Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGEMENT PERFORMANT
Tutor,
Carmen Tudor
August 2003
Volumul 1 Eu ca manager Pag. 2
Volumul 2 Controlul managerial Pag. 56
Volumul 3 Managementul in organizatie Pag. 101
Volumul 4 Relatiile cu grupurile interesate Pag. 131
2
Secţiunea 1 Ce înseamnă să fii manager?
Cuprins
1.2 Ce fac managerii?
1.3 Câteva abordări ale managementului
1.4 Importanţa contextului
1.5 Impactul unei lumi în schimbare
Rezumat
În această primă secţiune v-am făcut cunoştinţă cu câteva dintre principalele teme ale managementului şi le-
am pus în legătură cu elementele care vă caracterizează munca. Am discutat despre felul în care este modelată
munca unui manager de contextul ei individual şi organizaţional. Activităţile pe care le-aţi parcurs v-au dat
prilejul să reflectaţi la rolul pe care îl îndepliniţi ca manager şi la experienţa dumneavoastră.
După studierea acestei secţiuni, ne aşteptăm să puteţi deja identifica principalele elemente ale muncii
dumneavoastră în calitate de manager. Trebuie să înţelegeţi care sunt cele zece roluri manageriale din
modelul lui Mintzberg şi cum se aplică la situaţia dumneavoastră. Înţelegeţi acum pe ce se bazează
managementul ştiinţific şi cum de persistă această abordare şi în zilele noastre, în ciuda neajunsurilor ei.
Trebuie totodată să înţelegeţi ce este abordarea conjuncturală a managementului şi cum se aplică ea atât la
nivel individual, cât şi la nivel organizaţional. Înţelegeţi deja cum sunt determinate opţiunile dumneavoastră
de cerinţele şi constrângerile sub imperiul cărora lucraţi. În sfârşit, ştiţi că schimbările organizaţionale îl pot
supune pe manager altor noi exigenţe, dar că, în acelaşi timp, îi pot oferi oportunitatea de a creşte şi de a lua
iniţiativa.
Puncte cheie
Pentru a-şi spori eficacitatea, un manager trebuie să înţeleagă care sunt elementele care îi compun munca.
Mintzberg a identificat 10 roluri manageriale:
rolurile interpersonale: figură reprezentativă, lider, legătură cu restul organizaţiei;
rolurile informaţionale: monitor, difuzor şi purtător de cuvânt;
rolurile decizionale: antreprenor, factor de soluţionare a perturbărilor, factor de alocare a resurselor,
negociator.
Managementul ştiinţific porneşte de la presupunerea că, pentru a avea realizări utile şi rentabile, oamenii
trebuie să fie controlaţi.
Stewart defineşte munca managerului sub aspectul cerinţelor, al constrângerilor şi al opţiunilor pe care le are.
Teoria conjuncturală afirmă că rolurile şi comportamentele managerilor depind de situaţie şi sunt influenţate de
atitudinea lor faţă de siguranţă, ambiguitate şi risc.
Printre schimbările mediului extern se numără:
schimbările din tehnologia informaţională şi de comunicaţii;
abandonarea unor restricţii impuse de stat;
globalizarea;
creşterea concurenţei;
modificarea modului de organizare a muncii.
Aceste schimbări afectează munca managerilor sub următoarele aspecte:
creşterea volumului de muncă;
creşterea sferei de control a managerului;
roluri manageriale mai puţin specializate;
accentul mai mare pe performanţă;
dubla presiune;
împuternicirea;
perspectivele de carieră;
impactul asupra stilului de viaţă.
CONCEPTE EXPLICATE
4
Mintzberg considera ca rolurile informationale sunt esentiale : managerii sunt cei care
evalueaza informatiile primite.Indeplinindu-si rolurile interpersonale, ei string informatii,
iar prin cele decizionale, folosesc informatiile respective in practica.
Mintzberg nu a pretins ca una sau alta dintre fatetele activitatii ar fi mai importanta decit
celelalte deoarece : 1) importanta relativa a fiecarui rol se modifica si in timp, si de la un
post la altul ; 2) rolurile se suprapun partial si nu sunt clar delimitate.
Rolurile unui manager pot varia foarte mult in functie de conditiile si mediul in care
lucreaza acesta
Mintzberg subliniaza importanta contactelor si comunicarii in activitatea unui manager,
pentru ca echipa sa lucreze cu o eficacitate maxima.
Mintzberg face o analogie cu orchestra-analogiile sunt utile, pentru ca ne ajuta sa
asociem ideilor si conceptelor imagini concrete, sa le reliefam
« In ansamblu, constringerile diferite ce actioneaza asupra unui dirijor caracterizeaza si
situatia uzuala in care se afla managerii : nici nu au controlul absolut asupra celorlalti, nici
nu sunt complet lipsiti de putere, ci functioneaza undeva pe la mijloc »
Abordari in management:
Abordarea orientata catre procesul sistematic-ideea potrivit careia managementul este un
proces care cuprinde o serie de etape: prognoza, planificarea, organizarea, controlul si altele
Managementul stiintific
Utilizeaza tehnici cantitative pentru masurarea si imbunatatirea performantei
S-a raspindit in anii `60 si `70
Pornea de la managementul stiintific al lui Taylor si se foloseau rezultatele cercetarilor
asupra muncii
Progresul din domeniul comunicational si informational a deschis noi oportunitati
pentru aplicarea abordarilor stiintifice ale managementului,care, in ciuda originilor lor
istorice si a criticilor tot mai raspindite, sunt prezente in multe practici moderne:
5
o Folosirea studiilor si masuratorilor asupra timpilor de lucru si a elementelor
executiei unei operatii, ca mijloc de imbunatatire a performantei
o Stabilirea de tinte (obiective) de productie si utilizarea lor in sistemele de
retributie pe baza performantei
o Specificarea competentelor si a caracteristicilor personale in procesele de
recrutare si selectie
o Identificarea nevoilor de instruire
o Utilizarea tot mai raspindita a simularii pe computer a conditiilor de derulare a
afacerilor
o Folosirea sistemelor sofisticate de stocare si control a materialelor
(Taylor, 1911)
Taylor s-a gindit sa aplice diferite metode de observare, cuantificare, analiza,
experimentare si evaluare in studiul comportamentului oamenilor la locul de munca
- Cercetarile lor in cautarea unor metode obiective prin care sa se descrie si sa se
prescrie modalitatile cele mai bune de organizare a muncii si au jucat un rol esential in
formarea managementului ca o disciplina distincta
- Urmarind imbunatatirea eficientei ,Taylor s-a straduit sa descopere principiile
fundamentale ale eficientei,iar la baza studiilor sale a fost certitudinea ca, pentru orice
problema, exista o solutie care este <calea cea mai buna>.
- Sustine ca managerul este cel care trebuie sa gaseasca, recurgind atent la observatie si
experiment, „cea mai buna” metoda si sa conceapa procedurile standardizate prin care
s-o puna in aplicare. Muncitorii trebuie selectati cu multa grija si pregatiti cit mai
bine.Astfel, productia poate fi imbunatatita, iar costurile pot fi reduse. Muncitorii
trebuie recompensati pentru „un efort corect intr-o zi de munca”, performanta fiindu-
le determinata atent cu ajutorul unor instrumente de tipul cronometrului .
- Taylor recunostea ca asa ceva ar putea duce la cresterea salariilor.Pe de alta parte,
insa, el sustinea ca managerii ar trebui sa se intereseze mai putin de costul muncii si
mai mult de costurile unitare totale.Metodele recomandate puteau duce, prin cresterea
productiei, la scaderea costului unitar total.
- Ca sa poata obtine o crestere a productiei per lucrator, Taylor le cerea managerilor sa
le imbunatateasca oamenilor conditiile de munca si sa le reduca efortul fizic si
oboseala.
- Taylor sustinea ca persoanele care planifica munca trebuie sa colaboreze strins cu
executantii lucrarilor, ca managerii si muncitorii trebuie sa aiba responsabilitati egale
in privinta eficientei si ca fiecare compartiment dintr-o întreprindere trebuie sa execute
lucrarile pentru care este cel mai bine dotat.
- Critici:
Depersonalizeaza analiza comportamentului oamenilor-acestia sunt priviti mai
mult ca niste mijloace de productie
Angajatii si sindicatele s-au opus, la rindul lor, din cauza importantei pe care
aceasta teorie o acorda cresterii productivitatii, si considerau mentalitatea
cronometrului oprimanta si degradanta, apartinind vechilor practici
manageriale (Teoria X McGregor,1960)
Teoria X (Douglas McGregor,1960)
muncitorii ar fi, prin natura lor motivati numai de propriile lor interese limitate
si, de aceea, trebuie sa fie controlati tot timpul si condusi printr-un
management autoritar
Oamenii reactioneaza la modul cum sunt tratati.Se refera la “omul mediu” si
nu la toti oamenii
McGregor sugereaza ca activitatea manageriala porneste,in buna parte ,de la o
serie de ipoteze asupra comportamentului uman.
Teoria pune baza ,ca principiu pentru motivarea in munca ,pe dirijarea si
controlul managerial
Ipotezele teoriei X
6
Omul obisnuit are o aversiune inerenta fata de munca ,incercand ,pe
cat posibil sa o evite
Pentru a-i determina sa depuna eforturile necesare,cei mai multi
oameni trebuie sa fie constransi,controlati,dirijati sau amenintati cu
sanctionarea.
Omul mediu prefera sa fie dirijat ,evita responsabilitatile ,are ambitii
mici si prefera in primul rand siguranta
Teoria Y- Douglas McGregor ,1966
Oamenii isi activeaza prin munca potentialul natural de a se autodezvolta, ca isi
pot asuma reasponsabilitati si ca au capacitatea sa contribuie din proprie initiativa
la obiectivele organizationale
Oamenii reactioneaza la modul cum sunt tratati.Se refera la “omul mediu” si nu la
toti oamenii.Teoria Y este o antiteza a Teoriei X
McGregor sugereaza ca activitatea manageriala porneste,in buna parte ,de la o
serie de ipoteze asupra comportamentului uman.
Ipotezele teoriei Y
Efortul fizic si mental fac parte din natura umana , si,in functie de
conditii,munca poate fi o sursa de satisfactie sau de penalizare
Cand sunt implicati ,oamenii isi exercita auto-conducerea si auto-controlul in
vederea atingerii obiectivelor ce le sunt incredintate
Omul mediu invata,in conditii corespunzatoare , nu numai sa accepte ,ci si sa
caute responsabilitatea.Exista mult mai multi oameni care ar putea contribui
creativ la solutionarea problemelor organizationale decat se crede
Teoria pune baza,ca principiu pentru motivarea in munca ,pe integrare.
Aceasta idee a stat la baza unui management modern,
Cerinte
Cerintele conform modelului Stewart ,reprezinta tot ceea ce trebuie sa faca
detinatorul postului.Ele pot fi “cerinte referitoare la performanta” ,care impun
atingerea unui standard minimal precizat sau “cerinte referitoare la conduita”
,care-i pretind detinatorului postului sa efectueze anumite activitati
Cerintele unui post se pot referi la :
performanta, in sensul ca i se cere angajatului sa obtina rezultate la anumite
standarde, sau
la comportament, in sensul ca impun asumarea anumitor sarcini, cum ar fi
participarea la anumite sedinte, alcatuirea unui buget, etc
Rosemary Stewart a precizat de unde sunt generate cerintele de mai sus:
cerinte impuse de manager:ceea ce seful dvs se asteapta sa faceti si ceea ce
nu puteti trece cu vederea fara sa va atrageti o forma sau alta de penalizare
7
cerinte impuse de colegi:servicii,informatii sau asistenta la un nivel similar
celor pe care le primiti si dvs de la ceilalti din organizatie ; a nu raspunde unor
asemenea cereri poate sa va traga penalizari
cerinte impuse din exterior:privesc furnizarea unor informatii sau adoptarea
unor masuri ;sunt formulate de persoane exterioare organizatiei ,nu pot fi
delegate si trebuie sa primeasca neaparat un raspuns pentru a nu fi penalizat
cerinte impuse de sistem:privesc intocmirea de rapoarte si bugete,sedinte ce
nu pot fi evitate , participarea la evenimente de societate de la care nu va
puteti eschiva pentru ca sunt privite ca parte componenta a muncii dvs.
cerinte impuse de subordonati:timpul care trebuie afectat subordonatilor
(pentru indrumare,evaluare performanta,supervizare, etc) in virtutea
atributiilor de baza pe care le aveti, si pe care nu li-l puteti refuza fara sa fiti
penalizat
cerinte autoimpuse :ceea ce simtiti ca trebuie sa faceti ,pornind de la propriile
standarde sau obiceiuri;munca pe care o considerati necesara pentru a
raspunde asteptarilor celorlalti
Constrangeri
Sunt factorii care limiteaza actiunile detinatorului unui post si pot proveni atat din
interiorul ,cat si din exteriorul organizatiei.Rosemary Stewart .Exemple :
limitarile in privinta resurselor(cantitatea si tipul resurselor disponibile-fonduri,
nr. personal)
reglementarile legale
acordurile sindicale
limitarile tehnologice:impuse de procesele tehnologice si de echipamentul aflat
la dispozitia managerului
amplasarea fizica, in spatiu, a managerului si a compartimentului sau
politica si procedurile specifice adoptate in organizatie
atitudinea si asteptarile oamenilor:vointa lor de a accepta sau de a tolera ceea
ce doreste managerul sa faca
Optiunile
Se refera la ceea ce se face –sau nu se face-cat si la mijloacele adoptate de catre
detinatorul unui post.
Optiunile se manifesta atat constient cat si inconstient si se refera ,in general ,la:
ce lucrare sa executati-lucrarea concreta ce trebuie executata,
modul in care trebuie procedat,
momentul in care trebuie sa o realizeze si
initiativele noi pe care sa le puneti in practica
analiza cerintelor si constringerilor din munca dvs ofera o baza pentru imbunatatirea
gamei de optiuni pe care le aveti la dispozitie
metode de diminuarea cerintelor :
daca cerintele impuse de sef nu sunt prea severe se poate incerca sa se discute cu
el pentru gasirea unei cai de a va reduce volumul de munca
ca sa puteti cistiga mai multa libertate s-ar putea sa demonstrati ca sunteti in stare
sa va asumati mai multe responsabilitati
se pot diminua cerintele impuse din partea colegilor discutind cu ei-oamenii s-ar
putea sa nu-si dea seama cit de mult efort le solicita celor carora le cer ceva
cerintele din partea subordonatilor pot fi negociate.Pentru rezolvarea problemelor
lor, puteti adopta proceduri privind lucrarile de rutina sau sa stabiliti limite de
responsabilitate clare pentru fiecare membru al echipei, in cadrul carora sa le lasati
libertatea sa ia singuri decizii, fara sa va mai solicite aprobarea
cerintele impuse de sistem sunt cele legate de procedurile si regulile adoptate in
privinta desfasurarii activitatii. Acestea nu ar trebui sa creeze piedici deoarece au
8
menirea sa ajute bunul mers al activitatii.Aici s-ar putea sa existe imbunatatiri
posibile, pe care le-ati putea face in propria dvs sfera de responsabilitate si sa
diminuati presiunile la care sunteti supus.
Daca cerintele impuse din exterior sunt sistematice si impun conformare, le puteti
raspunde prin adoptarea unor proceduri de rutina
Cerintele autoimpuse : exista tensiune intre a raspunde cerintelor « a fi reactiv » si
a lua initiativa « a fi proactiv »Managerul poate intra intr-un cerc vicios,
straduindu-se sa-si faca timp ca sa se poata gindi cum anume sa-si mai reduca din
solicitarile pe termen scurt, care-i ocupa o buna parte din activitate.Va trebui sa
gasiti o cale sa fringeti acest cerc vicios.Totusi munca managerului este foarte
incarcata .In aceste cazuri, problema este de natura structurala si nu tine numai de
practicile adoptate numai de managerul respectiv.Atunci este bine sa discutati cu
managerul dvs. Si sa-i prezentati diferite propuneri de solutii care v-ar putea ajuta
sa va echilibrati mai bine munca.
Constringeri :
Domenii pe care aveti mai multe sanse sa le influentati sunt :
o cel al atitudinii si asteptarilor oamenilor-printr-un proces gradat,
o cel al resurselor limitate –facind economie sau uin cazul resurselor umane
daca imbunatatiti organizarea muncii ca sa eliberati oameni din alta parte
o cel al amplasarii in spatiu a compartimentului puteti uneori sa le ameliorati
daca va ginditi sa va deplasati in locurile unde sunteti solicitat si nu sa vina
oamenii la dvs.
Pe termen lung, trebuie sa incercati o armonizare intre cerintele muncii dvs. si
aptitudinile pe care le folositi.Acesta este un aspect important in dezvoltarea carierei.
Atitudinile 10
si asteptarile
oamenilor Limitarile
10
10 de resurse
Politica si
procedurile
organizatiei Acordurile
sindicale
10 10
Managerul
Amplasarea
in spatiu
Limitarile
10
10
tehnologice
Reglementarile
legale
9
Constringeri care va limiteaza activitatea
10
10
Impuse
Impuse de
de sistem
manager
1
10 0
Managerul
Impuse
Impuse
de colegi
din exterior
10
10
autoimpuse Impuse de
subordonati
Cerintele care actioneaza asupra muncii dvs
10
- Exista oameni care-si doresc structuri foarte rigide, pe cind altii sunt mult mai
multumiti de mediile in care cadrul structural este mai flexibil
Contextul organizational
Cadru de analiza a preferintelor : nivelul de siguranta, ambiguitatati sau riscuri pe care le
puteti tolera:
Am mare nevoie de siguranta Nu am mare nevoie de siguranta
Nu tolerez ambiguitatile Tolerez bine ambiguitatile
Nu accept sa-mi asum riscuri Imi place sa-mi asum riscuri
11
–este tot un rezultat al aplatizarii structurii; mai multi oameni in subordine, mai
multe resurse, mai multe responsabilitati.Poate spori interesul si satisfactia
unui manager daca este insotita de delegare sau un proces de imputernicire,
care sa reduca intrucitva elementele de control si supervizare ale muncii .In
plus, este nevoie de instruirea si dezvoltarea profesionala a managerului, ceea
ce produce uneori un decalaj in timp intre momentul realizarii restructurarii si
momentul in care sunt insusite aptitudinile necesare
Roluri manageriale mai putin specializate
-in organizatiile cu structuri mai plate trebuie sa actioneze ca niste generalisti,
insarcinati cu conducerea oamenilor, administrarea banilor, alcatuirea
bugetului si intocmirea de prognoze
Accentul mai mare pe performanta
- culturile organizationale tind sa se concentreze tot mai mult asupra
performantei.Globalizarea exercita presiuni serioase asupra organizatiilor mai
putin eficiente, in sectorul public presiunile politice au dus la cresterea
nivelului raspunderii pentru rentabilitate si eficienta
Dubla presiune
- managerul este expus simultan unei presiuni sporite de jos in sus, din cauza
cresterii sferei sale de control, si de sus in jos, pentru ca i se cere sa aiba
performante mereu mai bune si sa-si indeplineasca obiectivele
Imputernicirea
- micsorarea numarului de nivele ierarhice le aduce managerilor ceva mai mult
control asupra muncii lor, mai multa libertate de decizie si mai multe
oportunitati de a participa la solutionarea problemelor, la inovare si la
formularea strategiilor
Perspectivele in cariera
- se simte pe o scara tot mai larga ca siguranta locurilor de munca este in
declin, iar perspectivele de promovare sunt mai incerte
Impactul asupra stilului de viata
-alaturi de diminuarea sigurantei locurilor de munca, cresterea numarului de
ore lucrate si accentul tot mai mare ce se pune pe raspunderile personale si pe
performanta au un impact major asupra stilului de viata.Aspectul pozitiv este
faptul ca pentru multi manageri nivelurile veniturilor si standardele de viata
sunt mai inalte ca pina acum.
- Impact: multi manageri se simt derutati referitor la rolul pe care il au de indeplinit,
asteptarile pe care le nutresc ceilalti referitor la ei sunt fundamental schimbate, mai mai
multa putere si independenta in actiune, se confrunta cu mai multe provocari, isi asuma
mai multe raspunderi, se expun mai multor presiuni, au nevoie de mai multe aptitudini,
mai putina siguranta in cariera
12
Secţiunea 2 Managementul propriei activităţi
Cuprins
2.2 Tranziţia spre management
2.3 Presiunea şi stresul
2.4 Managementul timpului
2.5 Delegarea
Rezumat
Am examinat modul în care se modifică activitatea dvs atunci când deveniţi manager. Am analizat cauzele
stresului şi am studiat importanţa unui management eficace al timpului, inclusiv a delegării. Mesajul
principal este că trebuie să înţelegeţi cât de important este să vă asumaţi responsabilitatea pentru modul în
care vă gestionaţi propria activitate. Am prezentat un număr de tehnici şi abordări care vă pot fi de folos în
această privinţă. Este bine să reţineţi că responsabilitatea rămâne a dumneavoastră şi că tehnicile acestea
trebuie utilizate selectiv, pe măsură ce înţelegeţi ceea ce aveţi de făcut. Managementul este complex şi poate
crea confuzii, iar pentru a fi un bun manager trebuie, mai degrabă, să vă dezvoltaţi propria putere de judecată,
şi mai puţin să aplicaţi nişte reguli. În secţiunea următoare, vom analiza unele dintre cauzele acestei
complexităţi. Acum sunteţi capabil să identificaţi mai precis felul în care trebuie să se schimbe
comportamentul dumneavoastră când deveniţi manager. Trebuie să fiţi conştient că, preluând un post nou, veţi
parcurge probabil un număr de etape până când veţi ajunge să aveţi încredere în capacitatea dumneavoastră
de a acţiona cum trebuie. Luaţi în considerare că, în unele situaţii, o tensiune acceptabilă se poate transforma
în stres inacceptabil şi trebuie să înţelegeţi răul pe care îl poate produce această transformare. Trebuie să
puteţi identifica din ce cauze se instalează stresul şi să cunoaşteţi ce măsuri să luaţi pentru a reduce nivelul
stresului şi efectele acestuia asupra dumneavoastră Este bine să înţelegeţi importanţa unui bun management al
timpului propriu şi suntem convinşi că aţi învăţat deja câteva tehnici menite să vă ajute în această privinţă. În
sfârşit, trebuie să înţelegeţi importanţa delegării şi să ştiţi cum să delegaţi cu eficacitate sarcini către
subordonaţii dvs
Puncte cheie
Noii managerii trebuie să găsească echilibrul dintre păstrarea câtorva dintre atribuţiile tehnice sau profesionale şi
asumarea noilor responsabilităţi manageriale.
Adam et al. au identificat şapte etape ale tranziţiei spre un post managerial:
- paralizia;
- minimizarea;
13
- depresia;
- acceptarea;
- testarea;
- căutarea sensurilor;
- consolidarea psihică a statutului-.
Handy a sugerat existenţa a cinci cauze ale stresului:
- responsabilitatea faţă de munca angajaţilor;
- funcţiile inovative;
- funcţiile integratoare sau cele de delimitare;
- problemele relaţionale;
- incertitudinea carierei.
Cauzele stresului, legate de rolurile manageriale sunt:
- ambiguitatea rolurilor;
- incompatibilitatea rolurilor;
- conflictul rolurilor;
- supra-încărcarea/ sub-dimensionarea rolului.
Pentru utilizarea mai judicioasă a timpului lor, managerii trebuie:
- să planifice; - să analizeze; - să reflecteze; - să facă schimbări; - să revizuiască.
Managerii trebuie să-şi stabilească priorităţi atât în funcţie de importanţa, cât şi în funcţie de urgenţa acţiunilor lor.
Maddux a sugerat câteva criterii pentru diferenţierea sarcinilor/ deciziilor care sunt potrivite pentru delegare:
- frecvenţa apariţiei sarcinilor;
- capacitatea profesională proprie;
- lipsa expertizei în privinţa sarcinii respective;
- acţiunile neagreate;
- câştigarea de experienţă de către personal;
- sporirea diversităţii muncii personalului;
- lărgirea atribuţiilor personalului;
- creşterea numărului de angajaţi capabili să exercite unele lucrări;
- utilizarea şi stimularea talentelor şi creativităţii.
CONCEPTE EXPLICATE
Tensiunea jucator-manager
tensiunea intre pozitia de membru al echipei si cea de conducator al ei
apare in momentul in care oamenii isi preiau atributiile intr-o prima pozitie manageriala si
au de infruntat probleme de adaptare
o de multe ori un manager este numit datorita cunostintelor si experientei de
specialitate si in acest caz trebuie sa indeplineasca dublu rol atit ca specialist cit si
ca manager
o este important sa stiti cu exactitate ce trebuie si ce nu trebuie sa faceti si de ce
o in egala masura cu actiunile manageriale s-ar putea sa se ceara sa se ofere si
indrumare profesionala deoarece s-ar putea sa fiti singura persoana care detine
cunostinte suficiente, abilitati profesionale si experienta pentru executarea unei
sarcini si pentru luarea unei decizii
o exista situatii in care va trebui sa va incurajati membrii echipei sa-si dezvolte
capacitatile profesionale prin indeplinire de sarcini sub supravegherea dvs
o este important sa stiti cind trebuie sa actionati dvs , cind este nevoie sa delegati
sarcinile si cind este bine sa instruiti echipa
Tranzitia Jucator –manager-Motive sa va utilizati timpul in activitati
profesionale ale postului anterior manageriale
–ramii JUCATOR- – devii MANAGER
1 considerati important sa va mentineti la zi Ca manager va puteti pastra aptitudinile profesionale de
cunostintele profesionale specialitate indrumind activitatea membrilor echipei, ajutindu-
i sa-si dezvolte competente noi
2 considerati ca este de folos imaginii dvs de Puteti sa va demonstrati calitatea de lider si capacitatea de a
lider sa demonstrati ca puteti indeplini lucra la un standard ridicat si daca impartasiti celorlalti din
sarcinile la fel de bine ca oricine din echipa si echipa problemele de management pe care le aveti.
ca puteti face fata tuturor cerintelor pe care le Puteti discuta cu oamenii aspectele manageriale ale sarcinilor
impuneti echipei de serviciu: cu pot fi stabilite obiectivele, cum sa planificati
activitatile, cum sa evaluati rezultatele
14
3 Echipa dvs. se asteapta sa ramineti „de-al lor” Puteti impartasi echipei diferite aspecte ale gindirii dvs
manageriale privind planificarea, organizarea, coordonarea,
care sa arate cum contribuiti la indeplinirea activitatii si astfel
sa le demonstreze subordonatilor modul special in care
participati la efortul comun.
4 Va simtiti mai confortabil si mai increzator, Ca manager, trebuie sa va ginditi si daca ati continua sa
facind ceva ce stiti ca puteti face bine indepliniti sarcini potrivite capacitatii si posibilitatilor
membrilor echipei, le-ati diminua oportunitatile de a cistiga
experienta.
5 Considerati ca este adeseori mai rapid si mai Chiar daca este frustant sa-i urmaresti pe altii cum invata, pe
usor sa indepliniti sarcina dvs insiva, decit sa o termen lung acest lucru aduce beneficii.
lasati in seama cuiva care nu poate sa o Ar trebui sa profitati de fiecare ocazie care se iveste ca sa va
realizeze la fel de bine perfectionati echipa si ca este bine sa faceti acest lucru intr-o
maniera planificata
6 Trebuie sa contribuiti si dvs la realizarea Se poate sa apara situatii in care din cauza lipsei de personal
lucrarii, pentru ca nu exista suficienti oameni sau in conditii de urgenta sa trebuiasca sa executati dvs o
pentru toate sarcinile sarcina de rutina.Daca executi sarcini cine mai conduce?
Planificind,exercitind influenta asupra deciziilor
care se iau la diferite niveluri poti ajuta echipa
7 Managerul dvs se implica el insusi foarte tare Este important sa-i demonstrezi sefului eficienta ta ca manager
si se asteapta ca si dvs sa faceti la fel nu ca executant.
9 Munca dvs este in mare parte functionala si In fisa ta de post pot apare si roluri de specialist .
necesita multe activitati operationale, in Acorda-le o parte din timp, dar cauta echilibrul intre executie
aceeasi masura in care le solicita pe cele si coordonarea oamenilor.
manageriale
Eu- ca manager
Activitati Activitati comune
Eu – ca profesionist
sau specialist
Activitati
Analiza:
- Care dintre activitatile dvs se refera la crearea conditiilor in care ceilalti isi pot atinge
rezultatele si care se refera la propriile dvs. sarcini?
- Ce greutati puteti intimpina, incercind sa va echilibrati rolurile?
Aceasta analiza pune accentul pe o problema de care este constient managerul: exista o
Consolidarea
tentatie permanenta de a va petrece timpul si energia mai degraba actionind decit coordonind
psihica a statutului
e
sin Cautarea
Procesul de tranzitie sensurilor
de
ul
Parcurgi mai usor tranzitiaminimizarea
ect jucator-manager daca intelegitestarea
procesul si daca stii la ce sa te astepti cu
privire la stres si tensiune
sp depresia
Statisticile arata ca o schimbare in rurina zilnica atrage o serie previzibila de reactii si sentimente,
Re
paralizia este planificata sau nu.
indiferent daca schimbarea
Cercetarile efectuate au evidentiat sapte stadii ale tranzitiei
acceptarea
(Sursa:Adams et al.,1976,p.13)
Cele 7 stadii ale tranzitiei
1. paralizia :
sentimentul initial de „inghetare”, cind noul manager nu stie ce sa faca in noul rol
2. minimizarea:
omul continua sa faca lucrurile ca si cum nimic nu s-ar fi schimbat, probabil negind in
sinea sa ca are de indeplinit noi roluri, ca manager
3. depresia:
noul manager simte ca natura si volumul asteptarilor celorlalti sunt foarte mari si se
teme ca nu le poate face fata; depresia poate fi insotita de panica, furie si sentimentul
de ura.
4. acceptarea:
noul manager incepe sa realizeze ca exista anumite lucruri pe care a reusit sa le faca si
mult mai multe pe care ar fi in stare sa le faca si ca a inceput sa faca altceva decit
obisnuia sa faca inainte
5. testarea:
noul manager incepe sa-si formeze propriile opinii privitoare la continutul
managementului si chiar sa le experimenteze
6. cautarea sensurilor:
incepe sa simta dorinta si sa-si ia ragazul de a reflecta asupra comportamentului sau si
al celorlalti, pentru a desprinde concluzii
7. consolidarea psihica a statutului dobindit:
se defineste ca manager, nu numai ca titlu, ci si in felul in care isi concepe activitatea;
managerul incepe sa se impace ce noile sale atributii
Observatii:
- Cele sapte stadii ale tranzitiei se afla intr-o succesiune: schimbarea brusca de roluri,
acceptarea treptata a realitatii, autotestarea, intelegerea propriei activitati si incorporarea
schimbarilor de comportament
- Pe parcursul acestor stadii nivelul respectului de sine variaza, parind sa urmeze o
traiectorie previzibila
- Identificarea celor 7 stadii de-a lungul unei astfel de curbe a nivelului respectului de sine
ajuta la intelegerea mai buna a procesului de tranzitie.
- Nu este obligatoriu ca fiecare persoana supusa tranzitiei spre o alta pozitie sa treaca prin
toate starile.Evolutia fiecarei persoane este specifica:unii pot sa nu treaca niciodata peste
stadiul de paralizie sau peste cel al minimizarii; altii sa sara faza de depresie; altii
progreseaza lin si rapid catre celelalte stadii
- Chiar daca aveti ceva mai multa experienta ca manager, puteti sa va aflati inca in etapele
finale ale procesului de tranzitie (daca inca mai faceti referire la trecut in vreun fel sau
16
altul, acest lucru va poate crea dificultati in gestionarea timpului si poate da nastere unui
sentiment de inadecvare)
Presiunea
- poate fi vazuta ca o forta din afara dvs.,care va motiveaza sau va da energie sa actionati.
- Problemele incep sa apara atunci cind presiunea devine prea mare sau dureaza o perioada
prea indelungata.
Stresul
- Este un raspuns intern; mintea si trupul semnalizeaza ca nu mai puteti face fata
- Este o reactie negativa , care poate conduce la inactiune sau la comportament nepotrivit
- Cei afectati de stres pot deveni persoane cu care nu mai poti comunica, morocanoase,
confuze, incapabile sa doarma sau sa se relaxeze cum trebuie.
- Persoana stresata nu este singura care sufera; colegii si membrii familiei sunt si ei afectati,
adeseori foarte serios.
- Daca presiunea devine prea mare sau dureaza o perioada prea lunga se poate transforma
in stres.Felul in care se poate transforma o presiune tolerabila intr-un stres intolerabil
variaza de la om la om.
- Nu exista o demarcatie precisa si simpla intre presiune si stres.Managerii trebuie sa evite
stresul, exploatind cu maximum de eficienta presiunea.
1. Recunoasterea stresului
- Oamenii isi manifesta stresul in diferite feluri: prin iritabilitate sau prin pierderea rabdarii,
prin reactii de panica, fumat excesiv, recurgerea la alcool, timp excesiv de lung petrecut la
birou, reticenta de a delega sarcini
- Toate acestea pot fi semne ale altor probleme, dar manifestarea lor trebuie sa va
determine sa suspectati prezenta stresului si sa actionati pentru reducerea acestuia,inainte
ca dvs, persoana in cauza, sau organizatia sa aiba de suferit
2. Cauzele stresului
Cauze uzuale –Handy (1993)
Responsabilitatea fata de munca celorlalti.
Sarcina unui manager este intotdeauna de a reconcilia niste obiective care se
suprapun sau care se afla in contact, precum : grup- organizatiei, individual-
grup, personale-alti manageri
Functiile inovative
Responsabilitatea pentru actiuni inovative poate fi stresanta, in mod special in
organizatiile in care exista o rezistenta traditionala la schimbare
Functiile integratoare sau cele de delimitare
Rolul de coordonator poate fi stresant in special acolo unde autoritatea nu este
foarte clar delimitata sau resursele sunt inadecvate.
Probleme relationale
Persoanele care au dificultati de comunicare cu managerii lor, cu personalul lor
sau cu colegii pot manifesta simptome de stres.
Incertitudinea carierei
Schimbarile rapide in tehnologie, in piete si in structurile organizationale
creeaza stres personal.
Cauze legate de rolurile manageriale Handy
Ambiguitatea rolurilor
Daca un manager se afla pe o pozitie unde rolurile nu sunt foarte clar definite,
pot aparea ambiguitati, care, la rindul lor, creeza stres.
17
Suprapunerea rolurilor face un post managerial mai interesant si ofera
motivatii pentru creativitate de aceea, managerii trebuie sa invete sa faca fata
stresului care se naste din ambiguitatea rolurilor
Incompatibilitatea rolurilor
Acesta apare atunci cind asteptarile unui manager privind rolurile pe care le
are de indeplinit difera semnificativ de cele ale personalului si ale colegilor sai.
Presiunea de a face lucruri care nu par sa fie potrivite sau « corecte » este
stresanta.
Conflictul rolurilor
Acesta poate aparea atunci cind cineva are de indeplinit mai multe roluri
diferite.Chiar daca managerul nu are nici o problema in indeplinirea separata a
fiecarui rol, conflictul poate aparea atunci cind trebuie sa le indeplineasca in
acelasi timp.Aici poate fi inclus conflictul dintre rolurile asociate cu caminul si
familia si rolurile asociate cu munca.
Supra-incarcarea sau sub-dimensionarea rolurilor
Supra-incarcarea rolurilor apare atunci cind o persoana detine prea multe
atributii, si astfel stresul se naste si din diversitatea, si din cantitatea acestora.
Sub-dimensionarea rolurilor poate fi stresanta daca detinatorul acestora se
simte insuficient folosit.
3. Reducerea stresului
Actiuni posibile:
Promovati munca in colaborare.implicind membrii echipei in luarea deciziilor asupra
problemelor care ii afecteaza este posibil ca vor colabora si cu dvs si intre ei
Creati “zone de stabilitate”-domenii de activitate asupra carora aveti un anume
control.Lipsa controlului asupra muncii poate agrava nuvelul de stres.
Largiti perspectivele, asigurindu-va ca oamenii inteleg contextul solicitarilor la care
trebuie sa raspunda
Asigurati-va ca fiecare isi cunoaste atributiile si sarcinile pe care trebuie sa le
indeplineasca
Stabiliti prioritati clare si pastrati-va o imagine limpede asupra volumului de munca al
fiecaruia
Observatii :
- problemele cauzate de stres sunt mai usor de tratat daca sunt identificate intr-un stadiu
incipient
- cauza poate fi uneori tendinta de a prelua asupra dvs intreaga presiune,stabilirea de
standarde inalte in ceea ce priveste cantitatea/calitatea muncii prestate
- un fenomen intilnit este acela ca organizatiile incurajeaza munca peste program si cind
aceasta tendinta devine un obicei, mediul de munca ajunge sa fie tensionat si cauzator de
anxietate, iar unii angajati sufera de stres.
- Slaba gestionare a timpului poate duce la supraincarcare si stres
Managementul timpului
Managerul trebuie sa-si formeze o viziune clara asupra felului cum isi organizeaza timpul
si munca proprie ,pentru a face fata cerintelor .Pentru aceasta trebuie sa cunoasca factorii
care pot duce la irosirea timpului.
John Adair (1987) considera ca exista cinci probleme ,comune majoritatii managerilor:
1. Taraganarea –amanarea de pe o zi pe alta a lucrarilor plictisitoare sau care par
inutile ; se vor adauga altor sarcini care trebuie indeplinite si vor consuma mai mult
timp in viitor
18
2. Lipsa de eficacitate a delegarii-ezitarea managerilor de a delega sarcini
subordonatilor , crezand ca treaba iese mai repede daca o fac chiar ei, duce la irosirea
timpului propriu si la pierderea oportunitatii de a cultiva potentialul angajatilor.
3. Dificultati in redactarea documentelor-“dezordinea de pe birou va face de lucru si va
iroseste timpul”
4. Tinerea unor sedinte inutile-sedintele sunt mari consumatoare de timp de aceea inainte
de a convoca o sedinta trebuie sa va raspundeti la cateva intrebari :”Ce s-ar intampla
daca nu am tine aceasta sedinta ?”,”Oare de ce ne intalnim ?”,”Care este obiectivul
sedintei ?”,”Cat ar trebui sa dureze ?”, “ Cine trebuie sa participe ?”,”Cum ar trebui
organizata desfasurarea sedintei ?”,”Este acesta momentul cel mai potrivit ca sa o
tinem ?Daca nu,cand o sa fie ?”
5. Incapacitatea de a fixa prioritati-fixarea prioritatilor reprezinta o latura esentiala a
muncii managerului.Schimbarea conditiilor obliga la modificarea listei de prioritati ;
dar motivele trebuie sa-i fie clare atat managerului cat si subordonatilor
“Supraincarcarea se datoreaza administrarii defectuoase a timpului si constituie un cost
real,care poate crea ,si creaza tot felul de probleme in ceea ce priveste relatiile
personale,stresul si suferintele legate de acestea
O cale prin care managerul isi poate gestiona cu mai multa eficacitate timpul presupune
stabilirea unui set de teluri clare si ordonarea sarcinilor pretinse de indeplinirea lor in
ordinea importantei
Administrarea corecta a timpului reprezinta o cale prin care managerul isi poate
imbunatati performanta manageriala.
Modelul in 5 etape
1. Planificati-
- cum trebuie sa va utilizati timpul la locul de munca
- utilizati matricea stabilirii prioritatilor (urgent/important) ,planificind atit sarcinile urgente
cit si pe cele importante ,evitind managementul de criza si incercind sa va dezvoltati
capacitatea de a aborda activitatile de rutina intr-un mod eficient
- pentru sarcinile de rutina trebuie sa identificati procesele de rutina, a caror concepere si
aplicare reclama o planificare a timpului necesar (trebuie sa includa :instruirea
personalului,alocarea sarcinilor) si tinind cont de celelalte activitati ce trebuie realizate
2. Analizati
– modul in care va utilizati acum timpul la locul de munca
– pastrati o agenda sau jurnal detaliat
3. Reflectati
– asupra diferentelor dintre aceste doua aspecte si asupra a ceea ce doriti sa
schimbati
– identificati alternative si decideti pe care s-o alegeti
– dezvoltati-va obiceiul de a reflecta si utilizati experienta ca pe o unealta de
invatare
– Este bine sa va puneti urmatoarele intrebari :
i. Activitatile pe care le efectuez fac parte,toate , din rolul meu de
manager ? (expl :permit prea des sa fiu intrerupt, ma implic in sarcini
care ar putea fi delegate)
ii. Ce activitati ar trebui sa fac mai des ? ajustati-va compozitia zilei de
munca, punind mai mult accent pe sarcinile care ar trebui indeplinite)
iii. Cit de mult din timpul meu reprezinta raspunsul la solicitarile
altora ? (daca o mare parte din timp este consumat in analize, judecati si
decizii privind desfasurarea activitatii cotidiene, inseamna ca puteti
incerca sa delegati mai multe din sarcinile de rutina. Rolul dvs va fi
atunci sa monitorizati si sa analizati rezultatele, ceea ce ramine
important, dar fara sa consume timp)
19
iv. Cit de mult din timpul meu este folosit in rezolvarea unor urgente sau
actiuni neasteptate ? ( desi toti managerii sunt obligati sa faca fata unor
sarcini neasteptate, daca ajung sa domine timpul de lucru, inseamna ca
trebuie sa analizati cu atentie daca nu cumva planificarea, procesurile de
lucru si alocarea timpului ar trebui imbunatatite ; trebuie sa faceti distinctie
foarte clara intre chestiunile urgente si cele importante si sa va impartiti
timpul in consecinta)
v. Va finalizati sarcinile la timp ? (s-ar putea sa va fie util sa va petreceti
citeva minute la inceputul fiecarei zile, pregatind o lista de prioritati pentru
ziua respectiva)
vi. Aveti vreo problema care sa scoata in evidenta aspectul gestionarii
timpului ? (analizati daca exista o cauza majora care sa va impiedice sa va
utilizati timpul asa cum intentionati. Daca exista, trebuie sa va ginditi la o
metoda prin care sa solutionati problema)
Managementul timpului, ca multe alte aspecte din management, este o chestiune
de echilibru si compromisuri. Daca una dintre functiile dvs zilnice este sa va
asigurati furnizarea cotidiana a unor servicii, trebuie sa va rezervati timp pentru
cei implicati direct in acele activitati precum si celor care beneficiaza de
servicii.Cu toate acestea, ca manager, trebuie sa va detasati ci de cit de
activitatea de rutina si sa va pastrati imaginea de ansamblu asupra ei. Daca va
implicati direct in procesul de furnizare a serviciilor, este foarte posibil sa fi
cazut deja in capcana « jucator-manager ».
4. Schimbati-modul in care va utilizati timpul
– Stiti deja cum va petreceti timpul si ce ati putea imbunatati
Abordari pentru imbunatatirea utilizarii timpului:
(i) Discut cu managerul meu ca sa verific daca inteleg corect rolurile pe care le
indeplinesc
(ii) Imi echilibrez continutul zilei de lucru
(iii) Frecventez cursuri de instruire ca sa dobindesc aptitudinile necesare in unele aspecte
ale postului meu
(iv) Imi planific si imi programez mai atent modul de utilizare al timpului
(v) Imi folosesc agenda ca un instrument de planificare
(vi) Deleg unele sarcini de rutina
(vii) Imi planific munca pe sarcini zilnice si sarcini saptaminale
(viii) Imi pregatesc o lista zilnica de activitati si o analizez la sfirsitul fiecarei zile
(ix) Imi incep ziua vizualizind si repetindu-mi in minte evenimentele principale
(x) Petrec mai mult timp ca manager si mai putin ca “jucator” direct implicat in activitate
(xi) Daca simtiti nevoia sa va imbunatatiti managementul timpului, dar nu stiti ce abordare
ar fi mai potrivita pentru dvs, incercati una dintre ele timp de o saptamina, dupa care
treceti la alta.
5. Revizuiti
- in mod regulat felul in care progresati, pentru a va asigura ca abordarea dvs. continua
sa fie cea potrivita
- odata stabilit planul pentru utilizarea timpului,se implementeaza si apoi trebuie
revizuite rezultatele
- notati-va in agenda o data situata peste 2-3 saptamini, la care sa analizati modul in
care functioneaza pasii alesi.
- Va trebui sa va puneti urmatoarele intrebari:
Ce a mers bine?
Ce ar fi putut fi imbunatatit?
Ce a mers gresit si de ce?
Observatii:
- comparind ce s-a intimplat in realitate cu ceea ce ati planificat , puteti invata destul de
mult despre felul cum va utilizati timpul
- este important sa gasiti o abordare care se potriveste organizatiei dvs
20
- este bine sa repetati acest exercitiu din cind in cind –mai ales atunci cind vi se modifica
volumul de activitate-astfel incit sa devina o componenta uzuala a muncii dvs de manager
Stabilirea prioritatilor
21
Modelul managerial al timpului -Stabilirea
- prioritatilor
Lucrari importante
IV ACTIVITATI
Lucrari
III
II ACTIVITATI
•Munca de rutina
•Intreruperi,apeluri
•Corespondenta
•Corespondenta,rapoarte
•Conversatie la telefon
•Probleme presante
•Timp irosit
•Activitati marunte
•Activitati placute
I II
I REZULTATE : II
III IV
•Stress IV REZULTATE :
•Epuizare
•Iresponsabilitate totala
•Managementul crizelor
•Pierderea locurilor de munca
•Criza de timp,supraaglomerarea
•Dependenta de altii sau de institutii
I II I II
III REZULTATE : REZULTATE :
•Focalizare pe activitati pe termen scurt IV
•Managementul crizelor •Viziune,perspectiva
•Reputatia de a avea un caracter cameleonic •Echilibru
•Considerarea telurilor si planurilor ca fiind •Disciplina
lipsite de valoare •Stapinirea situatiilor
Delegarea
•Sentimentul victimizarii,pierderea controlului
a) A delega •Crize putine
•Relatii dureroase sau ruinate
Inseamna a acorda cuiva puterea si autoritatea si de a le asigura resursele necesare pentru
a indeplini o anumita sarcina sau de a lua o decizie in numele dvs.Responsabilitatea finala
pentru rezultate nu se deleaga ,de aceea delegarea va obliga sa exercitati un anume
control pentru a va convinge ca rezultatele sunt obtinute, dar in acelasi timp este necesar
sa delegati implementarea sarcinilor.
