Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CURSUL:
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ
Expert-consultant
Hermiona LAZEA
CUPRINS
"Singura
Singura bogăţie
bogăţie este capacitatea de a
crea…
Oamenii nu trebuie lăsaţi nefolosiţi! "
Ernest VOGEL
1. CORESPONDENŢA DE AFACERI
1
Preluat şi prelucrat din cartea CORESPONDENŢĂ DE AFACERI ÎN LIMBILE ROMÂNĂ ŞI ENGLEZĂ, autor A. Chiriacescu
3
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
4
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
1. Forma dantelată
- Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginală stângă.
- Rândurile constituind adresa interioară, formula de
încheiere şi semnătura se vor dactilografia retrase
cu 3-4 intervale faţă de rândul superior.
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioară, formula
de încheiere, semnătura etc.) încep de la linia
marginală stângă.
- Între paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de
spaţiul dintre rânduri.
3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în
forma dantelată.
- Rândurile constituind adresa interioară, plasate în
stânga şi rândurile constituind formula de încheiere
şi semnătura, deplasate la dreapta, se dactilografiază
în forma bloc.
5
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANTETUL
În mod obişnuit, hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit
sau gravat. Acesta se plasează în partea superioară a colii de hârtie, de regulă în
mijlocul acesteia; uneori apar completări ale antetului în partea stângă sau chiar la
subsol. În lipsa unei hârtii cu antet tipărit, acesta se va edita în colţul din dreapta sus
al colii de hârtie.
În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar
ele sunt în general simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile,
îndeplinind pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea întreprinderii, firmei, sigla instituţiei, băncii, societăţii,
reprezentanţei, sucursalei, fabricii etc.;
- domeniul de activitate;
- adresa şi sediul central (se indică strada, bulevardul, piaţa etc., numărul, corpul
de clădire etc., ţara, statul, codul poştal);
- numerele de telefon;
- adresa telegrafică;
- numărul de telex;
- numărul căsuţei poştale;
- numărul de înregistrare în registrul comerţului,
- codurile folosite la redactarea corespondenţei telegrafice;
- băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.
DATA
6
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
7
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
REFERINŢELE
Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie, sub dată în cazul
formei bloc, sau pe aceeaşi linie cu data care se plasează în partea dreaptă în cazul formei
dantelate.
Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a
direcţiei, serviciului sau lucrătorului care se ocupă de problema respectivă, precum şi pentru o
facilitare a repartizării corespondenţei.
Referinţele se introduc prin abrevierea “Ref.” (reference) şi includ iniţialele numelui
lucrătorului, a dactilografului sau stenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la
firmele americane prin două puncte) precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.
FORMULA DE SALUT
8
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Dacă ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite şi în formula de
salut, menţionând de asemenea eventualele titluri sau funcţii, sau numai pe
acestea din urmă.
Dacă ne-am adresat unei instituţii sau firme în general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimaţi domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se ştie că sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) şi Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori întâlnite creând prin
folosirea lor o atmosferă de distanţă între parteneri. Trebuie reţinut că toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgulă.
OBIECTUL SCRISORII
CONŢINUTUL SCRISORII
9
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Deci varietatea conţinutului este foarte mare. Dar se impun câteva reguli care trebuie
reţinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de început şi de sfârşit, datarea, înregistrarea,
confidenţialitatea şi verificarea valabilităţii scrisorii.
10
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Atenţie!! Nu neglijaţi !
Introducerea:
A = Atenţia.
Aceasta poate fi:
un titlu care să capteze atenţia;
un paragraf scurt dar captivant.
Conţinutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care să răspundă imediat şi
satisfăcător la întrebările pe care în mod obişnuit şi le pune destinatarul.
ce este, în ce constă bunul/serviciul;
cum îi poate fi de folos.
D = Dorinţa
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie să rămână scurtă. Puţini
oameni au răbdarea, timpul sau înclinaţia să urmărească o scrisoare lungă, respectiv care
continuă pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniaţi avantajul în aşa fel încât destinatarul:
să devină nemulţumit cu ce are similar;
să devină nemulţumit pentru că nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizaţi pe inducerea emoţiei şi prezentaţi entuziasmul dumneavoastră. În general,
entuziasmul este contagios.
11
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Încheierea:
A = Acţiunea.
Un paragraf, cel mult două, care să îndemne la acţiune şi să sugereze ce este de făcut
pentru a obţine bunul / serviciul oferit. Cum o simplă scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la acţiune imediată, încheierea trebuie să conducă la dezvoltarea contactului prin
cerere de lămuriri suplimentare, stabilirea unei întâlniri.
Notă importantă:
Scrisorile de vânzări cele mai eficiente sunt adresate personal şi semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic decât folosirea corectă a numelui şi poziţiei celui ce i se
adresează scrisoarea.
Paragraf de început
Stimate Domnule …
12
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Sau:
Stimată Doamnă,
Înţelegem întru totul că v-aţi pierdut răbdarea datorită nesfârşitului şir de dificultăţi
care a însoţit livrarea ultimei dumneavoastră comenzi. În locul dumneavoastră, şi noi am fi
exact la fel de supăraţi. Vă puteţi, poate, imagina cât de dezolaţi suntem la rândul nostru, căci
ştiţi desigur ce mult preţuim clienţii buni, ca dumneavoastră.
Elemente de cuprins
Sau:
Sau:
Ca să vă ajutăm să obţineţi acele rezultate pe care le speraţi când aţi cumpărat aparatul
nostru model ….., vă trimitem alăturat broşura intitulată: “Aparatul … la îndemâna tuturor”.
Această broşură a fost pregătită special pentru clienţii noştri de serviciul nostru tehnic şi
suntem siguri că o veţi găsi cât se poate de utilă.
Sau:
Încheierea
Regretăm foarte mult nemulţumirile pe care le-au produs aparatul nostru şi apreciem
foarte mult modul amical în care ne-aţi atras atenţia asupra acestei probleme, permiţându-ne
să o rezolvăm.
13
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Sau:
Sau:
Aşadar, dacă veţi aduce aparatul înapoi la magazin, vom fi bucuroşi să îl schimbăm.
Vă rugăm sincer să ne scuzaţi pentru neplăcerile avute şi vă mulţumim pentru răbdare şi
cooperare.
Aspecte generale: Clienţii sunt deseori în situaţia de a avea nemulţumiri şi, ca urmare, să
transmită o scrisoare de reclamaţie.
14
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Paragraf de început
Stimaţi Domni, ….
De la instalare în ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastră model ….. s-a defectat
de trei ori. Am telefonat de fiecare dată la filiala dumneavoastră locală şi de fiecare dată ne-a
fost trimis cineva care a făcut o reparaţie superficială. Ţinând cont că această situaţie s-a
repetat de trei ori în mai puţin de şase luni, avem impresia că este ceva serios în neregulă şi de
aceea vă scriem direct dumneavoastră, făcând o copie şi pentru filiala dumneavoastră.
Sau:
Stimate Domnule …
De când aţi lansat în primăvară noul tip de ….., am primit atâtea reclamaţii de la
clienţi în legătură cu acest …., încât ne-am hotărât să vi le aducem la cunoştinţă şi să sistăm
vânzarea acestui tip până la rezolvarea problemelor.
