Sunteți pe pagina 1din 183

ŞCOALA NAŢIONALĂ DE STUDII POLITICE ŞI ADMINISTRATIVE

CURSUL:

SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ

Lector. univ. drd.


Cornelia MAXIM

Expert-consultant
Hermiona LAZEA
CUPRINS

1. INTRODUCERE ÎN CORESPONDENŢA DE AFACERI


1.1. Scrisoarea de afaceri……………………………………………………...…………………………..3
1.2. Memorandum-ul sau Notă internă…………………………………………………………...……21
1.3. Procesul Verbal - Minuta………………………………………………………………….…………22
1.4. Fax-ul…………………………………………...…………………………………...………………….23
1.5. Oferta către mai mulţi clienţi………………………………………………………………………..24
2. TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ (MS-Office -WORD)
2.1. Noţiuni introductive…………………………………………………………………………….…….25
2.2. Elemente de bază……………………………………………………………………………………..26
2.3. Aplicaţii practice…………………………….…………………………………...……………….…..42
3. UTILIZAREA ŞABLOANELOR UTILIZÂND WORD
3.1. Salvarea unui document ca un şablon………………..…………………………………...……..56
3.2. Utilizarea şablonului pentru crearea unui document……………………………………….….57
3.3. Tipuri de şabloane………...……………….……………………………………………....……..….59
4. AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ
4.1. Documente formatate (Studiu de caz)…………………………………………………………….68
4.2. Automatizarea operaţiilor de editare plicuri şi etichete………………………………...……..78
4.3. Folosirea instrumentelor de verificare text…...………...……………………………………….86
5. GESTIONAREA TABELELOR (MS-Office - EXCEL)
5.1. Noţiuni introductive………………………………………………………………………………..…91
5.2. Introducerea şi editarea datelor……………………………………………………………..…..…94
5.3. Introducerea rapidă a datelor…………….…………………………………………….....………..97
5.4. Inserarea/ştergerea coloanelor, liniilor în foaia de calcul……………………………………..99
5.5. Reprezentarea grafică a datelor……………………..……………………………………......….100
5.6. Gestionarea listelor (Baze de Date)……………………………………………………...…....…101
5.7. Aplicaţii practice……………………….…………………………………………..…………...….110
6. TRANSFERUL DATELOR ÎNTRE APLICAŢIILE WORD - EXCEL
6.1. Crearea unei legături dinamice între documente (Studiu de caz)…………………..……..117
7. INTERNET / INTRANET - Mijloc de comunicare şi informare
7.1. Noţiuni generale…………….……………………………………………………………..……..…122
8. SISTEMUL E-MAIL - Poşta electronică
8.1. Noţiuni generale……………….………………………………………………..………….……….126
9. GESTIONAREA INFORMAŢIILOR PERSONALE(MS-Office -OUTLOOK) -OUTLOOK
9.1. Elemente de bază……………………..………………...……………………………….....………129
9.2. Aplicaţii practice…………………………………………………………………...….……………148
10. BIBLIOGRAFIE…………………………………………………………………...……………...…..151
BIBLIOGRAFIE
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

"Singura
Singura bogăţie
bogăţie este capacitatea de a
crea…
Oamenii nu trebuie lăsaţi nefolosiţi! "
Ernest VOGEL

1. CORESPONDENŢA DE AFACERI

1.1. SCRISOAREA DE AFACERI1

Orice scrisoare echivalează cu o carte de vizită a celui care o expediază.

Acest fapt este de o deosebită importanţă în cazul corespondenţei de afaceri, unde


mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societăţii / firmei care-l trimite, un
mesager interesat în a crea climatul favorabil pentru buna desfăşurare a unei tranzacţii.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aşadar un element esenţial în cadrul
unei tranzacţii, iar modalităţile de realizare a acestora s-au îmbunătăţit şi amplificat de-a
lungul deceniilor devenind – după unii autori – aproape o ştiinţă.

Pentru a capta atenţia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel concepută


încât:
 să poată fi citită cu uşurinţă, frazele să fie precise, clare, exprimate într-o
succesiune logică, pentru a exclude posibilitatea unei înţelegeri eronate a
mesajului;
 să se evite frazele lungi, exprimările întortocheate sau exagerate, repetările
ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decât să lungească şi să îngreuneze
lectura şi înţelegerea mesajului pe care vrem să-l transmitem;
 să se realizeze fixarea ideilor în propoziţii scurte, grupate logic în paragrafe;
 să includă formulele necesare de politeţe şi respect faţă de destinatar.
 să se realizeze concordanţa dintre tonul acesteia şi conţinut; în funcţie de mesajul
de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
 să fie redactată corect, deoarece scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în
relaţiile dintre parteneri.

Corectitudinea, vizează atât aspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului


(cifre, date, cotaţii etc.), cât şi de aspectele legate de corectitudinea gramaticală a exprimării
sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii se realizează prin
folosirea unei terminologii specifice şi printr-o largă selecţie de fraze mai mult sau mai puţin
stereotipe. Este de asemenea necesară însuşirea unei anumite modalităţi de exprimare,
influenţată de obicei de o tendinţă stilistică sau de alta, fiecare dintre ele subordonată scopului
de abordare pozitivă a mesajului de către destinatar.

1
Preluat şi prelucrat din cartea CORESPONDENŢĂ DE AFACERI ÎN LIMBILE ROMÂNĂ ŞI ENGLEZĂ, autor A. Chiriacescu

3
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Scrisorile de afaceri se diferenţiază în funcţie de evenimentul care le generează.


Astfel, se întâlnesc:
 scrisori în prima formă (simple);
 scrisori de răspuns (la solicitări anterioare);
 scrisori de solicitare plăţi;
 scrisori concise de informare (sumar);
 scrisori pentru personalul de conducere;
 scrisori speciale: de recomandare, de anunţarea unor evenimente, răspuns la o
invitaţie şi confirmarea ei,
 cereri şi răspuns pentru acordarea de referinţe, cu date personale;
 cereri de demisie şi de confirmarea demisiei;
 scrisori de felicitare/condoleanţe;
 scrisori oficiale pentru:
- anunţuri, publicitare; comenzi şi confirmare de comenzi.

 Forma de prezentare a scrisorii

Subordonată obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii


pozitive asupra partenerului – forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la
obţinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei.
Astfel, pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea
necesită şi o formă de prezentare atrăgătoare, realizată prin folosirea unui material de scris
corespunzător – hârtie de calitate superioară, o panglică bună – dar şi o dactilografiere
corectă şi estetică.
Pentru corespondenţa oficială (de afaceri, tehnică etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie
cu dimensiuni standardizate; este posibilă folosirea unor alte dimensiuni justificate de
necesităţi tehnice sau de eficienţă. În cazul operaţiunilor repetabile care au în vedere obiecte
de serie sau de mică valoare, se pot folosi – pentru anumite etape ale tranzacţiei – şi
formulare tipizate. Acestea includ: cererea de ofertă, oferta, specificaţiile tehnice, factura,
instrucţiunile de transport etc.
Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerinţe:

- plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în funcţie de


lungimea acestuia;
- lăsarea unei margini de 2,5 – 3 cm., în partea stângă a colii de hârtie;
- alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie cât mai uniform
posibil, lăsând un spaţiu de minimum 1 cm.;
- evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
- dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă
de rândurile din text;
- continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două
rânduri (la fila de continuare se fac în colţul din dreapta jos al primei file
următoarele menţiuni: -/ 2);

4
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

- menţionarea pe a doua filă a antetului de report (constând din denumirea


expeditorului şi a destinatarului) a datei scrisorii şi a numărului de pagini.

În uzanţa internaţională există două forme principale de aranjare a textului în pagină:


forma dantelată, folosită în special de firmele din Marea Britanie şi forma bloc preferată de
firmele americane. Aceasta din urmă este considerată şi ca formă modernă de aşezare în
pagină, fiind folosită într-o măsură tot mai mare. Ca varietate a lor, se întâlnesc forma semi-
bloc şi forma bloc modificată.
Fiecare dintre acestea prezintă următoarele caracteristici distinctive:

1. Forma dantelată
- Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginală stângă.
- Rândurile constituind adresa interioară, formula de
încheiere şi semnătura se vor dactilografia retrase
cu 3-4 intervale faţă de rândul superior.

2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioară, formula
de încheiere, semnătura etc.) încep de la linia
marginală stângă.
- Între paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de
spaţiul dintre rânduri.

3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în
forma dantelată.
- Rândurile constituind adresa interioară, plasate în
stânga şi rândurile constituind formula de încheiere
şi semnătura, deplasate la dreapta, se dactilografiază
în forma bloc.

4. Forma de bloc modificată


- Textul se dactilografiază integral în forma bloc.
- Data şi rândurile constituind formula de încheiere şi
semnătura sunt deplasate la dreapta.

5
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 Elementele componente ale scrisorii


S-a stabilit prin uzanţele internaţionale ca o scrisoare cu caracter oficial să cuprindă
următoarele elemente:
 antet
 data şi locul
 referinţe
 adresa destinatarului/interioară
 formula de salut/adresare
 obiectul scrisorii
 conţinutul scrisorii
 formulele de încheiere şi salut
 semnătură
 referiri la anexe
În cele ce urmează se vor prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al
conţinutului lor şi al plasării în pagină:

 ANTETUL
În mod obişnuit, hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit
sau gravat. Acesta se plasează în partea superioară a colii de hârtie, de regulă în
mijlocul acesteia; uneori apar completări ale antetului în partea stângă sau chiar la
subsol. În lipsa unei hârtii cu antet tipărit, acesta se va edita în colţul din dreapta sus
al colii de hârtie.
În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar
ele sunt în general simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile,
îndeplinind pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea întreprinderii, firmei, sigla instituţiei, băncii, societăţii,
reprezentanţei, sucursalei, fabricii etc.;
- domeniul de activitate;
- adresa şi sediul central (se indică strada, bulevardul, piaţa etc., numărul, corpul
de clădire etc., ţara, statul, codul poştal);
- numerele de telefon;
- adresa telegrafică;
- numărul de telex;
- numărul căsuţei poştale;
- numărul de înregistrare în registrul comerţului,
- codurile folosite la redactarea corespondenţei telegrafice;
- băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.

 DATA
6
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Data emiterii corespondenţei este plasată sub antet

7
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 REFERINŢELE

Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie, sub dată în cazul
formei bloc, sau pe aceeaşi linie cu data care se plasează în partea dreaptă în cazul formei
dantelate.
Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a
direcţiei, serviciului sau lucrătorului care se ocupă de problema respectivă, precum şi pentru o
facilitare a repartizării corespondenţei.
Referinţele se introduc prin abrevierea “Ref.” (reference) şi includ iniţialele numelui
lucrătorului, a dactilografului sau stenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la
firmele americane prin două puncte) precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.

 ADRESA DESTINATARULUI INTERIOARĂ

Adresa destinatarului se plasează în partea stângă a colii de hârtie, sub linia de


referinţă; scopul introducerii acestui element în scrisoare este identificarea corectă a scrisorii
de către serviciile poştale, în special în cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituţiei căreia ne
adresăm, inclusiv ţara de destinaţie.
Modul în care ne adresăm destinatarului diferă în funcţie de scrisoare, care poate
avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta în cele ce urmează diversele posibilităţi de adresare care s-au
generalizat în uzanţele corespondenţei.
1. Unei persoane fizice de la o anumită firmă sau instituţie (sau unei persoane
particulare) ne adresăm cu numele său complet, aşa cum este folosit de către
aceasta fără nici o prescurtare.
Numele va fi însoţit de formule de politeţe sau de funcţiile oficiale sau onorifice
ale persoanei respective .
2. Unui funcţionar al cărui nume nu-l cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei
instituţii sau firme ne adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul.
După numele persoanei sau funcţionarului căruia i se adresează scrisoarea, se
indică denumirea firmei, instituţiei, băncii etc., menţionând forma de organizare a
respectivei societăţi.

 FORMULA DE SALUT

Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 rânduri de spaţii sub adresa


destinatarului. Modul în care o exprimăm depinde de formula de adresare pe care am
folosit-o către destinatar.
 În cazul în care destinatarul este o persoană fizică, căreia ne-am adresat
denumind funcţia pe care o îndeplineşte, formulele de salut vor fi:
- Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un bărbat;
- Dear Madam, (Stimată Doamnă) pentru o femeie.

8
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 Dacă ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite şi în formula de
salut, menţionând de asemenea eventualele titluri sau funcţii, sau numai pe
acestea din urmă.
 Dacă ne-am adresat unei instituţii sau firme în general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimaţi domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se ştie că sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) şi Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori întâlnite creând prin
folosirea lor o atmosferă de distanţă între parteneri. Trebuie reţinut că toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgulă.

 OBIECTUL SCRISORII

Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul


paginii un rând sub formula de salut şi se subliniază; rolul său este de a prezenta
succint problema care este tratată în corespondenţa respectivă

Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului


scrisorii în corespondenţă nu este obligatorie şi poate fi omisă, în cazul în care
problema tratată în corespondenţa respectivă este prezentată pe scurt, în primul
paragraf al scrisorii.

 CONŢINUTUL SCRISORII

Conţinutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esenţială a


corespondenţei şi de aceea trebuie redactat cu deosebită grijă.
De regulă, acesta cuprinde:
- paragraful de introducere
- mesajul scrisorii
- încheierea

1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care face


referire sau pe care îl conţine ca atare: confirmarea primirii unei corespondenţe,
mărfuri, documente, formularea unui răspuns la o corespondenţă anterioară etc.
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului faţă de problemele
tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, într-o înlănţuire logică, folosind un
vocabular adecvat şi un ton corespunzător. Este recomandabilă folosirea frazelor
scurte, directe, fiecare problemă tratată făcând obiectul unui paragraf separat.
3. Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în
mesaj; aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe
de continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a mulţumirilor
pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandări de
rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.

9
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Deci varietatea conţinutului este foarte mare. Dar se impun câteva reguli care trebuie
reţinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de început şi de sfârşit, datarea, înregistrarea,
confidenţialitatea şi verificarea valabilităţii scrisorii.

10
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 Atenţie!! Nu neglijaţi !

 Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesită aplicarea metodei AIDA:


A= ATENŢIE
I = INTERES
D= DORINŢĂ
A= ACŢIUNE
Este esenţial ca o scrisoare să poată atrage atenţia. Dacă această secvenţă nu este
realizată, scrisoarea nu este citită.

 Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA

 Introducerea:
A = Atenţia.
Aceasta poate fi:
 un titlu care să capteze atenţia;
 un paragraf scurt dar captivant.

În ambele cazuri destinatarul trebuie să înţeleagă foloasele aduse de bunul (serviciul)


oferit. Într-un paragraf, pe lângă prezentarea foloaselor aduse se pot adăuga:
 flatarea (se cere un sfat, o favoare);
 uluirea (se prezintă o noutate senzaţională);
 informaţii utile, respectiv informaţii în legătură cu propria afacere sau profesie
a destinatarului.

 Conţinutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care să răspundă imediat şi
satisfăcător la întrebările pe care în mod obişnuit şi le pune destinatarul.
 ce este, în ce constă bunul/serviciul;
 cum îi poate fi de folos.

D = Dorinţa
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie să rămână scurtă. Puţini
oameni au răbdarea, timpul sau înclinaţia să urmărească o scrisoare lungă, respectiv care
continuă pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniaţi avantajul în aşa fel încât destinatarul:
 să devină nemulţumit cu ce are similar;
 să devină nemulţumit pentru că nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizaţi pe inducerea emoţiei şi prezentaţi entuziasmul dumneavoastră. În general,
entuziasmul este contagios.

11
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 Încheierea:

A = Acţiunea.
Un paragraf, cel mult două, care să îndemne la acţiune şi să sugereze ce este de făcut
pentru a obţine bunul / serviciul oferit. Cum o simplă scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la acţiune imediată, încheierea trebuie să conducă la dezvoltarea contactului prin
cerere de lămuriri suplimentare, stabilirea unei întâlniri.

Notă importantă:

Scrisorile de vânzări cele mai eficiente sunt adresate personal şi semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic decât folosirea corectă a numelui şi poziţiei celui ce i se
adresează scrisoarea.

 Conţinutul scrisorii de răspuns

Redactarea conţinutului scrisorii de răspuns trebuie să ţină seama de următoarele aspecte:


 NU încercaţi să-i demonstraţi clientului că nu are dreptate;
 răspunsul trebuie să fie prompt, amical şi sincer;
 răspunsul trebuie să fie scris din punctul de vedere al clientului;
 răspunsul trebuie să arate o dorinţă reală de a-i rezolva problema;
 răspunsul trebuie să satisfacă clientul;
 dacă produsul / serviciul a fost de vină, acest lucru trebuie recunoscut cât se poate
de deschis;
 dacă scrisoarea nu are destule amănunte ca să înţelegeţi reclamaţia, acestea
trebuiesc solicitate cu grijă, fără a enerva sau jigni;
 oferiţi dumneavoastră amănuntele necesare atunci când acestea pot duce la
clarificări, dar în modul cel mai diplomatic, fără a lăsa impresia că-l învăţaţi pe
client ce să facă sau că nu ştie să folosească produsul cum trebuie.

 Exemple de scrisoare răspuns la reclamaţie

 Paragraf de început
Stimate Domnule …

Înţelegem perfect supărarea dumneavoastră la primirea unui al doilea transport de …


defecte şi ne grăbim să vă asigurăm că suntem la fel de dezolaţi ca şi dumneavoastră din
cauza acestei nefericite întâmplări.

12
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Sau:

Stimată Doamnă,

Înţelegem întru totul că v-aţi pierdut răbdarea datorită nesfârşitului şir de dificultăţi
care a însoţit livrarea ultimei dumneavoastră comenzi. În locul dumneavoastră, şi noi am fi
exact la fel de supăraţi. Vă puteţi, poate, imagina cât de dezolaţi suntem la rândul nostru, căci
ştiţi desigur ce mult preţuim clienţii buni, ca dumneavoastră.

 Elemente de cuprins

Vă va face plăcere să aflaţi că un nou transport de …..este pe drum către


dumneavoastră, unde va ajunge într-o zi sau două. În acelaşi timp, am dat instrucţiuni
reprezentantului nostru local – domnul … - să vă contacteze cât mai curând pentru a putea
stabili ...

Sau:

Efectiv nu ne putem explica cum …… şi vă suntem cât se poate de recunoscători că


ne-aţi adus la cunoştinţă această întâmplare nefericită. Fiţi siguri că vom discuta problema cu
furnizorii noştri; până atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoastră:

Sau:

Ca să vă ajutăm să obţineţi acele rezultate pe care le speraţi când aţi cumpărat aparatul
nostru model ….., vă trimitem alăturat broşura intitulată: “Aparatul … la îndemâna tuturor”.
Această broşură a fost pregătită special pentru clienţii noştri de serviciul nostru tehnic şi
suntem siguri că o veţi găsi cât se poate de utilă.

Sau:

Ne este dificil să stabilim cu exactitate ce anume nu a fost în regulă, fără a avea


câteva informaţii în plus. Sunteţi atât de amabil să răspundeţi la întrebările înscrise pe o foaie
alăturată? Aceasta ne va permite să localizăm sursa defecţiunii şi să vă ajutăm să obţineţi
rezultate mai bune data viitoare.

 Încheierea

Regretăm foarte mult nemulţumirile pe care le-au produs aparatul nostru şi apreciem
foarte mult modul amical în care ne-aţi atras atenţia asupra acestei probleme, permiţându-ne
să o rezolvăm.

13
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Sau:

Sperăm sincer că aranjamentul pe care îl sugerăm va merita aprobarea dumneavoastră


şi aşteptăm noi veşti.

Sau:

Aşadar, dacă veţi aduce aparatul înapoi la magazin, vom fi bucuroşi să îl schimbăm.
Vă rugăm sincer să ne scuzaţi pentru neplăcerile avute şi vă mulţumim pentru răbdare şi
cooperare.

 Redactarea unei scrisori de reclamaţii

Aspecte generale: Clienţii sunt deseori în situaţia de a avea nemulţumiri şi, ca urmare, să
transmită o scrisoare de reclamaţie.

Situaţii cum ar fi:


 livrări incomplete;
 mărfuri livrate deteriorate;
 produse care nu corespund specificaţiei;
 produse care se defectează în termenul de garanţie;
 servicii de proastă calitate;
 impoliteţea,
sunt toate situaţii care necesită comunicare sau reclamaţii adresate celor în drept pentru a
remedia situaţia.

 Conţinutul scrisorilor de reclamaţie:

Redactarea conţinutului trebuie să ţină seama de următoarele aspecte:


 aveţi grijă ca reclamaţia să fie precisă;
 prezentaţi fapte, nu generalizări vagi;
 dacă reclamaţia se referă la un produs care nu funcţionează cum trebuie şi aţi
încercat să faceţi ceva ca să-l puneţi la punct, menţionaţi despre ce este vorba.
 este plăcut să crezi că o scrisoare politicoasă, prietenoasă, va da cele mai bune
rezultate, dar nu este adevărat;
 metodele mai dure sunt singurele care au efect;
 arătaţi că reclamaţia se referă la neajunsurile provocate şi, în acelaşi timp, va
sprijini furnizorul să îmbunătăţească produsul / serviciul iar dumneavoastră veţi
putea rămâne clientul său.

14
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 Exemple de scrisoare de reclamaţie:

 Paragraf de început

Stimaţi Domni, ….

De la instalare în ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastră model ….. s-a defectat
de trei ori. Am telefonat de fiecare dată la filiala dumneavoastră locală şi de fiecare dată ne-a
fost trimis cineva care a făcut o reparaţie superficială. Ţinând cont că această situaţie s-a
repetat de trei ori în mai puţin de şase luni, avem impresia că este ceva serios în neregulă şi de
aceea vă scriem direct dumneavoastră, făcând o copie şi pentru filiala dumneavoastră.

Sau:

Stimate Domnule …

De când aţi lansat în primăvară noul tip de ….., am primit atâtea reclamaţii de la
clienţi în legătură cu acest …., încât ne-am hotărât să vi le aducem la cunoştinţă şi să sistăm
vânzarea acestui tip până la rezolvarea problemelor.

 Elemente de cuprins:

Supărarea constă în faptul că aparatul îşi întrerupe pur şi simplu funcţionarea fără
vreun motiv aparent. La început, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastră locală aşa cum am mai spus. A doua
şi a treia oară mi s-a spus că, dacă se mai întâmplă, problema va fi anunţată fabricantului.

Sau:

Iată lista detaliată a neregulilor constatate la primirea acestei livrări:


Cutia nr. 1: o duzină de … lipsă;
Cutia nr. 2: conţinutul era în întregime diferit faţă de specificaţie;
Cutia nr. 3: conţinea două duzini de … pe care nu le-am comandat şi doar patru
duzini de … din cele comandate.

 Încheierea
Am ajuns în stadiul în care nu mai dorim să aşteptăm până “data viitoare”. Am dori
foarte mult să trimiteţi un specialist care să controleze amănunţit aparatul, să facă remedierile
necesare astfel încât instalaţia să funcţioneze cum trebuie, permanent, conform specificaţiei.
Aşteptăm ca specialistul dumneavoastră să sosească fără întârziere.

Sau:

15
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

Bineînţeles, aştept să primesc piesele lipsă şi am dat deja instrucţiuni ca acelea care
sunt în plus să vă fie returnate. Vă scriu cu speranţa că veţi face eforturi pentru a îmbunătăţi
situaţia din serviciul dumneavoastră de expediţie.

Nu este pentru prima dată când comenzile nu sunt corect onorate şi sunt convins că vă
daţi seama cât este de iritant, lăsând deoparte pierderea de timp.

Sper să nu vă supere sinceritatea mea. Preţuiesc mult îndelungatele noastre afaceri şi


ştiu că în fond sunteţi sincer preocupat să ne oferiţi cele mai bune servicii.

 Redactarea răspunsului la scrisori

 Privind remedieri şi reclamaţii

Aspecte generale: Bunăvoinţa clientului este “averea” cea mai preţioasă a


fiecărui furnizor. Dacă clienţii sunt consideraţi ca nişte inamici, firma are nevoie urgentă de o
nouă politică de vânzări. Fiecare client în parte trebuie să fie mulţumit. Un client nemulţumit
reprezintă o ameninţate gravă. El va prezenta şi va povesti nemulţumirea sa la prieteni, rude,
colegi, altor clienţi. Evitaţi să vă angajaţi în dispute sau să umiliţi clientul, chiar dacă acesta
poartă o anumită vină.