Un manager nu trebuie sa delege nimic ,inainte de a defini sarcina,gradul de independenta
al persoanei si formele de control si. inainte de a obtine acordul acesteia asupra lor.
22
In tranzitia de la un rol operational la unul managerial, una dintre dificultati este sa treceti
de la efectuarea propriu-zisa a muncii la alocarea ei catre altii
b) Categorii de sarcini ce pot fi delegate –Maddux (1990)
1. Deciziile pe care le luati in mod frecvent
-decizii minore , rutina activitatilor repetitive
-pot fi delegate dar instruindu-va angajatii cu privire la politicile si procedurile care se aplica
2. Atributii de specialitate
-este vorba de activitati operative si mai putin de sarcini manageriale
-pentru manager poate fi o provocare sa vada ca oamenii obtin rezultate chiar mai bune decit el pe
vremea cind executa acea activitate
-timpul economisit poate fi utilizat pentru exercitarea celorlalte atributii
3. Sarcini si proiecte pentru care sunteti cel mai putin calificat
-unii dintre angajati sunt mai bine calificati si pot indeplini parti ale activitatilor mult mai bine
decit ati putea-o face dvs.
4. Atributii pe care nu le agreati
-probabil ca aminati lucrurile pe care nu va place sa le faceti sau le faceti de mintuiala
-daca analizati ce le place sau nu oamenilor sa faca si ce aptitudini ar exista pentru fiecare
activitate, gasiti pe cineva care sa accepte activitatea respectiva si sa o faca mai bine.
-daca oamenii au nevoie de instruire, instruiti-i
5. Activitati care ar putea sa le ofere angajatilor experienta
-acestea le asigura oamenilor posibilitatea sa se perfectioneze in munca pe care o fac, le ofera o
provocare si ii motiveaza
6. Sarcini care adauga diversitate muncii angajatilor
-o schimbare de ritm este, de obicei, bine-venita si poate fi motivanta
7. Activitati care pot largi atributiile unui post
-pe masura ce angajatii dvs devin mai experimentati, incep sa aiba mai mult timp
-adaugati-le sarcini si responsabilitati suplimentare, pentru a asigura posturilor lor mai multa
substanta
8. Sarcini care asigura cresterea numarului angajatilor capabili sa execute lucrari
dificile
-maximizati efcacitatea grupului,oferind angajatilor experienta si posibilitatea de a se inlocui unii
pe altii in executarea anumitor lucrari in situatii de urgenta sau perioadele de supraincarcare
9. Oportunitati de utilizare si stimulare a talentelor si creativitatii
-angajatii nu pot fi creativi intr-un mediu sufocant; trebuie sa li se ofere o anumita libertate si
posibilitati de a-si arata initiativele.
-stimulati-i cu probleme si proiecte dificile si rasplatiti solutiile ingenioase
c) Beneficii potentiale
Veti reusi sa finalizati mai multe sarcini si sa va incadrati mai usor in termenele de predare
Veti putea controla mai bine activitatea printr-o mai buna alocare a sarcinilor specifice
Membrii echipei dvs se vor dezvolta, vor cistiga mai multa experienta si vor dobindi noi
aptitudini
Veti putea evalua mai bine performanta membrilor echipei
Veti putea imparti mult mai corect volumul de activitati intre membrii echipei
Veti putea sa va dezvoltati propriile roluri de planificare, organizare, motivare si control
Subordonatii dvs va vor considera un manager care ii indruma si ii dezvolta
Managerul dvs va observa ca dvs si echipa pe care o conduceti sunteti hotariti sa obtineti
rezultate reale
d) Dezavantajele potentiale ale delegarii:
este un mijloc de a scapa de volumul prea mare de munca,impartindu-l cu ceilalti
Puteti considera ca delegarea ajuta la evitarea responsabilitatii in situatii dificile
Va puteti pierde popularitatea
Este posibil sa credeti ca trebuie dvs sa faceti totul pentru ca sunteti cel ce poarta
responsabilitatea pentru rezultate
e) Eficacitatea delegarii
Depinde de :
23
ce anume considerati ca reprezinta un rezultat de calitate- obiective clare
convenite impreuna
aptitudinile persoanei careia ii delegati sarcina
relatiile dvs personale cu persoana in cauza
timpul pe care il aveti la dispozitie pentru realizarea sarcinii
f) Controlul asupra sarcinilor delegate
convenita metoda de evaluare a modului in care este executata sarcina, pentru a putea
oferi apoi feedback executantului
Implica:
definirea clara a sarcinii (ce trebuie facut,cum trebuie facut,cand trebuie sa fie gata)
definirea limitelor de responsabilitate in rezolvarea sarcinii
alegerea unei metode adecvate de control (supraveghere permanenta,control pe
etape, control final)
24
am discutat câteva metode cu ajutorul cărora puteţi preveni sau reduce conflictele distructive. În sfârşit, am aruncat o
privire către comportamentele "politice" din organizaţie – de ce apar acestea şi ce consecinţe pot avea. În particular,
am discutat despre apartenenţa la reţele cu avantajele şi dezavantajele de rigoare. În activitatea prezentată sunt
sintetiza toate aceste elemente.
În acest moment, trebuie să înţelegeţi mai bine unele dintre lucrurile care fac ca munca unui manager să fie dificilă. Ar
trebui să înţelegeţi de ce unele grupuri reuşesc să colaboreze bine iar altele nu. Ar trebui, de asemenea, să ştiţi mai bine
cum trebuie abordate conflictele de la locul de muncă şi să înţelegeţi funcţionarea politică internă a organizaţiei. Mai
presus de orice, trebuie să fi înţeles deja ideea de complexitate inerentă a managementului şi să vă fi dat seama că ea se
manifestă la toate nivelurile manageriale şi în toate organizaţiile. În special, trebuie să recunoaşteţi că abilitatea de a
coopera cu grupurile de oameni, de a aborda conflictul şi de a munci în cadrul unei structuri politice este o cerinţă a
managementului eficace în orice organizaţie.
Puncte cheie
O problemă poate fi delimitată sau nedelimitată.
Simon a introdus noţiunile de raţionalitate limitată şi de soluţie satisfăcătoare.
Deciziile pot fi programate sau neprogramate.
Managerii îşi asumă răspunderi faţă de organizaţie, faţă de clienţi, faţă de colegi şi faţă de ei înşişi.
Factorii contextuali care afectează activitatea unui grup de oameni sunt:
- mărimea grupului;
- componenţa grupului;
- sarcinile;
- resursele;
- recunoaşterea.
Factorii interni care afectează activitatea unui grup de oameni sunt:
- sarcina şi procesul;
- tipurile de interacţiuni;
- motivarea;
- dezvoltarea grupului.
Tuckman a arătat că fazele dezvoltării unui grup sunt:
- formarea;
- răbufnirea;
- normarea;
- funcţionarea.
Printre diferitele niveluri ale conflictului se numără:
- neînţelegerile;
- deosebirile de valori şi convingeri;
- divergenţele dintre interese şi ambiţii;
- divergenţele interpersonale;
- sentimentele şi emoţiile.
Răspunsurile posibile la conflict includ:
- forţarea; - concesia; - eschivarea; - compromisul; - colaborarea.
Abordările posibile în managementul conflictului sunt ignorarea, prevenirea şi soluţionarea.
Oportunismul managerial este o caracteristică a organizaţiilor.
Reţelele şi activitatea în cadrul lor au avantaje, dar şi dezavantaje.
CONCEPTE EXPLICATE
Complexitatea in management
- Factori ce creaza complexitatea
1. Problemele
Prioritati
Natura problemelor reprezinta o cauza a complexitatii
o problemele cu care ati avut de-a face clare
Limitata deja si pe care stiti cum sa le abordati pot fi
rezolvateinrelativ
timp usor Implicatii
o problemele pentru care nu cunoasteti solutii sau care cuprind limitate aspecte situate in afara
sferei dvs de control sunt mult mai complexe
o Seproblemele
stie care armai
fi omari nu sunt doar cele mai ample ca dimensiune; ele pot avea
caracteristici
solutie calitativ diferite si,PROBLEMA
potentiala prin urmare, pot fi mai dificil de rezolvat
Poate fi tratata ca
- Problemele pot fi : DELIMITATA o chestiune izolata
a. delimitate –de obicei mici si bine definite
b. nedelimitate- mai mari si slab definite
Se cunoaste Numar limitat de
esenta problemei persoane implicate
Se cunosc datele 25
problemei
Scala de timp mai Prioritatile sunt
lunga si puse in discutie Implicatii mai
incerta mari si incerte;
ingrijorare
26
2. Capacitatea de solutionare a problemelor
- Teoria economica traditionala presupune ca oamenii iau ,in general, in mod rational
- Experienta spune ca rareori se intimpla asa; de multe ori, oamenii fie nu stiu care este decizia
rationala, fie nu stiu s-o aplice
- Simon (1960) a propus trei concepte, considerate contributii importante in intelegerea
procesului adoptat de manageri pentru solutionarea problemelor:
o Rationalitatea limitata
Concept ce porneste de la ideea ca managerii se straduiesc sa actioneze
intr-un mod strict rational, dar, in practica, nu o pot face
Limitarea capacitatii noastre de a actiona rational este cauzata de
insuficienta informatiei care ne este disponibila si a capacitatii noastre de a
o procesa
Rezultatul este ca majoritatea deciziilor noastre se afla sub nivelul optim:
adica nu sunt perfecte
o Solutiile suficiente
In teoria economica, toti decidentii maximizeaza, adica se straduiesc sa
gaseasca cea mai buna solutie dintre cele existente.
In realitate, managerii cauta si aplica solutii „suficient de bune”, adica
solutii care ii satisfac in conditiile date
Majoritatea deciziilor inseamna nu a gasi cel mai ascutit ac din carul cu
fin, ci a gasi un ac suficient de ascutit ca sa se poata coase cu el.
Astfel, managerii iau decizii satisfacatoare, suficiente, fara a mai analiza
toate alternativele posibile, si folosesc pentru aceasta reguli practice si
relativ simple. Notiunea „suficient de bine” este vitala pentru activitatea
unui manager.
o Tipurile de decizii
Programate- adica repetitive si care necesita aptitudini administrative
Neprogramate- adica noi si nestructurate si care solicita judecata, intuitia
si creativitatea
3. Raspunderile
o Managerii sunt obligati sa-si asume raspunderi fata de mai multe persoane
o Daca exista incompatibilitati intre tipurile de raspundere, atunci pot aparea
tensiuni pe care managerul trebuie sa le rezolve
- Tipuri de raspunderi:
o Raspunderi fata de organizatie
Fata de cine:
teoretic, principala raspundere este in fata proprietarilor organizatiei:
actionarii, donatorii sau fondatorii, contribuabilii
in realitate probabil va asumati raspunderi fata de director sau manager,
care actioneaza ca agenti in numele proprietarilor organizatiei. O exceptie
o constituie firmele mici, in care proprietarul s-ar putea implica direct si
activ in afaceri
Ce:
managerul dvs stabileste obiective si standarde de performanta si va face
raspunzator de realizarea lor.
Obiectivele pot fi definite formal sau pot fi implicite sau informale.
o Raspunderi fata de clienti:
Orice activitate implica furnizarea unui serviciu sau produs, purtind cu ea o
raspundere sau o datorie fata de cei care beneficiaza de serviciul sau
produsul respectiv
Clientii pot fi interni (colegi , manageri , subordonati din interiorul
organizatiei sau externi (din exterior).Unii angajati si manageri din
27
serviciile publice si voluntare considera totusi ca termenul de client nu
este potrivit pentru rolul lor
o Raspunderea fata de colegi si subordonati
este un element major in toate activitatile de management
managerii isi petrec o mare parte a timpului lor indrumind, oferind
angajatilor asistenta si sprijin, conducind si aparind personalul (in
organizatiile mari, acesta poate fi partea dominanta a rolului unui manager)
o Raspunderea fata de propria persoana
Toti suntem mindri de munca noastra si avem propriile standarde etice si in
ceea ce priveste calitatea
Daca ne desfasuram activitatea intr-un domeniu profesional, aceste
responsabilitati pot fi exprimate formal in niste coduri profesionale (de
exemplu in medicina sau drept)
Eficacitatea grupului
- Rezultatele managerului nu depind doar de el, de capacitatea sa profesionala, administrativa
sau tehnica, ci, mai degraba de grupul condus
- Grupul realizeaza mai mult decit o singura persoana dar pentru asta managerul trebuie sa
dobindeasca aptitudini noi
- Comportamentul grupurilor este un domeniu complicat
- Munca in grup afecteaza comportamentul individual-nevoia de a fi parte dintr-un grup tinde
sa uniformizeze scopurile si asteptarile grupului, care, la rindul lui poate schimba
comportamentul individual
- Munca in grup poate crea tensiuni daca:
o Grupul este obligat sa exercite mai multe functii simultan
o Exista conflicte intre membrii grupului
- Scopurile organizationale ale grupurilor
o Pentru repartizarea si gestionarea activitatilor
o Pentru solutionarea problemelor si elaborarea deciziilor
o Pentru a permite oamenilor sa participe la procesul decizional
o Pentru coordonarea si realizarea legaturilor
o Pentru transmiterea informatiilor
o Pentru negocierea sau rezolvarea conflictelor
o Pentru desfasurarea de cercetari si investigatii in trecut
o Pentru cresterea angajarii si implicarii oamenilor
- Puteti influenta eficacitatea grupului actionind atit asupra felului in care este constituit cit si
prin managementul lui
1. Factorii contextuali (exteriori grupului)
- Marimea grupului
o Trebuie facut un compromis intre a include in grup atiti oameni cite aptitudini sunt
necesare si a mentine grupul la un nivel la care sa mai poata fi functional
o Participarea constructiva a membrilor are loc in grupuri de 5-7 persoane
o Daca aveti nevoie de un grup mai mare s-ar putea sa fie nevoie sa-i impartiti pe
oameni in subgrupuri
- Compozitia grupului
o Grupurile in care oamenii au valori si convingeri similare sunt mai armonioase dar
autosuficiente
o Grupurile in care oamenii au convingeri diferite pot fi mai creative si mai
inventive, dar mai greu de condus
- Natura activitatii
o Sarcinile clare pot fi finalizate mai repede
o Sarcinile insuficient definite sau fara finalitate pot necesita mai mult timp si este
posibil sa fie stresante
28
- Resursele
o Ca safie eficiente grupurile trebuie alimentate cu resurse suficiente
- Recunoasterea externa
o Productivitatea si motivatia sunt mai mari daca grupul este recunoscut ca fiind
important
2. Factorii interni
- Sarcina si procesul
o Pentru a fi eficace grupurile trebuie sa fie capabile sa rezolve sarcina atribuita si,
totodata, sa pastreze relatiile intre membri
o Sarcinile pot fi efectuate cel mai bine daca se adopta o abordare sistematica, dar
pentru ca membrii grupului sa participe efectiv, trebuie in acelasi timp sa se acorde
atentie si functiilor sociale sau de proces
o Functii de sarcina :
•Propunere/initiere Propunerea unor idei,a unor masuri si actiuni
relevante pentru sarcina
•Construire dezvoltarea propunerilor celorlalti
•Diagnostic Analiza problemelor si dificultatilor care apar
sau a cauzelor diferitelor situatii
•Cautare de informatii Furnizarea si cautarea de informatii relevante
pentru indeplinirea sarcinii
•Evaluare Evaluarea avantajelor diferitelor propuneri sau
rezultate
•Elaborarea deciziilor Contributii la adoptarea unor decizii cu privire
la diferite propuneri sau cai de actiune
o Functii de proces
Bariera Deschiderea-atitudinea activa si pozitiva de a-i implica
si pe ceilalti in discutie
Inchiderea-tentativa de a-i controla / izola pe ceilalti
Incurajarea Comportamentul amical,cooperant si sensibil fata de
ceilalti,manifestat prin mijloace verbale sau non-verbale
30
2. inainte de a incepe sa functioneze cu eficacitate maxima ,un grup are nevoie de o
perioada de timp pentru a se dezvolta;in mod ideal,acest interval de timp trebuie
luat in considerare la intocmirea planurilor
Grup
de Echipa de
lucru inalta
performanta
Echipa
reala
Pseudo- Echipa
echipa potentiala
Dizolvare
1. Conflictul
- neantelegere,ciocnire de interese;dezacord;cearta,diferend,discutie (violenta)
- contradictie intre ideile,interesele sau sentimentele diferitelor persoane,grupuri
- ca si jocurile,conflictele au reguli,strategii si recompense.Oamenii intra in conflict deoarece
concureaza pentru o recompensa ,cum ar fi resursele,o promovare,etc.Conflictele organizationale
se desfasoara dupa anumite reguli si pot include si strategii.Partile implicate in conflict pot
planifica,pot forma aliante,pot anticipa diferite evolutii,si-si pot asuma raspunderea obtinerii
rezultatului dorit
DECI:
- Conflictul poate fi o cauza a stresului la locul de munca ,reflecta divergentele de la locul de
munca si pot apare din prea multa diversitate
- Conflictul este ceva obisnuit, aproape firesc, in majoritatea organizatiilor, si, prin urmare, este
important sa intelegem de ce apare si ce putem face cind ne confruntam cu o asemenea situatie
- Intr-un grup diversitatea poate fi un atu real: cu cit este mai larga paleta ideilor si experientelor in
rezolvarea unei probleme, cu atit este mai mare sansa gasirii unei solutii bune
- Daca se ajunge intr-o situatie in care suntem presati sa dam rapid rezultate ori sa „obtinem totul
sau nimic”, in unele cazuri, diversitatea poate sa sporeasca tensiunea si sa conduca la conflict
- Pe de o parte conflictul poate fi apreciat la modul intelectual,ca fiind valoros pentru organizatie
sau echipa,iar pe de alta parte conflictul nu place si sunt evitate situatiile nelinistitoare care apar
ca rezultat al acestuia.
2. Manifestare
- Conflicte manifeste
Conflict deschis, poate fi identificat usor,
limbajul devine mai dur, politetea strict necesara este ignorata, dezacordurile devin
personale iar gesturile ajung sa fie agresive
- Conflicte mocnite
Conflictul exista,dar este mocnit, iar managerul trebuie sa fie atent la eventualele
tensiuni ce stau sa se iveasca
Se produc cind sunt implicate relatii de putere sau oamenii se tem sa nu aiba de
suferit daca si-ar face cunoscuta opozitia fata de punctul de vedere acceptat
31
3. Tipuri
Conflicte constructive
Conflicte distructive
Un conflict este considerat constructiv sau distructiv in functie de punctul de vedere al celui care
il observa
Aspectul constructiv sau distructiv al unui conflict depinde de stilul si abordarile partilor
implicate,care,la randul lor ,sunt determinate de personalitatile si aptitudinile lor interpersonale
Pentru a intelege un conflict ,trebuie analizat mai intai contextul sau istoric.De-a lungul
timpului,tipurile de conflict care apar in organizatie aparent similare pot fi foarte diferite si pot
avea solutii diferite.Odata ce se dezvolta un climat de neancredere,divizare si conflict
distructiv,acesta tinde sa se consolideze,fiind tot mai dificil de inlaturat
Conflictele constructive sunt cele ale caror potentiale rezultate sunt de tipul “castig-castig”, in
care ambii protagonisti au de castigat de pe urma disputei .Un exemplu ar fi conflictele de idei .
Alt exemplu negocierile salariale.In aparenta ,acesta pare un conflict de tipul “castig-pierdere”.O
crestere de venituri pentru angajati inseamna o pierdere de resurse pentru organizatie.
Totusi,salariul mai mare poate fi corelat si cu practicile de munca sau cu introducerea unor noi
tehnologii,ceea ce presupune beneficii organizationale.In consecinta, ambele parti au de castigat
Conflictele distructive sunt conflictele ale caror potentiale rezultate sunt de tipul “castig-pierdere”
sau “pierdere-pierdere” ,deci una din parti sau chiar amandoua au de pierdut de pe urma disputei
4. Simptomele conflictului
inainte de a aborda un conflict ,trebuie sa-l puteti recunoaste.
pentru a intelege un conflict ,trebuie analizat mai intai contextul sau istoric
Unele dintre semnele conflictului sunt:
anumita raceala sau un formalism rigid intre oameni
taceri prelungi ,penibile,in cadrul sedintelor
absente la sedinte
puncte care apar mereu pe agendele intrunirilor,dar care nu ajung niciodata sa fie rezolvate
refuzul comunicarii intre indivizi sau grupuri
“combaterea” unui individ sau grup de catre altul
retragerea oamenilor de la discutii si evitarea anumitor subiecte
recursul constant la regulile si procedurile formale
Neintelegerile
o Se produc intimplator si se bazeaza pe aprecierea gresita a cuvintelor rostite sau a
intentiilor celorlalti.
o Odata recunoscute, neintelegerile pot fi lamurite destul de usor, desi trebuie atentie ca
nu cumva sa ascumda in spatele lor divergente mai mari
Deosebirile de valori si convingeri
o Oamenii au propriile lor valori si principii, iar diferentele dintre acestea pot duce la
dezacorduri legate, de pilda, de obiectivele organizationale sau de deciziile luate
o Diferentele dintre valori sunt de natura personala, dar se pot naste si din cauza
divizarii structurale ale organizatiei (de exemplu, intre departamentul de productie si
de marketing sau intre sediul central al firmei si filialele ori centrele ei regionale) ori
din cauza gruparii informale a oamenilor pe categorii (exemplu-virsta)
o Organizatiile care au fuzionat sau care au achizitionat o companie pot avea probleme
dintre convingerile categoriilor de angajati, diferente care pot persista ani de-a rindul
Divergentele dintre interese si ambitii
32
o Fiecare om sau grup de oameni nutreste propriile ambitii, care se concretizeaza in
concurenta pentru obtinerea de putere, statut si pentru resursele limitate ale
organizatiei. Aceasta concurenta duce la conflict.
Divergentele inter-personale
o Din diverse motive, multi oameni au dificultati in a coopera cu altii, in special din
cauza nepotrivirilor de personalitate, temperament sau stil propriu.
o Daca nepotrivirile devin incompatibilitati, pot aparea conflicte
Sentimente si emotii
o Sunt des implicate in conflict
o Nu suntem intotdeauna constienti de cit de puternice ne sunt sentimentele in anumite
privinte-sau negam aceste lucruri. In loc sa admitem taria sentimentelor noastre,
obisnuim sa vorbim de „principii”
o Conflictul insusi poate da nastere la emotii puternice, care pot duce la un nou conflict
o Odata emotiile lasate libere, putem foarte lesne sa pierdem controlul asupra sensului si
proportiilor problemei cu care ne confruntam, astfel ca se declanseaza conflictul.
6. Rezultate conflicte
Cistig-cistig
o Ambele parti cistiga, isi ating scopurile sau majoritatea acestora. Este posibil doar in
cazul in care conflictul este deschis si exista un mecanism de abordare directa a
discutiilor si de elaborare corecta a deciziilor
o Este rezultatul unui conflict constructiv
Cistig-pierdere
Exemplu:
o negocierea salariilor- la suprafata acesta poate parea un conflict tip cistig-pierdere
(cresterea salariului angajatului implica o crestere a costurilor pentru angajator. Dar
daca salariul mai mare este insotit de schimbari in organizarea muncii sau de
introducerea unei noi tehnologii, atunci ambele parti cistiga, insa sansa unui asemenea
rezultat depinde puternic de asteptarile si de perceptiile celor implicati)
Concesia
o satisfacerea necesitatilor celuilalt in pofida propriilor necesitati si porneste de la
dorinta de a mentine relatii amicale cu acesta. Este o strategie valabila pentru
situatiile in care calitatea relatiilor este mai importanta decat orice altceva. Poate
degenera in situatii care contravin obiectivelor managerului: oamenii incep sa
profite, disciplina este considerata optionala, managerul isi pierde respectul
celorlalti si stima proprie, deci o situatie castig-pierdere.
Eschivarea
o este o reactie frecventa fata de confruntare, mai ales cand managerului ii lipseste
increderea in sine , sau este stresat de un conflict interpersonal. Abordarea duce la
33
situatia pierdere-pierdere, care creeaza frustrare si tensiune ambelor parti, caci
problemele nu sunt niciodata rezolvate. Se poate folosi in cazuri de probleme
neimportante, cand relatiile de munca ar putea fi grav deteriorate prin confruntare,
sau cand sunt alte probleme prioritare.
Compromisul
o este atitudinea “jumatatii de paine” , adica se cauta satisfactii partiale pentru
ambele parti. Astfel se evita rezultatele nedorite care apar in cazul strategiilor de
fortare, concesie sau eschivare. Este utila cand problemele conflictului sunt foarte
complicate si critice si cand exista suficient timp pentru negociere. Daca se
recurge permanent la compromis, adversarul va supralicita mereu, asteptandu-se
sa obtina doar jumatate din ce cere. Astfel, compromisul actioneaza impotriva
managerului iar rezultatul este o situatie castig-pierdere.
Colaborarea
o este singura situatie reala de castig-castig. Ideea este de a gasi solutii pentru
conflicte, care sa fie intelese si apreciate de ambele parti implicate. Atentia este
axata pe problema, nu pe personalitatile celor implicati sau pe cei ce trebuie
considerati vinovati. Managerul se autoimpune dar este si cooperant. Pentru
stabilirea unui astfel de cadru este nevoie de timp. Este o strategie foarte eficace,
dar nu este intotdeauna posibila, mai ales in cazuri de urgenta.
ica
ern
put
ere
un
mp
Colaborare
toi
Au Fortare
ba Compromis
sla
ere
un
Concesie
Eschivare
mp
toi
Au
8. Abordarea conflictului
- Exista mai multe strategii ce pot fi utilizate ,dar,inainte de a alege una sau alta dintre
ele,se impune evaluarea situatiei.Trebuie luati in considerare factori precum:seriozitatea
conflictului,chestiunea timpului (daca trebuie rezolvat de urgenta sau nu),rezultatul
considerat adecvat,puterea detinuta,preferintele personale,atuurile si slabiciunile
manifestate in abordarea conflictului.
- in cazul in care conflictul este banal sau daca este vorba de o divergenta „sanatoasa”,
atunci se poate decide sa se lase lucrurile sa-si urmeze cursul dar daca exista pericolul
amplificarii conflictului si transformarii lui intr-o actiune distructiva, trebuie luate masuri
Strategii in managementul conflictului
- Ignorarea conflictului
o Se aplica in cazul conflictelor care nu sunt prea serioase sau daca sunt rezultatul
unor schimburi sanatoase de opinii.
34
o Unii manageri aplica aceasta strategie pentru a evita starile neplacute de anxietate
si nesiguranta ,omitand simptomele conflictului ,ceea ce poate fi interpretata drept
o eschivare de la responsabilitatile manageriale ,iar conflictul poate degenera intr-
un conflict cu potential distructiv
- Prevenirea
o Probabil cea mai eficace abordare a unui conflict distructiv este incercarea de a-l
preveni de la inceput.
o Nu se reuseste intotdeauna prevenirea unui conflict ,dar sansele cresc daca se
incearca crearea unui climat care sa-i stimuleze pe oameni sa caute solutii “castig-
castig” si nu “castig-pierdere”,ceea ce poate impiedica si aparitia altor conflicte
distructive in viitor.
o Puteti obtine un asemenea climat prin :
Fixarea unor obiective comune
Indivizii si grupurile pot avea obiective contrare.Strategia consta in
convingerea acestora sa faca abstractie de aceste deosebiri ,sau sa le
reduca,cel putin, semnificatia,daca se reuseste sa se identifice obiective
de nivel inalt,asupra carora sa poata conveni ambele parti
Restructurarea
Daca structura organizatiei impune indivizilor unele cerinte
conflictuale, evitarea conflictului pretinde sa se redefineasca rolurile
sau sa se modifice frontierele dintre grupuri sau obiectivele formale ale
acestuia.
Imbunatatirea nivelurilor si proceselor de comunicare
In lipsa unei bune comunicari,valorile si interesele diferitelor persoane
sau grupuri ajung mai usor sa se polarizeze.Imbunatatirea comunicarii
si inlaturarea barierelor dintre grupuri poate,probabil,sa reduca
pericolul declansarii unor conflicte distructive.
O metoda obisnuita de aplicare a acestei strategii la nivelul
organizatiilor consta in transferarea frecventa a angajatilor dintr-un
grup intr-altul, pentru a-i stimula sa incheie relatii de lucru cu persoane
diferite sau in contexte variate,si sa inteleaga mai bine organizatia ,din
perspectiva mai multor roluri.
- Solutionarea conflictului
o Strategiile de solutionare sunt aplicate in general pe termen lung,si urmaresc sa
identifice solutii pentru conflictul respectiv.Ele incearca nu numai sa abordeze
problema existenta,ci si sa creeze conditiile necesare evitarii unor conflicte distructive
in viitor
Facilitarea
Managerul actioneaza ca mediator intre protagonistii conflictului incercand sa-i
ajute sa inteleaga pozitia adversarilor si sa accepte dreptul fiecaruia la opinie;lucru
posibil cand este vorba de colegi sau membrii echipei sale.,dar s-ar putea sa fie
considerat prea implicat pentru a fi realmente impartial sau detasat. Protagonistii
conflictului pot prefera o alta persoana din organizatie sau din afara ei, pe care sa
o poata privi ca pe un mediator demn de respect si impartial
Constrangerea
Pentru a stinge un conflict ,oamenii pot fi fortati sau chiar amenintati disciplinar
sa-si schimbe comportamentul.Exista insa pericolul ca protagonistii sa se simta
jigniti,iar supararea lor sa se intoarca impotriva managerului.Conflictul poate iesi
din nou la suprafata,de indata ce oamenii simt ca nu mai exista nici o amenintare
Negocierea
Scopul negocierii este transformarea unui rezultat”castig-pierdere” intr-un
rezultat “castig-castig”
Presupune a chema partile implicate si a le cere sa gaseasca o solutie pe care s-o
poata accepta
35
Esenta acestui proces este ca nici una dintre parti nu trebuie obligata sa renunte la
aspecte pe care le considera vitale , presupunind concesii de ambele parti
In schimb oamenii trebuie incurajati sa caute o solutie creativa in locul
compromisului, solutie care sa satisfaca ambele parti.
Politica in organizatie
- Manevre politice
o Activitatea politica dintr-o organizatie este un aspect normal al vietii
organizationale si, prin urmare, este important sa intelegem mediul politic si sa
operam in cadrul acestuia
o Majoritatea organizatiilor sunt structurate pe baza relatiilor de subordonare fata
de manager, ceea ce conduce, aproape inevitabil, la dezacorduri si manevre
politice
o Alta cauza-fiecare membru al unei organizatii are propriile sale aspiratii: o cariera,
conducerea unei echipe, o viziune sau o interpretare despre ceea ce trebuie sa faca
organizatia, un cod moral sau de etica. Deci oamenii sau echipele constiente de
puterea lor limitata, cauta sa formeze aliante si sa intre in lupta pentru a-si atinge
scopurile
- Sursele divergentelor politice
o Disputele politice exista in orice organizatie si, de regula, sunt condamnate de
angajati ori de cite ori lucrurile incep sa mearga rau si mai ales cind acestia nu sunt
de acord cu deciziile luate de conducere
o Majoritatea angajatilor, indiferent de pozitia lor in structura organizationala,
considera ca distorsionarea politica a procesului decizional se manifesta doar la
nivelul superiorilor
o Surse:
Concurenta interna pentru obtinerea de resurse
Lupta pentru promovare
Lupta pentru influenta asupra strategiilor adoptate
Procese decizionale intirziate sau sub-optimale
Oportunism managerial
- Oportunismul managerial (Williamson)
o „interes personal disimulat”
o aceasta descriere sugereaza ca oamenii sunt motivati de lacomie si de interese
personale corupte
o oportunismul are de-a face cu luarea unor decizii destinate atingerii unor obiective
care nu sunt total compatibile cu telurile de baza ale organizatiei
o exemple: crearea de „imperii”, patronajul si nepotismul
o mai putin evident, oportunismul se refera la urmarirea unor obiective profesionale
in dauna obiectivelor mai largi ale organizatiei
o chiar daca aparent, anumite decizii sunt luate fiindca managerii sunt interesati de
propria lor promovare, altele se datoreaza faptului ca managerii sunt convinsi ca
ideile lor sunt utile organizatiei- si doar intimplator ii servesc si pe ei in
dezvoltarea propriilor cariere. Daca ar fi acuzati de decizii politice, majoritatea
managerilor ar fi scandalizati
- Retele
o Retelele sunt structuri neformale,formate din modele de relatii si canale de
comunicare, care ii ajuta pe manageri sa-si infaptuiasca obiectivele
o Retelele adauga o dimensiune sociala vietii profesionale si pot contribui la dezvoltarea
carierelor
o Retelele pot fi:
36
Formale – deriva dintr-o necesitate specifica ,cum ar fi diferitele grupuri
de actiune; au agende de lucru
Informale- se dezvolta pe baza relatiilor de prietenie
o “Prieteni din cercuri inalte ;sponsori ;mentori ; coalitii de persoane dispuse sa ofere
sprijin si favoruri,in sprijinul intereselor individuale ; retele neformale obtinerii de
informatii subterane sau despre evolutiile de ansamblu ale mediului-toate acestea ofera
celor implicati o sursa de putere.Prin intermediul mai multor retele interconectate,
individul poate capata informatii relevante pentru ceea ce il intereseaza,poate exercita
influente interpersonale pentru a modela in maniera dorita evolutiile pe care le
urmareste si-si poate pregati terenul pentru propunerile pe care vrea sa le faca.Un bun
politician de organizatie construieste si cultiva sistematic asemenea aliante si retele
neformale,atragand cand poate,sprijinul si influenta celor implicati pentru domeniul de
care este interesat”(Morgan,1986)
o construirea unor retele de contacte personale este cea mai acceptabila forma de
manevra politica in organizatie. Pe masura ce va creati contactele personale, sunteti
prezentat cunoscutilor si colaboratorilor dvs si claditi astfel o retea.
o Principalul motiv pentru care va alaturati unei retele este obtinerea de informatii dar
apartenenta la mai multe retele poate insemna supraincarcarea cu informatii si foarte
mult timp consumat
o Intr-o retea poti patrunde daca ai ceva de oferit:numele dvs.ca membru poate sa-i
sporeasca credibilitatea, vi se poate pretui prietenia ,sa scrii un articol,sa tii un
discurs,sa furnizezi un serviciu,etc..
o Aspectele negative ale retelelor- pot fi analizate din doua puncte de vedere
Abuzul de putere
o Retelele includ –dar si exclud .Poate apare ideea de “gasca” sau
exclusivismul diferitelor cluburi.Evident,retelele ameninta cu incalcarea
legislatiei privitoare la egalitatea sanselor-daca nu in litera,macar in spiritul
ei.Daca deveniti membrul unei retele formale,inseamna ca va asociati cu toti
cei care fac parte din ea-si nu intotdeauna este in avantajul dvs.
Gindirea de grup
o “Gandirea de grup” ,este o forma a conformismului si duce la un proces
decizional defectuos,deoarece obiectivele,alternativele si riscurile asociate
oricarei decizii nu ajung sa fie analizate si evaluate corespunzator.Atunci cand
membrii unui grup se conformeaza unei ideologii dominatoare si comode,
competentele echipei sunt insuficient utilizate.Apare “organizatiei in cadrul
organizatiei” sau al “gandirii de grup” cu influenta negativa asupra activitatii
o Cu cat mai asemanatori sunt membrii echipei in ceea ce priveste mediul din
care provin , ori valorile si conceptiile lor,cu atat mai mare este satisfactia pe
care o au din apartenenta la echipa si coeziunea acesteia.Din pacate,echipa
poate deveni astfel un grup social exclusivist, in care participantii isi impun
reciproc o atitudine conformista.Apare ceea ce Janis si Mann(1977) denumesc
“gandirea de grup”,care poate duce la faptul ca accentul pus pe consens si
armonie este atat de mare incat toate ideile,faptele sau informatiile
neconvenabile sunt ignorate in mod deliberat.
o Simptomele gindirii de grup apar atunci cind membrii unor grupuri de decizie
incep sa evite orice critica a ideilor liderilor si colegilor lor.In timpul
intilnirilor, membrii grupului se afla intr-un deplin acord unii cu altii si se
grabesc sa ajunga la un consens total in oricare dintre subiectele discutate, fara
nici o discutie in divergenta, care ar putea deteriora atmosfera de echipa.
- Managementul intr-un mediu politizat
37
o Comportamentul politic este inevitabil in organizatie deoarece orice structura ce
implica interactiuni intre oameni este neaparat atinsa de particularitatile si
interesele acestora
o energia, ideile si ambitia reprezinta viata unei organizatiisi atunci cind recrutam noi
angajati incercam sa atragem oamenii care detin aceste atribute dar tot aceste
atribute pot crea disensiuni si tensiuni in cadrul organizatiei-lucruri carora le dam
numele de „politica”
o Modalitati de abordare a comportamentului politic intern:
Nu pierdeti din vedere ca toti oamenii au un comportament „politic”
o in sensul ca, prin tot ceea ce fac si prin deciziile lor, se stradiuesc sa
impleteasca preferintele personale cu scopurile organizationale
Analizati-va propriile motivatii-
cit mai onest posibil-pentru a va clarifica propria agenda de
interese.Recunoasteti ca:
- Sunteti ambitios si doriti sa promovati sau sa va sporiti autoritatea
- Considerati ca meritati si trebuie sa obtineti un salariu mai mare
- Sunteti convins ca sunteti mai capabil decit managerul dvs
- Credeti ca aveti aptitudini/cunostinte care nu sunt indeajuns
apreciate de organizatia dvs
- Va pricepeti mai bine la anumite munci si mai putin la altele
Incercati sa intelegeti si agendele celorlalti, care nu sunt neaparat
identice cu ale dvs.
o Ceilalti pot avea alte prioritati,au alte calitati si alte defecte iar
punctele lor de vedere sunt diferite de ale dvs
Recunoasteti ca amorul propriu este la fel de important pentru fiecare.
- Nu ne place ca ideile sa nefie ignorate, sa fim exclusi de la discutii ,
sa ni se ridiculeze propunerile-mai ales in public, dar raspundem
pozitiv la laude, incurajari –mai ales daca simtim ca le meritam.
- Recunoasteti intotdeauna performantele celorlalti- sarcinile
indeplinite la termen, ideile sau propunerile bune, munca
suplimentara, capacitatea de a avea relatii inter-personale bune-
chiar si atunci cind acestea fac parte din obligatiile muncii
respective
Acceptati ca deciziile si actiunile dvs ar putea fi considerate de ceilalti
ca interesate (chiar si atunci cind, in realitate, nu este asa.)
o Explicati pe ce va bazati deciziile, dar nu va asteptati ca explicatiile
dvs sa fie acceptate in totalitate
Ori de cite ori este posibil incercati sa repartizati oamenilor atributii si
sarcini compatibile cu agendele lor personale si cu obiectivele lor.
o Stiind cui ii place sa lucreze sub presiune ori intr-o pozitie cu un
grad inalt de expunere si cine prefera o viata mai linistita si lipsita
de stres, veti pute sa le repartizati sarcini care li se potrivesc.
Oricit de multe eforturi ati face, veti avea de-a face si cu oameni dificili
sau cu probleme de atitudine.
- Expl: oameni care stau cu ochii pe ceas, asteptindu-si pensia,
incercind sa se expuna cit mai putin sau sa depuna un efort cit mai
mic; oameni dezamagiti ca nu au fost promovati; oameni ambitiosi
care se impauneaza cu toate realizarile grupului.
- Este prea putin probabil sa-i puteti schimba pe acesti oameni si,
prin urmare, cea mai buna solutie este sa-i indrumati spre sarcini in
care impactul negativ al firii lor sa fie cit mai mic-duce la utilizarea
eficienta a resurselor umane de care dispune managerul
38
Secţiunea 4 Dezvoltarea dumneavoastră profesională
Cuprins
4.2 Asumarea răspunderii
4.3 Procesele de învăţare şi dezvoltare
4.4 Stilurile de învăţare
4.5 Dezvoltarea carierei
Rezumat
În Secţiunea 4 am văzut că abordarea planificării carierei angajaţilor diferă de la o organizaţie la alta.
Oamenii trebuie să-şi asume singuri răspunderea pentru înţelegerea culturii organizaţiilor în care lucrează,
pentru valorile şi aspiraţiile proprii şi pentru dezvoltarea aptitudinilor şi îmbogăţirea experienţei. Au nevoie,
pentru a reuşi, de o bună înţelegere a procesului de învăţare managerială şi a stilurilor preferate de învăţare.
Intenţia este de a armoniza preferinţele şi priorităţile proprii ale angajatului cu cele ale organizaţiei.
După parcurgerea acestei secţiuni înţelegeţi deja de ce trebuie să preluaţi controlul asupra dezvoltării
dumneavoastră profesionale şi asupra felului în care evoluaţi în carieră. De asemenea, puteţi recunoaşte
diferitele moduri de învăţare şi vă puteţi da seama care dintre ele vă sunt mai potrivite. În plus, puteţi alege,
dintr-o gamă de activităţi şi instrumente de autoevaluare, pe cele care v-ar putea ajuta în dezvoltarea carierei.
Puncte cheie
Decizia asupra carierei implică un proces de armonizare între interesele individului şi ale organizaţiei.
Reacţiile organizaţiei la mediul competitiv şi la celelalte presiuni externe duc la o modificare a conceptului de
carieră, în sensul creşterii mobilităţii în carieră.
Sonnenfeld et al. au identificat patru categorii de organizaţii:
fortăreaţa,
echipa de baseball,
academia,
clubul.
Există trei tipuri principale de învăţare (MIA):
prin memorare,
prin înţelegere,
prin acţiune.
Knowles a sugerat câteva caracteristici ale modului de învăţare la adulţi:
învăţarea independentă,
39
învăţarea derivată din experienţă,
învăţarea aplicată,
învăţarea orientată spre un scop.
Ciclul de învăţare prezentat de Kolb şi Fry constă din:
experienţa concretă,
reflecţia,
conceptualizarea.
testarea.
Honey şi Mumford au prezentat patru stiluri de învăţare:
activ,
teoretic,
reflexiv,
pragmatic.
Oamenii trebuie să-şi asume controlul asupra propriului lor viitor, identificându-şi preferinţele.
Schein a identificat trei cicluri evolutive ale individului:
evoluţia bio-socială,
evoluţia relaţiilor familiale,
evoluţia carierei.
"Ancorele carierei" reflectă valorile esenţiale împărtăşite de individ. Schein a identificat opt astfel de categorii:
competenţa tehnică / funcţională,
competenţa managerială generală,
autonomia / independenţa,
securitatea / stabilitatea,
creativitate şi spi4040t întreprinzător,
dedicarea faţă de un ţel nobil,
provocarea în sine,
stilul de viaţă.
40
CONCEPTE EXPLICATE
Cariera
- Structura de cariera (Clark,1992)
Cariera reprezinta succesiunea evolutiva de activitati profesionale si pozitii
profesionale pe care le atinge o persoana, ca si aptitudinile, cunostintele si
competentele pe care aceasta persoana si le dezvolta de-a lungul timpului
Metafore
- „treptele scarii ierarhice a organizatiei dispar atit de rapid, incit acest concept va deveni inutil.
Cind va ginditi la cariera dvs, nu trebuie sa va imaginati o scara, ci un riu de munte plin de
cataracte „(Clutterbuck & Dearlove, 1996)
- compararea cu un sir de „schele” al caror numar si tip depind de cultura si strategia
organizationala (oamenii pot alege sa se pozitioneze in sus, in jos sau lateral, cit de
rapid sa urce si daca sa se opreasca la un moment dat ;unii se pot angaja in „cladirea”
carierei-urcarea schelei pe ruta aprobata-iar altii se pot multumi cu „subzistenta” in
stradania de a-si pastra postul)
Schein a recunoscut natura dinamica a relatiei angajat-angajator
- „si organizatia, si oamenii care lucreaza in cadrul ei sunt niste sisteme dinamice, in evolutie, ale
caror nevoi se schimba din cauza schimbarii atit in mediul extern, cit si a factorilor interni, cum
sunt virsta, experienta de viata si circumstantele familiare specifice. Armonizarea acestor
necesitati este, prin urmare, un proces dinamic, care are nevoie de armonizare si un management
specific” (Schein, 1987)
structurile de cariera pot fi formale (organizatia concepe si implementeaza planuri de
cariera pentru angajati) sau neformale (realizarea planului de cariera este lasata pe seama
angajatilor)
In contextul realitatilor prezente, singurul punct de sprijin al individului este capacitatea
sa de a fi “angajabil”, adica de a detine un set de competente, cunostinte si reputatie
profesionala, valabile la un moment dat, si de a fi dispus sa-si remodeleze acest set, astfel
incat sa faca fata schimbarilor.
