FLUJOGRAMA “PROCESOS DE LA CADENA LOGÍSTICA Y EL MARCO

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL” EMPRESA TRANES - TRANSPORTES

ESPECIALES A&S S.A.S

HERNAN DARÍO BUILES CHAMORRO

INSTRUCTOR
DANIEL GUILLERMO JARAMILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GESTIÓN LOGÍSTICA
CAUCASIA
2019
Identifique los procesos, procedimientos y las estrategias de la cadena logística
de la empresa seleccionada.

Procesos

 Procesos Estratégicos

 Procesos administrativos

 Gestión de recursos humanos

 Procesos de soporte

 Gestión de almacén

 Procesos de transporte

o Recepción de pedido

o Preparación de pedido

o Facturación

o Entrega

Procedimientos

 Logística interna: Se receptan las solicitudes de trabajo mediante

llamadas telefónicas o correo electrónico para planificar y coordinar
todas las actividades necesarias del transporte a realizar mediante una
buena comunicación con los mismos.

 Operaciones: Se distribuyen de la siguiente manera la asignación de

recursos: transporte, Transporte otros clientes puertos, Traslados puerto
a otros lugares, otros viajes, transporte entre plantas.
  Logística externa: En este punto se trabaja el llenado de guías de
remisión, entrega de viáticos, revisión de neumáticos, supervisión de la
carga segura.

 Mercadeo y ventas: No cuenta aún con un Departamento de ventas.

 Servicios: Se tiene un valor agregado al contar con choferes

profesionales y vehículos en buen estado los cuales garantizan un
excelente servicio a todos sus clientes de forma personalizada.

Dimensiones estratégicas

Misión: Responsabilidad, honestidad, eficiencia, disciplina, cumplimiento y

respeto por el medio ambiente, serán los valores sobre los cuales
desarrollaremos nuestras operaciones.

Visión: Ser para el año 2024 una empresa referente en términos de calidad,
posicionamiento, expansión y servicio en el sector transporte. Dando relevancia
a sus procesos internos, a la administración de su parque automotor, con
plena conciencia ecológica y visualizando a cada cliente como una parte
fundamental de nuestra razón de ser.

Algunas dimensiones estratégicas que se pueden detectar y que caracterizan

el compromiso de servicio y eficiencia de TRANES - TRANSPORTES
ESPECIALES A&S S.A.S son:

 Sentido de pertenencia.

 Gente con orientación hacia el servicio al cliente.

 Tecnología (GPS, sistema de Información TMS).

 Definición de valores.

 Infraestructura.

 Cultura logística.
  Cultura del servicio.

 Velocidad.

 Simplicidad.

 Transporte propio, contratado o mix de transporte.

 Transporte terrestre y/o marítimo (mix de transporte).

 Transporte nacional (Mix de transporte: caso de carga aérea)

 Transporte urbano o de última milla.

 Transporte entre plantas o bodegas.

Productividad: Capacidad de lograr el máximo de las metas planteadas con el

mínimo de los recursos. En el caso del transporte esto quiere decir realizar la
misma labor empleando la menor cantidad de flota que se pueda o hacer más
con el parque automotor actual.

Eficiencia: Alcanzar la maximización de los objetivos al más bajo costo.

Cumplimiento: Logro de una mínima desviación entre las operaciones de

transporte planificadas en comparación con las que realmente se llevó a cabo.

Seguridad: Asegurar que tanto la mercancía como los conductores no van a

sufrir ningún tipo de pérdida o daño durante el recorrido.

La adecuada gestión del transporte trae un sinnúmero de beneficios para la

empresa, y desde el punto de vista estratégico se pueden mencionar los
siguientes:

 Cumplir con su objeto social (entrega del producto).

