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I. ASPECTOS GENERALES
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos de planificación y ejecución del proceso de Toma de Inventario Físico
de Bienes Muebles de la UGEL 01, conformando la Comisión de Inventario en la Sede y Sub
Comisión en las instituciones educativas, delimitando sus responsabilidades, Atribuciones y
acciones orientadas:
1.2 Asegurar el uso correcto, la integridad física, el estado de conservación del bien, ubicación,
cantidad, usuarios responsables a cargo y permanencia de los Bienes Muebles que constituyen
el patrimonio del CONADIS.
1.3 Contrastar y verificar los saldos obtenidos del inventario físico, con la información registrada
contablemente, con la finalidad de hacer las correcciones correspondientes, si fuere el caso.
1.5 Sanear los Bienes sobrantes y faltantes de la Sede y de las Sedes a nivel nacional del
CONADIS.
1.6 Cumplir con el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales,
aprobado por Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda, y la Directiva N° 001-2015/SBN -
Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales, aprobado por Resolución N° 046-
2015/SBN.
2. FINALIDAD
2.1 Establecer las disposiciones para la adecuada y oportuna ejecución del Inventario Físico de
Bienes Muebles en la Sede y en las Instituciones Educativas de la UGEL
01.
2.2 Ejecutar el inventario Físico de los Bienes Muebles: Mobiliario, Maquinarias y Equipos, en la
Sede e Instituciones Educativas de la UGEL 01, que permitan obtener una información exacta
sobre la descripción, clase, tipo, modelo, serie, uso, estado de conservación, antigüedad y
asignación de los bienes patrimoniales a efectos que sustenten los saldos mostrados en los
registros contables y hacer los ajustes que hubiere lugar.
3. • Ley N° 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento.
• Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda y modificatorias D.S. N° 007-2010- Vivienda y D.S. N°
013-2012-Vivienda,
• Resolución N° 046-2015/SBN, que aprueba la Directiva N° 001-2015/SBN - “Procedimientos de
Gestión de los Bienes Muebles Estatales”.
• Resolución N° 158-97/SBN - Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que
Norma su Aplicación y Fascículos de Actualización.
• Resolución de Contraloría N° 094-2009-CG, que aprobó el “Ejercicio de Control Preventivo por los
Órganos de Control Institucional.”
• Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno para el
Sector Público.
• Resolución N° 458-2008-CG, Guía Para la Implementación del Sistema de Control Interno en las
Entidades del Estado.
• Resolución de Contaduría N° 143-2001EF/93 01 del 25/10/2001,
• Resolución Directoral N° 012-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva N° 005- 2016-EF/51.01
“Metodología para el Reconocimiento, Medición, Registro y Presentación de los Elementos de
Propiedades, Planta y Equipo de las Entidades Gubernamentales”.
• Directiva N° 003-2012-EF/51.01 Cierre Contable y presentación de información para la elaboración
de la Cuenta General de la República.
4. ALCANCE
Lo dispuesto en la presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios
y trabajadores de la Sede e Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL01.
5. DEFINICION DE TERMINOS
Acta donde se consigna la comparación que se realiza entre los asientos contable y los asientos
patrimoniales con los resultados del inventario físico de los bienes de la entidad.
Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y fines de la UGEL
01, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es de 1/4 de la Unidad Impositiva
Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciación y revaluación.
Aquellos bienes que sin estar incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales - CNBME,
son susceptibles de ser ingresados al mismo.
Aquellos bienes cuyo tipo de bien que los identifica se encuentran incluidos expresamente en el
Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales - CNBME.
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5.5 Bienes Muebles
No han sido dados de alta en el patrimonio de la UGEL 01, debido a que su origen es
desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente, sea el caso de donaciones,
Recursos Propios u otros.
5.8 Codificación
5.11 Depreciación
Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su utilización a través del
tiempo.
Causal de baja que implica al bien en estado de avanzado deterioro que le impide cumplir
las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa.
Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes muebles
de la UGEL 01 existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia física.
Permite contrastar los resultados obtenidos, con los registros contables.
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5.15 Informe Final
Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma de inventario en el
cual deberá detallarse el total de la cantidad física los bienes en uso institucional, Bienes
conciliados Bienes Sobrantes, Bienes para Baja, etc.
5.15 RAEE
Causal de baja que implica que los aparatos eléctricos y electrónicos, han alcanzado el fin de
su vida útil por uso u obsolescencia y se convierten en residuos.
Es la actualización periódica del valor de los bienes del Activo Fijo acorde a la modificación del
valor de los bienes en el mercado.
