Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
AUTORI:
Prof. univ. dr. MIRELA GHEORGHE
Conf. univ. dr. MIRELA STAN
Conf. univ. dr. DANA BOLDEANU
Conf. univ. dr. CRISTINA ȚARȚAVULEA
Conf. univ. dr. ALEXANDRU GAVRILĂ
2
1. BAZE DE DATE ÎN EXCEL
În Excel noţiunea de bază de date este asociată cu cea de tabel şi poate fi definită ca o
colecţie omogenă de date organizate bidimensional pe linii – numite înregistrări – şi pe coloane –
denumite rubrici sau câmpuri. De regulă, numele câmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloană
(în cazul tabelelor orientate pe verticală), dar se pot regăsi şi sub forma anteturilor de linie (în cazul
tabelelor orientate pe orizontală).
Indiferent de metoda aleasă pentru activarea butoanelor de interogare, listele derulante aferente
câmpurilor din structura tabelului oferă utilizatorilor mai multe opţiuni de filtrare a înregistrărilor:
a. filtrarea prin selecţie presupune bifarea/debifarea casetelor de validare de tip check
box corespunzătoare elementelor din lista derulantă asociată câmpului respectiv care
trebuie afişate/ascunse.
Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din figura de mai jos, se doreşte afişarea angajaților care au
funcțiile de încadrare contabil și economist, restul înregistrărilor fiind ascunse vizualizării:
3
Fig. nr. 1 Exemplu de filtrare prin selecţie a angajaților care au funcția de încadrare contabil și economist
b. filtrarea în
funcţie de valori se
realizează prin definirea
criteriilor de selecţie pe
baza opţiunilor aferente
fiecărui câmp din
structura tabelului, în
funcţie de tipul de date
(Fig. nr. 2):
Text Filters – pentru date
de tip text;
Number Filters – pentru
valori numerice;
Date Filters – pentru date
calendaristice.
Printre opţiunile predefinite
aferente listei derulante asociate
fiecărui câmp se regăseşte şi
Custom Filter care permite
personalizarea restricţiilor de
filtrare în funcţie de cerinţele
aplicaţiei.
În acest sens, în caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate două simboluri speciale pentru
reprezentarea caracterelor: ? – pentru reprezentarea unui singur caracter şi * - pentru reprezentarea
mai multor caractere.
Exemplu 2: Pentru exemplificare, plecând de la aceeaşi bază de date se doreşte afişarea angajaților
al căror nume începe cu litera M și au salarii cuprinse între 2000 şi 2500 lei (Fig. nr. 3).
4
Fig. nr. 3 Exemplu de filtru automat utilizând opţiunea Custom Filter
Anularea filtrului aplicat pentru o anumită coloană se realizează prin activarea butonului de
selecţie aferent coloanei respective şi selectarea opţiunii Clear Filter. Pentru coloanele pentru care
a fost aplicat un filtru, pictograma butonului de selecţie se modifică din în .
Anularea filtrului aplicat asupra datelor din mai multe coloane ale unui tabel se realizează prin
dezactivarea butonului Filter (din cadrul tab-ului Data - grupul Sort & Filter).
Metoda de interogare prin filtru avansat reprezintă acea facilitate Excel care permite
formularea unor criterii complexe de interogare ce pot conţine formule de calcul şi funcţii
predefinite şi oferă opţiuni de amplasare a înregistrărilor generate în urma acţiunii de interogare a
unei surse de date.
5
La nivelul casetei de dialog Advanced Filter
utilizatorul trebuie să ofere detalii în legătură cu:
c. Zona de rezultate reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor copia
înregistrările ce corespund restricţiilor din câmpul de criterii. Această zonă poate fi:
tabelul sursă – variantă care nu se recomandă deoarece nu există
posibilitatea efectuării de comparaţii între tabelul iniţial şi rezultatul filtrării.
altă locaţie a foii de calcul.
Notă: Dacă zona câmpului de criterii poate fi construită într-o altă foaie de calcul, extragerea
rezultatelor se face obligatoriu în aceeşi foaie cu sursa de date.
6
Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din figura
nr. 1 se doreşte afişarea angajaților de la
departamentele Contabilitate și IT care au salarii
> 2000 lei astfel încât în zona de rezultate să se
obţină doar câmpurile Nume Prenume,
Departament, Funcția de încadrare și Salariul.
7
Fig. nr. 7 Câmpul de criterii, zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 2
Exemplu 3: Având drept sursă baza de date Salariati se urmăreşte afişarea angajaților de gen
feminin, din București, care au salarii de încadrare cuprinse între 2000 și 3000 lei. Rezultatele vor
fi afișate doar pentru câmpurile Nume Prenume, CNP, Filiala, Departament și Salariu de încadrare.
Fig. nr. 8 Câmpul de criterii, zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 3
8
1.2. Utilizarea funcţiilor de tip bază de date
Funcţiile de tip bază de date, cunoscute şi sub numele de funcţii de grup, operează asupra unui
ansamblu de date calculând diferite valori (suma, medie, maxim, minim, numar, etc.) conform
unui criteriu de selecţie.
Tabelul sursă poate fi specificat prin adrese absolute sau printr-un nume de câmp.
Denumire camp/Numar de ordine semnifica fie:
Numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căruia operează calculul funcţiei.
Numărul de ordine câmp (începe cu 1) asupra căruia operează calculul funcţiei.
Adresa absolută aferentă celulei ce conţine numele rubricii asupra căreia
operează calculul funcţiei.
Câmp de criterii reprezintă adresa aferentă câmpului de criterii sau un nume asociat
acestuia.
Funcţia Descriere
9
DSTDEVP Deviaţia standard a unei populaţii statistice,
corespunzătoare unei rubrici.
Exemplu 1: Să se afișeze numărul de salariați angajați în ultimul an, pentru filiala care va fi
selectată dintr-o listă derulantă:
Notă: Formula concatenează mai multe tipuri de informaţii (şiruri de caractere, funcţii, referinţe
celulare) prin intermediul caracterului special &; numărul de angajați va fi actualizat în mod
dinamic în celula în care se afişează rezultatul în funcţie de filiala selectată în câmpul de criterii
din lista derulantă.
Exemplu 2: Să se afișeze Numele și prenumele salariatului cu cel mai mare salariu (maxim):
10
Fig. nr. 10 Exemplu de utilizare a funcţiei DGET
11
o în pagina Error Alert se poate declara un mesaj de atenţionare în situaţia în care
utilizatorul a introdus o dată ce nu respectă condiţia de validare impusă.
