Manual de Procedimientos Oficialia Mayor

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO
INTEGRAL DE LA FAMILIA
Versión dictaminada por el Comité de Mejora

Regulatoria Interna (COMERI), el día __ de _______ de
_____, la cual entre en vigor a partir del día de su
publicación en la Normateca Interna.
Sistema Nacional para el Desarrollo
Integral de la Familia
Procedimiento para: Elaborar e Integrar la
Carpeta Ejecutiva
de Trabajo de la Junta de Gobierno.
ÍNDICE
1. OBJETIVO ................................................. 3
2. ALCANCE .................................................. 4
3. DEFINICIONES ............................................. 5
4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD ................................ 7
5. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................ 9
6. DESARROLLO. ............................................. 15
7. REFERENCIAS ............................................. 21
8. ANEXOS .................................................. 22
Elaboró::
Aprobó:
Vo. Bo.:
Clave: Fecha: Página: 2
Carpeta Ejecutiva
1. OBJETIVO
Proveer al Responsable de la elaboración e integración de la carpeta,

los elementos necesarios para llevar a cabo la Sesión de la Junta de
Gobierno, con el propósito de garantizar el cumplimiento de lo
establecido en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su
Reglamento; Ley de Asistencia Social y el Estatuto Orgánico del Sistema
Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

Carpeta Ejecutiva
2. ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular

del Organismo, Oficialía Mayor, Dirección de Gestión y Desarrollo
Estratégico de la Oficialía Mayor, Departamento de Proyectos
Estratégicos de la Oficialía Mayor y Dirección de Tecnologías de la
Información.

Carpeta Ejecutiva
3. DEFINICIONES
3.1.- Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos,

acuerdos y decisiones adoptadas en la celebración de una sesión,
redactada por el Secretario Técnico del Cuerpo Colegiado.
3.2.- Acuerdo: Es la resolución o disposición adoptada sobre algún

asunto presentado y tratado en el seno de la H. Junta de Gobierno o del
Comité de Control y Auditoria. Representa un compromiso que
invariablemente se debe atender.
3.3.- Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas de cada

una de las sesiones que llevará a cabo la H. Junta de Gobierno en el
transcurso de un año.
3.4.- Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran

los informes y las propuestas de acuerdo para la celebración de una
sesión.
3.5.- Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve

y detallada de una sesión de Junta de Gobierno, que sirve de base para
quien la preside.
3.6.- H. Junta de Gobierno: Cuerpo Colegiado integrado por

representantes de diferentes Dependencias y Entidades que constituye la
máxima autoridad del Organismo.
3.7.- Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el

funcionamiento de la H. Junta de Gobierno, son: Ley Federal de las
Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y
Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de
la Familia.
3.8.- Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y

desahogarán en una sesión por parte del Cuerpo Colegiado.

Carpeta Ejecutiva
3.9.- Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o
extraordinaria para tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados
y del conocimiento del Órgano de Gobierno.
3.10.- Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al

menos tres días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar.
3.11.- Sesión Ordinaria: Es aquella que se establece celebrar por

trimestre, en un calendario de sesiones aprobado por los integrantes de
la H. Junta de Gobierno, en la primera sesión ordinaria de cada ejercicio
fiscal.

Carpeta Ejecutiva
4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD
4.1.- Titular del Organismo: Autoriza el contenido de la Carpeta

Ejecutiva de Trabajo que se presentará durante la sesión de la H. Junta
de Gobierno a celebrar.
4.2.- Oficial Mayor: Revisa y da Vo. Bo. al contenido de la Carpeta

Ejecutiva de Trabajo que se presentará para autorización del Titular
del Organismo.
Entregar con calidad y oportunidad la Carpeta Ejecutiva de Trabajo a
los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en apego a los diversos
instrumentos normativos.
4.3.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la

elaboración trimestral de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se envía
a los integrantes de la H. Junta de Gobierno.
4.4.- Departamento de Proyectos Estratégicos:

