SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Código: PR-SIG-01
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION EL Versión : 01
CONTROL DE LA INFORMACIÓN Fecha : 14/05/2018
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION

EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN
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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Cargo: Cargo: Cargo:
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1. OBJETIVO
Proporcionar las instrucciones para la Creación, Actualización y Control de la Información
Documentada de forma eficaz y eficiente, y proporcionar evidencia de la conformidad con
los requisitos del Sistema Integrado de Gestión de GEOINSTRUMENTS
INTERNATIONAL SAC.

2. ALCANCE
El procedimiento aplica para toda la información documentada del Sistema Integrado de
Gestión de GEOINSTRUMENTS INTERNATIONAL SAC.

3. DOCUMENTACIÓN REFERENCIAL
3.1. ISO 9001:2015: Sistema de Gestión de Calidad.
3.2. ISO 14001:2015: Sistema de Gestión Ambiental.
3.3. ISO 45001:2018OHSAS 18001:2007: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
 4.5.4 Control de Registros

4. DEFINICIONES
4.1. Control de la información documentada: Uso y manejo de documentos, con
respecto a la eficacia y eficiencia de la organización, contemplando la funcionalidad
(velocidad de procesamiento), facilidad de uso, recursos necesarios, congruencia
con la política y objetivos institucionales; requisitos e interacción con las partes
interesadas del proceso.

4.1. Información documentada: Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.

4.2. Información: Datos que poseen significado.

4.3. Medio de soporte de un documento: Es la forma en que se presenta o

almacena el documento: papel, disco magnético, óptico o eléctrico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de estos.

Recuerde que todo documento no revisado corre el riesgo de no actualizarse

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4.4. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que utilizan

interactúan, las cuales transforman elementos de entradas para proporcionar
eun resultado sprevisto.

4.5. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria (habitual o común).

4.6. Sistema Integrado de Gestión: Sistema para establecer la política y

objetivos que permitan dirigir y controlar una organización con respecto a
la calidad.
4.7. Documento: Información y el medio en el que está contenida.

4.8. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades realizadas.

4.9. Procedimiento: Forma específicada de llevar a cabo una actividad o un proceso

(los procedimientos pueden ser documentados o no).
4.2. Documentación vigente: Documentación actual del SIG.
4.3. Documentación Obsoleta (derogada): Documentación desactualizada que ha
sido reemplazada por una revisión posterior.

5. RESPONSABILIDADES

Recuerde que todo documento no revisado corre el riesgo de no actualizarse

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5.1. Responsable del proceso: Responsable de detectar la necesidad de

elaboración, y/o actualización y/o eliminación de unl documento, asimismo,
es quien da uso y almacena del documento elaborado en su versión
vigente.
5.2. Gerencia de área: Responsable de aprobar la solicitud de elaboración, y/o
actualización y/o eliminación de unl documento operativo y
posteriormente,además de revisarlo. Asimismo, se encarga de comunicar
la aprobación, uso y funcionamiento del mismo.
5.3. Responsable SSOMAC: Responsable de verificar que los documentos
elaborados cumplan con la estructura determinada de este procedimiento.
5.4. Gerente General: Responsable de revisar y aprobar la documentación
obligatoria del SIG. Y aprobar las versiones vigentes de los documentos
operativos elaborados.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1. Detección de necesidad
- La necesidad de actualizar, elaborar o eliminar un documento, puede ser detectada
por cualquier persona y/o el responsable del área.

6.2. Elaboración de un documento

- La personael personal que detecte la necesidad comunica al responsable del
Gerente de Área y ambos analizan sobre necesidad la de elaboración elaborar y/o
actualización actualizar del documento. De aprobarsede ser viable, el responsable de
la actividad es el encargado de la se elaboración y/o actualización del documento,
teniéndose en cuenta la estructura de acuerdo a lo señalado en el punto 6.12.5 se
informa al SIG la decisión sobre la elaboración del documento.
- Para el caso de los documentos del proceso de SIG, específicos del ámbito
seguridad y salud ocupacional, así como los de medio ambiente y otros que estén
dentro del alcance serán elaborados por el CSIGEl Responsable SSOMAC y por el
personal con la competencia adecuada.
Nota: La política y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión serán elaborados por el
CSIGEl Responsable SSOMAC, posteriormente serán revisados y aprobados por el
Gerente General.