După ce a fost ales tipul de dată, se alege din rubrica Data un operator de restricţie: between
(cuprins între), not between (nu este cuprins între), equal to(egal cu), not equal to (nu este egal
cu), greater than (mai mare decât), less than (mai mic decât), greather than or equal to (mai mare
sau egal cu), less than or equal to (mai mic sau egal cu).
Exemplul 1. Să se valideze valorile introduse în coloana „Marca” astfel încât aceste valori să fie
cuprinse intre 1000 si 1200, cu mesaj de introducere a datelor şi cu mesaj de eroare (Stop).
Se vor selecta valorile coloanei Marca şi se va activa comanda Data Validation; în paginile
Settings si Input Message utilizatorul va realiza următoarele setări:
12
Exemplul 2. Să se valideze valorile coloanei „Nume Prenume” astfel încât lungimea sa fie
cuprinsă între 7 și 30 de caractere.
Exemplul 3. Funcția de încadrare va fi definită ca listă derulantă cu opțiunile din domeniul L2:L8.
Intrările în listă pot fi editate în caseta Source fie sub forma unei succesiuni de elemente separate
prin virgulă sau punct şi virgulă (depinde de separatorul setat), fie sub forma unui câmp definit
prin adrese absolute, care să conţină intrările în respectiva listă derulantă).
Exemplul 4. Să se valideze valorile câmpului Data angajării astfel încât să fie acceptate date
calendaristice din ultimii 5 ani.
13
Fig. nr. 15 Exemplu de validare a datelor calendaristice
Mesajele de eroare pot fi definite în pagina Error Alert prin declararea unui titlu pentru caseta de
eroare (Title), alegerea unui semnal de alarmă (Style:Stop, Warning sau Information) şi
introducerea unui mesaj de atenţionare (Error message - Fig. nr. 16).
14
Validarea datelor se poate impune atat asupra unor date care
există în foaia de lucru cât şi asupra unor date ce urmează a fi
introduse. Atunci cand validarea se impune pentru date existente,
marcarea datelor care nu respectă condiţia de validare se poate
realiza prin apelarea comenzii CIRCLE INVALID DATA, din
meniul Data - Data Tools – Data Validation. Efectul comezii va fi
reprezentat prin încercuirea celulelor invalide (figura nr. 17).
2.1. Subtotaluri
Procesorul de tabele Excel oferă posibilitatea sintetizării informaţiilor din foile de calcul prin
organizarea lor pe niveluri de grupare; la nivelul fiecărui grup se pot aplica diferite funcţii de
agregare care vor oferi rezultate semnificative prin generarea de totaluri şi subtotaluri. Aceste
funcţii agregat vor realiza:
Sum – însumarea valorică a elementelor unui grup
Count – numără elementele dintr-un grup
Average – calculează valoarea medie a elementelor dintr-un grup
Max – identifică cea mai mare valoare dintr-un grup
Min – identifică cea mai mica valoare dintr-un grup
Product – calculează produsul tuturor elementelor dintr-un grup
Count Nums - numără elementele dintr-un grup care are valori numerice
Var – calculează valoarea estimată a variaţiei elementelor dintr-un grup
15
Varp - calculează valoarea estimată a variaţiei elementelor comparată cu întreaga
populaţie.
16
Fig. nr. 19 Rezultatul generării subtotalurilor
Eliminarea subtotalurilor din foaia de calcul şi afişarea bazei de date în forma iniţială se va
realiza prin selectarea tabelului (sau poziţionarea cursorului într-o celulă din interiorul acestuia) şi
alegerea opţiunii Remove All din caseta de dialog Subtotal.
17
În fereastra Create Pivot Table (Fig. nr. 20) se precizează sursa de date care va fi analizată şi zona
în care se va afişa Tabela pivot.
Sursa de date care va fi analizată poate fi:
o bază de date Excel, un tabel sau un domeniu de valori;
o bază de date externă
Locaţia în care se va afişa raportul de tip Tabela Pivot:
o nouă foaie de calcul Excel
foaia de calcul curentă.
Etapa 2. Proiectarea machetei Tabelei Pivot care va sta la baza obţinerii tabelului pivot. În
cadrul ferestrei PivotTable Fields sunt afişate toate câmpurile bazei de date. Aceste câmpuri vor
fi plasate în machetă folosind tehnica Drag &Drop (glisarea cu mouse-
ul) către rubricile:
Row Labels - câmpurile distribuite pe linie.
Column Labels – câmpurile distribuite pe coloane.
∑ Values – câmpurile asupra cărora vor acţiona funcţiile
agregat: Sum, Count, Min, Max, Average, etc.
Filters – câmpurile în funcţie de care se restricţionează afişarea
în mod dinamic (interactiv).
În cazul în care se doreşte modificarea operaţiilor de calcul aplicate
asupra rubricilor din secţiunea ∑ Values se activează opţiunea Value
Field Settings care generează caseta de dialog cu acelaşi titlu. În cadrul
acesteia, prin fişa de lucru Summarize by, se alege funcţia de calcul
dorită şi se validează operaţia cu ajutorul butonului OK. Fig. nr. 21 Panoul Pivot
Table Fields
18
Exemplu 1: Să se calculeze și să se afiseze prin intermediul unui tabel pivot totalul salariilor de
încadrare pe departamente și pe funcții de încadrare, restricționând afișarea în mod interactiv pe
filiale.
Notă: afișarea tabelului pivot în format clasic (în locul etichetelor Row Labels și Column Labels
vor fi afișate denumirile câmpurilor plasate în zonele respective) se realizează selectând din meniul
contextul (activat prin click pe butonul dreapta mouse) opțiunea Pivot Table Options – fişa Display
– caseta de validare Classic Pivot Table layout.
Fig. nr. 23 Afișarea tabelului pivot în format clasic și caseta de diloag PivotTable Options
19
Extragerea sub formă tabelară a informaţiilor aferente unei valori din tabelul pivot
Un aspect interesant al rapoartelor obţinute prin intermediul tabelelor pivot constă în faptul
că oferă posibilitatea extragerii sub formă tabelară, într-o foaie de calcul nouă, a informaţiilor
complete aferente unei valori din interiorul tabelei pivot, potrivit unuia sau mai multor criterii de
selecţie. Extragerea informaţiilor devine operaţională prin executarea unui dublu-clic pe valoarea
unui element sintetiza.
Error! Reference source not found. ilustrează un exemplu de extragere a informaţiilor
referitoare la salariații de la departamentul Contabilitate care au funcția de contabil (informațiile
sunt afișate într-o altă foaie de calcul). Pentru obţinerea acestor rezultate, se plasează cursorul în
celula D5 situată la intersecţia celor două criterii de grupare (funcţia contabil şi departamentul
Contabilitate) şi se execută dublu-clic succesiv.
