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ÍNDICE
ESTRUCTURACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTO .................................................................................. 3
RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA EXPOSICIÓN Y REDACCIÓN DE LOS TEXTOS ............ 6
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................ 21
ACTA.............................................................................................................................................................. 21
ACUERDO ..................................................................................................................................................... 23
LA AUTENTICA: ........................................................................................................................................... 25
CERTIFICACIÓN .......................................................................................................................................... 25
CERTIFICADO .............................................................................................................................................. 26
CIRCULAR .................................................................................................................................................... 31
CONOCIMIENTOS ....................................................................................................................................... 32
CONTRATO .................................................................................................................................................. 33
Control............................................................................................................................................................ 35
CONVOCATORIA ......................................................................................................................................... 36
CURRICULUM VITAE .................................................................................................................................. 37
DECLARACIÓN JURADA ............................................................................................................................ 40
DECRETO ..................................................................................................................................................... 41
EL DICTAMEN .............................................................................................................................................. 43
EL EXPEDIENTE .......................................................................................................................................... 43
INSTRUCTIVO .............................................................................................................................................. 44
MATRICULA .................................................................................................................................................. 46
REGLAMENTO ............................................................................................................................................. 51
RESOLUCIÓN............................................................................................................................................... 53
SOLICITUD.................................................................................................................................................... 56
LA SOLVENCIA ........................................................................................................................................ 58
TRANCRIPCIÓN ........................................................................................................................................... 58
MODELO DE REGISTRO DOCENTE Y ESCOLARES ............................................................................ 60
CARTA ........................................................................................................................................................... 60
TRAMITACIÓN.............................................................................................................................................. 61
CONVENIO.................................................................................................................................................... 62
INFORME ...................................................................................................................................................... 67
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EL MEMORIAL .............................................................................................................................................. 71
LA CITACION ................................................................................................................................................ 73
EL PARTE ..................................................................................................................................................... 75
EL PODER..................................................................................................................................................... 76
LEGALIZACION ............................................................................................................................................ 77
El correo electrónico ..................................................................................................................................... 78
LIBROS QUE SE DEBEN DE TENER EN LOS CENTROS EDUCATIVOS ........................................... 80
REPOSICIÓN DE DIPLOMAS Y RAZONAMIENTOS ............................................................................... 81
TRÁMITE DE AUTORIZACIÓN PARA EXCURSIONES........................................................................... 82
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Hay que tener en cuenta las siguientes observaciones sobre el empleo de tipos de letras:
1. El subrayado de palabras únicamente se utilizará en casos especiales.
2. La negrita no se utilizará en el cuerpo del texto; por tanto, sólo se empleará en el título
del documento, de los apartados, subapartados y otras subdivisiones.
3. Para los números de las notas a pie de página se adoptará el tipo de letra superíndice.
Respecto a los apartados de un texto se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
1. La inclusión de excesivas divisiones puede llegar a dificultar la comprensión; por lo
tanto, se utilizarán las estrictamente necesarias.
2. Si se precisara recurrir a subapartados, se procurará que la numeración de los mismos
no supere los dos dígitos.
3. Para las subdivisiones dentro de los subapartados se utilizarán letras.
4. Por último, si dentro de una subdivisión de un subapartado se precisara realizar una
nueva separación se recurrirá a símbolos como el guión largo (—
texto. Para ello se podrá recurrir a una de las siguientes opciones: a) disminuir el interlineado
del documento (se seleccionará un interlineado exacto inferior a 12 puntos); b) aumentar el
interlineado a fin de que parte del texto pase a la página siguiente.
9. Tanto la antefirma (identificación del cargo o puesto) como la identificación nominativa
del firmante del documento irán centradas; la primera en mayúsculas y la segunda en
minúsculas.
2.1. Estructura
a) Encabezamiento
Según establece el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y material impreso de
la Administración General del Estado, en todos los documentos que recojan actos
administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe
figurar un encabezamiento en el que consten al menos los siguientes datos:
– El título, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido
esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
Se utilizará letra arial de 14 puntos, en mayúscula y negrita. Si ocupa una sola línea irá
centrado; si ocupa más de una, irá con justificación total.
b) Cuerpo
Si se emplea alguna fórmula de tratamiento, no irá en el cuerpo del texto, sino al pie del
escrito o en el apartado que se refiere al destinatario.
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c) Formalización
Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe estar
formalizado.
– Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio ; la fecha es la del día en que se formaliza el documento.
Para el día y el año (sin punto) se usarán los números; para el mes, la letra minúscula.
La línea del lugar y fecha llevará justificación total, con una tabulación al comienzo y punto al
final.
– Antefirma
Expresará el cargo o puesto al que corresponda emitir el documento.
Irá en mayúscula, centrado, sin coma al final y separado del párrafo de lugar y fecha por una
línea en blanco.
Irá en minúscula, centrado y sin punto al final; se dejará una separación aproximada de 4 a 6
líneas en blanco respecto de la antefirma.
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Entre los lenguajes especiales empleados por todas las lenguas se encuentra el utilizado por
la administración pública. Como uso específico de un idioma, el llamado lenguaje
administrativo debe ceñirse a las normas generales de la lengua a la que corresponda, al
mismo tiempo que constituye un medio fundamental de difusión de dicha lengua. Por
consiguiente, los redactores de los diversos documentos administrativos deben ser
conscientes de su responsabilidad ante el buen uso de las formas lingüísticas. Esta
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corrección formal contribuirá a una comunicación más diáfana con los receptores y,
simultáneamente, podrá convertirse en modelo de una expresión de calidad.
1. Uno de los requisitos fundamentales que deben presentar los documentos administrativos
es la claridad. Para alcanzar esa sencillez en la exposición que siempre debe estar presente
a la hora de transmitir la información a los destinatarios, aportamos una serie de
recomendaciones:
1.1. Se ha de huir de formas arcaizantes o excesivamente técnicas, que pueden crear cierta
incomprensión al ser poco habituales en la lengua general. Con esto no se quiere decir que
estas formas se consideren erróneas y, por consiguiente, sean rechazables; lo que se
pretende con esta advertencia es que tengan un uso limitado para alcanzar la claridad que
debe perseguir este tipo de mensajes. Como ejemplos de estos usos, citaremos los
siguientes:
a) El futuro imperfecto de subjuntivo deberá sustituirse por las formas del pretérito imperfecto
de subjuntivo o del presente de indicativo:
... ésta procedió a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de Justicia de
Canarias, a los efectos que fueren pertinentes en el ámbito de sus competencias.
... ésta procedió a dar traslado de todo lo actuado al Tribunal Superior de Justicia de
Canarias, a los efectos que fueran pertinentes en el ámbito de sus competencias.
b) Las palabras técnicas pueden reemplazarse por otros vocablos más usados. En los textos
siguientes mostramos, como ejemplo, la sustitución de los términos obrantes y extremos:
... las certificaciones sólo versarán sobre aquellos extremos concretos acreditados...
...las certificaciones sólo versarán sobre aquellos asuntos concretos acreditados...
c) Lo mismo ocurre con locuciones preposicionales muy técnicas, como a tenor, fácilmente
sustituible por de acuerdo con:
d) En vez de las frases hechas tomadas directamente del latín, como ab initio, ad absurdum,
ad infinitum, ad pédem lítterae, apud acta, bona fide, pro indiviso, Deo volente..., se
recomienda usar sus correspondientes traducciones (desde el principio, por reducción al
absurdo, sin fin, literalmente, según consta en el acta, de buena fe, [bien] que se posee en
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Al final del manual presentamos una lista de expresiones latinas plenamente adaptadas al
español, que deben ser conocidas porque son de uso generalizado. Frente a los ejemplos
que indicábamos en el párrafo anterior, el empleo de estos latinismos consolidados no ofrece
inconvenientes, aunque lo más recomendable es alternar con las expresiones españolas en
todos aquellos casos en que esto es posible.
1.2. Contribuye también a cierta imprecisión significativa el abuso del gerundio en estos
textos. Si bien es cierto que con esta forma verbal se puede ahorrar tiempo y espacio, no
cabe duda de que la ausencia del nexo que requieren las formas verbales personales
oscurece el matiz semántico de la oración:
Ante la insistencia del paciente, la enfermera sale de la habitación y regresa al poco tiempo
para retirar tanto la pastilla del compañero de habitación, como el antibiótico que le habían
prescrito por error.
En el epígrafe dedicado a los gerundios, no puede olvidarse el mal uso de estas formas
verbales cuando complementan con valor especificativo a nombres inanimados. En estos
casos el gerundio debe sustituirse por una construcción de relativo:
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1.3. En ocasiones, probablemente con el fin de conseguir una comunicación más diáfana, en
el registro administrativo se abusa de expresiones como el mismo, dicho, éste.
Obsérvese cómo en la frase siguiente podría sustituirse el mismo por el pronombre lo:
1.4. A pesar de que uno de los síntomas de madurez lingüística es la complejidad de las
oraciones, a veces se corre el peligro de que las frases excesivamente largas oscurezcan el
significado de lo que se quiere decir. De ahí que en los documentos administrativos, en los
que es esencial la claridad de la información, sea aconsejable el uso de oraciones cortas que
no produzcan ambigüedad. El texto que aparece a continuación:
Ha faltado en esta ocasión un consenso previo con los sectores más afectados,
conjugándose no sólo los intereses del comercio, sino también los del ocio y esparcimiento
que se van a ver perjudicados de manera indirecta por la llamada liberalización, no
entendiéndose la precipitación habida ni las formas utilizadas por el Gobierno, salvo que se
pretenda contemplar, prioritariamente, los intereses de las grandes superficies.
Ha faltado en esta ocasión un consenso previo con los sectores más afectados (comercio y
ocio y esparcimiento). Ambos verán perjudicados sus intereses de manera indirecta por la
llamada liberalización. Es incomprensible la actuación precipitada del Gobierno, a no ser que
pretenda favorecer los intereses de las grandes superficies.
1.5. En este mismo apartado hay que tener en cuenta el empleo abusivo de locuciones
preposicionales que pueden ser sustituidas por una sola palabra. Con ello se beneficiaría la
diafanidad comunicativa. Damos algunos ejemplos en los que algunas locuciones pueden ser
reemplazadas por preposiciones simples:
en solicitud de por
en aras de al objeto de
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1.6. Cabe hacer consideraciones similares con relación a ciertas construcciones de verbo
más sustantivo que admiten la sustitución por un verbo simple:
Por todo lo expuesto vengo en resolver lo siguiente Por todo lo expuesto resuelvo lo
siguiente
Es evidente la conveniencia de incluir... Es conveniente incluir...