 De reţinut!! Stilul reprezintă firma

 "Stilul casei " ar trebui conceput de propriul dvs. agent de publicitate, care va fi fericit să
vă servească;

 Antetul să producă impresia justă despre firma dvs.; adică trebuie să dea imaginea
societăţii;

 Hârtia de calitate bună poate da un aer distins chiar şi unui antet mai modest. Un design
reuşit va fi compromis dacă este reprodus pe o hârtie necorespunzătoare calitativ;

 Calitatea hârtiei plicului, trebuie să se potrivească cu cea a hârtiei cu antet;

 Nu neglijaţi culoarea, care este teribil de eficace. O puteţi folosi sau incluzând-o în
designul antetului, sau alegând o hârtie colorată;

 În ceea ce priveşte dimensiunea colilor de hârtiei, majoritatea firmelor folosesc


dimensiunile adoptate de Organizaţia Internaţională a Standardelor (ISO). Pentru colile cu
antet, mărimea cea mai răspândită este A4 (210 mm pe 297 mm)
Formatele ISO sunt împărţite în trei grupe: A, B şi C.
 grupa A este folosită pentru rechizite şi foi volante;
 grupa B este folosită mai ales pentru tipărituri mai mari;

16
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

 grupa C este folosită pentru plicuri şi împreună bineînţeles, cu


hârtia de scris din grupa A.

Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi având un
raport constant între cele două laturi. Fiecare format este obţinut prin împărţirea formatului
precedent. Vă prezentăm mai jos formatele grupei A.

Formate A Dimensiuni în mm
A0 841 x 1187
A1 594 x 841
A2 420 x 594
A3 297 x 420
A4 210 x 297
A5 148 x 210
A6 105 x 148
A7 74 x 105

Pentru lumea afacerilor, avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO


sunt următoarele:
 îndosarierea este mult mai simplă dacă toate broşurile, foile volante şi
scrisorile au formate similare sau corelate;
 reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) este mai
uşoară şi deci mai rapidă;
 poşta sortează mai repede corespondenţa, deoarece echipamentul
electronic este folosit eficient.

 Dactilografierea şi punerea în pagină necorespunzătoare pot compromite complet atât


antetul cât şi corespondenţa în sine;

 Sigur că nu este uşor să scrii scrisori de afaceri. În esenţă, scrisorile dvs. trebuie să fie
clare, simple, concise şi amicale. A scrie înseamnă a gândi clar, tot aşa după cum scrierea
încâlcită este rezultatul gândirii încâlcite. De aceea regula de bază este: gândiţi înainte de
a scrie.

 Exactitatea şi concizia scrisorilor depinde, bineînţeles, de felul în care vă alegeţi


cuvintele. Orice cuvânt trebuie să-şi merite locul. Într-o scrisoare concisă nu este loc
pentru cuvinte parazite care nu aduc nimic nou. Dacă două cuvinte se potrivesc la fel de
bine cu ceea ce doriţi să spuneţi, alegeţi-l pe cel mai scurt. Alături de cuvântul scurt,
privilegiaţi fraza scurtă.

 Fraza de început este cea mai importantă din toată scrisoarea, deoarece dacă nu reuşiţi
să captaţi atenţia cititorului întregul efort va fi zadarnic. Cum puteţi să-l determinaţi să o
citească? Fie folosiţi o frază de început captivantă, fie, dacă scrisoarea este adresată unui

17
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

om de afaceri, folosiţi un titlu atractiv cum ar fi: Cum vă puteţi spori vânzările în 2001
sau în altă versiune Şi dumneavoastră vă puteţi spori vânzările în 2001.

 Aplicaţi şi în scrierea scrisorilor regula de aur "fii tu însuţi". Dacă sunteţi cumva
un "diamant neşlefuit", corespondentul dvs. va fi dezorientat că îi scrieţi ca un
profesor universitar. Dacă sunteţi glumeţ şi ne protocolar, va fi şocat primind una
dintre acele misive demodate, în jargon de afaceri;

 Este bine să preferaţi pe "eu" sau "noi" ca subiect al frazelor şi să folosiţi


diateza pasivă doar atunci când n-o puteţi evita;

 Nu uitaţi niciodată să scrieţi scrisorile din punctul de vedere al corespondentului.


Scrieţi mai bine "Vă va face plăcere să aflaţi că produsul pe care l-aţi comandat
este gata de expediere" , decât "Îmi face plăcere să vă informez……";

 Dacă numărul scrisorilor este rezonabil de mic, este recomandat să semnaţi


personal fiecare scrisoare. În caz contrar, cea mai bună soluţie este un facsimil al
semnăturii, în culoarea albastră. Simpla dactilografiere a numelui, o ştampilă
sau o semnătură imprimată în negru odată cu restul textului nu sunt
satisfăcătoare; vă vor da imediat de gol în cazul în care vreunul dintre destinatari
şi-ar face iluzia că va primi o scrisoare concepută pentru el personal.

 Respectaţi pe cât posibil regulile gramaticale şi de punctuaţie.

18
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

1.2. MEMORANDUM-ul sau NOTĂ INTERNĂ

În întreprinderi, instituţii, se practică în mod uzual comunicarea între


compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului.

 Proiectarea documentului

Un document se tip memorandum conţine două elemente: antetul şi mesajul.

Antetul memorandum-ului conţine:


 denumirea: NOTĂ sau MEMORANDUM
 destinatarul
 expeditorul
 data
 subiectul sau motivul.

Evident atât expeditorul cât şi destinatarul sunt nume de persoane.


Aceste note interne servesc pentru convocări, invitaţii personale, şedinţe,
reuniuni etc. În funcţie de natura notei interne se completează mesajul acesteia.

NOTĂ INTERNĂ

Către:
marginea De la: marginea
stânga Data: dreapta
Motivul:

Proiectul unui document tip memorandum mai necesită şi câteva operaţii


suplimentare de tehno-redactare:
- plasarea titlului în centru
- alegerea dimensiunii caracterelor şi a stilului de scriere
- trasarea liniei orizontale de separare a antetului.

19
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

1.3. PROCESUL VERBAL - MINUTA -

Se utilizează frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem


folosi termenul universal de "minută" pentru a sintetiza în scris concluziile unei
şedinţe.

 STRUCTURA DOCUMENTULUI

Un proces verbal trebuie să conţină în structura sa:


 antetul documentului: numele firmei, societăţii
 titlul documentului: PROCES VERBAL
 subiectul: al şedinţei Consiliului de Administraţie
 data: din joi 5 aprilie 2001
 prezenţi: numeric/nominal
 absenţi: nominal
 subiectul şedinţei: ordinea de zi
 consemnări: pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe
puncte din ordinea de zi

 semnătura

Evident, nu este o structură obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a


textului în pagină.

S.C. ALFA S.A.

PROCES VERBAL
al şedinţei Consiliului de Administraţie din 20.01.2001

Prezenţi: Prodan V., dir. gen., Anton I. dir. ec., Vasile D. ing. Şef, Fodor M. dir. res.
umane, Turda N.
Absenţi motivaţi: ………………….
Absenţi nemotivaţi: …………………..

Ordinea de zi:

1……..
2……..
3……..
4……

Consemnări din luările de cuvânt:

20
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

1.4. FAX-ul

O modalitate nouă şi rapidă de corespondenţă o reprezintă desigur FAX-ul. Un


fax poate fi considerat orice text transmis prin binecunoscuta maşină. Mai mult, o
maşină fax se poate cupla în configuraţia unui sistem electronic de calcul şi vom putea
primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesară în afaceri şi bineînţeles
în corespondenţă, face necesară fixarea câtorva repere în redactarea unui fax. Aceste
documente se vor arhiva, la ele se vor face trimiteri şi referiri, vor căpăta o amploare
din ce în ce mai mare în circulaţia documentelor în lumea afacerilor. Vom analiza
succint câteva aspecte legate de identificarea şi autentificarea acestor documente.

 ANTETUL

Pentru mai multă disciplină în utilizarea Fax-ului, în corespondenţa oficială a


firmei este bine ca antetul fax-ului să aibă o structură standard. Acest antet trebuie
utilizat de tot personalul abilitat să folosească fax-ul firmei.
Ori de câte ori dorim să completăm un fax vom apela documentul cadru
(şablonul) performant pe ecran, în care doar vom insera informaţiile noastre
personale.

Exemplu:

S.N.S.P.A. - FACULTATEA DE MANAGEMENT

Catedra de Marketing

Prof. univ. dr. Traian Popa Tel. + 40-1-211.26.50/259


Şef laborator informatică Fax. +40-1-312.95.49
E-mail popa@snspa.ro

FAX

Data:
Pag.:
Către:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:

21
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

În antetul fax-ului includem:


- antetul firmei cu numele, adresa, număr de telefon, număr de fax;
- numele şefului de compartiment sau al persoanei abilitată să primească
oficial răspunsul prin fax, cu telefonul interior, şi dacă e cazul codul
pentru poştă electronică;
- denumirea formularului cu număr şi dată, numărul paginii şi câte pagini
sunt în total dacă fax-ul are mai multe pagini. E foarte important să
precizăm că este pagina 1 din 5, pagina a 2-a din 5, pentru a avea
control asupra transmisiei integrale a fax-ului;
- numărul de fax al destinatarului şi numele său;
- expeditorul, în cazul în care este altă persoană decât cea menţionată
anterior.
Toate aceste documente sunt importante, mai ales în cazul în care fax-ul este
utilizat ca document primar în corespondenţa de afaceri.

1.5. OFERTA CĂTRE MAI MULŢI CLIENŢI

Oferta se întocmeşte în general în scopul de a stimula cererea clienţilor


potenţiali, sau în mod special ca răspuns la cererile de ofertă transmise firmei de
partenerii de afaceri. Ea stă la baza declanşării negocierilor contractuale. Având în
vedere aceste considerente, oferta trebuie să conţină următoarele categorii de
informaţii:
a) date de identificare a ofertantului:
- antetul cu denumirea firmei;
- adresă cu telefon, fax, cod pentru poştă electronică (E-mail);
- opţional numele managerului care reprezintă oficial firma şi/sau
numele persoanei fizice care se ocupă de tranzacţie.
b) date referitoare la obiectul ofertei:
- denumirea produsului/sortimentelor;
- cantitate;
- câteva caracteristici tehnice de bază şi date privind calitatea.
c) preţul de ofertă, orientativ sau ferm;
d) date referitoare la termene de plată, condiţii de plată şi garanţie;
e) date referitoare la transport, ambalare, etichetare şi altele;
f) validitatea ofertei, adică termenul până la care preţul de ofertă, în primul
rând, rămâne valabil.

Oferta se încheie cu o formulă de politeţe apoi data, numele şi semnătura


expeditorului

22
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

23
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

24
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

25
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

26
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

27
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

28
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

29
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

30
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

31
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

32
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 CORESPONDENŢA DE AFACERI - NOŢIUNI GENERALE

33
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

34
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZATĂ are o serie de avantaje, faţă de cea manuală:


*0 introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi făcută de o
persoană fără o pregătire specială;
*1 parte din operaţiile de rutină sunt executate automat de calculator;
*2 după ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul
monitorului, realizându-se astfel o eventuală corectare înaintea tipăririi;
*3 pot fi obţinute documente cu calităţi superioare atât din punct de vedere tehnic
cât şi artistic.

MICROSOFT WORD pentru WINDOWS este un program performant de procesare


texte, care se poate folosi pentru:
 crearea şi editarea documentelor,
 inserarea şi/ sau eliminarea textului şi a imaginilor grafice,
 crearea documentelor specializate (formulare, scrisori formatate..)
MICROSOFT WORD asigură câteva funcţii elementare pentru prelucrarea textelor, ca
de exemplu:
 alinierea automată a textului
 posibiltatea alegerii diferitelor forme şi dimensiuni pentru
caractere
 aranjarea textului în pagină
 crearea antetelor şi a notelor de subsol
 editarea tabelelor
 editarea ecuaţiilor

Cu ajutorul acestui procesor este foarte uşor să se confere scrisorilor, plicurilor,


etichetelor, rapoartelor, articolelor de ziar, listelor de preţuri, etc. aspectul dorit,
personalizat, mărindu-se astfel impactul diferitelor forme de comunicare din interiorul
sau exteriorul unei societăţi.
Programele moderne de procesare a textelor pot fi folosite împreună cu baze de date
şi/ sau produse de calcul tabelar, permiţându-se astfel tipărirea de rapoarte, pe baza
datelor cuprinse într-un tabel, sau conceperea de oferte folosindu-se informaţiile
cuprinse în diferite baze de date.
Literatura de specialitate afirmă chiar că utilizarea combinată a procesoarelor de text
cu bazele de date poate duce la creşterea eficienţei activităţii unei companii, datorită
atât micşorării timpului de căutare şi de extragere a informaţiilor dorite necesare
plasării lor în corespondenţa de afaceri, cât şi datorită acurateţii acestor informaţii.

2.2. ELEMENTE DE BAZĂ

2.2.1. Sistemul de Help

WORD pentru WINDOWS este un program de prelucrare a textelor puternic şi


flexibil, uneori fiind chiar prea puternic. Pe lângă faptul că el posedă multe trăsături,
dintre care unele sunt destul de complicate, se poate întâmpla ca, funcţie de versiunea
de program folosită să existe, de la o etapă la alta a utilizării sale, deosebiri şi variaţii
mai simple sau mai complicate, funcţie de modificările aduse în timp produsului.
35
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

În această situaţie, sau în cazul în care, pe parcursul introducerii unui document, apar
probleme ce pot conduce la ambiguităţi, este recomandată utilizarea sistemului de
ajutor, “HELP”, oferit de procesor, sistem care, pentru persoanele familiarizate cu
limba engleză, este foarte bun.
Paşii ce trebuiesc urmaţi pentru a folosi corect sistemul de HELP sunt următorii:

a) Se selectează din bara de menu opţiunea HELP;


b) Se selectează din menu-ul derulant apărut CONTENTS AND INDEX
c) Fereastra care apare oferă 3 posibilităţi de selecţie, identificate prin cele 3 etichete:

I) CONTENTS: accesează “cuprinsul” aferent noţiunilor teoretice aparţinând


produsului WORD. Prin selectarea unui rând, practic se activează un întreg “capitol”
cu noţiuni legate de selecţia făcută.

Exemplu :

 Selectaţi eticheta pe care scrie CONTENTS


 Realizaţi dublu click pe: “Opening, Creating and Saving Documents”
 Selectaţi, din detalierea care apare, subcapitolul: “Creating and Opening
Documents” (clicaţi de două ori cu mouse-ul)
 Selectaţi, din lista care apare: “Create a new document” (clicaţi de două
ori cu mouse-ul)
 Apăsaţi pe butonul “DISPLAY”

II) INDEX: este organizată asemănător indexului unei cărţi. Cuvintele cheie,
care identifică diferite subiecte, sunt ordonate alfabetic.

Exemplu:

 Selectaţi eticheta pe care scrie INDEX


 Tastaţi în caseta de text numele subiectului care vă interesează: Open
 În caseta următoare vor apare toate subiectele care încep cu cuvântul tastat.
Realizaţi dublu click pe subcapitolul: Opening ,
 Selectaţi: Open a document
 Apăsaţi butonul DISPLAY

III) FIND: este organizată asemănător cu eticheta INDEX.


Deosebirea constă în maniera de căutare: în momentul în care se tastează un
cuvânt, în caseta de text se va afişa o listă cu toate subiectele în care apare cuvântul
cheie precizat şi nu doar subiectele care încep cu acest cuvânt.

36
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

O altă manieră de a obţine informaţii ajutătoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este
următoarea:
a) Se selectează din bara de menu opţiunea HELP;
b) Se selectează din menu-ul derulant apărut MICROSOFT WORD HELP.
Acesta este un HELP inteligent; el explicitează paşii care trebuiesc urmaţi pe parcursul
realizării unei anumite operaţii.

Exemplu
 Tastaţi, în caseta de text: Create a picture. În această casetă puteţi
introduce orice cuvânt, propoziţie sau întrebare care are legătură cu
subiectul pe care vreţi să-l lamuriţi.
 Apăsaţi pe butonul SEARCH
 Din lista apărută selectaţi (clic cu mouse-ul pe marcajul din stânga
rândului): About work with picture in a document
Şi, în final, cel mai simplu mod de a obţine informaţii ajutătoare pe parcursul unei
sesiuni de lucru este următorul:

 Selectaţi (clic cu mouse-ul), din bara de instrumente standard, icon-ul de


HELP:

 Duceţi pointerul de mouse (este un semn de întrebare), fără să apăsaţi pe


buton, în zona în care doriţi obţinerea unei informaţii rapide (în text sau pe
o opţiune din menu)
 Realizaţi click cu mouse-ul. Veţi observa un mini-text explicativ în
apropierea pointer-ului de mouse.

2.2.2. Crearea unui document simplu

OPERAŢIA PAŞII
CREARE NOU PARAGRAF SAU INTRO- SE APASĂ TASATA ENTER
DUCERE LINIE GOALĂ
INSERARE TEXT INTR-UN DOCUMENT SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
37
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

EXISTENT PUNCTUL DE INSERARE ŞI SE CLICHEAZĂ; SE IN-


TRODUCE TEXTUL DE LA TASTATURĂ
ŞTERGERE CARACTERE SE POZIŢIONEAZĂ MOUSE-UL ÎN STÂNGA/ DREAPTA
CARCTERULUI CARE SE DOREŞTE ŞTERS, SE
CLICHEAZĂ ŞI SE APASĂ :
- TASTA BACKSPACE, PT. CARACTER STÂNGA
- TASTA DELETE, PT. CARACTER DREAPTA
SELECTARE CUVÂNT DUBLU CLICK, CU MOUSE-UL PE CUVĂNT
SELECTARE TEXT I) SE ALUNECĂ CU MOUSE-UL, CU BUTONUL
STÂNG APĂSAT, PESTE SECŢIUNEA DE TEXT CE
SE DOREŞTE SELECTAT
II) SE CLICHEAZĂ CU MOUSE-UL LA ÎNCEPUTUL
TEXTULUI, SE ŢINE APĂSATĂ TASTA SHIFT, ŞI SE
CLICHEAZĂ DIN NOU LA SFÂRŞITUL TEXTULUI
DE SELECTAT

38
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

OPERAŢIA PAŞII
SELECTARE LINIE SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
STÂNGA LINIEI, PÂNĂ SE TRANSFORMĂ ÎNTR-O
SĂGEATĂ OBLICĂ ŞI SE CLICHEZĂ
ŞTERGERE SECŢIUNE TEXT SE SELECTEAZĂ SECŢIUNEA DE TEXT ŞI SE APASĂ PE
TASTA DELETE
ÎNLOCUIRE SECŢIUNE TEXT SE SELECTEAZĂ SECŢIUNEA DE TEXT CE SE
ÎNLOCUIEŞTE ŞI SE TASTEAZĂ NOUL TEXT
ANULARE ACŢIUNE SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
EDIT UNDO ….
MODIFICARE ALINIERE TEXT (STÂNGA, SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA MODIFICA DUPĂ
CENTRARE, DREAPTA, STÂNGA/ DREAPTA) CARE CLICHEAZĂ PE UNUL DIN BU-TOANELE:

SCRIERE ÎNGROŞATĂ, ITALICĂ, SUBLINIATĂ SE SELECTEAZĂ TEXTUL (POATE FI O LITERĂ) CE SE


VA MODIFICA DUPĂ CARE SE CLICHEZĂ PE UNUL
DIN BUTOANELE:

SCHIMBARE FORMĂ CARACTERE SE SELECTEAZĂ TEXTUL CE SE VA MODIFICA, SE


CLICHEZĂ PE SĂGEATA DIN EXTREMITATEA
DREAPTĂ A FANTEI, SE SELECTEAZĂ, DIN MENIUL
DERULANT, TIPUL DE CARACTER DORIT

Observaţie

În momentul în care se clichează pe săgeata din extremitatea dreaptă a fantei,


aspectul meniului derulant este următorul:

39
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

OPERAŢIA PAŞII
SCHIMBARE DIMENSIUNE CARACTERE SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA
MODIFICA,
SE CLICHEZĂ PE SĂGEATA DIN EXTRE-
MITATEA DREAPTĂ A FANTEI, SE SELEC-
TEAZĂ, DIN ME-NIUL DERULANT, DIMEN-
SIUNEA DE CARACTER DORITĂ

Observaţie

a) În momentul în care se clichează pe săgeata din extremitatea dreaptă a fantei,


aspectul menu-ului derulant este următorul:

b) Pentru modificarea:

 aspectului caracterelor
 formei caracterelor
 dimensiunii caracterelor
se poate folosi şi bara de meniu prin selectarea opţiunii:
FORMATFONT
Din tabelul care apare pe ecran se aleg, în aceeaşi manieră prezentată anterior,
modificările dorite pentru secţiunea de text selectată în prealabil.

OPERAŢIA PAŞII
SALVARE DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE

40
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

STANDARD, BUTONUL:

DESCHIDERE DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, BUTONUL:

CREARE NOU DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, BUTONUL:

ÎNCHEIERE SESIUNE DE LUCRU SE SELECTEAZA DIN BARA DE MENU, OP-ŢIUNEA:


FILE EXIT

Observaţii

a) Salvarea, deschiderea, crearea unui document se poate face şi din bara de


meniu:
 FILE  SAVE – pentru salvare document
 FILE  OPEN – pentru deschidere document

 FILE  NEW – pentru creare nou document


b) Atunci când se salvează pentru prima dată un nou document, după apăsarea
butonului de salvare, sau selectarea, din meniul principal, a succesiunii de
comenzi:
FILE SAVE
va apare o fereastră de dialog cu următoarea structură:

41
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

Se va avea grijă ca, rubrica corespunzătoare numelui documentului, cea din dreptul
casetei:

FILE NAME
să fie completată corect (numele nu va conţine spaţii, şi va fi legat, ca semnificaţie, de
funcţia documentului respectiv).

Caseta din dreptul notaţiei


SAVE IN
va conţine numele catalogului în care va fi salvat documentul (pentru găsirea
catalogului se clicheză cu mouse-ul pe săgeata din extremitatea dreaptă a casetei şi se
alege, din lista derulantă apărută, numele catalogului dorit).
După ce s-au completat cele două casete cu informaţia cerută se clichează butonul

SAVE.

Operaţia de deschidere a unui document este inversa operaţiei de salvare; de aceea


trebuie reţinut numele sub care este salvat documentul şi catalogul în care s-a făcut
salvarea, pentru ca acestea să fie apoi folosite ulterior în fereastra de deschidere a
documentului.

2.2.3. Tipărirea documentelor

OPERAŢIA PAŞII
PREVIZUALIZARE DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, PE BUTONUL:

PREVIZUALIZARE SIMULTANĂ A MAI MUL- SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE A


TOR PAGINI FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTO-
NUL:

SELECTÂNDU-SE APOI, PRIN ALUNRCARE,


NUMĂRUL DE PAGINI DORIT
MĂRIRE SCARĂ DE AFIŞARE A DOCUMEN- CU POINTER-UL DE MOUSE ÎN FORMĂ DE
TULUI LUPĂ, ÎN FEREASTRA DE PREVIZUALIZARE,
SE CLICHEAZĂ PE ZONA DOCUMENT CE SE
DOREŞTE MĂRITĂ
EDITARE DOCUMENT ÎN FEREASTRA DE SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE A
PREVIZUALIZARE FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTO-
NUL:

TIPĂRIRE TOTALĂ DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE


STANDARD, SAU ÎN CEA A FERESTREI DE
PREVIZUALIZARE, PE BUTONUL:

42
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

TIPĂRIRE PARŢIALĂ DOCUMENT SE SELECTEAZĂ, DIN BARA DE MENU, OPŢI-


UNEA:
FILE PRINT
DUPĂ CARE SE ALEGE VARIANTA DORITĂ
INSERARE SALT PAGINĂ SE PLASEAZĂ CURSORUL TEXT (PRIN
CLICARE CU MOUSE-UL) ÎN LOCUL ÎN CARE
SE DOREŞTE SALTUL LA PAGINĂ, DUPĂ CARE
SE APASĂ CONCOMITETNT TASTELE:
CTRL+ ENTER
REDUCERE NUMĂR DE PAGINI DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE A
FERESTREI DE PREVIZUALIZARE, PE BUTO-

NUL:

Observaţie

a) În situaţia în care se selectează din menu opţiunile:


FILE PRINT
aspectul ferestrei de tipărire este următorul.