In acelasi timp, organizatiile au devenit din ce in ce mai constiente ca avantajul competitiv
poate fi obtinut prin punerea in valoare a resurselor si competentelor interne, personificate
in angajatii lor. In economia globala a anilor 90, dezvoltarea abilitatilor, creativitatii si
spiritului de angajare ale resurselor umane, au facut diferenta dintre succesul si esecul
organizatiilor
Managementul carierei inseamna o combinatie intre pregatirea pe care si-o consolideaza
angajatul si oportunitatile pe care i le ofera angajatorul
41
domeniile de interes si de a le dezvolta aptitudinile si competentele necesare succesului
organizational.
In concluzie, responsabilitatea principala pentru dezvoltarea carierei ii revine individului.
Totusi, rolul de facilitare al organizatiei este in crestere, caci studiile au demonstrat ca
eforturile organizationale de a ajuta la dirijarea carierelor angajatilor au contribuit la
succesul organizatiei insasi.
- „Pe piata muncii, raspunderea fata de dezvoltarea carierei se transfera de la organizatie la
individ.In prezent, acesta este cel care trebuie sa-si defineasca propriile aspiratii, sa-si
identifice nevoile de dezvoltare si sa adopte o atitudine ofensiva pentru gasirea de oportunitati
pentru cariera sa, atit in interiorul organizatiei, cit si in afara ei. Micsorarea numarului de
promovari face ca oportunitatile respective sa insemne adesea deplasari pe orizontala, precum
si dezvoltarea rolurilor deja existente” (Handy, 1995)
Totusi, organizatiile sunt din ce in ce mai incapabile sa-si ia obligatii pe termen lung fata
de salariati. In noua realitate, succesul nu inseamna sa nu-ti pierzi niciodata postul, ci sa
poti sa anticipezi problemele, sa faci fata imprejurarilor dificile si sa-ti mentii inaintarea in
cariera. Iar organizatiilor le revine rolul de parteneri responsabili, care consiliaza angajatii
in planificarea carierei, le furnizeaza informatii despre directia strategica a firmei, le
acorda posibilitatea educatiei si instruirii. Organizatiile care au o astfel de abordare, sunt
cele care au exigente strategice presante, care necesita o forta de munca apta sa se
descurce, sa reactioneze rapid la schimbarile pietei si tehnologiei, chiar sa le anticipeze, si
sa le faca fata cu succes.
42
– Academiile
o Organizatii care folosesc piata de munca interna, adica prefera sa-si
promoveze proprii angajati
o Sistemele de recompensare se bazeaza pe contributiile individuale
o Fluxul de angajati din exterior este redus, recrutarea se face, de
obicei, la nivelurile de initiere
o Academiile se asteapta ca o mare parte din angajatii lor sa ramina
in cadrul companiei pina la pensionare
o Investesc resurse importante in instruirea si dezvoltarea fortei de
munca.Au tendinta de a le forma angajatilor aptitudini specifice
organizatiei si, de regula, realizeaza un nivel inalt de loialitate in
rindul personalului
o Exemple: domeniul productiei de bunuri de consum, industria
farmaceutica, industria electronica
– Cluburile
o Organizatii care se aseamana cu academiile, in sensul ca au tendinta
sa-si promoveze, sa-si dezvolte si sa-si retina angajatii
o Relatiile dintre grupuri sunt considerate importante, si aceste
organizatii sunt preocupate mai mult de vechimea si statutul
angajatilor lor decit de profitabilitate
o Exemple: domeniul companiilor publice, agentii guvernamentale,
companii de asigurari , armata
Observatii:
o Din cind in cind evenimentele externe forteaza companiile sa treaca
dintr-o categorie in alta , schimbari cu efecte profunde asupra carierelor si
asteptarilor angajatilor:
Exemple:organizatii privatizate care au fost nevoite sa se
transforme din cluburi in echipe de baseball, sau sa renunte la
comportamentul de club in fata obligatiei de a concura, cu
ofertele lor, pe piata libera
Companii ajunse indeclin, cum sunt cele din industria otelului sau
chimica au fost nevoite sa se transforme din academii in fortarete
- Dezvoltarea carierei
1. Nevoia de planificare
- cariera reusita este planificata in mod constient, in functie de obiective clare si de
alternative gandite in prealabil.
- Individul trebuie sa se perfectioneze si in functie de planul sau de cariera, fie in
cadrul organizatiei, fie in afara ei, cand aceasta nu ofera astfel de oportunitati.
„Ca om care isi planifica viitorul, trebuie sa am grija de optiunile mele dezvoltindu-mi
aptitudinile de care are nevoie organizatia mea si punindu-mi in mod constant
intrebarea :care dintre abilitatile mele sunt cautate in alta parte? „ (Mayo, 1995)
- Individul trebuie sa acorde importanta vietii particulare (din afara carierei), si sa o
planifice in concordanta cat mai mare cu planul sau de cariera.
- Un bun plan de cariera poate sa nu aiba succes din cauza unei multitudini de
factori din exterior, de aceea trebuie sa existe planuri alternative.
– Exista 3 motive care va fac sa va asumati controlul propriei cariere:
1. diminuarea sigurantei locului de munca actual
2. existenta unor oportunitati de angajare
3. disparitia tiparului liniar de evolutie in cariera
43
– daca va asumati acest control, veti reusi mai usor sa obtineti echilibrul potrivit
intre observatiile fata de munca si cele fata de dvs insiva, intre cistigurile banesti si
satisfactia in munca si intre siguranta si oportunitate
– acest echilibru va impune sa va intelegeti mai bine valorile, preferintele si
conceptiile pe care le aveti despre munca dvs: cum va vedeti munca pe care o
desfasurati, ce obligatii va asumati fata de aceasta si cum anume o efectuati
– Modelul lui Schein scoate in evidenta ca oamenii isi doresc lucruri diferite de la
munca ,in functie de stadiul din viata in care se afla.La acest lucru se adauga si
faptul ca semnificatiile carierei difera de la om la om.Ca urmare ,este foarte dificil
pentru o organizatie sa creeze structuri de cariera aplicabile oricand si
tuturor.De aceea,oamenii sunt incurajati si chiar imputerniciti pentru a-si dezvolta
propriile planuri de cariera.
Virsta Stadiul vietii adulte si caracteristicile sale Stadiul carierei si caracteristicile sale
17-22 Tranzitia la stadiul timpuriu de adult Explorarea
Individul paraseste adolescenta ,face un pas Individul exploreaza diferite roluri ocupationale
preliminar in lumea adultilor, examinind diferitele si testeaza o identitate initiala. Primul loc de
optiuni legate de stilul de viata si slabeste munca are o influenta puternica asupra carierei
dependenta de parinti Isi dezvolta abilitatile,stapineste o retea sociala
si o relatie cu un mentor, dind piept cu
solicitarile emotionale de la inceputul de cariera
44
22-28 Intrarea in era adulta Fixarea
Individul selecteaza si testeaza un set de optiuni Stabilitatea carierei implica desemnarea
legate de rolurile si stilurile de viata prioritatilor si focalizarea pe activitati esentiale
28-33 Tranzitia de la 30 ani Acum apare necesitatea indepartarii de mentor
Individul reanalizeaza optiunile precedente,adesea Individul devine un contribuitor individual in
cu un sentiment de graba in a-si organiza viata si a organizatie,cu o arie specifica de expertiza
face optiunile importante inainte de a fi prea Daca indivizii nu si-au dezvoltat abilitati solide
tirziu;aceasta poate fi o tranzitie lina sau o criza inainte,contactul cu independenta,cu situatia de
dureroasa a nu avea pe cineva care sa ii verifice poate
provoca stari de nesiguranta.
Trece prin conflictele dintre rolul profesional si
cel non-profesional si pregateste un plan pentru
atingerea obiectivelor profesionale
33-40 Fixarea Avansarea si mentinerea
Individul se concentreaza pe o agenda specifica de Individul se concentreaza asupra avansarii catre
obiective si avanseaza,in termeni ocupationali sau obiective cheie ale carierei lor si sunt preocupati
neocupationali ,spre un statut mai inalt sa-si mentina statutul sau pozitia in organizatie.
40-45 Tranzitia de la mijlocul vietii Reanalizeaza planurile de cariera prin prisma
Individul reevalueaza optiunile din trecut asupra progreselor facute .
stilului de viata si incepe sa elimine elementele Recalculeaza importanta relativa a rolului
negative si sa testeze noi optiuni.Schimbarile profesional si nonprofesional.Pentru
radicale in elementele majore de viata (casatorie, multi,devine clar ca pozitia prezenta este cea
ocupatie) pot fi rezultatul deziluziilor majore din mai inalta in cariera si ca putine promovari mai
propria viata ,numite “criza de la mijlocul vietii” sunt posibile.Ei incep sa pregateasca optiunile
finalului de cariera,se tin aproape de abilitatile
45-60 Era adulta medie si interesele deja dovedite.
Individul duce la indeplinire schimbarile rezultate in Poate deveni mentor
urma tranzitiei.Adesea oamenii “schimba viteza” si 55-pensionare Cariera tirzie
dedica mai mult timp activitatilor non-profesionale, De obicei,a fost atinsa cea mai inalta pozitie si
recreative oamenii incep sa aloce mai
60+ Tranzitia adulta tirzie si era adulta tirzie multa energie in scopuri extraprofesionale.
Exista dovezi ale continuarii aplicarii modelului de Principala sursa a contributiei lor este aria
reevaluare a alegerilor anterioare si de incorporare cunostintelor si experientei lor..
de noi valori,interese si comportamente intr-un stil Apar semne de imbatrinire si probleme de
de viata schimbat.Au fost facute putine cercetari sanatate.Gindul la pensie si la diminuarea
asupra calitatilor specifice ale acestor schimbari. veniturilor poate fi o sursa de anxietate,de
diminuare a eforturilor.Unii pot continua
exercitarea rolului de mentor inceput anterior
45
6. Cauta posibilitati,cauta posturi care permit evidentierea clara a competentei
personale. Capacitatea de a preciza convingator modul in care munca proprie adauga
valoare si satisface diversi beneficiari din interior si exterior ajuta in negocierile cu seful
ierarhic.
7. Pregateste un plan de rezerva si fii gata sa reactionezi daca,intr-un context oarecare
,postul tau devine redundant.
8. Mentine-te in forma financiara si psihica in ciuda elementelor de stres care intervin in
momentele dificile ale carierei
1. Identificati-va tiparele, tendintele sau preferintele, tinind cont totusi ca acestea evolueaza
continuu pe masura ce se parcurg diferitele etape ale vietii si carierei
– Analizati-va viata si munca pina in acest moment si notati-va amintirile placute si ce
sentimente ati avut
– Notati pentru fiecare situatie: unde erati, ce faceati, cine mai era prin preajma, cum v-ati
simtit, care au fost rezultatele
– Notati:circumstantele, cunostintele si aptitudinile de care ati avut nevoie ,
– Rolul si responsabilitatile dvs , tipul de activitate implicat, mediul de lucru si conditiile
existente, relatiile de la locul de munca
2. managementul carierei inseamna in egala masura atit dezvoltare proprie cit si transferarea
dintr-un post in altul sau dintr-o organizatie in alta
– preferati sa lucrati cu lucruri/informatii sau cu oamenii?
– Ce munca vi se potriveste:
i. Munca de rutina/ lipsa toala de rutina
ii. Concentrare pe obiective/ spectru larg
46
iii. Rezultate imediate/ rezultat pe termen lung
iv. Gindire/ obtinerea de rezultate
v. Initiative/ reactie la ideile celorlalti
vi. Munca in echipa/ munca individuala
vii. Munca sub presiune/ munca relaxata
viii. Intuitie/ analiza
ix. Organizatie mare/ organizatie mica
x. Comunicare/ ascultare
xi. Planificare/ asumare de riscuri
o Ancorele carierei –Schein (1978)
– Urmeaza o identificare a ancorei care ni se potriveste deoarece felul in care cineva
isi priveste munca depinde de valorile, preferintele si conceptiile sale
– Se refera la diferitele valori esentiale impartasite de oameni si care le domina
atitudinea fata de cariera
– Oamenii incearca sa gaseasca un mod de viata care sa fie in concordanta cu
valorile pe care le socotesc „cele mai importante”
–
– Schein a identificat 8 ancore ale carierei si chiar daca nu ne putem incadra prea
clar intr-una sau alta din categoriile de mai jos, aceasta clasificare ofera idei utile:
1. Competenta tehnica/functionala
o Oamenii dominati de aceasta „ancora” sunt talentati, le place sa fie
considerati experti in domeniul lor, au un puternic simt al identitatii derivat
din continutul muncii lor si se straduiesc sistematic sa-si dezvolte si sa-si
inmulteasca aptitudinile
2. Competenta manageriala generala
o Oameni care tind sa considere ca specializarea ar fi o capcana si ca este
important sa se familiarizeze cu cit mai multe domenii functionale
o Ei dobindesc aptitudini si cunostinte valabile in intreaga companie sau
chiar ramura
o Motivatiile lor esentiale sunt perspectivele de a obtine posturi de
conducere, venituri mari, niveluri inalte de responsabilitate si de a fi parte
la succesul organizatiei lor
3. Autonomia /independenta
o Din aceasta categorie fac parte oamenii carora le este foarte greu sa se
supuna regulilor impuse de altii, procedurilor, programului de munca,etc
o Acestia prefera sa actioneze in modul lor propriu, in ritmul lor si la
standardele stabilite de ei
o Nu accepta sa amestece problemele de la serviciu cu cele din viata lor
particulara, asa ca prefera sa-si cladeasca singuri o cariera independenta, in
conditiile pe care si le pun singuri
o Ei pot alege o munca mai modesta, decit sa renunte la autonomie si
independenta
4. Securitatea/ stabilitatea
o Oameni care au mare nevoie de siguranta, de certitudine si de
previzibilitate
o Acestia prefera locuri de munca in organizatii foarte stabile, in care nu se
fac disponibilizari
o Acesti oameni tind sa se identifice cu propriile lor posturi si cariere
o Nevoia lor de stabilitate le limiteaza alternativele in alegerea carierei
5. Creativitate si spirit intreprinzator
o Unora le place sa creeze noi organizatii, noi produse sau noi servicii, care
sa poata fi identificate cu propriile lor contributii
6. Dedicarea fata de un tel nobil
47
o In aceasta categorie intra cei care se angajeaza in anumite munci numai in
virtutea unor principii pe care le slujesc
o Ei sunt adesea mai interesati de aceste valori esentiale decit de aptitudinile
cerute de munca lor
7. Provocarea in sine
o Sunt oameni care isi definesc succesul in functie de capacitatea lor de a
dobori obstacole care par de netrecut ori de a gasi solutii la probleme
aparent insolubile-pentru ei, succesul este o victorie
o Unii din aceasta categorie sunt atrasi de dificultatea muncii, altii de
competitie si de relatiile interpersonale care se stabilesc
8. Stilul de viata
o Pentru acesti oameni cariera trebuie neaparat sa fie complet integrata
propriului lor stil de viata
o Ei cauta sa obtina un echilibru intre nevoile lor personale, ale familiei si ale
carierei
o Cei din aceasta categorie se indreapta spre organizatii in care se manifesta
respectul pentru problemele personale si familiale ale angajatilor
Analiza
– se urmaresc doua scopuri:
o primul este sa va ginditi la propria cariera ca la un intreg si nu doar
pina la urmatoarea etapa
o al doilea este de a va stimula identificarea in timp a pasilor pe care
doriti sa-i faceti
deoarece adesea oamenii adopta o abordare pasiva a carierei lor, reactionind de
indata ce se iveste o oportunitate sau o problema.
Adaptabilitate si flexibilitatea sunt importante, dar acestea trebuie incadrate in
strategia dvs pe termen lung si in analiza atuurilor si deficientelor proprii
3. Identificarea obiectivelor
Puneti-va urmatoarele intrebari:
1. cum ati obtinut postul actual?
2. ce aptitudini si experienta aveati la vremea respectiva?
3. ce post sau pozitie ati dori peste 5 ani sa obtineti? Dar peste 10?
4. ce aptitudini, experienta, calificari va trebui sa dobinditi pentru atingerea obiectivelor
stabilite la pt.3?
5. ce doriti sa realizati in urmatorii 3 ani?
6. care este urmatorul pas si cind ar trebui sa-l faceti?
7. 2-3 masuri pe care ar trebui sa le luati ca sa urmati traiectoria stabilita pentru cariera
dvs?
8. ce alte alternative de cariera v-ar satisface?
48
7. cu cine trebuie sa va mai dezvoltati relatiile de munca?
8. ce alte masuri v-ar ajuta?
Odata identificate aptitudinile si experienta utilizate in prezent sau care v-ar fi
utile in viitor ,veti putea sa vi le dezvoltati astfel incit sa va sporiti sansele pe piata
muncii si capacitatea de a va indeplini obiectivele din cariera
4. Intocmirea planului
o Alcatuiti un plan de masuri care sa va ajute sa inaintati in cariera
o Utilitatea unui asemenea plan de cariera depinde de cit de realiste si sincere
sunt raspunsurile dvs
o Este important sa va pastrati simtul perspectivei, admitind ca unele schimbari
necesita timp
o Fiti obictiv in aprecierea eforturilor si obligatiilor pe care va trebui sa vi le
asumati atit in ceea ce va priveste, cit si in relatiile cu ceilalti-din familie sau de
la locul de munca
5. Surse de ajutor si sfaturi
- Familia si prietenii
o Sprijinul familiei pentru planurile dvs de schimbari in cariera este esential,
deoarece ceea ce faceti o afecteaza direct si in mai multe feluri
o Membrii familiei va pot oferi si alte perspective, atit asupra optiunilor pe care
le aveti, cit si asupra aptitudinilor si intentiilor dvs
- Consultantii
o Exista firme specializate in recrutarea si selectia personalului, care adesea
accepta sa poarte discutii cu cei aflati in cautarea unei slujbe sau va pot include
in baza lor de date
o Puteti afla ce posturi sunt disponibile, in ce fel de organizatii din domeniul dvs
de interes si care este nivelul calificarii si experientei care se solicita acolo
o Exista apoi consultanti specializati in analiza carierei, de la care puteti obtine
sfaturi si informatii in schimbul unei taxe
- Asociatiile profesionale
o Pot fi surse de sfaturi folositoare cu privire la nivelurile de calificare cerute, la
posibilitatile de cariera si la contactele utile
o Daca planul dvs de cariera presupune obtinerea de atestate, certificate sau
diplome, incercati sa va adresati si colegiilor sau universitatilor, care ar putea
oferi asemenea servicii de consultanta
- Colegii cu mai multa experienta
o Sunt capabili sa va ofere cunostinte si idei folositoare cu privire la cariera
o Puteti gasi un mentor si in afara locului de munca: un fost coleg de munca, un
profesor, fost coleg de scoala, etc
- Angajatorul
o Desi au disparut carierele ordonate ca niste trepte, exista inca multe organizatii
care joaca un rol important in evolutia profesionala a angajatilor
o Exemple de actiuni:
Trimiterea angajatilor la centre de evaluare si perfectionare, care
folosesc o gama larga de instrumente psihometrice si de evaluare,
menite sa-i ajute pe oameni sa se dezvolte si sa-si planifice cariera
Organizarea de workshopuri despre managementul carierei si
programele de instruire asociate
Analize periodice privind performanta si dezvoltarea carierei
angajatilor, efectuate de managerii acestora
- Propria experienta
o Cel mai bun mod de a intelege ce presupune postul la care aspirati este sa
faceti munca respectiva sau sa lucrati cu cineva care o efectueaza
49
o De regula, asa ceva se poate face doar la inceputul carierei, dar daca va
planuiti o schimbare radicala a carierei, este va ginditi si la acest aspect
6. Vindeti-va bine!
- Dupa gasirea unui post sau organizatie care sa va convina, trebuie sa-i convingeti pe
cei de acolo sa va angajeze
- CV si scrisoare de intentie adecvate (concentrati-va asupra realizarilor care au
relevanta pentru postul pe care vi-l doriti si argumentati-le cu date concrete
- Dupa obtinerea postului dorit trebuie sa incercati sa intelegeti cultura organizatiei
respective (felul in care se lucreaza acolo si motivele pentru care se lucreaza asa)
pentru a va putea adapta la noul post
Va pot ajuta aptitudinile interpersonale, receptivitatea la elementele culturale, intelegerea
valorilor si opiniilor celor cu care veti lucra
Claditi relatii eficiente cu colegii noi pentru inlatura suspiciunea cu care sunteti privit la
inceput
- Este important sa intelegeti cum functioneaza structurile de putere in organizatie, atit
cele formale, cit si cele informale, ca si locul pe care il ocupati in cadrul acestora
- Idei cheie –cum sa va “vindeti “ dupa ce ati intrat in organizatie
- Fiti cit mai bine informati in domeniul dvs. de specialitate
- Incercati sa participati la actiunile de socializare ale organizatiei
- Pastrati-va calitatea de membru in asociatiile profesionale,
- Patrunderea in retelele de contacte existente atit in organizatie cit si in afara ei,
- Proiectati-le celorlalti o imagine pozitiva si o atitudine pozitiva
- Formati-va o retea de contacte
- Cunoasteti-i pe toti cei care ocupa posturi sau care au atributii ce prezinta interes pentru dvs.
- Aflati cit mai multe despre intreaga activitate a organizatiei, inclusiv sub aspect financiar,
- De indata ce v-ati stabilizat pozitia, gasiti un rol si in cadrul comunitatii locale,
- Oferiti-I organizatiei ceea ce doreste
- Fiti cit mai eficace cu toata lumea-colegi sau clienti
- Invatati sa lucrati cu managerul dvs.Ajustati-va conduita astfel incit sa puteti cladi cu el o relatie
eficienta, dar fara sa sacrificati prea mult din imaginea si valorile proprii.
Procesele de invatare si dezvoltare
Procesul de invatare pentru manager
Definitii:
- “Definitia invatarii ca proces de transmitere a cunostintelor a incetat sa mai fie functionala; invatarea
trebuie definita mai degraba ca un proces de investigare ce are loc pe intreg parcursul vietii. Si astfel, cea
mai importanta forma de invatare dintre toate-atit pentru copii, cit si pentru adulti- este invatarea modului
in care trebuie sa invatam, adica dobindirea aptitudinii pentru a investiga noi insine” (Kowles,1980)
- “Perimarea rapida a cunostintelor si cresterea sperantei de viata arata clar ca devine mai putin probabil ca
aptitudinile invatate in tinerete sa fie relevante la o virsta mai inaintata” (Toffler,1970)”
- “Invatarea pe tot parcursul vietii inseamna o crestere autodirectionata.Inseamna sa te intelegi pe tine insuti
si sa intelegi lumea. Inseamna sa dobindesti capacitati si atuuri noi- singura bogatie adevarata pe care nu poti
sa o pierzi niciodata. Inseamna sa investesti in tine insuti. Invatarea pe tot parcursul vietii inseamna bucuria
de a descoperi regulile dupa care functioneaza fiecare lucru, incintarea de a intelege frumusetile noi ale lumii,
placerea de a crea ceva, singur sau impreuna cu altii” (Gross,1977)
- “Invatarea pe tot parcursul vietii inseamna procesul prin care oamenii isi dezvolta continuu cunostintele,
capacitatile si aptitudinile pe tot parcursul vietii lor” (Lifelong Learning Project, 1978)
- “Invatarea managementului este un domeniu care tine atit de practica profesionala, cit si de investigarea
teoretica si are in centrul ei legarea acestor doua zone de activitate intr-un mod care sa le faca sa evolueze
impreuna. Practica profesionala completeaza teoria invatarii managementului, iar cunostintele teoretice
completeaza activitatile practice” (Burgoyne&Reynolds, 1977)
Idei importante:
- procesul de invatare este continuu, pe tot parcursul vietii, pentru dobindirea flexibilitatii
ocupationale datorita schimbarilor rapide in cadrul organizatiei si in mediu
- responsabilitatea pentru invatare apartine individului si se realizeaza cu resurse proprii si
pe timpul propriu
50
-invatarea imbraca mai multe forme
- printr-un proces de incercari si erodari succesive avind grija ca urmarile erorilor sa nu
fie grave
- printr-un proces formal ,din carti sau in prezenta unui profesor
- prin observatii si ascultare
- din practica, lucrind alaturi de un coleg experimentat
-
Acronimul MIA-gruparea tipurilor de invatare in 3 categorii
- M -invatarea prin memorare (exemplu: o limba straina)
- I -invatarea prin intelegere (exemplu: o analiza financiara)
- A -invatarea prin actiune (exemplu:operarea unui nou software)
Experienta concreta
Faceti ceva si asteptati
rezultatul/feedback-ul
Testarea Observarea/Reflectia
Incercarea practica a Analiza si reflectarea
ideilor in lumea reala experientei
Conceptualizarea
Crearea de modele,
concepte, teme
Activii
Experienta concreta
Pragmaticii Reflexivii
Testarea Observarea/Reflectia
–
– Teoreticienii
Fiecare dintre noi avem unele preferinte fata de un stil sau altul de invatare
– Conceptualizarea
Scopul clasificarii realizate de Honey si Mumford este de a-i ajuta pe oameni sa identifice stilul in
care pot invata cel mai vine
• Activii:
– « incerc orice, macar o data »
– Atitudine deschisa
– Se implica deplin in experiente noi
– Nu se remarca prin prudenta si detesta activitatile plictisitoare
– Le plac “crizele” de scurta durata,provocari rapide, probleme dificile si noi,
brainstorming-ul si cautarea de solutii
– Nu sunt buni la implementare, consolidare sau orice actiune ce necesita efort sustinut
– Sunt sociabili si le place sa fie in centrul atentiei
• Reflexivii:
– « am nevoie de timp ca sa reflectez asupra acestui lucru »
– Sunt meditativi si precauti
– Prefera sa adune cit mai multe informatii,sa analizeze inainte de a lua o decizie
– Prefera sa-i observe pe ceilalti in loc de a lua parte activ la actiune
– Sunt mai retrasi in timpul discutiilor
– Intervin in discutie doar cind ceea ce se discuta le este clar
• Teoreticientii:
– « cum reiese asta din ceea ce am avut noi pina acum »
– Abordeaza orice problema in mod logic, pas cu pas,
– isi adapteaza si integreaza observatiile in teorii complexe,dar coerente
– Le place sa analizeze si sa sintetizeze, sa stabileasca criterii de baza, principii, teorii si
modele
– Sunt adeptii obiectivitatii rationale
– Nu se simt bine daca se confrunta cu ceva care nu se potriveste cadrului lor teoretic
– Resping subiectivismul, incertitudinea, gindirea laterala si superficialitatea.
• Pragmaticii:
– « Ce presupune asta in practica ? »
– Ideile noi le accepta cu conditia sa le poata pune in aplicare
– Le place sa puna lucrurile in miscare
52
– Sunt increzatori in actiunile novatoare
– Ii supara discutiile in care scopul sau directia nu sunt precizate
– Se simt provocati in egala masura de probleme si oportunitati
– Sunt convinsi ca intotdeauna exista metode mai bune de a realiza ceva.
Observatii :
– Fiecare are preferinte pentru un anume stil de invatare –preferinte care pot diferi de la o
persoana la alta
– Fiecare dintre noi incercam adesea sa avem de-a face numai cu cei care au un mod de
gindire similar- pentru ca ne este mai comod
– Ca manager este important sa puteti admite deosebirile de opinii si sa va asigurati ca
orice problema pusa in discutie este analizata din mai multe puncte de vedere
– Modul de gindire care va ajuta sa va pastrati o imagine de ansamblu si sa priviti toate
fatetele unei anumite situatii se numeste « gindire critica ».
– Gindirea critica
este un mod de a gindi care se bazeaza pe cautarea de abordari alternative si
pe comparatii.
Aceasta poate implica identificarea diferitelor trasaturi alternative ale unui
subiect sau ale unei probleme, astfel incit sa poata fi comparate cu ale
subiectelor sau problemelor din situatii similare.
Aici poate fi vorba de crearea unor cadre de gindire diferite sau chiar de
optiuni diferite, incit sa se poata face asemenea comparatii
Un cadru de gindire are valoare daca este mai cuprinzator decit al
procedurilor uzuale, de zi cu zi
– Practica reflectiei va cere sa va analizati experienta, proces inlesnit de modelele pe care
le folositi si pentru a recunoaste tiparele pe care le adopta fenomenele in dinamica lor
53
-
Inainte de a lua o masura, clarificati-va obiectivele si structurati situatia pentru a-i
determina efectele cu mai mare certitudine
- Cautati inconsecventele, ipotezele nejustificate si punctele slabe din argumentele celorlalti
- Invatati sa puneti intrebari iscoditoare, insistind pina primiti un raspuns clar si logic.
o pentru dezvoltarea stilului pragmatic de invatare:
- Cind discutati despre o problema, aveti grija sa nu incheiati discutia fara a stabili un plan
de actiune
- Aplicati in practica cit mai multe tehnici dintre cele invatate
- Daca se poate, cereti parerea unor experti sau a unor colegi despre felul in care ati aplicat
tehnica respectiva
- Incercati sa construiti ceva singur
Cuprins
Secţiunea 1 Planificare şi control
1.1 Introducere
1.2 Procesele raţionale de planificare şi control
1.3 Cum putem face faţă complexităţii?
1.4 Rezumat
Secţiunea 1 are două capitole principale. În primul, vom prezenta principalele teorii care stau la baza proceselor de
planificare şi de control. În al doilea ne vom referi la felul cum trebuie abordate problemele care apar şi care pot
ameninţa reuşita planurilor dumneavoastră. Capitolul se încheie cu o activitate care are menirea să vă ajute să
verificaţi cât de bine aţi înţeles ideile prezentate în această secţiune şi să evaluaţi valoarea lor practică.
54
Secţiunea 1 Planificare şi control
Cuprins
1.2 Procesele raţionale de planificare şi control
1.3 Cum putem face faţă complexităţii?
Rezumat
Am arătat cum putem pune în aplicare componentele planificării şi controlului din bucla de control, folosind câteva
instrumente specifice. Am insistat pe faptul că, deşi tehnicile prezentate au o importanţă vitală pentru un planificator,
nici atenţia faţă de oameni nu este mai puţin importantă.Puteţi deja să aplicaţi conceptul buclei de control la activitatea
dumneavoastră şi să folosiţi ideile respective pentru a vă îmbunătăţi eficacitatea managerială. Aveţi acum o idee mai
clară despre implicaţiile umane şi organizaţionale ale planului dumneavoastră şi puteţi lua măsuri care să vă ajute să
evitaţi problemele potenţiale. Sunteţi, de asemenea, în posesia unui repertoriu util de tehnici, instrumente şi idei
privind procesul de planificare, pe care le puteţi aplica în viitorul dumneavoastră proiect.
Puncte cheie
O bună parte din activitatea managerială se desfăşoară conform modelului buclei de control, care are patru etape:
1. fixarea obiectivelor;
2. întocmirea şi implementarea planului;
3. monitorizarea;
4. luarea de măsuri pe baza rezultatelor obţinute.
Obiectivele trebuie să fie SMART: Specifice, Măsurabile, Acceptate, Realiste şi cu Timp precizat.
Activitatea de planificare poate fi îmbunătăţită prin folosirea unor instrumente ca:
- hărţile mentale;
- diagrama de descompunere a activităţii;
- diagrama Gantt (cu bare);
- analiza de reţea / a drumului critic;
- lista fazelor cheie.
Tehnicile formale şi informale de monitorizare pot avea ca rezultate urmarea aceluiaşi curs de acţiune, schimbarea
planului sau revizuirea obiectivelor.
Analiza problemelor potenţiale şi planificarea opţiunilor alternative pot ajuta managerul să anticipeze şi să se
protejeze de problemele neprevăzute din timpul implementării unui plan.
Buna comunicare este esenţială pentru realizarea la termen a proiectelor complexe, care au mai multe faze sau în
care se desfăşoară în paralel mai multe activităţi.
Este esenţial să se acorde atenţie oamenilor – în sensul consultării şi identificării suporterilor şi adversarilor
potenţiali.
55
CONCEPTE EXPLICATE
Bucla de control
1
Revizuirea Fixarea
obiectivelor obiectivelor
3
Monitorizarea
desfasurarii
activitatii
o Existenta teoriei rationale a planificarii si controlului este ilustrata prin „bucla de control”
o Panificarea este procesul prin care se stabileste ce anume trebuie facut si cum trebuie
facut in vederea indeplinirii unor scopuri (etapele 1 si 2)
Planificarea cuprinde:
Fixarea unor obiective clare
Identificarea sarcinilor care trebuie executate
Corelarea sarcinilor cu oamenii si resursele existente
Trasarea unui program de lucrari care sa raspunda exigentelor
managerului
o Controlul este procesul prin care ne asiguram ca activitatile olanificate se desfasoara
in directia obtinerii rezultatelor scontate (etapele 3 si 4)
Controlul:
Monitorizarea desfasurarii lucrarilor
Revizuirea planului conform buclei de control
o Procesul buclei de control-planificare (sau replanificare), monitorizare, elaborare de decizii,
etc-se desfasoara continuu, fie prin revizuirea obiectivelor ori a activitatilor, fie pe baza
celor fixate din start. Un proiect poate sa ajunga la final dar, de multe ori, inca inainte de
incheierea lui, poate sa declanseze o problema noua care sa impuna reluarea etapelor
o Planificarea este, totodata un proces de invatare.
o In timpul monitorizarii, cistigam experienta in privinta aprecierii duratei diferitelor
lucrari.
56
o Invatam ca unele lucruri ne pot crea probleme si folosim experienta capatata astfel la
urmatoarea planificare
o Managerii de proiect cu experienta sunt considerati valorosi deoarece sunt cei care au
reusit sa invete din experienta lor in conducerea proiectelor-planificarea si controlul
lucrarilor- iar informatiile deja capatate le sunt folositoare in fiecare nou proiect in
care sunt implicati
o Desi teoria care sta la temelia planificarii este logica si rationala, contextul in care ne
alcatuim planurile concrete si ni le punem in aplicare este, in acelasi timp, si complex, si
dinamic
o Capacitatea noastra de a ne revolva problemele este limitata
o In mediile si grupurile in care muncim, sunt inerente conflictele si manevrele politice.
Atunci cind o situatie implica emotiile si sentimentele oamenilor, lucrurile se pot
agrava, iar divergenta si opozitia sporesc
o Planul cu care avem de-a face este vazut cu totul altfel de ceilalti-favorabil sau
defavorabil, in functie de interesele lor politice
o Planul poate avea si consecinte pe care nu le-am anticipat
57
Defalcati-le apoi la fel pe fiecare, una cite una, pe componente, pina la nivelul
de detaliere pe care il gasiti potrivit (la nivelul lucrarilor efectuate de o echipa
sau un lucrator)
Cind trasati o asemenea diagrama, este bine sa respectati o anumita o anumita
regula de consecventa, in sensul ca sarcinile plasate la un anumit nivel de
defalcare sa aiba o amploare axproximativ egala
Diagrama prezinta doar activitatile grupate logic fara a face vreo referire la
succesiunea lor
Exemplu:
Proiect-scrierea unei carti
Cap. 1
Cap.2
2. Reprezentarea in timp a activitatilor si programarea succesiunii lor ,creând etc astfel un
document formal de planificare
Tehnici:
Diagrama Gantt
o Este o tehnica de planificare secventiala a activitatilor indicand durata acestora.Ca
metoda ,contine practic doua faze.Prima faza prevede descompunerea
programului general de schimbare in sarcini individuale,pentru care se poate
estima un interval de realizare.A doua faza cuprinde aranjarea etapelor respective
intr-o succesiune logica,ceea ce permite estimarea intervalului de timp necesar
finalizarii intregului program .
o Pe grila se listeaza activitatile una sub alta in lungul marginii din stinga a paginii
o Se alege o scala temporala care se reprezinta pe orizontala in partea de sus a foii
o In dreptul fiecarei lucrari se traseaza o bara orizontala pe intreaga durata a
realizarii ei- lungimea barei este proportionala cu durata lucrarii, iar pozitia pe
orizontala a barei indica datele de incepere si de incheiere a lucrarii
Poate fi utilizata la orice nivel al procesului de planificare-de la schita de ansamblu
pana la programarea activitatilor individuale
Este utila atat pentru planurile foarte complexe cat si pentru cele mai simple.
Pentru activitatile complexe fiecare bara din diagrama poate fi descompusa in
activitati componente reprezentate intr-o alta diagrama. Este utila cand trebuie
comunicate activitatile,ordinea lor si timpul necesar pentru fiecare.Programarea
58
operatiunilor se poate face cu calculatorul ,iar diagramele cu bare sunt integrate cu
analiza drumului critic in planurile foarte complexe.
o Folosirea lor impune participarea,dezbaterea cu persoanele care urmeaza sa
indeplineasca sarcinile respective .
Avantaje:
o este usor de vazut ce lucrari trebuie executate
o este utila pentru activitatea de control: se poate verifica stadiul proiectului in
comparatie cu diagrama
o ofera pe o singura pagina, o imagine de ansamblu asupra muncii ce trebuie
efectuata
o ne ajuta sa le prezentam celorlalti o imagine globala asupra continutului unui
proiect
o un proiect mai complex poate fi descompus in subproiecte
Dezavantaje:
o poate da impresia incorecta ca proiectul este foarte simplu
o nu tine cont de nici o implicatie a consumului de resurse
o nu arata interdependenta intre activitati
o daca se revizuiec activitati in sensul duratelor sau momentului de
incepere/finalizare diagrama trebuie redesenata
o estimarea incorecta a intervalelor de timp compromite intreaga diagrama
o daca sarcinile sunt slab definite,intervalul necesar finalizarii lor nu poate fi estimat
corect
o daca nu se prevede o rezerva de timp pentru negocierea sau revizuirea unora
dintre aspectele procesului,s-ar putea sa nu mai fie posibila inceperea unor sarcini
ulterioare la datele prevazute in diagrama
o exclud,aparent,eventualitatea unor intarzieri (apare pericolul de a gandi astfel cu
adevarat)
o nu se evidentiaza clar faptul ca personalul poate executa mai multe sarcini
simultan
Exemplu:
Diagrama Gantt a principalelor sarcini in vederea pregatirii unei conferinte
IAN FEB. MAR. APR. MAI IUN. IUL. AUG. SEP. OCT
Analize de retea
59
Conceptul de analiza a drumului critic (ADC) are o larga utilizare , descriind o
familie intreaga de metode de planificare care vizeaza optimizarea procesului de
planificare a operatiunilor in timp.O veti putea intalni sub denumirea de analiza de
retea ,dar,strict vorbind,acesta este un termen mai general , care accepta o gama
mai larga de aplicatii.Se foloseste si termenul PERT , dar acesta denumeste ,de
fapt ,o varianta a ADC care ia in considerare precizia in estimarea intervalelor de
timp necesare pentru realizarea diferitelor operatiuni.
Metodele din aceasta familie incearca sa determine ruta critica in trecerea printr-
un numar mare de operatiuni interdependente.Prin identificarea celui mai lung
interval necesar finalizarii unei succesiuni de operatiuni ,metoda scoate in evidenta
sarcinile individuale aflate pe acest “traseu”.Indeplinirea acestor operatiuni exact
la termen are,prin urmare ,o valoare “critica” pentru succesul intregului
proiect.Aceasta metoda nu numai ca identifica sarcinile critice dar,in plus ,permite
si depistarea diferitelor rezerve de timp care pot fi folosite pentru finalizarea unor
lucrari,inainte de a pune in pericol intregul proiect.
Pot fi realizate cu pachete software. Programele pe computer nu usureaza decat
efectuarea calculelor,dar nu pot substitui consultarile si negocierile.In cazul
planurilor cu caracter unic,estimarile pot deveni irelevante,daca nu exista un
termen de comparatie,adica o situatie similara produsa deja.Astfel gradul de
incertitudine al oricarui program creste.
o Dintr-o analiza de retea pot fi trase doua concluzii importanta:
Inceperea unei sarcini sau activitati depinde de realizarea altora
Un sir de asemenea activitati succesive formeaza o „cale” sau un
„drum”de-a lungul programului de lucru
o Unele dintre aceste drumuri definesc cea mai scurta durata posibila a proiectului,
indiferent de ce se intimpla cu alte activitati; acesta este drumul critic
Exemplu: Proiect:
Un echipament hardware trebuie realizat (A1-40 saptamini), testat (A2-20 saptamini) .In paralel cu
activitatile legate de hardware se realizeaza softul (A3-50 saptamini).Dupa ce hardul este testat iar
programul informatic este gata ,se poate trece la testarea sistemului in ansamblu (A4-10 saptamini)
60
Estimarea celor trei timpuri
Utila in estimarea duratei ,cu oarecare acuratete ,a unei actiuni , reprezentate pe
diagrama Gantt sau in stabilirea drumului critic atunci cand persoana nu are suficienta
experienta sa o cunoasca exact.
In primul rand se estimeaza cat ar dura activitatea daca totul ar merge prost si
numarul sanselor de realizare.Apoi se estimeaza cat de mult ar dura activitatea daca
totul merge perfect si numarul sanselor de realizare.In final,se apreciaza cat de mult ar
dura actiunea ,luand in considerare datele concrete pe care le aveti si numarul sanselor
de realizare.
t=estimarea duratei unei actiuni
t1=durata maxima ,pentru situatia cea mai favorabila
t2=durata minima,pentru situatia cea mai defavorabila
tm=durata medie
a1,a2,am=sansele de realizare
t= (a1t1+a2t2+amtm) : (a1+a2+am)
63
Acordati-va cit mai mult timp de gindire la inceput, daca foriti sa evitati o
sumedenie de probleme mai tirziu
Invatati din experienta: de exemplu, alcatuiti-va o lista de furnizori sau
consultanti demni de incredere, cu care sa colaborati
Incercati sa prevedeti unele rezerve de timp inainte si dupa fiecare activitate
programata, pentru a minimiza efectul problemelor care s-ar putea ivi inainte, in
timpul ori dupa finalizarea ei
Incercati sa trageti orice activitate cit mai in fata posibil.Va vor ramine mai
putine activitati pentru care sa va faceti griji
Matricea de comunicare
o se intocmeste din faza initiala a proiectului
o se ajusteaza pe parcursul derularii planului
64
o cu ajutorul ei se urmareste informarea tuturor celor implicati cu privire la desfasurarea
proiectului la momentul potrivit, avind avantajul ca nu vom mai fi nevoiti mai tirziu
sa-i calmam pe toti cei care ne reproseaza ca nu au fost consultati
operatiuni
Director
zonal
Managerul
depozitului
Managerul
marketing
Directorul de
echipament
Furnizori de
suporturi
rafturi si
Furnizorul de
etc
Planul initial x x x x x x
Inceperea aprovizionarii x x x x
-
Etapa 3 : monitorizarea desfasurarii proiectului
cuprinde monitorizarea implementarii planului si interpretarea informatiilor primite
este un proces prin care verificati ce se intimpla si sa comparati, la anumite intervale, rezultatele
obtinute in raport cu jaloanele stabilite
metodele utilizate in acest scop pot fi formale sau informale
o implicare si observare – este important ca managerul sa urmareasca direct ceea ce se
intimpla si sa se arate disponibil sa intervina la cererea colegilor si subordonatilor
o rapoarte periodice –de exemplu predarea unor rapoarte scrise catre conducere la
anumite intervale de timp stabilite
o intrebari si discutii: de exemplu in cadrul sedintelor de proiect sau a vizitelor la locul
efectuarii unei lucrari
o evidentele si statisticile curente: cum ar fi extrasele de buget
65
O asemenea atitudine este rezonabila daca eventualele devieri aparute fata de plan
sunt foarte mici
apoi continuam monitorizarea procesului, sa analizam situatia, sa luam decizii si sa replanificam,
daca este necesar, parti din activitate, parcurgind drumul de mai multe ori de-a lungul buclei de
control, pina la finalizarea lucrarii.
Rezumat
Am discutat în această secţiune despre procesele pe care le parcurg managerii când îşi elaborează deciziile. Am făcut
distincţie între deciziile care se iau în problemele de rutină şi cele care trebuie să răspundă unor circumstanţe deosebite
şi am descris o abordare structurată a procesului decizional, care poate fi adoptată într-un spectru larg de situaţii. Am
mai discutat apoi şi despre limitările abordării structurate, prezentând o serie de metode utile pentru luarea unor
decizii şi soluţionarea creativă a problemelor.
În acest moment, puteţi recunoaşte diferitele tipuri de decizii cu care aveţi de-a face şi puteţi alege o metodă potrivită
pentru procesul dumneavoastră decizional. Trebuie să fiţi capabil să urmaţi o abordare structurată menită să vă ajute să
elaboraţi decizii optimale. Pe de altă parte, ştiţi acum de ce trebuie să vă mulţumiţi, în unele situaţii, doar cu nişte
soluţii suficient de bune şi cunoaşteţi câteva tehnici care vă pot folosi în această privinţă. De asemenea, puteţi să
folosiţi o gamă de instrumente care vin în sprijinul procesului decizional şi al soluţionării creative a problemelor.
Puncte cheie
Se poate face o clasificare a deciziilor în decizii de rutină şi decizii care nu sunt de rutină.
Un mare număr de decizii pot fi elaborate printr-o abordare structurată care are următoarele
etape:
66
Etapa 1: identificarea şi definirea problemei;
Etapa 2: fixarea obiectivelor;
Etapa 3: examinarea şi evaluarea opţiunilor şi elaborarea deciziei;
Etapa 4: comunicarea şi implementarea deciziei;
Etapa 5: monitorizarea şi controlul.
Există şi o versiune a abordării structurate care cuprinde următorii paşi: clarificarea, consultarea,
prelucrarea, comunicarea, verificarea.
Managerii trebuie să înţeleagă că multe dintre deciziile pe care le iau nu pot decât să satisfacă un
minimum de condiţii.
Există un mare număr de decizii care nu pot fi elaborate printr-o abordare strict structurată, ci
beneficiază mai degrabă de adoptarea altor metode:
- gândirea laterală;
- brainstorming;
- listele;
- matricele;
- arborele de decizie;
- diagrama cauză-efect.