Elemente de cuprins:
Supărarea constă în faptul că aparatul îşi întrerupe pur şi simplu funcţionarea fără
vreun motiv aparent. La început, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastră locală aşa cum am mai spus. A doua
şi a treia oară mi s-a spus că, dacă se mai întâmplă, problema va fi anunţată fabricantului.
Sau:
Încheierea
Am ajuns în stadiul în care nu mai dorim să aşteptăm până “data viitoare”. Am dori
foarte mult să trimiteţi un specialist care să controleze amănunţit aparatul, să facă remedierile
necesare astfel încât instalaţia să funcţioneze cum trebuie, permanent, conform specificaţiei.
Aşteptăm ca specialistul dumneavoastră să sosească fără întârziere.
Sau:
15
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Bineînţeles, aştept să primesc piesele lipsă şi am dat deja instrucţiuni ca acelea care
sunt în plus să vă fie returnate. Vă scriu cu speranţa că veţi face eforturi pentru a îmbunătăţi
situaţia din serviciul dumneavoastră de expediţie.
Nu este pentru prima dată când comenzile nu sunt corect onorate şi sunt convins că vă
daţi seama cât este de iritant, lăsând deoparte pierderea de timp.
"Stilul casei " ar trebui conceput de propriul dvs. agent de publicitate, care va fi fericit să
vă servească;
Antetul să producă impresia justă despre firma dvs.; adică trebuie să dea imaginea
societăţii;
Hârtia de calitate bună poate da un aer distins chiar şi unui antet mai modest. Un design
reuşit va fi compromis dacă este reprodus pe o hârtie necorespunzătoare calitativ;
Nu neglijaţi culoarea, care este teribil de eficace. O puteţi folosi sau incluzând-o în
designul antetului, sau alegând o hârtie colorată;
16
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi având un
raport constant între cele două laturi. Fiecare format este obţinut prin împărţirea formatului
precedent. Vă prezentăm mai jos formatele grupei A.
Formate A Dimensiuni în mm
A0 841 x 1187
A1 594 x 841
A2 420 x 594
A3 297 x 420
A4 210 x 297
A5 148 x 210
A6 105 x 148
A7 74 x 105
Sigur că nu este uşor să scrii scrisori de afaceri. În esenţă, scrisorile dvs. trebuie să fie
clare, simple, concise şi amicale. A scrie înseamnă a gândi clar, tot aşa după cum scrierea
încâlcită este rezultatul gândirii încâlcite. De aceea regula de bază este: gândiţi înainte de
a scrie.
Fraza de început este cea mai importantă din toată scrisoarea, deoarece dacă nu reuşiţi
să captaţi atenţia cititorului întregul efort va fi zadarnic. Cum puteţi să-l determinaţi să o
citească? Fie folosiţi o frază de început captivantă, fie, dacă scrisoarea este adresată unui
17
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
om de afaceri, folosiţi un titlu atractiv cum ar fi: Cum vă puteţi spori vânzările în 2001
sau în altă versiune Şi dumneavoastră vă puteţi spori vânzările în 2001.
Aplicaţi şi în scrierea scrisorilor regula de aur "fii tu însuţi". Dacă sunteţi cumva
un "diamant neşlefuit", corespondentul dvs. va fi dezorientat că îi scrieţi ca un
profesor universitar. Dacă sunteţi glumeţ şi ne protocolar, va fi şocat primind una
dintre acele misive demodate, în jargon de afaceri;
18
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Proiectarea documentului
NOTĂ INTERNĂ
Către:
marginea De la: marginea
stânga Data: dreapta
Motivul:
19
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
STRUCTURA DOCUMENTULUI
semnătura
PROCES VERBAL
al şedinţei Consiliului de Administraţie din 20.01.2001
Prezenţi: Prodan V., dir. gen., Anton I. dir. ec., Vasile D. ing. Şef, Fodor M. dir. res.
umane, Turda N.
Absenţi motivaţi: ………………….
Absenţi nemotivaţi: …………………..
Ordinea de zi:
1……..
2……..
3……..
4……
20
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
1.4. FAX-ul
ANTETUL
Exemplu:
Catedra de Marketing
FAX
Data:
Pag.:
Către:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:
21
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
22
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
23
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
24
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
25
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
26
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
27
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
28
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
29
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
30
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
31
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
32
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
33
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
34
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
În această situaţie, sau în cazul în care, pe parcursul introducerii unui document, apar
probleme ce pot conduce la ambiguităţi, este recomandată utilizarea sistemului de
ajutor, “HELP”, oferit de procesor, sistem care, pentru persoanele familiarizate cu
limba engleză, este foarte bun.
Paşii ce trebuiesc urmaţi pentru a folosi corect sistemul de HELP sunt următorii:
Exemplu :
II) INDEX: este organizată asemănător indexului unei cărţi. Cuvintele cheie,
care identifică diferite subiecte, sunt ordonate alfabetic.
Exemplu:
36
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
O altă manieră de a obţine informaţii ajutătoare pe parcursul unei sesiuni de lucru este
următoarea:
a) Se selectează din bara de menu opţiunea HELP;
b) Se selectează din menu-ul derulant apărut MICROSOFT WORD HELP.
Acesta este un HELP inteligent; el explicitează paşii care trebuiesc urmaţi pe parcursul
realizării unei anumite operaţii.
Exemplu
Tastaţi, în caseta de text: Create a picture. În această casetă puteţi
introduce orice cuvânt, propoziţie sau întrebare care are legătură cu
subiectul pe care vreţi să-l lamuriţi.
Apăsaţi pe butonul SEARCH
Din lista apărută selectaţi (clic cu mouse-ul pe marcajul din stânga
rândului): About work with picture in a document
Şi, în final, cel mai simplu mod de a obţine informaţii ajutătoare pe parcursul unei
sesiuni de lucru este următorul:
OPERAŢIA PAŞII
CREARE NOU PARAGRAF SAU INTRO- SE APASĂ TASATA ENTER
DUCERE LINIE GOALĂ
INSERARE TEXT INTR-UN DOCUMENT SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
37
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
38
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
SELECTARE LINIE SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
STÂNGA LINIEI, PÂNĂ SE TRANSFORMĂ ÎNTR-O
SĂGEATĂ OBLICĂ ŞI SE CLICHEZĂ
ŞTERGERE SECŢIUNE TEXT SE SELECTEAZĂ SECŢIUNEA DE TEXT ŞI SE APASĂ PE
TASTA DELETE
ÎNLOCUIRE SECŢIUNE TEXT SE SELECTEAZĂ SECŢIUNEA DE TEXT CE SE
ÎNLOCUIEŞTE ŞI SE TASTEAZĂ NOUL TEXT
ANULARE ACŢIUNE SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
EDIT UNDO ….
MODIFICARE ALINIERE TEXT (STÂNGA, SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA MODIFICA DUPĂ
CENTRARE, DREAPTA, STÂNGA/ DREAPTA) CARE CLICHEAZĂ PE UNUL DIN BU-TOANELE:
Observaţie
39
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
SCHIMBARE DIMENSIUNE CARACTERE SE SELECTEAZA TEXTUL CE SE VA
MODIFICA,
SE CLICHEZĂ PE SĂGEATA DIN EXTRE-
MITATEA DREAPTĂ A FANTEI, SE SELEC-
TEAZĂ, DIN ME-NIUL DERULANT, DIMEN-
SIUNEA DE CARACTER DORITĂ
Observaţie
b) Pentru modificarea:
aspectului caracterelor
formei caracterelor
dimensiunii caracterelor
se poate folosi şi bara de meniu prin selectarea opţiunii:
FORMATFONT
Din tabelul care apare pe ecran se aleg, în aceeaşi manieră prezentată anterior,
modificările dorite pentru secţiunea de text selectată în prealabil.
