GAMBARAN PENGADAAN OBAT BEBAS DAN BEBAS TERBATAS

PADA APOTEK PERINTIS SLAWI

Mohammad Anur Faiz

Email : Anur_faiz@activist.com
DIII Farmasi Politekn ik Harapan Bersama
Jln. Mataram No.09 Tegal
Telp/Fax (0283)352000

ABSTRACT
Procurement in pharmacy service is a business or activity to fulfill the operational
requirement specified in the planning function. The purpose of medical
procurement is to meet the needs of medicals in the health care unit in accordance
with the pattern of disease in the work area. Slawi perintis pharmacy is one of the
pharmacies in Slawi area thatsells patent medical in a day there are 75 - 100
patients who buy drugs, especially free medical and limited free medical and also
has three branches. Procurement of medical has three important requirements
that must be met, including according to plan, according to ability, system or way
of procurement as stipulated. Therefore, this study aims to provide an overview of
the procurement of drugs, especially free medical and limited free medical.
This type of research uses mixed method in the form of quantitative and
qualitative data. Quantitative data is used to calculate ABC analysis obtained
from pharmacies and qualitative data in the form of interviews with respondents.
Procurement of free medical and limited free medical in slawi perintis
pharmacy that focus on non-narcotic analgesic drugs and respiratory tracts are
procurement by using the method of consumption or by looking at sales patterns
undertaken by pharmacist and pharmacist assistants. Procurement at slawi
perintis pharmacy is done from the needs that have been planned through ABC
analysis.