Semnificaţia informaţiilor din caseta:

PAGE RANGE
este următoarea:

43
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

 All – se tipăresc automat toate paginile documentului


 Curent page – se tipăreşte numai pagina curentă (cea în care este
poziţionat cursorul text)
 Pages – se tastează în fantă, după modelul dat, numărul paginilor care se
doresc tipărite.

2.2.4. Formatarea documentelor

OPERAŢIA PAŞII
CREARE LISTE, PARAGRAFE MARCATE SE SELECTEAZĂ PARAGRAFELE CARE SE DORESC
MARCATE ŞI SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE
INSTRUMENTE DE FORMATARE, PE BUTONUL:

CREARE LISTE, PARAGRAFE NUMEROTATE SE SELECTEAZĂ PARAGRAFELE CARE SE DORESC


MARCATE ŞI SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE
INSTRUMENTE DE FORMATARE, PE BUTONUL:

STABILIRE MARGINI PAGINĂ SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU OP-ŢIUNEA:


FILE PAGE SETUP
SE CLICHEZĂ PE ETICHETA:
MARGINS
SE ALEG VALORILE DORITE PENTRU CELE 4
MARGINI ALE FOII
VIZUALIZARE PAGINA SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU OP-ŢIUNEA:
VIEW
DUPĂ CARE, UNUL DIN URMĂTOARELE MODURI
DE VIZUALIZARE:
 NORMAL (documentul este pe întreg
ecranul)
 PAGE LAYOUT (documentul apare ca la
tipărire, poziţionat în foaia de hârtie)
ÎNCADRARE PARAGRAF IN CHENAR SE SELECTEAZĂ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
FORMAT BORDERS AND SHADING
DIN FEREASTRA DE DIALOG APĂRUTĂ SE
SELECTEAZĂ TIPUL DE LINIE ŞI CHENARUL

44
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

OPERAŢIA PAŞII
SORTARE LISTĂ SE SELECTEAZĂ PARAGRAFELE CE SE DORESC
SORTATE, SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE SORT TEXT
OPERAŢIA PAŞII
MODIFICARE SPAŢIERE RÂNDURI ÎNTR-UN SE SELECTEAZĂ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
PARAGRAF BARA DE MENU:
FORMAT PARAGRAPH
SE STABILEŞTE SPAŢIEREA DORITĂ ÎN :
LINE SPACING
AFIŞARE MARCAJE PARAGRAF SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE

STANDARD, BUTONUL:

Observaţie

a) În urma selectării opţiunii

FORMAT BORDERS AND SHADING

aspectul ferestrei este următorul:

Semnificaţia parţială a informaţiilor este:


45
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

 SETTING permite alegerea sau nu a unui chenar:


 None, selectat – fără chenar
 Box, selectat – cu chenar
 Shadow, selectat – chenar umbrit

 STYLE, permite alegerea tipului de linie cu care se doreşte trasat chenarul


 COLOR, permite alegerea culorii chenarului
 WIDTH, permite alegerea grosimii liniei cu care va fi trasat chenarul

2.2.5. Deplasarea in cadrul documentelor

OPERAŢIA PAŞII
POZIŢIONARE ÎNCEPUT DOCUMENT SE APASĂ SIMULTAN TASTELE:
CTRL + HOME
POZŢTIONARE SFÂRŞIT DOCUMENT SE APASĂ SIMULTAN TASTELE:
CTRL + END
CĂUTARE TEXT SE STABILEŞTE PUNCTUL DE ÎNCEPUT AL
CĂUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZĂ
DIN BARA DE MENU:
EDIT  FIND
SE TASTEAZĂ ÎN CASETA:
FIND WHAT
TEXTUL CARE SE DOREŞTE CĂUTAT.
SE CLICHEAZĂ BUTONUL
FIND NEXT
CĂUTARE ŞI ÎNLOCUIRE TEXT SE STABILEŞTE PUNCTUL DE ÎNCEPUT AL
CĂUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZĂ
DIN BARA DE MENU:
EDIT  REPLACE
SE TASTEAZĂ ÎN CASETELE:
FIND WHAT SI REPLACE WITH
TEXTUL CARE SE DOREŞTE CĂUTAT ŞI
TEXTUL CARE ÎL VA ÎNLOCUI
SE CLICHEAZĂ BUTOANELE:
FIND NEXT DUPĂ CARE REPLACE

46
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

OPERAŢIA PAŞII
CREARE SECVENŢĂ DE CARACTERE CU SE SELECTEAZĂ DIN DOCUMENT SEC-
OPŢIUNEA ” AUTOCORRECT” VENŢA DE CARACTERE CARE SE CREAZĂ;
SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
TOOLS  AUTOCORRECT
SE TASTEAZĂ ÎN CASETA:
REPLACE
SUCCESIUNEA DE CARACTERE CE VA DE-
NUMI SECVENŢA CREATĂ;
SE APASAĂ BUTOANELE:
ADD SI OK
APELARE SECVENŢĂ DE CARACTERE IN- SE TASTEAZĂ ÎN DOCUMENT NUMELE
TRODUSĂ CU “AUTOCORRECT” CARE S-A DAT SECVENŢEI CREATE
ANTERIOR (CEA PLASATAĂ ÎN CASETA
REPLACE)

2.2.6. Configurarea paginii unui document

OPERAŢIA PAŞII
NUMEROTARE PAGINI SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT PAGE NUMBERS
SE ALEG OPŢIUNILE DE FORMATARE PRIN
CLICAREA BUTONULUI:
FORMAT
SE CLCHEAZĂ, IN SECVENŢĂ, BUTOANELE:
OK ŞI OK
INSERARE DATĂ CALENDARISTICĂ SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT  DATE AND TIME
SE ALEGE FORMATUL DORIT. SE
CLICHEAZĂ BUTONUL:
OK
INSERARE NOTĂ DE SUBSOL SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT  FOOTNOTE
SE ALEGE FORMATUL DORIT, EVENTUAL
PRIN CLICAREA BUTONULUI:
OPTIONS
SE CLICHEAZĂ ÎN SECVENŢĂ BUTOANELE:
OK ŞI OK

47
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

OPERAŢIA PAŞII
CREARE ANTET ŞI SUBSOL PENTRU UN SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
DO-CUMENT VIEW HEADER AND FOOTER
CASETELE APĂRUTE, ÎNCONJURATE CU
LINII PUNCTATE, VOR FI COMPLETATE CU
INFORMAŢIA DORITĂ, RESPECTÂND RE-
GULILE DE INTRODUCERE A UNUI TEXT.
SE CLICHEAZĂ BUTONUL:
CLOSE
INSERARE SECŢIUNE NOUĂ SE POZIŢIONEAZĂ POINTER-UL DE MOUSE
ÎN PUNCTUL ÎN CARE SE DOREŞTE CRE-
AREA UNEI NOI SECŢIUNI.
SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT BREAK
DIN FEREASTRA APĂRUTĂ SE
SELECTEAZĂ: SECTION BREAKS
ŞI OPŢIUNEA DORITĂ PENTRU NOUA SECŢI-
UNE (SE CREAZĂ PE ACEEAŞI PAGINĂ, PE
PAGINI DIFERITE…)
SCRIEREA UNUI DOCUMENT PE COLOANE SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, PE BUTONUL:

SE SELECTEAZĂ NUMĂRUL DE COLOANE


DORIT.
INSERARE SALT LA COLOANĂ NOUĂ SE POZIŢIONEAZĂ POINTER-UIL MOUSE ÎN
PUNCTUL ÎN CARE SE DOREŞTE TRCEREA
PE O NOUĂ COLOANĂ.
SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT  BREAK
SE ALEGE :
COLUMN BREAK
MODIFICARE ASPECT COLOANE SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
FORMAT  COLUMNS
IN FEREASTRA APĂRUTĂ SE POATE AC-
ŢIONA ASUPRA OPŢIUNILOR:
LINE BETWEEN, WIDTH, SPACING

Observaţie

a) Prin apelarea secvenţei de comenzi


VIEW HEADER AND FOOTER

Aspectul ecranului va fi următorul:

48
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

Reprezintă zona în care va fi introdus textul antetului, prin tastare.

Reprezintă fereastra de antet. Fiecare icon are o semnificaţie aparte (număr pagină,
număr pagini, dată calendaristică,….) şi prin clicarea ei se obţine efectul
corespunzător.

Pentru revenirea în zona documentului se clichează butonul:


CLOSE

Pentru revenirea în zona de antet se clichează de două ori cu mouse-ul pe textul


antetului.

2.2.7. Introducerea tabelelor şi diagramelor într-un document

OPERAŢIA PAŞII
INSERARE TABEL SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
TABLE  INSERT TABLE
SE SPECIFICĂ NUMĂRUL DE LINII ŞI DE CO-
LOANE DORIT. SE APASĂ BUTONUL:
OK
DEPLASARE ÎN TABEL (TRECEREA DE LA O SE APASĂ TASTA : TAB
RUBRICĂ LA ALTA) SAU UNA DIN TASTELE: , , , 
SELECTARE LINIE/ COLOANĂ SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI
ÎN AFARA TABELULUI, ÎN STÂNGA LINIEI/
DEASUPRA COLOANEI CARE SE DOREŞTE
SELECTATĂ, PÂNĂ IA FORMA UNEI SĂGEŢI.
SE CLICHEAZĂ ODATĂ
MODIFICARE LĂŢIME COLOANĂ SE TRAGE CU MOUSE-UL DE MARCAJELE
DE COLOANĂ POZIŢIONATE PE RIGLETĂ.
INSERARE LINIE/ COLOANĂ SE SELECTEAZĂ O LINIE/ O COLOANĂ DIN
TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE  INSERT ROWS/ COLUMNS
ŞTERGERE LINIE/ COLOANĂ SE SELECTEAZĂ O LINIE/ O COLOANĂ DIN
TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE  DELETE ROWS/ COLUMNS
OPERAŢIA PAŞII
49
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

SELECTARE FORMAT PREDEFINIT PENTRU SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:


TABEL TABLE  TABLE AUTOFORMAT
SE ALEGE FORMA DORITĂ
SE CLICHEAZĂ BUTONUL: OK
TRASARE LINII/ CHENAR ÎNTR-UN TABEL SE SELECTEAZĂ TABELUL SAU PORŢIUNI
DIN EL.
SE CLICHEAZĂ ÎN BARA DE
INSTRUMENTE, FUNCŢIE DE GROSIMEA
LINIEI DORITE, UNUL DIN BUTOANELE:

UMBRIRE TABEL SE SELECTEAZĂ ZONA DE TABEL. SE


APASĂ ÎN BARA DE TRASARE BUTONUL:

FUZIONARE RUBRICI SE SELECTEAZĂ RUBRICILE. SE ALEGE DIN


BARA DE MENU:
TABLE  MERGE CELLS
REDIMENSIONARE TABEL SE SELECTEAZĂ TABELUL. SE ALEGE DIN
BARA DE MENU:
TABLE  CELL HEIGHT AND WIDTH 
COLUMN  AUTOFIT

Observaţie

a) Pentru trasarea şi umbrirea chenarului unui tabel se poate selecta, din menu,
secvenţa:

FORMAT BORDERS AND SHADING

Aspectul ferestrei va fi cel dat în capitolul “FORMATAREA DOCUMENTELOR”.


Se procedează în acelaşi mod având tot timpul grijă ca tabelul sau zona de tabel ce se
doreşte încadrată să fie selectată.
Pentru a obţine zone de tabel umbrite, după selectare, se alege din fereastra de chenar,
eticheta SHADING.

50
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

2.2.8. Adăugarea elementelor grafice unui document

OPERAŢIA PAŞII
INSERARE IMAGINE SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT  PICTURE CLIPART
SE SELECTEAZA IMAGINEA; SE APASA PE
BUTONUL: OK
DIMENSIONARE IMAGINE SE SELECTEAZA IMAGINEA (PRIN CLI-
CARE); SE TRAGE CU MOUSE-UL DE COL-
ŢURILE/MIJLOCUL CHENARULUI PUNCTAT
DEPLASARE IMAGINE SE SELECTEAZĂ IMAGINEA (PRIN CLI-
CARE);
SE PLASEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
INTERIORUL EI ŞI ŢINÂND BUTONUL APĂ-
SAT IMAGINEA SE POATE DEPLASA ODATĂ
CU MOUSE-UL.

51
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

MODIFICARE LITERĂ DE ÎNCEPUT PARA- SE SELECTEAZĂ PRIMA LITERĂ A UNUI


GRAF PARAGRAF;
SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
FORMAT  DROP CAP
ÎN FEREASTRA APĂRUTĂ SE SELECTEAZĂ
STILUL DORIT; SE APASĂ PE BUTONUL:
OK
SCRIERE ARTISTICĂ SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT  PICTURE  WORDART
UTILIZARE WORDART SE ALEGE TIPUL DE SCRIERE DORIT.
SE INTRODUCE TEXTUL ÎN CASETA DES-
CHISĂ DE WORDART.
SE CLICHEAZĂ BUTONUL:
OK
TEXTUL INTRODUS CU WORDART SE
COMPORTĂ CA ORICE IMAGINE.
CREARE DIAGRAME CU DATE DINTR-UN SE SELECTEAZĂ ZONA DE TABEL CE SE
TABEL DOREŞTE REPREZENTATĂ; SE ALEGE DIN
MENU:
INSERT  OBJECT  MICROSOFT
GRAPH 97 CHART

52
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 1

Să se introducă următorul text:

CURRICULUM VITAE

Nume Prenume
Adresă
Localitate
Telefon

Situaţie personală
Data naşterii
Naţionalitate
Stare civilă

Studii si diplome
Liceu
Facultate
Alte stagii

Locuri de muncă
Locul, serviciul, funcţia, perioada

Alte cunoştinţe
Limbi străine
Informatică

Pasiuni (Hobby)
Sport
Literatură
Artă
Cinema ....
______________________________________________

a) Să se respecte aparenţa, dimensiunea şi aranjarea caracterelor


în pagină;
b) Să se completeze informaţiile aferente fiecărui grup de rubrici.

53
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 2

Să se introducă următorul text:

INSTITUTUL ROMAN DE MANAGEMENT

Către: MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII


Fax: 6112233
Tel: 6223344
În atenţia: D-lui Ministru Secretar de Stat

Vă rugăm să avizaţi favorabil primirea de către Institutul nostru a 70 de


colete conţinând echipamente oferite de către Programul Naţiunilor Unite
pentru Dezvoltare.

Conţinutul coletelor precum şi scrisoarea de donaţie o anexăm în


continuare. Menţionăm că echipamentele vor fi luate în evidenţa noastră
contabilă şi nu vor fi comercializate.

Declarăm de asemeni că echipamentele oferite nu reprezintă un risc


ecologic sau toxicologic, după cum afirmă expeditorul.

In speranţa primirii unui răspuns urgent

Cu mulţumiri,

Director General

Nume + Ştampila

Data:..............

────────────────────────────────

a) Textul care urmează după: Către, Fax, Tel, In atenţia, s-a


introdus după apăsarea, odată (de două ori), a tastei TAB.
b) Să se salveze textul într-un fişier, al cărui nume îl alegeţi
Dvs.
c) Să se caute în textul adresei cuvântul: expeditorul.
d) Să se înlocuiască cuvântul expeditorul, cu furnizorul.
e) Să se previzualizeze textul introdus.

54
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 3

Să se dea adresei următoarea formă:

INSTITUTUL ROMĂN DE MANAGEMENT


Către: MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII
Fax: 6112233
Tel: 6223344 ()
În atenţia: D-lui Ministru Secretar de Stat

Vă rugăm să avizaţi favorabil primirea de către Institutul nostru a


70 de colete conţinând echipamente oferite de către Programul
Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare.

Conţinutul coletelor precum şi scrisoarea de donaţie o anexăm în


continuare. Menţionăm că echipamentele vor fi luate în evidenţa
noastră contabilă şi nu vor fi comercializate.

Declarăm de asemeni că echipamentele oferite nu reprezintă un risc


ecologic sau toxicologic, după cum afirmă expeditorul.

În speranţa primirii unui răspuns urgent

Cu mulţumiri,
Director General

Nume + Ştampila
Data: 12 februarie 2001

──────────────────────────────────────

a) Să se introducă simbolul de telefon, după apariţia numărului de


telefon.
b) Să se introducă data calendaristică astfel încât ori de câte ori se
deschide documentul ea să reprezinte data curentă.

55
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 4

Să se introducă următorul text:

STAR S.A.

Stimaţi Domni,

Am primit scrisoarea dumneavoastră din 10 noiembrie a.c. Toate


containerele sunt marcate cu eticheta recunoscută pe plan
internaţional - fragil -, partea de sus/ partea de jos.

Vă mulţumim pentru comanda primită.

Al dumneavoastră, cu sinceritate,

Director Economic

Semnătura

56
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 5

Să se dea scrisorii anterioare următoarea formă:

STAR S.A.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCUREŞTI
 6684120

Stimaţi Domni,

Am primit scrisoarea dumneavoastră din 10 aprilie a.c. Toate


containerele sunt marcate cu eticheta recunoscută pe plan internaţional -
fragil - , partea de sus/ partea de jos.

Vă mulţumim pentru comanda primită.

Al dumneavoastră cu sinceritate,

Director Economic

SemnAtura

57
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 6

Să se introducă următorul text, respectându-se:

a) Forma, dimensiunea şi aparenţa caracterelor;


b) Existenţa şi aspectul antetului;
c) Existenţa şi aspectul notei de subsol;
d) Maniera de numerotare a paginilor.

58
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________

12/02/2001

In atenţia participanţilor la seminarul :

"Scăderea puterii economice în unele ţări din Europa de


Est" 2

Am plăcerea să vă anunţ că, sâmbătă, 10/03/2001, la ora 10, va începe turul


oraşului Viena, cu autobuzul.

Se vor vizita cele mai importante complexe arhitecturale din Viena, începând
cu "THE HUNDERTWASSER HOUSE", proiectată de arhitectul contemporan
Friederich Hundertwasser. De aici, se va continua, pe Ringstrasse, cu
principalele locuri istorice, printre care: clădirea OPEREI DE STAT, PALATUL
HOFBURG ŞI PARLAMENTUL. Se va vizita, de asemenea, PALATUL SCHÖNBRUNN,
reşedinţa de vară a familiei imperiale Habsburg.

Vă rog ca toată lumea să fie la recepţie la ora 9:00, deoarece autobuzul va


pleca la ora 9:15.

Turul de vizitare durează aproximativ 3.5 ore.

Dacă sunteţi în imposibilitatea de a participa la această excursie, vă rog să


mă contactaţi în seara aceasta, la masă.

Vă mulţumesc,

Organizatorul

2
Seminar organizat împreună cu Banca Mondială
59
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________

60
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________

61
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________

62
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________

63
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

64
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________

Domnule Director, 3

Vă înaintez alăturat, tabelul cu persoanele din laboratoarele 1 si 2, care


îndeplinesc condiţia de premiere, precum şi cu sumele ce li se pot acorda. Vă
rog să încercaţi să luaţi o decizie în acest sens.

Cu mulţumiri,

Director Economic

Semnătura

Data: 3 -4 -2019

3
În atenţia Dlui Director General
65
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________

TABEL PREMIERE

Nume/ prenume Salariu Procent Valoare


premiere (%)
premiere

IONESCU IOANA 85,780 0.3 25,734.00

VASILESCU PETRE 92,500 0.32 29,600.00

POPA DANIELA 75,250 0.252 18,963.00

COSMA VERA 83,445 0.2 16,689.00

TOTAL LABORATOR 1 90,986.00

PAVEL SANDU 65,575 0.45 29,508.75

RADU VIOREL 60,786 0.47 28,569.42

VELISCU SIMONA 78,990 0.385 30,411.15

SANDU SORIN 59,800 0.58 34,684.00

IOVAN COSTIN 76,800 0.576 44,236.80


TOTAL LABORATOR 2 167,410.12

TOTAL VALOARE PREMIERE 258,396.12

66
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

Aplicaţia 8

Să se introducă următorul
text:

67
__________________________
Indicaţie:
Se va folosi:
- scrierea pe două coloane;
- introducerea desenelor.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

72
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ - APLICAŢII

73
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

6. Se selectează din bara de meniu: FILECLOSE.

3.2. UTILIZAREA ŞABLONULUI PENTRU CREAREA UNUI DOCUMENT

Odată ce şablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, având la bază
textul şi formatarea prestabilite. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este
nevoie.
Paşii parcurşi vor fi următorii:
1. Se selectează din meniu: FILE  NEW. În caseta de dialog NEW se clichează,
funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul, pe tab-ul: Memos, Letters
& Faxes, General, …În acest moment, numele şablonului va apare în caseta
de dialog.
2. Se clichează de două ori pe numele şablonului. Pe ecran va apare un nou
document, conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon.
3. Se completează documentul cu restul informaţiilor.
4. Se selectează din meniu: FILESAVE şi se salvează documentul ca un fişier
separat.
5. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în
acest document
.

74
3.1. SALVAREA UNUI DOCUMENT CA UN ŞABLON
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

OBSERVAŢIE

Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie
cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv.
Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon.

75
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

3.3. TIPURI DE ŞABLOANE

În categoria şabloanelor pot fi incluse:

 Memo sau memorandum


 Pagina cu antet
 Faxul.

 În Anexa 1 sunt precizaţi paşii ce trebuie urmaţi pentru crearea


şablonului necesar trimiterii unui fax.

 În Anexa 2 sunt prezentate câteva exemple de şabloane precum


şi documentele, aparţinând corespondenţei de afaceri, care pot fi proiectate
pe baza acestor şabloane.

76
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

ANEXA I

INTRODUCEREA TITLULUI PAGINII DE FAX

1. Se plasează cursorul în punctul în care se doreşte introducerea titlului şi se


selectează din meniu: INSERT PICTURE WORDART.

2. Se alege modelul de scriere, după care se tastează: Fax Cover Sheet. Se apasă
tasta OK.

3. Se poziţionează textul, prin alunecare cu mouse-ul, în zona de şablon dorită.

4. Se selectează din meniu TABLE INSERT TABLE. În caseta de dialog apărută


se precizează numărul de coloane, 4 şi numărul de linii 5, pentru zona de
informaţii de identificare a emitentului şi receptorului de fax.
Se completează coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES şi
coloana 3 cu: FROM, FAX, PHONE.
În coloana 2, se plasează mouse-ul în linia ce conţine DATE şi se selectează
din meniu INSERT DATE AND TIME, iar din caseta de dialog apărută, se
selectează tipul de dată şi se activează proprietatea Update automatically.

5. Se formatează, după dorinţă, informaţiile conţinute în tabel. Trebuie avut în


vedere ca tabelul să nu fie încadrat in chenar.

CREAREA SUBSOLULUI DE PAGINĂ

1. Se selectează din meniu: VIEWHEADER AND FOOTER.

2. Se face poziţionarea în zona de subsol.

3. Se apasă de două ori pe tasta TAB, după care:


a. Se tastează Page
B. Se clichează butonul Insert Page Number, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
C. Se tastează of.
D. Se clichează butonul Insert Number of Pages, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER

4. Se clichează butonul Close, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.

OBSERVAŢIE
Pentru introducerea denumirii societăţii şi a siglei se utilizează proprietatea de inserare
a imaginilor (Insert PictureClip Art) şi folosirea casetelor text (Insert Text Box)

77
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

SALVAREA DOCUMENTULUI CA UN ŞABLON

1. Se selectează, din meniu, FILE SAVE.

2. În caseta de dialog, SAVE AS, în caseta text File Name, se tastează numele
şablonului.

3. In caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selectează Document Template. Se


selectează folder-ul, în care se doreşte realizată salvarea (eventual Letters &
Faxes).

