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REUNIONES EFECTIVAS E INNOVADORAS

Este post trata sobre dos formas de usar la técnica de los seis
sombreros en una reunión para fomentar el flujo de ideas y las
aportaciones.

Las dos formas de uso de los sombreros son:  de forma ocasional y de
forma sistemática.

(https://i1.wp.com/comunicacioninternaeficaz.files.wordpress.com/20
14/10/reuniones-innovadoras-lelia-zapata-1.jpg?ssl=1)

REUNIONES CON 6 COLORES

El verdadero motor de la empresa es la innovación, por tanto podemos
promoverla incorporando en las reuniones elementos creativos, como
por ejemplo: la técnica de los 6 sombreros de Edward Bono.
¿En qué consiste la técnica de los 6 sombreros?

Es una técnica poderosa que fomenta la creatividad, además moviliza al

personal y promueve la participación

6 sombreros para pensar: normas básicas

Utilizando la técnica de los seis sombreros  estamos autorizados y

limitados a pensar de la forma que manda el sombrero que nos
ponemos ya que cada color tiene una significado y una función que es
la siguiente:

Blanco, buscamos la información, los hechos y los datos disponibles.

 Rojo, dejamos aflorar nuestras intuiciones, corazonadas,

sentimientos y emociones.

Verde, damos rienda suelta a nuestra creatividad, exponemos

nuestras ideas nuevas.

Negro, pensamos en los riesgos, en la crítica, en todo lo que puede

salir mal.

Amarillo, valoramos las ventajas, nos mostramos optimistas.

Azul, este sombrero empieza y finaliza la reunión, recopila las ideas,

organiza lo expresado, sintetiza y concluye.

Se pueden utilizar los sombreros en pares para avanzar rápido:

1. Objetividad y sentimientos: blanco y rojo.

2. Optimismo, negatividad: amarillo y negro
3. Alternativas y control: verde y azul.

Los sombreros pueden usarse de dos formas:

De forma ocasional: los participantes piden un color de sombrero.

De forma sistemática o en serie: el coordinador decide el orden de
los colores.Esta forma es recomendable cuando se debe tratar un
tema de forma rápida y eficaz, o bien, cuando una
discusión  se encuentra estancada.
El coordinador  de la reunión usa el sombrero el sombrero azul
(inicia, establece las intervenciones y termina la reunión).

Reuniones eficaces y productivas con la técnica de Bono

Según explica su autor, esta técnica imprime dinamismo y efectividad a

las reuniones, debido a que en el mayor de los casos los asistentes
suelen quedar estancados en posturas o roles, muchas veces hay
diálogo, pero se avanza poco y, apenas se generan propuestas.

Los 6 sombreros ofrecen la oportunidad de conseguir mejorar la

dinámica de las reuniones, ayudan a generar  alternativas,  a
evaluar  todos los puntos de vista y  a decidir en armonía.

Ventajas del uso de los 6 sombreros

 Los pensadores participantes, separan la lógica de la emoción, la

creatividad de la información y así sucesivamente.  Ponerse un
sombrero implica pensar con un tipo de pensamiento, en lugar de
mezclar razonamientos e ideas al mismo tiempo.

Todos intervienen, se establece el foco y se reduce el

enfrentamiento.
Se permite la expresión de forma legítima de aquello que se
piensa.
Se promueve las ideas creativas o, la mejora
Se colabora y se toman decisiones desde una visión integral.

Ejemplo: decidir el día del programa de voluntariado

Se convoca una reunión para decidir si se implanta un programa de

voluntariado un sábado o domingo por la mañana.