CONCEPTE EXPLICATE
Decizii
o Hotarare luata in urma examinarii unei probleme ,a unei situatii,etc,solutie adoptata
(dintre mai multe posibile)
o Elaborarea deciziilor este un proces complex, pentru ca trebuie sa se tina seama de
deciziile luate in trecut si de consecintele celor actuale, care vor influenta cu siguranta
contextul celor ce se vor lua in viitor
o Deciziile pe care le ia un manager depind de tipul de organizatie si nivelul de
responsabilitate pe care il are. Prin traditie, deciziile strategice ale organizatiei sunt luate
la nivelul conducerii iar cele care privesc aspectele operationale, la nivelul managerilor din
prima linie si a sefilor de echipa. Aceasta separare incepe sa dispara in multe organizatii in
care structurile ierarhice tind sa se mai estompeze, ori in sectoarele foarte dinamice ale
economiei, unde deosebirile dintre deciziile strategice si operationale sunt mici
o Deciziile pot fi de rutina = decizii care se bazeaza pe proceduri definite prin
regulamentele si procedurile organizatiei. Multe din aceste decizii pot fi delegate
subordonatilor cu experienta, managerul asumindu-si doar un rol de monitorizare
o Daca nu exista nici o procedura care sa stabileasca ce tip de masuri sa se ia, managerul
trebuie sa-si defineasca el insusi procesul de elaborare a deciziei. El trebuie sa tina cont de
telurile si valorile organizatiei, sa determine ce tip de informatii ii trebuie, sa evalueze
nivelurile posibile de risc si sa decida care dintre nivelurile respective poate fi acceptat
o Unele decizii le luam pentru a preveni aparitia anumitor probleme nu numai pentru
solutionarea celor existente
o Echilibrarea intereselor tuturor partilor implicate-adica gasirea unei solutii care sa fie
satisfacatoare, respectiv suficient de buna, pentru toata lumea- poate constitui o abordare
67
multumitoare, cu conditia sa nu lase nerezolvate anumite aspecte, care s-ar putea
amplifica in viitor. De multe ori, daca incepe sa mearga rau ceva, este mai bine sa va
confruntati deschis cu problema si sa o rezolvati, decit sa o ascundeti
68
Instrumente utile :
1. Gindirea laterala
Utilizata in generarea optiunilor pentru realizarea unui obiectiv care a fost deja
convenit
1. Are in vedere capacitatea individului de a-si elibera judecata din limitele impuse de
disciplina si de a ingadui imaginatiei un zbor spontan si impredictibil ce
poate,cateodata , produce solutii bogate si originale (de Bono, 1982)
In cadrul gindirii laterale, orice judecata critica trebuie suspendata, pina la
generarea unui numar de idei, pentru ca oricit de «aiurita » , o idee poate declansa
o alta idee, care s-ar putea dovedi valoroasa
De Bono sustine ca este preferabil sa avem cit mai multe idei, chiar daca unele
dintre ele nu sunt bune, decit sa nu avem nici o idee. Propune recursul deliberat la
discontinuitate, ca o cale de declansare a unor noi directii de gindire.
Gindirea laterala poate fi pentru unii un mod de viata, altora li se pare dificil de
insusit deoarece este diferit de tiparele lor uzuale de gindire
2. Reformularea problemei
Ce-ar fi daca am presupune ca problema nu este sa obtinem X, ci sa evitam Y ?
Ce-ar fi daca factorul acesta nu ne-ar limita actiunile, ce-am face atunci ?
Ce-ar fi daca nu am fi obligati sa facem aceasta presupunere ?
Ce s-ar intimpla daca nu s-ar aplica regula aceasta ?
3. Brainstorming
o Este o tehnica utila pentru generarea de optiuni in cadrul unui grup de persoane, ce se
bazeaza pe eliberarea gindirii si scoaterea ei din tiparele obisnuite
o Desi nu este o tehnica complexa, este destul de greu de aplicat in practica datorita
atitudinii oamenilor
o Metoda permite unui grup sa produca un numar mai mare de idei decit ar reusi fiecare
participant separat
o Cuprinde doua etape distincte:
generarea de idei-reprezinta generarea unui numar cat mai mare de idei ,chiar daca
unele sunt fanteziste si aici este implicata gandirea creativa (divergenta)
evaluarea ideilor generate-reprezinta filtrarea posibilitatilor si selectia finala a
optiunilor si aici este implicata gandirea analitica (convergenta),deoarece procesul
de evaluare si alegere trebuie sa fie sistematic si rational
Identificarea
Problema Gandirea
Gandirea intregii serii Gandirea
analizata Gandirea
creativa analitica Decizia
creativa analitica
(divergenta) de optiuni (convergenta)
(divergenta) (convergenta)
69
o Orice judecata critica este suspendata in etapa generarii ideilor, sugestiile facute stimulind
altele
o Se bazeaza pe stimularea reciproca a creativitatii membrilor grupului, eliberati de
constringerile logice
o Desfasurarea sesiunii de brainstrorming – etapa de generare de idei:
Incepe prin a le explica participantilor ca scopul urmarit este generarea de idei nu
evaluarea lor
Subiectul sesiunii este scris pe tabla ,eventual sub forma unei intrebari
Fiecare participant este invitat sa faca sugestii ;
Ideile sunt notate pe tabla
Sesiunea se incheie in momentul in care s-au adunat suficient de multe idei si
atmosfera incepe sa lincezeasca
Important
Este nevoie de multa pricepere din partea conducatorului sesiunii, ca sa reuseasca sa
invinga reticenta naturala pe care o au unii fata de acest tip de « «jocuri »
Sesiunea nu poate avea succes daca persoana care o conduce nu este suficient de ferm
decisa sa o faca sa functioneze, calauzind grupul cu folos de-a lungul diferitelor etape
Este important ca participantii sa provina dintr-o varietate de medii, sa vina cu experiente
si cunostinte diferite
Rezultatele nu sunt prea bune daca participantii apartin mai multor nivele de conducere-
prezenta unui sef de la un nivel prea inalt ii poate inhiba pe ceilalti
nu sunt admisi in sala observatori-persoane aparent inactive deoarece poate actiona ca un
factor de inhibitie
pentru ca ideile sa curga libere, oamenii trebuie sa se poata simti feriti de orice cenzura, sa
nu le fie teama ca ar putea sa para cuiva « «aiuriti » sau « «neseriosi »
Pe modelul sesiunii de brainstorming , se poate dezvolta varianta « celei mai aiurite idei » -
Rawlinson (1981)
o In cadrul acestei metode, se aleg una sau doua dintre cele mai neobisnuite si, aparent, mai
exagerate idei si se incearca transformarea lor in ceva utilizabil
o Astfel apar noi idei, iar sugestiile « aiurite » conduc citeodata la solutii cit se poate de
valoroase
o Exemplu Rawlins ; intr-o sesiune de brainstorming,care avea ca obiect atragerea
cumparatorilor intr-un magazin, cineva a venit cu propunerea « aiurita » ca
personalul sa arunce cuie pe strada in fata intrarii, ca sa oblige autobuzele sa se
oreasca. Aceasta sugestie a dus la aparitia altor asemenea idei, cum ar fi cea de a
discuta cu compania de transport public infiintarea unei statii in fata magazinului,
afisarea unor postere publicitare pe autobuze sau aranjarea unor vitrine la o
inaltime care sa poata fi lesne vazute de pasageri din goana autobuzului,etc
70
Tehnica redefinirii problemei presupune sa se afirmatii de tipul : « Ïn realitate,
problema noastra este ca… »
Inainte de a trece mai departe, trebuie adunate cel putin cinci-sase astfel de idei.
Fiecare dintre ele trebuie notate pe tabla sau pe flipchart, ca sa fie vizibila pentru
toti participantii, si fiecare trebuie sa inceapa cu cuvintele « Cum sa… » »
o Generarea ideilor
luind pe rind fiecare definitie a problemei, se trece mai departe, la stringerea de cit
mai multe idei de solutionare.
Tehnica presupune punerea de intrebari de genul « In cite moduri am putea
sa… ? » . Nici o idee nu trebuie respinsa, indiferent cit de ridicola sau absurda ar
parea.
Se suspenda, prin urmare, orice critica.
Unii recomanda ca aceasta etapa sa inceapa cu o pauza de gindire de cinci minute,
in care fiecare participant sa-si noteze pe hirtie sugestiile pe care doreste sa le faca
grupului.
Altii spun ca este preferabila o abordare colectiva de la bun inceput, sugestiile
facute fiind notate pe rind de cel care conduce sesiunea, pe tabla sau pe flipchart,
astfel incit fiecare sa le poata vedea. In felul acesta, ideile deja rostite actioneaza
ca stimul pentru generarea altora noi.
Este o metoda care stirneste foarte multe risete-un lucru bun, cu conditia sa nu fie
ironice.
Cel care conduce sesiunea trebuie sa faca tot ce poate ca sa incurajeze curgerea
libera a ideilor
o Evaluarea ideilor
unii autori recomanda ca alegerea ideii sa nu cada in sarcina grupului.
Cel mult, participantii ar trebui sa contribuie la selectia unei liste restrinse cu cele
mai bune optiuni, lasind alegerea finala in seama altcuiva. Apoi cel care ia decizia
trebuie sa procedeze intr-un mod cit mai sistematic si rational
-
b) Evaluarea optiunilor
Optiunile deja definite trebuie trebuie examinate pentru a vedea ce sanse ar avea fiecare dintre
ele sa duca la obtinerea rezultatelor stabilite in etapa 2
Se elimina prima data optiunile care nu asigura obtinerea rezultatelor esentiale
Dintre optiunile ramase pe lista, alegerea celei mai bune este necesar sa se faca in functie de
capacitatea de a asigura obtinerea rezultatelor dezirabile
Instrumente utile
Listele
o Este un instrument grafic utilizat in abordarea structurata a deciziilor
o Reprezinta o lista bidimensionala simpla ,in care sunt enumerate pe o coloana
toate optiunile pe care le puteti face ,in vederea evaluarii avantajelor si
dezavantajelor lor relative (care sunt trecute pe coloanele 2 si 3 ale listei)
o Daca doriti sa alegeti o solutie dintr-un numar de doua variante se intocmeste cite
o lista de argumente pro si contra pentru fiecare
o Exemplu: doriti sa decideti daca sa transferati sau nu o parte din angajati intr-o
alta zona de lucru
Matricea de evaluare
Matrice care permite compararea optiunilor in functie de criteriile (masurile
cantitative) formulate pentru un set de obiective
Introducerea informatiilor intr-o matrice ne poate ajuta sa alegem ,chiar daca nu ne
indica in mod clar care este optiunea “cea mai buna”.In primul rand ,ne poate arata la
ce optiune am putea renunta si de ce.In al doilea rand ne indreapta atentia catre
deosebirile in diferitele criterii.In al treilea rand ,matricea ne spune care sunt
informatiile pe care ar fi bine sa le avem pentru a ajunge la o decizie
Putem asocia o pondere numerica fiecarei caracteristici. Stabiliti mai intii o scara de
ponderi, acordind elementului cel mai important ponderea cea mai mare, iar celui mai
putin important, ponderea cea mai mica. Treceti apoi in matrice, in dreptul
caracteristicilor respective, punctajele convenite si insumati scorul total pe fiecare
optiune. Optiunea cu punctajul cel mai mare este optiunea aleasa
Exemplu: matricea de evaluare a unei imprimante
caracteristici/ Optiuni HP LASER CU ACE
-INK JET
Pretul 2 1 3
Disponibilitatea 3 2 1
Service+intretinere contra cost 3 1 2
Facilitate de imprimare pe 2 3 1
hirtie
Usurinta in exploatare 2 3 1
Total 12 10 8
o Arbori de decizie
Este un instrument grafic utilizat in abordarea structurata a deciziilor
Arata optiunile pe care le aveti la dispozitie,gama de posibilitati fiind reprezentata printr-o
diagrama de tipul unui arbore
Astfel devin vizibile relatiile dintre diferitele optiuni si sunt scoase in relief punctele in care
trebuie facute unele alegeri
Arborele de decizie permite reprezentarea relatiilor dintre optiunile pe care le aveti si sa
identificati diferitele niveluri de decizie
Inainte de a decide ceva, fiecare optiune trebuie cintarita si fiecare rezultat trebuie
anticipat si diagrama va ajuta sa faceti acest lucru cu mai mare claritate
Daca se intimpla ca implementarea sa nu mearga bine, puteti reexamina deciziaNimeni luata, nu va
incercind sa aflati daca ati ales sau nu optiunea cea mai buna sti ca am picat
Este o tehnica simpla, care se poate aplica in solutionarea multor probleme nu prea
Continuiinrudite
complexe, pentru care exista mai multe optiuni de solutionare
pe cont
Platesc eu propriu Costul
Exemplu : Cazul unui manager care
cursulse gindeste sa urmeze cursul BZT 631
Incep urmatoarea
serie Accept mai tarziu Ca urmare a
sponsorizarea reusitei la acest
curs
Se afla ca“am picat”
Accept
sponsorizarea Compania ma apreciaza
daca “reusesc”
Urmez cursul Pe cont propriu
Accept noua slujba mai tarziu Sponsorizat
Urmez un curs de
management in cadrul firmei 72
Nu obtin nici
o calificare
Ma concentrez
asupra noii slujbe
competenta
c) Elaborarea deciziei
Dar fiecare dintre cei implicati are propriile opinii despre importanta relativa a rezultatelor
dezirabile, iar alegerea finala este puternic influentata de subiectivismul indivizilor si de
valorile pretuite de fiecare participant
La alegerea unei optiuni, este firesc sa luati in considerare implicatiile financiare ale acesteia
o Managerii cind evalueaza optiunile pentru solutionarea unei probleme, trebuie de regula
sa tina cont de costurile acestora si de impactul pe care l-ar avea asupra
personal din lipsa resurselor
o
sectorulManagerii trebuie sa gaseasca raspunsuri
Personalpentru
de mai multe
interfata intrebari:
informatii
lipsa de solicitudine cu clientul servicii relevante
comercial Vor aparea costuri suplimentare cu salariile, sau economii-si cit vor fi de mari?
fata de pr.client
Va fi nevoie de cantitati suplimentare de materiale? Cit de multe?
Se vor realiza economii-cit deatitudine
mari?
greseli Se vor cere saucomportament
nu investitii suplimentare in utilaje? Cit de importante?
inregistrare limbaj prestatia
salariatilor
lipsa servicii
informatii cunostinte
acces greoi la tehnice limitate
73
personal de decizie relevante
proceduri proceduri
inf prin mass media competente
tehnic inaccesibil intretinere
multor clienti timp de
management tehnic comunicare cu remediere
colegii din alte
sectoare
o In functie de nivelul consumului de resurse s-ar putea sa fiti nevoit sa aplicati solutiilor
propuse unele metode de evaluare financiara, cum ar fi analiza pragului de
rentabilitate sau analiza fluxului de numerar actualizat
o Deoarece se lucreaza cu estimari apare elementul de incertitudine de care trebuie tinut
cont-situatia viitoare este probabil sa se produca. De aceea trebuie identificate principalele
elemente incerte si sa incercati sa va dati seama de gradul de risc prezentat de fiecare
o In evaluarea riscurilor trebuie estimata probabilitatea materializarii unui eveniment in
felul in care a fost anticipat(costul unei lucrari, numarul de operatii estimate/lucrare,
predarea la termenul stabilit, respectarea graficului de lucru)
Metode:
informatii despre situatii similare din trecut, pe baza experientei cistigate, pe
baza intuitiei si a inspiratiei, simulari folosind pachete software
Unele din problemele manageriale pot fi modelate: realitatea lor poate fi simulata
pentru a se efectua diferite teste in diferite seturi de conditii, pentru a se constata
ce anume se intimpla si, eventual, pentru a stabili un set de conditii care ar duce la
rezultate mai bune
Aplicarea tehnicilor matematice se limiteaza, desigur, la problemele in care diferitii
factori pot fi lesne cuantificati numeric
Exemplu: intr-o situatie legata de controlul stocurilor, puteti simula
evolutia cererii pentru un anumit articol din magazie, pentru a determina
probabilitatea epuizarii acestuia in functie de diferite niveluri ale
cantitatilor comandate.
Exista insa o multime de probleme de care se lovesc managerii- in special cele care
implica factorul uman-care nu se lasa reduse la reprezentari numerice. Si in aceste
conditii exista diverse forme de analiza a riscurilor –daca nu faceti nimic inseamna
ca va inchipuiti ca probabilitatea de a obtine rezultatele scontate este de 100%
4. Comunicarea si implementarea
Se comunica ce s-a hotarit si se iau masurile necesare
De indata ce luati o decizie, este important sa o aduceti la cunostinta tuturor celor
indreptatiti sa stie de ea . Printre ei trebuie sa se numere si cei care urmeaza sa fie
afectati intr-un del sau altul de decizia respectiva
Daca o decizie presupune luarea mai multor tipuri de masuri, implementarea ei poate
fi complexa si indelungata si de aceea este bine sa intocmiti un plan detaliat in care sa
indicati tuturor persoanelor implicate cum trebuie parcurs intregul proces
Pentru a putea monitoriza corect desfasurarea lucrarilor, este foarte util sa definiti un
numar de jaloane care sa fie atinse in diferite etape ale punerii in aplicare a deciziei
5. Monitorizarea si controlul
Masurile decise sunt mentinute, monitorizate si revizuite
Managerul este cel ce raspunde de desfasurarea procesului, lucru pe care il poate face
prin analize periodice in care sa se asigure ca se procedeaza in sensul realizarii
obiectivelor fixate
In acest stadiu devine clara importanta stabilirii unor obiective SMART
Idei :
- Abordarea structurata descrie procesul de parca managerul este singurul insarcinat cu elaborarea
deciziei in cauza
- De cele mai multe ori, o decizie care priveste domeniul de responsabilitate al unui manager ii
implica si pe ceilalti- cei care executa lucrarile, clientii sau beneficiarii ,cei a caror munca depinde
de ceea ce se realizeaza in compartimentul acestuia.
- Daca acesti oameni sunt atrasi sa participe la procesul decizional, decizia care va rezulta va fi
produsul ideilor tuturor si va avea mai multe sanse sa fie acceptata –ori cit de buna este o decizie
daca ea nu este acceptata , nu poate aduce rezultatele scontate , deci nu este eficace
74
Abordarea structurata a elaborarii deciziei (Sargent, 1967)
Consultarea Stringe cit poate de Convoaca o intilnire cu Hotaraste pina unde trebuie sa
multe informatii. toti cei implicati sau cu mearga consultarea.Clarifica
reprezentantii lor. limitele dreptului celorlalti de a
contesta masurile luate.
Observatii:
- Modelul este util pentru ca reuseste sa capteze simultan bucla de control, oamenii si gindirea,
care sunt componentele esentiale ale proceselor de solutionare a problemelor si de elaborare a
deciziilor
- Exemplele de actiuni din tabel nu sunt exclusive-sunt indicate citeva modalitati posibile de
realizare a unor elemente importante
75
Limitarile abordarii structurate
- Procesul decizional incearca sa identifice toate alternativele posibile cu scopul de a ajunge la
decizia optima
- In practica insa este foarte greu de realizat o decizie optima, din lipsa de informatii suficiente sau
de timp, de aceea managerii ajung pina la urma la solutii multumitoare, satisfacatoare=decizii
care sa poata fi acceptate in conditiile date
- Probleme intilnite in etapele abordarii structurate
o Stringerea tuturor informatiilor necesare poate fi costisitoare si dificila
o Nu este usor sa definesti obiective clare; uneori trebuie atins un compromis intre
interese si obiective divergente ale celor implicati
o Generarea solutiilor este costisitoare si solicita mult timp
o Timp insuficient pentru a gindi creativ
o Evaluarea variantelor este costisitoare si necesita timp
o Anticiparea efectelor si rezultatelor viitoare implica intotdeauna un element de
incertitudine
o Chiar daca solutia este complet rationala, ea poate fi respinsa de ceilalti
- Ideile lui de Bono (1982) –pentru depasirea problemelor
o O abordare structurata modificata
–Se urmeaza modelul dar nu riguros
nu aveti destul timp nici sa analizati problema prea meticulos, nici sa
formulati criteriile prea clar, nici sa identificati prea multe solutii, nici
sa le analizati prea riguros
–deci se urmareste abordarea dar intr-un mod simplificat
o Abordarea solutiei aproape ideala
Acceptati o solutie ceva mai modesta dar care sa fie cit mai apropiata de
idealul pe care il stiti sau vi-l imaginati
o Abordarea intuitiva
Solutia se alege intuitiv si se pregatesc argumente pentru justificare in fata
celorlalti
o Abordarea negativa
Se cauta motive pentru respingerea solutiilor; se alege cea mai putin slaba
o Abordarea schimbarii conditiilor
Se analizeaza validitatea variantelor in conditiile in care situatia ar evolua altfel
in viitor decit am anticipat-se alege solutia care rezista cel mai bine
„Stiinta managementului se bazeaza pe o premisa comuna tuturor stiintelor, si anume cea a rationalitatii.
Aparent, specialistii in management o considera cea mai buna forma de gindire- de fapt singura posibila.
Totusi studiile intreprinse in diverse domeniiau indicat intuitia ca pe o alternativa-intuitia care a fost
considerata atita vreme o anomalie caracteristica gindirii artistice. Multi manageri par a se simti mult mai in
largul lor gindind intuitiv in activitatea lor curenta-ceea ce le explica disconfortul pe care il simt atunci cind
sunt fortati sa adopte o abordare manageriala strict rationala.
Modul rational de gindire este analitic, liniar si secvential...-holist, relational si simultan in felul in care
actioneaza.Se defineste problema, se cauta cauzele, se examineaza solutiile. Telul este definit ca un mijloc de
inaintare. Pasii sunt parcursi pe rind, fiecare, intr-o succesiune logica.
Modul intuitiv de gindire este cu totul altfel. Un gind declanseaza alt gind, iar ideile par sa vina grupat.
Managerul isi parcurge de mai multe ori problema, cauzele ei si solutiile posibile, reusind treptat sa le
inteleaga mai bine. El reuseste sa inainteze prin asocieri si interactiuni. Acest mod de gindire este flexibil, iar
procesul-slab controlat-progreseaza discontinuu, cu opriri si salturi.
76
In viata noastra de zi cu zi folosim ambele tipuri de gindire, alternindu-le si impletindu-le intre ele. Dar
masura in care tindem fiecare dintre noi sa-l preferam pe unul sau pe altul variaza foarte mult. Unii obisnuim
sa tratam aproape orice problema sau situatie noua intr-un mod rational, sistematic; altii tindem sa adoptam o
atitudine intuitiva, instinctiva. Exista insa si oameni capabili sa foloseasca foarte bine ambele abordari.”
Rezumat
În această secţiune am discutat despre etapa de monitorizare şi evaluare din bucla de control. Am analizat procesul de
monitorizare şi am discutat în detaliu despre cel de evaluare. De asemenea, am examinat diferitele probleme care pot
însoţi procesul de evaluare.
În acest moment înţelegeţi mai bine care sunt rolurile monitorizării şi evaluării şi ştiţi ce deosebiri există între ele.
Puteţi aprecia corect valoarea unei monitorizări continue a activităţii, ştiţi cum trebuie strânse informaţiile necesare
monitorizării şi înţelegeţi care este gama acţiunilor pe care le puteţi întreprinde. De asemenea, puteţi aprecia corect
motivele care fac uneori necesară o evaluare mai formală a activităţii, ca şi sfera de cuprindere şi tipurile proceselor de
evaluare. Sunteţi familiarizat deja cu tehnicile necesare în pregătirea, desfăşurarea şi analizarea informaţiilor dintr-un
proces formal de evaluare. Totodată, puteţi înţelege corect problemele şi dificultăţile care se pot ivi în urma unui proces
de evaluare.
Puncte cheie
Procesul de monitorizare se deosebeşte de cel de evaluare.
Printre metodele de colectare a informaţiilor necesare în monitorizare se numără:
- observarea şi implicarea;
- rapoartele periodice;
- rapoartele de excepţie;
- întrebări şi discuţii;
- evidenţe şi statistici curente.
Acţiunile care pot urma unei monitorizări sunt:
- revizuirea standardelor sau ţintelor;
- luarea măsurilor de corectare a performanţei;
- continuarea activităţii fără vreo schimbare.
Scopurile pentru care se face o evaluare sunt:
- optimizarea performanţei organizaţiei;
- demonstrarea eficienţei şi eficacităţii organizaţiei.
Printre tipurile de procese de evaluare care se folosesc se numără:
- evaluarea performanţei;
- evaluarea procesului;
- evaluarea impactului;
- evaluarea strategică;
- evaluarea combinată.
Etapele evaluării sunt:
- pregătirea;
- alegerea evaluatorului;
- alegerea metodelor;
- analiza informaţiilor şi prezentarea raportului;
- utilizarea rezultatelor.
Evaluarea poate scoate la suprafaţă anumite probleme, cum ar fi:
- contestarea criteriilor;
77
- ineficienţele ascunse;
- încărcarea excesivă;
- coalizările "subversive";
- contestarea rezultatelor.
CONCEPTE EXPLICATE
Controlul managerial
Este vorba de control asupra sarcinii (sau activitatii), si nu asupra oamenilor
Controlul inseamna a determina ce trebuie facut astfel incit activitatea sa se desfasoare
conform planului, sa indeplineasca obiectivele si sa nu depaseasca bugetul
Monitorizarea si evaluarea sunt mijloacele prin care se poate exercita controlul asupra
desfasurarii activitatilor
Controlul managerial nu presupune controlarea angajatilor
Controlul depinde de existenta unor standarde, in functie de care sa fie evaluata performanta
Exemplu:
o sa presupunem ca, intr-un proiect, activitatile planificate sunt intirziate si ca unii par sa
nu-si fi indeplinit sarcinile repartizate. Procesele din bucla de control trebuie sa
determine, pur si simplu, care au fost devierile fata de plan si, eventual, care sunt
masurile ce ar putea remedia situatia. In acest sens, procesele respective sunt total
neutre. De-abia in momentul cind ajungem la ceea ce face managerul in cauza cu
informatiile primite incepe bucla de control sa nu mai fie neutra
Monitorizare
Monitorizarea este, in esenta, o descriere a situatiei la un moment dat
Monitorizarea este procesul prin care se observa si se inregistreaza, intr-un mod sistematic
si precis, tot ceea ce se petrece in timpul activitatii
Managerul are nevoie de un sistem care sa-i permita exercitarea controlului-monitorizare
Monitorizarea si evaluarea reprezinta forme de control dar monitorizarea implica descrierea
situatiei pe cind evaluarea implica aprecierea valorii unei activitati
Monitorizarea poate fi confundata cu evaluarea dar de fapt este numai o latura a acesteia
o Monitorizarea insa trebuie plasata intr-o etapa mai timpurie a buclei de control.
o Oamenii au adesea obiceiul sa se repeada direct la concluzii, fara a mai sta sa-si
defineasca prea clar etapele procesului de gindire.
o Cind sunteti bombardat cu informatii in cursul monitorizarii, o reactie fireasca este sa
cautati o explicatie oarecare pentru situatia in cauza.
o Exemplu:
monitorizarea de rutina a inscrierilor la un curs de instruire poate dezvalui o
crestere de 10% fata de aceeasi perioada a anului trecut. Daca stiti ca ati
desfasurat activitati sustinute de promovare a cursului respectiv, s-ar putea sa
fiti tentat sa presupuneti ca afluxul de studenti se datoreaza activitatilor
respective. Fara a-i intreba direct pe solicitanti ce anume i-a facut sa vina la
78
curs, nu puteti sti, de ce se inscriu. Este insa tentant sa sarim de la a afla care
este situatia, la a afirma ca stim de ce este situatia asa cum este.
Standarde
Controlul depinde de existenta unor standarde, in functie de care sa fie evaluata
performanta
Asa cum obiectivele de ansamblu sunt defalcate in obiective individuale si in sarcini ce
trebuie repartizate oamenilor, si standardele care trebuie atinse in realizarea lor urmeaza
sa fie rafinate corespunzator
Ele pot fi formulate ca tinte masurabile cum ar fi: o scala de timp, termene limita,
cantitati, costuri, consum de resurse, calitatea produselor, etc
Este bine sa evitati standarde care sa lase loc la interpretari, care de fapt inseamna dispute
si neintelegeri
Standardele trebuie definite:
o SMART
o Semnificative: sa fie esentiale pentru realizarea unor teluri importante
o Clare: nu trebuie sa existe nici un dubiu cu privire la rezultatul asteptat
o Echitabile: tuturor trebuie sa li se fixeze standarde la fel de pretentioase
o Adaptabile: standardele trebuie sa fie ferme, dar trebuie sa ingaduie oarecari
ajustari, atunci cind oamenii lucreaza bine dar nu-si pot indeplini sarcinile in
totalitate
o Onorate : atingerea unei tinte-sau apropierea de atingerea ei-nu trebuie sa duca,
pur si simplu, la sporirea exigentei
In practica este foarte greu sa se realizeze simultan toate aceste trasaturi.
o Obiectivele depind de situatia concreta pentru care le fixati
o Deosebirile din context si dintre tipurile de obiective pot duce la diferenta dintre
abordarile adoptate pentru monitorizare (unele obiective sunt atit de clare incit cei
ce raspund de ele nu au prea mare nevoie sa fie monitorizati, altele pot fi mai
obscure, mai ales daca reprezinta componentele unui set mai apmplu de obiective
si reclama o monitorizare mai stricta)
79
Se realizeaza atunci cind apar dificultati neasteptate pentru informarea
managerilor care trebuie sa fie informati imediat de ele
Implicit, daca nu se raporteaza nimic, inseamna ca totul merge struna
Exemplu: forma clasica este ceva de genul:”Sa-mi aduceti la cunostinta
daca aveti vreo problema!”.
o Intrebari si discutii
Sunt esentiale atunci cind apar probleme intr-o zona complexa de activitate
Rapoartele ne spun ceea ce considera important persoanele care le-au
intocmit, dar este posibil ca oamenii respectivi sa nu realizeze semnificatia
anumitor evolutii, sa nu recunoasca aparitia anumitor tendinte sau sa nu
observe unele dificultati. Daca va ginditi doar la intrebari standard, este
preferabil sa cereti rapoarte regulate.
Punindu-le intrebari si discutind cu ei- de exemplu, vizitindu-i la posturile
lor, in sedintele de echipa sau de analiza a proiectului- puteti obtine o
imagine mai precisa asupra situatiei si factorilor care o determina
o Evidente si statistici curente
Statisticile curente sunt excelente pentru observarea tendintelor ce nu pot
fi evidentiate prin alte mijloace dar,nu pot fi obtinute tot timpul si, in plus,
nu sunt suficient de graitoare in lipsa unor date suplimentare ; de eceea
este necesar sa le supuneti discutiilor
Statisticile proprii pot oferi informatiile mai rapid decit cele curente, de
rutina dar trebuie sa merite efortul dvs si al echipei de a le intocmi
80
un bun management se bazeaza pe stabilirea de tinte realiste dar pretentioase si
chiar daca modificarea standardului ar fi bineprimita ,nu este bine sa subminati
acest principiu, reducind pretentiile fata de performantele oamenilor
in plus, este bine sa va ginditi daca nu cumva va creati mai multe probleme noi,
modificind standardul, decit mentinindu-l asa cum este
Daca modificati standardul:
- i-ati putea face pe oameni sa ignore orice standard sau tinta fixate in viitor de
ei insisi sau de dvs
- ati irosi un bun stimulent de a lupta pentru apropierea de o anumita tinta, chiar
daca aceasta nu poate fi atinsa
- i-ati putea face pe cei care s-au straduit foarte mult sa respecte standardul fixat
sa simta ca si-au irosit timpul degeaba
- ati putea cauza probleme care sa afecteze fara rost celelalte aspecte ale
activitatii departamentului sau ale muncii altora
Evaluarea
Evaluarea implica aprecierea valorii unei activitati.
–Reprezinta o parte esentiala a activitatii unui manager
–Se refera la cantitatea si calitatea rezultatului obtinut
2 ratiuni:
–Pentru a ne asigura ca facem tot ce trebuie pentru indeplinirea telurilor organizatiei
–Pentru a demonstra celor ce conduc sau finanteaza activitatea ca resursele pe care le
asigura sunt folosite in scopurile carora le-au fost detinate
In general, cu totii facem, tot timpul, evaluari, de regula fara formalism si pe baza propriilor
noastre judecati. Ne bazam pe impresii, comentarii sau observatii acumulate de la cei implicati
in activitatile care ne intereseaza
Din cind in cind, este important sa ne detasam si sa facem analiza activitatii, pentru a ne forma
o imagine realista a realizarilor si acest lucru necesita o abordare mai formala
o Trebuie sa ne analizam performanta si sa ne punem citeva intrebari fundamentale:
Folosim resursele cit mai profitabil ?,
Cum am putea munci mai bine?,
Obtinem rezultatele dorite in problemele pe care le atacam?,
81
Evaluarea este destul de dificil de realizat:
o Managementul inseamna si a alege una dintre mai multe variante, iar alegerea poate
crea adesea controverse. Fiecare vede lumea in felul lui si pretuieste altfel diferitele
aspecte ale ei: unii sunt interesati de valoarea oferita in schimbul banilor platiti, altii de
cantitatea si calitatea rezultatelor obtinute
o Se pot pune intrebari despre masura in care au fost servite scopurile organizatiei-sau
daca se poate masura asa ceva
o Uneori asemenea aprecieri pot scoate la suprafata tot felul de conflicte, iar informatiile
care ies la lumina pot fi aprig contestate
O organizatie se situeaza undeva intre extremele prezentate mai jos:
o Organizatiile de succes sunt foarte serioase in felul in care fac evaluarile, cautind
continuu noi cai de imbunatatire; pentru ele evaluarea si imbunatatirea sunt
componente integrante ale functionarii .In cadrul lor sedintele de informare si de
analiza sunt un lucru uzual, iar evaluarile sunt parte obligatorie a oricarei intilniri de
echipa sau de grup de decizie. Aceste organizatii isi iau in serios criticii si cauta intr-
una noi cai de a-si consulta clientii si personalul
o Organizatiile total lipsite de eficacitate sunt caracterizate de incapacitatea de a-si
face o evaluare. Ele pot oferi motive si justificari elaborate pentru situatiile in care se
afla si pentru incapacitatea lor de a face vreo imbunatatire. Evaluarea nu este
considerata esentiala, asa ca nu exista nici o evidenta a datelor relevante. Daca se
intreprinde totusi vreo evaluare, aceasta evita cu grija orice problema fundamentala si,
in schimb, scoate la suprafata numai aspectele menite sa justifice actiunile si
convingerile celor din organizatie. Oamenii respectivi tin la practicile cu care s-au
obisnuit, in detrimentul scopurilor pe care ar trebui sa si le indeplineasca
Folosirea tehnicilor de evaluare poate aseza controversele si disputele pe o temelie rationala
1.Punerea intrebarilor
Monitorizare
2.Raspunsul la intrebari
Analiza
3.Tragerea concluziilor
Estimare
2. Raspunsul la intrebari
Evaluarea ca proces iterativ
3 Tragerea concluziilor
83
4.Aplicarea schimbarilor
necesare
Ce trebuie evaluat
Inputurile – toate resursele de care ati avut nevoie pentru a ececuta activitatea
Activitatile –cum s-a executat sarcina
Outputurile – produsul obtinut sau serviciul furnizat
Efectele – daca ati obtinut rezultatele dorite
Evaluarea combinata O combinatie a celor de mai O parte dintre problemele de mai sus
sus (sau toate)
Evaluarea performantei
o In evaluarea performantei se iau toate obiectivele si tintele fixate intr-un anumit
domeniu sau proiect si se incearca determinarea gradului in care au fost realizate, atit
sub aspectul cantitatii, cit si al calitatii
o De multe ori procesul se axeaza pe aspectele legate de raportul dintre banii cheltuiti si
foloasele obtinute (aici vorbim de „eficacitatea in planul costurilor” si de „valoarea
obtinuta contra banilor cheltuiti”)
o In multe organizatii managerilor li se fixeaza tinte (de regula, in cursul unor sesiuni
formale de evaluare), legate adesea de anumiti indicatorii de performanta. Acesti
indicatori, folositi ca niste instrumente de analiza a unor aspecte specifice ale
activitatii managerului, sunt conveniti in comun de ambele parti, se folosesc
informatiile adunate prin procesul de monitorizare si se compara cu tintele fixate- de
aceea trebuie definite SMART.
84
o In unele cazuri, poate fi nevoie si de unele informatii indirecte-exemplu-fluctuatiile de
personal pot indica o anumita stare de spirit a angajatilor
Evaluarea proceselor
o In evaluarea proceselor se pun intrebari despre felul in care functioneaza anumite
aspecte ale organizatiei: procesele de elaborare a deciziilor, alegerea si apoi
administrarea politicilor si practicilor, etc.
o Se analizeaza astfel contributia pe care o au diferitele parti ale organizatiei la
produsele oferite si la efectelee acestora.
o Intr-o astfel de evaluare se urmareste daca practicile adoptate in organizatiei sunt mai
potrivite, ceea ce presupune comparatia cu metodele si sistemele consacrate si de
succes din alte organizatii
Evaluarea impactului
o Prin evaluarea impactului se verifica daca efectele pe care le doreste organizatia sa le
obtina se materializeaza sau nu.A existat un impact semnificativ? Am realizat oare
ceva deosebit? Au aparut cumva si efecte nedorite?
o Un asemenea proces de evaluare se preocupa de gradul de satisfactie oferit
consumatorului sau utilizatorului. Daca obiectivele nu ar fi clare, ar fi greu sa fie
raportate la rezultatele obtinute de organizatie
o Unul dintre cele mai dificile aspecte ale unei asemenea evaluari este gasirea unui
etalon in raport cu care sa se faca masurarea impactului
o Numarul variabilelor care pot interveni in acest proces este extrem de mare-si multe
dintre ele se pot afla in afara controlului managerial. Chiar si asa, orice organizatie
Definiti
trebuie neaparat sa urmareasca scopurile
efectul proiectului
pe care il are activitatea sa si sa se intrebe cit
de mult realizeaza si ce insemnatate are ceea ce face.
Evaluarea strategica
o In evaluarea strategica, se Definiti
pun intrebari despre
scopurile intentiile generale ale unui proiect sau
evaluarii
ale unei organizatii: face organizatia ceea ce trebuie sa faca?
o Uneori o asemenea evaluare are loc ca raspuns la schimbarile majore petrecute in
mediul in care functioneaza
Determinatiorganizatia- in ceea ce
obiectul evaluarii si priveste
destinariipiata acesteia, in
prevederile legale, etc
Raportului (ce anume se evalueaza si pentru cine?)
Evaluarea combinata
o In realitate, se intimpla rareori sa se faca numai un tip distinct de evaluare
o De cele mai multe ori este nevoie de abordari combinate, pentru ca obiectele evaluarii-
Specificati
performantele, procesele, durata
impactul sausistrategiile-
programulsuntevaluarii
corelate
o Intrebarile puse intr-un domeniu pot scoate la suprafata probleme in alte domenii
De exemplu: o evaluare a performantei organizatiei poate sa ridice intrebari cu privire la
strategia acesteia. Tot asa, evaluarea performantei poate stirni discutii cu privire la procesele
Descrieti activitatile din cadrul proiectului
si practicile adoptate si care trebuie imbunatatite.
Colectati informatiile
Discutii cu personalul
Informatii contextuale: Consultarea distribuitorilor
Ex: Care sunt cauzele problemelor? Idei de la cumparatori 88
Sunt schimbari la concurenti?
De ce imbunatatiri e nevoie?
Evaluarea calitatii
folosind metodele de evaluare alese, organizatia doreste sau este obligata sa stabileasca
nivelul de calitate al realizarilor sale
toate aspectele evaluarii, intr-un anume sens sunt legate de calitate- calitatea performantei
organizatiei, calitatea proceselor, a impactului, a stategiei
ideea de „calitate „este greu de definit si poate fi dificil de estimat in cadrul evaluarii
de multe ori, ceea ce conteaza pentru client nu sunt aspectele concrete, tangibile ale
produsului sau serviciului care i se ofera, ci nivelul de incredere pe care il prezinta, ca si
atitudinea celor insarcinati cu servirea clientului.
Cind se concepe un chestionar sau o structura de interviu, este util sa lasati oamenilor spatiul
necesar ca sa va comunice:
o Opiniile lor cu privire la ceea ce constituie calitate in serviciile oferite
o Felul in care vad ei performanta organizatiei in raport cu criteriile de calitate
Pentru a duce la bun sfirsit un proces de evaluare, trebuie sa ne fixam pentru el un set de
obiective si termene finale si sa folosim diferite tehnici si instrumente de planificare
Datele culese trebuie analizate si insusite lectiile invatate pentru a le aplica in practica
89
Cantitatea de informatiile adunate si care trebuie analizate intr-un proces de evaluare este foarte
mare , dar trebuie acordata atentie speciala anumitor lucruri:
o informatiile care se refera la atingerea obiectivelor (sau la ratarea acestora)
exemplu: daca este vorba de organizarea unui program de instruire, este important
sa aveti numarul participantilor, defalcat pe categorii profesionale
o tendintele generate intrezarite in datele obtinute
exemplu: ponderea cea mai mare in rindurile participantilor la curs au avut-o
feneile intre 30-40 de ani
o eventualele rezultate neasteptate;
exemplu:se poate afla de pilda ca persoanele care au profitat cel mai mult dintr-un
curs despre dezvoltarea personala au fost cele din serviciul financiar al organizatiei
Analiza informatiilor de evaluare este o activitate meticuloasa si dificila, necesita timp si este bine
sa folositi metode cit mai simple
Raportul
o trebuie intocmit cu gindul la cei carora le este adresat de aceea trebuie folosit un limbaj
adecvat, pe care sa-l inteleaga, clar si fara prea multi termeni de specialitate
o raportul realizat trebuie sa cuprinda rezultatele evaluarii care sa dezvaluie o munca bine
facuta si rezultate pozitive dar si adevaruri incomode . Evaluatorul trebuie sa fie onest (nu
brutal de onest!)dar in acelasi timp sa formuleze raportul in termeni care sa nu-i raneasca
prea tare pe cei implicati
o in unele organizatii trebuie intocmite doua rapoarte-unul pentru uz intern, altul cu circuit
extern. Organizatiile specializate in evaluari obisnuiesc sa intocmeasca rapoarte sumare,
pe care sa le distribuie tuturor celor care au luat parte la studiile efectuate si celor care
trebuie informati cu privire la rezultatele obtinute. Unele dintre ele folosesc in cadrul
acestor rapoarte si fotografii sau grafica, pentru a transmite mesajul mai clar
o Este foarte important ca raportul sa arate bine.
Un rezumat de o pagina sau doua poate fi un mijloc rapid de transmitere a esentei
raportului si totodata un document usor de difuzat despre raport
Utilizarea IT pentru prezentari , rezulta calitate la pret rezonabil
Raportul trebuie alcatuit astfel incit ceilalti sa vrea sa-l citeasca
5. Folosirea rezultatelor
Raportul trebuie trimis persoanelor care trebuie sa-l cunoasca. Ginditi-va la toate grupurile
interesate de evaluarea efectuata si la diferitele tipuri de prezentare pe care o asteapta
Cei implicati mai indeaproape in activitatea evaluata asteapta de la dvs un raport complet si
discutii detaliate asupra rezultatelor in timp ce altii se pot multumi si cu versiunile prescurtate
ale raportului
In urma evaluarii se poate ajunge la concluzia ca trebuie schimbate strategiile, obiectivele,
sistemele sau procedurile organizatiei. In aceste situatii trebuie sa intocmiti si un plan de
implementare. Ideea planului de implementare trebuie luata in considerare inca din start: cele
mai multe evaluari sunt initiate astfel incit sa joace rolul unor „pirghii ale schimbarii”
Daca ati apelat la un evaluator sau consultant extern, ar fi o greseala sa intrerupeti
colaborarea cu acesta de indata ce a predat raportul final. De multe ori, acesti oameni va pot
ajuta foarte mult si in privinta implementarii sau va pot recomanda diferite masuri. Ei nu fac
parte dintre persoanele interesate direct de functionarea organizatiei. Pe de alta parte,daca
doriti, puteti infiintaun mic grup insarcinat cu formularea unor propuneri de schimbare pe care
sa le inainteze managerului.
Raportul de evaluare trebuie considerat un document de maxima importanta. Cei care privesc
evaluarile cu seriozitate si le planifica riguros ajung in cele din urma la concluzia ca au cheltuit
banii cu folos. Rapoartele de evaluare contin informatii utile, adesea din surse independente,
despre valoarea muncii depuse. Daca dezvaluie si probleme, rapoartele pot stimula oamenii sa
treaca la remedierea situatiei.
90
Probleme in urma monitorizarii si evaluarii
Contestarea criteriilor
In cursul unei evaluari pot iesi la suprafata deosebirile dintre asteptarile grupurilor
interesate de functionarea organizatiei (din interior-angajati, proprietari si din exterior-clienti,
utilizatori, furnizori)
Cu cit este mai mare ambitia organizatiei de a implica in evaluare cit mai multe grupuri, cu atit
ajung aceste deosebiri de idei sa fie mai expuse si se poate ajunge la conflicte
o Exemplu: asa se intimpla frecvent in sectorul voluntar si non profit, unde beneficiarii au asteptari
nerealist de mari atit cu privire la calitatea serviciilor respective, cit si la nivelul la care considera ca
ar trebui sa fie implicati in evaluari.
