmente no figura el Supervisor
148 PN - fv 28/06/2014 (NO SE HABIA REPORTADO DADO QUE EN SIAFI NO FIGURA FECHA DE VENCIMIENTO) ,
igualmente no figura el Supervisor
149 UPN - FV 29/06/2012 (en SIAFI no figura el Supervisor
Convenio 2014
133 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL (FV 15/01/2016) Alba Nelly)Convenio 2015
53 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS (FV 19/12/2015) Luisa Acuña2011
24 María Jazmín Gómez2011
24 María Jazmín Gómez
Contratos: 2013
13 E.S.P. EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE SANTA FE DE BOGOTA S.A. - ETB
Contratos: 2014:
73 E.S.P. EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE SANTA FE DE BOGOTA S.A. - ETB03/11/2016: Teniendo en
cuenta que en el hallazgo se hace mención a los contratos sin liquidar de las vigencias 2011, 2012, 2013 y 2014: La
Oficina de Control Interno realizó seguimiento a la terminación y/o liquidación de contratos con corte 26/09/2016,
evidencian que continúan pendientes los siguientes:2011: Convenios: 139 UPN; 148 y 149 UPN2013: Contratos: 13 -
ETB; Orden de Aceptación de Bienes: 96 - Papelería los Andes (Tonners)
2014: Contratos: 73 - ETB; Convenio 106 OEI; Orden de aceptación de bienes: 81 Eforcers. Para un total de Ocho (8).
Una vez liquidados y/o terminados estos contratos, se procederá a cerrar la acción
27/01/2017: De acuerdo al seguimiento a los contratos liquidados y/o terminados a 31/12/2016 realizado por la OCI, se
observa que respecto a los contratos evidenciados sin liquidar de las vigencias enunciadas en este hallazgo, los
pendientes por liquidar son: : 2011 = Tres (3) convenios; 2012 = Cero (0); 2013 = Uno (1) orden de aceptación de
bienes; 2014 = dos (2) que corresponden a 1 convenio y 1 orden de aceptación de bienes.
18/04/2017: Teniendo en cuenta el seguimiento a la terminación y/o liquidación de contratos de fecha 27/03/2017,
realizado por la OCI, se observa que respecto a los contratos pendientes de liquidar en las vigencias enunciadas en el
hallazgo, se encuentra pendiente el CONVENIO No. 106 de 2014 suscrito con la OEI. CONTINUA ABIERTA
16/05/2016: Teniendo en cuenta que el vencimiento de esta acción es el 30/10/2016: la Oficina de Control
Interno realizará seguimiento al cumplimiento de esta con corte 30/06/2016.
3/11/2016: No se evidencia reporte de información de seguimiento por parte de los responsables de esta
acción.
27/01/2017: Se evidencia la revisión correspondiente de la Oficina Asesora Jurídica. Sin embargo desde la
OAJ se han solicitado los informes correspondientes a la revisión de los contratos de: Administrativa,
Académica y la Oficina Asesora de Planeación. Continúa abierta, no se evidencia la revisión
correspondiente por parte de los líderes de estos procesos.
18/04/2017: Revisado el Expediente de Actas del Comité de Contratación de la vigenica 2017, se

evidencia que la Oficina Asesora Jurídica presentó informe de la revisión de los contratos de la vigencia de
cada una de las áreas, así: Planeación: 7; Académica: 27 ; Administrativa: 6
Interno realizará seguimiento al cumplimiento de esta con corte 30/06/2016.3/11/2016: No se evidencia
reporte de información de seguimiento por parte de los responsables de esta acción.



VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUIMEI
SEGUIMIENTO OCI
NTO
0 0
0 0
5 5
26 28
31 33
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN
EL HALLAZGO
Informe de liquidación
y/o terminación de
contratos con corte
26/09/2016, presentado
en el Comité de
14/03/2016: Alix del
Contratación.
Pilar Hurtado P.
27/07/2016: Diana Ruiz
Informe de liquidación
Jefe OCI
y/o terminación de
3/11/2016: Alix del Pilar
contratos con corte Abierta - Vencida
Hurtado P.
31/12/2016 presentado
27/01/2017: Alix del
en el comité de
Pilar Hurtado P.
contratación del mes de
18/04/2017: Alix del
enero de 2017.
Pilar Hurtado P.
Informe de liquidacion
y/o terminación de
contratos con corte
27/03/2017
16/05/2016: Alix del
Pilar Hurtado P.
3/11/2016: Alix del

Acta No. 03 del Pilar Hurtado P.
27/02/2017 del Comité Cerrada
de Contratación 27/01/2017: Alix del
Pilar Hurtado P.
18/04/2017: Alix del

Pilar Hurtado P.
16/05/2016: Alix del
Pilar Hurtado
P.3/11/2016: Alix del
Pilar Hurtado P.
Acta No. 03 del
27/02/2017 del Comité Abierta - Vencida
27/01/2017: Alix del
de Contratación
Pilar Hurtado P.
18/04/2017: Alix del

Pilar Hurtado P.
16/05/2016: Alix del
Pilar Hurtado
P.03/11/2016: Alix del
Pilar Hurtado P.
Acta No. 03 del
27/02/2017 del Comité Cerrada
27/01/2017: Alix del
de Contratación
Pilar Hurtado P.
18/04/2017: Alix del

Pilar Hurtado P.
16/05/2016: Alix del

Pilar Hurtado
Acta No. 03 del P.3/11/2016: Alix del
27/02/2017 del Comité Abierta - Vencida Pilar Hurtado P.
de Contratación
27/01/2017: Alix del
Pilar Hurtado P.
PROCESO:
GESTIÓN JURÍDICA
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDA
DO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMI
ENTO PLAN
DE
MEJORAMI
ENTO

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
s. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Las actividades del procedimiento
PRO-GJ-09-01 Revisión, análisis y
observación de términos para
respuesta a solicitudes, deben
ajustarse a lo realmente ejecutado
en el proceso, ya que los conceptos
jurídicos emitidos en diferentes
materias no siguen el curso
Auditorías Oficina Asesora
12/30/2015 manifestado en el procedimiento que
los asocia a su registro desde su
solicitud a un único formato y no se
identifica el uso de FT-GJ-09-01-
CONCEPTO VERBAL,
adicionalmente debe ajustarse la
tabla de retención documental que
establece que existe una serie y
subserie para conceptos jurídicos
El nomograma no se encuentra
elaborado en su totalidad por
procesos si no por dependencias lo
12/30/2015 que no responde a los lineamientos
establecidos por la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá.
Se debe ajustar el rotulo de
expediente informes judiciales ya
que no corresponde a los
lineamientos de marcación de
12/30/2015 expedientes Código: FT-GD-07-17.
La serie Informes Judiciales no se
encuentra registrada en las Tablas
de Retención Documental del
Proceso.
Para asegurar la salvaguarda

magnética de las resoluciones debe
Auditorías Oficina Asesora establecerse un control que permita
12/30/2015
realizar su back up periódico, sin
depender de su guardado en un
único equipo
Se recomienda fortalecer el análisis

de indicadores de Plan Operativo
Anual, en términos de lo ejecutado
12/30/2015 en el trimestre, ya que aparece una
definición general de la actividad
más no lo realizado en el proceso
por periodo.
PLAN

PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 5
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 6
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 6
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 0
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 0
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 6
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 8
L HALLAZGO FO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
La OAJ a través de sus

distintos canales de Revisar y ajustar el procedimiento
comunicación realiza la emisión PRO-GJ-09-01 "Revisión, análisis y
y divulgación de los conceptos observación de términos para
solicitados bien sea de manera respuesta a solicitudes", con
No conformidad
verbal o por escrito, muestra de fundamento en la resolución de
ello se encuentra en los consultas jurídicas realizadas por las
distintos memorandos, correos áreas y el tiempo de respuesta
electrónicos y el libro de emitida por la OAJ.
radicación.
Ajustar la tabla de retención

documental con la respectiva serie y
subserie en la emisión de conceptos
jurídicos.
Particularmente la Subdirección
Académica presentó el Ajutar el normograma institucional por
No conformidad normograma de manera procesos y publicarlo en Maloca Aula
integral por la Subdirección y SIG
no por los procesos a su cargo.
La OAJ estableció un
expediente sobre informes
judiciales en el cual reposan
las solicitudes realizadas por
los Entes de Control sobre el
tema de representación judicial
y extrajudicial de la entidad, así
30/06/2016: Expediente "Informes
Observación como los requerimientos de la
Judiciales vigencias 2016 a 2016".
Dirección de Asuntos Judiciales
de la Alcaldía Mayor de Bogotá,
con las respectivas respuestas
radicadas. Lo anterior con el
propósito de hacerle
seguimiento a las respuestas
del tema judicial.
Una vez firmadas, numeradas y

fechadas las resoluciones, la El área de sistemas creará una
secretaria ejecutiva de la carpeta electrónica compartida en el
Dirección General, procede al servidor cuya administración será de
Observación envío mediante correo la Secretaria Ejecutiva de la Dirección
electrónico al área que originó General en la cual se guardarán todas
la resolución, y guarda una los Actos Administrativos que expida
copia escaneada en su el Instituto
equipo.
El indicador del POA se

establece teniendo en
consideración la presentación
de acciones judiciales o
extrajudiciales en contra de la
entidad lo cual es impredecible. Para el planteamiento del POA 2016
En consecuencia, la se tendrá en cuenta la observación y
Observación
presentación de la ejecución se solicitará acompañamiento sobre
del indicador se da conforme a este particular a la OAP.
las acciones presentadas
contra la Entidad durante el
trimestre y los actos propios de
defensa judicial en los
procesos
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO
CORRECCIONES 0
ACCION PREVENTIVA 0
ACCION DE MEJORA 3

GESTIÓN
SGC 4 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
6
SGA 0 SIGA 2
SRS 0
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
SUBSISTE FUENTE DEL
TIPO DE DEL ÓN DE LA
ACCIÓN RESPONS ACCIÓN
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
Procedimiento PRO-
GJ-09-01 "Revisión,
análisis y observación Irma Carmenza Jefe Oficina
Acción
SGC de términos para Chamorro Asesora 2/2/2016
Correctiva
respuesta a Toquica Jurídica
solicitudes", publicado
en Maloca AulaSIG
Irma Carmenza Jefe Oficina

Acción Tabla de retención
SGC Chamorro Asesora 2/2/2016
Correctiva documental
Toquica Jurídica
Normograma Irma Carmenza Jefe Oficina

Acción
SGC institucional publicado Chamorro Asesora 2/2/2016
Correctiva
en la página web Toquica Jurídica
Tabla de retención
Acción de documental y
SIGA Chamorro Asesora 2/2/2016
Mejora expediente de informes
Toquica Jurídica
judiciales
Secretaria
Jenny del
Ejecutiva de
Socorro
Acción de Carpeta electrónica la Dirección
SIGA Renteria y 2/2/2016
Mejora compartida General y
Cesar Alonso
Técnico de
Linares
Sistemas

Acción de
SGC POA vigencia 2016 Chamorro Asesora 2/2/2016
Mejora
Toquica Jurídica
R PROCESO
ACCIONES V
AÑO ABIERTAS
2011 0
2012 0
2013 0
2014
TOTALES 0
INICIO FIN
(dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
a) )
30/04/2016: La OAJ revisó el procedimiento y

considera que el mismo se debe mantener. En
cuanto al formato FT-GJ-09-03 - "Asesoría
2/2/2016 4/30/2016
jurídica a las dependencias del IDEP", se
realizarán algunos ajustes al formato y aplicará
a partir del mes de mayo.
El 04/03/2016 - La OAJ en trabajo colaborativo

con la Profesional Especializada de Archivo y
Correspondencia, identificó y determinó cuales
deben ser las series para la OAJ en las nuevas
3/2/2016 5/2/2016 Tablas de Retención Documental, dentro de las
cuales se incluyó la Serie "Conceptos" y la
Subserie "Conceptos Jurídicos".
30/04/2016: Las Tablas de Retención

institucionales
02/03/2016: LAse aprobaron
OAJ envió a en el Comité
la OAP, de
mediante
Gestiónelectrónico,
correo Documentalel yNormograma
Archivo en elpor
mes de
abril.
procesos actualizado.
En cuanto a-laLaaplicación
30/04/2016 del formato
Oficina Asesora FT-GJ-
Jurídica
09-01- CONCEPTO
realizó VERBAL, se hizo
la revisión al normograma la
y encontró:
-apertura del expediente
En el proceso "Conceptos
de Talento Humano se Verbales"
dentro de lanormas
relacionan serie "Documentos facilitativos".
que corresponden a
3/2/2016 5/2/2016 Gestión Financiera y Control Interno
Disciplinario.
- El normograma correspondiente a SS&T, se
presenta de forma independiente y el mismo
hace parte del proceso de Talento Humano.
Por lo anterior, el 13 de abril se realizó una
reunión con la Profesional Especilizada de
Talento Humano y el Profesional de Piga y la
Profesional Contratista de la OAJ, con el fin de
socializar las inconsistencias en mención y
coordinar el ajuste al normograma, a la fecha
Talento Humano no ha presentado el
normograma ajustado.11-10/16 Se ajusta el
El 04/03/2016 - La OAJ en trabajo colaborativo
con la Profesional Especializada de Archivo y
Correspondencia, estableció las series de la
OAJ en las nuevas Tablas de Retención
Documental, dentro de las cuales incluyó la
Subserie "Informes Judiciales".
3/2/2016 5/2/2016 30/04/2016: LA OAJ procedió a cambiar el

rótulo del expediente "Informes Judiciales". Sin
embargo, como las tablas de Retención se
encuentran en Proceso de revisión por parte
del Archivo de Bogotá, el expediente se ubicó
en la Serie "Documentos Facilitativos".
01/03/2016:
30/06/2016: El DeTécnico
acuerdodeconSistemas, César
la Circular Interna
Alonso
No. 006Linares, creó unaen
de 02/06/2016, carpeta
la cualenseelindica
Servidor en de
que a partir la cual, la Secretaria
la fecha se deben Ejecutiva
aplicar lasde
la Dirección
Nuevas General
Tablas guardaráDocumental,
de Retención las resoluciones
la
de
OAJlasprocedió
vigencias 2010 a 2016.
a cambiar A ladel
el rótulo fecha se
encuentran en la carpeta
expediente "Informes las resoluciones de
Judicales"
las vigencias 2011, 2015 y 2016 y
progresivamente se irán incorporando las
3/2/2016 6/30/2016 demás vigencias.
Nota: La administración de la carpeta estará a

cargo de la Secretaria de Dirección, los demás
funcionarios sólo tendrán permiso para
consultar, es decir, que no podrán modificar o
eliminar su contenido.
30/04/2016: La OAJ realizó la revisión a la

30/04/2016: En el seguimiento
carpeta compartida al POA y
"RESOLUCIONES"
correspondiente al Primer Trimestre de la
encontró lo siguiente:
vigencia 2016, se relacionan las acciones
efectuadas
1. La base depordatos
el Apoderado
en Excel de
en la Entidad
donde se en
el desarrollo
relacionan lasdel Proceso Ejecutivo
resoluciones internasNo. 2004-
está
2/2/2016 9/30/2016 00576 enaño
contra dehasta
MaríaelMagdalena Morales
desde el 1998 2012, quedando
Sarmiento
pendiente lay la Conciliacióndel
incorporación extrajudicial
listado con la
ETB.
correspondiente a las vigencias 2013 a 2016.
2. En cuanto a los archivos de las resoluciones

se encuentran algunas subcarpetas por años
así:
2011: Están disponibles las 234 resoluciones
que se relacionan en la base de datos.
2015: Están disponibles 273 resoluciones
2016: Están disponibles 61 resoluciones.
30/06/2016: La OAJ verificó la carpeta

"resoluciones" alojada en el servidor y
encontró que se encuentran disponibles los
archivos de las resoluciones de las vigencias
2010, 2011, 2012, 2014, 2015 y 2016.
CERRADAS
CERRADAS CONDICIONAL TOTAL
ES
0 0 0
1 0 1
0 0 0
1 0 1
ENTO LIDER DEL PROCESO SEGUIMIENTO OFICINA
FECHA DE LA
EVIDENCIAS EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
(dd/mm/aaaa)
19/05/2016: Las actividades del procedimiento PRO-

GJ-09-01, fueron revisadas y análisadas por la
Oficina Juridica y consideraron la no necesidad de
realizar cambios, en consecuencia, realizaron
algunos ajustes al formato FT-GJ-09-01-
Expediente "asesoría Jurídica a CONCEPTO VERBAL,(Fecha Aprobación:
4/30/2016
las Dependencias del DEP" 10/05/2016) e igualmente iniciaron aplicabilidad y
uso del mismo a partir del mes de mayo,
ajustandose a lo realmente señalado en el
procedimiento.
Acta de Comité Gestión 19/05/2016: Mediante Comité (Acta No. 2 de fecha

Documental y Archivo de fecha 07/04/2016) se aprueba la tabla de retención
07/04/2016. documental del IDEP, en el cual se establece el No.
de Series y No. de Subseries
Tablas de Retención aprobadas 4/30/2016
por el comité de Gestión
Documental y Archivo.
Expediente Conceptos verbales.

19/05/2016: La oficina Juridica realizó la revisión del
Correo electrónico enviado por la normograma evidenciando que en el mismo se
Jefe de la OAJ a la OAP de fecha encuentran normas que no corresponden, en
01/03/2016. consecuencia realizan reunión de socialización (con
la Profesional Especilizada de Talento Humano y el
Normograma publicado en Maloca Profesional de Piga), a la fecha Talento Humano no
AulaSIG. ha presentado el normograma ajustado.
27/07/2016: no se ha realziado ajuste desde talento
4/30/2016
Correo en el cual se envía el humano. Continua abierta.3/11/2016: Revisada la
normograma a la Profesional "Matriz de normatividad externa, interna y
Especilizada de Talento Humano y lineamientos del IDEP" publicada en Maloca
al Profesional de Piga, de fecha 13 AulaSIG, a la fecha se evidencia que la normatividad
de abril de 2016.11-10/16 de SS&T se encuentra incluida en el Proceso de
Normograma publicado en Maloca Talento Humano. Se cierra la Acción
Aula SIG.
19/05/2016: Se ajustó el rotulo de
expediente"informes judiciales" correspondiendo el
mismo a los lineamientos de marcación de
Proyecto Tabla de Retención expedientes Código: FT-GD-07-17.
Documental de la OAJ del área de Sin embargo, como las tablas de Retención se
Archivo y Correspondencia. encuentran en Proceso de revisión por parte del
30/04/2016 Archivo de Bogotá, el expediente se ubicó en la Serie
Expediente "Informes judiciales "Documentos Facilitativos". Continua abierta en
vigencia 2012 a 2016" 30/06/2016 desarrollo
27/07/2016: Se revisa nueva rotulación y se cierra
30/06/2016: Expediente "Informes acción.
Judiciales vigencias 2016 a 2016".
Una vez realizada la revisión a la carpeta compartida

"RESOLUCIONES" se encontró con la siguiente
información:
Vigencia: No. de Rs
1). Subcarperta 2007 1
Carpeta "Resoluciones" 3). Subcarperta 2011 234
30/04/2016 4). Subcarperta 2012 194
compartida en la red interna del
Instituto en la ruta: 5). Subcarperta 2014 142
30/06/2016 6) Subcarperta 2015 273
\\Zeus\RESOLUCIONES
8).Subcarperta "Consecutivo Resoluciones" Archivo
en formato Excel, con la información de los años:
1998 a 2016.
Por lo anterior, se recomienda la inclusión de las

subcarpetas de las vigencias faltantes, con cada una
16/05/2016: En el POA
de las resoluciones I Trimestre
emitidas de laPDF,
en formato vigencia
2016, con relación
igualmente verificar aque
la actividad "Contestación y
en la subcarpeta
POA Seguimiento I trimestre 2016, sustanciación de procesos judiciales
"Consecutivo Resoluciones" coincida(Activa
con las-
disponible en la página web Pasiva)."
cantidadessedeevidencia la información
las resoluciones relacionada
incluidas en cada
institucional. con los "Logros
subcarpeta Alcanzados"
de cada vigencia. y/o acciones realizadas
4/30/2016 en forma más detallada, las cuales son efectuadas e
Link: http://www.idep.edu.co/? informadas por el Apoderado de la Entidad ( Proceso
q=node/41#overlay-context= Ejecutivo No. 2004-00576)
27/07/2016: Se cierra por haber habilitado el

mecanismo. Se recomienda incluir años faltantes.
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
0 0
1 1
0 0
1 1
MIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO
FT-GJ-09-01- CONCEPTO
19/05/2016: Ana Omaira
VERBAL,(Fecha Aprobación: Cerrada
Tarazona Profesional OCI
10/05/2016)

Acta de comitè No. 2 07/04/2016 Cerrada
Correos electrónicos
institucionales
Normograma publicado en
Maloca AulaSIG. Cerrada
Jefe OCI
Matriz de normatividad externa,
Hurtado P.
interna y lineamientos del IDEP,
publicada en Maloca AulaSIG
Proyecto Tabla de Retención
Documental de la OAJ del área 19/05/2016: Ana Omaira
de Archivo y Correspondencia. Tarazona Profesional OCI
Cerrada
Expediente "Informes judiciales Jefe OCI
vigencia 2012 a 2016"

Print de las carpetas incluidas en
la compartida de la RED interna Cerrada
del Instituto
Jefe OCI
POA Seguimiento I trimestre 2016

: (http://www.idep.edu.co/? Cerrada
q=node/41#overlay-context=)
PROCESO:
ATENCIÓN AL
USUARIO
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO
DE PROCESOS
IR A
PROCEDIMIEN
TO PLAN DE
MEJORAMIEN
TO
Con FECHA DE
FUENTE DEPENDENCIA HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
s. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
No se identifica la realización de la
actividad 6 del procedimiento "PRO-
AU-7O-O7 NUMERAL Planificación
de los procesos , en la que como
producto de los resultados de la
identificación de necesidades y
expectativas de las usuarias y
1 12/14/2015 usuarios, se deben formular
Internas Académica
acciones de mejora las cuales deben
responder a dichas necesidades y
NTCGP 1000. expectativas, las
acciones de mejora del Plan de
Mejoramiento por procesos
responden a ejercicios de vigencias
anteriores.
No se evidencia la remisión del

informe final de identificación de
necesidades y expectativas de las
Auditorías Subdirección usuarias y los usuarios, a la Oficina
2 12/14/2015
Internas Académica Asesora de Planeación con
comunicación interna, como se
estipula en la actividad No. 8 de este
procedimiento
No se identifica de qué manera el

informe de identificación de
necesidades y expectativas
Auditorías Subdirección procesos de las usuarias y usuarios
3 12/14/2015
Internas Académica sirven como insumo para la
planeación institucional, teniendo en
cuenta la política de este
procedimiento
Revisado el expediente denominado
"actas de Comité Académico" a
folios 43, se encuentra acta del
Comité de 30 de enero de 2015, en
donde en el numeral 4. Varios: se
menciona que se presentan
Auditorías Subdirección resultados de encuesta de
4 12/14/2015
Internas Académica satisfacción de usuarios y se dice
que se anexa Ia presentación, la
cual no se evidencia en el
expediente. igualmente en el
contenido de acta no se identifica un
resumen y/o conclusiones de dichos
resultados.
Se recomienda que desde el

Proceso de Atención al usuario se
establezca una política para
Planificación de los procesos del
expediente de "Derechos de
Petición" teniendo en cuenta que es
5 12/14/2015 esta serie documental se encuentra
Internas Académica
dentro de este proceso, y a la fecha
se encuentran varios expedientes
dado que cada responsable de
producir la respuestas a Derechos
de Petición archiva el documento
correspondiente.
Dado que se emitió por parte del