Elabora e integra la Carpeta Ejecutiva de Trabajo.
Integra el seguimiento de los acuerdos de la H. Junta de Gobierno.
Resguarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en los archivos del
Departamento de Proyectos Estratégicos de Oficialía Mayor, para evitar
su extravío.
Asegura que los documentos estén disponibles para su utilización y/o
consulta.
Recaba las firmas de los integrantes de la H. Junta de Gobierno en el
Acta de la Sesión.
Genera contraseña para cada uno de los Directores Generales del
Organismo, así como cargar los archivos al Portal de Internet de la H.
Junta de Gobierno, a fin de que cuenten con la información a tratar
durante la sesión a celebrar.
4.5.- Dirección de Tecnologías de la Información: Mantiene actualizado

y en operación el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que
permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo.

Carpeta Ejecutiva

Carpeta Ejecutiva
5. DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS UNIDADES DIRECCIÓN DE SECRETARÍA TITULAR DEL DIRECCIÓN DOCUMENTOS

ESTRATÉGICOS ADMINISTRATIV GESTION Y TÉCNICA ORGANISMO DE
AS DESARROLLO OFICIALÍA TECNOLOGIA
ESTRATEGICO MAYOR S DE LA
INFORMACIO
N
Inicio
1.1
Consulta
calendario de
sesiones.
2.1
Solicita vía
electrónica
seguimiento y 3.1
propuesta de
acuerdos. Remiten Formato
solicitu para
d de propuest
acuerdos as
4.1 y
seguimie Formato
Recibe propuestas ntos seguimie
de acuerdos y nto
seguimientos. acuerdos
Revisa
información
NO
Proce 2.
de 1
SI 4.2
Integra Carpeta Formato
Ejecutiva Orden
4.3 del Día
Guarda la Carpeta
Ejecutiva de A
Trabajo en
Formato "pdf"

Carpeta Ejecutiva
5.1
Instruy
e Formato
elabora Carátula
ción de
Carátul
6.1 a de
Carpeta
Elabora Carátula Ejecuti
de la Carpeta va de
Ejecutiva de Trabajo
Trabajo
7.1
6.2 8.1
Revisa y
Remite documento remite Revisa
a la Dirección de documen el
Gestión y to al documen
Desarrollo Secreta to
Estratégico para rio
NO
Vo. Bo. del Técnico
Secretario para Vo. Proce 5.
Técnico Bo. de 1
SI
8.2
Rubrica
documen
10.1 9.1 to y
remite
Digitaliza Recibe
documento e document
imprime. os
10.2 e
instruye
Reproduce Carpeta .
Ejecutiva de
Trabajo para Vo.
Bo.

Carpeta Ejecutiva
10.3 11.1
12.1
Revisa y
Remite a la Revisa
remite al
Dirección de Carpeta
Secretar
Gestión y Ejecuti
io
Desarrollo va de
Técnico
Estratégico para Trabajo
para Vo.
Vo. Bo. .
Bo.
NO
Proce 10.2
de
SI
12.2
Da Vo.
Bo. y
present
a a la
Titular
del
Organis 13.1
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su Autoriz
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ación instruy
15.1 14.1 e
16.1
Reproduce e Recibe Devuelv
integra la carpet e
Carpetas a e Carpeta
Ejecutivas de instru a la
Trabajo. ye. Direcci
ón de
17.1
Gestión
Instruye y
elaborac Desarro
ión de llo
Oficios Estraté
de gico
C Convocat
oria.

Carpeta Ejecutiva
18.1
Elabora oficios
de convocatoria
para firma del
Secretario
Técnico 19.1
18.2 20.1
Revisa y
Remite oficios solicita Firma
para Vo. Bo. del firma al oficios
Director de Secretar e
Gestión y io instruy
Desarrollo Técnico e
22.1 21.1
Estratégico
Coordina entrega Instruye
de oficios de envío 23.1
convocatoria oficios
de Verifi
convocat ca
22.2 oria operac
ión
Envía correo del
electrónico con Portal
oficio de de
convocatoria Intern
et de
la H.
24.1 Junta
de
Confirma Gobier
disponibilidad no
del Portal de
Internet y genera
nombre de usuario
y contraseña