5.17 Saneamiento
Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades públicas, a fin
de regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales faltantes y sobrantes, detectados
en el proceso de inventario.
Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y fines de
la UGEL 01 e Instituciones Educativas, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor
mínimo es de 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto
a depreciación y revaluación.
2.1 Las Instituciones Educativas, conformarán Sub Comisiones de Inventario de Bienes Muebles,
que tendrán las responsabilidades específicas de realizar el Inventario Físico de Muebles
(Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos), en las respectivas Instituciones Educativas de
la jurisdicción de la UGEL 01. Dicha Comisión estará integrada por:
2.3 Los Directores de cada Institución Educativa son responsables de la ejecución de dicho inventario,
así como de la custodia de bienes que posee dicha Institución Educativa ante la UGEL 01 y cada
trabajador independientemente de su nivel jerárquico en las Instituciones Educativas.
3.1 Las Instituciones Educativas Unidocentes conformarán la respectiva Sub Comisión de Inventario de
Bienes Muebles, quienes tendrán las responsabilidades específicas de realizar el Inventario Físico
General en las respectivas Instituciones Educativas. Dicha Comisión estará integrada por:
2. La Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de cada Institución Educativa asumirá la responsabilidad
de dirigir, verificar y garantizar la ejecución del Inventario de su institución educativa.
3. Los Directores de las Instituciones Educativas son responsables directos del cumplimiento de la presente
Directiva y de proporcionar el apoyo logístico y humano que requiera la ejecución del inventario.
4. Los miembros de la Comisión y de la Sub Comisión de las Instituciones Educativas son responsables de
ejecutar las acciones para la toma de Inventario Físico en el plazo indicado.
5. En el caso de la Sede Central - UGEL 01 el responsable del inventario Físico de Bienes Patrimoniales es la
Comisión que se encarga de realizar la Toma de Inventario en coordinación directa con la jefatura de cada
Área. Así como deberá de monitorear, verificar los bienes inventariados en cada Institución Educativa.
6. Los trabajadores docentes y no docentes a quienes se les ha asignado en uso algún bien patrimonial de la
UGEL 01, están obligados a proporcionar información sobre dichos bienes a la Comisión y a la Sub
Comisión de Inventario, según sea el caso; así como a los verificadores de Inventario. Si los bienes son de
uso común el responsable será el jefe de la Oficina, Unidad y/o Área de la Dependencia donde se hallan
los bienes.
7. Los miembros de la Sub Comisión de Inventarios de las Instituciones Educativas, a través del director de
su Institución, deberán de entregar a la Dirección de la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario
de la UGEL 01, los reportes de la ejecución del inventario físico.
8. La Comisión de Inventario, son responsables de absolver las consultas sobre la ejecución del inventario
que formulen los miembros de la Sub Comisión de Inventario de las Instituciones Educativas, en
coordinación con el encargado de Patrimonio.
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a. El Acta de inicio de la Toma de Inventario conforme al formato del anexo
01.
b. El Acta de Conciliación Patrimonio-Contable del inventario, conforme al formato
del anexo 04.
c. El Informe Final del Inventario, conforme al Formato del anexo 05
9.9. Realizar la conciliación patrimonio-contable, que debe ser suscrita por la Comisión de
Inventario y los Responsables de la oficina de Contabilidad y de la oficina de Patrimonio.
El Director de cada una de las Instituciones Educativas deberá nombrar a un personal responsable de
patrimonio para que lo represente en las actividades de la Toma de inventario y otras coordinaciones con
la Oficina del Equipo de Patrimonio y apoyar a la Comisión y Sub Comisión de Inventario de Bienes
Muebles de la UGEL 01.
Para una adecuada verificación de los bienes asignados a cada trabajador, queda suspendido todo
desplazamiento interno y externo de los bienes hasta el tiempo que dure el inventario de bienes
patrimoniales. Si por razones debidamente justificadas se tuviera que efectuar algún movimiento o salida
de bienes, ello deberá ser de conocimiento por la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario a través de
la administración - Equipo de Patrimonio y/o de la dirección de la Institución educativa; dependiendo el
caso.
2. La Sub Comisión de Inventario de cada Institución Educativa instruirán e informarán a sus integrantes
y personal de apoyo, sobre los procedimientos y como se ejecutará el proceso de inventario.
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4. Así mismo dispondrá de inmediato la formalización del Acta de Inicio de la Toma de inventario físico,
indicando la fecha, hora y lugar con participación de sus integrantes, quienes verificarán y
actualizarán los cargos personales de asignación de bienes.