Alcalde Mayor el Decreto 392 de
2015 'Por medio o del cual se
reglamenta la figura de Defensor de
la Ciudadanía en las entidades y
organismos del Distrito Capital y se
Auditorías Subdirección dictan otras disposiciones", y
6 12/14/2015
Internas Académica teniendo en cuenta el plazo de
cuatro (4) meses que allí se estípula
para la implementación de este
decreto por parte de las entidades
distritales, su cumplimiento será
auditado durante la siguiente
vigencia
Se recomienda la articulación del
procedimiento "PRO-DIP-02-09
Auditorías Subdirección Participación ciudadana" el cual
7 12/14/2015
Internas Académica hace parte del Proceso de Dirección
y Planeación, con el proceso de
atención al usuario.
De acuerdo a la tabulación de las

encuestas realizadas en el 2015, se
Autoevalua
Subdirección observa que algunas preguntas no
8 ción del 2/15/2016
Académica son claras y se requiere actualizarlas
Control
para facilitar su aplicación y
tabulación
PLA

PROCESO ATENCIÓN AL USUARIO
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 8
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 9
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 9
ACCIONES
CERRADAS 0
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 0
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 0
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 9
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 9
EL HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Se tienen los informes de la Realizar la evaluación de los

encuestas pero se deben resultados de las encuestas y de ser
No conformidad formular acciones de mejora de necesario formular acciones de
acuerdo a los resultados de las mejora en el Plan de Mejoramiento del
mismas proceso.
Remitir a la OAP mediante

memorando del informe de las
El informe se publicaba en la
encuestas de atención al usuario
página del IDEP pero no se
No conformidad (evaluación de eventos, satisfacción
remitía mediante memorando a
de usuarios e identificación de
la OAP-
necesidades y expectativas de los
usuarios).
Se tienen los informes de las

Complementar el plan de acción y
encuestas pero estos deben
desarrollarlo con el fin de mejorar la
socializarse y definir plan de
No conformidad atención al ciudadano, teniendo en
acción que mejore los
cuenta los resultados del informe de
mecanismos de planeación de
las encuestas 2015
la entidad.
Realizar una jornada de socialización
de los resultados de las encuestas
Se realizó la presentación pero con comité académico y directivo y
Observación en el acta no se detalló esta realizar un acta que detalle lo
información. desarrollado en la reunión. Se remitirá
a todos los funcionarios el acta y la
presentación ppt de la exposición.
Actualizar el procedimiento de PRO-

AU-10-03 Atención DE PQRS donde
No se había identificado la
Observación se incluirá la política de organización
necesidad
de expedientes de derechos de
petición
Difundir el nuevo procedimiento de

atención al ciudadano con las
políticas que intervienen.
Los lineamientos que establece Designar mediante resolución al

Observación este Decreto se encuentran en nuevo defensor del atención al
proceso de implementación. ciudadano
Realizar una reunión con el área de
No se había identificado la
Observación planeación por la articulación de los
necesidad
dos procesos
Revisar y actualizar las encuestas

No se había identificado la 1.Identificación de necesidades y
Observación necesidad de actualización de expectativas de los usuarios y
las encuestas usuarias, 2. Satisfacción de usuarias
y usuarios y 3. Evaluación de eventos
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCES
CORRECCIONES 0
ACCION PREVENTIVA 4
ACCION DE MEJORA 2
ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA DE GESTIÓN
SGC 9 S&SO 0 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
9
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
SUBSISTEM FUENTE NOMBRE DEL CARGO DEL

TIPO DE
A DE VERIFICABLE DE RESPONSABLE RESPONSABL
ACCIÓN
GESTIÓN LA ACCIÓN DE LA ACCIÓN E
Plan de mejoramiento
Acción Clara Marcela Profesional
SGC proceso atención al
Correctiva Chaparro especializado 222-3
usuario
Memorando remisorio
Acción Clara Marcela Profesional
SGC e informes de las
Correctiva Chaparro especializado 222-3
encuestas
Acción Plan de acción Clara Marcela Profesional

SGC
Correctiva atención al ciudadano Chaparro especializado 222-3
Presentación ppt.de
Acción de los resultados de las Clara Marcela Profesional
SGC
Mejora encuestas y acta de la Chaparro especializado 222-3
socialización
PRO-AU-10-03
Acción Profesional
SGC Atención de PQRS Fanny Cuesta
Preventiva especializado 222-3
actualizado
Correo electrónico
remisorio del nuevo
Acción procedimiento de Profesional
SGC Fanny Cuesta
Preventiva atención al ciudadano. especializado 222-3
Procedimiento subido
a la Maloca Aula SIG
Carlos Andrés Prieto

Resolución de Subdirector
Olarte
Acción delegación del nuevo Administrativo,
SGC
Preventiva defensor de atención Financiero y de
Fanny Yanet Cuesta
al ciudadano. Control Disciplinario
Olivos
Subdirector
Carlos Andrés Prieto Administrativo,
Olarte Financiero y de
Control Disciplinario
Acción
SGC Acta de Reunión Luz Mery Portela David
Preventiva
Jefe de la OAP
Paulo Alberto Molina
Bolívar Subdirector
Académico
Acción de Encuestas Clara Marcela Profesional

SGC
Mejora actualizadas Chaparro especializado 222-3
POR PROCESO
AÑO ABIERTAS
2011 0
2012 0
2013 0
2014 0
TOTALES 0
SEGUIMIENTO LIDER DEL PR
FECHA DE
INICIO
FORMULACIÓN FIN
(dd/mm/aaa DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
DE LA ACCIÓN (dd/mm/aaaa)
a)
(dd/mm/aaaa)
30/03/2016
Se realizó el informe de las encuestas 2015,
12/15/2015 1/1/2016 3/31/2016 se remitió a la OAP y a la Subdirección
Académica y se publicó en la página web del
IDEP
19/04/2016
Se remitió por medio de correo electrónico y
12/15/2015 1/1/2016 3/31/2016
memorando a la OAP el informe de las
encuestas 2015
30/03/2016
Se realizó el informe de las encuestas 2015,
12/15/2015 1/1/2016 3/31/2016 se remitió a la OAP y a la Subdirección
Académica y se publicó en la página web del
IDEP
15/04/2016
Se realizó la socialización de las encuestas
12/15/2015 1/1/2016 4/30/2016
ante el Comité Directivo (11 de abril de 2016) y
el Comité Académico (15 de abril de 2016)
12/01/2016 Se dio inicio al proceso de

actualización de los procedimientos y formatos
del proceso de Atención al Usuario.
18/04/2016
18/04/2016: Se realizó la actualización del
Procedimiento PRO-AU-10-03 Atención DE
PQRS y se envió a la OAP para su
12/15/2015 1/1/2016 4/30/2016 modificación
30/06/2016. Se actualizó el procedimiento de

Atención de PQRS el 23 de junio de 2016.
Esta pendiente por parte de la OAP su
publicación en la web.
Se solicita cierre de la acción
12/01/2016 Se dio inicio al proceso de

actualización de los procedimientos y formatos
del proceso de Atención al Usuario.
18/04/2016: Se socializó el Procedimiento
PRO-AU-10-03 Atención DE PQRS en el
boletín interno
12/15/2015 1/1/2016 4/30/2016
30/06/2016. Se actualizó el procedimiento de
Atención de PQRS el 23 de junio de 2016.
Esta pendiente por parte de la OAP su
publicación en la web.
Se solicita cierre de la acción
12/01/2016 Se cuenta con un primer borrador

12/15/2015 1/1/2016 1/31/2016 de la resolución para la delegación del nuevo
defensor al ciudadano del IDEP.
12/01/2016 Se citó a reunión de las áreas de
Planeación y las dos Subdirecciones para
acordar como se podrían articular las acciones
de participación ciudadana.
12/15/2015 1/1/2016 2/28/2016 21/04/2016: Se realizó una reunión entre la
OAP y la Subdirección Académica con el fin de
articular las acciones de participación
ciudadana y el proceso de Atención al Usuario.
Esta reunión se llevó a cabo el 21 de abril
18/03/2016: 18/04/2016 Se realizó la

actualización de las encuestas: 1.Identificación
de necesidades y expectativas de los usuarios
y usuarias, 2. Satisfacción de usuarias y
usuarios y 3. Evaluación de eventos. Se
realizó la revisión y visto bueno por parte del
3/1/2016 3/1/2016 4/30/2016
Subdirector Académico y la Directora General
y se remitió a la OAP para su actualización en
el Aula Maloca SIG
Se remitió correo a todos los funcionarios del
IDEP informando la actualización de las
encuestas
CERRADAS TOTAL
ES
0
0 0
0
0 0
6
2 4
7
7 0
13
9 4
NTO LIDER DEL PROCESO SEGUIMIENTO OFICINA DE
FECHA DE LA
EVIDENCIAS EVALUACIÓN DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
(dd/mm/aaaa)
19/05/2016: Se evidencia el Informe Encuestas

2015, en donde se presentan las
INFORME ENCUESTAS CONCLUSIONES Y ACCIONES DE MEJORA
2015 (páginas 54 a 56) , sin embargo, estas no se
http://www.idep.edu.co/sites/ ven reflejadas en el Plan de Mejoramiento por
default/files/INFORME procesos.
%20ENCUESTAS Una vez se formulen las acciones
3/30/2016 correspondientes, se procederá a cerrar este
%202015.pdf#overlay-
context=content/participaci hallazgo.
%25C3%25B3n-ciudadana 04/08/2016: Fueron formuladas tres (3)
%3Fq%3Dcontent/participaci acciones en el proceso de Comunicación y
%25C3%25B3n-ciudadana divulgación las cuales se encuentran en
proceso.
19/05/2016: Se evidencia el Informe Encuestas

2015 , en donde se presentan las
CONCLUSIONES Y ACCIONES DE MEJORA
(páginas 54 a 56) , sin embargo, estas no se
ven reflejadas en el Plan de Mejoramiento por
procesos.
Memorando remisorio Una vez se formulen las acciones
Informe de Encuestas 4/19/2016 correspondientes, se procederá a cerrar este
Correo electrónico hallazgo.
04/08/2016: Fueron formuladas tres (3)

acciones en el proceso de Comunicación y
divulgación las cuales se encuentran en
proceso.
INFORME ENCUESTAS
2015
http://www.idep.edu.co/sites/
19/05/2016: Los resultados y su análisis
default/files/INFORME
generaron acciones en la estrategia
%20ENCUESTAS
3/30/2016 anticorrupción de la vigencia publicado en:
%202015.pdf#overlay-
http://www.idep.edu.co/sites/default/files/PAAC
context=content/participaci
%202016.pdf. Se cierra acción
%25C3%25B3n-ciudadana
%3Fq%3Dcontent/participaci
%25C3%25B3n-ciudadana
16/05/2016: No se encuentra acta del 11 de
abril Comité Directivo suscrita.
Actas de las reuniones
4/15/2016
Presentación ppt.
04/08/2016: Presentada en Comité Académico
y Comité Directivo.
16/05/2016: Revisado en Maloca AulaSIG, no

se evidencia la modificación del procedimiento
PRO-AU-10-03, el que se encuentra aprobado y
publicado tiene fecha del 20/11/2015,
igualmente se confirmo con la OAP y no se
tiene este documento en proceso de revisión.
18-04-2016: Procedimiento 04/08/2016: Con fecha 23/06/2016 fue

PRO-AU-10-03 Atención DE 1/12/2016 aprobado el procedimiento PRO-AU-10-03
PQRS Atención DE PQRS, en donde en la actividad
No. 14 "Archivar Derechos de Petición e
informes de seguimiento de atención de
PQRS", se identifica que el archivo de los
PQRS se encuentra en las TRD del proceso de
Atención al Usuario"
16/05/2016: Revisado en Maloca AulaSIG, no

se evidencia la modificación del procedimiento
PRO-AU-10-03, el que se encuentra aprobado y
publicado tiene fecha del 20/11/2015,
igualmente se confirmo con la OAP y no se
18/04/2016: Boletín No.14 tiene este documento en proceso de revisión.
4/18/2016
de 2016
04/08/2016: Con fecha 23/06/2016 fue
aprobado el procedimiento PRO-AU-10-03
Atención de PQRS, el cual fue enviado por
correo electrónico a los funcionarios y
contratistas del IDEP desde el SIG y se
encuentra publicada en Maloca AulaSIG
14/03/2016: Se emitió por parte de la Directora

General, la Resolución No. 11 del 11 de febrero
N/A 1/12/2016 de 2016, por la cual se desigana el Defensor
del Ciudadano, teniendo los lineamientos
emitidos en el Decreto 392 de 2015.
15/03/2016: Se encuentra pendiente de realizar
la reunión con el fin de articular las acciones de
participación ciudadana con el proceso de
atención al usuario
Acta de reunión 4/30/2016 19/05/2016: Se realizó reunión del 21 de abril
en el cual se estableció corresponsabilidad
entre la Subd Académica y la OAP para la
formulación de las estrategías de participación
ciudadana, en las cuales se incluye los
resultados de las encuestas.
18/04/2016 Formatos Se modificó, aprobo y publicó el proceso PRO-
actualizados: FT-AU-10-02 DIP-02-09 Participación Ciudadana con fecha
Herramienta de de aprobación 29/04/2016.
Identificación de
Necesidades y Expectativas 20/05/2016: Revisado en Maloca Aula SIG, se
de los Usuarios y Usuarias evidencia FT-AU-10-03 fue actualizado y se
4/18/2016
del IDEP encuentra publicado con fecha de aprobación
FT-AU-10-03 Encuesta de del 14/03/2016
satisfacción de usuarias y
usuarios del IDEP
FT-AU-10-04 Evaluación de
eventos IDEP
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
0 0
0 0
6 6
5 7
11 13
IMIENTO OFICINA DE CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO
http://www.idep.edu.co/?
q=content/participaci%C3%B3n-
19/05/2016: Alix del
ciudadana
Pilar Hurtado P.
Cerrada
04/08/2016: Alix del
ciudadana
Pilar Hurtado P.
Acciones formuladas en DIC-01
19/05/2016: Alix del
ciudadana
Pilar Hurtado P.
Cerrada
04/08/2016: Alix del
ciudadana
Pilar Hurtado P.
Acciones formuladas en DIC-01
http://www.idep.edu.co/sites/default/fil 19/05/2016:Diana
Cerrada
es/PAAC%202016.pdf Ruiz Jefe OCI
19/05/2016: Diana
Ruiz
Actas correspondientes Cerrada
04/08/2016: Alix del
Pilar Hurtado P.
Maloca Aula SIG

http://www.idep.edu.co/sites/default/fil
es/PRO-AU-10-03%20Atenci
%C3%B3n%20a%20PQRS.pdf
19/05/2016: Alix del
Maloca Aula SIG
Pilar Hurtado P.
Cerrada
04/08/2016: Alix del
%C3%B3n%20de%20PQRS
Pilar Hurtado P.
%20v6..pdf#overlay-
context=content/au-10-proceso-de-
atenci%25C3%25B3n-al-usuario
%3Fq%3Dcontent/au-10-proceso-de-
Maloca Aula SIG

%C3%B3n%20a%20PQRS.pdf
19/05/2016 Alix del
Maloca Aula SIG
Pilar Hurtado P.
Cerrada
04/08/2016: Alix del
%C3%B3n%20de%20PQRS
Pilar Hurtado P.
%20v6..pdf#overlay-
context=content/au-10-proceso-de-
%3Fq%3Dcontent/au-10-proceso-de-
Resolución No. 11 de 2016

19/05/2016: Alix del
Página web link defensor del Cerrada
Pilar Hurtado P.
Ciudadano
Malaoca Aula SIG
es/PRO-DIP-02-09%20Participaci
15/03/2016: Alix del
%C3%B3n%20Ciudadana
Pilar Hurtado P.
%20v3.pdf#overlay-
Cerrada
context=content/dip-02-proceso-de-
20/05/2016: Alix del
direcci%25C3%25B3n-y-planeaci
Pilar Hurtado P.
%25C3%25B3n%3Fq
%3Dcontent/dip-02-proceso-de-
direcci%25C3%25B3n-y-planeaci
%25C3%25B3n
Maloca Aula SIG
20/05/2016 Alix del
es/FT-AU-10-03%20Encuesta%20de Cerrada
Pilar Hurtado P.
%20satisfacci%C3%B3n%20de
%20usuarios%20y%20usuarias
%20del%20IDEP.pdf
PROCESO:
GESTIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDA
DO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIE
NTO PLAN DE
MEJORAMIE
NTO
Con FECHA DE
FUENTE DEPENDENCIA HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
s. (dd/mm/aaaa)
No se evidencia en los expedientes
contractuales de los contratistas de apoyo,
el paz y salvo de entrega de inventarios, el
cual debe ser soporte para el último pago,
de acuerdo a lo establecido en la actividad:
"El funcionario y/o contratista deberá hacer
Auditorías SAFYCD-Servicios
12 Internas Generales
6/30/2016 entrega de los bienes cargados en sus
inventarios mediante el formato FT-GRF-11-
15 Paz y salvo para la entrega de
inventarios de funcionarios y/o contratistas,
el cual servirá como soporte a Tesorería
para el pago de liquidación y/o último
desembolso en cada caso", del
procedimiento PRO-GRF-11-03 Inventario.
Esto evidencia el incumplimiento de la

directiva 003 de 2005
No se evidencia en su aparte:
cumplimiento a la política
de operación "El área de Servicios
Auditorías SAFYCD-Servicios “Al momento
Generales de la liquidación
reportará cada tres del
mesescontrato,
y
6/30/2016 además de tenerse en cuenta
consolidado anual sobre elemento deel
cumplimiento
consumo a losdel objeto
jefes comoy/o
de área tal, se deberá
tener presente que el contratista haya
Subdirectores"
efectuado la devolución de los bienes
entregados para el desarrollo del mismo; de
lo contrario, el interventor u ordenador del
gasto deberá dejar constancia para efecto
de tomar las medidas administrativas y
jurídicas a que
Se identifica quehaya lugar.”
algunas actas de comités
del proceso se suscriben hasta más de dos
meses después de la celebración de los
mismos, lo que incide en el valor probatorio
Auditorías SAFYCD-Servicios que para cualquier efecto estas poseen, en
6/30/2016
caso de ser requeridas para evidenciar
toma de decisiones o identificar el
cumplimiento de funciones del comité.
Ejemplo: Acta No. 1 del 17/03/2016,
suscrita el 24 de Mayo de 2016.
El indicador del proceso de Gestión de

Recursos Físicos, denominado
“Oportunidad en la atención a solicitudes de
recursos físicos”, no mide cumplimiento de
Auditorías SAFYCD-Servicios estándar de tiempos como lo establece su
6/30/2016
objetivo “Medir la oportunidad en la
atención de solicitudes de recursos físicos
de las diferentes áreas de la entidad” ya
que su fórmula, se refiere a cumplimiento
de atención a solicitudes recibidas.
De la gestión de riesgos del proceso se
materializaron los siguientes:
*Pérdida de bienes del inventario del
Instituto. (Perdida de equipos de cómputo y
de comunicaciones)
6/30/2016 *No realizar el procedimiento de baja de
manera oportuna.
Por lo que se requiere revisar el riesgo
residual que hoy se encuentra valorado en
zona baja, reformulando e incluyendo todos
los controles para evitar su reincidencia.
Se da uso al formato FT-GRF-11-10

"Solicitud de Movimiento de inventario
traslado de bienes y/o elementos a cargo-
6/30/2016 Área de Servicios Generales", sin embargo
dentro del formato no de evidencia el ítem
para el registro de la fecha de
diligenciamiento del mismo.
La política de Operación Item No. 6- GRF-

GT-11-02 INGRESOS que señala "El
supervisor de los contratos y/o Carta de
Aceptación de la Oferta, deben revisar y
certificar las especificaciones técnicas,
calidad y funcionalidad de los elementos."
En la actualidad para dar cumplimento a
esta política el supervisor diligencia el
formato Cod.FT-GC-08-44 “ Concepto del
supervisor sobre el informe de avance del
contrato", en el cual se relaciona las
obligaciones especificas y productos
pactados, con el fin de autorizar el pago al
contratista.
Auditorías SAFYCD-Servicios Por lo anterior, se recomienda o ajustar la
6/30/2016
política referenciando el Concepto de
supervisor para ingreso en almacén o
diseñar un formato más apropiado, a fin de
que el supervisor certifique puntualmente si
las especificaciones técnicas, calidad y
funcionalidad de los elementos, que se van
a adquirir y a ingresar al almacén, son o no
las requeridas y solicitadas.
La política de Operación Item No. 6- GRF-
GT-11-02 INGRESOS que señala "El
supervisor de los contratos y/o Carta de
Aceptación de la Oferta, deben revisar y
certificar las especificaciones técnicas,
calidad y funcionalidad de los elementos."
En la actualidad para dar cumplimento a
esta política el supervisor diligencia el
formato Cod.FT-GC-08-44 “ Concepto del
supervisor sobre el informe de avance del
contrato", en el cual se relaciona las
obligaciones especificas y productos
pactados, con el fin de autorizar el pago al
contratista.
Por lo anterior, se recomienda o ajustar la
política referenciando el Concepto de
supervisor para ingreso en almacén o
diseñar un formato más apropiado, a fin de
que el supervisor certifique puntualmente si
PROCESO GESTIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 25
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 29
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 20
ACCIONES
CERRADAS 1
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 8
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 8
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 29
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 29
L HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Ejecutar las actividades descritas

en el Plan Anual de inventarios
teniendo en cuenta la verificación
física
de los bienes y recursos a cargo
de las dependencias de la
entidad y funcionarios que se
desempeñen en ellas, teniendo
en cuenta la RESOLUCIÓN 001
DE 2001, el cual concluya con un
informe final y con un inventario
definitivo.
Dentro del Procedimiento de
Recursos Físicios se encuentra
el Formato FT-GRF-11-15 Paz
y Salvo para la entrega de Solicitar la actualización de la política
inventarios de funcionarios y/o del Procedimiento Contractual, por
contratista, desde el Area de parte del Lider de este proceso en el
Servicios Generales se generá que se incluya que el Formato FT-
No conformidad
y se entrega fotocopia a GRF-11-15 Paz y Salvo para la
Tesorería. entrega de inventarios de funcionarios
y/o contratista, debe hacer parte del
No esta contemplado el expediente contractual.
requerimiento de este formato
en los procedimientos de
contratación.
Teniendo en cuenta que las

áreas realizan solciitud de
elemento de acuerdo a la
necesidad de estos, y que esta Solicitar el ajuste de la política de
No conformidad información se puede consultar operación en el procedimeinto de
desde el aplicativo SIAFI por INVENTARIOS.
Centros de Costos, no se ve la
necesidad de generar estos
reportes.
Elaborar y suscribir las actas del

No se procedío a la recolección Comité de Inventarios en los tiempos
No conformidad
de las respectivas firma. que determina el acto administrativo
de este comité.
Las solicitudes responden a

Revisar y ajustar el indicador de
demandas irregulares de las
No conformidad acuerdo a los requerimientos
dependencias y no se tiene un
institucionales, con la OAP.
tiempo estandar.
Se presentaron situaciones por Revisar y ajustar la valoracion de
variables en la gestion de probabilidad e impacto de los riesgos
No conformidad
procesos que provocaron la del proceso y los controles
materializacion de estos. relacionados, con la OAP
Solicitar la modificación del formato

En el formato no existe la FT-GRF-11-10 Solicitud de moviento
Observación
casilla de fecha de solicitud. de bienes y/o elementos, incluyendo
la casilla de la fecha.
Solicitar la actualización de la política

del Procedimiento Contractual, por
parte del Lider de este proceso el
formato FT-GC-08-44 en el que se
incluya que se describan las
Observación
especificaciones técnicas, calidad y
funcionalidad de los elementos, que
se van a adquirir y a ingresar al
almacén, son o no las requeridas y
solicitadas, dentro del formato.
PLAN DE MEJORAMIENTO PO
CORRECCIONES 1
ACCION PREVENTIVA 16
ACCION DE MEJORA 2