 Ahorro financiero.
 Conseguir diferenciación al desarrollar eficientemente una o varias de
las dimensiones estratégicas vistas anteriormente.
 CLIENTE JEFA DE OPERACIONES Y COMERCIAL PROVEEDOR

SOLICITUD
PROCEDIMIENTO DE SERVICO DE TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN
Solicitud de servicio Recepción de
solicitudes para
atención

Coordina
disponibilidad de los
recursos según tipo
de servicio

Coordina
NO SI NO disponibilidad de
Se cubre Unidad
unidades según tipo
demanda propia
de servicio solicitado
PLANIFICACIÓN

Recibe y envía
información del
servicio, origen,
destino, contacto,
horarios.
SI
Confirma
Informa datos de la disponibilidad de
unidad, nombre de unidades y envía
choferes y ayudantes datos de la unidad

Planifica rutas y
unidades por cada
servicio solicitado
según clientes
 ASISTENTE DE OPERACIONES CHOFER ASISTENTE DE JEFA DE OPERACIONES CLIENTE
DISTRIBUCION / CHOFER Y COMERCIAL

Realiza tramites
Indica al personal documentarios en el
PROCEDIMIENTO DE SERVICO DE TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN
especificaciones y puntos de origen de la
términos del servicio carga – emite orden
de salida

Se registra con Estiba de la carga y

seguridad en el punto confirman cantidad
de ingreso para poder según
ser atendido documentación
EJECUCIÓN

Realiza documentos
de transporte (guías
de remisión y hojas
de ruta)

Seguimiento y Entrega carga en el o

monitoreo de las los puntos de destino
unidades de (desestiba)
transportes - GPS

Confirma servicios
NO ejecutados y
¿Se terminó tratamiento de las
con el devoluciones con el

servicio? cliente

SI
 JEFE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS CLIENTE

Revisión
documentaria de las
cargas entregadas
PROCEDIMIENTO DE SERVICO DE TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCIÓN

Facturación del
servicio al cliente
CIERRE

Entrega de facturas
físicas al cliente

Pago del servicio

realizado según
Cobro del servicio acuerdos y
cotizaciones

Entrega de facturas a
contador
N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
SOLICITUD
Solicita vía correo electrónico, vía
Solicitud de servicio de transporte de
a. comunicación telefónica e indica El cliente.
carga y/o distribución.
información necesaria.
Recibe solicitudes vías correo o
Recibe solicitudes de servicio de comunicación por teléfono de los Jefa de Operaciones y
b.
transporte de carga y distribución. servicios de los clientes para su Comercial.
atención.
PLANIFICACION
De acuerdo al tipo de servicios
solicitados, coordinar los recursos Jefa de Operaciones y
a. Coordina disponibilidad de recursos.
propios o con los proveedores Comercial.
autorizados de la empresa.
Confirma disponibilidad y datos de la
Jefa de Operaciones y
b. Confirma disponibilidad de recursos. unidad asignada propia y/o del
Comercial.
proveedor según tipo de servicio.
Se envía información de: placa del
Informar al cliente datos de la unidad Jefa de Operaciones y
c. vehículo, nombre del chofer, brevete,
asignada. Comercial
DNI de los ayudantes a los clientes
Recibe y envía información del Punto de origen y destino, personal de
d. El cliente.
servicio solicitado. contacto, horario de atención.
Realiza itinerario de servicio y rutas de
Jefa de Operaciones y
e. Planificar rutas del servicio y unidades los servicio solicitados por cada
Comercial
cliente.

