Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña

De Difusión

Integrantes:

Marcela Alape

Diego Suarez

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Programa: Tecnología Gestión de Mercados

Bogotá D.C

Noviembre
2018
1. Tipo de evento a realizar

Tipo de Evento: Empresarial

Debido a que se tratarán temas de carácter académico, tecnológico, y

empresarial que Tienen como finalidad generar un beneficio económico o de otro
tipo para quien lo organiza o para un tercero; como en este caso: presentar un
producto, promover relaciones públicas con socios potenciales, la presentación de
un plan de desarrollo, acuerdos políticos, exposición, seminarios, y simposio.

En el centro de convenciones se presentarán muchas marcas y compañías

nacionales e internacionales presentando, nuevos productos, avances
tecnológicos, propuestas de negocios, todo esto a favor de la salud del paciente
en falla renal, se tendrán expositores y talla internacional en campo de la salud,
específicamente en el área de la Nefrología.

Colombian Medicare Actualmente, es líder a nivel nacional atendiendo los

requerimientos con nuestros productos de las entidades especializadas en
tratamientos para pacientes renales. Nuestra actividad está orientada
específicamente a mantener contacto directo con nefrólogos, intensivistas,
neurólogos, cirujanos y personal de enfermería interesados en nuestros productos
quienes son atendidos por personal especializado.

En los tratamientos de Hemofiltración, Plasmaféresis y CPFA, ofrecemos apoyo

tecnológico con colocación de Máquina y entrenamiento constante al personal de
enfermería que interviene en estos tratamientos.
Las continúas innovaciones y mejoras, resultado de la investigación de los
fabricantes, son transmitidas a la comunidad médica a través de nuestros
representantes.
2. Establecer los requerimientos del evento

Actualmente, la realización de eventos es importante para las empresas y las

instituciones, no solamente para construir una imagen y una identidad corporativa,
sino para establecer relaciones estratégicas con proveedores, grandes clientes,
instituciones del Estado, entre otros.

La realización de un evento, ya sea grande o pequeño, debe ser planificada y

programada para que todos los recursos puedan ser distribuidos y asignados
eficientemente y en los momentos apropiados.

Según Sánchez (2007, p. 34), “la planificación de eventos es una actividad de un

alto nivel de versatilidad, que incluye tareas como relaciones públicas,
administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervisión general,
etc. Por lo cual se requiere de una correcta planificación y organización profesional
para poder competir y lograr excelencia en la calidad del servicio.”

Para dicho evento se va a requerir de.

Determinar el tipo de evento a realizar: como bien se mencióna al inicio: es un

evento Empresarial donde se tendrán actividades tales como:

Conferencias
Cursos, jornadas
Seminarios
Congresos
Ferias y exposiciones

Lanzamientos de productos

Para realizar un evento exitoso, un organizador debe planificar y programar con

tiempo todas las actividades y recursos que se necesitarán. Esto, con el propósito
de cumplir a cabalidad con los
compromisos y obligaciones adquiridas, así como evitar el derroche innecesario
de esfuerzos y dinero. Con respecto a estos requerimientos, Michoacan (2011, pp.
3-13) plantea que se debe
tener en cuenta:

Nombre del evento:

Simposio Nacional de Nefrología

 ✓ Objetivos

o Realizar socialización de especialistas en Nefrología a nivel Nacional

o Promover Nuevos productos y avances Tecnológicos en el campo de la

enfermedad renal.

o Generar oportunidad de negocio entre IPS y La industria de los equipos

médicos en el Nicho de los especialistas en enfermedad renal

o Capacitar y actualizar a especialistas del ámbito nacional con nuevas

estrategias en procedimientos avanzados en el tratamiento de la
enfermedad renal y su prevención.

✓ Determinar lugar y fechas tentativas

Lugar: CENTRO DE CONVENCIONES CARTAGENA DE INDIAS

Fecha: noviembre 19 - 24 de 2018

✓ Personal de apoyo y equipo de asesores

o Nefrologos referentes a nivel nacional, que a su vez serán influenciadores

de demás especialistas e IPS en el segmento.
o Compañía que provee apoyo tecnológico.
o Compañía la cual se encargara de organizar, las adecuaciones físicas, el
personal, como meseros, guías y orientadores, personal de mantenimiento,
servicios generales, técnico en sonido.
o Especialistas en relaciones publicas, quienes realizaran la convocatoria de
empresas a participar en dicho evento
o Empresa con fines Administrativos, Contabilidad Tesorería, Revisoria fiscal.

