Introducción

A continuación, se mostrarán los conocimientos

básicos que debemos tener sobre el departamento de
costos, con algunos sub temas que igualmente tienen
mucha importancia, conoceremos las diversas cosas
que debemos tener en cuenta para solicitar o recibir
un producto, conociendo así el procedimiento
adecuado que se lleva con cada cosa relacionado con
este departamento.
La persona que va al campo laboral le conviene tener
amplio conocimiento de los diversos departamentos
que existen en una empresa ya que puede, incluso
llegar a ser el encargado de dirigir uno de estos. En la
vida diaria es bueno conocer que es mas importante,
la calidad o la cantidad a la hora de comprar, y mas
adelante conoceremos los términos adecuados para
determinar esta y otras dudas para que al terminar de
leer este documento pueda tener el conocimiento que
es necesario en el área.
La compra hace referencia a la acción de obtener o adquirir,
a cambio de un precio determinado, un producto o un
servicio. Pero también se considera “compra” el objeto
adquirido, una vez consumado el acto de adquisición.
El acto de compra presume la existencia de otra parte, que es
la que recibe el precio pactado por la prestación, es decir, la
venta. Resulta obvio que cada parte necesita de la existencia
de la otra para cumplir su función, lo que se plasma en la
conocida expresión “compra-venta”.
No es fácil establecer el origen de las compras en la historia,
pero se puede afirmar que la compra va ligada a la idea de
propiedad, que en el marco de la legalidad solo puede
modificarse sobre la base de un acuerdo previo.

Durante las primeras civilizaciones no existía la compra, ya

que el sistema funcionaba a través del intercambio de
mercancías o trueque. En vez de que exista un comprador y
un vendedor determinado, ambos estaban en igualdad de
condiciones entregando una cosa a cambio de otra. Con la
aparición de las unidades de reserva, que en los primeros
tiempos vinieron a satisfacer necesidades muy básicas
asociadas a objetos que no pudieran encontrarse fácilmente
en la naturaleza, surge y se expande la compra.
De este modo, a partir de un consenso las personas trataron
de acumular objetos para poder luego intercambiarlos sin
tener obligatoriamente otra cosa para entregar. Con el
tiempo, aparecieron las monedas metálicas o el papel
moneda, y mucho tiempo después llegaría el dinero
electrónico que simplifica aún más estas operaciones.

Compraventas
Como se señaló, la operación de compra está ligada a su
contraparte, la operación de venta. Se conoce como
compraventa al fenómeno legal de estas operaciones, que
está regulado jurídicamente por los Códigos de Comercio. De
este modo quedan claramente especificadas las
características de esta clase de acuerdos y los eventuales
impuestos o tasas que podrá el Estado exigirles a las partes.
 Tipos de compras
No todas las compras se realizan de la misma manera. Una
misma persona tiene un comportamiento diferente según el
tipo de producto o servicio esté comprando. No es lo mismo
comprar una casa que un paquete de espagueti. Según el tipo
de producto la compra será más compleja y la toma de
decisiones mucho más elaborada.
Según el comportamiento del consumidor las
compras pueden ser:

1- Compra compleja. La compra compleja se da en

productos de alto valor económico, en la que el consumidor
se asegura y se informa muy bien de las características del
producto antes de tomar la decisión de compra. Es una
decisión basada en el conocimiento.
2- Compra impulsiva. Como su propio nombre indica,
esta compra se realiza por impulso, con escasa o nula
premeditación, por ejemplo cuando se va a pagar en la caja.
3- Compra por descarte. La compra por descarte se
realiza a partir del descarte de las diferentes características
del producto. Por ejemplo, podemos descartar por el precio,
por las marcas o ambas a la vez, hasta que nos decantamos
por una.
4- Compra habitual. La costumbre y la inercia son las que
guían las compras de los consumidores. No se trata de un
comprador exigente, sino de una persona que va al
supermercado y escoge aquello que les es más familiar, bien
por haberlo visto en televisión o en casa de un amigo. Suelen
ser producto de uso cotidiano donde apenas hay diferencia
entre las diferentes marcas.
5- Compra Variada. La compra variada es aquella en la
que el consumidor prueba entre diferentes marcas para no
caer en la monotonía, sin implicarse demasiado en ese tipo
de compra.
El trabajo que realiza el departamento de compras de una
empresa es clave para realizar con éxito para el buen
funcionamiento del negocio. Las personas que administran
las compras de la empresa se encargan de la adquisición de
bienes y servicios necesarios para que nuestro negocio pueda
producir de manera eficiente.