Fig. nr. 24 Extragerea sub formă tabelară a datelor complete din structura unui tabel pivot
O altă facilitate importantă oferită de tabela pivot constă în posibilitatea grupării mai multor
rubrici din baza de date pe linie, pe coloană sau la nivel de raport, fapt care permite o agregare a
informaţiilor „în cascadă” şi asigură o viziune mai sintetică în ceea ce priveşte analiza şi
reprezentarea datelor.
Exemplu 2: Să se calculeze și să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot salariul de încadrare
mediu pe funcții de încadrare și pe ani de angajare, restricționând afișarea in mod interactiv pe
filiale.
20
Fig. nr. 25 Macheta tabelei pivot şi gruparea datelor pe ani pt exemplul 2
Notă:
Sintetizarea datelor la nivelul fiecărui an se va realiza prin selecţia câmpului Data angajării
din raportul de sinteză şi apelarea comenzii Group din meniul contextual. Efectul comenzii
este activarea casetei de dialog Grouping în care utilizatorul va opta pentru gruparea
datelor pe ani selectând opţiunea Years. Anularea grupării elementelor se realizează
selectând setul de valori respectiv şi acţionând comanda Ungroup din meniul contextual.
Gruparea datelor nu se poate aplica în mod direct la nivelul secţiunii Filters. Dacă cerinţele
aplicaţiei impun efectuarea unui astfel de demers, în prealabil se impune efectuarea grupării
la nivel de linie (Row labels) sau de coloană (Column Labels), rubrica respectivă fiind
permutată ulterior în zona Filters.
21
Modalități de afișare a datelor sintetizate prin fișa Show Value As
Fişa de lucru Show values as oferă modalităţi diferite de afişare a datelor sintetizate în
cadrul tabelului pivot. Aceste modalităţi de afişare se referă la rubricile de sintetizare a tabelei
pivot (Base field) şi se aplică elementelor conţinute de aceste rubrici (Base item).
Exemplu 3: Să se calculeze și să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot totalul salariilor de
încadrare pe departamente în anul 2017 prin diferență fată de 2016.
Notă: Deoarece comparația se efectuează între anii 2016 și 2017 se inhibă afișarea anului 2018
(prin dezactivarea acestuia din lista de valori aferentă câmpului Data angajării). Afișarea
rezultatelor prin diferență între cei 2 ani se realizează prin selectarea celulei în care este afișată
expresia Sum of Salariul de încadrare, activarea opțiunii Show Values as – Difference from.... În
cadrul casetei Show Values As la rubrica Base Field se selectează câmpul la nivelul căruia se
realizează comparația (Data angajării), iar în zona Base item anul care constituie baza de raportare
(2016).
Fig. nr. 26 Afișarea datelor din tabela pivot prin diferență – exemplul 3
Microsot Excel 2016 oferă utilizatorilor componente noi pentru realizarea filtrării în cadrul
unui Pivot Table prin intermediul obiectelor de tip Slicer sau Timeline.
22
a. Slicer-ele sunt componente de filtrare care oferă posibilitatea de a defini criterii de filtrare
în funcţie de mai multe elemente; atunci când datele din tabelele pivot sunt modificate,
slicer-ul este actualizat în mod automat.
Crearea unui Slicer se realizează prin plasarea cursorului în interiorul tabelei pivot şi
selectarea din tab-ul Analyze, grupul de comenzi Filter - butonul Insert Slicer care generează
fereastra Insert Slicers în cadrul căreia utilizatorul alege din structura bazei de date câmpurile de
filtrare. In foaia de calcul se inserează o fereastră cu numele câmpului de filtrare care include toate
valorile acelui câmp, utilizatorul selectând criteriul de filtrare dorit.
Exemplu 4: Să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot numărul de salariați pe fiecare
departament și să se definească două slicere pentru criteriile de filtrare filiala - București şi funcția
de încadrare – economist.
Notă:
Personalizarea unui slicer presupune modificarea stilului de afişare şi se poate realiza
prin selectarea slicer-ului respectiv şi alegerea unui stil predefinit din tab-ul Options,
grupul Slicer Styles.
Modificarea sursei de date aferentă unui slicer se poate realiza prin selectarea acestuia
şi activarea butonului Report Connections din meniul contextual sau din tab-ul
Options, grupul de opţiuni Slicer.
23
Fig. nr. 28 Caseta de dialog Report Connections
Exemplu 5: Să se calculeze prin intermediul unui tabel pivot numărul total de angajați pe fiecare
departament și să se filtreze datele pe ani printr-un timeline.
Diagramele pivot
24
Exemplu 6 constituie un model de grafic prin care se reprezintă structura salariilor de încadrare
totale pe filiale prin intermediul unei diagrame pivot (Fig. nr. 30).
Notă: Graficul afișat inițial este de tip histogramă (coloane verticale); schimbarea tipului de grafic
se realizează prin alegerea opțiunii Change Chart Type din meniul contextual (pentru diagramele
de structură se va alege unul dintre subtipurile graficelor Pie sau Doughnut.
Exemplu 7 reprezintă o diagramă pivot prin care se pot reprezenta pe același grafic serii de date
cu valori necomparabile: numărul total de salariați și salariile totale pe departamente,
restricționând afișarea în mod dinamic în funcție de anul angajării.
Notă: deoarece valorile reprezentate sunt incomparabile ca ordin de mărime (numărul de salariați
este foarte mic în raport cu totalul salariilor), se impune alegerea unui tip de grafic care să permită
reprezentarea pe aceeași diagramă celor 2 serii de date analizate. În acest sens, din meniul
contextual se selectează Change Chart Type, tipul Combo și pentru fiecare serie de date se alege
un anumit tip de grafic (pe exemplul ales, numărul de angajați este reprezentat prin grafic de tip
line, iar salariile totale prin grafic de tip histogramă); pentru unul dintre fenomenele reprezentate
se bifează opțiunea Secondary Axis (Fig. nr. 31)
25
Fig. nr. 31 Diagrama Pivot – numărul total de salariați și salariile totale pe departamente cu afișare interactivă
pe ani
Pe lângă capacitatea de a efectua calcule tabelare complexe, o parte importantă din cadrul
instrumentelor de asistare a deciziei Excel o reprezintă instrumentele de simulare și optimizare
a datelor. Cu ajutorul Excel pot fi create și gestionate modele dinamice cu aplicabilitate
economică, cu ajutorul cărora pot fi urmărite efectele apărute cu ocazia modificării diverșilor
parametrii ai modelului economic.
tehnici de analiză în sens direct: constau în observarea implicațiilor pe care le-ar putea
avea modificările datelor de intrare pentru o anumită situație (de exemplu: Cum s-ar
modifica profitul unei afaceri dacă se mărește cu 5% cursul valutar?)
tehnici de analiză în sens invers: observă care ar fi trebuit să fie valoarea unei variabile
de tip dată de intrare din modelul economic analizat pentru ca rezultatul generat de aceasta
26
să atingă un anumit prag (absolut sau relativ). Exemplu: care ar trebui să fie numărul de
produse vândute pentru a ajunge la o cifră de afaceri de 5000 Euro?