✓ Costo aproximado del evento

Para: Solo Stand Colombian Medicare y actividades

60.000.000 COP aproximadamente

✓ Requerimiento de recursos para iniciar operaciones

✓ Planteamiento oficial
Gran Simposio Nacional de Nefrología, Cartagena de indias
Exposición de Nuevos Productos
Avances en técnicas y procedimientos
Actualización de conceptos académicos
Muestra comercial
Invitados especiales: Dr, Ronco (Italia)
Dr Bellomo (Australia)

Diseño de la imagen y el concepto

✓ Carteleras: en clínicas y hospitales a nivel nacional

✓ Correos electrónicos a especialistas del área
✓ Banner en Redes sociales
✓ Cuñas Publicitarias radio y Tv

✓ Diseño y cotización del kit del trabajo

✓ Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás
actividades a realizar
✓ Contactar y confirmar conferencias o expertos
✓ Invitados especiales: Dr., Ronco (Italia)
Dr. Bellomo (Australia)
✓ Promoción del evento con posibles patrocinadores
✓ Cotización de hoteles para conferencistas.
✓ Llevar a cabo la planeación de la publicidad”
 3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Ítem Valor Cantidad Valor Total

Lugar Pabellón 11 Conferías 1 15000000
Alquiler establecimiento 15000000 1 15000000
Equipos 2000000 4 8000000
Sillas 15000 10 150000
Mesas 20000 4 80000
Adecuaciones 6000000 1 6000000
Otros NA NA NA
Publicidad 1000 200 200000
Impresiones 200 300 60000
Fotocopiado 50 300 15000
Piezas publicitarias
periódicos y revistas 800 150 120000
Pauta televisión 15000000 1 15000000
Cuñas 2000000 1 2000000
Publicidad exterior 2000000 1 2000000
Otros NA NA NA
Servicios y transporte 55000 5 275000
Servicios públicos 60000 3 180000
Pasajes transporte terrestre 55000 5 275000
Suministros 150000 1 150000
Seguros 20000 5 100000
Tiquetes de transporte
aéreo 600000 1 600000
Otros NA NA NA
Comidas 2500 300 750000
Almuerzos, desayunos y
cenas. 8000 150 1200000
Bebidas alcohólicas y no
alcohólicas 6000 500 300000
TOTAL 42993550 1944 52455000
4. Contratar los Espacios que necesitará.

A Continuación se presentará un modelo del contrato, realizado para el alquiler del

Stand de Colombian Medicare, este ha sido diligenciado y firmado de las dos
partes, previo acuerdo.

ARRENDAMIENTO DE LOCAL COMERCIAL

Bogotá D.C.

15 de septiembre de 2018

Ambas partes

Por un lado y como arrendador, el Sr. (a) Gerardo Salinas en edad legal; de
estado civil licenciado en profesión administrador de empresas domicilio calle 7 #
5-54 en chapinero Bogotá D.c; Con la Tarjeta de Ciudadanía 123456789 de
Antioquia.

En otro y como inquilino, el señor Diego Suárez de edad legal; de estado civil
casado; Profesión vendedor; con domicilio en la calle 36 H # 5-25 al sur de la
ciudad de Bogotá D.c; Con tarjeta de ciudadanía. Número 1023913442 de Bogotá
D.C

Ambas partes reconocen su capacidad legal para celebrar este contrato; Y

EXPONER

I. Que el Sr. Gerardo Salinas posee un stand comercial, ubicada en el Conferías

International Hall, pabellón 11 de la calle 26 en la ciudad de Bogotá con un área
de 6 metros cuadrados, que se describe a continuación:

Utilícela solo para stand y exposición de productos, piso en alfombra, energía

eléctrica, agua, conexión de red telefónica e internet, baño independiente.

