Código HIS.GP-01v.

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v Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos
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|OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE

Gestionar Convenios y/o Contratos de las Diferentes Propuestas a través de Licitaciones, Concursos
Invitaciones Directas e Indirectas de la Universidad para el Fortalecimiento de los Ejes Misionales. LIDERDELPROCESO

Inicia Concepción de la Propuesta

ALCANCE
Termina Medición, Análisis y Mejora

INTERACCIÓNCONOTROSPROCESOS

EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Direccionamiento Plan de Desarrollo Direccionamiento

Estratégico Aprobado Solicitud de Talento Estratégico
Humano, Equipos,
Estado Normatividad Bienes e Insumos Gestión del
Talento Humano
Gestión
FAC-23“ Planificación,
control y Seguimiento Adquisición de
de actividades de G P Bienes y Servicios
Identificación de Aprobado
Sistema Integrado Necesidades
de Gestión Manuales de calidad Gestión de la
P Elaboración FAC- Líder del Proceso Infraestructura y
23“Planificación, Apoyo Logístico
FAC-23“Planificación, control y Seguimiento
control y Seguimiento de de actividades de G P SIG
actividades del SIG

Dirección de Definición de estrategias Estudio de

Dirección de
Interacción Social de Comercialización Mercadeo
Interacción Social
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EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Clientes
Clientes
Concepción de la Propuesta Solicitud Rechazada Gestión de
Gestión de Solicitud de Elaboración Interacción Social
Interacción Social de Propuestas Clasificación de la Solicitud Estudios de
de Elaboración Pre factibilidad y Gestión de
Gestión de seguimiento de Propuesta Factibilidad Investigaciones
Investigaciones
Gestión
Gestión Académica Académica

Direccionamiento
Clientes
Estratégico
Direccionamiento Elaboración Gestión de
Estratégico Viabilidad de Propuesta Propuesta Interacción Social
H Revisión Líder del Proceso
Propuesta Validada Gestión de
Ajustes Propuesta Ajustada Investigaciones
Clientes Observaciones de Legalización del Gestión
Propuesta Entrega convenio y/o contrato Académica
Gestión de del
Interacción Social Convenio contrato Propuesta Aceptada
legalizado y/o por el cliente
Gestión de convenio Convenio Legalizado
Investigaciones para la
ejecución CIADTI
Gestión Académica Direccionamiento
Ejecución de los Estratégico
Asesoría Jurídica convenios y/o Asesoría Jurídica
Respuestas del Cliente Seguimiento contratos Contratación
Presupuesto y
contabilidad
Pagaduría y
tesoreria
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v Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos
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Análisis del contexto y las

Lineamientos y
herramientas para la
Planeación
identificación y
Institucional
valoración de los riesgos
y oportunidades
Lineamientos para la
elaboración, seguimiento
Administración del
y control de la
SIG
documentación y
registros del SIG
partes interesadas
Mapa de riesgos y
Planeación
oportunidades del
Identificación y valoración Institucional
proceso aprobados
del riesgo y las Líder del Proceso
oportunidades y Grupo de
Estudio de creación, Mejoramiento
modificación o eliminación Acta de aprobación de
Administración del
de documentos y su documentos para
SIG
respectiva revisión y validación
aprobación

EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Plan de Auditorías
Atención de la auditoria Todos los
Control Interno Internas y evaluaciones Informe de auditorias
interna procesos
de Control Interno

Recolección y medición de Líder del Proceso Reporte del Informe de

indicadores Indicadores
V y Grupo de
Mejoramiento
Administración del FAC-23 Planificación y Planes de gestión del Administración del
SIG Control de Actividades Cambio y Mejora SIG
Atención de reuniones de Continua
control y seguimiento
Plan de Acciones
Correctivas
EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR
Solicitud de avance y
Administración del
cumplimiento de los
Ejecución de acciones SIG
planes de acciones Líder del Proceso Informes de avance y
Administración del correctivas, acciones para
SIG
correctivas. Mapas de A controlar riesgos y de
y Grupo de cumplimiento (actas de
Control Interno
riesgos o plan de Mejoramiento reunión y soportes)
mejora
gestión del cambio y
Planeación
mejora continua
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RECURSOS

TALENTOHUMANO
Coordinador(a) de Gestión de Proyectos software de oficina-impresoras, conexiones
Líder de Gestión de Proyectos
Analista de Gestión de Proyectos
INFRAESTRUCTURAYAMBIENTEDE
TECNOLOGICOS
TRABAJO
Hardware y Software
Oficinas (Dotación básica, computadores –
VideoBeam
eléctricas de comunicación y archivador,
planoteca)
Red de comunicaciones (teléfono, fax, internet,
Estanterías para archivo
sametime, etc.)
Servicios de apoyo, teléfono y fax

REQUISITOSASOCIADOS
NTC ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad
Ver FAJ-15 Matriz de Requisitos Legales.

DOCUMENTOSASOCIADOS

DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos

REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos

INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos

RIESGOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos.

OBJETIVOS DE
CALIDAD Garantizar la sustentabilidad y crecimiento institucional
ASOCIADOS