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CLASE N° 02 - MODELAMIENTO DE PROCESOS – DIAGRAMA DE FLUJOS
DE DATOS

Antes de comenzar con esta segunda clase, brevemente recordaremos lo

importante de la clase 1, que es enteder a un proceso como una forma de llevar a
cabo varias actividades con el fin de alcanzar un objetivo, teniendo en cuenta que
para su construcción intervienen variados fenómenos necesarios para su análisis y
mejora, enumerándose un listado que permita entregar un valor agregado a un
proceso determinado.

INTRODUCCIÓN

En esta sesión veremos como a través de un adecuado Modelamiento de los

Procesos, podemos mejorar procedimientos de una organización con el fin de
alcanzar las mejoras necesarias, orientadas siempre hacia nuestros clientes.

Los objetivos de esta clase van estar orientados a que podamos conocer y
entender cómo podemos modelar un proceso, cual es el objetivo que se pretende
alcanzar, para ello, será fundamental establecer el tiempo de ciclo de una
actividad, reconociendo los flujos que se derivan de una actividad, con el fin de
alcanzar hasta un nivel mínimo de actividad

1. El modelamiento de procesos nos permite tener un punto de partida para

entender como están elaborados las diferentes actividades que componen un
proceso , debemos ser capaces de descomponer los procesos. En otras palabras,
va a ser la forma a través del cual podemos conocer hasta el detalla más mínimo
de una actividad. Para ello es necesario: Analizar los procesos y funciones de la
organización, Identificar los Mega-procesos de la organización, Descomponer los
mega-procesos en procesos subordinados y llegar al nivel de actividad más
mínimo incluyendo los subprocesos respectivos. Por lo tanto, un Mega Proceso es
aquel gran proceso de la organización que permite identificar una función
importante en su actividad, posee varios procesos o suprocesos con una varias
actividades y generando a partir de dicha instancia de actividades sub procesos
que pueden ser varios dependiendo del proceso o su complejidad.

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2. El Modelamiento de procesos nos permite conocer hasta un nivel mínimo

de Actividad aquella que puede ser la que afecta a todo el proceso y que
generalmente los administradores no dan mayor importancia, entre las
características más destacables encontramos que es una unidad
distinguible de esfuerzo de trabajo dentro de un subproceso, puede
completarse dentro de un día o menos, es asignable a una persona, por el
ejemplo: Tomar un Pedido.

3. Para conocer de mejor forma como podemos mejorar lor procesos de una
actividad, es menester conocer los atributos de estos, entre los que
encontramos: Tiempo de ciclo de una actividad, dependerá de cuentas
actividades tenemos; Costo; FTE´s, es una unidad que indica la carga de
trabajo de un empleado de una manera que hace analizar las cargas de
trabajo a través de diversos contextos; Volumen; Tipo de operación
(manual, automática); Valor Agregado; Comportamientos y Habilidades

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4. Para que podamos generar un modelo eficiente del proceso actual para
analizar, es fundamental conocer quienes son los proveedores y clientes en una
actividad, con cada de uno de sus subprocesos que son parte de un proceso más
grande. Por lo tanto, necesitamos quienes unos proveeran de los insumos
necesarios para que nosotros los podamos procesar y tengamos un producto y/o
servicio de calidad para nuestros clientes.

5. Para entender un proceso de nuestro interés es fundamental desarrollar un

Modelo del proceso actual, para ello es necesario definir el ámbito del proyecto de
proceso a evaluar, siendo necesario establecer el ámbito para el modelamiento del
proceso, seleccionar el proceso que será estudiado y determinar el nivel deseado
de detalle. Con todo ello, es factible definir los límites y naturaleza del proceso

6. Para que podamos generar un modelo eficiente del proceso actual para
analizar, es fundamental conocer quienes son los proveedores y clientes en una
actividad, con cada de uno de sus subprocesos que son parte de un proceso más
grande. Por lo tanto, necesitamos quienes unos proveeran de los insumos
necesarios para que nosotros los podamos procesar y tengamos un producto y/o
servicio de calidad para neustros clientes.

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7. Asimismo, debemos ser capaces de evaluar de la misma forma pero con los
subprocesos de una actividad, ya que la idea es llegar a la raíz del problema que
la afecta, de esta forma vamos generando un mapa o bosquejo de todos aquellas
procesos y subprocesos que componen una actividad

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8. Con el análisis anterior, estamos en condiciones de poder medir el consumo de

recursos de un proceso a traves del Full Time Equivalent, indicador que permite
sacar una magnitud entre el Total del Tiempo Asignado v/s Tiempo estándar. Esto
nos permitirá medir la participación de un trabajador o de un proyecto, para
realizar un seguimiento de la reducción de costos en una organización.

Full Time Equivalent : Total tiempo asignado

Tiempo estándar

9. Por otro lado, podemos realizar el mismo ejercicio considerando el tiempo de

ciclo de un subproceso, que es el tiempo total necesario para que la entrada llegue
a convertirse en salida. Esto debe considerar todo el tiempo necesario para la
transformación, las esperas, los tiempos de preparación, retrasos y, en general,
todo aquel elemento desde que entra y sale como producto. bien y/o servicio.

10 El tiempo de ciclo de una actividad está dado por el tiempo efectivo más el
tiempo no efectivo asignable a una actividad. Por ejemplo, el tiempo total de un
llamado va estar dado por el tiempo que surge la necesidad de tomar un llamado
hasta que cuelgo el auricular, de ahí en adelante, se inicia otro proceso.

11. El tiempo de ciclo considera el tiempo de una acitividad A y el tiempo que

efectivamente no se utiliza en forma efectiva, sería contestar una llamada

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telefónica y dejar al cliente en espera, la llamada durará en total cinco minutos,
pero conversé con mi cliente solo cuatro minutos.

Tiempo de Ciclo de una actividad: de fin a fin

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Análisis de Valor

Valor es...
... la conversión de recursos en un producto/servicio
consistente con los requerimientos de los clientes

La prueba del valor es...

...¿apunta cada actividad del proceso a agregar valor
de interés para el cliente?

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Análisis causa/raíz - Identificación de Problemas

Diagrama de causa/ efecto

• Gráfico con las causas raíces identificadas

• Matriz actividad/causa raíz

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Análisis causa/raíz

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Ejemplo: Clasificación de Causas

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MODELAMIENTO DE PROCESOS
Los Eventos Discretos

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Algunas ideas básicas de Diagramación de Procesos

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21.

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FIN CLASE N° 02

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