II. Ambas partes contratantes han dispuesto el arrendamiento de dicho stand de

acuerdo con lo siguiente, CLÁUSULAS

Primero: Señor. Gerardo Salinas arrienda en arrendamiento a Don Diego Suárez

el uso de los locales descritos, por el período de 6 días, contados desde la fecha
en que dicho lugar se pone a disposición del inquilino, quien lo recibe, así como el
llaves .

Segundo. Una vez transcurrido el período acordado, si ninguna de las partes ha

notificado a la otra, al menos un mes antes de esa fecha, su disposición a no
renovarlo, el contrato se ampliará por anualidades sucesivas y hasta un máximo
de 6 meses.
Tercero. Una vez transcurrido el plazo del contrato y, cuando corresponda, las
extensiones de referencia, el arrendatario debe dejar la propiedad completa cuyo
uso está asignado en este contrato al arrendador.

Cuarto. El inquilino recibe la propiedad en perfectas condiciones y es útil para el

propósito para el que está destinada, que se usa para una exposición
independiente y de productos.

Quinto. Se fija como un ingreso único de 15,000,000, que se pagará dentro de los
primeros cinco días hábiles del mes, a través de los ingresos en la cuenta
corriente del propietario no. 1852865-6, abrió en su nombre en el banco de caja
social.

El inquilino realizará el valor del impuesto al valor agregado junto con la renta,
distinguiendo ambos conceptos.

También incluirá los gastos mencionados en la cláusula 8 de este contrato, que a

todos los efectos tendrá el mismo tratamiento legal que el alquiler en sí.

Sexto. El arrendatario puede llevar a cabo en los locales alquilados las obras que
considere necesarias para la instalación de la empresa que pretende abrir al
público, pero en ningún caso puede causar o contribuir a disminuir su estabilidad o
seguridad, para cuyas obras necesitará ayuda expresa. Consentimiento y escrito
del propietario. Una vez que el plazo del contrato expire, y si corresponde, las
extensiones que se pueden seguir, el inquilino dejará todas las instalaciones fijas
que haya realizado en las instalaciones en perfecto uso, en favor del propietario de
las instalaciones, sin que esto sea necesario. pagar por tales instalaciones sin
cantidad de dinero.

Séptimo: El alquiler se actualizará en la fecha en que se cumpla el tiempo

estimado de validez del contrato, aplicando a los ingresos correspondientes a la
anualidad anterior la variación porcentual experimentada por el Índice de Precios
al Consumidor en un período de doce meses inmediatamente anteriores al cierre.
fecha de actualización, tomando como referencia para la primera actualización la
correspondiente al último Índice publicado en la fecha de conclusión del contrato, y
en los sucesivos que corresponden al último aplicado.

Octavo. Los gastos incurridos por los servicios prestados por el lugar que se
identifican mediante medidores, así como los generados para el adecuado
mantenimiento de la propiedad, sus servicios, impuestos, cargos y
responsabilidades que no son susceptibles de individualización y que
corresponden a Los locales arrendados y sus accesorios, que se computarán
según la tarifa de participación del arrendado en el edificio donde se encuentra, se
pagarán, junto con el alquiler adeudado por el inquilino.

Noveno. Para el arrendatario, la cantidad de 500,000 pesos colombianos,

equivalente a Dos días de la renta, se entrega al arrendador, y como depósito, que
debe devolverse dentro del mes siguiente al día en que las llaves se devuelvan al
arrendador. La firma de este documento constituye prueba de dicha entrega.

Si se produce la extensión a que se refiere la segunda cláusula de este contrato,

el importe
El monto del depósito se actualizará y se equiparará con lo que importan los dos
pagos mensuales de alquiler. Los contratistas utilizarán a este respecto la misma
forma operativa que, para la actualización de alquileres, de acuerdo con la Ley de
Arrendamientos Urbanos.

Décimo. De conformidad con el artículo 1.279 del Código Civil y a solicitud de

cualquiera de las partes contratantes, este documento puede ser cargado en una
escritura pública, y registrado, según sea el caso, en el Registro de la Propiedad.