Carpeta Ejecutiva
24.2
Envía por correo

electrónico
notificación de
celebración de la
sesión a los
24.3
Directores
Generales
Realiza
confirmación de
asistencia de los
integrantes.
Integra lista 24.4
de
asistencia.
Reproduce e
integra las
Carpetas
Ejecutivas de
Trabajo del
Presidente,
Titular del Formato
Organismo y
24.5 lista de
Secretario asistenc
Elabora las guías
Técnico. ia
de conducción
24.6
Concluye y tiene
lista la Guía de
Conducción y
Resúmenes
Ejecutivos
FIN

Carpeta Ejecutiva

Carpeta Ejecutiva
6. DESARROLLO.
Actividad Desarrollo Responsable
1.1 Consulta dentro de los primeros cinco días Departamento de

hábiles de los meses de enero, abril, Proyectos
julio y octubre, el calendario de sesiones Estratégicos
para obtener fecha de la próxima sesión
ordinaria. (1 día hábil).
2.1 Una vez confirmada la fecha de sesión,
solicita vía electrónica a las unidades
administrativas, remitan por el mismo
medio, en un plazo de 10 días hábiles, el
avance del seguimiento de acuerdos y las
propuestas e información necesaria para
integrar los diversos apartados. (10 días
hábiles)
3.1 Reciben correo electrónico con la Unidades
solicitud de información, la integran y Administrativas
envían dentro del plazo establecido. (10
días hábiles)
4.1 Recibe propuestas y seguimiento de Departamento de
acuerdos, revisa información y dictamina: Proyectos
¿Procede? Estratégicos
No procede, regresa a la actividad 3.1
Si procede, continúa con la actividad 4.2
(1 día hábil)
4.2 Integra en el formato respectivo: Orden

del Día (POM-01-F4), Lista de Asistentes
(POM-01-F3), Acta de la última Sesión
Ordinaria, Propuestas de Acuerdo (POM-01-
F1), Seguimiento de Acuerdos (POM-01-F5);
y lo archiva de forma electrónica.
(3 días hábiles)
4.3 Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en
formato pdf., para prevenir alteración de
información.
(1 día hábil)

Carpeta Ejecutiva
5.1 Instruye elaboración de: Carátula de Director de Gestión y

Carpeta Ejecutiva de Trabajo (POM-01-F2) Desarrollo
que incluya clasificación de la Estratégico
Información. (1 día hábil)
6.1 Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva Departamento de
de Trabajo con clasificación de la Proyectos
información. (1 día hábil) Estratégicos
6.2 Remite documento a la Dirección de Gestión
y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del
Secretario Técnico de la H. Junta de
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
7.1 Revisa y remite al Secretario Técnico de Director de Gestión y

la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), Desarrollo
el documento para su Vo. Bo. (1 día hábil) Estratégico
8.1 Revisa el documento, y dictamina: Secretario Técnico de

¿Procede? la H. Junta de
No procede, regresa a la actividad 6.1 Gobierno (Oficial
Si procede, continúa con la actividad 8.2 Mayor)
(1 día hábil)
8.2 Rubrica la Carátula de la Carpeta

Ejecutiva de Trabajo, y es devuelta a la
Dirección de Gestión y Desarrollo
Estratégico. (1 día hábil)
9.1 Recibe los documentos debidamente Director de Gestión y
rubricados y los remite al Departamento Desarrollo
de Proyectos Estratégicos e instruye la Estratégico
digitalización de la información y su
posterior resguardo. (1 día hábil).
10.1 Recibe el documento mismo que se Departamento de
digitaliza, para posteriormente realizar Proyectos
la impresión de los juegos necesarios para Estratégicos
incluirlos en cada carpeta de los
integrantes de la H. Junta de Gobierno y
concluir integración. (1 día hábil)
10.2 Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo
para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la
Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día
hábil)

Carpeta Ejecutiva
10.3 Remite Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la