Keywords: Procurement of medical, pharmacy, Free medical, Limited free

medical

1. Pendahul uan Secara umum apotek

Berdasarkan peraturan
menteri kesehatan RI No.73 tahun
2016 tentang standar pelayanan
kefarmasian di apotek bahwa
pekerjaan kefarmasian adalah
pembuatan termasuk pengendalian
mutu sediaan farmasi, pengamanan,
pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusian atau penyaluran obat,
pengelolaan obat, pelayanan obat
atas resep dokter, pelayanan
informasi obat serta pengembangan
obat, bahan obat dan obat tradisional.
mempunyai dua fungsi, yaitu
memberikan layanan kepada
masyarakat sekaligus sebagai tempat
usaha yang menerapkan prinsip laba.
Dengan kata lain, apotek merupakan
perwujudan dari praktek kefarmasian
yang berfungsi melayani kesehatan
masyarakat sambil mengambil
keuntungan secara finansial dari
transaksi kesehatan tersebut. Kedua
fungsi tersebut bisa dijalankan secara
beriringan tanpa meninggalkan satu
sama lain. Meskipun sesungguhnya
mencari laba, namun apotek tidak
 boleh mengesampingkan peran
utamanya dalam melayani kesehatan
masyarakat (Wijayanti, 2014).
Dari pelayanan kefarmasian
yang disebut pengadaan adalah suatu
usaha atau kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan operasional yang telah
ditetapkan didalam fungsi perencanaan.
Tujuan pengadaan obat adalah untuk
memenuhi kebutuhan obat di unit
pelayanan kesehatan sesuai dengan pola
penyakit di wilayah kerja. Pengadaan
obat memiliki tiga syarat penting yang
harus dipenuhi, antara lain sesuai
rencana, sesuai kemampuan, sistem atau
cara pengadaan sesuai ketentuan
(Rosmania, 2015).
Salah satu metode yang
digunakan untuk menganalisa
pengadaan obat yaitu dengan analisa
ABC, akan tetapi tidak semua apoteker
menggunakan analisa ABC. Analisa
ABC dapat digunakan untuk
mengevaluasi aspek ekonomi dari
perencanaan pengadaan obat. Dengan
analisa ABC dapat di identifikasi obat –
obat yang memakan biaya besar karena
penggunaannya banyak atau harganya
mahal, untuk selanjutnya dievaluasi
lebih lanjut. (Wijayanti&Priyono, 2014)
Pengadaan adalah suatu proses
kegiatan yang bertujuan agar sediaan
farmasi tersedia dengan jumlah dan jenis
yang sesuai dengan kebutuhan
pelayanan. Proses pengadaan meliputi
aspek perencanaan, teknis pengadaan,
penerimaan, dan penyimpanan
(Pujawati, 2015)
Pengadaan yang efektif meliputi
suatu proses yang mengatur berbagai
cara, teknik, dan kebijakan yang ada
untuk membuat suatu keputusan
mengenai obat – obatan yang diadakan,
baik jumlah maupun sumbernya.
Pengadaan dilakukan untuk
merealisasikan hasil perencanaan.
Teknis pengadaan yang efektif. Teknis
pengadaan yang ekonomis, selain
menjamin persyaratan mutu, keamanan,
dan kemanfaatan, harus menjamin juga
ketersediaan dalam jenis dan jumlah
yang tepat, serta harga yang ekonomis.
Dengan demikian pemilihan waktu
pengadaan merupakan bagian dari teknis
pengadaan yang merupakan penentu
utama dari ketersediaan obat dan total
biaya kesehatan (Pujawati, 2015)
Beberapa teknik manajemen
untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi penggunaan dana dalam
perencanaan kebutuhan obat adalah
dengan cara :
Analisa ABC.
Berdasarkan berbagai
pengamatan dalam pengelolaan obat,
yang paling banyak ditemukan adalah
tingkat konsumsi pertahun hanya
diwakili oleh relatif sejumlah kecil item.
Sebagai contoh, dari pengamatan
terhadap pengadaan obat dijumpai
bahwa sebagian besar dana obat 70%
digunakan untuk pengadaan, 10% dari
jenis/item obat yang paling banyak
digunakan sedangkan sisanya sekitar
90% jenis/item obat menggunakan dana
sebesar 30%. Oleh karena itu analisa
ABC mengelompokkan item obat
berdasarkan kebutuhan dananya
(kemenkes, 2008) Tujuan penelitian ini
adalah untuk mengetahui gambaran
pengadaan obat bebas dan bebas terbatas
pada Apotek Perintis Slawi.
2. Metode Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada Apotek
Perintis Slawi yang dilaksanakan pada
15 oktober 2017 – 10 februari 2018
dengan menggunakan mixed method
berupa data kuantitif dengan hasil
analisis ABC dan data kualitatif dengan
hasil wawancara dengan responden.
3. Hasil dan Pembahasan
Hasil pengelompokan analisa ABC
Hasil penelitan yang didapat dari
apotek perintis slawi dapat diketahui
untuk jumlah obat bebas dan bebas
terbatas yang golongan analgetik non-
narkotik dan saluran nafas sebanyak 47