MATERIALES

6 Sombreros de color : Verde, azul, negro, rojo, amarillo y blanco.

Lápiz y papel para los participantes, para anotar las ideas
  (opcional)

Procedimiento

Motivo de la reunión. El coordinador anuncia  el tema: decidir el

mejor día para hacer voluntariado.
Recordatorio de las reglas de juego y de la técnica.  El
coordinador con el sombrero azul recuerda a todos los
convocados a la reunión que se comprometen a ponerse los
sombreros, y que tendrán un plazo máximo de un minuto, por cada
color de sombrero. De esta manera, al finalizar la reunión todos los
asistentes hayan sido escuchados.
Presentación del problema.El coordinador (sombrero azúl)
 hace una breve introducción de la importancia del proyecto, la
duración, etc.
Inicio de la conversación. Se inicia la reunión y  se explica el
orden de los sombreros que se ha establecido un orden:amarillo,
negro, verde, blanco, rojo. Luego se pasan los sombreros.
Anima la reunión. El coordinador ha preparado unas preguntas,
para que todas las dudas queden debatidas. Marca los turnos y
promueve la participación de todos.
Sintetiza y concluye. Finaliza la reunión  el sombrero azul,
expone todo lo expuesto y la decisión ganadora: domingo o el
sábado .
Conclusión: todos han opinado y en base a lo planteado se
decidió el mejor día para realizar el programa de voluntariado.

Ejemplo: decidir crear un blog de innovación

Se convoca una reunión para valorar la conveniencia de editar blog  de

innovación y de abrir una cuenta en twitter como red social de apoyo:.

Con el sombrero blanco se presentan hechos,  cifras y  datos

que justifican la necesidad de crear un blog de innovación y un
twitter corporativo.
Con el sombrero amarillo  se destacan los méritos y las
 ventajas de crear un blog corporativo y de una red social interna.
Con el sombrero negro se analizan todas las desventajas e
inconvenientes, se exponen los riesgos y todo aquello que puede
salir mal.
Con el sombrero verde  se pide generar ideas acerca del diseño,
contenido y otras alternativas, se valoran buenas prácticas y casos
de éxito de blog y redes sociales en otras empresas.
Con el sombrero rojo sin ninguna justificación se expresan las
impresiones y las sensaciones que les produce tener un blog y una
red social.
El coordinador de la reunión con el sombrero azul resume,
modera , concluye, propone un seguimiento del tema y cierra la
reunión.

EJEMPLOS DE REUNIONES RÁPIDAS 

PROBLEMA RELACIONES HUMANAS. Si hay sentimientos fuertes

de un tema a discutir, se comienza con el rojo, (sentimientos enojo,
rabia…)  después para recoger datos y dar objetividad al tema, con
el blanco: rojo y blanco. Después, el verde y amarillo, por ejemplo.
VOTAR UNA IDEA. Para evaluar una idea rápidamente: amarillo,
negro y rojo.
OBTENER IDEAS. Generar ideas: blanco y verde.
MEJORAR IDEAS. Perfeccionar una idea que ya existe: negro y
verde.
OTRAS ALTERNATIVAS. Resumir y generar alternativas: azul y
verde.
VENTAJAS DE  PROPUESTA. Comprobar si ventajas: azul y
amarillo.

La técnica  de los seis sombreros puede ser usada en serie en primer
lugar, para formular un desafío, tratar una realidad, explorar un
problema, o bien fomentar nuevas ideas. Después de plantear un
marco de ideas y soluciones,, finalmente, se elige y se selecciona
una solución, entre todas las alternativas planteadas.
3 Conclusiones

1. Aunque grandes empresas como IBM, Shell, Exxon, Procter

Gamble, 3 M, British Airways, Polaroid, Pepsicola, entre otras,
utilizan el método de Bono, –al parecer- este método es  inusual en
España;  requiere de un grupo de trabajo formado en la
técnica y que  el equipo acepte ponerse y quitarse los
sombreros.
2. Podemos utilizar la técnica de Bono en reuniones del comité de
comunicación interna, en nuestras propias decisiones, o en
una sesión de formación.
3. Este técnica es de especial interés en reuniones que tienen
 diferentes objetivos: analizar una situación desde diferentes
perspectivas,  solucionar dificultades concretas, debatir ideas, o
para innovar. Resulta de gran utilidad para evitar discusiones
que suelen darse al asistir a las reuniones personas con
diferentes perfiles y temperamento.

Fuente consultada y lecturas recomendadas

Edward de Bono (2008) Seis sombreros para pensar, Ediciones Paidos

Ibérica.

Edward de Bono (2008) Creatividad: 62 ejercicios para desarrollar la

mente, Ediciones Paidos Ibérica.

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