In teorie, atragerea in evaluare a unui numar cit mai mare de categorii de persoane interesate
de organizatie poate fi un scop cit se poate de valid. Implementarea eventualelor schimbari ce
decurg din evaluare poate afecta toate aceste grupuri.
In practica, atragerea prea multor grupuri poate conduce la un proces de evaluare complicat,
de lunga durata si intesat de interese divergente sau chiar conflictuale. De aceea, este nevoie
sa va folositi imaginatia ca sa puneti la punct diferite metode de implicare in evaluare a celor
interesati.
Ineficientele ascunse
Un rezultat dezvaluit adesea de o evaluare este faptul ca organizatia nu functioneaza chiar la
nivelul ei optim de eficienta sau ca activele ei sunt subutilizate
o Se poate constata ca un buget a fost incarcat peste masura, ca unele materiale sau
echipamente ar fi putut fi achizitionate la preturi mai mici, ca o parte din spatiul
pentru birouri nefolosit, ca unele proceduri sunt inutil de complicate
Asemenea tendinte se manifesta in toate organizatiile, dar prezenta lor este mai marcata in
organizatiile mari, din cauza defalcarii activitatilor principale in mai multe sarcini separate,
ceea ce face ca orice risipa sa poata trece usor neobservata
Exista doua cauze principale ale ineficientei si risipei
o Pentru ca mai toate procesele de schimbare sunt treptate, rezervele de timp si
resurse nu sunt de regula explicite. Ele sunt considerate un lucru normal, de la sine
inteles si, pentru ca munca se intinde pina se consuma tot timpul disponibil, oamenii
sunt in permanenta complet incarcati. Rezervele ascunse pot fi depistate numai daca,
in orice lucrare, se pun intrebari de genul „ Este intr-adevar necesara aceasta
operatie?”
o Nici un manager nu-si poate cuceri popularitatea daca face economii. Angajatilor le
convine modul lor de lucru si sunt convinsi ca fac ceva important. Nimeni nu vrea sa
fie acuzat de risipa si ineficienta. Astfel ca, desi sunteti platit ca manager tocmai ca sa
puneti intrebari incomode, adevarul este ca, de cele mai multe ori, nu va convine nici
dvs sa o faceti. Va temeti sa nu stricati atmosfera si sa va incordati relatiile cu ceilalti.
Aplicati regula 80: 20
Regula 80:20
o 80% din rezultate sunt obtinute cu 20% efort , pe cind pentru a obtine restul de
20% rezultate este necesar 80% efort
exemplu: in vinzari-80% venituri provin de la 20% dintre clienti – cei care
cumpara cantitati mari sau carora organizatia le livreaza marfa timp
indeplungat
intr-un departament : 20% din lucrarile care se executa necesita 80% din timp.
Atunci cind va straduiti sa cresteti economicitatea si eficienta departamentului,
concentrati-va asupra lucrarilor din grupul celor 20%, adica a lucrarilor care
conteaza intr-adevar. O economie modesta realizata la o asemenea lucrare
majora poate insemna mult mai mult decit o economie majora la o lucrare
marunta din categoria celorlalte 80%
Incarcarea excesiva
91
in multe organizatii se poate dezvolta o cultura a excesului de zel- in sensul lansarii in
realizarea unei multitudini de lucrari, chiar daca nu exista resursele necesare deoarece:
o fluxul de resurse, ca si procesele de productie si de livrare, par a capata o viata a lor,
proprie deoarece factorii care afecteaza existenta sau non-existenta fondurilor
necesare anumitor scopuri nu prea sunt legati de variatiile in nivelul cererii pentru
diderite produse sau servicii
o managerii se chinuie cu mentinerea concordantei intre activitate si fondurile
disponibile ceea ce poate insemna refuzarea unor lucrari, restringerea unor servicii sau
inchiderea unor proiecte
ideal ar fi sa se poata anticipa orice disparitate dintre resurse si amploarea obiectivelor
de plan. Astfel, s-ar putea intocmi un plan special, iar personalul afectat ar putea fi ajutat sa se
reorienteze si sa accepte alte insarcinari s responsabilitati.
o In practica, sarcinile de plan pot creste pe nesimtite; la fel pot creste,
imperceptibil, costurile materiale sau cheltuielile salariale. De aceea, controlul
asupra eforturilor contractuale asumate de organizatie nu inseamna numai deciziile
majore luate din cind in cind asupra viitorului unora dintre proiecte. Inseamna si
controlarea sistematica a gamei de servicii acordate sau a standardelor aplicate in
organizatie, pentru a ne asigura ca isi pastreaza credibilitatea financiara (20% din
serviciile si activitatile organizatiei raspund de 80% din veniturile ei)
Problema controlului asupra obiectivelor de plan este cu atit mai acuta cu cit odata
transformate in obligatii contractuale, ele devin mult mai dificil de redus.
o Ca rezultat, organizatiile recurg la „economiile de balast”- reducerea costurilor cu
deplasarile, cu telefoanele, echipamentele, instruirea , serviciile auxiliare- ca sa nu fie
nevoite sa renunte cu totul la o activitate sau un proiect
o Recursul la „economiile de balast” prezinta riscul inrautatirii starii de spirit a unui
personal aflat in pana de resurse, care incearca sa mentina cu disperare un nivel
nerealist de servicii si este incapabil sa implementeze noi proiecte sau servicii de care
organizatia ar avea nevoie urgenta
Coalizarile „subversive”
In cursul unei evaluari, oamenii se pot coaliza cu scopul de a prezenta informatii distorsionate
despre un proiect sau activitatea unui departament.
o Acest lucru se intimpla ori de cite ori oamenii percep existenta unor amenintari asupra
pozitiilor pe care le ocupa
Participantii la aceste coalitii camuflate incearca sa-l faca pe evaluator sa priveasca lucrurile
din perspectiva lor
o Fiecare parte nu se multumeste sa-si impuna propriile argumente si justificari, ci se
straduieste sa-l faca pe evaluator sa accepte si interesele celorlalte parti
o Argumentele clasice ale unei asemenea aliante sunt saturate de considerente legate de
interesele personale si organizationale
Este imposibil sa se elimine cu totul asemenea fenomene de coalizare, de aceea evaluatorii
trebuie:
o Sa arate clar de ce are nevoie de implicarea anumitor grupuri
o Sa inteleaga bine care este rolul sau si cum va fi vazut de ceilalti: daca este neutru sau
daca se considera ca are si el anumite interese in cadrul procesului evaluat
o Sa decida nivelul de participare de care are nevoie-daca doreste doar sa-i consulte pe
ceilalti sau daca vrea din partea lor si unele decizii cu privire la urmatorii pasi ai
procesului
o Sa-i ajute pe oameni sa accepte si sa-si asume propunerile, acordinsu-le timp,
discutind cu ei si informindu-i constant asupra celor constatate pe parcursul
procesului de evaluare
o Sa tina cont, in alegerea metodelor, de felul in care sunt privite acestea de catre
participanti
o Sa fie in stare sa recunoasca si sa gestioneze corect un conflict, de indata ce apare
92
Contestarea rezultatelor
Rezultatele unei evaluari ajung de multe ori sa fie contestate
In situatiile in care evaluarea se incheie cu recomandarea unei schimbari in activitate,
structura sau proceduri, raportul prezentat poate fi doar primul pas dintr-un proces lung si
dificil
o Uneori informatiile strinse in cursul evaluarii corespund asteptarilor celor
implicati.Se lamuresc unele divergente, se raspunde intrebarilor cu privire la nivelul de
indeplinire a obiectivelor, se clarifca ideile de imbunatatire a performantelor, se discuta
avantajele relative ale diferitelor procedee de lucru, se stabilesc clientii carora ar trebui
sa li se acorde mai multa atentie. In aceste cazuri,evaluarea ii ajuta organizatiei sa
faca mai bine ceea ce facea deja: evaluarea confirma, extinde si rafineaza modul in
care o organizatie isi intelege menirea
o De multe ori, oamenii se impotrivesc propunerilor rezultate din evaluare. Rareori
accepta cineva sa i se spuna ca trebuie sa faca altceva, ca eforturile sale de pina
atunci au fost irosite sau ca, de fapt, nu facea in realitate ceea ce credea ca face. Nici
unuia dintre noi nu ne este usor sa punem in discutie niste principii si practici pe care
le-am luat intotdeauna de bune- mai ales daca ne-am bazat pe ele in toate actiunile si
angajamentele in care ne-am investit timpul si eforturile
Daca s-a reusit implicarea in procesul de evaluare a tuturor partilor interesate, daca au
fost consultati toti cei implicati la fiecare pas, ar trebui sa apara mai putine surprize. O
componenta a competentei evaluatorului este sa puna in discutie, in fiecare etapa,
rezultatele si informatiile obtinute, pentru ca oamenii sa aiba timp sa le analizeze implicatiile.
O reactie initiala posibila este sa se afirme ca unul sau altul dintre rezultate ar fi incorect sau
sa se acuze evaluatorul ca a gresit. De multe ori, oamenii au nevoie de mult timp ca sa
accepte mesajul evaluarii, pentru ca procesul de invatare poate fi lent si dureros
Chiar daca rezultatele evaluarii produc la inceput senzatie, asta nu inseamna ca sunt
false sau eronate. Oamenii nu accepta prea usor sa li se spuna ca nu au muncit atit de bine pe
cit s-ar fi putut. Totusi exista foarte putini care sa nu reflecteze, ceva mai tirziu, asupra
rezultatelor negative ale evaluarii
Procesul de invatare din cadrul evaluarii poate fi impartit in doua etape:
o Prima parte cuprinde timpul de care au nevoie cei implicati indeaproape in proces
ca sa reflecteze la rezultatele obtinute.
Daca ati apelat la un evaluator extern, este bine sa ii cereti sa va ajute in
facilitarea acestei etape, pentru ca el poate sa tina cont de eventualele
anxietati ale oamenilor cu privire la rezultatele evaluarii
o A doua etapa cuprinde abordarea cu atentie a schimbarilor ce vor fi necesare pe
termen lung.
In cel mai bun caz, evaluarea poate indica necesitatea unei schimbari menite sa
consolideze si sa imbunatateasca performanta organizatiei. In cel mai rau caz,
evaluarea poate insemna o modalitate costisitoare de a irosi timpul, daca
raportul ajunge doar intr-un raft.
De multe ori, aceasta situatie se intilneste in procesele de evaluare in care s-au
neglijat toate aspectele legate de personal, in graba de a gasi solutii pe termen
scurt in detrimentul celor pe termen lung.
93
ANEXA -Alte instrumente
1. Diagrama cauze multiple
Lipsa informatiilor
legate de tiparirea
materialelor. Tiparirea
materialelor publicitare Lipsa informatii
s-a facut in ultima clipa despre transmisia
(tipograful care tiparea TV a meciului din
materialele gratuit era Cupa Mondiala
Oameni apatici
in concediu) (oare programul TV
(neimplicare in
nu exista pe piata cu
joc, lipsa arbitru)
o saptamana Jenny nu stie
inainte?) prea bine ce are
de facut
(procedura de
inductie a noilor
angajati lipseste)
Lipsa informatiilor
despre prognoza meteo
pentru ziua respectiva. Comunicare slaba
intre Centru si Participare
slaba la Intalniri
Club si intre ineficiente
membrii intruniri
Comitetului (absenteism)
Asteptari Clubului
nerealiste (se
asteptau
inscrieri in Lipsa informatii
ultimul despre cabinele
moment, dar care serveau de Nerespectarea
adapost in caz de Lipsa
nu se stie ce s-a autorizatiei termenului de
facut pentru a ploaie (cabinele distribuire a pliantalor
erau in renovare de vanzare
atinge acest Comunicare gustari publicitare.
obiectiv) de ceva timp!)
ineficienta
Clubul Salariaţilor a organizat în fiecare din ultimii cinci ani un campionat de fotbal la care
putea să participe oricine dorea. Activitatea reprezenta, în primul rând, o ocazie cu caracter social, în
care toţi angajaţii organizaţiei, deopotrivă bărbaţi şi femei, puteau petrece în mod plăcut o seară de
vară, în timpul căreia se încingea o partidă de fotbal fără pretenţii deosebite. Evenimentul făcea parte
dintr-o suită de acţiuni organizate pe parcursul anului. Clubul social funcţiona pe bază de
autofinanţare. Eventualele profituri înregistrate la sfârşitul anului erau donate organizaţiilor de
caritate. În anul care a trecut, înscrierile la campionat au scăzut substanţial, iar în acest an au atins un
asemenea nivel încât se ridica problema dacă se mai putea continua sau nu.
„Vom avea probabil tot atât de puţini participanţi” se gândea a doua zi Jenny Wilson. În
calitate de secretară, se implicase puternic în organizarea evenimentului. Se ocupa pentru prima dată
de aşa ceva. Persoana care o precedase părăsise organizaţia anul trecut şi nu-i lăsase prea multe
instrucţiuni. Totuşi, Jenny s-a străduit cât se poate de mult. Nici unul din membrii Comitetului nu
părea să cunoască detalii prea multe şi, cu toate că le prezentase cu conştiinciozitate rapoarte la
fiecare întâlnire, nu i se semnalase că lucrurile puteau merge prost. Trebuie menţionat că, în ultimele
două-trei luni, participarea la şedinţele Comitetului a fost destul de slabă.
Valul de înscrieri aşteptat pentru ultimul moment nu s-a produs. Jenny a aflat prea târziu că,
în aceeaşi zi, urma să se transmită la televizor un important meci de fotbal, care conta pentru Cupa
Mondială, ceea ce rivaliza serios cu atracţia oferită de Club. A mai aflat, de asemenea cu întârziere, că
tipograful, care era membru al clubului şi obişnuia să tipărească în mod gratuit materialul publicitar,
era în concediu medical, astfel încât pliantele au apărut cu mare întârziere, trebuind să aştepte încă
trei săptămâni pentru a le distribui odată cu fluturaşii de plată a salariilor.
Deşi în anii precedenţi găsirea unor membri dispuşi să joace rolul de arbitru nu fusese o
problemă, de această dată Comitetul a ajuns practic să implore ajutor până în ultimul moment.
Pliantul publicitar indica oamenilor să vină la locul unde avea loc evenimentul la ora 18, urmând ca
acesta să înceapă la ora 18.30. Însă începerea meciului fusese programată pentru ora 18, aşa că
acţiunea a durat cu 30 de minute mai mult decât se avuse în vedere, generând confuzie atât în rândul
personalului de deservire cât şi al fotbaliştilor.
Acţiunea urma să aibă loc în aer liber, la un centru sportiv local. Ploaia nu a fost câtuşi de
puţin îngăduitoare, iar cabinele din apropierea terenului, care, de regulă, serveau ca adăpost, erau
închise pentru renovare. Jenny a constatat cu stupoare că la bufet se puteau servi doar băuturi, fără să
existe şi mâncare. Era oricum prea târziu să ia măsuri alternative de aprovizionare cu gustări,
deoarece conducerea Centrului constatase că organizaţia sa nu participase la şedinţa de consiliu care
discutase problema autorizaţiilor necesare pentru pregătirea şi vânzarea de preparate culinare.
Chioşcul alimentar din apropiere înregistrase vânzări record, proprietarul fiind însă supărat că trebuia
să închidă mai devreme, deoarece de la ora 18.30 nu mai putea să ofere nimic, stocurile de alimente
fiind epuizate.
Chiar în momentul când Jenny termina de împachetat şi se gândea că nimic rău nu se mai
putea întâmpla, managerul Centrului a venit la ea pentru a-i pune în vedere că întrucât clubul nu
achitase anticipat chiria pentru baza sportivă, aşa cum prevedeau termenii contractuali, va trebui să le
aplice o majorare de 10%. Prin urmare, acţiunea se derulase în pierdere, ceea ce a făcut-o pe Jenny să
se întrebe dacă meritase tot efortul.
95
2. Pragul de rentabilitate (PR)
Analiza PR este o metoda contabila prin care se stabileste nivelul la care o anumita activitate nu
are nici profit dar nici pierdere.
Vol. Vinzari = costuri variabile + costuri fixe
Marja contributiei la totalul costurilor fixe reprezinta o metoda simpla de calcul al pragului de
rentabilitate.
Contributie unitara = pret unitar – cost var. pe unitate
Definitii
1. este diferenta dintre nivelul planificat al activitatii si valoarea PR
2. este diferenta intre capacitatea de productie si valoarea PR
Domeniu de relevanta - interval in care relatiile de liniaritate sunt respectate.
venituri
Prag de
Costuri totale rentabilitate Costuri variabile
Costuri fixe
96
BZT 631 – Volumul 3:
MANAGEMENTUL ÎN ORGANIZAŢIE
Cuprins
Acest volum se referă la organizaţie. Explică de ce există organizaţiile, care sunt trăsăturile lor comune şi prin ce
diferă unele de altele. „Personalitatea”unei organizaţii este dată de rezultatul interacţiunii dintre o serie de factori.
Fiecare dintre ei este prezentat şi pus în discuţie: misiune, valori şi etică; structură; cultură. Pentru dvs., ca manager,
este important să înţelegeţi de ce organizaţia dvs.se prezintă aşa cum este, pentru că acest lucru vă defineşte contextul
în care vă îndepliniţi atribuţiile manageriale.
97
Secţiunea 1 Introducere în problematica organizaţiilor
Cuprins
1.3 Trăsături comune ale organizaţiilor
1.4 Trăsături care deosebesc organizaţiile
1.5 Harta organizaţiei
Rezumat
În această primă secţiune am analizat caracteristicile organizaţiilor: ce au ele în comun şi ce le face diferite. Am arătat
că toate organizaţiile trebuie să găsească un echilibru între diferenţiere şi integrare şi trebuie să-şi definească clar
identitatea şi scopul. De asemenea, am avut în vedere o serie de factori care duc la diferenţele în ceea ce priveşte
structura şi comportamentul organizaţiilor. Am prezentat tehnica realizării organigrafurilor şi am arătat cum vă poate
ajuta aceasta să reprezentaţi structura şi funcţionarea organizaţiei. Prin intermediul activităţilor, aţi avut posibilitatea
de a vă analiza propria organizaţie în acest context.
Acum ar trebui să fiţi în măsură să înţelegeţi scopul şi sarcinile organizaţiilor şi să apreciaţi prin ce se aseamănă ele şi
prin ce sunt diferite. În particular, ar trebui să aveţi o imagine mai clară a organizaţiei dumneavoastră – scopul său şi
modul în care funcţionează. De asemenea, ar trebui să puteţi folosi diagramele pentru a vă ajuta la înţelegerea inter-
relaţiilor complexe şi multiple din organizaţie.
Puncte cheie
Perspectivele asupra organizaţiilor diferă în funcţie de poziţia observatorului.
În toate organizaţiile sunt prezenţi trei factori: oamenii, obiectivele şi structura.
Dirijarea şi controlul interacţiunilor în organizaţii este un rol managerial esenţial.
Organizaţiile sunt definite din punctul de vedere al structurii şi proceselor, care pot fi atât formale, cât şi informale.
Structurile şi procesele informale pot fie să faciliteze, fie să diminueze eficacitatea activităţii în organizaţie
Printre elementele comune ale organizaţiilor se numără:
- nevoia de a echilibra diferenţierea şi integrarea
- nevoia de a crea identitatea şi scopul.
Organizaţiile pot fi înţelese cu ajutorul mai multor analogii; dar analogiile cu lumea tehnică a maşinilor sunt
limitate, atunci când se pune problema de a cuprinde noţiunile de complexitate şi schimbare.
Lawrence şi Lorsch au sugerat că:
- oamenii, şi nu organizaţiile, sunt cei care au ţeluri şi scopuri;
- organizaţiile cuprind oameni care coordonează diferitele lor activităţi;
- eficacitatea depinde de capacitatea diferitelor sub-unităţi de a face faţă mediului lor specific.
Frontierele organizaţionale ale sectoarelor tradiţionale devin mai puţin clare:
- sectorul privat: a devenit mai orientat spre profit;
- sectorul public: a devenit mai orientat spre răspundere;
- sectorul terţiar sau voluntar: a devenit mai orientat spre asumarea obligaţiilor şi răspunderilor.
Organizaţiile concurează şi/sau colaborează, colaborarea ducând uneori la apariţia organizaţiilor de tip reţea sau a
celor virtuale.
Printre sursele de diferenţiere între organizaţii se numără:
- mărimea şi ciclul de viaţă (naştere, tinereţe, vârstă mijlocie, maturitate);
- localizare;
- folosirea tehnologiei.
Organigrafurile: Mintzberg şi Vander Heyden au sugerat că organigramele clasice nu mai reuşesc să reprezinte
viaţa reală din organizaţii. Ei au propus următoarele elemente caracteristice pentru reprezentarea unei organizaţii:
- Seturile – oameni sau unităţi care îşi duc activitatea în mod independent;
- Lanţurile – activităţi conectate de-a lungul unui proces;
- Nucleele – centre de coordonare formate în jurul unui manager; (puncte fizice sau virtuale spre care se
îndreaptă şi dinspre care vin oameni)
- Reţelele – formate din relaţii şi acţiuni fluide.
Managerii obţin rezultate mai bune în activitatea lor în cadrul organizaţiei dacă:
- au o "imagine din elicopter" asupra ansamblului;
- lucrează cu o complexitate de relaţii;
- îşi redefinesc modul în care privesc situaţiile;
- recurg la hărţi şi modele.
CONCEPTE EXPLICATE
Ce este o organizaţie?
În lumea de azi toti suntem "oamenii organizaţiilor".
98
Perspectivele asupra organizaţiilor diferă în funcţie de poziţia observatorului.
Dirijarea şi controlul interacţiunilor în organizaţii este un rol managerial esenţial
Caracteristici comune ale organizatiilor:
În toate organizaţiile sunt prezenţi trei factori: oamenii, obiectivele şi structura
Sunt formate dintr-un anumit număr de persoane.
Oamenii care fac parte din ele împărtăşesc probabil acelaşi sistem de valori şi aceleaşi puncte
de vedere asupra scopului(sau scopurilor) organizaţiilor lor.
permit îndeplinirea obiectivelor care nu au putut fi atinse prin eforturile proprii ale indivizilor.
Interacţiunea oamenilor pentru îndeplinirea obiectivelor formează baza unei organizaţii
Este necesară o anumită formă de structură, în cadrul căreia să se desfăşoare interacţiunile şi
eforturile oamenilor. Coordonarea şi controlul interacţiunilor reprezintă rolul managementului
Este posibil ca ele să aibă unele venituri şi costuri corporative, care sunt separate de venitul şi
cheltuielile membrilor lor.Este posibil să se afle în situaţia de a coordona o serie de activităţi
diferite întreprinse de membrii lor.
Sunt identificabile ca fiind distincte de alte grupuri de oameni, ceea ce implică faptul că au
frontiere ce pot fi recunoscute.
Bunul simţ: "este o organizaţie, dacă majoritatea oamenilor consideră că este".
Există un echilibru delicat ce trebuie atins între coordonarea activităţilor în cel mai raţional
mod posibil şi menţinerea, în acelaşi timp, a implicării şi angajamentului salariaţilor şi a altor
persoane faţă de organizaţie.
Organizaţiile trebuie să soluţioneze două probleme esenţiale pentru găsirea acestui
echilibru:
1. Cum realizeze echilibrul între diferenţiere şi coordonare. Toate organizaţiile trebuie să
decidă cum îşi vor împărţi munca şi activităţile şi cum le vor coordona.
2. Cum să creeze identitate prin scop(ţel). Fiecare organizaţie trebuie să aibă un scop şi să-şi
creeze o identitate;
Structură şi proces
Organizaţiile sunt definite din punctul de vedere al structurii şi proceselor, care pot fi atât formale,
cât şi neformale.
Structurile şi procesele neformale pot fie să faciliteze, fie să împiedice.desfăşurarea eficace a
activităţii în organizaţie
Mintzberg şi Van der Heyden arata necesitatea crearii unui mod dinamic de înţelegere a
organizaţiilor.
Organizaţiile pot fi înţelese cu ajutorul mai multor analogii; dar analogiile cu lumea tehnică a
maşinilor sunt limitate, atunci când se pune problema de a cuprinde noţiunile de complexitate şi
schimbare
Handy a făcut câteva observaţii interesante despre limbajul pe care îl utilizăm când vorbim
de organizaţii.
Noii termeni din literatura organizaţională sunt expresii cum ar fi: "cultură", "valori
comune", "reţele şi alianţe", "putere şi influenţă", "federalism", "compromis şi consens" şi
– cel mai important - "conducere" în loc de "management". Sunt termeni care fac parte
din teoria politică şi simbolizează un nou mod de gândire despre organizaţii – privindu-le
ca societăţi şi comunităţi
Alti termeni utilizati provin din domeniul teoriei cuantice. Acestea folosesc idei precum
teoria haosului şi sugerează că în centrul vieţii organizaţionale se află caracterul
imprevizibil şi lipsa raţiunii.
Trăsături comune ale organizaţiilor
Printre elementele comune ale organizaţiilor se numără:
- nevoia de a echilibra diferenţierea şi integrarea
Diferenţierea se referă la procesul de "diviziune" din cadrul organizaţiilor; conceptul
funcţionează foarte asemănător cu cel din biologie Pe măsură ce organizaţia devine
mai complexă, o singură persoană nu mai poate face toată munca, deci trebuie să
divizeze sarcinile, repartizându-le altor oameni. Aşa apare specializarea
99
Integrarea se refera la coordonarea activitatilor pe măsură ce organizaţia se dezvoltă,
oamenilor din diferite secţii specializate le vine din ce în ce mai greu să păstreze
contactul dintre ei. Apar mecanismele de integrare, cum ar fi şedinţele grupului de
conducere sau întâlnirile interdepartamentale, pentru a garanta că cei care răspund de
funcţii distincte sunt informaţi de problemele existente în alte părţi ale organizaţiei.
Lawrence şi Lorsch (1967). au ajuns la trei concluzii privind comportamentul
organizaţional
1. Oamenii sunt cei care au scopuri sau ţeluri, nu organizaţiile.
2. Oamenii trebuie să se unească pentru a coordona diferitele lor activităţi şi deci
,pentru a crea astfel o organizaţie.
3. Eficacitatea unei organizaţii depinde de cât de bine sunt satisfăcute nevoile
oamenilor de către tranzacţiile planificate în cadrul mediului lor specific.
Lawrence şi Lorsch au constatat că firmele pe care le-au studiat îşi diferenţiau
funcţiile în sub-unităţi care se ocupau de un mediu de piaţă (sarcina de vânzare), de un
mediu tehnico-economic (sarcina de producţie) şi un mediu ştiinţific (sarcina de
dezvoltare şi cercetare). : . care sunt descrise de Pugh şi Hickson:
Cu cât gradul de incertitudine în cadrul fiecărui sub-mediu şi diversitatea între ele erau mai
mari, cu atât mai mare era nevoia firmelor de a face diferenţierea între subunităţile lor… pentru
a fi eficace în fiecare sub-mediu în. Prin urmare, devine crucial faptul că o firmă cu grad ridicat
de diferenţiere trebuie să aibă metode adecvate de integrare… pentru a funcţiona bine în mediul
său.
- nevoia de a crea identitatea şi scopul.
Paton (1991) a sugerat că există diferenţe între sectoare:
Organizaţiile comerciale sunt bazate pe o logică a profitului, care implică noţiuni
de poziţionare competitivă, ţinte măsurabile, diviziunea muncii, optimizare, salariu
în funcţie de muncă şi aşa mai departe.
Sectorul public se bazează pe o logică a răspunderii, care lucrează cu concepte ca
:serviciu, imparţialitate, control ierarhic strict, universalitate şi altele asemenea lor.
Economia socială sau sectorul terţiar se bazează pe o logică a angajării, în care
oamenii "fac ce trebuie să fie făcut" şi sunt puternic influenţaţi de valori comune.
Reprezentarea organizatiilor functie de marime si teluri :
Figura 1.1 Organizaţii ale anilor’90, evidenţiind diversitatea lor
Frontierele organizaţionale ale sectoarelor tradiţionale se estompeaza ,devin mai puţin clare:
(Figura 1.2 Organizaţiile anilor 2000, evidenţiind mişcarea şi suprapunerea dintre frontierele
sectoarelor )
- sectorul privat: a devenit mai orientat spre profit;
- sectorul public: a devenit mai orientat spre răspundere;
- sectorul terţiar (sau voluntar): a devenit mai orientat spre asumarea obligaţiilor şi
răspunderilor
Organizaţiile concurează şi/sau colaborează, colaborarea ducând la apariţia organizaţiilor
de tip reţea sau a celor virtuale.Hatch (1997) descrie principiile care stau la baza acestei
abordări
o Reţelele se formeza mai uşor atunci când organizaţiile se confruntă cu schimbări
tehnologice majore, cu cicluri de viaţă ale produselor reduse şi cu pieţe specializate şi
fragmentate
o Organizaţiile pot adopta strategii competitive sau colaborative sau un amestec din
cele două Parteneriatul este în vogă în interiorul tuturor sectoarelor şi între ele, ceea
ce face ca viaţa managerilor să devină şi mai complexă. O problemă majoră, care
rezultă din strategiile de colaborare, poate fi o pierdere a autonomiei pentru
organizaţiile individuale
o In cadrul retelei activele sunt partajate intre mai multi parteneri din retea
o O reţea poate fi rezultatul unei acţiuni masive de contractare a lucrărilor în exterior
(activitati din organizatie sunt mutate dincolo de frontierele acesteia)sau al colaborării
dintre firme mici
100
o Când toate sarcinile sunt contractate în exterior, avem de-a face cu o organizaţie
virtuală
De ce fiecare organizaţie este altfel?
Printre sursele de diferenţiere între organizaţii se numără:
- mărimea şi ciclul de viaţă (naştere, tinereţe, vârstă mijlocie, maturitate);
Într-o oarecare măsură, mărimea este o funcţie a vârstei unei organizaţii.
Într-o lucrare a lui Daft (1994) se sugera că ciclul de viaţă organizaţional are
patru etape: naştere, tinereţe, vârstă mijlocie şi maturitate
- localizare;-influenta factorului geografic-arie mica-arie mare(comunicare,diferente
culturale,stil conducere)
- - utilizarea tehnologiei.
o Natura organizaţiilor este afectată de tehnologia pe care o folosesc
Organizaţiile de producţie- Producţia poate fi clasificată în patru grupe:
Lot mic ( producţia de bunuri în loturi de unul sau mai multe produse, care
sunt proiectate conform specificaţiilor clienţilor, de ex. maşini unelte
speciale.),
Producţie de masă, : producerea unui volum mare de produse cu aceeaşi
specificaţie, de ex. liniile de producere a alimentelor
Proces continuu:mecanismul intregului flux de lucru si al productiei non-
stop ,de ex.uzinele chimice
Productia flexibila:componente automate computerizate si componente de
fabricatie integrate,cum ar fi:roboto,masini,proiectare de produse si analiza
inginereasca
Organizaţiile de servicii -categorii:
Tehnologie pentru servicii de rutină: serviciul este redus la un set de paşi de
rutină expliciţi, pe care angajaţii îi pot urma pentru a-şi servi clienţii, de ex.
marile lanţuri hoteliere
Tehnologie pentru servicii profesionale apar probleme noi a caror rezolvare
depinde de cunoştinţele individului şi de capacitatea sa profesională. Printre
exemple se numără servicii din domeniul social şi juridic.
Harta organizaţiei dvs.
Organigrafurile: Mintzberg şi Vander Heyden (1999), au sugerat că organigramele
clasice nu mai reuşesc să reprezinte viaţa reală a organizaţiilor. Ei au propus un alt mod în
care se descrie cum se poate prezenta o organizaţie "în acţiune" prin intermediul
"organigrafurilor Organigrafurile sunt harti care trebuie să ilustreze modul în care înţelegeţi
structurile şi procesele care au loc ".
Organigrafurile au următoarele elemente caracteristice:
- Seturile - oameni sau unităţi care îşi duc activitatea în mod independent;
- Lanţurile - activităţi conectate de-a lungul unui proces;
- Nucleele – centre de coordonare,;formate în jurul unui manager; (puncte fizice sau
virtuale spre care se îndreaptă şi dinspre care vin oameni)
- Reţelele - formate din relaţii şi acţiuni fluide.
- Simboluri utilizate:
o Setul
o Lantul
o Nucleu
o Reteaua
101
Nu există un organigraf perfect. Spre deosebire de organigrame, care au reguli stricte de
aranjare, pentru un organigraf managerii trebuie să creeze o imagine personalizată a
companiei lor, ceva care cere imaginaţie şi vederi largi. (De fapt, organigrafurile pot include şi
alte forme pe lângă Seturi, Lanţuri, Nuclee şi Reţele - cu condiţia ca ele să fie semnificative.)
Ca să trasezi un organigraf, trebuie să accepţi faptul că are mai puţin de-a face cu nume şi titluri decât cu
relaţii şi procese.
Un cuib cuprinzând diferite forme organizaţionalede organizareLanţurile, Nucleele, Reţelele
şi Seturile pot fi întâlnite în majoritatea organizaţiilor. ducem acest concept un pas mai
departe, ilustrând „cuibul” acestor tipuri de relaţii - Nuclee aflate în interiorul altor Nuclee,
care, la rândul lor, se află în interiorul Seturilor.
Fiecare componentă a organigrafului sugerează o filozofie diferită privind managementul:
Setul sugerează că managerii trebuie să se detaşeze de acţiune, să urmărească şi să compare.
În cadrul Lanţului, managerul ocupă, de asemenea, o poziţie înaltă, dar situată, în acest caz,
deasupra fiecărei verigi. Lanţul de comandă este poziţionat deasupra lanţului operaţiunilor.
Lanţul este ordonat şi managerii au sarcina să-l menţină aşa - sub control..
În Nucleu, conducerea apare în mijloc, iar activităţile gravitează în jurul ei. Asta implică faptul
că cel care se află în centru devine manager..
La prima vedere, nu este clar unde se localizează conducerea în cadrul Reţelei. De fapt,
realitatea este că se află peste tot. Într-o reţea - un proiect sau o alianţă - managerii trebuie să
iasă din birourile lor şi să meargă în toate locurile unde se munceşte efectiv. Reţeaua este atât
de fluidă, încât managerii nu-şi pot permite să rămână în centru. Ei trebuie să se mişte peste tot,
pentru a facilita colaborarea şi pentru a dinamiza întreaga reţea. Trebuie să-i încurajeze pe
oamenii care deja ştiu cum să-şi facă treaba bine.
Abordând o teorie ca aceea a lui Mintzberg şi Van der Hayden în analiza organizaţiilor, puteţi avea
o vedere de ansamblu asupra sarcinii complexe de definire şi descriere a relaţiilor deoarece scoate
în evidenţă o serie de aspecte importante privind organizaţiile
- Întregul înseamnă mai mult decât suma părţilor sale.-au o "imagine din elicopter"
asupra ansamblului;
- Inter-relaţii complexe şi multiple- lucrează cu o complexitate de relaţii;
- Redefinirea -îşi redefinesc modul în care privesc situaţiile
- Crearea de hărţi şi modele. Desenarea de hărţi şi modele vă poate ajuta să înţelegeţi
realitatea organizaţiei dvs.,
102
Exemplu 1: Organigraful unui ziar
societate
societate
societate
reclame fotografii
Pregatirea continutului
Tehnoredactare
Financiar
Tiparire
Aprovizionare
Resurse umane IT
Promovare Administrativ
birou national
• Fluxul general al ziarului=Lant Donatii publice
• Relatiile reporterilor cu
comunitatea=Retea
Gaseste surse de finantare, Voluntari sanitari
cauta voluntari si donatii,
• Intreg ziarul=Nucleu
instruieste personalul,
organizeaza operatiunile
• Functiile auxiliare si administrative
sunt
Personal
medical
bani
birou national
Materiale si
echipamente
Exemplu 2- Organigraful „Medecins sans Frontieres”
birou national
birou national
103
Spital intr-o
zona calamitata
• Nu exista un sediu central –deci nu are Nucleu
• Este alcatuita dintr-un set de birouri nationale
• Directorii birourilor nationale se intilnesc periodic si comunica informal-formeaza o Retea
libera
• Biroul in sine este un nucleu-este punctul nodal unde se string specialistii, proviziile,
fondurile
si procedurile.
• Spitalul-organizatie temporara este un nucleu in care sunt adusi bolnavii
• Fiecare pacient devine un nucleu cu drepturile sale catre care se indreapta medici,
medicamente
si alimente
104
Rezumat
În această secţiune analizăm modul în care valorile şi etica organizaţională şi personală afectează managementul. Este
un aspect important, din două motive. În primul rând, ca angajat, trebuie să înţelegeţi cum se potrivesc valorile şi etica
dvs. cu cele ale organizaţiei. În al doilea rând, ca manager, aveţi responsabilitatea de a asigura respectarea misiunii,
valorilor şi eticii organizaţiei dvs.
Secţiunea începe cu analizarea diferitelor niveluri de valori care coexistă în interiorul organizaţiilor. Apoi, urmăreşte
modul în care organizaţiile îşi formulează misiunea şi în care încearcă să-şi îndeplinească ţelurile şi respectându-şi
valorile în operaţiunile lor. Vom discuta despre propriile valori ale angajaţilor şi le vom corela cu cele ale organizaţiei
lor. În sfârşit, vom vedea cum aţi putea dvs., ca manager, să rezolvaţi problemele etice de la locul de muncă.
Puncte cheie
În organizaţii se aplică valori la diferite niveluri: ale Societăţii, ale Organizaţiei, ale Grupurilor, ale Individului.
Misiunea organizaţiei trebuie să întruchipeze ţelurile şi valorile acesteia.
Avantajele declaraţiilor de misiune sunt: o concentrare colectivă asupra scopului organizaţiei; comunicarea acestui
scop către ceilalţi; asigurarea de criterii în luarea deciziilor; asigurarea unui reper pentru evaluare.
Declaraţiile de misiune trebuie să răspundă la cinci întrebări: de ce, ce, cine, unde şi cum?
Miller a sugerat cinci principii pentru cultivarea comportamentului etic:
- stabilirea unei politici scrise;
- stabilirea unui exemplu personal;
- instruirea cu ajutorul studiilor de caz;
- recompensarea performanţei etice;
- încurajarea responsabilităţii sociale.
Thomas şi Ely au identificat trei moduri de abordare a managementului diversităţii:
- prin discriminare şi echitate;
- prin acces şi legitimitate;
- prin învăţare şi eficacitate.
Momentul şi modul în care trebuie tras semnalul de alarmă îi pot pune managerului probleme etice.
Baddeley şi James propun două dimensiuni de analiză:
- dimensiunea percepţiei politice - de la totala ignorare a politicii organizaţionale, la înţelegerea ei deplină;
- dimensiunea integrităţii - de la urmărirea exclusivă a propriului interes, la integritatea deplină.
şi, în consecinţă, patru tipuri comportamentale ale managerului:
- inept;
- inocent
- descurcăreţ;
- înţelept.
CONCEPTE EXPLICATE
Obiective
Cum? Intenţii
Ţinte specifice
şi imediate
108
în fluxul lor principal de activitate, aducând noi perspective pentru pieţe, produse,
strategii, practici de afaceri şi chiar culturi.
Această abordare bazată pe învăţare şi eficacitate, pentru administrarea problemelor de
diversitate, îşi propune să cuprindă avantajele celorlalte două abordări. Având modelul
bine implementat, membrii unei organizaţii pot pretinde să fie toţi în aceeaşi echipă
împreună, cu deosebirile dintre ei, nu în ciuda lor.
În practică, această abordare poate fi prea idealistă pentru a fi vreodată realizată integral: managerii se
pot identifica mai uşor cu soluţia de ultim moment pentru procesul cuvenit sau cu imperativul pieţei.
Multe organizaţii trec de la o abordare la alta sau aplică o combinaţie din toate cele trei.
Momentul şi modul în care trebuie tras semnalul de alarmă îi pot pune managerului probleme
etice. „tragerea semnalului”-demascarea faptelor incorecte din organizaţieÎn esenţă, semnalul de
alarmă nu trebuie tras ,numai după ce, o situaţie devine foarte serioasă. Ar fi mai bine ca această
situaţie să fie prevenită, ca să nu se ajungă la ea, prin stabilirea unor standarde corespunzătoare
privind comportamentul la locul de muncă
Listă de control pentru politica firmei Caseta 2.1
Această listă de control a fost recomandată organismelor publice de către Comitetul Nolan şi
Comisia de Audit a Marii Britanii si cuprinde mai multe puncte care urmaresc:stabilirea
contextului,manifestarea unei atitudini deschise fata de ingrijorarile oamenilor,si metode de tratare
a ingrijorarilor oamenilor
Această abordare implică faptul că toate problemele pot fi soluţionate prin acţiune individuală.
În practică, există limitări referitoare la ceea ce poţi face acţionând pe cont propriu. Societăţile
ca entităţi ,au culturi politice şi economice, în care anumite tipuri de comportament sunt văzute
ca fiind mai mult sau mai puţin acceptabile. În calitate de manager, trebuie să faceţi o evaluare
a lucrurilor pe care le puteţi schimba, a lucrurilor pe care nu le puteţi schimba şi - aşa cum
spune o veche zicală - "rugaţi-vă să vă daţi seama de diferenţă".
109
poată înţelege modul în care funcţionează organizaţia lor, cine şi ce are de făcut, cine şi ce putere
deţine şi ce fel de cultură există.
Si, în consecinţă au identificat patru tipuri comportamentale ale managerului:
inept: ignorant din punct de vedere politic şi lipsit de integritate;
inocent: ignorant din punct de vedere politic, dar pe deplin integru;
descurcăreţ: perspicace din punct de vedere politic, dar lipsit de integritate;
înţelept: perspicace din punct de vedere politic şi pe deplin integru.
Bună percepţie politică
Descurcăreţ Înţelept
Interesat numai Total
de sine integru
Inept Inocent
Puncte cheie
Culturile organizaţionale există peste tot, dar sunt destul de greu de definit.
Cultura este un factor determinant pentru performanţa organizaţională.
110
Cultura include reguli şi comportamente formale şi informale: "modul în care se procedează pe-aici".
În descrierea ideii de cultură se pot utiliza diverse analogii: liant, aisberg, ceapă, umbrelă.
Cultura organizaţională se manifestă prin două tipuri de simboluri: "de suprafaţă" şi "de profunzime"
Trice şi Beyer au identificat patru categorii de simboluri de profunzime care indică tipul culturii organizaţionale:
- practicile;
- formele de comunicare;
- manifestările materiale;
- limbajul.
Handy a analizat cultura din punctul de vedere al regulilor comune de comportare şi a definit patru tipuri de
culturi:
- cultura de tip Putere (club);
- cultura de tip Sarcină;
- cultură de tip Persoană;
- cultura de tip Rol.
Este important să înţelegem şi cultura altor organizaţii.
Culturile negociate reflectă diversitatea valorilor şi practicilor din cadrul organizaţiilor, cu avantajele şi
dezavantajele lor.
Programele de schimbare culturală au adesea patru etape:
- se analizează cât de bine mai corespunde cultura curentă mediului;
- se dezvoltă unui model de cultură adecvat;
- se implementează programul de schimbare culturală.
- se consolidează noua cultură organizaţională
Hendry şi Hope au identificat patru obstacole în calea schimbării culturale:
- rezistenţa şi persistenţa culturii curente;
- complexitatea schimbării culturii;
- contradicţii în cultura dorită;
- nepotriviri între valorile individuale şi cele organizaţionale.
CONCEPTE EXPLICATE
111
loc între organizaţii provenind din culturi naţionale diferite, problemele se multiplică, în
special cele legate de conducerea unor echipe multiculturale. Pentru a avea succes în
situaţiile în care sunt implicate mai multe culturi, companiile trebuie să muncească din
greu pentru a doborî barierele şi pentru a-i înţelege mai bine pe oameni şi a le răspunde
corespunzător
Înţelegerea culturii organizaţiei dvs. vă poate ajuta să vedeţi cum îi afectează pe cei care
lucrează acolo, inclusiv pe dvs., ca manager.
Identificare
Printre modalităţile de identificare a culturii organizaţionale ,sunt: exerciţiul noului venit ;
consecinţele ce apar când cineva încearcă „să spargă tiparele”; povestirile, glumele,eroii şi
personajele negative ; reacţia organizaţiei în faţa unui eveniment neobişnuit sau nefamiliar ;
comparaţiile între organizaţii ; ceea ce izbutiţi să înţelegeţi când ceea ce vă era familiar devine
străin.
Folosirea simbolurilor
Cultura organizaţională se manifestă prin două tipuri de simboluri : simboluri „de suprafaţă” şi
simboluri „de profunzime”
- Simbolurile vizibile ,”de suprafaţă”,sunt cele folosite deliberat ca să creeze pentru a crea o
imagine a organizaţiei
- Simbolurile discrete ,sau „de profunzime”,sunt manifestările concrete ale modului în care
se realizează activitatea în organizaţie şi sunt mai puţin spectaculoase
Trice şi Beyer (1984)au identificat patru categorii de simboluri de profunzime care indică
tipul culturii organizaţionale:
- Practicile-ritualurile, ceremoniile şi obiceiurile cu diferite forme de manifestare
- formele de comunicare- istorisiri, mituri, "epopei", "legende", snoave, simboluri şi
sloganuri manifestările materiale- amplasarea, birourile comune sau individuale, bufetul
sau bonurile de cantină, ţinuta vestimentară acceptată, afişele, reţelele de calculatoare,
mobilierul ,etc
- limbajul. Orice organizaţie are un jargon, care reprezintă mai mult decât o formă
prescurtată şi convenabilă de comunicare, pentru că afectează, totodată, comportamentul
oamenilor
Cultura ca "reguli comune"
Handy (1988) a analizat cultura din punctul de vedere al regulilor comune de comportare şi
a definit patru tipuri de culturi:
- cultura de tip Putere (club);
Acest tip de cultură se întâlneşte adesea în micile organizaţii antreprenoriale şi este
reprezentată simbolic de o reţea circulară ,asemănătoare pânzei de păianjen,în care
puterea şi influenţa se propagă radial,dinspre sursa centrală spre exterior Asemenea
organizaţii pot avea reacţii rapide la evenimente dar sunt foarte dependente de
capacitatea decizională a celor aflaţi în centrul reţelei ,bazându-se pe reacţiile
individuale şi pe dedicarea personală. Cheia succesului stă în angajarea "oamenilor
potriviţi" şi crearea tuturor condiţiilor ca noii angajaţi să se integreze satisfăcător.
