Sunteți pe pagina 1din 74

STUDIU COMPARATIV PRIVIND PRODUSELE SOFTWARE

UTILIZATE ÎN REALIZAREA CONTABILITATĂŢII FIRMELOR

CUPRINS

Capitolul I. Sistemul informaţional contabil


1.1 Dezvoltarea tehnicii de calcul şi creşterea
nevoii de informaţii.......................................................................1
1.2 Sistemul informaţional şi întreprinderea.................................................3
1.3 Contabilitatea şi sistemul informaţional al întreprinderii........................4
1.4 Sistemul informaţional contabil...............................................................7
1.5 Necesitatea automatizării fluxurilor informaţionale
în cadrul unităţii economice........................................................8
1.6 Reglementări legale privind utilizarea
sistemelor informatice în contabilitate........................................9

Capitolul II. Proiectarea sistemelor informatice


financiar contabile
2.1 Structura şi particularităţile sistemelor informatice...............................11
2.2 Metode de proiectare şi realizare a sistemelor informatice...................12
2.3 Modelarea activităţii financiar – contabile............................................14
2.4 Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil...................25
2.5 Obiectivele sistemului informatic contabil. Situaţii de ieşire.................27

Capitolul.III. Studiu comparativ asupra sistemelor software


aplicate in contabilitate
3.1 Informatizarea contabilităţii.................................................................30
3.2 Sisteme software aplicate în contabilitatea financiară.........................31
3.3. Piaţa ERP............................................................................................40
3.4 Ce urmează după implementare...........................................................81
3.5 Caracteristici ale sistemelor software
utilizate în contabilitate...............................................................84
3.6 Necesitatea auditului sistemelor informatice.........................................86

1
CAPITOLUL I.
SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL

1.1. Dezvoltarea tehnicii de calcul si creşterea nevoii de informaţii

Noi toţi trăim în prezent sentimentul unei urgenţe, deoarece revoluţia tehnologică
care ne înconjoară şi tehnologia societăţii informaţionale ce a pătruns deja în multe
activităţi, fac parte din viaţa noastră cotidiană.
Însă, o dezvoltare autentică a unei societăţi nu este posibilă, decât dacă se
bazează pe un ansamblu de tehnologii evoluate, după cum progresul acestor tehnologii nu
ar putea fi conceput în afara unui proces social, dinamic, evolutiv.
Din Evul Mediu şi până în prezent, istoria tehnicii de calcul este legată şi
condiţionată de câteva mari descoperiri ştiinţifice. Astfel, revoluţia cauzată de invenţia lui
Gutenberg, la începutul secolului al XVI-lea, a însemnat trecerea de la manuscris la tipar,
ceea ce a facilitat intensificarea circulării informaţiei scrise şi a stat câteva secole mai
târziu, la baza construirii perifericelor de ieşire ale calculatoarelor electronice. Însă,
primul calculator mecanic a fost construit de Blaise Pascal şi consta din roţi dinţate
conectate în serie ce efectuau operaţii de adunare şi scădere, afişând rezultatele în cele
şase ferestre ale sale. Un rol deosebit în dezvoltarea tehnicii de calcul îi revine şi lui
Leibnitz Gottfried, matematician şi fizician englez, care în 1671 a construit prima maşină
de calcul capabilă să realizeze cele 4 operaţii aritmetice.
Un moment important în dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea în
S.U.A. de către inginerul Herman Hollerith a maşinii de tabulat care funcţiona pe baza
introducerii datelor iniţiale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta şi-a înfiinţat şi propria
sa companie care să producă la scară industrială astfel de maşini, companie care mai
târziu, în 1924 avea să devină Internaţional Business Machines (I.B.M.) Corporation
Între 1930 şi 1946 un număr important de descoperiri ştiinţifice în domeniul
matematicii, fizicii, ingineriei electrice şi statisticii, făcute de universitari, au contribuit la
apariţia primului calculator electronic ENIAC, în 1946, creat de către John Manéhly,
fizician de la Universitatea din Pensylvania şi J. Prosper Eckert, inginer la aceeaşi
universitate.
Din acest moment şi până în zilele noastre, toate invenţiile în domeniul tehnicii
electronice de calcul au fost organizate în cinci generaţii de calculatoare electronice în
funcţie de nivelul tehnologic, de modul de utilizare şi tratare, de limbajele folosite şi de
obiectele tratate.
Prima generaţie (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor
electronice. Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor ştiinţifice şi
comerciale, programarea realizându-se în limbaj maşină, având la dispoziţie aproximativ
100 instrucţiuni simple.
În generaţia a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor
logice, calculatoarele din această generaţie posedând aproximativ 100 instrucţiuni
complexe, memorie magnetică şi dispozitive periferice.
Generaţia a treia (1964-1973) este definită prin utilizarea circuitelor integrate,
calculatoarele caracterizându-se prin posibilităţi sporite de adresare a memoriei principale
şi secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe,
disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel înalt şi foarte înalt.
Calculatoarele generaţiei a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza
circuitelor integrate pe scară largă şi foarte largă (LSI şi VLSI), iar prin folosirea

2
microprocesorului şi a microprogramării se conferă maşinilor un set complex de
instrucţiuni şi un grad sporit de flexibilitate.
Prezentul şi viitorul apropiat aparţin generaţiei a cincea şi se caracterizează prin
circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele şi prelucrarea cunoştinţelor.
Într-un asemenea context, al unui real progres tehnic şi tehnologic, deşi costurile
echipamentelor de calcul şi comunicaţie scad semnificativ, echipamentele fiind
miniaturizate, performanţele (viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt
majorate la maxim. Odată cu creşterea complexităţii şi a performanţelor produselor şi
serviciilor cerute de societatea modernă nu mai este suficientă numai "aplicarea
sistematică a cunoştinţelor", ci se impune tot mai mult necesitatea folosirii inovative a
acestora.
În această societate informaţională, postindustrială, în condiţiile în care numărul
"gulerelor albe" a depăşit numărul "gulerelor albastre", adică cea mai mare parte a forţei
de muncă nu mai produce bunuri, ci munceşte cu informaţia, nici una din activităţile
omului lucrător sau gânditor nu se poate realiza fără informaţie. Pentru eficientizare,
această informaţie trebuie percepută de fiecare în mod critic, într-o continuă evoluţie.
Informaţia curăţită, adaptată, interpretată, selectată şi transformată devine cunoştinţă, iar
cunoştinţele reprezintă unul dintre cele mai importante produse ale muncii omeneşti.
Informaţia pe care omul o poate gândi ca operând în afara lui şi în numele lui devine unul
dintre "ingredienţii" fundamentali ai evoluţiei tehnologiei şi societăţii şi de aici nevoia tot
mai crescândă de informaţii care sa fie prelucrate şi interpretate.
Prin realizările sale tehnologice omul a urmărit tocmai acest lucru: să creeze
instrumente care să înregistreze, stocheze si prelucreze informaţii, el urmând a-si
concentra atenţia asupra luării deciziilor. Ba chiar, şi pentru luarea anumitor decizii s-au
creat astfel de instrumente.
Definită ca un element de noutate în raport cu cunoştinţele prealabile, informaţia
reprezintă aspectul cel mai comunicativ al realităţii, ea putând fi transferată cu uşurinţă de
pe un suport pe altul, ceea ce face posibilă nu numai transmiterea ei printr-un sistem de
comunicaţii, ci şi codificarea şi decodificarea ei.În felul acesta, în cadrul sistemelor de
comunicaţie apare o legătură de tip informaţional în care, după ce trece de pe un suport
pe altul, informaţia ajunge la un destinatar capabil să recunoască şi să acţioneze în cadrul
programului de funcţionare a sistemului căruia îi aparţine.
Informaţia este absolut necesară atât pentru organizarea substanţei şi energiei în
sisteme complexe şi ordonate în spaţiu şi timp, cât şi pentru funcţionarea adecvată a
acestor sisteme în medii extrem de variate.
În concluzie, noţiunea de informaţie are astăzi două înţelesuri : primul este că
informaţia este privită ca idee, concept, relaţie, lucru, ca o comunicare care poartă în sine
urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este că informaţia este
privită ca un şir de caractere ale unui alfabet dat şi care se poate prelucra prin procedee
formale automatizate.

1.2. Sistemul informaţional şi întreprinderea

Orice societate, fie că este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic,
fie că este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fără informaţii şi fără comunicarea lor.
Obţinerea şi transmiterea informaţiei presupun existenţa unui sistem care să asigure atât
culegerea şi prelucrarea datelor, cât şi diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie)
grefat pe structura organizaţională a societăţii în care funcţionează, presupunând un
ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

3
În ultimul timp, a devenit o realitate dependenţa dintre nevoia de informaţii,
existenţa unui sistem care să asigure furnizarea acestora şi dezvoltarea societăţii, în
general.Sistemul care poate oferii informaţiile cerute este sistemul informaţional, un
adevărat producător şi distribuitor de informaţii. El este cel care preia datele din mediul
intern şi extern al organizaţiei în care funcţionează, le prelucrează şi le distribuie celor
care au nevoie de informaţiile obţinute, sub diferite forme.
Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marfă
- Bani " , in care elementele componente sunt :
INFORMAŢIE (DATĂ) - DECIZIE - INFORMAŢIE .
Aşa cum se observă, “materia primă “ vehiculată în cadrul
sistemului informaţional o reprezintă informaţia, indiferent de numele sub
care apare: "informaţie", "dată", "decizie". Dar informaţia este mai mult decât
atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul informaţional şi
celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăţi.
Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană şi fluxul de informaţii ce
se desfăşoară în interiorul ei, am oberva că acesta se realizează pe 2 nivele:
• Un prim nivel e reprezentat de informaţiile care circulă între subsistemele ce compun
societatea (printre care se află şi subsistemul economic);
• Un alt nivel îl constituie fluxul de informaţii ce circulă în cadrul aceluiaşi subsistem,
între diferitele nivele de organizare ce îl compun.
În ceea ce priveşte subsistemul economic, celula elementară de
organizare o constituie unitatea economică, adică întreprinderea, la nivelul
căreia au loc formarea şi vehicularea informaţiilor primare din economia unei
ţări.
Întreprinderea este principalul furnizor de informaţii al domeniului economic.
Schematic fluxul de informaţii din cadrul unei intreprinderi se prezintă astfel :

Sistem de conducere
(decizional)
decizii informa ţii

Sistem informa ţional


decizii date

Sistem opera ţional

Fig.1.1 Fluxul informaţional în cadrul întreprinderii

Schema ne arată importanţa informaţiei şi a sistemului informatic, legatura ce


există între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informaţional este cel care
prelucrează datele oferite de sistemul operaţional pentru a le trimite sub formă de
informaţii sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise

4
tot prin intermediul sistemului informaţional, sistemului operaţional pentru a le pune în
practică, rezultând astfel alte date, şi ciclul se repetă.
Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care
corespunde subsistemului decizional) are la bază informaţiile provenite de la nivelul
sistemului informaţional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea
unităţii economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporţie covârşitoare de
rapiditatea cu care se iau decizii şi de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai
informaţiile furnizate de către sistemul informaţional.

1.3. Contabilitatea şi sistemul informaţional al întreprinderii

După unele aprecieri, întreprinderea apare în viitor, "ca o instituţie centrală a


societăţii". Şi pentru că de deciziile şi evoluţia activităţilor întreprinderii se interesează un
public din ce în ce mai larg, responsabilii politici ai colectivităţilor locale sunt preocupaţi
de contribuţia întreprinderilor la economia locală.
Iar fiindcă în această economie informaţională resursa cea mai importantă este
informaţia şi pentru că procesul de producţie s-a deplasat din întreprinderi prelucrătoare
în "întreprinderi gânditoare", care produc "informaţie de masă" la fel cum obişnuiau să
producă automobile pe bandă, se impune un nou domeniu al cunoaştetii şi anume acela al
ştiinţelor gestiunii, iar în cadrul acestuia al contabilităţii.
Dar, contabilitatea, produs al unei activităţi practice şi teoretice
îndelungate, este legată de devenirea omului ca fiinţă economică (homo
sapiens devenit homo economicus). Originile sale ne întorc cu mii de ani în
urmă, când oamenii participau la formarea primelor relaţii
ceconomice,dobândind noţiuni noi ca unitate de măsură, de număr şi când a
apărut şi nevoia omului de a cunoaşte şi de a ţine o "evidenţă" a acestor relaţii
economice, nevoie justificată mai ales de simţul proprietăţii. Este un moment
extrem de important , mulţi autori considerând-ul momentul naşterii
contabilităţii.
Însă, “naşterea” contabilităţii s-a produs de fapt cu mult mai târziu,
odată cu creşterea nivelului de complexitate al relaţiilor economice, în
special a celor monetare. Se poate spune că totul a inceput la Veneţia, în anul
1494, când a fost publicată lucrarea de literatură contabilă “Tratactus de
computis et scripturis”, a lui Luca Paciolo şi în care este redat pentru prima
dată principiul partidei duble, element de bază al contabilităţii. Acum se naşte
practic contabilitatea în partidă dublă.
Mergând înainte pe linia timpului, apariţia capitalismului, revoluţia
industrială cât şi dezvoltarea concurenţei au generat relaţii economice din ce
în ce mai complexe , relaţii ce au necesitat sisteme de evidenţă din ce în ce
mai bune. Acum se formează o literatură contabilă, iar contabilitatea , aşa cum
se prezintă la acest moment, devine o practică socială generalizată.
Evoluţia în timp, atît sub aspectul diversificării formelor de manifestare
ale vieţii economice, cât şi sub acela al tehnicilor folosite în practica
contabilă, au dus la sedimentarea şi consacrarea contabilităţii ca o disciplină
ştiinţifică, cu o bază practică şi teoretică solidă.
Definirea contabilităţii s-a lovit în timp în principal de categoria în care ar fi
trebuit încadrată, fiind considerată pe rând artă, tehnică sau disciplină ştiinţifică. Mai ales
datorită genezei sale din domeniul practic, cu toată baza ştiinţifică de care dispune, se

5
pune întrebarea : este contabilitatea, aşa cum se prezintă ea astăzi, o tehnică sau o
disciplină ştiinţifică? Unii autori, cum este şi Michel Capron, consideră contabilitatea ca
fiind “ o tehnică cantitativă de colectare, de prelucrare şi de analiză a informaţiei, aplicată
evenimentelor economice şi juridice ale întreprinderilor”. O dată însă cu dezvoltarea şi
construirea teoriei contabilităţii, bazată pe sistemul de principii contabile, se depăşeşte
stadiul de tehnică. În opinia altor autori, cum ar fi profesorii N.Feleagă şi I. Ionaşcu,
contabilitatea este considerată ca fiind “o disciplină ştiinţifică matură, cu o pluritate de
paradigme şi grupuri disciplinare (comunităţi ştiinţifice), deschisă cercetării
fundamentale şi aplicative.” 1
Ca disciplină ştiinţifică, contabilitatea poate fi definită ca un ansamblu coerent de
obiective, principii (concepte), norme sau standarde şi reguli prin care se informează şi
explică gestiunea resurselor economice separate ca entităţi patrimoniale.
În prezent contabilitatea se prezintă de o manieră duală, fiind “scindată” în două
componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, orientată atît către
consumatorii interni de informaţie, cât şi către cei externi şi contabilitatea de gestiune,
orientată exclusiv către consumatorii interni de informaţie.
Deşi în teoria contabilă există obiceiul de a aşeza la poli opusi contabilitatea
financiară şi cea de gestiune, aceasta ruptură este artificială, căci în realitate nu există un
sistem de informaţii pentru contabilitatea financiară şi altul pentru contabilitatea de
gestiune. Există însă procedee de tratare analitică a datelor contabile care permit
furnizarea de informaţii utile gestiunii, rezultatul contabilităţii analitice putând fi înţeles
în funcţie de finalităţi, în funcţie de rezultatele scontate.
Schematic, putem spune că spre deosebire de contabilitatea analitică, care apare
ca un instrument de analiză internă utilizată de gestionari, de unde şi denumirea de
contabilitate de gestiune,contabilitatea financiară este în mod esenţial un instrument de
informare externă.
Dincolo de diferenţele existente în cadrul celor două componente ale
sale, contabilitatea în prezent mai este scindată şi dintr-un alt punct de vedere.
La ora actuală în lume există mai multe moduri de a privi contabilitatea şi de
aici mai multe sisteme de contabilitate. Se diferenţiază astfel sistemele de
contabilitate anglo-saxon şi european. Având în vedere aria tot mai mare de
desfăşurare şi complexitatea crescândă a relaţiilor economice internaţionale,
şi necesitatea de a deţine informaţii capătă alte dimensiuni.
Problema care se ridică în acest caz este aceea de asigurare a
comparabilităţii informaţiilor desprinse din contabilitate. Însă din sisteme de
contabilitate diferite nu se pot obţine informaţii comparabile şi apare astfel
necesitatea unificării sau aducerii la un numitor comun a sistemelor de
contabilitate.
Normalizarea contabilităţii la nivel mondial a presupus adaptarea
regulilor internaţionale de organizare şi conducere a contabilităţii la specificul
fiecărei ţări, adaptare ce a avut în vedere atât nevoile de informaţii specifice
unităţilor economice din fiecare ţară, cât şi evoluţia în plan doctrinar a teoriei
contabilităţii.
În prezent, în contextul unificării europene şi introducerii monedei
unice, prin directivele emise de CEE se încearcă tocmai eliminarea
diferenţelor existente la nivel de ţară în ceea ce priveşte sistemul de
contabilitate adoptat de fiecare ţară. Directivele CEE au ca scop armonizarea

1
N.Feleagă şi I.Ionaşcu , “Tratat de contabilitate”, vol. I, p.22.

6
legislaţiilor din fiecare ţară europeană în vederea asigurării unui sistem
informaţional contabil unitar şi pentru eliminarea diferenţierilor ce ar apărea
în cadrul ţărilor membre CEE din cauza legislaţiilor diferite.
La nivel mondial, normalizarea şi armonizarea contabilităţii se
realizează prin intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaţionale
(IASC), fondat în 1973. Acesta elaborează şi difuzează norme contabile
internaţionale ţărilor membre. Fiecare ţară care face parte din IASC are
obligaţia să recomande aceste norme agenţilor economici din ţara respectivă.
Rolul contabilităţii în economie este la ora actuală unul foarte
important: informaţiile furnizate prin intermediul situaţiilor contabile
fundamentează deciziile economice, atât la nivel la nivel de agent economic,
cât şi la nivel de ţară şi chiar la nivelul relaţiilor economice internaţionale. În
prezent, societatea informaţională în care trăim necesită “hrană vie” sub forma
informaţiilor bine fundamentate, informaţii care în domeniul economic provin
într-o proporţie covârşitoare din sfera contabilului.
Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât că rolul contabilităţii de
furnizor de informaţii se va accentua şi va căpăta noi dimensiuni.

1.4. Sistemul informaţional contabil

Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaştere şi gestiune a


patrimoniului se procedează la organizarea datelor şi informaţiilor într-un sistem
informaţional. În acest scop, se identifică evenimentele şi faptele ce generează date, se
delimitează obiectivele cunoaşterii şi conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de
informaţii şi modul în care se culeg şi înregistreză datele, se aleg modelele şi
instrumentele de prelucrare a acestor date, se defineşte destinaţia informaţiilor şi se
organizează transmiterea lor la destinatari.
Discutată sub acest aspect, contabilitatea reprezintă un sistem informaţional
orientat spre cunoaşterea şi gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În
această calitate ea se delimitează ca un ansamblu de elemente interdependente orientat
spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza şi transmitarea informaţiilor privind starea şi
mişcarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informaţii,
suporturile materiale ale informaţiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele şi
procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele informaţionale.
Fondul sau sistemul de informaţii reprezintă de fapt componeneta de bază a
sistemului informaţional contabil.
Într-o accepţie generală, informaţia este o formă de cunoaştere a
realităţii prin care se aduc ştiri cu privire la felul, caracteristicile şi mărimea
obiectelor, evenimentelor, fenomenelor şi proceselor ce formează mediul
înconjurător, iar expresiile concrete ale informaţiilor poartă denumirea de
"date" şi constă din:cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte,
propoziţii etc.
În viaţa social-economică, una din formale de bază ale informaţiei este
informaţia economică, iar în cadrul acesteia informaţia contabilă, care
vehiculează cunoştinţe de reflectare şi control privitoare la situaţia
patrimoniului şi rezultatele obţinute.
Analizată prin prisma teoriei informaţiei, informaţia contabilă are o dublă
determinare: calitativă sau de determinare şi cantitativă sau de stare. Determinarea
calitativă indică felul şi natura elememtului patrimonial la care se referă informaţia

7
(mijloace fixe, materii prime, disponibilităţi băneşti), iar determinarea cantitativă se
referă fie la starea în care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin
raportare.
Multitudinea şi varietatea informaţiilor pe care le gestionează şi le oferă sistemul
informaţional contabil se pot delimita în primul rând în informaţii de natură juridică şi
financiară, care se referă la operaţiile generate de relaţiile cu terţii permiţând cunoaşterea
în orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaţilor, organismelor sociale,
creditorilor etc., cât şi sumele de primit de la clienţi, debitori şi alţi creanţieri, prezentarea
şi justificarea către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor şi cheltuielilor pe
baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, se grupează în
informaţii de natură economică, care se referă la cunoaşterea costurilor de fabricaţie a
bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate
realizat în urma vânzării lor pe piaţă, mărimii valorică a factorilor care au cauzat sau
determinat volumul rezultatelor obţinute în cursul şi la sfârşitul unui exerciţiu financiar şi
totodată pentru cunoaşterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare
situaţia datoriilor, creanţelor, costurilor de producţie, rezultatelor finale etc. Pe baza
acestor informaţii furnizate conducerii întreprinderii se poate gestiona şi dirija, în deplină
cunoştiinţă de cauză, întreaga activitate economico-financiară.
În mod concret, informaţiile contabile se identifică cu datele financiar-
contabile privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale şi cu indicatorii
economico-financiari privind resursele şi rezultatele obţinute.
Suporturile materiale ale informaţiilor au calitatea de a conserva, stoca şi restitui
datele. În contabilitate purtătorii de informaţii constă din: documente justificative,
registre de evidenţă contabilă, situaţii financiar-contabile de sinteză şi raportare, precum
şi din purtătorii tehnici de date, benzi şi discuri magnetice, microfilme etc.
Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea
şi transmiterea datelor şi constă din maşini de calcul, maşini de birou specializate,
echipamente electronice, calculatoare.
Metodele şi procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea
logică a prelucrării datelor în vederea obţinerii informaţiilor şi a indicatorilor
economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode şi
proceduri se întemeiază pe principiile şi regulile metodei contabilităţii, iar în
mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.
Circuitele informaţionale desemnează traiectul pe care-l parcurg
informaţiile contabile între emiţător şi prelucrător, între emiţător sau
prelucrător şi destinatar, implicit returul lor.

1.5. Necesitatea automatizării fluxurilor informaţionale


în cadrul unităţii economice

În cadrul unităţii economice, fluxurile de informaţii care apar şi se


desfăşoară antrenează, pe lângă resurse materiale şi umane, importante resurse
de timp. În condiţiile unei nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date
pertinente, apare necesitatea reducerii timpului în care informaţia ajunge de la
sistemul operaţional la cel de conducere şi a celui în care deciziile ajung la
sistemele destinatare.

8
Pentru o mai bună circulaţie a informaţiei în cadrul unităţii economice,
s-au găsit diverse soluţii:
• Optimizarea structurii organizaţionale a întreprinderii;
• Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente ale
întreprinderii
• Reducerea numărului de verigi intermediare dintre conducere şi unităţile
operative
• Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor
electronice de calcul.
Aceasta din urmă apare ca un proces de automatizare a fluxului
informaţional din cadrul întreprinderii, cu un accent deosebit în ceea ce
priveşte sistemul informaţional al întreprinderii.
Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului
informaţional are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor,
reducerea costurilor de prelucrare, etc.
Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaţionale le
implică, determină, mai ales la unităţile economice mari, cu un volum
considerabil de informaţii şi date, necesitatea folosirii sistemelor electronice
de calcul.

1.6. Reglementări legale privind utilizarea sistemelor informatice


în contabilitate

În ceea ce priveşte forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată


a datelor, legea reglementează folosirea ei, precum şi condiţiile pe care trebuie să le
îndeplinească un astfel de sistem.
Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilităţii, persoanele fizice şi
juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligaţia să
asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor
tehnici şi controlul datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de
prelucrare automată a datelor trebuie să asigure toate informaţiile necesare unui
eventual control.
Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de prelucrare
automată a datelor, potrivit legii, sunt:
• Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de
intrare, precum şi listele înregistrărilor efectuate în evidenţa contabilă pe
bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine
cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări
sau adăugiri ulterioare.
• Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conţinutul şi
apartenenţa fiecărei date; fiecare dată trebuind să aibă la bază conţinutul
unui document scris.
• Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor
şi conţinutului conturilor, a listei şi informaţiilor supuse verificării,
pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la conţinutul sintetic al
conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza cărora să se poată determina
datele de intrare.

9
• Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări,
şi după caz, a unui sold anterior acelui cont.
• Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a
datelor supuse prelucrării.
• Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel
încât să permită controlul respectării normelor în vigoare privind
securitatea datelor şi a fiabilităţii sistemului de prelucrare a datelor.

CAPITOLUL II.
PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIAR
CONTABILE

2.1 Structura şi particularităţile sistemelor informatice


Perfecţionarea continuă a activităţii economico-sociale impune folosirea pe scară tot
mai largă a celor mai noi realizări ale ştiinţei şi tehnicii moderne. În acest cadru
dezvoltarea şi diversificarea producţiei de tehnica de calcul şi a sistemelor de
operare duc la un proces continuu de perfecţionare şi extindere a sistemelor
informatice la toate nivelurile economiei naţionale.
Dezvoltarea echipamentelor de calcul a contribuit la perfecţionarea modelelor
economice ceea ce a făcut posibile apariţia sistemelor informatice şi de
conducere. În aceste condiţii, informatica a devenit un instrument important de
investigare şi cunoaştere ştiinţifica a fenomenelor şi proceselor desfăşurate în
toate domeniile de activitate socială cu implicaţii în domeniul economic.
Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente
electronice de calcul şi comunicaţie, procese, proceduri automate şi manuale, inclusiv
structurile organizatorice şi salariaţii care folosesc calculatorul ca instrument de
prelucrare automată a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului
economic în scopul maximizării profitului realizat din acţiunea economica. Sistemul
informatic preia o parte din operaţiile de prelucrare a întregului sistem informaţional
al unităţii economice pe care le automatizează devenind în aceste condiţii un subsistem
informaţional automatizat.
Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de
activităţi sau subactivităţi prin intermediul unor subsisteme şi aplicaţii informatice a
căror arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrărilor realizate şi
de specificul proceselor formalizabile.
Sistemele informatice financiar contabile au la baza principiul introducerii unice a
datelor şi a prelucrărilor multiple ale acestora, în concordanta cu specificul
subsistemelor şi aplicaţiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem
informatic integrat local.
În funcţie de cerinţele conducerii unităţilor economice, de specificul activităţii de baza
şi al cadrului legal se va proiecta un model de sistem informatic care să asigure
utilizarea optimă a posibilităţilor oferite de calculatoarele şi procedurile folosite.
Definirea cadrului metodologic de proiectare şi realizare a unei anumite clase de
sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme
omogene cu caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare şi
selectare a metodelor şi tehnicilor celor mai adecvate, astfel încât să asigure obţinerea
într-un termen cat mai scurt şi cu cheltuieli cat mai reduse, a unor sisteme informatice
cu performante superioare.

10
2.2. Metode de proiectare şi realizare a sistemelor
informatice

Evoluţia metodelor de proiectare este structurata pe trei metode, determinata de creşterea


ariei de utilizare a instrumentelor informatice, creşterea gradului de complexitate a
aplicaţiilor şi a cerinţelor de integrare, evoluţia limbajelor de programare, a SGBD, a
reţelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real.1

Metodele ierarhice fac parte din prima generaţie a anilor ’70, sistemul informaţional
fiind structurat pe baza funcţiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza
funcţională: fiecare funcţie identificata se subdivide ierarhic în functii,
continuând în aceasta maniera până se ajunge la componente suficient de mici
astfel încât să poată fi programate cu uşurinţă.
F1

F11 F12

F111 F112 F121 F122 F123

Sisteme software aparţinând acestei generaţii sunt: SADT(Structured Analaysis and


Design Tehnique), JSD (Jackson Sistem Development), Youdon.
Metolele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectarii şi o buna
adaptatre la cerintele utilizatorului. Dezavantajele utilizarii acestor metode sunt faptul ca
efortul de analiza asupra functiilor (de prelucrare) neglijand coerenta datelor (a caror
structura este totusi mai stabila decat a prelucrarilor), volatilitatea cerintelor utilizatorilor
(functiilor) face ca aplicatiile să fie aproape într-o continua reconsiderare.
Metode sistemice2 se bazeaza pe alicarea teoriei sistemelor în analiza intreprinderii,
sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele şi prelucrarile,
specte studiate şi modelate independent şi şi reunite cat ai tarziu posibil. Metidele
sistemice urmaresc cele trei nivele de conceptie introduse prin raportul
ANSI/SPARC/X31 : extern, conceptual şi logic, din aceasta generatie facnd parte
MERISE, AXIAL, Information Ingineering.

