FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PROYECTO COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

ESTUDIO DE CASO. ENCUADERNADORA S.A.

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD INGENIERIA Y CIENCIAS BASICAS
MODULO COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
2018

Contenido

Contenido...........................................................................................................................2

 Introducción..............................................................................................................2

2. Objetivo principal.....................................................................................................3
2.1. Objetivos Específicos...........................................................................................4
3. Diagnostico...............................................................................................................4
4. Metodología..............................................................................................................7
4. Justificación..............................................................................................................9
5. Metodología propuesta.........................................................................................10
5.1 Criterios de evaluación para seleccionar la mejor
alternativa………………...12
6. Recomendaciones………………………………………………………………………14
7. Conclusiones……………………………………………………………………………15
8. Bibliografía……………………………………………………………………………….16

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 Introducción

El desarrollo del presente proyecto es con el fin de observar, analizar, crear e

implementar estrategias de mejora de la empresa Encuadernadora S.A. Esto con el

fin de realizar un diagnóstico y dar posibles soluciones frente a las problemáticas de

desabastecimiento la cual se enfrenta durante una posible parada por parte de su

principal proveedor.

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2. Objetivo principal

 El objetivo principal, está dirigido en encontrar alternativas para evitar el

desabastecimiento del papel ya que es la principal materia prima para la compañía
y que se ve afectada por el paro de cañicultores.

2.1. Objetivos Específicos

 Dar a conocer un plan de abastecimiento tipo contingencia con el fin de suplir la

demanda en situaciones extraordinarias

 Realizar análisis para diagnosticar las problemáticas y dar posibles soluciones
 Diseñar estrategias de mejoramiento para no arriesgar la imagen de la empresa
 Plantear soluciones para no arriesgar la temporada alta.

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3. Diagnostico

La Encuadernadora es una empresa especializada en el diseño producción y

distribución de productos de papelería escolar. Ha sido afectada en su producción
debido a que su principal y único proveedor de papel a base de bagazo de caña de
azúcar el cual es un tipo de papel amigable con la naturaleza ya que esta es una
materia prima renovable pues es fabricado con un subproducto de la industria
azucarera y es una alternativa a la tala de árboles. Papelitos S.A. proveedor principal
de La Encuadernadora es el responsable de abastecer la demanda de papel fabricado
de fibra de caña de azúcar, sin embargo gracias al paro producido por los corteros de
las empresas Mi cañita, Santa Clara, Dulce Sabor, Marujita y Azuquítar; esta empresa
no podrá abastecer a La Encuadernadora para su demanda de producción para su
temporada más alta comprendida entre agosto y enero que son su demanda nacional e
internacional. El proveedor cuenta con materia prima para 15 días, el molino 2 que no
entro en el paro no tiene la capacidad para abastecer la demanda pues la capacidad
del molino es de 135 ton/sem en ancho 65.2 cm y 320 ton/sem en ancho 124.5 cm. La
demanda actual para mantener la ocupación en el nivel planeado para cumplir con los
pedidos es de 545 ton/sem y 1280 ton/sem respectivamente. Los inventarios de papel
al día son de 1600 ton de ancho 124.5 cm y 430 ton de ancho 65.2 cm. Con dicho
inventario se terminara con un faltante de 3335 ton a la semana 46 para el papel de
65.2 cm y con un faltante de 6840 ton para la semana 46 para el papel de 14.5 cm.
 El primer problema es consecuencia de la falta del incremento de número de
proveedores confiables pues si uno falla debería haber una alternativa en otro
proveedor que supla dicha demanda de materia prima.
 La falta de estrategias de abastecimiento en este tipo de casos conlleva a retrasos
e incumplimiento de proveedores como se describió anteriormente, además de
afectar los costos, calidad y tiempos de entrega.

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 Este tipo de crisis deja ver una oportunidad de mejora para el ciclo de
abastecimiento de la empresa pues no es tan robusto para suplir un problema
como el que se presenta en cuestión pues no hay suficientes fuentes de
adquisición de materia prima.
 La falta de alternativas de materia prima para la producción conlleva a estar ligado
a un solo tipo y marca para fabricar, y no tener plan de emergencia para la falta de
la misma.
 Un departamento de investigación y desarrollo que no trabaja en alternativas de
productos nuevos y nuevas materias primas para la producción de productos
obliga a la empresa a estar ligado a un solo producto estrella o top para su mayor
volumen de producción y ganancias.

Tabla 1.

Tabla 2.

Tabla 3.

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4. Metodología.

Establecer el nivel de Segun el volumen de

stock de los insumos y pedidos de producto
materias primas de los terminado. se
proveedores establecen los stock.