5. Asimismo, al final del proceso deberá suscribir el Informe Final; en el cual se indicará los resultados
obtenidos y las acciones a realizar en cuanto a las diferencias y observaciones que se establezcan;
de ser el caso.
1 Identificar los ambientes físicos según al organigrama de la entidad para determinar los ambientes
donde existen bienes.
Contar con la relación del personal que labora en la entidad para proceder a identificar los bienes a su
cargo y suscribir la Ficha de Asignación de Uso de Bienes Muebles, (Formato 10)
3. Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta las restricciones existentes, la cantidad
de bienes y el número de equipos de trabajo. Comunicar a las instituciones educativas y oficinas de la
entidad la fecha de inicio de la toma de inventario y solicitar las facilidades del caso para el acceso de
la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario (incluyendo a los equipos de trabajo), a los lugares en
donde se encuentran los bienes bajo responsabilidad de los trabajadores .o usuarios.
El 5. Administrador de la UGEL 01 instalará la Comisión de Inventario; en el cual se acreditará con un
Acta de Instalación; y en las Instituciones Educativas lo realizará el director quien instalará la sub
comisión de Inventario, quien acreditará con dicha Acta. Según formato contenido en el Anexo 01
Elaborar el Acta de Inicio de Toma de Inventario, las mismas que deberá contemplar los plazos
señalados en el Cronograma de Actividades. Dicha acta será suscrita por los miembros de la Comisión
y/o Sub Comisión de Inventario, según formato contenido en el Anexo 02
7. Realizar la Toma de Inventario teniendo en cuenta la información solicitada para el registro de
datos en el Módulo Muebles del SINABIP, y consignar en la Hoja de Trabajo ó Ficha de Levantamiento de
información ó Inventario Patrimonial, conforme al formato contenido en el Anexo N° 03.
Los 8. trabajadores usuarios de los bienes muebles que se encuentran en los ambientes, deben ser
registradas por los inventariadores y firmadas inmediatamente por los usuarios y dichos
inventariadores
VERIFICACION FISICA
La verificación física estará a cargo de los equipos de trabajo, Comisión y/o Sub Comisión de Inventario.
1. El equipo de trabajo identificará los ambientes físicos con el nombre de la nomenclatura o código interno
(para su registro en el Módulo Muebles del
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SINABIP), asignando los bienes encontrados en cada ambiente al personal que los tiene en uso.
2. El personal de los equipos de trabajo se incorporará en cada uno de los ambientes físicos, procediendo a
inventariar los bienes que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el símbolo
material (etiquetas, placas, etc) que permita su control.
3. El equipo de trabajo determinará la presencia física del bien, ubicación y al trabajador responsable que
tiene asignado el bien.
4. Los inventarios físicos de bienes patrimoniales se realizarán ai barrer por ambiente, se verificará
físicamente y se anotará con criterio patrimonial en las hojas de trabajo, la denominación del bien y detalles
técnicos como: marca, modelo serie, tipo, color dimensiones (largo, ancho y alto), placa de rodaje, motor
año, y condiciones de seguridad; se aplicará al bien una etiqueta de Código de Verificación que será el
número de secuencia de la verificación correspondiente.
N = Nuevo
B = Bueno
R = Regular
M = Malo
X = RAEE
Y = Chatarra
6. Los funcionarios y personal, cualquiera que fuese su condición laboral, se establece la obligatoriedad de
proporcionar, bajo responsabilidad toda la información que solicite el personal Inventariador, debiendo
mostrarles todos los bienes asignados en uso o que por alguna circunstancia podrían encontrarse
guardados bajo llave en escritorios, credencias, archivadores, armarios, vitrinas, etc, informando con la
debida documentación aquellos bienes que estén prestados, perdidos o en reparación.
7. Se realizará un conteo y reconteo de los bienes que existen físicamente en el área visitada y se comparará
con los bienes registrados en las hojas de trabajo; las mismas que deberá estar firmada por el trabajador
usuario de dichos bienes para luego ser impresas en Excel.
8. Se establece la obligatoriedad a firmar los cargos de afectación de los bienes asignados a los funcionarios
y personal bajo responsabilidad, en el momento que lo requiera el personal Inventariador, miembros de la
comisión y/o sub comisión de ser el caso, según formato del Anexo N° 10
9. En caso que la etiqueta no sea visible o hubiera sido arrancada, la Comisión, Sub Comisión de Inventario
o equipo de trabajo de cada Institución Educativa deberá tomar en cuenta dicha observación, marcando el
bien en un lugar visible, para luego subsanar, etiquetando dicho bien con plumón indeleble o con etiquetas
adhesiva el código correspondiente.