4. Se apasă butonul Save.

5. Din acest moment documentul este salvat ca un şablon.

PROIECTAREA UNUI FAX UTILIZÂND ŞABLONUL

1. Se selectează din meniu: FILE  NEW. În caseta de dialog NEW se clichează,


tab-ul: Letters & Faxes. În acest moment, numele şablonului va apare în
caseta de dialog.

2. Se clichează de două ori pe numele şablonului. Pe ecran va apare un nou


document, conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon.

3. Se completează documentul tastând restul informaţiilor.

4. Se selectează din meniu: FILESAVE şi se salvează documentul ca un fişier


separat.

78
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

ANEXA II

MEMORANDUM (şablon MEMO)

CĂTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:

HOTEL FELIX STR. BRÂNDUŞEI NR. 3, SECTOR 2 BUCUREŞTI

79
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN WORD

MEMORANDUM (document MEMO)

CĂTRE: Dna. Director Economic IOANA POPA


DE LA: Manager
DATA: 12/02/2001
SUBIECT: Activitate pe primul trimestru

Întâlnirea pentru discutarea încasărilor obţinute de hotel în primul trimestru din anul
2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
Vă rog să pregătiţi următoarele:

 Încasările obţinute pe primul trimestru;


 Încasările prevăzute pe al doilea trimestru;
 Noile măsuri de îmbunătăţire a activităţii preconizate.

Dacă există vreo problemă, vă rog contactaţi-mă personal

HOTEL FELIX STR. BRÂNDUŞEI NR. 3, SECTOR 2 BUCUREŞTI

80
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

(şablon ANTET)

Tel: (00401) 232 44 55 Fax: (00401) 2325566 E_mail: eco@mon.ro


Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

(document ANTET)

07.02.2001

DNEI. RODICA POPESCU


STR. ZAMBILEI NR. 4
Bucureşti

Doamna Popescu,

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele


dezvoltări ale Companiei noastre. Astfel:

 S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni
până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM.

 Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am


deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai
frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de
informaţii (site-uri).

Vizitaţi-ne deci la adresa:

www.xyz.com.

Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai
bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi

Cu mulţumiri,

VIOREL POPA
PREŞEDINTELE SOCIETĂŢII

Tel: (00401) 232 44 55 Fax: (00401) 2325566 E_mail: eco@mon.ro


Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

(şablon FAX)

SOCIETATEA NAŢIONALĂ DE AUTOMOBILISM


Str. Lungă nr.14
Braşov

TO: FROM:
COMPANY: FAX:
FAX: PHONE:
DATE:
PAGES:

83
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

SOCIETATEA NAŢIONALĂ DE AUTOMOBILISM


Str. Lungă nr.14
Braşov

TO: DL. ION PASCU FROM: DNA. ANCA VASILE


COMPANY: METROM - BRAŞOV FAX: 465782
FAX: 433221 PHONE: 465783
DATE: 26/02/2001
PAGES: 10

Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a două autoturisme de teren, marca Toyota,
avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în GARA BUCUREŞTII NOI, pe data
de 15.03.2001.
Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs., în vederea încheierii formalităţilor de predare.
Vă anexăm alăturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de aşteptare la
Vamă.

În aşteptarea răspunsului Dvs.

Cu sinceritate,
ION PASCU

Şef Serviciu Livrări

Page 2 of 11

84
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

85
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

86
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

87
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

88
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

89
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

90
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133

91
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

92
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

B) Crearea unei noi surse de date ( “baza de date” )

 se selectează din menu:


TOOLS ---> MAIL MERGE;

 se alege butonul GET DATA ( sub Data Source )

 se alege butonul CREATE DATA SOURCE;

 se stabileşte structura sursei de date, fie folosind câmpurile existente şi


înlăturându-le pe cele în plus ( se selectează câmpul şi se acţionează REMOVE FIELD
NAME ), fie înlăturând toate câmpurile şi adăugându-le pe cele noi ( se tastează câmpul
şi se acţionează ADD FIELD NAME ).

 se încheie stabilirea structurii, alegând butonul OK.

 se precizează în căsuţa de dialog SAVE DATA SOURCE, în fanta FILE


NAME, numele sub care se doreşte salvată structura sursei de date, după care se alege
butonul OK;

 se alege, în următoarea căsuţă de dialog, butonul EDIT DATA SOURCE,


introducându-se, în continuare, conţinutul informaţiei, care diferă de la o scrisoare la alta
(vezi ANEXA 2). După fiecare grup de informaţii se alege butonul ADD NEW, iar la
sfârşit butonul OK.

Observaţie

 În cazul aplicaţiei, structura sursei de date poate fi:


 mod_adresare
 nume
 prenume
 funcţia
 nume_unitate
 localitate
 adresa.
93
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

C) Completarea documentului principal

 se poziţionează cursorul acolo unde se doreşte introducerea informaţiilor din


sursa de date;

 se apasă pe butonul INSERT MERGE FIELD din bara de instrumente


aferentă operaţiei MAIL MERGE, după care se selectează (click) câmpul care se doreşte
inserat ( să nu se omită inserarea semnelor de punctuaţie sau a spaţiilor dintre două
câmpuri sau după acestea );

 se dă câmpurilor inserate dimensiunea, forma, aparenţa şi


alinierea care se doreşte să apară în forma finală a scrisorii;

 se salvează forma finală a scrisorii ( vezi ANEXA 3 şi ANEXA 4 ).

D) Interclasarea informaţiilor din sursa de date cu documentul


principal
 se face click pe butonul VIEW MERGED DATA, având scrisoarea formatată
în fereastra document. WORD va afişa informaţia din prima înregistrare a sursei de date
plasată în câmpurile documentului principal;

 se apasă unul din următoarele butoane din bara de instrumente aferente


operaţiei “MAIL”:

 MERGE TO NEW DOCUMENT: dacă se doreşte ca scrisorile


să fie plasate într-un nou document;

 MERGE TO PRINTER: dacă se doreşte ca scrisorile


să fie tipărite;

 MAIL MERGE: dacă numai anumite înregistrări vor fi


implicate în procesul de interclasare.

 forma finală a scrisorilor este în ANEXA 5.


94
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

ANEXA 1

3-apr-19

Avem plăcerea să vă anunţăm ca, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m.5,


societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii
trimestrului. Fiind acţionar la METROREX, vă rugăm să luaţi şi Dvs. parte
la aceasta întâlnire amicală, pentru a discuta şi despre evoluţia acţiunilor şi,
implicit, a societăţii noastre în viitor.

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente

V. V.
Manager

5
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
95
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

ANEXA 2

Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCUREŞTI
Bd. Unirii nr. 58

Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCUREŞTI
Bd. Unirii nr. 58

Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectări Energetice
BUCUREŞTI
Str. Tuzla nr. 14

..........

96
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

ANEXA 3

3/4/19

<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>


<<funcţia>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>

Avem plăcerea să vă anunţăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m.6,


societatea noastră va organiza o masă festivă, cu ocazia încheierii
trimestrului. Fiind acţionar la METROREX, vă rugăm să luaţi şi Dvs. parte
la această întâlnire amicală, pentru a discuta şi despre evoluţia acţiunilor şi,
implicit, a societăţii noastre în viitor.

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente

V. V.
Manager

6
In caz de neprezentare, vă rugăm anunţaţi-ne telefonic
97
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

ANEXA 4
3-apr-19

<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>


<<funcţia>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>

Avem plăcerea să vă anunţăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m.7,


societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii
trimestrului. Fiind acţionar la METROREX, va rugăm să luaţi şi Dvs. parte
la această întâlnire amicală, pentru a discuta şi despre evoluţia acţiunilor şi,
implicit, a societăţii noastre in viitor.

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

7
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
98
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

99
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

100
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

101
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

102
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

103
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

3-apr-19

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

104
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

3-apr-19

Doamna Ioana VASILE


Director Economic
VULCAN S.A., BUCUREŞTI

Avem plăcerea să vă anunţăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12 p.m.9,


societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii
trimestrului. Fiind acţionar la METROREX, vă rugăm să luaţi şi Dvs. parte
la această întâlnire amicală, pentru a discuta şi despre evoluţia acţiunilor şi,
implicit, a societăţii noastre în viitor.

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

9
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
105
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE ÎNTOCMIRE CORESPONDENŢĂ

3-apr-19

Domnul Adrian POPESCU


Director General
VULCAN S.A., BUCUREŞTI

Avem plăcerea să vă anunţăm că, sâmbătă, 24.03.2001, ora 12


10
p.m. , societatea noastră va organiza o masa festivă, cu ocazia încheierii
trimestrului. Fiind acţionar la METROREX, va rugăm să luaţi şi Dvs. parte
la aceasta întâlnire amicală, pentru a discuta şi despre evoluţia acţiunilor şi,
implicit, a societăţii noastre în viitor.

În speranţa unei revederi

Cu cele mai distinse sentimente,

V. V.
Manager

10
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
106
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

4.2. AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE


PLICURI ŞI ETICHETE

Tipărirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda ENVELOPES AND
LABELS din meniul TOOLS. Comanda este utilă în special pentru trimiterea unei scrisori imediat
după ce a fost scrisă.

4.2.1. Tipărirea unui plic


Pentru a tipări un singur plic, se efectuează următorii paşi:
1. Dacă adresa de dstinaţie este deja scrisă într-un document (de exemplu, în capătul de sus al
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opţional, deoarece adresa se
poate scrie şi mai târziu).

2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din


meniul Tools şi se execută clic pe eticheta
ENVELOPES din caseta de dialog
ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie adresa destinatarului în
caseta DELIVERY ADDRESS.
Dacă Word găseşte o adresă în document,
acea adresă va fi inclusă în caseta
DELIVERY ADDRESS. În acest caz, se poate
corecta doar textul, dacă este cazul.

4. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur, aceasta se scrie în caseta RETURN ADDRESS.
Dacă s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word, adresa respectivă va
apărea în mod automat în caseta RETURN ADDRESS. În acest caz, se poate edita textul, dacă este
necesar (pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale, se alege OPTIONS din
meniul TOOLS, se execută clic pe eticheta USER INFORMATION şi se introduce adresa în
CASETA MAILING ADDRESS).
Dacă se introduce sau se editează textul din caseta RETURN ADDRESS din eticheta
ENVELOPES, când se execută clic pe butonul PRINT sau ADD TO DOCUMENT (la pasul 6), Word
va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. Dacă se execută
clic pe YES, Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale.
Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de ex., dacă se folosesc plicuri cu adresa gata
tipărită), se poate fie să se şteargă textul din caseta RETURN ADDRESS, fie să se selecteze
opţiunea OMIT de deasupra casetei.

107
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

INDICAŢIE
FOLOSIREA UNEI AGENDE DE ADRESE
Dacă s-au introdus adrese într-o agendă de adrese sau în dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul ADRESS BOOK de deasupra casetei DELIVERY ADDRESS sau de deasupra casetei
RETURN ADDRESS pentru a se selecta o adresă, în loc să se scrie direct.

5. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului, se execută clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS.

INDICAŢIE
MODIFICAREA ATRIBUTELOR DE FORMATARE PENTRU TEXTUL TIPĂRIT PE PLIC.

Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite selectarea atributele de formatare de bază pentru


textul tuturor adreselor destinatarilor şi de retur. De asemenea, se pot modifica atributele de
formatare pentru unul sau mai multe caractere folosind caseta DELIVERY ADDRESS sau RETURN
ADDRESS din eticheta ENVELOPES (ignorând atributele de formatare de bază).
Pentru aceasta, se selectează textul şi se alege comanda rapidă pentru aplicarea (sau
eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pildă Ctrl+B, Ctrl+I sau Ctrl+U
pentru atributul aldin, italic sau subliniere.

6. Pentru a încheia tipărirea plicului, se efectuează unul din paşii următori:


 Pentru tipărirea plicului imediat, se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe
butonul PRINT. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în
secţiunea Feed din colţul din dreapta-jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.
(se poate selecta orientarea în eticheta PRINTING OPTIONS din caseta de dialog
ENVELOPE OPTIONS. Eticheta se poate deschide rapid, executând clic în secţiunea Feed).
 Pentru a introduce textul pentru plicul documentului din fereastra activă, se execută clic
pe butonul ADD TO DOCUMENT (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în
document, acest buton va avea inscripţia CHANGE DOCUMENT şi va înlocui textul
anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la
începutul documentului şi va aplica acestei secţiuni marginale, formatul de hârtie,
orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Dacă
este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii.
Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul.
Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru
scrisoare şi textul pentru plic. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură
comandă de tipărire.

108
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

4.2.2. Tipărirea unei etichete

Pentru tipărirea unei singur etichete sau pentru tipărirea aceluiaşi text pe fiecare
etichetă, se efectuează paşii următori:
1. Dacă s-a introdus deja textul etichetei într-un document (de exemplu, o adresă în antetul
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opţional, pentru că textul se
poate scrie şi mai târziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS şi se execută clic pe eticheta LABELS
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie textul pentru etichetă în caseta
ADDRESS.
Dacă Word găseşte o adresă în
document, această adresă va fi inclusă în
mod automat în caseta ADDRESS. În acest
caz, se poate corecta doar textul.
Se poate selecta şi opţiunea USE RETURN
ADDRESS pentru ca Word să copieze în
caseta ADDRESS adresa personală pentru
mesajele poştale (adresa care se introduce
în eticheta USER INFORMATION din caseta
de dialog OPTIONS, după cum s-a arătat în
secţiunea anterioară).

Se poate face acest lucru pentru a tipări etichete cu adresa de retur personale.

INDICAŢIE
FORMATAREA TEXTULUI PENTRU ETICHETE
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta ADDRESS din
eticheta LABELS. Pentru aceasta, se selectează textul şi se alege comanda rapidă pentru
aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pildă Ctrl+B, Ctrl+I,
sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.

4. Pentru a indica programului Word câte etichete să tipărească, se efectuează unul din paşii
următori:
 Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete în care apare acelaşi text pe fiecare etichetă,
se alege opţiunea FULL PAGE OF THE SAME LABEL. S-ar putea folosi această opţiunea,
de exemplu, pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresa de retur.
 Pentru a tipări o singură etichetă, se alege SINGLE LABEL şi se introduce poziţia pe linii
şi coloane din foaia de etichete a etichetei care se doreşte tipărită.

109
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

5. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei, se execută clic pe
butonul OPTIONS pentru a deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS
Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica
valorile exacte ale etichetei, selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de
vedere al dimensiunilor, respectiv executând clic pe butonul NEW LABEL şi modificând
valorile din caseta de dialog NEW CUSTOM.. Etichetei personalizate i se poate da o
denumire, care apoi poate fi ştearsă, prin selectarea ei din lista PRODUCT NUMBER a casetei
de dialog LABEL OPTIONS şi clicarea butonului DELETE.

INDICAŢIE
INSERAREA DE CODURI DE BARĂ POŞTALE
PENTRU EXPEDIEREA MAI RAPIDĂ.
Dacă aţi selectat o etichetă cu dimensiuni
suficient de mari şi dacă textul etichetei
conţine un cod poştal valabil, puteţi să
selectaţi opţiunea DELIVERY POINT
BARCODE din eticheta LABELS a casetei de
dialog ENVELOPES AND LABELS pentru ca
Word să tipărească un cod poştal de bare în
partea de sus a etichetei. Codul de bare este
o reprezentare specială a codului poştal care
poate fi citită de către aparatele specializate,
iar tipărirea lui poate accelera viteza de
livrare.

6. Pentru a încheia tipărirea etichetei, se efectuează unul din paşii următori:


 Pentru a tipări eticheta imediat, se introduce foaia de etichete în imprimantă şi se execută
clic pe butonul PRINT.

110
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

 Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea FULL PAGE OF THE
SAME LABEL), se poate executa clic pe butonul NEW DOCUMENT pentru ca Word să
includă textul etichetei într-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adăugarea,
de pildă, a unei sigle pe fiecare etichetă sau prin modificarea atributelor de formatare) şi
se pot tipări etichetele prin tipărirea documentului respectiv. Documentul se poate salva
pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. (În acest document se va observa că
Word creează un tabel şi că inserează fiecare etichetă într-o celulă separată din tabelul
respectiv).

INDICAŢIE
PROGRAMUL WORD POATE SĂ SCRIE SCRISORI !
Programul Word poate insera, în mod automat, într-un document toate elementele
generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului şi destinatarului, introducerea, …) şi le
poate formata conform opţiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege LETTER WIZARD din meniul TOOLS pentru a deschide caseta de
dialog LETTER WIZARD. În etichetele acestei casete de text, se selectează opţiunile dorite
furnizându-se informaţiile necesare cu privire la expeditorul şi destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!

4.2.3. Tipărirea seturilor de plicuri.


Facilitatea Word de realizare a scrisorilor formatate poate fi folosită şi pentru tipărirea
seturilor de plicuri.
Iată în continuare paşii necesari (cei mai mulţi sunt identici cu cei de la crearea scrisorilor
formatate. Vezi subcapitolul 4.1 “Documente formatate”):
1. Se deschide un nou document şi se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS.
2. Se execută clic pe butonul CREATE şi se alege ENVELOPES din meniul care va fi afişat.
3. În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul ACTIVE WINDOW (se foloseşte ca document
principal documentul deschis la pasul 1, care se găseşte pe ecran).
4. În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe butonul GET DATA, după care
se efectuează unul din paşii următori:
 Pentru a folosi o sursă de date care este creată deja (de exemplu, cea folosită la scrisorile
standard), se alege OPEN DATA SOURCE, se selectează denumirea documentului din
caseta de dialog OPEN DATA SOURCE şi se execută clic pe butonul OPEN.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS.
 Pentru a crea o nouă sursă de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
În caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire câmpurilor de date şi
se execută clic pe OK.
În caseta de dialog SAVE AS, se introduce denumirea noii surse de date, se execută clic pe
butonul SAVE, iar în caseta de mesaje care va fi afişată, se execută clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE.

111
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

Se introduc toate blocurile de date în caseta de dialog DATA FORM şi se execută clic pe
OK.
Word va reveni în documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
Executaţi clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente
MAIL MERGE.
În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execută clic pe butonul SETUP
din secţiunea main Document. Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
 Dacă au fost introdue nume şi adrese într-o agendă de adrese din Outlook, într-o
agendă de adrese personale sau într-o listă de adrese Schedule+, se poate alege USE
ADDRESS BOOK pentru a folosi datele pe care le conţine sursa de date.
În caseta de dialog USE ADDRESS BOOK, se alege agenda de adrese ce va fi folosită,
după care se execută clic pe OK. În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul SET
UP MAIN DOCUMENT pentru ca Word să deschidă caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.

5. În caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS se vor opera modificările necesare opţiunilor de


creare a plicului sau de tipărire. Când se execută clic pe OK, Word va deschide caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS.
6. Se introduce adresa destinatarului în caseta SAMPLE ENVELOPE ADDRESS din caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS. Pentru a insera un câmp formatat, se execută clic pe butonul
INSERT MERGE FIELD, după care se alege câmpul dintre cele afişate în meniul derulant.
În afara câmpurilor formatate, poate fi necesară introducerea spaţiilor, virgulelor sau a altor
caractere. Când s-a terminat, se execută clic pe OK; Word va reveni în caseta de dialog MAIL
MERGE HELPER.

INDICAŢIE
Se poate configura programul Word pentru a tipări un cod poştal de bare pe plic: se execută
clic pe butonul INSERT POSTAL BAR CODE din caseta de dialog ENVELOPE ADDRESS şi se
specifică câmpurile de date care conţin codul poştal şi adresa destinatarului

7. În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe butonul EDIT din secţiunea
MAIN DOCUMENT şi se alege din meniul afişat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje în poziţia adresei de retur (dacă s-a definit o
astfel de adresă) şi va modifica configuraţia paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare)
pentru tipărirea plicurilor (pentru a defini o adresă personală, se alege OPTIONS din meniul
TOOLS, se execută clic pe eticheta USER INFORMATION şi se introduce adresa în caseta
MAILING ADDRESS).
8. Dacă este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinaţie din documentul principal.
De exemplu, dacă se folosesc plicuri cu adresa tipărită, trebuie ştearsă adresa de retur din
document.

112
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

9. Pentru a genera plicurile, se execută clic pe butonul START MAIL MERGE de pa bara cu
instrumente MAIL MERGE.
Se deschide caseta de dialog MERGE. Se aleg opţiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul
MERGE.
Dacă se doreşte utilizarea tuturor informaţiilor din sursa de date se execută clic pe butonul
MERGE TO NEW DOCUMENT sau pe butonul MERGE TO PRINTER de pe bara cu
instrumente MAIL MERGE.

4.2.4. Tipărirea seturilor de etichete cu adrese


Tipărirea unor seturi de etichete cu ajutorul facilităţii de formatare a scrisorilor din Word
este asemănătoare cu operaţia de tipărire a unor seturi de plicuri.
Se pot tipări etichete pentru plicuri (de ex. pentru scrisorile standard care s-au tipărit),
etichete de identificare, etichete pentru dischete, etc.
OBSERVAŢIE.
Dacă se foloseşte comanda ENVELOPES AND LABELS (secţiunea “Tipărirea unei
etichete” ) toate etichetele aparţinând unei foi trebuie să fie identice. Dacă însă se foliseşte
comanda MAIL MERGE, etichetele pot fi diferite.

Paşii sunt următorii:


1. Se deschide un nou document şi se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS pentru a afişa
caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
2. Se execută clic pe butonul CREATE şi se alege MAILING LABLES din meniul care va fi
afişat.
3. În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul ACTIVE WINDOW pentru a folosi ca
document principal pentru crearea etichetelor documentul deschis la pasul 1.
4. În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe butonul GET DATA, apoi se
efectuează unul din paşii următori:
 Pentru a folosi o sursă de date deja creată (de exemplu, cea pentru scrisorile standard), se
alege OPEN DATA SOURCE, se selectează denumirea documentului din caseta de dialog
OPEN DATA SOURCE şi se execută clic pe butonul OPEN.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT. Word va
deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
 Pentru a crea o nouă sursă de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
În caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire câmpurilor de date şi
se execută clic pe OK.
În caseta de dialog SAVE AS, se introduce numele sursei de date, se execută clic pe
butonul SAVE, iar, în caseta de mesaje care va fi afişată, se execută clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE. Se introduc toate blocurile de date în caseta de dialog DATA FORM şi se
execută clic pe OK.. Word va reveni în documentul principal deschis la pasul 1.

113
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 AUTOMATIZAREA OPERAŢIILOR DE EDITARE PLICURI ŞI ETICHETE

Se execută clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente MAIL


MERGE, iar în caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execută clic pe butonul SETUP
din secţiunea MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
 Dacă s-au introdus nume şi adrese într-o agendă de adrese din Outlook, într-o agendă de
adrese personale sau într-o listă de adrese din Schedule+, se poate alege USE ADDRESS
BOOK pentru a se folosi datele conţinute în sursa de date.
În caseta de dialog USE ADDRESSE BOOK, se alege agenda de adrese care se doreşte
folosită, apoi se execută clic pe OK.
În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT pentru ca
Word să deschidă caseta de dialog LABEL OPTIONS.

5. În caseta de dialog LABEL OPTIONS se operează modificările necesare pentru opţiunile


folosite de Word pentru tipărirea etichetelor, conform indicaţiilor de la pasul 5 din secţiunea
“Tipărirea unei etichete”.
Când se execută clic pe OK, Word va afişa caseta de dialog CREATE LABELS.
6. Se introduce adresa destinatarului în caseta SAMPLE LABEL din caseta de dialog CREATE
LABEL. Pentru a insera un câmp, se execută clic pe butonul INSERT MERGE FIELD, apoi se
alege câmpul din meniul derulant afişat.
În afară de câmpuri, este posibilă introducerea spaţiilor, virgulelor sau a altor caractere.
La sfârşit se execută clic pe OK; Word va reveni în caseta de dialog MAIL MERGE HELPER

INDICAŢIE
Programul Word se poate configura pentru tipărirea unui cod poştal de bare în partea de sus
a etichetei, executând clic pe butonul insert POSTAL CODE din caseta de dialog CREATE LABELS
şi specificând câmpurile de date care conţin codul poştal şi adresa destinatarului.