Undécimo En todo lo que no esté expresamente previsto en este contrato, se

aplicarán las normas para el arrendamiento de bienes inmuebles destinados al uso
de viviendas que se establecen en la Ley de Arrendamiento Urbano y el Código
Civil. Y para el registro y los efectos apropiados, las partes contratantes firman el
presente contrato en el lugar y la fecha indicados.

ARRENDADOR ARRENDATARIO
5. Elaborar del protocolo del evento

Se considera que el protocolo empresarial es un código o una serie normas que

se aplican a los directivos, trabajadores y personal externos a la empresa cuando
se realiza un evento de cualquier categoría.

Es importante referenciar los actos empresariales donde, usualmente, se llevan a

cabo actos protocolarios. En ese sentido, Soto (2012, p. 90), realiza la siguiente
clasificación:

∙Actos relacionados con el negocio: El protocolo empresarial está presente antes,

durante y después de la realización del evento.

Antes del evento.

En esta etapa, el protocolo está relacionado con la planificación y la selección del
personal a cargo del mismo e implica:

o Estudio de entorno: Al ser el centro de convenciones nos permitirá un

acceso fácil y lugar centralizado.
o Contratación del equipo de protocolo: se distinguirá por ser bilingüe debido
a la llegada de personas del extranjero, diseñadores de interiores acordes a
la temática a manejar.
o Identificación de recursos: el encuentro será de carácter formal y sobrio, por
lo tanto las bebidas alcohólicas serán limitadas, el manejo del sonido y
algunas imágenes serán vistosas pero tenues y sobrias.
o Envio de invitaciones y acreditaciones: se facilitara la invitación, y
credenciales a través del código QR, Para tener acceso mas fácil rápido y
seguro de los asistentes.
o Confirmación de los asistentes: una base de datos actualizada permitirá
llevar a cabo de manera mas exacta la asistencia de estos.
o Construcción del cronograma y programa:
o Adecuaciones del lugar: Se contará con 60 Stands de las casas
comerciales más influyentes entre ellas, Colombian medicare, para
exhibición comercial.
o 4 auditorios para conferencias.
o Arreglos: se dispondrán sobrios y acordes a la temática tratar durante la
jornada.
Durante el evento

En esta etapa, se aplica el protocolo a la organización del evento. Esto requiere:

o Brindar información a los asistentes o invitados: Gracias a Personal en los

diversos puntos, prestaran el servicio de guía y direccionamiento de los
invitados.
o Recibir las invitaciones o entradas, señalar los lugares de ubicación e
indicar horarios para refrigerios y comidas: se realizara por código QR, la
confirmación de los asistentes, se dispondrá de material como medio de
guía en la planta física y ubicación.

o Dar apertura al evento y presentar al invitado destacado, experto o

conferencistas.
o Se da lectura al orden del día o del evento, señalando la duración de las
interlocuciones,
o recesos, comidas, y preguntas
o Corregir errores eventuales que se presenten
o Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos
o Indicar las zonas de salida y sitios de parqueo
Después del evento

Una vez se finalice el evento, usualmente a los invitados se les ofrece un coctel,
pasa bocas y también en ocasiones bailes, conciertos o exhibiciones.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

Considerado como un conjunto de estrategias y tácticas planteadas por la

empresa para generar una imagen positiva ante la competencia, el cliente, el
Estado y la sociedad en general.

Se estructura de la siguiente manera.

Antecedentes de la empresa:

Colombian Medicare es una compañía dedicada a la importación y distribución de

medicamentos y productos médico-quirúrgicos para pacientes en falla renal aguda
y crónica en cuidados intensivos y unidades renales, con más de 20 años de
presencia en Colombia. fue creada el 29 de Marzo de 1993.

Los primeros productos en importar fueron: los hemofiltros Bellco en 1993 de

Italia, posteriormente se introdujo la segunda línea la cual fueron los catéteres
para Dialsis Marca Medcomp de los Estados Unidos.
Misión y visión de la empresa:

MISION.

Ofrecer soluciones clínicas a la comunidad medica para mejorar la calidad de vida

de los pacientes, con productos y servicios de categoría mundial y personal
especializado, que generen valor a la sociedad, clientes y accionistas.

