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La parte final de la disposición transcrita, da la clave del por qué estos documentos
deben inscribirse en el Registro de Comercio. Se trata en la especie de documentos que
pueden importar responsabilidad económica del marido comerciante y que pueden afectar
su patrimonio, el que puede verse disminuido precisamente por los créditos de la mujer
contra su marido. Es útil entonces para los acreedores conocerlo.
3 “De los documentos justificativos de los haberes del hijo o pupilo que está
bajo potestad del padre, madre o guardador”.
El caso de este número se refiere a las personas que administran bienes que deben
restituir a sus pupilos cuando éstos alcancen la debida capacidad. La medida se justifica,
ya que estos administradores, con los bienes que administran, pueden aparentar una
solvencia que no tienen, provocando con ello error a quienes tienen la calidad de
acreedores.
La ley ordena cumplir con esta inscripción, con el objeto de dar a conocer a
terceros quienes son los gerentes y dependientes del comerciante, sus poderes, y las
facultades de que están investidos. Es también importante, no obstante la ausencia (salvo
el inciso segundo del artículo 1707 del Código Civil), inscribir las escrituras en que se
revoquen los mandatos conferidos a los factores o dependientes.
En este mismo libro formarán al fin de cada año un balance general de todas las
operaciones de su giro. Este es el único “libro obligatorio” establecido en el Código de
Comercio, pero puede voluntariamente llevar otros libros. Ello sin perjuicio de las
obligaciones que al respecto imponen las leyes tributarias.
- Libros Obligatorios.
- Libros Facultativos.
Libros Facultativos
Como su nombre lo indica estos libros pueden o no ser llevados por el comerciante.
Se denominan también “Libros Auxiliares”.
Deben ser llevados de acuerdo a las obligaciones impuestas a los libros obligatorios
para que tengan algún valor.
1. Libro Diario.-
Es aquél en que se asienta por orden cronológico y día por día las operaciones
mercantiles que ejecuta el comerciante, expresando detalladamente el carácter y
circunstancia de cada una de ellas. (Artículo 27 del Código de Comercio). A través de él se
asientan todas las operaciones mercantiles que ejecuta el comerciante.
Este libro vendría a ser una especie de índice del libro diario.
3. El Libro de Balances.-
Este libro debiera llamarse más propiamente Inventario y Balances por empezar
precisamente por un inventario de los bienes de un comerciante.
El artículo 29 del Código de Comercio señala: "Al abrir su giro, todo comerciante
hará en el libro de balances una enunciación estimativa de todos sus bienes, tanto muebles
como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos". (inventario).
“Al fin de cada año formará en este mismo libro un balance general de todos sus
negocios, bajo las responsabilidades que se establecen en el libro IV de este Código”.
Como queda claro, este libro tiene un doble fin: el inventario de los bienes físicos
con valores de tasación (activo) y balance anual (resumen de activo y pasivo).
b) Deben cumplir con las leyes tributarias vigentes. (Timbraje de libros por el
S.I.I., rubricados y visados por el mismo Servicio).
Secreto de la contabilidad.-
- Exhibición total: Que sólo procede en cuatro casos: (Ver Arts. 41 y 42 del C.
de Comercio).
1. Sucesión universal, cuando fallece un comerciante sus herederos
pueden pedir la exhibición general de los libros de contabilidad.
2. Comunidad de bienes.
3. Liquidación de sociedades legales o convencionales.
4. En caso de quiebras.
Los comerciantes deberán conservar los libros de su giro, hasta que termine de todo
punto la liquidación de sus negocios. La misma obligación pesa sobre sus herederos
(artículo 44 del Código de Comercio).
Los bancos e instituciones financieras deben conservar por seis años sus libros,
papeles, formularios y documentos. (Ver Arts. 155 de D.F.L. Nº 3 de 1997, Ley General de
Bancos).
En general, para efectos tributarios los libros deben conservarse seis años.
Sin embargo si bien termina el giro mercantil, sus consecuencias, o sea las
obligaciones del comerciante, subsisten mientras no estén totalmente liquidadas y los
acreedores conservan sus acciones mientras los créditos no hayan sido extinguidos.
La ley señala que la sucesión del deudor puede ser declarada en quiebra a petición
de los herederos o de cualquier acreedor, siempre que la causa que la determine se hubiere
producido antes de la muerte del deudor y que las solicitudes se presente antes del año
siguiente del fallecimiento.