Busqueda de proveedores

Realizar una proyección Almacenamiento e

de la producción para inventarios de producto
abastecer la demanda terminado.
de los productos

Seleccion de 2 o mas
proveedores
inspección y control
calidad
Estudio de oferta y despacho y transporte
Contratación y demanda de los de producto terminado
condiciones de productos que
negociación con los comercializamos
proveedores
seleccionados

a) Búsqueda y selección de proveedores

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Pero la selección de Proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por involucrar

una gran cantidad de criterios. Este hecho involucra múltiples criterios, lo que ha
generado un conflicto sobre cuáles serían los que realmente definen la calidad del
proveedor y qué métodos son los ideales para evaluar su desempeño

a) contrato con proveedores

Administramos los recursos físicos de la organización garantizando un esquema de
contratación que asegure la prestación de servicios dentro de estándares de calidad,
eficiencia y oportunidad estableciendo la mejor relación precio/beneficio.
Como requisito principal. Es mantener un stock suficiente de insumos, materia prima.
Y nunca se presente un desabastecimiento en nuestra compañía. Manejando los
mejores tiempos de entrega de las solicitudes.
La compañía garantizara a los proveedores cumplimiento en los pagos y rotación de los
productos
Principios: transparencia, economía, calidad, oportunidad, responsabilidad, pertinencia
y disminuir riesgo jurídico.

b) inventario
Se debe tener un registro controlado de los materiales que entran y salen de bodega
esto pueda que puede provocar que se tengan diferencias entre el inventario físico y el
teórico, lo cual provocara un desabastecimiento en la producción.

c) Diagrama de flujo del proceso:

Representación gráfica de todas las operaciones, transportes, inspecciones, demoras
y almacenamiento que ocurren durante un proceso o procedimiento. El diagrama
incluye información que se considera deseable para el análisis, como el tiempo
requerido y la distancia.

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4. Justificación

En la actualidad nos encontramos ante un desafío bastante importante y es cuidar el

planeta pero al mismo tiempo debe lograrse ser eficientes y cumplir con las
expectativas del mundo y de la gente misma, por eso es tan importante el lograr
Recuperar los procesos de una empresa como esta; la idea es sensibilizar a la
población de la importancia de utilizar recursos renovables y que puedan beneficiar a
una alta población y así generar un impacto importante a nivel biológico y social.

El beneficio de los seres humanos no puede depender más de los recursos de la

naturaleza y más grave aún del poco cuidado que hacemos con ellos, por el contrario,
deber partir de una conciencia pensando en beneficios no solo de consumismo sino de
supervivencia; por esto la encuadernadora no es solamente una empresa sino un reto
para el planeta y para los seres humanos.

La encuadernadora como es apenas lógico trabaja para lucrarse económicamente,

como cualquier empresa, pero al mismo tiempo piensa en el cuidado que no es sólo un
deber general sino un derecho con el que deben contar todos y cada uno de los seres
vivos que hacen parte del planeta; por eso este trabajo está enfocado en justificar con
argumentos y buscar soluciones que puedan aportar al desarrollo sostenible.

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5. Metodología propuesta.

Generalmente cuando se celebran contratos con un único proveedor se debe

establecer ciertas cláusulas donde se estipule unos planes de contingencias apoyados
por este proveedor donde se garantizan la continuidad del negocio. Cabe aclarar que
como son situaciones que infieren en altos costos se deben asumir en determinados
porcentajes por el proveedor y para nuestro caso la Encuadernadora S.A. Se deben
establecer puntos estratégicos de suministros en caso de requerirse y con este plan de
respuesta se trataría de suplir las necesidades y clientes más importantes para no
poner en riesgo la imagen y estabilidad de la empresa. Dentro de los impactos
negativos estarían contempladas pérdidas en ventas, perdidas de clientes, reducción
de personal, pérdida de imagen y miles de clientes insatisfechos. Esto a raíz de no
obtener en una acción de respuesta contundente.
Proveedor estratégico es una solución inmediata es tener como aliado estratégico a
Brasil que es uno de los 10 países mas productores de papel. Ya que cuentan con tres
fabricas que tiene la capacidad de producir un millón de toneladas de papel de
impresión y escritura al año.
Ventajas:
Bajo costo por ser un gran productor
Cercanía por ser un país latinoamericano
Mercancía puesta en colombia.
Desventaja:
Real brasilero es más costoso que el peso colombiano
Calidad en el producto.
Las empresas siempre dependen de otras para poder funcionar, desafortunadamente
existen compañías que manejan un único proveedor, lo cual pone en riesgo el
funcionamiento de la empresa. Es el caso de la encuadernadora quien a través de los