VISION

En el 2020 Colombian Medicare será una Empresa símbolo en el país con

presencia en el mercado Americano, enfocada a la producción y distribución de
productos especializados y la prestación de servicios para el sector salud,
apoyados en tecnología de punta y un equipo humano altamente capacitado y
comprometido.
Objetivos generales

Llenar un vacío en el mercado colombiano para los tratamientos relacionados a la

enfermedad renal
Lograr comercializar cada vez más Catéteres de acceso agudo y de largo término
en Hemodiálisis, Hemofiltración, Alto Flujo y varias modalidades en el tratamiento
de falla renal aguda y crónica, y Plasmaféresis.
Aumentar el liderazgo a nivel nacional atendiendo los requerimientos con nuestros
productos de las entidades especializadas en tratamientos para pacientes renales.

Objetivos específicos

Mantener contacto directo con nefrólogos, intensivistas, neurólogos, cirujanos y

personal de enfermería interesados en nuestros productos quienes serán
atendidos por personal especializado.
Promover y ofrecer a los clientes el apoyo tecnológico con colocación de Máquina
y entrenamiento constante al personal de enfermería que interviene en estos
tratamientos.
Resaltar las innovaciones, mejoras, y el resultado de la investigación de los
fabricantes, los cuales serán transmitidos a la comunidad médica a través de
nuestros representantes.
Target o público objetivo

Nefrólogos, intensivistas, neurólogos, cirujanos y personal de enfermería

interesados en nuestros productos quienes serán atendidos por personal
especializado.

Estrategias y tácticas

Mediante Nefrólogos y demás especialistas altamente reconocidos e

influencidores de las actividades a realizar atraerán a los clientes potenciales o
público objetivo.
Cronograma
Los cronogramas que se plantean será en el momento de la exhibición comercial
en donde se podrá tener contacto más directo del cliente, se realizara
presentación de nuestra compañía y productos y posteriores seguimientos.

Personal encargo de la ejecución

Especialistas de producto, asesores clínicos y Gerente

Presupuesto
Será Variable acorde a la actividad o gestión a realizar
Indicadores y resultados de medición
Mediante la asistencia o libro de contactos en el cual se encontrará la información
de los datos recolectados, posteriormente se fijaran unos objetivos los cuales se
verán reflejados en los resultados de las ventas de los clientes potenciales.
7. Diseñar la campaña de difusión

Para el evento.

Revistas nacionales, regionales y digitales

Publicidad exterior localizada (vallas, pancartas, etc.)
Publicidad exterior de circulación (volantes, afiches, etc.
Emisoras nacionales y regionales
Posicionamiento en la web (páginas web, correos, blogs, buscadores, etc.)

8. Difundir el evento comercial

NOTA: A este segmento se adjuntará un Audio con la invitación formal, el cual se

aplicará para la difusión a través de radio e internet-
Evaluación
 Criterios Esperada Real
La participación del evento es como mínimo
de 90% de las personas esperadas. 100% 85%
Los gastos no superan los presupuestados 60.000.000 COP 65.000.000
Los ingresos son por lo menos del 95% de
los esperados 100% 98%
El 90% de las personas que asistieron al
evento califican el servicio como excelente 90% 85%
El Evento se desarrolló según el orden 90% (SI) 10%
establecido (NO) 95% (SI) 5%(NO)
El 90% de las personas que asistieron al
evento se sintieron satisfechas 100% (SI) 95% (SI)

Plasmado en el objeto de aprendizaje Estrategias de presentación de productos y

servicios“, y realice las siguientes actividades:

• Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto

formativo.

• Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias

para difundir el evento.

¿Qué se debe entregar?

Un informe donde se plasme el plan de presentación del producto o servicio, junto
con las imágenes publicitarias para la difusión del evento.

3. Celebración de un contrato comercial

En esta tercer parte el aprendiz debe estudiar los siguientes materiales de estudio:

Proceso de Negociación, Celebración de un contrato comercial y Código de ética;

Una vez realizado este proceso deberá hacer lo siguiente:
• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de

compra-venta de productos o servicios.