GESTIÓN
SGC 24 S&SO 0 TOTAL
SCI 3 SGSI 0
29
SGA 0 SIGA 2
SRS 0
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
FUENTE DEL
TIPO DE SUBSISTEMA DEL ÓN DE LA
VERIFICABLE DE LA RESPONSA
ACCIÓN DE GESTIÓN RESPONS ACCIÓN
ACCIÓN BLE DE LA
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
Profesional
Universitario
Acción de Lilia Amparo 219-02
SGC Informe Final 8/31/2015
Mejora Correa Moreno Area de
Servicios
Generales
Profesional
Solicitud al Lider del Universitario
Acción Proceso de Contratación la Lilia Amparo 219-02
SGC 7/15/2016
Correctiva inclusión dentro de la Correa Moreno Area de
política de Operación. Servicios
Generales
Profesional
Universitario
Acción Procedimiento actualizado y Lilia Amparo
SGC - Área de 7/15/2016
Correctiva adoptado Correa Moreno
Servicios
Generales
Profesional
Actas elaboradas, firmas y Universitario
Acción Lilia Amparo
SCI archivadas en el marco de - Área de 7/15/2016
Correctiva Correa Moreno
la politicas de las TRD Servicios
Generales
Profesional
Universitario
Lilia Amparo
Corrección SGC Indicador - Área de 7/15/2016
Correa Moreno
Servicios
Generales
Profesional
Universitario
Acción Matriz de riesgos y Lilia Amparo
SCI - Área de 7/15/2016
Correctiva controles del proceso Correa Moreno
Servicios
Generales
Profesional
Formato FT-GRF-11-10
Universitario
Acción Solicitud de movimento de Lilia Amparo
SGC - Área de 7/15/2016
Preventiva bienes y/o elementos Correa Moreno
Servicios
actualizado
Generales
Profesional
FT-GC-08-44 Concepto del Universitario
Acción Lilia Amparo
SGC supervisor sobre el informe - Área de 7/15/2016
Preventiva Correa Moreno
de avance del contrato. Servicios
Generales
MIENTO POR PROCESO
ABIERTAS
AÑO
0
2011
0
2012
3
2013
0
2014
3
TOTALES
INICIO FIN
(dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO
a) )
30/08/2015 Pendiente de inicio

24-11-2015: Se encuentra en desarrollo el plan anual de inventarios
vigencia 2015, mediante comunicación 2249 del 20-11-2015 se solicitó
avance de plan anual de inventarios y reformulación de ser casdo de
fechas a la profesional con funciones sobre el referente, no obstante lo
anterior se solicita la actualización de la fecha de cierre para el 31-12-
2015
29-2-2016: Se realizó el plan anual de inventarios con la toma física y
verificación del 100% de los bienes en servicio y en bodega. Se solicita el
cierre de la acción.
11/05/2016: Se realizó el plan anual de inventarios con la toma física y
verificación del 100% de los bienes en servicio y en bodega. Se solicita el
cierre de la acción, toda vez que se cuenta con inventario definitivo. El
plan de inventario se encuentra en ejecución y con corte a 29 de abril se
preparan los conceptos para elaborar los proyectos de resolución de
bajas.
12/10/2016: Se suscribieron las Resoluciones No. 149 del 30 de
septiembre de 2016 "Por la cual se autoriza dar de baja un (1) software y
setenta y ocho (78) licencias clasificados como obsoletos y que se
10/31/2015 11/30/2015 encuentran en los inventarios del IDEP". y 150 del 30 de septiembre de
2016 "Por la cual se autoriza y se formaliza la baja definitiva de los
bienes que se transfirieron en la vigencia 2003 a la Secretaría de
Educacion del Distrito y que se encuentran registrados en los inventarios
del IDEP"
20/01/2017: Mediante Acta de Comité de Inventarios No. 03 del 23 de
noviembre de 2016 se presentó el Plan de Inventarios para la vigencia
2016.
7/04/2017: Mediante Acta de Comité de Inventarios No. 01 del 14
de febrero de 2017 se presentó el Informe del Inventarios de la
vigencia 2016.
07/04/2017 Como responsable del Area de Servicos Generales se
creo el formato descrito en este hallazgo, pero le corresponde al
Iider del Proceso de Contratación solicitar la inclusión dentro de la
política de operación. Hallazgo que debe culminar otro poceso.
7/15/2016 10/30/2016
20/01/2017: Se solicitará el ajuste de la política de operación en el

procedimeinto de INVENTARIOS dentro del tercer trimestre de 2017.
7/15/2016 10/30/2016 07/04/2017: Se solicitará el ajuste de la política de operación en el
procedimeinto de INVENTARIOS dentro del segundo trimestre de
2017.
20/01/2017: A 31 de Diciembre la Actas de Comité de Inventarios de la

vigencia 2016 se encuentran debidamente suscritas y archivadas.
7/15/2016 12/31/2016 07/04/2017: El Acta de Comité de Inventarios No. 1 del 2017 se
encuentran proyectada pendiente de pasar a los integrantes para
su aprobación y firma.
20/01/2017: Se Solicitará el ajuste del indicador durante el primer

7/15/2016 12/31/2016 07/04/2017: Se Solicitará el ajuste del indicador durante el
segundo trimestre de 2017.
20/01/2017: Se revisará y ajustará la valoracion de probabilidad e
impacto de los riesgos del proceso y los controles relacionados con la
OAP durante el primer trimestre de 2017.
7/15/2016 12/31/2016 07/04/2017: Se revisará y ajustará la valoracion de probabilidad e
impacto de los riesgos del proceso y los controles relacionados
con la OAP durante el segundo trimestre de 2017.
20/01/2017: Se solicitará la modificación del formato FT-GRF-11-10

Solicitud de moviento de bienes y/o elementos, incluyendo la casilla de
la fecha.
7/15/2016 12/31/2016 07/04/2017: Se solicitará la modificación del formato FT-GRF-11-
10 Solicitud de moviento de bienes y/o elementos, incluyendo la
casilla de la fecha durante el segundo trimestre del 2017
07/04/2017 Como responsable del Area de Servicos Generales se

creo el formato descrito en este hallazgo, pero le corresponde al
Iider del Proceso de Contratación solicitar la inclusión dentro de la
política de operación.
7/15/2016 12/31/2016
Dentro de los conceptos de supervisión de los contratos a mi
cargo se esta describiendo las obligaciones de cada contrato, se
puede evidenciar en los expedientes contractuales.
CERRADAS
ES
0 0
0 4
9 0
10 2
19 6
ER DEL PROCESO
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
24-11-2015
Comunicación
2249 del 20-11-
2015
29-2-2016
Soportes de
avance de plan
inventarios 2015.
30/08/2015
Informe
24-11-2015
12/10/2016
29-2-2016
Resoluciones 149 y
11/05/2016
159 de 2016
20/01/2017
20/01/2017 Acta
No. 3 Comité de
inventarios
07/04/2017 Acta
No. 1 de 2017
Comité de
inventarios
1/20/2017
1/20/2017
Carpeta de Actas
de Comité de 1/20/2017
Inventarios 2017
1/20/2017
1/20/2017
1/20/2017
1/20/2017
TOTAL
12
12
28
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL
02/12/2015: Se encuentra en desarrollo el Paln Anual de Inventarios vigencia 2015.

21/01/2016: Continúa en desarrollo el Plan Anual de Inventarios, la profesional de Inventarios informa que el Acta de
Comité de inventarios No. 4, de fecha 18/12/2015, se encuentra en borrador y que en la misma se acordó finalizar
entre los meses de enero y febrero de 2016.
15/03/2016: Con corte a 29/02/2016, esta acción se viene desarrollando conforme a plan y de acuerdo a lo
trnasmitido finalizará cuando se ejecute la última actividad asociada a bajas que quedó incluida en plan. Continúa
abierta.
20/05/2016: Teniendo en cuenta el reporte por parte de la Profesional encargada de Servicios Generales y la revisión
de los soportes correspondientes, se reporta que cuenta con 19 actividades programadas en el Plan de Inventarios
aprobado en octubre de 2015, se ha dado cumplimiento a 12 actividades completas que equivalen a un 63.16% . Se
preparan los conceptos para elaborar los proyectos de resolución de bajas, en consecuencia, continúa abierta.
04/08/2016: Continúa igual, no se presentó seguimiento a los avances realizados en esta acción.
03/11/2016: No es necesario
03/11/2016: Si bien dentro del seguimiento del líder del proceso se relacionan las dos Resoluciones de baja No. 149
del 30 de Septiembre de 2016 "Por la cual se autoriza dar de baja un (1) software y setenta y ocho (78) licencias
clasificados como obsoletos y que se encuentran en los inventarios del IDEP". y 150 del 30 de Septiembre de 2016
"Por la cual se autoriza y se formaliza la baja definitiva de los bienes que se transfirieron en la vigencia 2003 a la
Secretaría de Educacion del Distrito y que se encuentran registrados en los inventarios del IDEP", no existe
evidencia del Acta de Comité de Inventarios con la actualización del Plan Anual de Inventarios Definitivo con su
respectivo Informe Final.
27/01/2017: Se evidencia Acta de Comité de Inventarios #3 de 2016, donde se presenta y se aprueba por parte de
los miembros del comité el Plan de Inventarios para la vigencia 2016, sin embargo tal como lo plantea la acción, se
finaliza con el Informe Final de inventarios y la presentación del Inventario definitivo, por esta razón continúa abierta
la acción.
21/04/2017: No presenta avance
04/11/2016: No se reporta avance de la acción por parte del líder del proceso . Sin embargo se revisa actualización
de procedimiento PRO-GC-08-09 Contratacion Directa y este se encuentra actualizado del 06/10/2016 pero no se
evidencia tal política de operación.
27/01/2017: No se reporta avance de la acción por parte del líder del proceso. Sin embargo se revisa
actualización de procedimiento PRO-GC-08-09 Contratacion Directa y este se encuentra actualizado del 06/10/2016
pero no se evidencia tal política de operación. Por tal razón Continúa abierta.
21/04/2017: No se evidencia solicitud por parte del responsalbe de la acción, de la actualización de la política en el
proceso contractual, en donde se incluya que el Formato "FT-GRF-11-15 Paz y Salvo para la entrega de inventarios
de funcionarios y/o contratista", debe hacer parte del expediente contractual. ACCIÓN VENCIDA EL 30/10/2016.
04/11/2016: No se reporta avance de la acción por parte del líder del proceso. Sin embargo se revisa actualización
de procedimiento y este se encuentra actualizado del 15/12/2015.
27/01/2017: De acuerdo al seguimiento reportado por el líder del proceso se recomienda realizar esta acción dentro
del primer trimestre del 2017, debido a que la fecha de cierre venció desde el pasado 30/10/2016. Continúa Abierta.
21/04/2017: No se evindencia avances en la acción. CONTINÚA ABIERTA. SE ENCUENTRA VENCIDA EL

30/10/2016
27/01/2017: Se revisa expediente de Actas de comité de Inventarios:

Acta de Comité # 2 del 2016, comité celebrado el 23 de Septiembre de 2016 y acta elaborada el 25 de Octubre de
2016
Acta de Comité # 3 del 2016, comité celebrado el 23 de Noviembre de 2016 y acta elaborada el 25 de Octubre de
2016 (error de diligenciamiento), fechas que difieren de lo relacionado en la Resolución 158 de 2010: FUNCIONES
DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ "4. Elaborar el acta de cada sesión de comité, cuyo texto para
aprobación debe enviar vía correo electrónico institucional a cada participante dentro de los 3 días hábiles siguientes
a la fecha de realización correspondiente..."; por tal razón Continúa abierta.
21/04/2017: Una vez solicitado el expediente de actas del Comité de Inventarios, se informa por parte de la
Secretaria Técnica del Comité, que la fecha, no se encuentra firmada el acta No. 1 del Comité de Inventarios que se
realizó el 14/02/2017. ACCIÓN EL 31/12/2016.
27/01/2017: Una vez revisada la ficha del Indicador “Oportunidad en la atención a solicitudes de recursos físicos”, no
se ha realizado el ajuste del indicador. Continúa abierta.
21/04/2017: Revisado en Maloca el documento denominado " Indicadores de gestión IDEP con seguimiento a marzo
de 2017", se evidencia que el Indicador “Oportunidad en la atención a solicitudes de recursos físicos”, no se ha
realizado el ajuste correspondiente. CONTINÚA ABIERTA. Acción vencida el 31/12/2016.
27/01/2017: A la fecha, no se ha realizado la revisión y ajuste de la valoracion de la probabilidad e impacto de los
riesgos del proceso Gestión de Recursos Físicos y los controles relacionados. Continúa abierta.
21/04/2017: Revisado en Maloca AulaSIG el documento "Mapa de riesgos por proceso IDEP con seguimiento a 31
de marzo de 2017" , se observa que no se han realizado los ajustes a los riesgos del proceso de Gestión de
Recursos Físicos y los controles relacionados. CONTINÚA ABIERTA-VENCIDA. Acción vencida el 31/12/2016
27/01/2017: Revisado en Maloca AulaSIG, no se evidencia la modificación del formato FT-GRF-11-10, cuya última
versión es del 28/08/2014.
21/04/2017: No se evidencia avance en el desarrollo de la acción. ACCIÓN VENCIDA EL 31/12/2016
27/01/2017: No se reporta avance de la acción por parte del líder del proceso. Sin embargo, se revisa actualización
del formato FT-GC-08-44 Concepto del supervisor sobre el informe de avance del contrato, y su fecha de
actualización es del 11/09/2015
21/04/2017: No se evidencia solicitud por parte del responsable de la acción al líder del proceso contractual de la
actualización de las polítcas de operación y/o modificación del formato "FT-GC-08-44 Concepto del supervisor sobre
el informe de avance del contrato" en donde se dé cumplimiento a la acción planteada. ACCIÓN VENCIDA EL
31/12/2016.
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUIMEI
SEGUIMIENTO OCI
NTO
0 0
4 4
12 12
12 12
28 28
E CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN
EL HALLAZGO
02/12/2015: Ana Omaira Tarazona-

Profesional OCI
21/01/2016: Ana Omaira Tarazona
21/012016: Borrador
-Profesional OCI
Acta de Comité de
15/03/2016: Diana Karina Ruiz-
Inventarios, No. 4 de
Jefe OCI
fecha 18/12/2015.
20/05/2016: Ana Omaira Tarazona-
Abierta - Vencida
Profesional OCI
Seguimiento al Plan de
04/08/2016: Alix del Pilar Hurtado
Mejoramiento
P.
Institucional con corte
03/11/2016: Nadia Aixa Pineda
30 de abril de 2016.
Sarmiento-Contratista OCI
sarmiento-Contratista OCI
Abierta - Vencida
P.

sarmiento-Contratista OCI
Abierta - Vencida
P.

Expediente Actas de
Abierta - Vencida
comité de Inventarios
P.

http://www.idep.edu.co/sites/default/files/CMI_Indicadores_Corte_31_03_2017_1.pdf
Abierta - Vencida
P.
Mapa de riesgos por proceso IDEP
Abierta con seguimiento a 31 de marzo de 2017
- Vencida
P.
Maloca Aula SIG

q=content/grf-11-
proceso-de-gesti
Abierta - Vencida
%C3%B3n-de-recursos-
f
P.
%C3%ADsicos#overlay-
context=
http://www.idep.edu.co/? 27/01/2017: Nadia Aixa Pineda

q=content/gc-08-proceso- Sarmiento-Contratista OCI
de-gesti%C3%B3n- Abierta - Vencida
contractual#overlay- 21/04/2017: Alix del Pilar Hurtado
context= P.
PROCESO:
GESTIÓN TECNOLÓGICA
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO
DE PROCESOS
IR A
PROCEDIMIENT
O PLAN DE
MEJORAMIENTO
DATOS GENERALES DEL HALLAZG
FECHA DE
(dd/mm/aaaa)

6/18/2015
6/18/2015

6/18/2015
1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017
1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017
1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017

1/18/2017
1/18/2017
PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES
FORMULADAS
ACCIONES
R A MAPA CERRADAS
DE
PROCESOS ACCIONES
CERRADAS
CONDICIONAL
INFORME ACCIONES
SOLIDADO ABIERTAS/EN
ROCESOS DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/
VENCIDAS
CEDIMIENT
AN DE TOTAL ACCIONES
ORAMIENTO ABIERTAS
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TIPO DE HALLAZGO
Las hojas de vida de cada uno de los equipos a la fecha no

se encuentran actualizadas y su archivo no se clasifica por
equipo como lo manifiesta el procedimiento, sino en un
expediente consolidado de la totalidad de equipos del
Instituto, donde no se distingue cronología y lineamientos No conformidad
archivísticos implementados. Este hallazgo tiene una
recurrencia de acuerdo al desarrollo de Auditoría 2014 del
proceso, donde no se efectuaron acciones correctivas para
subsanar el hallazgo.
No se está dando cumplimiento a las actividades del
procedimiento PRO-GT-12-07 Levantamiento Inventario de
Hardware y Software y en particular revisado el reporte que
arroja la consola central del antivirus, no se encuentran No conformidad
actualizados la totalidad de los equipos. Esto se observó en
los equipos de funcionarios de planta temporal y la
contratista de nómina.
No se está dando cumplimiento a las actividades del

procedimiento PRO-GT-12-09 Monitoreo de uso de los
medios de almacenamiento, ajustado y actualizado desde
Diciembre de 2014, ya que no se ha elaborado el Plan de No conformidad
Monitoreo, no se han realizado las visitas a las estaciones
de trabajo y no se han tomado las acciones preventivas y/o
correctivas pertinentes.
Del contrato # 102 de 2015 cuyo objeto es la “Prestación de
servicio para realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos que conforman la plataforma
tecnológica del IDEP", y de acuerdo a la forma de pago del
contratista registrada en
la minuta del contrato, se encuentra pactado realizar cuatro
pagos iguales correspondientes al 25% del total del
contrato, en el desarrollo del contrato se evidencia la
generación de cuatro pagos desiguales que varían de
acuerdo a los mantenimientos preventivos realizados y dos
últimos pagos (en trámite de pago con radicado #1678 del
22 de Diciembre de 2016) correspondientes al suministro de No conformidad
repuestos, en los cuales se adjunta la misma factura #
E3729 por valor de
$2.294.480), cabe resaltar que la factura # E3729 radicada
por el contratista, no es la misma que se adjunta en el pago
radicado por el supervisor #E3729 por valor de $2.295.800.
Adicionalmente, A folio 318 del contrato # 102 de 2015, se
evidencia un Informe de los mantenimientos preventivos a
los equipos del IDEP, sin embargo en el título del cuadro
resumen habla del "Contrato No. 051 de 2015 suscrito entre
Defensa Civil y Comunicaciones e Informática SAS", el
contenido del cuadro si corresponde a
equipos del IDEP.
Dentro de las Hojas de Vida de los equipos suministradas
por el referente técnico, no existe evidencia de los
mantenimientos preventivos ni correctivos realizados a
losmismos, lo que difiere de la actividad No. 3 "Ejecutar los
mantenimientos preventivos"
Observaciones: Realizar el mantenimiento y diligenciar los
No conformidad
formatos propios, adjuntando copia en la hoja de vida del
respectivo equipo. Por otra parte, respecto a las hojas de
vida de software y hardware suministradas a la Oficina de
Control Interno para su revisión, se evidencia un
levantamiento del 42% del total de infraestructura
tecnológica del Instituto.
Se identificaron errores en la actualización del

procedimiento "PRO-GT-12-05 MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS", ya que no fue
actualizado el consecutivo de las actividades, eliminando
aquellas que daban cuenta del cumplimiento de la política
de operación "El mantenimiento preventivo y correctivo No conformidad
no aplica para los equipos en garantía. En caso de que
éstos presenten fallas, se diligenciará el formato FT-GT-12-
07 Reporte de garantías de equipos y se adelantará el
trámite correspondiente".
No se está dando cumplimiento a la periodicidad del Comité

Directivo de Sistemas, Informática y de seguridad de la
información, de acuerdo a la Resolución 159 de 2009 en
donde se establece "El comité Directivo de Sistemas,
Informática y de seguridad de la información sesionará No conformidad
mínimo una vez cada tres meses con al menos 4 de sus
miembros".
Se evidenció una vez revisado el listado de usuarios que
arroja SIAFI, que no se está realizando la depuración de
usuarios que se han retirado del IDEP, dado que se
encuentran exfuncionarios del IDEP con roles activos
(aproximadamente 51 exfuncionarios). Con lo anterior no se
está dando cumplimiento a la política de operación del No conformidad
procedimiento PRO-GT-12-02 Asignación de usuarios "Se
realizará una depuración periódica de cuentas de correo
electrónico y de usuarios de dominio teniendo en cuenta las
personas retiradas del Instituto".
No se está dando cumplimiento a la política de operación

del procedimiento PRO-GT-12-02 Asignación de usuarios
"Los usuarios de SIAFI son exclusivos de la planta de
personal del Instituto", teniendo en cuenta que revisados los
formatos FT-GT 12-09 hojas de vida de computador –
actualización de datos correspondientes a 16 contratistas, No conformidad
se evidencia que tienen registrado como software
específico el aplicativo SIAFI. Igualmente al revisar los
usuarios de SIAFI, se identifican contratista con asignación
de roles.
No se está dando cumplimiento a la Política de operación

del procedimiento PRO-GT-12-02 Asignación de usuarios
"Es responsabilidad del Jefe Inmediato y/o supervisor de
contrato notificar al área de sistemas el retiro del servidor
público para suspender el respectivo usuario", dado que no
se está notificando al responsable de sistemas el retiro de No conformidad
funcionarios y/o contratistas para que se proceda a
suspender las cuentas de los usuarios.
No se está dando cumplimiento por parte de los

funcionarios y contratistas del IDEP a la Política de
operación del procedimiento PRO-GT-12-04 PROTECCION
DEL
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN. "Todos los servidores
del Instituto deben cargar los documentos de gestión
procesados durante el mes a la unidad de red Z;
solamente se deberán respaldar los documentos y archivos No conformidad
generados en función de sus labores", ni tampoco de la
política de operación “Las copias de seguridad de los
equipos de escritorio se podrán realizar a través de la red
siempre y cuando se cumpla la política de operación
anterior".
No se está dando cumplimiento de la actividad "1.