2.1. El falso prestigio que acabamos de exponer se manifiesta muy claramente en ciertos
enlaces preposicionales. Citaremos algunos de ellos y daremos a continuación las
expresiones por las que deben ser reemplazados:
Medidas ejecutadas por el Gobierno de Canarias para la juventud según el Plan General.
a nivel de en, en cuanto a, desde el punto de vista de, en lo que respecta a
En este apartado incluiremos el abuso de la preposición a que aparece bien ante infinitivo,
bien en determinadas locuciones. Las sustituciones recomendadas son:
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2.2. Se observa asimismo un uso abundante de la frase "es por ello que":
Por otro lado, nuestra lengua ofrece otras posibilidades de expresar lo mismo con más
sencillez:
2.3. Otras veces se alargan innecesariamente palabras que ya existen en español con una
forma más reducida. En la categoría verbal hoy destaca el amplio número de derivados
formados con el sufijo –izar: términos como visualizar, señalizar, concretizar, culpabilizar,
inicializar, uniformizar, ultimizar, tutorizar, sustituyen frecuentemente a las formas
patrimoniales de nuestra lengua (ver, señalar, concretar, culpar, iniciar, uniformar, ultimar,
tutelar). Otro ejemplo de esta tendencia es el frecuente uso de verbos como influenciar,
explosionar, recepcionar....
Tampoco faltan muestras de estos vocablos entre los sustantivos. Compasividad, practicidad,
prioricidad, significatividad son ejemplos evidentes del empleo abusivo de la derivación –
(i)dad para formar nombres abstractos de cualidad a partir de adjetivos.
2.4. Las modas también afectan a las locuciones adverbiales. Algunas de mucho uso en la
actualidad son:
de inicio en principio
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se puede escribir:
Asimismo, puede sustituirse esta construcción de tercera persona por la de primera, aunque
sea en plural. En lugar de
puede aparecer:
A fin de evitar este distanciamiento, también puede sustituirse el infinitivo por el imperativo en
oraciones como la siguiente:
No obstante, si, por las características de este lenguaje, se hace difícil alguna de las
soluciones propuestas y hay que usar las llamadas oraciones pasivas reflejas, es
conveniente tener en cuenta un error muy frecuente que ha de evitarse. Nos referimos a que
es necesario poner en el mismo número gramatical el sujeto y el verbo. De esta manera, las
frases que siguen se corregirán en el sentido que se expone a continuación:
*... por lo que se analiza prioritariamente aquellos casos que ingresan por urgencias ...
... por lo que se analizan prioritariamente aquellos casos que ingresan por urgencias ...
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No queremos dejar de citar el caso del polémico año 2000, que en la documentación oficial,
según recomienda la Real Academia Española de la Lengua, debe escribirse sin el artículo:
*Los asistentes a aquel curso deben estar seguros que al final se les dará un certificado.
sino:
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de que al final se les dará un certificado.
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de las condiciones de la inscripción
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de eso.
*El hecho que nadie se hubiera dado cuenta que se había infringido la ley...
El hecho de que nadie se hubiera dado cuenta de que se había infringido la ley...
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*Se comunica, ante la gran cantidad de solicitudes presentadas, de que se ampliará el plazo
de...
*Se considera de que las pruebas deben ser públicas
3. Las expresiones latinas constituyen una muestra más de los titubeos en el uso de las
preposiciones. Como sabemos, en latín los casos cumplían el papel de estos elementos y,
por consiguiente, el uso de las preposiciones sería redundante, porque se estarían
empleando dos formas para expresar un mismo contenido. Por todo ello, y dada la
abundancia de expresiones latinas en el lenguaje administrativo, hay que tener las ideas muy
claras en lo que concierne a estos usos:
cuando se comienza a hablar o bien en el momento en que se quiere dar por finalizado el
enunciado. Consiste en el empleo del infinitivo como si se tratara de una forma conjugada,
sin el apoyo de un verbo auxiliar:
Las actas, los certificados y las circulares deben ser presentados en...
b) Ante sustantivos femeninos que comienzan por a (ha) tónica (acta, aula, área...) debe
ponerse el artículo en masculino: el acta, un aula.
La única excepción son los indefinidos algún y ningún, que potestativamente pueden
aparecer tanto en masculino como en femenino.
Un error que se observa con cierta frecuencia es el que cometen algunos hablantes cuando
en estas frases pasan a masculino no sólo el artículo sino los otros elementos que
acompañan al sustantivo y dicen:
el acta firmada
el aula asignada para el examen
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c) Los verbos ser, resultar, parecer y algunos otros requieren frecuentemente un adjetivo,
que es el que en realidad aporta el significado (es necesario, resulta ocioso, parece claro...).
En estos casos el adjetivo tendrá que concordar en género y número con el sustantivo al que
se refiera, y en número con el verbo correspondiente:
d) En este apartado hemos de hablar también de las numerosas dudas que últimamente se
suscitan en torno al llamado sexismo lingüístico. Como somos conscientes de las dificultades
que supone este tema, se tratará con más profundidad en el manual de estilo. Sin embargo,
es conveniente aportar ya desde estas páginas algunos usos básicos.
Para resolver las posibles dudas en el uso de las referencias a las titulaciones académicas,
exponemos a continuación una serie de términos extraídos de la tabla de equivalencias
publicadas en el BOE del 28 de marzo de 1995. Se mantendrán los nombres genéricos
establecidos por el uso de títulos como bachiller.
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TITULACIONES ACADÉMICAS
masculino femenino
diplomado diplomada
ingeniero técnico ingeniera técnica
arquitecto técnico arquitecta técnica
graduado social graduada social
maestro maestra
Licenciado licenciada
ingeniero ingeniera
arquitecto arquitecta
doctor doctora
doctor ingeniero doctora ingeniera
Presentan cambios de significado según el género, entre otros, los sustantivos editorial,
margen, orden:
Escriba en el margen izquierdo del impreso las indicaciones que desee hacer constar.
La ciudad de Las Palmas de Gran Canaria nació en la margen derecha del Guiniguada.
f) Hay que prestar atención al género de currícula. Al ser un neutro latino han de concordar
con el artículo plural masculino (los currícula), si bien es aconsejable utilizar en ese caso la
forma castellanizada: los currículos.
Además de los casos que hemos comentado en los epígrafes anteriores - al hablar de las
oraciones pasivas reflejas y de las construcciones con los verbos ser, resultar... más
adjetivos-, debemos hacer hincapié en el uso del verbo haber.
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En español el verbo haber es impersonal. Esto significa que no se construye con sujeto; por
tanto, el sintagma nominal que aparece a su lado funciona como complemento directo: puede
sustituirse por lo(s), la(s).
Sin embargo, en muchas zonas dialectales, como Canarias, los hablantes conjugan haber
como si fuera un verbo personal y lo hacen concordar con el sintagma nominal adjunto. De
este modo se pueden oír construcciones como
*habrán papeletas de todas las candidaturas
*habían sesiones sin el quórum preciso
*hubieron muchas irregularidades en ese tribunal
Este uso está muy extendido en nuestra región y, a veces, se puede oír a algunos hablantes
cultos. Ya hemos visto, sin embargo, que el sintagma que acompaña al verbo no es el sujeto
y, por consiguiente, no tiene que concordar con haber, como se ve, por ejemplo, en la tercera
persona del presente de indicativo: ningún hablante altera el número de la forma hay:
Lo que decimos se aplica también a las formas compuestas del verbo haber (ha habido,
había habido...) y a los casos en que este verbo se conjuga con un auxiliar para formar una
perífrasis (puede haber, debe haber, suele haber...).
Las formas de tercera persona plural (habían, habrán, han habido, etc.) son mucho más
frecuentes que otras personas de haber, como las de primera del plural (habemos,
habíamos, habremos), que se sienten como claros vulgarismos:
La colocación del pronombre al final del verbo hace que se forme una sola palabra y que, por
lo tanto, se produzca un cambio en la acentuación. Las palabras esdrújulas que resulten de
esta unión con el pronombre llevarán siempre tilde, como ocurre con todas las esdrújulas:
dígase, anótese, absténganse.
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Las últimas normas establecidas por la Real Academia Española de la Lengua disponen que
en todos los casos se apliquen las reglas generales de la acentuación. Hasta la publicación
de esta Ortografía era preceptivo respetar el acento ortográfico que el verbo presentaba
antes de la adición del pronombre. De esta manera, compró mantenía su tilde al convertirse
en compróle. A partir de ahora esta palabra pierde su acento porque se convierte en una
palabra llana que, por acabar en vocal, n o s, no se tilda: comprole. Lo mismo ocurre con
formas como dele, dense, callose...
Habrá de tenerse muy en cuenta esta innovación académica, dado el frecuente uso de estas
formas lingüísticas en los documentos administrativos.
b) En la grafía de las expresiones latinas ya incorporadas a nuestra lengua se debe observar
lo que señala la RAE en la última edición de la Ortografía: "se acentuarán gráficamente de
acuerdo con las reglas generales del español": currículum, superávit...
c) En este apartado debemos recordar ciertos aspectos tipográficos que suelen plantear
dudas y que son de frecuente uso en los documentos administrativos:
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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTA
Es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de
lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos,
o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
La estructura:
La estructura del acta esta determinada por su contenido, ya que cada apartado se
corresponde con cada uno de dos aspectos de la reunión. En general, en un acta se puede
distinguir los siguientes apartados.
El titulo: recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen
La Introducción:
Precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una relación
de presentes y ausentes que normalmente aparecen en el margen), así como los nombres
completos del presidente y el secretario de la reunión
El orden del día:
Recoge la relación detallada de los asuntos que se van a trata
El desarrollo de la reunión:
Da cuenta de lo tratado especificando- si es preciso-quienes han intervenido y las opiniones
formuladas
El cierre:
Concreta la hora a en la que se le considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de
los presentes e incluye la firma del presidente y del secretario.
Tipos de Actas:
Acta de reuniones:
Facilita la síntesis de lo sucedido de la reunión. Resulta muy apropiado para las reuniones
orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellos
que se convocan para la resolución de conflictos
Acta de Constitución:
El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la organización que estamos
formando y en cual se hace constar el tipo de organización
Acta Constitutiva:
Viene a ser un documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a
la de la información de una sociedad o agrupación
Acta de Matrimonio:
Es un acto jurídico civil, solemne y publico mediante dos personas de distintos sexos
establecen una unión regulada por la ley y dotada de ciertas estabilidad y permanencia
Acta de asamblea:
Documento en la cual se contiene la celebración de un acta ordinaria o extraordinaria,
celebrada por los miembros de una persona moral
Acta de nacimiento
Es el primer documento que identifica a una persona, este documento oficial expedido por el
estado da el reconocimiento y o nacimiento (como el mismo nombre lo dice) de toda persona
a la vida jurídica (es un control del estado para la persona sujeta de derechos y obligaciones
dentro del marco legal). Este documento contiene los datos primordiales de toda persona
como lo son Nombre completo, Nombre de los padres, lugar de nacimiento, fecha de
nacimiento, hora de nacimiento y así todos los datos de plantificación de la persona, es el
documento mas importante de toda persona
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Acta notarial:
Son aquellos documentos autorizados en forma legal por el Notario, para dar fe de un hecho
o de una pluralidad de hechos que presencie o le consten, o que personalmente realice o
compruebe y que no constituyen negocio jurídico. Las declaraciones que no sean de
voluntad son actas y no escrituras pues éstas, por definición han de contener declaraciones
negóciales.