1
Roşca Ioan - Proiectarea sistemelor informatice de gestiune Note de curs. An universitar
1998/99
2

11
MODELE
NIVELE DATE PRELUCRARI
Modelul conceptual
Conceptual Modelul conceptual MCP
MCD
Modelul organizational
Organizational Model logic MLD
MOP
Fizic Model fizic MFD Modelul operational MOpP

Metodele sistemice prezinta avantajul ca se axeaza pe conceptul de baza de date, care


ofera mai multa coerenta, stabilitate şi elimina redondantele. Dezavantajele acestor
metode sunt legate de deficiente în modelarea prelucrarilor, posibilitatea aparitiei de
discordante intre modelele datelor şi ale prelucrarilor.
Metode orientate obiect costituie a treie generatie de metode de proiectare şi realzare a
sistemelor informatice, caracteristica anilor ’90. sistemul informatic este conceput ca o
structura de obiecte autonome, ce se organizeaza şi coopereaza intre ele, un obiect are un
anumit comportament, definit prin ansamblul operartiilor (serviciilor) pe care le poate
efectua, datele şi prelucrarile prin care este implementat acest comportament sunt
incapsulate şi sunt inaccesinile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la
compunerea altor obiecte mai complexe, putand interveni în mai multe functii sau
scenarii functionale diferite.
Analiza şi proiectarea orientata obiect utilizeaza limbaje de programare orientate obiect
care au trei elemente comune: obiecte şi clase de obiecte, polimorfism, mostenire. Toate
sistemele care asigura orentarea obiect contin aceste mecanisme esentiale chiar daca ele
nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeasi maniera.
MOO foloseste trei metode diferite pentru descrierea unui sietem informatic:

Modelul obiect- descrie obiectele şi relatiile lor în sistem

Orice lucru din lumea inconjuratoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie în
analiza şi proiectrarea orientata obiect, un camp dîntr-o baza de date, un formular de
bitant, etc sunt considerate obiecte.
Un obiect e carcaterizat prin
a. Proprietati- care redau atributele fizice ale unui obiect
b. Metode- reprezinta actiunile care pot fi efectuate de un obiect.
În varianta proiectării orientate obiect obiectele sunt grupate în clase şi subclase de
obiecte. Clasa de obiecte este formată din totalitatea proprietăţilor şi metodelor care
caracterizează o anumita categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o
constituie conceptul de moştenire. În momentul creării unui obiect este necesar să se
precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea moşteni proprietăţile
, metodele şi valorile prestabilite ale clasei părinte. Subclasele de obiecte sunt definite
drept clase derivate dîntr-o clasa părinte, care iau naştere dîntr-un grup de clase.
Modelul dinamic- descrie interactiuni intre obiecte în cadrul sistemul sistemului. Modelul
dinamic prezinta modificarile suportate de obiecte şi corelatiile temporare dintre acestea.

12
Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele3 şi starile4. Raspunsul la un eveniment
aparut poate varia cantitativ în functie de valoarea exacta a atributelor sale dar sub aspect
calitativ este identic pentru toate valorile aceluiasi eveniment şi poate varia pentru valori
de stare diferite.
Lagaturile dintre stari şi evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La aparitia
unui eveniment starea urmatoare depinde starea curenta a obiectului şi de evenimentul
survenit. O diagrama de stare indica comportamnetul unie clase de obiecte.
Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare şi descrie structura de
control a sistemului. În cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase
de obiecte interactioneaza prin intermediul evenimentelor partajate.
Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor în sistem.

2.3 Modelarea activităţii financiar - contabile

Modelarea este acţiunea de elaborare şi construcţie intenţionată, prin compunere de


simboluri a unui model susceptibil de a face inteligibil un fenomen aflat sub observaţie şi
pe care intenţionăm să-l controlăm.
Metodologia propusă pentru obţinerea unei reprezentări artificiale, simbolice dar în
acelaşi timp inteligibile a realităţii oferă mai multe moduri de abordare - în funcţie de
complexitatea fenomenului studiat şi de scopul urmărit.
• O abordare analitică (descompunerea unui sistem complicat în module mai simple)
conduce la o explicaţie a modului de funcţionare a sistemului, sistem de altfel complet
observabil şi măsurabil. Modelul obţinut este o "machetă" a realităţii, o reproducere la
scară mică necesară proceselor de simulare care prezintă efectul sigur al unor eventuale
acţiuni asupra sistemului real.
• O abordare sintetică - porneşte de la o ipoteză, de la un sistem imaginat care asamblează
module elementare al căror comportament este bine cunoscut. În măsura în care acest
sistem simulează modul de funcţionare a sistemului real (incomplet observabil şi
măsurabil), el poate fi folosit ca model al acestuia din urmă, scopul fiind acela de a
înţelege comportamentul sistemului real, de a interpreta rezultatele experienţelor făcute
asupra acestuia. Modelele sintetice se pot transforma cu timpul în modele analitice, pe
măsură ce fenomenul modelat devine complet observabil şi măsurabil. Ca o
exemplificare : modelul sistemului solar care a trecut prin diverse faze sintetice (modelul
geocentric, heliocentric) până ce sistemul solar a devenit complet observabil şi măsurabil
şi modelul atomului care rămâne încă în stadiul de model sintetic, atomul fiind incomplet
observabil cu mijloacele ştiinţei moderne.
Înţelegerea umană fiind bazată pe raţionament, se consideră că raţionamentul uman este
efectuat în exclusivitate pe modele. Modelele sunt construite din simboluri, semne
purtătoare de sens atât pentru emiţător cât şi pentru receptor, semne cu însemnătate şi
semnificaţie. Simbolurile utilizate în model sunt folosite în procesul de raţionament atât
în identificarea şi formularea problemei cât şi în căutarea soluţiei prin simularea
funcţionării sistemului real.
Tipuri de modele
În tipologia clasică a modelelor se disting trei categorii de modele:

3
Un eveniment reprezintă un fapt intervenit într-un anumit moment.
4
O stare e definita ca abstractizarea valorii atributelor şi a legaturilor unui obiect,
reprezentând răspunsul obiectelor la evenimentele intrare.

13
- modele fizice (machete) - imitaţii ale realităţii cu slab conţinut
informaţional (structură) şi fără conţinut previzional;
- modele verbale (text) - descrieri ale realităţii cu puternic conţinut
informaţional (structură şi comportament) şi slab conţinut previzional
- modele conceptuale (simbolice) - bogat conţinut informaţional şi
previzional.
Putem conta pe următoarele arhetipuri de modele conceptuale degajate din experienţa de
modelare a omenirii:
- sisteme de ecuaţii algebrice;
- matrici;
- diagrame;
- grafuri;
- scheme funcţionale.
Modelul conceptual oferă o descriere a structurii care contribuie la înţelegerea modului
de organizare şi o descriere a modului de funcţionare care conduce la înţelegerea
comportamentului unui sistem.
Activitatea economică a constituit dintotdeauna un fenomen deosebit de important.
Pentru a putea controla acest fenomen (prin raţionament) s-au inventat modele din
perioada Renaşterii.
Modelul financiar-contabil al activităţii întreprinderii este în esenţă textual, descriptiv,
simbolurile utilizate (terminologia specifică) servind la clasificarea obiectelor ce intervin
în procesul economic conform unei metodologii arhetipale de structurare a realităţii:
taxonomia. Arborele taxonomic al modelului financiar-contabil este Planul de Conturi
General. Regulile de încadrare a obiectelor într-o anume categorie contabilă sunt descrise
verbal în cadrul modelului.
Dinamica activităţii economice este modelată prin documentele justificative care însoţesc
operaţiile şi intră în componenţa sistemului informaţional
• modelul fizic (macheta) activităţii economice. De exemplu documentele
contabile de sinteză care completează acest model informaţional cu
puternic conţinut descriptiv şi comportamental.
• modelul conceptual Entitate – Asociaţie. Un model conceptual care
surprinde atât structura cât şi comportamentul fenomenului modelat este
modelul Entitate - Asociaţie, model propus de Peter Chen, în 1976 -
model semantic prin excelenţă.
Simbolurile utilizate sunt puţine la număr:
• entitate - element de sine stătător al realităţii
• clasa de entităţi - un grup de entităţi de acelaşi fel
• atribut - proprietate a unei entităţi
• asociaţie - relaţie (legătură) între două entităţi
• identificator - atribut care determină în mod unic o entitate
• cardinalitate - număr de entităţi din fiecare clasă ce pot fi asociate
Acest model poate fi folosit pentru a descrie activitatea economică a unei întreprinderi
sub diverse aspecte (tehnic, comercial, financiar-contabil etc.). Entităţile sunt elementele
structurale iar relaţiile sunt elementele operaţio-nale ale activităţii. în cazul activităţii
financiar-contabile putem face următoarea corespondenţă între conceptele contabile şi
simbolurile modelului conceptual E-A:
ENTITATE - CONT
ATRIBUT - INFORMATII ASOCIATE CONTULUI
ASOCIATIE - OPERATIE
IDENTIFICATOR - SIMBOL CONT

14
Se observă o mare suprapunere a celor două modele, în consecinţă analiza fenomenului
economic este deja realizată, modelul analitic financiar-contabil compus din Planul de
Conturi şi sistemul documentelor justificative oferind suficientă informaţie pentru
construirea modelului conceptual al activităţii întreprinderii văzută din perspectiva
financiar – contabilă. Un alt concept (din domeniul informaticii de această dată) este
conceptul de bază de date care, cronologic vorbind, precede modelul conceptual E-A.
Baza de date este, din punct de vedere fizic, o colecţie de date referitoare la obiectele din
domeniul luat în considerare, relaţiile dintre obiectele lumii reale fiind încorporate în
colecţia de date sub forma unor legături între datele ce descriu obiectele respective.
Relaţiile între obiecte sunt de tip binar (obiectele interacţionează două câte două).
Din punct de vedere logic, baza de date este un model care prezintă structura realităţii şi
modul de interacţionare a elementelor sale. Utilizând terminologia informatică, baza de
date este o colecţie de fişiere legate între ele. Fiecare înregistrare stochează date ce
descriu un obiect dîntr-o clasă, legăturile dintre fişiere sunt de fapt legături între
înregistrări realizate fizic (în momentul înregistrării pe suport) sau logic (în momentul
prelucrării).
Există mai multe modele logice de baze de date, diferenţa dintre ele fiind modalitatea de
realizare a legăturilor. Dintre acestea reţinem modelul relaţional propus de E. F. Codd
care elemente prin utilizarea de nume realizează legături logice între comune de atribute
în entităţile asociate. între conceptele modelului relaţional şi conceptele modelului E-A se
stabilesc corespondenţele de mai jos:
 clasă de entităţi - relaţie
 entitate - tuplu
 atribut - atribut
 identificator - cheie primară
 asociaţie 1-N - repetarea cheii primare a relaţiei 1 ca atribut al
relaţiei n
 asociaţie M-N - o nouă relaţie cu cheia primară formată din cheile
relaţiilor asociate şi două asociaţii 1-n şi m-1 între noua relaţie şi cele două
relaţii asociate anterior.
În-consecinţă, modelul conceptual E-A se poate implementa într-un sistem informatic
care să descrie şi să ofere posibilităţi de control asupra activităţii financiar-contabile.

TRANZACŢII FIŞE CONTURI

Tip document debitar Simbol cont


Nr. document e Denumire
Dată document Modele conceptuale Sold iniţial debitor
Explicaţie Entităţi-Asociaţii ale Sold iniţial creditor
Cont-debitor activităţii financiar- Total sume prec. debit
Cont-creditor contabilecreditare Total sume prec. credit
Suma Rulaj debitor
Cel mai simplu model este cel Rulaj creditor
implementat de altfel în Sold final debitor
majoritatea sistemelor Sold final creditor
informatice clasice: modelul
care foloseşte următoarele elemente:

15
ENTITĂŢI ASOCIAŢII
FIŞE CONTURI DEBITARE
TRANZACŢII CREDITARE

Conturile sunt identiflcate prin simbolul contului iar relaţiile sunt realizate prin
specificarea contului debitor şi contului creditor în fiecare tranzacţie.
Modelul reproduce de fapt înregistrarea în fişele conturilor a operaţiilor preluate de pe
documentele justificative, nu activitatea economică propriu-zisă al cărei model verbal
utilizează mult mai mulţi termeni: mijloace materiale, mijloace financiare, terţi, încasări,
plăţi, achiziţionare, vânzare etc.
• Un alt model conceptual, care să înglobeze termenii de mai sus este următorul:

MIJLOACE FINANCIARE
încas
plată
are

TERŢI

achiziţionar vânzar
e e

MIJLOACE MATERIALE

Pentru a evidenţia aspectul productiv al actividţii economice, vom descompune


mijloacele materiale în mijloace de producţie şi produse între care se stabileşte relaţia de
producţie. Schema devine:

MIJLOACE FINANCIARE

încas
plată
are

TERŢI

achiziţionar vânzar
e e

MIJLOACE
DE producţi
e PRODUSE
PRODUCŢI
E

16
Luând în considerare şi categorii contabile abstracte cum ar fi cheltuielile şi veniturile,
relaţia de producţie din schema precedentă se transformă în consum de mijloace de
producţie înregistrate la cheltuieli şi realizarea de produse înregistrate la venituri. Între
cheltuieli şi venituri, din punct de vedere contabil, nu eristă o legătură funcţională, dar
ambele determină rezultatul exerciţiului financiar, operaţiile contabile specifice sunt
imputarea cheltuielilor asupra rezultatului (colectarea cheltuielilor) şi încorporarea
veniturilor în rezultat. Schema devine:

C MIJLOACE FINANCIARE D

încas
plată
are

D DATORII C D CREANŢE C

achiziţionar vânzar
e e

D MIJL. PRODUCŢIE C D PRODUSE C

consu producţi
m e

D CHELTUIELI C D VENITURI C

colectar D REZULTAT C încorporare


e

Sensul săgeţilor reflectă sensul formulei contabile: de la credit (sursa, provenienţa) spre
debit (destinaţie, beneficiar). În modelele precedente sensul era intuitiv. Am figurat în
ultimul model şi Debitul - Creditul fiecărei categorii pentru a explica anomalia aparentă a
sensului săgeţii de la rezultat spre venituri. Intuitiv, acest sens reflectă încorporarea în
venituri a valorii adăugate în procesul de producţie,singura generatoare de profit.
În model se observă conservarea valorii de intrare a oricărui mijloc de producţie,
transmisă integral în preţul de cost. Plusvaloarea se evaluează doar în momentul vânzării
produsului pe piaţă la un preţ de vânzare mai mare dedt cel de cost.
Un model asemănător dar cu Trezoreria secţionată funcţional (înca-sâri şi plăţi) se găseşte
în .Ristea M. -"Noul sistem contabil al agenţilor din România". Descompunerea
trezoreriei în Încasări şi Plăţi a fost şi soluţia lui J. Mc Carthy pentru crearea modelului
relaţional al bazei de date referitoare la activitatea economică a unei întreprinderi. În
absenţa acestei descompuneri, modelul prezintă o relaţie circulară, interzisâă de modelul
relaţional.

17
În continuare, prin descompuneri succesive ale entităţilor şi relaţiilor din modelul
conceptual anterior se obţine modelul următor. Modelul încorporează majoritatea
categoriilor contabile din Planul de Conturi şi toate operaţiile economice care pot pune în
legătură două asemenea categorii:
CREDIT TREZO- IMOB. STOC CHEL- REZUL- VENI- PRODUSE
DATORII PROVIZ. CLIENTI
DEBIT RERIE VAL. MOB. TUIELI TAT TURI MARFURI
încasare
TREZORERIE virament împrumut
avans
plata amânare compen-
DATORII
avans reţinere sare
IMOBIL.
aproviz. reevaluare
STOCURI
prestări custodie
VAL. MOB.
consum
CHELT. amortizare constituire
uzură
PROVIZ. reluare
REZULTAT colectare
încorpo-
VENITURI producţie vânzare
rare
PRODUSE
livrare
MĂRFURI
transfer amânare
CREANŢE creditare
subscriere reţinere

Modelul conceptual al activităţii financiar – contabile

În modelul conceptual prezentat în pagina următoare se poate distinge structura circulară


în care se încadrează toate entităţile (categoriile contabile reprezentabile prin conturi)
asociate natural prin operaţiile economice ce le pun în corespondenţă. Modelul
conceptual este simplificat la maximum, fiind mai apropiat de o reţea semantică care
reproduce grafic descrierea activităţii financiar-contabile în propoziţii simple (subiect,
predicat, obiect).
Modelul conceptual ENTITATE-ASOCIAŢIE construit pe baza categoriilor contabile şi
a corespondenţelor lor pune în evidenţă schimburile economice efectuate în interiorul
întreprinderii, schimburi guvernate de aceeaşi lege a cererii şi ofertei ca şi schimburile
economice efectuate între diverşi agenţi economici pe piaţă. Modelul reproduce ciclul
transformarilor mijloacelor materiale în mijloace financiare şi a acestora în alte mijloace
materiale ş.a.m.d. Ciclul este de fapt o spirală, sensul de parcurgere nu se poate inversa,
el reflectând în esenţă procesul economic de satisfacere a cererii cu oferta

18
Virament
intern

TREZORERIE
avan
s avan
s
plată compensar
e încasar
amânare
e amânare

DATORII CREANŢE
împrumutare reţiner
reţiner e
creditare
e
transfe vânzar
aproviz prestări r e
servicii livrar
subscriere
e
IMOBILIZĂRI
STOCURI STOCURI
INIŢIALE
FINALE
VALORI MOB.

custodi PROVIZIOANE
e
producţi
uzură
amortizar e
e consu
m

constituir reluar
e e

CHELTUIELI VENITURI

colectar
încorporare
e
REZULTAT

19
Modelul conceptual al activităţii financiar-contabile
(Sensul săgeţilor reflectă sensul fomulelor contabile — de la credit spre debit)

Un studiu atent făcut asupra modelului conceptual prezentat mai înainte permite
catalogarea entităţilor ca fiind entităţi cu caracter permanent, asimilabile cu
nomenclatoarele din sistemele clasice, iar asociaţiile dintre ele ca fiind de tip M:N, cu
caracter variabil în timp (reprezintă de altfel operaţiile economice). În procesul de
transcriere a modelului conceptual în modelul relaţional, aceste relaţii M:N se vor
transforma oricum în două relaţii 1:N şi se vor suprapune perfect peste fişierele de
documente primare ce descriu operaţiile sugerate de numele asociaţiior din modelul
conceptual. Prezentăm mai jos o schiţă a modelului astfel transformat:

TREZORERIE

documen documen
te de te de

DATORII CREANŢE

documente de documente de
angajare a angajare a

MIJLOACE DE PRODUSE
PRODUCŢIE

documente documente
de consum
de realizare

CHELTUIELI VENITURI

doc. de colectare REZULTAT doc. de încorporare

Modelul relaţional al activităţii financiar-contabile

Transformarea asociaţiilor în entităţi se poate face încă din faza de model conceptual,
noile asociaţii au semnifîcaţia "menţioneaza" şi nu mai sunt reprezentate în model.
Modelul păstrează aparenţa circulară dar asociaţiile sunt divergente, astfel încât nu se
încalcă principiul noncircularităţii acestora. Atributele care descriu entităţile de tip
nomenclator (cele încadrate cu linie mai groasă) sunt preluate din Planul de Conturi,
identificatorul entităţii fiind simbolul contului (sintetic sau extins cu mai multe trepte de

20
analitic) şi completate cu solduri iniţiale, rulaje şi solduri finale, eventual şi cu elemente
referitoare la stocuri pentru conturile cantitativ-valorice. Aceste entităţi permanente pot fi
asimilate cu fişele conturilor al căror nume îl poartă (conturi de trezorerie, conturi de
datorii, conturi de creanţe, conturi de mijloace de producţie, conturi de produse, conturi
de cheltuieli, conturi de venituri, contul rezultat).
Atributele care descriu entităţile de tip document sunt preluate din documente
justificative: tip document, număr, dată, explicaţie, contul debitor şi contul creditor care
înlocuiesc o parte din informaţiile înscrise în document (obiectul operaţiei şi agentul care
o execută), cantitatea şi suma implicată sau contravaloarea obiectului. Contul debitor şi
contul creditor servesc la realizarea legăturilor spre categoriile contabile "învecinate" în
model, legături prin care suma implicată în tranzacţie se poate "vedea" ca fiind înscrisă în
fişele conturilor respective - în debitul contului debitor şi în creditul contului creditor - ea
rămânând înscrisă de fapt o singură dată, în documentul justificativ. Prin acest mecanism
al legăturilor, bazele de date micşorează redondanţa în stocarea datelor şi reduc mult
necesarul de prelucrare a acestora în vederea obţinerii situaţiilor fînale (Jurnal, Fişe
conturi, Balanţă etc.).

tip document formulă generică


documente de plată datorii = trezorerie
documente de angajare de datorii mijl. de prod. = datorii
documente de consum cheltuieli = mijl. de prod.
documente de imputare rezultat = cheltuieli
documente de încorporare venituri = rezultat
documente de realizare a producţiei produse = venituri
documente de angajare de creanţe creanţe = venituri
documente de încasare trezorerie = creanţe

În plus, modelul conceptual prezentat oferă informaţii pentru conta-rea corectă a


documentelor, pentru fiecare tip de document existând o formulă contabilă generică.
Aceste formule generice pot fi incluse în restricţiile care se cer a fi respectate de către
datele introduse în baza de date. Se obţine astfel şi o posibilitate de control semantic
asupra formulelor contabile introduse.

2.4 Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil

Utilizarea în practica economica a sistemelor informatice financiar contabile complexe


conduce la perfecţionarea proceselor informaţionale şi de fundamentare a deciziilor în
concordanta cu cerinţele implementării mecanismului de piaţă.
Sistemele informatice financiar contabile proiectate şi realizate în unităţile economice
(regii autonome şi societăţi comerciale) au la baza conceptul organizării contabilităţii
într-un circuit sau în doua circuite, ţinând cont de cerinţele informaţionale şi de
particularităţile organizatorice şi funcţionale.
Organizarea într-un singur circuit este orientata pentru a reflecta mişcările patrimoniale în
planul intern şi extern al unităţii economice. Acest concept de organizare impune
sistemului informatic, proiectat şi realizat, asigurarea conţinutului informaţional care să
permită cunoaşterea modificărilor interne şi externe ale patrimoniului în concordanta cu
operaţiunile economice desfăşurate în cadrul unei perioade de gestiune.

21
Conceptul de organizare a contabilităţii financiare reflecta starea patrimoniala a unităţii
economice prin intermediul activului, datoriile, capitalul propriu şi rezultatele nete
obţinute pe parcursul unei perioade de gestiune. Acest concept cuantifica circuitul
patrimonial al unităţii economice în concordanta cu mediul economic extern la care
aceasta participa din punct de vedere informaţional. Rezulta ca acest concept de
organizare a contabilităţii financiare, reflecta operaţiile economice desfăşurate prin
circuite patrimoniale externe numai la nivelul conturilor financiare.
Conceptul de organizare a contabilităţii de gestiune interna (manageriala) reflecta
procesele economice proprii activităţii interne a unităţii economice prin care se
evidenţiază mişcările transformatoare ale patrimoniului economic într-un interval de
gestiune economica. Sistemul informatic realizat pe baza conceptului de organizare a
contabilităţii de gestiune interna oferă informaţii care reflecta cheltuielile şi veniturile pe
purtători de valoare şi resurse repartizate spre gestionare la nivelul fiecărei structuri
organizatorice interne.
Corespunzător conceptului de organizare a contabilităţii de gestiune interna, sistemul
informatic asociat acesteia se poate realiza în doua variante:
• varianta integrata asigura realizarea contabilităţii la nivelul analitic prin detalierea
conturilor financiare (sintetice) pe nivele de detaliere potrivit opţiunilor de organizare
concreta a contabilităţii ca urmare a faptului ca unitatea economica este titulara
patrimoniului. Aceasta îi conferă posibilitatea organizării pe anumite nivele de detaliere
considerate necesare ca urmare a specificului activităţii desfăşurate.
• varianta paralela presupune organizarea contabilităţii analitice prin intermediul unor
conturi proprii de gestiune care să-i permită urmărirea stării şi mişcării patrimoniale pe
nivele suplimentare de detaliere. Aceasta varianta este folosita de unităţile economice
care doresc să reflecte alte aspecte decât cele permise de varianta integrata, motiv pentru
care aceasta îşi organizează contabilitatea într-o manieră proprie care să genereze atât
informaţii necesare atât controlului executat de organele Ministerului de Finanţe cat şi
alte informaţii suplimentare utilizate în gestiunea interna a patrimoniului unităţii.
Indiferent de cele doua concepte de organizare a contabilităţii din punct de vedere
structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din următoarele
sisteme:
• previziunea financiara, care are ca principal scop fundamentarea şi elaborarea
bugetului de venituri şi cheltuieli;
• normarea costurilor de producţie şi antecalculaţie, care urmăreşte prefigurarea cu
anticipaţie a nivelului cheltuielilor de productie şi a costurilor unitare ocazionate de
activităţile economice desfăşurate;
• contabilitatea financiara (sintetica) şi de gestiune interna (analitica), care asigura
evidenţierea proceselor economice interne care generează mişcarea şi transformarea
patrimoniului unităţii în raport de specificul operaţiilor economice desfăşurate;
• analiza economica financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obţinute intre
doua perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influenţat pozitiv sau
negativ rezultatele activităţii şi care au produs modificări în nivelul absolut sau relativ a
indicatorilor economico-financiari.
Aceste sisteme sunt interdependente pentru reflectarea conexiunilor de coordonare,
control şi reglare specifice funcţiei financiar contabile a unităţilor economice.
În cadrul sistemului financiar contabil integrat, contabilitatea financiara şi de gestiune
reprezintă componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea şi controlul
tuturor proceselor economice generatoare de informaţii pentru toate celelalte componente
ale sistemului informatic, cat şi pentru conducerea unităţii economice, inclusiv legaturile
cu exteriorul.

22
2.5. Obiectivele sistemului informatic contabil.
Situaţii de ieşire

Sistemul informatic contabil integrat ocupa o poziţie importanta în cadrul sistemului


informatic al unităţii economice prin faptul ca oferă informaţii tuturor structurilor
funcţionale şi urmăreşte sistematic realizarea programelor de dezvoltare economico-
sociala a întreprinderii.
Obiectivul general constituie creşterea calităţii şi operativităţii informaţiilor contabile în
vederea reflectării veridice a proceselor economice, afluxurilor de valori materiale şi
băneşti şi a rezultatului exerciţiului financiar.
Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicaţii informatice specializate în
realizarea unor secţiuni ale contabilităţii (evidenta stocurilor şi comenzilor în curs de
execuţie, evidenta stocurilor şi comenzilor în curs de execuţie, evidenta creanţelor şi
obligaţiilor etc.) la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activităţilor
desfăşurate, astfel încât acestea să evidenţieze în mod automat toate operaţiile contabile
aferente unei perioade de gestiune a unităţii economice beneficiare (înregistrarea în
conturile analitice şi sintetice, urmata de editarea balanţelor de verificare analitice şi
sintetice, inclusiv bilanţul contabil).
Obiectivele specifice ale unui sistem informatic urmăresc rezolvarea unor probleme
dependente strict de activitatea de baza şi de cea auxiliara în raport de funcţiile de
cercetare şi producţie.
Obiectivele specifice activităţii de baza urmăresc realizarea sub aspect informatic a
tuturor subactivităţilor de cercetare şi de producţie ce constituie specificul activităţii
agentului economic:
-utilizarea eficienta a capacităţilor de producţie;
-introducerea de tehnologii şi produse noi la nivelul tehnicii actuale;
-realizarea ritmica şi de calitate a lucrărilor de investiţii;
-creşterea gradului de utilizare a capacităţii de producţie;
-încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice.
Obiectivele specifice activităţii auxiliare vor avea în vedere realizarea sub aspect
informatic a tuturor activităţilor secundare, desfăşurate în cadrul unităţii economice.
Obiectivele generale şi specifice pot surprinde şi alte aspecte concrete:
-utilizarea eficienta şi extensiva a sistemelor electronice de calcul şi a reţelei de
calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat;
-creşterea vitezei de circulaţie a informaţiilor;
-funcţionarea performanta, în condiţii de fiabilitate şi de stabilitate în timp a întregului
ansamblu de echipamente de calcul.
Obiectivele specifice ale subsistemului contabil integrat au în vedere realizarea tuturor
prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creşterea gradului de prelucrare a
informaţiilor din baza de date prin posibilităţile multiple de corelare şi sintetizare a
datelor, prelucrarea integrata a unor operaţii contabile specifice (calculul amortizării,
salariilor decontarea costurilor de producţie, dimensionarea veniturilor determinarea
indicatorilor specifici producţiei realizate), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor
aplicaţiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective
presupun existenta unei baze de date contabile de tip distribuit, la care să poată avea
acces diferenţiat, în funcţie de responsabilităţile aferente fiecărui compartiment funcţional
persoanele implicate în exploatarea acestei baze de date. În acest sens baza de date
contabila va fi creata numai de utilizatorii autorizaţi (compartimentele financiar

23
contabile, costuri, preturi, control financiar, analiza economica) pe baza unor documente
de intrare adaptate acestui scop, urmata de prelucrarea multipla şi în funcţie de cerinţele
specifice contabilităţii şi de posibilitatea editării integrale sau selective, la diferite
intervale de timp a tuturor situaţiilor de ieşire cu caracter contabil.
Realizarea completa a obiectivului general şi a obiectivelor specifice presupune existenta
şi funcţionarea unei reţele locale de calculatoare în cadrul fiecărui compartiment implicat
în realizarea sistemului informatic contabil integrat.
Abordarea integrala a obiectivelor generale şi specifice permite proiectarea unui sistem
informatic integrat la nivelul unităţii economice în condiţii de eficienta maxima.
Obiectivele sistemului informatic urmează a fi concretizate în ieşirile specifice ale
acestuia: indicatori economico-financiari, liste / situaţii de ieşire, grafice, ieşiri către alte
sisteme.
Realizarea practica a obiectivului sistemului informatic se caracterizează prin satisfacerea
cerinţelor informaţionale ale conducerii şi structurilor organizatorice din unitatea
beneficiara.
Ieşirile sistemului informatic pot fi analizate din punct de vedere structural, funcţional5,
tipologic.