item obat. Dalam pengadaannya selama
enam bulan dikeluarkan biaya anggaran
dana senilai 16.884.900 dan untuk
kelompok A 11.682.900 dengan
presentase kumulatif <70% dari total
biaya keseluruhan. Hal ini berarti obat-
obat kelompok A memakan anggaran
paling banyak dalam pengadaannya
bukan karena harganya yang mahal saja
namun juga karena jumlah
pemakaiannya cukup banyak dan dapat
disimpulkan bahwa obat-obat kelompok
A benar-benar dibutuhkan dalam
pelayanan obat OTC untuk pasien di
apotek perintis slawi sehingga
persediannya harus tetap ada.
Kelompok B memakan anggaran
biaya pengadaan senilai 3.475.000
dengan presentase kumulatif 71-90%
dari total biaya keseluruhan. Jumlah
obat bebas dan obat bebas terbatas yang
masuk dalam kelompok B nilainya
lebih besar dibandingkan dengan
kelompok A, namun lebih sedikit jika
dibandingkan dengan kelompok C.
Kelompok C memakan anggaran
biaya pengadaan senilai 1.727.000
dengan presentase 90 - 100% dari total
biaya keseluruhan, paling sedikit jika
dibandingkan dengan kelompok A dan
B.
Berdasarkan hasil wawancara dengan
para informan, diketahui bahwa yang
pertama dilakukan adalah pengecekan
stok terlebih dahulu untuk pengumpulan
data obat yang akan dipesan berdasarkan
buku defecta. Selanjutnya melihat dari
pola penjualan, pola penjualan disini
yaitu melihat laku atau tidaknya obat
obat bebas dan bebas terbatas yang
kemudian memesan secara langsung
kepada supplier atau menghubunginya
lewat telepon.
Pemesanan atau pengadaan
dilakukan oleh apoteker secara langsung
dengan menggunakan SP (Surat
Pesanan) untuk setiap supplier. SP
dibuat minimal dua rangkap, rangkap
satu untuk supplier dan rangkap dua
untuk arsip di apotek.
Barang yang datang dicocokan
dengan faktur dan SP, pada faktur
berisikan nama obat, jumlah obat, harga
obat, bonus atau potongan harga,
tanggal kadaluarsa dan tanggal jatuh
tempo. Faktur ini sebagai tanda bukti
yang sah dari pihak kreditur mengenai
transaksi penjualan. Sedangkan, SP
untuk mencocokan barang yang dipesan
dengan barang yang dikirim ke apotek.
Pengecekan jumlah item dengan
permintaan dan sesuaikan dengan faktur.
Setelah sesuai dengan pesanan,
apoteker pengelola apotek atau asisten
apoteker yang menerima
menandatangani faktur, memberi cap
dan nama terang serta nomer SIPA
(Surat Izin Pengelola Apotek) apoteker
sebagai bukti penerimaan. Barang yang
telah diterima langsung diberi harga
yang kemudian dimasukan dalam
gudang dan dicatat dalam kartu stok.
Berikut hasil wawancara dengan para
informan ;
“SOP nya yang pertama cek
stok dulu, pertama kebutuhan
secara fiktif kemudian dilihat
pola penjualannya kemudian
hubungi supiler terus bikin SP
udah gitu aja” (I1)
“Pengadaan obat bebas dan
bebas terbatas iya apayah
dengan cara eee apayah
apotekernya langsung confirm
ke suplier” (I2)
” Kalo prosedurnya eeee di cek
dulu barangNya apakah itu
kosong apa engga, terus kalo
misalkan apayah barang itu
laku apa engga baru nanti di
order kembali kaya gitu terus
yang ngorder langsung dari
ibunya apotekernya”(I3)
Rencana pengadaan obat
bebas dan bebas terbatas
Berdasarkan hasil wawancara
dari informan bahwa di apotek
perintis slawi rencana pengadaan
obat OTC (Over The Counter) yang
pertama adalah melihat pola
penjualan, pola penjualan dilihat
mingguan/bulanan pada kartu stok
atau melihat hasil penjualan di
komputer sehingga bisa diketahui
berapa kebutuhan obat analgetik
non-narkotik dan obat saluran nafas
yang dibutuhkan dalam
seminggu/sebulan. Setelah itu
menentukan supplier dan
disesuaikan dengan nego harga.
Untuk menghindari kekosongan
obat, maka harus dibuat perencanaan
yang baik. Di apotek perintis slawi
setiap harinya dilakukan pengecekan
terhadap obat – obatan terutama
obat-obatan yang fast moving yaitu
obat yang cepat habis. Apabila ada
obat yang habis atau menjelang
habis maka ditulis dalam buku
defecta kemudian dari buku defecta
nama-nama obat yang akan dipesan
diklarifikasikan sesuai dengan PBF-
nya masing-masing kemudian ditulis
dalam SP selanjutnya diserahkan ke
supllier yang datang atau bisa
menghubungi distributor secara
langsung melalui telepon. Jika
pemesanan melalui telepon SP
diberikan menyusul pada saat datang
barang ke apotek.
Menentukan jenis, jumlah,
dan waktu pemesanan obat bebas
dan bebas terbatas
Berdasarkan hasil wawancara
dengan informan satu menyebutkan
