6 PROCEDIMIENTOS MANDATORIOS

CONTROL DE REGISTROS

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la
calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios
para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de
retención y la disposición de los registros.

CONTROL DE DOCUMENTOS

Para evitar que existiera disparidad de criterios frente al modo de realizar las tareas y
teniendo en cuenta que solo hay una manera de hacer las cosas del mejor modo posible,
se determinó que sería necesario plasmar estos “modos” por escrito para prevenir que lo
acordado cayera en el olvido, que fuera desvirtuándose día a día

Por otro lado, teniendo escritos estos modos de actuar, resulta mucho más objetivo,
cómodo y fácil determinar qué pasos deben mejorarse, que aspectos se deben añadir o
eliminar, etc. En definitiva, se facilita la mejora continua de los procesos.

Por todo lo expuesto, y vista la cantidad de documentación por elaborar, se opta por recoger
por escrito cómo deben gestionarse los documentos generados por el sistema de gestión
de calidad. De este modo nace el primer procedimiento documentado, denominado
Procedimiento de Gestión de Documentos. Hay que recordar que este es uno de los
procedimientos que la norma exige documentar.

Se preparan varios borradores para este procedimiento, donde se detalla qué documentos
es necesario controlar, cómo y quién los controlará, responsables de su elaboración,
revisión y aprobación, como se distribuirán e incluso el formato que deben tener, a fin de
normalizar la documentación.

Por supuesto, se tienen en cuenta los requisitos que la norma ISO 9001:2000 propone para
este procedimiento documentado, a saber:

 Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

 Revisar y actualizar los documentos
 Se identifican los cambios
  Versiones disponibles en los puntos de uso
 Legibles e identificables
 Documentación externa

CONTROL DE NO CONFORMIDADES

La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los
controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto
no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado

AUDITORIA INTERNA

Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para

la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para
mantener los registros

ACCIONES CORRECTIVAS

La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con

objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a
los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento
documentado para definir los requisitos para:

a) revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes),

b) determinar las causas de las no conformidades,

c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades

no vuelvan a ocurrir,

d) determinar e implementar las acciones necesarias,

e) registrar los resultados de las acciones tomadas

f) revisar las acciones correctivas tomadas.

 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La dirección tiene que revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa a intervalos

planificados, ya que se tiene que asegurar la idoneidad, la adecuación, la eficiencia y la
alineación continuas con la dirección estratégica de la empresa.

La revisión por la dirección tiene que planificarse y realizarse incluyendo todas las
condiciones sobre:

a) El estado en el que se encuentran las acciones de las revisiones por la dirección

b) Los cambios en las cuestiones internas o externas que son referentes al Sistema de
Gestión de la Calidad

c) La información sobre el desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la

Calidad incluyen todas las tendencias según:

a. La satisfacción del cliente y de las partes interesadas.

b. El grado en el que se han conseguido los objetivos de la calidad

c. El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos

d. Las no conformidades y las acciones correctivas

e. Los resultados obtenidos por el seguimiento y la medición

f. Los resultados de las auditorías internas

g. El desempeño de los proveedores externos

h. Se adecuan los recursos

d) La eficiencia de todas las acciones que se toman para abordar los riesgos y las
oportunidades.

e) Las oportunidades de mejora.

Una vez ha sido revisado por la dirección se tienen que incluir las decisiones y las acciones
que se relacionan con:

a) Todas las oportunidades de mejora

b) Las necesidades de cambio en el Sistema de Gestión de la Calidad