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6.3. Revisión de los documentos y/o registros

- Los documentos y/o registros correspondientes a los procesos operativos del SIG
serán revisados por el Gerente de Área y posteriormente aprobados por el Gerente
General.
- En el caso de documentos que sean propios del SIG, tales como documentos
obligatorios, serán revisados por el Coordinador SIG.
- Producto de la revisión En caso se encuentren errores, éstos deberán ser corregidos
de forma inmediata por la persona que los elaboró. Una vez corregido el documento
es presentado nuevamente para la revisión formal. De ser aceptado, se dará
conformidad mediante firmas.
- En el caso particular de registros, éstos tendrán el visto bueno sin presentar firmas.

6.4. Aprobación del documento y/o registro

- Una vez revisado el documento, se deberá decidir si se aprueba o no para su
implementación dentro del SIG.
- El CSIGEl Responsable SSOMAC recibirá de los responsables de los otros
procesos, los documentos que ya pasaron por revisión, con la firma correspondiente.
Posteriormente, se encargará de presentarlos a quien corresponda, para su
aprobación, obteniendo las firmas para dar conformidad.
- El responsable de la aprobación de los documentos operativos del SIG será el
Gerente General en el caso de documentación obligatoria del SIG, la aprobación
también estará a cargo del Gerente General.
- Con respecto a la aprobación de los registros se darán por aprobados, aquellos que
estén ligados a documentos aprobados.

6.5. Actualización de un documento y/o registro

- Si ya existiera un documento, y se detecta la oportunidad de mejorarlo; entonces el
responsable del proceso comunica la necesidad de actualización del mismo al
Responsable SSOMACCSIG.
- El responsable de la modificación se encarga de realizar los cambios indicando:
número de la nueva versión, fecha de aprobación, entre otros necesarios y los
coloca en el cuadro de “Control de Cambios”, ubicado en la portada del documento.

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- El documento modificado debe pasar nuevamente por las etapas de revisión y

aprobación de acuerdo a lo mencionado en los apartados 6.2.3 y 6.2.4 del presente
documento.
- Después de pasar por la revisión formal del documento y con la firma
correspondiente; el responsable de la modificación o el responsable del proceso,
entrega al CSIG, el documento actualizado.
- El CSIGEl Responsable SSOMAC realiza la gestión necesaria para la aprobación
del documento modificado.
- Una vez aprobado el documento, el CSIGEl Responsable SSOMAC comunica al
responsable del proceso, y éste a su vez se encarga de comunicar a los
involucrados en el proceso, a través de reuniones, correos, etc., las modificaciones
realizadas y el porqué.
- En el caso particular de los registros, basta que el encargado de la modificación o el
responsable del proceso comunique al CSIG, la necesidad del cambio, para que
éste se pueda realizar.
- El cambio de versión de los registros, se incluirá sólo en el encabezado y será
difundido por el responsable del proceso a todos los involucrados.
- Si hubiesen modificaciones en los documentos y/o registros del proceso del SIG,
estos deberán ser comunicados por el CSIGEl Responsable SSOMAC.

6.6. Identificación de documentos obsoletos

- Los documentos que pierden vigencia después de una modificación, serán
identificados por los responsables de cada proceso, con un sello de “OBSOLETO”
(físico). En caso se manejen archivos digitales, éstos serán colocados en una
carpeta denominada “Documentos Obsoletos”.
- Los documentos obsoletos (físico) previamente identificados como tal, deberán
separarse en un archivador independiente, que es controlado únicamente por el
CSIGEl Responsable SSOMAC.

6.7. Actualización de la lista maestra de documentos y/o registros

- Después de la aprobación de un documento, el CSIGEl Responsable SSOMAC
debe actualizar el registro FO-SIG-01 Lista Maestra de Documentos, es decir,
debe incorporar los datos del documento, indicando el tipo de
documento(procedimiento, instructivo, etc.), nombre, responsable de la elaboración,

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código, número de versión, fecha de aprobación, estado del documento, es decir, si

es vigente u obsoleto. Debe asegurarse que sea legible y accesible al personal que
le compete para la realización de su labor.
- En el caso de los registros, debe incorporar además, la información referente a su
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final.
- Si un registro pierde vigencia, se debe indicar en el FO-SIG-03 Lista Maestra de
Registros, el estado de obsoleto.

