Teoría de

sistemas

Sistemas de
Información
Organizacionales

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Teoría de sistemas
Para comprender a la organización como sistema, debemos empezar por
su definición. De esta manera, podemos decir que una organización es un
sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan
parcialmente, desarrollan actividades al aplicar recursos en pos de ciertos
valores comunes.

Como sistema social, la organización puede ser concebida como una

coalición de individuos y grupos, también como un sistema abierto que se
relaciona con el entorno en forma continua.

La definición brindada y los conceptos vertidos demuestran que la

organización es un sistema tal como lo explicita la teoría de sistemas.

Las organizaciones, al ser un sistema social, funcionan utilizando recursos

disponibles y se basan en normas y valores que definen los rasgos
distintivos de cada una de ellas y que forman parte de la cultura
organizacional.

Como establecen Gómez Fulao y Magdalena en la bibliografía estudiada:

La cultura le servirá para efectuar el planteo estratégico. En
la solución de los temas diarios tendrá que recurrir a
diferentes fuentes de información para acopiar
conocimientos detallados y actualizados, que harán
instrumental el planteo básico. La cultura le servirá aun para
conocer dónde puede obtenerse la información. (1999).

Como síntesis, podemos decir que la cultura organizacional es el

conjunto de normas, hábitos y valores que practican los individuos de
una organización y que hacen de esta su forma de comportamiento.

Las transacciones de las organizaciones y su ambiente no pueden ser

analizadas con las mismas leyes de la física, el continuo intercambio de
energía entre sus fronteras y el ambiente hace que se entiendan como
sistemas abiertos (Gilli, 2007)

De acuerdo con los temas expuestos, desarrollaremos los principios de

la teoría de sistemas como aporte a la cultura organizacional, marco
imprescindible para otorgar lógica y eficiencia a cualquier proyecto de
desarrollo de sistemas.

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Principios de los sistemas
A continuación, desarrollaremos los principios que rigen la implementación
de los sistemas de información, ya que la decisión de llevarlo a cabo tanto
como su aplicación deben respetar los cinco principios que mencionaremos
a continuación.

Principio de la interrelación
Debido a la fuerte interrelación entre la estructura y los componentes que
constituyen el sistema, cualquier evento tanto externo como interno al
sistema produce mutaciones deseadas o no deseadas en él. Esto es como
consecuencia de su reacción y adaptación a los nuevos cambios.

Cabe acotar que los cambios producidos en un sistema son más fáciles de
evaluar y visualizar si estos son físicos. En cambio, en los sistemas
considerados abstractos, como los sistemas sociales, en los cuales
interviene el pensamiento de cada individuo, se requerirá el consenso de
todo el grupo para trabajar eficientemente en el nuevo sistema.

Supongamos que el envase descartable de una empresa de bebidas deja de

ser económicamente viable y por ende debemos incorporar a la línea de
producción envases retornables. Esto se gestiona e implementa desde el
sistema de producción, pero existe una fuerte interrelación con el sistema
de envío y recepción, por ejemplo, ya que ahora los camiones regresarán
llenos de botellas vacías, cuando antes venían vacíos. Por ende, se requiere
personal de descarga, espacio de almacenamiento y un sistema de lavado
para volver a usarlos en la línea de producción.

Principio de jerarquización
Este principio se vincula con el concepto de subsistemas, es decir, un
sistema menor inserto dentro otro mayor. Los subsistemas que conforman
a los sistemas se interrelacionan al formar entes complejos no solo por la
interrelación, sino también por su jerarquía.

A su vez, a los sistemas, para poder estudiarlos mejor y analizar en

profundidad su funcionamiento, debemos aislarlos o dividirlos en partes
más pequeñas, es decir, no se pueden estudiar un sistema como un todo.

Por esta razón, al separarlos se establecen dos tipos de límites arbitrarios:

uno externo, que es el encargado de encuadrar al sistema que se quiere
estudiar y otro interno que en relación al sistema que se aísla. No se
estudian los procesos que ocurren dentro de estos, sino que se lo visualiza
como una caja negra en donde lo único que importa es definir las salidas
que se producen ante cada entrada suministrada.

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El conocimiento y habilidad que debe tener un analista para fijar estos
límites están ligados a la cultura organizacional del analista, por este motivo
se dicen que son arbitrarios, porque son establecidos según el analista y su
cultura.

Figura 1: Principio de jerarquización sugerencia

Fuente: Matrioska Mamushka, 2013, https://goo.gl/p7UDCx

Por ejemplo, si queremos estudiar el funcionamiento del sistema financiero

de una empresa, cuyas funciones principales serían el otorgamiento de
crédito, las cobranzas, los pagos, como así también la obtención,
colocación, manejo y custodia de los fondos, entre otros, no se pueden
estudiar todas estas funciones en su conjunto, por lo cual al sistema hay
que fragmentarlo en partes más pequeñas.

Supongamos que el analista desea ahora investigar el otorgamiento de

crédito, este estableció un límite externo, ya que aisló esta función del
sistema financiero de los demás sistemas que lo componen. Para poder
estudiar su funcionamiento, posteriormente a cada elemento de este
sistema aislado se lo analiza como una caja negra, es decir, se presta mayor
atención a las salidas producidas como consecuencia de las entradas
suministradas.