Adquisición de materiales para la empresa:

Todo negocio necesita para la producción o sus operaciones
una serie de materiales. Una de las obligaciones del
departamento de compras de una empresa es asegurarse de
que todas las áreas están abastecidas. Aunque tampoco debe
invertir grandes sumas de capital en las compras, sino que
deben reducir el gasto para no perjudicar a otros
departamentos como el de investigación o el de marketing.

Evaluación de los precios:

En relación a lo que acabamos de comentar en la función
anterior, en el trabajo que realiza el departamento de
compras de una empresa es primordial evaluar los precios a
los que se adquieren los productos. Un precio muy elevado
puede repercutir de manera negativa en las ganancias de la
empresa.

Administración y contabilidad:
El departamento de compras se encarga de todo el trabajo
administrativo en relación a las compras de suministro y
material. Por lo general, trabaja de forma estrecha con el
departamento de contabilidad con el fin de evitar problemas
de liquidez.
Vela por cumplimiento de las políticas de
compras:
Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de
compras de una empresa es asegurarse de que se cumplan a
rajatabla la política de compras de la empresa. Siempre y
cuando, claro está, se haya aprobado el presupuesto.

Gestión de los procesos:

En este sentido, dentro del trabajo que realiza el
departamento de compras de una empresa está incluida la
gestión y la administración de todos los procesos:

 Comerciales
 Fiscales
 Contables
 Financieros

Tareas del área de compras en la empresa:

Como hemos visto el departamento de compras realiza una
serie de funciones. Veamos a continuación las tareas diarias
que se llevan a cabo en esta área.

 Planificación y gestión del departamento de

compras en función de un presupuesto dado.
 Estar pendiente de las novedades del mercado:
cotizaciones, noticias del sector, etc.
 Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de
precio, eficiencia y flexibilidad de condiciones.
 Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso
de que estos fallen. Siempre vienen bien contar con
un plan B, en caso de apuros.
 Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para
poder hacer comparativa de opciones. No importa que
sean proveedores preseleccionados, ya que eso nos
facilitará la toma de decisiones.
 Definir los procedimientos y procesos para la
compra de suministros. Esto es: quién compra qué,
cada cuánto se realizarán las compras, qué
documentación a presentar será necesaria.
 Acordar las condiciones de suministro con los
proveedores más adecuados.
 Saber qué necesidades de stock existen, que no
falte material, pero tampoco excederse.
 Supervisar la calidad de los productos adquiridos así
como si han llegado en perfectas condiciones. En caso
de que no fuera así, se desprende otra tarea que sería la
de reclamar al proveedor.
 Gestión de toda la documentación relativa a la
compra de los materiales.
 Gestión de la relación con proveedores. Esto implica
hacer seguimientos de órdenes de pedido, las entregas,
los problemas que pueden surgir. Quizá también
podamos desarrollar un sistema para que los procesos
de entrega se puedan mejorar.
 Intentar ahorrar costes a la empresa. El
departamento de compras va a contar con un
 presupuesto para ir adquiriendo los materiales que
necesitamos. Pero también pueden reducir los costes a
la empresa si negocian los gastos en la adquisición del
material, organizando el inventariado de una forma más
eficiente, etc.

1. Existencia de un organigrama funcional del

departamento. Es necesario este control del
organigrama funcional del departamento de compras
para saber con claridad las secciones y jerarquía del
personal y orden en el mando.