 Pentru a genera etichetele, în caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe
butonul MERGE (din secţiunea MERGE THE DATA WITH THE DOCUMENT) pentru a
deschide caseta de dialog MERGE
Se aleg opţiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul MERGE.

114
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 STABILIREA LIMBII FOLOSITE ŞI VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

4.3. FOLOSIREA INSTRUMENTELOR DE VERIFICARE


DIN PROGRAMUL WORD

Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi


îmbunătăţirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce
pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact, rutine pentru
verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei, precum şi un dicţionar de
sinonime.

4.3.1. Stabilirea limbii folosite

În versiunea programului Word comercializată în SUA, întregul text este marcat


iniţial ca fiind English (U.S.), adică în engleza americană. Dacă întregul text din
document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea, se
procedează astfel:

1. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană;

2. Se alege Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language... din submeniul
afişat, pentru a deschide caseta de dialog Language;

3. Se selectează din această listă limba folosită în textul selectat (vezi Romanian);
4. Se clichează butonul OK (vezi Figura nr. 1).

Figura nr. 1

115
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 STABILIREA LIMBII FOLOSITE ŞI VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din
Word să caute dicţionarul corespunzător când se folosesc instrumentele respective pentru a
verifica textul în cauză.

Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare, se procedează


astfel:
1 Se selectează textul exclus de la verificare;

2 Se alege Language din meniul Tools şi apoi opţiunea Set Language din
submeniul afişat pentru a deschide caseta de dialog Language;

3 În caseta de dialog Language, se selectează opţiunea Do not check spelling or


grammar.

Observaţie

Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Dacă se execută clic pe butonul


Default... din caseta de dialog Language, WORD va adăuga limba selectată în stilul
Normal al documentului sau şablonului.

4.3.2. Verificarea ortografiei

 Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii

Pentru ca Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii, se procedează astfel:

1. Se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling &
Grammer (vezi Figura nr. 2)
2. Se selectează opţiunea Check spelling as you type, din secţiunea Spelling

Secţiunea
Spelling

Figura nr. 2

116
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 STABILIREA LIMBII FOLOSITE ŞI VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

WORD va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare


cuvânt scris. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l
găseşte în dicţionar), îl va marca cu o linie roşie ondulată (vezi Figura nr. 3).

Figura nr. 2

Figura nr. 3

Din meniul afişat în fereastra de mai sus, se alege una din următoarele opţiuni:
 Ignore, pentru a ignora cuvântul;

 Ignore All, pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv;

 Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat, astfel încât Word să nu


îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit;

 AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul


respectiv din submeniul care va fi afişat:

Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text
as you type asociată funcţiei AutoCorrect. De acum încolo, Word va corecta, fără a marca,
forma greşită când va mai fi scrisă în documente, cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace
text as you type. Pentru a ajunge la această opţiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools,
apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran:

Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe
cuvinte din document, se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte, executând dublu-clic pe
117
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 STABILIREA LIMBII FOLOSITE ŞI VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dată
când se execută dublu-clic pe această pictogramă, Word selectează următorul cuvânt marcat şi
afişează meniul derulant prezentat mai sus, ca să se poată corecta cuvântul scris greşit.

INDICAŢIE
Ascunderea tuturor greşelilor de ortografie
Dacă momentan nu se doreşte depistarea greşelilor de ortografie, se poate selecta opţiunea
Hide spelling errors in this document din Eticheta Spelling  Grammar a casetei de
dialog Options. (vezi figura de mai sus). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit
cu linii roşii ondulate, dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise
greşit.

 Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii

O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei
integrate pentru verificarea ortografiei, după ce s-a introdus un bloc de text sau s-a creat
întregul document.

Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedează astfel:

1. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document, se plasează punctul de


inserare undeva în text. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a
documentului, se selectează porţiunea respectivă.
2. Se alege Spelling and Grammer din meniul Tools
3. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt pe care nu îl găseşte în
dicţionar, îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammer.
(vezi Figura nr. 3). În această casetă de dialog, în caseta Not in dictionary este afişată o
parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Lista
Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea
cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă
corectă şi dacă este selectată opţiunea.Always Suggest Corrections).

Pentru a rezolva cuvântul selectat, trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele
soluţii:

 Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală, fie se corectează cuvântul în


caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat după
cuvântul greşit), fie se selectează forma corectă, dacă există, în lista Suggestions. Apoi,
se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.
Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul
respectiv. Dacă se execută clic pe Change All, vor fi corectate toate apariţiile cuvântului
respectiv în întregul document. (Nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost
ignorate).
INDICAŢIE
Folosirea rutinei pentru verificarea ortografiei pentru găsirea cuvintelor repetate
Rutina pentru verificarea ortografiei se va
118opri şi când un cuvânt apare de două ori succesiv
(cu excepţia cuvintelor care apar dublate în mod obişnuit). Dacă rutina pentru verificarea
ortografiei întâlneşte un cuvânt dublat, va înlocui butonul Change cu butonul Delete. Se
poate executa clic pe Ignore pentru a lăsa al doilea cuvânt în document sau să se execute
clic pe Delete pentru a şterge al doilea cuvânt.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 STABILIREA LIMBII FOLOSITE ŞI VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

 Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală, se execută clic pe


butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dacă se execută clic pe butonul Ignore, rutina
pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care
le va găsi în continuare. Dacă se execută clic pe butonul Igore All, Word nu va mai
semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în
timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document, până când nu se va
executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer .
 Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat, astfel ca Word
să nu îl mai semnaleze niciodată, se execută clic pe butonul Add.
 Pentru a revoca ultima corectură, se execută clic pe butonul Undo.
 După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual
cuvântul în caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect
pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de
fiecare dată când se va scrie.
 Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent folosind o listă de cuvinte dintr-o altă
limbă, se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt
afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). De exemplu, în cazul în care
cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U.K.) din caseta cu listă Dictionary
Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea
greşeală. (Însă, dacă s-a scris coluor, el va rămâne afişat, ca formă greşită).
 Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor, se execută clic pe
butonul Options.

INDICAŢIE

Editarea textului în timp ce este afişată caseta de dialog Spelling and Grammer
Se poate editata textul din document în timp ce este afişată caseta de dialog Spelling And
Grammar. Pentru aceasta, se execută clic pe document. Pentru a relua verificarea ortografie, se
execută clic pe butonul Resume din caseta de dialog Spelling and Grammar.

119
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

5. GESTIONAREA TABELELOR
(produsul Microsoft Office - EXCEL)

5.1. NOŢIUNI INTRODUCTIVE

 CARACTERISTICI GENERALE

 Produs de tip SPREADSHEET (CALCUL TABELAR), care organizează date


numerice şi efectuează calcule, combinând avantajele unui calculator puternic cu
structura şi organizarea unui registru;
 Înţelege şi interpretează relaţiile numerice, exprimate prin formule şi funcţii la
apariţia unor modificări a datelor;
 Dispune de posibilităţi multiple de reprezentare grafică a datelor şi de tipărire a
acestora.

 DOMENII DE UTILIZARE

 Analiza statistică;
 Analiza financiară;
 Evidenţa contabilă;
 Birotica şi secretariat;
 Relaţii publice şi mass-media;
 Evidenţă personal;
 Prognoze;
 Conducerea şi evaluarea proiectelor;
 Aplicaţii inginereşti.

 PREZENTAREA ECRANULUI STANDARD (vezi Fig. nr. 1)

 Bara de meniuri (Menu bar) – afişează numele diverselor meniuri. Când se


activează un meniu, se afişează pe o porţiune a ecranului o listă de comenzi aferente
meniului respectiv.
 Bare de instrumente de lucru (Toolbars) – conţine mai multe pictograme (icon-
uri), butoane şi liste derulate ce facilitează accesul rapid la cele mai des utilizate
comenzi şi caracteristici.
 Bara cu formule (Formula bar) – permite introducerea / editarea informaţiei în
celula selectată.
 Fereastra registrului de calcul (Workbook) – conţine registrul în care se vor
introduce datele şi formulele ce-l alcătuiesc.
 Bara de stare (Status bar) – afişează informaţii despre activitatea curentă, inclusiv
informaţii ajutătoare şi modurile de lucru ale programului şi tastaturii

120
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

Bara de meniu

Bare de
instrumente
Bara de
formule

Fereastra
registrului de
calcul

Bara de
stare

Figura nr. 1

 PREZENTAREA REGISTRULUI DE CALCUL (WORKBOOK)

Registru de calcul (workbook) este principalul document folosit în Excel pentru


stocarea şi prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format din foi de calcul individuale
(spreadsheet), fiecare din acestea putând conţine date. Iniţial fiecare registru de calcul
conţine 256.

Foaia de calcul este o matrice formată din cel mult 256 coloane şi 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate A la Z şi
continuând cu AA până la AZ, BA până la BZ şi aşa mai departe, până la coloana IV.

Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 în partea din stânga a ferestrei documentului.


Intersecţia liniilor cu coloanele formează celule (cells), care sunt unităţile fundamentale pentru
stocarea datelor. Fiecare celulă se identifica prin adresa dată de litera coloanei şi numărul liniei
la intersecţia cărora se afla. (Ex. adresa celulei de la intersecţia coloanei B cu linia 5 este B5).

În partea inferioară a fiecărei foi de calcul se află o serie de etichete de foaie (sheet
tabs), care permit identificarea fiecărei foi în registrul de calcul. Etichetele au la început
înscrise denumirile Sheet1 (Foaie1), Sheet2 (Foaie2) s.a.m.d.

121
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi în
coloana, în linie sau în orice combinaţie de coloane şi linii, atâta vreme cât acesta este de forma
dreptunghiulară.
Domeniile pot fi identificate prin:
 adresa de domeniu dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de
două puncte (:) şi adresa celulei din colţul dreapta jos (Ex. A4: D9);
 nume asociat domeniului (max. 255 caractere)
Deplasarea în cadrul unei foi de calcul:
 Deplasarea cu mouse-ul: se poate activa rapid o celulă plasând pointerul
(indicatorul) de mouse pe celula respectivă şi executând clic cu butonul din
stânga al mouse-ului.
 Prin utilizarea comenzii GoTo din meniul Edit sau acţionând tasta cheie
funcţională <F5>.
 Deplasarea prin derulare: pentru a se vizualiza altă secţiune din foaia de
calcul fără a se schimba celula activă, se pot folosi barele de derulare verticala
şi orizontala.
 Deplasarea cu ajutorul tastaturii (vezi tabelul de mai jos).
TASTE DESCRIERE
,  ,  ,  , Deplasare o celulă la stânga, la dreapta, în sus sau în
jos, în funcţie de sensul săgeţii.
Ctrl +  ,  ,  ,
 Deplasare în următoarea celulă cu date
End +  ,  ,  ,

Tab Deplasare o celulă la dreapta
Enter Deplasare o celulă în jos
Shift + Tab Deplasare o celulă la stânga
Shift + Enter Deplasare o celulă în sus
Home Deplasare în coloana A pe rândul activ
Ctrl + Home Deplasare în celula A1 a foii de calcul curente
Ctrl + End Deplasare în ultima celulă folosită din foaia de calcul
Page Up Deplasare în sus un ecran
Page Dawn Deplasare în jos un ecran
Alt + Page Up Deplasare o lăţime de ecran la stânga
Alt + Page Dawn Deplasare o lăţime de ecran la dreapta
Ctrl + Page Up Deplasare la următoarea foaie de calcul
122
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

Ctrl + Page Dawn Deplasare la foaie de calcul anterioară

5.2. INTRODUCEREA ŞI EDITAREA DATELOR

 Tipuri de date:

 Text (etichete) – orice combinaţie de litere, cifre şi simboluri (max. 255 caractere).
În interiorul unei celule, textul este aliniat automat la stânga.

 Valori numerice (numere) constând din combinaţii de: caractere numerice 0 – 9,


caractere specifice + - 0 , $ %. Dacă se introduce un număr într-o celulă şi în
aceasta apare ######### sau în sistemul de notare ştiinţifică (1.23E+09), lăţimea
coloanei curente este mai mică pentru a cuprinde numărul în întregime. Pentru a
schimba acest lucru, se recurge la redimensionarea coloanei (ex. executaţi dublu clic
pe marginea din dreapta a etichetei coloanei, pentru a o redimensiona).

 Date calendaristice şi de timp de diverse forme


(ex. MM/DD/YY etc.).

 Formule şi funcţii. Una din funcţiile importante ale programului. Excel este
capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor. În general, formulele constau
din una sau mai multe adrese de celule şi/sau valori şi operatori aritmetici, ca de
exemplu: "+" (adunare), "-" (scădere), "*" (înmulţire), " / " (împărţire). De
exemplu, dacă se doreşte să se calculeze valoarea medie a trei numere conţinute în
celulele A1, B1 şi C1, se va utiliza formula:

= (A1+B1+C1)/3

Începeţi corect! Fiecare formulă trebuie să înceapă cu semn (=).

Funcţiile sunt formule complexe gata elaborate, care execută o serie de operaţii cu o
gamă de valori specificate. Fiecare funcţie conţine următoarele trei elemente:

1. Semnul (=) arată că urmează o funcţie;

2. Numele funcţiei (de ex. SUM) indică operaţia ce va fi executată;

123
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

3. Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt


separate prin virgula (,). Argumentele pot fi: adrese de celule, adrese de domenii,
nume de domenii sau alte funcţii.

124
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

 Introducerea datelor:

 Se activează (selectează) celula în care se vor introduce datele;

 Se tastează efectiv datele, acestea apar atât în celula activă (curenta) cât şi în
bara pentru formule (vezi Fig. nr. 2). Pe bara pentru formule este afişat punctul
de inserţie, o bară clipitoare care indică locul în care va fi afişat următorul
caracter tastat;

 Pe bara pentru formule apar trei casete mici. Primele două casete sunt pentru
respingerea (Cancel) sau confirmarea (Enter) datelor tastate. A treia casetă
activează editarea formulelor.

Bara cu
formule

Celula
curenta

Figura nr. 2

125
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

 Introducerea formulelor (vezi Fig. nr.3) se poate realiza în două moduri:

1. Prin tastarea formulei:

1.1. Se selectează celula în care se doreşte afişarea rezultatului formulei;


1.2. Se tastează semnul (=);
1.3. Se tastează formula ce va fi afişată în bară pentru formule;
1.4. Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezentă
în bara pentru formule.

2. Prin selectarea adreselor celulelor:

1. Se selectează celula în care se doreşte afişarea rezultatului formulei;


2. Se tastează semnul (=);
3. Se execută clic pe celula a cărei adresă vreţi să apară în formulă. Adresa celulei va
apare în bara pentru formule;
4. Se introduce operatorul matematic, pentru a indica următoarea operaţie pe care
doriţi s-o executaţi;
5. Se execută în continuare clic pe celule şi se tastează operatorii până când formula
este completă.
6. Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare.

Figura nr. 3

126
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

 Editare datelor (formulelor):

1. Se selectează celula în care se doreşte editura datelor (formulelor);


2. Se poziţionează punctul de inserţie în bara cu formule fie prin apăsare taste <F2>,
fie dublu clic pe celulă sau acţionând caseta de editare formule "=". Produsul va
trece în modul de lucru Edit, fapt precizat şi de prezenţa în bara de stare a
indicatorului de stare Edit.
3. Se apasă tastele săgeţi sau pentru a deplasa punctul de inserţie . Se
va utiliza tasta <Backspace> pentru ştergerea caracterelor la dreapta. În locul
caracterelor şterse, se vor introduce cele dorite.
4. Se apasă tasta <Enter> sau clic pe caseta de confirmare prezentă în bara pentru
formule.

5.3. INTRODUCEREA RAPIDĂ A DATELOR:

 Copierea informaţiilor în celule adiacente:

1. Se selectează celula conţinând informaţia de copiat;


2. Se poziţionează pointerul de mouse pe celula selectată şi se glisează (“drag
and drop”) peste toate celulele în care doriţi să copiaţi informaţia acelei celule.
sau
1. Se selectează celula conţinând informaţia de copiat, precum şi domeniul în care
se doreşte copierea;
2. Se acţionează meniul Edit şi se selectează comanda Fill;
3. Din submeniul afişat, se alege direcţia în care se doreşte copierea.

Observaţie:
O variantă mai uşoară a copierii menţionate mai sus se realizează astfel: se
poziţionează pointerul de mouse pe “tortiţa de umplere” (punctul întunecat din
colţul din dreapta jos al celulei selectate) şi se realizează glisarea în celulele în
care se doreşte copierea.

 Copierea informaţiilor cu AutoFill:

1. Completarea listei AutoFill cu noi elemente:

 Se deschide meniul Tools şi se selectează comanda Options;


 Din caseta de opţiuni afişate, se execută clic pe butonul Custom Lists şi
apoi pe butonul Add;
 Se introduc în caseta List Entries, elementele ce vor face obiectul unei liste
AutoFILL;
 Se apasă tasta <Enter> după introducerea fiecărei informaţii şi apoi se
execută clic pe butonul OK.
127
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

2. Copierea efectivă cu Auto Fill

 Se introduce în celula curentă un element prezent în Lista AutoFill;


 Se poziţionează pointerul de mouse pe " tortiţa de umplere" şi apoi se
glisează in direcţia în care se doreşte copierea.

 Crearea unei serii de numere:


 Introducerea unei serii utilizând mouse-ul:

Se poate introduce o serie de numere care creşte cu raţia (pasul) 1 sau cu o raţie
specificată. Pentru a completa un domeniu de celule cu o serie de numere, se parcurg
următorii paşi:

1. Se introduce numărul de pornire în prima celulă a domeniului. Dacă se doreşte


ca raţia de creştere să fie o valoare specificată, se introduc primele două valori în
celule adiacente.

2. Se selectează domeniul care conţine numerele. Se poziţionează pointerul de


mouse pe “tortiţa de umplere” şi se glisează de-a lungul domeniului de celule
adiacente care se doreşte a fi completat.

 Introducerea unei serii utilizând comenzi ale meniului Edit:

1. Se introduce numărul de pornire sau data calendaristică iniţială în prima celulă


a domeniului ce urmează a fi completat;
2. Se selectează domeniul ce urmează a fi completat;
3. Se activează meniul Edit şi apoi se aleg comenzile Fill şi respectiv Series;
4. Din caseta de dialog afişată, se alege modul de completare a seriei pe linii
(Rows) sau pe coloane (Columns), se specifică tipul de serie (Type of series)
care se doreşte a fi creat;
5. În cazul în care se creează o serie de date, se va specifica unitatea de măsură
(Data Unit);
6. Se va introduce valoarea raţiei (Step Value); acest număr reprezintă valoarea
cu care se modifică seria;
7. Se introduce valoarea limita superioară (Stop Value), aceasta reprezintă
ultima valoare din serie;

128
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

8. Se execută clic pe butonul OK.

129
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

5.4. INSERAREA / STERGEREA COLOANELOR, LINIILOR


ŞI CELULELOR ÎN FOAIA DE CALCUL

 Pentru a insera o coloană, se execută următorii paşi:


1. Se poziţionează pointerul de mouse în coloana în faţa căreia trebuie să apară
noua coloană;
2. Se activează meniul Insert şi din submeniul afişat se alege comanda Columns.

 Pentru a insera o linie, se execută următorii paşi:


1. Se poziţionează pointerul de mouse în linia în faţa căreia trebuie să apară noua
linie;
2. Se activează meniul Insert şi din submeniul afişat se alege comanda Rows.

Observaţie:
Pentru a insera rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii
sau coloane şi apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afişat, se alege comanda Insert.

 Pentru a insera o celulă sau un domeniu, se execută următorii paşi:


1. Se selectează celula sau domeniul de celule unde se doreşte inserarea informaţiei;
2. Se activează meniul Insert şi din submeniul afişat se alege comanda Cells…
3. Din caseta de dialog afişată se selectează Shift Cells Right pentru a insera
noile celule la stânga selecţiei, sau se selectează Shift Cells Down pentru a le
insera deasupra selecţiei.

 Pentru a şterge o coloană (linie), se execută următorii paşi:


1. Se poziţionează pointerul de mouse pe litera coloanei (numărul liniei) ce urmează
a fi ştearsă;
2. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete, sau se execută clic cu
butonul drept al mouse-ului şi apoi din meniul de comenzi rapide afişate se alege
comanda Delete.

Observaţie:
Pentru a şterge rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii
sau coloane şi apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afişat, se alege comanda Delete.

 Pentru a şterge o celulă sau un domeniu, se execută următorii paşi:


1. Se selectează celula sau domeniul de şters;
2. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete, sau se execută clic cu
butonul drept al mouse-ului şi apoi din meniul de comenzi rapide afişat se alege
comanda Delete;

130
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

3. Din caseta de dialog afişată se selectează fie Shift Cells Left, pentru ca datele
existente să fie deplasate la stânga, fie Shift Cells Up pentru ca datele existente
să fie deplasate în sus.
5.5. REPREZENTAREA GRAFICĂ A DATELOR

Tipul de grafic ales depinde de datele existente şi de modul în care se doreşte


reprezentarea lor.

 Tipuri de grafice (diagrame) frecvent utilizate:

 Pie  utilizat pentru a prezenta relaţiile dintre părţile unui întreg;

 Bar  utilizat pentru a compara diverse valori la un moment dat;

 Column  similar cu graficul Bar; utilizat de regula pentru a evidenţia


diferenţele dintre articole;

 Linie  utilizat pentru a evidenţia tendinţele de schimbare a valorilor


în timp;

 Area  similar cu graficul Line; utilizat pentru a evidenţia cantitatea


schimbărilor diverselor valori.

Majoritatea tipurilor menţionate se găsesc şi în varianta (3-D). Pe lângă aspectul mult


mai profesional decât al diagramelor standard, diagramele 3-D permit diferenţierea între
diversele seturi de date.

 Terminologia graficelor (diagramelor):

 Data Series - o serie de date înrudite (ex. vânzările lunare pentru o


singură companie). O serie de date ocupa de obicei un singur rând sau o
singură coloană pe foaia de calcul;

 Axis – o singură latură a graficului. Într-un grafic bidimensional


există o axă X (orizontală) şi o axă Y (verticală). Într-un grafic tridimensional,
axa Z reprezintă planul vertical, axa X adâncimea şi axa Y lăţimea;

 Legend – legenda unui grafic.

 Crearea unui grafic :


1. Se selectează datele ce urmează a fi reprezentate grafic;

2. Se execută clic pe butonul ChartWizard prezent în bara cu instrumente


standard;
131
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

3. Se eliberează butonul mouse-ului şi va fi afişată caseta de dialog ChartWizard


Step 1 of 4.
4. Se execută fiecare pas precizând cerinţele printr-un dialog purtat cu sistemul.

 Editarea (îmbunătăţirea) unui grafic:


Pentru îmbunătăţirea unui grafic se pot modifica elementele existente şi se pot
adăuga altele noi. Cele mai utilizate modalităţi de îmbunătăţire sunt:

 Fonts - specifică stilului, mărimea şi atributele textului utilizat în grafic;

 Color - modifică culoarea textului sau a liniilor, barelor şi sectoarelor de


grafic Pie;

 Title and Label - adaugă titlul graficului sau etichete pentru oricare din axe;

 Axe - afişează sau elimină liniile utilizate pentru axele X şi Y.

 Text Box - adaugă text explicativ sau alt text într-o casetă separată;

 Border and Shading - adaugă un chenar în jurul graficului sau adaugă


haşuri
pe fundal.

5.6. GESTIONAREA LISTELOR ÎN EXCEL (Baze de Date)

5.6.1. Noţiuni de bază

Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste. Chiar
şi în cazul listelor fără valori numerice, se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate
informaţia dorită.

Culegerea datelor este importantă, însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt
gestionate corespunzător. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele
necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. Când se
memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor, inventare
de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de
acelaşi tip. Cu doar câteva clicuri de mouse, se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi
să se pot adăuga subtotaluri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor, pentru a
uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse.

132
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în
care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod, specific, pe linii şi coloane. În Figura
4 este ilustrat un exemplu tipic de listă.

Figura 4

Pentru a înţelege listele Excel, trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind
organizarea:
O listă este o colecţie de elemente, denumite înregistrări (records).

Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields).

De exemplu, într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele, localităţile şi
numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firmă va avea propria sa înregistrare,
iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma
respectivă.