Por otra parte, podemos afirmar que son tres las razones que justifican la
fragmentación de los sistemas para su análisis y racionalización.

Una, de orden técnico, si no se fragmentase el sistema y se pretendiese

estudiar el todo, el tiempo que se insumiría en relevar y conocer sería tan
grande que cuando se completase este ya podrían haber cambiado las

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condiciones de operatividad y estar desactualizadas las conclusiones y
medidas de cambio que se aconsejaran.

Otra razón es la política, todo estudio de sistema está avalado por alguna
autoridad que le da el sustento legal.

Por último, la tercera razón obedece al tipo motivacional. La

implementación de cambios en los sistemas debe hacerse con el apoyo de
la gente que los opera. Es imposible pensar que una instalación exitosa
puede hacerse con la oposición de todo el personal. Además, un tiempo
prolongado sin mostrar resultados disminuye el interés de los empleados y
resquebraja su deseo de cooperación.

Principio de organización

Este principio toma como basamento los principios anteriormente

mencionados de interrelación y jerarquización y expresa que no es
suficiente que en un sistema estén interrelacionados los componentes con
la estructura y que cada componente del sistema tenga subsistema
(jerarquía), sino que además estos componentes deben estar organizados
en pos de la búsqueda del objetivo común. Por ejemplo, en un sistema
comercial, si una persona adquiere un producto, este no le será entregado
sin la previa documentación de venta, la cual genera un derecho a la
empresa de cobro y una obligación de pago para el cliente. Este ejemplo
tiene sentido si la empresa opera de esta manera porque puede haber
organizaciones comerciales que primero receptan el pago del cliente como
condición de entrega del producto, es decir, la organización de los sistemas
dependerá de la operatoria definida por la empresa.

Ten cuidado, esto no siempre sucede así, ya que, si suponemos al sistema

respiratorio, no se pueden cambiar de orden los componentes: por
ejemplo, el aire ingresa por nariz y llega a los pulmones, nunca el aire
ingresa en forma inversa.

Por lo expuesto, queda claro que los sistemas deben ser proyectados e
implementados siguiendo una línea de pensamiento racional. Algunos
sistemas que no son planificados expresamente pueden ir construyéndose
en el tiempo y lograr un funcionamiento eficaz. Como ejemplo podemos
citar el sistema organizacional, en el cual su personal va aprendiendo a
través de pautas adecuadas de gestión emanadas por la alta
administración. Si el personal directivo no es capaz de establecer normas,

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este sistema organización colapsaría. A modo de síntesis, podemos afirmar
que no se pueden mejorar los sistemas con órdenes convulsivas, sino que
deben ser producto de un proceso de conocimiento racional, relevamiento,
diseño, discusión, normalización, capacitación, difusión y seguimiento que
demandan tiempo y dinero para las organizaciones.

Principio de la significatividad

Como consecuencia de la aplicación de los principios de interrelación y

organización, surge el principio de significatividad. Por lo expuesto
anteriormente, todo sistema opera en cierto equilibrio dinámico y cualquier
cambio que rompa este equilibrio produce costos explícitos como
implícitos, por lo cual, si se realiza una modificación o cambio, este debe ser
significativo, justificado e implicar ventajas por su fuerte implicancia e
impacto en los costos inherentes producto de la transformación. Por
último, podemos decir que los cambios frecuentes o contramarchas
constituyen el peor camino para obtener sistemas eficaces y eficientes.

Principio de la economía de la formalización

Todo sistema debe regirse por normas de funcionamiento que alcancen

cierto grado de formalidad. Esto seguramente variará según el tipo de
sistema que estemos hablando. Si bien nuestros ejemplos se relacionan a
las organizaciones, podemos decir que la formalización es el conjunto de
normas escritas y estructuradas plasmadas en los manuales
organizacionales que definen funciones, responsabilidades,
procedimientos y normas para que todo integrante de la organización las
cumpla y de esta manera sea más fácil y eficiente el control.

Por otra parte, podemos decir que una organización muy formalizada
implica que esta tenga obsesión por el control y traiga como consecuencia
organizaciones poco flexibles a las que le costará adaptarse a los cambios
introducidos por el entorno, con el cual convive e interactúa. Sin embargo,
la formalización debe existir. Todo depende de la cultura organizacional y
de la dimensión de la organización, debido a que la normalización produce
economía cuando los recursos funcionan eficazmente en forma controlada.

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Referencias
Gili, J.; Arostegui, A. y Dovel I. (2007) Capitulo 1. En: Diseño Organizativo:
estructura y procesos. Buenos Aires: Granica.

Gómez Fulao, J. C., y Magdalena, F. (1999). Sistemas administrativos. Buenos

Aires: Editorial Macchi.

Matrioska Mamushka. (2013). [Imagen sin título sobre mamushkas]. Recuperada

de http://matrioskamamuska.blogspot.com.ar/2013/10/munecas-de-la-
jerarquizacion-historia.html