2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus

procedimientos, funciones políticas, organización,
ubicación, recurso humano, documentos, flujo de
documentos y otras.

3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el

departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho
para el mejoramiento del proceso y gestión de las
compras.
4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras,
así como la comparación de cifras y precios anteriores
con los existentes. Con estas estadísticas se podrá llevar
un mejor Control para la toma de decisiones, la
evaluación y comparación de los datos producidos en
Compras.

5. Mantener actualizado el kardex o registro de

proveedores para una oportuna información sobre
estos, sus productos y servicios. Es necesaria la
actualización del kardex de Proveedores para en esta
forma tener la información necesaria para consulta de
precios, costos y servicios e información general de
proveedores.

6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y

servicios. En este control es importante conocer y hacer
seguimiento a los precios, datos y la calidad de los
productos y servicios que nos ofrecen.

7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.

Es necesario contar con este manual de flujos y
procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a
estos procesos.

8. Existencia de manual de funciones del departamento.

Este manual es necesario, cumpliendo el control de
conocer las funciones de cada trabajador en la
organización.
9. Investigación sobre rotación de inventarios. La rotación
de Inventarios debe controlarse e inventariarse
continuamente para efecto que no se conviertan en
Inventarios obsoletos, dañados o de poco movimiento.

10. Evaluar continuamente los procedimientos,

procesos y política referente al área de compras. El área
de Compras debe evaluarse continuamente para así
implementar los procesos, procedimientos y gestión
corrigiendo los controles que estén operando mal o no
estén operando.

11. Elaboración del presupuesto anual de compras,

analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
Es importante mantener al día el presupuesto y estar
informando a la sección su gasto real y variaciones si las
hay.

12. Elaboración de informes mensuales sobre

estadísticas en compras. Es necesario mantener
estadísticas actualizadas de compras para tomar
decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados
con las compras.

13. Autoridad y definición en el proceso de la compras.

Con este control se trata que los Directivos en el proceso
de Compras tengan la suficiente autoridad para solicitar
descuentos así como evaluar la calidad del producto ó
servicio.
14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el
parte del personal de compras.

15. Centralización de todas las compras en este

departamento, excepto aquellas de menor valor que
pueden realizarse en las secciones o departamentos por
medio de un fondo de caja menor.

16. Existencia de un comité de compras,

especialmente para todas aquellas adquisiciones
significativas llevando actas de sus reuniones. Este
control es indispensable para así tener un Comité que
defina con criterios y responsabilidad las compras
necesarias en la empresa.
17. Existencia de políticas precisas para la
contratación de transporte de mercancía, así
como de personal y empleados de la empresa.
Con este control se garantiza la contratación de
transportes y los responsables que otorguen garantías a
su cumplimiento.

18. Existencia de un seguimiento continuo por parte

de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del
personal que conforman el departamento de compras.
Así garantizamos que se cumplan las normas éticas
existentes en la empresa

19. . Exigencia de por lo menos tres (3)

cotizaciones, especialmente en las compras
importantes de la compañía. Estas tres (3) cotizaciones
 son necesarias para efecto de escoger la más aceptable a
nuestros requerimientos.

20. . Exigir la autorización según el caso, de asamblea,

junta directiva o gerencia para la compra de propiedad
planta o equipo. Con este control se busca que los
activos fijos de gran valor sean autorizados su compra
por los máximos organismos o directivos de la empresa.

21. Exigir la consecución de pólizas de seguros

para la protección de activos y cumplimiento de
contratistas.
Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la
protección de los activos de la compañía así como el
cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.
22. Programar capacitación especializada del
personal del departamento. Para un efectivo
control a las compras debe capacitarse suficientemente
a los miembros del departamento en aquellas áreas que
soliciten artículos o servicios especializados.

23. Información oportuna a directivos

interesados, de las diferentes variaciones entre el
presupuesto y el precio real del artículo o servicio
solicitado. Con esta información el control al
presupuesto será más oportuno y efectivo.