N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

EJECUCION
Antes de inicio de cada servicio se
Indicar al personal a realizar el servicio
comunica con el chofer y/o proveedor Asistente de
a. las especificaciones y términos del
sobre su estatus para indicarles los Operaciones
mismo
términos del servicio.
Realizar las gestiones en el punto de
origen de las oficinas para que le Chofer / Asistente de
b. Realizar trámites documentarios.
emitan las autorizaciones de salida de Operaciones
la carga a transportar.
Registro de ingreso en el punto de Se registra con el área de seguridad
c. Chofer.
origen. para ser atendido en el punto de origen.
Procede a estibar la carga de acuerdo al
documento de retiro y el físico, verifica Chofer / Asistente de
d. Estiba de la carga.
cantidad, estado de la carga, lotes y distribución.
confirma carga.
Emite Guías de Remisión y genera su Chofer / Asistente de
e. Realiza documentos de transporte.
hoja de ruta según itinerario. distribución.
Entrega la carga asegurándose de las
Entrega de carga en el ó los puntos de condiciones de las mismas en buen Chofer / Asistente de
f.
destino (desestiba). estado y registra firma del responsable distribución.
de la recepción en el punto de entrega.
 Se realiza un seguimiento de las
Seguimiento/monitoreo de las unidades y el estado de las entregas, de Asistente de
g.
unidades. acuerdo a la ruta de distribución Operaciones
asignada a cada transporte.
Se da conformidad de entrega y se
informa si se terminó con el servicio o
¿Se terminó con el servicio? si las unidades de transporte traen Asistente de
h.
devoluciones. En caso de ser así, se Operaciones
informa a la Jefa de Operaciones y
Comercial
Informa al cliente de cargas entregadas Asistente de
conforme, así como las devoluciones y Operaciones / Jefe de
i. Confirmación operativa del servicio
se coordina el tratamiento respectivo. Operaciones y
Comercial

N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

CIERRE
Recibe y revisa todas las guías, hojas
Jefe de
Revisión documentaria de las cargas de rutas, de todos los servicios
a. Administración y
entregadas. realizados que cuenten con el VB°
finanzas.
respectivo de recibido conforme.
Procede a emitir las facturas
Jefe de
respectivas por los servicios realizados
b. Facturación del servicio al cliente Administración y
según acuerdo comerciales y/o
finanzas.
cotizaciones aceptadas.
Traslada la factura física al cliente del Jefe de
c. Entrega de facturas físicas servicio realizado con sus cargos Administración y
respectivos para el cobro del servicio. finanzas.
Coordina con el cliente sobre los pagos Jefe de
d. Cobro del servicio. del servicio ya sean en cheque, Administración y
transferencia. finanzas.
e. Pago del servicio realizado Según acuerdo y cotizaciones Cliente.
Registra las facturas de compra Jefe de
f. Registro de facturas a contabilidad (proveedor) y venta (cliente) y las Administración y
envía al contador. finanzas
1. ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso?

Sí, toda vez que representa cabalmente la secuencia de las actividades o

acciones que implican cada determinado un proceso. Es decir, se representó
gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo
mediante el uso de símbolos

2. ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera

secuencial?

Sí, para la realización del diagrama de flujo se desglosaron todos los proceso
en las actividades de transporte que desarrolla la empresas y sus
departamentos asociados a la los procesos de logística en toda su estructura
organizativa.

3. ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad?

Sí, cada para cada departamento se desglosó su respectivo proceso y

procedimientos

4. ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad?

Sí, logra permitir visualizar cada tiempo de ejecución

5. ¿El proceso facilita su ejecución?

Sí al estar detallado minuciosamente.

6. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa?

En cada uno de los procesos y decisiones se puede dilucidar la coherencia

entre la misión y los procesos

7. ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa?

Sí, se proyecta en función de la visión

8. ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas institucionales,
a través de la relación costo/beneficio y las tecnologías aplicadas en el
proceso?

Sí, cada sección trabaja en función de la disminución de los costos y traza

rutas y planes de acción para conseguir la disminución de costos, en todos los
casos planean la ruta con anticipación utilizando para ello GPS.

9. ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al cual va

dirigida la empresa?

Cabalmente, e incluso tiene proyecciones de expansión.

10. ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas
organizacionales?

Sí, cada una de las estrategias está armonizada con los lineamientos
estratégicos

11. De acuerdo con la información consultada de la empresa ¿Qué

estrategias logísticas implementaría? ¿Qué elementos tendría en cuenta
para su desarrollo?

Codificación de los niveles de procesos Para un mejor entendimiento y relación

entre los macroprocesos, procesos y subprocesos se ha procedido a colocar
una codificación que nos ayude a distinguir los unos de los otros.

Estipular indicadores de objetivos y metas congruentes con la misión visión y

estrategias empresariales.