10. En caso que los bienes fueran de uso compartido, el jefe de mayor nivel dentro del ambiente será el
responsable del uso del mencionado bien.
11. En caso de aulas y otros ambientes de uso compartido por los alumnos, si no hubiera algún encargado, el
responsable será el Director de la Institución Educativa.
12. Para el inventario de vehículos de transporte, se utilizará el formato de Inventario por Vehículo, donde se
consignará el estado de cada unidad, una vez que se haya concluido la verificación, según formato del
Anexo N° 04
8
13. Los Bienes de Terceros, aquellos bienes que estuvieran en la sede y/o instituciones educativas por
afectación en uso o en calidad de préstamo para el desenvolvimiento de las labores, estos serán
registrados en el formato de Bienes de Terceros y se adjuntan documento que sustenten el ingreso
a la institución.
14. Los Bienes que resulten excedentes, obsoletos o en mal estado y que se encontrarán de desuso,
las áreas inventariadas deberán proponer la baja patrimonial, indicando la causal, además de
solicitar el retiro de los mismos, así como el descargo correspondiente de sus registros.
15. La Sub Comisión; una vez concluido el trabajo de campo con la Hoja de Trabajo del inventario
Físico, debidamente firmada por el usuario, el Inventariador y la Sub Comisión de Inventario de
Bienes Muebles e Inmuebles de cada Institución Educativa deberá realizar el trabajo de gabinete.
2. La Sub Comisión deberá conciliar los bienes registrados en la Relación General del Inventario con
la información registrada por la UGEL 01 y con ayuda del inventario del año anterior se identificará
a cada bien con el Código Patrimonial de la SBN (12 dígitos).
3. Asimismo, luego de identificar cada bien con el código patrimonial de la SBN, se realizará el filtro
y se deberá extraer dicha información para copiar y pegar en otra hoja Excel y obtener la Relación
de los Bienes Conciliados con sus respectivas ubicaciones características, fecha de adquisición,
valores y ítem ver Formato del anexo 06
4. De ser el caso; si existiera Bienes No Ubicados y/o Faltantes y después de haber agotado la
búsqueda correspondiente, dichos bienes se anotará en otra Relación de Inventario de Bienes
Muebles Faltantes , según formato del anexo 07
5. De igual forma, al párrafo 3, se extraerá la información de los bienes sin código patrimonial de la
SBN para obtener la Relación de los Bienes Sobrantes, con sus respectivas ubicaciones,
características y ítem, ver formato del anexo 08
6. Asimismo, se elaborará una relación de los bienes muebles a dar de baja; teniendo en cuenta el
estado del bien (M), (RAEE), (Chatarra), las características y ítem; de ser el caso.
7. La Sub-Comisión de cada institución educativa, una vez concluido el inventario deberá suscribir y
remitir a la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario, de Bienes Muebles, el Informe Final
y todos los reportes originales y firmados por dicha Sub Comisión y el (a) director (a) de la
institución educativa para que se proceda a actualizar el inventario en la base de datos, quedando
una copia del mismo, en poder de la dirección de cada Institución Educativa, así como por medio
magnético (diskette, CD. DVD,USB) los siguientes documentos:
7.1. R.D. de la I.E. por la Conformación de la Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles
7.2. Acta de Instalación para la Toma de Inventario, según formato (Anexo 01)
7.3. Acta de Inicio de Toma de Inventario. Según formato (Anexo 02).
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7.4. Plan de Trabajo.
7.5. Cronograma
7.6. Informe Final, según formato (Anexo 09).
7.7. Hojas de Trabajo del Inventario Físico de Bienes Muebles (Vehículo, Mobiliario, Máquinas y
Equipos) por Ambiente Formato (Anexo 03).
7.8. Ficha Técnica del Vehículo, de ser el caso, ver formato (Anexo 04).
7.9. Relación de Inventario Físico - Valorizado y Conciliado de Bienes Muebles Periodo 2016
(Vehículos, Muebles, Maquinarias y/o Equipo de Computo) de la Institución; digitado en
Excel indicando y adjuntando N° de documento y procedencia de origen, según formato
(Anexo 06)..
7.11 Relación de Inventario de Bienes Conciliados No Ubicados y/o Faltantes, de ser el caso,
según formato (Anexo 07).