24. Existencia de políticas precisas para la venta de

activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco
movimiento, que por motivo de sus relaciones con el
 medio, le asignan esta función al departamento de
compras.

25. El departamento de auditoría debe rutinariamente

hacer visitas a proveedores para constatar precios,
políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.

26. Llevar un efectivo control a la mercancía e

importaciones pendientes y en transito, como también
un control del tiempo de estas entre el pedido y su
llegada.

27. Debe existir políticas escritas de

descuentos, plazos o garantías dadas por los
proveedores. Este control a las políticas nos garantiza
su cumplimiento y seguimientos a los mismos.

28. Debe exigirse por parte del departamento

de compras la información oportuna de máximos
y mínimos de existencias de materia prima y demás
elementos necesarios al proceso productivo y
administrativo de la compañía.

29. El departamento de compras debe conocer

suficientemente la distribución del área en el almacén o
bodega de inventarios, así como el sistema de
almacenamiento y protección de los productos y
materiales.

30. . El departamento de compras debe exigir

que los documentos enviados por los proveedores,
 llenen los requisitos de orden interno y legal. Es
importante este control para garantizar la buena
elaboración de los documentos de los proveedores
cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de
carácter legal.

31. Los productos o activos fijos que se reciban

en demostración deben tener un adecuado control.
Este control es necesario para diferenciar los activos
fijos de la compañía, de los que nos envían para
demostración los respectivos proveedores.

32. El jefe de departamentos de compras debe

participar en actividades de asociaciones y gremios de
directivos de compras.

33. El departamento de compras debe

informarse continuamente sobre las últimas políticas
emitidas por el gremio, estado y entidades del sector
referente a compras y comercio exterior. En esta forma
estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un
control más efectivo.

34. . El departamento de compras debe asesorarse de

personal experto, para la adquisición de productos y
equipos técnicos especializados y en el caso de estos
últimos de profesionales expertos en su montaje y
mantenimiento.
35. Necesidad de unas políticas claras de
segregación y delegación de funciones del
departamento. Este aspecto debe aplicarse desde el
punto de control de funciones y responsabilidades de
cada cargo.

36. El departamento de compras debe prestar

un servicio eficiente, adecuado, de calidad,
cumplimiento, presentación e imagen. Como un
efectivo control es importante que los Directivos y Jefes
de Compras, estén muy atentos al cumplimiento
eficiente de este departamento para garantizar el
servicio a las demás áreas y secciones de la empresa.

37. Las instalaciones donde labora el personal

del departamento de compras deben ser las mas
cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias. Para una
correcta labor debe establecerse y controlarse, con un
continuo seguimiento a la imagen y presentación de las
instalaciones del Departamento de Compras.

38. En los casos de activos comprados por el sistema

leasing, el departamento de compras debe conocer
suficientemente toda la información de este sistema en
lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de
proceso, etc.

39. Debe llevarse un registro control de pedidos,

llegada de mercancía, pedidos pendientes y servicios
cumplidos. Este registro desde el punto de vista del
 Control es necesario para detectar fallas que se puedan
presentar en el proceso de compras.

40. Debe tenerse información actualizada del sector y

de artículos relacionados con la empresa, por medio de
suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e
Información obtenida por Internet.

41. Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la

gestión de compras. Con este control se busca obtener
los respectivos índices de gestión.
42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del
departamento de compras y demás departamentos de la
empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio
del departamento.