6.8. Distribución y difusión de los documentos y/o registros

- La distribución de los documentos está a cargo deel CSIGl Responsable SSOMAC
y ésta debe ser registrada en la FO-SIG-04 Lista de Distribución de Documentos.
- Cualquier trabajador puede solicitar al CSIG Responsable una copia física de los
documentos; éste debe justificar previamente el motivo de su solicitud.
- El CSIGEl Responsable SSOMAC distribuye a cada responsable de proceso, los
documentos en físico (debidamente firmados por quien corresponda). Estos deben
llevar un sello o marca de agua de “Copia Controlada”.
- Toda copia impresa que no se identifique como parte de la documentación del SIG,
será considerada como “Copia no controlada”.
- Para el caso de los registros; estos se mantienen en custodia del responsable del
proceso que lo elaboró, y lo distribuye al personal involucrado en las actividades de
dicho proceso, para su posterior uso.
- Los responsables de cada proceso se encargan de comunicar la existencia de un
documento y/o registro que es aplicable a sus actividades. También comunican las
modificaciones y por ende nuevas versiones de los documentos y/o registros al
personal involucrado.

6.9. Tiempo de almacenamiento del documento y/o registro

- Los documentos y/o registros obsoletos que cumplen con un período de
almacenamiento de un año posterior a la perdida de vigencia, serán eliminados por
cada responsable del proceso, en lo que respecta a documentos físicos, pero el
responsable del SSOMACse mantendraán como los archivos digitales en una
carpeta llamada “Documentos Obsoletos”.

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6.10. Protección y almacenamiento del documento y/o registro

- En relación a la protección de los documentos y registros del SIG, se contará con
una copia de seguridad, cuya información se obtendrá de los Backups realizados
cada tres meses a un disco duro, bajo responsabilidad delpor el CSIG Responsable
de TI (tecnología de la información).
- Estos backups serán considerados en el FO-SIG-05 Cronograma Anual para el
Resguardo de la Información, que será llenado por el CSIG.
- Los documentos originales firmados y los registros actualizados del SIG serán
identificados, resguardados, mantenidos y archivados por eel CSIGl Responsable
SSOMAC.
- Lasos documentos (copias controladas) y registros de los demás procesos o áreas
(operaciones, compras, recursos humanos, entre otros), serán identificados,
archivados y almacenados por los responsables de dichos procesos.
- Los documentos y/o registros podrán almacenarse en físico y/o en archivos
digitales.

6.11. Control de documentación externa

- En relación a la protección de los documentos y registros del SIG, se contará con
una copia de seguridad, cuya información se obtendrá de los Backups realizados
cada tres meses a un disco duro, bajo responsabilidad del CSIG.
- Los responsables de los procesos son los responsables mantener actualizado sus
documentos externos, estos deberán identificar y controlar los documentos externos
que le brinden valor a sus procesos y actividades.
-
- Una vez identificados, se debe de informar al Responsable del SSOMACCSIG para
su registro en lacorrespondiente
- Una vez identificados, se debe de informar al CSIG para su registro en el Formato
FO-SIG-02 Lista Maestra de Documentos externos. y para su distribución se
controla a través de la FO-SIG-04 Lista de Distribución de Documentos dejando
establecido la fecha, el receptor y el número de copias que se entregaron, así
también se establecerá la fecha de retiro de este documento en caso que fuese
reemplazado por una nueva versión. Esta tarea es responsabilidad del CSIG.
-

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- Los documentos externos pueden archivarse en físico o en digital, claramente

identificados, bajo custodia de los responsables de los procesos. Asimismo, se
debe entregar al responsable de SSOMACCSIG una copia en físico o digital de
losestos documentos externos.
- Los documentos externos obsoletos reciben el mismo tratamiento que los
documentos internos que no están vigentes y su estado (vigente o no vigente),
deberá registrarse por el CSIGEl Responsable SSOMAC, en el FO-SIG-02 Lista
Maestra de Documentos externos.