Dirección de Gestión y Desarrollo
Estratégico para Vo. Bo. del Secretario
Técnico de la H. Junta de Gobierno
(Oficial Mayor). (1 día hábil)
11.1 Revisa y remite al Secretario Técnico de Director de Gestión y
la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), Desarrollo
la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su Estratégico
Vo. Bo. (1 día hábil)
12.1 Revisa el documento, y dictamina: Secretario Técnico de
¿Procede? la H. Junta de
No procede, regresa a la actividad 10.2 Gobierno (Oficial
Si procede, continúa con la actividad Mayor)
13.1.
(1 día hábil)
12.2 Da Vo. Bo. y presenta a la Titular del
Organismo la Carpeta Ejecutiva de Trabajo
para su autorización. (1 día hábil)
13.1 Autoriza Carpeta Ejecutiva de Trabajo y Titular del Organismo
devuelve al Secretario Técnico de la Junta
de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
14.1 Devuelve Carpeta Ejecutiva de Trabajo a Secretario Técnico de

la Dirección de Gestión y Desarrollo la H. Junta de
Estratégico e instruye lo conducente. (1 Gobierno (Oficial
día hábil) Mayor)
15.1 Solicita impresión de la Carpeta Ejecutiva Director de Gestión y

de Trabajo para los integrantes de la H. Desarrollo
Junta de Gobierno. (1 día hábil) Estratégico
16.1 Reproduce e integra la Carpeta Ejecutiva Departamento de

de Trabajo para cada uno de los Proyectos
integrantes de la H. Junta de Gobierno. Estratégicos
(1 día hábil)

Carpeta Ejecutiva
17.1 Instruye elaboración de Oficios de Director de Gestión y

Convocatoria para los integrantes de la Desarrollo
H. Junta de Gobierno a fin de remitirse Estratégico
al Secretario Técnico para su firma
(Oficial Mayor). (1 día hábil)
18.1 Elabora oficios de convocatoria para firma Departamento de
del Secretario Técnico de la H. Junta de Proyectos
Gobierno (Oficial Mayor), para su Estratégicos
posterior envío a los integrantes del
Cuerpo Colegiado. (1 día hábil)
18.2 Remite oficios para Vo. Bo. del Director
de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1
día hábil)
19.1 Revisa oficio y solicita firma al Director de Gestión y
Secretario Técnico de la H. Junta de Desarrollo
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Estratégico
20.1 Firma oficios e instruye lo conducente. Secretario Técnico de
(1 día hábil) la H. Junta de
Gobierno (Oficial
Mayor)
21.1 Instruye se envíe los oficios de Director de Gestión y
Convocatoria con la Carpeta Ejecutiva de Desarrollo
Trabajo a los integrantes de la H. Junta Estratégico
de Gobierno y en el caso de los Directores
Generales del Sistema Nacional DIF, se les
notifique por medio de correo electrónico,
en su calidad de invitados, la fecha y
hora de celebración de la sesión. (1 día
hábil)
22.1 Coordina entrega de los oficios de Departamento de
Convocatoria para los integrantes del Proyectos
Cuerpo Colegiado 5 días hábiles anteriores Estratégicos
a la fecha de la sesión. (1 día hábil)
22.2 Envía de manera adicional correo
electrónico que contiene oficio de
convocatoria para los Integrantes de la
H. Junta de Gobierno, donde se notifica
fecha, lugar y hora de la sesión. (1 día
hábil)

Carpeta Ejecutiva
23.1 Verifica operación del Portal de Internet Dirección de

de la H. Junta de Gobierno que permita la Tecnologías de la
carga de información de la sesión a Información
llevarse a cabo.
(1 día hábil)
24.1 Confirma que se encuentra disponible el Departamento de
Portal de Internet de la H. Junta de Proyectos
Gobierno e incorpora archivos Estratégicos
electrónicos y genera nombre de usuario y
contraseña de acceso para los Directores
Generales del Sistema Nacional DIF. (1 día
hábil)
24.2 Envía por medio de correo electrónico la Departamento de
notificación de celebración de la sesión Proyectos
a los Directores Generales del Sistema Estratégicos
Nacional DIF, en su calidad de invitados,
donde se indica fecha, lugar y hora de la
sesión, así como dirección Web, usuario y
contraseña de forma individual. (1 día
hábil)
24.3 Realiza llamadas telefónicas para
confirmar asistencia de los integrantes de
la H. Junta de Gobierno, integra lista de
asistentes y prepara personificadores. (1
día hábil)
24.4 Reproduce e integra las Carpetas
Ejecutivas de Trabajo, del Presidente de
la Junta de Gobierno (Secretario de
Salud), la Titular del Organismo y del
Secretario Técnico de la H. Junta de
Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)
24.5 Elabora la Guía de Conducción para el
Presidente de la Junta de Gobierno
(Secretario de Salud), Titular del
Organismo y Secretario Técnico (Oficial
Mayor) (1 día hábil)
24.6 Concluye y tiene lista la Guía de
Conducción y Resúmenes Ejecutivos 3 días
antes de la sesión. (1 día hábil)