El departamento de compras de una empresa tiene en la

actualidad, en un entorno de crisis económica, un papel
fundamental para mantener el equilibrio económico de
la empresa. Dentro de ese departamento de compras, el
máximo responsable es el gerente o director de
compras.
 Qué hacen concretamente los gerentes de
compras?
Los y las gerentes de compras son los encargados de
comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita ya
sea para la reventa o para el uso de los mismos por parte de
la compañía. Ha de conseguir comprar esos bienes al mejor
precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de
responsabilidad en que la empresa sea cada vez más
competitiva.
Un gerente de compras ha de hacer, además, que la cadena
de suministro de una empresa sea fluida, ágil y eficaz, para
ello la comunicación entre departamentos ha de ser
constante y transparente.
La presencia del gerente de compras se hace indispensable
en compañías de un tamaño mayor, para los pequeños
negocios puede ser suficiente un único comprador, que
asumiría las funciones de un gerente de compras.
Compradores encargados de adquirir la materia prima para
la elaboración de sus productos o aquellos insumos
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Hasta ahora hemos hablado de que en esta cadena de
suministros se adquieren bienes materiales, pero hay que
tener en cuenta que también se da la compra de servicios
como el transporte o comercialización y no sólo la compra de
insumos o materia prima.
De esta forma un gerente de compra se encarga de la compra
de productos y servicios más estratégicos o importantes para
la compañía y además supervisan las otras compras
realizadas por los otros compradores. Es precisamente por
este motivo que la diferencia entre un comprador, un agente
de compra o un gerente de compra radica de manera
específica en la industria (o familia de productos) en la que
se trabaja y no en las tareas y responsabilidades que son muy
similares. De hecho cualquiera que sea especialista en
compras y trabaje para el gobierno es llamado
indistintamente director, gerente o comprador. El campo
laboral para estos profesionales es muy amplio y abarca cada
área de los sectores público y privado.
El nivel de formación de l@s gerentes de compra varía, sin
embargo las empresas más grandes requieren de
profesionales con un título universitario en el área de los
negocios o ingenieros. Más allá de la preparación académica,
los interesados suelen pasar por un período de
entrenamiento en sus empresas de acuerdo con cada
industria.
Algunas de las características que tiene un buen
gerente de compras es saber tener la mente clara para la
planificación y la toma de decisiones rápidas, así como saber
negociar con los proveedores y ser capaz de manejar un
equipo de forma eficaz. El salario medio de los gerentes de
compra es de aproximadamente 54.000 Euros al año, siendo
el menor salario de 31.000 Euros y el mayor de 90.000
Euros.

Calidad al comprar La calidad de los materiales que se

obtienen para la producción de bienes es de gran
importancia para la empresa ya que según la calidad de sus
materias primas dará como resultado un producto final de
calidad.
El departamento de compras de una empresa es el principal
responsable de que los materiales que se obtienen sean de la
más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que
la empresa solicita.
La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el
cual debe ser en el momento acordado ya que si no se
cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso
en la producción, lo cual es perdida para la empresa.

La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:

 Comprar el producto adecuado

 Tener material disponible en el tiempo adecuado.
 Pagar el mejor precio. La calidad debe estar
expresada desde las materias primas que se
 obtienen hasta el producto final, por lo que, es
necesario llevar un control de calidad
adecuadodurante el proceso de transformación.
Son tres los principales factores que se consideran
al momento de comprar un producto: la calidad, el
servicio que da y el precio que se paga. Veamos
cómo se conjugan estos factores.
Un primer elemento a considerar es dejar a un lado el mito
según el cual la calidad se mide por el precio. Está
comprobado que un mayor precio no denota por sí mismo
una mayor calidad en el producto: definitivamente esto ya no
sirve de guía para un comprador.
El gestor de compras no puede basar su elección únicamente
en el precio. Si se trata de un producto de alta calidad que
tiene un mayor precio, debe analizar directamente el impacto
que esa compra tendrá en el costo. Esto puede implicar que
el mercado en el que se desenvuelve la compañía está
volviéndose hacia la calidad, por lo que se requiere un
esfuerzo muy importante para lograr la calidad que el cliente
solicita.

Ciertamente, cuando se busca una mayor calidad, el costo de

producción aumenta y el valor agregado al cliente disminuye.
Con el fin de no aumentar el costo de producción, el gestor
de compras tiene la responsabilidad de lograr que la cantidad
de los componentes a adquirir sea precisamente la que
requiere el área de producción.
En consecuencia el gestor de compras debe tomar en cuenta
dos áreas de trabajo claves: la calidad de los materiales y de
los componentes, y la calidad del cliente como un todo.