Programar la fecha en que se realizará el levantamiento del
inventario", del procedimiento PRO-GT-12-07
Levantamiento de Inventarios de Hardware y Software, lo
anterior teniendo en cuenta de acuerdo al procedimiento el
inventario se levantará de acuerdo a la programación de las No conformidad
fechas de mantenimiento preventivo y correctivo de los
equipos que conforman la plataforma tecnológica del IDEP.
No se identificó en el Sistema de información SIAFI u otro
medio, la remisión por parte del IDEP a la Alta Consejería
No conformidad
Distrital de TIC para su revisión y aprobación,
como lo establece la actividad 4 del procedimiento.
No se evidencia el uso de los siguientes formatos:

- FT-GT-12-12 HOJA DE VIDA IMPRESORAS
ACTUALIZACION DE DATOS: No se evidencia su
utilización, ya que no fueron entregas de acuerdo a solicitud
de
expedientes en el marco de la Auditoria del Proceso de
Gestión Tecnológica enviada por correo electrónico el
19/12/2016.
- FT-GT-12-16 CONTROL DE BACKUPS Y REVISIÓN DE
SERVIDORES: Revisado expediente rotulado "Control de No conformidad
Backups vigencia 2012 - 2015", y se evidencia el
diligenciamiento del mismo.
- FT-GT-12-17 REPORTE MANTENIMIENTO EQUIPOS no
se evidencia su utilización, igualmente no se encuentra
asociado al proceso de Gestión Tecnológica
- FT-GT-12-18 REPORTE MANTENIMIENTO
IMPRESORAS: no se evidencia su utilización, igualmente
no se encuentra asociado al proceso de Gestión
Tecnológica.
La actividad 3 del procedimiento PRO-GT-12-07
Levantamiento de Inventarios de Hardware y Software, no
fue posible evaluar su "Punto de control: Comparar las
características descritas en la hoja de vida inicial vs. la hoja
de vida que se está diligenciando", teniendo en cuenta que
no se aporta un expediente en donde se
encuentre un inventario inicial con el cual se pueda
comparar las características descritas en las hojas de vida
de cada equipo; así mismo no se evidencia la actualización No conformidad
de los
inventarios de hardware y software de la plataforma
tecnológica en medio físico, teniendo en cuenta que no se
aporta un expediente consolidado. Respecto a la
información en medio magnético, no se evidencia la
totalidad de los inventarios de los equipos (evidenciados:
Diciembre 2015 =51; Abril 2016 = 64; Junio 2016 = 61 y
Octubre 2016 = 63).
Una vez realizado un muestreo comparativo (16 equipos)

entre el Listado de equipos a los cuales se les realizado
mantenimiento preventivo (reportados en el contrato No.
102 de 2015 a lo largo de los 4 Mtos realizados), el
Histórico de bienes en SIAFI y la Planilla de recolección de
inventario anual diligenciada por cada usuario, se
evidenciaron diferencias relacionadas con:
1. La marca del equipo registrada en SIAFI vs HV y Planilla No conformidad
2. Equipos evidenciados en el Histórico de bienes en SIAFI
y no en la Planilla de recolección de inventario
3. Se identificaron equipos a los cuales se les realizó
102-2015) y no aparecen registrados en el Histórico de
bienes en SIAFI ni en la Planilla de recolección de
102 de 2015 a lo largo de los 4 Mtos realizados), el
Histórico de bienes en SIAFI y la Planilla de recolección de
inventario anual diligenciada por cada usuario, se
evidenciaron diferencias relacionadas con:
1. La marca del equipo registrada en SIAFI vs HV y Planilla No conformidad
2. Equipos evidenciados en el Histórico de bienes en SIAFI
y no en la Planilla de recolección de inventario
3. Se identificaron equipos a los cuales se les realizó
102-2015) y no aparecen registrados en el Histórico de
bienes en SIAFI ni en la Planilla de recolección de
inventario, ni reposa la Hoja de vida del equipo.
PLAN
ME DE SEGUIMIENTO DEL
ACCIONES FORMULAD
O GESTIÓN TECNOLÓGICA
28 CORRECCIONES
33 ACCION PREVENTIV
11 ACCIÓN CORRECTIV
1 ACCION DE MEJOR
ACCIONES FORMULAD
16 GES
5 SGC 0
21 SCI 0
37 SGA 0
29 SRS 0
FORMULACI
SUBSISTE
ANÁLISIS DE CAUSAS MA DE
HALLAZGO ACCIÓN
GESTIÓN
Realizar la actualizacion de hojas de vida de

los equipos teniendo en cuenta los ultimos
Sobrecarga Laboral Corrección SGSI
movimientos de los puestos de trabajo del
instituto.
Realizar la actualizacion de hojas de vida de
los equipos teniendo en cuenta los ultimos
Sobrecarga Laboral Corrección SGSI
movimientos de los puestos de trabajo del
instituto.
Revisar la documentación asociada al

proceso Gestión Tecnológica con el fin de Acción de
Sobrecarga Laboral SGSI
cumplir con lo establecido para Monitoreo Mejora
del uso del Software
Revisar el el formato FT-GC-08-24
INFORME DE AVANCE Y/O ACTIVIDADES
No se diligencia de forma correcta DEL CONTRATISTA y el FT-GC-08-44
los formatos FT-GC-08-24 CONCEPTO DEL SUPERVISOR SOBRE EL
INFORME DE AVANCE Y/O INFORME DE AVANCE DEL CONTRATO y Acción
ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA proponer los ajustes correspondientes a la Correctiva
SGSI
y el FT-GC-08-44 CONCEPTO DEL Oficina Jurídica, una vez se realice su
SUPERVISOR SOBRE EL aprobación realizar la socialización en SIG y
INFORME DE AVANCE DEL coordinar con la OAJ el fortalecimiento de
CONTRATO procesos de inducción y reinducción para el
respeco de el total de obligaciones ejercicio de la supervisión de los contratos.
descritas en el contrato.
Adicionalmente el formato no
continene un item en el que se
relacione la forma de pago pactada
Realizar una lista de verificación que la
para evidencia que se està
información de los documentos asociados al
cumpliendo con esta programación. Acción
proceso de supervisión de los contratos de SGSI
Correctiva
Gestión Tecnológica sea veraz, coherente y
correcta.
Revisar el procedimiento PRO-GT-12-05

Mantenimientos preventivos y correctivos y Acción de
SGSI
los formatos asociados, realizar los ajustes Mejora
No se está cumpliendo con lo pertinentes y socializarlo.
establecido en el procedimiento
PRO-GT-12-05 Mantenimientos
preventivos y correctivos y los
formatos asociados. Revisar para su ajuste la política de
monitoreo, procedimiento y formatos Acción de
SGSI
asociados al plan de monitoreo anual de uso Mejora
de recursos tecnológicos.
No se está cumpliendo con lo

establecido en el procedimiento
Mantenimientos preventivos y correctivos y Acción
PRO-GT1205 Mantenimientos SGSI
los formatos asociados, realizar los ajustes Correctiva
preventivos y correctivos y los
pertinentes y socializarlo.
formatos asociados.
Los temas a tratar en el tercer

trimestre del año 2016 relacionados Verificar la pertinencia del Comité Directivo
con Tecnología fueron discutidos en de Sistemas y su posible integración con el Acción de
SGSI
el Comité Directivo por lo que no se Comité de Gobierno en Línea, Comité de Mejora
evidenció la necesidad de citar al Datos Abiertos y otros comites relacionados
Comité Directivo de Sistemas.
No se está cumpliendo con lo Revisar el procedimiento PRO-GT-12-02
establecido en el procedimiento ASIGNACIÓN DE USUARIOS y los formatos Acción
SGSI
PRO-GT-12-02 ASIGNACIÓN DE asociados, realizar los ajustes pertinentes y Correctiva
USUARIOS y formatos asociados. socializarlo.

SGSI

SGSI
Desconocimiento del procedimiento Revisar el procedimiento PRO-GT-12-04

PRO-GT-12-04 PROTECCION DEL PROTECCION DEL
Acción
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN y los SGSI
Correctiva
y formatos asociados por parte de formatos asociados, realizar los ajustes
los funcionarios del IDEP. pertinentes y socializarlo.
No existe un punto de control en la Revisar el procedimiento PRO-GT-12-07

actividad 1 del procedimiento PRO- Levantamiento de Inventarios de Hardware y Acción
SGSI
GT-12-07 Levantamiento de Software y los formatos asociados, realizar Correctiva
Inventarios de Hardware y Software. los ajustes pertinentes y socializarlo.
Verificar la pertinencia y veracidad de la
información del procedimiento PRO-GT-12-
08 FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO AL
PETIC, de acuerdo a la resolución 305 de
Desconocimiento del procedimiento Acción
2008 POLÍTICA DE PLANEACIÓN DE SGSI
PRO-GT-12-08. Correctiva
INFORMÁTICA PARA LA FORMULACIÓN Y
ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN y la
normatividad asociada.
Revisar el procedimiento GT-12-01-

ADMINISTRACIÓN DE SERVIDORES y
formatos asociados, realizar los ajustes
correspondientes y socializarlo.
Acción de
La revisión de los otros procedimientos y SGSI
Mejora
formatos correspondientes al proceso de
Gestión Tecnológica hacen parte de las
Existe desarticulación entre los acciones generadas por los hallazgos 2, 3,
formatos y los procedimientos 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12 y 13.
asociados al proceso Gestión de
Tecnología.
Revisar para su ajuste la política de

SGSI

Levantamiento de Inventarios de Hardware y Acción
SGSI
Software y los formatos asociados, realizar Correctiva
los ajustes pertinentes y socializarlo.
Desconocimiento del punto de
control establecido 3 del
procedimiento PRO-GT-12-07
Levantamiento de Inventarios de
Hardware y Software.
SGSI

Levantamiento de Inventarios de Hardware y Acción
SGSI
Software y los formatos asociados, realizar Correctiva
los ajustes pertinentes y socializarlo.
En el procedimiento PRO-GT-12-07
Hardware y Software, no está
establecido como entrada la
información registrada en SIAFI.
En el procedimiento PRO-GT-12-07
Hardware y Software, no está
establecido como entrada la
información registrada en SIAFI.
SGSI
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO
ES FORMULADAS (Por Tipo de Acción)
ORRECCIONES 3
CION PREVENTIVA 0 AÑO
IÓN CORRECTIVA 11 2011
CION DE MEJORA 19 2012
S FORMULADAS POR SUBSISTEMA DE

2013
GESTIÓN
S&SO 0 TOTAL 2014
SGSI 33 TOTALES
33
SIGA 0
FECHA DE
NOMBRE
CARGO FORMULACI
FUENTE DEL INICIO FIN
DEL ÓN DE LA
VERIFICABLE DE LA RESPONSA (dd/mm/aaa (dd/mm/aaaa
RESPONS ACCIÓN
ACCIÓN BLE DE LA a) )
ABLE (dd/mm/aaaa
ACCIÓN
)
Técnico
Operativo de
Cesar Linares 1/1/2015 7/31/2015
Sistemas
314/02
Técnico
Operativo de
Cesar Linares 1/1/2015 7/31/2015
Sistemas
314/02
Técnico
Documentación Ajustada Cesar Linares 12/10/2016 20/10/2016 30/11/2016
Operativo
Formato FT-GC-08-24
INFORME DE AVANCE Y/O
ACTIVIDADES DEL
CONTRATISTA y el FT-
Olga Lucía Jefe OAP y
GC-08-44 CONCEPTO DEL
Sánchez y técnico de 2/1/2017 7/4/2017 9/4/2017
SUPERVISOR SOBRE EL
Cesar Linares sistemas
INFORME DE AVANCE
DEL CONTRATO y registro
de solicitud a la OAJ.
Ingeniero
Lista de verificación Jaime Acosta contratista 2/1/2017 2/1/2017 3/1/2017
sistemas
Procedimiento PRO-GT-12-
05 Mantenimientos
preventivos y correctivos y
los formatos asociados.
Registro de la socialización
efectuada.
Ingeniero
Documentación Ajustada Jaime Acosta contratista 2/1/2017 6/1/2017 8/1/2017
sistemas
05 Mantenimientos
preventivos y correctivos y
los formatos asociados.
efectuada.

Acta de reunión del Comité
Directivo de Sistemas
Procedimiento PRO-GT-
12-02 ASIGNACIÓN DE
USUARIOS y los formatos
asociados.
efectuada.
asociados.
efectuada.
asociados.
efectuada.
12-04 PROTECCION DEL
INTERCAMBIO DE Olga Lucía Jefe OAP y
INFORMACIÓN y los Sánchez y técnico de 2/1/2017 4/3/2017 6/30/2017
formatos asociados. Cesar Linares sistemas
efectuada.
07 Levantamiento de
Inventarios de Hardware y Olga Lucía Jefe OAP y
Software y los formatos Sánchez y técnico de 2/1/2017 4/3/2017 6/30/2017
asociados. Cesar Linares sistemas
efectuada.
Procedimiento PRO-GT-12- Olga Lucía Jefe OAP y
08 FORMULACIÓN Y Sánchez y técnico de 2/1/2017 4/3/2017 6/30/2017
SEGUIMIENTO AL PETIC. Cesar Linares sistemas
Procedimiento GT-12-01-
ADMINISTRACIÓN DE
SERVIDORES y fortmatos
asociados.
efectuada.
Ingeniero
sistemas
07 Levantamiento de
efectuada.
Ingeniero
sistemas
07 Levantamiento de
efectuada.
Ingeniero
sistemas
ESO
ACCIONES VIGENC
CERRADAS
ES
0 0 0
0 12 13
0 2 1
0 11 1
0 25 15
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
Despues de realizado el último mantenimiento preventivo en

diciembre de 2015, se encuentra en actualización y
organización de las hojas de vida de los equipos.
Se actualizaron las hojas de vida de los equipos que se van a

dar de baja y los equipos antiguos, queda pendiente los demás
equipos.
30/04/2016 Se actualizaron el 100% de las hojas de vida de los

equipos a dar de baja según el resultado del plan de inventarios
30/04/2016 Hoja de vida
2015. Se solicita el cierre de la acción. 15/01/2016
de equipos a dar de
baja.
A la fecha se encuentran organizadas las carpetas de los 29/02/2016
12/10/2016
equipos adquiridos antes del año 2015 (equipos en uso y para
Expedientes Equipos.
dar de baja) 30/04/2016
Servidor de la Entidad
Se cuenta con la información de cada equipo de cómputo
17/04/2017: Hojas de
requerida para la actualización de las hojas de vida derivada de
Vida de los equipos
dos manteminiemtos preventivos realizados en el segundo
diligenciadas. Area de
trimestre de 2016. El avance en la actualización de las hojas de 17/04/2017
Sistemas de la OAP
vida será reportado en el próximo seguimiento del plan de
mejoramiento y será archivada en el expediente de cada equipo
de computo.
24/01/2017: a la fecha, se han diligenciado 47 de 65 hojas de
vida de los equipos del Idep.
17/04/2017: a la fecha se finalizó el diligenciamiento de las
hojas de vida de los equipos faltantes del IDEP. Se detectó
dentro de la revisión del procedimiento una oportunidad de
mejora para el levantamiento y actualización de la información
de la hoja de vida de los equipos.
Despues de realizado el último mantenimiento preventivo en
diciembre de 2015, se encuentra en actualización y
organización de las hojas de vida de los equipos. Se realizó el
levantamiento lógico de los equipos del Intituto pero se
encuentra en actualización física en las hojas de vida de cada
equipo.
Se actualizaron las hojas de vida de los equipos que se van a

dar de baja y los equipos antiguos, queda pendiente los demás
equipos.
30/04/2016: Se solicita la unificación con la acción numero 17. 15/01/2016

30/04/2016 Hoja de vida
Se actualizaron el 100% de las hojas de vida de los equipos a
de equipos a dar de
dar de baja según el resultado del plan de inventarios 2015. Se 29/02/2016
baja.
solicita el cierre de la acción.
12/10/2016
12 de octubre de 2016: 30/04/2016
Servidor de la Entidad
Se cuenta con la información de cada equipo de cómputo
Software Winaudit
requerida para la actualización de las hojas de vida derivada de
17/04/2017: Hojas de
dos manteminiemtos preventivos realizados en el segundo
Vida de los equipos
trimestre de 2016. El avance en la actualización de las hojas de
vida será reportado en el próximo seguimiento del plan de
Sistemas de la OAP
mejoramiento. 17/04/2017
Se aclara que el levantamiento de información ya no se realiza
con la consola del antivirus sino con un software libre "Software
Winaudit"el cual genera la información en tiempo real
24/01/2017: en concordancia con la actualización de las hojas
de vida de los equipos, también se encuntra el inventario de
tecnología para 47 de 63 equipos.
24/01/2017: Se revisó el PRO-GT-12-09 encontrando la

pertiencia de su eliminación. Las actividades de revisión del uso
Acta de reunión del
del Software instalado en los equipos y la desinstalación de
20/01/2017
software no autorizado que estaban en el procedimiento
47 hojas de vida de
eliminado corresponden a las actividades 2 y 3 del
equipos
procedimiento PRO-GT-12-07. el cual no requiere modificación
47 registros de
y se está aplicando correctamente. Por lo anterior, se solicita el
inventario de equipos 4/17/2017
17/04/2017: Hojas de
Vida de los equipos
Sistemas de la OAP
17/04/2017: Para corregir lo sucedido y evitar que vuelva a
17/04/2017 Ver estudios
presentarse, en el año 2017, para los contratos de
previos de los procesos
mantenimiento, de aire acondicinado y tecnología se revisaron
de mantenimiento, de
los formatos FT-GC-08-24 INFORME DE AVANCE Y/O
aire acondicinado y 4/17/2017
ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA y el FT-GC-08-44
tecnología, los cuales
CONCEPTO DEL SUPERVISOR SOBRE EL INFORME DE
quedarán publicados en
AVANCE DEL CONTRATO, proponiendole realizar los ajustes
el Portal SECOP.
correspondientes a la Oficina Jurídica, los cuales se hicieron.
17/04/2017: Una vez verificado los procedimientos y los

formatos de supervisión de contratos, se evidencia que no es
No se requiere lista de
necesario tener formatos adicionales, como listas de verificación
verificación o formatos 4/17/2017
para soportar las actividades de supervisión, por lo tanto se
adicionales.
solicita a la OCI asesorar la posible la corrección o eliminación
de la presente acción de mejora.
17/04/2017: Ajustar formato fecha DD/MM/AAAA fecha fin 30 de

4/17/2017
junio

4/17/2017
agosto

4/17/2017
junio
17/04/2017: Se validó y verificó que es posible integrar el

comité de Gobierno en Línea, Comité de Datos Abiertos y otros Documento propuesta
comites relacionados en el comité directivo, para lo cual se de integración de 4/17/2017
elaboró un documento propuesta que permite integrar estos comités
comités.
4/17/2017
junio

4/17/2017
junio

4/17/2017
junio

4/17/2017
junio

4/17/2017
junio
4/17/2017
junio
17/04/2017 Ajustar formato fecha DD/MM/AAAA fecha fin 30 de

4/17/2017
junio

4/17/2017
agosto

4/17/2017
junio

4/17/2017
agosto

4/17/2017
junio
4/17/2017
agosto
TOTAL
25
12
40
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL
31/07/2015: No se evidencia avance en la actualización de las hojas de vida de los equipos

28/09/2015: Continua abierta. No se evidencia avance en la actualización de las hojas de vida de los equipos.
02/12/2015: Se encuentra parcialmente realizado en algunos equipos nuevos, los equipos antiguos no
cuentan con sus hojas actualizadas, se realizará un mantenimiento preventivo en Diciembre de 2015 que
permitirá realizar una actualización total, de acuerdo a lo manifestado por el técnico de Sistemas. Esta acción
continúa abierta.
27/01/2016: Continúa igual, no se evidencia avance en esta acción
17/03/2016: Se evidencian hojas de vida de los equipos que están para dar de baja, los cuales no se
encuentran archivados en expediente correspondiente. Continúa abierta
16/05/2016: Se encuentran las hojas de vida de los equipos que están para dar de baja, sin embargo esta
actividad se debe realizar para todos los equipos de computo y de servidores que se encuentran en el
inventario del IDEP.
04/08/2016: No se reporta seguimiento al avance de esta acción por parte del responsable. Continúa igual
04/11/2016: A la fecha no se encuentran actualizadas las hojas de vida de la totalidad de los equipos de
cómputo que hacen parte del inventario del IDEP.
25/01/2017: Con corte al 31 de Diciembre de 2016, las hojas de vida de los equipos de cómputo que forman
parte del Inventario del IDEP no se encuentran actualizadas. Continúa abierta, y con 17 meses de retraso.
20/04/2017: Una vez revisada la información de Hojas de vida de los equipos suministrada por el grupo de
Sistemas, se evidencia que no todos los equipos se encuentran con hoja de vida, se aporta HV de 39 PC, 8
portátiles; por otra parte, se observa que algunas HV están descatualizadas debido a que aún están
asignados a funcionarios y/o contratistas que ya no hacen parte del Instituto a corte del 31/03/2017.
Con corte al 31 de Diciembre de 2016, en el Informe de Derechos de Autor, se reporta la existencia de: 6
Servidores, 60 PC, 19 Portátiles y 2 Kioskos. Se recomienda ajustar el formato de HV para facilitar su
actualización frente a mantenimientos realizados y asignación de los equipos a los usuarios.
Continúa abierta.
31/07/2015: No se evidencia avance en la actualización de las hojas de vida de los equipos
30/09/2015: Continua abierta. No se evidencia avance en la actualización de las hojas de vida de los equipos.
02/12/2015: Se encuentra parcialmente realizado en algunos equipos nuevos, los equipos antiguos no
cuentan con esus hojas actualizadas, se realizará un mantenimiento preventivo en Diciembre de 2015 que
permitirá realizar una actualización total, de acuerdo alo manifestado por el técnico de Sistemas. Esta acción
continúa abierta.
27/01/2016: Continúa igual, no se evidencia avance en esta acción
17/03/2016: Se evidencian hojas de vida de los equipos que están para dar de baja, los cuales no se
encuentran archivados en expediente correspondiente. Continúa abierta
16/05/2016: Se encuentran las hojas de vida de los equipos que están para dar de baja, sin embargo esta
actividad se debe realizar para todos los equipos de computo y de servidores que se encuentran en el
inventario del IDEP.
04/08/2016: No se reporta seguimiento al avance de esta acción por parte del responsable. Continua igual
04/11/2016: A la fecha no se encuentran actualizadas las hojas de vida de la totalidad de los equipos de
cómputo que hacen parte del inventario del IDEP.
25/01/2017: Con Corte al 31 de Diciembre de 2016, las hojas de vida de los equipos de cómputo que forman
parte del Inventario del IDEP no se encuentran actualizadas. Continúa abierta, y con 17 meses de retraso.
20/04/2017: Una vez revisada la información de Hojas de vida de los equipos suministrada por el grupo de
Sistemas, se evidencia que no todos los equipos se encuentran con hoja de vida, se aporta HV de 39 PC, 8
portátiles; por otra parte, se observa que algunas HV están descatualizadas debido a que aún están
asignados a funcionarios y/o contratistas que ya no hacen parte del Instituto a corte del 31/03/2017.
Con corte al 31 de Diciembre de 2016, en el Informe de Derechos de Autor, se reporta la existencia de: 6
Servidores, 60 PC, 19 Portátiles y 2 Kioskos. Se recomienda ajustar el formato de HV para facilitar su
actualización frente a mantenimientos realizados y asignación de los equipos a los usuarios.
Continúa abierta.
26/01/2017: Una vez revisado el seguimiento por parte del Líder del proceso, se procede a revisar el
procedimiento PRO-GT-12-07 LEVANTAMIENTO INVENTARIO DE HARDWARE Y SOFTWARE v4 del
13/01/2016, sin embargo en auditoría realizada al proceso durante la vigencia de 2016, se encuentra
incumplimiento en la actividad 3, que de acuerdo al seguimiento por parte del líder del proceso, hacen parte
de las actividades que se incluyeron del procedimiento anteriormente eliminado, es por esta razón que
Continúa abierto el hallazgo.
24/04/2017: Una vez revisado el seguimiento por parte del líder del proceso, se concluye que aún la totalidad
de los equipos no cuentan con las Hoajs de vida, por otra parte, se debe revisar la acción planteada con el fin
de eliminar la causa raíz que generó el hallazgo, ya que actualmente el PRO-GT-12-07-Levantamiento de
Inventario de Hardware y Software no incluyen actividades del Plan de Monitoreo.
24/04/2017: Esta acción se encuentra en desarrollo, los Formatos FT-GC-08-24 y FT-GC-08-44 tienen como
última fecha de actualización el 11/09/2015. A la fecha estos formatos no han presentando ninguna
modificación.
24/04/2017: De acuerdo al seguimiento del líder del proceso, se debe proceder a la reformulación de esta
acción, para lo cual tan pronto se formule una nueva acción que elimine la causa raíz que generó este
hallazgo, se dará cierre condicional a la presente acción.
24/04/2017: Revisar el análisis de la causa raíz y la formulación de la acción con el fin de verficar si estas dan
respuesta a lo que generó el hallazgo, sino se recomienda reformular los ítems anteriormente descritos..
24/04/2017: En Acta de Comité No. 2-2016 se realiza una revisión de la Resolución 159 de 2009 y su posible
unificación con el Comité GEL, se allega como evidencia el borrador de resolución que permite la integración
de ambos comités. Sin embargo se recomienda revisar si solo esta acción elimina la causa raíz que generó el
presente hallazgo. Continúa abierta.
respuesta a lo que generó el hallazgo, sino se recomienda reformular los ítems anteriormente descritos.
VERSIÓN : 4
Fecha
Aprobación:
21/08/2015
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUI
SEGUIMIENTO OCI
MEINTO
0 0
28 28
3 3
10 12
41 43
A DE CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO

02/12/2015: Diana Karina Ruiz

Hojas de vida de
11 equipos que 17/03/2016: Alix del Pilar Hurtado P.
Abierta - Vencida
estan para dar de
baja 04/08/02016: Alix del Pilar Hurtado P.