Din punct de vedere tipologic ieşirile sistemului informatic pot fi redate sub forma de :
 Indicatori sintetici privind starea şi rezultatele activităţii economico-
financiare;
 Liste / situaţii de ieşire care cuprind indicatorii analitici ai stării
rezultatelor activităţii economico financiare ;
 Grafice care redau sub forma sinoptica starea şi evolutia indicatorilor
economico financiari.
 Iesiri catre alte sisteme informatice, transmise indirect (of line) prin
intermediul suporturilor magnetice, sau direct (on line) prin intermediul
retelelor de calculatoare.

Indiferent de tipologia ieşirilor sistemului informatic, acestea trebuie să respecte cerinţele


şi restricţiile cadrului legislativ-normativ în vigoare, pentru ca activitatea unităţii
economice să se desfăşoare în coordonatele legalităţii economice.
Rapoartele contabile reflecta în orice moment situaţia reala a soldurilor şi rulajelor
conturilor contabile din sistem, constituind o imagine fidela a situaţiei financiar-contabile
a unităţii în fiecare moment.
O raportare contabila eficienta, reflecta rezultatele curente ale companiei, fiind necesare
în luarea unor decizii privind activitatea viitoare a acesteia. Criteriile ce stau la baza
obţinerii situaţiilor de ieşire contabile ar sunt: uşurinţă în utilizare, rapiditatea,
posibilitatea obţinerii unor categorii variate de rapoarte care să acopere necesarul de
situaţii de ieşire specifice domeniului contabil, utilizarea la tipărire.
Exista rapoarte specifice contabilităţii financiare, ce servesc în relaţiile cu autorităţile
publice sau terţe persoane interesate, rapoarte specifice contabilităţii de gestiune interna,
destinate urmăririi şi controlului activităţii interne a unităţii şi rapoarte centralizatoare,
rezultate în urma consolidării de grup.
Întreaga activitate din cadrul întreprinderii se reflecta în înregistrările contabile operate
asupra diferitelor conturi. Tranzacţiile contabile sunt reflectate direct în rapoartele
contabile, care permit verificarea corectitudinii operaţiilor efectuate, urmărirea menţinerii

5
Ieşirile sistemului informatic concretizează obiectivele generale şi specifice ale oricărui
sistem;

24
echilibrului intre mijloacele economice şi sursele de finanţare ale unităţii, intre venituri şi
cheltuieli.
Un program informatic pentru contabilitate trebuie să dispună de rapoarte predefinite dar
şi de facilităţi de creare de rapoarte specifice fiecărui departament / utilizator în parte.
Indiferent de domeniul de activitate al agentului economic documentele de sinteza şi de
detaliu ale activităţii financiar-contabile constituie baza mecanismului decizional al
întreprinderii, permiţând evaluarea calitativă şi monitorizarea stării unităţii prin
intermediul elementelor de analiza financiara.

25
CAPITOLUL.III.
STUDIU COMPARATIV ASUPRA
SISTEMELOR SOFTWARE APLICATE IN
CONTABILITATE

3.1. Informatizarea contabilităţii

Informatica de gestiune este un sistem complex, dinamic şi deschis, dezvoltat ca urmare a


evoluţiei tehnologiei de calcul, facilităţilor de interconectare la nivel naţional, regional şi
internaţional, a expansiunii unor sisteme de operare puternice în utilizare, a creşterii
capabilităţilor de prelucrare asigurate de către bazele de date distribuite, protecţie şi acces
diferenţiat la datele gestionate de către sistemele informatice. Sistemul informaticii de
gestiune este dedicat prelucrărilor la nivel de firmă, grup de firme, organisme cu caracter
naţional, regional şi internaţional, şi care impreună cu alte sisteme (sistemul financiar
contabil, financiar monetar, juridic, etc.), asigură gestiunea controlată şi eficientă a
patrimoniului, operaţiunilor economico-financiare de toate tipurile, la nivelul operatorilor
economici.6
Sistemele informatice fianciar contabile sunt caracterizate prîntr-o structură complexă,
generată de specificul domeniului de activitate a agentului economic, activităţilor
informatizate, cât şi necesitatea asigurării unor prelucrări ierarhizate, în care regimurile
de prelucrare în timp real sunt preponderente. Aceste elemente impun dezvoltarea unor
sisteme de programe, denumite în literatura de specialitate: produse program
generalizabile, dedicate unui anumit grup de utilizatori omogeni sub aspectul tipologiei
prelucrărilor, în măsura în care aceştia se încadreaza într-o prelucrare standard specifică
de generare, prelucrare şi distribuire a datelor cu caracter financiar-contabil. De asemenea
pot exista cazuri în care procesele financiar contabile informatizate pot satisface o arie
largă de utilizatori, deoarece cerinţele de prelucrare au un caracter general, cadru
legislativ unitar şi specific, arie comună de acţiune, elemente din care rezultă posibilitatea
generării unor sisteme de prelucrare cu caracter generalizabil.

6
Davidescu Dumitru Tratat de contabilitate informatizata, Editura Tribuna Economica
Bucuresti 2001

26
Procesele de prelucrare financiar contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare şi
calcul cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare ieşire este standardizată, ceea ce
permite adaptabilitate, parametrizarea şi generalitatea sistemelor de programe asociate
acestor procese.
Produsul program generalizabil - este o denumire asociată unui sistem sofware complet
parametrizabil, adaptabil şi documenat de proceduri automate, proiectat în principiu de
firme specializate în productia de software, livrabil unor clienţi priviţi ca un grup de
utilizatori, prin care se asigură informatizarea uneia sau mai multor domenii de activitate,
funcţii ale agentului economic, prin implemnetarea unor aplicaţii informatice susceptibile
de a fi utilizate de către o gamă de agenţi economici dar al caror obiect şi specific de
activitate sunt similare din punct de vedere al tipologiei proceselor de prelucrare
automată a datelor.
Produsele program trebuie să respecte prin procesele de prelucrare automată, cerinţele,
restricţiile legislaţiei financiar contabile în vigoare, prin intermediul unor algoritmi de
prelucrare şi calcul cu caracter comun, sistemul de intrari-ieşiri, sistemul de codificare,
sistemul de documentelor primare generatoare ale datelor de intrare, sistemul rapoartelor
compatibile cu legislaţia financiar contabilă, parametrii specifici, etc.
Produsele de contabilitate trebuie sa asigure mijloace de protecţie deosebite. Aceasta
protecţie trebuie sa vizeze atât produsul în sine cât şi activităţile de prelucrare realizate
prin intermediul său. De exemplu dreptul de a încărca datele poate fi atribuit unor
operatori, dar dreptul de a modifica date în fişierul de articole contabile nu poate fi
acordat decât unui anumit utilizator. Modalitatea de lucru oferită de pachetul de programe
trebuie sa fie deosebit de prietenoasă, usor de înţeles şi utilizat prin oferirea de meniuri de
lucru derulante (conţinând opţiuni de prelucrare bine definite) sau prin proiectarea unor
ecrane uşor de exploatat.
În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să se alinieze la niste
standarde. La ora actuala în România nu există precizate standarde specifice produselor
informatice dedicate activităţii contabile.

3.2. Sisteme software aplicate în contabilitatea financiara

În România numărul firmelor care utilizeaza produse software de contabilitate a crescut


considerabil în ultimul timp. Cu ajutorul calculatorului şi a unui software corespunzător,
ţinerea contabilităţii firmei a devenit mult mai uşoară în condiţiile economisirii
considerabile a timpului afectat, în plus cu ajutorul unui program informatic poate fi
reţinută mult mai multă informaţie decât în trecut şi sunt analizate automat rezultatele
analizelor contabile.
În acest capitol vor fi prezentate câteva firme producatoare de software şi a produselor
informatice oferite reprezentative pentru acest tip de ofertă existenta în prezent pe piaţa
romanescă.

CIEL ROM S.A.

Aparută în primăvara anului 1991 ca filială a firmei pariziene Ciel, reprezintă în România
grupul britanic SAGE, lider mondial în informatică de gestiune şi una din primele zece
companii de software din lume. Obiectul de activitate în conformitate cu statutul anexat
la Hotărârea Judecătoreasca de înfiinţare constă, în principal, în adaptarea şi dezvoltarea
codurilor sursă ale aplicaţiilor informatice de gestiune puse la dispoziţia părţii române de
către CIEL France, întreţinerea aplicaţiilor Ciel, precum şi dezvoltarea şi întreţinerea
unor aplicaţii informatice de concepţie proprie.

27
Ciel România, liderul pieţei programelor de contabilitate şi gestiune economică Ciel
România a sarbatorit recent 10 ani de prezenta pe piaţa românească, perioada în care a
cunoscut o permanenta ascensiune ajungand în pozitia de lider de piaţa în domeniul
soluţiilor de contabilitate şi gestiune economică. Cu peste 25.000 de programe vândute,
aproape 15.000 clienţi şi 45 de parteneri în toată ţara se poate spune ca Ciel este cea mai
solidă soluţie în soft-ul de contabilitate şi gestiune economică din România.
Ciel asigură clienţilor săi soluţii la cheie. În aceasta idee firma a dezvoltat o gamă
completă de programe software pentru contabilitate şi gestiune economică. În orice
domeniu de activitate Ciel acoperă toate aspectele unei afaceri: contabilitate - financiar,
salarii, gestiune comercială (facturare, comenzi, inventariere, statistici etc.), mijloace
fixe/imobilizari, registru de casă, etc. Programul este disponibil atât în versiuni DOS, cât
şi Windows. Ciel România şi-a început activitatea în anul 1991, ca filială a firmei
franceze Ciel. În acest fel, Ciel România beneficiază de experienţa şi cunostinţele
acumulate de Ciel Franţa, pe care le-a adaptat şi dezvoltat continuu în acord cu
particularităţile şi dinamica mediului legislativ şi de afaceri din România. Datorită
experienţei acumulate, Ciel se ridică la nivelul cerintelor clienţilor săi prin uşurinţa cu
care poate fi instalat şi utilizat, dublată de calitatea, fiabilitatea produselor şi serviciilor.
Ciel România este primul şi unicul „software publisher" din România care-şi distribuie
produsele şi serviciile indirect, respectiv prin reţeaua de 45 de dealeri care este în
continuă creştere, în ideea de a se apropia mai mult de clienţii săi .
Ciel oferă utilizatorilor săi o arhitectura de programme, ce respectă standardele
internaţionale. Produsele Ciel au devenit soluţia de referinţă pentru importante firme de
stat sau particulare, cabinete de expertiza contabilă, printre clienţi numărandu-se: CHASE
MANHATAN BANK, CITIBANK, COCA COLA, BCR, DELOITE&TOUCHE,
KPMG, MAZARD & GUERARD, PHILIPHS, TAROM, TRANSILVANIA GENERAL,
ALCATEL. Oferta firmei CIEL se constituie într-o arhitectură integrată de programe
dezvoltate sub mediu DOS şi WINDOWS, destinate informatizării activităţii de gestiune
economică. Modulele (Contabilitate, Stocuri, GestProd, Schimb Valutar, Salarii, Mijloace
Fixe), desi funcţionează foarte bine independent, comunică informaţiile între ele. Astfel
încât sa minimizeze efortul utilizatorului în raport cu sistemul. Echipamentele contabile
ale operaţiunilor din programele de Stocuri ,Salarii şi Mijloace Fixe sunt transformate
automat în programul de Contabilitate.
Progranul Ciel CONTABILITATE constituie baza întregii arhitecturi de programe Ciel.
Prin prelucrarea înregistrarilor contabile, generate fie prin operaţii specifice realizate de
alte programe Ciel, fie prin contarea documentelor primare, se pot efectua ulterior diverse
prelucrări şi se obţine un număr impresionant de situaţii de ieşire. Este de remarcat că
sistemul este dezvoltat urmărind în primul rând satisfacerea nevoii de informaţie, cât mai
variată şi cât mai complexă, în scopul în scopul evaluării şi analizei rapide a situaţiei
întreprinderii, constituindu-se astfel un suport informaţional consistent pentru luarea
deciziei manageriale pe lângă acestea putându-se obţine şi toate documentele obligatorii
specificate de legile, regulamentele şi normativele în vigoare, cum sunt: Cartea Mare,
Balanţa de verificare, Bilanţul, etc.
Programul Ciel pentru contabiliate este un produs multisocietate, numărul de societăţi
fiind limitat doar de raportul dintre volumul de activitate şi de resurse hardware
disponibile. Societăţile pot fi complet independente fie se pot constitui sub formă de
filiale ale unei întreprinderi, existând posibilitatea centralizării rezultatelor la nivelul
balanţei.

28
CIEL CONTABILITATE WINDOWS

Generalităţi
• Livrat împreuna cu o societate exemplu şi proceduri automate de instalare
personalizabilă
• Multi-societăţi şi multi-exercitiu. Gestiunea de exerciţiu până la 24 de luni şi
posibilitatea de a lucra cu 2 exerciţii financiare
• Număr de înregistrări, conturi, jurnale, coduri bugetare, devize… nelimitat
• Parametrare a numărului de zecimale pentru culegerea de date (de la 0 la 3 zecimale)
• Două moduri de utilizare: simplificat /avansat
• Grafice bi şi tridimensionale
• Fişiere în format Dbf
• Funcţii multimedia (adnotări de texte, mesaje vocale, imagine).
• Plan contabil integrat şi modificabil
• Gestiune liberă sau fixă a lungimii numărului de cont (până la 11 caractere)
• Opţiuni de culegere definibile pentru fiecare cont în parte, pentru a nu culege decât ceea
ce este util: data scadentă, numărul de marcă, codul analitic/bugetar, cantitate
• Posibilitatea de a interzice utilizarea unui cont
• Cumul şi solduri pe cont pentru exerciţiul în curs şi pentru ultimul exerciţiu încheiat.
• Combinaţii de taste pentru utilizare rapidă, formate multiple de culegere de date
• Patru moduri de culegere automatizată complet: culegere facturi clienţi/furnizori,
culegere încasări/ plăţi
• Doua moduri de culegere asistată: ‘standard’ şi ‘multiplă’
• Crearea, modificarea şi căutarea unui cont după cod sau după denumire
• Pre-poziţionarea automată a debitului sau a creditului în funcţie de tipul de jurnal sau
tipul de cont
• Calcul automat TVA
• Sold automat
• Validare DST
• Consultare pe parcursul culegerii a listei de înregistrări, a Cărţii Mari, a planului
contabil
• Operaţiuni periodice
• Evidenţă carnete cecuri
• Verificare bancară
• Modificare documente secundare temporare
• Lucrul direct pe Cartea Mare a unui cont: stornare, soldare, marcare
• Marcare/demarcare automată şi manuală, pe număr de marcă sau valoare
• Generare nota de reglare
• Căutare multicriteriala
• Validare temporară
• Calcul automat Declaraţie TVA şi generare notă de închidere TVA
• Generare automată notă de închidere cheltuieli şi venituri
• Închidere şi redeschidere automată şi asistată
• Consolidare: centralizarea balanţelor a două sau mai multe societăţi sau filiale.
• Vizualizare înainte de imprimare
• Listări disponibile pe ecran sau la imprimantă după criterii multiple
• Imprimare rapidă în cazul listărilor lungi
• Carte Mare globală, parţială, auxiliară, pentru un cont sau o serie de conturi,
posibilitatea de afişare cumuli anteriori
• Posibilitate de definire a rădăcinilor de listare

29
• Balanţa analitică, sintetică, parţială, clienţi, furnizori, anterioară cu solduri iniţiale sau
rulaje precedente
• Documente secundare temporare
• Jurnale centralizatoare, jurnale de verificare bancara
• Jurnale comerciale cu TVA
• Borderouri de bancă
• Situaţii bugetare (Carte Mare, Balanţa etc.)
• Urmărire clienţi: editarea unei scrisori către clienţii debitori conţinând sumele datorate
• Generator de rapoarte pentru a crea şi edita rapoarte.

CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS

Este un program conceput pentru a acoperi gestiunea comercială a unei firme: de la


facturare, baze de date clienţi şi furnizori, facturi proformă, comenzi, note de recepţie şi
avize de expediţie, chitanţe, bonuri de consum, facturi de import până la rapoarte şi
statistici. Se adaptează multiplelor tipuri de activităţi: comerţ, servicii, etc. Transfer în
CIEL Contabilitate.
Clienţi şi furnizori
• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de clienţi, fiecare client fiind identificat
prîntr-un cod alfa-numeric obligatoriu
• Căutare client după cod sau după denumire
• Permite specificarea modului de plată preferat de client
• Ca opţiune importantă cuprinde contul contabil (daca se utilizează exportul către
programele Ciel CONTA DOS/WINDOWS)
• Se pot completa adresa de facturare şi coordonatele bancare ale clientului
• Aceleaşi opţiuni sunt valabile şi pentru furnizori

Articole
• Atribuirea pentru fiecare articol, automat, a unui cod de maximum 13 caractere alfa-
numerice
• Denumirea internă a fiecărui produs care va apare la listări
• Posibilitatea de a introduce stocul iniţial în câmpul stoc real şi un stoc teoretic
• Permite introducerea conturilor contabile de vânzări, cumpărări şi cheltuieli
• Se pot alege module de calcul opţionale fără taxe sau cu toate taxele incluse
• Gestiunea stocurilor se ţine la PAMP (preţ de achiziţie mediu ponderat)
• Se poate lucra şi cu coeficient de marja, care aplicat preţului de cumpărare, va da preţul
de vânzare fără taxe
Mişcări de stoc
• Aceasta opţiune informează despre mişcările efectuate de articole în urma validării
documentelor comerciale
• Fişele de mişcări de stoc pot fi generate automat sau manual
• Intrările şi ieşirile din stoc se pot crea cu opţiunea Creează o intrare în stoc şi Creează o
ieşire din stoc
• În urma mişcărilor de stoc se actualizează automat PAMP-ul şi stocul real
Jurnalul contabil
• Înregistrările contabile sunt generate automat prin parcurgea unor etape
• Jurnalul poate fi centralizat şi transferat în Contabilitate
Documentele Comerciale
• Atât pentru clienţi cât şi pentru furnizori pot fi întocmite facturi, avize de expediţie,
comenzi, devize şi pro-formă

30
• Ca particularitate pentru furnizori, pot fi întocmite note de intrare recepţie precum şi
facturi de import
• Exista posibilitatea introducerii atât a încasărilor de la clienţi cât şi a plaţilor către
furnizori
• Ca particularitate în meniul Vânzări pot fi operate şi bonuri de consum
• Toate documentele pot fi aranjate în pagină şi se poate crea un model cu ajutorul
generatorului de documente

CIEL IMOBILIZĂRI WINDOWS

Este un program de gestiune a imobilizărilor şi a obiectelor de inventar.


Programul tratează toate operaţiile legate de imobilizări: cumpărare, vânzare, casare,
vânzare parţială, conservare, modificare de valoare sau durata rămasa, transferare în
obiecte de inventar. Transfer în CIEL Contabilitate.
Fişiere de bază
• Conturi
• Conţine conturile de amortizări, mijloace fixe, clienţi, furnizori s.a.
• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice
• Clasificarea mijloacelor fixe în funcţie de locul unde se află
• Fiecare imobilizare poate fi încadrată într-o categorie
• Coduri clasificare: lista codurilor de catalog conform legislaţiei
• Imobilizări
• Lista de mijloace fixe, cu posibilitatea creării, modificării, eliminării sau duplicării fişei
• Ieşire mijloc fix prin vânzare sau casare
• Toate listările sunt disponibile pe ecran sau la imprimantă
• Cheltuieli lunare: se pot centraliza pe cont, localizare, cod clasificare, cod buget sau
detaliate pe cod imobilizare
• Statistici: situaţia valorilor de amortizare, achiziţie, reziduale, cheltuieli pe exerciţiu sau
amortizări, grupate pe cont, categorii sau localizare
• Balanţa mijloace fixe
• Transfer în Ciel Conta DOS/Windows a înregistrărilor contabile
• Listări fişa mijloace fixe, etichete imobilizări, imobilizări pe cont, etc. Imobilizările pot
fi grupate pe categorii, localizări, coduri de buget
• Imobilizările neamortizabile pot fi de asemenea gestionate
• Pot fi gestionate toate operaţiile de vânzare, totală şi parţială
• Programul conţine lista completă a codurilor de catalog şi a duratelor normale aferente
• Imobilizările pot fi gestionate indiferent de tipul amortizării (liniar, accelerat, degresiv
cu sau fără uzură morală)
• Conturile de amortizare şi de cheltuieli cu amortizarea sunt predefinite şi pot fi
modificate

CIEL REGISTRU CASĂ WINDOWS

Va ghidează la introducerea înregistrărilor de încasări şi plăţi făcute cu casa până la


listarea Registrului de Casa în formatul agreat de Ministerul Finanţelor; special conceput
pentru a asista înregistrarea operativa a încasărilor şi plaţilor în numerar, efectuate prin
casieriile unităţilor pe baza actelor justificative.
Fişiere de bază
• Posturi Încasări/Plăţi
• Tipurile de încasări şi plăţi efectuate prin casă

31
• Plan de Conturi: conţine Planul de Conturi
• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice
• Coduri Buget/Analitic
• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de coduri B/A
• Terţi
• Fise cu informaţii despre clienţi şi furnizori
• Lista de înregistrări făcute în program
Culegeri date
• Exista doua modalităţi de culegere a datelor: Standard şi Simplificata Funcţii auxiliare
• Export date în format ASCII
• Transfer în Ciel Conta Dos sau Windows
Listări
• Toate listările se pot face în orice moment atât pe ecran cât şi la imprimantă
• Trezorerie
• Listare Registru de Casa zilnic sau pe perioadă
• Listare jurnal de încasări şi/sau plăţi pe o perioadă
• Balanţă
• Generator de rapoarte

CIEL SALARII 2003

Este un program pentru calculul salariilor şi al cheltuielilor efectuate de societate pentru


un salariat sau pentru întreg personalul. Este un produs rapid şi sigur, care asigura
gestiunea tuturor tipurilor de salarii, lucru optimizat cu buletinele de plata. Programul
permite exportul fişelor noilor fiscale în aplicaţia IVG (Impozitul pe Venitul Global) a
Ministerului de Finanţe şi verificarea CNP (Cod Numeric Personal) conform legislaţei în
vigoare. Beneficiază de transfer în Ciel Contabilitate şi de help contextual.

WIZSOFT INC.

WizSoft Inc., înfiinţată în 1983 şi specializată în producţia de software pentru afaceri,


este astăzi considerată a fi "cea mai mare companie producatoare de software destinat
calculatoarelor personale din Israel. Beneficiind de o reţea de reprezentanţe şi
distribuitori în mai mult de 25 de ţări, WizSoft are o bază de peste 30 000 de clienţi, pe
pieţe precum S.U.A., Franţa sau Japonia.
Wizrom Software a fost înfiinţată în anul 1992 ca reprezentanţă în România şi Europa de
Est a WizSoft Inc. Începând cu acelaşi an, programul de contabilitate, gestiune şi
management - WizCount a fost modificat pentru a corespunde cerinţelor pieţei din
România. Portofoliul de produse al Wizrom Software a fost diversificat urmând
obiectivul principal al companiei, implementarea de soluţii integrate pentru afaceri.
Aceasta s-a realizat prin adaptarea continuă a mai multor pachete internaţionale de
software la nevoile specifice ale companiilor locale şi multinaţionale cu activitate în
România. WizRom Software s-a specializat în producerea şi distribuţia de software
pentru controlul afacerilor (contabilitate, gestiune, producţie, salarii, pontaj,
management).
Caracteristici ale sistemului integrat Wizcount:
Este un program de gestiune economică şi management proiectat pentru companiile care
lucrează într-un mediu în dezvoltare şi în condiţiile unei rate mari a inflaţiei.

32
Cuprinde contabilitate, gestiune, vânzări, producţie, logistică-aprovizionare,
management, ce accesează simultan aceeaşi baza de date.
Programul este tradus şi adaptat legislaţiei române, fiind în continuare actualizat conform
cerinţelor noi care apar.
Este un program Multi-firmă, Multi-user. Cu acelaşi program pot fi gestionate simultan
un număr mare de companii. Programul permite accesarea simultană a aceleiaşi opţiuni
din program de către un număr nelimitat de utilizatori.
Dispune de taste funcţionale prin intermediul cărora se pot accesa mai uşor facilităţile
oferite de program.
Repartizarea şi urmărirea cheltuielilor efectuate pe centre de cost (proiecte, departament,
produse, campanii publicitare, operaţiuni).
Programul dispune de rapoarte pre-definite dar şi de facilităţi de creare de rapoarte
specifice fiecărui departament/ utilizator în parte.
Protecţia sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind
structurat pe mai multe nivele.
Programul dispune de facilităţi interne de salvare comprimată şi de restaurare a
bazei de date de pe diferite suporturi externe.
Permite consolidarea informaţiilor de la sediile din teritoriu către sediul central
(transmisia datelor se poate face prin modem , internet, dischete)
Structura sistemului informatic:
Definitii de conturi.
În acest subcompartiment se defineste planul de conturi (coduri sintetice şi analitice,
codificarea clienţilor, furnizorilor, conturilor de cheltuieli etc.). Fiecare cont poate fi
identificat în mod unic printr-un cod. WizCount vă permite să folosiţi coduri de
identificare constând din numere, dar şi din litere (format numeric sau alfanumeric).
Note contabile.
În acest subcompartiment se vor face înregistrările contabile curente pe baza informaţiei
din documentele primare. Deasemenea în note contabile se înregistrează în mod automat
tranzacţiile contabile care sunt generate din compartimentul de gestiune stocuri la
emiterea unui document de intrare sau de ieşire a articolelor din stoc etc. Introducerea
informaţiei se bazează pe principiul dublei înregistrări (suma înregistrată în debitul unui
cont se reflectă automat şi în creditul contului corespondent). Tranzacţiile contabile se
pot înregistra manual sau automat prin utilizarea tranzacţiilor tipice care se păstrează în
baza de date a companiei.
Cursuri de schimb valutar.
Programul WizCount permite: ţinerea contabilităţii unei companii în mai multe devize
(inclisiv EURO), să se emita rapoarte ce pot fi reevaluate în diferite devize, să se
reevaluze tranzacţiile în funcţie de indicele de inflaţie şi de modificările din cursurile de
schimb valutar. La acest compartiment se calculează diferenţele de curs valutar şi se
efectuează automat înregistrarile contabile corespunzătoare.
Analiza conturi.
Analiza soldurilor conturilor şi a înregistrărilor ce se efectuează cu un anumit cont. Acest
compartiment permite alcătuirea actelor de verificare pe clienţi şi furnizori şi să se
urmărească achitările clienţilor conform facturilor emise.
Rapoarte.
Programul WizCount are inclus un sistem de rapoarte flexibil. Rapoartele standard ajută
la obtineţinerea informaţiei necesare la orice moment: planul de conturi; balanţa; jurnalul
de vânzări/cumpărări, declaraţii T.V.A., întârziere medie a plăţilor; calcul costuri pe
centri de cost; cont de profit şi pierderi; cartea mare şi fişa şah; bilanţul contabil, analiza
rezultatelor financiare.