De conformidad con Nery Roberto Muñoz es el instrumento autorizado a instancia de parte,
por un Notario o escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos
que presencian y les constan, de los cuales dan fe y que no por su naturaleza, no sean
materia de contrato.
Ejemplo de acta
Acta No 1-20 13. En el canton central del municipio de Union Cantinil, Huehuetenango siendo
las ocho horas del dia lunes diesciseis de marzo del año dos mil trece, constituidos en el
local que ocupa la dirección del Instituto Nacional de educación Básica de Unión Cantinil , el
director del establecimiento Luis Gilberto Cano Tello y el Profesor de Enselanza Media
Marvin López para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: Se presenta a la dirección del
establecimiento el profesor Marvin López con el propósito de tomar posesión del puesto de
Director Profesor Titulado . SEGUNDO: el PEM Marvin López presenta ante el director del
establecimiento el Acuerdo Ministerial de Nombramiento No. DIREH-0432-2013 de fecha 09
de febrero de 2013 firmado y sellado por la ministra de educacion Cintia del Águila y por la
Unidad de contrataciones Claudia Maribel López Hernández, por medio del cual se nombra al
referido profesor par acupar el puesto de Director Profesor Titulado del nivel medio segun
partida presupuestaria No. 2013-11130008313-00-1332-0022-31-12-01-00-000-011-0006,
motivo de la accion primer ingreso en este establecimiento jornada matutina con horario de
7:30 horas a 12:30 horas con un salario de Q 2,254 con un total de Q 2,254 correspondiente
a la clase escalafonaria “A” TERCERO: en virtud de lo anterior el director da formal posesion
al cargo al PEM. Marvin López haciendo para el efecto la juramentación respectiva CUARTO:
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No habiendo que mas que hacer constar, se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha
una hora despuesde su inicio firmando para constancia los que en ella intervenimos.conste.
Firmas
Sello
ACUERDO
Concepto
El acuerdo refleja la determinación de un órgano competente (unipersonal o colegiado) para
iniciar un procedimiento y resolver los aspectos relacionados con el mismo antes de su
resolución (por ejemplo, el acuerdo de un decano de nombrar la comisión de selección que
adjudique una beca convocada por el centro).
Estructura
1. Encabezamiento o título
Expresará de una forma clara y lo más breve posible la decisión contenida en el documento.
2.1. Antecedentes, indicación del órgano que acuerda y de la norma que le atribuye la
competencia.
3. Pie
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4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que acuerda; la fecha es la
del día en que se adopta el acuerdo.
5. Firma y sello
5.1 Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
5.2. Firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
EJEMPLO DE ACUERDO
LA MINISTRA DE EDUCACION
CONSIDERANDO
Que es necesario otorgar a los educandos el tiempo libre indispensable para preparar sus
trabajos de investigacion relacionados con sus programas de estudios y para dedicarse a la
actualizacion de sus labores escolares;
CONSIDERANDO
Que las familias guatemaltecas, acostumbran en Semana Santa visitar lugare religiosos y
paseos, dentro y fuera del pais, con fines culturales y recreatuvos.
CONSIDERANDO
Que el propósito del Ministerio de Educación mantener y conservar las tradiciones y
costumbres que son las fuentes de nuestra cultura nacional.
POR TANTO
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ACUERDA:
Autorizar la suspension de actividades escolares en todo el país durante los dias lunes,
martes y miercoles santos, debiendo iniciar sus clases a partir del lunes de la siguiente
semana en la forma acostumbrada.
COMUNIQUESE
LA AUTENTICA:
Definición: Copia de un documento con firma de quien tiene fé pública.
Partes:
A) Encabezado con el lugar y fecha, en la cual se emite la autentica.
B) Nombre del notario que autentica (Da fe)
C) La Palabra CERTIFICO o DOY FE: (En Mayusculas) Según sea el Caso
D) Razón de la autentica.
E) Nombre completo de los comparecientes.
F) Fé de conocerlos o Razón de la autentica.
G) La firma de los comparecientes.
H) Firma, timbre y sello de quien autentica, presindida de la frase ANTE MI.
Modelo de Autentica
AUTENTICA:
En Santa Elena de la Cruz, Flores, Petén, el veintidós de agosto del año dos mil ocho. Yo, el
Infrascrito Notario, DOY FE, de que la presente hoja de papel especial de fotocopia, impresa
en suanverso, es AUTENTICA, por haber sido reproducida el día de hoy en mi presencia
desu original, y que se refiere a: Tarjeta de Circulaciónde Vehículo, de uso: Particular, Tipo:
Pick Up; Marca Toyota, Color:Negro, Placa de circulación numero: P cero ochenta y cuatro
CFL, a nombre de: CESAR ALEXANDER DEL CID MEJIA; En fe de lo cual, firmo y sello la
hoja que legalizo. Doy fe. POR MÍ Y ANTE MÍ:
f.__________________________
CERTIFICACIÓN
Certificación de actas
(F)_______________________________
Director
CERTIFICADO
Concepto
Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, circunstancia o
situación de los que existe constancia documental en los expedientes, con el fin de que
produzca determinados efectos jurídicos.
Por lo tanto, las certificaciones sólo versarán sobre aquellos asuntos concretos acreditados
documentalmente en un expediente o sobre aquellos hechos de los que haya constancia
documental.
Características
En general corresponde al responsable de la unidad correspondiente certificar los
expedientes que tramita o cuyos antecedentes custodia, siempre que esté autorizado para
ello por la normativa vigente.
En la regulación de determinados procedimientos administrativos está establecida, de modo
específico, la forma de emisión de certificados, los cuales serán extendidos y conformados,
en su caso, por el cargo que corresponda según dicha normativa (por ejemplo, las
certificaciones académicas son expedidas por los secretarios de los centros y conformadas
por los directores o decanos de los mismos, las certificaciones de inventario de bienes
adquiridos con cargo al presupuesto de los edificios son expedidas por los administradores).
Estructura
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1. Título Expresará de forma clara y precisa el contenido esencial del certificado (por
ejemplo, «certificado académico personal», «certificado de inventario»,etc.).
2. Identificación del emisor
Deberán constar los siguientes datos, por este orden: nombre, apellidos y cargo o puesto de
la persona que certifica.
La certificación se hará en tercera persona («certifica»), sin anteponer las palabras don o
doña.
En los casos de delegación o suplencia, la fórmula del certificado tiene las siguientes
peculiaridades: en el encabezamiento constará el nombre, apellidos y cargo del firmante y a
pie de página se hará la siguiente aclaración: «Esta certificación se extiende por delegación
de (cargo del órgano que confiere la delegación o suplencia y, en su caso, la disposición en
que se ampara y el boletín oficial en que se publicó)».
Si el certificado se solicita con una finalidad concreta, ésta se expresará directamente (por
ejemplo: «a los efectos del concurso-oposición...»). Si dicha finalidad no se ha especificado,
se empleará una fórmula genérica (por ejemplo: «a los efectos oportunos»).
En definitiva, la redacción del pie del certificado podría ser como la del siguiente ejemplo:
«Para que así conste a los efectos oportunos y a solicitud de D. Pedro Pérez Pérez, se emite
el presente certificado en Las Palmas de Gran Canaria, a uno de febrero de dos mil».
5. Firma y sello
Como en el apartado de identificación del emisor ya constan los datos relativos a su cargo,
nombre y apellidos, éstos no se repetirán y sólo figurarán la firma y el sello; no obstante,
aquellos certificados que deban ser conformados contendrán la antefirma y la identificación
nominativa del órgano que da el visto bueno.
El certificado deberá ser firmado en todas las páginas por el órgano emisor y, en su caso, en
la última página constará la firma del órgano que lo conforma.
El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de la firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
27
Documentos adiministrativos
Ejemplo de certificado
Concepto
Es un documento que acredita de forma oficial la estimación o desestimación de lo solicitado
ante la ausencia de resolución expresa por parte de la administración. Se encuadra en los
procedimientos iniciados a solicitud del interesado.
Características
1) Según la Ley 30/1992, corresponde expedirlo al órgano competente para resolver.
2) Una vez que el interesado solicita la certificación, ésta deberá emitirse en el plazo
máximo de quince días.
Estructura
1. Título
Figurará la frase «Certificado acreditativo de silencio administrativo».
28
Documentos adiministrativos
La certificación se hará en tercera persona («certifica»), sin anteponer las palabras don o
doña.
En los casos de delegación o suplencia, la fórmula del certificado tiene las siguientes
peculiaridades: en el encabezamiento constará el nombre, apellidos y cargo del firmante y a
pie de página se hará la siguiente aclaración: «Esta certificación se extiende por delegación
de (cargo del órgano que confiere la delegación o suplencia y, en su caso, la disposición en
que se ampara y el boletín oficial en que se publicó)».
4. Pie
Al igual que en las resoluciones expresas, el certificado acreditativo de silencio administrativo
deberá señalar si la resolución presunta que se certifica agota o no la vía administrativa, los
recursos que proceden contra la misma, el órgano ante el que pueden interponerse y el plazo
para hacerlo. Se señalará además, que se puede formular cualquier otro recurso que el
interesado considere oportuno.
5. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o unidad que certifica; la
fecha es la del día en que se emite el certificado.
6. Firma y sello
Como en el apartado de identificación del emisor ya constan los datos relativos a su cargo,
nombre y apellidos, éstos no se repetirán y sólo figurarán la firma y el sello.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
29
Documentos adiministrativos
CERTIFICA:
Primero.- Que con fecha 19 de octubre de 1999 don Víctor Cabrera Fernández presentó en
la administración del Edificio de Ingenierías una solicitud de convalidación de asignaturas
impartidas en la titulación de Ingeniería Técnica Industrial.
Tercero.- Que el referido plazo ha transcurrido sin que haya recaído resolución expresa.
Cuarto.- Que el interesado solicitó el día 28 de enero de 2000 la certificación del acto
presunto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43.5 de la Ley 30/1992.
Quinto.- Que según el artículo 43.2 de la Ley 30/1992, los efectos generados por la falta de
resolución expresa son estimatorios de la solicitud de convalidaciones formulada por don
Víctor Cabrera Fernández.
Contra la resolución presunta que se certifica en este documento, que agota la vía
administrativa, podrá interponerse directamente recurso contencioso - administrativo ante el
juzgado correspondiente en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de la
recepción de la presente, o bien hacer uso de la potestad de interponer recurso de reposición
ante el Vicerrector de Estudiantes, según el artículo 116 de la Ley 30/1992, en el plazo de un
mes a contar desde el día siguiente al de la notificación de este certificado.
(Firma y sello)
30
Documentos adiministrativos
CIRCULAR
Concepto
Es un documento administrativo mediante el cual se establecen unas normas o instrucciones
de carácter organizativo o de gestión aplicables en la ULPGC y en materias que son
competencia del órgano que las dicta
Estructura
1. Numeración de la circular
Se situará en la parte superior derecha de cada una de las páginas, en letra cursiva arial
tamaño 10, con el siguiente formato:
2. Título
Se especificará el número de la circular seguido de la denominación del órgano o unidad que
la dicta y a continuación se expresará de una forma clara y breve la materia que regula.
3. Cuerpo
Contendrá los siguientes datos, en este orden:
- Indicación de los motivos que justifican la regulación del tema de que trata la circular y
la competencia para hacerlo.
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o unidad que elabora la
circular; la fecha es la del día en que se emite.
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
5.2. Firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
31
Documentos adiministrativos
Ejemplo de circular
Escuela Oficial Rural Mixta
Aldea La Jícama, Sanarate, El Progreso.
Circular No.003/2009
Aldea La Jícama, 26 de enero de 2009.
A: Personal docente
Atentamente me dirijo a ustedes, rogándoles presentar a ésta oficina a más tardar el día
viernes treinta del presente mes la planificación correspondiente a la comisión de la cual son
integrantes.
Agradeciendo su atención, me suscribo de ustedes,
Atentamente:
Prof. Gerardo Rodríguez
Director
CC. Archivo
Ejemplo de circular
Circular 9/1999
U.G. de Organización y Recursos Humanos
CONOCIMIENTOS
Es un documento que se realiza para dejar constancia de algún suceso, es muy utilizado
cuando se hacen visitas, o cuando se entregan documentos, u otros objetos, para
dejar constancia por escrito y tener un respaldo en futuras ocasiones.
Ejemplo:
CONOCIMIENTO No. 014-2009
Aldea Monte Grande, 25 de marzo de 2009.
En la presente fecha nos visita el señor: Joel Crisanto Ramírez, monitor de
APROFAM, para impartir una charla y exhibir una película referente al Embarazo y
Autoestima, dirigido a los alumnos y alumnas de este centro educativo, actividad que inicia a
las 9:00 horas y finaliza a las 11:00horas.----
CONTRATO
Concepto
Documento que recoge un acuerdo entre la ULPGC y otra persona física o jurídica mediante
el cual las partes consienten en obligarse a dar alguna cosa o prestar algún servicio.
Requisitos
A continuación se enumeran los principales requisitos de los contratos:
1. Sujetos
El sujeto contratante será el rector de la ULPGC u órgano en el que delegue. La otra parte
puede ser tanto una persona física como jurídica (pública o privada).
2. Objeto
El objeto de los contratos deberá ser lícito y determinado y su necesidad para los fines del
servicio público correspondiente se justificará en el expediente de contratación.
3. Precio
Los contratos tendrán siempre un precio cierto, que se expresará en moneda nacional. Los
órganos de contratación cuidarán de que el precio sea el adecuado al mercado.
Estructura
1. Título
Especificará las partes intervinientes y una breve descripción del objeto del contrato.
2. Lugar y fecha
33
Documentos adiministrativos
Se señalará la localidad en la que tenga lugar la firma del contrato y, a continuación, la fecha
consignada en letra.
4. Antecedentes administrativos
Se indicará la resolución mediante la cual se aprueba el objeto del contrato y el concepto
presupuestario al que se imputa el gasto.
5. Cuerpo
Descripción de los fines y contenido del contrato, bajo el epígrafe de CLÁUSULAS DEL
CONTRATO, que se numerarán correlativamente.
6. Consentimiento
El texto del contrato finalizará con la siguiente fórmula: «Para la debida constancia de todo lo
convenido se firma el presente contrato por duplicado, en el lugar y la fecha al principio
mencionados.»
Ejemplo de contrato
Contrato
En la ciudad de Guatemala, a diez días del mes de enero del año 2013 entre la Empresa
Constructora Martínez, representada legalmente para estos efectos por Don Josué
Villatoro, delante el Empleador, con domicilio en Colonia Alvarado comuna de La
Democracia y el señor José Ramírez, DPI 19847191324 , de nacionalidad guatemalteca,
con domicilio para estos efectos en Cantón Independencia, comuna de San Antonio Huista, y
procedente de Huehuetenango, en adelante el trabajador, quienes vienen a celebrar el
presente contrato de trabajo:
PRIMERO: El trabajador se desempeñará como Albañil, en la ciudad de Huehuetenango, en
la Obra denominada Hotel Premier, ubicada en Zona No. 1, 2ª calle 2-31, Colonia Las Flores.
SEGUNDO: El Empleador cancelará la prestación de servicios del trabajador, en la siguiente
forma:
Por día trabajado: 150.00 quetzales.
TERCERO: Aparte de la remuneración señalada el Empleador se compromete a pagar por
día trabajado lo siguiente:
Un bono de: 25 quetzales por puntualidad
Incentivos de: Calidad de trabajo.
34
Documentos adiministrativos
CUARTO: Las partes convienen, en forma clara e inequívoca que, respecto al valor unitario
del trato, se comprende a la unidad de obra hecha y si se ejecutará el trabajo por "Cuadrilla"
(considera más de un trabajador) cualquiera fuere el número, no se alterará el valor unitario y
el valor total resultante de todas las "Unidades" hechas, se prorrateará entre todos los
componentes de la "Cuadrilla", descontando la remuneración base, correspondiente al
tiempo trabajado en el trato.
QUINTO: La remuneración acordada será cancelada el día sábado de cada semana.
SEXTO: La jornada de trabajo será la que se indica:
Mañana: De siete hasta las doce horas.
Tarde: De trece hasta las dieciséis horas.
Esta jornada se distribuirá de lunes a sábado.
SEPTIMO : Esta jornada ordinaria de trabajo no impide que puedan las partes, de común
acuerdo, trabajar horas extraordinarias, en el momento en que sobrevengan circunstancias
que pudieren ocasionar perjuicios en la marcha normal de la Obra, lo cual deberá constar por
escrito y firmado por las partes al reverso del presente documento o en un anexo al mismo.
Sin perjuicio, dicho pacto no podrá exceder más allá de tres meses. Las horas
extraordinarias se pagarán con el cincuenta por ciento de recargo (50%).
OCTAVO: El presente contrato de trabajo tendrá una duración de 12 meses.
NOVENO: El trabajador se compromete y obliga expresamente a cumplir las instrucciones
que le sean impartidas por su jefe inmediato o por la gerencia de la empresa, en relación a
su trabajo, y acatar en todas sus partes las normas del Reglamento Interno de Orden,
Higiene y Seguridad, las que declara conocer y que forman parte integrante del presente
contrato, reglamento del cual se le entrega un ejemplar.
DECIMO: Se deja constancia que el trabajador ingresó al servicio en esta Obra con fecha
diez de enero de 2013
DECIMO PRIMERO: El presente contrato de trabajo se firma en dos ejemplares quedando
uno de ellos en poder de cada parte.
........................................... ............................................
EMPLEADOR TRABAJADOR
DPI 197813251324 DPI 198476321324
Control
Se le llama control a cualquier documento que se realiza para llevar un registro de acciones,
o actividades, se pueden elaborar cuadros de control de asistencia, de uso de libros, etc.
35
Documentos adiministrativos
Ejemplos
CONVOCATORIA
Concepto
Documento mediante el cual se convoca a los miembros de un órgano colegiado a una
reunión del mismo, en un lugar y una hora determinados.
Estructura
1. Título
Se expresará de la siguiente forma: «Convocatoria de………………………………
2. Cuerpo
Contendrá necesariamente la siguiente información:
- Orden del día: se relacionarán en este apartado, numerados de forma correlativa, los
puntos que se tratarán en la reunión. Como primer punto es conveniente que figure la
aprobación del acta de la reunión anterior, salvo que se haya aprobado en la misma.
Por tanto, la redacción del cuerpo de la convocatoria será la siguiente: «Por orden del
presidente, se le convoca a la reunión ordinaria (o extraordinaria) de (denominación del
36
Documentos adiministrativos
órgano) que tendrá lugar el próximo día…. a las…. horas en………, con el siguiente orden
del día: ».
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que convoca; la fecha es la
del día en que se emite la convocatoria.
4. Firma y sello
4.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
4.2. Firma.
5. Pie: destinatario
Se utilizará la fórmula genérica: «SRES. MIEMBROS DE (denominación del órgano
colegiado)», o bien, el nombre y apellidos de cada uno de los miembros; si tiene tratamiento
debido al cargo, éste se expresará también con el nombre. Asimismo, se especificará el
cargo del miembro cuando sea relevante en la composición del órgano colegiado.
CONVOCATORIA DE REUNION
Por la presente se le convoca a la reunión ordinaria del personal del Instituto Nacional de
educación Básica que tendrá lugar el próximo día lunes cinco de enero de 2013, en La
Sala de Reuniones, a las 8 horas, para tratar el siguiente Orden del Día:
f. _________________________
PEM Pablo Isaac Castillo Domingo
Director Técnico Administrativo
INEB, Unión Cantinil
CURRICULUM VITAE
I.- CONCEPTO:
37
Documentos adiministrativos
II.- ESQUEMA:
Nombres : ………………………………………………………………………………
Fecha y lugar de nacimiento :
………………………………………………………………………………
Documento Identidad Nacional:
………………………………………………………………………………
Dirección : ………………………………………………………………………………
Teléfono : ………………………………………………………………………………
Teléfono Celular : ………………………………………………………………………………
Correo Electrónico : ………………………………………………………………………………
Profesión. : ………………………………………………………………………………
Especialidad. : ………………………………………………………………………………
N° de Colegiatura. : ………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………….………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
CAPACITACION
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
ACTIVIDAD DOCENTE.
38
Documentos adiministrativos
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………
MENCION HONROSA.
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………
I.- EJEMPLO:
A.- CAPACITACION
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Documentos adiministrativos
V CONGRESO DE MASTOLOGIA.
“AVANCES EN CANCER DE MAMAS”
INEN 2004.
AUDITORIA DE ENFERMERIA.
ASOCIACION PERUANA DE AUDITORIA DE ENFERMERIA 2003.
DECLARACIÓN JURADA
Concepto
Documento en el que una persona, por propia voluntad o por exigencia de la administración,
manifiesta bajo su responsabilidad, hechos o circunstancias que en ese momento no puede o
no es necesario acreditar de otra forma.
Estructura
1. Datos del declarante
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Documentos adiministrativos
2. Encabezamiento
Figurará la fórmula siguiente: «DECLARO BAJO JURAMENTO».
3. Cuerpo
Se procurará disponer el texto de la declaración de forma clara y concisa, en párrafos breves
y sin utilizar apartados cuya extensión o complejidad dificulte innecesariamente la
interpretación de su contenido.
Se indicarán también los efectos concretos para los cuales se hace la declaración y se
señalará, en su caso, la normativa correspondiente.
Esta declaración se realiza a los efectos de formar parte del tribunal de las pruebas de
aptitud para el acceso a la Universidad en la convocatoria de junio de 2000.
(Firma)
DECRETO
Un decreto es una decisión tomada por una autoridad y que es publicada sin que medie un
consenso, es decir, es una decisión unilateral. Los decretos pueden ser leyes o acciones
que emanan del poder ejecutivo y que son publicadas sin que el poder legislativo intervenga.
Este tipo de acciones son utilizadas en caso de emergencias nacionales, cuando no es
posible esperar los tiempos legales para que sigan su curso normal. La legislación de cada
país indica la autoridad que tiene la capacidad de emitir un decreto, la cual generalmente
41
Documentos adiministrativos
Partes de un decreto:
La siguiente:
CAPÍTULO UNICO
Artículo 1. Objeto: La ley regula la forma en que los manifestantes realizan sus marchas,
horarios, trayectoria y cierre de la misma.
42
Documentos adiministrativos
EL DICTAMEN
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables en
caso y procedentes así como, la opinión razonada del signatario en la cual puede basarse el
superior para dictaminar. Po lo general son emitidos por consejos técnicos.
Modelo de Dictamen.
EL EXPEDIENTE
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, de negocio o administración
educativa, en el cual constan las gestiones hechas por los interesados, investigaciones,
consultas y lo resuelto por las autoridades competentes.
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Documentos adiministrativos
Toda solicitud se inicia con la presentación de un expediente, ya que para poder optar a un
cargo, la oficina administrativa tendrá que informarse por medio de este conjunto de
documentos, si es conveniente o no contratarlo.
Ejemplos de expedientes:
Para solicitar empleo en alguna institución privada (empresa), se presentan los documentos
siguientes:
Solicitud de empleo dirigida al gerente general o encargado del departamento de recursos
humanos.
Currículum vitae que es un documento en el que se escriben todos los datos personales,
estudios realizados, experiencias laborales, talleres, libros o revistas escritas y referencias
personales.
Fotocopia de título de estudios superiores, nivel intermedio y nivel medio.
Fotocopia de constancia del colegiado activo (del Colegio Profesional)
Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- (No
indispensable).
Referencias personales: nombres y teléfonos de personas que den fe del interesado a optar
un cardo dentro de la empresa.
Cartas de regencias, tarjeta de Salud, Antecedentes penales y policíacos.
(Sello)
INSTRUCTIVO
¿Qué son los instructivos? Escrito que contiene indicaciones muy precisas como enseñar el
manejo de un aparato, realizar diversas actividades, efectuar trámites, operar maquinaria,
etc.
Ejemplo de instructivo.
INSTRUCCIONES PARA LA EVALUACIÓN
Antes de proceder a la evaluación, lea las instrucciones y siga las indicaciones. Si
el/la docente está reasignado(a) lo evalúan y se consignan los datos del establecimiento
donde trabajó.
CASILLA A
Consigne la fecha de inicio y final de labores del año que evalúa.
CASILLA B
Lea todo el contenido de la casilla y ponga atención en la responsabilidad que asume como
evaluador. En el espacio en blanco consigne el nombre completo del establecimiento.
Ejemplo: “Escuela Nacional Rural Mixta “José Joaquín Palma”.
CASILLA C
Asegúrese que los datos que se consignan sean los correctos, solicite al evaluado la
Cédula Docente y Cédula de vecindad.
C.1 El registro y clase escalafón aria tómelo de la cédula docente. Si hizo cambio
de nivel,
Ejemplo: del nivel primaria a Secundaria y trabaja en primaria anote el registro de PEM.
C.2 Consigne el nombre como está en la cédula de vecindad.
C.3 Consigne los datos tal como están en el(los) título (s).
CASILLA D
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Documentos adiministrativos
D.1 Consigne los datos y código que tiene el establecimiento en donde esta
nombrado, es el mismo que anota en los cuadros PRIM y cuadros MED. Si está reubicado
en otro establecimiento deje en blanco la casilla D1 y D2. Asegúrese que lo anotó
correctamente, anote el nombre completo del establecimiento.
D.2 Consigne la dirección completa y correcta
CASILLA E
E.1 Consigne el cargo que desempeña. Ejemplo: si está nombrado como profesor y se
desempeña como
Director anote Director.
E.2 Si está presupuestada/o consigne todos los datos que se solicitan, si trabaja en otro
sector (contrato municipal, privado etc.) deje en blanco el espacio “Por acuerdo
No.______________”
E.3 Asegúrese de anotar el código correcto.
CASILLA F
F.1 Asegúrese si el docente evaluado tuvo licencias o permisos. Es importante y es su
responsabilidad que consigne estos datos. Debe adjuntar la copia de la Resolución.
CASILLA G
G.1 El tiempo laborado cuéntelo a partir de la toma de posesión al 31 de octubre.
En el espacio de calificación máxima: 8 puntos, déjelo en blanco. El punteo lo asigna el
sistema de cómputo.
CASILLA H
CALIDAD
Esta sección se refiere directamente a la calificación que el evaluador da al
evaluado por lo tanto está obligado a ser justo y objetivo, se fundamente en el
registro detallado del desempeño del docente, el que debe ser resguardado, ya
que está sujeto a ser analizado por la Junta Calificadora de Personal u otra
autoridad.
La calificación total máxima que se puede otorgar es de 4 puntos. El punteo
máximo para cada aspecto es de 0.50. No se puede otorgar más a un aspecto y restarle a
otro.
CASILLA I
SUPERACIÓN
Los punteos que se otorguen en los aspectos i1 al i9 se debe adjuntar los
documentos de base.
CASILLA J
MÉRITOS ESPECIALES
Los punteos que se otorguen en los aspectos del J1 al J6 se debe adjuntar los documentos
de base.
CASILLA K
SERVICIOS EXTRACARGOS
Los punteos que se otorguen en los aspectos, K3, K4, K7, K8 se fundamentan en
el registro detallado que el evaluador lleve de los servicios brindados por el evaluado.
En los aspectos K1, K2, K5, K6, K9, K10 y K11 se debe adjuntar a la hoja de
Evaluación los documentos de base.
CASILLA L
Anote el lugar, Departamento, Municipio y aldea, Ejemplo: Jutiapa, Atescatempa,
Horcones. Consigne la fecha 31 de octubre del (año).
CASILLA M
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Documentos adiministrativos
MATRICULA
Es el conjunto de personas anotadas en una lista o registro para un fin determinado (La
Educación).
46
Documentos adiministrativos
MEMORÁNDUM
Viene del vocablo latín memorando; que quiere decir: cosa que debe tenerse en la memoria.
Es un instrumento donde se anotan las actividades que deben hacerse en
determinada ocasión o día. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo
de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
Clases o tipos
Breve
Extenso, llamado también Memo
Ejemplo:
MEMORANDUM No.11/2009
Firma y sello
CC. Archivo
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Documentos adiministrativos
MINUTA
Definición de la minuta:
Es el extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o
partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias
para su perfección.
Elementos de la minuta:
Llevan el nombre de la institución, las personas que hacen las peticiones (compromisos), en
donde se llevó la reunión, día, hora y lugar; el listado de acuerdos. Nombre y firma de ambas
partes.
Minuta
Lugar y fecha
Firma del Poderdante
Postfirma
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Documentos adiministrativos
OFICIO
Concepto
Documento mediante el cual un órgano o unidad de la ULPGC comunica con carácter oficial
hechos o actos que están integrados en un procedimiento administrativo.
- Oficios internos: cuando van dirigidos a otro órgano o autoridad de la propia ULPGC.
- Oficios externos: cuando los destinatarios son órganos de otra administración pública,
otras instituciones o entidades y particulares.
Estructura
1. Cuerpo del oficio
Se estructurará de forma ordenada y coherente. Se iniciará con la exposición de las
circunstancias o los hechos correspondientes y se incluirá al final del texto el contenido
esencial que se pretende comunicar.
2. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o unidad que elabora el
oficio; la fecha es la del día en que se emite.
3. Firma y sello
3.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
3.2. Firma.
3.3. Nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:» delante).
3.4. El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de la firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
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Documentos adiministrativos
Ejemplo de oficio
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR 02-07-01, SANARATE, EL PROGRESO
Oficio No.07-009
18 DE MAYO DE 2009.
Respetable Profesora:
Yuri Josefa Archila
Directora EORM
Aldea El Pino
Por medio de la presente le informamos que debe asistir a una reunión el día
miércoles 23 del presente mes en el horario de las 8:00 a las 10:00hrs, concerniente a la
administración, que se impartirá a los directores del sector. Dicha reunión se llevará a
cabo en el Instituto Nacional de Educación Básica del municipio.
Atentamente:
Lic. Julio Marroquín
Supervisor Educativo.
PROVIDENCIA
Constituye una de las formas de comunicación escrita más usada, entre las diferentes
dependencias del Estado, cuando los trámites de asuntos como permisos, solicitudes de
apoyo y otros que así lo requieran. “Documento que se elabora como consecuencia de una
petición escrita.”
Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite
que debe de seguir. Solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición
legal.
Ejemplo
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Documentos adiministrativos
ASUNTO: JMJHNBHGVVF
PROVIDENCIA No. 050-2006
Atentamente pase al Señor Licenciado: Alfredo Álvarez
Canal Director Departamental de Educación de Alta
Verapaz, para su conocimiento y lo que tenga a bien
disponer, emitiendo opinión de que esta supervisión no
tiene inconveniente en acceder a lo solicitado. Consta de 2
folios.
REGION METROPOLITANA
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR: 91-18
SUPERVISION EDUCATIVA, SECTOR NOVENTA Y UNO GUION DIECICOCHO,
Guatemala, _______de __________del dos mil______________.
ASUNTO: Señora: __________________________, en calidad de propietaria del Centro
Educativo___________________________________________________, por las razones
que expone, SOLICITA: autorización de funcionamiento del centro educativo antes
mencionado, en los niveles: Pre primaria y primaria, para ambos sexos. El mismo se
encuentra ubicado en___________ de esta ciudad.
PROVIDENCIA No. 492-2006
Atentamente pase a la licenciada Carmen Ruiz, jefe del departamento del control académico
de la dirección regional metropolitana, el presente expediente para aprobación
correspondiente, informándole que el suscrito avala el funcionamiento de lo solicitado, previo
estudio de dicho expediente.
PEM _______________________
Supervisor Educativo
Sector Dieciocho guión cero uno
Consta de: 104 (ciento cuatro) folios.
REGLAMENTO
Un reglamento es una norma jurídica de carácter general dictada por la Administración
pública y con valor subordinado a la Ley.
La aprobación corresponde tradicionalmente al Poder Ejecutivo, aunque los ordenamientos
jurídicos actuales reconocen potestad reglamentaria a otros órganos del Estado.
Por lo tanto, según la mayoría de la doctrina jurídica, se trata de una de las fuentes del
Derecho, formando pues parte del ordenamiento jurídico. La titularidad de la potestad
reglamentaria viene recogida en la Constitución Española. También se le conoce como
reglamento a la colección ordenada de reglas o preceptos.
Partes:
1. Nombre del reglamento.
2. Objetivo
3. Propósito
51
Documentos adiministrativos
4. Para quien o quienes es el reglamento. (para los alumnos o para los docentes, etc.).
Ejemplo:
Poner en manos de la organización una herramienta práctica que facilite un desempeño más
claro, ágil y eficaz de quienes hacen parte de ella, desde sus afiliados hasta los diferentes
dignatario y los residentes del área de su jurisdicción, que ayuden a la interpretación y
comprensión de la normatividad contemplada en la legislación comunal vigente y en los
estatutos.
PROPÓSITOS:
Trazar y definir pautas que conlleven al manejo adecuado de los recursos que tiene y
maneja la organización.
Fijar reglas claras para el desempeño de quienes integran los distintos órganos
internos de la organización.
Definir los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la
organización.
Definir normas disciplinarias que orienten el correcto desempeño de los afiliados.
Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de las reuniones de los distintos
órganos.
REGLAMENTO GENERAL
1.1 Para poder ejercer los derechos y deberes dentro de cualquiera de los Organismos
Comunales, es indispensable, acreditar su pertenencia mediante la inscripción voluntaria
en el libro de afiliados o delegados.
1.2 La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los distintos órganos, debe ser personal y
es indelegable.
1.3 Los afiliados o delegados que no asistan a las reuniones en las que estén
comprometidos, deberán presentar excusa por escrito, justificando su ausencia, de lo
contario su falta se la considerará para efectos disciplinarios.
52
Documentos adiministrativos
1.4 Sin incurrir en menoscabo de sus derechos y los principios de la organización, le está
prohibido a los afiliados o delgados:
- Presentarse a las asambleas o reuniones en estado de embriaguez.
- Hacer el uso de la palabra sin que le sea concedido por la persona que está presidiendo o
coordinando la reunión.
- Delegar en otra persona la participación en las asambleas o reuniones y eventos en los que
sea delegado a nombre de la organización.
- Hablar y actuar en nombre de la organización, sin la previa autorización de la asamblea o
delegación de alguno de sus órganos.
- Provocar situaciones de bochorno que desvíen el curso de las discusiones previstas en el
orden del día, inciten al desorden y atenten contra el normal desarrollo de las reuniones.
RESOLUCIÓN
Concepto
Documento que refleja la determinación tomada por el órgano competente sobre todas las
cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras derivadas del procedimiento, al
cual le pone fin.
Características
La Administración está obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos y a
notificarla cualquiera que sea su forma de iniciación. En los casos de prescripción, renuncia
al derecho, caducidad del procedimiento o desistimiento de la solicitud, así como de la
desaparición sobrevenida del objeto del procedimiento, la resolución consistirá en la
declaración de la circunstancia que concurra en cada caso, con indicación de los hechos
producidos y las normas aplicables.
2.1. Antecedentes.
53
Documentos adiministrativos
2.4. Indicación del órgano que resuelve y de la norma que le atribuye la competencia.
3. Pie
Se indicará si la resolución pone fin o no a la vía administrativa, expresando los recursos que
proceden contra la misma, órgano ante el que pueden interponerse y plazo para hacerlo. Se
señalará además, que se puede formular cualquier otro recurso que el interesado considere
oportuno.
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o unidad que resuelve; la
fecha es la del día en que se emite la resolución.
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
5.2. Firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
diario, pensum del INEB El Triunfo, Sanarate, El Progreso por el segundo grado del Ciclo de
Educación Básica, plan diario, del pensum de estudios del Colegio Ciencias Comerciales
Sanarate.
CONSIDERANDO
Que la solicitud planteada observa el plazo y los requisitos señalados por los
procedimientos que norman los exámenes de equivalencia y evaluaciones extraordinarios
por suficiencia.
CONSIDERANDO:
Que el análisis comparativo entre las asignaturas y el Plan de Estudios aprobado
para la alumna, Andrea Contreras Revolorio con el plan al cual solicita equivalencia de
estudios, resulta pendiente de aprobar menos del cincuenta por ciento de las asignaturas.
POR TANTO:
Con fundamento en el Artículo 32, inciso C, del Acuerdo Ministerial No. 2692-2007 de fecha
14 de
diciembre del año 2007 y Artículos 33, 34 y 35 del mismo Reglamento de
Evaluación de los aprendizajes.
RESUELVE
ARTICULO 1º. Autorizar la equivalencia solicitada, quedando de la manera siguiente:
NOTIFIQUESE
Armando Hernández López Vo.Bo.
Director
Supervisor Educativo.
55
Documentos adiministrativos
SOLICITUD
Concepto
Documento mediante el cual una persona física o jurídica formula una petición a la
Administración Pública.
Los modelos normalizados de solicitud son los referidos a procedimientos que implican la
resolución numerosa de una serie de peticiones similares.
Estructura
1. Título
Expresará de forma clara y resumida el objeto de la solicitud.
3. Exposición de motivos
Se inicia con la palabra «EXPONE:» y a continuación figurarán impresos los hechos y las
razones en que se fundamenta la solicitud. Cuando proceda, se establecerán los apartados
necesarios para que el ciudadano señale los datos relativos a la solicitud que sean
requeridos por la correspondiente normativa o resulten imprescindibles para la tramitación
del procedimiento.
4. Petición
Se inicia con la palabra «SOLICITA:» y, a continuación, figurará impresa la petición en que
se concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas solicitudes alternativas o
acumulables, éstas figurarán claramente expresadas con las correspondientes casillas para
que el ciudadano realice su opción.
5. Relación de documentos
Se inicia con la fórmula: «A cuyos efectos aporta la siguiente documentación» y, a
continuación, figurará impresa la relación de los documentos preceptivos que el ciudadano
debe acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente, así como
apartados para que aquél exprese los documentos que, sin ser requeridos normativamente,
desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud.
6. Fecha y firma
- Lugar y fecha, separados por una coma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
7. Destinatario
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Documentos adiministrativos
GABRIELA DÍAZ MOSQUITO, con Dpi 08817564, alumna del Tercer Año de la Facultad de
Economía de la PUCP, a usted, con todo respeto, me presento y expongo:
Que siendo requisito indispensable para inscribirme como postulante a un cargo del Instituto
de Agricultura, la presentación de mis certificados de estudios, solicito a usted, señor
Decano, ordene a quien corresponda, la expedición de:
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Documentos adiministrativos
Por lo tanto, pido a usted, señor Decano, deferir mi petición por ser de justicia.
LA SOLVENCIA
Solvencia (del latín solvens) es la acción y efecto de solver o resolver (hallar solución a un
problema, desatar una dificultad, tomar una determinación, recapitular). El concepto se utiliza
para nombrar a la capacidad de satisfacer deudas y a la carencia de éstas.
Modelo de solvencia
Juan Oscuro
Administrador
TRANCRIPCIÓN
Es un documento que asegura y certifica la veracidad de un hecho o documento.
Dan certeza de algo (edad, enfermedad, estado civil, de estudios hechos, entre otros.)
Deben escribirse en forma ordenada, muy clara y, sobre todo, exacta. Las
transcripciones tienen un carácter forma y mayor fuerza legal.
En las transcripciones de actas, los entrelineados y testados ya no deben aparecer. La
certificación se debe hacer sin errores, sin embargo el
OTROSI debe escribirse, así mismo el nombre de las personas que firmaron el acta.
Las principales partes de una certificación son las siguientes:
Ejemplo
EL INFRASCRITO DIRECTOR DEL INSTITUTIO NACIONAL DE EDUCACION BÁSICA DE
UNION CANTINIL, DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO CERTIFICA: TENER A LA
VISTA EL LIBRO DE ACTAS NUMERO UNO QUE SE LLEVA EN ESTE
ESTABLECIMIENTO, EN EL QUE A FOLIO NUMERO DOS APARECE EL ACTA NUMERO
UNO GUION DOS MIL TRECE, LA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE:-----------------------
En el cantón central del municipio de Unión Cantinil, Huehuetenango siendo las ocho horas
del día lunes dieciséis de marzo del año dos mil trece, constituidos en el local que ocupa la
dirección del Instituto Nacional de educación Básica de Unión Cantinil , el director del
establecimiento Luis Gilberto Cano Tello y el Profesor de Enseñanza Media Marvin López
para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: Se presenta a la dirección del
establecimiento el profesor Marvin López con el propósito de tomar posesión del puesto de
Director Profesor Titulado . SEGUNDO: el PEM Marvin López presenta ante el director del
establecimiento el Acuerdo Ministerial de Nombramiento No. DIREH-0432-2013 de fecha 09
de febrero de 2013 firmado y sellado por la ministra de educación Cintia del Águila y por la
Unidad de contrataciones Claudia Maribel López Hernández, por medio del cual se nombra al
referido profesor para ocupar el puesto de Director Profesor Titulado del nivel medio según
partida presupuestaria No. 2013-11130008313-00-1332-0022-31-12-01-00-000-011-0006,
motivo de la acción primer ingreso en este establecimiento jornada matutina con horario de
7:30 horas a 12:30 horas con un salario de Q 2,254 con un total de Q 2,254 correspondiente
a la clase escalonaría “A” TERCERO: en virtud de lo anterior el director da formal posesión al
cargo al PEM. Marvin López haciendo para el efecto la juramentación respectiva CUARTO:
No habiendo que más que hacer constar, se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha
una hora después su inicio firmando para constancia los que en ella
intervenimos.conste.firmas ilegibles (2) se lee el sello respectivo.
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Documentos adiministrativos
Ejemplos
CARTA
Concepto
Documento que utilizan los órganos y unidades de la ULPGC para comunicaciones externas
no oficiales, es decir, que no se insertan en un procedimiento administrativo.
Estructura
1. Lugar y fecha
El lugar y la fecha, con el mes en letra, figurarán en la esquina superior del documento,
justificados a la derecha y sin punto final.
3. Fórmula introductoria
Por ejemplo: «Estimado/a Sr./Sra.».
4. Cuerpo
Se adoptarán las directrices expuestas en el apartado 1 del capítulo primero de este manual.
5. Fórmula de despedida
Por ejemplo: «Atentamente», «Saludos», «Sin otro particular, se despide atentamente».
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Documentos adiministrativos
6. Firma y sello
Debajo del nombre y apellidos se señalará el cargo correspondiente, todo ello en minúsculas.
El sello se estampará a la izquierda de la firma.
Ejemplo de carta
Estimado señor:
(Firma y sello)
TRAMITACIÓN
Las solicitudes de los permisos de Navidad se deberán remitir a la Unidad de Gestión
de Organización y Recursos Humanos antes del día 1 de diciembre en una única relación por
unidad administrativa (según modelo adjunto). No se tramitarán aquéllas que se remitan de
forma individual.
EL GERENTE
(P.D. del Rector, Resolución de 17 de
Noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)
Francisco Quintana Navarro
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Documentos adiministrativos
CONVENIO
Concepto
Documento en el que se recoge el contenido de un pacto o acuerdo entre dos o más partes
sobre asuntos de interés común.
Constituye el instrumento idóneo para regular los frecuentes intercambios de índole docente,
científica, cultural, social, etc. que suscribe la ULPGC con otras universidades, instituciones,
empresas, asociaciones, etc.
Estructura
1. Título
Especificará las partes intervinientes y una breve descripción del objeto del convenio.
2. Lugar y fecha
Se señalará la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y a continuación la fecha
consignada en letra.
4. Cuerpo
Se estructurará en dos bloques:
b) Parte dispositiva: comenzará con la fórmula «Por tales motivos, las partes, de común
acuerdo, suscriben el presente convenio conforme a las siguientes CLÁUSULAS» y
contendrá, al menos, las relativas al objeto del convenio, las obligaciones de cada una de las
partes, la duración, las causas de extinción y, en su caso, la comisión de seguimiento y la
jurisdicción aplicable.
5. Consentimiento
Para finalizar se empleará la siguiente fórmula: «Y para que así conste, a los efectos
oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente convenio, por (duplicado,
triplicado, etc.), en el lugar y la fecha indicados en el encabezamiento».
6. Firma
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Documentos adiministrativos
Se firmarán y sellarán todas las páginas y se identificarán tanto la persona que firma como su
cargo y parte a la que representa. Excepto la última página, las demás se firmarán en los
márgenes laterales, preferiblemente en el izquierdo.
Ejemplo de convenio
REUNIDOS
De una parte, D. Francisco Díaz - Casanova Suárez, en calidad de presidente de la
Asociación Síndrome de Down de Las Palmas, con CIF G35131515 y domicilio en la calle
Eusebio Navarro número 69 de esta ciudad, que actúa en nombre y representación de esta
entidad, para lo cual manifiesta estar debidamente facultado.
MANIFIESTAN
1. Que la Asociación Síndrome de Down de Las Palmas es una entidad que goza de
personalidad jurídica propia y plena capacidad de obrar, y su principal objetivo es el de
integrar plenamente en la sociedad al colectivo de personas con discapacidad provocada por
el síndrome de Down, desarrollando a tal efecto todo tipo de actividades relacionadas con
dicho objetivo y suscribiendo convenios de colaboración con distintas instituciones o
entidades a fin de lograr una mejor consecución de sus fines.
Para llevar a efecto estos fines, puede realizar las acciones, establecer los contactos y
formalizar los convenios que estime oportunos con entidades, organismos e instituciones,
tanto públicas como privadas, nacionales y extranjeras.
4. Que es deseo de las tres partes establecer una estrecha colaboración al objeto de
impulsar el cumplimiento de los fines comunes que tienen encomendados, en la certeza de
que tal colaboración, al permitir un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y una
mayor eficacia en su gestión, permitirá obtener mejores resultados en los programas y
acciones que se emprendan, lo cual redundará en beneficio de las tres instituciones y,
especialmente, mejorar las condiciones de inserción social del colectivo de personas
afectadas por el síndrome de Down.
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Documentos adiministrativos
Por tales motivos, las partes, de común acuerdo, suscriben el presente convenio marco de
colaboración conforme a las siguientes:
CLÁUSULAS
Primera.- Del objeto del convenio
El presente convenio tiene por objeto regular el marco de la colaboración entre la
Asociación Síndrome de Down de Las Palmas, la ULPGC y la Fundación Universitaria de Las
Palmas para el cumplimiento de los objetivos siguientes:
Para posibilitar la ejecución de los acuerdos singularizados en las distintas áreas, las
partes firmantes podrán recabar ayudas, subvenciones y colaboraciones de otras entidades,
públicas y privadas.
Cuarta.- De la gestión del Servicio Universidad - Empresa
La Fundación Universitaria de Las Palmas, a través del Servicio Universidad -
Empresa, gestionará los fondos económicos específicos que se asignen para la ejecución de
los acuerdos singularizados que en el futuro se formalicen entre la ULPGC y la Asociación
Síndrome de Down al amparo del presente convenio marco.
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Documentos adiministrativos
c) Crear las subcomisiones que fueran pertinentes para el desarrollo de los diferentes
programas de actuación.
Y para que así conste, a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes
firman el presente documento, por triplicado ejemplar, en el lugar y la fecha indicados en el
encabezamiento.
(Firma y sello)
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Documentos adiministrativos
(Firma y sello)
(Firma y sello)
INFORME
Concepto
Documento emitido por una autoridad, órgano o experto, a iniciativa propia o a solicitud de
otra autoridad u órgano, que contiene información consistente en datos y opiniones relativos
a un asunto sometido a su consideración.
Estructura
1. Encabezamiento o título
Especificará el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa propia o por encargo
de alguna autoridad, así como el asunto del informe.
2. Cuerpo
- Introducción: establecerá brevemente el motivo, el alcance y los objetivos del informe.
- Núcleo del informe: se describirá el estado de la cuestión de forma clara, objetiva y en
capítulos numerados en función de su extensión. Siempre que sea conveniente para facilitar
la comprensión, se incluirán cuadros o gráficos.
3. Conclusiones
Si los informes surgen por propia voluntad irán acompañados por las propuestas que se
consideren adecuadas. Igualmente, se incluirán propuestas o conclusiones cuando así lo
haya requerido el órgano o autoridad solicitante o cuando lo considere de interés quien emite
el informe.
Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o desfavorable del órgano
emisor respecto al asunto en cuestión se usará la siguiente fórmula: «INFORMA:
Favorablemente (o desfavorablemente)».
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que emite el informe; la
fecha es la del día en que se elabora.
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
5.2. Firma.
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Documentos adiministrativos
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
Ejemplo de Informe
INFORME No. 005/2009
EL PROBLEMA.
Por instrucciones de la Dirección, debemos determinar por qué el Departamento de Archivo
no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar
información inmediata. En el presente Informe hacemos un estudio del punto crítico del
problema y alcanzamos algunas sugerencias para su solución.
ANÁLISIS.
El problema que ha originado repetidas reclamaciones y protestas de parte de algunos
empleados, descansa en el Sistema de Control que se emplea para el material de archivo
que se toma prestado del mostrador del señor Felipe Marquina. Aunque este empleado es
realmente competente y su labor no está en tela de juicio, el método de control actual
ocasiona la demora considerable de los documentos que aún no han sido devueltos al
Archivo Central y que siguen su procedimiento lento de zigzagueo entre el Departamento de
Archivo y los diversos usuarios.
SUGERENCIAS.
La única manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo será el cambio
en su Sistema de Control y de algunas de sus estructuras. Estos cambios deberían hacerse
de común acuerdo con el señor Marquina.
Cambios sugeridos:
a) Establecer un Sistema de Control en “circuito”, mediante el cual los documentos del
archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de
Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. También, el empleo de una
Tarjeta de Transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario libere de responsabilidad al
anterior.
b) Recomiendo, igualmente, el uso de un Archivo Tarjetero de Control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este tarjetero
en el escritorio del señor Marquina le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos
prestados, así como una rápida localización por los diferentes departamentos de la
institución.
c) Sugiero, finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición, de modo que
permita un rápido acceso al material prestado. Adjunto a este Informe un ejemplar de la
Requisición en actual ejercicio, y un bosquejo nuevo para su examen y consideración.
CONCLUSIONES.
68
Documentos adiministrativos
NOTIFICACIÓN
Concepto
Documento mediante el cual se comunica al interesado una resolución o acuerdo.
Los requisitos concretos de las notificaciones están recogidos en el apartado 2.2 b) del
capítulo primero de este manual.
Estructura
1. Encabezamiento o título
Constará el término: «NOTIFICACIÓN:».
2. Fórmula introductoria
El documento se inicia con una fórmula en la que se especifican la fecha y la autoridad u
órgano que dictó la resolución o adoptó el acuerdo:
3. Cuerpo de la notificación
Contiene el texto íntegro de la resolución o acuerdo que se notifica escrito en letra arial 12,
cursiva, entre comillas y con un sangrado de 1 cm.
4. Fórmula de cierre
A continuación se indicará: «Lo que le notifico en cumplimiento del artículo 58 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre ), modificada por la Ley
4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).»
5. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o unidad administrativa que
emite la notificación; la fecha es la del día que se elabora.
6. Firma y sello
6.1. Antefirma con expresión del cargo al que corresponda emitir el documento.
6.2. Firma.
Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en
la que las firmas figurarán al final del texto.
7. Pie: destinatario
En las notificaciones dirigidas a particulares se especificarán el nombre y los apellidos; en
aquéllas dirigidas a otras instituciones (públicas o privadas) se detallarán el cargo u órgano,
así como la denominación de la unidad y del organismo.
En aquellos casos en que se vaya a utilizar un sobre con ventanilla para el envío de la
notificación, se añadirán los datos postales del destinatario.
Ejemplo de notificación
NOTIFICACIÓN
Vista la instancia presentada por don Víctor M. Martín Fernández mediante la que solicita el
reconocimiento de equivalencias por créditos de libre configuración del plan de estudios de la
titulación de Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas, impartida en la Escuela
Universitaria de Informática, y considerando la propuesta emitida por la Comisión de
Convalidaciones del Centro, esta Dirección, en uso de las competencias atribuidas por el
artículo 30 del Reglamento de Libre Configuración, Optativas y Asignación de Asignaturas a
Áreas de Conocimiento de esta Universidad (aprobado en Junta de Gobierno de 12 de junio
de 1997)
RESUELVE:
Acceder a su petición, por lo que quedan reconocidas las equivalencias que a continuación
se relacionan:
- Doce (12) créditos de libre configuración, por haber superado las siguientes actividades:
“Participación, sin ánimo de lucro, en el campo de trabajo histórico - etnográfico Museo del
Campo”, de 40 horas de duración, realizado durante el curso académico 1998/1999, con una
valoración de 4 créditos; “Actividades deportivas”, realizadas en la UCD Teror, con una
duración total de 240 horas y con una valoración de 4 créditos; “Actividades musicales”,
grado elemental de Música (especialidad piano) y Armonía, realizadas en el Conservatorio
Superior de Música de Las Palmas de Gran Canaria, con una valoración de 4 créditos.
70
Documentos adiministrativos
Contra la presente resolución, que no agota la vía administrativa, podrá interponerse recurso
de alzada ante el Rector de esta Universidad, en el plazo de un mes contado a partir del día
siguiente al de la notificación de la misma, sin perjuicio de cualquier otro recurso que el
interesado considere procedente».
(firma y sello)
EL MEMORIAL
I.- CONCEPTO:
Este documento, es nuestro medio se usa para petición colectiva, tiene los mismos
caracteres que la solicitud.
Por lo tanto, se le puede señalar como un recurso, pedido que es usado por los miembros de
la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad.
Entre otras, mejoras de asfalto, agua potable, luz eléctrica, vía de comunicación, partidas
para el mejoramiento urbano, etc.
II.- ESQUEMA:
“Año………………………………”
MEMORIAL
DESTINATARIO:
……………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………
…………………………………..………………………………………………
71
Documentos adiministrativos
……………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………
…………………………………..………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………….…………………………………………………………………
…………………………………..………………………………………………
NOMBRES Y APELLIDOS
…………………………
…………………………
…………………………
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
……………………………
……………………………
……………………………
FIRMAS
…………………………
…………………………
…………………………
III.- EJEMPLO:
MEMORIAL
Señor:
Director Alberto Arriaga Martínez
RECTOR ACADEMICO
S.R.A.
Los que suscriben, alumnos del aula 310 de la Facultad de Ciencias Contables, UNMSM,
acudimos con respecto a su digno despacho para solicitar el nombramiento de un profesor
mejor calificado para la impartición de clases del curso Contabilidad General I. Basamos
nuestra petición en los siguientes hechos:
Las clases impartidas por el profesor Carlos Enrique Manco Averral son en su mayoría de
muy poco interés y aprovechamiento para nosotros, siendo motivo por el cual muchos de los
72
Documentos adiministrativos
alumnos del aula ya mencionada dejan de asistir a sus clases, prefiriendo asistir a clases de
profesores no asignados al salón.
Por tanto acudimos a su despacho para solicitar ordene a quien corresponda el cambio de un
profesor del curso Contabilidad General I para el salón 310 de la facultad de Ciencias
Contables, por razones ya expuestas líneas antes.
Por lo expuesto:
Nombres y Apellidos
…………………………
…………………………
…………………………
Documento de Identidad
……………………………
……………………………
……………………………
Firmas
……………
LA CITACION
I.- CONCEPTO:
Es una comunicación que se emplea en entidades estatales y privadas para citar a reuniones
entre autoridades, jefes y miembros de comisiones. De igual manera, en los sindicatos.
Esta comunicación es firmada por el Secretario o la Secretaria de la dependencia.
II.- ESQUEMA:
……………………………....
………………………………
………………………………
CITACION
DESTINATARIO:
73
Documentos adiministrativos
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………………………..
ATENTAMENTE,
…………………………………
FIRMA Y SELLO DEL SECRETARIO
III.- EJEMPLO:
COLEGIO FE Y ALEGRIA 5
Av. Lima Nº 420- SJL
Telf.: 324-6378 Fax: 324-5623
E-mal: feyalegria5@hotmail.com
Ejemplo
Señor: CARLOS VILLARREAL O.
Tengo el agrado de dirigirme a Ud., por encargo de la Sra. Carmen Aguirre Parda con el
objeto de citarlo a una reunión de la APAFA que se realizará el día 30 de enero del presente
a horas 2:00 p.m. en el Centro Educativo Fe y Alegría Nº 5.
Atentamente,
…………………………………
Firma y Sello del secretario
74
Documentos adiministrativos
EL PARTE
I.- CONCEPTO:
Es un documento breve que se eleva ante una autoridad superior o responsable de una
entidad para ponerla al tanto de los incidentes ocurridos durante la jornada de trabajo. La
redacción del parte es muy sencilla, es más corta que el informe, en algunas dependencias
se redacta sobre formularios impresos que llevan en forma destacada la palabra PARTE.
II.- ESQUEMA:
PARTE
……, … de ……. de 20…
AL : ……………………………………………………………………
ASUNTO : ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
DESPEDIDA,
…………………………………………………………..
FIRMA Y CARGO DE LA PERSONA QUE ELEVA EL DOCUMENTO
EJEMPLO:
PARTE
Lima, 30 de enero de 2007
Comunico a Usted que el alumno de 5to año, sección “A”, José Pandero Alba, faltó el respeto
al profesor Carlos Segarra González, por una llamada de atención al ser sorprendido con una
actitud insolente ante los alumnos de la sección ya mencionada, de nuestro plantel.
Por lo tanto sugiero a usted aplicar la sanción que estipula el Reglamento Interno.
Atentamente,
COORD. DE O.B.E.
75
Documentos adiministrativos
EL PODER
I.- CONCEPTO:
Es un documento por la cual se da facultad a una persona capaz, para que en su nombre y
representación realice cualquier gestión o transacción permitidas por la ley.
II.- ESQUEMA:
……………………………….
……………………………….
……………………………….
Estimado señor:
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
DESPEDIDA,
…………………………………
NOMBRE Y DPI DEL REMITENTE
III.- EJEMPLO:
Señor
Miguel Ángel de Bellido Seminario
Ciudad.
Estimado señor:
Por el presente delego a usted amplio poder para que en mi representación exija de don
Carlos Guerra Cabrera, el pago de la suma de Quince Mil Doscientos Nuevos Soles que me
adeuda.
76
Documentos adiministrativos
Atentamente,
…………………………………
Carmen Aranda De la Parda
DPI. 46757632
LEGALIZACION
I.- CONCEPTO:
Ningún poder tiene valor legal sin la firma del poderdante y no está legalizado ante el Notario
Público. En las localidades donde no existe este funcionario la legalización la realiza el Juez
de Paz.
La fórmula que utilizan los Notarios Públicos para legalizar las firmas de un documento,
generalmente es la siguiente.
………………………… ………………………
Firma del Interesado Notario Público
II.- ESQUEMA:
Por tal efecto, faculto a mi apoderado para que efectúe los tramites que se requieran para
………………….., suscriba los documentos respectivos, para que pueda
………………………….
Agregue usted señor Notario Público, las demás cláusulas de ley y sírvase para los partes
para la inscripción correspondiente.
77
Documentos adiministrativos
…………………………………
NOMBRE Y DPI DEL REMITENTE
III.- EJEMPLO:
Sírvase usted en su Registro de Escritura Públicas, un PODER ESPECIAL que confiero yo,
Carmen Aranda De la Parda, con DPI. 46757632 a favor de don Miguel Ángel de Bellido
Seminario con DPI. 87639456 para que en mi nombre y representación tenga el
consentimiento de cobrar una deuda a son Carlos Guerra Cabrera por la suma de Quince Mil
Doscientos Nuevos Soles.
Por tal efecto, faculto a mí apoderado para que efectúe los trámites que se requieran para
dicha Lorenza, suscriba los documentos respectivos, para que pueda parar a reclamar la
deuda.
Agregue usted señor Notario Público, las demás cláusulas de ley y sírvase para los partes
para la inscripción correspondiente.
…………………………………
Carmen Aranda De la Parda
DPI. 46757632
CERTIFICO: Que la firma que tengo ante mí pertenece a la señora Carmen Aranda De la
Parda identificada con DPI. No 46757632 quien firma ante mí.
………………………… ………………………
Firma del Interesado Notario Público
El correo electrónico
El correo o mensaje electrónico es, en la actualidad, uno de los medios a los que más
se recurre para la comunicación empresarial interna o externa. Hasta cierto punto, ha
desplazado al memorando y, cada vez con más nitidez, a la carta empresarial.
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Documentos adiministrativos
79
Documentos adiministrativos
1. LIBRO DE ACTAS
Este libro tiene como cometido dejar constancia de las diferentes actuaciones o actividades
realizadas en el establecimiento educativo.
Dicho libro también deberá ser autorizado por la autoridad superior.
En algunos establecimientos se maneja un libro de actas auxiliares, el cual tiene
como propósito servir de apoyo al libro de actas por si hubiese sido omitida alguna
acción realizada.
2. LIBRO DE ASISTENCIA DEL ALUMNADO
Es un libro o cuaderno destinado para llevar el control de las asistencias e
inasistencias de los alumnos y alumnas al establecimiento. Dicho libro es llevado por
el docente de cada grado o sección.
3. LIBRO DE ASISTENCIA DE PERSONAL
Está destinado para llevar el control de asistencia del personal del centro educativo,
así como el horario de entrada y salida, consignando en el los permisos de cada
docente.
4. LIBRO DE CAJA (FINANZAS)
(Usado por el tesorero de la comisión de finanzas)
Se utiliza para llevar el control del movimiento económico dentro del establecimiento,
la comisión de finanzas de cada establecimiento es la encargada de llevar el registro
de los ingresos y egresos monetarios del mismo.
5. LIBRO DE CONOCIMIENTOS
Es un libro o cuaderno que se lleva en los establecimientos educativos, para dejar
constancia algunas actividades de menor relevancia, pero que deben dejarse
constancia de lo actuado.
Regularmente en el libro de conocimientos se anotan las visitas recibidas, actividades
imprevistas y otros.
6. LIBRO DE INSCRIPCIONES
Libro que se lleva con el propósito de establecer un registro de los alumnos y alumnas
inscritas para el ciclo escolar.
En dicho libro se anotan los datos principales del niño o niña: nombre completo,
grado que cursará, si es repitente o no, fecha de nacimiento, edad, además debe registrarse
el nombre y la firma del padre o madre de familia o responsable y su respectiva firma.
Dicho libro debe ser autorizado por la autoridad superior a la del centro educativo,
firmando y sellando la primera y la última hoja.
7. LIBRO DE INVENTARIO
Es un libro usado para llevar el registro y control de todo lo perteneciente a determinado
lugar, en nuestro caso lo utilizamos en cada centro educativo.
En dicho libro se consignan cada uno de los enseres del establecimiento
describiéndolos detalladamente por su estructura, así como su valor monetario.
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Documentos adiministrativos
2. RAZONAMIENTO DE DIPLOMAS
Es una acción que se realiza para dar validez a algún documento en donde por algún motivo
hay datos que pueden dar a entender falsedad o i inconsistencia en el contenido.
Aplica en:
Certificados de estudios
Diplomas de estudios
En los casos de certificados y diplomas se puede dar, cuando por alguna
equivocación en la escritura del nombre del estudiante y luego al confrontar con la
certificación de nacimiento se verifica que no estaba bien escrito, se procede a
razonar o bien en casos de reposición por extravío o deterioro de los mismos, se procede de
la siguiente manera:
Con la certificación de nacimiento y el certificado de estudios o diploma, según sea el caso,
se procede a razonar.
Ejemplo:
Razón:
El presente diploma se extiende en la presente fecha por: deterioro.
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