7.12 Relación de Inventario Físico de Bienes Muebles Sobrantes de la Institución Digitado en
Excel, indicando y adjuntando N° de documento y procedencia de origen, debidamente
suscrito por los Miembros de la Sub Comisión de Inventario, ver formato (Anexo 08).
7.13 Relación de Bienes Muebles en condición de chatarra, para la baja y disposición.
7.14 Inventario Físico - Valorizado de Bienes Muebles de la Institución Educativa Conciliados y
Sobrantes en medio Magnético (diskette, CD, DVD, USB). Según formato (Anexo 06, anexo
07 y Anexo 8); de ser el caso.
7.15 Todos los integrantes de la Comisión de Inventario de cada Institución Educativa deberán
participar activamente en el proceso de inventario respondiendo a las consultas e
instruyendo a los participantes del inventario.
1. Se aplicará una etiqueta de Código de Verificación (Año 20106) que será el número de
secuencia de la verificación correspondiente.
2. De una vez identificado los bienes con el código de barra o Código Patrimonial de SBN;
producto de la conciliación, se procederá a colocar etiquetas auto adhesivas, o se anotará
en el bien con plumón indeleble.
3. Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de muebles adheridos
a la pared o a otros que impidan su visualización, en el frente o cara interna del mueble
donde sea posible ubicación y fácil lectura. Las sillas modulares, sillones o similares en la
parte inferior del tablero del asiento.
4. Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicar. En la superficie
inferior del equipo o en su parte trasera. En caso de equipos pequeños como celulares en el
compartimiento de la batería,
5. Vehículos: Al interior de la guantera del vehículo o en la parte superior izquierda de la cabina
del vehículo.
6. Maquinaria: Cuando éstas se encuentran expuestas a grasas utilizar placas metálicas.
7. El código de barra de cada bien es permanente, el mismo que se extingue junto con el bien
cuando este es transferido, donado, dado de baja etc.
8. No puede existir más de un bien con el mismo código.
9. Los códigos de los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para nuevos bienes.
10. En caso de constatar bienes en proceso de reparación o mantenimiento, el equipo de trabajo
solicitará la documentación que sustente su salida y serán considerados dentro del ambiente
donde se encuentran asignados.
Una vez concluida la verificación de los bienes y luego de registrada la información en la base de datos
de la sede y de las Instituciones Educativas de la UGEL 01, se deberá emitir un reporte actualizado de
los bienes materia del inventario, el cual se entregará
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al funcionario responsable del Área inventariada, quien firmará los listados en original y copia
dando su conformidad al proceso y asumiendo responsabilidad sobre los bienes.
IX PROCESAMIENTO DE INFORMACION
Después que la Comisión de Inventario haya remitido a la oficina de Administración los documentos solicitados,
ésta los remitirá a la oficina de patrimonio y a la oficina de contabilidad, para ser procesada y/o actualizada en el
Registro Patrimonial y Contable de la entidad.
La oficina de patrimonio de la UGEL 01 entregará al trabajador usuario la relación de los bienes que tiene
asignados en uso a través de la Ficha de Asignación en Uso de bienes, que será suscrita por dicho trabajador
usuario y el responsable de patrimonio, asumiendo su responsabilidad sobre dicho trabajador.
En el supuesto de existir diferencias en el inventario debe tenerse en cuenta lo siguiente:
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Para el caso de bienes faltantes, la oficina de patrimonio requerirá al último usuario que tenía
asignado el bien faltante, la información sobre el destino del mismo, debiendo el trabajador dar
respuesta al requerimiento adjuntando la documentación que sustente el descargo
correspondiente.
Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario no proporcione información o ésta
sea insuficiente, la oficina de patrimonio recopila la documentación que contengan las
investigaciones realizadas y organiza un expediente administrativo para ponerlas a
consideración de la oficina de Administración a fin de darle el tratamiento correspondiente, sin
perjuicio de las acciones administrativas a que hubiere lugar.
Asimismo, de existir casos de bienes faltantes debido a negligencia, la oficina de patrimonio
remite los antecedentes respectivos a la Secretaría Técnica de las Autoridades del
Procedimiento Administrativo Disciplinario de la entidad a efectos que se promueva el
procedimiento a que hubiere lugar para determinar las posibles responsabilidades.
Respecto a los bienes sobrantes, la oficina de patrimonio solicitará al usuario los datos que
precisen su procedencia, luego de lo cual debe iniciar las acciones conducentes al alta de éstos,
de corresponder.