OPERAŢIA PAŞII
SALVARE DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
40
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
STANDARD, BUTONUL:
Observaţii
41
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
Se va avea grijă ca, rubrica corespunzătoare numelui documentului, cea din dreptul
casetei:
FILE NAME
să fie completată corect (numele nu va conţine spaţii, şi va fi legat, ca semnificaţie, de
funcţia documentului respectiv).
SAVE.
OPERAŢIA PAŞII
PREVIZUALIZARE DOCUMENT SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, PE BUTONUL:
42
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
NUL:
Observaţie
PAGE RANGE
este următoarea:
43
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
CREARE LISTE, PARAGRAFE MARCATE SE SELECTEAZĂ PARAGRAFELE CARE SE DORESC
MARCATE ŞI SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE
INSTRUMENTE DE FORMATARE, PE BUTONUL:
44
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
SORTARE LISTĂ SE SELECTEAZĂ PARAGRAFELE CE SE DORESC
SORTATE, SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE SORT TEXT
OPERAŢIA PAŞII
MODIFICARE SPAŢIERE RÂNDURI ÎNTR-UN SE SELECTEAZĂ PARAGRAFUL, SE ALEGE DIN
PARAGRAF BARA DE MENU:
FORMAT PARAGRAPH
SE STABILEŞTE SPAŢIEREA DORITĂ ÎN :
LINE SPACING
AFIŞARE MARCAJE PARAGRAF SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, BUTONUL:
Observaţie
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
POZIŢIONARE ÎNCEPUT DOCUMENT SE APASĂ SIMULTAN TASTELE:
CTRL + HOME
POZŢTIONARE SFÂRŞIT DOCUMENT SE APASĂ SIMULTAN TASTELE:
CTRL + END
CĂUTARE TEXT SE STABILEŞTE PUNCTUL DE ÎNCEPUT AL
CĂUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZĂ
DIN BARA DE MENU:
EDIT FIND
SE TASTEAZĂ ÎN CASETA:
FIND WHAT
TEXTUL CARE SE DOREŞTE CĂUTAT.
SE CLICHEAZĂ BUTONUL
FIND NEXT
CĂUTARE ŞI ÎNLOCUIRE TEXT SE STABILEŞTE PUNCTUL DE ÎNCEPUT AL
CĂUTARII (PRIN CLICARE); SE SELECTEAZĂ
DIN BARA DE MENU:
EDIT REPLACE
SE TASTEAZĂ ÎN CASETELE:
FIND WHAT SI REPLACE WITH
TEXTUL CARE SE DOREŞTE CĂUTAT ŞI
TEXTUL CARE ÎL VA ÎNLOCUI
SE CLICHEAZĂ BUTOANELE:
FIND NEXT DUPĂ CARE REPLACE
46
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
CREARE SECVENŢĂ DE CARACTERE CU SE SELECTEAZĂ DIN DOCUMENT SEC-
OPŢIUNEA ” AUTOCORRECT” VENŢA DE CARACTERE CARE SE CREAZĂ;
SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
TOOLS AUTOCORRECT
SE TASTEAZĂ ÎN CASETA:
REPLACE
SUCCESIUNEA DE CARACTERE CE VA DE-
NUMI SECVENŢA CREATĂ;
SE APASAĂ BUTOANELE:
ADD SI OK
APELARE SECVENŢĂ DE CARACTERE IN- SE TASTEAZĂ ÎN DOCUMENT NUMELE
TRODUSĂ CU “AUTOCORRECT” CARE S-A DAT SECVENŢEI CREATE
ANTERIOR (CEA PLASATAĂ ÎN CASETA
REPLACE)
OPERAŢIA PAŞII
NUMEROTARE PAGINI SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT PAGE NUMBERS
SE ALEG OPŢIUNILE DE FORMATARE PRIN
CLICAREA BUTONULUI:
FORMAT
SE CLCHEAZĂ, IN SECVENŢĂ, BUTOANELE:
OK ŞI OK
INSERARE DATĂ CALENDARISTICĂ SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT DATE AND TIME
SE ALEGE FORMATUL DORIT. SE
CLICHEAZĂ BUTONUL:
OK
INSERARE NOTĂ DE SUBSOL SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT FOOTNOTE
SE ALEGE FORMATUL DORIT, EVENTUAL
PRIN CLICAREA BUTONULUI:
OPTIONS
SE CLICHEAZĂ ÎN SECVENŢĂ BUTOANELE:
OK ŞI OK
47
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
CREARE ANTET ŞI SUBSOL PENTRU UN SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
DO-CUMENT VIEW HEADER AND FOOTER
CASETELE APĂRUTE, ÎNCONJURATE CU
LINII PUNCTATE, VOR FI COMPLETATE CU
INFORMAŢIA DORITĂ, RESPECTÂND RE-
GULILE DE INTRODUCERE A UNUI TEXT.
SE CLICHEAZĂ BUTONUL:
CLOSE
INSERARE SECŢIUNE NOUĂ SE POZIŢIONEAZĂ POINTER-UL DE MOUSE
ÎN PUNCTUL ÎN CARE SE DOREŞTE CRE-
AREA UNEI NOI SECŢIUNI.
SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT BREAK
DIN FEREASTRA APĂRUTĂ SE
SELECTEAZĂ: SECTION BREAKS
ŞI OPŢIUNEA DORITĂ PENTRU NOUA SECŢI-
UNE (SE CREAZĂ PE ACEEAŞI PAGINĂ, PE
PAGINI DIFERITE…)
SCRIEREA UNUI DOCUMENT PE COLOANE SE CLICHEAZĂ, ÎN BARA DE INSTRUMENTE
STANDARD, PE BUTONUL:
Observaţie
48
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
Reprezintă fereastra de antet. Fiecare icon are o semnificaţie aparte (număr pagină,
număr pagini, dată calendaristică,….) şi prin clicarea ei se obţine efectul
corespunzător.
OPERAŢIA PAŞII
INSERARE TABEL SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
TABLE INSERT TABLE
SE SPECIFICĂ NUMĂRUL DE LINII ŞI DE CO-
LOANE DORIT. SE APASĂ BUTONUL:
OK
DEPLASARE ÎN TABEL (TRECEREA DE LA O SE APASĂ TASTA : TAB
RUBRICĂ LA ALTA) SAU UNA DIN TASTELE: , , ,
SELECTARE LINIE/ COLOANĂ SE POZIŢIONEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI
ÎN AFARA TABELULUI, ÎN STÂNGA LINIEI/
DEASUPRA COLOANEI CARE SE DOREŞTE
SELECTATĂ, PÂNĂ IA FORMA UNEI SĂGEŢI.
SE CLICHEAZĂ ODATĂ
MODIFICARE LĂŢIME COLOANĂ SE TRAGE CU MOUSE-UL DE MARCAJELE
DE COLOANĂ POZIŢIONATE PE RIGLETĂ.