02/12/2015: Diana Karina Ruiz
Hojas de vida 17/03/2016: Alix del Pilar Hurtado P.

allegadas a la OCI
Abierta - Vencida
39 PC 16/05/2016 Alix del Pilar Hurtado P.
8 Portátiles


PRO-GT-12-07
LEVANTAMIENTO
INVENTARIO DE
Abierta - Vencida
HARDWARE Y
SOFTWARE v4 del
13/01/2016
Abierta - en Desarrollo 24/04/2017: Nadia Aixa Pineda
Abierta - Vencida 24/04/2017: Nadia Aixa Pineda



Abierta - Vencida 24/04/2017: Nadia Aixa Pineda






PROCESO:
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
IR A MAPA DE
PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDAD
O DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMIEN
TO PLAN DE
MEJORAMIEN
TO

FECHA DE
s. (dd/mm/aaaa)
En esta vigencia nuevamente se

encuentra que en la muestra de 17
historias laborales revisadas, no se
evidencia el cumplimiento de la Circular
No. 004 de 2003 (junio 6 de 2013),
Auditorías SAFYCD-Talento
4 Internas Humano - Nómina
7/22/2015 emitida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública y el
Archivo General de la Nación, entre ellos
el registro de los documentos en el
formato de Hoja de Control de la cual
hace referencia.
De 17 historias laborales, no se evidencia
el formato Único de Declaración
Juramentada de Bienes y Rentas con
corte a 31 de diciembre de 2014, que de
acuerdo con las directrices del
Departamento Administrativo de la
Función Pública “Hasta el martes 31 de
7/22/2015 marzo de 2015 hay plazo para que todos
los servidores públicos presenten su
declaración de bienes y rentas a las
oficinas de talento humano”.
“En el caso de no entregar el formulario
diligenciado y firmado a más tardar en la
fecha límite, el servidor podría recibir
sanciones disciplinarias”
Se encontró en el informe de Gestión, que

el cuadro donde se refleja el porcentaje
de cumplimiento de actividades, en sus
campos de programado y ejecutado, no
Auditorías SAFYCD-Talento corresponde con el resultado de
7/22/2015
cumplimiento registrado. (Folio 48 informe
de gestión, link:
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2014/10/Informe-de-Gesti
%C3%B3n-primer-trimestre-2015.pdf )
16
Con corte a septiembre 30 de 2016, no se

ha formalizado el acto administrativo para
la aprobación y adopción del Plan
Institucional de Capacitación de la
vigencia 2016, tal como lo expresa el
procedimiento (PRO-GTH-13-06) en sus
Auditorías SAFYCD-Talento políticas de operación. Así mismo y
11/21/2016
Internas Humano - Nómina aunque se registraron actividades por
dependencias para el montaje del
Proyecto de Aprendizaje en Equipos este
no ha sido desarrollado en el periodo
mencionado ni se tiene evidencia que
haya sido el insumo principal para la
formulación del PIC vigencia 2016.
Con corte a septiembre 30 de 2016, no se

ha elaborado el acto administrativo para la
aprobación y adopción del Plan de
Bienestar e Incentivos vigencia 2016, tal
11/21/2016 como lo expresa el procedimiento (PRO-
GTH-13-09) en sus políticas de operación
aun cuando se han realizado algunas
actividades asociadas a Bienestar e
Incentivos del IDEP.
Con corte a 30 de septiembre de 2016, no

se identificaron registros o evidencias del
Informe de actividades de inducción y
reinducción realizadas en la vigencia
2015, aunque fue resuelta en el
seguimiento del 12/10/2016 presentado
por el líder del proceso en la No
Auditorías SAFYCD-Talento conformidad No. 1 del Plan de
11/21/2016
Mejoramiento por procesos; por otra parte,
no existen evidencias de la medición del
grado de satisfacción de las actividades
de Re-inducción realizadas en la vigencia
2015 tal como lo plantea el procedimiento
PRO-GTH-13-12 INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN A SERVIDORES
PÚBLICOS.
Se presentan errores de registro en las
siguientes resoluciones de liquidación:
*Res. 58 de 2016: Liquidación de Jorge
Orlando Castro
Error en la asignación de cargo -párrafo 2,
ya que menciona que renunció a cargo de
11/21/2016 Libre Nombramiento y Remoción de
Asesor el 28 de Julio de 2016 cuando
renunció a cargo de Subdirector. Aparece
esta misma fecha registrada en el párrafo
4 donde hace alusión a la renuncia a la
Subdirección Académica.
En el Artículo primero frente a la prima de
vacaciones causadas, menciona que se
reconocen dos periodos pero el intervalo
registrado
No es de tres:
se identificaron 15 de julio
soportes de 2013 a
de realización
14 de actividades
de las Julio de 2016, así sucedePRO-
del procedimiento con
bonificación DIAGNÓSTICO
GTH-13-13 de recreaciones DE causadas,
CLIMA
Auditorías SAFYCD-Talento VACACIONES EN DINERO
ORGANIZACIONAL Y CAUSADAS
AMBIENTE
11/21/2016 en la resolución.
LABORAL que tiene fecha de aprobación:
*Res 118 de
08/07/2015, frente2016 Irma Carmenza
a la solicitud realizada
Chamorro
en el marco de realización de auditoría 21
Se septiembre
de presentan de errores
2016. en el registro de
fechas para el reconocimiento de PRIMA
DE VACACIONES PROPORCIONALES y
BONIFICACIÓN RECREACIÓN
PROPORCIONAL, ya que el acta de
posesión como Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica es del 17/02/2015 (res. 09 de
2015) y la resolución presenta
reconocimiento desde el 02/03/2016.
*Res. 117 DE 2016 Carlos Andrés Prieto.
Frente a RECONOCIMIENTO DE PRIMA
DE VACACIONES
CAUSADAS,VACACIONES EN DINERO
CAUSADA y BONIFICACIÓN
RECREACIÓN CAUSADAS se reconocen
3 periodos pero el intervalo de fechas
refleja otro lapso :01/04/2012 a 30/03 de
2016.
Frente al control de documentos y registros se
identifican las siguientes situaciones que
requieren ajuste en los mecanismos de control
de documentos y de registros del SIG:
Se recomienda revisar el procedimiento PRO-
GTH-13-06 GESTIÓN DE CAPACITACIONES,
en donde se encuentra como soporte el
documento PL-GTH-13-02- Plan Institucional
de Capacitación, cuyo código corresponde a
otro documento, revisado en Maloca Aula SIG
el código real al plan es el PL-GTH-13-01.
Se recomienda revisar el manual identificado
MN-GTH-13-03 MANUAL DE
COMPETENCIAS Y HABILIDADES, el cual se
encuentra desactualizado respecto a la
normatividad vigente (se menciona por
ejemplo: - Norma NTCGP 1000: 2004
(actualizar a la Norma Distrital) - MECI
1000:2005 (Actualizado mediante el DECRETO
Auditorías SAFYCD-Talento 943 DE 2014) NTCGP 1000:2009 4.2.3, 4.2.4
11/21/2016 Control de los documentos y registros
Se recomienda revisar elProceso PRO-GTH-
13-13 DIAGNÓSTICO DE CLIMA
ORGANIZACIONAL Y AMBIENTE LABORAL,
en donde se encuentra como soporte el
documento FT-GTH-13-30 - Encuesta de
evaluación de clima organizacional, cuyo
código corresponde a otro documento, revisado
en Maloca Aula SIG el código real es el FT-
GTH-13-14, este mismo se encuentra en el
listado maestro de documentos allí publicado
con corte 27 de mayo de 2016.
Revisado en Maloca AulaSIG, se evidencia
publicado como "Plan de Bienestar e
Incentivos y de Salud y Seguridad
Ocupacional" la resolución No. 121 de 2015,
dicho documento no se encuentra debidamente
codificado. Igualmente en el Listado Maestro
de documentos vigente, este documento se
encuentra relacionado sin su respectiva
codificación.
Se recomienda revisar en el procedimiento
PRO-GTH-13-13 Diagnóstico de Clima
No se evidencia
Organizacional que se esté
y Ambiente realizando
Laboral, en dondeel
se hace de
control referencia
préstamoal formato "Encuesta Clima
de documentos del
Auditorías SAFYCD-Talento Organizacional"
proceso de gestión con eldecódigo
talentoFT-GTH-13-30,
humano, ya
11/21/2016 una
que no vezserevisado
documentos
el listado maestro
está diligenciando
vigentes y el
de
el formato
formato
"FT-GTH-13-15
correspondiente en Formato
MalocaPréstamo
Aula SIG, Hojas
se
de Vida IDEP".
observa que el código que le corresponde a
dicho formato es el FT-GTH-13-14.
Una vez revisado el Informe de Gestión

con corte al Segundo trimestre de 2016,
se identifican actividades del Subsistema
Auditorías SAFYCD-Talento de Seguridad y Salud en el Trabajo que
11/21/2016
fueron desarrolladas durante el año 2015
y no en la vigencia 2016 como aparece
registrado; ocho (8) de las diez (10)
actividades
Una vez revisado Informe de Gestión con
corte al 30 de Junio de 2016 y reporte de
POA con corte al 30 de Junio de 2016, se
identifica que el indicador de PIC
presenta un cumplimiento del 25% en el
Auditorías SAFYCD-Talento mes y el l indicador de Plan de Bienestar e
11/21/2016
incentivos registra un cumplimiento del
50%; estos valores difieren de los
reportados en el Informe de gestión con
corte al segundo trimestre en donde se
reporta un cumplimiento del 100% en las
actividades programadas.
Frente al Comité Paritario de Seguridad

en el Trabajo COPASST se presentan las
siguientes inobservancias:
Auditorías SAFYCD-Talento periodicidad de las reuniones del Comité
11/21/2016
Paritario de Seguridad en el Trabajo
COPASST
A la fecha de revisión (20 de octubre) del
expediente de actas del Comité no se
evidencia el nombramiento del Secretario.
Una vez revisados el expediente del

Comité de Emergencias y de la Brigada
11/21/2016 de Emergencia, no se evidencia
cumplimiento a la periodicidad de sus
reuniones.
Se han materializaron los riesgos
registrados en el mapa del proceso, 7 de
7, (Anexo Verificación de Talento Humano
Hoja Mapa de Riesgos). Debe ajustarse la
formulación de los riesgos ya que no
Auditorías SAFYCD-Talento consideran la totalidad de controles y su
11/21/2016
materialización indica fallas en su
valoración, en términos de probabilidad e
impacto y en la ejecución de los controles
asociados, así mismo no se elaboró un
plan de manejo por la zona de riesgo
obtenida.
El formato CONSOLIDACIÓN ANUAL DE

LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Código: FT-GTH-13-09, presenta un error
en su formulación Excel en el consolidado
de la evaluación anual, ya que el Manual
de Sistema Propio de Evaluación del
11/21/2016 Desempeño MNGTH-13-04 describe en su
página que esta “es el resultado de sumar
la calificación promedio anual (CPA) y la
calificación de los aportes extraordinarios
(CAE) del (la) evaluado (a)” y la celda
asociada realiza una sumatoria sin
promediar los periodos de evaluación.
No se encuentra publicada la evaluación

del acuerdo de gestión del Subdirector
11/21/2016 Académico Paulo Molina del periodo
2015, ni su soporte físico en su
expediente laboral.
PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 29
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 37
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 17
ACCIONES
CERRADAS 2
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 7
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 11
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 18
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 21
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 31
HALLAZGO FORMULACIÓN DE ACCIONES
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
En la organización de los
Organizar los expedientes laborales
expedientes laborales no se
No conformidad conforme a lo establecido en la
tuvo en cuenta la Circular 004
Circular 004 de 2003
de 2003
En la organización de los Solicitar a los funcionarios el formato
expedientes laborales no se Único de Declaración Juramentada de
No conformidad
tuvo en cuenta la Circular 004 Bienes y Rentas con corte a 31 de
de 2003 diciembre de 2014
Armonizar el porcentaje de
Desarticulación entre informe cumplimiento de actividades, en sus
No conformidad
de gestión y POA campos de programado y ejecutado
en los informes de gestión y de POA.
Realizar un análisis para evaluar la
pertinencia de la revisión del PIC por
parte de la comisión de personal y
realizar lasrespectivas actualizaciones
del procedimiento, si aplican.
1. El PIC está asociado a la

Conformar y ejecutar la metodología
revisión de la comisión de
para elaborar los PAE de forma
personal, la cual fue
anticipada y de acuerdo a los
conformada el 30 de
lineamientos establecidos.
septiembre de 2016 después
de haber convocado durante 5
No conformidad oportunidades a inscripciones
para su conformación.
2. El insumo para los PAE se

recibió tardíamenteel insumo
de algunas dependencias para
definir los PAE Consolidar el PIC de la vigencia de
acuerdo a orientaciones y marco
legal vigente.
El Comité de incentivos y/o

Bienestar se encontraba
incompleto debido a que 2 de Consolidar el PBI de la vigencia de
No conformidad los miembros son los acuerdo a orientaciones y marco
representantes de la Comisión legal vigente.
de personal la cual fue elegida
el 30 de septiembre de 2016.
Realizar la Evaluación satisfacción de

La evaluación no fue aplicada a
No conformidad capacitación en todas las actividades
la activiada realizada.
que se realicen.
Revisar las liquidaciones descritas en
el hallazgo contra las resoluciones
No se realizó verificación de la
que reposan en la historia laboral de
información registrada en la
los funcionarios mencionados.
liquidación frente a las
No conformidad resoluciones que se encuentra
en las historias laborales de los
funcionarios mencionados en el
hallazgo. Aplicar los controles de verificación
antes de emitir el Acto administrativo
definitivo.
Presentar los resultados de la

encuesta aplicada para la vigencia
2016 en el proximo seguimiento a
El personal del área de talento Planes de mejoramiento.
humano tenía sobrecarga
No conformidad
laboral para atender los
diferentes requerimientos.
Realizar la encuesta durante el primer
tirmestre de cada vigencia.
Revisar la documentacion relacionada
No se está aplicando el
en el hallazgo solicitando
No conformidad instructivo para la elaboración
acompañamiento metodológico de la
de documentos.
OAP.
Presentar en el próximo seguimiento a

La mayoría de hojas de vida
los Planes de mejoramiento el formato
están siendo consultadas por
"FT-GTH-13-15 Formato Préstamo
los interesados en el área de
No conformidad Hojas de Vida IDEP" que se ha venido
talento humano con el
diligenciando de acuerdo con las
acompañamiento de sus
solicitudes de préstamo realizadas en
funcionarios
la vigencia 2016.
Verificar las actividades realizadas

No se verificó la información a para el SG SST durante el tercer
No conformidad reportar previa a la publicación trimestre e incluir esta información en
del Informe de Gestión. el Informe de Gestión que se realizara
con corte al 31/12/2016.
Verificar los porcentajes de
cumpliminetno tanto para el PIC como
No se verificó la información a
para el PBI durante el segundo
No conformidad reportar previa a la publicación
trimestre e incluir esta información en
del Informe de Gestión.
el Informe de Gestión que se realizará
con corte al 31/12/2016.
Establecer cronograma de reuniones

mensuales del COPASST para la
vigencia 2017.
No se estableció un Generar alertas a través de Google

cronograma de reuniones Calendar para el cumplimiento del
No conformidad mensuales de acuerdo con los cronograma de reuniones del
establecido en la normativiada COPASST.
vigente.
Presentar acta de nombramiento del

Secretaro del COPASST en el en el
próximo seguimiento a los planes de
mejoramiento.
No se dio cumplimiento a la
Dejar constancia escrita cuando no
periodicidad de las reuniones
No conformidad hayan temas a tratar durante el
porque no habían asuntos a
trimestre.
tratar (Res. 219 de 2011, art.6)
Revisar y ajustar el mapa de riesgos
El seguimiento al mapa de
No conformidad del proceso de Gestión de Talento
riesgos no ha sido efectivo.
Humano
Error involuntario en la Revisar el formato mencionado en el

No conformidad formulación de la sumatoria de hallazgo y realizar los ajustes
la formula. pertienentes.
Aún no se ha publicado el
acuerdo porque no se ha
Realizar búsqueda del archivo en los
podido determinar su ubicación
No conformidad expedientes laborales y backup de los
física toda vez que está
fincionarios.
publicado el respectivo auerdo
de gestión.
CORRECCIONES 3
ACCION PREVENTIVA 5
ACCION DE MEJORA 11
ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA DE GESTIÓN
SGC 30 S&SO 7 TOTAL
SCI 0 SGSI 0
37
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
N DE ACCIONES

TIPO DE CARGO DEL
ACCIÓN RESPONSABLE
Acción de Nelba Faride Beltrán

SGC Expedientes Laborales Profesional 222-03
Mejora Beltrán
Solicitud entrega el
formato Único de Mary Celly Robayo
Secretaría Ejecutiva
Acción de Declaración Juramentada Mongut
SGC 425-04
Mejora de Bienes y Rentas con Nelba Faride Beltrán
Profesional 222-03
corte a 31 de diciembre Beltrán
de 2014
Profesional 222-03
Carlos Andrés Prieto
Nelba Faride Beltran Olarte
Acción Informe de Gestión y
SGC Beltrán Carlos Andrés Subdirector
Preventiva POA
Prieto Olarte Administrativo
Financiero y de Control
Disciplinario
Nelba Beltrán Profesional Esp.
Acción Documento con el Talento Humano
SGC
Correctiva desarrollo de la actividad.
Adrian Díaz Izquierdo Jefe OAJ
Nelba Beltrán Profesional Esp.

Memorando de solicutud Talento Humano
Acción de PAE Carlos Plazas Subdirector de la
SGC Adiana Díaz Izquierdo SAFyCD
Correctiva PAE enviado por cada
jefe de área. Olga Lucía Sánchez Jefe OAJ
Diana Karina Ruiz Jefe OAP
Jefe OCI
Acción Acto administrativo de Profesional Esp.

SGC Nelba Beltrán
Correctiva adopción del PIC. Talento Humano
Profesional Esp.
Nelba Beltrán
Talento Humano
Acción Acto administrativo de Integrantes del
SGC Integrantes del Comité
Correctiva adopción del PBI. Comité de Bienestar
de Bienestar e
e Incentivos
Incentivos
Acción Profesional Esp.

SGC Formato FT-GTH-13-04 Nelba Beltrán
Correctiva Talento Humano
Profesional Esp.
Corrección SGC Acta de revsión. Nelba Beltrán
Talento Humano
Nelba Beltrán
Profesional Esp.
Talento Humano
Acción Acto administrativo Adriana Díaz
SGC Jefe OAJ
Correctiva definitivo. Izquierdo
Subdirector de la
Carlos Germán
SAFyCD
Plazas.
Profesional Esp.
Corrección S&SO Correo electrónico Nelba Beltrán
Talento Humano
Acción Encuesta Profesional Esp.

S&SO Nelba Beltrán
Correctiva Informe de la encuesta. Talento Humano
SGC Documentación corregida Nelba Beltrán
Seguimiento en Plan de
SGC mejoramiento y formato Nelba Beltrán
diligenciado.
Acción Informe de Gestión con Profesional Esp.

S&SO Nelba Beltrán
Correctiva srte a 31/12/2016 Talento Humano
Acción Informe de Gestión con Profesional Esp.
SGC Nelba Beltrán
Correctiva srte a 31/12/2016 Talento Humano
Cronograma de
Acción Integrantes del Integrantes del
S&SO reuniones para la
Correctiva COPASST COPASST
vigencia 2017 aprobado
Acción
S&SO Calendario Google Drive Alix del Pilar Hurtado Secrtario COPASST
Correctiva
Acta de Comité
Presidente del
Corrección S&SO COPASST de aprobación Carlos Plazas
COPASST
del nombramiento
Acción Comité de Comité de

S&SO Correo electrónico o Acta
Correctiva Emergencias Emergencias
Subdirector de la
SAFyCD
Profesional esp.
Talento Humano
Carlos Plazas
Acción
SGC Mapa de riesgos ajustado
Correctiva
Nelba Beltrán
Subdirector de la
Carlos Plazas
Acción SAFyCD
SGC Formato ajustado.
Correctiva Profesional esp.
Nelba Beltrán
Talento Humano
Acción Acuerdo de Gestión Profesional Esp.