6.12. Formato y Codificación Elaboración de Documentos

El formato y la codificación de los documentos será como sigue - Formato y Codificación
:
6.12.1. Formato Fuente:
Fuente: Arial / Tamaño: 11
Para la portada se usaran los tamaños de letra indicada en el apartado 5.1.5 inciso a.
6.12.2. Formato Párrafo:
Alineación: Justificada / Interlineado: 1.5 líneas
6.12.3. Márgenes:
Superior: 2cm / b. Inferior: 2cm / c. Izquierdo: 3cm / d. Derecho: 2cm
6.12.4. Esquema de Numeración:
A. TÍTULO 1: 1 (Mayúscula negrita)
B.. Título 2: 1.1 (Mayúscula/Minúscula negrita)
c. Título 3: 1.1.1 (Mayúscula/Minúsculas normal)
d. Título 4: a (Mayúscula/Minúscula normal)
Cabe destacar que el Título 2 (1.1), se aplicará en casos de haber subtítulos, de lo
contrario podrá utilizarse lista en viñetas.
6.12.5. Estructura de la Documentación
Los documentos deben contener la siguiente estructura:
a.
b. Portada:

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Todo documento del SIG (según cuadro 2) llevará en su primera página el encabezado, la
portada y el cuadro de control de cambios. Dentro de la portada se contemplará los
niveles de elaboración, revisión y aprobación. Estos niveles tienen formato Arial, tamaño
8.

Asimismo, cabe mencionar que todo documento inicia en la versión 01, indicándose a
partir de la versión 02 en el Cuadro de Control de Cambios aparecerá en la ultima pagina
del documento, como referencia la frase “Creación del documento”. Este cuadro tiene el
formato Arial, tamaño 11.

a. Encabezado
Incluye el siguiente formato:

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NOMBRE
DEL DOCUMENTO5 de 12
Se tendrá en cuenta lo siguiente:
a. En la fila superior se coloca SISTEMA INTEGRADO DE GESTION, en letra Arial,
tamaño 11, mayúscula y negrita.
b. En la columna izquierda se coloca el logo de la empresa GEOINSTRUMENTS
INTERNACIONAL S.A.C.
c. En la columna central se coloca el NOMBRE DEL DOCUMENTO, en letra Arial,
tamaño 11, mayúscula y negrita.
 En la parte inferior se coloca las personas que han elaborado, revisado y aprobado,
en letra Arial, tamaño 8, mayúscula/minúscula.
d. En la columna derecha se considera el Código del documento, Versión, Fecha y
Numero de página, en letra Arial, tamaño 8., mayúscula/minúscula.
o El formato de la Fecha indicada será dd/mm/yyyycon día/mes/año en el cual se
emite el documento.
o La Versión representada l número de versión del documento es uen su formato
correlativo de dos dígitos.
o En la sección Página tendrá el siguiente indica el número de página del
documentoformato (nº página de páginas).
o El código lleva el siguiente formato XX-YYY-## y las siglas hacen referencia a lo
siguiente:

XX (Hace referencia al tipo de documento) YYY (Hace referencia al proceso) ## (Numero correlativo de 2 dígitos)
Hace referencia al tipo de documento Hace referencia al proceso Numero correlativo (2 dígitos)
GU: Guías, Cartilla SIG: Sistema Integrado de Para los procedimientos temporales
MA: Manual Gestión. siempre Inicia en 01
PR: Procedimiento SGC: Sistema de Gestión de
INT: Instructivo Calidad.
PL: Plan SST: Sistema de Gestión de
PG: Programa Seguridad y Salud en el trabajo.
RE: Reglamento SGA: Sistema de Gestión
PP: Perfil de puesto Ambiental.
FO: Formato GAE: Asesoría Estratégica
PT: Procedimiento temporal GAT: Asesoría Técnica
PO; PoliticaPolítica VEN: Ventas

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IMP: Importaciones
GGF: Geofísica
GGT: Geotecnia
GAV: Acústica y Vibraciones
RI: Reglamento interno POVPSV: Post Venta
DP: Diagrama de procesos CON: Contabilidad
CA: CaracterizacionCaracterización GTH: Talento Humano
MA: Matriz TES: Tesorería
MKT: Marketing
LOG: Logística
SIS: Sistemas
ADM: Administración

b. Cuerpo de la documentaciónEncabezado
Para el cuerpo de la documentación se debe regir de acuerdo al siguiente cuadro 2:

6.2. Control de Documentos y Registros

Registros
 FO-SIG-01 Lista Maestra de Documentos internos
 FO-SIG-02 Lista Maestra de Documentos externos
 FO-SIG-03 Lista Maestra de Registros
 FO-SIG-04 Lista de Distribución de Documentos

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 FO-SIG-05 Cronograma Anual para el resguardo de la información

1. ANEXOS
No aplica.

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