33
Generator de rapoarte.
În cazul în care se doreşte obţinerea unui raport în format special care nu este prevăzut de
rapoartele standard, este prevăzut generatorul de rapoarte cu ajutorul caruia se pot modela
rapoarte în formatul necesar şi să fie păstrate în arhiva. Generatorul de rapoarte permite
obţinerea rapoartelor în orice combinaţie de date, inlcusiv rapoarte de previziune şi
analiză. Rapoartele pot fi tipărite la imprimantă, afişate pe ecran sau într-un fişier pentru
a putea fi exportate către un alt program (de ex. Access,Excel, Dbase…).
Limbajul de programare folosit, Visual C, cât şi siguranţa bazelor de date Oracle,
asigură programului viteză în exploatare şi stabilitate deosebită în lucrul cu baze de date
foarte mari, fiind în acelasi timp disponibil pentru adaptări specifice.
Printre firmele prezente în ROMANIA care utilizeaza pachetul de programe
WIZCOUNT, se număra: TDG-REYNOLDS, NOVA BRASILIA, OMNIASIG,
GLOBAL ONE COMUNICATION, MERCURY PROMOTION, OSRAM,
BvMcCANN-ERICKSON, EX MARKET GLOBA FARMA, FIRST ROMANIAN
DISTRIBUTION, BRITISH PETROLEUM, CHIO CHIPS etc., firme la care programul
a fost testat în condiţii de exploatare intensă. WizCount 2000 se bazează pe integrarea
tuturor operaţiunilor firmei în sistemul informatic.
Flexibilitatea programului asigura independenţa departamentelor, împreună cu integrarea
datelor în sistemul central. Documentele sunt introduse în sistem o singură dată ,
programul asigurând legatura automată între departamente şi către baza de date centrală.
În acest fel toate operaţiunile pot fi urmărite în timp real, informaţiile fiind disponibile în
întregul sistem până la nivel managerial.
Programe utilitare.
Uneori calculatorul se poate defecta. Orice defecţiune poate deteriora datele înscrise pe
hardisk-ul calculatorului. Programul WizCount asigură integritatea şi securitatea datelor,
verificând permanent dacă au aparut astfel de defecte pe hardisk. WizCount dispune de
un pachet de programe utilitare cu ajutorul cărora se pot reface bazele de date în caz de
deteriorare avariată a lor.

3.3 Piata ERP

Un aforism celebru spune că fiecare problemă conţine şi soluţia aferentă.


Tehnologia a evoluat fantastic şi permite lucruri de neimaginat în urmă cu doi-trei ani,
însă 90% din firmele din România îşi administrează afacerile din punct de vedere
procedural - la fel cum o făceau în urmă cu zece ani sau 20 sau 30 de ani. Forţa de muncă
munceşte, contabilitatea îi calculează salariile, din care scade impozitele şi ce rămâne
scoate din bancă pentru plăţile bilunare. Forţa de muncă munceşte şi contabilitatea
calculează ce se consumă în procesul de producţie şi apoi ce se încasează pe producţie,
face scăderi şi adunări, taie TVA, salarii şi alte impozite şi ce rămâne transferă în bancă.
Diferenţa temporală constă în posibilitatea ca toate aceste operaţiuni să fie efectuate de
către un program informatic. Tot mai multe companii utilizează cel puţin programe de
masă pentru calcularea - măcar a salariilor şi a contribuţiilor şi a impozitelor aferente.
Nivelul de dotare este dramatic de scăzut, iar acolo unde depăşeşte minimul posibil,
tehnologia este considerată o chestiune inaccesibilă majorităţii angajaţilor.
Din motive istorice şi psihologice, în încă prea multe firme româneşti computerul este
considerat a fi apanajul gulerelor albe şi este obstrucţionat de cele mai aiuristice restricţii
de folosire. Ori informatizarea impune democratizarea utilizării computerului. Un
departament contabil care urmăreşte plata şi încasarea facturilor are nevoie să ştie ce intră

34
în gestiunea materiilor prime, ce intră în prelucrare şi ce iese, ca produs finit, facturabil,
din firmă. Cineva trebuie să introducă în sistem, în timp real, toate aceste informaţii.
Pentru că cei din conducerea întreprinderii să o administreze corect, trebuie ca şi la
magazie şi pe linia de producţie să existe computere, măcar la începutul şi la sfârşitul
zilei, pentru înregistrarea consumului şi a producţiei. Adică un terminal inclusiv în hala
de producţie. Aceasta echivalează cu un „Decembrie 1989" în mentalitatea
managementului multor firme româneşti, unde la computer nu se lucrează decât cu
cămaşă albă.
Tehnologia informaţiei este numai un instrument de eficientizare a muncii şi ridicare a
calităţii acesteia. Aşa cum automatizarea proceselor de producţie fizică a provocat
diminuarea forţei de muncă „cu mâna" în întreaga lume, în anii '70 şi '80 ai secolului
trecut, tot aşa software-ul impune sau permite reducerea efectivelor administrative. Totul
înseamnă costuri: mai mari sau mai mici. Atunci când au introdus roboţii de sudat şi
vopsit, producătorii de automobile din întreaga lume au reconvertit forţa de muncă
necalificată astfel eliberată în muncitori calificaţi, pe care i-au pus să supravegheze şi să
verifice calitatea muncii roboţilor. O companie administrată cu ajutorul informaticii
devine - teoretic, cel puţin - mai eficientă pentru că timpul de reacţie la schimbările de
stare este mult mai mic, numărul de intermediari între producătorii de informaţie despre
aceste stări şi cei care analizează şi dau dispoziţii se reduce şi eficienţa actului de
coordonare creşte. O întreprindere ale cărei resurse şi consumuri sunt „vizibile" în timp
real poate fi condusă mai eficient şi reacţiile conducerii pot fi mai rapide şi mai bine
ghidate.
Acestea sunt principii generale, dincolo de care însă lucrurile devin foarte personale.
Chiar şi în cercul închis şi discret al pieţei soluţiilor din România încep să se audă de
cazuri de eşecuri în implementări şi să se comenteze din ce în ce mai des cauzele şi
efectele acestor eşecuri.
Chiar dacă ani de zile s-a lucrat intens la fabricarea motto-ului „mentalitatea clientului",
lucrurile nu stau chiar aşa. În primă etapă, furnizorul unei soluţii informatice trebuie să
fie conştient că-i vinde clientului său „speranţă", urmând ca abia după ceva timp această
speranţă să se transforme în realitate. În momentul în care decid o asemenea investiţie,
companiile beneficiar se deschid în faţa furnizorului, lăsând echipa de analiză a acestuia
să efectueze nestingherită evaluarea proceselor.
Pentru un furnizor de soluţii informatice, vizualizarea schemei organizaţiei şi definirea
corectă a relaţiilor dintre elemente organizaţiei este fundamental importantă. Sigur că,
atunci când producătorul de software solicită beneficiarului schema „mersului hârtiilor"
şi acesta îl recheamă peste două săptămâni, când o va definitiva, este clar că
implementarea porneşte cu stângul. Succesul unui demers informatic pornit în acest fel
este similar câştigării marelui pot la loterie.
Şi totuşi, din tot ce am auzit până acum despre eşecuri ale unor implementări, problema
se află la furnizor. La eficienţa acestuia în procesul de evaluare, la acurateţea cu care
reconstituie în linii de cod şi setări procesele din cadrul companiei beneficiar, la
fidelitatea modulelor soluţiei faţă de sistemul fiscal şi faţă de cerinţele clientului.
Una din principalele probleme cu care se confruntă orice furnizor de sisteme de tip ERP
în România este că trebuie să recreeze pe plan local modulul plată a salariilor. Sigur că
toate soluţiile de import vin cu un astfel de modul, dar cum România este unică în lume
prin sistemul de dublă impozitare a salariilor, nimic din ce a programat cine ştie ce casă
de software renumită nu se potriveşte pe la noi în ţară.
La această problemă se adaugă cea a bizantinismului sistemului de plăţi şi încasări din
economia românească, ceea ce impune ca echipa de programare să fie dublată, măcar din
când în când, de un contabil de meserie, care să o ghideze prin meandrele normelor

35
metodologice în permanentă schimbare ale Ministerului de Finanţe. Tot mai des se aud
comentarii despre cutare şi cutare implementare eşuată tocmai din cauza eşecului
programatorilor de a transpune în linii de cod faptul că plata 16 nu se poate face decât
marţea şi vara şi numai din contul 33 în contul 77866, oricare ar fi acestea.
Costuri colaterale
Economia a început să evolueze, să crească încetul cu încetul şi aceasta este o evoluţie
evidentă fie şi măcar prin prisma noilor reaşezări ale ofertelor de ERP. Tot mai mult se
discută despre „atacarea verticalelor" adică furnizorii au realizat că firmele dîntr-un
anumit domeniu de activitate au, cel puţin într-o oarecare măsură, cam acelaşi gen de
probleme, nevoi şi cerinţe. Sigur că este la mintea cocoşului că o firmă de construcţii are
alt „stil de viaţă" decât o companie de distribuţie cu ridicata. Nu aceasta este marea
descoperire. Marea noutate o reprezintă faptul că orientându-se către aceste „verticale",
companiile de software dau de înţeles că au acumulat suficiente resurse pentru a-şi putea
permite să fie specializate, respectiv că au deja o oarecare experienţă în domeniile
respective.
Nevoia de eficienţă este atât de mare încât hiperspecializarea pe un anumit domeniu sau
pe un set de domenii de activitate reprezintă marele atu pe piaţa românească şi un criteriu
de departajare tot mai utilizat. Cel de-al doilea criteriu îl reprezintă evident costul total al
implementării licenţa, setările, instalarea, testele, suportul, investiţiile colaterale în
hardware şi instruirea personalului supervizor, instruirea angajaţilor care vor utiliza noua
soluţie etc.
Primul val al investiţiilor în informatică în firmele româneşti a avut loc prin 1998-1999.
De atunci, tehnologia a evoluat considerabil, afacerile, dacă nu au dispărut, au crescut
destul de mult pentru a avea nevoie de sisteme informatice de administrare complexe şi
mari consumatoare de resurse. La fel ca şi concentrarea de verticale, şi problema
evaluării corecte a investiţiilor colaterale s-a conturat ca tendinţă, având în vedere în
special îmbătrânirea morală a dotării hardware din multe companii. ERP este un
anabolizant fabulos pentru cursa pentru profit, dar dacă nu alergi, tot nu dă rezultate.
Enterprise Resource Planning (ERP) este denumirea generică a unei soluţii informatice
complete de supervizare a bunei funcţionări a întreprinderii. Cu ajutorul unei astfel de
soluţii pot fi eficientizate procesul decizional, efectele acestuia în activitatea
întreprinderii, fluxul de numerar toată multitudinea de operaţiuni care înseamnă
funcţionarea unei companii. O soluţie ERP are două vulnerabilităţi: modul de evaluare a
proceselor companiei beneficiare pentru realizarea setărilor, respectiv implementarea în
sine.

ERP- o piaţă departe de saturare în România

Termenul ERP este unul din cele mai abuzate din industrie la acest moment şi
folosite în cel mai impropriu mod. Asta deoarece ERP, sau planificarea resurselor între-
prinderii, este un termen care are deja o istorie în spate şi care are un istoric după
denumirea în sine. Sistemele care sunt acum pe piaţă la vârful tehnologic se află la două
generaţii distanţă de ceea ce s-a denumit tradiţional ERP. Prima generaţie de sisteme s-a
referit la producţie exclusiv şi se ocupa de planificarea resurselor materiale ale unei
întreprinderi. După aceea a apărut MRP II, sau Manufacturing Resource Planning, deci
managementul de resurse al activităţilor productive.
În momentul în care la MRP II s-au adăugat funcţiile de financiar şi de resurse umane a
apărut ERP. Reiese de aici este aceea că toate sistemele prezentate pe piaţă ca ofertă ERP
nu se pot numi aşa dacă nu au incluse funcţii financiare, de resurse umane şi de producţie,
cu aprovizionarea şi desfacerea aferentă.

36
Generaţia de după ERP s-a numit XRSP şi a integrat ERP cu managementul
aprovizionării (Supply Chain Management) şi cu managementul relaţiei cu clienţii
(CRM). Este vorba aici de primul val Internet şi dot.com. După asta a urmat ERP II, care
înseamnă adăugarea la pachetul de soluţii a mediilor colaborative, adică a ansamblului de
relaţii dintre întreprinderi. Am ajuns astfel la momentul actual din punct de vedere al
complexităţii soluţiilor.
Ce înseamnă de fapt un astfel de sistem? El este o combinaţie de funcţionalităţi şi
răspunde la cerinţele de informatizare ale unor arii funcţionale, într-o anumită zonă de
profunzime. După aceea este vorba de arhitectura sistemului, definită de bazele de date
folosite şi de limbajele de programare folosite.
Ideea este aceea că potenţialul client care are de ales între mai multe oferte de soluţii ERP
trebuie să o facă în funcţie de toţi aceşti factori. Pe lângă caracteristicile sistemului,
potenţialul client trebuie să ia în considerare şi factorul furnizor, în sensul în care
respectivul furnizor de soluţii este capabil să ţină pasul cu evoluţiile tehnologice, pentru a
putea efectua în mod constant o actualizare a soluţiei vândute.
Pe piaţa românească, din păcate, din cauza lipsei de masă critică, se compară actualmente
mere cu pere, din punct de vedere al ofertelor de soluţii. Cu alte cuvinte se compară
soluţii ale unor furnizori de cursă lungă cu soluţii ale unor furnizori care nu au nici un
viitor şi care, din punct de vedere economic, vor dispărea peste doi sau trei ani.
Cum ar trebui să arate portretul robot al unui altfel de sistem? El trebuie să dispună de
câteva atribute esenţiale. În primul rând, sistemul trebuie să unifice informaţiile, în sensul
în care toate datele din sistem trebuie să se regăsească într-un model unic de date. A doua
chestiune se referă la automatizarea proceselor. A treia caracteristică se referă la
posibilitatea de a avea sisteme deschise. Nici un producător nu are posibilitatea de a oferi
toate sistemele de care nevoie orice companie şi atunci trebuie menţinută deschiderea
oricărei soluţii către sistemele existente într-o organizaţie companie. Pe urmă, sistemul
trebuie să fie configurabil, pentru că nu există două companii client la fel.
Următoarea caracteristică se referă la accesibilitatea unei astfel de soluţii. Orice aplicaţie
performantă la nivelul anului 2003 ar trebui să ofere acces prin web al clienţilor, acces de
tip mobil ş.a.m.d. O altă caracteristică este oferirea de medii colaborative de lucru, ceea
ce înseamnă că întreprinderile nu mai sunt nişte fortăreţe cu clienţi şi inamici în jurul lor,
ci nişte medii deschise la nivelul proceselor către clienţi şi parteneri de afaceri.
În fine, ultima caracteristică se referă la posibilitatea de a oferi această automatizare şi
integrare a proceselor de afaceri ca pe un serviciu. Singurii care vor putea oferi aşa ceva
vor fi furnizorii care au construit soluţiile de la bun început axate pe o asemenea direcţie.
Concluzionând la toate cele de mai sus, companiile au două direcţii de acţiune: ele pot
adopta metoda unei alinieri treptate, în sensul în care automatizarea proceselor se face
gradual. A doua direcţie, mai bună, este aceea de a arde etapele. Există şansa ca
întreprinderile să ajungă la nivelul tehnologic curent de pe plan mondial dîntr-o dată, prin
înţelegerea conceptelor şi selectarea în cunoştiinţă de cauză a soluţiei potrivite.
Se naşte aici problema financiară a costului de oportunitate prin selectarea a ceea ce nu
trebuie. În realitate, costul economic al implementării treptate a unor soluţii este mai
mare decât costul alegerii unei soluţii integrate. În ultimă instanţă, este vorba de a
compara mentalitatea de a cheltui cu mentalitatea de a face investiţii. Putem să luăm
sistemele informatice ca o cheltuială cu ţârâita, şi atunci ceea ce facem va fi puţin şi prost
sau putem să le considerăm investiţii şi atunci rezultatele vor fi cele aferente unei
investiţii.
În orice caz, piaţa e în creştere. Dinamica însă e mai lentă decât ar fi putut să fie,
dîntr-o multitudine de cauze. Starea de normalitate aici este dată de gradul de saturaţie cu
soluţii ERP implementate în rândul celor mai mari companii dîntr-o ţară. Iar România

37
este, din nefericire, încă departe, pentru că mai puţin de jumătate din topul primelor 100
companii româneşti dispun actualmente de un astfel de sistem informatic.

Trecerea la ERP din perspectiva clientului


Când o companie decide să implementeze o soluţie de Enterprise Resource Planning,
trebuie să ia în calcul, pe lângă toate aspectele mai mult sau mai puţin tehnice, factorii
„sentimentali" ai implementării: este vorba de o schimbare, care nu se produce fără
eforturi şi fără a lăsa urme în cultura organizaţiei.
O companie din România poate fi interesată de o componentă sau alta a soluţiilor de
Enterprise Resource Management, sau de o soluţie, în întregul ei, sau alta, indiferent de
domeniul de activitate al companiei respective. Indiferent că e vorba de o bancă sau o
firmă producătoare de şuruburi, pentru a-şi mări productivitatea şi a reduce costurile, o
firmă are nevoie de ERP.
De ce este nevoie de ERP?
În primul rând, pentru sporirea productivităţii şi reducerea costurilor. Pe de altă parte,
managerii români au înţeles că soluţiile ERP, bine alese şi implementate, reprezintă un
atu în plus pentru supravieţuirea pe o piaţă şi într-un climat bazat din ce în ce mai mult pe
tehnologia informaţiei. Dar pentru aceştia este important în primul rând să înţeleagă
modul în care o implementare bună poate atrage succesul afacerii lor. Implementarea
unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii este un pas important pentru orice
companie şi presupune reorganizarea întregii afaceri pe baze noi, competitive.
În plus, ca orice schimbare, şi această schimbare trebuie asumată. Pe lângă schimbarea
efectivă, de structură şi proceduri de lucru, este vorba şi de o schimbare organizaţională,
gestionabilă prîntr-un management specific schimbării. Este esenţial ca, începând de la
management şi continuând cu celelalte structuri ale organizaţiei, să fie conştientizat faptul
că noul mod de lucru este mai eficient şi mai profitabil pentru întreaga companie.
„Şocul" de după implementarea unui sistem ERP în companie depinde în mare măsură de
modalitatea abordată de conducere în vederea acestei schimbări. Şi, desigur, un important
aspect al acestui lucru îl reprezintă comunicarea internă, realizată în cadrul organizaţiei.
Comunicarea formală şi informală trebuie să scoată în evidenţă un adevăr incontestabil: şi
anume, faptul că schimbarea este benefică organizaţiei, în ansamblul ei, dar şi angajaţilor
în particular. Dacă acest mesaj este transmis şi receptat, vor fi reduse sau eliminate, chiar,
o serie întreagă de tensiuni interne, membrii organizaţiei fiind fidelizaţi faţă de strategiile
companiei, iar noile modificări vor fi acceptate mai relaxat.
Clientul
Majoritatea companiilor care au apelat până acum la soluţii ERP sunt în cea mai mare
parte multinaţionale, care au venit, cum se spune, „cu lecţia învăţată" de la companiile
mamă. Ca atare, modalitatea de alegere a soluţiei ERP urmează strategia „de acasă". Pe
lângă acestea, însă, şi companii româneşti - de stat, dar şi private se preocupă de alegerea
şi implementarea de soluţii ERP.
Beneficiari de soluţii ERP sau componente ale unei astfel de soluţii, până acum, sunt
Administraţia Porturilor Maritime Constanţa, ALRO Slatina, Butan Gas, Vama
Română, Daewoo Automobile România, Automobile Dacia SA Piteşti, Henkel România,
Romcontrol SA, Gerovital, Interbrew, AIG Life România, Aviva, ING Barings, KPMG
România, Telemobil şi multe altele. Cum şi-au ales toţi aceştia soluţia ERP? Cum trebuie
să-şi aleagă, în general, un client soluţia ERP pe care s-o implementeze? Consultanţii în
implementări ERP vorbesc de anumiţi paşi care trebuie parcurşi, paşi care diferă de la caz
la caz, de la consultant la consultant şi de la un beneficiar la altul.
În primul rând, fie că ne place să recunoaştem sau nu, un important factor în
achiziţionarea unei soluţii ERP îl constituie preţul de achiziţie (cunoscutul Total Cost of

38
Ownership - TCO). De multe ori acesta dictează alegerea unei soluţii sau alta. Avantajul,
totuşi, al pieţei româneşti constă în faptul că pune la dispoziţie aplicaţii disponibile la o
mare varietate de preţuri, precum şi posibilitatea particularizării aplicaţiilor. Costul total
al unei soluţii ERP depinde de mai mulţi factori: infrastructura existentă, consultanţa
oferită, costul licenţelor şi al adaptărilor necesare. Uneori poate apărea o problemă:
obiectivul final poate suferi unele modificări, costurile estimate iniţial crescând şi ele.
Oricum am lua acest proces al selecţiei şi implementării unui sistem ERP, este important
de reţinut câteva lucruri:
• numai un consultant poate şti mai bine ce îmi trebuie pentru compania mea;
• pentru aceasta, consultantul trebuie „alimentat" foarte bine cu informaţii din interiorul
firmei;
• procesul de implementare parcurge câteva etape, care „sapă" în compania beneficiar,
schimbând multe din „obiceiurile" existente;
• implementarea nu se încheie când aplicaţia devine operaţională, ci continuă cu procesul
de suport tehnic din partea furnizorului şi învăţare permanentă din partea clientului.

BIT SOFTWARE

Înfiinţată în 1994 şi având ca obiect de activitate producţia de software, BIT Software


face parte din grupul olandez Profuse Holding B.V., cu capital integral privat, specializat
în proiectarea şi implementarea de sisteme informatice integrate şi sisteme de gestiune a
relaţiilor cu clienţii adresate întreprinderilor mari. Profuse este unul dintre principalii
parteneri Baan din Europa, având în prezent peste 500 clienţi care utilizează sistemul
Baan, beneficiind totodată de gama largă a serviciilor oferite de Profuse.
Localizată în Braşov, BIT Software S.R.L. este specializată în furnizarea de soluţii
software ERP pentru piaţa românească şi soluţii de gestionare a relaţiilor cu clienţii şi
gestionare a cunoştinţelor pentru piaţa internaţională. În acest sens, activitatea principală
se concentrează pe două direcţii principale: dezvoltarea sistemului integrat Socrate şi a
sistemului CC Assistant - CRM şi Knowledge Management.
BIT Software este membru fondator al IT Comfort Institute, specializat în consultanţă
pentru managementul serviciilor IT.
În momentul de faţă, BIT Software are peste 60 de clienţi Socrate, companii medii şi
mari din România, cu peste 1200 de utilizatori, iar pe piaţa internaţională peste 30 de
companii mari utilizează CC Assistant.
Pe lângă produsele sale, BIT Software oferă o gamă completă de servicii de
implementare şi suport tehnic, direct sau prin parteneri autorizaţi.

Socrate

Socrate pune la dispoziţia managerilor informaţii în timp real, indiferent de localizarea


acestora, influenţând semnificativ modul în care se iau deciziile şi se conduc afacerile.
Afacerile pot fi conduse cu succes, doar atunci când există situaţii la zi privind rezultatele
activităţilor din cadrul organizaţiei, precum situaţia vânzărilor, a încasărilor, a plăţilor şi a
datoriilor, situaţii privind producţia în curs şi costurile aferente produselor realizate,
situaţii privind furnizorii, etc.
Socrate este un sistem informatic format din mai multe module. Cu Socrate se pot
planifica şi gestiona toate resursele din cadrul organizaţiei: materiale, furnizori, clienţi,
resurse umane, produse şi servicii, trezoreria, etc. Modulele pot fi folosite separat sau
împreună, în funcţie de activităţile specifice fiecărei organizaţii.

39
Caracteristici tehnice
Sistemul integrat Socrate se adresează întreprinderilor medii şi diviziilor din cadrul
întreprinderilor mari, fiind construit în cea mai modernă tehnologie client-server şi având
o arhitectură deschisă bazată pe Windows şi SQL Server.
Socrate este scris în limbajul standard Visual Basic Enterprise şi rulează pe platformele
Windows NT şi Windows 2000, fiind optimizat pentru tehnologia bazelor de date SQL.
Sistemul de gestiune este construit utilizând numai instrumente şi componente
standardizate, garantând astfel arhitectura deschisă a sistemului. Totodată, sistemul a fost
proiectat şi dezvoltat folosind instrumentele performante CASE PowerDesigner, care
asigură fiabilitatea sa deosebită.
Astăzi, arhitecturile client-server au devenit soluţia principală în rezolvarea nevoilor
legate de conducerea cu succes a afacerilor.
Tehnologia client-server
Construcţia bazată pe tehnologia client-server, adoptată de majoritatea mediilor de afaceri
competitive, prezintă câteva caracteristici importante, cum ar fi:
• acces simultan al mai multor utilizatori la baza de date, fără apariţia blocărilor;
• integritatea datelor şi a tranzacţiilor, indiferent de numărul de operaţii sau de
utilizatori;
• volum mare al tranzacţiilor şi posibilitatea obţinerii unor informaţii de sinteză ce
au la bază acumularea în timp (luni, ani) a datelor introduse;
• securitatea datelor şi protejarea sistemului la acces neautorizat;
• lucrul în medii distribuite: datele pot fi introduse din puncte repartizate diferit din
punct de vedere geografic, iar informaţiile se pot obţine indiferent de localizare.
Datele se pot transmite automat dîntr-un punct în altul, cu ajutorul mecanismelor
de replicare incluse în tehnologia de baze de date;
• administrare automată prin proceduri şi instrumente performante de arhivare,
restaurare, optimizare şi verificare.
Avantaje Socrate
Arhitectură modulară integrată. Informaţii în timp real
Socrate este format din mai multe module care se integrează perfect între ele. Spre
exemplu, o factură de vânzare introdusă la departamentul comercial va apărea imediat
sub formă contabilă, în contabilitate, precum şi în raportul de vânzări al directorului
comercial. Aşadar, un document (datele), odată ce a fost introdus, "se împrăştie" în tot
sistemul, furnizând informaţii la toate nivelurile organizaţiei.
Uşurinţă în utilizare. Accesibilitate
Interfaţa grafică deosebit de prietenoasă a fost astfel gândită, încât să asigure o asimilare
rapidă a modulelor, indiferent de nivelul de pregătire al utilizatorilor sau de poziţia lor.
Acces rapid la informaţii de la distanţă
Sistemul permite lucrul în medii distribuite, transferul datelor dîntr-o locaţie în alta
făcându-se automat, indiferent de mediul ales (internet, linie directă, modem etc.).
Această facilitate se dovedeşte deosebit de utilă în cazul organizaţiilor care au puncte de
lucru repartizate pe diverse arii geografice (depozite, fabrici, agenţi comerciali pe teren
etc.) şi care doresc să aibă informaţii despre sistem în timp real.
Niveluri multiple de securitate
Utilizatorii sistemului pot primi diferite drepturi de acces la documente, rapoarte, baza de
date, în funcţie de rolurile pe care aceştia le îndeplinesc în organizaţie. Există, de
asemenea, mecanisme performante de validare a documentelor, care asigură integritatea
datelor şi coerenţa procesului modelat.