SGC Nelba Beltrán
Correctiva publicado. Talento Humano
AMIENTO POR PROCESO
AÑO
2011
2012
2013
2014
TOTALES
FECHA DE
FORMULACIÓN DE LA INICIO FIN
ACCIÓN (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
(dd/mm/aaaa)
8/31/2015 8/31/2015 12/31/2015

8/31/2015 8/31/2015 12/31/2015
8/31/2015 8/31/2015 10/15/2015

12/30/2016 1/1/2017 2/28/2017
12/30/2016 2/1/2017 3/10/2017
12/30/2016 1/15/2017 3/31/2017
12/30/2016 1/15/2017 3/31/2017
12/30/2016 1/15/2017 12/31/2017

12/30/2016 1/2/2017 2/28/2017
12/30/2016 1/2/2017 12/31/2017
12/30/2016 1/10/2017 1/30/2017
12/30/2016 2/10/2017 3/30/2017

12/30/2016 1/2/2017 6/21/2017
12/30/2016 1/10/2017 3/31/2017
12/30/2016 1/10/2017 1/30/2017

12/30/2016 1/10/2017 1/30/2017
12/30/2016 1/2/2017 1/31/2017
12/30/2016 1/2/2017 12/31/2017
12/30/2016 1/2/2017 1/31/2017
12/30/2016 1/2/2017 12/31/2017

12/30/2016 2/1/2017 6/30/2017
12/30/2016 1/2/2017 1/31/2017
12/30/2016 1/10/2017 6/30/2017

ACCIONES VIGENCIAS A
CERRADAS
ES
0 1 13
0 13 21
0 0 2
0 10 8
0 24 44
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
30-8-2015 Se realiza creación de formato de control conforme a la Circular 004

de 2003 y se inicia el proceso de organización de expedientes. Se solicita Expedientes
unificación con acción Nº 8 y cierre de acción. Laborales
24-11-2015 Se cuenta con la reoganización del 100% de los empleos temporales 24-11-2015
del instituto, se ha coordinado en el 2016 evacuar la planta permanente. Expedientes
laborales
31-12-2015 Se continúa con la organización de los expedientes laborales y se
solicita ampliación del termino de esta accion para el 30 de marzo de 2016.
31-12-2015
Expedientes
29-2-2016 Se solicita el cambio de fecha para el 30 de abril de 2016 según el laborales 31/08/2015
avance presentado. 29-2-2016 cambio
24-11-2015
de fecha
30-4-2016 En verificación de hojas de vida no se encontró errores de archivo. Se 30-4-2016 Hojas
31-12-2015
solicita el cierre de la acción. 29-2-2016
de vida
30-4-2016
12-10-2016
12-10-2016 En cumplimiento a la Circular emitida por el Archivo General de la
verificaion del 60%
Nación se han organizado las historias laborales en un 100% y con relacion al
diligenciamiento de la Hoja de control que tambien solicita la norma se ha de las hojas de
avanzado en un 60%, toda vez que los expedientes organizados corresponden a vida
los 37 funcionarios activos a la fecha y se estima que para diciembre de 2016 se
finalice. 23/01/2017
verificaion de las
23/01/2017 Se continua organizando los expedientes de acuerdo a la Circular hojas de vida
emitida por el Archivo General de la Nación
hojas de vida
Acción en ejecución según actualización de hojas de vida. 24-11-2015 Hojas
de vida verificadas
24-11-2015 Se solicita el cierre de la acción, mdebido a que de las hojas
de vida revisada no se ha encontrado que haga falta la DJByR 31-12-2015 HOJA
DE VIDA
31-12-2015 Se verificaron y hojas de vida 29-2-2016 Cierre
30/08/2015
29-2-2015 Pro medio de memorando se solicitó la declaración acción
24-11-2015
juramentada de bines y rentas 2015. Rad 288 30-4-2016 Se
31-12-2015
30-4-2016 Pro medio de memorando se solicitó la declaración solicita el cierre de
29-2-2015
juramentada de bienes y rentas el 29 de febrero de 2016 Rad 288. la acción
30-4-2016
12-10-2016 Se envio correo electronico el 12/10/2016 a los funcionarios 12-10-2016 correo
12-10-2016
que faltan, solicitando el diligenciamiento de formato de bienes y rentas electronico
a 31 de diciembre de 2014
23/01/2017 Correo
23/01/2017 Aun cuando se solicitó mediante correo electrónico el electrónico
diligenciamiento de formato de Bienes y rentas de 2014, los funcionarios solicitando el
que hacen falta no allegaron el documento. Formato
diligenciado
30/08/2015
Acción en ejecución para reporte al siguiente informe de gestión 24-11-2015 Informe
de gestión y POA
24-11-2015 En el informe de gestión y poa de corte septiembre se
arminozó los porcentajes de ejecución por lo cual se solicita el cierre de
la acción. 31-12-2015Informe
de Gestión y
31-12-2015Se entregó Informe de Gestión y POA a 31 de Diciembre de POA.Cierre de 30/08/2015
2015 de manera adecuada. acción 24-11-2015
31-12-2015
29-2-2016 Se reformuló el poa de la vigencia 2016, se solicita el cierre 12/10/2016 Informe
de la acción de Gestión y POA 29-2-2016
articulado con corte
12/10/2016 para la generación de Informe de Gestión y POA con corte a al 3 trimestre de 12/10/2016
3 trimestre se realizarán ejercicios de articulación con el fin de reportat 2016
la misma información en las dos fuentes.
23/01/2017 Informe
23/01/2017 En la entrega del Informe de Gestión y Poa con corte al 4 de Gestión y POA
trimestre de 2016, se reporta información acorde entre lo planeado y articulado con corte
ejecutado a 31 de diciembre
de 2016
23/01/2017: A 31 de diciembre se formalizó el acto administrativo para la
aprobación y adopción del Plan Institucional de Capacitación de la 23/01/2017 Acto
vigencia 2016 y se realizaron las actividades correspondientes a la Administrativo
vigencia 2016
Acta No. 2 del
24/02/2017,
17/04/2017: En reunión del 24/02/2017, se presentó y aprobó el expediente qu se 4/17/2017
cronograma para la vigencia 2017 de reuniones de COPASST encuentra a cargo de
la Secretaria del
Comité
17/04/2017: Una vez aprobado el cronograma de reuniones del Comité

Calendario Drive de
para la Vigencia 2017, se procedió a agendarlo en Google Drive, el cual los integrantes del 4/17/2017
generará las alertas, a los integrantes del Comité, así: vía correo COPASST
electrónico dos (2) días antes, y por notificación un (1) día antes .
Acta No. 2
25/10/2016,
17/04/2017: En reunión del Comité de COPASST del 25/10/2016, se expediente qu se 4/17/2017
nombro la Secretaria del Comité encuentra a cargo de
la Secretaria del
Comité
VERSIÓN : 4
Fecha Aprobación: 21/08
PÁGINA: ______ de
ES VIGENCIAS ANTERIORES
AUTOSEGUIMEINT
TOTAL O
14 14
34 34
2 2
18 18
68 68
15/10/2015: Teniendo en cuenta que esta acción se encuentra con fecha de vencimiento el
31/12/2015, la Oficina de Control Interno continuará el seguimiento y evaluación a los avances
de la acción.
27/01/2016: Revisados los expedientes laborales de los funcionarios de planta del Instituto, se
encuentran organizados de acuerdo a la circular, sin embargo la lista de control a que hace
referencia dicha circular, no se encuentra implementada en todos los expedientes.
17/03/2016: Continúa igual
16/05/2016: Los expedientes de hoja de vida se encuentran debidamente organizados, sin
embargo no se encuentra la hoja de control conforme a lo establecido en la Circular 004 de
2003. Expedientes hoja de vida
04/08/2016: Continúa igual, no se presentó seguimiento a los avances realizados en esta acción.
1/11/2016: No se ha implementado la hoja de control conforme a lo establecido en la Circular 004 Informe Inspección por
de 2003 en todos los expedientes de hojas de vida. CONTINÚA ABIERTA Oficio en cumplimiento
27/01/2017: No se ha dado cumplimiento a esta acción la cual se encuentra vencida desde el de la Ley 594 de 2000 y
31/12/2015 Decreto 1080 de 2015
(Rad Externo IDEP No.
18/04/2017: Sin seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable. 4354 del 18/04/2017)
Teniendo en cuenta Remisión Informe de Inspección por Oficio en cumplimiento de la Ley 594
de 2000 y Decreto 1080 de 2015 (Rad Externo IDEP No. 4354 del 18/04/2017), se evidencia que
este hallazgo continúa abierta.
15/10/2015: Teniendo en cuenta que esta acción se encuentra con fecha de
vencimiento el 31/12/2015, la Oficina de Control Interno continuará el seguimiento y
evaluación a los avances de la acción.
27/01/2016: Se verificaron los expedientes de hojas de vida de los funcionarios de
carrera y se evidencia que no se cuenta con la totalidad de este formato diligenciado.
17/03/2016: A la fecha se identifican algunos funcionarios que no han hecho entrega
del formuario de la vigencia 2014, la Profesional de Talento Humano procederá a
enviarles comunicado solicitando este documento.
16/05/2016: Continúa igual
04/08/2016: No se presenta seguimiento a los avances de esta acción por parte del
responsable.
1/11/2016: Continúa abierta, hasta cuando se evidencie la entrega del respectivo
formato en los expedientes de hoja de vida de los respectivos funcionarios.
27/01/2017: Continúa abierta, hasta cuando se evidencie la entrega del respectivo
formato en los expedientes de hoja de vida de los respectivos funcionarios.
18/04/2017: Sin seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable.
Continúa abierta, hasta cuando se evidencie la entrega del respectivo formato en los
expedientes de hoja de vida de los respectivos funcionarios
02/10/2015: Se realizará la evaluación correspondiente, una vez se publique el informe

de gestión del tercer trimestre.
02/12/2015: una vez comparado el informe de gestión tercer trimestre de 2015 y el
POA del mismo periodo, se observa que este último reporta 80,9% como porcentaje
de cumplimiento promedio y se registra un 90% en informe de gestión, por lo tanto
continúa abierta.
27/01/2016: Una vez la Oficina de Control Interno evalue la información reportada a POA 2015- Informe de
corte 31 de diciembre de 2015, en el informe de gestión y seguimiento al POA, se Gestión 2015
procederá a Cerrar la acción.
15/03/2016: Una vez verificado POA e informe de gestión a dic de 2015, el primero POA e Informe de
reporta un cumplimiento promedio de 96.1% y el informe de gestión 90%, se preesenta Gestión Primer Trimestre
la disparidad de cifras. Continúa abierta. de 2016 (página web
16/05/2016: No se evidencia autoseguimiento en esta acción. Con tinúa abierta IDEP)
04/08/2016: No se presentó seguimiento a los avances realizados en esta acción. Sin
embargo la OCI revisa ala información reportadaen el primer trimestre de 2016 y se POA, Informe de Gestión
evidencia que en el informe de gestión no se reflejan los avances reportados en el e Indicadores del primer
POA.1/11/2016: Revisada la información reportada en el seguimiento del POA del y segundo trimestre
primer y segundo trimestre 2016, contra los reportados en el Informe de gestión e 2016
Indicadores del proceso en el mismo periodo de tiempo, difieren uno del otro.
27/01/2017: Una vez revisado el Informe de gestión con corte al IV Trimestre de 2016, POA e Informe de
no es posible evidenciar el avance en magnitudes físicas para lo acumulado del año, Gestión del cuarto
por esta razón continúa abierta hasta que no se puede evidenciar la articulación entre trimestre de 2016
las diferentes fuentes de información del proceso.
Sin embargo, revisado el informe de Gestión IV Trimestre de 2016, publicado en la
página web del IDEP, no es posible evaluar el cumplimiento de esta acción, dado que
en este no se reporta avances en magnitudes físicas. CONTINÚA ABIERTA
27/01/2017: Continúa abierta, a pesar de haber formalizado el acto administrativo para
la aprobación y adopción del PIC, se encuentra pendiente el desarrollo de la acción.
18/04/2017: Sin seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable
Memorando Rad 420 del
Con memorando Radi 420 del 27/03/2017, fue solicitado a cada Jefe la conformación
23/03/2017
de los PAES para la vigencia 2017.
Revisado por la OCI la base de datos de resoluciones, se evidencia que se emitió por
parte de la Dirección General la resolución No. 18 del 31/03/2017 "Por la cual se
Resolución No. 18 del
adopta el Plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2017 del Instituto para la
31/03/2017 publicada en
Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP y se dictan otras
carpeta compartida de la
disposiciones", sin embargo, en su artículo primero hace mención del documento que
Dirección General
hace parte integral de la resolución que no se envidencia como anexo al documento
escaneado y compartido. CONTINUÁ ABIERTA, teniendo en cuenta que no se
evidenció documento en donde se refleje la consolidación del PIC.
Revisado por la OCI la base de datos de resoluciones, se evidencia que se emitió por
parte de la Dirección General la resolución No. 19 del 31/03/2017 "Por medio de la
Resolución No. 19 del
cual se adopta el Plan Institucional de Bienestar e Incentivos para los uncionarios del
31/03/2017 publicada en
Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP, igencia
carpeta compartida de la
2017", sin embargo, en su artículo primero hace mención del documento que hace
Dirección General
parte integral de la resolución que no se envidencia como anexo al documento
escaneado y compartido. CONTINUÁ ABIERTA, teniendo en cuenta que no se
evidenció documento en donde se refleje la consolidación del PIB.
Se envío por correo eléctrónico el formulario Google mediante el cual se solicita a los
funcionarios el diligenciar la encuesta denominada "ENCUESTA DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR Correo electrónico
SOCIAL LABORAL".
Sin embargo, revisado el informe de Gestión IV Trimestre de 2016, publicado en la página web
del IDEP, no es posible evaluar el cumplimiento de esta acción, dado que en este no se reporta
avances en magnitudes físicas. CONTINÚA ABIERTA
27/01/2017: La Oficina de Control Interno recomienda reportar la "fuente verificable

de la acción" Acta No. 2 del 24/02/2017,
expediente qu se
encuentra a cargo de la
20/04/2017: Una vez verificado el expediente del COPASST, en Acta No. 2 del Secretaria del Comité
24/02/2017 se presentó y aprobó el cronograma de reuniones para la vigencia 2017.

de la acción"
Calendario Drive de los
20/04/2017: Se verifica la agenda en Google Drive con la programación para la integrantes del COPASST
generación de alertas a los integrantes del comité, que le llegará dos días antes por
medio del correo electrónico y por notificación 1 día antes. Continúa abierta para hacer
seguimiento a las alertas programadas.

de la acción" Acta No. 2 25/10/2016,
expediente qu se
encuentra a cargo de la
20/04/2017: Una vez verificado el expediente del COPASST, en Acta No. 2 del Secretaria del Comité
15/10/2016 se presentó el Acta de nombramiento del Secretaro del COPASS.
http://www.idep.edu.co/?q=content/g
18/04/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable
Revisado en Maloca AulaSIG el formato FT-GTH-13-10 FORMATO CONSOLIDACIÓN ANUAL DE

LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO, se evidnecia en la casilla correspondiente al numeral 27
"TOTAL CALIFICACIÓN ANUAL DE DESEMPEÑO", se realizaron los ajustes correspondientes
O: FT-MIC-03-03
N: 4
probación: 21/08/2015
: ______ de ______
SEGUIMIENTO OCI
14
34
18
68
ESTADO DE LAS
ACCIONES
AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO

Abierta - Vencida 04/08/2016: Alix del Pilar Hurtado P.
20/04/2017: Alixd del Pilar Hurtado P.
P.
P.
P.
Abierta - Vencida 16/056/2016: Alix del Pilar Hurtado
P.
P.1/11/2016: Alix del Pilar Hurtado
P.
P.

P.
P.
15/03/2016 Diana Karina Ruiz-
Jefe OCI
Abierta - Vencida P.
P.1/11/2016: Alix del Pilar Hurtado
P.
P.
P.
Abierta - Vencida
P.

Cerrada
P.

Abierta - Vencida
P.

Abierta - Vencida
P.
Abierta - Vencida
Abierta - Vencida

Cerrada
P.
Abierta - Vencida
Abierta - Vencida
Abierta - Vencida
Hurtado P.

P.
Cerrada
20/04/2017: Nadia Pineda-
Contratista OCI

P.
Contratista OCI

P.
Cerrada
Contratista OCI

Cerrada
P.
PROCESO:
GESTIÓN
FINANCIERA
IR A MAPA
DE
PROCESOS
IR A
INFORME
CONSOLIDA
DO DE
PROCESOS
IR A
PROCEDIMI
ENTO PLAN
DE
MEJORAMIE
NTO

FECHA DE
s. (dd/mm/aaaa)
Las operaciones se encuentran soportadas

a través de los documentos idóneos, estos
reposan en cada una de las áreas
vinculadas con el ciclo contable. En acción
de mejora el área de contabilidad solicitó a
través de comunicación interna al área de
sistemas que dichos documentos soportes
sean digitalizados y adjuntos al documento
fuente en sistema con el fin de tener mas
completitud en la información.
12/18/2013 Los hechos y operaciones origen de los
registros contables desde de cada una de
las áreas vinculadas al ciclo contable,
poseen el documento fuente soporte de las
transacciones. En acción de mejora el área
de contabilidad solicitó a través de
comunicación interna al área de sistemas
que dichos documentos soportes sean
digitalizados y adjuntos al documento
fuente en sistema con el fin de tener mas
completitud en la información.
La entidad posee las licencias de un
sistema de información Administrativo y
financiero integrado denominado SIAFI, el
único modulo que no se encuentra
vinculado al sistema es el de
administración de nomina, el cual realiza
una interfaz mensual para la transmisión.
De acuerdo a las notas a los estados
contables de la vigencia 2012 se
establece: El sistema de información a
través del cual se administra la información
de la nómina y los aportes patronales y
parafiscales, no es el mismo a través del
cual se registran las operaciones contables
Auditorías SAFYCD- de la entidad. Y el primero realiza una
2 Internas Contabilidad
12/2/2013
interfaz mensual con el sistema de
información contable, mediante el cual se
reportan las operaciones en forma global a
través de un solo tercero (IDEP), por todos
los conceptos que componen el registro de
la nómina. Lo anterior a pesar de las
solicitudes efectuadas desde el Área de
Contabilidad de la Institución, lo que
dificultó el cálculo y causación técnica de
las provisiones de prestaciones sociales,
así como la consolidación de las
prestaciones s ociales del personal al
cierre del ejercicio contable, dado el
cálculo y registro manuales que tuvieron
que realizarse desde el Área Contable.
Los informes Contables mensuales, que

deben ser publicados
Del procedimiento a más tardar- el 20
PRO-GF-14-11
de
MANEJO DE CICLO CONTABLE,enseforma
cada mes, no son publicados
mensual se viene
identificaron realizando
los siguientes en forma
inobservancias
paralela a la publicación de
de las actividades establecidas: la información
Auditorías SAFYCD-
6/10/2016 trimestral,
siguientes
(dentro
• La actividad dedel
No. 8
a laCICLO
los1.diez
presentación
(10) días
PRO-GF-14-11
trimestral), lo
-
MANEJO DE CONTABLE: "Imprimir
que no corresponde
los Libros a la política de no se
Oficiales Trimestralmente",
operación del procedimiento
realiza, en cambio se encontró PRO-GF-14-
que la
05 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Técnico Operativo de Contabilidad en su
FINANCIERA.
equipo de cómputo guarda y custodia una
carpeta denominada "Libros oficiales y
comprobantes" tanto PRO-GF-14-11 -
MANEJO DE CICLO CONTABLE de la
vigencia 2015 como 2016.
Auditorías SAFYCD-
6/10/2016
• La Política de operación Ítem No. 9 del
PRO-GF-14-11 - MANEJO DE CICLO
CONTABLE señala: "Se debe enviar
mediante correo electrónico la información
sobre el boletín mensual de almacén y
tesorería dentro de los 10DE
La CARACTERIZACIÓN primeros
PROCESO días de
cada mes" y seversión
CR-GF-14-01 encontró quefecha
3 con los boletines
de
Auditorías SAFYCD- mensuales de
aprobación Almacén (Bodegas
09/09/2014, requiere dey/o
6/10/2016 Almacenes) yya
actualización Tesorería (Libro Auxiliar
que se identifican de
varias
Bancos),
nombres, no son enviados
números por las
de formatos áreas a
y mención
contabilidad,
de formatos nodebido a que el sistema de
vigentes
información SIAFI permite bajar
directamente dicha información, por lo que
debe ajustarse esta actividad.
En
No los expedientes
se está contractualesa revisados
dando cumplimiento la
(Anexo 1) se identificó el incumplimiento
política de operación "Tratándose de los de
políticas de operación del PRO-GF-14-12
contratos y convenios interadministrativos
REVISIÓN
relacionados A LOS
con elINFORMES
área misional DEdel IDEP,
EJECUCIÓN
estos informes de ejecución, losLOS
FINANCIERA DE
RECURSOS
trimestrales yENTREGADOS
el final, deben ser ENsuscritos
Auditorías SAFYCD- ADMINISTRACIÓN así:
6/10/2016 por el (la) supervisor (a) y el (la)
-Subdirector
No fue posible evidenciar (a)",
(a) Académico si existieron
teniendo
observaciones o no, dado que
en cuenta que en los informes finales no se que
encuentra
reposan endocumento formalcontractuales
los expedientes al contratista
de que se hubieren presentado
de los convenios revisados, no se identifica
observaciones
la suscripción por a los informes
parte financieros
del supervisor y del
allí archivados y
Subdirector Académico.revisados por parte de
Contabilidad, lo anterior en cumplimiento
de la política de operación del proceso “En
24 Auditorías
Internas
SAFYCD-
Contabilidad
6/10/2016
caso de existir observaciones a los
Informes Financieros, estos deben ser
informados al contratista de manera formal
y dejando algún soporte que evidencie su
realización”
- En los expedientes contractuales no se
identifica que por parte del supervisor del
Se identificó que no en todas las minutas
convenio se informe a la Subdirección
de los convenios tomados en forma
Administrativa, máximo cinco (5) días
selectiva (Anexo 1) se registran en forma
hábiles después de haber sido aceptados y
específica la cantidad de informes
suscritos los informes financieros y las
financieros que se debe presentar ni las
actas de liquidación, sobre los saldos de
Auditorías fechas en las que debe hacerse, esta
25 Internas
SAFYCD-Tesorería 6/10/2016 dinero a favor del IDEP, y su trámite
situación se presenta particularmente en el
correspondiente, por lo que se recomienda
convenio 53 de 2015, lo que no
socializar esta política a los supervisores
corresponde a lo estipulado en la actividad
de los convenios y realizar seguimiento de
1 del procedimiento Revisión a los
su cumplimiento.
Informes de Ejecución Financiera de los
Dentro de las políticas de operación del
Recursos Entregados en Administración.
Procedimiento PRO-GF-14-14
CAUSACIÓN ÓRDENES DE PAGOS, se
enuncia que para el reconocimiento de
pagos Gastos Directos mensuales y/o
anuales, se tenga en cuenta el Instructivo
Auditorías SAFYCD- "IN-GF-14-04 Instructivo para el pago de
6/10/2016
gastos directos", una vez revisados los
formatos asociados al proceso de Gestión
Financiera en Maloca AulaSIG, no se
encuentra relacionado, igualmente fue
Dentro
revisadodeellalistado
revisión realizada
maestro a la
de documentos
Amortización y Provisión, se
de fecha 10 de mayo de 2016 publicada identificó que
y
el último informe abril/2016
no se evidencia ese instructivo remitido del
área del Grupo Funcional de Almacén al
Grupo Funcional de Contabilidad (Boletín
de Almacén), fue entregado el
Auditorías SAFYCD- día11/05/2016, por fuera del tiempo
6/10/2016
establecido (10 primeros días calendario
del mes siguiente del informe). El informe
de enero y febrero de 2016 no se generó
por no haber movimiento y en marzo fue
entregado el día 7 de abril de 2016, sin
evidencia de recibido por parte del área de
contabilidad.
Del PRO-GF-14-19 Seguimiento y
Conciliación de la Información Financiera,
no se evidencia la realización la Actividad
Auditorías SAFYCD- No. 7 "Informar al área involucrada y al
6/10/2016
Subdirector Administrativo, Financiero y de
Control Interno Disciplinario sobre las
diferencias, recomendaciones u
observaciones”.
Se identifica que algunas actas de comités
del proceso se suscriben hasta dos meses
después de la celebración de los mismos.
(Anexo 1), adicionalmente una vez
revisado el expediente denominado "Actas
Auditorías SAFYCD- de sostenibilidad contable 2015", se
30 Internas Presupuesto
6/10/2016
encuentra sin foliar y el rotulo no se
encuentra acorde con las tablas de
retención documental, dado que en el
rótulo se identifica como: "SERIE:
CONCILIACIÓN; SUBSERIE: ACTAS; y
Rótulo sin fecha de aprobación del SIG.
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 31
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 34
FORMULADAS
ACCIONES
CERRADAS 19
ACCIONES
CERRADAS 3
CONDICIONAL
ACCIONES
ABIERTAS/EN 0
DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 12
VENCIDAS
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 12
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 33
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 34
HALLAZGO
ACCION(S) GENERADAS
POR EL HALLAZGO
Realizar capacitación en sistema de

información a los usuarios del proceso
Desconocimiento del sistema con el objetivo de que en adelante
Observación administrativo y financiero sean digitalizados los documentos
SIAFI soportes de las operaciones y sean
vinculados a los documentos fuente
de las transacciones
El área de sistemas realice la
Accion propuesta con el
integrabilidad entre los dos sistemas
objetivo de mejorar la calidad y
Observación de acuerdo a los requerimientos
oportunidad en la información
técnicos de las áreas de nomina y
contable
contabilidad
El procedimiento PRO-GF-14-
05 ANALISIS DE
INFORMACION FINANCIERA
no está alineado con lo
estableciido por los organismos Actualizar el procedimeinto PRO-GF-
de vigilancia y control teniendo 14-05 ANALISIS DE INFORMACION
No conformidad Los Libros que
en cuenta Oficiales se de
el reporte FINANCIERA en Concordancia con
generaron
informaciónoportunamente en el
debe ser remitida los requerimientos de los organimos
aplicativo SIAFI y teniendo
en forma trimestral en
y a que en de vigilancia y control.
cuenta la Directiva
cualquiera Presidencial
de los períodos que
04 de 2012los
componen sobre EFICIENCIA
cierres se
ADMINISTRATIVA Y
pueden presentar ajustes o
LINEAMIENTOS DE LA
movimientos contables.
POLÍTICA CERO PAPEL EN
LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA éstgos no se
imprimen en papel más los Revisar y actualizar el procedimiento
No conformidad
ducmentos electrónicos se PRO-GF-14-11.
conservan.
Debido a que se cuenta