Excel asociază fiecărei tehnici din aceste două categorii anumite instrumente de simulare
și optimizare specifice, prin care poate gestiona modele foarte sofisticate, ce își găsesc suportul în
analiza statistică sau matematică a datelor. Dintre cele mai uzuale instrumente Excel pentru analiza
„What-If” în sens direct, vom prezenta, cu titlu de exemplu, tehnica scenariilor (Scenario
Manager), iar pentru analiza în sens invers, se vor prezenta tehnica de căutare a scopului (Goal
Seek) și instrumentul de simulare și optimizare Solver. Toate aceste instrumente sunt grupate în
Excel la meniul Data – What If Analysis, sau direct în meniul Data, pentru Solver, după cum se
vede în Fig. nr. 32:
3.1.1. Scenariile
Scenariile reprezintă instrumente de asistare a deciziei ce se utilizează pentru a compara
anumite valori care generează rezultate diferite. Astfel, se pot modela diverse strategii pentru a
analiza avantajele și dezavantajele diferitelor moduri de abordare pentru anumite probleme date.
Scenariile stochează de fapt diferite seturi de valori care vor fi utilizare pentru a genera
situațiile comparative ale modelului studiat. Fiecare versiune a modelului poate fi salvată într-o
foaie Excel separată sau chiar pot fi combinate mai multe versiuni („Merge Scenario…”).
Utilizarea scenariilor ușurează analiza diferitelor tipuri de situații ce se preconizează că pot
interveni asupra modelului studiat, în sensul că nu este necesară efectuarea calculelor din model
decât pentru o singură variantă, nu și pentru toate celelalte care sunt luate în calcul.
27
acesta mai depune lunar o anumită sumă de bani. Se consideră că Rata anuală a dobânzii este de
5%. Pentru a analiza diversele variante pe care investitorul se așteaptă să intervină în funcție de
evoluțiile pieței financiare și a situației economice în general, poate fi utilizat instrumentul
Scenario Manager din Excel.
În general, pentru analiza situațiilor ce pot apare în viitor sunt luate în calcul cel puțin 2
situații, și anume scenariul optimist și scenariul pesimist. În cadrul scenariului optimist,
investitorul reușește să mai depună lunar, în afară depunerii inițiale de 1.000 de euro, încă 300 de
euro, iar cursul monedei euro după 1 an este de 4.6 lei/euro. În varianta pesimistă, investitorul
reușește să depună lunar doar 200 de euro, iar cursul monedei euro după 1 an este de 4.8 lei/euro.
Suma obținută la final se va calcula cu ajutorul unei funcții financiare, și anume FV (Future Value).
Funcția FV(Future Value) este o funcție financiară care calculează valoarea viitoare a unei
investiții pe baza unei rate a dobânzii constante.
Sintaxa este: =FV(rată,nper,pmt,[pv],[tip])
Este important să ținem cont, la fel ca la toate funcțiile financiare, că rata dobânzii
luate în calcul în formulă este cea aferentă perioadei la care se face depunerea, deci
în exemplul nostru rata dobânzii anuale va fi împărțită la 12, și, de asemenea, faptul
că orice sumă care iese din buzunarul nostru se va trece cu semnul „-” (minus).
Se va crea modelul în Excel din Fig. nr. 33. Înainte de a introduce in instrumentul de simulare
datele celor 2 scenarii și a genera raportul comparativ care va prezenta situațiile ce se preconizează
a fi obținute, este recomandat să fie urmate câteva etape. Astfel, este foarte important ca în foaia
Excel unde este introdus modelul analizat, fiecare celulă care conține date ce se modifică și de
asemenea fiecare celulă care conține date rezultat (adică valori pe care le urmărim) să aibă definit
un nume personalizat. Se evită astfel situația ca în raportul final să apară adresele absolute ale
celulelor (de exemplu: $B$9) în locul unor etichete text mult mai lizibile (de exemplu: Curs Euro).
Pentru definirea de nume personalizate la celulele Excel, se selectează celula respectivă după care
la meniul contextual alegem opțiunea Define Name. Alternativ, poate fi folosită caseta de nume
(Name Box) care apare în stânga barei de formule Excel, sau opțiunea Define Name din cadrul
meniului Formulas.
Pentru modelul definit anterior, vor trebui definite nume pentru celulele modificabile, adică
B7 (Suma depusă lunar) și B9 (Cursul Euro), și de asemenea mai trebuie denumită și celula
rezultat, adică B10 (Suma obținută la final).
28
Fig. nr. 33 Crearea scenariilor în Excel 2016
Introducerea valorilor din cele 2 variante (scenariul optimist și cel pesimist) va fi realizată
la meniul: Data – What-If-Analysis – Scenario Manager. Va apărea o fereastră (Fig. nr. 34Error!
Reference source not found.) unde ni se spune inițial că nu este definit nici un scenariu (No
scenarios defined). Pentru adăugarea scenariilor se va acționa butonul Add, după care se
completează numele noului scenariu și care sunt adresele celulelor ale căror valori se vor modifica.
În cazul în care avem mai multe celule care se modifică, selectăm toate aceste celule cu ajutorul
tastei Control. În fereastra următoare, se vor introduce valorile de la primul scenariu, după care se
vor repeta pașii pentru fiecare dintre scenariile adăugate. La final, fereastra Scenarios Manager
va arăta precum în Fig. nr. 35.
29
Fig. nr. 34 Adăugarea unui nou scenariu Fig. nr. 35 Lista scenariilor adăugate
După ce au fost introduse valorile pentru toate scenariile ce se dorește a fi luate în calcul,
poate fi generat raportul final, care ne arată în mod comparativ atât valorile variabilelor ce au fost
luate în calcul, cât și valorile celulelor ce conțin rezultatele așteptate (Fig. nr. 36). În plus, raportul
ne arată în prima coloană și valorile inițiale ale modelului de simulare (Current Values).