untuk menentukan jenisnya itu
dilihat dari komputer atau buku
defecta setelah apoteker melihat
jenis item apa yang kosong
kemudian memesannya. Buku
defecta digunakan untuk mencatat
item obat yang akan dipesan kepada
PBF sehinngga kita mengetahui
nama item dan jumlah yang akan
dipesan. untuk waktu pemesanannya
(lead time) di apotek perintis slawi
kebanyakan dua tiga hari barang
tersebut sudah sampe maksimal satu
minggu.
Pemilihan Jenis Obat
Dari hasil penelitian didapatkan
bahwa proses perencanaan obat
mengikuti SOP Apotek dengan
menggunakan metode konsumsi dan
berdasarkan kasus penyakit. Di apotek
perintis slawi setiap tahapan kegiatan
pelayanan dibuat suatu prosedur tetap
atau SOP sebagai kebijakan yang dibuat
oleh PSA, yang merupakan acuan untuk
pelaksanaan kegiatan. Hal ini sebanding
dengan hasil penelitian (Handayani,
hamzah, dan Saifudin, 2017) dikutip
dari jurnal perspektif menyatakan bahwa
proses perencanaan obat mengikuti SOP
rumah sakit dengan menggunankan
metode konsumsi berdasarkan kasus
penyakit. Setiap tahapan kegiatan
pelayanan dibuat suatu prosedur atau
SOP sebagai kebijakan yang dibuat oleh
direktur rumah sakit, yang merupakan
acuan untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, maka
dapat digambarkan tentang pengadaan
obat bebas dan bebas terbatas pada
apotek perintis slawi yaitu pengadaan
obat pada apotek perintis slawi
menggunakan metode konsumsi yang
dilakukan oleh apoteker dan asisten
apoteker. Pengadaan pada apotek
perintis slawi dilakukan dari kebutuhan
yang sudah di rencanakan melalui
analisa ABC.
5. Daftar Pustaka
(1) Astuti,P.S. 2015. Gambaran Peran
Apoteker dalam Pelayanan
Konseling Di Apotek Wilayah
Kota Medan.Skripsi.Jakarta : UIN
Syarif hidayatullah
(2) Badharudin,M. 2015. Gambaran
Pengelolaan Persediaan Obat DI
Gudanf Farmasi RSUD. Kota
Serayu kabupaten musi. Skripsi,
UIN Syarif Hidyatullah; Jakarta
(3) Ditjen Bina Kefarmasian Dan
Alat Kesehatan Departemen
Kesehatan Republik Indonesia
(Depkes RI). 2007. Pedoman
penggunaan obat bebas dan bebas
terbatas. Jakarta
(4) Handayani,S. 2015. Analisis (13) Pujawati H, 2015. Analisis
Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengadaan Obat Dengan
Persediaan Obat Di Apotek Star Metode ABC Indeks Kritis(studi
Seven Kragilan Boyolali. kasus pengadaan obat Jaminan
UDINUS;Semarang Kesehatan Nasional di Rumah
(5) Handayani Wahyu,T. Hamzah Sakti Panti Rapih Yogyakarta.
Asiah dan Saifudin. 2017. Tesis.Yogyakarta : Fakultas
Analisis Pengelolaan Obat Di Ekonomi Universitas Sanata
RSU. Anuta Pura Palu. Jurnal Dharma
Perspektif.UNHAS;Makasar (14) Rosmania Ayu,S. dan
(6) Hartono P.J. 2011.Analisis Proses Supriyanto,S.2015. Analisis
Perencanaan Kebutuhan Obat pengelolaan obat sebagai dasar
Publik Untuk Pelayanan pengendalian safety stock pada
kesehatan Dasar (PKD) Di stagnant dan stock out obat.
Puskesmas Se Wilayah Kerja Jurnal adm.kesehatan Indonesia
Dinas Kesehatan Kota Vol.3 No 1. UNAIR;Surabaya
Tasikmalaya.Tesis.Semarang : (15) Sugiyono, 2014. Metode
Universitas Dipenegoro Penelitian Kuantitatif Kualitatif
(7) Hasratna1 , Dupai2 , dan R&D. cetakan ke 20,
3
Nurzalamariah.S . 2016. penerbit alfabeta, Bandung
Gambaran Pengelolaan (16) Supriyanto,S. dan
Persediaan Obat Di Instalasi Rosmania,A,F. 2015. Analisis
Farmasi Rumah Sakit Umum Pengelolaan Obat Sebagai Dasar
Daerah Kabupaten Muna. Jurnal. Pengendalian Safety Stock Pada
Muna Stagnant Dan Stock
(8) Oscar Lydianita dan Jauhar OutObat.Jurnal.Surabaya :
Mohammad.Dasar – Dasar Universitas Airlangga
MANAJAMAN (17) Surjanto Didik S.
FARMASI.2016;Jakarta. Wahyudi Suhud. Dan Seraswati
(9) Menteri Kesehatan. 2008. Ari. 2014.Klasifikasi ABC
Lampiran Keputusan Menteri dengan multi kriteria Ng-Model
Kesehatan Untuk Pengendalian Persediaan.
No.1121/Menkes/SK/XII/2008 Jurnal sains dan pomits
(10) Menteri Kesehatan Republik (18) Wijayanti,A. dan
Indonesia (Menkes Priyono,C.2014. Analisa
RI).2014a.Tentang Standar Pengadaan Obat Dengan
Pelayanan Kefarmasian Di Metode analisa ABC di Apotek
Apotek. Nomor 35.Jakarta : Yudhistira.Jurnal IJMS
Menkes RI
(11) Menteri Kesehatan Republik
Indonesia (Menkes
RI).2016.Tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian Di
Apotek.Nomor 73. Jakarta :
Menkes RI
(12) Menteri Kesehatan Republik
Indonesia (Menkes
RI).2017.Tentang Apotek.Nomor
9. Jakarta : Menkes RI