La caracterización con
del proceso Revisar y actualizar la
No conformidad una herramienta tecnólógica
no fue revisada desde su última CARACTERIZACION DE PROCESO
(SIAFI) no se aplicó la política CR-GF-14-01.
aprobación.
de operación establecida.
Las minutas de los contratos
Revisar y actualizar el procedimiento
y/o convenios que pactan la
PRO-GF-14-12 REVISIÓN A
entrega de recursos en
LOS INFORMES DE
administración, no contemplan
No conformidad EJECUCIÓN FINANCIERA DE
la suscripción de los informes
LOS RECURSOS
por parte de los supervisores
ENTREGADOS EN
de los mismos, así como del
ADMINISTRACIÓN
supervisor académico
Las observaciones generadas Revisar y actualizar el procedimiento

a los informes de ejecución PRO-GF-14-12 REVISIÓN A
financiera se comunican por LOS INFORMES DE
No conformidad parte del área contable, EJECUCIÓN FINANCIERA DE
directamente a los supervisores LOS RECURSOS
de los contratos y/o convenios ENTREGADOS EN
a través del correo institucional ADMINISTRACIÓN
Falta de aplicación de la
política operación " Todos los
contratos y/o convenios que
Adelantar mesa de trabajo con la
sean financiados mediante
OAJ, los supervisores de la
recursos financieros de
Subdirección Academica y la
No conformidad inversión del IDEP, deberán
SAFYCD, para poder establecer la
especificar en las clausulas del
coherencia y pertinencia del
contrato el número de informes
procedimiento.
financieros a presentar y las
fechas en las que debe
hacerlo".
Revisar el Procedimiento PRO-GF-14-

14 CAUSACIÓN ÓRDENES DE
PAGOS para verificar la pretinencia
El formato no se encuentra el la
No conformidad del Instructivo "IN-GF-14-04
Maloca Aula SIG .
Instructivo para el pago de gastos
directos" y de ser necesario solicitar la
creación e inclusión el el SIG
Debido a que se cuenta con

una herramienta tecnólógica
(SIAFI) los boletines de
Almacen se generan a través
del aplicativo, estos ya no son Revisar y actualizar el procedimiento
No conformidad
solicitados al Area Técnica, de Boletín de Almacén
razón por la cual los genera el
Area Contable para su
verificación y conciliación
contable.
Debido a que del área de
Contabilidad la Técnico es la
que informa mediante correo
Enviar por parte del Porfesional
electrónico y no el Profesional
Especializado el infome PRO-GF-
No conformidad Especializado como lo
14-19 Seguimiento y Conciliación de
menciona el procedimiento
la Información Financiera
PRO-GF-14-19 Seguimiento y
Conciliación de la Información
Financiera .
No se está siguiendo lo
Generar una alerta en calendario
establecido en las
google aps para realizar la suscripción
Resoluciones de creación de
No conformidad de las actas de acuerdo con el tiempo
los comités en cuanto al tiempo
establecido en la Resolución De
de suscripción de las actas.
creación de Comités
CORRECCIONES 3
ACCION PREVENTIVA 1
ACCION DE MEJORA 5

GESTIÓN
SGC 25 S&SO 0 TOTAL
SCI 4 SGSI 0
34
SGA 0 SIGA 5
SRS 0

TIPO DE CARGO DEL
ACCIÓN RESPONSABLE
Acción de Registro de Luis Arturo Jefe Oficina Aseosra

SGC
Mejora capacitación Ronderos Forero de Planeación
Acción de Luis Arturo Forero Jefe Oficina Aseosra
SGC Sistema integrado
Mejora Ronderos de Planeación
Subdirector
Administrativo,
Procedimiento
Carlos Germán Financiero y de
actualizado PRO-GF-
Acción Plazas Bonilla / Control Interno
SGC 14-05 ANALISIS DE
Correctiva Oswaldo Gómez Disciplinario /
INFORMACION
Lozano Profesional
FINANCIERA
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Administrativo,
Acción Procedimiento GF-14- Plazas Bonilla / Control Interno
SGC
Correctiva 11 actualizado. Oswaldo Gómez Disciplinario /
Lozano Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Administrativo,
Caraterización del
SGC proceso CR-GF-14-01
actualizada.
Lozano Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Administrativo,
Carlos German Financiero y de
Plazas Bonilla / Control Interno
Correo elctrónico
Oswaldo Gómez Disciplinario /
Lozano Profesional
Especializado Area
Acción de Contabilidad
Correctiva SGC
Subdirector
Administrativo,
SGC Correo elctrónico
Lozano Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Carlos German
Administrativo,
Acta de reunión de la Plazas Bonilla /
Acción Financiero y de
SGC mesa de la mesa de Juan Francisco
Correctiva Control Interno
trabajo. Eduardo Salcedo
Disciplinario /
Reyes
Tesorero General
Subdirector
Administrativo,
Acción Procedimiento Plazas Bonilla / Control Interno
SGC Disciplinario /
Correctiva revisado y actualizado Oswaldo Gómez
Lozano Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Administrativo,
Acción Procedimiento Plazas Bonilla / Control Interno
SGC
Correctiva actualizado Oswaldo Gómez Disciplinario /
Lozano Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Carlos German
Acción Plazas Bonilla / Subdirector
SGC Correo elctrónico Administrativo,
Correctiva Oswaldo Gómez
Lozano Financiero y de
Control Interno
Disciplinario /
Profesional
Especializado Area
de Contabilidad
Subdirector
Administrativo,
Financiero y de
Verificacion de alertas
Carlos German Control Interno
Acción en el calendario google
SGC Plazas Bonilla / Disciplinario /
Correctiva aps del responsable de
Paulo Leguizamón Profesional
cada comité.
Especializado
Responsable de
Presupuesto
ORAMIENTO POR PROCESO
AÑO
2011
2012
2013
2014
TOTALES
S
FECHA DE
FORMULACIÓN INICIO FIN
DE LA ACCIÓN (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
(dd/mm/aaaa)
5/2/2013 5/2/2013 6/30/2013

5/2/2013 5/2/2013 12/31/2013
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016

9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016

9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016
9/30/2016 10/3/2016 12/31/2016

CESO
ACCIONES VIGENCI
CERRADAS
ES
0 0 0
0 12 5
2 0 0
0 0 0
2 12 5
Seguimiento en mesa de Trabajo con la Oficina de
Control Interno
25/05/2015: Se solicitó por parte del área de
Contabilidad el requerimiento al área de sistemas para
que fuera tramitado al proveedor, lo cual no implica
inconsistencia en el proceso que afecte el ciclo contable.
Por locual se considera cerrada ya que no fue posible
adelantar el requerimiento por inoperancia para el mismo
en la plataforma de SIAFI.
30-8-2015: Se reitera que desde el área de Contabilidad
se planteo la acción como una oportunidad de mejora
(capacitación ante desarrollo tecnológico), la cual
consistia en requerir al área de sistemas sobre evaluar la
posibilidad de digitalizar los documentos, no obstante es
claro que las operaciones están soportadas con
documentos idóneos, lo cual no implica inconsistencia FECHA DE LA
DESCRIPCIÓN
en el proceso que afecte elDEL
cicloSEGUIMIENTO
contable. Por locual se EVIDENCIAS EVALUACIÓN
reitera cosiderar cerrada la acción ya que no fue posible (dd/mm/aaaa)
adelantar el requerimiento por inoperancia para el mismo
en la plataforma de SIAFI, por ende no se pudo dar la
capacitación.
24-11-2015 Se reitera que desde el área de
Contabilidad se planteo la acción como una oportunidad
de mejora (capacitación ante desarrollo tecnológico), la
cual consistia en requerir al área de sistemas sobre
evaluar la posibilidad de digitalizar los documentos, no
obstante es claro que las operaciones están soportadas
con documentos idóneos, lo cual no implica
Por locual se reitera cosiderar cerrada la acción ya que
no fue posible adelantar el requerimiento por inoperancia
para el mismo en la plataforma de SIAFI, por ende no se
pudo dar la capacitación. Se envío memorando a la
Solicitud a SIAFI
oficina Asesora de Planeción 2269 en el cuals e solicita
24-11-2015
aceptar el planteamiento técnico hecho desde la 20/08/2014
Memorando 2269
Subdirección (contabilidad). 25/05/2015
se solicita cierre
------------------- 28/08/2015
31-12-2015
31-12-2015 Se reitera que desde el área de 24-11-2015
Solicitud de cierre
Contabilidad se planteó la acción como una oportunidad 31-12-2015
29-2-2016 Se
de mejora (capacitación ante desarrollo tecnológico), la 29-2-2016
solicita el cierre de
cual consistia en requerir al área de sistemas sobre
la acción
evaluar la posibilidad de digitalizar los documentos, no
obstante es claro que las operaciones están soportadas
con documentos idóneos, lo cual no implica
Por lo cual se reitera cosiderar cerrar la acción ya que no
fue posible adelantar el requerimiento por inoperancia
para el mismo en la plataforma de SIAFI, por ende no se
pudo dar la capacitación. Se envío memorando a la
oficina Asesora de Planeción 2269 en el cual se solicita
aceptar el planteamiento técnico hecho desde la
Subdirección (contabilidad).
-------------------
29-2-2016 Se reitera lo manifiesto en el seguimiento del
31 de diciembre, en el que se manifiesta que la acción
no es operante hasta cuando SIAFI (Proveedor), defina
la aoperatividad de la misma en el sistema. Se solicita el
---------------
30-4-2016 Se solicita el cierre de la acción Se tiene
progrmada capacitación para el 13-5-2016 y entrega de
actualización, de igual manera si hay ejercicio de
coordinación entre la SAFyCD y la OAP, muestra de lo
30-8-2015 Se hizo nuevamente el requerimiento por medio de
mesa de ayuda y memorando al área de Planeación
(supervisión), solicitando desarrolle la oportunidad de escoger
a cada funcionario en lugar de un generico (IDEP) en el
momento de integración de la nómina. Este requerimiento se
encuentra en trámite y a la espera de presentación por parte Memorando y
del proveedor tanto al supervisor del contrato como a los tiquet de mesa de
usuarios de nómina y contabilidad. ayuda
24-11-2015 En reunión con el proveedor del sistema SIAFI y el
Supervisor del contrato, SIAFI propuso cambiar el 24-11-2015 Cambio
compromisos del reporte por tercero de la información de de acción
nómina por generar el comprobante mensual de provisión de memorando 2269.
prestaciones sociales de manera automatizada, el cua se 31-12-2015
encuentra en trámite y no ha sido entregado al área de Cambio de acción
contabilidad. Se solicitó mediante memorando 2269 el evaluar 30/08/2015
29-2-2016 Cierre
esta nueva acción por parte del supervisor del contrato. Se 24-11-2015
de acción
solicita el cambio de la acción a: "El provedor del sistema SIAFI 02/12/2015
30-4-2016 Cierre
generará el comprobante mensual de provisión de 31-12-2015
prestaciones sociales de manera automatizada". de acción, soportes
29-2-2016
-------------- de seguimiento
30-4-2016
31-12-2015 Se reitera lo manifiesto en seguimiento del 24 de durante el mes de
13-10-2016
noviembre. cambio de la acción a: "El provedor del sistema abril de 2016
SIAFI generará el comprobante mensual de provisión de 30-4-2016
prestaciones sociales de manera automatizada".
13-10-2016 -
29-2-2016 Se reitera lo manifiesto en seguimiento del 31 de correo enviado
diembre . cambio de la acción a: "El provedor del sistema SIAFI desde Oficina
generará el comprobante mensual de provisión de
prestaciones sociales de manera automatizada". Estamos a la Asesora de
espera de respuesta según las actas del comité técnico de Planeación .
sostenibilidad contable, en el cual hecho el requerimiento.
30-4-2016 Se reitera lo manifiesto en seguimiento del 31 de

diembre . cambio de la acción a: "El provedor del sistema SIAFI
generará el comprobante mensual de provisión de
prestaciones sociales de manera automatizada". El 13-5-2016
el proveedor hará entrega del nuevo aplicativo
13/10/2016Se
20/1/2017 Se tiene
solicitóprevista
al supervisor del contratode
la actualización para que
procesos
ytramite con el proveedor
procedimientos SIAFI una
del proceso desesión de trabajo
Gestíon con lapara
Financiera
SAFyCD Cronograma de
el primerpara recibir de
trimestre explicación a cerca del funcionamiento
2017, atendiendo el cronograma
del modulo Capital Humano. jecución contrato
previsto en le ejecución del contrato No. 111 de 2016, de
111 de 2016.
apoyo a la implementación del Nuevo Marco Contable
Público para el Instituto.
20/1/2017 Se tiene prevista la actualización de procesos

y procedimientos del proceso de Gestíon Financiera para
Cronograma de
el primer trimestre de 2017, atendiendo el cronograma
jecución contrato
111 de 2016.
Público para el Instituto.
20/1/2017 con ocasión de la implementación del Nuevo

Marco Contable Público se tiene previsto ajustar dentro
del primer trimestre de 2017 la caracterizacion del
proceso con el fin de alinear los requerimientos de la
Contaduría General de la Nación.
20/01/2017 Mediante correo electrónico se efectúo la
solicitud de los informes de ejecución financiera a los
supervisores de contrato del IDEP del Área Académica
con el fin de verificar la información soporte de la
ejecución de los recursos y que los informes sean
debidamente suscritos por los responsables de la
preparación.

Público para el Instituto evaluando la pertinencia del
medio por el cual se debe notificar al contratista respecto
de la información contenida de la información financiera
20/01/2017 en el tercer trimestre de 2016 se adelantó

mesa de trabajo con la OAJ donde se concertó que para
la contratación de las futuras vigencias se incluirá dentro
de las obligaciones el número de informes financiero a
presentar.
07/04/2017 En el primer trimestre de 2017 no se ha

suscrito convenios en el cual se hayan entregado
recursos en administración, por ende no se evidencia la
modificación de la clausula 5 que se genero como
conclusión de la reunión sostenida con la OAJ.

Público para el Instituto, en este proceso se evaluará la
pertinencia en cuanto al instructivo para pago de gastos
directos

Público para el Instituto
20/01/2017 Se tiene prevista la actualización de
procesos y procedimientos del proceso de Gestíon
Financiera para el primer trimestre de 2017, atendiendo
el cronograma previsto en le ejecución del contrato No.
111 de 2016, de apoyo a la implementación del Nuevo
Marco Contable Público para el Instituto, se tendrá en
cuenta para incluir dentro de la actividad de notificar el
envió por parte de cualquiera de los funcionarios del
Área Contable las observaciones pertinentes al informe
de ejecución financiera
20/01/2017 Se realizó la actualización del formato de

acta de comité técnico de sostenibilidad en lo
relacionado con la serie documental y se esta dando
cumplimiento en los tiempos para su suscripción.
TOTAL
17
19
SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTRO
20/08/2014 27/02/2015 : El aplicativo SIAFI permite digitalizar documentos, no se ha realizado la capacitacion. Se realiza nuevo
compromiso de cierre hablar con OAP, para retomar en nuevo contrato de SIAFI.
21/07/2015: No se encuentra reporte de avance de las acciones realizadas durante el mes de junio/2015, en consecuencia
continúa abierta.
30/09/2015: La OCI, evidencia que reiteradamente en el reporte de los seguimientos de este Hallazgo, no se reporta avance de
la acción. En consecuencia, la Oficina de Control Interno presenta - ALERTA CORECTIVA de fecha 7 de octubre de 2015, 10:20,
la cual indica:
"En el marco del seguimiento Plan de Mejoramiento por procesos, seguimiento 30/09/2015, la Oficina de Control Interno observa
que se ha dilatado el cierre del siguiente Hallazgo de Gestión Financiera y sus acciones de mejora. Estas requieren de la
concurrencia de dos dependencias : Subdirección Administrativa y financiera y Oficina Asesora de Planeación: Para resolver el
cierre de esta acción se solicita a cada unos de los responsables lo siguiente:
1. Jefe de Oficina Asesora de Planeación y equipo de sistemas: ¿Se consideró en contrato de 2013 y adiciones, o 2015 la
digitalización de documentos soporte de las operaciones financieras?
2.Subdirector administrativo: Determinar junto con su equipo técnico si aún es funcional y pertinente la digitalización de
documentos soporte de las operaciones o si basta con que los hechos y operaciones origen de los registros contables desde de
cada una de las áreas vinculadas al ciclo contable, posean el documento fuente soporte de las transacciones.
Una vez resuelto el hallazgo desde el punto de vista funcional y técnico se procederá a asignar el estado real de las acciones
asociadas.En consecuencia, la Oficina de Control Interno recomienda que los involucrados realicen una mesa de trabajo (Líder
del proceso y responsable de la acción) a fin de establecer su posible cierre.
Se solicita responder antes del viernes 9 de octubre antes de la publicación de reporte de plan de mejoramiento por procesos".
25/01/2016 :No se evidencia acuerdo conjunto y concepto definitivo. Continúa abierta.
15/03/2016: :No se evidencia acuerdo conjunto y concepto definitivo de la Oficina Asesora de Planeación como supervisor del
contrato . Continúa abierta.
20/05/2016 . La acción registrada para este hallazgo señala la realización de capacitación en sistema de información a los
usuarios del proceso con el objetivo de que en adelante sean digitalizados los documentos soportes de las operaciones y sean
vinculados a los documentos fuente de las transacciones. El día viernes 13 de may de 2016 09:30 – 11:30, en el centro de
documentaciòn, se ralizó una "Capacitación en la nueva versión del sistema SIAFI". Sin embargo este hallazgo continuará en
estado "Abierta-Vencida", debido a que se estará a la espera de ser incluido dentro del nuevo contrato el proveedor SIAFI.
27/07/2016: No se ha realizado la digitalziación del primer documento como soporte o fuente de transacciones. Debe
reformularse acción en términos operabilidad y funcionalidad para el IDEP.
04/11/2016: Se solicita aclaración por parte del referente técnico pero aún no se tiene clara la funcionalidad y se está solictando
al proveedor del sistema sesiones de capacitación para tratar este tema.
La integrabilidad de los sistemas de informaciòn se realizò con apoyo de los proveedores de los sistemas humano y siafi, a partir
del 19 de mayo de 2013 y a la fecha se encuentra en operaciòn
20/08/2014: la arquitectura que integra sigue pendiente, humano ya esta entregando lo que debe entregar, el operador siafi lo
hace directamente. Es un requerimiento para el nuevo contrato, es un boton de integracion.
27/02/2015: Aún se encuentra pendiente la integración de SIAFI con humano, con el fin de reducir los tiempos de las actividades
de interfaz mensual y garantizar homogeneidad en los reportes y evitar reprocesos de la información.
30/09/2015: La Oficina de Control Interto en siguimiento realizado con el Subdirector Administrativo Financiero y de Control
Disciplinario Carlos Andrés Prieto O. presenta ajuste a la información reportada a 30/08/2015 así:
"El proveedor del sistema de información en reunión del mes de julio verbalmente informó que no es posible migrar para efectos
contables la información a nivel de terceros del sistema de información Humano a SIAFI, por lo cual el proveedor se
comprometió a generar en el sistema SIAFI el comprobante mensual de provisión de prestaciones sociales. al corte del
seguimiento no se ha entregado el producto en relación por SIAFI."
En consecuencia, la Oficina de Control Interno, recomienda que los involucrados realicen una mesa de trabajdo (Líder del
proceso y responsable de la acción) a fin de establecer su posible cierre.
02/12/2015 : Se cerrará condicionalmente cuando haya sido elaborada la nueva acción en este proceso con el conocimiento de
todos los involucrados.,
21/01/2016: Se cerrará condicionalmente cuando haya sido elaborada la nueva acción en este proceso con el conocimiento de
todos los involucrados.,
15/03/2016: Con corte a 29/02/2016 esta solicitud continua pendiente, el proveedor SIAFI se encuentra en el trámite de esta.
20/05/2016: Con corte a 30/04/2016 esta solicitud continua pendiente, el proveedor SIAFI se encuentra en el trámite de esta
27/07/2016: Aun no hay integrabilidad completa ya que siempre hay operaciones externas y ajustes requeridos para el montaje
de la nómina. Las actividades frente a este procedimiento no se han reducido ni modificado. Continua abierta vencida. Se
recomeinda reformular accion en términos de viabilidad.
04/11/2016: Con base en el seguimiento por parte del líder del proceso aún se encuentra pendiente el desarrollo de la acción y
aclaracion por parte del proveedor del sistema de dicah funcionalidad e integración.
27/01/2017: No se presenta seguimeinto por parte del líder del proceso. Continúa abierta.
27/01/2017: De acuerdo a cronograma de la acción con cierre a 31 de diciembred e 2016, esta continua abierta
vencida. El prd mencionado sigue con fecha de actualización 21/05/2015 en los términos del hallazgo.
21/04/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable. CONTINÚA ABIERTA -
VENCIDA. Revisado en Maloca AulaSIG el procedimiento se encuentra sin actualizar.
27/01/2017: De acuerdo a cronograma de la acción con cierre a 31 de diciembre de 2016, se asigna estado abierta
vencida. Los procedimientos en mención continuan en el estado encontrado en el hallazgo.
21/04/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable. 21/04/2017: No presenta
seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable
vencida. La caracterizacion en mención continua en el estado encontrado en el hallazgo.
21/04/2017: No presenta seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable. 21/04/2017: No presenta
seguimiento por parte del líder del proceso y/o responsable
27/01/2017: La acción propuesta menciona: Revisar y actualizar el procedimiento PRO-GF-14-12 REVISIÓN A LOS
INFORMES DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN que
continua con fecha de aprobacion 21/05/2015 en Maloca AulaSIG, es decir no se ha ajustado por lo que la acción
esta abierta y vencida.
vencida. Los documentos en mención continuan en el estado encontrado en el hallazgo.
27/01/2017: Se establece que en Obligación 5 se estipulará el número de informes financieros, esta se revisará una
vez iniciada la contratación de 2017, continua abierta.
21/04/2017: Teniendo en cuenta que a la fecha no se han suscrito convenios en los cuales se hayan entregado
recursos administrados, la Oficina de Control Interno revisará el cumplimiento de esta acción en el seguimiento del
segundo trimestre.
VENCIDA. Revisado en Maloca AulaSIG los documentos en mención se encuentra sin actualizar.
27/01/2017: El acta de 25 de octubre de 2016 se elaboró un mes y cinco días después, hasta el 30 de noviembre
de 2016. Continúa abierta vencida.
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
AUTOSEGUIMIEN SEGUIMIENTO
TO OCI
0 0
17 17
2 2
0 0
19 19
DE CONTROL INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN
EL HALLAZGO
María Jazmín Gómez
8/09/2014 :Diana Karina Ruiz Jefe

OCI
Sarmiento
Contratista OCI
21/07/2015 30/09/2015
Ana Omaira Tarazona Profesional
OCI
25/01/2016 Diana Ruiz
15/03/2016 Diana Karina Ruiz- Jefe
OCI
20/05/2016 Ana Omaira Tarazona
12/06/2015: Es necesario Riveros Profesional OCI
solicitar reprogramaciòn 11/04/2016: Nadia Aixa Pineda
de fecha de cierre de la Sarmiento-Contratista OCI
Abierta - Vencida 27/01/2017: Diana Ruiz- Jefe OCI
acciòn por parte del
responsable de la acción 21/04/2017: Alix del Pilar Hurtado P.
(sistemas)
María Jazmín Gómez
20/08/2014: Diana Karina Ruiz Jefe

OCI
Profesional Apoyo OCI
Profesional OCI
Profesional OCI
Profesional OCI
15/03/2016: Diana Karina Ruiz- Jefe
Integración de SIAFI con
Abierta - Vencida OCI
HUMANO
Profesional OCI
27/01/2017: Diana Ruiz- Jefe OCI

Maloca AulaSIG Abierta - Vencida

27/01/2017: Diana Ruiz- Jefe OC

http://www.idep.edu.co/sit
es/default/files/8.%20PRO
-GF-14-12-Revisi
%C3%B3n-a-los-informes- 27/01/2017: Diana Ruiz- Jefe OC
de-ejecuci%C3%B3n- Abierta - Vencida
financiera-de-los- 21/04/2017: Alix del Pilar Hurtado P.
recursos-entregados-en-
administraci
%C3%B3n_0.pdf