40
Valute multiple. Societăţi multiple
Rapoartele se pot obţine în valute diferite, iar sistemul poate fi aplicat şi în cadrul mai
multor organizaţii independente sau legate între ele prîntr-o structură de tip holding.
Standardizare. Protejarea investiţiei
Tehnologia client-server, precum şi utilizarea instrumentelor standard (VB, C++, Crystal
Reports, SQL, Power Designer CASE) garantează deschiderea sistemului spre viitor;
astfel, sistemul nu depinde de modificările tehnologice ale echipamentelor hardware şi
nici de instrumente sau baze de date proprietare.
Modulul Financiar
Modulul Financiar conţine:
» Contabilitate financiară
» Încasări
» Plăţi
» Imobilizări
» Bugete
» Salarii

Contabilitate financiară
Modulul Contabilitate generală stă la baza puternicului sistem Socrate şi permite
înregistrarea tuturor tranzacţiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea şi raportarea
acestora. Acest modul ţine evidenţa datelor financiare şi oferă la timp informaţii
financiare cu privire la mersul afacerii. Totodată, acest modul înglobează un sistem
performant de audit şi validare a înregistrărilor şi realizează legătura cu celelalte module.
Structură flexibilă de conturi
Planul de conturi este predefinit, se poate adapta la specificul fiecărei firme şi suportă
multiple nivele de detaliere. Codificarea conturilor este alfanumerică şi permite legătura
facilă cu celelalte module.
Introducerea uşoară şi rapidă a contărilor
Contările se pot face fie manual, fie automat în funcţie de activităţile/operaţiile contabile
predefinite, iar vizualizarea lor se poate face după diferite criterii de selecţie: date,
jurnale, documente, utilizatori etc.
Sistem de raportare flexibil
Modulul înglobează toate rapoartele standard şi există posibilitatea generării de rapoarte
specifice nevoilor clienţilor. Raportările se pot face pe perioade diferite de timp, pe un
cont sau o selecţie de conturi, pe documente sau activităţi, până la orice nivel de detaliere
sau pentru diferite valute. Totodată, se pot obţine rapoarte financiare de sinteză pe
perioade mari de timp: luni, trimestre, ani.
Automatizarea tranzacţiilor
Anumite activităţi de rutină, cum ar fi închiderea conturilor de TVA, de profit şi pierderi,
închiderea de an ş.a., se realizează în mod automat la sfârşitul fiecărei perioade. Totodată,
documentele care se introduc în alte module (facturi, bonuri etc.) se contează automat,
apărând astfel în modulul de contabilitate. Atât documentele, cât şi regulile de contare
care se ataşează documentelor se predefinesc de către utilizator.
Evidenţa paralelă în mai multe valute
Decontările se pot face atât în lei cât şi în alte valute, ceea ce permite urmărirea conturilor
sau a altor situaţii pe diferite valute.
Sistem de securitate şi auditare
Utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, iar urmărirea
documentelor se poate face în funcţie de persoana care a introdus sau a validat
documentul. Sistemul verifică totodată consistenţa contărilor introduse.

41
Consolidarea multisocietate a rapoartelor
Sistemul permite evidenţa pentru o societate, pentru mai multe societăţi sau pentru firme
care au o structură de tip holding.

Încasări
Sistem flexibil de încasări
Încasările se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări şi
sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează alte
obligaţii de încasare.
Controlul complet al sumelor de încasat
Situaţia facturilor restante şi scadente oferă o imagine clară asupra clienţilor şi
debitorilor, permiţând anticiparea intrărilor de bani. Totodată modulul asigură evidenţa la
zi a încasărilor parţiale, compensărilor şi a încasărilor eşalonate.
Istoricul Încasărilor
Urmărirea în timp a încasărilor reflectă gradul de încărcare al intrărilor în trezorerie,
reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizaţiei. Împreună
cu plăţile, încasările reflectă mişcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru
orice perioadă de timp.
Blocarea automată a comenzilor la depăşirea limitelor de credit acordat
Pentru fiecare client se pot defini condiţii speciale de plată şi creditare, astfel ca riscurile
privind neplata facturilor să fie minime.
Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Clienţi, Vânzări şi Contabilitate
Transferul documentelor de încasare se face automat în modulul Contabilitate, sub forma
contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot
sistemul. Totodată, modulul comunică în permanenţă cu celelalte module, datele fiind
transmise instantaneu de la un modul la altul.

Plăţi
Sistem flexibil de plăţi
Plăţile se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări şi sunt
legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează obligaţii de
plată.
Control complet al sumelor de plată
Situaţia facturilor restante şi scadente de la furnizori oferă o imagine clară asupra
creditorilor şi furnizorilor, permiţând anticiparea ieşirilor de bani. Modulul asigură
evidenţa la zi a plăţilor parţiale, compensărilor şi a plăţilor eşalonate.
Istoricul plăţilor
Urmărirea în timp a plăţilor reflectă gradul de încărcare al ieşirilor din trezorerie,
reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizaţiei. Împreună
cu încasările, plăţile reflectă mişcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru
orice perioadă de timp.
Definirea flexibilă a rabaturilor şi a termenelor de plată
Plăţile se fac ţinând cont de rabaturi şi facilităţi legate de termenele de plată, astfel încât
câştigurile să fie maxime, iar în fluxul de bani să nu apară disfuncţionalităţi.
Automatizarea plăţilor
Plăţile care se fac în mod regulat se pot automatiza (obligaţiile către salariaţi, către
bugetul statului etc.), existând astfel siguranţa efectuării plăţilor la timp.
Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Furnizori, Cumpărări şi Contabilitate
Transferul documentelor de plată se face automat în modulul Contabilitate, sub forma
contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot

42
sistemul. Totodată, modulul comunică în permanenţă cu celelalte module, datele fiind
transmise instantaneu de la un modul la altul.

Imobilizări
Modulul de imobilizări permite înregistrarea tuturor operaţiunilor financiare legate de
mijloacele fixe şi obiectele de inventar din cadrul organizaţiei, cu reflectare automată în
contabilitatea financiară.
Evidenţa imobilizărilor după criterii multiple
Atât mijloacele fixe, cât şi obiectele de inventar se pot înregistra şi organiza după diferite
criterii: natură, provenienţă, metode de amortizare, apartenenţă la sistemul de clasificare,
puncte de lucru/centre de profit.
Metode definibile de calcul al amortizării
Sistemul permite stabilirea tipului de amortizare pentru fiecare mijloc fix în parte şi
aplică algoritmul de calcul caracteristic pentru tipul ales, fiind disponibile următoarele
tipuri de amortizare: liniară, degresivă, accelerată. Calculul amortizării se poate face în
avans pe toată durata, individual sau pe grupe, în vederea stabilirii diferitelor strategii
legate de impozitare, având totodată opţiuni de calcul al gradului de utilizare pe diferite
grupe de mijloace fixe.
Raportări la preţuri de piaţă. Reevaluări automate
Modulul permite ţinerea evidenţei în paralel a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar
la preţuri de piaţă, în mai multe valute, cu posibilitatea reevaluării lor după valori
prestabilite.
Evidenţa pe locaţii şi centre de profit
Toate imobilizările se pot repartiza pe diferite puncte de lucru sau centre de profit, pentru
a putea urmări repartizarea lor în cadrul organizaţiei.
Integrare completă cu modulul Contabilitate
Amortizarea calculată poate fi transferată automat în contabilitatea financiară pentru
fiecare mijloc fix sau pentru fiecare grupă de mijloace fixe, repartizată pe centre de profit.

Bugete
Bugetele stau la baza introducerii valorilor planificate pentru orice element de patrimoniu
şi permit urmărirea abaterilor de la planurile stabilite, pentru fiecare activitate în parte:
vânzări, aprovizionare, producţie, etc. Bugetele vă vor ajuta să stabiliţi limite pe diferite
categorii de cheltuieli, să urmăriţi şi să fixaţi diferite criterii de profitabilitate, să stabiliţi
standarde de performanţă şi să translataţi planuri operaţionale în termeni financiari.
Flexibilitatea bugetelor
Bugetele se pot întocmi pe perioade diferite de timp, după natură sau după locaţie,
stabilindu-se, pe lângă valorile originale, până la patru valori rectificate.
Imputaţia şi controlul bugetar predefinibil
Imputaţia bugetară se poate face în orice fază din procesul specific organizaţiei, iar
controlul bugetar poate fi realizat fie manual, fie automat, în limitele stabilite la
întocmirea bugetului.
Metode multiple de pregătire bugetară
Planificarea bugetară se poate face plecând de la valorile prezente, de la bugete existente
sau precedente, prin specificarea valorilor anuale şi distribuirea lor pe diferite perioade,
pe baze procentuale sau constante prestabilite, prin metoda top-down sau bottom-up.

43
Rapoarte detaliate şi sintetice
Există rapoarte şi proceduri de verificare a valorilor bugetate cu cele înregistrate în
contabilitate. Rapoartele scot în evidenţă variaţiile bugetare pe conturi, clase de conturi,
elemente, pentru diferite perioade de timp şi tipuri de bugete.
Salarii
Modulul de salarii a fost conceput în dorinţa de a acoperi un număr cât mai mare de
cazuri particulare, fiind ştiut faptul că problemele legate de acest capitol sunt complexe.
Integrare cu modulele Socrate
Se pot înregistra numeroase informaţii privind persoanele angajate, timpul lucrat de
acestea (pontajul zilnic sau lunar), calculul drepturilor salariale (brute/nete, în valută de
bază sau altă valută de referinţă), calculul contribuţiilor la bugetul de stat şi al asigurărilor
sociale. Toate rapoartele se pot configura şi automatiza, iar transferul în contabilitate se
poate face cu repartizarea automată a cheltuielilor pe centre de cost.
Flexibilitate în configurare
Modulul de salarii urmează aceeaşi filozofie ca întreg sistemul Socrate şi anume
libertatea utilizatorului în configurarea şi particularizarea acestuia. Configurarea
modulului pe specificul companiei se face foarte uşor, putându-se defini multiple forme
de salarizare, impozite, grile, sporuri, reţineri, penalizări, pensii alimentare, problemele
legate de CAR şi tichete de masă.
Servicii de implementare oferite de BIT Software
Perioada de implementare - de la achiziţionarea sistemului (modulelor) şi până la
exploatarea sa din plin - este foarte scurtă, datorită metodologiilor folosite şi a
materialelor de instruire (documentaţie, sisteme "help", etc.) care însoţesc sistemul. Acest
lucru are ca efect recuperarea rapidă a investiţiei şi câştiguri importante de timp şi bani,
rezultate în urma utilizării sistemului.
În funcţie de specificul şi dimensiunea organizaţiei şi de gradul de adaptabilitate al
acesteia la modelele propuse iniţial de sistemul Socrate, se pot alege diferite tipologii de
implementare, care să asigure exploatarea sistemului în cel mai scurt timp şi în condiţii
optime.
Servicii profesionale
Pentru organizaţiile complexe, sistemul este însoţit de un set de servicii de consultanţă
privind modelarea dinamică a proceselor (Dynamic Business Reengineering), astfel încât
să poată fi adaptat la specificul fiecărei organizaţii. Serviciile de consultanţă tehnică se
adresează, în special, departamentelor de informatică şi se referă la probleme de auditare,
organizare internă, arhitecturi hardware şi software, mentenanţa sistemului, şcolarizare şi
suport tehnic.
Suport şi asistenţă tehnică
Deoarece sistemul informatic devine critic pentru organizaţie, acesta trebuie să
funcţioneze 24/24 ore. Astfel, suportul tehnic va fi permanent şi va putea fi asigurat de la
distanţă, pentru orice tip de organizaţie. Serviciile de asistenţă tehnică pot fi prestate fie
de către departamentul informatic din cadrul organizaţiei, fie de către specialiştii BIT
Software:
• Administrarea bazei de date: salvări, recuperări, atenţionări automate, transmitere
automată de date la distanţă, verificări şi optimizări periodice;
• Administrarea aplicaţiei: gestiunea utilizatorilor şi a drepturilor de acces,
gestiunea rapoartelor personalizate, evidenţa modulelor şi a accesului la sistem;
• Configurarea rapoartelor: adaptarea şi configurarea rapoartelor la specificul
fiecăruia.

44
Scala Business Solutions România

Profilul Companiei:
Scala Business Solutions SRL reprezintă partenerul Scala în România, având drepturi
exclusive pe aceasta piaţă în ce priveşte implementarea şi suportul local al produselor
Scala.
Scala şi-a început activitatea pe piaţa românească încă din 1994. Intrând pe piaţă
devreme, înaintea oricărui alt competitor internaţional, Scala România şi-a menţinut cu
succes poziţia de leader în domeniul soluţiilor ERP, fiind în măsură să ofere atât
companiilor locale cât şi celor multinaţionale beneficiile unice ale experienţei sale.
Compania oferă corporaţiilor şi întreprinderilor cunoştinţele şi capacitatea de înţelegere a
modului de desfăşurare a proceselor de afaceri pe o piaţă aflata într-o permanentă
dezvoltare. În acelaşi timp, vine şi în sprijinul companiilor locale, aducând cunoştinţele
dobândite pe o piaţa internaţională, precum şi servicii de consultanţă la cele mai înalte
standarde. În plus, pe măsură ce companiile locale caută cu mai mult interes finanţare
occidentală, acestea trebuie să fie compatibile cu standardele internaţionale de
contabilitate şi raportare, dar şi cu cerinţele locale deosebit de complexe. Scala reprezintă
instrumentul potrivit pentru realizarea acestui lucru.
Echipa de consultanţi Scala este constituita din specialişti calificaţi, pregătiţi pentru a
oferi cele mai potrivite soluţii oricărei probleme ce ar putea afecta derularea afacerii
clienţilor, conducând procesul implementării în toate fazele.
De la un număr de 6 angajaţi la începutul lui 1997, Scala România s-a dezvoltat până la
numărul de 22 angajaţi, dintre care 10 sunt consultanţi cu solide calificări în finanţe şi o
cunoaştere profundă a mediului de afaceri local.
Departamentul de consultanta oferă o întreagă gamă de servicii pentru a asigura succesul
proiectelor.
Consultantă şi Project Management – folosind Signature, metodologia de
implementare, consultanţii Scala conduc procesul după o abordare pas cu pas pentru a
asigura succesul implementării.
Cursuri de pregătire – oferite ca parte a proiectului de implementare. Pentru a ajuta cu o
eficienţă sporită clienţii se poate oferi pregătire suplimentară la cerere, atunci când
clienţii doresc extinderea înţelegerii noului sistem sau doresc să pregătească personal
adiţional. Aceste programe de pregătire sunt realizate de către consultanţi certificaţi
Scala, atât în engleza cât şi în română, folosind o gama variată de materiale pentru
suportul acestor cursuri.
Suport – pentru probleme care pot fi rezolvate de la distanţă, clienţii pot folosi serviciile
de hotline. Centrul hotline Scala pentru regiunea CEE se afla în Budapesta (Ungaria)
asigura suport în limba română pe parcursul orelor normale de program.
Aceasta combinaţie de valoare adăugată de client-suport, atât în ce priveşte clienţii locali
cât şi cei multinaţionali, s-a dovedit a fi eficientă, şi reprezintă motivul succesului
remarcabil al Scala România pe piaţa.
În prezent, Scala România are 80 de clienţi reprezentând atât companii romaneşti cât şi
multinaţionale, pe plan local dar şi în Republica Moldova. Gama lor de activităţi variază
de la servicii, la distribuţie sau producţie. Motivul pentru care au ales Scala, este ca nu
obţin doar un pachet complex de software, ci şi o soluţie detaliata pentru a-i ajuta să-şi
conducă afacerile cu o mai mare viteză şi eficacitate peste graniţe, în diferite valute, şi în
cadre diverse de prevederi legislative.
Scala oferă două linii de produse, create special pentru a lucra împreună: Scala şi iScala.

45
Scala 5.1

Scala 5.1, o suită de produse software complet integrate, create pentru conducerea
proceselor de afaceri, include module pentru managementul financiar şi al resurselor,
marketing, managementul proceselor de aprovizionare cât şi pentru managementul
proceselor de producţie.
Modulele financiare: Scala încorporează întreaga funcţionalitate a Registrului
Jurnal General, Registrului de Vânzări şi Registrului de Cumpărări, cu opţiuni pentru
Managementul Activelor Fixe, Consolidare şi Planificarea Fluxului de Numerar.
Registrul Jurnal General este baza sistemului Scala. Se pot configura orice planuri de
conturi, cu ajutorul structurii contabile flexibile, cu 10 dimensiuni, a sistemului. Structura
este apoi disponibilă pentru oricare din modelele Scala şi complet adaptată standardelor
GAAP şi FASB-52. Registrul Jurnal General oferă funcţiuni pentru alocări automate,
posturi tranzitorii, interogări detaliate şi rapoarte în formă finală, gata de semnat.
Modulele Registrul de Vânzări şi Registrul de Cumpărări sunt instrumente eficiente care
ajută la păstrarea unui control exact asupra plăţilor de încasat şi creditorilor. Există
posibilitatea de a emite facturi şi efectua plăţi în orice valută. Valorile locale sunt
contabilizate în paralel cu posibilitatea reevaluării. Plăţile automate fac din plata
facturilor o operaţiune extrem de facilă.
Modulul pentru Planificarea şi Controlul Producţiei este un sistem complet de planificare
a resurselor de producţie – MRP II – care susţine atât producţia pentru stoc, cât şi
producţia pe bază de comandă. Configuratorul, integrat cu modulul Comenzi de Vânzare,
ajută la lucrul cu variante pentru diferite tipuri de procese de producţie. Folosind
calculaţia MRP, se pot administra şi controla nivelul stocului şi necesarul de capacităţi.
Modulul pentru Calculaţia Costurilor este utilizat pentru controlul costurilor şi emiterea
de cotaţii, cu scenarii care pot fi ulterior urmărite în sistemul costurilor reale şi în
statisticile asupra producţiei. Planificarea zilnică este eficientă şi flexibilă datorită
opţiunii pentru Controlul Dispecerat. Integrarea completă cu Registrul Jurnal General
ajută la analiza producţiei în curs şi variaţiilor de producţie.
Modulul Managementul Proiectelor, integrat cu celelalte module, permite întocmirea
estimărilor şi bugetelor, precum şi planificarea şi controlul resurselor. Structura flexibilă
a proiectelor Scala, pe patru niveluri, ajută la urmărirea derulării în timp a proiectelor şi
oferă facilitatea de a concentra atenţia asupra zonelor cu probleme. Modulul integrează
fluxul de materiale cu modulele logistice şi susţine toate aspectele majore ale
contabilităţii. Existenţa şabloanelor şi a modelelor flexibile contribuie la eficientizarea
activităţii.
Modulul Managementul Comenzilor de Service pune la dispoziţie oportunităţi complet
noi pentru controlul activităţilor de service, inclusiv controlul total asupra materialelor şi
resurselor. Modulul este conceput pentru a lucra cu sute de tehnicieni de service, arondaţi
pe locaţii diferite, care lucrează pe teren sau asigură service şi asistenţă în interiorul
companiei. Utilizând funcţiunile pentru contractele de service, se poate genera venitul din
baza de instalări, stabili în mod corect preţul comenzilor de service şi programa automat
apelurile periodice pentru mentenanţă.
Modulul de Salarii este un instrument util departamentelor de resurse umane şi financiare
din întreaga lume. Modulul acoperă fiecare etapă a activităţii de resurse umane, de la
angajare şi introducerea fişelor de pontaj, până la calculul salariilor, plăţi automate şi
rapoarte statistice. Integrarea completă cu contabilitatea oferă posibilitatea comparării
bugetelor şi controlul costurilor.
Baza de Date pentru Marketing deschide noi oportunităţi pentru colectarea informaţiilor
importante referitoare la posibilii şi viitorii clienţi. Organizaţiile cu departamente

46
eficiente de vânzări au nevoie de unelte bune de marketing. Aceasta integrează informaţia
din fişierele referitoare la vânzările curente, la clienţi şi furnizori, oferind totodată
posibilitatea creării unei baze de date proprii, lăsând libertatea structurării datelor.
Modulele logistice Scala satisfac cerinţele celor mai complexe procese de afaceri. Având
ca punct central modulul pentru Gestiunea Stocurilor, modulele Comenzi de Vânzare şi
Controlul Cumpărărilor, se păstrează o evidenţă exactă a tranzacţiilor companiei. Pentru
analize ulterioare, există o multitudine de informaţii în modulul Statistici. Modulele
logistice includ funcţiuni cum ar fi urmărirea numerelor de serie, bonuri de materiale,
urmărirea loturilor, comenzi de cumpărare şi propuneri de cumpărare. Depozite multiple
şi opt tipuri diferite de comenzi de vânzare conferă flexibilitate operaţiunilor. Stabilirea
preţurilor în valute multiple şi calculaţia costurilor conform propriilor metode de evaluare
asigură controlul asupra veniturilor şi profitului brut. Modulul Baza de Date de Piaţă,
complet integrat, furnizează informaţii asupra clienţilor potenţiali.

iScala 2.1

iScala 2.1 este prima versiune a noii generaţii de aplicaţii software Scala disponibile.
Acesta este singurul sistem ERP special proiectat existent pe piaţă, care înlesneşte
colaborarea reală dintre diviziile şi filialele unei companii, indiferent de locaţia acestora,
sau dintre o companie şi clienţii, partenerii şi furnizorii săi.
Aceasta platforma este proiectată special pentru colaborarea prin intermediul internetului,
permiţând companiilor să automatizeze şi să administreze procesele de afaceri între
diferite locaţii. Ea furnizează atât o temelie completă pentru afacerile electronice, cât şi
un grad de securizare, evaluare, şi flexibilitate pentru a face faţă schimbărilor, indiferent
de ce natură sunt acestea.
Colaborarea autentică reprezintă capacitatea de face ca procesele automatizate de afaceri
să funcţioneze în cadrul unor sisteme – atât în interiorul, cât şi în exteriorul companiei,
fie ca este vorba despre o companie globală, locală, o filială sau o companie mamă –
făcând posibilă obţinerea unor beneficii perceptibile din comerţul electronic, construind
schimburi securizate sau optimizând lanţul de furnizori.
Aceasta este ceea ce se înţelege prin “matricea perfectă” – esenţa viziunii Scala despre
viitor. Aceştia sunt termenii în care firma Scala descrie infrastructura de care au nevoie
astăzi companiile de toate genurile şi de toate mărimile. Colaborarea autentică se referă la
capacitatea de a conecta orice punct dîntr-o matrice (infrastructură) cu orice alt punct,
într-o manieră transparentă şi fără defecte.
Într-un mediu de afaceri electronice, aceasta este modalitatea dorită şi de care au nevoie
companiile pentru a opera – în colaborare autentică – folosind o aplicaţie care
automatizează paşii previzibili, simpli şi care se repeta frecvent în derularea afacerii.
iScala este mai mult decât un produs – este un nou mod de lucru. Este o platformă pentru
un viitor care se bazează pe colaborare, în care companiile vor putea conecta procesele în
orice moment, într-o matrice perfectă.
Cele mai importante beneficii pe care o companie globală le obţine folosind iScala sunt:
 Soluţii de conectivitate complet integrate
 Posibilitatea colaborării autentice
 Compatibilitate cu versiunile anterioare Scala, cu metodologie şi mijloace
de conversie a bazei de date
 Administrarea proceselor de afaceri (planificarea resurselor întreprinderii)
 Suport multi-lingv
 Suport multivalutar (inclusiv Euro)

47
 Suport, simultan, pentru mai multe standarde de contabilitate
 Posibilitatea de completare cu funcţionalităţi create de terţi
 Posibilitatea de livrare directă pentru reducerea stocurilor şi îmbunătăţirea
nivelului serviciilor fata de clienţi
 Disponibilitate pentru Inventar promis şi Suport capacitate
 Integrarea funcţiei de tipărire din Crystal Reports pentru vizualizare şi
opţiuni multiple de ieşire (de ex. PDF, Excel, etc.)
 Administrarea automată a rapoartelor prin Serverul de Distribuire a
Documentelor (de ex. se pot crea automat copii tipărite şi/sau electronice
pentru arhivare)
 Asigura suport pentru mesagerie XML
 Posibilitatea de adăugare de funcţionalităţi folosind VBA
 Flux de lucru şi urmărirea sarcinilor complet integrat (de ex. creare de
avertizări bazate pe reguli de funcţionare a afacerii)
 Help on line care explică toate noile funcţionalităţi
 Funcţionalităţi de securitate şi uşurinţă în utilizare date de Windows NT
 Instrumente de administrare de la distanţă pentru gestionarea instalărilor
distribuite sau locale
 Suport pentru grupuri de utilizatori
 Gata pentru servicii internet.
iScala 2.1 cuprinde doua produse – iScala Business Server şi iScala Enterprise Server.
• iScala Business Server este produsul primar al firmei Scala – un pachet complet
Collaborative ERP pentru companiile mijlocii de sine stătătoare, care au nevoie de toate
funcţionalităţile ERP. Acesta este proiectat pentru a oferi beneficii companiilor care nu
au nevoie de un grad ridicat de scalabilitate.
• iScala Enterprise Server este construit ca un pachet Collaborative ERP complet, ce se
adresează companiilor multinaţionale de talie mijlocie sau filialelor şi diviziilor
întreprinderilor mai mari. Acest pachet prezintă toate funcţionalităţile iScala Business
Server, la care se adaugă scalabilitate, capacităţi de centralizare a proceselor de afaceri şi
suport pentru operarea în mai multe locaţii şi filiale.
• iScala Developer este un instrument de dezvoltare care permite programatorilor interni,
şi externi să dezvolte, pe baza produselor iScala, soluţii specifice care să răspundă
cerinţelor suplimentare ale clienţilor. O dată ce aceste soluţii sunt dezvoltate, clienţii vor
avea nevoie de un mediu în care să le pună în funcţiune, care trebuie cumpărat separat de
licenţele Business sau Enterprise Server.
iScala Business Server
iScala Business Server este construit pentru acei clienţi care utilizează Scala ca o soluţie
de sine stătătoare sau o soluţie instalată într-o singura locaţie (chiar dacă există mai multe
puncte de lucru).
Utilizatorii tipici sunt companiile locale ce folosesc Scala într-un singur loc, care necesita
atât fucţionalităţi ERP clasice, cât şi posibilitatea de a se conecta cu clienţii şi furnizorii.
Sistemul back-office cuprinde întreaga gamă de funcţionalităţi, inclusiv modulul
financiar, logistică, producţie, management de proiect, managementul comenzilor de
service, salarii.
În prezent, automatizarea procesului se realizează sub forma unor soluţii individuale de
conectivitate. Acestea includ XML-EDI pentru vânzări şi cumpărări, sisteme de coduri de
bare pentru distribuţie, înregistrarea şi trimiterea informaţiilor critice, şi înregistrarea
registrelor financiare.

48
iScala Business Server aduce soluţii integrate ce pot fi dezvoltate pentru a crea şi a folosi
produse adaptate cerinţelor clienţilor, inclusiv planificarea grafică a fluxului de activităţi
pentru Soluţiile de conectivitate. Pentru clienţii existenţi, care folosesc deja Serverul
Microsoft SQL pentru Scala 5.1, exista o modalitate de actualizare ce include transferul
datelor într-o singura etapă.
Adaptarea fluxului de activităţi în cadrul soluţiilor de conectivitate se realizează prin
intermediul modulelor Workflow Manager şi Workflow Designer, în timp ce soluţiile
integrate pentru dezvoltări ulterioare oferă posibilitatea de a crea şi a folosi produsele
adaptate cerinţelor clienţilor în interiorul aceluiaşi pachet ERP. Soluţiile integrate VBA
ce pot fi dezvoltate ulterior includ atât caracteristicile unui editor de text VBA, cât şi
modulul Automation Manager şi Document Server.
iScala Enterprise Server
iScala Enterprise Server oferă întreprinderilor o temelie scalabilă şi solidă pentru
administrarea volumelor mari de date şi comunităţilor mai mari de utilizatori, şi poate fi
adaptat uşor la oportunităţi de extindere viitoare. iScala Enterprise Server conţine toate
elementele ce se regăsesc în iScala Business Server, însă extinde capacităţile de
colaborare în vederea sprijinirii unui volum mai mare de tranzacţii şi gradul de integrare
dintre filialele locale şi globale, dintre parteneri şi furnizori.
iScala Enterprise Server este soluţia perfectă pentru colaborarea internă între instalările
multiple din cadrul aceleiaşi întreprinderi, realizând centralizarea afacerilor din toate
locaţiile conectate. În plus, acesta oferă flexibilitate pentru folosirea mai multor limbi şi
localizări specifice ţării, chiar în cadrul unei singure instalări, fără a face compromisuri.
Aceasta face din iScala Enterprise Server o soluţie atractivă pentru companiile care îşi au
sedii la nivel global. Utilizatorii sunt, în general, companiile multinaţionale de dimensiuni
medii şi unităţile locale ale companiilor regionale sau globale.
Consola de administrare a sistemului global (Global System Management Console)
centralizează suportul tehnic într-un centru de excelenţă, oferind un singur punct de
control pentru toate sarcinile de administrare a sistemului iScala. Mediul de administrare
de la distantă al Consolei de administrare a sistemului global poate reduce costurile totale
ale întreprinderii şi permite realizarea mai rapidă a noilor instalări. Întreprinderile care nu
caută să-şi centralizeze funcţiile de administrare a sistemului, dar consideră continuitatea
afacerii o cerinţa fundamentală în cadrul întreprinderii, ar putea folosi Consola de
administrare a sistemului global ca un serviciu de rezervă pentru infrastructura IT locala.
Funcţiile portabile ale Serverului iScala pentru întreprinderi facilitează noile amplasări şi
reamplasări ale instalărilor existente.
iScala Enterprise Server poate opera pe un grup de servere, contrabalansând
administrarea bazei de date şi multitudinea de aplicaţii rulate şi poate fi optimizat din
punct de vedere al performanţei pentru a răspunde cerinţelor specifice ale fiecărei
companii.
Soluţii de integrare a aplicaţiilor
Aceasta grupă de soluţii este proiectată pentru a înlesni interconectarea aplicaţiei iScala
2.1 cu celelalte aplicaţii locale. Accentul este pus pe distribuirea informaţiei esenţiale
între sisteme. Informaţiile esenţiale sunt datele din sistemul Scala, care în mod normal
sunt introduse o singură dată pentru fiecare articol de stoc/client/partener, şi care nu se
modifică regulat, cum se întâmplă, de exemplu, cu listele de preţuri.
Introducerea datelor esenţiale în sistem: face posibilă preluarea în sistemele ERP iScala a
informaţiilor esenţiale, care au fost create sau administrate în cadrul altor aplicaţii.
Extragerea datelor esenţiale din sistem: permite unui sistem ERP iScala să transfere în
alta aplicaţie informaţii esenţiale create şi administrate în sistemul back-office.