INSERARE LINIE/ COLOANĂ SE SELECTEAZĂ O LINIE/ O COLOANĂ DIN
TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE INSERT ROWS/ COLUMNS
ŞTERGERE LINIE/ COLOANĂ SE SELECTEAZĂ O LINIE/ O COLOANĂ DIN
TABEL. SE ALEGE DIN BARA DE MENU:
TABLE DELETE ROWS/ COLUMNS
OPERAŢIA PAŞII
49
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
Observaţie
a) Pentru trasarea şi umbrirea chenarului unui tabel se poate selecta, din menu,
secvenţa:
50
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
OPERAŢIA PAŞII
INSERARE IMAGINE SE SELECTEAZĂ DIN BARA DE MENU:
INSERT PICTURE CLIPART
SE SELECTEAZA IMAGINEA; SE APASA PE
BUTONUL: OK
DIMENSIONARE IMAGINE SE SELECTEAZA IMAGINEA (PRIN CLI-
CARE); SE TRAGE CU MOUSE-UL DE COL-
ŢURILE/MIJLOCUL CHENARULUI PUNCTAT
DEPLASARE IMAGINE SE SELECTEAZĂ IMAGINEA (PRIN CLI-
CARE);
SE PLASEAZĂ CURSORUL MOUSE-ULUI ÎN
INTERIORUL EI ŞI ŢINÂND BUTONUL APĂ-
SAT IMAGINEA SE POATE DEPLASA ODATĂ
CU MOUSE-UL.
51
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
52
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 1
CURRICULUM VITAE
Nume Prenume
Adresă
Localitate
Telefon
Situaţie personală
Data naşterii
Naţionalitate
Stare civilă
Studii si diplome
Liceu
Facultate
Alte stagii
Locuri de muncă
Locul, serviciul, funcţia, perioada
Alte cunoştinţe
Limbi străine
Informatică
Pasiuni (Hobby)
Sport
Literatură
Artă
Cinema ....
______________________________________________
53
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 2
Cu mulţumiri,
Director General
Nume + Ştampila
Data:..............
────────────────────────────────
54
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 3
Cu mulţumiri,
Director General
Nume + Ştampila
Data: 12 februarie 2001
──────────────────────────────────────
55
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 4
STAR S.A.
Stimaţi Domni,
Al dumneavoastră, cu sinceritate,
Director Economic
Semnătura
56
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 5
STAR S.A.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCUREŞTI
6684120
Stimaţi Domni,
Al dumneavoastră cu sinceritate,
Director Economic
SemnAtura
57
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 6
58
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
12/02/2001
Se vor vizita cele mai importante complexe arhitecturale din Viena, începând
cu "THE HUNDERTWASSER HOUSE", proiectată de arhitectul contemporan
Friederich Hundertwasser. De aici, se va continua, pe Ringstrasse, cu
principalele locuri istorice, printre care: clădirea OPEREI DE STAT, PALATUL
HOFBURG ŞI PARLAMENTUL. Se va vizita, de asemenea, PALATUL SCHÖNBRUNN,
reşedinţa de vară a familiei imperiale Habsburg.
Vă mulţumesc,
Organizatorul
2
Seminar organizat împreună cu Banca Mondială
59
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
60
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
61
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
62
INSTITUTUL DE ECONOMIE MONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
63
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ
64
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
Domnule Director, 3
Cu mulţumiri,
Director Economic
Semnătura
Data: 3 -4 -2019
3
În atenţia Dlui Director General
65
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
TABEL PREMIERE
66
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Aplicaţia 8
Să se introducă următorul
text:
67
__________________________
Indicaţie:
Se va folosi:
- scrierea pe două coloane;
- introducerea desenelor.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
72
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
73
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Odată ce şablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, având la bază
textul şi formatarea prestabilite. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este
nevoie.
Paşii parcurşi vor fi următorii:
1. Se selectează din meniu: FILE NEW. În caseta de dialog NEW se clichează,
funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul, pe tab-ul: Memos, Letters
& Faxes, General, …În acest moment, numele şablonului va apare în caseta
de dialog.
2. Se clichează de două ori pe numele şablonului. Pe ecran va apare un nou
document, conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon.
3. Se completează documentul cu restul informaţiilor.
4. Se selectează din meniu: FILESAVE şi se salvează documentul ca un fişier
separat.
5. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în
acest document
.
74
3.1. SALVAREA UNUI DOCUMENT CA UN ŞABLON
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
OBSERVAŢIE
Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie
cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv.
Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon.
75
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
76
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANEXA I
2. Se alege modelul de scriere, după care se tastează: Fax Cover Sheet. Se apasă
tasta OK.
OBSERVAŢIE
Pentru introducerea denumirii societăţii şi a siglei se utilizează proprietatea de inserare
a imaginilor (Insert PictureClip Art) şi folosirea casetelor text (Insert Text Box)
77
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
2. În caseta de dialog, SAVE AS, în caseta text File Name, se tastează numele
şablonului.
78
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANEXA II
CĂTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:
79
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Întâlnirea pentru discutarea încasărilor obţinute de hotel în primul trimestru din anul
2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
Vă rog să pregătiţi următoarele:
80
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
(şablon ANTET)
(document ANTET)
07.02.2001
Doamna Popescu,
S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni
până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM.
www.xyz.com.
Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai
bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi
Cu mulţumiri,
VIOREL POPA
PREŞEDINTELE SOCIETĂŢII
(şablon FAX)
TO: FROM:
COMPANY: FAX:
FAX: PHONE:
DATE:
PAGES:
83
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a două autoturisme de teren, marca Toyota,
avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în GARA BUCUREŞTII NOI, pe data
de 15.03.2001.
Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs., în vederea încheierii formalităţilor de predare.
Vă anexăm alăturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de aşteptare la
Vamă.
Cu sinceritate,
ION PASCU
Page 2 of 11
84
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
85
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
86
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
87
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
88
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
89
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
90
Societatea de Construcţii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureşti, 73133
91
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
92
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Observaţie
ANEXA 1
3-apr-19
V. V.
Manager
5
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
95
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANEXA 2
Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCUREŞTI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCUREŞTI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectări Energetice
BUCUREŞTI
Str. Tuzla nr. 14
..........
96
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANEXA 3
3/4/19
V. V.
Manager
6
In caz de neprezentare, vă rugăm anunţaţi-ne telefonic
97
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
ANEXA 4
3-apr-19
V. V.
Manager
7
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
98
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
99
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
100
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
101
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
102
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
103
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
3-apr-19
V. V.
Manager
104
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
3-apr-19
V. V.
Manager
9
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
105
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
3-apr-19
V. V.
Manager
10
In caz de neprezentare, va rugăm anunţaţi-ne telefonic
106
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Tipărirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda ENVELOPES AND
LABELS din meniul TOOLS. Comanda este utilă în special pentru trimiterea unei scrisori imediat
după ce a fost scrisă.
4. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur, aceasta se scrie în caseta RETURN ADDRESS.
Dacă s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word, adresa respectivă va
apărea în mod automat în caseta RETURN ADDRESS. În acest caz, se poate edita textul, dacă este
necesar (pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale, se alege OPTIONS din
meniul TOOLS, se execută clic pe eticheta USER INFORMATION şi se introduce adresa în
CASETA MAILING ADDRESS).
Dacă se introduce sau se editează textul din caseta RETURN ADDRESS din eticheta
ENVELOPES, când se execută clic pe butonul PRINT sau ADD TO DOCUMENT (la pasul 6), Word
va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. Dacă se execută
clic pe YES, Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale.
Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de ex., dacă se folosesc plicuri cu adresa gata
tipărită), se poate fie să se şteargă textul din caseta RETURN ADDRESS, fie să se selecteze
opţiunea OMIT de deasupra casetei.
107
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INDICAŢIE
FOLOSIREA UNEI AGENDE DE ADRESE
Dacă s-au introdus adrese într-o agendă de adrese sau în dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul ADRESS BOOK de deasupra casetei DELIVERY ADDRESS sau de deasupra casetei
RETURN ADDRESS pentru a se selecta o adresă, în loc să se scrie direct.
5. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului, se execută clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS.
INDICAŢIE
MODIFICAREA ATRIBUTELOR DE FORMATARE PENTRU TEXTUL TIPĂRIT PE PLIC.
108
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Pentru tipărirea unei singur etichete sau pentru tipărirea aceluiaşi text pe fiecare
etichetă, se efectuează paşii următori:
1. Dacă s-a introdus deja textul etichetei într-un document (de exemplu, o adresă în antetul
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opţional, pentru că textul se
poate scrie şi mai târziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS şi se execută clic pe eticheta LABELS
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie textul pentru etichetă în caseta
ADDRESS.
Dacă Word găseşte o adresă în
document, această adresă va fi inclusă în
mod automat în caseta ADDRESS. În acest
caz, se poate corecta doar textul.
Se poate selecta şi opţiunea USE RETURN
ADDRESS pentru ca Word să copieze în
caseta ADDRESS adresa personală pentru
mesajele poştale (adresa care se introduce
în eticheta USER INFORMATION din caseta
de dialog OPTIONS, după cum s-a arătat în
secţiunea anterioară).
Se poate face acest lucru pentru a tipări etichete cu adresa de retur personale.
INDICAŢIE
FORMATAREA TEXTULUI PENTRU ETICHETE
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta ADDRESS din
eticheta LABELS. Pentru aceasta, se selectează textul şi se alege comanda rapidă pentru
aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pildă Ctrl+B, Ctrl+I,
sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
4. Pentru a indica programului Word câte etichete să tipărească, se efectuează unul din paşii
următori:
Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete în care apare acelaşi text pe fiecare etichetă,
se alege opţiunea FULL PAGE OF THE SAME LABEL. S-ar putea folosi această opţiunea,
de exemplu, pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresa de retur.
Pentru a tipări o singură etichetă, se alege SINGLE LABEL şi se introduce poziţia pe linii
şi coloane din foaia de etichete a etichetei care se doreşte tipărită.
109
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
5. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei, se execută clic pe
butonul OPTIONS pentru a deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS
Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica
valorile exacte ale etichetei, selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de
vedere al dimensiunilor, respectiv executând clic pe butonul NEW LABEL şi modificând
valorile din caseta de dialog NEW CUSTOM.. Etichetei personalizate i se poate da o
denumire, care apoi poate fi ştearsă, prin selectarea ei din lista PRODUCT NUMBER a casetei
de dialog LABEL OPTIONS şi clicarea butonului DELETE.
INDICAŢIE
INSERAREA DE CODURI DE BARĂ POŞTALE
PENTRU EXPEDIEREA MAI RAPIDĂ.
Dacă aţi selectat o etichetă cu dimensiuni
suficient de mari şi dacă textul etichetei
conţine un cod poştal valabil, puteţi să
selectaţi opţiunea DELIVERY POINT
BARCODE din eticheta LABELS a casetei de
dialog ENVELOPES AND LABELS pentru ca
Word să tipărească un cod poştal de bare în
partea de sus a etichetei. Codul de bare este
o reprezentare specială a codului poştal care
poate fi citită de către aparatele specializate,
iar tipărirea lui poate accelera viteza de
livrare.
110
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea FULL PAGE OF THE
SAME LABEL), se poate executa clic pe butonul NEW DOCUMENT pentru ca Word să
includă textul etichetei într-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adăugarea,
de pildă, a unei sigle pe fiecare etichetă sau prin modificarea atributelor de formatare) şi
se pot tipări etichetele prin tipărirea documentului respectiv. Documentul se poate salva
pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. (În acest document se va observa că
Word creează un tabel şi că inserează fiecare etichetă într-o celulă separată din tabelul
respectiv).
INDICAŢIE
PROGRAMUL WORD POATE SĂ SCRIE SCRISORI !
Programul Word poate insera, în mod automat, într-un document toate elementele
generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului şi destinatarului, introducerea, …) şi le
poate formata conform opţiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege LETTER WIZARD din meniul TOOLS pentru a deschide caseta de
dialog LETTER WIZARD. În etichetele acestei casete de text, se selectează opţiunile dorite
furnizându-se informaţiile necesare cu privire la expeditorul şi destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!
111
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Se introduc toate blocurile de date în caseta de dialog DATA FORM şi se execută clic pe
OK.
Word va reveni în documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
Executaţi clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente
MAIL MERGE.
În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execută clic pe butonul SETUP
din secţiunea main Document. Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
Dacă au fost introdue nume şi adrese într-o agendă de adrese din Outlook, într-o
agendă de adrese personale sau într-o listă de adrese Schedule+, se poate alege USE
ADDRESS BOOK pentru a folosi datele pe care le conţine sursa de date.
În caseta de dialog USE ADDRESS BOOK, se alege agenda de adrese ce va fi folosită,
după care se execută clic pe OK. În caseta de mesaje, se execută clic pe butonul SET
UP MAIN DOCUMENT pentru ca Word să deschidă caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
INDICAŢIE
Se poate configura programul Word pentru a tipări un cod poştal de bare pe plic: se execută
clic pe butonul INSERT POSTAL BAR CODE din caseta de dialog ENVELOPE ADDRESS şi se
specifică câmpurile de date care conţin codul poştal şi adresa destinatarului
7. În caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe butonul EDIT din secţiunea
MAIN DOCUMENT şi se alege din meniul afişat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje în poziţia adresei de retur (dacă s-a definit o
astfel de adresă) şi va modifica configuraţia paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare)
pentru tipărirea plicurilor (pentru a defini o adresă personală, se alege OPTIONS din meniul
TOOLS, se execută clic pe eticheta USER INFORMATION şi se introduce adresa în caseta
MAILING ADDRESS).
8. Dacă este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinaţie din documentul principal.
De exemplu, dacă se folosesc plicuri cu adresa tipărită, trebuie ştearsă adresa de retur din
document.
112
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
9. Pentru a genera plicurile, se execută clic pe butonul START MAIL MERGE de pa bara cu
instrumente MAIL MERGE.
Se deschide caseta de dialog MERGE. Se aleg opţiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul
MERGE.
Dacă se doreşte utilizarea tuturor informaţiilor din sursa de date se execută clic pe butonul
MERGE TO NEW DOCUMENT sau pe butonul MERGE TO PRINTER de pe bara cu
instrumente MAIL MERGE.
113
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INDICAŢIE
Programul Word se poate configura pentru tipărirea unui cod poştal de bare în partea de sus
a etichetei, executând clic pe butonul insert POSTAL CODE din caseta de dialog CREATE LABELS
şi specificând câmpurile de date care conţin codul poştal şi adresa destinatarului.