30
Fig. nr. 36 Raportul final comparativ generat de către Excel
În noua foaie de calcul generată de raportul de scenarii apar, în stânga raportului, butoane
de afișare (+) sau de inhibare (-) a unor detalii:
butonul “+” (plus) în linia de antet (Scenario Summary) determină afişarea comentariilor
declarate în caseta de dialog Add Scenario, numele autorului scenariului şi data sistem când
a fost creat scenariul;
butonul “-“ (minus) în zona Changing Cells inhibă afişarea celulelor modificabile, adică a
parametrilor simulării;
butonul “-“ în zona de rezultate (Results Cells) inhibă afişarea rezultatelor simulării.
Tehnica valorii scop sau de căutare a rezultatului, cum se mai numește, este unul dintre cel
două instrumente Excel care utilizează tehnica de analiză în sens invers. Poate fi apelat tot din
meniul Data – What-If Analysis, la fel ca și instrumentul văzut anterior (Scenariile).
31
cunoaștem rezultatul la care vrem să ajungem, dar nu știm cum să ajungem la acest rezultat. Cu
ajutorul acestui instrument putem modifica un singur parametru dintre cei de care depinde
rezultatul final al unei formule. În cazul în care avem nevoie să modificăm mai mulți parametri, se
va utiliza instrumentul Solver, care, în plus, permite și impunerea unor anumite restricții în modelul
analizat.
Se observă din argumentele funcției FV că rezultatul final (celula B9) depinde de toate
celulele de deasupra ei. Instrumentul Goal Seek ne permite să modificăm pe oricare dintre celulele
B5:B8, astfel încât rezultatul final din celula B9 să fie cel pe care noi ni-l dorim.
După apelarea Goal Seek din meniul What-If Analysis pe ecran va apărea o mică fereastră
cu doar 3 casete:
- Set Cell: permite alegerea celulei în care se află valoarea rezultat (scopul).
- To value: permite alocarea valorii dorite către celula obiectiv (scopul);
- By changing cell: permite indicarea celulei a cărei valoare o vom modifica astfel încât să
ne obținem scopul.
Pentru funcționarea acestui instrument este foarte important ca în celula trecută la prima
casetă să se afle o formulă, care să implice (direct sau indirect) valoarea celulei trecută la caseta
32
By changing cell. De asemenea, celula trecută la a treia casetă NU trebuie să conțină o formulă,
deoarece va fi suprascrisă de către Excel cu valoarea (constantă) care va permite să se atingă scopul
urmărit.
Să presupunem că o primă cerință ar fi: Să se determine care este suma inițială pe care
trebuie să o depună la bancă investitorul astfel încât suma finală obținută să fie 20.000 de lei?
După crearea în Excel a modelului (Fig. nr. 37) și apelarea instrumentului Goal Seek, vor
trebui completate la fel ca în imagine cele trei casete și apoi acționarea butonului OK. După o
scurtă perioadă de analiză, Excel ne indică faptul că pentru a obține după 1 an de zile suma de
20.000 de lei, suma inițială depusă la bancă trebuie să fie de 1171 de euro (Fig. nr. 38). Dacă se
apasă butonul OK, celula B5 din modelul Excel va fi actualizată cu noua valoare. Dacă se
acționează butonul Cancel, atunci se va reveni la valoarea inițială a celulei B5.
După cum am arătat și anterior, instrumentul Goal Seek nu permite modificarea decât a
unui singur parametru, pentru lucruri mai complexe necesitând folosirea Solver. Modul de lucru
al Goal Seek este de a întreprinde un mare număr de iterații, de fiecare dată înlocuind valoarea din
celula unde se află parametrul cu o altă valoare, până când în sfârșit se ajunge la valoarea dorită la
celula obiectiv. Din cauza faptului ca fereastra instrumentului Goal Seek nu permite nici un fel de
configurare, nici a numărului de iterații ce va fi realizat, și nici a preciziei care se dorește (cât de
mult să se apropie de valoarea obiectiv), este posibil ca în unele situații, dacă este rulat de mai
multe ori, instrumentul Goal Seek să obțină rezultate diferite de fiecare dată.
33
3.2. Instrumente de optimizare a datelor – Solver
Solver sau „Rezolvatorul de probleme” este un instrument mult mai puternic decât Goal
Seek. Principalele avantaje ale acestuia sunt faptul că permite mai multe celule modificabile, nu
doar una singură precum în Goal Seek și de asemenea permite impunerea unor restricții pentru
modelul analizat. În plus, nu mai este necesar să specificăm o anumită valoare pentru funcția
obiectiv (deși este în continuare posibil și acest lucru), ci putem să specificăm faptul că dorim
valoarea maximă sau minimă care poate fi obținută în respectivul model. Putem deci sa specificăm,
de exemplu, că ne dorim ca profitul să fie maxim, sau ca cheltuielile să fie minime. Pentru că
Solver ne oferă o valoare optimă (fie maximă, fie minimă) pentru o formulă dintr-o celulă,
considerată funcția obiectiv, ținând cont de anumite restricții impuse modelului analizat, este
considerat un instrument de optimizare. Solver lucrează cu un grup de celule, numite celule
modificabile, ce participă la formula funcției obiectiv, modificându-le valorile conform restricțiilor
impuse, până ce este obținută valoarea dorită în model (cea optimă).
34
actuală netă). De asemenea, se presupune că cele trei oportunități de investiții sunt unice. (Deci nu
se poate investi în mai multe proiecte de același fel).
Se observă că pentru a putea compara veniturile aduse pe parcursul celor 2 ani de cele trei
proiecte de investiții, a fost calculată coloana VAN (Valoarea actuală netă), după următoarea
formulă: VAN=NPV(10%,C7,D7)-B7
Funcția NPV (Net Present Value) ne ajută să calculăm în Excel VAN (Valoarea actuală
netă). Argumentele funcției sunt, în ordine, rata de actualizare, și apoi fluxurile de venituri aduse
de proiectele de investiții din cei doi ani în care acestea sunt valabile. Pentru a ajunge la valoarea
VAN, din rezultatul generat de funcția NPV trebuie scăzut costul proiectului de investiții.
35
acest caz, VAN obținut de la proiectul A va fi ponderat cu procentul investit din costul
respectivului proiect).
Valoarea investită în cele trei proiecte va fi suma costurilor celor 3 proiecte, ponderată cu
procentul investit în fiecare.
Restricțiile modelului sunt: cea de buget, și anume faptul că valoarea totală investită nu
poate să depășească bugetul disponibil, și. În al doilea rând, restricții privitoare la ponderile
investite din costul fiecărui proiect. (sunt cuprinse între 0 și 1).
După introducerea tuturor elementelor de mai sus (celula obiectiv, celulele modificabile și
restricțiile), pentru rezolvarea problemei și aflarea deci a procentelor ce trebuie investite din fiecare
proiect se va acționa butonul Solve din fereastra instrumentului de optimizare. Astfel, Excel va
oferi soluția optimă de investiție a bugetului, ce constă în investiția integrală a bugetului disponibil
pe proiectele B și C.