49
Introducerea datelor din registrele financiare: înlesneşte interconectarea modulelor
financiare iScala 2.1 cu sisteme front-office şi permite sistemelor front-office să
actualizeze tranzacţiile în cadrul modulelor Registru jurnal general, Registru de vânzări şi
Registru de cumpărări din sistemul iScala.
Scala operează deja cu o gamă largă de parteneri din întreaga lume, dintre care mulţi
vizează domenii specifice de aplicaţii, cum ar fi afacerile farmaceutice şi industria
hotelieră.
iScala 2.1 reprezintă o oportunitate ideală, în special pentru specialiştii terţi, de a crea
module care să asigure funcţionalităţile cerute de aceste segmente de piaţă şi să satisfacă
nevoile specifice ale unui grup de utilizatori. De exemplu, aceasta ar permite diviziilor
individuale din cadrul unei companii globale să selecteze funcţionalităţile care se
adaptează cel mai bine condiţiilor şi afacerilor lor specifice, făcând posibilă, păstrând
integrarea cu sistemul back-office global existent.
Reproiectarea în acest fel a arhitecturii platformei, a oferit posibilitatea ca Scala să
folosească “mini-pachete” de funcţionalităţi, în funcţie de cerinţele clienţilor.

Erp de tip colaborativ


iScala 2.1 nu este doar o soluţie ERP, ci este o soluţie ERP care susţine colaborarea cu
alte sisteme, în interiorul companiei, sau între companii. De fapt, iScala 2.1 este singura
soluţie ERP care face posibila colaborarea autentică, special conceputa în acest scop.
„Colaborarea autentica” reprezintă abilitatea de a derula procese de afaceri automatizate,
atât în interiorul cât şi în exteriorul companiei – indiferent dacă este o companie globală,
locală, o filială sau o companie mamă – permiţând obţinerea de beneficii comensurabile
de pe urma comerţului electronic, construirea unor schimburi securizate (secure
exchanges) sau optimizarea lanţului de furnizori.
iScala 2.1 este un mod practic de abordare a soluţiilor ERP de colaborare. Pentru a nu
adăuga funcţionalităţi de colaborare la un produs mai vechi, Scala a reconstruit fundaţia
aplicaţiei software, oferind companiilor un sistem proiectat special, care va susţine zonele
de interes ale afacerii prin comunicarea cu alte sisteme.
iScala 2.1 este prima versiune a noii generaţii de aplicaţii Scala disponibile acum.
Aceasta înglobează 20 de ani de experienţa a firmei Scala în construirea de sisteme ERP
standardizate, care au câştigat distincţii, alături de peste doi ani de livrare de soluţii
practice de colaborare. iScala 2.1 vede toate acestea construite şi integrate pe o platformă
nouă, la nivele superioare de scalabilitate, securitate şi flexibilitate pentru a face faţă
schimbărilor viitoare, indiferent de ce natură ar fi acestea.
Capacităţile de colaborare ale produsului iScala 2.1 decurg din strânsa integrare a trei
componente critice pentru colaborarea autentica:
 Funcţionalitate back-office: procesele fundamentale de afaceri care
permit administrarea afacerilor.
 Conectivitate: capacitatea de a vă interconecta cu alte aplicaţii din
compania dumneavoastră şi din alte companii.
 Experienţa utilizatorilor: capacitatea de a face ca aplicaţia software să
lucreze cu oamenii, automatizând sarcinile şi asigurând o adevărata
“experienţa” în utilizarea sistemului, orice interfaţa ar folosi aceştia.
“Colaborarea” este un subiect controversat
Asigurarea unei colaborări autentice între sisteme şi companii diferite se referă la livrarea
unor soluţii practice pentru problemele reale de afaceri. iScala 2.1 combină experienţa
firmei Scala în asigurarea conectivităţii pentru companiile globale cu funcţionalitatea
back-office, creată şi testată pe parcursul a 20 de ani de utilizare.

50
Rezultatul este o aplicaţie software care permite companiilor globale să-şi integreze toate
sistemele ERP din toate filialele şi sectoarele, dând posibilitatea companiilor locale să
facă primul pas în colaborarea cu furnizorii şi clienţii lor, în limba pe care aceştia o aleg
şi corespunzător cerinţelor specifice pieţelor pe care aceştia acţionează.
Colaborarea se referă, de asemenea, la capacitatea de a lucra cu aplicaţia software,
aceasta îndeplinind sarcinile automatizate, cum ar fi de exemplu trimiterea facturilor,
potrivirea comenzilor de cumpărare, lăsând oamenilor libertatea de a desfăşura activităţi
cu valoare adăugată.
iScala 2.1 permite automatizarea sarcinilor obişnuite, asigurând o mai bună experienţă
pentru utilizatorii programului, şi permiţând acestora să interacţioneze cu programul în
maniera care li se potriveşte cel mai bine: prin intermediul unui PC, unui telefon mobil
sau chiar prin intermediul unor mecanisme care nu au fost încă inventate.
Cum lucrează Colaborarea cu iScala 2.1?
PDA (personal digital assistant)
Arhitectura avansată a produsului iScala 2.1 permite dezvoltarea interfeţelor pentru
utilizator proiectate special pentru utilizatorii de PDA, cum ar fi forţa de vânzări,
personalul de la depozite, sau oricine are nevoie de o modalitate rapidă şi uşoară de
introducere sau accesare a informaţiei în iScala. PDA-rile sunt dispozitive tipice, cum ar
fi PC-urile de buzunar sau Palm hand-helds.
Windows, Citrix, Terminal Server
Deşi iScala 2.1 suporta interfeţe pentru utilizatori avansate, secretul funcţionarii acestui
produs în întreaga lume consta în faptul că clienţi doresc să lucreze folosind interfeţele
tradiţionale. Aceasta înseamnă ca atât timp cât exista cerere, va continua să furnizeze
soluţii instalate pe interfeţe client / server Microsoft Windows sau Citrix, sau Microsoft
Terminal Server.
Servicii web
iScala 2.1 este un produs compatibil cu funcţionalităţile web services; componente
rescrise pot primi mesaje XML de la alte servicii web, identificate prin intermediul UDDI
(Universal Description, Discovery and Integration).
Website-uri pentru comerţ electronic
iScala 2.1 şi soluţiile Scala Connectivity ale firmei Scala se conectează la site-urile web
de comerţ electronic, făcând posibil accesul la informaţiile referitoare la produse şi clienţi
oferite de iScala 2.1 şi la capacităţile multi-lingve şi multi-valutare care rezida în back
office.
Portaluri pentru întreprindere
iScala 2.1 oferă o bază pentru construirea unor autentice portaluri pentru întreprindere.
Informaţii referitoare la situaţia stocurilor, rezervei de numerar şi comenzilor atât din
filialele din întreaga lume, cât şi din compania mamă, pot fi vizionate în timp real.
Acelaşi lucru este valabil pentru companiile mijlocii independente care doresc să pună
informaţia la dispoziţia angajaţilor, prin intermediul unor portaluri externe.
Schimburi securizate (Private Exchanges)
iScala 2.1 este fundaţia pentru schimburi securizate, conferind capacitatea de
a automatiza schimbul de comenzi de cumpărare şi facturi, optimizând astfel
distribuţia pentru clienţii şi furnizorii şi în cadrul filialelor întreprinderi.
Soluţii CRM
Programul iScala permite sistemelor CRM să lucreze în timp real, forţele de vânzări
primind astfel comenzile la timpul potrivit. Prin urmare, sistemele CRM pot fi alimentate
cu informaţii despre clienţi, obiceiurile lor legate de cumpărări, nivelurile stocurilor şi
preţurilor folosind un program de sincronizare convenabil.
Lanţul de furnizori (Supply Chain)

51
Lanţul de furnizori nu funcţionează decât daca toate companiile implicate pot fi integrate
efectiv într-un singur sistem software specializat. iScala 2.1 oferă posibilitatea acestei
integrări, făcând ca bunurile să fie vizibile prin intermediul sistemului specializat, fără a
fi nevoie de o integrare costisitoare a aplicaţiei.
Alte soluţii ERP
iScala 2.1 se interconectează cu alte sisteme ERP, folosind tehnologii standardizate cum
ar fi Microsoft BizTalkTM Server 2000 prin intermediul XML (o metoda standardizata
de schimbare a informaţiilor). Cu costuri rezonabile, companiile globale îşi pot conecta
sistemul ERP central cu sistemele existente în fiecare dintre filialele lor, având astfel o
panorama globala a companiei într-un timp real şi maximizând rezultatele investiţiei în
sistemele ERP din segmentul de vârf; în acelaşi timp, orice companie poate beneficia de
pe urma interconectării cu sistemele ERP partenere în sensul automatizării afacerilor pe
care le derulează zilnic.
Alte sisteme iScala
Aplicaţia Scala se interconectează direct cu alte sisteme Scala, dând posibilitatea
companiilor să-şi consolideze conturile, să schimbe informaţii referitoare la clienţi,
stocuri şi preţ, sau doar să aibă un control centralizat al întregii infrastructuri Scala dîntr-
o companie.
Conexiune de tip browser
Clienţii din locaţiile îndepărtate pot lucra cu un server local, folosind o versiune browser
Scala pentru a beneficia de aceleaşi funcţionalităţi ca şi cele oferite de sistemele back-
office amplasate local. Modulul eService Management al aplicaţiei iScala aşează
funcţionalităţile exact în locul în care este nevoie de ele, într-un format care este uşor de
utilizat.
Portalul utilizatorului
Exista multe companii care nu doresc decât să obţină nişte informaţii cheie din sistemele
back-office, informaţii care să fie la îndemâna unor anumite categorii de personal, acestea
nefiind dispuse să suporte costurile unui portal pentru întreprindere special proiectat.
Pentru aceasta, iScala foloseşte “porţiuni de web”: componente proiectate să lucreze pe
un portal simplu pentru utilizatori, ce furnizează informaţii cheie într-o clipa.
Telefoane mobile şi alte dispozitive
iScala 2.1 permite construirea oricărui tip de interfaţa pentru utilizator, care să
corespunda cerinţelor diferiţilor utilizatori. Fie ca este vorba despre un telefon mobil
pentru un agent de vânzări aflat pe teren, fie ca este vorba de alte mecanisme care nu au
fost încă construite, sistemul permite ca informaţia să fie livrata prin simpla construire a
unei noi interfeţe, fără a fi necesara schimbarea codului.

Siveco România

Poziţia pe piaţă: SIVECO România SA este una din cele mai importante firme
producătoare de software din România, deţinând cea mai mare parte din volumul total al
exporturilor de produse software din România în ţări din Comunitatea Europeană şi
Statele Unite ale Americii.
Înfiinţată în anul 1992, compania este o societate pe acţiuni, acţionar majoritar fiind
grupul de investiţii olandez Danel Business Venture.
Oferta SIVECO România:
Soluţii informatice eficiente, în conformitatea cu legislaţia românească în domeniile
financiar-contabilitate, gestiunea întreţinerii echipamentelor, stocurilor şi achiziţiilor, a

52
mijloacelor fixe, a resurselor umane şi salarizării, bugetelor şi urmăririi contractelor, de
e-business şi comerţ electronic.
SIVECO s-a specializat în execuţia de proiecte informatice majore, implicând dezvoltări
la cerere de soluţii software accesibile prin Internet şi Intranet, integrarea cu alte sisteme,
distribuţie geografică a locaţiilor de acces şi numere mari de utilizatori.
soluţii informaţionale globale specifice care vizează toate arhitecturile informaţionale ale
unei companii - hardware, software, educaţională - şi realizează chiar reengineering-ul
acestora.
Cui se adresează soluţiile propuse de SIVECO România: întreprinderilor medii şi mari
din toate sectoarele industriale şi comerciale (atât cu reţea de distribuţie, cât şi cu vânzare
directă), cât şi companiilor prestatoare de servicii.
Sectoarele industriale cărora li se adresează soluţiile Siveco:
Soluţiile propuse de SIVECO România se adresează întreprinderilor medii şi mari din
peste 40 de sectoare industriale şi comerciale (atât cu reţea de distribuţie, cât şi cu
vânzare directă), cât şi companiilor prestatoare de servicii după cum urmează:
echipamente, administraţie , asigurări medicale, automobile, cercetare-dezvoltare,
comerţ, confecţii textile, consultanta, distribuţie produse petroliere, energie electrica –
distribuţie, guvern, ind. celuloza şi hârtie, ind. chimica, ind. cimentului, ind.
constructoare de maşini, ind. metalurgica, ind. miniera, ind. nucleara, ind. petroliera,
industria aeronautică, industria alimentară/fabricaţie bere, informatica, măsurători şi
operaţii speciale în industria de petrol şi gaze, media publisher, prefabricate pentru
construcţii, prelucrarea lemnului, producţie şi comercializare butelii, servicii comerciale,
servicii de aviaţie, servicii de telecomunicaţii, servicii furnizare apă, servicii portuare,
servicii radiodifuziune, servicii transport, servicii vamale, societate de investiţii
financiare, sport.
Certificări:
Începând cu luna iunie 1999, de către compania franceză AFAQ-ASCERT, cotată printre
primele 5 în lume din punct de vedere al prestigiului auditului pe care îl efectuează.
Certificatul ISO9001 emis de AFAQ-ASCERT pentru SIVECO România este recunoscut
de toţi membrii asociaţiei IQ-NET Reţeaua Internaţională de Certificare, de către
OMCAS, organismul de certificare al Ministerului Apărării.
Siveco România furnizează soluţii bazate pe cele mai noi tehnologii pentru administraţia
publică şi locală, companii mijlocii şi mari din toate sectoarele industriale şi comerciale
(atât cu reţea de distribuţie cât şi cu vânzare directă). Clienţii beneficiază de experienţa
acumulată de specialiştii SIVECO România în:
 Dezvoltarea de aplicaţii Internet;
 Dezvoltarea, întreţinerea şi implementarea Sistemului Informatic
Integrat Siveco Applications;
 Implementarea de soluţii Oracle Applications;
 Managementul sistemelor informatice;
 Proiecte informatice "la cheie" .
Arii de specializare:
 Aplicaţii Internet
 Gestiune Financiar-Contabilă Computerizată
 Gestiunea Computerizată a Contractelor
 Gestiunea Computerizată a Resurselor Umane şi Salariilor
 Gestiunea Computerizată a Vânzărilor
 Gestiunea achiziţiilor asistată de calculator
 Gestiunea deşeurilor industriale asistată de calculator

53
 Gestiunea stocurilor asistată de calculator
 Gestiunea transportului asistată de calculator
 Gestiunea întreţinerii echipamentelor şi utilajelor asistată de calculator
 Sisteme informaţionale de management
 Tehnologie datawarehouse şi datamining
Servicii:
 Servicii orientate către proiectare
 QA şi QC - Asigurarea Calităţii şi Controlul Calităţii pentru produsele software,
pe toata durata lor de viata
 Consultanta în domeniul Tehnologiei Informaţiei
 Servicii de implementare
 Cursuri de şcolarizare pentru utilizatori finali şi angajaţi ai departamentelor IT
 Datawarehouse şi datamining
Peste 2500 de utilizatori finali au fost instruiţi de către Siveco România.
Toate proiectele implementate de Siveco România în cei 10 ani de activitate au fost
încununate de succes, în cultura organizaţiei fiind stabilită ca prioritate absolută
satisfacţia beneficiarului.
Coeficient de apreciere a performanţei la beneficiari
 posibilitatea de a lua decizii în timp real pentru management,
 îmbunătăţirea calităţii muncii prin realizarea de fluxuri coerente şi riguros
procedurate
 scăderea costurilor materiale pentru reparaţii şi întreţinere cu până la 30%
 diminuarea generală a costurilor organizaţiilor (materiale, resurse umane etc.) cu
până la 25%
Efecte resimţite la beneficiari din punct de vedere al resurselor umane în urma
implementării acestor proiecte:
 dublarea numărului de angajaţi în departamentele IT
 realizarea unor performanţe sporite în alte departamente, în condiţiile păstrării
aceluiaşi număr de angajaţi
 stimularea creşterii economice pe orizontală, cu păstrarea locurilor de muncă şi
chiar sporirea lor în zone geografice sau în industrii în care acţionează beneficiarii
Siveco
Din punctul de vedere al valorii proiectelor implementate la beneficiarii din România,
aproximativ 40% sunt peste 100.000 USD, şi 60% au valoare între 20.000-100.000 USD.

SIVECO Applications - Pachet Integrat


Succesul societăţilor comerciale pe piaţă depinde de capacitatea managerului competitiv
de a culege, selecta şi prelucra date din toate domeniile de activitate ale societăţii, privind
dinamica raportului ieşiri / intrări şi a indicatorilor de performanţă şi de a elabora pe baza
lor decizii optime. Vehicularea informaţiilor economice, sociale, politice, tehnice,
ştiinţifice, etc., asigură supravieţuirea şi ascendenţa societăţii comerciale, adaptabilitatea
ei la noile provocări ale pieţei şi la condiţiile mereu schimbate ale luptei concurenţiale.
Ansamblul informaţiilor culese, prelucrate şi utilizate într-o societate comercială
constituie conţinutul esenţial al Sistemului Informaţional de Management (SIM), iar
suportul logistic al acestui sistem într-o societate comercială este creat prîntr-un Sistem
Informatic Integrat (SII).
Pachetul Integrat propus de SIVECO România
SIVECO propune Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcţionând şi pe Web,
acoperind următoarele funcţionalităţi complexe:

54
- financiar – contabilitate
- gestiunea producţiei
- gestiunea personalului, planificarea şi urmărirea evoluţiei forţei de muncă, precum şi
salarizarea personalului
- gestiunea activelor necorporale, a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar
- gestiunea bugetelor
- gestiunea stocurilor, magaziilor şi achiziţiilor
- gestiunea clienţilor, tarifelor, a comenzilor de la clienţi şi a livrărilor către aceştia
- definirea şi urmărirea contractelor şi comisioanelor
- gestiunea întreţinerii
- managementul investiţiilor
- gestiunea tarifelor
- managementul transporturilor
- managementul parametrilor şi al normelor
- gestiunea serviciilor
- facturare utilităţi
- managementul documentelor şi fluxurilor de lucru
- raportări pentru departamentul de conducere
- fundamentarea deciziilor şi realizarea analizelor economice
Componentele Pachetului Integrat sunt dezvoltate în întregime de firma SIVECO
România SA. Caracterul integrat al componentelor în cadrul Pachetului este dat de
concepţia unitară avută în vedere în timpul dezvoltării lor, de arhitectura (Client / Server ,
n-tier, mediul de dezvoltare şi server de bază de date (Oracle) comune folosite.
Comunicaţia dintre componente este rezolvată în mod intrinsec prin utilizarea unei baze
de date comune.
Utilizatorul beneficiază de aceeaşi interfaţă grafică, toate componentele folosind acelaşi
standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice.
De asemenea, securizarea datelor este tratată în mod uniform, drepturile de acces ale
utilizatorului putând fi stabilite până la cel mai detaliat nivel posibil: operaţiile
(vizualizare, adăugare, modificare, ştergere) existente în cadrul fiecărui modul al
componentelor şi chiar datele din baza de date.
Dezvoltarea componentelor din pachetul Integrat s-a realizat pe baza cerinţelor exprimate
de utilizatori fără cunoştinţe informatice, dar experţi în domeniile lor de activitate. Acest
lucru a făcut posibilă rezolvarea de către ansamblul componentelor a problemelor
specifice domeniilor acoperite.
SIVECO România produce cel puţin o nouă versiune pe an a tuturor componentelor
Pachetului Integrat păstrând compatibilitatea cu versiunile anterioare. Apariţia noilor
versiuni este determinată în primul rând de necesităţile beneficiarilor, apoi de modificări
de legislaţie sau de mod de tratare a problematicii acoperite şi de schimbări la nivelul
tehnologiei informatice.

Principalele funcţionalităţi ale Pachetului Integrat SIVECO Applications

Componentele Sistemului Informatic Integrat îşi partajează perfect problematica ridicată


de gestionarea şi conducerea unei societăţi comerciale, din cele mai diferite domenii de
activitate fără a rezolva în mod redundant aceeaşi problemă.

1. Gestiunea financiar-contabilă prin componenta COFINOR


COFINOR este componenta financiar-contabilă a Pachetului Integrat cu următoarele
funcţionalităţi de bază:

55
 Definire şi adăugare de conturi analitice pe oricâte nivele. Modificarea conturilor
analitice în funcţie de particularităţile societăţii comerciale.
 Înregistrarea cronologică a tuturor documentelor primare care
determină mişcări în cadrul instituţiei.
 Reactualizarea documentelor contabile până la închiderea de lună.
 Compensarea sau reconcilierea, cu un partener comercial, prin echivalarea
creanţelor şi datoriilor.
 Închideri provizorii ale conturilor de venituri şi cheltuieli pentru evaluarea
rezultatelor financiare în orice moment.
 Vizualizarea balanţei conturilor, ori de câte ori este necesar.
 Calculul conturilor analitice la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la
configuraţii anterioare ale conturilor în vederea definitivării operaţiilor de
închidere anuală.
 Menţinerea tranzacţională a soldurilor zilei şi ale lunii în scopul calculării rapide a
fişelor de cont cu soldurile zilnice.
 Jurnalizarea pe o perioadă îndelungată a tuturor operaţiilor contabile şi
refacerea situaţiei conturilor, în caz de incident sau la cererea expresă a
utilizatorului.
2. Gestiunea personalului, urmărirea forţei de muncă şi salarizarea prin componenta
Resurse umane
 Se controlează următoarele procese:
 Recrutarea şi selecţia personalului;
 Instruire personal şi dezvoltare cariere;
 Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor;
 Salarizarea personalului şi gestionarea costurilor cu salariile.
3. Gestiunea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar prin componenta Mijloace fixe
Se controlează următoarele procese asupra mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar:
 Clasificare;
 Luare în evidenţă, modernizare, modificare, scoatere din funcţiune;
 Calcul amortizare / uzură şi generarea notelor contabile corespunzătoare.
4. Gestiunea bugetelor prin componenta Bugete
Se controlează următoarele procese:
 definirea structurilor bugetare peste activităţi / proiecte şi structura
organizaţională;
 realizarea întregului flux bugetar, şi anume,
 colectarea propunerilor de buget;
 consolidarea bugetului;
 redistribuirea acestuia în organizaţie;
 defalcarea periodică a bugetelor locale redistribuite;
 înregistrarea realizărilor la buget;
 versionarea şi păstrarea istoricului bugetelor în scopul de a putea fi
analizate variaţiunile, evoluţiile şi previzionarea următoarei perioade
bugetare.
5. Gestiunea stocurilor şi achiziţiilor prin componenta COSWIN Stocuri şi Achiziţii
Sunt acoperite funcţionalităţi referitoare la:
 Gestiunea cantitativă şi calitativă a stocului, detaliată până la nivelul locaţiei;
 Control automat al nivelului stocului (cu generare automată de cereri de
achiziţie);

56
 Gestiunea datelor de intrare în stoc, expirare şi garanţie;
 Asigurarea unei imagini globale a situaţiei stocului pe perioade bine definite;
 Gestiunea tranzacţiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări, inventare);
 Generarea automată sau la cerere a documentelor contabile: Nota de intrare /
recepţie, Bon de consum, Aviz de expediţie, Notă de transfer, Proces verbal de
reglare a stocului;
 Vizualizare rapidă a informaţiilor de bază asociate unui articol (stare inventar,
tranzacţii de stoc cu evidenţa cantitativă şi valorică, procese de achiziţii, furnizorii
unui articol).
 Se controlează procesele de aprovizionare de la furnizori interni şi externi cu
următoarele facilităţi:
 Istoria furnizorilor;
 Verificare stoc sub valoare de siguranţă;
 Emitere comandă spre furnizor;
 Urmărire comenzi furnizor;
 Gestiunea cererilor de achiziţie;
 Analiza ofertelor.
6. Gestiunea clienţilor, tarifelor, a comenzilor de la şi a livrărilor prin
componenta Comenzi clienţi
 Se controlează următoarele procese:
 Gestiunea comenzilor de la clienţi (programare, lansare, urmărire);
 Gestiunea mijloacelor de transport implicate în livrările către clienţi (definire,
alocare, urmărire) şi a documentelor aferente;
 Facturare (emitere documente comerciale de ieşire pe bază de tarife agreate);
 Credite Clienţi (validare comenzi client, încasări client, solduri per client,
urmărire firme subsidiare, calcul bonus / penalizări firme subsidiare);
 Analiza financiară a clienţilor.
7. Definirea şi urmărirea contractelor şi a comisioanelor prin componenta Contracte
Sunt prevăzute următoarele funcţionalităţi:
 Definire flexibilă a structurii contractelor de aprovizionare/desfacere, eventual pe
faze;
 Configurare şi stabilire comisioane pentru angajaţi şi terţe părţi, şi se
controlează/monitorizează următoarele:
 Starea contractului;
 Derularea livrărilor, facturărilor, plăţilor vs. cele stipulate în contract.
8. Gestiunea întreţinerii prin componenta COSWIN Întreţinere
Sunt acoperite funcţionalităţi referitoare la:
 Definirea şi adăugarea de echipamente structurate funcţional pe zone, funcţii,
categorii, centre de cost;
 Posibilitatea creării de grupuri şi structuri complexe de echipamente;
 Gestiunea situaţiei echipamentelor;
 Definirea de activităţi specifice, la care poate fi asociat necesarul de resurse
umane şi de piese de schimb;
 Definirea de resurse umane precum şi asocierea acestora la diverse activităţi în
cadrul întreprinderii;
 Gestiunea resurselor umane şi a angajaţilor;
 Planificarea în timp a activităţilor şi serviciilor de întreţinere-reparaţii;
 Crearea automată de dispoziţii de lucru corespunzătoare activităţilor;

57
 Menţinere în istorie a tuturor activităţilor şi serviciilor;
 Gestiunea complexă a întregului proces de întreţinere din cadrul întreprinderii.
9. Instrumente de raportare prin componenta Tablou de bord
Componenta Tablou de bord este un instrument de management care permite
vizualizarea unui set de date privind indicatorii de performanţă ai societăţii
comerciale. Setul de date vizualizat este specific utilizatorului şi este
dependent de nivelul utilizatorului în ierarhia conducerii societăţii comerciale.
Fereastra principală a componentei este o diagramă editabilă a ierarhiei societăţii
comerciale pentru care este particularizată componenta.
Selectarea oricărui nod din diagramă conduce la afişarea unui meniu, din care se poate
selecta setul de date de vizualizat. Datele vizualizate reflectă performanţele societăţii
comerciale la nivelul nodului respectiv.
La nivelul fiecărui nod din diagrama organizatorică corespunzător unui director sau
serviciu sunt disponibile următoarele date şi analize:
 Cash-Flow;
 Fişa Clientului;
 Rezultate Financiare;
 Analiza Performanţelor;
 Calendarul Întrunirilor;
 Situaţii Speciale.
10. Managementul parametrilor şi al normelor
Întreţinerea unui echipament se poate realiza prin monitorizarea unor parametri ai
acestuia, măsuraţi la anumite intervale de timp. În cadrul acestui modul sunt acoperite
următoarele funcţionalităţi :
 Definirea parametrilor monitorizaţi
 Definirea normelor în care trebuie să se încadreze parametrii definiţi în sistem
 Gruparea mai multor parametri în seturi de caracteristici fizico-tehnice
 Definire puncte de măsurare pentru un parametru monitorizat
 Definire acţiuni declanşate de un eveniment (ex. nerespectarea unei norme)
 Reevaluare / Modificare valori parametri monitorizaţi
 Afişare măsurători
 Analiza loturilor de valori măsurate
 Sumar alarme (situaţii care nu sunt respectate normele)
11. Gestiunea serviciilor
Sunt acoperite funcţionalităţi referitoare la:
 Definirea clienţilor pe tipuri de clienţi, împreună cu adresele şi locaţiile de
consum a utilităţilor;
 Definirea tipurilor de utilităţi şi modalităţile de calcul a consumurilor;
 Definirea normativelor de consum şi legătura cu contractele clienţilor;
 Planificarea citirilor consumurilor şi a facturării clienţilor pe baza consumurilor
determinate;
 Generarea datelor de facturare, urmărirea acestora şi efectuarea corecţiilor şi a
reglajelor;
 Generarea, verificarea şi printarea facturilor;
 Efectuarea încasărilor facturilor generate;
 Gestionarea reclamaţiilor şi a soluţionărilor acestora;
 Generarea rapoartelor de producţie (situaţii consumuri) şi a rapoartelor comerciale
(situaţii facturări şi încasări, balanţe clienţi)