Aplicativo SIAFI Abierta - Vencida



Correo suscripcion acta Abierta - Vencida
PROCESO:
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
IR A MAPA
DE PROCESOS
IR A INFORME
CONSOLIDADO
DE PROCESOS
IR A
PROCEDIMIENTO
PLAN DE
MEJORAMIENTO
IR A
PROCEDIMIENTO
PLAN DE
MEJORAMIENTO
FECHA DE
(dd/mm/aaaa)
Informes
de
3 Auditoría
SAFYCD 12/5/2016
de Gestión
Informes
de
4 Auditoría
SAFYCD 12/5/2016
de Gestión
Informes
de
5 Auditoría
SAFYCD 12/5/2016
de Gestión
PROCESO CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 5
PROCESO
TOTAL DE
ACCIONES 5
FORMULADAS
ACCIONES
A MAPA CERRADAS 0
PROCESOS
ACCIONES
CERRADAS 2
CONDICIONAL
FORME ACCIONES
LIDADO ABIERTAS/EN 0
CESOS DESARROLLO
ACCIONES
ABIERTAS/ 3
VENCIDAS
DIMIENTO TOTAL ACCIONES

E ABIERTAS 3
AMIENTO
DIMIENTO
E
AMIENTO
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 5
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 5
ATOS GENERALES DEL HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TIPO DE HALLAZGO ANÁLISIS DE CAUSAS
No se identificaron los ajustes sobre

actualización de los procedimientos
disciplinarios publicados en Maloca Aula SIG,
esta observación fue realizada en el
Informe de Auditoría del proceso de la Existían conceptos e
vigencia 2015 y se reitera para el presente interpretaciones jurídicos
informe, ya que en los procesos ordinarios No conformidad diferentes emitidos por la OAJ
revisados Procesos: 596-2015, 2095- 2014, del Idep en vigencias
no se encuentra un abogado asignado tal anteriores.
como lo especifica la actividad 2 del
procedimiento.
No se realizó el ajuste del indicador del

proceso de Control Interno Disciplinario
frente a la necesidad de expresarlo en
términos de la oportunidad o cumplimiento
de términos procesales, tal como lo expresa No se formuló Plan de
el objetivo del mismo “Establecer la Mejoramiento frente a la
idoneidad y oportunidad de los procesos No conformidad recomendación dada en la
disciplinarios por parte de la entidad”, ya que Auditoría 2015 sobre el ajuste
actualmente el indicador propuesto no refleja del indicador.
el cumplimiento del objetivo planteado:
Porcentaje de actos administrativos
revisados= Actos administrativos revisados /
Actos administrativos proferidos.
Una vez revisada la ficha técnica del
indicador se evidencia que las variables del
indicador para la medición del Primer
trimestre no coinciden con lo expresado en el
análisis y en la realidad de los datos
obtenidos para este periodo de tiempo.
No se han establecido los controles sobre los
tiempos asignados a la actividad 1 y 2 del
procedimiento CONTROL DISCIPLINARIO
ORDINARIO, debido a que en los procesos
revisados se encuentran tiempos mayores a Existían conceptos e
los indicados en el procedimiento. Por otra interpretaciones jurídicos
parte, no se ha establecido la fecha en la No conformidad diferentes emitidos por la OAJ
que se debe actualizar el Sistema de del Idep en vigencias
Información Disciplinario del Distrito Capital anteriores.
frente a las últimas actuaciones registradas
en el expediente físico del proceso.
Procesos: 596-2015, 2095-2014, 2091-2014.
Procesos: 000022 de 2015 y 000021 de
2015.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR
CORRECCIONES 0
ACCION PREVENTIVA 2
ACCION DE MEJORA 0

GESTIÓN
SGC 5 S&SO 0
SCI 0 SGSI 0
SGA 0 SIGA 0
SRS 0
NOMBRE
SUBSISTE FUENTE DEL
ACCIÓN
Ajustar los procedimientos de Control

Interno Disciplinario de acuerdo con el Procedimientos de
Acción Carlos Germán
concepto emitido por la OAJ del Idep SGC Control Interno
Correctiva Plazas Bonilla
radicado con el número 1665 del Disciplinario Ajustado
04/11/2016.
Ajustar el indicador del

Indicador del
procedimiento de Control Interno
Acción procedimiento de Carlos Germán
Disciplinario en porcentaje de SGC
Correctiva Control Interno Plazas Bonilla
cumplimiento de términos procesales
Disciplinario ajustado
en los expedientes Disciplinarios
Ajustar los procedimientos de Control
Interno Disciplinario de acuerdo con el Procedimientos de
Acción Carlos Germán
concepto emitido por la OAJ del Idep SGC Control Interno
Correctiva Plazas Bonilla
radicado con el número 1665 del Disciplinario Ajustado
04/11/2016
NTO POR PROCESO
po de Acción)
2 AÑO
3 2011
0 2012
UBSISTEMA DE
2013
TOTAL 2014
TOTALES
5
5
FECHA DE
CARGO FORMULACI
DEL ÓN DE LA INICIO FIN
RESPONS ACCIÓN (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
ABLE (dd/mm/aaaa
)
Subdirector
Administrativ
o, Financiero 12/5/2016 05/11/20196 12/31/2016
y de Control
Disciplinario
Subdirector
Administrativ
o, Financiero 12/5/2016 05/11/20196 12/31/2016
y de Control
Disciplinario
Subdirector
Administrativ
o, Financiero 12/5/2016 05/11/20196 12/31/2016
y de Control
Disciplinario
ABIERTAS
CERRADAS
CERRADAS CONDICIONALES
0
0 0
0
0 0
0
0 0
0
0 0
0
0 0
FECHA DE LA
(dd/mm/aaaa)
23/01/2017 en atención al memorando

0001665 del 01/11/2017 - Prodedimiento para
adelantar el Contro Interno Disiciplinario de la
4/11/2016 y correo
Jefe de Oficina Asesora Jurídica, se realizaron
electrónico del
mesas de trabajo para realizar ajuste del
29/12/2016
Procedimiento, mediante correo electrónico de
29 de diciembre se envio a la OAP la solicitud
del ajuste al procedimiento.
23/01/2017 - Se tiene programado el el ajuste

del indicador del proceso de Control Interno
Disciplinario durante el primer trimestre de
2017, se ha avanzado en el tema con la OAP,
sugiriendo un nuevo indicador.
23/01/2017 en atención al memorando
0001665 del 01/11/2017 - Prodedimiento para
adelantar el Contro Interno Disiciplinario de la
4/11/2016 y correo
Jefe de Oficina Asesora Jurídica, se realizaron
electrónico del
mesas de trabajo para realizar ajuste del
29/12/2016
Procedimiento, mediante correo electrónico de
29 de diciembre se envio a la OAP la solicitud
del ajuste al procedimiento.
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______
S VIGENCIAS ANTERIORES
AUTOSEGUIMEINT
TOTAL
O
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
26/01/2017: Revisado el espacio de Maloca

AulaSIG, no existe evidencia aún de la
actualización del procedimiento. Continúa abierta
la acción.
19/04/2017: No presenta seguimiento por parte del

líder del proceso. Sin embargo se revisa el espacio
de Maloca AulaSIG y no existe evidencia aún de la
la acción.
26/01/2017: No existe evidencia de la re-

formulación del nuevo indicador del proceso de
Control Interno Disciplinario. Continúa abierta.

la acción.
26/01/2017: Revisado el espacio de Maloca
AulaSIG, no existe evidencia aún de la
la acción.

la acción.
FT-MIC-03-03
: 4
obación: 21/08/2015
______ de ______
SEGUIMIENTO OCI
0
L INTERNO
ESTADO DE LAS
ACCIONES GENERADAS AUDITOR
EN EL HALLAZGO

Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
Pineda Sarmiento-
Contratista OCI

Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
Abierta - Vencida
Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
PROCESO:
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
Cons FUENTE DEPENDENCIA

FECHA DE
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL
. (dd/mm/aaaa)
HALLAZGO
Fortalecer el diseño de
estrategias para promover las
Auditorías actividades de Autocontrol en
1 Internas
Oficina Control Interno 11/15/2016
la gestión por procesos del
IDEP, particularmente con
enfoque preventivo.
Fortalecer la divulgación de
los resultados de las
Auditorías auditorías con el líder del
2 Internas
Oficina Control Interno 11/15/2016
proceso y los referentes
técnicos de los procesos
auditados
Internas proceso y los referentes
técnicos de los procesos
auditados
PROCESO EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
NÚMERO DE
HALLAZGOS DEL 2
PROCESO
TOTAL DE ACCIONES
FORMULADAS 5
ACCIONES CERRADAS 0
ACCIONES CERRADAS
CONDICIONAL 0
ACCIONES
ABIERTAS/EN 5
DESARROLLO
ACCIONES ABIERTAS/
VENCIDAS 0
TOTAL ACCIONES
ABIERTAS 5
ACCIONES CON
AUTOSEGUIMIENTO 5
ACCIONES CON
SEGUIMIENTO OCI 5
DEL HALLAZGO
La mayoria de acciones se derivan

de fuente auditorías internas donde
se detectan no conformidades
reales, las otras fuentes no se
evidencian.
Observación
El enfasis de auditorías internas es
correctivo.
Se realizan pocos ejercicios de
autocontrol por parte de líderes y
equipos de trabajo.
Los líderes de proceso no
despliegan los resultados de
auditorías en la totalidad de sus
equipos
Se socializan los resultados de

Observación auditoría unicamente a líderes de
proceso y algunos referentes
Se publica en medios establecidos

y se requiere notificación sobre esta
publicación a todos los niveles del
IDEP
proceso y algunos referentes
Se publica en medios establecidos

y se requiere notificación sobre esta
publicación a todos los niveles del
IDEP
PLAN DE MEJ
ACCIONES FORMULADAS (Por Tipo de Ac
CORRECCIONES
ACCION PREVENTIVA
ACCIÓN CORRECTIVA
ACCION DE MEJORA
ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEM

GESTIÓN
SGC 0 S&SO
SCI 5 SGSI
SGA 0 SIGA
SRS 0
FORMULACIÓN DE ACCION
SUBSISTEM FUENTE
A DE VERIFICABLE DE LA
HALLAZGO ACCIÓN
GESTIÓN ACCIÓN
Fortalecer el mecanismo de generación de

Alertas emitidas de
alertas preventivas e informativas de
acuerdo a IN-ESE-16-01
acuerdo a las necesidades de proceso
Acción Preventiva SCI Instructivos para el
identificadas en las diferentes instancias y
tratamiento de alertas en
vinculando su formulación a plan de
la gestión de procesos
mejoramiento cuando aplique.
Formular acciones de mejora a partir de las

alertas emitidas por la OCI de acuerdo al
Acciones de mejora en
IN-ESE-16-01 Instructivos para el Acción Preventiva SCI
Plan de Mejoramiento
tratamiento de alertas en la gestión de
procesos
Notificar mediante alertas informativas la
Alertas emitidas y
publicación del informe final de auditoría e
Acción Preventiva SCI Procedimiento de
incluirlo como política de operación en el
Auditorías Actualizado.
procedimiento de Auditorías.
Socializar el informe preliminar y final al

equipo auditado mediante correo
electrónico , promoviendo la participación Correo electrónico y
Acción Preventiva SCI
de estos en el pronununciamiento cuando alerta emitida informe final
aplique y suscripción del plan de
mejoramiento.
Realizar mesas de trabajo donde se
Plan de mejoramiento
socialicen resultados de auditorías internas,
suscrito y hoja de trabajo
externas u otros ejercicios de evaluación Acción Preventiva SCI
de levantamiento del
independiente y trabajar como equipo las
mismo.
acciones de mejora requeridas.
LAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESO
AS (Por Tipo de Acción)
0
AC
5 AÑO
0 2011
0 2012
S POR SUBSISTEMA DE
2013
IÓN
0 TOTAL TOTALES
5
0
CIÓN DE ACCIONES
NOMBRE DEL CARGO FECHA DE
RESPONSABL DEL FORMULACIÓN INICIO FIN
E DE LA RESPONSA DE LA ACCIÓN (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
ACCIÓN BLE (dd/mm/aaaa)
Equipo OCI Equipo OCI 11/29/2016 12/1/2016 6/30/2017
Líderes de Líderes de
11/29/2016 12/1/2016 6/30/2017
proceso proceso

ESO
ABIERTAS CERRADAS
0 0
0 0
0 0
0 0
Alertas informativas No. 14, 15 y 16

19/01/2017: La Oficina de Control Interno, emitió durante el
enviadas por correo electrónico
mes de diciembre de 2016, un total de 3 alertas informativas
17/04/2017: Alertas Informativas Nos.
17/04/2017: La Oficina de Control Interno, durante el primer
1 al 16; Alertas Preventivas No. 1 y 2,
trimestre de 2017, emitió un total de 18 alertas, así: 16
las cuales fueron enviadas por correo
informativas y 2 preventivas.
electrónico
17/04/2017: De las alertas informativas generadas durante Plan de Mejoramiento por Procesos
el primer trimestre de 2017 por la OCI, fueron suscritas
acciones de mejora, en los procesos Misionales, Divulgación Alertas Informativas No. 16-2016 y
y Comunicación y Gestión Tecnológica. No. 3-2017
19/01/2017: La Oficina de Control Interno durante el mes de
diciembre de 2016, emitió alertas informativas
correspondientes a la publicación de los informes finales de
auditoria en la página web del IDEP, así: No. 14
correspondiente a la auditoria del proceso de Evaluación y
Seguimiento y la No. 16 a la auditoria del proceso de
Divulgación y Comunicación.
Alertas informativas No. 14 y 16,
17/04/2017: La Oficina de Control Interno emitió alerta enviadas por correo electrónico
informativa No. 3 del 23/01/2017, correspondiente a la
publicación en pa´gina web del IDEP del informe final de 17/04/2017: Alerta Informativa No. 3
auditoria de los procesos de Gestión Tecnológica y Procesos del 23/01/2017 enviada por correo
Misionales. electrónico a los funcionarios y
Por otra parte fueron modificadas las Políticas de Operación contratistas del IDEP
del procedimiento PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento,
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora el cual se
encuentra en revisión por parte del referente SIG.
19/01/2016: La Oficina de Control Interno, envío por correo

electrónico el informe preliminar de auditoria y las
herramientas soporte al líder del proceso y sus referentes,
así:
Divulgación y Comunicación; 21/12/2016; Gestión
Tecnológica: 30/12/2016 y Procesos Misionales: 30/12/2016.
Igualmente se envío el informe final del proceso de
Divulgación y Comunicación el 28/12/2016 Correos electrónicos a líderes y
referentes de los proceso auditados
17/04/2017: La Oficina de Control Interno, envío por correo
electrónico el informe final de auditoria, así: 17/04/2017: Correos electrónicos y
18/01/2017: Proceso Gestión Tecnológica y Procesos alerta informativa No. 3
Misionales; igualmente se emitió la alerta informativca No. 3
el 23/01/2017
19/01/2016: En el marco de la Auditoria de Regularidad
realizada por la Contraloría de Bogotá, se realizaron mesas
de trabajo en el mes de diciembre en donde con el fin de
socializar el informe preliminar, la respuesta al mismo y la
formulación del Plan de Mejoramiento.
Respecto a las auditorias internas, la OCI llevó a cabo
asesorias con los procesos de Comunicación y Divulgación; Papeles de trabajo, Respuesta al
Gestión Tecnológica y Procesos Misionales, en donde se dió informe final de audoria de
aclaración a las no conformidades y observaciones producto Regularidad y Plan de Mejoramiento
de las auditorias. suscrito
17/04/2017: En el marco de la auditoria dle proceso de

Gestión contractual que se encuentra en desarrollo, la 17/04/2017: 1) Acta No. 3 del
Oficina de Control Interno realizó mesa de trabajo con el fin 31/03/2017 que se encuentra en el
de solicitar concepto técnico del Referente de Contabilidad, expediente de Auditorias por
frente a novedad evidenciada en la forma de facturar procesos - Gestión Contractual; 2)
Corpoeducación al IDEP, a través del contrato No. 70 de Informe de auditoria del proceso de
2016; igualmente se han llevado a cabo asesorias verbales gestión de recursos físicos
a los responsbles del seguimiento de acciones de mejora al
Plan de Mejorameinto Institucional y por Procesos.
Igualmente, la OCI durante los meses de enero y febrero de
2017, llevo a cabo una verificación aleatoria frente a la
realización de inventarios 2016, en el marco del cierre del
plan de esa vigencia.
TOTAL
0
ESO SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL
FECHA DE LA
DESCRIPCIÓN DEL
EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO
(dd/mm/aaaa)
26/01/2017: Una vez revisada la

evidencia, se observa el fortalecimiento
del mecanismo de generación de
acuerdo a las necesidades de proceso.
19/01/2017
17/04/2017
20/04/2017: Una vez revisada la

evidencia, se observa el fortalecimiento
del mecanismo de generación de
acuerdo a las necesidades de proceso.
20/04/2017: Una vez revisadas las

alertas generadas en la evidencia de la
acción, se corrobora la suscripción de
las acciones generadas desde el Plan
4/17/2017
de Mejoramiento por procesos de:
Gestión Tecnológica, Procesos
Misionales y Divulgación y
Comunicación.
26/01/2017: Con corte al 31 de
Diciembre de 2016, fueron generadas
dos alertas informativas frente a la
publicación del Informe Final de
Auditoría del proceso auditado y
recordatorio de suscricpión del Plan de
19/01/2017 Mejoramiento del mismo.
17/01/2017 20/04/2017: Una vez verificada la

evidencia, fueron generadas las alertas
de publicación del Informe Final de
Auditoría.
Se revisa ajuste del procedimiento y
solicitud de modificación entregado al
referente SIG.
26/01/2017: Se revisan soportes de la

acción verificando su cumplimiento.
19/01/2017
17/04/2017
20/04/2017: Fueron enviados a los
líderes de los procesos y/o referentes
técnicos, los Informes Preliminares y
Finales de las Auditorías de los
procesos: Misionales, Gestión
Tecnológica y Divulgación y
Comunicación.
26/01/2017: La OCI tal como lo
establece en el seguimiento por parte
del líder del proceso, realizó diversas
mesas de trabajo en el marco de la
Auditoría realizada por la Contraloría de
Bogota, por otra parte, realizó asesorías
verbales frente a la aclaración de las No
19/01/2017 conformidades y/o observaciones
realizadas en los Informes de auditoría.
17/04/2017
20/04/2017: Se han socializado
resultados y/o observaciones
preliminares de auditorías internas,
externas u otros ejercicios de
evaluación independiente, con el fin de
trabajar en equipo su corrección y/o
ajuste inmediato.
VERSIÓN : 4
PÁGINA: ______ de ______

ESTADO DE LAS
ACCIONES
EVIDENCIAS AUDITOR
GENERADAS EN EL
HALLAZGO
26/01/2017: Alerta Informativas #14: Publicación

Informe de Auditoría proceso evaluación y
seguimiento
Pineda Sarmiento-
Alerta Informativa #15: Matriz seguimiento Ley
Contratista OCI
1712 de 2014
Alerta Informativa #16: Publicación Informe de
Auditoría proceso de Divulgación y comunicación y
suscripción del Plan de Mejoramiento. Abierta - en Desarrollo
20/04/2017: Alertas Informativas Nos. 1 al 16;

Alertas Preventivas No. 1 y 2, las cuales fueron
Pineda Sarmiento-
enviadas por correo electrónico
Contratista OCI

Pineda Sarmiento-
20/04/2017: Plan de Mejoramiento por Procesos Contratista OCI
Alertas Informativas No. 16-2016 y No. 3-2017 20/04/2017: Nadia Aixa
Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
Alerta Informativas #14: Publicación Informe de
Auditoría proceso evaluación y seguimiento
Alerta Informativa #16: Publicación Informe de
Auditoría proceso de Divulgación y comunicación y 26/01/2017: Nadia Aixa
suscripción del Plan de Mejoramiento. Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
20/04/2017: Alerta Informativa No. 3 del Abierta - en Desarrollo
23/01/2017 enviada por correo electrónico a los 20/04/2017: Nadia Aixa
funcionarios y contratistas del IDEP. Pineda Sarmiento-
Contratista OCI
FT-MIC-03-04+SOLICITUD DE CREACIÓN,
MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS
Fué remitido Informe Preliminar e instrumentos de 26/01/2017: Nadia Aixa

verificación de las Auditorías a los procesos de: Pineda Sarmiento-
Divulgación y Comunicación ( 21/12/2016), Gestión Contratista OCI
Tecnológica (30/12/2016) y Procesos Misionales
(30/12/2016). Adicionalmente fué enviado el
Informe final de la Auditoría al proceso de
Divulgación y Comunicación el 28/12/2016.
20/04/2017: Correos electrónicos a líderes y

referentes de los proceso auditados 20/04/2017: Nadia Aixa
Pineda Sarmiento-
Correos electrónicos y alerta informativa No. 3 Contratista OCI
Asesorías por parte de la OCI para la aclaración de
hallazgos y/o observaciones.

Pineda Sarmiento-
Contratista OCI

Pineda Sarmiento-
20/04/2017: Acta No. 3 del 31/03/2017 que se Contratista OCI
encuentra en el expediente de Auditorias por
procesos - Gestión Contractual; 2) Informe de
auditoria del proceso de gestión de recursos físicos

Base Plan Mejoramiento Procesos Corte 31 03 2017 Líderes

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CORTE DE ÚLTIMO

PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

Divulgación y Dirección y Mejoramiento

Gestión Gestión Gestión Atención

Gestión de Gestión Control

REPORTE GENERAL REPORTE PLAN DE

1. RESULTADOS GENERALES DEL

SEGUIMIENTO OCI 269 96%

2. RESULTADOS POR TIP

ACCIONES PREVENTIVAS 47 17% SGA

ACCIONES CORRECTIVAS 136 48% S&SO

ACCIONES DE MEJORA 82 29% SGSI

TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS

0 50 100 150 200 250 300

TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS

0 50 100 150 200 250 300

DIC-01 Divulgación y Comunicación 32 16

DIP-02 Dirección y Planeación 29 19

MIC-03 Mejoramiento Integral y Continuo 10 5

GD-07 Gestión Documental 12 8

GC-08 Gestión Contractual 21 16

GJ-09 Gestión Jurídica 6 6

AU-10 Atención al Usuario 9 9

GRF-11 Gestión de Recursos Físicos 29 20

GT-12 Gestión Tecnológica 33 11

GTH-13 Gestión del Talento Humano 37 17

GF-14 Gestión Financiera 34 19

ESE-16 Evaluación y Seguimiento 5 -

Total Acciones Formuladas TENDEN

RESULTADOS GENERALES DEL PLAN DE

RESULTADOS POR TIPOLOGÍA DE ACCIONES

RESULTADOS DE ACCIONES POR PROCESO

NDENCIAS DE FORMULACIÓN DE ACCIONES

ALES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO IDEP

RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES

TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS

TOTAL DE ACCIONES CERRADAS

TOTAL DE ACCIONES CERRADAS CONDICIONALES

TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS

TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS EN DESARROLLO

TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS EN DESARROLLO

TOTAL DE ACCIONES ABIERTAS VENCIDAS

0 50 100 150 200 250 300

S POR TIPOLOGÍA DE ACCIONES

ACCIONES FORMULADAS POR

S&SO 7 TOTALES 281

- ACCIONES FORMULADAS POR SUBSISTEMA SIG

- 50 100 150 200 250

- 50 100 150 200 250

OS DE ACCIONES POR PROCESO

CERRADAS ABIERTAS EN ABIERTAS

TENDENCIADEFORMULACIÓNYCIER EDEAC IONES

Cons FUENTE DEPENDENCIA

De acuerdo a los resultados de las

las que se encuentran el

De acuerdo a los resultados de las

De acuerdo a los resultados de las

De acuerdo a los resultados de las

En Maloca AulaSIG, se encuentra

Se identificó materialización en 2016

Se requieren ajustes y revisión sobre

La página web es el principal Continuar el proceso de actualización

Teniendo en cuenta la misión