X COMUNICACIÓN A LA SBN
La UGEL 01 debe remitir a la SBN, bajo responsabilidad de la oficina de administración, entre los meses
de enero a marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de
Diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación, el informe final de inventario y del
Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.
La SBN comunicará a la Contraloría General de la República, la relación de las entidades que hayan
incumplido con el envío de la documentación señalada en el párrafo anterior.
El presente documento deja sin efecto todo documento de carácter interno que contravenga lo
dispuesto en la misma.
Todo lo que no se hubiera previsto, será de aplicación la normatividad vigente que regula a los
bienes del estado.
Las Instituciones Educativas deberán considerar en el inventario los Bienes RAEE y/o chatarra
propuestos para la baja que comunicaron a la UGEL 01.
Las Instituciones Educativas no deberán considerar aquellos Bienes RAEE y/o chatarra que por
falta de espacio, seguridad y evitar accidentes a sus alumnos hayan comunicado y puesto a
disposición de la UGEL, dichos bienes para el buen recaudo de los mismos, como custodia y/o
depósito.
Las instituciones Educativas que no presenten inventario será reportada al Órgano de Control
Institucional.
La regularización contable de los bienes sobrantes /faltantes como resultado del inventario, se
efectuará en el ejercicio siguiente.
Los Anexos 1,2,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10 y 11 mencionados en la presente Directiva, forman fgl
parte integrante de las misma.
- El presente documento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por el órgano
competente.
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ANEXO 01
ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014
Integrantes
....................................................................... (Presidente)
....................................................................... (Miembro)
....................................................................... (Miembro)
....................................................................... (Facilitador)
ACUERDOS
(indicar : los considerandos que motivaron la realización del Inventario de Bienes de la
Institución )
Elaboración de Plan de Trabajo y Cronograma
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la
sesión siendo a las......................... horas del día ................ de ........................ del 2014, procediendo
Presidente Miembro
Facilitador Miembro
ANEXO 02
ACTA DE INICIO PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014
...................................................................... (Presidente)
...................................................................... (Miembro)
...................................................................... (Miembro)
...................................................................... (Facilitador)
ACUERDOS
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la
sesión siendo a las ......................... horas del día ................ de ........................ del 2014, procediendo
Presidente Miembro
Miembro Veedor
ANEXO 03
MINISTERIO DE EDUCACION HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES FICHA AREA DE ADMINISTRACION
UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRA! DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION - PERIODO ......................................
u<?v;.. /
Nombre del Director(a) de la I.E. y/o fésponsable: FECHA: / /
Inst. Educ.: ..................................................................................................................................... RED. AMBIENTE.
Distrito/ Centro Poblado: ...........................................................................................................
It Cod. Cod. Cód. Patrimonial Descripción CARACTERISITICAS Otros/
e Inv. Inv- SBN Denominación del bién Marca Modelo Tipo Serie/ Color Estado de Observación
m 2015 2014 Dimensiones conservación
1
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
ANEXO N° 04 FICHA TECNICA DEL VEHICULO
CODIGO PATRIMONIAL: FECHA: / /
ENTIDAD UGEL 01 CATEGORIA COLOR
DENOMINACION N° CHASIS (VIN) COMBUSTIBLE
PLACA N° DE EJES TRANSMISION
CARROCERIA N° MOTOR CILINDRADA
MARCA N° DE SERIE KILOMETRAJE
MODELO ANO DE FABRICACION TARJETA PROPIEDAD N°
DESCRIPCION CANTIDAD ESTADO OBSERVACION
1.- SISTEMA DE MOTOR
Cilindros
Carburador / cárter
Distribuidor / bomba de Inyección
Bomba de Gasolina
Purificador de aire
2.- SISTEMA DE FRENOS
Bomba de frenos
Zapatas y tambores
Discos v pastillas
3.- SISTEMA DE REFRIGERACION
Radiador
Ventilador
Bomba de agua
4.- SISTEMA ELECTRICO
Motor de arranque
Batería
Alternador - Dinamo
Bobina
Relay de alternador
Faros Delanteros
Direccionales delanteras
Luces posteriores
Direccionales posteriores
Luces posteriores
Direccionales posteriores
Autoradio
Parlantes
Claxon
5.- SISTEMA DE TRANSMISION
Caja de cambios
Bomba de embrague
Caja de transferencia
Diferencial trasero
Diferencial delantero(4x4)
6.- SISTEMA DE DIRECCION
Volante
Caña de dirección
Cremallera
Rótulas
7.- SISTEMA DE SUSPENSION
Amortiguadores/muelles
Barra de torsión
Barra estabilizadora
Lantas
8.- CARROCERIA
Capot del motor
Capot de maletera
Parachoque delantero
Parachoque posterior
.unas laterales
.unas cortaviento
Parabrisas delantero
Parabrisas posterior
Tanque de combustible
Puertas
Asientos
9.- ACCESORIOS
Aire Acondicionado
Alarma
Plumillas
Éüspejos
Onturones de seguridad
Pnsos
Antena
10.- OTROS CARACTERISTICAS RELEVANTES
APRECIACION TECNICA GENERALH
Valor de la tasación(S/.)