58
12. Definirea şi urmărirea planurilor de investiţii prin componenta Managementul
investiţiilor
Sunt acoperite următoarele funcţionalităţi:
 Evidenţa planurilor de investiţii şi a obiectivelor planurilor, după tipul investiţiei,
sursa de finanţare, stadiul realizării obiectivelor;
 Gestionarea tipurilor şi etapelor procedurilor de achiziţie;
 Gestionarea participanţilor la procedura de achiziţie;
 Urmărirea contractelor de achiziţii bunuri şi/sau utilaje, şi a plăţilor aferente;
 Urmărirea contractelor de investiţii proiectare, şi a plăţilor aferente;
 Urmărirea contractelor de execuţie, şi a plăţilor aferente;
 Definirea obiectelor de lucrări şi a categoriilor de lucrări;
 Gestionarea execuţiei lucrărilor prin repartizarea obiectelor pe categorii de lucrări
şi urmărirea lunară a valorilor devizelor;
 Generarea rapoartelor privind urmărirea investiţiilor.
13. Gestiunea tarifelor
Oferă următoarele funcţionalităţi :
 definirea şi menţinerea listelor de preţuri
 definire tarife diferenţiate în funcţie de anumite criterii (tip client, bonitate, zonă
comercială, etc.)
 istoric al preţurilor
14. Managementul transporturilor
Oferă următoarele funcţionalităţi :
 clasificarea mijloacelor de transport
 luarea în evidenţă a mijloacelor de transport
 urmărirea mijloacelor de transport (localizare, documente de transport)
15. Gestiunea Producţiei
Este componenta dedicată Producţiei Discrete în Sistemul Informatic Integrat SIVECO
Applications. Ea reprezintă soluţia acestui sistem pentru aria de business care cuprinde
producţia de unicate, producţia de serie mică şi medie (loturi de produse).
Aplicaţia este dedicată asistării întregului ciclu de producţie şi acoperă fazele de
pregătire, lansare şi urmărire a acesteia; prîntr-un modul specific, aplicaţia oferă un
suport activ departamentelor de planificare a producţiei cât şi departamentelor de
planificare a aprovizionării.
Pentru pregătirea producţiei, aplicaţia permite definirea configuraţiei produselor,
incluzând tehnologiile de fabricaţie pentru fiecare reper (componentă de produs).
Un modul special permite gestionarea comenzilor de producţie. Acestea devin în sistem
entitatea de lansare şi urmărire a fabricaţiei. Comenzile de producţie, cu tehnologiile şi
operaţiile aferente, sunt pregătite pentru programarea producţiei, determinându-se
resursele disponibile pentru executarea acestora.
Modulul pentru programarea producţiei permite planificarea operaţiilor şi a resurselor
necesare realizării lor.
Rezultatele programării sunt tratate în modulul pentru lansarea producţiei, aplicaţia
generând toată documentaţia necesară: Fişe de Urmărire, Bonuri de Manoperă, Bonuri de
Materiale etc. Modulul pentru urmărirea producţiei permite calificarea stărilor
dispoziţiilor de lucru lansate în producţie şi efectuarea colectărilor de manoperă şi de
materiale consumate pentru executarea tehnologiei respective.
Aplicaţia oferă posibilitatea integrării cu un sistem PDM (Product Data Management)
„third party” dedicat asistării compartimentelor de proiectare tehnologica; pot fi preluate

59
datele necesare direct din acesta, reducând astfel un volum considerabil de efort pentru
definirea tehnologiilor şi structurilor de produs.
Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecărei comenzi de producţie,
defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator, reprezintă un instrument oferit de
aplicaţie în scopul îmbunătăţirii performanţelor economice. Prin integrarea în sistem,
aplicaţia realizează atât ante cât şi postcalculaţia de cost pentru fiecare comandă de
producţie.
Modulul pentru gestiunea calităţii produsului fabricat tratează informaţiile şi generează
documentele necesare asigurării conformităţii caracteristicilor produsului cu prevederile
standardelor de calitate.
Aplicaţia implementează suportul necesar pentru urmărirea şi raportarea completă a
producţiei, cât şi pentru realizarea dosarului de fabricaţie.
16. Instrumente de management prin componenta SIVECO ANALYZER
La cererea beneficiarului, componentele pachetului integrat vor interacţiona nu numai
una cu cealaltă dar şi cu alte posibile aplicaţii dezvoltate şi cu produsul ORACLE
Express care poate fi folosit în principal pentru implementarea Sistemului Informatic de
Management (SIM) în tehnologie OLAP (On Line Analitical Processing). Întregul sistem
poate fi conectat la lumea exterioară folosindu-se un server Web, în aceeaşi tehnologie
ORACLE.
Ca un corolar al trăsăturilor specifice conferite de tehnologia OLAP unui Sistem
Informatic de Management, pot fi menţionate:
 O vedere mai clară asupra obiectivelor;
 Identificarea eficientă a priorităţilor;
 Identificarea şi prevenirea cu uşurinţă a activităţilor neesenţiale;
 Mijloace mai bune de comparaţie;
 Libertate crescută în luarea deciziilor privind activitatea întreprinderii;
 O mai bună structurare a informaţiei în procesul de analiză şi decizie.

Implementarea cu succes a componentelor software SIVECO şi avantaje obţinute

Componentele Sistemului Informatic Integrat oferit de SIVECO sunt utilizate eficient în


peste 1000 societăţi comerciale din peste 30 de ţări de pe toate continentele şi la peste
120 de beneficiari români, destinată organizaţiilor medii şi mari.
Printre principalele avantaje obţinute de beneficiari se pot enumera următoarele:
- Capacitate de îmbunătăţire a activităţii societăţilor, creşterea productivităţii, folosirea
judicioasă a resurselor materiale şi umane, cunoaşterea operativă şi detaliată a veniturilor
şi cheltuielilor cu posibilităţi de reducere a costurilor
- O orientare mai bună a utilizatorilor care conduce la o competitivitate crescută şi
acapararea mai multor pieţe de desfacere;
- Posibilitate crescută de comunicaţie cu partenerii care permite o mai bună integrare şi o
cooperare mai eficientă.
Pe lângă aceste avantaje se constată obţinerea de importante beneficii tehnice şi
economice ce decurg din cunoaşterea operativă şi accesarea uşoară a unui volum foarte
mare şi diversificat de informaţii din toate sectoarele de activitate ale beneficiarului.
Creşte substanţial eficienţa operaţională, se reduc costurile tuturor operaţiilor şi se
îmbunătăţeşte profitabilitatea societăţii comerciale.

Integrator

60
Din momentul creării sale, în 1994, şi până în prezent, Integrator a reuşit să introducă cu
succes standardele de excelentă în business management pentru un număr important de
companii multinaţionale, precum şi pentru zeci de întreprinderi româneşti. Integrator
oferă unele dintre cele mai competitive şi eficiente soluţii de business management şi e-
business pentru întreprinderile romaneşti.
Aducerea în România a know-how-ului de business management cel mai dezvoltat din
lume în diverse domenii de activitate economice şi financiare şi crearea unei organizaţii
de consultanţi români care să implementeze şi să transfere acest know-how de business
management în mari structuri industriale, economice şi financiare din ţară, acesta a fost
obiectivul primordial al Integrator.
Pentru îndeplinirea obiectivului propus, Integrator a dezvoltat continuu noi alianţe
strategice cu companii reputate, incontestabili lideri mondiali în implementarea de
business management.
Integrator a contribuit cu mai mult de 40.000 de ore de consultanţă business la
implementarea de soluţii informatice pentru companii şi instituţii romaneşti de mare
importanţă printre care : RATB, ELECTRICA, RADET, PETROMIDIA, TAROM,
CONTINENTAL, MINISTERUL SANATATII etc. precum şi pentru zeci de companii
multinaţionale : METRO, DANONE, PIRELLI, Dr. OETKER ETC.
Cu o activitate ce include colaborarea cu firme romaneşti şi internaţionale, Integrator este
una dintre puţinele companii capabile să realizeze aplicaţii web la cele mai înalte
standarde de calitate şi performanţă -- un fapt care poate fi certificat de toţi cei care au
apelat la serviciile Integrator pentru a-şi promova imaginea, produsele şi serviciile pe
Internet.
Printre aceştia se număra companii reputate precum SAP România, reprezentantă a SAP
AG - lider mondial în soluţii integrate e-business, RATB - Regia Autonoma de Transport
Bucureşti, ce acoperă 85% din reţeaua de transport în comun de suprafaţa, Anthologic -
companie irlandeză specializată în consultanţă SAP, International Broker - serviciu de
operare pe pieţele electronice globale.
Experienţa acumulata în cei 7 ani de activitate în implementarea unor tehnologii de vârf,
precum şi cunoaşterea aprofundată a mecanismelor economice din România recomandă
Integrator drept partenerul ideal pentru consultanţă în domeniul informaticii şi al
integrării sistemelor informatice de business management atât pentru întreprinderile mari,
cât şi pentru cele mijlocii şi mici.
Integrator oferă soluţii de business management la cheie organizate pe proces economic
şi nu pe departamente, precum şi soluţii e-business capabile să suporte în timp real
tranzacţii online, de următoarele tipuri:
 Entreprise Resouce Planning
 Supply Chain Management
 Customer Relationship Management
 Business Intelligence

Soluţii de Business Management

1. Entreprise Resource Planning (ERP)


Pentru majoritatea întreprinderilor implementarea unei soluţii ERP reprezintă un pas
major către performanţă, eficienţă şi, deci, către un mai bun control al afacerii. Pentru
altele, acest lucru reprezintă o problemă majoră şi un pas dificil, o decizie destul de greu
de luat. Integrator propune o soluţie flexibilă adecvată pentru fiecare:
 Sistemul SAP R/3 Standard versiune romana conţine o biblioteca de peste 1000
de modele economice de conducere şi gestiune, odată cu implementarea să

61
făcându-se şi transferul de know how în interiorul structurilor industriale,
economice, financiare şi instituţionale româneşti.
 În ceea ce priveşte sistemul SAP R/3 Model de bază, acesta aduce un concept
modern al structurării şi conducerii acţiunilor la nivelul unei societăţii, fiind
preconfigurat pe procese economice într-o soluţie la cheie de implementare în
timp rapid, destinată în special întreprinderilor mijlocii.

2. Supply Chain Management (SCM)

Destinate optimizării şi automatizării tuturor proceselor economice ce se desfăşoară la


nivelul unei întreprinderi, de la aprovizionarea cu materii prime şi materiale, până la
proceselor de producţie, transport şi distribuţia produselor finite, soluţiile Supply Chain
Management implementate de Integrator permit gestiunea proceselor extinse ale
întreprinderii integrând atât procesele interne, cât şi pe cele externe. Acest lucru
favorizează creşterea eficienţei prin urmărirea întreprinderii nu prin activităţi, ci în lungul
proceselor economice pe care aceasta le desfăşoară.
Soluţii la cheie de inginerie informatică (care integrează hardware, comunicaţii, aplicaţii
economice, aplicaţii industriale etc.) soluţiile de Supply Chain Management realizate de
Integrator dispun de o lista completă de module ce permit modelarea, monitorizarea şi
gestiunea proceselor « extinse » ale organizaţiei. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai
importante beneficii pe care le presupune implementarea unei soluţii de tip Supply Chain
Management, la care se adaugă :
 inventarierea la intervale mai lungi
 reducerea costurilor de producţie
 reducerea costurilor de transport
 creşterea productivităţii
 nivel ridicat al serviciilor
 îmbunătăţirea calităţii produselor
 sensibilitate sporită la schimbările economice

3. Customer Relationship Management (CRM)

Întreprinderile romaneşti au nevoie de soluţii deschise şi flexibile pentru a-şi minimiza


dificultăţile întâmpinate în relaţiile cu clienţii.
Integrator oferă servicii şi soluţii personalizate de Customer Relationship Management,
ce se ridică la standarde de performanţă internaţionale.
Aplicate cu succes în mari întreprinderi şi instituţii romaneşti, soluţiile Customer
Relationship Management realizate de Integrator asigură întreprinderilor /instituţiilor
romaneşti eliminarea dificultăţilor întâmpinate în relaţiile cu clienţii prin folosirea celor
mai bune instrumente de analiză şi control asupra vânzărilor, tendinţelor pieţei şi service-
ului, crescând în acest mod eficienţa proceselor de vânzare.
CRM permite companiilor să automatizeze, să integreze şi să folosească inteligent
pârghiile de care dispun în relaţiile cu clienţii, furnizează cele mai performante
funcţionalităţi personalizate oferind, de asemenea, posibilitatea realizării unor portaluri
ale utilizatorilor bazate pe roluri. Astfel, se asigură suport pentru activităţile centrate pe
client, şi, de asemenea, se oferă instrumente şi date pentru a capitaliza cunoştinţele de
afaceri capabile să configureze strategiile CRM.
Beneficii:
 Cunoaşterea cumpărătorului
 Îmbunătăţirea planificării şi a deciziilor de marketing

62
 Eficientizarea livrării de produse sau servicii
 Preţuri scăzute ale vânzărilor şi serviciilor prin canale mobile
 Optimizarea permanentă a tuturor proceselor
 Expansiune globală a pieţei

4. Business Intelligence (BI)

Soluţie competitivă a cărei aplicabilitate şi eficientă au fost testate de mari companii


internaţionale, Business intelligence dispune de toate funcţionalităţile de care o
întreprindere are nevoie pentru a integra cu uşurinţă informaţii relevante din întreaga
organizaţie, astfel încât ele să poată fi administrate cu succes chiar şi de la sute de
kilometri distanţă.
Business intelligence este un instrument de lucru eficient şi robust, ce minimizează
efortul uman, reducând semnificativ timpul alocat documentarii atunci când utilizatorul
trebuie să ia decizii rapide. Iar, în Era Internetului şi a telefonului mobil, capacitatea de a
lua decizii rapid este un atu important în competiţia economică.
Acestea sunt doar câteva dintre avantajele acestei soluţii, o adevărata operă de artă în
ceea ce priveşte gestiunea datelor şi obţinerea de rapoarte şi analize economice.
Avem în continuare doar câteva dintre beneficiile pe care le aduce aceasta soluţie:
 Baza de date cu informaţii sincronizate automat
 Realizare de analize şi rapoarte business sofisticate
 Planificarea şi simularea impactului financiar al schimbărilor
 Evaluarea performanţelor economice şi financiare
 Compatibilă cu orice tip de soluţie ; SAP şi non SAP

Serviciile oferite de Integrator

Întreprinderile şi instituţiile romaneşti au nevoie de soluţii de business management care


să acţioneze rapid şi eficient, să necesite eforturi financiare şi umane minime şi să
permită un retur rapid pe investiţia realizată.
Integrator a ţinut seama de toate aceste elemente şi, în cei peste 7 ani de activitate în
economia românească, a reuşit prin proiecte de implementare a sistemelor informatice de
gestiune integrată a întreprinderii, în toate domeniile industriale, economice şi financiare,
să ofere servicii de cel mai înalt nivel profesional care să respecte cerinţele clienţilor, în
domeniile:

1. Consultanta în Implementare Soluţii Business

Trecerea la un sistem ce poate gestiona toate procesele şi datele întreprinderii nu a fost


până în acest moment simplu de realizat, necesitând multe resurse şi un timp considerabil
de analiză a proceselor, preluare a datelor şi documentelor din vechile aplicaţii
informatice, trecerea lor într-un sistem productiv unic, instruirea şi suportul persoanelor
care vor utiliza acest sistem.
Integrator a rezolvat toate aceste dificultăţi analizând problemele întreprinderilor şi
particularităţile fiecărui domeniu industrial, iar experienţa în implementări şi metodologia
de implementare utilizata permiţând furnizarea de soluţii de calitate, rapide şi flexibile, ce
vor avea o eficienta maximă şi vor putea fi exploatate imediat.
Care este metodologia utilizata ?
Experienţa acumulata de a condus la câteva concluzii importante:

63
 întreprinderile româneşti au nevoie de informaţii în timp real asupra tuturor
proceselor şi activităţilor desfăşurate şi, în particular, de analize şi rapoarte care să
permită managementului luarea rapida a deciziilor;
 este esenţială organizarea tuturor datelor şi documentelor societăţii într-un sistem
unic, uşor de utilizat;
 este necesară gestiunea fluxului de documente între persoanele cu drept de decizie
asupra acestora.
Pentru a rezolva toate aceste dificultăţi premergătoare configurării şi instalării oricărui
sistem de gestiune integrata, Integrator a pus la punct un instrument performant de
captare şi analiză a tuturor informaţiilor economice necesare - Web Business Capture.
De asemenea, experienţa acumulată de echipa de consultanţi pe parcursul
implementărilor realizate cu succes, a dus la crearea unei metodologii proprii de
implementare ce permite controlul tuturor etapelor unui proiect, reducând în acest fel
simţitor costurile şi riscurile unei implementări - Metodologia CINDI.

2. Servicii de Infrastructura

Integrator livrează soluţii de inginerie informatica la cheie. Acestea includ serviciile de


consultantă şi implementare a infrastructurii IT şi de telecomunicaţii, a aplicaţiilor
economice, aplicaţiilor industriale etc.
Dezvoltarea de către Integrator a unor tehnologii de productivitate mare şi calitate
ridicată, conform standardelor internaţionale, asigură întreprinderilor romaneşti interesate
de business management de vârf, soluţiile de cea mai mare performanţă la cel mai mic
preţ, ce oferă în timpul cel mai scurt returul pe investiţia realizată.

3. Service şi Suport

Integrator pune un accent deosebit pe funcţionalitatea soluţiilor de business management


implementate pentru clienţii săi.
Tocmai de aceea după terminarea oricărui proiect de implementare şi punerea în
funcţiune a sistemului, Integrator începe organizarea unui sistem eficient de Help Desk
care vine în ajutorul tuturor utilizatorilor prin oferirea de asistenţă în problemele cu care
aceştia se confruntă în exploatarea curentă a sistemului.
Servicii de consultanţă sunt acordate pe tot parcursul dezvoltării soluţiilor de business
management şi includ atât analiza economică a întreprinderii şi consultanţă în cazul
proceselor specifice, cât şi consultanţă în strategia IT, modelarea infrastructurii IT,
precum şi implementarea soluţiei.
Integrator se afla permanent în contact cu clienţii săi pentru a le oferi îmbunătăţirea
performanţelor soluţiilor implementate prin furnizarea informaţiilor de ultima ora vis a
vis de ceea ce Integrator şi partenerii săi dezvolta ca tehnologii.
Toate acestea pentru a oferi clienţilor servicii standard adaptate în funcţie de nevoile lor,
astfel încât aceştia sa obţină maximum de beneficii din soluţiile implementate de
Integrator.

4. Instruire

64
Odată cu implementarea unei soluţii de business management, Integrator furnizează
clienţilor săi şi un transfer masiv de know how, astfel încât după trecerea sistemului în
producţie, utilizatorii săi să-l poată folosi cu uşurinţă.
Pentru aceasta Integrator organizează cursuri de instruire atât la începutul implementării
(cu echipa de proiect), cât şi înainte de trecerea sistemului în producţie (pentru utilizatorii
finali) şi ori de cate ori clientul solicită aceste cursuri pentru a crea în interiorul propriilor
organizaţii specialişti cu bogate cunoştinţe în domeniu.
Cu scopul de a oferi o flexibilitate cât mai mare, cursurile pot avea loc atât la centrul
propriu de instruire, cât şi la sediul clientului, şi pot fi modularizate şi adaptate în funcţie
de nevoile specifice ale acestuia.

SAP

Fondată în 1972, SAP este liderul recunoscut în furnizarea de soluţii colaborative e-


business pentru toate domeniile şi toate pieţele importante.
Cu sediul în Walldorf, Germania, SAP este cea mai mare companie de software
intercompanii şi a treia companie din lume în domeniul furnizării de software
independent. SAP are peste 27 800 de angajaţi în peste 50 de ţări. Profesioniştii sunt
devotaţi furnizării de servicii şi asistenţă la cele mai înalte standarde.
Experienţa, cunoştinţele şi tehnologia care pot maximiza eficienţa oricărei afaceri.
SAP a utilizat vasta sa experienţă pentru a oferi mySAP.com, cea mai completă platformă
e-business pentru economia actuală. Platforma colaborativă pentru e-business
mySAP.com permite angajaţilor, clienţilor şi partenerilor de afaceri să lucreze împreună
eficient - oriunde, oricând. mySAP.com este deschisă şi flexibilă, fiind compatibilă cu
baze de date, aplicaţii, sisteme de operare şi hardware de la majoritatea furnizorilor.
Folosind cele mai bune tehnologii, servicii şi resurse de dezvoltare, SAP a realizat o
platformă e-business ce pune în valoare resursele informaţionale, îmbunătăţeşte eficienţa
aprovizionării şi contribuie la construirea unor relaţii solide cu clienţii.
SAP este listată la mai multe burse, printre care Frankfurt Stock Exchange şi New York
Stock Exchange, cu simbolul “SAP”.
Serviciile mySAP înseamnă mai mult decât implementare de software. Înseamnă
optimizarea strategiei şi procedurilor proprii fiecărei afaceri, implementarea unor
structuri eficiente de suport, dezvoltarea continuă şi transferul de cunoştinţe.
Serviciile mySAP oferă performanţă sporită, productivitate mai mare şi satisfacţie mai
mare, toate acestea cu reducerea timpului de întrerupere a activităţii, ca şi a nevoii de
expertiză externă. Astfel, orice companie poate intra mai uşor în e-business, pentru a
fructifica noile oportunităţi de pe piaţă.
Business Solutions Consulting ajută la planificarea infrastructurii IT şi îmbunătăţirea
performanţei oricărei afaceri.
Solution Operations Services furnizează expertiză în implementarea, integrarea,
planificarea operaţiilor şi optimizare.
Support Services asigură performanţa optimă a sistemului şi utilizarea optimă a resurselor
sistemului folosit.
Services Infrastructure furnizează portaluri de servicii ce conţin informaţii, comunicare şi
oferte de servicii.
În plus, SAP Service Marketplace oferă acces permanent la o întreagă gamă de oferte de
servicii SAP sau ale partenerilor săi prin Internet. Aceste servicii se adresează atât
clienţilor, cât şi partenerilor SAP.

SAP R/3

65
SAP R/3 este componenta de ERP din portofoliul de produse SAP şi este cea mai
cunoscuta soluţie ERP de pe piaţă. Datând din anii 70, R/3 este soluţia care a adoptat
ideea (controversată pe atunci) reunirii mai multor funcţii de afaceri într-o singură
aplicaţie rulând pe o singura bază de date. Numită iniţial R/2, componenta de ERP de la
SAP a fost reorganizată într-o nouă arhitectură în anii 80, folosind un sistem client /
server pe mai multe nivele. Componentele principale ale unui sistem SAP R/3 sunt
serverul pentru baza de date, serverele de aplicaţii şi serverele de prezentare.
Pentru a-şi păstra independenţa faţă de furnizorii de sisteme de operare şi de sisteme de
gestiune a bazelor de date relaţionale, SAP a dezvoltat foarte multe structuri
personalizate, adaptate la diversele soluţii existente pe piaţă. Astfel, serverul pentru
gestiunea bazelor de date poate folosi tehnologie Oracle, IBM DB2, Adabas, Informix,
Microsoft SQL Server, serverele de aplicaţii pot rula pe sisteme de operare Microsoft,
sisteme de tip UNIX (de la diverşi furnizori) sau VMS. Serverele de prezentare folosesc
un protocol de comunicare propriu, care utilizează la nivel inferior TCP/IP. Clientul poate
rula partea de prezentare de pe diverse sisteme de operare, inclusiv de pe un simplu
internet explorer.
Sistemul ERP SAP R/3 gestionează mai multe arii de interes precum logistica,
contabilitatea, resursele umane. Toate aplicaţiile de nivel utilizator (mai puţin cea de
resurse umane) sunt localizate şi în limba română, adaptările incluzând traducerea
meniurilor şi modificările specifice legislaţiei din România. În cazul achiziţionării
serviciului de mentenanţa, SAP AG, prin SAP România, furnizează prompt pachetele de
program necesare implementării oricărei schimbări legislative.
În versiunea comercializată curent, licenţele pentru sistemul ERP R/3 pot fi achiziţionate
sub forma setului de produse mySAP Business Suite. O licenţă de acest tip oferă
utilizatorului dreptul de a folosi, pe lângă sistemul ERP, şi alte produse SAP fără a mai
achiziţiona licenţele suplimentare. Sunt incluse aici produse ca CRM (Customer
Relationship Management – gestiunea relaţiei cu clienţii), SCM (Supply Chain
Management – managementului canalului de furnizare/distribuţie), BW (Business
Warehouse), SAP Enterprise Portal (link către fişierul de descriere portal), etc.
Doua produse care sunt destinate întreprinderilor mici şi mijlocii, AIO (All In One) şi B1
(Business One), nu sunt încă adaptate la specificul economic şi legislativ românesc,
având deocamdată o mai mică răspândire la noi în ţară. Pe viitor SAP estimează însă o
creştere semnificativă şi a utilizării acestor produse, de îndată ce versiunile româneşti vor
fi disponibile.
Pentru buna funcţionare a oricărui produs SAP este necesară, pe lângă instalarea propriu-
zisă, şi configurarea sistemului astfel încât să se adapteze perfect proceselor de afaceri
utilizate de client. Aceasta configurare este numită convenţional customizare (prin
împrumutarea termenului englezesc în limbajul tehnic specific) şi este realizată de
partenerii SAP.
Soluţia workplace
Soluţia completă pe care a dezvoltat-o pentru eficientizarea multitudinii de activităţi sau
procese pe care angajatul le desfăşoară în mod concret, se numeşte sugestiv, Workplace
(Spaţiu de lucru). Această soluţie permite utilizatorilor accesul la aplicaţia sau la
aplicaţiile locale SAP şi nonSAP prin intermediul Internetului, adică constituie mijlocul
de intrare în procesele, funcţiile, activităţile şi tranzacţiile realizate în companie, de
oriunde şi oricând. Workplace este componenta ce face legătura, prin intermediul unui
soft special creat pentru a putea realiza comunicaţii, între componentele SAP şi nonSAP.
Workplace leagă componentele standard ale sistemului integrat de gestiune R/3:
financiare, logistice sau de resurse umane, precum şi componentele - Business to

66
Business Procurement, Employee Self Service, Customer Relationship Management,
Business Information Warehouse, Strategic Enterprise Management, Corporate Financial
Management, Advanced Planner and Optimizer, Knowledge Warehouse de sistemele
externe, serviciile oferite de Internet şi serviciile Internet tipice mySAP.com precum şi
accesul în Marketplace.
Soluţia Workplace se bazează pe rolul fiecărui angajat în cadrul proceselor specifice
organizaţiei. Cu Workplace, oamenii lucrează mai eficient, toate operaţiile suplimentare
pe care aceştia erau obligaţi să le execute în mod curent sunt reduse sau suprimate prin
introducerea acestui mediu de lucru simplificat. Face acest lucru posibil acum prin
furnizarea accesului prin roluri la sursele de informaţii interne şi externe. SAP a creat
aceste roluri predefinite specifice întreprinderii şi nu s-a oprit aici. Aceste roluri sunt
configurabile, utilizatorul putând să-şi creeze rolurile specifice, să adapteze aceste roluri
astfel încât ele să îndeplinească cât mai bine necesităţile specifice societăţii.
Ce este un rol?
Un rol este o colecţie de activităţi pe care angajatul le desfăşoară în cadrul unuia sau mai
multor scenarii de lucru ce compun procesele specifice organizaţiei. Utilizatorii
realizează tranzacţii şi rapoarte, pentru care folosesc aplicaţiile proprii sistemului
informatic al societăţii sau alte aplicaţii (Internet) prin intermediul meniurilor de lucru.
SAP a dezvoltat cu ani în urmă acest concept prin introducerea de "grupuri de activitate"
şi de "profil de autorizări" în cadrul proceselor întreprinderii. Acum SAP a extins acest
concept pentru a acoperi implementarea tuturor proceselor ce fac apel la informaţii atât
din interiorul cât şi din exteriorul companiei.
Workplace este împărţit în două arii principale: LaunchPad şi Workspace (Spaţiul de
lucru). LaunchPad este format din toate activităţile relevante rolurilor unei organizaţii. De
exemplu, un angajat din contabilitate poate să înregistreze facturile în sistemul SAP R/3,
apoi să facă planificarea deplasărilor, cu tot ce include aceasta: rezervările de bilete,
hoteluri etc., iar la sfârşit să ruleze câteva analize sau rapoarte. Toate aceste operaţii sunt
reprezentate în LaunchPad, într-o singură fereastră, astfel încât utilizatorul are un singur
punct de acces către toate datele de lucru, către toate serviciile sau aplicaţiile necesare.
Acest lucru este permis de arhitectura deschisă a sistemului. În partea de Workspace
(Spaţiu de Lucru), apar toate informaţiile necesare utilizatorului, funcţie de rolurile sale
precum şi o componentă suplimentară reprezentată de Mini-aplicaţii.
Mini-aplicaţiile formează partea din Workplace ce conţine informaţiile şi serviciile ce
sunt prezentate utilizatorului imediat la conectarea în sistem. SAP furnizează o serie de
astfel de Mini-aplicaţii dar companiile îşi pot dezvolta propriile Mini-aplicaţii, pe care le
pot ataşa rolurilor definite printr-un URL. Pentru a da câteva exemple, SAP furnizează
accesul la întreg circuitul Informaţional prin aceste Mini-aplicaţii: e-mail, sisteme de
alertă pentru documentele ce trebuie prelucrate imediat, conexiunea la sistemele
partenerilor (exemplu agentul transportator) etc.
Un instrument important, o funcţie specifică Workplace este funcţia de navigare
Drag&Relate. Aceasta permite utilizatorului selectarea unui obiect (de exemplu numărul
unei comenzi de vânzare) şi legarea lui, referirea la un alt obiect printr-o simplă glisare a
obiectului în LaunchPad. Obiectul selectat va fi afişat şi prelucrat în continuare. Această
funcţiune este disponibilă atât pentru accesarea obiectelor externe în sistem cât şi a
obiectelor SAP în mediul extern.
Arhitectura Workplace constă în serverul de Workplace şi Middleware şi necesită un
simplu browser web pe ecran. Serverul de Workplace se bazează pe tehnologia 4.6 şi este
responsabil de administrarea utilizatorilor, definirea rolurilor ş administrarea
componentelor ce vor fi accesate în Workplace.
Gestiunea Sesiunii

67
Într-un mediu de lucru activ, utilizatorii au nevoie de capabilitatea de a executa mai multe
activităţi sau tranzacţii. De exemplu, un utilizator poate accesa o aplicaţie pentru a căuta
diverse informaţii necesare. În acelaşi timp, poate primi un telefon de la un client care
cere câteva relaţii despre factura pe care tocmai a primit-o. Folosind aceeaşi sesiune de
lucru, în Workplace, utilizatorul poate accesa toate aceste informaţii, fără a fi nevoit să
deschidă noi sesiuni de lucru şi să le piardă pe cele vechi.
Identificare unică
Workplace furnizează funcţionalitatea de identificare unică în sistem, pentru a avea
accesul atât la datele interne cât şi la aplicaţiile externe.
Integrarea cu mySAP.comercial
În definirea rolurilor, tranzacţiile, rapoartele şi serviciile furnizate de oricare din
sistemele enumerate mai sus: BBP, ESS, CRM etc. pot fi accesate imediat de către
utilizatori, prin accesul central ce este oferit utilizatorului la toate activităţile pe care
acesta trebuie să le realizeze.

