INFORME AA1

ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

CURSO DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
 INTRODUCCION

Con el propósito de aplicar los conocimientos adquiridos en el módulo 1

“Características y funciones de la información documentada” del curso
Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad, el presente informe describe
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras en una
organización.
Además de describir el proceso, se realizará análisis de la clasificación de los
documentos que se generarían en el desarrollo del proceso de compras.
Espero que este informe logre reflejar el conocimiento adquirido durante este
módulo.
 ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y

se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o
extranjeros. Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente
y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico
fabricar todo el material que utiliza. La compra ha dejado de ser una actividad más
para convertirse en un elemento estratégico de la organización.
La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los
mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor
valor total. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra
función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para
reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.
La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
términos de tiempo, calidad y precio."
Llevar a cabo las compras cada vez se hace más complejo, debido a la naturaleza
y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisición, sin dejar de tener
en cuenta el dinamismo del entorno económico, los cambios tecnológicos y las
crecientes exigencias de calidad.
Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una coordinación
permanente entre los departamentos comerciales o de operaciones y el de compras.
ACTIVIDADES GESTOR DE COMPRAS:
Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más
importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los
proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa,
lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con
ellos.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características
técnicas, códigos de identificación, proveedores, precios y condiciones de
entrega y pago.
Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega,
en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de
pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepción del producto.
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.

El proceso de compra para las compañías se compone de seis pasos claros. En el

primer paso la compañía identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la
compra de un producto. El paso final es la ejecución de un contrato de compra.
Los pasos intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene
como resultado que la compañía compre el producto correcto para cubrir su
necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el más duradero por el
precio.

ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRA:

1. Identificar una necesidad

Identifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compañía
de césped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto
necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la
compra de un producto, una podadora.

2. Seleccionar el producto específico

Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la
compañía de césped debe seleccionar qué tipo de podadora de entre las múltiples
variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compañía
de una podadora de mejor manera.

3. Asignar a un equipo de compra

Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la
lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de
solicitud de cotización y realización del contrato.
 4. Especificaciones técnicas
Haz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el
producto cumpla las necesidades de la compañía.

5. Presupuesto para la compra

Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios
identificado en la investigación hecha en el paso 3.

6. Investiga a proveedores potenciales

Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus
proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Si la compañía
de césped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigación
sobre qué marca y fabricante proporciona el producto más duradero por el precio
solicitado.

7. Solicitar cotización
Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que
cubra todas las especificaciones técnicas requeridas.

8. Adjudicación del contrato

Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato
de compra.

9. Seguimiento y control
Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un
monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista
a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como
aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha
utilidad en próximas compras.

Teniendo en cuenta lo anterior expuesto, a continuación relaciono algunos

posibles documentos que se generarían en el desarrollo del proceso de compras:
 DOCUMENTOS PROCESO DE COMPRAS
ORIGEN INTERNO ORIGEN EXTERNO
Procedimiento análisis del mercado. Tarifas y catálogos de Proveedores.
Procedimiento asignación de un Normas legislación para la realización
equipo de compra. de contratos de compra.
Procedimiento realización del Facturas de compra.
presupuesto.
Procedimiento solicitud de Instructivos de los materiales
cotizaciones. adquiridos.
Procedimiento lineamientos
adjudicación de contrato para
proveedores.
Formato registro de entrada de
materiales.
Evaluación desempeño proveedores.
 CONCLUSIONES

Después de realizar el presente informe se puede concluir que:

- El diseño de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, debe

centrarse en la eficiencia para crear procesos y documentos que sean
realmente aplicables a la organización.

- Toda actividad que se desarrolla en una empresa puede estar argumentada

con documentos de origen interno creados, aprobados y controlados por la
organización y documentos de origen externo que no son elaborados por la
organización pero se tiene control sobre ellos.

- El adecuado proceso de compras en toda organización asegura que la

empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores
productos y servicios, al mejor valor total.