În listele Excel, fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp
este definit ca o singură coloană. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) –
care este întotdeauna prima linie în listă, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru
câmpuri.

133
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

În acest mod de organizare pe linii şi coloane, pe înregistrări şi câmpuri, este uşurată


mult sortarea şi căutarea informaţiilor.
În contextul produsului EXCEL, listelor li se mai spun şi baze de date.

Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind, nici una. În general
însă, este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste
(denumite tabele). Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care
conţine numele clienţilor, un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care
memorează vânzările efectuate în firmă.

Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale, însă pentru ca Excel să le
recunoască, trebuie să fie organizate datele respectând următoarele reguli:

 Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul, fără nici un fel de
informaţii suplimentare. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul, se vor
plasa înainte sau după listă, cu cel puţin un rând diferenţă între ele;
 Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane),
însă se recomandă acest lucru. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la
începutul listei;
 Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Pentru a diferenţia capul
de tabel de datele din listă, se folosesc alte fonturi, nuanţe, chenare şi alte elemente de format
pentru celule;
 Se poate memora într-o listă orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini
grafice. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip;
 Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Nu este nici o problemă dacă nu se
completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare, însă cel puţin un câmp din
înregistrare trebuie să conţină informaţii. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă,
presupune că acesta este capătul listei.

134
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

5.6.2. Utilizarea formularelor pentru a facilita introducerea datelor

După ce s-a construit o listă simplă, cu un cap de tabel şi cel puţin o înregistrare, se
poate crea automat un formular de date.
Pentru aceasta, se poziţionează punctul de inserare oriunde în cadrul listei şi se execută
următoarele operaţii.
1. Se alege din meniul principal opţiunea Data şi apoi comanda Form… pentru a afişa
caseta de dialog ilustrată în Figura 5. Se observă că formularul de date foloseşte numele
de câmp din capul de tabel şi informaţiile din prima linie a listei, pentru a afişa tipul
curent de informaţii din fiecare câmp.
2. Se execută clic pe butonul New, pentru a se introduce o înregistrare nouă.
3. Se introduc datele în casetele de text din formular. Pentru a trece la câmpul următor, se
apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. Dacă s-a greşit ceva, se apasă combinaţia
de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior.
4. Când se ajunge la ultimul câmp din formular, se apăsă tasta Enter pentru a se salva
informaţiile introduse şi se începe o înregistrare nouă. După ce se termină de introdus
datele, se execută clic pe butonul Close.

135
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

Figura nr. 5

5.6.3. Sortarea (ordonarea) informaţiilor în liste

Excel memorează datele în ordinea introducerii lor.


Pentru sortările simple, după un singur câmp, se execută clic pe orice celulă din coloana
respectivă şi apoi se execută clic pe unul din butoanele Sort de pe bara cu instrumente
Standard. Butonul A-Z face sortarea în ordine crescătoare, în timp ce butonul Z-A face
sortarea invers, în ordine descrescătoare.
Pentru sortări mai complexe, se procedează astfel:
1. Se execută clic în orice celulă din listă, sau se selectează întreaga listă.
ATENŢIE !!
Nu se selectează mai mult de o celulă înainte de sortare! În caz contrar, Excel
presupune că se doreşte sortarea numai a domeniului respectiv şi va aranja doar datele
din celulele selectate, făcând o harababură din lista iniţială. Dacă se sortează din
greşeală o secţiune dintr-o listă, se execută clic pe butonul Undo pentru a anula ultima
comandă şi a reface ordinea iniţială a înregistrărilor din listă, şi apoi se execută clic pe o
singură celulă pentru a repeta sortarea.

136
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

2. Se alege opţiunea Data şi apoi comanda Sort. Excel selectează lista şi afişează pe ecran
caseta de dialog Sort, care este ilustrată în Figura nr. 6.

Figura nr. 6

3. Se execută clic pe săgeata pentru listă derulantă de lângă caseta de text Sort by şi
se selectează primul câmp ales cheie de sortare. În acest exemplu, s-a selectat câmpul
Localitatea deoarece aceasta este ordinea principală de sortare aleasă.
4. Se selectează opţiunea Ascending sau Descending, în funcţie de ordinea de sortare
aleasă. Prima opţiune sortează numerele în ordinea 0-9 şi literele în ordinea A-Z, iar a
doua opţiune foloseşte ordinea inversă.
5. Pentru a sorta şi după un al doilea câmp, se execută clic pe săgeata de listă derulantă
din caseta Then by şi se selectează un nume de câmp. Şi în acest caz se poate alege una
din opţiunile Ascending sau Descending. În exemplu, s-a selectat câmpul Nume
societate / Firmă şi s-a marcat butonul Descending.
6. Pentru a sorta lista şi după un al treilea câmp, se foloseşte în mod similar următoarea
casetă Then by. Astfel se poate efectua sortarea folosind până la trei câmpuri.

 Atenţie!!
Când s-a încearcă o sortare, Excel nu a găsit toate înregistrările. Ce nu merge bine?
Probabil că undeva în listă există o linie liberă. Excel identifică lista după capul de
tabel, linia liberă de la sfârşit şi coloanele libere de pe margini. Dacă se uită completarea
137
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

unei linii sau unei coloane, Excel presupune că acestea marchează sfârşitul listei şi nu
include datele existente sub linia respectivă sau în dreapta coloanei ne completate. Se căută
liniile sau coloanele libere şi se şterg, apoi se încercă din nou o sortare.

5.6.4. Căutarea unor informaţii într-o listă

Dacă lista are numai 20 de înregistrări, se aruncă o privire rapidă pe ecran şi se găseşte
informaţia dorită, însă, în cazul în care se lucrează cu sute sau mii de înregistrări, nu se poate
pierde vremea derulând ecran după ecran, de fiecare dată când sunt necesare anumite informaţii.
Excel permite folosirea unui formular pentru găsirea rapidă a informaţiei căutate. Şi în
acest caz este vorba tot de formularele de date, cu ajutorul cărora se trece de la o înregistrare la
alta, pe baza criteriilor de căutare introduse .

Criteriile sunt instrucţiunile date programului Excel pentru o anumită operaţie de


căutare în listă. De exemplu: criteriul (sau criteriile) poate genera o listă cu toate firmele din
aceeaşi localitate.

Dacă se doreşte găsirea unor anumite înregistrări în listă, se execută clic pe prima
înregistrare şi apoi se parcurg următoarele etape:

1. Se alege din meniul principal opţiunea Data şi de aici Form.. Pe ecran apare cunoscutul
formular de date(vezi Figura nr.2), completat cu datele din înregistrarea curentă.

2. Se execută clic pe opţiunea Criteria pentru a trece în modul de căutare al formularului.


Informaţiile referitoare la înregistrarea selectată dispar din casetele de test (dacă s-a
căutat altceva înainte, se vede pe ecran ultimul set de criterii folosit. Pentru a şterge
complet conţinutul formularului, se execută clic pe opţiunea Clear.

3. Se introduc criteriile de căutare în casetele corespunzătoare. Excel caută înregistrările


care respectă toate criteriile introduse. Se poate face căutarea după valori care sunt egale,
mai mari, mai mici sau diferite faţă de cea introdusă în criteriu. Pentru a reprezenta
aceşti operatori, se folosesc următoarele simboluri:

Simbol Semnificaţie

= ”=text” egal cu
> mai mare decât
>= mai mare sau egal cu
< mai mic decât
<= mai mic sau egal cu
<> diferit de
138
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

SUGESTIE

Dacă unul din criteriile alese este un fragment de text, Excel găseşte toate
înregistrările în care câmpul respectiv începe cu textul respectiv.

4. Se apăsă tasta Enter pentru a începe căutarea.

5. Este foarte posibil să se obţină mai multe înregistrări în lista de rezultate; pentru a vedea
înregistrarea următoare, se execută clic pe butonul Find Next. Se repetă operaţia până
când se aude un sunet de avertizare(dacă sistemul are dispozitiv sonor), prin care se
comunică faptul că au fost epuizate toate înregistrările găsite.

6. Se execută clic pe butonul Find Prev pentru a reveni la înregistrarea anterioară.


Bineînţeles, vor fi afişate pe ecran numai înregistrările care respectă criteriile de căutare.

7. Se execută clic pe butonul Close pentru a ieşi din formularul de căutare.

5.6.5. Eliminarea liniilor inutile, cu ajutorul filtrelor

Formularele reprezintă mijlocul cel mai sigur de vizualizare a înregistrărilor care


respectă anumite criterii dintr-un tabel. Cum se procedează dacă se doreşte vizualizarea unui
grup de înregistrări din listă, în formatul original? Pentru a restrânge numărul de înregistrări
afişate pe ecran, se folosesc filtrele, care afişează lista în formatul obişnuit pe foaia de calcul, cu
linii şi coloane, însă redusă doar la înregistrările cerute.

Dacă se cere programului Excel folosirea filtrelor, acesta caută automat în toată lista şi
găseşte toate înregistrările care se potrivesc pentru fiecare câmp ales drept filtru. Spre deosebire
de tehnica de căutare cu ajutorul formularului de date şi al criteriilor, această metodă se rezumă
la alegerea unui câmp (sau câmpuri) din listă.

Pentru a aplica listei un filtru, se procedează astfel:

1. Se execută clic oriunde în listă.

2. Se alege opţiunea de meniu Data, apoi Filter şi AutoFilter. Se observă cum capul
de tabel se modifică puţin, lângă fiecare nume de câmp apărând săgeţi pentru liste
derulante, cum sunt cele ilustrate în figura de mai jos (Figura nr. 7).

139
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

Figura nr. 7

3. Se execută clic pe săgeata de lângă un nume de câmp şi se selectează un câmp din listă.
În acest exemplu, s-a cerut programului Excel să afişeze doar firmele beneficiare din
Buzău. Se pot vedea rezultatele obţinute în figura de mai jos (Figura nr.8).

Figura nr. 8

140
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL

4. Singurele înregistrări care mai sunt vizibile sunt cele care se potrivesc cu condiţiile
filtrului. Pentru a afişa din nou toată lista, se deschide filtrul (sau filtrele) pentru câmpul
(câmpurile) respectiv şi se execută clic pe opţiunea All.

Se poate filtra chiar şi filtrul !

Dacă se execută clic pe o săgeată într-o listă derulantă AutoFilter, se obţine acces la
opţiunile speciale precizate mai jos, care pot fi folosite pentru a restrânge şi mai mult
lista:

 Top 10 (Primele 10): Chiar dacă numele nu spune foarte multe, acesta este un
instrument nemaipomenit pentru liste. Această opţiune, care lucrează numai cu
coloane care conţin numere sau date calendaristice, afişează cele mai mari sau cele
mai mici valori din listă, pe baza unui număr sau a unui procent ales. Se execută clic
pe săgeata pentru lista derulantă şi se alege opţiunea Top 10. Se alege Top sau Bottom
în prima casetă, un număr de la 1 la 100 în a doua şi se specifică Items sau Percent în
ultima casetă, apoi se execută clic pe butonul OK.
 Custom (Personalizare): Se pot crea chiar expresii de filtre cu ajutorul operatorilor
logici (mai mare decât, mai mic decât etc.) sau să se combine două criterii de căutare
cu ajutorul operatorilor logici AND şi OR.
 All (Integral): Reface situaţia iniţială. Numerele de linii şi săgeata pentru lista
derulantă vor fi trasate din nou în culoarea gri, iar lista va fi afişată integral.

141
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL - APLICAŢII

142
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL - APLICAŢII

Obiective: Crearea tabelului DATE SALARIAŢI conţinând datele personale


ale acestora, modificarea datelor, previzualizarea şi salvarea tabelului.

 Să se introducă tabelul: DATE SALARIAŢI cu următorul conţinut:

A B C D E F
1 DATE SALARIATI
2 MARCA NUME PRENUME SEX LOC MUNCA FUNCTIA SALARIU BRUT

3 1 POPESCU VICTOR B SECTIE 1 ECONOMIST 3500000

4 2 IONITA ELLA F SECTIE 1 CONTABIL 2250000

5 3 SAVA MARIA F SECTIE 2 DIRECTOR EC. 4450000

6 4 BRATU MIRCEA B SECTIE 3 INGINER PR. 3150000

7 5 VASILE SILVIA F SECTIE 1 CONTABIL PR. 3050000

8 6 GEORGESCU ION B SECTIE 2 CERCETATOR 2500000

Indicaţii:
 Titlul tabelului se va centra de-a lungul tabelului şi se va îngroşa.
 Coloanele se vor redimensiona la lăţimea optimă.
 Să se aplice denumirilor rubricilor tabelului următoarele formate:
 Bold;
 Italic;
 Fontul: Cooper Black.

 Să se modifice tabelul astfel:

 Să se insereze o linie goală între titlul tabelului şi capul de tabel.


 Să se insereze înaintea numelui VASILE SILVIA o linie cu următorul conţinut:
5 VOICU ELENA F SECTIE 2 DIRECTOR ADJ. 4550000
 Să se modifice numerele de marcă din liniile următoare astfel
încât să fie în secvenţă.
 Să se centreze informaţiile din coloanele MARCA, LOC MUNCA
SALARIU BRUT.
 Să se traseze un chenar tabelului, linii despărţitoare între coloane şi o linie
separatoare între capul de tabel şi prima linie a acestuia.

 Să se previzualizeze tabelul.

143
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL - APLICAŢII

 Să se salveze foaia de calcul sub numele APLIC1.XLS

Obiective: Crearea tabelului CALCUL SALARII prin preluarea unor date din
tabelul DATE SALARIAŢI, calculul salariului net, utilizarea unor
funcţii uzuale pentru raportări statistice, formatare tabel şi raportări
statistice, previzualizare şi salvare foaie de calcul.
 Să se creeze tabelul: CALCUL SALARII cu următorul conţinut:

A B C D E F G
1 CALCUL
SALARII
2
3 NUME PRENUME LOC MUNCA SALARIU BRUT 1% 3% IMPOZIT SALARIU NET

4 POPESCU VICTOR SECTIE 1 3500000 770000

5 IONITA ELLA SECTIE 1 2250000 495000

6 SAVA MARIA SECTIE 2 4450000 970900

7 VOICU ELENA SECTIE 2 4550000 326400

8 BRATU MIRCEA SECTIE 3 3150000 970900

9 VASILE SILVIA SECTIE 1 3050000 670100

10 GEORGESCU ION SECTIE 2 2500000 550000

11
12 TOTAL = ----------------
Indicaţii:
 Zona marcată se va copia din foaia de calcul APLIC1.XLS.
 Se vor completa coloanele 1% 3% calculând procentele
corespunzătoare din SALARIU BRUT.
 Se va completa coloana SALARIU NET prin scăderea din SALARIU
BRUT a sumei formate din: 1% 3% IMPOZIT.
 Se va calcula TOTAL salariu net folosind suma automată
(icon-ul AutoSum).
 Să se întocmească următoarea raportare statistică:
A B
15 SALARIU NET MAXIM = --------------
16 SALARIU NET MINIM = --------------
17 SALARIU NET MEDIU = --------------

Indicaţii:  Se vor utiliza funcţiile statistice: MAX, MIN, AVERAGE.

144
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ

 GESTIONAREA TABELELOR UTILIZÂND EXCEL - APLICAŢII

 Să se formateze atât tabelul cât şi raportarea statistică astfel încât să se confere


maximum de lizibilitate.
 Să se previzualizeze foaia de calcul şi să se salveze sub numele APLIC2.XLS

Obiective: Exploatarea unei Baze de Date, folosind tabelul CALCUL SALARII


creat în aplicaţia Nr. 2.

 Să se sorteze Baza de date alfabetic după câmpul NUME PRENUME.

 Să se sorteze Baza de Date crescător după câmpul LOC MUNCA şi


descrescător după câmpul SALARIU BRUT.

 Să se afişeze din Baza de Date curentă, persoanele care au LOC MUNCA =SECTIE 1

 Să se afişeze din Baza de Date curentă, persoanele care au

LOC MUNCA =SECTIE 1


SALARIU NET mai mic decât 2.600.000

145
Obiective: Crearea tabelului PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I pentru
ilustrarea evoluţiei producţiei realizate în primul trimestru al anului
curent, formatarea tabelului, reprezentarea grafică a datelor,
previzualizarea, tipărirea şi salvarea foii de calcul.

 Să se introducă tabelul PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I (tone) cu următorul


conţinut:

A B C D
1 PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I
2 DENUMIRE PRODUS IAN FEB MAR
3 Produs 1 123 300 700
4 Produs 2 300 450 500
5 Produs 3 600 550 450
Indicaţii:
 Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lăţimea optimă.
 Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat.... din meniul
Format.

 Să se reprezinte grafic evoluţia producţiei pe trimestrul I.

Indicaţii:
 Se selectează domeniul de reprezentat A2:D5.
Se va utiliza instrumentul ChardWizard din bara de instrumente Standard.
 Se va introduce drept titlu al graficului: PRODUCTIA PE TRIM. I.

 Să se opereze în tabel următoarele modificări:

Produs 2 in luna FEB producţia = 200


Produs 3 in luna IAN producţia = 400.

 Să se previzualizeze şi să se tipărească foaia de calcul.

 Să se salveze foaia de calcul sub numele APLIC4.XLS


Obiective: Analiza profiturilor / pierderilor înregistrate în primul trimestru al anului
2001 într-o unitate economică.
 Să se introducă tabelul COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCATĂ :

A B
1 COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCATA
2
3 DENUMIRE COST
4 MATERIALE 120
5 MANOPERA 100
6 ENERGIE 60
7 COMISION VINZARE 75
8 TRANSPORT 30
9
10 TOTAL:

Indicaţii:
 Coloana DENUMIRE se va redimensiona la lăţimea de 20 de caractere.
 Se va calcula totalul costurilor variabile unitare / bucată şi se va scrie în
celula B10.
 Să se introducă următoarele informaţii respectând liniile şi coloanele precizate:
A B
12 PRET VINZARE / BUCATA: 650

Tabelul COSTURI FIXE:


A B
14 COSTURI FIXE
15
16 DENUMIRE COST
17 OPERATII UZINALE 1610000
18 SALARII 1339750
19 ADMINISTRATIVE 316250
20 MARKETING 465750
21 CERCETARE / DEZVOLTARE 402500
22
23 TOTAL:

Indicaţii:  Se va calcula totalul costurilor fixe şi se va introduce în celula B23.

 Să se introducă în foaia 2 (Sheet 2) tabelul


SITUATIA VINZARILOR IN TRIMESTRUL I:

A B C D
1 SITUATIA VINZARILOR PE TRIMESTRUL I
2
3 IAN FEB MAR
4 NR. BUC. 14000 20000 23000
5 INCASARI
6 COSTURI VARIABILE
7 COSTURI TOTALE
8 ------------------------------ -------- -------------- --------
9 PROFIT / PIERDERI

Indicaţii:
 Coloana A se va redimensiona la 20 caractere.
 Zona încadrată se va calcula pe baza formulelor:

ÎNCASĂRI = NR. BUC. *PREŢ VÂNZARE / BUC

COSTURI VARIABILE = NR. BUC.*COSTURI VARIABILE UNITARE / BUC(TOTAL)

COSTURI TOTALE = COSTURI VARIABILE + TOTAL COSTURI FIXE

PROFIT / PIERDERI = ÎNCASĂRI - COSTURI TOTALE

 Să se reprezinte sub forma grafic tip coloană, următoarele:


încasările, costurile totale şi profiturile / pierderile evolutiv, în cadrul celor trei luni,
pentru analiza acestora.
 Să se schimbe valorile ce reprezintă numărul de bucăţi vândute, urmând a se analiza
influenţele variaţiilor asupra evoluţiei profiturilor / pierderilor.

 Să se salveze foaia de calcul împreună cu graficul curent sub numele APLIC5.XLS.

6. TRANSFERUL DATELOR ÎNTRE APLICAŢIILE


WORD - EXCEL (Studiu de caz)

6.1. CREAREA UNEI LEGĂTURI DINAMICE INTRE


DOCUMENTUL WORD ŞI FOAIA DE CALCUL EXCEL
Crearea unei legături (link) reprezintă adăugarea în document a unei instrucţiuni
speciale care conţine legătura.
legătura. De fapt, când se creează o legătură în documentul WORD, se
cere programului, ca de fiecare dată când afişează documentul, să verifice versiunea curentă a
foii de calcul EXCEL şi să modifice datele din documentul WORD dacă datele din foaia de
calcul originală sunt modificate. Documentul rezultat va arăta ca şi cum ar fi fost lipite datele
în el.
Pentru crearea unei legături dinamice între documentele WORD - EXCEL, se procedează
astfel:

1. În foaia de calcul EXCEL , se selectează domeniul (tabelul şi graficul)care urmează a


fi copiat;
2. Se activează opţiunea Edit din bara de meniu şi de aici se alege comanda Copy;
opy;
3. Se activează butonul START prezent în bara de taskuri şi se lansează în execuţie
programul WORD;
4. Se deschide documentul WORD (sau se va crea un document nou) în care se vor
importa elementele EXCEL;
5. Se activează opţiunea Edit din bara de meniu şi de aici se alege comanda Paste
Special;
6. Din fereastra afişată (vezi Figura de mai jos), se alege opţiunea Paste link şi apoi
formatul special Picture.

Exercitiu Excel

Obiective: Crearea tabelului SITUAŢIA CAZĂRII LA HOTEL "SAVINEX H.R. Buşteni"


în primul trimestru al anului curent, formatarea tabelului,
reprezentarea grafica a datelor, preluarea tabelului şi a graficului în
documentul Word prezentat în Anexa II .

 Să se introducă tabelul următor:

A B C D
1 SITUAŢIA CAZĂRII LA HOTEL "SAVINEX H.R. Buşteni
Indic 2 a
ţii: 3 TIP CONFORT IAN FEB MAR
4 Camere cu 2 paturi în regim dublu 30 20 25
5 Camere cu 2 paturi în regim single 10 15 5 
Coloanele A, 6 Camere în regim single 10 25 15
B, C, D se Total - - -
vor
redimensiona la lăţime optimă.
 Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
 Totalul se va calcula cu butonul AutoSum.

 Să se reprezinte grafic Situaţia cazărilor pe trim. I.

 Să se opereze în tabel următoarele modificări:

Cazare în camere cu 2 paturi în regim dublu în luna FEB : 35


Cazare în camere cu 2 paturi în regim single în luna IAN : 5

 Să se importe tabelul şi graficul în document Word (vezi Anexa II), cu


posibilitatea de actualizare simultană a celor 2 documente.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERFAŢA APLICAŢIILOR WORD ŞI EXCEL

Exercitiu Word
1. Să se creeze, sub forma unui şablon, o pagină cu antet, având aspectul prezentat în
Anexa I şi respectând următoarele cerinţe:

 Numele societăţii comerciale, din antet, este introdus într-o casetă text.
 Imaginea, din antet, este preluată din Clipart.
 Linia orizontală este trasată grafic.

2. Să se trimită documentul, prezentat în Anexa II, celor trei persoane interesate de


rezultatele prezentate în tabelul şi graficul preluate din EXCEL :

 DNA. RODICA IONESCU


DIRECTOR ECONOMIC
SAVINEX H.R.
BUŞTENI

 DL. PETRE STOENESCU


DIRECTOR ECONOMIC
DIRECŢIA HOTELIERĂ
SINAIA

 DL. RADU POPA


MANAGER
VILA CĂPRIOARA
SINAIA

Observaţie
 Pentru această operaţie se va folosi facilitatea de poştă, pusă la dispoziţie de produsul
WORD (vezi subcap. 4.1 - Documente formatate).
SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENŢEI NR. 16
BUŞTENI

Anexa I

(044) 312254 Fax: (044) 312253 E_mail: savin@pcnet.ro


SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENŢEI NR. 16
BUŞTENI

Anexa II
În atenţia: Nume/ prenume
Funcţia
Loc muncă
Localitate

Vă transmit SITUAŢIA CAZĂRII LA HOTEL SAVINEX H.R. (tabel şi grafic),


pentru a face observaţiile pe care le consideraţi necesare.

Vă rog ca eventualele dumneavoastră comentarii să le trimiteţi, în scris, cât mai urgent


posibil11.