 Recomendaciones
El gestor de compras debe considerar lo siguiente:
1. El área de compras necesita saber justo lo que se
requiere.
2. La orden o contrato de compra debe desarrollarse con
la descripción exacta de lo que se necesita.
3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades
del comprador.
4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a
todos los materiales con el fin de comprobar que
cumple con todos los requerimientos.
5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente
en conformidad con las definiciones de calidad o con los
requisitos acordados, de otra manera el comprador
puede rechazarlos.
6. Las especificaciones deben permitir al proveedor
construir la calidad en el producto.

¿Qué tan importantes son los proveedores para

nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa
pondríamos o estamos poniendo en sus manos?,
¿Qué tan seguros nos encontramos con los
proveedores que se nos presentan a las puertas de
nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer
antes de seleccionar un proveedor.
¿Cuán complicado puede ser seleccionar proveedores en
estos días?, el caso es que tenemos mucho de dónde elegir,
pero el problema es escoger el indicado que cumpla con
nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que
el 100% de éstas no serán cumplidas, ya que este porcentaje
no existe en la vida real. Para solucionar lo anterior se debe
obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan
ciertos puntos críticos, así que lo primero, es identificar
éstos:
Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener
cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo
costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos
críticos.
Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en
contra o a favor.
Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja
bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se
puede negociar para servicios. Una garantía nos asegura que
lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos
venderán algo que después ellos tendrán que cambiar o
arreglar y para nuestro favor además, en caso de falla
disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos que
estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo
problema.
 Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos
asegura una respuesta inmediata sobre el problema que
tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto. En
éste debemos especificar bien cuáles son los tiempos de
respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior dependerá
de lo que adquirimos, por lo cual queda a la imaginación de
ustedes.
Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo
que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no
podemos esperar que se cumplan todas, ya que como
mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las
más críticas.
Los puntos anteriores deben estar en equilibrio, esto es, que
nos satisfagan y den una real solución a nuestras
necesidades, no debemos dejar de lado ninguno de estos por
mejorar el otro.
Lo antes mencionado, es solo una guía para nosotros, nunca
debemos mencionar esto al proveedor.
Ahora bien, volviendo al punto de la selección de proveedores,
la idea es realizar una apropiada selección antes de efectuar
alguna compra, de lo contrario esto nos implicaría una mala la
decisión, o una errónea evaluación respecto al proveedor. La
idea principal de esto es descartar proveedores de una forma
efectiva, para quedarnos con un número fácil de manjar y que
sean casi de confianza (aún no podemos confiar en ellos).
Como recomendación, podemos comenzar la negociación
colocando todas las cartas (necesidades) sobre la mesa y
poco a poco guiarlos hacia nuestra zona (puntos críticos),
esto nos facilitará la negociación y verán que obtendrán
buenos resultados. De esta forma nuestra evaluación del
proveedor, posterior a la compra, será clara y fácil de
realizar, así como también justa.

