1/4/2019 Manual de Funciones de Puestos de Trabajo - Aiteco Consultores - Desarrollo y Gestión

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Manual de Funciones de Puestos de

Trabajo
El Manual
de
Funciones
constituye
el
documento
formal que
compila las
diferentes
descripcion
es de
puestos de
trabajo de una organización.

Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para

llevar a cabo la correcta gestión de las personas.

En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank

y Lillian Gilbreth.

El Manual de Funciones permite:

En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la

organización mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de
los ujos de trabajo y sistemas.
Establecer o completar el organigrama  jerárquico-funcional de la
organización.
Facilitar el  control y la mejora de los sistemas de gestión  y
producción de servicios, estableciendo las bases para una adecuada
de nición de objetivos.
También hace posible efectuar el  desarrollo de una  valoración de
puestos de trabajo  ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta
manera, la política retributiva, allá donde la legislación y normativa lo

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permitan, considerará la aportación diferencial, a los resultados de la

organización, de cada uno de los puestos de trabajo. También de sus
características diferenciales.
Integrar las  competencias profesionales  necesarias para el buen
desempeño del puesto de trabajo.
De nir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del
rendimiento de las personas que desempeñan los puestos de trabajo
mediante sistemas más válidos y ables.
Analizar las funciones  identi cando potenciales duplicidades en
actividades, funciones, tareas, responsabilidades…
Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo
de procesos de selección  más e caces. Al aportar un conocimiento
más preciso del contenido de los distintos puestos y del per l de
exigencias de cada uno de ellos.
Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.

En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta

elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.

Contenido del Manual de Funciones

El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo
producto del análisis de puestos de trabajo. Usualmente estas descripciones
adoptan la forma de chas descriptivas del puesto.

Una cha de descripción de puestos es un documento formal donde se

re ejan los resultados del análisis de puestos realizado previamente.

El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita

el conocimiento y la comprensión de los puestos analizados.

Se expone a continuación una breve reseña del signi cado de cada uno de los
distintos apartados que integran la Ficha Descriptiva de un Puesto de Trabajo.

Finalidad
Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la cuestión ¿Para qué
existe el Puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los
resultados de la organización.

A continuación, algunos ejemplos de Finalidad:

Gestión global de la empresa, optimizando los resultados clave del

negocio.

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Dirigir, plani car y coordinar las actividades generales de los

Departamentos en colaboración con el Director Técnico.
Impulsar, mantener y desarrollar la gestión de la calidad total en la
empresa.

Área de E cacia / Resultados    

Es lo que materialmente aporta un Puesto a una Empresa o a un Área
Funcional de la misma.

Resultados económicos y nancieros.

Rentabilidad de las inversiones.
Plani cación y cumplimiento del presupuesto.
Mejora de la calidad.
Imagen de la empresa.

Tareas
Es el conjunto de actos elementales que realiza una persona para materializar
una parte importante de su trabajo, ejemplos:

Unir dos piezas mediante soldadura eléctrica.

Mecanizar una pieza en una máquina‑herramienta, realizando las
operaciones de: devaste, acabado y roscado.
Realizar asientos contables mediante registro manual en los libros de
Contabilidad.
Elaborar una orden de compra.      
Archivar un documento.

Funciones
Para una mejor comprensión del manual de funciones, conviene agrupar las
tareas que se realizan en unidades de mayor dimensión que se denominan
funciones. A su vez, estas funciones se clasi can en:       

De Ejecución
Son grupos de tareas o actos que realiza una persona para conseguir un
objetivo o n concreto. Por ejemplo:

Seleccionar proveedores.      
Dimensionar la plantilla de una Unidad o Departamento.      
Contratar empleados.

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Reparara maquinaria.

Directivas
Plani cación (Previsión, programación, presupuestar, políticas y
reglamentación).
Organización (Estructura, Delegación y Coordinación).
Dirección (Toma de decisiones, Selección, Formación, Motivación,
Comunicación, asesoramiento).
Control (de resultados de personal).

Empresariales
Producción (Fabricación, Mantenimiento).
Comercial (Promoción, Venta, Producto, Distribución).
Personal (Selección, Formación, Motivación, Administración de
personal, Relaciones Laborales).
Adquisiciones (Compras, almacén, gestión de Stock).
Administración y Finanzas (Contabilidad, Facturación, Tesorería,
Finanzas).
Investigación y Desarrollo.     

En el análisis de los puestos directivos y de mando, el manual de funciones

debe:

De un lado, re ejar el contenido exacto que para cada puesto en

cuestión tiene cada una de las mismas.
Por otro, captar su complejidad y entidad.

Con relación a los puestos de ejecución, el análisis de los mismos deberá

re ejar totalmente las Funciones y Tareas más signi cativas, limitando el
número de ellas a 10 ó 12.

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Ejemplo de la primera página de una Ficha Descriptiva de Puesto, contenida en

un Manual de Funciones

Decisiones
En el estudio de las decisiones que se adoptan en un determinado puesto, es
fundamental de nir la envergadura de esta, la cual viene dada por la
magnitud de la decisión.

Relaciones del Puesto

En toda organización los puestos están íntimamente relacionados entre sí. De
tal manera, si la conexión y cooperación entre ellos no es e ciente, el
funcionamiento y resultados de estos no alcanzan el rendimiento esperado.

Las relaciones entre los puestos se clasi can en dos grandes grupos:

Jerárquicas o de Mando. Aquellas en que el titular de un Puesto

mantiene con su jefe inmediato y con sus propios subordinados.

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Funcionales o de funcionamiento. Son las que el titular de un

Puesto necesita mantener con otros puestos de la propia empresa, o
de entidades externas a la misma. Por ejemplo, dar o recibir
información, colaborar en la ejecución de una tarea o resolución de
un problema o tomar una decisión, negociar, asesorar,…     

Condiciones de Trabajo     
Determinados puestos de trabajo operan en unas condiciones de penosidad.
por ejemplo, de ruido, polvo, calor, frío, humedad, toxicidad, peligrosidad,
esfuerzo físico, que requieren una determinada capacidad física de los
titulares o que afectan a la salud de estos.

El manual de funciones re ejará también los riesgos posibles de cada puesto.

Esta información es de gran valor ya que permite mejorar la gestión de la
prevención y seguridad laboral.  

Requerimientos del puesto

El desempeño e ciente de un puesto de trabajo exige que el titular del mismo
posea determinado:

Nivel Académico.
Grado de conocimientos técnico y tecnológicos especí cos.     
Grado de experiencia o dominio operativo de la actividad a
desarrollar.
Conjunto de capacidades intelectuales, aptitudes, habilidades y
características de personalidad.

Finalmente, reseñar que, durante la fase de análisis de puestos, el analista

debe captar cuáles son estos requerimientos. Además del grado y nivel que de
los mismos se necesita.

En este sentido, y para llegar a una de nición más exhaustiva de estos

requerimientos, se confeccionaría la cha profesiográ ca (profesiograma),
que determinará el Per l de Exigencias del Puesto.

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