Cu mulţumiri

Manager

11.04.01

TABEL

GRAFIC

11
Până la data de 20 aprilie 2001.

(044) 312254 Fax: (044) 312253 E_mail: savin@pcnet.ro


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

7. INTERNET / (INTERNETWORK SYSTEM)


- Sistem de Interconectare Reţele -

7.1. NOŢIUNI GENERALE

 Ce este Internet –ul?


Multe persoane cred că Internet-ul este un loc unde se discută numai despre informatică,
unde se întâlnesc numai pasionaţii de calculatoare şi că informaţiile la care au acces sunt sub
forma unor abrevieri criptice pe care numai specialiştii le pot înţelege. Această impresie este total
greşită. Uşurinţa cu care se pot distribui informaţii, dar mai ales cu care orice utilizator,
poate avea acces la informaţii, a făcut din Internet un mediu preferat. Structura Internet-ului a
făcut posibilă nu numai distribuirea de informaţii “statice”, ci şi existenţa serviciilor. De
exemplu, pe baza unei cărţi de credit, se pot face toate rezervările pentru petrecerea concediului
de odihnă într-o frumoasă ţară din lume, şi se poate plăti utilizând calculatorul de acasă.

Prin urmare Internet-ul este:


 O cale de comunicare foarte rapidă şi atractivă între oamenii acestei lumi.
 Modalitatea prin care oamenii aflaţi oriunde pe Glob pot comunica şi schimba informaţii
cu multă uşurinţă.
 Oferta “de toate pentru toţi”, remarcându-se prin uşurinţa cu care orice utilizator, fie el
şi novice în informatică, poate avea acces la informaţie.
 INTERNET este o reţea de reţele .O reţea este un grup de calculatoare care au fost
conectate astfel încât să poată comunica între ele (să facă schimb de informaţii) Ele îşi pot
transmite mesaje unul altuia şi pot folosi în comun informaţiile sub forma de fişiere.
INTERNET asigură legătura între peste 21.000 de astfel de reţele şi, în permanenţă, la
acestea se adaugă tot mai multe. Unele dintre reţele sunt administrate de instituţii
guvernamentale, altele de universităţi, firme, biblioteci, şcoli etc.

Reţelele pot fi de mai multe tipuri:


 LAN (Local Area Network) – calculatoarele sunt plasate în interiorul aceleaşi clădiri sau
campus universitar;
 MAN (Metrropolitan Area Network) – reţea extinsă la nivelul unui oraş);

 WAN (Wide Area Network) – reţea naţională.

INTERNET este o interconectate de LAN-uri, MAN-uri şi WAN-uri prin legături


rapide (satelit, circuite comunicaţie digitală etc.).
Toate calculatoarele dintr-o reţea trebuie să comunice între ele pe baza unui set de reguli fixe
(limbaj), denumit protocol Protocolul folosit s-a standardizat şi se numeşte TCP/IP
(Transmission Control Protocol / Internet Protocol).
Pentru a beneficia de facilităţile Internet, un utilizator trebuie să conecteze calculatorul său la
una dintre subreţelele precizate mai sus. În acest mod, calculatorul său devine nod în Internet
şi utilizând protocolul TCP / IP va putea folosi diverse programe cu rol de client pentru a

154
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

putea transfera informaţii de la alte calculatoare cu rol de server conectate la rândul lor la
Internet.
 Cine administrează Internet-ul?
NIMENI!!! Nu există vreo companie care să impună o serie de reguli. Singurele reguli care
guvernează INTERNET-ul sunt cele ale bunului simţ.
Există totuşi o organizaţie a utilizatorilor INTERNET-ului numită ISOC (INTERNET
SOCIETY), care are obligaţia să gestioneze din punct de vedere tehnic INTERNET-ul şi să
standardizeze tehnologia folosită.

 Cum vă conectaţi la Internet?


Există patru moduri principale de conectare la INTERNET:
 Legătura permanentă (permanent connection).
Sunt folosite de marile organizaţii de genul universităţi, şcoli corporaţii. Cheltuielile
pentru instalarea şi funcţionarea unei astfel de legături dedicate sunt de mii de dolari;

 Legătura directă prin modem1 (dial-in direct connection)


Acest gen de legătură este cel mai bun, după legătura permanentă. Este accesibil
persoanelor individuale şi firmelor mici, deoarece cheltuielile pentru instalare şi
funcţionare sunt de aprox. 50 dolari. Deoarece este un serviciu “dial-in”, aveţi nevoie
de un modem şi va trebui să formaţi un număr de telefon pe care vi-l indică furnizorul
de servicii;

 Legătura prin modem şi terminal (dial-up terminal connection).


Acest gen de legătură va permite conectarea prin modem la furnizorul de servicii şi,
după stabilirea legăturii, calculatorul dvs. funcţionează ca un terminal.

 Legătura prin poşta electronica.


Acest gen de legătură va permite transmiterea / recepţionarea de mesaje
e-mail în INTERNET.

Observaţie
Cel mai bun mod de conectare la INTERNET este sistemul OPM: OTHER PEOPLE’S MONEY
(Banii altora). Mulţi utilizatori ai reţelei INTERNET se conectează prin intermediul unei
organizaţii care are o legătură permanentă la INTERNET.

 Servicii disponibile în INTERNET


Comunicarea şi schimbul de informaţii în INTERNET se realizează prin “servicii”, ce
permit exploatarea şi căutarea de informaţii aflate în această uriaşă reţea. Pentru oricare

1
Modem este o combinaţie a cuvintelor “modulate” şi “demodulate”.
Acestea sunt operaţii efectuate de modem asupra semnalelor digitale venite din calculatorul dvs. atunci
când le converteşte în semnale analogice folosite de majoritatea reţelelor telefonice şi înapoi în semnale
digitale folosite de calculatoare.

155
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

dintre servicii există un calculator care solicită informaţii – un client al serviciului respectiv – de
la un alt calculator care furnizează informaţiile, numit server. Fiecare calculator legat în reţea,
poate fi atât client cât şi server.

Cel mai utilizat serviciu în INTERNET este World Wide Web (WWW). Acesta este
un sistem cu hipertext2 care va ajuta să vă deplasaţi pe cale electronică în jurul lumii,
căutând informaţii. Web vă permite să “urmăriţi” legăturile.
Pentru a folosi serviciul WWW, aveţi nevoie de un browser Web (răsfoitor prin INTERNET)
un program care afişează documente Web. (Internet Explorer, Netscape etc).
Aproape fiecare persoană (fizică sau juridică) si-a creat propria pagină Web, în care publică
informaţii utile. În momentul de faţă, o mare parte din paginile de Web au un aspect comercial
şi deci informaţia cu adevărat folositoare este în permanentă scădere. Acest lucru nu trebuie să
fie îngrijorător, deoarece acolo unde există aspect comercial, apare implicit şi legea concurenţei.
Datorită ei, numai firmele cele mai “capabile” vor reuşi să supravieţuiască puternicului val.
Deşi în ultimul timp a crescut capacitatea şi nivelul de performanţă al reţelei INTERNET,
utilizatorii percep o scădere a calităţii serviciilor datorată în special aglomerării reţelei.

Factorii care determină aglomerarea reţelei INTERNET sunt:


 asaltul neprofesioniştilor, care în condiţiile unor costuri scăzute de acces, manifestă un
comportament iraţional şi neeconomic, având ca efect “poluarea” Internet-ului;
 inexistenţa unor soluţii tehnice de acces care să facă o diferenţiere a serviciilor solicitate
şi să permită acordarea priorităţii diferenţiate de servicii;
 imperfecţiunea pieţei serviciilor INTERNET, structura ei reflectându-se asupra preţului
şi vitezei de comunic.

 Funcţii ale reţelei INTERNET


 E-mail (Poşta electronică).
 Reţeaua World Wide Web (reţeaua Web sau WWW, ce oferă acces la fişiere,
documente, imagini, sunete din mii de zone Web).
 Grupuri de dialog UseNet (UseNet newsgroups) – grupuri de discuţii care tratează
subiecte referitoare la ştiinţă, evenimente, muzică, calculatoare etc.
 Transferul de fişiere cu ajutorul protocolului FPT (File Transfer Protocol).

 Ce informaţii sunt necesare pentru conectare la INTERNET? (preluate de


la furnizorul de servicii).
 Tipul de legătură asigurată prin SLIP (Serial Line Internet Protocol) sau PPP(Point-
to-Point Protocol);
 Denumirea utilizatorului;
 O parolă;
 Numărul de telefon pentru accesul pe plan local al furnizorului;

2)
Un document de hipertext va permite să săriţi din loc în loc într-un document sau la alte documente prin
intermediul unor legături de un anumit tip.

156
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

 Adresa IP(Internet Protocol) pentru Domain Name Server (pe scurt DNS este metoda
folosită de INTERNET pentru a crea denumiri unice pentru fiecare server de reţea);
 Tehnica de autentificare (denumirea pentru conectarea şi parolă înscrise într-o
fereastră), sau alte metode.

Observaţie.
Toate paginile Web sunt identificate printr-o adresă unică, denumită Universal Resource
Locator (URL – sistem universal pentru localizarea resurselor).

Adresele reţelei WWW încep în acelaşi mod:

http://  reprezintă prescurtarea de la Hyper Text Transfer Protocol


(“limbajul” din Web)
De exemplu, adresa URL pentru paginile firmei Microsoft respectiv SNSPA
arăta astfel:
httf://www.microsoft.com sau httf://www.snspa.ro

 SOFT pentru INTERNET


 Un browser pentru reţeaua World Wide Web. Browserele existente sunt Internet
Explorer, Mozaic şi Internet Assistant, produse ale firmei Microsoft, Netscape, etc.
 Program pentru poşta electronică – Eudora, produs al firmei Qualcomm;
Os Mail, produs de Open System; Z-Mail produs de Network Computing Devices;
MS-Office –Outlook, produs al firmei Microsoft.
 Program pentru citirea mesajelor grupurilor de dialog UseNet. – NewsZpress, Free
Agent etc.
 Program pentru căutarea fişierelor: Gopher, Archie Veronica etc.

 Ce este Intranet-ul?
Intranet-ul înseamnă utilizarea tehnologiilor Internet în vederea legării într-un tot
unitar a resurselor informaţionale ale unei organizaţii. Intranet-ul derivă din Internet: este
o reţea de calculatoare bazată pe protocoale Internet. Intranet-ul este răspunsul momentan
pentru nevoile legate de gestiunea informaţiilor şi lucrul în grup al unei organizaţii.
Intranet-ul facilitează comunicarea între oamenii unei organizaţii, concretizându-se în
infrastructura tehnologică necesară unei bune şi eficiente colaborări.
Similitudinea dintre cele două concepte Internet şi Intranet face dificilă trasarea
unei graniţe de demarcaţie. Totuşi cea mai importantă diferenţă se află nu atât la nivel
tehnologic, cât mai ales la cel semantic. Internet-ul este zona informaţiilor publice, iar
Intranet-ul este cu predilecţie zona informaţiilor cu caracter privat.

Avantajele Intranetului derivă din:

 utilizare browser – “răsfoitor” ca interfaţă cu utilizatorul;


 ”dizolvarea” distanţelor geografice;
 costul scăzut de menţinere şi întreţinere a unui sistem Intranet;

157
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

 informaţia disponibilă în cadrul unui sistem Intranet este bine organizată şi


controlată, ea va avea totdeauna un “stăpân”;
 asigurarea securităţii informaţiilor gestionate(în special securitatea accesului);
 este uşor de învăţat, utilizatorul parcurge o singură dată curba de învăţare a
specificaţiilor unei interfeţe (meniuri, bare de instrumente, casete de dialog etc.).

8. SISTEMUL E-mail (Electronic mail – Poşta electronică)

8.1. NOŢIUNI GENERALE

Scopul COMUNICĂRII în organizaţie îl constituie transmiterea şi recepţia de mesaje în


vederea obţinerii unor efecte pragmatice.

În acest scop se recomandă sistemul poşta electronică - E-mail, prin care se transmit
mesaje într-o reţea de calculatoare.

Din cauza structurii Internet-ului şi a răspândirii acestuia, poşta electronică pe Internet


oferă posibilitatea comunicării cu uşurinţă între oamenii aflaţi pe Glob.
Conceptual, poşta electronică este o analogie a celei normale. Există un oficiu poştal
numit mail server, care păstrează cutiile poştale ale abonaţilor. Când un abonat al oficiului
poştal A doreşte să trimită un mesaj unui abonat la oficiul poştal B, nu trebuie să scrie decât
mesajul şi să precizeze adresa destinatarului (conţine numele cutiei poştale şi al oficiului poştal
de destinaţie). Pentru scrierea şi transmiterea unei scrisori electronice trebuie folosit un client de
poştă (Netscape Nagigator Mail, Eudora etc.) . Scrisoarea respectivă este caracterizată de adresa
destinatarului (câmpul TO), adresele altor persoane la care se mai trimite scrisoarea (câmpul
CC- Carbon copy) şi câteva cuvinte descriptive (Subject line). După completarea câmpurilor
respective şi scrierea efecivă a conţinutului scrisorii (în zona de text ), se transmite efectiv
apelând la butonul Send.

 Avantaje
 Este ieftin – de regulă, mai ieftin decât trimiterea unui mesaj prin poştă şi adesea mai
ieftin decât o discuţie telefonică.
 Este rapid. Mesajele sunt transmise adesea în timp de secunde.
 Este comod. Se pot crea grupuri de utilizatori, lucru care permite scrierea unui
mesaj şi transmiterea lui prin E-mail tuturor persoanelor grupului. De asemenea, se
poate scrie un mesaj, se adresează unei singure persoane, apoi prin sistemul “CC”
(Carbon Copy – copie la indigo) poate fi transmis altor utilizatori ai sistemului
E-mail.

 Dezavantaje
Două pericole în sistemul E-mail
 Fără nimic deosebit …

158
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

 … Iar ei nu vă văd faţa

 Scrierea adresei
Scrierea adresei pentru majoritatea mesajelor E-mail nu este o problemă. Pentru a
transmite un mesaj E-mail unui membru al unui serviciu online,se reţine adresa din INTERNET
formată din două părţi: numărul de identificare sau denumirea pentru conectare a
persoanei(firmei) şi denumirea domeniului serviciului online separate prin semnul @
(de exemplu, iroma@snspa.snspa.ro). Reţeaua INTERNET analizează denumirea domeniului,
găseşte numărul asociat cu ea (adresa calculatorului care administrează mesajele prin poştă) şi
foloseşte numărul respectiv pentru a trimite mesajul în locul corect.

 Eticheta în INTERNET
Când lucraţi cu E-mail prin INTERNET, respectaţi următoarele reguli pentru a evita
jignirea oamenilor şi punerea dvs. în situaţii delicate.
 Nu scrieţi nimic ce aţi putea regreta mai târziu.
 Aveţi grijă la tonul mesajului.
 Daţi-i adresantului ocazia de a se explica.
 DEZACTIVAŢI TASTA <CAPS LOCK> . Mesajele scrise cu majuscule sunt greu
de citit şi pot fi considerate ca echivalentul scris al vorbitului cu voce ridicată.
 Citiţi mesajul înainte de a-l expedia.
 Fiţi politicos.

Este cam banal, dar dacă vă place…


Utilizatorii E-mail au realizat câteva metode pentru clarificarea mesajelor:
 Emoticons

Puteţi folosi de exemplu următoarele “emoticons”:


 Tristeţe, dezamăgire;

8-) Un zâmbet mai prostesc


sau fata cu ochelari;
:- Un zâmbet;

;-) O clipire;

* Moş Crăciun;

:-& Fără glas;

159
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE

:-o O privire socată;

………
Dacă se întoarce pagina cu 90 de grade, astfel încât marginea din stânga să fie orientată în sus,
iar marginea din dreapta în jos, se va observa semnificaţia simbolurilor de mai sus.

 Prescurtări pentru mesaje

BTW By the way (Apropos);


FYI For your information
(Doar ca informaţie);
TIA Thanks in advance
(Mulţumiri anticipate)
…….

Adevăratul câştig al utilizării acestor prescurtări este acela că le conferă persoanelor care
le folosesc impresia că au propriul lor “cod secret”.

 CE PROGRAM E-mail PUTEŢI FOLOSI? (Câteva sugestii)

Dacă aveţi instalat WINDOWS, puteţi folosi programul Microsoft Exchange, pentru
transmiterea mesajelor E-mail în reţeaua firmei. Principala lui problema e că este prea lent.
Dacă aveţi instalat cel puţin WINDOWS 97, puteţi folosi programul Microsoft Office –
Outlook.
Se poate folosi şi programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru
E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid şi mai uşor de folosit decât Exchange

160
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

9. GESTIONAREA INFORMAŢIILOR PERSONALE


(produsul Microsoft Office - OUTLOOK)

9.1. ELEMENTE DE BAZĂ

Outlook este un program de gestionare a informaţiilor personale (Personal


Information Manager - PIM).

 Funcţiuni
1. Transmiterea şi recepţionarea masajelor E-mail atât într-o reţea locală cât şi pe
INTERNET;

2. Permite realizarea unei agende personale;

3. Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o bază de date cu nume şi adrese
şi poate ţine evidenţa tuturor fişierelor deschise în care se lucrează cu alte programe
din pachetul Office 97.

În concluzie, această aplicaţie poate înlocui cu succes munca unei secretare personale!

 Componentele aplicaţiei Outlook


 Componentele programului sunt structurate pe dosare, fiecare dosar apare ca
icon pe bara Outlook şi în lista de dosare (Folder List);

 Pe bara Outlook există trei grupuri:


 Outlook
 Mail

 Other

 Dosarele grupului Outlook:

Inbox Conţine mesaje trimise şi primite prin E-mail;


Calendar  Conţine datele întâlnirilor de afaceri, diverse evenimente şi
programările pentru şedinţe;
Contacts  Conţine numele şi adresele persoanelor cu care lucraţi;
Tasks  Conţine toate problemele pe care trebuie să le rezolvaţi;
Journal  Conţine toate intrările din jurnal, de exemplu contactele telefonice şi
notiţele de la şedinţe;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Notes  Conţine notiţele pentru D-vs. sau alte persoane.


Deleted Items  Conţine articole pe care le ştergeţi din celelalte dosare

 Dosarele grupului Mail:

Inbox  Conţine toate mesajele primite;


Sent Items  Conţine toate mesajele trimise;
Outbox  Conţine mesaje care trebuie trimise;
Deleted Items  Conţine toate mesajele E-mail care au
fost şterse.

 Dosarele grupului Other

Grupul Other conţine dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt în Outlook –
My Computer, My Documents Favorites.

  Componenta E-mail

Crearea mesajelor E-mail

 Compunerea unui mesaj presupune următorii paşi:


1. În caseta Inbox executaţi clic pe butonul New Mail Message sau selectaţi
Compose  New Mail Message. Pe ecran apare fereastra Untitled – Message
2. Introduceţi numele destinatarului în caseta To, sau executaţi clic pe butonul
To şi selectaţi numele persoanei din Address Book;
3. Introduceţi în caseta de text Cc numele persoanei căreia vreţi să-i trimiteţi
o copie a mesajului, sau executaţi clic pe butonul Cc şi selectaţi numele din
Address Book;
4. În caseta de text Subject, introduceţi textul mesajului;
5. Mesajul îl puteţi expedia imediat sau puteţi mai întâi să verificaţi ortografia
şi modul de formatare.

Formatarea mesajelor E-mail

Pentru formatarea textului procedaţi astfel:


 Selectaţi Format (din bara de meniu)  Font şi apoi alegeţi din caseta de
dialog afişată opţiunile dorite.
 Utilizaţi bara cu instrumente de formatare.

 Atenţie!!
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Dacă bara cu instrumente nu este afişată, selectaţi


View  Toolbars  Formatting.
 Atributele de formatare pot fi văzute numai dacă destinatarul foloseşte
Outlook drept client E-mail.

Verificarea ortografiei mesajului


 Selectaţi Tools  Spelling and Grammer.

Trimiterea mesajelor E-mail

 Executaţi clic pe butonul Send


sau
 Selectaţi File  Send

 Atenţie!!

AutoSignature Selectaţi Tools  AutoSignature pentru ca Outlook să adauge


automat un mesaj, un citat sau un alt text la sfârşitul oricărui mesaj pe care îl trimiteţi.

Selectarea opţiunilor pentru E-mail

Outlook vă permite:

 Să marcaţi mesajelor atribut de prioritate:

 Executaţi clic pe eticheta Options  clic pe săgeata de derulare Importance şi selectaţi


nivelul de prioritate din listă: Low – scăzut, Normal sau High – ridicat.
 Să protejaţi mesajele:

 Executaţi clic pe săgeata de derulare Sensitivity şi selectaţi una dintre următoarele


opţiuni:
 Normal - pentru a semnala un conţinut standard;
 Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală;
 Private – pentru a împiedica modificarea mesajului după ce îl expediaţi;
 Confidenţial – pentru a arăta că mesajul este confidenţial.
 Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită chestiune:

 Selectaţi caseta de validare Use Voting Buttons şi selectaţi


Approve – aprobat sau Reject – respins.
 Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul:
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Selectaţi caseta de validare Have Replies Sent şi indicaţi numele persoanei. Puteţi
folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
 Selectaţi caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul în dosarul
Sent Items, care este cel implicit.

Opţiuni de expediere
 Precizarea datei şi a orei de expediere a mesajului:

 Selectaţi caseta de validare Do Not Deliver Before prezentă în zona Delivery


Options din eticheta Options.

 Precizarea datei şi a orei la care expiră valabilitatea mesajului:

 Selectaţi caseta de validare Expires After prezentă în zona Delivery Options


din eticheta Options.

Utilizarea marcajelor pentru mesaje


Tipurile de marcaje pe care le puteţi folosi în Outlook:

Call (suna-mă)
Do Not Forward (nu înaintea altor persoane)
Follow Up (continuare)
For Your Information (spre informare)
Forward (înaintează altor persoane)
No Response Necessary (nu este necesar răspuns)
Read (citeşte)
Reply (răspunde)
Reply to All (răspunde la tot)
Review (reciteşte)

Pentru marcarea mesajelor, se efectuează următorii paşi:


1. În fereastra Message, executaţi clic pe Message Flag sau selectaţi Edit  Message
Flag;

2. Executaţi clic pe săgeata de derulare Flag şi selectaţi textul pe care vreţi să-l includeţi
în mesaj;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

3. Executaţi clic pe săgeata de derulare By şi selectaţi o dată din calendar sau


introduceţi manual o dată în caseta de text.

4. Executaţi clic pe OK.

Anexarea unui fişier la un mesaj

Puteţi trimite documente din Word, foi de calcul din Excel, prezentări din Power Point,
sau orice document pe care îl creaţi într-o aplicaţie sub Windows.
Pentru a anexa un fişier la un mesaj, se efectuează următorii paşi:

1. În fereastra Message, plasaţi punctul de inserţie pe textul mesajului, apoi selectaţi


Insert  File sau executaţi clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente;

2. Din lista derulantă Look In, selectaţi unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul
pe care vreţi să-l anexaţi;

3. Din lista derulantă Files of Type, selectaţi tipul de fişier – de exemplu, Word sau
Excel;

4. Din caseta List, selectaţi fişierul pe care vreţi să-l anexaţi.

5. Executaţi clic pe OK pentru a insera fişierul în mesaj.

 Atenţie!!

Fişierul anexat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului.


Destinatarul trebuie să aibă programul-sursă pe care l-aţi folosit pentru a crea
fişierul.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Componenta CALENDAR
Funcţiuni:
Realizează programarea întâlnirilor de afaceri, diverse evenimente şi programarea
şedinţelor.