După găsirea unei soluții pentru problema analizată, Solver va afisa fereastra prin care va
întreba utilizatorul cum trebuie să afişeze rezultatul: prin păstrarea valorilor iniţiale sau prin
păstrarea valorilor care conduc la rezultatul găsit (Fig. nr. 40). Aceeaşi fereastră propune şi afişarea
unor tipuri de rapoarte de sinteză care să prezinte situaţiile care au condus la găsirea rezultatului
căutat.
36
Fig. nr. 40 Fereastra Solver Results
Dacă se va bifa opțiunea Keep Solver Solution (Păstrează soluția dată de Solver) observăm
că valoarea maximă a celulei obiectiv este calculată și afișată în cadrul foii de calcul. În cazul în
care nu se dorește păstrarea soluției găsite de Solver, se va acționa butonul Cancel.
4. REPREZENTĂRI GRAFICE
O reprezentare grafică ilustrează mai bine datele numerice dintr-o foaie de calcul. Graficele
permit o mai bună vizualizare a relaţiilor, tendinţelor sau anomaliilor ce se stabilesc între date în
măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (coloane, linii, bare, cilindrii, conuri, felii,
suprafeţe, etc).
O reprezentare grafică este dinamică, se actualizează automat, ajustându-se la noile valori
care au stat la baza construirii graficului. Punctul de bază în crearea unei reprezentări grafice sub
Excel îl constituie un domeniu bine precizat şi delimitat al foii de calcul, ce conţine la rândul său
date numerice organizate în serii de date.
Prima etapă în construirea unui grafic o reprezintă editarea şi selecţia sursei de date ce se
doreşte a fi reprezentată grafic.
37
În selecţia domeniului ce va constitui baza generării graficului se cuprind şi elemente
adiţionale de tip text, dar nu numai, ce vor constitui ulterior legendele diagramei şi etichetele
axelor.
Microsoft Excel 2016 vă permite să creați rapid diagrame utilizând opțiunea Quick
Analysis, care afișează tipurile de diagrame recomandate pentru a sintetiza datele din sursa
selectată. După ce selectați sursa de date pe care doriți să o reprezentați, apăsați butonul de acțiune
din dreapta pe Tab-ul Charts. Se va afișa o previzualizare a fiecărei diagrame recomandate prin
selectarea pictogramei reprezentând graficul respectiv.
Fig. nr. 41 Utilizarea opțiunii Quick Analysis pentru a insera o diagramă într-o foaie de calcul și
previzualizarea tipului de grafic Clustered Column
38
După selecţia datelor ce se doresc a fi reprezentate se alege tipul de grafic adecvat
reprezentării, din meniul Insert → grupul de butoane Charts:
Se poate alege direct opțiunea Recommended charts sau
Cu ajutorul selectorului See all charts din colțul drept al grupului de opțiuni Charts se
poate deschide caseta de dialog Insert Chart.
Pentru exemplificare s-a ales tipul de grafic cu coloane vertical Clustered Column. Figura
alăturată conține graficul inserat în foaia de calcul cu elementele aferente ce permit editarea,
adăugarea de noi componente și stiluri (Chart Elements, Chart Styles, Chart Filters)
39
Fig. nr. 43 Grafic de tip Clustered Column cu opțiuni de editare
Prin intermediul meniului Chart Tools-> Design se pot face modificări legate de tipul
graficului realizat (Change Chart type), selecţia datelor (Select Data), aspectul, stilul şi locaţia
acestuia.
De asemenea, prin opțiunea Add Chart Element – echivalentă cu plusul verde (denumit
Chart Elements) situat în partea dreaptă a graficului, se pot insera la nivelul obiectului grafic
elemente de tip:
axe (Axes)
denumirele axelor (Axes Titles)
titlul graficului (Chart Title)
etichete și valori asociate (Data Labels)
sursa de date/tabelul (Data Tables)
bare de evidențiere a erorilor (Error Bars)
linii de grilă orizontale sau verticale (Gridlines)
legenda (Legend)
tendințe (Trendline) pentru previziunea datelor (liniară, logaritmică, exponențială, etc.).
40
Fig. nr. 44 Opțiunea Chart Elements
Selecţia datelor (Select Data), din punct de vedere al posibilităților de modificăre a seriilor
de date ce sunt reprezentate și ale valorilor de pe abscisă, se poate face și din meniul contextual:
Seriile de date din legendă se pot edita (Edit) din punct de vedere al denumirii, precum și
al sursei de date (Legend Entries (Series)).
Se pot adăuga sau șterge anumite serii de date (Add/Remove)
Abscisa, axa OX, se editează prin selectarea denumirii etichetelor (Horizontal (Category)
Axis Labels).
41
4.2. Descrierea principalelor tipuri de grafice
Există 11 tipuri standard de diagrame, fiecare dintre ele având câteva variante (subtipuri).
Diagramele Excel pot fi create într-un format bidimensional (2D) sau tridimensional (3D). Multe
diagrame 3D sunt, în realitate, diagrame 2D cărora li s-a adăugat perspectivă pentru a obține un
efect 3D.
1. Graficele cu histograme orientate vertical (Column) sunt diagrame ce ilustrează grafic
modificările suferite în timp de diferitele date de reprezentat, precum şi comparaţia între
anumite elemente analizate.
o Reprezentările bidimensionale (normale sau în perspectivă) compară evoluţia
fenomenelor studiate pe o singură ordonată (Y) în raport cu diferitele valori ale
abscisei. Sub-tipurile acestei reprezentări grafice sunt:
histogramele simple
histograme cumulate - sunt formate din histograme dispuse în stivă (unele peste
altele) şi evidenţiază relaţii stabilite între diferite elemente (serii de date). Barele
unui grafic cumulat reprezintă totaluri, iar segmentele de bară semnifică părţi din
acest total.
histograme cumulate 100% - reprezintă ponderea elementelor reprezentate grafic
într-o stivă ce semnifică întregul.
o Reprezentările tridimensionale (3D) compară evoluţia datelor în trei dimensiuni (X,
Y şi Z). Graficele tridimensionale sunt mult mai sugestive, căpătând profunzime prin
adâncimea pe care o capătă respectiva reprezentare.
2. Graficele lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe pentru a
evidenţia evoluţia şi tendinţa fenomenelor analizate. Diagramele lineare pot fi simple,
cumulate sau cumulate 100% (cu sau fără marcarea punctelor de intersecţie ale abscisei cu
ordonata).
42
3. Graficele sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce raportează mărimile părţilor unui
element analizat, la un întreg.
