Evidencia : Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las

áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

 Evidentemente la empresa pio y pio, está sumergida en un desorden

administrativo que abarca todas las áreas desde la gerencia hasta los
conductores encargados de realizar los repartos, por tal motivo es urgente
una reingeniería de todos los procesos que pueda integrar eficientemente
todos los puestos de trabajo con un norte definido y unos objetivos claros.
Desde la gerencia se debe iniciar con esta reingeniería acompañados de
todos los líderes de área, involucrando también a los empleados para
escuchar su punto de vista y mirar si es viable con los objetivos propuestos
de la compañía.

 Es muy importante que los empleados tengan sentido de pertenencia

para el cumplimiento de los objetivos y de las metas de ventas.

 Consideramos que la medida de choque implementada por los directivos,

se debió a los bajos resultados de las ventas ocasionados por el gran
desorden administrativo y poco interés del personal administrativo por
sacar la empresa adelante y por satisfacer las necesidades de los clientes
ya que por tratarse de alimentos para procesar, requiere un tiempo de
cocción y de recibo para poder atender al usuario final.

 Se deberán programar reuniones mensuales con los líderes y un

empleado de cada área con el fin de conocer los resultados de las ventas
y el comportamiento de las solicitudes versus entregas a satisfacción.

 Se deberá implementar un plan agresivo de capacitación que incluya

temas como servicio al cliente, estrategias de venta y mensajes
motivacionales que ayuden a los empleados a trabajar en equipo y
generar valor agregado a la compañía.
 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:
Costos asociados
Tiempos de con la
Descripción de Respuesta operación, que
Procesos Requeridos por garanticen en el Acción a tomar inmediata ,
clientes internos flujo de bienes, reingeniería de todos los procesos
y externos servicios y
Transacciones
Toma de Pedidos: El Por el desorden en
cliente solicita su los procesos, se
pedido a través del evidencia un
vendedor autorizado La mayoría de excesivo costo de
y este a su vez lo clientes requiere los transporte en las
canaliza la persona pedidos en el horario rutas asignadas ya
encargada de ese de 06:00 am a 14:00 que no cuentan con
sector en especial. horas. un plan de ruta
definido por zonas y
no se tiene en cuenta
el horario de entrega
de clientes
especiales.
 Implementar toma de pedidos, hasta
las 15:00 Horas, para los despachos
del día siguiente.
 Los vendedores, deberán realizar un
pronóstico de ventas semanal con
base a las ventas históricas por
clientes y por referencias, resaltando
los productos con mayor rotación.
Este pronóstico se presentará en un
comité de ventas y producción
donde participaran, los líderes de
cada área y expondrán todas las
inquietudes de tipo comercial,
logístico y de producción.
 Para la toma de pedidos es necesario
que se adquiera un nuevo un
software que arroje inventarios
reales con corte a las 15:00 horas,
para poder tener la certeza de las
existencias reales, del inventario
comprometido para el día siguiente y
de los nuevos pedidos que le
permitan al área de producción el
cumplimiento y alistamiento de los
pedidos.
Alistamiento: El El personal El costo implícito del  La solicitud de alistamiento debe ser
personal realiza el encargado del número de personas sacada del corte de las 15:00 horas,
armado de los alistamiento se involucradas en el teniendo la precaución de que la
pedidos basándose divide en dos turnos proceso de solicitud del cliente coincida con los
en la orden de pedido diurno y nocturno, alistamiento debe referencias para el alistamiento.
que emiten los los turnos son ser proporcional a la  La solicitud de alistamiento debe ser
vendedores y que suficientes para cantidad de pedidos procesada en línea con el fin que
debe estar poder atender los históricos y de vaya descargando los inventarios del
sistematizada para requerimientos de producción. sistema y pueda arrojar al líder del
asegurar los pedidos. área de producción un kardex real
movimientos de para poder producir los nuevos
inventario. pedidos teniendo en cuenta el
pronóstico de ventas semanal que
van a mostrar los vendedores y los
nuevos pedidos.
Despacho: Una de las Las cinco personas El costo implícito del  En este proceso es donde se debe
áreas importante de encargadas del número de personas tener especial atención a la
la compañía y donde despacho, deben ser involucradas en el distribución de los pedidos.
se presentan coordinadas proceso de despacho  Previamente en el comité de ventas,
diferencias en la previamente por el debe ser el vendedor entregará al líder de
entrega de pedidos a líder del área con el proporcional a la despacho, las condiciones especiales
transporte y error en listado a despachar. cantidad de pedidos de cada cliente, como horarios de
los productos históricos y de recibo, No de pedidos, o referencias
despachados, por producción. especiales. Con esta información el
esta razón se debe líder de despacho realizará la
tomar únicamente la distribución de entrega, agrupando
orden de pedido que los pedidos de cada cliente, en caso
se realizó antes del que este haya realizados varios
corte de las 15:00 pedidos, antes de las 15:00 Horas,
horas y proceder con con el fin de que le sea entregado
el despacho de todos los pedidos en una hora
acuerdo a las específica y en una sola entrega ,
condiciones de cada optimizando de esa forma la flota.
cliente.  El área de despacho debe trabajar
coordinadamente con el área de
alistamiento para no troquear las
referencias.