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años solamente decidió trabajar con un único proveedor, PAPELITOS, por este motivo
se verá afectado por el paro, ya que su materia prima no será suministrada para la
elaboración del papel.
Con el fin de que la empresa no se vea afectada por la falta de insumos para funcionar
correctamente, se tiene la siguiente propuesta
Propuesta #1
Validar en primero en todo el país quienes nos pueden proveer materia prima para
nuestro proceso, con la calidad a la cual estamos acostumbrados a trabajar.
Ventajas: tiempos de entrega, bajo costo de transporte, no pago de impuesto de
importación.
Desventajas: Materias primas de calidad diferente a las acostumbradas.
Propuesta #2
Teniendo en cuenta la problemática con el tema del paro, otra alternativa seria importar
materia prima de otro país, como china que es el más grande exportador de papel del
mundo, también se podrá pensar en México, india, Perú, entre otros países que al igual
que Colombia son potencia en la producción de caña.
Como compañía se debe realizar un estudio de evaluación costos arancelarios,
transporte, tiempos de entrega etc.
 Ventajas: Cumplimiento en la entrega de productos.
 Garantizar materia prima por el tiempo que dure el paro
 Estaremos listos para la temporada, podremos mantener los costos previstos y el
margen de utilidad, podremos cumplir con la entrega de los pedidos realizados
fortaleciendo la marca de la empresa a nivel nacional e internacional.
 Desventajas costo más elevados para la importación de las materias primas
 Pago de impuestos por importación.
 Mayor costo de fletes
 Calidad del producto importado.

Debido a la crisis actual de la empresa lo primero que se debe hacer es hablar con los
clientes de los productos para solicitar una prórroga en la entrega de los pedidos,
explicando la problemática que sufre la empresa n estos momentos. Con el fin de ganar
tiempo para cumplir con las entregas.

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Se debe solicitar al molino 2 que en su mayor medida y dentro del marco legal y laboral
posible se aumente la producción a su máxima expresión, contando con turnos
laborales más largos siempre y cuando se paguen debidamente esos turnos a sus
empleados y se garanticen sus condiciones laborales para impedir que dicha estrategia
termine también en paro y así ganar más volumen de producción.

Solicitar al departamento de compras buscar alternativas de materia prima para la

producción faltante con otros proveedores no oficiales que cumplan con calidad, costo
y servicio requerido para la tarea.

5.1 Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

 Calidad
 Costo/beneficio
 Estrategia de abastecimiento
 Servicio al cliente
 Productividad y efectividad

Debido a que se debe cumplir en principio con calidad, costo-beneficio y servicio, frente
a las alternativas presentadas se tiene

El solicitar prorrogas para entregas puede afectar la imagen de la empresa sin embargo
no quiere decir que se rompan los compromisos completamente y dada la situación es
una solicitud comprensible aunque puede dejar sensible los cumplimientos a las
entregas y los clientes pueden no quedar 100% satisfechos.

Solicitar al proveedor aumentar turnos de producción puede generar inconformidad en

los empleados de dicha fábrica aunque se gane volumen de producción se tiene el
riesgo de que los empleados también entren en paro.

Solicitar buscar alternativas de materia prima produce aumento de trabajo para el área
y puede que no se encuentre lo que se solicita por desconocimiento de la solicitud o
que se produzcan sobrecostos en la producción por entregas extemporáneas, sin
embargo si se puede encontrar alternativas de emergencia para suplir la falta de
materia prima restante y son proveedores que pueden volverse oficiales en corto
tiempo.

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Lo indicadores productivos son los que nos determinan la efectividad de los procesos.
Así viéndolo de esta manera en cuanto a las alternativas recomendadas de solución
afectan dichos indicadores como por ejemplo el de entrega oportuna, el de clico total de
pedidos, el de tiempo de tránsito, igualmente el indicador de calidad en servicio al
cliente y uno de mayor importancia el de presupuesto ya que se debe emplear mayor
presupuesto para alcanzar la meta. Dicho esto los indicadores caen en porcentaje y el
proceso pierde efectividad pero sigue siendo eficaz.

Ahora si se analiza este tipo de datos veremos que reflejan deficiencias en los
procedimientos de ejecución del proceso logístico, por lo cual es importante para la
empresa pues la eficiencia en sus procesos determina la eficiencia en costos y nivel de
servicio dos factores vitales para la competitividad en mercados altamente cambiantes
y competidos en un ámbito internacional.

Si bien se encontraron deficiencias en los procedimientos y procesos productivos por

un paro el objetivo general de los recursos de logística es generar ventas es decir,
llegar a los mercados eficientemente optimizando los costos y mejorando márgenes de
rentabilidad. Aunque no se esté cumpliendo en su totalidad con esta premisa si se está
logrando el objetivo de las ventas.