Graficele sectoriale mai sunt folosite pentru a pune în evidenţă un element semnificativ
dintr-un întreg.
Notă: Pentru construirea unui grafic sectorial, se va alege numai o singură serie de date,
deoarece este vorba de disocierea unui element în părţile sale component
43
Exemplu: Dorim să evidențiem structura veniturilor încasate în funcție de opțiunile de livrare
a pachetelor. Sursa de date va fi prelucrată folosim o tabelă pivot (conform descrierii aferente
din capitolul 2.2). Datele se vor sintetiza în așa fel încât pe linii vom avea plasat câmpul
Optiunile livrare pachete și în caseta Values – Sum of Venituri din livrari.
Fig. nr. 50 Sursa de date și tabela pivot bază pentru graficul de structură
Pe baza tabelei pivot din meniul PivotTable Tools Analyze se va alege opțiune
PivotChart Pie. Se poate alege varianta bidimensională (Pie) sau tridimensională (3-D Pie). În
exemplul nostrum alegem opțiunea tridimensională. Pentru a vizualiza graficul fără butoanele
generate de tabela pivot, din meniul PivotTable Tools Analyze se va bifa opțiunea Hide All din
Field Buttons.
Fig. nr. 51 Eliminarea din grafic a butoanelor de selecție aferente tabelei pivot sursă
44
Se editează titlul graficului, din Chart Elements, legenda se poate plasa sub grafic (Legend
Bottom) și se pot adăuga valorile procentuale la feliile reprezentate prin Data Labels More
Options Label Options -> Percentage.
4. Graficele cu histograme orientate orizontal (Bar) sunt identice din punctul de vedere al
conţinutului şi al semnificaţiei reprezentării cu diagramele de tip Column (prezentate
anterior), cu deosebirea că histogramele ce reprezintă evoluţia fenomenelor studiate sunt
dispuse orizontal.
Exemplu:
Diagrama Gantt este un grafic de tip histograme orientate orizontal (tipul Bar cu subtipul
Stacked Bar), care permite analiza datelor prin furnizarea unei evoluţii în timp a unei anumite
activităţi sau eveniment.
Dorim să reprezentăm prin acest tip de grafic gestiunea proceselor unui proiect IT
desfăşurat pe perioada februarie – august 2016. Sursa de date este definită prin opt obiective fiecare
dintre ele reprezentate prin datele de debut şi durata fiecărui obiectiv în parte (exprimată în zile).
45
Fig. nr. 54 Sursa de date pentru diagrama Gantt
Graficul rezultat până în acest moment poate fi vizualizat în Fig. nr. 55:
Se selectează pe grafic seria de date „Data de debut” şi din meniul contextual se apelează
comanda Format Data Series. În caseta de dialog Format Data Series, la fişa Fill se alege
No Fill, iar din fişa Border Color se optează pentru No Line.
Se selectează valorile axei OX şi apelând meniul contextual se alege comanda Format Axis.
În fişa Axis Options se selectează opţiunea Categories in reverse order, pentru a afişa
obiectivele începând de sus în jos.
46
Se şterge din legenda graficului, generată în mod automat, seria „Data de debut” prin selecţie
şi apăsarea tastei Delete.
Se selectează valorile axei OY şi se foloseşte din meniul contextual comanda Format Axis. In
cadrul acestei ferestre, în fişa Axis Options se fac următoarele setări:
Minimum – Fixed – 42424 (este valoarea datei de debut a proiectului 24/02/2016
exprimată ca valoare numerică)
Maximum – Fixed – 42604 (este valoarea datei de sfârşit a proiectului 22/08/2016
exprimată ca o valoare numerică)
Major unit – Fixed 15 (reprezentarea valorile etichetelor pe axa OY din maxim 15
în 15 de zile)
Minor unit – Fixed 5 (unitate minimă de 5 zile).
În fişa Number se alege ca tip de dată Date, cu un format predefinit (zi.lună –
d.mmm;@).
Fig. nr. 56 Reprezentarea completă a gestiunii de activități ale proiectului prin diagrama Gantt
5. Diagrama în arii (Area) este asemănătoare celor cu linii, fiind utilizată în situații de
același gen, pentru a ilustra variații în timp și poate atrage atenția asupra valorii totale în
47
funcție de o tendință. Singura diferență (față de diagramele cu linii) constă în faptul că
zonele dintre linii sunt pline. Au ceva în comun și cu diagramele concentrice, în sensul că
pot prezenta elementele comparativ.
6. Graficele de tip “nor de puncte” (Scatter) – sunt diagrame statistice de regresie ce pun
în evidenţă gradul de corelaţie între una sau mai multe variabile cantitative (explicative) şi
o variabilă calitativă (de explicat).
48
Fig. nr. 1 Subtipuri de grafice Stock
10. Diagrama Combo (grafic în două axe OY) este tip particular de grafic utilizat în situaţia
în care se doreşte reprezentarea într-un singur grafic a unor serii de date cu valori
necomparabile (de exemplu, fondul de salarii sau venitul cu valori foarte mari și numărul
de salariați sau angajați cu valori foarte mici, date care nu se pot reprezenta pe aceeași scală
de valori). Dacă seriile de date au valori necomparabile, scala de reprezentare se va adapta
automat după seriile de date ce cuprind valorile mai mari.
49
Fig. nr. 61 Sursa de date a graficului combo
Putem restructura datele din tabelul de mai sus pentru a crea o diagramă în două
axe OY sau o diagramă combo, care utilizează două axe verticale pentru a afișa ambele
seturi de valori (unul cu valori de ordinul zecilor de mii și altul de ordin unitar) în aceeași
diagramă.
Pentru a crea o diagramă cu două axe OY se parcurg următorii pași:
1. Selectați datele pe care doriți să le vizualizați (tabelul situat pe plaja B4:D9)
2. Meniul Insert grupul Charts Combo Chart
3. Faceți clic pe subtipul de diagramă combo pe care doriți să o creați.
Sau
Faceți clic pe Custom Combo și utilizați setările din categoria Combo pentru a defini
graficul combo.
Fig. nr. 62 Setările pentru a defini graficul Combo (în 2 axe OY)
50
Seria de date ”Nr angajați” este reprezentată pe axa secundară printr-un grafic linear. Seria
principală ”Fond salarii luna agugust 2018” este reprezentată printr-un grafic de tip coloane
verticale. Dupa ce se aleg tipurile de diagrame și modul de reprezentare pe axe, se fac setări la
nivel de vizualizare a datelor.
1) Diagrama Treemap oferă o vedere ierarhizată a datelor și ajută la identificarea mai facilă
a modelelor, cum ar fi, de exemplu, ce tip de produs sau serviciu are cele mai bune vânzări
în cadrul unui magazin/zonă.