Pentru a genera etichetele, în caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execută clic pe
butonul MERGE (din secţiunea MERGE THE DATA WITH THE DOCUMENT) pentru a
deschide caseta de dialog MERGE
Se aleg opţiunile dorite, apoi se execută clic pe butonul MERGE.
114
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
2. Se alege Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language... din submeniul
afişat, pentru a deschide caseta de dialog Language;
3. Se selectează din această listă limba folosită în textul selectat (vezi Romanian);
4. Se clichează butonul OK (vezi Figura nr. 1).
Figura nr. 1
115
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din
Word să caute dicţionarul corespunzător când se folosesc instrumentele respective pentru a
verifica textul în cauză.
2 Se alege Language din meniul Tools şi apoi opţiunea Set Language din
submeniul afişat pentru a deschide caseta de dialog Language;
Observaţie
1. Se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling &
Grammer (vezi Figura nr. 2)
2. Se selectează opţiunea Check spelling as you type, din secţiunea Spelling
Secţiunea
Spelling
Figura nr. 2
116
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Figura nr. 2
Figura nr. 3
Din meniul afişat în fereastra de mai sus, se alege una din următoarele opţiuni:
Ignore, pentru a ignora cuvântul;
Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text
as you type asociată funcţiei AutoCorrect. De acum încolo, Word va corecta, fără a marca,
forma greşită când va mai fi scrisă în documente, cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace
text as you type. Pentru a ajunge la această opţiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools,
apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran:
Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe
cuvinte din document, se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte, executând dublu-clic pe
117
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dată
când se execută dublu-clic pe această pictogramă, Word selectează următorul cuvânt marcat şi
afişează meniul derulant prezentat mai sus, ca să se poată corecta cuvântul scris greşit.
INDICAŢIE
Ascunderea tuturor greşelilor de ortografie
Dacă momentan nu se doreşte depistarea greşelilor de ortografie, se poate selecta opţiunea
Hide spelling errors in this document din Eticheta Spelling Grammar a casetei de
dialog Options. (vezi figura de mai sus). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit
cu linii roşii ondulate, dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise
greşit.
O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei
integrate pentru verificarea ortografiei, după ce s-a introdus un bloc de text sau s-a creat
întregul document.
Pentru a rezolva cuvântul selectat, trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele
soluţii:
INDICAŢIE
Editarea textului în timp ce este afişată caseta de dialog Spelling and Grammer
Se poate editata textul din document în timp ce este afişată caseta de dialog Spelling And
Grammar. Pentru aceasta, se execută clic pe document. Pentru a relua verificarea ortografie, se
execută clic pe butonul Resume din caseta de dialog Spelling and Grammar.
119
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
5. GESTIONAREA TABELELOR
(produsul Microsoft Office - EXCEL)
CARACTERISTICI GENERALE
DOMENII DE UTILIZARE
Analiza statistică;
Analiza financiară;
Evidenţa contabilă;
Birotica şi secretariat;
Relaţii publice şi mass-media;
Evidenţă personal;
Prognoze;
Conducerea şi evaluarea proiectelor;
Aplicaţii inginereşti.
120
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Bara de meniu
Bare de
instrumente
Bara de
formule
Fereastra
registrului de
calcul
Bara de
stare
Figura nr. 1
Foaia de calcul este o matrice formată din cel mult 256 coloane şi 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate A la Z şi
continuând cu AA până la AZ, BA până la BZ şi aşa mai departe, până la coloana IV.
În partea inferioară a fiecărei foi de calcul se află o serie de etichete de foaie (sheet
tabs), care permit identificarea fiecărei foi în registrul de calcul. Etichetele au la început
înscrise denumirile Sheet1 (Foaie1), Sheet2 (Foaie2) s.a.m.d.
121
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi în
coloana, în linie sau în orice combinaţie de coloane şi linii, atâta vreme cât acesta este de forma
dreptunghiulară.
Domeniile pot fi identificate prin:
adresa de domeniu dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de
două puncte (:) şi adresa celulei din colţul dreapta jos (Ex. A4: D9);
nume asociat domeniului (max. 255 caractere)
Deplasarea în cadrul unei foi de calcul:
Deplasarea cu mouse-ul: se poate activa rapid o celulă plasând pointerul
(indicatorul) de mouse pe celula respectivă şi executând clic cu butonul din
stânga al mouse-ului.
Prin utilizarea comenzii GoTo din meniul Edit sau acţionând tasta cheie
funcţională <F5>.
Deplasarea prin derulare: pentru a se vizualiza altă secţiune din foaia de
calcul fără a se schimba celula activă, se pot folosi barele de derulare verticala
şi orizontala.
Deplasarea cu ajutorul tastaturii (vezi tabelul de mai jos).
TASTE DESCRIERE
, , , , Deplasare o celulă la stânga, la dreapta, în sus sau în
jos, în funcţie de sensul săgeţii.
Ctrl + , , ,
Deplasare în următoarea celulă cu date
End + , , ,
Tab Deplasare o celulă la dreapta
Enter Deplasare o celulă în jos
Shift + Tab Deplasare o celulă la stânga
Shift + Enter Deplasare o celulă în sus
Home Deplasare în coloana A pe rândul activ
Ctrl + Home Deplasare în celula A1 a foii de calcul curente
Ctrl + End Deplasare în ultima celulă folosită din foaia de calcul
Page Up Deplasare în sus un ecran
Page Dawn Deplasare în jos un ecran
Alt + Page Up Deplasare o lăţime de ecran la stânga
Alt + Page Dawn Deplasare o lăţime de ecran la dreapta
Ctrl + Page Up Deplasare la următoarea foaie de calcul
122
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Tipuri de date:
Text (etichete) – orice combinaţie de litere, cifre şi simboluri (max. 255 caractere).
În interiorul unei celule, textul este aliniat automat la stânga.
Formule şi funcţii. Una din funcţiile importante ale programului. Excel este
capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor. În general, formulele constau
din una sau mai multe adrese de celule şi/sau valori şi operatori aritmetici, ca de
exemplu: "+" (adunare), "-" (scădere), "*" (înmulţire), " / " (împărţire). De
exemplu, dacă se doreşte să se calculeze valoarea medie a trei numere conţinute în
celulele A1, B1 şi C1, se va utiliza formula:
= (A1+B1+C1)/3
Funcţiile sunt formule complexe gata elaborate, care execută o serie de operaţii cu o
gamă de valori specificate. Fiecare funcţie conţine următoarele trei elemente:
123
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
124
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Introducerea datelor:
Se tastează efectiv datele, acestea apar atât în celula activă (curenta) cât şi în
bara pentru formule (vezi Fig. nr. 2). Pe bara pentru formule este afişat punctul
de inserţie, o bară clipitoare care indică locul în care va fi afişat următorul
caracter tastat;
Pe bara pentru formule apar trei casete mici. Primele două casete sunt pentru
respingerea (Cancel) sau confirmarea (Enter) datelor tastate. A treia casetă
activează editarea formulelor.
Bara cu
formule
Celula
curenta
Figura nr. 2
125
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Figura nr. 3
126
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Observaţie:
O variantă mai uşoară a copierii menţionate mai sus se realizează astfel: se
poziţionează pointerul de mouse pe “tortiţa de umplere” (punctul întunecat din
colţul din dreapta jos al celulei selectate) şi se realizează glisarea în celulele în
care se doreşte copierea.