Multe organizaţii cu o cultură de tip Putere se prezintă ca o mare familie (cu toate
avantajele şi dezavantajele vieţii dintr-o mare familie). Multe companii familiale fac
parte din această categorie.
- cultura de tip Sarcină;
Caracteristica dominantă a culturii de tip Sarcină este orientarea sa către activitate,
către proiecte; de aici decurge reprezentarea sa grafică sub forma unei reţele, în care
grupurile pot fi asamblate în diferite moduri, în funcţie de necesităţi. Însoţeşte adesea
structurile matriciale ,puterea fiind localizată mai ales in nodurile reţelei.. Preocuparea
112
centrală vizează îndeplinirea lucrurilor necesare Pentru a spori eficacitatea individului
şi pentru a-l identifica cu obiectivele organizaţiei,acest tip de cultură se bazează pe
forţa unificatoare a grupului. Probabil că o caracteristică majoră a culturii de tip
Sarcină este faptul că munca este privită ca rezolvarea unei probleme. Fiecare grup
trebuie să deţină puterea de decizie necesară. O organizaţie care posedă o astfel de
cultură este extrem de adaptabilă,grupurile fiind constituite special ca să realizeze
sarcini precise,după care pot fi reorganizate sau desfiinţate. Asigurarea unei bune
flexibilităţi şi a capacităţii de a reacţiona la controlul exercitat de piaţă poate constitui
o problemă,în special dacă o astfel de organizaţie este mare.De asemenea, există
tendinţa de a se trece la o cultură de tip Rol sau Putere ,atunci când resursele devin
deficitare.
- cultură de tip Persoană;
Culturile de tip Putere şi Sarcină presupun că scopurile unei organizaţii sunt de
•• • • •
•
importanţă capitală. Spre deosebire de ele, o cultură de tip Persoană plasează indivizii
şi interesele lor pe primul loc şi vede organizaţia ca un mijloc de îndeplinire a
• •.• • • • •
scopurilor acestora.Influenţa este împărţită între membrii organizaţiei, iar puterea care
•
se manifestă adesea este cea de expert. Cultura de tip Persoană este reprezentată ca o
• •• •
• constelaţie de "stele" răspândite aleator Tipice pentru această cultură sunt firmele mici
sau asociaţiile profesionale ,ca de exemplu :o grupare artistică, un cerc academic,un
birou de avocatură sau un parteneriat de consultanţă, în care oamenii sunt conduşi în
primul rând de propriile lor valori personale şi profesionale. Membrii acestor culturi
sunt destul de greu de condus,fiindcă nu recunosc puterea poziţiei şi,de obicei,îşi pot
permite să recurgă la ameninţarea cu părăsirea organizaţiei,în cazul în care nu le sunt
satisfăcute pretenţiile.Conducerea intereselor colective poate fi uneori exercitată prin
rotaţie. Poziţia de conducător este percepută mai curând ca o sarcină neplăcută, dar
necesară, nu ca un semn de distincţie, statut sau putere. De fapt, continuitatea unei
asemenea culturi este total dependentă de cât de multă atenţie acceptă membrii ei să-i
acorde
- cultura de tip Rol.
Elementul central este caracterul impersonal. Acest tip de cultură poate fi
reprezentată ca o clădire susţinută de coloane şi grinzi, fiecare având un rol specific
Organizaţia este privită ca un set de roluri interdependente, îndeplinite de indivizi;
comunicaţiile tind să fie organizate formal în sisteme şi proceduri, atât pe orizontală,
cât şi pe verticală. Acest tip de organizaţie este adepta liniilor drepte. Ea este mai
curând administrată decât condusă. Organizaţia formală, clasică sau birocratică,îşi
dezvoltă puternice subdiviziuni funcţionale,strict specializate ,cum sunt ,de
exemplu,departamentele de marketing sau financiar-contabile. Ea este caracterizată
printr-un grad sporit de standardizare şi formalism. Forma de putere care domină este
cea a poziţiei, iar principalele metode de influenţare sunt regulile şi procedurile.
Virtuţile organizatorice importante sunt siguranţa, caracterul previzibil şi stabilitatea
Procesele de instruire şi calificare sunt importante, pentru a permite oamenilor din
organizaţie să-şi aducă o contribuţie corespunzătoare. Probabil că independenţa şi
iniţiativa sunt mai puţin apreciate decât profesionalismul şi caracterul demn de
încredere.Deşi,într-un mediu stabil,organizaţiile cu această cultură par să aibă cel mai
mult succes, în cazul unor schimbări ele tind totuşi să se adapteze mai greu.
În practică, organizaţiile pot conţine caracteristici din toate cele patru categorii sau din nici
una. Dar acest model permite analiza şi critica de tip constructiv a modului de funcţionare a
unei organizaţii
Această abordare se concentrează în special asupra rolului de includere al culturii unei
organizaţii si există pericolul ca cele patru culturi ale lui Handy să fie considerate nişte stiluri
fixe sau "determinate". O organizaţie este percepută ca dezvoltând un anume etos, pe care
managerii trebuie să-l accepte şi să-l menţină.Cultura tinde să fie considerată mai curând ca
ceva ,ce organizaţia are, decât ceva ce este creat, negociat şi împărtăşit de toţi cei implicaţi
în organizaţie şi care poate evolua în timp. Culturile înseamnă şi conflict, nu numai consens,
113
ori că ele pot perpetua excluderile şi inegalităţile, în aceeaşi măsură cu sentimentul de
apartenenţă şi identitate.
Este important să înţelegem şi cultura altor organizaţii.
Culturi negociate
114
acţiuni pot fi practice,tangibile – schimbarea aranjamentului birourilor – în timp ce
altele sunt intangibile ,cum ar fi schimbări în comportamentul angajaţilor.
se consolidează noua cultură organizaţională
Reprezintă fixarea noii culturi, care poate implica continuarea instruirii, noi
proceduri de instalare şi evaluare, întărirea constantă a mesajelor şi celebrarea
succeselor organizaţionale atribuite noii culturi.
Hendry şi Hope au identificat patru probleme înrudite cu care se confruntă managerii angajaţi
într-o schimbare a culturii organizaţionale:
Rezistenţa şi persistenţa culturii organizaţionale existente.
In timp ce din afară se poate simţi nevoia de schimbare, organizaţiile şi angajaţii
acestora pot să nu o considere necesară. A convinge o organizaţie că trebuie să-şi
schimbe cultura este ca şi cum ai încerca să convingi pe cineva că trebuie să-şi
schimbe caracterul. Personalitatea şi culturile sunt date; orice critică are şanse să fie
interpretată ca o greşeală a celui care critică!
Conform părerii lui Hendry şi Hope, culturile organizaţionale dominante reprezintă
cunoştinţele acumulate adesea inconştient despre ceea ce a funcţionat până în
momentul respectiv. Prin urmare, indivizii tind să vadă propunerile de schimbare a
culturii unei organizaţii prin prisma culturii dominante.
Complexitatea schimbării culturii.
Culturile organizaţionale, afirmă ei, constau dintr-o reţea complexă de factori
interdependenţi, care variază chiar de la un compartiment la altul al unei organizaţii.
Procesele, ritualurile, structurile puterii şi comportamentele neformale nu pot fi
schimbate prin dictat sau separat unele faţă de altele.
Contradicţiile din cultura dorită.
Hendry şi Hope susţin că încercările de a schimba o cultură de sus în jos sunt motivate
de dorinţa de a submina forţa culturii dominante . Schimbarea culturii reprezintă
încercarea managerilor din eşalonul superior de a controla organizaţia lor; cu toate
acestea, cultura pe care o doresc ei proclamă de obicei autonomia, creativitatea şi
inovaţia. Puteţi recunoaşte aceste tensiuni din propria dvs. experienţă.
Nepotriviri între valorile individuale şi cele la nivel de organizaţie.
Cei doi se întreabă cât de fezabilă este împăcarea tendinţei spre individualitate în
societatea modernă cu tendinţa organizaţiilor care doresc "să unească oamenii în jurul
unor valori organizaţionale". Ei susţin că, dacă indivizii acceptă un sens al comunităţii
la locul lor de muncă, trebuie să aibă cu adevărat încredere, să respecte şi să sprijine
comportamentul organizaţiei lor.
115
Secţiunea 4 Structura organizaţională
Cuprins
4.2 Importanţa structurii
4.3 Organizarea muncii
4.4 Realizarea coordonării
Rezumat
În această ultimă secţiune v-am prezentat diverse aspecte legate de structura organizaţională. Am insistat asupra
faptului că organizaţiile au nevoie de structuri, chiar dacă orice structură are punctele ei slabe. Am analizat destul de
detaliat modul de administrare uzuală a alocării activităţilor şi am văzut care sunt formele de structură organizaţională
mai adecvate pentru diferite sarcini şi împrejurări. Am accentuat nevoia continuă de coordonare şi am identificat o
serie de mijloace de a o realiza cu eficacitate. Pe tot parcursul secţiunii, am subliniat natura conjuncturală a structurii
organizaţionale: nu există o singură abordare perfectă, care să fie potrivită în orice situaţie. Acum sunteţi în măsură să
analizaţi şi să înţelegeţi structura organizaţiei dumneavoastră. Puteţi identifica atuurile şi deficienţele acesteia şi puteţi
aprecia implicaţiile schimbărilor structurale asupra propriei activităţi manageriale în organizaţie.
Puncte cheie
Orice organizaţie are structură. Lipsa de structură este imposibilă din punct de vedere organizaţional. O birocraţie
poate fi văzută ca raţională, clară şi corectă.
Structurile formale au avantaje:
- permit implicarea diferitelor grupuri care au interese în funcţionarea organizaţiei;
- oferă un cadru pentru repartizarea responsabilităţilor şi autorităţii;
- stabilesc o identitate organizaţională;
- asigură continuitatea în perioadele de schimbare.
Există simptome de "deficienţă structurală".
Organizaţia trebuie să-şi adapteze structura pentru a răspunde cerinţelor mediului în schimbare.
Burns şi Stalker au identificat două tipuri de reacţii organizaţionale la mediu: tipul mecanicist şi tipul organic.
Burns a identificat trei tipuri de sisteme patologice – comitetul, figura ambiguă şi sistemul superpersonal, acestea
fiind încercări de adaptare la schimbările din mediul extern a organizaţiilor mecaniciste.
Organigramele sunt reprezentări grafice ale structurii formale şi dezvăluie doar o parte din elementele esenţiale
ale unei structuri:
- sferele de control (sau amploarea controlului);
- nivelurile manageriale;
- gradul de autonomie;
- gradul de specializare (în activităţi de specialitate sau de rutină);
- gradul de suprapunere;
- procesele de raportare.
Structura organizaţiei creează cadrul, făcând posibilă aplicarea managementului în organizaţie.
Structura organizaţiei reprezintă un echilibru între mai multe principii egal valabile:
- specializarea;
- definirea posturilor;
- amploarea controlului;
- ierarhia: organizaţii "ascuţite" şi "plate";
- centralizarea şi descentralizarea;
- unitatea de comanda şi dubla subordonare;
- comunicarea.
Printre formele de structuri organizaţionale se numără:
- structura funcţională;
- structura pe produse sau servicii;
- structura geografică;
- structura tip echipă de proiect;
- structura matricială;
- structura hibridă.
116
Printre metodele de coordonare se numără:
- stabilirea de reguli, programe şi proceduri;
- recursul şi trimiterile la nivelurile superioare de coordonare;
- stabilirea de ţinte şi obiective;
- crearea de rezerve de timp şi resurse;
- stabilirea de sarcini autonome;
- crearea de sisteme informaţionale pe verticală;
- crearea de relaţii laterale.
Prelucrarea şi distribuirea informaţiilor sunt decisive pentru o integrarea cât mai bună a activităţii.
Fiţi cât mai prudent în legătură cu:
- concepţia că ar exista o structură ideală pentru orice situaţie;
- schimbările bruşte;
- reacţiile oamenilor faţă de folosirea excesivă a terminologiei privind problemele structurale;
- tentativele de a atinge perfecţiunea.
CONCEPTE EXPLICATE
Importanţa structurii
- Fără un aranjament stabil, personalul unei organizaţii n-ar fi nimic altceva decât o mulţime
oarecare de oameni sau, în cel mai bun caz, o colecţie întâmplătoare de clici şi grupuleţe,
nicidecum o organizaţie
- Pentru a forma o organizaţie, oamenii au nevoie de comunicare, responsabilităţi definite,
proceduri regulate acceptate de comun acord şi aşa mai departe.
- Structura apare din nevoia organizatiilor de a aranja ceea ce fac, în particular de a
dezvolta un echilibru dinamic între munca oamenilor sau grupurilor şi coordonarea acelei
munci: adică diferenţierea şi integrarea.
- Unele aspecte legate de structură pot fi reprezentate într-o organigramă convenţională,
dar structura mai include şi aranjamentele prin care sunt distribuite diversele activităţi ale
organizaţiei între membrii săi şi modul în care sunt coordonate activităţile
Laurie Mullins (1993) descrie structura organizaţionala în felul urmator:
Structura face posibilă aplicarea managementului şi creaza un cadru pentru transmiterea
ordinelor şi comenzilor care fac posibile planificarea , organizarea , coordonarea si controlul
activitaţilor în cadrul organizatiei.
Ce-i aduce structura unei organizaţii?
O birocraţie poate fi văzută ca fiind raţională, clară şi corectă. Max Weber (1947)
Orice organizaţie are structură „lipsa de structura”fiind imposibilă” din punct de vedere
organizaţional -Freeman oferă o argumentaţie privind necesitatea unei structuri formale.
Structurile formale au avantaje:
- permit implicarea diferitelor grupuri care au interese în funcţionarea organizaţiei;
Structura unei organizaţii determină modul în care secţiile şi părţile relevante ale
acesteia se reunesc în cadrul activităţii şi îi influenţează deciziile. Structura stă la baza
modului în care puterea şi responsabilitatea operează în organizaţie ,în plan intern şi
extern. De fapt, cu cât relaţiile cu grupurile celor care deţin interese faţă de
funcţionarea organizaţiei sunt mai complexe şi cu cât controlul asupra obiectivelor
organizaţiei este mai contestat, cu atât structurile sunt şi ele mai complexe. În general,
regulile permit oamenilor să se descurce, să-şi coordoneze activitatea, să ia decizii şi
să participe la viaţa organizaţiei. În absenţa lor, totul poate degenera rapid în anarhie
şi haos.
- oferă un cadru pentru alocarea responsabilităţilor şi autorităţii;
Structura se află în nucleul diferenţierii şi integrării muncii. Structura este cea care
ajută oamenii dintr-o organizaţie să lucreze împreună O structura adecvată , asigură
cadrul pentru relaţii de muncă eficace între oameni şi departamente.
- stabilesc o identitate organizaţională;
Organizaţia are nevoie să aloce responsabilităţi pentru contactele externe. Furnizorii şi
clienţii trebuie să-şi poată identifica persoanele de contact. Documentele legale trebuie
117
să fie semnate şi este necesar să se stabilească proceduri de recrutare a personalului.
Deci,structura organizaţiei şi felul în care oamenii lucrează în cadrul ei transmit lumii
exterioare mesaje despre valorile şi caracterul organizaţiei.
- asigură continuitatea în perioadele de schimbare.
Multe organizaţii au de-a face cu schimbarea şi nesiguranţa. Structura unei organizaţii
poate oferi continuitate. În absenţa unei structuri, oamenii au tendinţa să înfiinţeze
mereu noi sisteme şi proceduri - " reinventând roata" – ca reacţie la fiecare nouă
situaţie
Structurile bine înrădăcinate au şi dezavantaje: de exemplu, ele pot fi cu greu schimbate
Structura trebuie perceputa ca fiind dinamică, şi nu statică
Există simptome de "deficienţă structurală".
Recunoaşterea problemelor structurale
Prin natura lor , problemele structurale sunt greu de recunoscut.
Child (1984) a sugerat totuşi că probleme structurale fac ca în organizaţie să se manifeste
anumite simptome recurente care sunt prezentate in Chestionarul din Tabelul 4.1
o In privinta deficientelor structurale la nivel organizational managerii pot face relativ putine
lucruri dar este important sa tina seama de ele atunci când au de-a face cu personalul din
organizaţie.
o In privinta deficientelor structurale la nivelul echipei managerii trebuie şi pot lua masuri
o nu trebuie să tregeţi concluzia că toate problemele care intră în aceste categorii prezic
inevitabil o prăbuşire structurală majoră. De exemplu, s-ar putea ca oamenii să nu se
înţeleagă, pur şi simplu, între ei;
118
cu aspectele mai generale ale structurii în organizaţie. Adesea, astfel de conexiuni pot fi făcute
mai bine de cei din exterior, de exemplu consultanţii
Structura cea mai potrivită contextului
Organizatia trebuie să-şi adapteze structura pentru a raspunde cerinţelor mediului în
schimbare.
Organizarea muncii
Burns şi Stalker au identificat două tipuri „ideale” de organizaţii -mecaniciste şi
organice - aflate la extremităţile unei axe continue .
o Tipul mecanicist de organizaţie este adaptat la condiţii relativ stabile. În cadrul
acestui tip, problemele şi sarcinile conducerii sunt descompuse în componente
specializate pe compartimente, în cadrul cărora fiecărui individ i se atribuie o sarcină
bine definită. Există o ierarhie clară de control, iar responsabilitatea pentru
competenţa generală şi coordonare revine managementului de nivel superior . Se pune
accent pe comunicarea verticală şi interacţiune (între superiori şi subordonaţi),
insistându-se pe loialitatea faţă de companie şi pe ascultarea superiorilor. Acest sistem
este destul de apropiat de birocraţia raţional-legală , descrisă de Weber.
o Tipul organic (sau organicist) de organizaţie este adaptat condiţiilor instabile, atunci
când apar continuu probleme noi şi nefamiliare şi care nu pot fi descompuse şi nici
distribuite specialiştilor spre rezolvare. Are loc astfel o continuă ajustare şi redefinire a
sarcinilor individuale, iar latura contributivă a cunoştinţelor specialistului este lărgită
în detrimentul laturii restrictive. Interacţiunile şi comunicarea (informaţii şi
recomandări, în locul ordinelor), pot avea loc la orice nivel cerut de proces,
generându-se o mai mare angajare faţă de atingerea obiectivelor organizaţiei, ca
întreg. În organizaţiile de acest tip nu se întâlnesc organigrame care să indice funcţiile
şi responsabilităţile exacte ale fiecărui individ şi utilizarea lor poate chiar să fie
respinsă ca fiind stânjenitoare în funcţionarea eficientă a organizaţiei.
Burns a identificat trei tipuri de sisteme patologice –comitetul,figura ambiguă şi sistemul
superpersonal ,acestea fiind încercari de adaptare la schimbarile din mediul extern a
organizaţiilor mecaniciste.
o Sistemele patologice sunt încercari ale organizaţiilor mecaniciste de a face faţă noilor
probleme, schimbarii , inovaţiei şi incertitudinii,în condiţiile sprijinirii în continuare pe
structura birocratica formală. Burns descrie trei astfel de reacţii tipice: sistemul figurii
ambigue , jungla mecanicistă si sistemul superpersonal sau comitetul
o sistemul figurii ambigue al unei ierarhii oficiale şi un sistem, nerecunoscut formal,de
relaţii pereche între directorul executiv şi alte câteva zeci de persoane ,aflate în diferite
poziţii ale structurii manageriale. Într-o organizaţie mecanicistă,procedura normală de
tratare a unei chestiuni aflate în sfera de responsabilitate a unui individ este cea de a
transmite problema specialistului potrivit sau, în lipsa acestuia unui superior.Într-o
situaţie care se schimbă rapid, nevoia unei astfel de consultări apare frecvent şi, în
multe cazuri ,superiorul trebuie să trimită problema şi mai sus.Un număr mare de
decizii ajung la directorul executiv,şi curând apare impresia ca cele mai multe decizii
se pot lua numai la nivelul managementului superior.Directorul ajunge să fie
supraîncărcat de lucrari iar, mulţi dintre manageri se simt frustaţi de faptul că sunt
ocoliti.
o Unele firme încearcă să facă faţă problemelor de comunicare prin diversificarea
structurii ierarhice birocratice ,creând de exemplu,manageri pentru probleme
contractuale, funcţionari de legatura,etc. Aceasta conduce la un sistem de tip jungla
mecanicista ,în care poate apărea o slujbă nouă sau chiar un departament,a cărui
existenţă depinde de perpetuarea acestor dificultaţi
o Comitetul este metoda tradiţionala de a rezolva în timp problemele ce nu pot fi
rezolvate individual,fără a afecta echilibrul puterii.Acest sistem, considerat tipic
organelor administraţiei centrale si locale ,a fost utilizat destul de rar de firme, şi nu a
prea avut succes
119
Organigramele
Organigramele sunt reprezentări grafice ale structurii formale şi dezvăluie doar o parte din
elementele esenţiale ale unei structuri:sferele de control (sau amploarea controlului);nivelurile
manageriale;
Dilemele structurale
Structura organizaţiei reprezintă un echilibru între mai multe principii egal valabile,dar
aflate în conflict.
Nu există structura „ideala”,orice structura organizaţionala reprezinta compromisuri făcute
pentru atingerea acestui echilibru,urmărindu-se de fapt ,adaptarea la cerinţele mediului .
Afost elaborată o terminologie speciala şi , in continuare ,sunt prezentaţi 7 termeni legaţi de
aspectele pe care ar trebui să le luaţi in considerare:
Diviziunea muncii
Criterii folosite la împărţirea sarcinilor între diferiţii membrii ai personalului, între sub-unităţi, echipe, secţii
sau departamente? Întrebarea "Cine ce face?" ridică probleme legate de specializare şi de gradul de detaliere
cu care sunt definite sarcinile. La rândul lor, acestea duc la întrebarea "Cine în faţa cui răspunde?" Un aspect
ulterior al diferenţierii priveşte gruparea diverselor activităţi, funcţiuni şi servicii comune care alcătuiesc
organizaţia sau departamentul
Specializarea
- Termenul „specializare” se referă la spectrul atribuţiilor cuprinse în postul unui
angajat
- Specializarea „după cunostinţe” derivă din nevoia de a angaja personal cu
anumite aptitudini şi cunostinte, folosind competenţele, instruirea, cunştinţele,
aptitudinile, calificările şi telentele ocupanţilor acestora acestor posturi în
procesul muncii
- sau Specializarea de „rutină” care constă în prin defalcarea sarcinilor şi
proceselor complexe în elemente mai simple, de rutină, care cer fiecărui
lucrător să se concentreze asupra unuia sau mai multora dintre ele.
Definirea posturilor-se refera la contribuţia individuală a fiecarui angajat şi la felul în
care se încadrează în efortul organizaţiei în ansamblu.
- O fişă de post care indică exact responsabilităţile ocupantului, relaţiile de
subordonare, resursele cărora le poate autoriza consumul şi relaţiile pe care le
poate menţine sau dezvolta cu alte departamente prezintă multe avantaje.
Mulţi oameni nici nu se simt bine dacă fişele posturilor lor nu sunt clar
definite. Le este teamă să nu-şi depăşească atribuţiile, chiar şi atunci când au
bănuiala că nici managerii lor nu prea ştiu precis ce trebuie să le dea de făcut
dar ,realizarea ei generează mult efort administrativ , multe documente şi
implicit creşteri ale costurilor de regie .
- Sau poate fi mai bine să se definească un post în funcţie de imputurile
permise şi outputurile aşteptate, fără să se precizeze ce se întâmplă între
aceste puncte (intr-o organizaţie mica ,în care se asteaptă de la toţi angajaţii
să-şi suflece „mânecile” ori de cîte ori este necesar şi indiferent de sarcina care
apare,dacă organizaţia are nevoie de o activitate flexibila în perioadele în care
este supusa unor procese de schimbare.)
Amploarea controlului sau sfera de control
Termenul „amploarea controlului” sau „sfera de control” se referă la numărul
de subordonaţi direcţi ai unui manager
Amploarea controlului pentru un manager depinde de factori precum:
- temperamentul şi capacităţile managerului şi ale personalului;
- relaţiile de munca între cei subordonaţi managerului;
- natura muncii;
- tehnologia folosită în organizaţie;
- dispersarea geografică a grupului care este subordonat managerului;
- măsura în care managerul trebuie să-şi petreacă timpul pentru planificare în
viitor, suplimentar faţă de supervizarea zilnică;
120
- procedurile existente pentru a-i ajuta pe subordonaţi să-şi rezolve singuri
anumite probleme dificile;
- numărul nivelurilor de subordonare implicate.
- nivelul managerial pe. care este poziţionat
- interconectarea activitatilor- Se spune despre o activitate că este
interconectată dacă ceea ce face angajatul respectiv,depinde de ceea ce a
facut altul înaintea lui.
Coordonarea
Urmatorii termeni se referă la modul cum pot fi coordonate activităţile.Coordonarea este o
completare esenţială a diferenţierii din cadrul organizaţiilor: cu cât gradul de specializare şi
separare a funcţiilor este mai mare, cu atât se simte mai mult nevoia de coordonare
Ierarhia :organizaţii „înalte” si „plate”
- Diferitele eşaloane sau niveluri manageriale formeaza o ierarhie
- Numărul nivelurilor dintr-o organizaţie este strâns legat cu amploarea
controlului.
- Organizaţiile care au mai multe nivele manageriale se numesc organizatii
înalte;cele cu mai puţine nivele se numesc organizaţii plate
- Organizaţiile plate se pot schimba şi pot reacţiona mai repede într-un mediu
dinamic ;prin reducerea nivelurilor manageriale , favorizeaza comunicarea şi
stimuleaza managerii să recurgă la delegare dar,activitatea managerului devine
mai complexa ,creşte amploarea controlului şi îi scad oportunităţile de
avansare
- Organizaţiile înalte pot oferi managerilor mai multe motivaţii pentru că le
oferă mai multe oportunitaţi de avansare dar ,defavorizeaza comunicarea şi
accentueaza inutil tendinţele birocratice.
Centralizarea si descentralizarea
- Centralizarea şi descentralizarea (sau delegarea) sunt metode la care recurge
organizaţia pentru a-şi menţine controlul asupra procesului decizional
- Puterea pe care o deţine un manager la un anumit nivel ,reflecta măsura
centralizării sau descentralizării puterii în acea organizaţie..
- Cînd puterea este centralizată, procesul de implementare a deciziilor durează
mai mult timp,deoarece managerul trebuie să obţina aprobări de la toate
autorităţile competente.Centralizarea are şi dezavantajul că îngusteaza spectrul
activităţilor manageriale.Pe de altă parte,elaborarea centralizată a deciziilor
poate avea mai multă consecventă,vizând mai bine obiectivele organizationale
Nevoia de uniformizare a standardelor şi de asigurare de oportunităţi mai bune
în carieră constituie raţiuni puternice în favoarea centralizării Dar,centralizarea
poate spori aspectul „birocratic” al organizaţiei,poate încetini activitatea şi
poate aglomera oamenii cu lucruri lipsite de relevanţa.Ca urmare, în ultima
vreme a apărut tendinţa spre descentralizare.
Unitatea de comandă (conducerea ierarhizata liniar) si dubla subordonare
- Unitate de comanda- în sensul de conducere ierarhizată liniar-fiecare angajat
se subordoneaza unui sigur manager ; ii ajuta pe oameni să inteleagă mai bine
ce anume se aşteaptă de la ei dar ,scade capacitatea de adaptare a organizaţiei
la un mediu extern dinamic
- Existenţa unui dualism,al unei duble subordonări poate crea confuzii şi poate
duce la suprasolicitatea angajatului ;un aranjament prin care o persoana
lucrează pentru mai multi manageri are şi unele avantaje,în ceea ce priveşte
oportunităţile de dezvoltare, creare de relatii,etc.
Comunicarea
- Structura organizaţională trebuie stabilită astfel încît sa permita fluxul
informational. De exemplu, este bine ca persoanele care schimbă adesea
informaţii între ele să fie grupate în acelaşi loc.Un asemenea aranjament
avantajează colaborarea şi reduce la minimum pericolul multiplicării efortului.
121
Formele structurii organizaţionale
Printre formele de structuri organizaţionale se numără:
structura funcţională;
- adecvată în momentul în care oamenii din departamente funcţionale au nevoia
să comunice sistematic între ei,iar persoanele implicate în aceste activităţi
trebuie grupate laolaltă.
- dezavantaje:
personalul este încadrat în limite funcţionale stricte, rămânând foarte
puţini angajaţi "generalişti";
evoluţiile în carieră sunt limitate, de regulă, în interiorul sectorului
funcţional, ceea ce-i face pe angajaţii respectivi să fie mai puţin interesaţi
de celelalte probleme organizaţionale;
unii oameni ajung să lucreze mai degrabă în folosul departamentului lor
decât al organizaţiei;
mulţi dintre membrii personalului ajung să nu întâlnească niciodată un
client extern
structura pe produse sau servicii-prezinta o grupare a personalului pe linii de
produse sau servicii.
- avantaje: contribuie la dezvoltarea unor produse sau servicii capabile să
răspundă mai bine necesităţilor clientului, orientează interesul personalului
către client şi ajută la creşterea motivării.
- exista însă riscul creării unor unităţi autonome, care pot fi dificil de dirijatsi
de e asemenea, poate însemna o fragmentare a competenţei profesionale, ceea
ce poate reduce oportunităţile de carieră pentru specialişti
structura geografică;
- O variantă a structurii pe produse sau servicii este gruparea personalului după
amplasarea fizică - pe zone regionale, ţări sau continente.
- Prezinta avantaje mai ales pentru organizaţiile internaţionale, deoarece există
diferenţe mari între pieţele vizate, care pot fi mai bine exploatate pe plan local.
Mai există şi alte bariere, cum sunt deosebirile de limbă şi cultură, care ar
putea împiedica fluxul informaţional.
- apar şi unele dezavantaje:
fluxul informaţional dintre angajaţii amplasaţi în zone diferite poate fi
costisitor şi dificil;
pot apărea paralelisme în activităţile din fiecare sucursală - de regulă,
acest lucru se întâmplă cu serviciile funcţionale auxiliare, cum sunt cele
financiare, departamentele de personal şi tehnologia informaţională;
realizarea unor strategii integrate este mai dificilă.
structura tip echipă de proiect;
- Echipele de proiect sunt formate din angajaţi proveniţi din mai multe
departamente ale organizaţiei. Activitatea în echipă poate fi cu program
complet sau parţial, de regulă, pe întreaga durată a proiectului.
- cei care lucrează în echipa de proiect au dublă subordonare: faţă de şeful
departamentului funcţional din care provin şi faţă de managerul de proiect.
Acest lucru poate crea unele probleme de control, iar lucrul la o serie de
sarcini legate de proiecte poate limita cariera unei persoane.Membrii echipei îşi
păstrează tendinţa de a se subordona managerului departamentului funcţional
din care provin în toate problemele legate de carieră şi în cele legate de
contribuţia lor la activitatea departamentului .Membrii echipei de proiect se
subordonează managerului de proiect doar în chestiunile legate de activităţile
presupuse de proiect.După o perioadă ,timp în care o persoană a lucrat într-o
echipă de proiect cu normă întreagă,la finalizarea proiectului,reintegrarea în
departamentul de bază poate fi dificilă .Dacă durata proiectului a fost mare ,
122
poate să constate că postul i-a fost desfiinţat ca urmare a unei reorganizări sau
că a pierdut anumite ocazii de promovare.
structura matricială;
- Într-o structură matricială, fiecare persoană are două linii de subordonare -
faţă de managerul funcţional şi faţă de managerul de proiect (sau unui manager
de produs, serviciu sau zonă).
- Dintr-un anumit punct de vedere, structura matricială reprezintă o formă
permanentă a structurii de proiect.(dubla subordonare este permanentă)
- Mullins (1930) afirmă: "dubla subordonare poate duce la conflicte şi confuzii;
proliferarea canalelor de comunicare creează acumulări şi blocaje
informaţionale, iar suprapunerile dintre domeniile de responsabilitate pot duce
la diminuarea spiritului de răspundere".
- cei care conduc diferitele linii de subordonare trebuie să se întâlnească în mod
regulat pentru a decide repartizarea timpului fiecărui angajat. Riscul unei
asemenea abordări este că angajaţii se pot simţi manipulaţi, ceea ce-i face mai
puţin motivaţi.
- oamenii ar putea fi deranjaţi de incertitudinile şi schimbările caracteristice unei
structuri matriciale.
- Prezinta avantajul ca poate contribui la sporirea capacităţii de reacţie faţă de
exigenţele consumatorilor.
- În practică, managementul unei structuri matriciale poate fi extrem de
complicat.
structura hibridă.
- O structură hibridă, care prezintă trăsături de structură funcţională şi de
structură pe produs sau servicii ,este rezultatul unui proces evolutiv de
adaptare la necesităţile momentului
Realizarea coordonării
- Coordonarea este o completare esenţială a diferenţierii din cadrul organizaţiilor: cu cât gradul
de specializare şi separare a funcţiilor este mai mare, cu atât se simte mai mult nevoia de
coordonare.
- Pe măsură ce organizaţiile îşi descentralizează activităţile pentru a îmbunătăţi capacitatea de
reacţie şi flexibilitatea într-un mediu din ce în ce mai instabil şi competitiv, coordonarea devine tot
mai importantă.
- Coordonarea nu înseamnă neapărat centralizare sporită sau control direct.
- Prelucrarea şi distribuirea informaţiilor sunt decisive pentru o integrarea cât mai bună a activităţii
- Mijloacele de coordonare cele mai adecvate depind de nivelul de incertitudine privind activităţile
ce trebuie coordonate, de la cele de rutină şi previzibile, până la cele mai complexe.
123
Crearea de sarcini autonome Crearea relaţiilor laterale
124
- concepţia gresita că ar exista o structură ideală pentru orice situaţie;
trebuie să porniţi de ideea abordării conjuncturale, În problemele organizaţionale nu există un
răspuns unic: dacă trebuie să schimbaţi un sistem, trebuie să-l schimbaţi ţinând cont de
condiţiile dvs. specifice; structurile şi tiparele organizării muncii sunt un permanent subiect de
renegociere. Toate ideile şi tehnicile trebuie să fie aplicate în contextul unei structuri şi culturi
existente şi al aranjamentelor şi practicilor predominante.
- schimbările bruşte;
Trecerea bruscă de la un sistem informaţional preponderent pe verticală la relaţii laterale sau
prin trimiterea membrilor echipei administrative centrale în diferite secţii de servicii, de
exemplu, nu duce automat la creşterea eficienţei. Schimbările majore trebuie să fie tratate
judicios: sentimentele oamenilor sunt şi ele importante
- reacţiile oamenilor faţă de folosirea excesivă a terminologiei privind problemele
structurale;
Terminologia de specialitate: liniile de subordonare, grupările funcţionale, consultările şi
trimiterile, resursele de rezervă, relaţiile laterale , şi aşa mai departe ; îi pot speria pe mulţi
membri ai organizaţiei dvs. Prin urmare, este bine să vă asiguraţi că personalul înţelege despre
ce vorbiţi, şi să le explicaţi lucrurile pe înţelesul lor. De multe ori, angajaţii nu sunt interesaţi
de ideile managerilor privind tratarea problemelor structurale ,sau manifestă opoziţie
- tentativele de a atinge perfecţiunea.
Nici una din abordările diferenţierii şi coordonării nu înlătură alternativele şi dilemele cu care
se confruntă organizaţiile şi managerii. Stabilirea modului de organizare a activităţii
organizaţiei nu înseamnă încercarea de a atinge unitate ,sau o armonie perfectă a realizării
sarcinilor şi scopurilor. Conflictele dintre interesele diferitelor grupuri care deţin o miză în
funcţionarea organizaţiei, atât din interiorul acesteia, cât şi din afara ei, trebuie să fie
gestionate şi echilibrate cât mai bine, în orice moment. Feriţi-vă să promovaţi anumite
abordări şi tehnici ca pe unicul răspuns la problemele organizaţiei dvs. Mai realist, în
problemele structurale, este să-i ajutaţi pe oameni să colaboreze în mod armonios şi să
accepte un anumit grad de incertitudine
125
BZT 631 – Volumul 4:
RELAŢIILE CU GRUPURILE INTERESATE
Acest volum îşi propune să examineze relaţiile dintre organizaţii şi mediul lor. Vom analiza modul în care factorii
externi influenţează comportamentul şi performanţa organizaţiei. Vom căuta să explicăm conceptul de grupuri sau
persoane interesate de funcţionarea organizaţiei sau care deţin o miză în organizaţie şi vom arăta cum anume creează
aceste persoane răspunderi multiple atât pentru organizaţii, cât şi pentru manageri. În particular, ne vom ocupa de
două categorii – clienţii şi grupurile cu interese financiare – deoarece satisfacerea cerinţelor acestora este condiţia de
bază pentru majoritatea funcţiilor manageriale. În fine, vom analiza modul în care managerii pot să "împace" cerinţe
şi priorităţi contradictorii, adică să găsească un echilibru între acestea. Aceste probleme sunt importante, deoarece
factorii externi şi grupurile interesate reprezintă forţele motrice ale schimbării în organizaţii.
Secţiunea 1 Mediul extern şi grupurile interesate de funcţionarea organizaţiei
1.1 Introducere
1.2 Frontierele organizaţionale
1.3 Grupurile persoanelor interesate de organizaţie
1.4 Înţelegerea mediului extern
1.5 Tehnicile de prognoză şi limitele lor
1.6 Rezumat
Secţiunea 1 abordează orientarea spre exterior, analizând mediile organizaţionale. Este prezentat conceptul de grupuri
de persoane interesate de funcţionarea organizaţiei şi sunt explorate interesele acestora. Se arată importanţa factorilor
externi în stimularea schimbării organizaţionale, după care sunt analizate metodele de prognoză şi limitările lor.
Secţiunea 2 Satisfacerea exigenţelor clienţilor – scopul permanent al organizaţiei
2.1 Introducere
2.2 Cine sunt clienţii?
2.3 Marketingul şi clienţii
2.4 Necesitatea de a-i înţelege pe clienţi
2.5 Comunicarea cu clienţii
2.6 Rezumat
Secţiunea 2 prezintă importanţa unei orientări spre piaţă şi client, în organizaţii. Se face distincţie între clienţii
interni şi cei externi şi se arată cum pot fi segmentate pieţele. Se face prezentarea cercetării de marketing şi a
asigurarea comunicării cu clienţii.
Secţiunea 3 Persoanele interesate de aspectele financiare ale organizaţiei
3.1 Introducere
3.2 Grupurile cu interese financiare
3.3 Un model de tip intrare-ieşire
3.4 Contabilizarea informaţiilor pentru grupurile interne de persoane interesate
3.5 Contabilizarea informaţiilor pentru grupurile externe de persoane interesate
3.6 Rezumat
Principalele obiective ale acestei secţiuni sunt următoarele:
să vă ofere bazele de analiză pentru identificarea grupurilor de persoane interesate de aspectele financiare ale
organizaţiei dumneavoastră;
să vă prezinte cum se raportează aceste interese la activitatea dumneavoastră de transformare a resurselor
consumate (adică intrări sau inputuri) în bunuri sau servicii rezultate (adică ieşiri sau outputuri);
să determine interesele de natură financiară pe care le aveţi dumneavoastră, ca manager;
să vă explice cum se întocmesc situaţiile financiare destinate atât grupurilor interesate interne cât şi externe şi cum
se utilizează ele pentru a răspunde în faţa persoanelor cu interese financiare.
Secţiunea 3 este focalizată pe interesele financiare ale persoanelor şi grupurilor interesate de funcţionarea
organizaţiei şi de performanţa ei financiară . Se oferă o descriere generală a situaţiilor financiare de raportare şi sunt
prezentate criterii de apreciere a performanţei financiare.Identifică aceste grupuri interesate şi descrie în ce constau
interesele lor financiare şi cum se raportează la resursele consumate de organizaţie ("intrări") şi la rezultatele obţinute
("ieşiri"). În continuare, veţi afla cum sunt exprimate aceste interese în situaţiile sau situaţiile financiare ale
organizaţiei, atât interne, cât şi externe. În sfârşit, vom vedea care sunt modalităţile în care contabilii şi alţii din
comunitatea financiară prezintă informaţiile către părţile interesate.
126
4.4 Evaluarea performanţei
4.5 Rezumat
Obiectivele acestei secţiuni sunt:
să demonstreze necesitatea de a echilibra interesele diferitelor grupuri;
să vă ajute în stabilirea ordinii de prioritate a obiectivelor de realizat;
să vă prezinte o serie de abordări privind evaluarea performanţei şi diferenţa dintre eficienţă şi eficacitate;
să vă prezinte metoda fişei scorului echilibrat în evaluarea performanţei.
Secţiunea 4 analizează cum pot fi echilibrate interesele diverselor grupuri de persoane care deţin o miză în
funcţionarea organizaţiei şi cum se stabilesc priorităţile. Apoi sunt luate în discuţie diferite modalităţi prin care pot fi
evaluate cerinţele diferitelor grupuri de persoane cu privire la performanţa organizaţională.
După studierea acestei secţiuni, ar trebui să înţelegeţi cum se gestionează conflictele dintre interesele diferitelor
grupuri de persoane, care sunt deosebirile dintre obiectivele operaţionale şi cele strategice şi care sunt avantajele unei
abordări structurate în evaluarea performanţei.
Secţiunea conţine trei capitole principale. Mai întâi, ne vom ocupa de tensiunile care apar, în general, între diferitele
grupuri de persoane şi, în particular, de cele care se manifestă între organizaţii şi comunităţile lor. În continuare, vom
studia procesul de stabilire a priorităţilor şi vom propune câteva principii orientative care vă pot ajuta în cadrul acestui
proces dificil. În fine, vom lua în considerare câteva metode de evaluare a performanţei organizaţionale.
127
Secţiunea 1 Mediul extern şi grupurile interesate de funcţionarea
organizaţiei
Cuprins
1.2 Frontierele organizaţionale
1.3 Grupurile persoanelor interesate de organizaţie
1.4 Înţelegerea mediului extern
1.5 Tehnicile de prognoză şi limitele lor
Rezumat
În această secţiune ne vom ocupa de mediul în care funcţionează organizaţia dvs. Vom analiza unde îşi trasează
frontierele organizaţia dvs. şi de ce. Vom discuta despre conceptul de grupuri de persoane interesate de funcţionarea
organizaţiei, aflate atât în interiorul, cât şi în exteriorul organizaţiei, şi despre interesele lor. Vom examina apoi gama
factorilor externi care pot avea impact asupra evoluţiei şi performanţei organizaţiei dvs. În sfârşit, vom evalua
limitările activităţii de prognoză contextul schimbării organizaţională. Înţelegerea mediului extern este esenţială,
deoarece mediul extern constituie sursa ameninţărilor şi oportunităţilor care stau în faţa organizaţiei dvs. Cunoaşterea
răspunderilor faţă de grupurile de interese este importantă, deoarece capacitatea de a echilibra interesele concurente
ale diferitelor grupuri reprezintă o competenţă managerială esenţială.
În acest moment, ar trebui să fiţi capabil să stabiliţi care sunt principalele grupuri interesate de organizaţia
dumneavoastră şi să le înţelegeţi interesele. Trebuie să apreciaţi importanţa pe care o are mediul extern pentru
organizaţia dumneavoastră şi să fiţi capabil să identificaţi factorii externi care ar putea deveni semnificativi. De
asemenea, ar trebui să aveţi o viziune realistă asupra valorii pe care o comportă diversele metode de prognoză.
Puncte cheie
Organizaţiile îşi desfăşoară activitatea în trei tipuri de mediu:
- intern: controlat de manageri
- extern apropiat: influenţat de manageri
- extern îndepărtat: căruia îi răspund managerii.
Frontierele organizaţionale nu sunt fixe, putând fi luate decizii referitoare la execuţia activităţilor: de a le executa
cu forţe proprii, prin contractare în exterior sau de colaborare cu alţi prestatori pe bază de contract; fiecare alegere
comportă avantaje şi dezavantaje.
Persoanele interesate în buna funcţionare a organizaţiei sunt oameni sau grupuri de oameni care deţin interese în
activităţile organizaţiei. Grupurile de persoane interesate pot:
- să fie interne sau externe
- să aibă interese diferite şi uneori chiar contradictorii
- să existe printre ele anumite grupuri susceptibile să ocupe o poziţie dominantă.
Morgan scoate în evidenţă importanţa managementului de tip "din exterior spre interior".
Acronimul "STEEP" include factorii:
- Sociali
- Tehnologici
- Economici
- Ecologici
- Politici
Cele cinci metode principale de prognoză sunt:
- extrapolarea
- cercetarea de piaţă
- judecata evaluativă
- modelarea
- elaborarea scenariilor.