Finalmente, las alianzas estratégicas que se tienen con los proveedores harán que se
obtenga el mejor resultado de las alternativas propuestas impactando en lo menos
posible a los indicadores productivos y logísticos de manera que en el balance final de
año no se obtenga un balance negativo y que se pueda analizar de tal manera que se
puedan atacar las causas raíz del problema y generar planes de acción para evitar un
nuevo evento.

Teniendo en cuenta la problemática en la que se encuentra la empresa. La junta

directiva debe tener muy claro el criterio para seleccionar la mejor propuesta que
garantice el funcionamiento de la empresa.
Después de evaluar todas las propuestas se llegó en consenso que la mejor alternativa
para la empresa, ya que mantiene aspectos fundamentales como la calidad, costos y
producción es la numero 2. Porque nos garantiza seguir con la producción, volumen y
capacidad que requiere la empresa, sosteniendo la calidad que es la principal razón de
la empresa.

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6. Recomendaciones
Es de suma importancia que la empresa La Encuadernadora cuente con un portafolio
de proveedores de sus principales materias primas y no depender de solo uno, ya que
como se pudo notar en este caso se pueden correr grandes riegos si se toma una mala
decisión.
Se debe buscar papel hecho de otros insumos donde el costo beneficio sea óptimo
para la empresa
Buscar calidad a menor precio en otras compañías proveedoras de papel y mantener
así una integración vertical con las mismas.
Se recomienda identificar los indicadores clave de desempeño en la empresa y
alineados efectivamente a la estrategia corporativa para no solo controlar su
comportamiento interno sino mejorarlo en forma permanente como una filosofía de
trabajo, identificar las oportunidades de mejora y así prepararse y competir
eficazmente, y evitar eventos como el descrito en la problemática del trabajo.
Bajo esta premisa identificar los indicadores de gestión cobran una gran relevancia en
la gestión productiva y logística ya que a través de ellos es posible identificar
actividades y procesos críticos de la operación, oportunidades de mejora y alianzas,
que facilitaran el camino hacia la consecución de los objetivos organizacionales de
satisfacción a clientes, socios, proveedores, empleados y todos aquellos actores que
conforman el entorno de la empresa.
Se sugiere analizar la posibilidad de adquirir nuevos proveedores en otros puntos
estratégicamente ubicados con el fin de evitar estancamiento en la producción por ser
dependientes de un solo proveedor.

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7. Conclusiones
Durante el desarrollo del trabajo pudimos establecer la problemática de la
ENCUADERNADORA y encontrar posibles soluciones, al enfrentarse al paro de
corteros de caña, teniendo un solo proveedor de su insumo en el territorio nacional.
Se plantearon dos posibles alternativas para apoyar la empresa en este momento
crítico y resolver el problema teniendo en cuenta que la demanda de producción y el
prestigio de la empresa ante sus clientes.
Planteamos la mejor alternativa para que no se ve afectara la producción, costos y
calidad, con esta alternativa logramos manejar un stock que cubre este tipo de
incidentes.
muy importante que las empresas cuenten con más de un proveedor, teniendo
estrategias que permitan estar preparados
Para poder dar cumplimiento a nuestros propósitos como empresa se deben liderar tres
aspectos fundamentales para el correcto funcionamiento; una buena relación con
nuestros proveedores, un buen trato a nuestros clientes e ir en busca de una mejora
continua.
La medición de la gestión logística del problema constituye una herramienta
imprescindible en la planeación de las alternativas de solución al problema utilizando
las estrategias para el mejoramiento continuo y así poder identificar las oportunidades
de mejora y los estándares de calidad y servicio que demandan que las empresas sean
más competitivas en sus procesos y, que por tanto, sus relaciones con proveedores
clientes y socios comerciales, sean cada vez más estrechas y con mayores niveles de
valor agregado lo largo de la cadena de abastecimiento.
El estudio de este caso nos llevó a pensar en estrategias efectivas para que la empresa
La Encuadernadora pudiera seguir produciendo y así cumplir con su demanda. Al
analizar las posibles alternativas se tuvieron que tener aspectos internos y externos de
la compañía para que la misma no generara grandes riesgos.

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Bibliografía

 http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/.
 Garcia, L. A. (s.f.). www.fesc.edu.co. Recuperado el 13 de octubre de 2018, de
http://www.fesc.edu.co/portal/archivos/e_libros/logistica/ind_logistica.pdf
 netafim. (s.f.). caña de azucar. obtenido de
http://www.sugarcanecrops.com/s/introduction/

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