Se poate introduce o serie de numere care creşte cu raţia (pasul) 1 sau cu o raţie
specificată. Pentru a completa un domeniu de celule cu o serie de numere, se parcurg
următorii paşi:
128
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
129
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Observaţie:
Pentru a insera rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii
sau coloane şi apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afişat, se alege comanda Insert.
Observaţie:
Pentru a şterge rapid mai multe linii sau coloane, se selectează una sau mai multe linii
sau coloane şi apoi se execută clic cu butonul din dreapta al mouse-ului. Din meniul
de comenzi rapide afişat, se alege comanda Delete.
130
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
3. Din caseta de dialog afişată se selectează fie Shift Cells Left, pentru ca datele
existente să fie deplasate la stânga, fie Shift Cells Up pentru ca datele existente
să fie deplasate în sus.
5.5. REPREZENTAREA GRAFICĂ A DATELOR
Title and Label - adaugă titlul graficului sau etichete pentru oricare din axe;
Text Box - adaugă text explicativ sau alt text într-o casetă separată;
Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste. Chiar
şi în cazul listelor fără valori numerice, se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate
informaţia dorită.
Culegerea datelor este importantă, însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt
gestionate corespunzător. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele
necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. Când se
memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor, inventare
de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de
acelaşi tip. Cu doar câteva clicuri de mouse, se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi
să se pot adăuga subtotaluri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor, pentru a
uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse.
132
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în
care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod, specific, pe linii şi coloane. În Figura
4 este ilustrat un exemplu tipic de listă.
Figura 4
Pentru a înţelege listele Excel, trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind
organizarea:
O listă este o colecţie de elemente, denumite înregistrări (records).
De exemplu, într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele, localităţile şi
numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firmă va avea propria sa înregistrare,
iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma
respectivă.
În listele Excel, fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp
este definit ca o singură coloană. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) –
care este întotdeauna prima linie în listă, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru
câmpuri.
133
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind, nici una. În general
însă, este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste
(denumite tabele). Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care
conţine numele clienţilor, un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care
memorează vânzările efectuate în firmă.
Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale, însă pentru ca Excel să le
recunoască, trebuie să fie organizate datele respectând următoarele reguli:
Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul, fără nici un fel de
informaţii suplimentare. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul, se vor
plasa înainte sau după listă, cu cel puţin un rând diferenţă între ele;
Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane),
însă se recomandă acest lucru. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la
începutul listei;
Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Pentru a diferenţia capul
de tabel de datele din listă, se folosesc alte fonturi, nuanţe, chenare şi alte elemente de format
pentru celule;
Se poate memora într-o listă orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini
grafice. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip;
Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Nu este nici o problemă dacă nu se
completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare, însă cel puţin un câmp din
înregistrare trebuie să conţină informaţii. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă,
presupune că acesta este capătul listei.
134
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
După ce s-a construit o listă simplă, cu un cap de tabel şi cel puţin o înregistrare, se
poate crea automat un formular de date.
Pentru aceasta, se poziţionează punctul de inserare oriunde în cadrul listei şi se execută
următoarele operaţii.
1. Se alege din meniul principal opţiunea Data şi apoi comanda Form… pentru a afişa
caseta de dialog ilustrată în Figura 5. Se observă că formularul de date foloseşte numele
de câmp din capul de tabel şi informaţiile din prima linie a listei, pentru a afişa tipul
curent de informaţii din fiecare câmp.
2. Se execută clic pe butonul New, pentru a se introduce o înregistrare nouă.
3. Se introduc datele în casetele de text din formular. Pentru a trece la câmpul următor, se
apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. Dacă s-a greşit ceva, se apasă combinaţia
de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior.
4. Când se ajunge la ultimul câmp din formular, se apăsă tasta Enter pentru a se salva
informaţiile introduse şi se începe o înregistrare nouă. După ce se termină de introdus
datele, se execută clic pe butonul Close.
135
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Figura nr. 5
136
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
2. Se alege opţiunea Data şi apoi comanda Sort. Excel selectează lista şi afişează pe ecran
caseta de dialog Sort, care este ilustrată în Figura nr. 6.
Figura nr. 6
3. Se execută clic pe săgeata pentru listă derulantă de lângă caseta de text Sort by şi
se selectează primul câmp ales cheie de sortare. În acest exemplu, s-a selectat câmpul
Localitatea deoarece aceasta este ordinea principală de sortare aleasă.
4. Se selectează opţiunea Ascending sau Descending, în funcţie de ordinea de sortare
aleasă. Prima opţiune sortează numerele în ordinea 0-9 şi literele în ordinea A-Z, iar a
doua opţiune foloseşte ordinea inversă.
5. Pentru a sorta şi după un al doilea câmp, se execută clic pe săgeata de listă derulantă
din caseta Then by şi se selectează un nume de câmp. Şi în acest caz se poate alege una
din opţiunile Ascending sau Descending. În exemplu, s-a selectat câmpul Nume
societate / Firmă şi s-a marcat butonul Descending.
6. Pentru a sorta lista şi după un al treilea câmp, se foloseşte în mod similar următoarea
casetă Then by. Astfel se poate efectua sortarea folosind până la trei câmpuri.
Atenţie!!
Când s-a încearcă o sortare, Excel nu a găsit toate înregistrările. Ce nu merge bine?
Probabil că undeva în listă există o linie liberă. Excel identifică lista după capul de
tabel, linia liberă de la sfârşit şi coloanele libere de pe margini. Dacă se uită completarea
137
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
unei linii sau unei coloane, Excel presupune că acestea marchează sfârşitul listei şi nu
include datele existente sub linia respectivă sau în dreapta coloanei ne completate. Se căută
liniile sau coloanele libere şi se şterg, apoi se încercă din nou o sortare.
Dacă lista are numai 20 de înregistrări, se aruncă o privire rapidă pe ecran şi se găseşte
informaţia dorită, însă, în cazul în care se lucrează cu sute sau mii de înregistrări, nu se poate
pierde vremea derulând ecran după ecran, de fiecare dată când sunt necesare anumite informaţii.
Excel permite folosirea unui formular pentru găsirea rapidă a informaţiei căutate. Şi în
acest caz este vorba tot de formularele de date, cu ajutorul cărora se trece de la o înregistrare la
alta, pe baza criteriilor de căutare introduse .
Dacă se doreşte găsirea unor anumite înregistrări în listă, se execută clic pe prima
înregistrare şi apoi se parcurg următoarele etape:
1. Se alege din meniul principal opţiunea Data şi de aici Form.. Pe ecran apare cunoscutul
formular de date(vezi Figura nr.2), completat cu datele din înregistrarea curentă.
Simbol Semnificaţie
= ”=text” egal cu
> mai mare decât
>= mai mare sau egal cu
< mai mic decât
<= mai mic sau egal cu
<> diferit de
138
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
SUGESTIE
Dacă unul din criteriile alese este un fragment de text, Excel găseşte toate
înregistrările în care câmpul respectiv începe cu textul respectiv.
5. Este foarte posibil să se obţină mai multe înregistrări în lista de rezultate; pentru a vedea
înregistrarea următoare, se execută clic pe butonul Find Next. Se repetă operaţia până
când se aude un sunet de avertizare(dacă sistemul are dispozitiv sonor), prin care se
comunică faptul că au fost epuizate toate înregistrările găsite.