51
2) Diagrama Sunburst (raze de soare) este ideală pentru a afișa date ierarhice. Fiecare nivel
al ierarhiei este reprezentat de un inel sau un cerc, iar cercul din centru reprezintă partea de
sus a ierarhiei.
O diagramă raze de soare fără date ierarhice (un nivel de categorii) arată asemănător cu o
diagramă inelară.
Diagrama raze de soare este cea mai eficientă pentru a arăta cum se împarte un inel în
părțile sale constituente, în timp ce alt tip de diagramă ierarhică, diagrama Treemap este
ideală pentru compararea dimensiunilor relative.
Fig. nr. 65 Comparație între rezultatul unei grafic de tip Sunburst și unul Treemap
52
Exemplu: Diagramă Pareto care combină o histogramă și un grafic linear pentru a arăta
atât contribuțiile de valori pe categorii evidențiate pe axa OX (opțiunile de livrare a pachetelor, de
exemplu, peste noapte, prioritar peste noapte, standard, la 2 zile sau la 3 zile) cât și frecvențele de
apariție pentru fiecare categorie. Pe axa OX categoriile reprezentate sunt așezate descrescător, pe
axa OY în stânga se reprezintă valorile relative ale venitului, iar in a doua axa OY, amplasată în
partea dreaptă, frecvențele cumulative ca pondere.
Fig. nr. 67 Sursa de date prelucrată pe baza unei tabele pivot și diagrama Pareto
4) Diagrama Box and Whisker (grafic boxplot) este un grafic utilizat în analizele statistice.
Pe o singură diagramă este evidențiată distribuția datelor în quartile, combinând mai multe
măsuri statistice, inclusiv prima1 și a treia2 quartilă, mediana, media, valori minime și
maxime dintr-o serie de date. Aceste diagrame oferă o imagine compactă și informativă a
datelor din punct de vedere statistic.
1 Prima quartilă (Q1) delimitează cele mai mici 25% din date.
2 A treia quartilă (Q3) delimitează cele mai mari 25% din date
53
5) Diagrama Waterfall (în cascadă) – utilă în reprezentarea situațiilor financiare, dar și non-
financiare.
O diagramă în cascadă este o modalitate de vizualizare a datelor care vă ajută să înțelegeți
cum ați ajuns de la un rezultat financiar la altul. Acestea sunt comune pentru analizele
financiare - vă permit să vedeți evoluția profitului - cum ați obținut din vânzările brute venitul
net sau modul în care câștigurile s-au modificat de anul trecut până în acest an.
Exemplu:
Se selectează sursa de date din plaja A2:B7.
Din meniul InsertChartsAll ChartsWaterfall
Diagrama este utilă pentru a înțelege cum o valoare inițială (de exemplu, balanța inițială) este
afectată de o serie de valori pozitive și negative. Coloanele sunt colorate astfel încât să puteți
identifica rapid valorile pozitive (venituri) și negative (cheltuieli). Coloanele cu valoarea inițială
și valoarea finală încep de pe axa orizontală (OX), în timp ce valorile intermediare (pozitive și
negative) sunt flotante. Din această cauză diagrama prezintă aspectul de cascadă, fiind denumită
și diagramă pod.
Dacă datele includ valorile care sunt considerate subtotaluri sau de adunare, cum ar fi profitul
sau rezultatul net, puteți să setați acele valori, astfel încât să înceapă pe axa orizontală OX de la
zero şi să nu fie "flotantă".
Faceți dublu click pe valoarea reprezentată în grafic, în exemplul nostru pe valoarea Rezultat
pentru a deschide panoul de activități Format Data Point Series Options și bifați opțiunea Set
as total.
54
Fig. nr. 70 Panoul de activități Format Data Point
Liniile conector creează o legătură între sfârșitul fiecărei coloane și începutul coloanei
următoare, ajutând la afișarea fluxului de date din diagramă. Pentru a ascunde liniile conector,
faceți click dreapta pe seria de date pentru a deschide panoul de activități Format Data Series și
debifați caseta Show connector lines
Legenda diagramei afisează cele trei tipuri diferite de intrări care grupează puncte de date
din grafic: mărire (Increase), micșorare (Decrease) și Total. Dacă selectați o intrare din legendă,
aceasta va evidenția toate coloanele din diagramă care alcătuiesc acel grup.
55
Notă: Utilizați tab-urile Design și Format din meniul Chart Tools pentru a particulariza
aspectul diagramei din punct de vedere al stilului și formatului.
6) Diagrama Funnel (tip pâlnie) arată valorile alocate pe mai multe etape într-un proiect sau
proces. De exemplu, ați putea utiliza o diagramă de tip pâlnie pentru a afișa perspectiva
cheltuielilor aferente fiecărei etape în parte definită pentru un proiect IT. În mod obișnuit,
valorile scad treptat, permițând barelor să semene cu o pâlnie.
Diagramele Sparklines sau diagramele mici încapsulate într-o singură celulă sunt utilizate
pentru a rezuma vizual tendinţele unor serii date.
Deoarece diagramele Sparklines afişează tendinţele într-un spaţiu restrâns, ele sunt utile
mai ales pentru tablouri de bord, rapoarte sau situaţii unde este necesar să se afişeze un instantaneu
al afacerii curente într-un format vizual uşor de înţeles.
Inserarea acestora se face prin selecţia datelor ce se doresc a fi reprezentate, din meniul
Insert grupul de butoane Sparklines tipul de reprezentare vizuală dorită.
Tipul diagramelor este asemănator graficelor clasice de reprezentare a evoluţiei
fenomenelor: grafic linear sau grafic cu histograme şi diagrame bursiere.
56
Asociat fiecărui grafic Sparkline se găseşte bara de instrumente Sparklines Tools, cu
meniul Design:
Sursa de date a graficului poate fi editată prin selecţia butonului Edit Data din grupul de
opţiuni Sparkline.
Tipul diagramei poate fi modificat din grupul de opţiuni Type.
Stilul reprezentării se poate edita pe baza grupului de opţiuni Style. Se pot adăuga markeri
pentru a evidenţia cele mai mari sau cele mai mici valori ale seriei, valorile negative, etc.
Eliminarea unei diagrame de tip Sparklines se realizează prin selecţia acesteia iar din
grupul de butoane Group se alege opţiunea Clear sau din meniul contextul se
selecteaza optiunea Sparklines -> Clear selected sparklines.
Notă: Deoarece o diagramă Sparkline este o diagramă încorporată într-o celulă, aveţi
posibilitatea să introduceți şi text în celula respectivă şi să utilizaţi diagrama Sparkline ca
fundal.
57