Si tomamos los puntos críticos y los tabulamos ya tendremos

nuestra primera aproximación para la selección: Proveedor
V/S Puntos Críticos.
Algo que nos aproxima más a la meta, es conocer la “Misión”
y “Visión” de la empresa (proveedor) y si está dentro de
nuestras expectativas. Como ya se mencionó en una
publicación anterior “Aspectos importantes en los negocios
con proveedores”, el proveedor no trabaja para nosotros,
sino que trabaja con nosotros, ya que es un aleado muy
importante dentro de nuestra empresa (Aspectos
importantes en los negocios con proveedores). También es
importante conocer la experiencia que tiene dentro de
nuestra área de trabajo, esto es, cuánto conoce él sobre el
negocio, cuánto tiempo lleva en el mercado, con quién ha
trabajado y, como dato importante, siempre conoceremos a
alguien de las empresas a las que el proveedor haga
referencia, es válido y sano preguntar, consideremos que
debemos cuidar nuestro negoció y nuestro trabajo, no lo digo
solamente por un posible despido ante una mala decisión, lo
digo también, porque si la empresa pierde todos perdemos,
inclusive el proveedor. Por lo cual siempre es importante
como primera aproximación del proveedor a nuestro
negocio, una carta de presentación de la empresa, que nos dé
respuesta a lo antes mencionado. Bueno, también es de gran
ayuda que nosotros le mostremos la Misión y Visión de
nuestra empresa, para dar a conocer nuestros objetivos,
nuestro “Norte”, la idea de un buen proveedor no es
utilizarlo y desecharlo, sino, mantener una buena relación de
negocios en el tiempo.

Otra cosa que debemos tener en consideración, aunque es

pisar terreno “difícil”, es evaluar al proveedor (al ejecutivo de
cuenta), hasta el momento hemos hablado de la empresa
proveedora, pero siempre existe una persona que representa
los intereses de ésta. Un mal negocio en ocasiones es por un
mal negociador, es por eso que siempre la primera impresión
es importante, y lo siguiente es ver cuánto interés tiene en
dar solución a nuestros problemas; para una evaluación de
este tipo, debemos poseer una capacidad de análisis y
conocimiento de las personas, lo cual es muy difícil. Pero
para facilitar este trabajo, debemos enfocarnos en lo
siguiente:
El proveedor debe:

 Saber escuchar y comprender nuestra problemática, no

podemos permitirnos gastar tiempo y esfuerzo en
hacerle entender cuáles son nuestras necesidades, pero
para esto, debemos nosotros tener claro cuáles son, de
lo contrario, los malos negociadores somos nosotros.
 Dejar que lo guiemos hacia nuestra zona, coma ya
mencionamos, la idea es que entregue solución a esos
puntos críticos que mencionamos, que busque solución
a otras cosas, no es malo, pero el tiempo es dinero.
 Dar respuestas claras, las respuestas ambiguas
solamente causan pérdida de tiempo, así como
desorientación, que nos dirige directamente a una mala
decisión.
 Dar soluciones reales, si bien la solución puede ser una
verdadera maravilla, esta debe estar acotada por los
puntos críticos antes mencionados. De lo contrario, no
sería viable.
Finalmente crear una pequeña base de datos donde
tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su
mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos
dependiendo de nuestras necesidades.
La selección de proveedores no es nada más que una
metodología ordenada y algo de conocimiento sobre las
personas, una sin la otra dan resultado, pero ambas
trabajando en conjunto podrían dar un excelente resultado.
El formulario de requisición del producto es el
documento generado por un departamento usuario o por el
personal de almacén para notificar al departamento de
compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el
marco de tiempo de entrega. La compra en una empresa
comienza con la recopilación de requerimientos.
Luego que se hayan compilado, se debe informar al
departamento de compras. La requisición de compra es el
documento que contendrá la lista de esos requerimientos.
Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los
departamentos no se les suele permitir colocar pedidos
directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la
empresa.
En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los
proveedores externos es un departamento diferente
llamado departamento de compras. Los gerentes de los
distintos departamentos utilizan los formularios de
requisición de compra para informar a este
departamento qué materiales se necesita adquirir.

Las requisiciones de compra y las órdenes de compra

son documentos clave en el proceso de adquisición de
los artículos que la empresa necesita para su operación,
estandarizando el proceso de pedidos interna y
externamente.

Tipos
Los puntos clave sobre la requisición del producto son
los siguientes:

– Es una solicitud que se realiza al departamento de

compras para adquirir cierta lista de materiales.

– Necesita la aprobación de la organización de compras.

– Es un documento interno; es decir, permanece dentro

de la organización.