(*) Si la Apreciación Técnica General indica ser un vehículo en calidad de chatarra, se dispondrá conforme a lo estipulado en el numeral 6.5.6 de la Directiva N° 001-2015/SBN
Inventariador
fiwg ANEXO 05
MINISTERIO DE EDUCACION ^ DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES - PERIODO AREA DE ADMINISTRACION
UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES ÁJ
EQUIPO DE PATRIMONIO
Nombre del Directora) de la I.E. y/o usuario responsable: ................... ................................................................. FECHA: I I
Inst. Educ.: ............................................................................................................ •fe£......y¿fcE0' ....................
Distrito/ Centro Poblado:................................................................................. '.7..................
It Cod. Cod. Cód. Patrimonial Descripción Denominación del bien Doc. Fecha de CARACTERISITICAS UBICACIÓN VALOR DE
e Inv. Inv- SBN Procedencia Ingreso Ingreso Marca Modelo Tipo Serie/ Color Estado OTROS ADQUISICION
m 2016 2015 Dimensiones
1
1
0
1
1
1
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3
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1
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1
9
2
0
LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALQ(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)
NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores,
etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.
FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
ANEXO 06
INVENTARIO FISICO DE BIENES CONCILIADOS PERIODO
UBICADOS
MINISTERIO DE EDUCACr¡^NJ¿£
UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES AREA DE ADMINISTRACION
EQUIPO DE PATRIMONIO
10
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20
FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARiADOR FIRMA DEL USUARIO
ANEXO 07
RELACION DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES CONCILIADOS PERIODO
01
NO UBICADOS Y/O FALTANTES
MINISTERIO DE EDUCACION AREA DE ADMINISTRACION
UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES EQUIPO DE PATRIMONIO
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
ANEXO 08
MINISTERIO DE RELA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES SOBR
AREA DE
EDUCACION ADMINISTRACI
UGEL 01 - SAN ON
JUAN DE EQUIPO DE
MIRAFLORES
Nombre del Directora) de la I.E. y/o usuario PATRIMONIO FECHA: / /
responsable:. RED
1
0
1
1
1
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1
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1
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2
0
LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)
NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores,
etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.
FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE INTEGF5ANTE DE LA COMISION
ANEXO 09
INFORME FINAL DE INVENTARIO AÑO
I. - ANTECEDENTES
• Formación del equipo de trabajo (Personas que elaboraron el inventario, capacitación, condiciones previas).
• Toma de inventario (Fase de campo, etiquetado, levantamiento de la información en las HOJA DE
TRABAJO DE INVENTARIO por AREAS).
• Trabajo de gabinete (Transcripción del Inventario por Áreas, Conciliación con la Información que proporciona
la UGEL 01, Contrastar con el Inventario anterior y Actualización de la base de datos en la Hoja Excel en el
INVENTARIO DE LA INISTITUCION).
• Resultados obtenidos (bienes en uso de la entidad, bienes que no se encuentran en uso por la entidad,
bienes que han sido afectados o cedidos en uso, bienes en proceso de transferencia, etc.
• Clasificación de los Bienes Muebles Concillados, de los Bienes Muebles Sobrantes en la Hoja Excel
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Concillados Ubicados con sus respectivas características,
estado de conservación, código de verificación, código Patrimonial - SBN, fecha de adquisición y valor de
adquisición.
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Concillados No Ubicados y/o Faltantes, con el
código Patrimonial - SBN, fecha de adquisición y valor de adquisición.
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Sobrantes con sus respectivas características, estado de
conservación, código de verificación.
• Otras actividades no señaladas (Etiquetado, fecha de cierre, tiempo de ejecución, etc.).