CONCEPTE EXPLICATE
Frontierele organizaţionale
128
Modelul mediului extern
Factorii Factorii
Sociali Mediul extern apropiat Tehnologici
Organizaţia
Factorii concurenţiali
(concurenţa)
Factorii Factorii
Politici Economici
Toate organizaţiile întâmpină dificultăţi în a menţine un echilibru între interesele diverselor lor
grupuri, mai ales atunci când activitatea politică în organizaţie face ca puterea să difere de la un
grup la altul:
o Organizaţiile comerciale au structuri care recunosc dominaţia acţionarilor: acţionarii sunt cei
care îi numesc pe directori, care, la rândul lor, îi numesc pe manageri, iar aceştia gestionează
interesele celorlalte persoane interesate. Pe de altă parte, însă, cadrul legislativ şi al
reglementărilor impune tot mai multe restricţii destinate să apere interesele altor grupuri.
o Organizaţiile voluntare sunt, de obicei, structurate mai puţin rigid, iar structurile de putere şi
priorităţile s-ar putea să depindă de forţa consiliilor lor de conducere sau a administratorilor-
130
curatori. S-ar putea ca angajaţii să manifeste o dominaţie mai mare decât cei din sectorul
comercial.
o Organismele guvernamentale sunt răspunzătoare în faţa contribuabililor şi a beneficiarilor de
servicii publice, prin reprezentanţi aleşi (politicieni); în unele situaţii, realitatea demonstrează
că grupul dominant este cel al angajaţilor. Aceste raporturi sunt ilustrate în
Înţelegerea mediului extern
Unul dintre marile paradoxuri ale vieţii organizaţionale: impactul major asupra viitorului
organizaţiilor derivă din schimbările produse în mediul extern (atât apropiat, cât şi depărtat), dar,
cu toate acestea, cea mai mare parte a timpului şi eforturilor manageriale se dedică, de departe,
mediului intern
Morgan (1988) scoate în evidenţă importanţa managementului de tip "din exterior spre interior”
o Morgan defineste “managementul orientat din interior spre exterior.”
Organizatiile îşi explorează mediul extern , caută să-l înţeleagă şi să acţioneze relativ la
el, în termeni care se bazează pe logica diviziunilor şi perspectivelor interne, sau în
termenii a ceea ce doresc să facă membrii puternici ai organizaţiei. Drept rezultat, ele
acţionează adesea de o manieră fragmentată şi nepotrivită.
o Morgan vorbeşte despre importanţa atitudinii proactive.
Pentru a avea succes, organizaţiile trebuie să anticipeze tendinţele din mediul extern şi să
se poziţioneze în aşa fel încât să abordeze ocaziile favorabile şi situaţiile dificile de o
manieră mai degrabă proactivă decât reactivă:
o Morgan vorbeste si despre organizaţiile care încearcă să exploateze constructiv abordarea
"din exterior spre interior" – ele "îmbrăţişează" mediul de o manieră holistică* şi îşi
modelează structurile şi procesele interne având în vedere această imagine mai generală. Ele
utilizează cerinţele şi nevoile clienţilor şi pe cele ale altor grupuri de interese importante ca
pe o oglindă, în care îşi văd atuurile şi slăbiciunile proprii, încearcă să le înţeleagă şi se
folosesc de concluziile rezultate pentru a-şi remodela raporturile cu mediul. (*holistic-modalitate
de interpretare a unui fenomen sau proces ca fiind o totalitate,un sistem în care părţile nu au individualitate
şi se subordonează întregului,definindu-l prin relaţiile dintre ele, şi nu prin natura lor )
Modelul pentru analiza mediului extern indepartat -analiza STEEP
o acronim pentru factorii Sociali, Tehnologici, Economici şi Politici care influenţează orice
organizaţie la care se adaugă factorii de Mediu-Environmental )
o Factorii STEEP formează acea parte a mediului extern îndepărtat asupra căreia managerul nu
poate avea decât o influenţă foarte slabă –şi cu atât mai puţin control.
o Analiza STEEP oferă un bun punct de plecare în studiul mediului extern indepărtat
o Chiar dacă nu sunteţi în postura de a putea influenţa modul în care organizaţia dvs. răspunde la
mediul extern, înţelegerea tendinţelor vă poate ajuta să gestionaţi reacţia organizaţiei dvs.
o Factorii STEEP
- Factorii Sociali
Factorii sociali care sunt susceptibili să aibă efect asupra organizaţiilor sunt :
- schimbările demografice
- modelele de muncă
- structura familiei- schimbări semnificative şi în stilul vieţii de familie
- modelele de consum
- rolurile atribuite celor două sexe
- Factorii Tehnologici
- Important este procesului de schimbare tehnologică şi a efectelor lui,in special
evolutia tehnologiei informationale:
Tehnologia informaţională micşorează barierele de timp şi spaţiu
Tehnologia informaţională creează ramuri noi de activitate economică
Natura multor funcţiuni de servicii interne a fost transformată.
- La nivel de organizaţie are loc şi un fenomen de marginalizare. Unele progrese
tehnologice conduc la schimbări fundamentale ale modului în care sunt furnizate
produsele sau serviciile. Când noua tehnologie devine norma la nivel de ramură,
organizaţiile care nu reuşesc s-o adopte se află într-o poziţie dezavantajată
131
- Experienţa ne spune că previziunile făcute în privinţa efectului schimbărilor
tehnologice sunt în general corecte, când se referă la natura şi direcţia schimbării,
dar se arată de regulă excesiv de optimiste în privinţa vitezei cu care se va produce
schimbarea
- Factorii Economici
- creşterea sau declinul economic;
- ratele dobânzii;
- inflaţia;
- preţurile energiei;
- ratele de schimb valutar;
- şomajul.
- Taxele
Grupurile de presiune:
un fenomen specific sfârşitului secolului XX a fost înmulţirea rapidă a
grupurilor de presiune. Chiar dacă multe dintre ele au fost înfiinţate pentru a
face lobby exclusiv în favoarea unei singure chestiuni, în multe cazuri au trecut
la extinderea bazei de recrutare a membrilor şi au devenit o componentă
permanentă a scenei politice.
Clienţii:
organizaţiile care îşi desfăşoară activitatea la standarde înalte de protecţie a mediului
au posibilitatea să obţină un avantaj de piaţă. În unele sectoare există clienţi doritori
să-şi îndrepte preferinţele spre organizaţiile "verzi", care obţin astfel posibilitatea de a-
şi spori cota de piaţă sau de a practica preţuri mai mari.
- Factori Politici-importanta
Legislaţia influenţează majoritatea aspectelor vieţii organizaţionale
Relaţiile comerciale sunt puternic influenţate de factorii politici
132
Guvernul este un partener major în multe tranzacţii
Nivelul de asigurare şi natura serviciilor publice (servicii de sănătate, învăţământ,
poliţie) sunt determinate pe baze politice.
guvernele continuă să fie actori semnificativi în sectorul comercial
Guvernele continuă să reglementeze multe ramuri economice comerciale, prin
numirea membrilor organismelor de reglementare
În Marea Britanie, autorităţile guvernamentale locale exercită controlul asupra
unor chestiuni importante, cum ar fi eliberarea de autorizaţii pentru construcţii
noi, pentru reţele de drumuri locale şi pentru oferta de locuinţe
guvernele determină nivelurile de impozitare – a persoanelor fizice, a societăţilor
comerciale, a proprietăţii şi a bunurilor şi serviciilor.
o Analiza STEEP pentru a fi în întregime utilă ,ea trebuie,totuşi aplicată cu precizie şi
rigurozitate.Pentru aceasta sunt necesare câteva completări:
1. Este important să ţinem seama că factorii externi sunt deseori interdependenţi;ei se
pot intensifica sau anula reciproc.Multe dintre evenimentele externe nu pot fi incluse
cu uşurinţă într-o singură categorie. După cum probabil aţi remarcat, însă, distincţia
făcută între factori este mai degrabă artificială.
2. Pentru a fi efectivă,analiza externă nu trebuie să se limiteze la a identifica factorii
externi,ci trebuie să ia în considerare şi importanţa acestora.Fenomenele care pot
influenţa o organizaţie sunt relativ uşor de enumerat.Adevărata capacitate
managerială constă în a depista semnificaţia acestora ,în a identifica exact acei
factori care pot avea o influenţă deosebită asupra organizaţiei dvs.
2. cercetarea de piaţă
Cercetarea de piaţă este o metodă de lucru care se bazează pe colectarea opiniilor clienţilor
potenţiali sau actuali , pentru a stabili o imagine asupra cererii viitoare pe piaţă.
133
Clienţii efectivi sau potenţiali sunt chestionaţi în privinţa comportamentului lor viitor.
Se utilizează pe scară largă în ramurile economice bazate pe consumatori şi, în tot mai mare
măsură, de organizaţiile necomerciale.
Poate fi utilizată pentru a se obţine informaţii cantitative ("cât?"), dar şi calitative ("de ce?"),
din partea unor eşantioane anume de populaţie.
Avantaj - poate să fie direcţionată în mod foarte precis asupra unei ţinte anume şi poate să
furnizeze informaţii esenţiale organizaţiilor, atunci când acestea îşi elaborează planuri de
marketing şi distribuţie a produselor, de furnizare a serviciilor, de colectare a fondurilor sau
de proiectare a unor noi produse ori servicii.
Dezavantaje.
o costisitoare şi uneori depăşeşte mijloacele multor organizaţii mai mici.
o necesită abilităţi specializate şi o concepţie prudentă, pentru a se putea conta pe
rezultatele obţinute.
o Pretinde o formulare foarte atentă a ăntrebărilor pentru a nu-i influenţa pe
respondenţi.Oamenii se pot simţi tentaţi să vă dea răspunsul pe care cred că-l aşteptaţi
sau care să-i implice cât mai puţin.
o Este o viziune prezentă şi statică a unui viitor despre care ştim că va fi dinamic şi
volatil. Oamenii se răzgândesc, iar comportamentul de cumpărare se poate schimba
chiar şi în urma unor mici modificări în direcţia de evoluţie a evenimentelor exterioare.
O mică modificare a ratei dobânzilor, spre exemplu, poate afecta substanţial cererea
de locuinţe.
o este o predicţie riscantă pentru articolele de înaltă tehnologie: când consumatorilor nu
le este cunoscut un produs sau serviciu, cercetarea de piaţă furnizează informaţii mai
puţin utile despre cererea viitoare.
3. judecata evaluativă
o Prognoza evaluativă constă în a-i întreba pe cei care dispun de informaţii sau pe
experţi ce cred ei că se va întâmpla. Cei întrebaţi pot fi oameni cu experienţă din
interiorul organizaţiei sau (cel mai adesea) experţi externi, care sunt angajaţi să-şi
ofere opiniile în calitate de consultanţi.
o Dezavantaje:oricât de mari cunoscători ar fi experţii, însă, prognozele lor se dovedesc
uneori mai puţin corecte decât cele făcute de "profani". Uneori, experţii iau în
considerare o gamă mai îngustă de posibilităţi decât neexperţii, şi au o încredere
nejustificat de mare în propriile lor previziuni.
o Câteva dintre aceste neajunsuri pot fi depăşite prin utilizarea comisiilor de experţi,
pentru a avea siguranţa că se analizează o gamă mai vastă de posibilităţi.
4. modelarea
o Este un termen generic aplicat previziunilor care au la bază relaţii între seturi de
variabile.
o Adesea, modelele sunt de natură matematică şi, de regulă, elaborate şi utilizate pe
calculator.
o Modelele pot fi foarte simple dar pot fi si foarte complexe şi iau în calcul o gamă
vastă de variabile.
o Nici chiar cel mai sofisticat model nu poate să ia în calcul toate variabilele(exp: criza
economică prin care a trecut în 1997 Asia de Sud-Est), sau subiecte mai de rutină
(exp: creşterea economică pe anul viitor)
5. elaborarea scenariilor.
o Această abordare a activităţii de prognoză, denumită analiză a scenariilor, nu are ca
scop să prezică viitorul, ci explorează consecinţele anumitor evenimente, în cazul în
care acestea s-ar produce efectiv
o Se elaborează o serie de viziuni neprobabilistice asupra viitorului, pornind de la
răspunsurile date la întrebarea "Ce s-ar întâmpla dacă ..".
134
o Organizaţiile au posibilitatea să identifice ocazii şi ameninţări viitoare, şi eventual chiar
să-şi elaboreze planuri de măsuri pentru situaţii neprevăzute, pe care să le pună în
aplicare dacă s-ar produce astfel de schimbări.
o Este o metodă utilă în planificarea strategică, dar nu poate contribui decât foarte puţin
la previziunile pe termen scurt.
în practică, majoritatea organizaţiilor utilizează metodele de prognoză în combinaţie
La elaborarea prognozelor trebuie tinut seama de:
Modelele sunt utile, dar trebuie să ţineţi seama că au valoare în primul rând ca mijloace
explicative – pentru a înţelege mai bine modul în care factorii influenţează rezultatele produse –
mai degrabă decât ca fundamente pentru prognoză.
Metodele statistice (extrapolarea, modelele) nu pot să prevadă schimbările comportamentale
sau de relaţii, nici să distingă dacă aceste schimbări sunt permanente ori temporare – pentru
aceasta, este nevoie de judecată evaluativă.
Când nu se poate face o prognoză, de exemplu în anticiparea schimbărilor din mediul extern,
abordarea cea mai indicată este urmărirea evenimentelor care prezintă interes cât mai atent
Introducerea obiectivităţii este, prin urmare, o cerinţă esenţială pentru demersul eficace de
prognoză deoarece oamenii sunt de la natură optimişti, iar acest lucru se reflectă de regulă în
prognozele evaluative..
Prognozele evaluative se dovedesc adesea corecte în privinţa direcţiei schimbării, dar exagerat
de optimiste în privinţa vitezei cu care se va produce schimbarea. Acest fapt se constată mai
ales în cazul prognozelor referitoare la dezvoltarea de produse noi şi vânzări.
Ori de câte ori este posibil, căutaţi să evitaţi prognozele cu rezultat unic, deoarece acestea
sugerează că aveţi o siguranţă de sută la sută în realizarea cifrei respective, ceea ce este
improbabil. Este mult mai bine să prezentaţi o gamă de posibilităţi, atât pentru ipoteze, cât şi
pentru prognoze.
Puncte cheie
Toate organizaţiile şi toţi managerii au clienţi.
Se poate vorbi de relaţii cu clienţii de un tip special în următoarele cazuri:
- organizaţii non-comerciale;
- organizaţii de voluntariat;
- organizaţii care furnizează produse sau servicii pentru alte organizaţii;
- clienţi interni;
- clienţi care nu sunt şi consumatori ai bunurilor/serviciilor achiziţionate.
Toată lumea face parte dintr-un lanţ furnizor-client.
Clienţii diferiţi au cerinţe diferite.
Legea lui Pareto spune că 80% din efectele apărute într-un sistem sunt produse de 20% din cauze.
Marketingul este procesul managerial responsabil cu identificarea, anticiparea şi satisfacerea profitabilă a
necesităţilor clientului.
Mixul de marketing tradiţional cuprinde Produsul, Preţul, Poziţia şi Promovarea ("Cei 4 P").
Modelul de marketing al "celor 4 C" se vizează în mai mare măsură clientul:
- Clientul cu necesităţile şi dorinţele sale;
- Costul pentru client;
- Comoditatea (în sensul de facilitarea accesului la produs);
- Comunicarea.
Cercetarea de piaţă presupune colectarea şi distribuirea de informaţii formale şi informale despre clienţi.
Informaţiile pot proveni din surse secundare (interne sau externe) sau primare (provenite din studii realizate special
în acest scop).
Comunicarea eficace se derulează în trei etape:
- identificarea auditoriului-ţintă;
- definirea mesajului;
- alegerea mijlocului de comunicare.
Segmentarea este procesul de delimitare a grupurilor de cumpărători, utilizând drept criteriu orientativ o trăsătură
comună.
CONCEPTE EXPLICATE
Cine sunt clienţii?
identificarea clienţilor nu este întotdeauna o treabă simplă şi clară.
“Clienţii” sunt toţi acei care ne cumpără produsele sau serviciile,putând fi : persoane sau grupuri
din interiorul sau exteriorul organizaţiei precum si alte organizaţii şi pentru care li se percepe un
preţ in bani sau nu.
Consumatorii sunt utilizatorii finali ai produselor sau serviciile
Clientii pot fi atit interni cit si externi
Tipologia clientilor cu care se stabilesc relatii de un tip special:
Organizaţiile furnizoare de servicii publice : în organizaţiile care furnizează servicii publice,
resursele lor provin de la guvern şi sunt finanţate de contribuabili. Aşadar, oamenii care primesc
serviciile nu le plătesc direct, ci indirect, iar nivelul de plată nu se raportează, în general, la
nivelul de utilizare a serviciilor. Din aceasta categorie de furnizori de servicii publice putem
enumera : şcoli, universităţi, spitale, poliţia , armata , autorităţile administratiei de stat centrale
şi locale, organe ale ministerului de justiţie ,etc. În cadrul acestor organizaţii, conceptul de
"client" diferă de cel aplicat în organizaţiile comerciale. Cu toate acestea, managerii din
organizaţiile de servicii publice au obligaţia de a satisface nevoile celor care le utilizează
serviciile, sau ale clienţilor, în acelaşi grad ca şi omologii lor din organizaţiile comerciale. În
plus, mai au şi o obligaţie suplimentară faţă de guvern şi de contribuabilii care cumpără – şi
plătesc - pentru aceste servicii: aceea de a se asigura că resursele sunt folosite eficace şi
eficient, şi că serviciile furnizate reprezintă o valoare corectă în comparaţie cu preţul plătit .
136
Mulţi dintre ei au şi obligaţia de a garanta echitatea sau corectitudinea în furnizarea serviciului
către clienţii lor.
Organizaţiile voluntare: în aceste organizaţii clienţii nu plătesc serviciul pe care îl primesc. În
acest caz, însă, nu există nici măcar o plată indirectă, dat fiind că multe dintre resurse sunt
asigurate de donatori. Mai mult decât atât, numeroase organizaţii voluntare depind de munca
voluntarilor, care le asigură resurse – în general, timp şi competenţe profesionale – în mod
gratuit sau la tarife reduse. Putem spune, prin urmare, că organizaţiile voluntare au cel puţin
trei grupuri principale de clienţi: utilizatorii serviciilor lor, donatorii sau finanţatorii lor şi
personalul lor voluntar.
Organizaţiile furnizoare de produse sau servicii pentru firme: o mare parte a bunurilor şi
serviciilor se furnizează nu persoanelor fizice, ci altor organizaţii. Aici intră nu numai materiile
prime industriale si echipamente ci şi alte bunuri (cum ar fi: papetărie, calculatoare şi
fotocopiatoare) şi o gamă amplă de servicii. Dacă sunteţi jurist, contabil, instructor sau
specialist în recrutare, probabil că majoritatea clienţilor dvs. o reprezintă organizaţiile. Dar
organizaţiile sunt entităţi impersonale, deci raporturile dvs. se vor derula cu persoane din cadrul
acestor organizaţii. Aceste persoane pot fi achizitori de bunuri sau servicii, personal tehnic,
secretare şi recepţionere, precum şi utilizatorii produsului sau serviciului dvs. Organizaţiile care
furnizează bunuri sau servicii pentru alte organizaţii vor avea, aşadar, o serie întreagă de
clienţi, cu interese şi nevoi diferite.
Serviciile interne: aceasta este, probabil, cea mai importantă categorie dintre toate, fiindcă
munca multor oameni constă în a furniza servicii altor oameni din interiorul propriei organizaţii.
De exemplu, dacă lucraţi în compartimentul financiar, în cel de tehnologie informaţionala sau în
cel de personal, clienţii dvs. vor fi interni, adică din interiorul organizaţiei. Este probabil să fie
persoane din alte departamente, dar şi membri ai departamentului sau compartimentului dvs.
funcţional. De pildă, dacă lucraţi în departamentul financiar, veţi furniza altor manageri
informaţii financiare despre bugete sau costuri, dar veţi fi răspunzător şi în faţa propriului dvs.
manager – dacă nu chiar faţă de conducerea organizaţiei – pentru exactitatea şi calitatea
informaţiilor pe care le furnizaţi. Nici unul din aceşti clienţi nu va plăti direct pentru serviciul
dvs. şi, în majoritatea cazurilor, aceşti clienţi nu au o sursă alternativă pentru serviciul pe care îl
furnizaţi. Deci, ei sunt nevoiţi sa ramâna în continuare clienţii dvs. şi aveţi obligaţia să le
satisfaceţi nevoile şi să le oferiţi un serviciu de calitate.
Clienţii şi consumatorii: există multe situaţii în care persoana care cumpără un produs sau
serviciu nu este una şi aceeaşi cu cea care-l utilizează. Aşa se întâmplă, de regulă, în cazul
tranzacţiilor dintre firme, dar se întâmplă adesea şi cu cumpărătorii individuali. Ca furnizor, este
important pentru dvs. să satisfaceţi atât nevoile clientului, cât şi pe cele ale consumatorului.
Toti avem clienti si suntem la rindul nostru clienti
Clienţii, ca grup interesat, au o importanţă decisivă pentru toate organizaţiile
Managerii au o serie întreagă de clienţi ale căror cerinţe trebuie să le satisfacă; interesele şi
punctele de vedere ale acestor clienţi este posibil să difere între ele.Managerii sunt chemaţi să le
asigure un echilibru, şi în privinţa clienţilor s-ar putea să fie obligaţi să satisfacă şi să împace nevoi
conflictuale.
Este importanta înţelegerea gamei tipologice şi diversitatea relaţiilor furnizor-client, deoarece
multe concepte de marketing sunt construite pe acest fundament.
Manifestarile comportamentale umane sunt însă complexe si doi clienţi din organizaţii cu acelaşi
profil de activitate, de aproape aceeaşi mărime şi asemănători din multe puncte de vedere , pot fi
totalmente diferiţi ca parteneri de dialog.
Analogia intre litografia "Relativitate", de M. C. Escher si clienti/furnizori :privind in ansamblu
desenul ,totul pare incoerent-nu exista nici un punct de referinta,desenul are sens doar daca este
privit fiecare personaj separat
Relaţiile furnizor-client
nu sunt simple
Un mod de a vizualiza relaţiile complexe furnizor-client este prin reprezentarea organizaţiei
sub forma unui lanţ.
137
Lanţul începe cu o contribuţie, sau intrare, care poate fi materială (un produs) sau intangibilă (o idee sau
o abilitate), continuă cu trecerea prin mai multe etape de transformare şi se sfârşeşte cu livrarea unui
produs sau serviciu care satisface nevoile clienţilor
Privind activităţile organizaţiei ca la un lanţ, fiecare poate identifica locul unde se afla în cadrul lanţului,
sau, cu alte cuvinte, în ce loc atit furnizor cit şi client..
lanţul de relaţii leaga fiecare persoana din organizatie de clienţii externi.
Legea lui Pareto, care spune că "80 % din efectele apărute într-un sistem sunt produse de doar
20 % din cauze".
înseamna că , de pilda ,organizaţia dvs. primeşte aproximativ 80 %din comenzi sau resursele
aprovizionate de la aproximativ 20 %din clienţii sau furnizorii ei.
Şi reciproca poate fi adevărată: 80 %din eforturi conduc doar la 20 % din rezultate.
Legea lui Pareto nu se aplică în chiar toate situaţiile – de pildă, în cazul clienţilor unui magazin
de vânzare cu amănuntul dar este frecvent valabilă în privinţa furnizorilor
Clienţii şi furnizorii au o importanţă relativă
managerii trebuie să-şi aloce în aşa fel timpul şi resursele încât să fie satisfăcute în primul
rând cerinţele acelor clienţi, care absorb 80 % din ceea ce furnizaţi ;să fie ţinuţi în centrul
atenţiei şi trataţi exemplara
nu ar trebui ignoraţi clienţii mai mici – s-ar putea ca ei să devina clienţi importanţi pentru
organizaţie dacă sunt bine trataţi sau să aveţi obligaţia contractuală ori de serviciu public
să le satisfaceţi cerinţele;
managerii trebuie sa cunoasca importanţa relativă a clienţilor şi furnizorilor şi să-si
planifice în consecinţă timpul şi resursele.
Marketingul şi clienţii
Definitii ale marketingului
o Marketingul se referă la crearea şi furnizarea mijloacelor de satisfacere a cerinţelor
clientului, în schimbul returnării cheltuielilor efectuate pentru resursele si efortul
depus.
o Conform Chartered Institute of Marketing ,organism educaţional in domeniul
marketingului din Marea Britanie , marketingul este:
“Procesul managerial responsabil cu identificarea, anticiparea si satisfacerea profitabilă a necesitatilor
clientului.”
Fiecare definiţie îşi are utilitatea ei şi nu trebuie să supraestimăm importanţa găsirii unei
versiuni definitive.
Implicatii ele marketingului
Marketingul ori este o activitate orientată spre client ,ori nu este nimic!
Cei care se ocupă de marketing îşi ascultă şi îşi înţeleg piaţa reacţionând prin producerea de
bunuri sau servicii care să vină în întâmpinarea cererii,astfel încât să se asigure de satisfacerea
clientului,concomitent cu obţinerea unui profit suficient ,pentru ca activitatea organizaţiei să
merite să fie continuată.
Marketingul însă,nu este o activitate rezervată doar specialiştilor-toţi sunt implicaţi intr-o
oarecare forma , în activităţi de marketing,indiferent de postul pe care îl ocupa in organizaţie.
Optică "mioapă" asupra marketingului şi care nu concordă cu definiţia dată mai sus, care
pune accentul pe satisfacerea cerinţelor clientului este abordata de unele organizaţii de
servicii publice susţin că teoria de marketing nu este relevantă pentru activităţile lor, aducând
drept argumente urmatoarele asertiuni:
Multe instituţii de servicii publice, cum ar fi spitale şi şcoli, n-au nevoie să creeze
cerere pentru serviciile lor – în majoritatea cazurilor, au mult mai mulţi clienţi decât pot
să facă faţă.
138
Organizaţiile de servicii publice au multe tipuri diferite de clienţi, şi este imposibil să le
satisfaci toate dorinţele şi trebuinţele.
Beneficiarii serviciilor lor nu plătesc direct aceste servicii, iar elementul preţului este,
prin urmare, irelevant.
Marketingul trebuie să devină o parte a activităţii fiecărui angajat, deoarece satisfacerea
nevoilor clientului este o parte esenţială a raţiunii pentru care există organizaţia– iar aceasta nu
poate fi lăsată doar în seama departamentului de marketing.
Metodele de marketing pot fi aplicate şi în cazul clienţilor interni din cadrul unei organizaţii
Marketingul oferă un instrument pe care managerii îl consideră foarte util în efortul de a-i
înţelege pe clienţi şi a le răspunde la cerinţe: conceptul mixului de marketing.
“Cei 4P “
combinatie de 4 factori :produs,pret,pozitia,promovarea
Ideea avansată de model este că practicienii marketingului au la dispoziţie patru instrumente
pe care le pot utiliza pentru a-şi vinde produsele, că instrumentele respective sunt
interdependente şi că "secretul" constă în a găsi combinaţia potrivită pentru a-i satisface pe
clienţi-mixul de marketing
Produsul:
- Ceea ce se oferă pe piaţă, incluzând :gama sortimentală, dimensiunile, paleta cromatică şi
funcţiile de utilizare.
- Termenul se referă atât la servicii ,cât si la produse.
- Se foloseşte adesea şi noţiunea de "pachet de produse/servicii".
Preţul:
- include atât ideea de sumă de bani oferită pentru produse şi servicii,în sens comercial ,cât şi
valoarea timpului necesar asigurării serviciilor interne oferite între departamentele aceleiaşi
organizaţii.
- În sectorul comercial, preţul la pachetul de produse/servicii trebuie să fie suficient de ridicat
pentru ca furnizorul său să câştige , dar şi suficient de scăzut pentru a-i convinge pe clienţi că
primesc o valoare echitabilă în schimbul preţului plătit.
- În cazul organizaţiilor necomerciale şi când se pune problema serviciilor interne, relevanţa
preţului nu mai este chiar atât de clară. Chiar şi atunci, însă, există o operaţiune de schimb –
contribuabilii sau donatorii îl finanţează pe furnizorul de servicii cu o sumă de bani, pentru
care se aşteaptă să vadă că sunt furnizate servicii de o anumită calitate şi într-un anumit volum.
- clienţii interni vor, în mod normal, să vadă că există un oarecare raport între valoarea a ceea ce
le asigură furnizorii lor interni şi costul suportat de organizaţie pentru aceşti furnizori.
Poziţia în lanţul de distribuţie-
- Reprezintă căile prin care produsele şi serviciile ajung la clienţi
- Conceptul de poziţie acoperă si:
magazinele şi sistemul comenzilor prin poştă.
metodele electronice, cum ar fi bancomatele pentru servicii financiare şi comerţul
electronic.
Echipele de vânzare directă
metode de distribuţie cum sunt : tipuri de transport utilizate, de stocare şi de
depozitare, vânzările en-gros.
Promovarea:
- se referă la comunicarea cu clienţii existenţi sau potenţiali.
- Conceptul acoperă toate modalităţile prin care clienţii află ce oferă organizaţia pe piaţă şi care
sunt avantajele şi valoarea oferite.
reclama în mass media scrisă şi audiovizuală,
activităţile de promovare a vânzărilor
vânzările directe
o Manualele tradiţionale de marketing folosesc modelul Cei 4P ca bază pe care se construieşte
practica marketingului
139
o Această abordare ridică, însă, o problemă: cine deţine poziţia dominantă: produsul sau clientul ? În
practică întâlnim ambele orientări ale organizaţiilor .
o Rolul marketingului variază substanţial în funcţie de orientarea organizaţiei spre produs sau spre
client.
Orientarea spre produs se concentrează pe vânzarea serviciilor sau produselor existente,
către clienţi potenţiali.
Orientarea catre client porneste de la necesitatile clientilor pe care organizatia incearca sa le
satisfaca intr-un mod profitabil pentru ea
“Cei 4 C”
Clientul cu necesităţile şi dorinţele lui
Costul pentru client
Comoditatea
Comunicarea
“Lista celor 9 responsabilităţi de marketing”
Clientul cu necesităţile şi dorinţele lui
1. Aflarea datelor concrete din realitate-constatarea situaţiei(cercetarea pieţei)
2. Previziuni care decurg din cercetarea întreprinsă (prognoze)
3. Schimbări declanşate de rezultatele cercetării (proiectarea de produse noi)
4. Investigarea atitudinii consumatorilor faţă de produs (managementul produselor)
5. Aprecierea cantităţilor care vor fi cerute (întocmirea bugetelor)
Costul pentru client
6. Anticiparea preţului şi a profitului (strategia preţurilor) Costurile nu sunt numai
financiare – ele pot fi calculate şi în termeni de timp consumat, precum şi de resurse umane
şi materiale
Comoditatea pentru client
7. Deplasarea bunurilor de la producător la punctul de vânzare sau utilizare/ livrare a
serviciului (distribuţie)
Comunicarea cu clientul
8. Vânzările ca parte a marketingului (managementul vânzărilor)
9. Comunicarea persuasivă (reclama , promovarea vânzărilor)
Marketingul reprezintă , în acelaşi timp,un punct de vedere specific şi un proces,iar unul dintre
aspectele sale importante este că soluţionează problemele într-un context foarte concret
2.4 Necesitatea de a-i înţelege pe clienţi
”Cercetarea de marketing este procesul de colectare a unor date şi informaţii necesare managerilor
în examinarea unor aspecte,inclusiv din activitatea lor ; îi ajută să-şi înţeleagă
clienţii,pieţele,furnizorii,concurenţii,factorii externi şi tendinţele.De asemenea ,le dă posibilitatea
să satisfacă mai bine exigenţele clienţilor , să concureze pe piaţă mai eficient şi să-şi planifice mai
judicios activităţile.”
Auditul reprezintă o formă de cercetare de marketing care permite descrierea cu obiectivitate
maximă a realităţii curente sau a mediului .Presupune colectarea datelor despre piaţă,produse şi
servicii,concurenţi şi clienţi
Cercetarea de piaţă presupune colectarea şi distribuirea de informaţii formale şi neformale despre
clienţi.
Cercetarea de piata poate fi formala sau neformala- ambele activităţi pot produce date despre
clienţi.
Atunci când cunoaştem valoarea reală a unei informaţii (adica atunci când constatăm că este
adevărată şi relevantă sau când aflăm cât de veridică este informaţia şi deci cât de folositoare ne
poate fi ),îi putem atribui tot atât de multa valabilitate şi putere de impact ca oricărei alte
informaţii formale,rezultate dintr-o cercetare specializată pentru care s-au plătit bani.
informaţiile obţinute în mod neformal pot fi de mare valoare pentru alte compartimente ale
organizaţiei aflate în legătură cu clienţii, dar impactul lor este greu de controlat şi monitorizat.
Informaţiile din cercetarea de piaţă pot fi secundare (provenite din surse existente) sau primare
(provenite din studii realizate special în acest scop) ,pot fi din surse interne sau externe.
140
Datele secundare sunt cele publicate ,deci care există deja ,putând fi găsite în organizaţie -date
interne sau în afara ei-date externe
Avantaje : sunt disponibile în timp util – mai ales când există acces în formă electronică – şi
sunt gratuite sau costă relativ puţin.
Dezavantaj- s-ar putea să nu conţină exact informaţiile de care aveţi nevoie pentru obiectivele
dvs
Date interne: informaţii rezultate din activitatea de vânzare şi din cea de relaţiii cu clienţii, anchete
şi studii anterioare, precum şi rapoarte, date şi statistici publicate
Date externe: anuarul statistic, cărti,reviste specialitate,etc
Datele secundare se obţin prin metoda de „cercetare de birou” care se bazează pe culegerea de
date publicate de alţii
Cercetarea de birou bazează pe 5 categorii generale de surse : bazele de date
computerizate,asociaţiile profesionale,agenţiile guvernamentale, serviciile de informatii si alte
publicatii.
Datele primare sunt cele care nu există într-o formă publicată şi pe care le culegeţi direct,de regula
prin intermediul unor interviuri în teren-de aici,denumirea de „cercetare de teren”
Metoda de cercetare se alege functie de obiectivele urmarite
Comunicarea cu clienţii
Comunicarea este vitală în relaţiile cu clienţii; nu are nici un rost să cercetaţi ce vor clienţii şi să vă
asiguraţi că îi puteţi servi, dacă ei nu ştiu că le puteţi satisface dorinţele.
Chiar şi problemele simple de comunicare au nevoie de planificare
Comunicarea in 3 etape
1. Cine este auditoriul căruia ne adresăm?
Identificaţi grupurile de clienţi cu care aveţi nevoie să comunicaţi.
Denumirea pe care o dăm acestui demers este cea de "stabilire a ţintei" sau "orientare spre
grupul vizat". Foarte probabil să existe mai mult decât un singur grup vizat, şi s-ar putea să
constataţi că aveţi nevoie de o abordare diferită pentru fiecare.
2. Care trebuie să fie conţinutul mesajului ?
Odată stabilit auditoriul ţintă preocuparea este sa identificăm reacţia pe care dorim s-o aibă la
acţiunile noastre de comunicare ,deci stabilirea comportării auditoriului ţintă. Funcţie de acest
lucru se stabileşte conţinutul mesajului Definiţi mesajul pe care doriţi să-l comunicaţi. Trebuie
neapărat să vă fie clar cui se adresează mesajul şi să recunoaşteţi că s-ar putea să fie diferit
pentru grupuri de clienţi diferite
3. Care sunt mijloacele de transmitere disponibile?
După conceperea mesajului trebuie să va decideţi asupra strategiei de mediatizare.
Aici trebuie sa luaţi in considerare 3 factori: unde? (în ce mijloc de comunicare),cât
spaţiu trebuie cumpărat? ,de câte ori?
Segmentarea
Un segment de piaţă se defineşte ca fiind:
Un grup de cumpărători activi sau potenţiali, având anumite caracteristici comune,relevante pentru explicarea
(şi anticiparea) răspunsurilor la stimulii de marketing ai furnizorului.
Organizaţiile îşi segmentează pieţele şi apoi tratează fiecare grup în mod diferit, prin aceea că le
oferă produse şi servicii diferite şi utilizează mesaje de comunicare diferite.
Scopul segmentării pieţei este acela de a realiza o mai bună satisfacere a exigenţelor
cumpărătorilor decât concurenţii dvs.
Segmentarea pieţei se poate face in funcţie de diverse criterii cum ar fi:
o categoriile comportamentale ale cumpărătorilor ( utilizând variabile psihografice
-clasa socială, stilul de viaţa,factori de personalitate ; variabile demografice-
vârsta,marimea familiei,nivel de educaţie ; variabile geografice –ţara,regiunea ,etc)
o tipurile de ocazii in care este utilizat produsul,
o avantaje căutate de cumpărător ,
141
o statutul cumpărătorului, loialitatea ,etc.
Pentru a fi util, un segment trebuie să aibă patru trăsături:
o Marime corespunzătoare:segmentul trebuie să fie suficient de mare, fie numeric,fie
ca putere de cumpărare,pentru a i se putea vinde produsele în mod eficient
o Identitate: membrii unui segment trebuie să fie identificabili ,pentru a le aprecia cu
precizie rezonabilă numărulşi pentru a le determina comportamentul de cumpărare.
o Relevanţă: baza pe care a fost ales segmentul trebuie să fie relevantă pentru
caracteristicile importante ale produselor sau serviciilor oferite.
o Acces: un segment ,odată identificat,trebuie să poată fi contactat si utilizat de către
organizaţie.
Strategii de segmentare bazate pe:
o segmentul unic –atenţia se îndreaptă către un singur segment;
o segmente multiple – sunt vizate doar câteva segmente si se aplică atunci când
caracteristicile lor complică direcţionarea activităţilor de marketing către toţi în acelaşi
timp;
o acoperirea completă -atunci când se consideră că eforturile de marketing pot fi utilizate
mai eficient dacă sunt vizaţi toţi clienţii.
la nivel organizaţional, este bine să se adopte o abordare structurată procesului de planificare
a comunicării cu clienţii . Etapele conceperii unui plan de comunicare sunt prezentate în
continuare :
1. Definirea problemei -organizaţia trebuie să ştie clar care este problema pe care trebuie s-
o abordeze.De exemplu:pierdem o piaţă pentru ca preţurile sunt prea mari sau pentru ca
produsele noastre nu sunt cunoscute pentru datorită unei comunicări deficitare cu clienţii?
Odată clarificate aceste lucruri,trebuie pregătit un document pentru briefing,care să
definească problema şi să identifice strategiile menite să o soluţioneze.
2. Stabilirea obiectivelor de marketing; Pe acest fundal ,există unul sau mai multe obiective
de marketing foarte specifice.Putem anunţa că oferim ceva unic,mai bun sau mai
atrăgător.Obiectivul nostru de marketing ar putea fi comunicarea acestei afirmatii către
auditoriul ţintă
3. Stabilirea auditoriului ţintă-segmentarea
4. Obiective şi comportamentul auditoriului ţintă; Odată lămuriţi în privinţa auditoriului
ţintă,preocuparea noastră este să identificăm reacţia pe care dorim s-o aibă la acţiunile
noastre de comunicare
5. Stabilirea conţinutului mesajului; Putem urmari un răspuns emoţional şi atunci
conţinutul mesajului va apela la nostalgia oamenilor (exemplu mâncarea naturală şi
sănătoasă de odinioară),aspiraţiile oamenilor (de exemplu un mod de viaţă stilat-o cină la
Ritz),dragostea,dorinţa de apartenenţă la un grup,declararea unor avantaje (Iată ce
înseamnă produsul nostru ),etc
6. Alegerea mijloacelor de comunicare adecvate
7. Stabilirea modului cum se va monitoriza performanţa ; trebuie planificată o formă de
monitorizare sau un studiu de urmărire a efectele mesajului asupra auditoriului ţintă prin
acţiunile determinate
8. Revizuirea planului
o Idei importante:
o Există forme de comunicare asupra cărora s-ar putea să nu aveţi nici o putere de control. De
exemplu vorbele şi faptele altor clienţi. Comentariile auzite de la alţii şi comportamentul specific
grupului social de apartenenţă pot exercita influenţe puternice asupra deciziilor clienţilor.
o Scopul planificării proceselor de comunicare este acela de a garanta că mesajele sunt dirijate spre
ţinta avută în vedere şi că sunt adaptate la interesele auditoriului ţintă .
o Trebuie să aveţi în vedere acest auditoriu mai larg, atunci când vă concepeţi planurile de
comunicare deoarece mesajele nu vor fi recepţionate în exclusivitate de cei vizaţi.
142
o Comunicarea eficace nu este un demers izolat sau un eveniment care să aibă loc o singură dată
Modul cel mai eficace de culege şi furniza informaţii în legătură cu un produs sau serviciu este
prin crearea unei relaţii directe şi de lungă durată cu fiecare client, luat ca individ. Dezvoltarea
tehnologiei informaţionale , a îmbunătăţit comunicarea (adesea denumită "marketing de înaltă
precizie"), deoarece devine din ce în ce mai uşor să se stabilească relaţii individuale cu clienţii.
Rezumat
Ne vom îndrepta acum atenţia asupra grupurilor care furnizează şi consumă fondurile băneşti ale unei organizaţii – şi
a celor care deţin interese în modul cum se folosesc banii. În orice organizaţie există diverse persoane care au dreptul
să se intereseze de banii cu care se finanţează activităţile organizaţiei: de unde vin şi ce se întâmplă cu ei. Aceste
grupuri pot fi în interiorul sau în exteriorul organizaţiei. Este important să le înţelegeţi, fiindcă managerii au un rol
important în ceea ce priveşte răspunderile pe care şi le ia organizaţia faţă de aceste persoane, şi întreaga activitate
managerială se leagă de principiul fundamental conform căruia "banii intraţi" nu trebuie să fie mai puţini decât "banii
ieşiţi".Secţiunea de faţă identifică aceste grupuri interesate şi descrie în ce constau interesele lor financiare, şi cum se
raportează la resursele consumate de organizaţie ("intrări") şi la rezultatele obţinute ("ieşiri"). În continuare, veţi afla
cum sunt exprimate aceste interese în situaţiile sau declaraţiile financiare ale organizaţiei, atât interne, cât şi externe.
În sfârşit, vom vedea care sunt modalităţile în care contabilii şi alţii din comunitatea financiară prezintă informaţiile
către părţile interesate.În acest moment ar trebui să fiţi capabil să realizaţi diagrama principalelor persoane externe
care deţin interese financiare în organizaţia dumneavoastră, să explicaţi unde este locul dumneavoastră în cadrul
modelului intrare-ieşire, să spuneţi ce fel de informaţii comunică bugetele, bilanţurile contabil şi conturile de profit şi
pierdere şi cui.
Puncte cheie
Principalele grupuri interne de persoane care deţin interese financiare sunt:
- managerii;
- angajaţii;
- proprietarii/managerii-proprietari sau organele de conducere ale organizaţiei.
Interesele financiare ale managerilor se referă la administrare, planificare, exercitarea controlului şi luarea
deciziilor.
Principalele grupuri externe de persoane interesate sunt:
- proprietarii (de exemplu, acţionarii);
- organismele finanţatoare şi donatorii;
- creditorii financiari;
- furnizorii de bunuri şi servicii;
- clienţii şi beneficiarii;
- autorităţile administrative şi agenţiile guvernamentale;
- publicul larg.
Organizaţiile consumă intrări (resurse) şi le transformă în ieşiri (rezultate). Acestor intrări şi ieşiri li se atribuie
valori exprimate în bani.
Intrările pot fi împărţite în:
143
- active tangibile şi intangibile;
- pe termen scurt (circulante) şi pe termen lung (fixe).
Bugetele urmăresc şi evidenţiază consumul de intrări şi realizarea de ieşiri, atât în scopuri de planificare, cât şi
pentru analiză retrospectivă.
Bilanţurile contabile le dezvăluie persoanelor interesate (proprietari, creditori şi alţii) de unde provin toate
resursele financiare dintr-o organizaţie şi în ce mod sunt utilizate la un moment dat.
Conturile de profit şi pierdere şi situaţiile financiare echivalente acestora le arată grupurilor externe şi interne de
persoane interesate diferenţa dintre venituri şi cheltuieli, profitul brut şi profitul operaţional din activitatea
comercială de bază a unei organizaţii, modul în care s-au utilizat resursele şi ce s-a întâmplat cu eventualele
profituri sau surplusuri.
Rapoartele anuale furnizează informaţii care explică rezultatele obţinute de organizaţii şi evidenţiază, totodată,
veridicitatea situaţiilor lor financiare. Raportul anual în sistemul anglo-american cuprinde 6 secţiuni: raportul
conducerii, raportul auditorului, declaraţia de venit, bilanţul contabil, situaţia fluxului de numerar şi note
explicative la situaţiile contabile.
CONCEPTE EXPLICATE
144
Proprietarii
- Proprietarii, într-o organizaţie mică,pot să fie angrenaţi în operaţiunile ei curente, deci pot fi
consideraţi grupuri interne. În astfel de cazuri, cerinţele de informare ale proprietarilor vor fi
îndeplinite prin situaţiile de contabilitate managerială. În organizaţiile mai mari, este probabil
ca proprietarii să nu aibă contact direct cu operaţiunile curente obişnuite.
- Proprietarii pot fi acţionari ai organizaţiei (persoane fizice, asociaţii familiale, societăţi
comerciale, fonduri de pensii şi alţi investitori instituţionali), guvernul, sau administratori-
curatori. Proprietarii sunt adesea reprezentaţi prin organe de conducere, cum ar fi consiliile de
administraţie şi comitetele de direcţie, care constituie o punte de legătură cu persoanele
interesate din exterior.
- Nu întotdeauna proprietarii au acces la informaţiile de contabilitate managerială – ar fi mult
prea detaliate pentru nevoile lor.
- interesul proprietarilor se manifestă în următoarele direcţii:
dacă organizaţia a funcţionat la parametrii la care era normal să funcţioneze
dacă managerii au avut grijă de resursele organizaţiei şi le-au utilizat în mod judicios.