Carpeta Ejecutiva

Carpeta Ejecutiva
7. REFERENCIAS
7.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Publicada en el

Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus Reformas).
7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario

Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, y sus Reformas).
7.3. Ley General de Salud (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el

07 de febrero de 1984, y sus Reformas).
7.4.- Ley de Asistencia Social (Publicada en el Diario Oficial de la Federación

el 02 de septiembre de 2004, y sus Reformas).
7.5.- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada en el Diario

Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986, y sus Reformas).
7.6.- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada

en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990, y sus Reformas).
7.7.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de

la Familia (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero
de 2006, y sus Reformas).

Carpeta Ejecutiva
8. ANEXOS
8.1 Propuesta de Acuerdo

Carpeta Ejecutiva
8.2 Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo

Carpeta Ejecutiva
8.3 Lista de Asistencia

Carpeta Ejecutiva
8.4 Orden del Día

Carpeta Ejecutiva
8.5. Seguimiento de Acuerdos

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Versión dictaminada por el Comité de Mejora

Proveer al Responsable de la elaboración e integración de la carpeta,

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El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular

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3.1.- Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos,

3.2.- Acuerdo: Es la resolución o disposición adoptada sobre algún

3.3.- Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas de cada

3.4.- Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran

3.5.- Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve

3.6.- H. Junta de Gobierno: Cuerpo Colegiado integrado por

3.7.- Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el

3.8.- Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y

Clave: Fecha: Página: 5

3.10.- Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al

3.11.- Sesión Ordinaria: Es aquella que se establece celebrar por

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4.1.- Titular del Organismo: Autoriza el contenido de la Carpeta

4.2.- Oficial Mayor: Revisa y da Vo. Bo. al contenido de la Carpeta

4.3.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la

4.4.- Departamento de Proyectos Estratégicos:

4.5.- Dirección de Tecnologías de la Información: Mantiene actualizado

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DEPARTAMENTO DE PROYECTOS UNIDADES DIRECCIÓN DE SECRETARÍA TITULAR DEL DIRECCIÓN DOCUMENTOS

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Envía por correo

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Actividad Desarrollo Responsable

1.1 Consulta dentro de los primeros cinco días Departamento de

4.2 Integra en el formato respectivo: Orden

Clave: Fecha: Página: 15

5.1 Instruye elaboración de: Carátula de Director de Gestión y

7.1 Revisa y remite al Secretario Técnico de Director de Gestión y

8.1 Revisa el documento, y dictamina: Secretario Técnico de

8.2 Rubrica la Carátula de la Carpeta

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10.3 Remite Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la

14.1 Devuelve Carpeta Ejecutiva de Trabajo a Secretario Técnico de

15.1 Solicita impresión de la Carpeta Ejecutiva Director de Gestión y

16.1 Reproduce e integra la Carpeta Ejecutiva Departamento de

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17.1 Instruye elaboración de Oficios de Director de Gestión y

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23.1 Verifica operación del Portal de Internet Dirección de

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7.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Publicada en el

7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario

7.3. Ley General de Salud (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el

7.4.- Ley de Asistencia Social (Publicada en el Diario Oficial de la Federación

7.5.- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada en el Diario

7.6.- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada

7.7.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de

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8.1 Propuesta de Acuerdo

Clave: Fecha: Página: 22

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