Transporte:
Personal que recibe La mayoría de El costo implícito del  El primer turno de salida de
la programación y el clientes requiere los número de personas transporte de la planta, debe iniciar
ruteo de los clientes pedidos en el involucradas en el a las 05:00 am , a esta hora el turno
listos para entregar, horario de 06:00 am proceso de de noche de alistamiento y despacho
por lo tanto sigue a 14:00 horas. transporte debe ser deberá asegurar que el camión esté
una programación, proporcional a la cargado ; cuando llegue el conductor
poder ser autónomo cantidad de pedidos y los auxiliares , sólo tomara el
en las entregas de históricos y de listado de cargue del vehículo y la
acuerdo a la producción. distribución de los clientes , el ruteo
ubicación, pero se elaborado por despacho se deberá
corre el riesgo de cumplir a cabalidad y sólo se
generar modificará de acuerdo a condiciones
incumplimientos en especiales de ruta como bloqueos o
el horario de entrega manifestaciones y lo autorizará el
de aquellos clientes líder de despacho , previa
con condiciones comunicación con el vendedor.
especiales de recibo.  Se cuenta aproximadamente con 14
vehículos , estos serán distribuidos
por zonas de acuerdo a un plan de
ruteo que será elaborado por cada
líder de área , bajo supervisión de la
gerencia , en este se tendrá en cuenta
, distancia de recorrido , horarios de
entrega , especificaciones del
producto como congelados , cantidad
de producto y proximidad entre
clientes.
 De acuerdo a la proximidad entre
clientes se establecerá dentro del
ruteo las prioridades de entrega para
cada sector como: T y T, Mayoristas,
Supermercados.

Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.
  Se deberá adquirir un software integral que abarque las principales
áreas de la compañía que arrojen datos reales y en línea para evitar
errores de saldos de inventario y la toma de pedido pueda seguir su
curso sin generar traumatismo para el cliente .

Información del Sector

El primer gran paso que deben dar las empresas del sector es orientarse al
cliente. No más empresas enfocadas única y exclusivamente en aumentar la
producción. Según la definición de Councel of Logistic Management “la logística
implica planificación, implementación y control tanto de materiales y productos
como de información desde el punto de origen hasta el punto de destino,
cumpliendo al máximo con las necesidades de los clientes y generando los
mínimos costos operativos.” La logística y distribución física comienza y
termina en el cliente. Por esa razón todo debe iniciar con un pronóstico de la
posible demanda que se tendrá del producto en determinado espacio de
tiempo, lo cual conlleva a hacer una planificación de compras y contratación
para cumplir con un determinado nivel de producción de unidades acorde con
la capacidad que se tiene. Por lo tanto el primer proceso objeto de análisis es la
recepción de pedidos. La fuerza de ventas debe estar lo suficientemente
capacitada para entregar en óptimas condiciones este primer insumo del
proceso logístico, para eso es importante tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:

• Base de datos actualizada

• Información exacta de pedidos en cantidades, precios, fecha y horarios de
entrega.
• Zonas y rutas definidas para cada vendedor.
• Conocimiento profundo del producto.
• Tipo de cliente: Crédito o contado.
• Cartera actualizada.
• Conocimiento del inventario de producto terminado.

Deben existir las herramientas mínimas necesarias para que la fuerza de ventas
cumpla a cabalidad con estos parámetros, de tal forma que en el proceso
subsiguiente no se generen traumatismos que impidan el flujo normal de la
información o que se presenten situaciones que planteen ambigüedades. Este
primer paso del proceso debe ser claro y contundente. Logística física avícola,
Estrategia para Aumentar Participación 16 La recepción y preparación de
pedidos hacen parte de un solo proceso, sin embargo, por la complejidad que
reviste en la industria avícola la preparación de los pedidos, se ha decidido
analizarlo como un proceso individual. El proceso de preparación de pedidos
tiene como insumo principal la información de los requerimientos de comercial
y la información de los inventarios tanto de productos terminados como el de
productos en proceso. Es una operación que reviste un alto grado de
planificación pues debe ser realizada teniendo en cuenta las rutas asignadas a
cada pedido y los compromisos previos adquiridos por el departamento de
ventas. La forma como se almacena el producto impacta de manera significativa
los tiempos de operación en el momento de la preparación de pedidos, un buen
manejo del almacenamiento brinda garantías no solo en lo relacionado a calidad
de producto sino en el suministro oportuno a los clientes. Posteriormente es
llevado a cabo el proceso de cargue de vehículos. Dicho proceso debe estar
soportado en una buena selección del tipo de vehículo a utilizar, la organización
de la ruta de entrega teniendo en cuenta los horarios de recepción de producto
de los clientes y la garantía del funcionamiento adecuado del vehículo teniendo
en cuenta que estamos hablando de un producto perecedero. Por último la tan
anhelada entrega del producto al cliente requiere de un alto grado de
compromiso por parte de las personas que cierran este complejo proceso.
Todos los esfuerzos realizados en los procesos precedentes para efectos de
optimizar tiempos de entrega, disponibilidad de producto, calidad de producto
y rentabilidad de la operación pierden valor si esta parte del proceso no ejecuta
sus funciones en forma adecuada, mostrando consistencia con cada uno de los
eslabones de la cadena logística y entendiendo con claridad que en esta parte
del proceso se materializa la promesa básica que la empresa le hace al cliente.
El cumplimiento de la misma es lo que realmente garantiza fidelidad de los
clientes hacia las empresas.

http://biblioteca.unitecnologica.edu.co/notas/tesis/0062844.pdf
LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA EN LAS EMPRESAS AVÍCOLAS “Estrategia para
Aumentar Participación” MÓNICA ROMERO PEÑA ANGELINA TORRES TOVAR