- Aceste cerinţe de informare sunt, de obicei, parţial satisfăcute prin declaraţiile financiare şi
de alte tipuri incluse în raportul anual de activitate al organizaţiei
145
de suficiente active pentru a se achita de obligaţii şi că are toate şansele să-şi continue
activitatea şi să furnizeze servicii în mod eficient şi la termenul stabilit.
Agenţiile guvernamentale
o Agenţiile guvernamentale au interese financiare variate, cel mai evident dintre ele fiind în
perceperea impozitelor. Informaţiile aferente multor impozite şi contribuţii se află cuprinse
în statele de plată a salariilor, în evidenţa achiziţiilor şi în cea a vânzărilor; pentru
impozitele şi taxele aplicate la profit.
o Agenţiile guvernamentale şi diviziunile lor administrative au un interes, din raţiuni de
politică publică, în cunoaşterea volumelor de desfacere, a nivelurilor de salarizare, a
planurilor de investiţii, a perspectivelor de creştere ale organizaţiei (de exemplu, în
scopuri de planificare) sau de restrângere (de exemplu, din cauza efectelor produse de
concedierile masive), a efectelor pe care le vor produce fuziunile şi achiziţiile între firme,
a valorii importurilor şi exporturilor şi a multor altor chestiuni.
Publicul larg
o Ar putea dori să ştie ce indică datele de performanţă financiară în privinţa planurilor de
creştere sau de restrângere.
o Multe interese publice sunt reprezentate prin intermediul grupurilor comunitare sau al
grupurilor de presiune: o organizaţie caritabilă dedicată ajutorării ţărilor sărace ar putea
dori să ştie cât de mult plăteşte o companie furnizorilor săi din astfel de ţări. Mare parte a
acestui interes se va referi la cine şi ce face, unde şi pentru câţi bani.
o Publicul larg este interesat să ştie cât de mulţi bani se cheltuiesc pe indemnizaţii şi salarii,
pe activităţi pentru protecţia mediului şi aşa mai departe.
o In sectorul voluntar, mulţi vor fi interesaţi să ştie ce s-a întâmplat cu aceste donaţii.
147
- Prin feedback-ul regulat şi sistematic pe care îl asigură ,componenta de control a activităţii de
bugetare le permite managerilor să verifice felul în care au progresat în atingerea ţintelor sau
obiectivelor stabilite şi,ca urmare ,felul în care au fost consumate resursele .
- Prin funcţiunea de control,bugetul oferă managerului un element de monitorizare care îi permite
să se situeze la „cârma situaţiei”.
Aprecierea situaţiilor bugetare
nu sunt altceva decât modele generice, în sensul că descriu o abordare de principiu.
2. Iesiri
Salarii
Benzina
Total Total iesiri
3. Intrari - iesiri 1-2
4. Sold numerar de deschidere luna Sold numerar de inchidere al lunii
precedente
5. Sold numerar de inchidere luna 4+3
Situaţia fluxului de numerar ,sau situaţia cash-flow reprezintă diferenţa dintre fondurile
efectiv încasate şi cele efectiv cheltuite pe parcursul unei perioade definite de timp.
conceptul de cash-flow diferă de situaţiile privind profitul cel puţin datorită principiului de
anticipare sau aplicării principiului de concordanţă.
148
O situaţie a fluxului de numerar nu face altceva decât să înregistreze, pur şi simplu, toate
intrările şi ieşirile de sume băneşti care au avut loc (în, şi respectiv din, organizaţie) pe
parcursul unei perioade contabile, indiferent de unde provin banii şi indiferent pentru ce
sunt
O chestiune de primă importanţă pentru diversele interese financiare ale grupurilor externe:
o acţionarii sunt mai interesaţi de valoarea profiturilor şi a activelor,
o creditorii sunt mai interesaţi să ştie cât numerar deţine organizaţia şi cât de mult
cheltuieşte.
o ambele categorii au interesul ca organizaţia să fie simultan profitabilă şi cu numerar
disponibil din belşug, dar nu întotdeauna se pot realiza ambele deziderate concomitent
Bilanţul contabil
3. PASIVE CURENTE
Creditori pe termen scurt Creditori comerciali
8. CAPITAL - FONDURILE =7
ACTIONARILOR
Capital initial
Majorari de capital
Profit reinvestit
o este o situaţie financiară care dă răspuns la întrebarea : „Ce valoare financiară are
organizaţia?”
o Bilanţul contabil reflectă ,la un anumit moment,tot ceea ce se află în proprietatea
organizaţiei şi tot ceea ce datorează aceasta unor terţi,incluzând proprietăţile şi
creanţele ,denumite „active” şi datoriile ,denumite „pasive”
o Bilanţul contabil nu indică, efectiv, nimic mai mult decât de unde s-au obţinut
fondurile necesare pentru intrări (sursele de finanţare) şi pe ce resurse s-au cheltuit
149
aceste fonduri. Important este ca ele să concorde sau, în limbaj contabil, ca soldul lor
(diferenţa valorică dintre ele) să fie zero.
o Este o situatie scriptica
o pasive -sursele de finanţare a intrărilor sunt denumite
o active -iar lucrurile pe care îşi cheltuieşte firma banii
o Activele pot fi pe termen lung (mai mult de un an)-active fixe sau pe termen scurt (sub
un an) –active curente sau active circulante
o Pasivele pot fi pe termen lung (mai mult de un an)-pasive pe termen lung sau pe
termen scurt (sub un an) –pasive curente sau active circulante
o Valoarea totală a resurselor companiei (activul net, care este egal cu activele fixe plus
cele circulante minus pasivele curente) trebuie apoi să "dea" (adică să fie de valoare
egală cu) cu sursa de provenienţă a banilor (totalul capitalului utilizat)
o Acest capital utilizat total este alcătuit în principal din bani proveniţi din profiturile
proprii ale companiei, realizate de-a lungul anilor (contul de profit şi pierdere), şi bani
proveniţi de la acţionari.
o Bilanţul contabil se întocmeşte, de regulă, pe baza înregistrărilor contabile de la
sfârşitul perioadei contabile, fie că e vorba de lună, trimestru sau an.
Informatii de interes din bilantul contabil
o Un acţionar ar putea să-şi dea seama prvind un bilant contabil daca , în cea mai mare
parte, valoarea companiei se compune din profituri realizate în trecut, ceea ce
înseamnă că, dacă dacă ar da faliment sau compania ar fi scoasă la vânzare, ar exista o
"marjă de siguranţă" uriaşă între valoarea activelor corporale şi valoarea acţiunilor
companiei. Daca nu,cum este cazul unei companii debutante si la care foarte putine
puţine dintre active ar fi corporale şi toate ar fi achiziţionate cu bani de la acţionari,
fiindcă nu există încă un trecut de generare a profiturilor cu care să se finanţeze astfel
de achiziţii. Prin urmare, dacă valoarea companiei s-ar prăbuşi, n-ar exista nici o marjă
de siguranţă comparabilă pentru acţionari.
o Un creditor ar fi interesat de
Numerarul pe care firma il are la dispozitie pentru a-şi plăti facturile;
Daca activele curente sunt mai mari decit pasivele curente,ceea ce inseamna ca
firma poate sa-si plateasca datoriile prin transformarea pasivelor in lichiditati
Ce se intimpla fata de perioada anterioara cu :numerarul disponibil, cât şi diferenţa
dintre activele circulante şi pasivele curente si daca s-au redus , poate provoca
motive de ingrijorare
150
4. Cheltuieli operationale / exploatare
6. Dobinzi bancare
8. Impozite
10. Dividente
Rezumat
În această din urmă secţiune ne ocupăm de implicaţiile pe care le are pentru manager nevoia de a reconcilia interesele
concurente ale diferitelor grupuri faţă de buna funcţionare a organizaţiei, în contextul schimbării impulsionate din
exterior. Vom vedea în ce fel pot să apară tensiuni şi vom sugera un mod în care managerii pot să stabilească priorităţi.
Vom încheia prin a pune în discuţie abordările adecvate pentru evaluarea performanţei organizaţiei, având ca reper
interesele diferitelor grupuri. Toate aceste chestiuni sunt importante, deoarece capacitatea de a recunoaşte tensiunile şi
de a stabili priorităţi constituie un element esenţial al managementului de succes .
Secţiunea este împărţită în patru capitole principale. Mai întâi, ne vom ocupa de tensiunile care apar, în general ,între
diferitele grupuri de persoane, şi în particular, de cele care se manifestă între organizaţii şi comunităţile lor. În
continuare, vom studia procesul de stabilire a priorităţilor şi vom propune câteva principii orientative care vă pot ajuta
în cadrul acestui proces dificil. În fine, vom lua în considerare câteva metode de evaluare a performanţei
organizaţionale
Ar trebui, în acest moment, să fiţi capabili să înţelegeţi şi să gestionaţi echilibrarea intereselor deţinute de diferite
grupuri de persoane. Aveţi un cadru analitic care vă ajută să identificaţi priorităţile şi să le puneţi în aplicare. De
asemenea, ar trebui să stăpâniţi deja noţiunile fundamentale în privinţa metodelor de evaluare a performanţei, în
general, şi a fişei scorului echilibrat, în particular.
154
Puncte cheie
Organizaţiile şi comunităţile sunt interdependente.
Organizaţiile trebuie să stabilească un echilibru între filantropie şi interesul propriu, atunci când se pune problema
activităţilor lor comunitare, străduindu-se să-şi asume responsabilitate socială şi evitând utilizarea fără scrupule a
marketingului cauzelor şi a filantropiei pure (matricea atitudinii progresiste, propusă de Cannon).
Stabilirea priorităţilor ar trebuie să se bazeze pe:
- gradul de previzibilitate;
- gradul de concurenţă;
- posibilităţile organizaţiei.
Incertitudinea poate fi evaluată în termeni de obiective şi de consecinţe (matricea incertitudinii, propusă de Earl şi
Hopwood).
Concurenţa (ca şi colaborarea) poate îmbrăca diferite forme; ea poate exista pentru: clienţi, furnizori, resurse şi
influenţă.
Posibilităţile unei organizaţii depinde de activele materiale, know-how-ul, competenţele profesionale, baza de
clienţi şi mărcile pe care le are.
Evaluarea performanţei ar trebui să se facă pe criteriile celor 4 E:
- economie: intrările cu cel mai redus cost;
- eficienţă: cât de bine se face transformarea intrărilor în ieşiri;
- eficacitate: măsura în care ieşirile îndeplinesc cerinţele clienţilor;
- echitate: tratament corect şi echitabil aplicat tuturor beneficiarilor.
Fişa scorului echilibrat evaluează performanţa din patru perspective: financiară, a clienţilor, a proceselor interne şi
a inovării/învăţării.
CONCEPTE EXPLICATE
155
Conflicte intre acţionarii organizaţiilor comerciale şi societăţile sau comunităţile în care îşi
desfăşoară ele activitatea.
o Chiar dacă nu lucraţi pentru o organizaţie comercială, trăiţi într-o comunitate care este
influenţată, direct sau indirect, de organizaţiile locale, iar această discuţie va fi
relevantă pentru dvs. ca membru al societăţii, dacă nu ca angajat al unei întreprinderi.
Relatia dintre organizaţie şi societate.
o unii susţin că rostul organizaţiilor comerciale este să creeze bunăstare.
o există economişti care susţin că treaba organizaţiei constă pur şi simplu în a face
profit, şi că nu e treaba managerilor să judece nevoile societăţii – pentru aceasta există
alte mecanisme.
o Realitatea este că societatea depinde de organizaţie şi vice versa –organizaţiile fac
parte din societate– şi, la fel ca toate celelalte forme de interdependenţă, această
relaţie asigură beneficii dar impune totodată şi obligaţii ambelor părţi.
Rolul organizaţiei
o este primordial economic: dacă o organizaţie nu-şi exercită funcţiile economice, nu va
avea resursele necesare pentru îndeplinirea altor roluri, nici nu va supravieţui timp
suficient de îndelungat pentru a fi agentul vreunei forme de schimbare.
o Organizaţiile există pentru a produce în mod profitabil bunuri şi servicii pe care
societatea le doreşte şi de care are nevoie, şi nu pot să-şi asume responsabilităţi
suplimentare dacă nu-şi îndeplinesc cu succes această sarcină primară.Supravieţuirea
şi prosperitatea pe termen lung a organizaţiei nu pot fi asigurate dacă societatea nu-i
furnizează resursele – oameni, materii prime, servicii, infrastructură – de care are
nevoie pentru a funcţiona în mod profitabil.
Societatea furnizează organizaţiilor şi alte intrări, mai puţin tangibile, cum ar fi:
un mijloc de efectuare a schimbului economic (bani)
un sistem legal care să fie administrat şi aplicat cu eficacitate
sisteme organizate de apărare militară şi comerţ internaţional.
Există, prin urmare, un contract implicit între organizaţii şi comunităţile în care îşi
desfăşoară activitatea.
Societatea se aşteaptă de la o organizaţie să creeze bogăţie, să aprovizioneze pieţele, să
genereze locuri de muncă, să inoveze şi să contribuie la întreţinerea comunităţii în care este
situată.
Organizaţia se aşteaptă de la societate să-i asigure un mediu în care să se poate dezvolta şi
prospera, permiţând investitorilor să obţină câştiguri de pe urma banilor investiţi şi să se bucure
de beneficiile implicării lor, fără teama de intervenţii arbitrare sau nedrepte.
O reprezentare schematică a acestui contract este dată în Figura 4.1.
Dependenta
o Organizaţia depinde de investiţia făcută azi pentru recompensa de mâine, iar acest
lucru nu se va întâmpla dacă dominanta zilei de mâine ,este riscul. Stabilitatea socială
asigură un cadru de bază pentru planificare şi investiţii – ipotezele privitoare la
rentabilitatea pe termen lung a investiţiilor sunt mai uşor de făcut atunci când se poate
vorbi de un orizont îndelungat de linişte, ordine şi stabilitate.
156
o Organizaţiile, inclusiv acţionarii lor şi celelalte persoane interesate în buna lor
funcţionare, depind de comunităţile în care îşi desfăşoară activitatea, pentru a avea o
existenţă prosperă.
o Rolul fundamental al organizaţiei este să furnizeze mijloacele prin care se satisfac
nevoile comunităţii, sub forma bunurilor şi a serviciilor, a locurilor de muncă şi a
veniturilor din impozitele plătite de companii şi angajaţii lor. Infrastructura de care
depinde economia necesită angajamente pe termen lung (spitale, şcoli şi aşa mai
departe), iar comunităţile se aşteaptă ca organizaţiile să răspundă adecvat, cu investiţii
pe termen lung.
o De asemenea, organizaţiile sunt chemate să procedeze în mod legal şi responsabil în
ceea ce priveşte siguranţa şi sănătatea angajaţilor, condiţiile de muncă şi problemele
de protecţie a mediului înconjurător.
.
Idei pentru concilierea asteptarilor contradictorii ce pot fi utilizate in practica -cerinţa de profituri
mai mari şi costuri mai mici (adică să faceţi "mai mult pentru mai puţin") cu interesele legitime ale
societăţii în a avea locuri de muncă, protecţie a mediului şi venituri din impozite
Gradul de conflict va depinde de tipul organizaţiei şi de relaţia ei cu comunitatea.
Dacă e vorba de un angajator important din zonă, sau de un client major al furnizorilor
locali, atunci demersurile sale vor avea un impact substanţial asupra comunităţii.
Comunitatea este un grup interesat de primă importanţă, şi, în consecinţă, organizaţia va
avea obligaţii serioase în a ţine cont de interesele şi opiniile comunităţii locale atunci când
ia decizii. Foarte probabil ca acest lucru să fie chiar în interesul organizaţiei, deoarece este
probabil să depindă de susţinerea locală în aplicarea planurilor sale de afaceri. Pe de altă
parte, însă, globalizarea crescândă poate slăbi legăturile organizaţiei cu comunitatea sa
locală – s-ar putea ca sediul central al firmei să se afle în străinătate, managerii de
operaţiuni să provină din altă ţară, furnizorii săi dintr-o cu totul alta, iar profiturile să şi le
raporteze în ţara în care este cel mai rentabil pentru ea, din punct de vedere fiscal, să facă
acest lucru.
Ca manager salarizat, loialitatea dvs. trebuie să fie în primul rând faţă de
organizaţie şi succesul ei. Dacă organizaţia nu reuşeşte să supravieţuiască, toate grupurile
interesate au de suferit, nu numai acţionarii. Închiderea forţată desfiinţează locuri de
muncă, reduce piaţa pentru furnizorii locali şi reduce venitul din impozite.
Este important să se comunice cu grupurile de persoane interesate. Acest lucru se
poate face atât la nivel formal, cât şi informal - multe organizaţii îşi încurajează angajaţii să
participe la activităţi organizate de comunitatea locală şi să fie buni cetăţeni. De regulă,
organizaţiile se pricep foarte bine să comunice atunci când vor ceva (de exemplu, când au
nevoie de o autorizaţie de construcţie), dar nu se străduiesc peste măsură să asigure buna
funcţionare a verigilor de comunicare atunci când nu sunt situaţii de criză.
Multe decizii ,care unei organizaţii i-ar putea părea destul de banale, lăsând deci să
fie luate la un nivel inferior, pentru comunitatea locală pot totuşi să fie foarte importante.
Exemple în acest sens ar putea fi traseele stabilite pentru camioanele de livrare şi iluminatul
deranjant al unei parcări sau al unui teren de sport. Dacă aceste decizii sunt privite ca pur
operaţionale, pot avea drept rezultat diferende inutile cu comunitatea, care ar putea fi
evitate dacă se iau în considerare interesele acesteia.
Problemele de protecţie a mediului înconjurător dau adesea naştere la tensiuni.
Unele organizaţii vor încerca să-şi desfăşoare activitatea la cel mai scăzut nivel posibil al
normelor de mediu legale, dând astfel naştere la neîncredere şi suspiciune în rândul
locuitorilor din zonă şi al autorităţilor locale. Pe de altă parte, opoziţia existentă la nivel
local s-ar putea manifesta prin intermediul grupurilor de presiune cu atitudine deschis anti-
industrială, ale căror argumente vor fi, din această cauză, instinctiv respinse de organizaţii ,
chiar şi atunci când exprimă o îngrijorare bine întemeiată.
Multe organizaţii oferă fonduri pentru susţinerea grupurilor de iniţiativă locale şi a
activităţilor acestora. Aceste fonduri au potenţialul de a crea bunăvoinţă din partea
societăţii civile şi pot fi considerate ca făcând parte din obligaţiile angajatorului faţă de
157
comunitate. Prea adesea, însă, finanţările de acest gen sunt percepute, mai degrabă ,ca
acţiuni în interes propriu, decât ca sprijin pentru comunitate. Printre criticile care se aduc
frecvent se numără acuzaţiile de "sponsorizare frivolă", cu activităţi cum ar fi spectacole
de operă sau turnee de golf, şi reproşul că managerii companiilor încearcă să obţină, pentru
ei înşişi, recunoaştere publică şi onoruri pe baza filantropiei corporatiste. Este important
pentru organizaţii să se arate consecvente şi sincere în privinţa iniţiativelor lor de finanţare,
şi să păstreze un echilibru judicios între interesul propriu şi filantropie.
Organizaţiile trebuie să stabilească un echilibru între filantropie şi interesul propriu, atunci când se
pune problema activităţilor lor comunitare, străduindu-se să-şi asume responsabilitate socială şi
evitând utilizarea fără scrupule a marketingului cauzal şi a filantropiei pure (matricea atitudinii
progresiste, propusă de Cannon1994).
Interesul propriu
Pe primul plan Pe un plan secundar
Pe primul
plan Responsabilitate socială Filantropie pură
Filantropie
Stabilirea priorităţilor
Stabilirea priorităţilor ar trebuie să se bazeze pe trei grupe de factori care influenţează
fixarea obiectivelor:
- gradul de previzibilitate
- gradul de concurenţă
- capacităţile organizaţiei
Gradul de imprevizibilitate
o Managerii trebuie să înţeleaga importanţa factorilor externi, să-i ţina sub supraveghere
şi să pregăteasca acţiuni de răspuns în cazul în care au loc anumite evenimente.
o Aceasta este o altă aplicaţie a teoriei conjuncturale , în care deciziile şi acţiunile
manageriale sunt influenţate de gradul de certitudine sau siguranţă pe care o au
managerii în mediul lor exterior.
Matricea incertitudinii
158
Incertitudinea poate fi evaluată în termeni de obiective şi de consecinţe (matricea incertitudinii,
propusă de Earl şi Hopwood).
159
- Pe măsură ce ritmul schimbării în mediu se accelerează, ca rezultat al comunicaţiilor mai rapide , al globalizării,
trebuie să se schimbe şi natura abilităţilor de care trebuie să dea dovadă managerii.Aboradarea adecvata este
„Negocierea” –exista o relativa incertitudine atit in fixarea obiectivelor cit si in obtinerea rezultatelor.
- De exemplu: abandonarea multor restrictii impuse de stat ( in multe tari, guvernele au redus restrictiile
impuse organizatiilor in afaceri, permitind astfel o largire a formelor de proprietate si privatizind multe
intreprinderi de stat, pentru a facilita miscarea bunurilor, oamenilor si banilor) ,globalizarea
(majoritatea sectoarelor productive si de servicii opereaza la scara internationala) si libertatea tot mai
mare a comertului transfrontalier au dus la intensificarea concurentei ; furnizori si beneficiari ajung sa
colaboreze , se constituie parteneriate intre firme pentrua cuceri anumite piete. In aceste conditii
obiectivele ajung sa se stabileasca prin negociere, insa, si pe parcursul implementarii programelor
pentru atingerea obiectivelor au loc negocieri permanente pentru alegerea cailor de actiune ,alocarea
resurselor, etc.In aceste conditii se lucreaza mai mult in echipe de proiect interdisciplinare care in
implementarea proiectelor apeleaza la negocieri continue .
- De asemenea obiectivele care influenteaza activitatea unei organizatii , in aceste conditii in care
schimbarea in mediu este o constanta , sunt stabilite la cel mai inalt nivel al organizatiei unde nu se afla
o singura persoana ci un „grup de asociati” sau un „consiliu de administratie” , deci obiectivele,
strategiile si tehnicile sunt rezultatul negocierilor dintre aceste persoane.
Concluzia este ca nu există o singură abordare managerială care să fie perfectă pentru orice situaţie; managerii
trebuie să-şi adapteze metodele la cerinţele situaţiei si pentru aceasta le sunt necesare abilitati specifice.
Concurenţa
Concurenţa (ca şi colaborarea) poate îmbrăca diferite forme,ea există pentru :clienţi,
furnizori, resurse,angajati şi influenţă asupra factorilor externi.
Existenţa concurenţei îi obligă pe manageri să treacă de la considerarea în primul rând a
factorilor interni, la abordarea cuprinzătoare a unei game mai diverse de interese şi
persoane interesate. Organizaţiile care acţionează într-un mediu neconcurenţial pot, totuşi,
să adopte o orientare impulsionată de mediul exterior , dacă au o cultură adecvată şi un
management la fel. Dar reciproca nu este niciodată adevărată: nici o organizaţie aflată în
concurenţă nu-şi poate permite vreodată luxul de a-şi stabili priorităţile exclusiv sau
predominant pe baza considerentelor interne.
Exemplul 4.3 –concurenta si colaborarea in industria farmaceutica
Nivelul de intensitate şi forma pe care o ia concurenţa din sectorul sau ramura dvs. vă
vor influenţa priorităţile din stabilirea obiectivelor şi planificare.
Prin urmare, atunci când vă stabiliţi priorităţile va trebui să vă analizaţi obiectivele din
punctul de vedere al concurenţei:
- pentru clienţi, furnizori, resurse şi influenţă
- atât pe termen scurt, cât şi pe termen mai lung.
Concurenţa adaugă o forţă dinamică la criteriile şi priorităţile managerilor, atunci când
acestea presupun determinarea importanţei comparative a cerinţelor pe care le ridică
diferitele grupuri de persoane interesate.
Capacităţile
Capacităţile pot include activele materiale, know-how, abilităţile profesionale, baza de
clienţi şi mărcile.
Este important – chiar şi atunci când se iau decizii operaţionale şi se stabilesc priorităţi
tactice – să cunoaşteţi contextul strategic în care se fac toate aceste lucruri.
o dacă nu lucraţi la un nivel strategic în organizaţia dvs., ar trebui să fiţi conştienţi de
faptul că strategiile eficace se bazează pe contribuţiile angajaţilor din toate
compartimentele structurale.
o dacă lucraţi într-o organizaţie mică, toate deciziile dvs. vor avea, probabil, implicaţii
strategice
"capacităţile organizaţiei" decurg din combinaţia de active economice, care este
proprie şi specifică organizaţiei dvs. În cadrul organizaţiilor de succes, activele sunt
transformate în capacităţi organizaţionale, care îi dau organizaţiei posibilitatea să
supravieţuiască şi să prospere.
Aceste active îmbracă o serie întreagă de forme, printre care:
160
- Activele materiale. Acestea pot lua forma spaţiilor de producţie, a instalaţiilor şi
utilajelor, sau a amplasării punctelor de activitate. (În comerţul cu amănuntul,
amplasarea este un factor determinant esenţial al reuşitei.)
- Know-how. Aici intră brevetele, mărcile ,drepturile de autor sau pur şi simplu
cunoştinţele întemeiate pe experienţă.
- Aptitudinile profesionale. Acestea se bazează pe personalul angajat şi decurg din
educaţie, instruire profesională şi – din nou – experienţă.
- Baza de clienţi. Cunoscut în domeniu sub denumirea de “renumele organizaţiei"
("goodwill"), acest activ se bazează pe numele, reputaţia şi contactele unei organizaţii,
edificate pe parcursul a mulţi ani de activitate.
- Mărcile. În realitate doar o formă a suprabeneficiului comercial, mărcile pot să devină
active majore, oferind organizaţiei potenţial de capitalizare.
- Capacităţile esenţiale vor diferi în funcţie de organizaţie şi de sector, şi, de
asemenea, se vor modifica o dată cu trecerea timpului.
Observatii:
Nici unul dintre aceşti trei factori nu oferă o metodă clară ,de aplicat în stabilirea priorităţilor. Ei
vă oferă câteva criterii pe care să le luaţi în considerare:
dacă priorităţile stabilite anterior şi modul în care aţi rezolvat problemele continuă să
aibă aceeaşi valabilitate în mediul schimbător şi imprevizibil în care acţionează
organizaţia dvs.
impactul a ceea ce aţi putea desemna ca prioritar, asupra celor din afara şi din
interiorul organizaţiei care concurează cu dvs. pentru clienţi, furnizori, resurse şi
influenţă
dacă priorităţile dvs. sunt în acord cu capacităţile specifice şi importante ale
organizaţiei dvs.
Evaluarea performanţei
Evaluarea performanţei ar trebui să abordeze următoarele aspecte:
- economie: intrările cu cel mai redus cost
- eficienţă: cât de bine se face transformarea intrărilor în ieşiri
- eficacitate: măsura în care ieşirile îndeplinesc cerinţele clienţilor
- echitate: tratament corect şi echitabil al tuturor beneficiarilor.
Modul în care dvs. şi organizaţia dvs. măsuraţi performanţa acesteia din urmă va determina şi, în
acelaşi timp, va exprima priorităţile organizaţiei şi îi va reflecta atitudinea faţă de grupurile
interesate de funcţionarea ei.
Decizia privind ce măsuraţi şi cum măsuraţi emite semnale concludente despre direcţia de
înaintare şi priorităţile dvs. strategice.
Criteriile financiare:
datele financiare de evaluare sunt uşor de obţinut
pot fi mai uşor comparate şi cuantificate, comparativ cu informaţiile "ideatice"
(necuantificabile) care provin din alte funcţii de activitate (de pildă, cum evaluaţi
creativitatea, în cadrul unei organizaţii din domeniul comunicaţiilor audiovizuale?)
pentru majoritatea organizaţiilor, performanţa financiară este fundamental importantă.
Criteriile financiare, însă, n-ar trebui să fie decât parte , dintr-o gamă diversă de criterii utilizate de
manageri.
Eccles susţine că, pentru a-şi perfecţiona capacitatea de a concepe şi a utiliza sisteme mai
bune de evaluare a performanţei, managerii superiori ar trebui să cultive "un gust asumat al
ambiguităţii". Acesta ar trebui să se exprime printr-o voinţă de a contesta modul în care se fac
lucrurile în organizaţia lor. Deşi Eccles vorbea despre organizaţiile comerciale, principiile şi
practica evaluării performanţei se aplică organizaţiilor din toate sectoarele.
Indicatorii de performanţă sunt de obicei grupaţi în patru categorii, sub următoarele
titulaturi:
161
Economia este cel mai simplu criteriu. Se referă la cât de ieftin pot fi cumpărate intrările.
Organizaţia cea mai economicoasă este aceea care poate să-şi obţină intrările la cel mai
scăzut cost. Totuşi, e puţin probabil să fie singurul criteriu luat în considerare, şi s-ar putea
chiar să existe raţiuni strategice sau concurenţiale pentru a nu cumpăra intrările la cel mai
scăzut preţ.
Eficienţa se referă la raportul dintre intrări şi ieşiri, de obicei exprimat sub forma unui
indicator procentual. O organizaţe devine mai eficientă dacă produce mai mult cu aceleaşi
resurse, sau dacă poate să reducă resursele utilizate fără a avea o scădere proporţională a
rezultatelor. Într-un mediu concurenţial sau potenţat de piaţă, există presiunea constantă de
îmbunătăţire a eficienţei, de reducere a preţurilor şi/sau creştere a marjelor de profit. În
mediile neconcurenţiale – monopoluri şi majoritatea serviciilor publice – există presiuni
diferite şi uneori mai puţin imperative în direcţia sporirii eficienţei. Abordarea aleasă în
sectoarele neconcurenţiale este prin tradiţie una axată pe costuri: resursele sunt reduse, în
timp ce cererea rămâne mare, deci trebuie găsite posibilităţi de eficientizare.
Eficacitatea este un criteriu aferent rezultatelor, şi poate fi definită ca măsura în care
rezultatele şi efectele finale ale unei organizaţii reuşesc să îndeplinească obiectivele acesteia.
Este o măsură a capacităţii unei organizaţii de a satisface nevoile clienţilor săi. Este mai greu
de evaluat decât eficienţa, dar s-ar putea argumenta că este şi mai importantă.
Echitatea este un concept deosebit de important în domeniul serviciilor publice. Etosul
propriu unei organizaţii de serviciu public, şi adesea însăşi obligaţiile care îi revi prin lege, îi
impun să-şi trateze echitabil toţi clienţii şi beneficiarii. Aceasta este o deosebire importantă
între serviciile publice şi cele private, care complică aplicarea criteriilor comerciale la
serviciile publice. Un exemplu în acest sens ar fi obligaţia impusă serviciilor poştale publice
de a asigura un serviciu similar de livrare a corespondenţei tuturor locuitorilor, indiferent cât
de departe s-ar afla, pe când un operator comercial îşi poate alege clientela care îi oferă
eficientizarea activităţii.
Aceste " 4 E-uri"
ne oferă un cadru de lucru util în clasificarea pe categorii ale diverselor elemente ce compun
performanţa.
Este dificil să facem traducerea lor în criterii uşor de înţeles şi acceptate, care să le permită
managerilor să-şi dea seama cât de bine merge organizaţia lor, mai ales atunci când se pune
problema unor interese conflictuale din partea grupurilor de persoane interesate.
Evaluarea eficienţei
Criteriul ales este, prin urmare, de importanţă critică în evaluarea eficienţei.
ar trebui să utilizaţi un set de criterii
importanta este alegerea pe care o faceţi în privinţa standardelor de performanţă. Criteriile de
evaluare a performanţei au valoare numai dacă există un etalon cu care să se poată compara
performanţa în cauză.
Alegerea unui set de standarde de performanţă acceptate, care să servească drept repere
comparative pentru performanţa efectivă.
Standardele interne :
Performanţa din trecut este frecvent utilizată ca standard de apreciere pentru performanţa
din prezent. Pe baza acestor standarde se pot apoi stabili obiective de îmbunătăţire. Deşi
este o metodă comodă şi realistă, utilizarea performanţei trecute ca reper comparativ, se
concentrează exclusiv în plan intern şi comportă riscul de a da naştere la autosuficienţă. Ea
tinde să ignore atât ceea ce realizează concurenţii, cât şi ceea ce s-ar putea să solicite piaţa.
Performanţa trecută poate fi, aşadar, considerată ca reper comparativ necesar, dar nu şi
suficient.
Bugetele sunt, poate, cel mai larg utilizat standard de performanţă. Indiferent cum s-a
întocmit bugetul, este probabil să constituie un mecanism important de control intern. De
fapt, realizarea cifrelor de buget s-ar putea chiar să reprezinte fundamentul pentru
evaluarea şi recompensarea dvs. La fel ca în cazul performanţei din trecut, informaţiile
162
bugetare sunt uşor de obţinut şi accesibile, iar costurile de compilare şi prezentare sunt
scăzute. Rămân însă două mari probleme în utilizarea bugetelor ca reper comparativ. Mai
întâi, bugetele sunt autodeterminate, deci îşi concentrează atenţia în plan intern – nu ţin
seama nici de concurenţi, nici de clienţi. În al doilea rând, se bazează pe informaţii
financiare, ceea ce reprezintă o bază îngustă pentru evaluarea performanţei.
Standardele externe,
Performanţa concurenţilor este evident importantă pentru organizaţiile care acţionează într-un
mediu concurenţial. Indubitabil că este logic să se adopte standarde de performanţă cel puţin
tot atât de exigente ca şi cele ale concurenţilor direcţi. Principala dificultate constă în
strângerea informaţiilor relevante despre concurenţi.
- Indiferent de metoda adoptată, va fi nevoie de timp şi efort – procesul nu va fi scutit de
costuri.
- Sursele de informaţii ar putea fi, parţial sau în totalitate, următoarele:
baze de date (din biblioteci sau în sistem on-line);
discuţii (surse secundare);
"informare sub acoperire" (solicitarea de informaţii în calitate de potenţial
client);
cercetare primară de piaţă;
analiza vânzărilor;
informaţii "colaterale" (opinii personale ale angajaţilor ,etc).
- Colaţionarea informaţiilor de acest gen vă va impune să vă îndreptaţi atenţia spre
exteriorul organizaţiei şi vă va furniza o idee despre modul în care reuşesc concurenţii să
obţină rezultate.
- Dacă organizaţia dvs. nu acţionează într-un sector concurenţial, ar fi o posibilitate, să
încercaţi să obţineţi date despre performanţa altor instituţii similare, ca bază de
comparaţie.
Cerinţele clienţilor sau beneficiarilor trebuie să fie un set de criterii important – dacă nu
cel mai important! – pentru o organizaţie. Reuşita în satisfacerea cerinţele clienţilor este
ceea ce le permite celor mai multe organizaţii să rămână pe piaţă. Informaţiile despre
satisfacerea cerinţelor clienţilor sunt susceptibile să aibă mai multă relevanţă pentru
criteriile de eficacitate, decât pentru cele de eficienţă, aşa cum vom vedea puţin mai jos.
Cu toate acestea, vor avea impact şi asupra eficienţei, deoarece atributele specifice ale
produsului sau serviciului furnizat ,care sunt proiectate special pentru îndeplinirea
cerinţelor clienţilor s-ar putea să aibă un efect operaţional disproporţionat.
163
- comportamentul de cumpărare ar trebui considerat un canal de comunicare la care se
apelează doar în ultimă instanţă.
2. În cadrul organizaţiilor non-profit, evaluarea eficacităţii poate fi şi mai problematică,
din două motive:
Absenţa unei pieţe de întâlnire a cererii cu oferta. Criteriile derivate în plan extern
sunt greu de determinat, atunci când nu există concurenţă directă. Realitatea este că în
multe organizaţii de servicii publice există un surplus de cerere nesatisfăcută. Aceeaşi
problemă s-ar putea să apară şi dacă prestaţi un serviciu intern – probabil că nici dvs.,
nici beneficiarii serviciului pe care îl prestaţi nu aveţi vreun cuvânt de spus
Inexistenţa unui preţ real. Acolo unde clientul nu plăteşte pentru serviciul furnizat, sau
nu plăteşte integral, criteriile pentru satisfacţia clientului pot fi greu de aplicat, mai ales
cel al valorii oferite în schimbul preţului plătit.
Smith (1993). a identificat patru probleme esenţiale in utilizarea criteriilor in
organizatiile non-profit:
ajungerea la un consens în privinţa a ceea ce trebuie să constituie producţia
rezultată (ieşirile) şi obiectivele organizaţiei
evaluarea ieşirilor
interpretarea tuturor criteriilor de evaluare a ieşirilor şi rezultatelor care pot fi
anticipate
convingerea beneficiarilor să manifeste interes în criteriile de performanţă şi
interpretarea lor.
Fişa scorului echilibrat evaluează performanţa din patru perspective: financiară, a clienţilor, a
proceselor interne şi a inovării/învăţării. Modelul fiind elaborat în cea mai mare parte de Kaplan şi
Norton (1992, 1996).
Aceasta este o fişă de evaluare, mult mai mult decât un mijloc de echilibrare a intereselor
grupurilor interesate de mersul organizaţiei.
Este un cadru teoretic complex şi adaptabil pentru evaluarea şi îmbunătăţirea performanţei
organizaţionale dar, în materialul de faţă, ne vom concentra asupra punctelor de vedere ale
grupurilor interesate.
Fişa scorului echilibrat sugerează că, pentru a-şi realiza viziunile de viitor şi strategiile,
organizaţiile trebuie să-şi echilibreze şi să-şi integreze operaţiunile în planul a patru dimensiuni-
cheie.
164
Deţinătorii de interese financiare
Perspectiva financiară este prin tradiţie cea predominantă.
“Cum aparem in ochii actionarilor?”
Toate organizaţiile care au nevoie să obţină resurse financiare trebuie să demonstreze că
acestea sunt folosite în mod optim: în sectorul privat, pentru a asigura atât creşterea
capitalului investit de acţionari, cât şi câştiguri din rentabilitatea acestuia.
Obiectivele obisnuite de ordin financiar vizeaza rentabilitatea, dezvoltarea si valoarea
creata pentru actionari.
Exemplu: supravietuire (cash flow), succes (cresterea vinzarilor si veniturilor pe fiecare
divizie), prosperitate (cresterea cotei de piata pe fiecare segment raportat la capitalul
investit)
Clienţii
Cum ne percep clientii?
Perspectiva clienţilor se referă la dobândirea şi păstrarea clienţilor, la cât de satisfăcute sunt
cerinţele acestora prin serviciile sau produsele pe care le primesc şi cât de bine sunt
îndeplinite şi respectiv anticipate sunt nevoile lor curente şi viitoare. Aceasta poate fi valabilă
atât în cazul clienţilor externi, cât şi al celor interni, în funcţie de orientarea compartimentului
organizaţional căruia i se aplică fişa scorului echilibrat.
Preocuparile clientilor ar putea fi grupate in patru categorii:
o Termene-perioada de referinta necesara companiei sa le satisfaca cerintele (se
masoara intre momentul primirii comenzii si momentul punerii la dispozitia
clientului a serviciului sau produsului)
o Calitate-masoara ponderea defectelor la produsele lansate, pe baza perceptiei
clientilor si a defectelor constatate de ei, livrarea la termen sau acuratetea
previziunilor companiei in ceea ce priveste livrarile
o Performanta si servicii
o costuri
Angajaţii
Perspectiva angajaţilor se referă la mai mult decât altruismul de a fi un angajator bun. Toate
organizaţiile au nevoie să atragă, să păstreze şi să motiveze un personal competent , care să
poată gestiona procese interne eficace, de natură să aducă rezultatele dorite.
Perspectiva angajatilor face parte din perspectiva interna a organizatiei
“In ce trebuie sa excelam?
Exemple de factori:factorii care afecteaza ciclul de productie, calitatea, calificarea
angajatilor, productivitatea muncii
Trebuie conceputi indicatori care sunt influentati de actiunile angajatilor.Intrucit o mare
parte din activitati se desfasoara la nivelul sectiilor si punctelor de lucru, managerii trebuie
sa descompuna indicatorii globali ai ciclului de productie,ai calitatii produselor si
costurilor,in indicatori la nivelurile locale. In acest fel, indicatorii respectivi vor face
legatura intre deciziile esaloanelor manageriale superioare, luate in privinta proceselor
interne si a competentelor de importanta maxima si actiunile intreprinse la nivel individual,
actiuni de natura sa afecteze obiectivele generale ale intregii organizatii.
Inovarea, învăţarea şi dezvoltarea
„Putem continua sa imbunatatim si sa cream valoare?”
165
- Această perspectivă impersonală a fost inclusă pentru a contracara tendinţa spre
„performanţă satisfăcătoare”, adică satisfacerea la nivelul minim suficient a cerinţelor
curente pe care le ridică persoanele interesate din prezent.
- Pentru a stimula o atitudine de îmbunătăţire permanentă, organizaţiile ar trebui să se arate
iscoditoare, inovatoare şi nerăbdătoare să se dezvolte.
- Exemple de indicatori: capacitatea companiei de a dezvolta si a introduce rapid produse
de serie, care se asteapta sa detina cea mai mare pondere in vinzarile viitoare, indicatori
privind defectele acestor produse
Modelul fişei scorului echilibrat
1. cere organizaţiei să identifice factorii de succes şi criteriile de evaluare care sunt de importanţă
critică pentru fiecare dintre ele.
2. organizaţia trebuie să-şi înregistreze şi să-şi evalueze obiectivele, criteriile, intenţiile şi
iniţiativele, aducând prin aceasta interesele principalelor grupuri într-un cadru de analiză
regulată a performanţei, la nivel de organizaţie.
Fişa scorului reflectă compensările şi compromisurile reciproce pe care managerii sunt constant
obligaţi să le facă între interesele diverselor persoane interesate.
Fisa scorului echilibrat cuprinde un ansamblu de indicatori sinoptici care sa permita managerilor sa
capete o imagine operativa asupra mersului activitatii. Aceasta fisa cuprinde indicatori financiari
care consemneaza rezultatele unor actiuni deja intreprinse si, in completare la acestia , unii
indicatori operationali privind nivelul de satisfacere al clientilor, fluxurile interne, activitatile de
perfectionare si inovatie intreprinse, deci masuri cu caracter operational, de care depind viitoarele
rezultate financiare.
FSE permite managerilor sa examineze activitatea din patru perspective importante oferind
raspuns la patru intrebari esentiale:
Cum ne percep clientii? (perspectiva clientului)
In ce trebuie sa excelam? (perspectiva interna)
Putem continua sa ne perfectionam activitatea si sa cream valoare? (perspectiva inovatiei si
invatarii)
Cum aparem in ochii actionarilor? (perspectiva financiara)
Punind la dispozitia managerilor informatii din patru perspective, scorul echilibrat al performantei
reduce la strictul necesar volumul de informatie, prin limitarea numarului de masuratori si
indicatori utilizati
Fisa scorului echilibrat ii obliga pe manageri sa se concentreze doar asupra unui ansamblu de
masuratori de importanta cruciala.
Fisa scorului echilibrat infatiseaza modul in care sunt obtinute rezultatele.Au scazut drastic
cheltuielile de productie pentru ca s-au redus timpuu alocati sau datorita maririi sectiilor de
productie?
166
Corelarea indicatorilor de performanta prin fisa scorului echilibrat
Putem sa ne continuam
perfectionarea si sa
cream valoare?
Scorul echilibrat reuneste intr-un singur raport managerial o multitudine de elemente disparate,
provenind din ansamblul de preocupari de ordin concurential al unei companii:orientarea catre
167
clienti, scurtarea timpului de reactie, stimularea muncii in echipa, devansarea termenelor de
lansare a noilor produse si exercitarea managementului in perspectiva obiectivelor pe termen
lung.
De asemenea, fisa scorului echilibrat semnaleaza riscul sub-optimizarii. Obligindu-I pe managerii
din esaloanele superioare sa priveasca toate masurile operationale importante intr-un ansamblu
coerent, fisa scorului echilibrat le da posibilitatea sa constate daca nu cumva rezultatele bune
dintr-un domeniu s-au obtinut pe seama altuia.Obiective dintre cele mai bune pot fi uneori
realizate intr-un mod pagubos.
Fisa scorului echilibrat situeaza in centrul atentiei strategia si viziunea , nu controlul. Ea
traseaza obiective pornind de la ipoteza ca personalul isi va asuma cel mai adecvat comportament
si va intreprinde toate actiunile necesare infaptuirii lor. Masurile concepute au ca finalitate
mobilizarea angajatilor pentru atingerea tintelor stabilite prin strategia generala.Managerii stiu la
ce rezultat final trebuie sa ajunga, dar nu pot indica cu exactitate oamenilor ce au de facut pentru
a-l atinge, unul dintre motive fiind acela ca angajatii isi desfasoara activitatea in conditii aflate in
continua schimbare
Teoria Z (Halifax)
- are scopul de a promova in rindurile angajatilor ideea ca toate cele patru perspective ale
fisei scorului echilibrat sunt la fel de importante si ca sunt interconectate si sa-I ajute sa-i
inteleaga dinamica, atragind atentia asupra logicii cauza-efect .
- Logica care sta la baza acestei idei este urmatoarea:
o Daca avem personalul care ne trebuie, bine instruit si motivat (perspectiva
dezvoltarii personalului)
o …si daca procesele noastre interne se desfasoara corect (perspectiva
proceselor interne)
o ….atunci clientii nostri vor fi multumiti si loialitatea lor va creste (perspectiva
clientului)
o …astfel incit ne vom mentine/extinde piata (perspectiva financiar-economica)
168
….iar noi ne vom pastra/ ….atunci clientii vor
extinde piata…. fi incintati….
169