Universidad Del Sol

Trabajo Práctico

Tema: Manuales Administrativos

Nombres: Natalia Báez

Nelcy Mendoza
Carrera: Contaduría Pública, 3° Año
Profesor: Alcibíades Gutierrez
Materia: Organización y Métodos

Asunción-Paraguay
2018
Introducción

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de

sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión
constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita
descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar
dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en
su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier manera, es manifiesta la
necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones, como
consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en
la empresa se llevan a cabo.

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a
conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas,
métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse
para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el
transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.

Importancia

Es importante que cuente con manuales administrativos, ya que ayudan a informar y orientar la
conducta de los integrantes de tu empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deben seguir para cumplir con los objetivos.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente
administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y comunicación,
que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

Finalidad

Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al personal clave,
sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delimitando la estructura
organizacional y estableciendo las políticas y procedimientos en forma escrita. En esencia,
representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.

Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias de los
niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del
manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

a) - Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos, etc.
b)- Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
C)- Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
d) - Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
e) - Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas
administrativas.
f)- Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.
g)- Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus
procedimientos
h)- Determinar las responsabilidades por fallas o errores.
i)- Facilitar labores de auditoría.
j)- Aumentar la eficiencia.
k)- Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en
concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
l)- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y
supervisión innecesarias.
m)- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

VENTAJAS

- Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos,
las funciones, normas.
- Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.
- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
- Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
- Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
- Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento
del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

LIMITACIONES

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones

- El costo de producción y actualización puede ser alto.
- Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.
- Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
- Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

POR SU NATURALEZA O ÁREA DE APLICACIÓN

Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización.Pueden

referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en formaespecífica.
Macroadministativos: Son los documentos que contienen información de más de unaorganización.

Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector deactividad o

ramo específico.

POR SU CONTENIDO

De organización: Contienen información detallada referente a los antecedentes,legislación,

atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales.Cuando corresponden a
un área específica incluyen la descripción de puestos; de maneraopcional pueden presentar el
directorio de la organización.

De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobrela

sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizaruna función
actividad o tarea específica en una organización.

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre elOrganismo:Sus

comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructuraorganizacional

formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad yresponsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a serseguidos en la

toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal osimplicidad de la

estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización dedistintos manuales, puede ser
conveniente la confección de este tipo de manuales. Unejemplo de este manual es el de "políticas
y procedimientos", el de "historia yorganización", en si consiste en combinar dos o más categorías
que se interrelacionan enla práctica administrativa

POR SU FUNCION ESPECÍFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartadopuede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instruccionesen base a

los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir elalcance de
compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan susactividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
deinformación comprendidas en el trabajo de ventas

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras entodos los
niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas aquienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección debienes y suministro de
información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Seelabora

como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito deprocedimientos y

normas de esta actividad.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar lasactividades
y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Losmanuales de personal podrán
contener aspectos como: reclutamiento y selección,administración de personal, lineamientos para
el manejo de conflictos personales,políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, entre otros.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL

Tabla de Contenido:

• Introducción.
• Instructivo de Uso.
• Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:
• Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
• Reseña Histórica.

CAPÍTULO II:
• Objetivos generales y específicos de la empresa.
•Misión.
•Visión.
•Valores.

CAPÍTULO III:
•Organigrama general.
•Funciones de las unidades organizativas.
•Descripciones de cargos.

Unidad III.- Requisitos de los elementos de los manuales administrativos

GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: A la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas
que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que
describen en forma gráfica la estructura de organización.

CONTENIDO

MANUALES DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:
1. Descripción de la Empresa
2. Breve Historia de la Empresa
3. Misión y Visión
4. Objetivos
5. Políticas
6. Organigrama General
7. Análisis de Puestos
8. Manual de Procedimientos
MODELO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN

HISTORIA DE LA EMPRESA.
AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge mediante la fundación e idea
de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís Torres y la Sra. Lourdes María Arriaza, que juntos
desean establecer una planta de agua que pueda ser única , para esto realizan intensa
información del equipo adecuado para lo cual les lleva un año lograr obtener lo necesario
antes de la fecha de su nacimiento y cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y de
exportación que la garantizan como agua pura.AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de
producciones obtuvo gran demanda en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se
comenzó a operar y permitió un año de éxito pero solamente fuera del país, al finalizar el año
2007 se comenzó a producir para poder entrar dentro del país. En la actualidad de el
se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto permite establecerse como una
mediana empresa. Aunque el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este
siempre establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del producto.

MISION
Ser una empresa salvadoreña productora de agua potable y cristalina que permita generar a
los salvadoreños un nuevo estilo de agua con muy buena calidad en su producción mediante el
producto.
VISION
Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño quegenere confianza en
nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen
conocernos, y que nuestroproducto permita cumplirle al consumidor lo que busca ante una
nueva agua.

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la sociedad según lo establece el

Código de Comercio.

La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más miembros de la Junta General de
Accionistas.

La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General único con carácter temporal o
con un plazo no mayor de dos años.

La planeación estratégica se revisará al término de cada año, según los resultados observados
de los planes operativos.
 Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser
decarácter temporal, dependiendo de las necesidades de laproducción.

Organigrama

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano

de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como
las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa.
Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido. ,.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y
financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
Eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Contenido del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archivo
4.4. Descripción de la operación y sus participantes
4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
 ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de
fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este
puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la
institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un
coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener
homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
2.- Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria
para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas
previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede
realizar mediante:
Investigación documental
Investigación monumental
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del
manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes
preguntas:
 ¿Qué trabajo o actividad se hace?
 ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del
responsable ¿Quién lo hace?
 ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
 ¿Para qué se realiza el trabajo?

4.- Elaboración del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual

administrativo, para ello se debe considerar:

 La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar

un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
 La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio
físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
 El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia
lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros
aspectos de forma.

5.- Validación del Manual.

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a
los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a
validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones,
funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades
administrativas a las que va dirigido el manual.
6.- Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el
Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.
7.- Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las
unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su
disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica
del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a
la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios
que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

DISTRIBUCIÓN Y CONTROL
Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore
una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con
ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la
información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.
Las revisiones periódicas de los manuales es la forma de motivar a los usuarios, ya que estos
deben tener la responsabilidad de mantener el manual actualizado y esto a su vez, permite dar
cuenta del interés que estos tengan al respecto.

EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN
En nuestra experiencia y en la mayoría de las organizaciones, se presentan o se van
presentando cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se
hace mejoras en los trabajos cotidianos, los cuales por lo general son de bastante importancia, y
por ende, deben reflejarse rápidamente en el manual de organización o de procedimientos,
aunque sea necesario volver a redactar o suplementar el documento relativo a la interpretación de
la estructura organizacional.
CONCLUSIÓN

Utilizar los manuales administrativos contribuyen al crecimiento y desarrollo de una empresa ya

que estos ayudan a la organizacion y coordinacion entre los departamentos existentes para poder
ofrecer un producto o servicio de manera mas eficiente y evitar muchos problemas internos y
externos
Se recomienda crear y utilizar los manuales en una empresa para poder realizar las labores de una
manera más eficiente y asi tambien evaluar su funcionamiento y de haber algo disfuncional,
reformarlos.