EVIDENCIA 3: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

MADELEINYS POLO RAMÍREZ

(1842495)

ADIELA ORTIZ JIMENEZ

INSTRUCTORA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

AÑO: 2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para poder enfocar el ensayo al tema expuesto en el título es importante definir que es un
archivo y conocer el tema más a fondo.

Los documentos de archivo: son el subproducto documental de las actividades que

desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y

organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en
una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos
ocurridos en el pasado. Los archivos son tan variados como
sus formatos, podemos encontrarnos con documentos
escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales,
analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto
por instituciones de carácter público y privado como por
individuos a lo largo y ancho del globo.

Además de esto se pueden considerar como imprescindibles en cuento a la toma de

decisiones de una organización; ya que es tal la información que almacenan que hacen el
recuento de los actos realizados por la empresa. Esta información también sirve de
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

Los archivos se clasifican según su clase.

Según su organización estos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo establecido en

cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Según su uso el archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada
una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización.

 Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta.

 Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación

y su consulta es menor.
  Archivo inactivo Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.

Según su Naturaleza se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de

archivo.

 Archivo Público
 Archivo Privado de Interés Público
 Archivo Privado

Según su Ciclo Vital del Documento Se realiza dos transferencias estas se hacen del
archivo de gestión al central y del central al histórico, tomando como referencia el uso y la
consulta dada al documento como tal.

Ya para terminar hay que tener en cuenta que el documento va más allá del papel, tiene
que ser cuidado y organizado de la manera adecuada para su conservación en el tiempo,
no solo por gusto si no por requisito.