3.4.Ce urmează după implementare

Pe zi ce trece şi pe măsură ce au loc tot mai multe implementări, devine evident că


utilizarea de software nu reprezintă panaceul universal pentru optimizarea unei afaceri.
Cum nimic nu este perfect, nici programele nu funcţionează ideal şi fără erori. Asigurarea
unui suport constant şi eficient din partea furnizorului soluţiei reprezintă o necesitate
pentru companiile beneficiare ale implementărilor.
Furnizarea şi implementarea unei soluţii, cu suportul tehnic ulterior reprezintă o vânzare-
cumpărare şi de produs (este cumpărată aplicaţia şi licenţa de utilizare) şi de servicii
(suportul post-implementare). Nu definirea acestei tranzacţii reprezintă o problemă, ci
faptul că o implementare de dimensiuni medii şi mari impune inclusiv reconsiderarea
întregii structuri organizatorice a firmei beneficiare. Şi nici aceasta nu ar fi o problemă,
poate, atât de critică. În fond, un bun management de proiect poate defini paşii corecţi ce
trebui parcurşi şi astfel, implementarea se poate finaliza cu succes - adică la timp şi în
bugetul alocat.
Este numai începutul, practic, al relaţiei dintre furnizor şi beneficiar. Cum soluţiile au
aplicabilitate în special în operaţiuni financiar-contabile, ele influenţează decisiv
funcţionalitatea firmei utilizatoare. În ţara noastră, principala problemă în utilizarea unei
soluţii o reprezintă, dincolo de instruirea personalului de service, asigurarea
actualizărilor (noi module, noi operaţiuni, dar mai ales noi reglementări şi norme de
aplicare) şi suportul tehnic în cazul în care apar disfuncţionalităţi. Fără aceste două
componente post-implementare, o soluţie nu este decât un exerciţiu de configurare.
De aceea, firmele care oferă soluţii şi suport post-implementare se angajează să asigure
această asistenţă atât de necesară pe termen lung, cel puţin în principii, prin contractele de
service valabile minim pe perioade convenite de comun acord cu beneficiarul. Totuşi, din
varii motive, această relaţie furnizor-beneficiar poate fi afectată de crize şi situaţii
neplăcute sau poate fi chiar întreruptă. Indiferent de motivele părţii din cauza căreia a
avut loc ruptura contractului sau neonorarea acestuia, partenerul va avea enorm de mult
de suferit.

Premize

68
Odată implementata, o soluţie aproape creează dependenţă. Nu numai că a costat resurse
financiare şi umane, dar a provocat apariţia în cadrul organizaţiei beneficiarului de
specialişti în soluţia respectivă, personalul utilizator a fost instruit şi toate procedurile şi
modurile de raportare au fost adaptate astfel încât să poată fi realizate cât mai eficient cu
ajutorul soluţiei. Dacă furnizorul nu îşi respectă angajamentul iniţial sau îl rupe,
beneficiarul va avea o mare problemă. Dacă, invers, beneficiarul se face vinovat de aşa
ceva, furnizorul va avea o problemă, întrucât îi vor dispărea venituri şi o parte din
angajaţi alocaţi beneficiarului respectiv, nu vor mai avea de lucru, cel puţin pe termen
scurt. Sunt situaţii neplăcute, ce pot surveni indiferent de cât s-ar strădui părţile să îşi
respecte angajamentele, şi care se pot împărţi în două categorii majore: nerespectarea
obligaţiilor contractuale, respectiv dispariţia, ca entitate comercială, a uneia dintre părţi.
În lume exista două categorii de furnizori: cei ce oferă soluţii unicat, adică numai ei
produc tipul respectiv de soluţie şi cei ce concurează cu produse asemănătoare, pe
aceleaşi pieţe. În primul caz, evident, un beneficiar nu prea are de unde alege - în al
doilea caz, selecţia se face fie funcţie de simpatii, fie în funcţie de îndeplinirea de către
furnizor a unui set de criterii prevăzute în caietul de sarcini. Ei bine, se poate întâmpla ca
furnizorul să fie preluat de către o altă entitate comercială, cu care beneficiarul să nu
dorească să facă afaceri şi atunci se pune serios problema încetării contractului.
Este dreptul unui beneficiar al unui serviciu livrat în timp de putea considera o modificare
la nivel managerial în cadrul furnizorului drept incompatibilă cu afacerea sa. Şi aici mai
intervin şi consultanţii.
Evident, lucrurile se pot întâmpla şi invers: furnizorul poate preciza în contractul de
implementare condiţiile în care are dreptul şi posibilitatea de a întrerupe colaborarea, fără
a fi obligat la despăgubiri. Dacă beneficiarul intră sub controlul altor acţionari sau se
angajează în activităţi ce ar dăuna imaginii de firmă a furnizorului, acesta - dacă
menţionează astfel de situaţii în contract - se poate prevala de ele pentru a scăpa de un
beneficiar-problemă.
Un caz special îl reprezintă schimbarea acţionariatului vreuneia dintre părţi, cu consecinţe
juridice asupra colaborării, dar din motive ce ţin de politicile externe ale ţărilor. Cel mai
la îndemână exemplu este cel al legislaţiei Statelor Unite, care interzice firmelor
americane să facă afaceri cu firme situate în state considerate că ar sprijini terorismul, sau
controlate de cetăţeni aparţinând acestor state. O firmă românească implementează o
soluţie unei firme americane, care face afaceri în România.
Dacă firma românească este preluată - este doar o prezumţie - de către o firmă irakiană,
atunci firma americană din România este obligată să înceteze orice relaţie cu fostul său
furnizor. Care, la rândul său, poate da în judecată firma americană pentru daunele
provocate prin întreruperea contractului. În afară de cazul în care contractul a fost de la
bun început negociat corespunzător.
Asta înseamnă că atât furnizorii, cât şi beneficiarul să îşi realizeze planuri de backup în
care să evalueze ce înseamnă schimbarea aplicaţiei, sau cum să facă faţă dispariţiei unui
client important, ceea ce este greu de făcut. Aceasta în condiţiile în care implementarea
unei aplicaţii mai măricele, pentru un beneficiar cu peste 50 de posturi, să spunem,
durează măcar câteva luni, consuma resurse importante ale furnizorului şi provoacă
dependenţa de aplicaţia respectivă a întregii afaceri a beneficiarului. La aceasta se adaugă
cheltuielile cu instruirea unor specialişti în cadrul firmei pentru a administra intern
aplicaţia şi dacă schimbi aplicaţia, trebuie să le schimbi şi instruirea. De aceea,
beneficiarul unei asemenea aplicaţii nu ar trebui să fie interesat în primul rând de posibile
despăgubiri financiare, ci de capacitatea furnizorului de a-l depana pe termen lung.

Cauze şi efecte

69
Cea mai neplăcută perspectivă, pentru ambele părţi, o reprezintă declararea falimentului
de către furnizorul aplicaţiei. Practic, pentru o firmă de software, posibili-tatea de a-şi
înceta activitatea este destul de mică, cu un amendament: a făcut o aplicaţie, a dat
lovitura, o vinde peste tot, conform contractelor înregistrează venituri substanţiale şi apoi
trebuie să investească banii respectivi, pentru a face o aplicaţie mai bună, sau şi o altă
aplicaţie, pentru altă categorie de operaţiuni.
Dacă la un astfel de nivel firma respectivă lansează un produs nefuncţional, sau
înregistrează eşecuri în procesele de implementare, se întrunesc efectiv premizele
eşecului general. Intr-o astfel de perspectivă, beneficiarii primei soluţii, cea care a adus
consacrarea firmei respective, riscă să rămână fără suport...
În paranteză fie spus, tocmai de aceea, pentru o firmă de soft-ware care începe să capete
dimensiuni este foarte necesară o echipă de consultanţă în afaceri, pe domeniul respectiv,
care să atragă atenţia conducerii asupra hazardării în direcţii greşite sau momentan fără
potenţial comercial.
Jumătate din succesul unei firme de software se datorează capacităţii de a sesiza care sunt
necesităţile pieţei la un moment dat şi pe termen scurt, respectiv de a evita implicarea în
dezvoltări fără o potenţială finalitate comercială. Dar chiar şi aşa, o firmă de succes poate
înregistra la un moment dat probleme dacă implementarea la un client îi consumă resurse
prea mari.
Un alt motiv pentru care o firmă de software ar putea da faliment îl reprezintă plecarea
angajaţilor, sau a celor mai buni angajaţi, la alte firme. Lipsită de activele sale cele mai
valoroase, o astfel de firmă devine incapabilă să-şi mai onoreze contractele şi atunci,
soluţia este declararea falimentului, fie de către administra-torul firmei, fie de către
creditorii acestuia.
O astfel de perspectivă trebuie reglată de la bun început în contract, pe baza principiului
„voinţa părţilor". În primul rând, în cazul în care furnizorul intră în faliment şi nu-şi mai
poate îndeplini obligaţiile, respectiv prestarea serviciilor de actualizare şi suport şi nici nu
există un back-up fie suficient, fie la costuri rezonabile, pot fi solicitate despăgubiri
financiare sau de altă natură, pentru daunele produse afacerii beneficiarului. Dar, acesta
s-ar putea să nu prea aibă ce face cu aceste despăgubiri.
Aici trebuie luată în calcul inclusiv o premiză foarte importantă, în situaţia aceasta:
angajaţii unei firme de software sunt, prin definiţie, foarte mobili. Ei pleacă inclusiv de la
firme solide, care funcţionează absolut fără nici o problemă. Ei bine, este puţin probabil
ca la o firmă intrată în reorganizare judiciară să mai rămână vreun specialist... premiză
este următoarea: în momentul în care devine 50% evident că firma are probleme,
specialiştii fug imediat. Este suficient ca firma să şchiopăteze un pic. De aceea, chiar
înaintea declanşării procedurii de faliment, firma poate avea dificultăţi.

Soluţii
În afară de prevederea achitării de despăgubiri, o altă soluţie ar fi plata unei redevenţe
pentru licenţa de utilizare a programului respectiv, iar dacă furnizorul ajunge în situaţia
de a nu-şi mai onora contractul, în punctele sale esenţiale şi că acest eşec a provocat
beneficiarului un prejudiciu financiar important, se poate prevedea în contract că
proprietatea asupra aplicaţiei se transmite beneficiarului, iar sumele plătite cu titlul de
redevenţă se consideră avans pentru acest transfer. Furnizorul poate refuza, şi o va face,
pentru că un astfel de contract este destul de dur.
De fapt, este vorba de preluarea licenţei, adică a dreptului de utilizare - numai. Un astfel
de contract nu poate face referire la preluarea licenţei întregi, adică şi a dreptului de
comercializare. În termeni juridici, beneficiarul poate lua locul furnizorului, în cazul în
care acesta nu îşi îndeplineşte contractul. Dacă părţile nu pot conveni asupra unei astfel

70
de soluţii, mai există varianta apelării la un terţ, la care să fie stocate toate informaţiile
asupra aplicaţiei şi care să le elibereze beneficiarului în situaţiile în care furnizorul nu îşi
mai respectă contractul. Soluţia cu stocarea codului-sursă la un terţ poate reprezenta o
alternativa interesantă, cu condiţia ca acesta să fie acceptat de către ambele părţi. Aceşti
terţi pot fi de două categorii: profesionişti din domeniu sau neprofesionişti, însă ei trebuie
să poată garanta asigurarea securităţii informaţiilor stocate şi faptul că nu vor fi distruse
sau oferite altei entităţi.
În jurisprudenţa anglo-americană, această soluţie se numeşte „cont escrow", ceea ce în
limba română, sau în reglementările juridice de la noi, s-ar apropia foarte mult de un
contract de depozit. Acesta poate fi un contract de depozit bancar, sau un contract de
depozit între două sau mai multe persoane prin care nişte bunuri se încredinţează spre
păstrare unui terţ.
Intr-un astfel de depozit ar putea fi stocate toate datele necesare pentru folosirea aplicaţiei
în stadiul curent, toate datele necesare pentru actualizare şi toate datele necesare pentru
service. Dar, un astfel de cont escrow nu poate permite decât stocarea datelor necesare
utilizării aplicaţiei şi parţial service-lui. Ceea ce este fundamental important este că
furnizorul, nici dacă doreşte, nu poate plasa, la un anumit moment dat iniţial, datele
necesare actualizării sau actualizărilor, pentru că acestea au loc în timp.
Un astfel de contract de depozit, încheiat între furnizor, beneficiar şi depozitar va stipula
faptul că furnizorul pune toate aceste documente în contul de depozitare şi în cazul în
care sunt probleme şi furnizorul nu îşi mai poate onora obligaţiile, bine definite, iar
beneficiarul poate utiliza aceste date în situaţiile definite. Atenţie însă la definirea foarte
clară şi cât mai uşor de cuantificat a situaţiilor de neîndeplinire a contractului şi a valorii
pagubelor, în funcţie de situaţiile create.

3.5 Caracteristici ale sistemelor software


utilizate în contabilitate

Pe piaţa românească de software există la ora actuală o ofertă destul de bogată de produse
de contabilitate la cheie, o problemă importantă fiind modul în care o întreprindere îşi
fundamentează opţiunea pentru o anumită soluţie informatică. Opţiunea pentru un anumit
produs trebuie făcuta plecând în primul rând de la particularitaţile activităţii desfăşurate
de agentul economic şi de volumul acesteia care determină particularităţile specifice la
nivelul reflectării contabile.
Agentii economici mari optează în general pentru produse software la comandă,
proiectate şi realizate (intern sau de firme specializate) plecând de la particularităţile
concrete activităţii lor. Un alt specific al agenţilor economici mari şi chiar a multor agenţi
economici mijlocii vizează o anumita strategie informaţională bazată pe informatizarea
tuturor funcţiilor întreprinderii (şi nu doar a contabiliăţii) în condiţiile realizării unei
integrări a tutror subsistemelor informatice exploatate.
Agenţii economici mijlocii, dar mai ales agenţii economici mici optează pentru un produs
la cheie. Acesta opţiune este justificată de faptul ca produsele la cheie oferite de firmele
specializate oferă o serie de avantaje: acopera integral segmentul contabilităţii financiare
şi în buna parte şi cerintele contabilităţii de gestiune, este un produs testat şi poate fi
implementat imediat de utilizator, este mai ieftin decat un produs la comandă.
În cazul unei firme specializate în activitatea de contabilitate şi consulting, criteriile de
selecţie vor viza posibitatea definirii şi gestionării concomitente a mai multor societăţi
utilizând acelaşi pachet de programe, posibiltatea opţiunii pentru versiuni monopost sau
reţea locală de calculatoare.

71
O restricţie destul de importantă se referă la gradul de personalizare pe care îl poate
realiza programul. Acesta pesonalizare se refera la:
 identificarea setului de conturi sintetice folosite ca urmare a specificului activităţii
desfăşurate de agentul economic
 posibilitatea de a nu permite introducerea unor articole contabile incorecte
 introducerea datelor direct din documente primare (facturi, chitante fiscale, etc.)
cu posibilitatea generării notelor contabile corespunzătoare
 posibilitatea generării automate a notelor contabile corespunzătoare
 dezvoltatrea conturilor analitice în funcţie de dorinţa utilizatorului (conturile
„clienţi”, „furnizori”).
O alta problemă urmărită vizează necesitatea blocării accesului pentru modificări ale
fişierelor de la sfarşit de lună, după încheierea lucrărilor specifice perioadei, asigurându-
se astfel imposibilitatea alternării informaţiilor stocate referitoare la operaţiile contabile
din luna precedentă - se respecta astfel principiul independenţei exerciţiilor. Această
problemă nu este întotdeauna complet rezolvată, uneori existând posibilitatea de a
interveni în program şi de a se efectua modificări.
Realizarea unei prelucrări contabile informatizate corecte presupune exploatarea unor
produse care să garanteze imposibilitatea reiniţializărilor succesive, precum şi realizarea
unei auditări care să ofere informaţiile necesare privind operaţiile executate şi persoanele
implicate.
Sistemele informatice fiananciar contabile pot fi realizate cu proceduri specifice unui
anumit operator economic, dedicat unui anumit concept de organizare. Dacă se pune
problema utilizării unui astfel de sistem de către un alt beneficiar decat proiectantul , se
observă că respectivul program trebuie adaptat la cerinţele concrete ale noului beneficiar,
pentru a elimina această nepotrivire a apărut necesitatea proiectării unor produse program
ce pot fi utilizate de mai multi utilizatori. Reglementările internaţionale cu caracter
financiar contabil sunt similare pentru anumite ţări ceea ce face algoritmizarea produselor
program să fie similară în diverse ţări, face posibilă generalizarea prelucrărilor într-un
anumit spaţiu economic. Principalele caracteristici comune ale sistemelor informatice
prezentate anterior în acest capitol sunt: generalitatea, extensibilitatea, portabilitatea,
algoritmizarea.
Generalizarea este proprietatea produsului informatic prin care specificul prelucrărilor
este acelaşi şi este realizată prin folosirea aceloraşi algoritmi de prelucrare obţinându-se
funcţii de program cu caracter similar.
Extensibilitatea este proprietatea conform careia se pot adauga noi funcţii fără a perturba
funcţiile esenţiale ale programului şi fără a diminua proprietăţile de generalitate şi
fiabilitate. Concret se referă la versiunile de program.
Portabilitatea reprezintă capacitatea acestor produse de a fi instalate uşor de pe un sistem
de operare şi un calculator aparţinând proiectantului pe cel al beneficiarului.
Algoritmizarea - se stabilesc algoritmi contabili pe baza reglementărilor legale,
programele fiind create pentru domeniile pentru care prelucrarea şi algoritmii respectivi,
modul concret de transformare a intrărilor în ieşiri sunt permanente şi declarate prîntr-o
lege.
Sistemele informatice contabile sunt programate pentru acces multifirma, multiuser adică
acelaşi program poate fi accesat simultan de mai multe companii şi permite accesarea
simultană de un număr mare de utilizatori. Modalităţile de lucru cu programele
informatice sunt uşor de înţeles şi utilizat şi de utilizatorii neinformaticieni. Acest lucru
fiind realizat prin oferirea unor meniuri de lucru derulante (continând opţiuni de
prelucrare clar definite) sau prin proiectarea unor videoformate uşor de exploatat.

72
În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să alinieze la nişte
standarde, o soluţie a verificării produselor software de contabilitate fiind auditului
sistemelor informatice.

3.6 Necesitatea auditului sistemelor informatice

Apariţia sistemelor informatice complexe a schimbat mult modul de abordare şi


prezentare a informaţiei cotatabile a agenţilor economici. Multe firme însă nu s-au
adaptat deocamdată la cerinţele informaţionale moderne, care să le permită desfăşurarea
unei activităţi eficiente. Obţinerea de informaţii pertinente este importantă, ca urmare a
tendinţelor manifestate la nivelul pieţei. Fiecare întreprindere trebuie sa-şi direcţioneze
fluxul informaţiilor către managerii săi de specialitate. În acest scop se analizează
necesităţile de informaţii ale departamentelor în funcţie de care se elaboreaza sistemul
informaţional adecvat. Există însă mari diferenţe între sisteme din punctul de vedere al
complexităţii lor şi specificul domeniului de activitate.
Un sistem informaţional bine elaborat este alcătuit din mai multe subsisteme. Primul
subsistem ce stă la baza întregului sistem informaţional este sistemul de gestiune
financiar-contabil. Acest sistem realizează automatizat înregistrările interne, oferă
informaţii actuale despre volumul de producţie fabricată sau a serviciilor prestate, costuri,
fluxurile de numerar, foile de parcurs, facturi de plată sau de încasat. Pentru un acces mai
rapid la un volum sporit de informaţii se utilizează tehnologiile informaţionale moderne
specializate în acest domeniu, care includ sisteme computerizate de centralizare şi
prelucrare a datelor interne. Pe piaţa locală se oferă un larg spectru de sisteme de evidentă
financiar-contabilă în scopul gestionării eficiente a inventarului şi pentru a obţine un
nivel optim al stocurilor, stabilirii unei politici dinamice a preţurilor, evaluării corecte a
clienţilor; reducerii cheltuielilor.
Valoarea sistemelor informaţionale de astăzi este dată de „lipsa hârtiilor” care până nu de
mult reprezentau principalul instrument de planificare şi sprijinire a procesului
decizional. Astăzi putând fi accesate informaţii aflate la zeci de kilometri distantă fără a
părăsi biroul. Consecinţe şi riscuri ale informatizării activităţii agenţilor economici ar
putea fi : exploatarea riscantă a echipamentelor; absenţa unor analize reale ale fluxurilor
informaţionale din organizaţii şi controlul acestora; necunoaşterea metodelor de realizare
a sistemelor informatice.
Impactul tehnologiei informaţiei asupra mediului afacerilor se manifestă prin: Creşterea
posibilităţilor de procurare, memorare, analiză şi prelucrare a datelor şi informaţiilor.
Acest lucru ducând inevitabil la creşterea eficienţei procesului decizional.
Tehnologia informatică are efecte asupra controlului financiar. În timp ce obiectivele
controlului au ramas relativ constante în timp, tehnologia influenţează modul în care
sistemele pot fi controlate. De exemplu, protejarea bunurilor organizaţiei este un obiectiv
constant al controlului atât în condiţiile prelucrării manuale, cât şi în cazul prelucrării
automate a datelor, dar modul în care acest obiectiv poate fi atins este diferit în cele două
situaţii.
Impactul tehnologiei se manifestă şi în cazul auditului, mai ales în ceea ce priveşte
cunoştinţele pe care trebuie sa le aibă auditorul pentru a-şi îndeplini misiunea.
Implementarea rapidă a sistemelor informatice a avut ca efect fracţionarea
responsabilităţilor şi controalelor existente în mod tradiţional în organizaţii. În practică se
remarcă o realiniere a funcţiilor existente într-o companie; schimbări în ceea ce priveşte
lucrul cu documente şi fişiere; transferul sarcinilor de executat.
Realinierea funcţiilor. Funcţiile asociate prelucrării tranzacţiilor s-au adaptat funcţiilor
sistemelor informatice. Incepând cu mijlocul anilor ’80 descentralizarea funcţiilor

73
asociate prelucrării automate a datelor devine omniprezentă. Calculatoarele primesc
intrările direct de la utilizatorii acestora. Astfel sursa informaţiilor depinde în cea mai
mare masură de succesul interacţiunii utilizatorilor cu sistemul de prelucrare a
tranzacţiilor.
Lucrul cu documente şi fişiere. Cei care creează şi folosesc date într-o organizaţie se
numesc proprietari şi au obligaţia de a stabili drepturi şi reguli de acces la date. Custodia
datelor presupune delegarea responsabilităţilor în numele proprietarilor de drept şi
implică efectuarea unui control fizic şi electronic al accesului impus prin regulile
proprietarilor. În sistemele manuale, custodia implică deţinerea şi păstrarea în bune
condiţii a documentelor. În condiiţile procesării automate a datelor custodia datelor şi a
informaţiilor este transferată către echipamente şi suporturi de memorare noi, relativ
intangibile.
Transferul sarcinilor de executat. În cazul sistemelor informatice orice programator,
operator sau utilizator, potenţial, poate obţine acces şi controla funcţiile sistemului de
prelucrare a datelor. De aceea trebuie sa acţioneze principiul separării
sarcinilor/atribuţiilor de serviciu care impune ca nimeni să nu aibă acces la întregul
sistem. Absenţa unor controale ale accesului specifice mediilor informatizate duce la
creşterea riscului asociat separării sarcinilor de serviciu.
În reacţie la utilizarea tot mai larga a tehnologiei informaţionale, a fost înfiinţată EDPAA
– Electronic Data Processing Auditors Association, aceasta organizaţie publicând în 1977
un ghid cu privire la obiectivele verificării informatice.
Din 1994 EDPAA şi-a schimbat denumirea şi a devenit ISACA – Information System &
Control Association, ca urmare a schimbărilor de orientare înregistrate în industria
informatică, schimbări care au abandonat conceptul de „dată” în favoarea celui de
„informaţie”. Daca iniţial auditul sistemelor informatice a fost definit ca fiind procesul
„de examinare şi evaluare totală sau parţială a sistemelor informatice, inclusiv a
proceselor connexe non automatizate şi a interfeţelor între acestea”, astăzi s-au modificat
cerinţele de verificare a sistemelor informatice. Actualele cerinţe privid verificarea
sistemelor informatice sunt:
 Evaluarea gestionării tehnologiilor informaţionale;
 Evaluarea generală a controalelor aplicaţiilor;
 Evaluarea securităţii tehnologiei informaţionale şi a planificării realizării copiilor
de siguranţa şi a refacerii în caz de distrugere;
 Evaluarea activităţilor legate de dezvoltarea şi de ciclul de viaţă al sistemelor;
 Verificarea sistemelor aflate în stadiul de dezvoltare;
 Verificarea tehnică a sistemelor de exploatare, randamentul reţelelor şi gestiunea
bazelor de date.
Verificarea sistemelor informatice trebuie să facă parte din aproape toate acţiunile de
verificare internă. În condiţiile în care rapoartele financiar contabile sunt în mare parte
informatizate, auditorii (interni sau externi) trebuie sa aibă în vedere o verificare a
sistemului informational prin care să ateste validitatea rapoartelor.

74