Se puede crear una requisición de compra para los

siguientes tipos de aprovisionamiento:
Estándar:
Para obtener suministros y materiales de los proveedores,
tanto para los procesos productivos como artículos
consumibles de oficina y otros activos.
Subcontratación:
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego
obtener un producto terminado.
Consignación:
Obtención de material que se guarda en las instalaciones de
la empresa y se paga al proveedor por eso.
Transferencia de inventario:
Para la obtención de materiales desde otro departamento o
área que se encuentra dentro de la misma organización.
Servicio externo:
Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como
realizar labores de mantenimiento de la planta.

¿Cómo se elabora?
Los componentes básicos que conforman una
requisición de compra son:
– Número de la requisición, que permite la identificación del
documento. Debe estar pre-impreso.
– Departamento solicitante.
– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma
de la persona que realiza la autorización correspondiente.
– Los artículos solicitados deben ser descritos
detalladamente, para evitar datos imprecisos. La cantidad
debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad
requerida (kilos, litros, unidades, etc.).
– Firma del gerente del departamento de compras que
aprueba o no la compra.
– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser
anexadas a la requisición.
 Proceso de la requisición de compra
El proceso de requisición de compra es utilizado por las
organizaciones para realizar y hacer seguimiento a los
pedidos de suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa:
desde materia prima a muebles de oficina y más.
Cuando un gerente de departamento considera que los
materiales se están agotando, rellena el formulario de
requisición de compra, el cual incluye los campos indicados
anteriormente.
Una requisición de compra es el formulario que un
departamento de la empresa envía al departamento de
compras, enumerando los artículos que desea que se solicite
a un proveedor externo.
Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido,
recibir la aprobación del supervisor y, lo que es más
importante, permitir que proveedores externos presenten
cotizaciones de precios.
Cuando el gerente de compras recibe la requisición de
compra en este proceso, puede revisar toda la información
enviada por el usuario de origen. El gerente simplemente
selecciona si la requisición está aprobada o no.
Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el
motivo de la decisión y se le informará al departamento
solicitante sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da
su aprobación, el siguiente paso será solicitar cotización a los
proveedores.
 CALIDAD
La calidad se refiere a las características inherentes de algo
que hacen posible compararlo con otra cosa de su mismo
tipo o con la cual esté relacionada.
La calidad es más subjetiva y depende en gran medida de la
opinión de cada persona (aunque no siempre sea así). Una
persona puede pensar que un producto es de excelente
calidad, mientras que otra podría considerar que dicho
producto tiene una calidad pésima.

Se entiende que algo tiene buena calidad cuando satisface los

gustos y necesidades de las personas, mientras que en caso
contrario se dice que la calidad de ese algo es mala.
Básicamente, la calidad es la medida de la excelencia o el
estado de algo. Para obtener conclusiones al respecto,
se hacen comparaciones entre distintas cosas que guarden
cierta relación.

CANTIDAD
A diferencia de la calidad, ésta no es subjetiva. La cantidad se
refiere al valor numérico de algo y dicho valor no depende de
lo que cada persona diga.
Si hay cinco cosas, entonces son cinco; no se puede hablar de
seis sólo porque alguien así lo crea.

Cantidad o calidad
La cantidad es el tamaño y la suma de las cosas. Se puede
cuantificar o medir y puede ser expresada en valores
numéricos precisos.
En los negocios, desde siempre ha habido continuas
discusiones debido al hecho de que algunos jefes o directores
dan prioridad a uno de los dos aspectos por encima del otro.
 Conclusión
En conclusión podemos destacar que en el departamento de
compras, es necesario tener en claro las cosas que son
necesarias dentro del departamento, los datos que debemos
tener en cuenta antes de tomar una decisión que puede
afectar positiva o negativamente a la empresa en un futuro y
depende en gran medida de si se tomaron las precauciones
necesarias a la hora de, elegir un suplidor, realizar una
compra, hacer negociaciones, o determinar que es mas
conveniente en una determinada compra, tomando esto en
cuenta, ya conocemos la importancia del departamento de
costos.