Integrante de la comisión
Presidente de la Comisión y/o Director
ANEXO 10
FICHA DE ASIGNACION EN USO DE BIENES
USUARIO RESPONSABLE:
INSITUCION EDUCATIVA
APELLIDOS Y NOMBRES CARGO
Modalidad: FUNCIONARIO ( ) CAP ( ) CAS ( ) UBICACIÓN
10
11
12
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14
15
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17
18
19
20
LEYENDA: MUY BUENO (MB) BUENO (B) REGULAR (R) MALO (M)
(Presidente) (Responsable
de la Oficina de Contabilidad)
(Miembro) ...................................................................(Responsable de la Unidad de Control patrimonial)
(Miembro)
Debidamente instaladas ambas partes se procede a conciliar los saldos al cierre del ejercicio presupuestal 20 ..............., conforme se detalla a continuación.
CUENTAS Valor de Adquisión Depreciación Valor Neto Contable Valor Adquisición Depreciación Valor neto UCP al Diferencia de Diferencia de Valor
Contable Acumulada al 31-12- UCP Acumulada UCP 31-12-20... Depreciación Neto
Contable 20... Acumulada
9105 Bienes en préstamo, custodia y no depreciables
9105.01 Bienes en préstamo
9105.02 Bienes en custodia
9105.03 Bienes no depreciables
9105.0301 Maquinaria y equipo no despreciable
9105.0302 Equipo de transporte no depreciable
9105.0303 Muebles y enseres no depreciable
9105.04 Bienes monetizables
1503 Vehículos, maquinarias y otros
1503.01 Vehículos
1503.0101 Para transporte terrestre
1503.02 Maquinarias, equipo mobiliario y otros
1503.0201 Para oficina
1503.020101 máquinas y equipos de oficina
1503.020102 Mobiliario de oficina
1503.0202 Para instalaciones educativas
1503.020201 Máquinas y equipos educativos
1503.020202 Mobiliario educativo
1503.0203 Equipos informáticos y de comunicaciones
1503.020301 Equipos computacionales y periféricos
1503.020302 Equipos de comunicaciones para redes
1503.020303 Equipos de telecomunicaciones
1503.0204 Mobiliario, equipo y aparatos médicos
1503.020401 Mobiliario
1503.020402 Equipo
1503.0205 Mobiliario y equipo de uso agrícola y pesquero
1503.020501 Mobiliario de uso agrícola y pesquero
1503.020502 Equipo de uso agrícola y pesquero
1503.0206 Equipo y mobiliario de cultura y arte
1503.020601 Equipo de cultura y arte
1503.020602 Mobiliario de cultura y arte
Vífc. ------------------------------------ Valor de Adquisión Depreciación Valor Neto Contable Valor Adquisición Depreciación Valor reto UCP al Diferencia de Diferencia de Valor
CUENTAS Contable Acumulada al 31-12- 20... UCP Acumulada UCP 31-12-20... Depreciación Neto
Contable Acumulada
II. UBICACIÓN:
• DIRECCION: ...............................................................................................................................
• MANZANA: .................... LOTE: ............... CENTRO POBLADO.................................
• DISTRITO: ................................ PROVINCIA: ........................................... DEPARTAMENTO:
2. TERRENO:
2.1 .............................................................................................................................................. ÁREA
DEL TERRENO: .........................................................................................................................
2.2 ..................................................................................................................................... VALOR
DEL TERRENO: .............................................................................................................................
2.3 FECHA DE ADQUISICION .....................................................................................................
2.4 TIPO DEL TERRENO: Urbano ( ) Rural ( )
2.5 FORMA: Regular ( ) Irregular ( )
2.6 OBSERVACIÓN: ..........................................................................................................................
2.10 DISPONIBILIDAD:
4. SITUACIÓN LEGAL:
4.1 RR.PP: Inscrito: Si: ( ) No: ( )
4.2 FECHA: ................................
4.3 FICHA REGISTRAL: ...........
4.4 ASIENTO:
.............................................
4.5 PARTIDA REGISTRAL: ....
4.6 PARTIDA ELECTRÓNICA:
4.7 OFICINA
REGISTRAL:
4.8 MARGESI DE BIENES:
............................................. Inscrito: Si: ( ) No: ( ) FECHA: ...................................
4.9 EN LITIGIO: Inscrito: Si: ( ) No: ( )
4.10 SBN: Inscrito: Si: ( ) No: ( ) FECHA: ...................................
4.11 COGIGO DE SINABIP: ........
4.12 DECLARACIÓN DE AUTOVALÚO N°: ............. FECHA: ...................................
V. TOMAS FOTOGRAFICAS:
VI. OBSERVACIONES: