Lucrare laborator nr.

8
Mail Merge (Îmbinare corespondență), Șabloane

1. Realizați, utilizând instrumental Mail Merge, o scrisoare de felicitare, cu ocazia zilei

onomastice, pentru angajații firmei cu numele “Andrei”, “Andreea”.

Pentru a realiza invitația, trebuie să parcurgeți cele șase etape ale îmbinării corespondenței.
Aceasta se va realiza pe baza unor câmpuri de fuzionare, preluare dintr-un document-sursă.
Acesta va conține, în cazul de față, o listă cu angajații firmei (10, și doar câțiva dintre ei se vor
numi Andrei, respective Andreea), structurată sub formă de tabel. Tabelul va conține coloanele
Nr. Crt., Nume, Prenume, Adresa, Telefon, se va salva pe partiția pe partiția C: în biblioteca
Documents. Este important de precizat că, pentru a fi recunoscut correct de către Mail Merge,
tabelul trebuie plasat cigar la începutul paginii (pe primul rând) și nu va fi numerotat automat.
După terminarea editării, documentul ce conține tabelul se va închide.

Se deschide un document nou (CTRL+N) și se lansează, din meniul Mailings

(Corespondență), prin apăsarea butonului Start Mail Merge, opțiunea Step by step Mail Merge
wizard, procesul de îmbinare a corespondenței.

a) Primul pas presupune alegerea tipului de document (se păstrează setarea implicită
Letters) și se apasă din partea de jos a ferestrei de dialog Mail Merge, Next: Starting
document
b) Al doilea pas constă din alegerea documentului pe baza căruia pe care se redactează
scrisoarea (se alege documentul current – Use current document) și se apasă Next:
select recipients
c) Se va selecta, apăsând butonul Browse, documentul-sursă, se realizează eventualele
selecțiile, apoi se apasă Next:Write your letter
d) La pasul 4 se editează textul invitației și se inserează câmpurile de fuzionare necesare.
Se apasă Next: Preview your letters
e) Pasul 5 permite o previzualizare a invitațiilor. Se apasă Next: Complete the merge și apoi
Edit individual letters. Veți obține un document cu un număr de invitații egal cu numărul
de persoane cu numele corespunzătoare.

Observație: Documentul sursă se poate crea și în timpul

lucrului cu instrumental Mail Merge prin apăsarea butonului
Select Recipients, opțiunea Type new list. De va afișa tabelul
din figura de mai jos, cu coloane predefinite. Acestea pot fi
 modificate, dacă se apasă butonul Customize Columns.

2. Pentru cazul în care nu dispunem de un document – sursă, există posibilitatea creării

unor șabloane (Templates) care vor fi personalizate ulterior. Ca exercițiu, veți avea de
redactat o scrisoare de intenție nepersonalizată, în vederea participării la cursuri de
perfecționare.
Scrisoarea de intenție va avea următorul conținut:

Scrisoare de intenție

Subsemnatul(a)………………………….., angajat al firmei S.C. Test, îmi exprim intenția

de a participa în perioada………………. La cursurile de perfecționare ce vor avea loc în
localitatea ……….
Cred că prezența mea este oportună la aceste cursuri deoarece:
1………………………………………………………………………………………………….
2………………………………………………………………………………………………….
3………………………………………………………………………………………………….
Va mulțumesc.

Data: Semnătura
Documentul se va salva ca șablon Word Template(*.dotx), în folderul Templates din
Microsoft Word. Închideți șablonul (File - Close).

Redeschideți șablonul: File –New – My Templates, și completați-l cu datele personale ale

unei persoane. Salvați scrisoarea de intenție personalizată, ca și document (cu extensia
docx)!!! Închideți documentul. Observați că șablonul a rămas nemodificat.