Fereastra STANDARD CALENDAR

Executaţi clic pe săgeţi pentru a vedea


luna anterioară sau luna următoare Data curentă Panoul cu
programări lunare

Panoul cu programări Panoul cu lista de sarcini


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Programarea unei întâlniri

O întâlnire este un eveniment care marchează o oră în agendă. Când programaţi o


întâlnire, puteţi adăuga subiectul, locul de întâlnire, ora de începere, categoria şi chiar
un semnal de alarmă care să vă reamintească de ea din timp.
Pentru a programa o întâlnire, se efectuează următorii paşi:

1. În panoul cu programări lunare, selectaţi luna şi data pentru care doriţi să faceţi
programarea;
2. În panoul cu programări, executaţi dublu clic în dreptul orei la care este
programată să înceapă întâlnirea. Pe ecran va apare caseta de dialog Untitled –
Appointment, având deschisă secţiunea Appointment;
3. Introduceţi tema întâlnirii în caseta de dialog Subject;
4. În caseta de text Location, introduceţi locul de întâlnire;
5. Introduceţi ziua şi ora în casetele de text Start Time şi End TIME;
6. Selectaţi caseta de validare Reminder şi indicaţi cu cât timp înainte vreţi să fiţi
anunţat în legătură cu o anumită programare. Pentru a alege un semnal sonor de
avertizare executaţi clic pe butonul cu  (clopoţel) şi selectaţi un sunet;
7. Din lista derulantă Show Time, selectaţi modul în care vreţi să fie afişată ora
programată în calendar;
8. În caseta de text din partea de jos, introduceţi textul întâlnirii sau materialele pe
care trebuie să le luaţi la întâlnire;
9. Executaţi clic pe butonul Categories şi încadraţi întâlnirea într-o categorie;
10.Executaţi clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în Calendar.

Programarea unei întâlniri periodice

Dacă anumite întâlniri se repetă săptămânal, sau lunar sau la o periodicitate de un


anumit fel, se programează în calendar ca întâlniri periodice.
Pentru a programa o întâlnire periodică, se efectuează următorii paşi:

1. Selectaţi Calendar  New Recurring Appointment.


2. În caseta Appointment Time, introduceţi orele pentru Start, End şi
Duration, pentru întâlnire respectivă;
3. În caseta Recurrence Pattern indicaţi frecvenţa de repetare a întâlnirii: Daily
(zilnic), Weekly (săptămânal), Monthly (lunar) sau Yearly (anual);
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

4. În caseta Range of Recurrence, introduceţi limitele de timp conform


următoarelor criterii:
 Start  Selectaţi data la care încep întâlnirile periodice;
 No End Date  Selectaţi această opţiune dacă
întâlnirile periodice nu au un program limitat;
 End After  Selectaţi această opţiune şi introduceţi numărul de
întâlniri, dacă există o anumită limită temporară
pentru întâlnirile periodice;
 End By  Selectaţi această opţiune şi introduceţi o dată finală
pentru a limita numărul întâlnirilor periodice;
5. Executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Appointment Recurrence;
6. Completaţi datele din caseta de dialog Appointment, conform indicaţiilor anterioare.
Când terminaţi, executaţi clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în aplicaţia
Calendar.

Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care durează minimum 24 de ore (exp.: o expoziţie,
o conferinţă).

Pentru a programa un eveniment, se efectuează următorii paşi:

1. Selectaţi Calendar  New Event. Pe ecran va apare caseta de dialog Event ;

2. Completaţi casetele Subject  Location  Start Time  End Time;

 Atenţie!!

În caseta de validare ALL Day Event să apară marcajul de validare.

3. Executaţi clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în aplicaţia Calendar.

 Atenţie!!

Pentru a programa un eveniment periodic, selectaţi


Calendar  New Recurring Event
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Programarea unei şedinţe

Outlook vă oferă o metodă prin care puteţi fixa data şi ora pentru o şedinţă, puteţi stabili
tema şi locul de desfăşurare, puteţi specifica resursele necesare şi puteţi invita alte persoane
să participe.

 Atenţie!!

Şedinţa  o întâlnire la care invitaţi anumite persoane şi folosiţi resurse.


Participanţi  sunt persoane care participă la şedinţă.
Resurse  întregul echipament pe care îl folosiţi în desfăşurarea şedinţei
(calculatorul, retroproiectorul, chiar şi camera propriu-zisă).

Pentru a programa o şedinţă, se efectuează următorii paşi:

1. Selectaţi Calendar  Plan a Meeting;

2. Pentru a introduce numărul participanţilor, executaţi clic pe Type attendee names


here în lista ALL Attendees. Introduceţi numele şi apoi apăsaţi tasta <Enter>;

 Atenţie!!

Invitaţi mai multe persoane  executaţi clic pe butonul Invite Others pentru a
selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Fereastra STANDARD PROGRAMARE ŞEDINŢE

Panoul pentru introducerea Panoul pentru precizarea orei de


participanţilor începere şi terminare a şedinţei

3. Pentru a fixa data şedinţei deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din
extrema stângă şi selectaţi data din calendar;

4. Pentru a fixa ora de începere a şedinţei alegeţi una din următoarele metode:
 Deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă şi
selectaţi ora;
 Introduceţi ora în căsuţa de text;

 Trageţi bara verde din Panoul orar al casetei de dialog.

5. Pentru a fixa ora de închidere a şedinţei alegeţi una din următoarele metode:
 Deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă şi
selectaţi ora;
 Introduceţi ora în căsuţa de text;

 Trageţi bara roşie din Panoul orar al casetei de dialog.


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

6. După ce aţi fixat datele şedinţei, executaţi clic pe butonul Make Meeting.

Stabilirea detaliilor privind şedinţa

Pentru a stabili detaliile privind şedinţa pe care aţi programat-o, efectuaţi următorii paşi:
1. Dacă nu aţi stabilit participanţii, fie executaţi clic pe caseta de text To şi introduce-ţi
numele persoanelor, fie executaţi clic pe butonul To pentru a selecta numele din
agenda de adrese;
2. În caseta de text Subject, introduceţi tema şedinţei;
3. În caseta de text Location, introduceţi locul de desfăşurare a şedinţei;
4. (Opţional) Selectaţi caseta de validare Reminder şi introduceţi o oră la care să se
emită un semnal pentru a vă reaminti de şedinţă;
5. (Opţional) Introduceţi în caseta de text corespunzătoare, textul pe care vreţi să-l
trimiteţi participanţilor;
6. Când sunteţi gata pentru a trimite invitaţiile pentru şedinţă, executaţi clic pe butonul
Send.

 Atenţie!!

O invitaţie trimisă din greşeală poate fi anulată selectând Appointment  Cancel


Invitation.

Crearea unei liste cu persoanele de contact


 Introducerea unei noi persoane în listă

 Atenţie!!

Persoană de contact  o persoană sau firmă pentru care aţi introdus numele, adresa,
numărul de telefon şi alte informaţii similare. Puteţi lua legătura cu persoana de
contact trimiţându-i un mesaj E-mail, programând o întâlnire, sau trimiţându-i o
scrisoare.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Pentru a introduce în listă o persoană de contact, efectuaţi următorii paşi:


1. Executaţi clic pe dosarul Contacts;
2. Selectaţi Contacts  New Contacts sau executaţi clic pe butonul New Contacts;
3. Executaţi clic pe butonul Full Name pentru a deschide caseta de dialog Check Full
Name apoi introduceţi titlul şi numele întreg al persoanei de contact;
4. (Opţional) Introduceţi denumirea firmei şi a postului ocupat de client;
5. In caseta File As , introduceţi sau selectaţi metoda prin care doriţi să organizaţi
numele persoanelor de contact. Puteţi alege între folosirea ca reper a numelui de
familie sau a prenumelui, ori puteţi folosi un sistem propriu de organizare – de
exemplu după firmă sau după oraşul de reşedinţă;
6. (Opţional) Introduceţi adresa în caseta Address - adresa de la serviciu (Business),
de acasă (Home) sau altă adresă (Other);
7. În lista derulantă Phone , alegeţi genul de număr de telefon – Business (serviciu),
Car (maşină), Home (acasă) etc.
8. (Opţional) Introduceţi până la trei adrese E-mail în caseta de text E-mail;
9. (Opţional) În caseta de text destinată comentariilor puteţi introduce descrieri,
comentarii sau alte informaţii pe care le consideraţi a fi necesare. Apoi, selectaţi
sau introduceţi o categorie pentru a clasifica persoana de contact;
10. Deschideţi meniul File şi selectaţi una din următoarele comenzi:

 Save - Salvează înregistrarea şi închide caseta de dialog Contacts ;


 Save and New - Salvează înregistrarea şi goleşte caseta de dialog Contacts,
în care puteţi introduce o nouă persoană;
 Save and New in Company - Salvează înregistrarea şi goleşte toate casetele de
text, mai puţin Company.

Afişarea listei cu persoanele de contact

Puteţi schimba modul de afişare a listei cu datele persoanelor de contact selectând una
din următoarele opţiuni din View  Current View:

 Address Cards - afişează numele, prenumele, adresele şi numerele de telefon ale


persoanelor de contact;
 Detailed Address Card - afişează opţiunile pentru clasificarea după nume,
numele complet, titlu, firmă, adrese, numere de telefon, adrese E-mail, categorii,
comentarii, într-un format de cartelă;
 Phone List - afişează numele complet, titlul, firma, tipul de clasificare,
departamentul, numerele de telefon şi categoriile, într-un tabel;
 By Category - afişează numele persoanelor de contact pe rânduri, pe categorii,
într-un tabel;
 By Company - afişează numele persoanelor de contact pe rânduri, grupate după
firmă, într-un tabel;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 By Location - afişează numele persoanelor de contact pe rânduri, grupate după


localitate, într-un tabel.

 Comunicarea cu persoane de contact

 Trimiterea mesajelor

Pentru a trimite un mesaj se procedează astfel:


1. Selectaţi persoana căreia îi veţi trimite un mesaj;
2. Selectaţi Contacts  New Message to Contacts sau executaţi clic pe
butonul New Message to Contacts;
3. În caseta de dialog Untitled-Message, introduceţi subiectul şi mesajul şi
selectaţi opţiunile dorite;
4. Executaţi clic pe butonul Send.

 Atenţie!!

Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie să fie introdusă adresa
E-mail a persoanelor respective.

 Programarea unei întâlniri cu persoanele de contact


Pentru a programa o întâlnire cu o persoană de contact se procedează astfel:
1. Selectaţi persoana respectivă;
2. Selectaţi Contacts  New Meeting with Contacts sau executaţi clic pe butonul
New Meeting with Contacts;
3. În caseta de dialog Untitled-Meeting, introduceţi tema, locul, ora şi ziua de
desfăşurare etc.;
4. Executaţi clic pe butonul Send.

 Atenţie!!

Pentru a programa o întâlnire cu o persoană de contact, aceasta trebuie să


aibă o adresă E-mail valabilă.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Repartizare sarcini unei persoane

Pentru a repartiza o sarcină unei persoane se procedează astfel:


1. Selectaţi persoana respectivă;
2. Selectaţi Contacts  New Task for Contact;
3. În caseta de dialog Untitled-Task, introduceţi tema, termenul limită, stadiul şi
alte informaţii;
4. Executaţi clic pe butonul Send and Close.

 Atenţie!!

Pentru a repartiza o sarcină unei persoane, aceasta trebuie să aibă o adresă


E-mail valabilă.

 Expedierea unei scrisori către o persoană de contact

Pentru a expedia o scrisoare unei persoane de contact se procedează astfel:


1. Selectaţi persoana respectivă;
2. Selectaţi Contacts  New Letter to Contact sau executaţi clic pe butonul New
Meeting with Contacts;
3. Word va deschide fereastra Letter Wizard, care vă va ajuta să concepeţi şi să
formataţi scrisoarea.

 Crearea unei liste de sarcini

 Introducerea unei sarcini în listă

 Atenţie!!
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Listă de sarcini  o listă cu lucrările pe care trebuie să le efectuaţi pentru a


finaliza o lucrare, a planifica o şedinţă, a organiza un eveniment etc. Aceste
sarcini pot fi: scrierea unei scrisori, tipărirea unei foi de calcul, rezervarea
biletelor de avion etc.

Pentru a introduce o sarcină în listă, se procedează astfel:

1. Deschideţi dosarul Task;


2. Selectaţi Task  New Task, sau executaţi clic pe butonul New Task de pe bara
cu instrumente;
3. În caseta de dialog Untitled-Task, caseta de text Subject introduceţi tema sarcinii;
4. (Opţional) Introduceţi data la care lucrarea trebuie să fie finalizată, respectiv data
de începere;
5. Din lista derulantă Status, selectaţi situaţia curentă a proiectului: Not Started (nu a
fost început), In Progress (în desfăşurare), Completed (încheiat), Waiting on
Someone Else (în aşteptarea altei persoane) sau Deferred (amânat);
6. În lista derulantă Priority , selectaţi Normal, Low (scăzută) sau Higt (mare);
7. În caseta de text % introduceţi gradul de execuţie a lucrării;
8. (Opţional) Introduceţi semnalul de Reminder, comentarii şi respectiv categoria .

 Atenţie!!]

Dacă doriţi ca alte persoane să nu aibă acces la informaţiile legate de lucrarea


respectivă, selectaţi caseta de validare Private.

9. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Save and Close.

 Afişarea sarcinilor

Puteţi schimba modul de afişare a listei de sarcini selectând una din următoarele opţiuni
din View  Current View:
 Simple List - afişează lucrările, casetele de validare, tema şi termenul de
finalizare;

 Detalied List - afişează lucrările, prioritatea, tema, situaţia, nivelul de


finalizare şi categoriile;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Active Tasks - afişează aceleaşi informaţii ca şi lista detaliată, dar nu include


lucrările finalizate;

 Next Seven Days - afişează numai lucrările programate pentru următoarele 7


zile, inclusiv lucrările finalizate;

 Overdue Tasks - prezintă o listă a lucrărilor cu termenul de execuţie depăşit;

 By Category - afişează lucrările pe categorii; executaţi clic pe butonul ce


reprezintă categoria pe care vreţi să o vedeţi;

 Assignment - afişează lucrările care v-au fost repartizate de alţii;

 By Person Responsible - afişează lucrările în funcţie de persoana care le-a


repartizat;

 Completed Tasks - afişează numai lucrările finalizate, împreună cu termenele


de finalizare şi de predare;

 Task Timeline - foloseşte modul de afişare a lucrărilor după zile, săptămână sau
lună.

 Gestionarea sarcinilor

1. Adăugarea unei sarcini: executaţi clic pe rândul Click Here to Add a New Task;

2. Editarea unei sarcini: executaţi dublu clic pe sarcina respectivă;

3. Marcarea unei sarcini finalizate: executaţi clic pe caseta de validare din a doua coloană
de la stânga, sau executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă şi
selectaţi Mark Complete;

4. Ştergerea unei sarcini: executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă
şi selectaţi Delete;

5. Repartizarea unei sarcini altei persoane: executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe
sarcina respectivă şi selectaţi Assign Task. Completaţi numele persoanei căreia vreţi să-
i repartizaţi sarcina şi executaţi clic pe butonul Send;

6. Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectaţi Tasks  New Task Request.
Introduceţi datele conform procedurii obişnuite şi executaţi clic pe Send.

 Înregistrarea datelor statistice în legătură cu o anumită lucrare


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executaţi clic pe eticheta Status şi
alegeţi următoarele informaţii:
 Date Completed - introduceţi data la care va fi finalizată lucrarea;

 Total Work - introduceţi volumul de muncă (timpul) care consideraţi că va fi alocat


lucrării. Când finalizaţi lucrarea, se calculează automat timpul real necesar, şi va fi
introdus în această casetă de text;
 Actual Work - introduceţi timpul care v-a fost necesar pentru efectuarea lucrării;

 Mileage - introduceţi distanţa parcursă (în mile) pentru finalizarea lucrării;

 Billing Information - introduceţi datele despre costuri, cum ar fi: orele de plată,
resursele folosite şi cheltuielile pentru echipamente;

 Contacts - introduceţi numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei
care au fost implicate în finalizarea lucrării;

 Companies - introduceţi numele firmelor la care lucrează persoanele de contact


implicate, sau care au legătură cu proiectul in general;

 Update List - afişează automat lista persoanelor ale căror sarcini sunt actualizate
atunci când operaţi modificări legate de lucrarea dvs. ;

 Create Unassigned Copy - copiază lucrarea pentru a putea fi repartizată altcuiva.

 Evidenţa sarcinilor repartizate altor persoane şi


primirea rapoartelor despre situaţia execuţiei:

1. Selectaţi Tools  Options ;

2. Din caseta de dialog afişată, secţiunea Task Defaults selectaţi caseta de validare
Keep Updated Copies of Assigned Tasks on My Task List. În acest fel, veţi putea
urmări evoluţia noilor lucrări pe care le repartizaţi altor persoane;

3. Selectaţi caseta de validare Send Status Reports When Assigned Tasks are
Completed pentru a primi automat o notă privind finalizarea lucrărilor repartizate;

4. Executaţi clic pe OK.

 Tipărirea în Outlook
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Atenţie!!

Pagină  este acea parte din foaia de hârtie pe care sunt tipărite informaţiile. De
exemplu, puteţi tipări două sau chiar patru pagini pe o singură foaie de hârtie;
Stil de tipărire  combinaţia dintre configurarea formatului foii de hârtie şi cea
al paginii, prin care se controlează rezultatul tipăririi.

Pentru dosarele Inbox, Contacts şi Tasks pot fi folosite următoarele stiluri:

 Table Style - afişează datele pe coloane şi rânduri în formatul 8,5 x 11 inci,


orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;

 Memo Style - afişează datele împreună cu un antet care conţine informaţii


despre mesaj, urmat de text obişnuit, pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait,
cu margini de 0,5 inci;

Dosarul Calendar are stilul Memo, plus următoarele:

 Daily Style - afişează întâlnirile programate pentru o zi pe o foaie de 8,5 x 11


inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;

 Weekly Style - afişează întâlnirile unei săptămâni dintr-o pagină pe o foaie de


8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;

 Monthly Style - afişează întâlnirile dintr-o lună dintr-o pagină pe o foaie de 8,5
x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;

 Tri-fold Style - afişează agenda zilnică, lista de sarcini şi agenda săptămânală


pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci.

Dosarul Contacts are stilul Memo, plus următoarele:

 Card Style - două coloane şi anteturi pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare


Portrait, cu margini de 0,5 inci;

 Small Booklet Style - o pagină cu o coloană, egală cu 1/8 dintr-o foaie de


hârtie – încât opt pagini formează o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/8 sunt tipărite în orientare Portrait;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ

 Medium Booklet Style - o pagină cu o coloană, egală cu ¼ dintr-o foaie de


hârtie– încât patru pagini formează o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/4 sunt tipărite în orientare Portrait;

 Phone Directory Style - o coloană, foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait,


cu margini de 0,5 inci;
]

 Salvarea articolelor în Outlook

Pentru salvarea unui articol, se efectuează următorii paşi:

1. Selectaţi File  Save As;

2. Din lista derulantă Save In, selectaţi unitatea de disc şi dosarul dorit;

3. Din lista derulantă Save As Type, selectaţi unul din următoarele tipuri de fişiere:
 Text Only - salvează fişierul în format ASCII (numai text), pe care îl puteţi
folosi în alte aplicaţii, cum ar fi Word sau Notepad;
 RTF Text Format - salvează în formatul rich text, care poate fi citit de mai
multe programe de procesare texte;
 Outlook Template - salvează un şablon (sau foaie cu stil) pe care îl puteţi folosi
ca bază pentru alte articole;
 Message Format - salvează într-un format pe care îl puteţi folosi în mesajele E-
mail.

4. Introduceţi denumire pentru articol în caseta File Name;

5. Executaţi clic pe butonul Save.


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ (APLICAŢII)


SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ (APLICAŢII)

Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, doreşte să-şi optimizeze


activitatea prin exploatarea rapidă şi eficientă a produsului Outlook.

Pentru aceasta propune asistentei manager:


1. Să creeze o listă cu directorii activităţilor de MARKETING ai celor mai
reprezentative firme beneficiare (eventual 50 persoane);

2. Să se trimită la min. 30 firme beneficiare oferta de produse pentru anul


2001 (eventual să fie proiectată şi tehnoredactată în Word, utilizând
facilităţile de formatare scrisori);

3. Să se programeze o întălnire cu min. 30 directori de MARKETING, în


vederea prezentării ofertei de contract pentru anul 2002 (eventual să fie deja
realizată cu produsul EXCEL o listă cu propunerile pe preţuri în USD şi în
lei la cursul de zi pentru principalele produse);

4. Să se creeze o listă cu lucrările ce trebuie realizate de salariaţii


compartimentului de MARKETING-PUBLICITATE până la sfârşitul anului
curent. Să se precizeze situaţia curentă a lucrărilor, nivelul de prioritate,
gradul de execuţie, eventual precizarea datelor statistice privind lucrările
menţionate etc.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 OUTLOOK - AGENDA PERSONALĂ (APLICAŢII)

Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, doreşte să-şi optimizeze


activitatea prin exploatarea rapidă şi eficientă a produsului Outlook.

Pentru aceasta propune asistentei manager:


5. Să programeze principalele întâlniri ce urmează să se desfăşoare luni ,
28.03.2001, printre care:
 ora 900, discuţie cu managerul de marketing al firmei, privind reacţia la
ofertele trimise firmelor beneficiare;
 ora 1200, întâlnire, la sediul unităţii, cu reprezentantul programului
PHARE;
 ora 1430, şedinţa cu sectorul economic, pentru evaluarea beneficiului
societăţii la şfârşitul trimestrului;
 ora 1600, verificarea textului adresei ( deja tehnoredactat în Word) ,
destinate convocării şefilor de compartimente, la şedinţa din data de
04.04.2001.
6. Să se programeze principalele întâlniri de afaceri ce urmează să se desfăşoare
în perioada 02.04 - 30.06.2001;
7. Să se programeze în fiecare zi de joi a săptămânii (începând cu 01.03.2001),
până la sfârşitul lunii decembrie , întâlniri cu liderii de sindicat din firmă;
8. Să se programeze pregătirea simpozionului "COMUNICAREA
ORGANIZAŢIONALĂ ŞI MANAGERIALĂ" (eveniment) la hotelul Palace
din staţiunea Sinaia (eventual anunţate persoanele implicate în organizarea
evenimentului);
9. Să se programeze pentru data 07.03.2001, întâlnirea (şedinţa) cu directorii
activităţilor de marketing din unităţile beneficiare.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ

 BIBLIOGRAFIE

10. BIBLIOGRAFIE
1. : Dicţionarul explicativ al limbii române - DEX, ediţia a II-a, ed. Univers Enciclopedic,
Bucureşti, 1998.

2. DEEP, Sam şi Lyle SUSSMAN: Secretul oricărui succes: să acţionăm inteligent, ed.
Polimark, Bucureşti, 1997.

3. HILTROP, Jean-M. şi Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, Bucureşti, 1998.

4. HINDLE, Tim: Negotiating Skills, ed. Dorling Kindersley, Londra, 1998.

5. Dan POPESCU, Arta de a comunica, Editura Economică, Bucureşti, 1998.

6. Ştefan PRUTIANU, Comunicare şi negociere în afaceri. Editura Polirom Iaşi, 1998.

7. Nicki STANTON, Comunicarea, Editura Societatea Ştiinţă şi Tehnică, Bucureşti, 1995.

8. Allan PEASE, Allan GARNER, Limbajul vorbirii, Editura Polimark, Bucureşti,


1997.

9. Maria POPESCU, Management pentru tinerele secretare -Ghid practic,


Fundaţia Universitară a Mării Negre, 1995.

10. A. CHIRIACESCU, L. MUREŞAN, Corespondenţa de afaceri în limbile română


şi engleză Editura Teora, Bucureşti, 1994.

11. Mary BASTICCO, Scrisori de afaceri, Editura Tehnică, Bucureşti, 1998.

12. Emilian M. DOBRESCU, Valeriu IOAN-FRANC, Mică enciclopedie, Editura Expert,


Bucureşti, 1997.

13. Vera F. BIRKENBIHL, Antrenamentul comunicării sau Arta de a înţelege,


Editura Gemma Press, 1998.

14. Aurelia Anastasia MARINESCU, Codul bunelor maniere astăzi, Editura Humanitas,
Bucureşti, 1995.

15. Microsoft Office2000 Small Business , Editura TEORA, Bucureşti , 2000.

16. Microsoft Office 97 Profesional, Editura TEORA, Bucureşti , 1999.

17. T. Surcel, Gh. Sofrone, Şt. Preda, WordPerfect pentru secretariat şi corespondenţă de
afaceri, Editura Calipso - 2000, Bucureşti, 1995

18. Peter Kent, traducere din limba engleză de Nicolae Ionescu-Cruţan – Internet cu
Windows 95, Editura TEORA, Bucureşti , 1997.