Dacă se cere programului Excel folosirea filtrelor, acesta caută automat în toată lista şi
găseşte toate înregistrările care se potrivesc pentru fiecare câmp ales drept filtru. Spre deosebire
de tehnica de căutare cu ajutorul formularului de date şi al criteriilor, această metodă se rezumă
la alegerea unui câmp (sau câmpuri) din listă.
2. Se alege opţiunea de meniu Data, apoi Filter şi AutoFilter. Se observă cum capul
de tabel se modifică puţin, lângă fiecare nume de câmp apărând săgeţi pentru liste
derulante, cum sunt cele ilustrate în figura de mai jos (Figura nr. 7).
139
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Figura nr. 7
3. Se execută clic pe săgeata de lângă un nume de câmp şi se selectează un câmp din listă.
În acest exemplu, s-a cerut programului Excel să afişeze doar firmele beneficiare din
Buzău. Se pot vedea rezultatele obţinute în figura de mai jos (Figura nr.8).
Figura nr. 8
140
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
4. Singurele înregistrări care mai sunt vizibile sunt cele care se potrivesc cu condiţiile
filtrului. Pentru a afişa din nou toată lista, se deschide filtrul (sau filtrele) pentru câmpul
(câmpurile) respectiv şi se execută clic pe opţiunea All.
Dacă se execută clic pe o săgeată într-o listă derulantă AutoFilter, se obţine acces la
opţiunile speciale precizate mai jos, care pot fi folosite pentru a restrânge şi mai mult
lista:
Top 10 (Primele 10): Chiar dacă numele nu spune foarte multe, acesta este un
instrument nemaipomenit pentru liste. Această opţiune, care lucrează numai cu
coloane care conţin numere sau date calendaristice, afişează cele mai mari sau cele
mai mici valori din listă, pe baza unui număr sau a unui procent ales. Se execută clic
pe săgeata pentru lista derulantă şi se alege opţiunea Top 10. Se alege Top sau Bottom
în prima casetă, un număr de la 1 la 100 în a doua şi se specifică Items sau Percent în
ultima casetă, apoi se execută clic pe butonul OK.
Custom (Personalizare): Se pot crea chiar expresii de filtre cu ajutorul operatorilor
logici (mai mare decât, mai mic decât etc.) sau să se combine două criterii de căutare
cu ajutorul operatorilor logici AND şi OR.
All (Integral): Reface situaţia iniţială. Numerele de linii şi săgeata pentru lista
derulantă vor fi trasate din nou în culoarea gri, iar lista va fi afişată integral.
141
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
142
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ
A B C D E F
1 DATE SALARIATI
2 MARCA NUME PRENUME SEX LOC MUNCA FUNCTIA SALARIU BRUT
Indicaţii:
Titlul tabelului se va centra de-a lungul tabelului şi se va îngroşa.
Coloanele se vor redimensiona la lăţimea optimă.
Să se aplice denumirilor rubricilor tabelului următoarele formate:
Bold;
Italic;
Fontul: Cooper Black.
Să se previzualizeze tabelul.
143
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ
Obiective: Crearea tabelului CALCUL SALARII prin preluarea unor date din
tabelul DATE SALARIAŢI, calculul salariului net, utilizarea unor
funcţii uzuale pentru raportări statistice, formatare tabel şi raportări
statistice, previzualizare şi salvare foaie de calcul.
Să se creeze tabelul: CALCUL SALARII cu următorul conţinut:
A B C D E F G
1 CALCUL
SALARII
2
3 NUME PRENUME LOC MUNCA SALARIU BRUT 1% 3% IMPOZIT SALARIU NET
11
12 TOTAL = ----------------
Indicaţii:
Zona marcată se va copia din foaia de calcul APLIC1.XLS.
Se vor completa coloanele 1% 3% calculând procentele
corespunzătoare din SALARIU BRUT.
Se va completa coloana SALARIU NET prin scăderea din SALARIU
BRUT a sumei formate din: 1% 3% IMPOZIT.
Se va calcula TOTAL salariu net folosind suma automată
(icon-ul AutoSum).
Să se întocmească următoarea raportare statistică:
A B
15 SALARIU NET MAXIM = --------------
16 SALARIU NET MINIM = --------------
17 SALARIU NET MEDIU = --------------
144
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢA INSTITUŢIONALĂ
Să se afişeze din Baza de Date curentă, persoanele care au LOC MUNCA =SECTIE 1
145
Obiective: Crearea tabelului PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I pentru
ilustrarea evoluţiei producţiei realizate în primul trimestru al anului
curent, formatarea tabelului, reprezentarea grafică a datelor,
previzualizarea, tipărirea şi salvarea foii de calcul.
A B C D
1 PRODUCTIA PE TRIMESTRUL I
2 DENUMIRE PRODUS IAN FEB MAR
3 Produs 1 123 300 700
4 Produs 2 300 450 500
5 Produs 3 600 550 450
Indicaţii:
Coloanele A, B, C, D se vor redimensiona la lăţimea optimă.
Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
Indicaţii:
Se selectează domeniul de reprezentat A2:D5.
Se va utiliza instrumentul ChardWizard din bara de instrumente Standard.
Se va introduce drept titlu al graficului: PRODUCTIA PE TRIM. I.
A B
1 COSTURI VARIABILE UNITARE / BUCATA
2
3 DENUMIRE COST
4 MATERIALE 120
5 MANOPERA 100
6 ENERGIE 60
7 COMISION VINZARE 75
8 TRANSPORT 30
9
10 TOTAL:
Indicaţii:
Coloana DENUMIRE se va redimensiona la lăţimea de 20 de caractere.
Se va calcula totalul costurilor variabile unitare / bucată şi se va scrie în
celula B10.
Să se introducă următoarele informaţii respectând liniile şi coloanele precizate:
A B
12 PRET VINZARE / BUCATA: 650
A B C D
1 SITUATIA VINZARILOR PE TRIMESTRUL I
2
3 IAN FEB MAR
4 NR. BUC. 14000 20000 23000
5 INCASARI
6 COSTURI VARIABILE
7 COSTURI TOTALE
8 ------------------------------ -------- -------------- --------
9 PROFIT / PIERDERI
Indicaţii:
Coloana A se va redimensiona la 20 caractere.
Zona încadrată se va calcula pe baza formulelor:
Exercitiu Excel
A B C D
1 SITUAŢIA CAZĂRII LA HOTEL "SAVINEX H.R. Buşteni
Indic 2 a
ţii: 3 TIP CONFORT IAN FEB MAR
4 Camere cu 2 paturi în regim dublu 30 20 25
5 Camere cu 2 paturi în regim single 10 15 5
Coloanele A, 6 Camere în regim single 10 25 15
B, C, D se Total - - -
vor
redimensiona la lăţime optimă.
Tabelul se va formata utilizând comanda AutoFormat.... din meniul
Format.
Totalul se va calcula cu butonul AutoSum.
Exercitiu Word
1. Să se creeze, sub forma unui şablon, o pagină cu antet, având aspectul prezentat în
Anexa I şi respectând următoarele cerinţe:
Numele societăţii comerciale, din antet, este introdus într-o casetă text.
Imaginea, din antet, este preluată din Clipart.
Linia orizontală este trasată grafic.
Observaţie
Pentru această operaţie se va folosi facilitatea de poştă, pusă la dispoziţie de produsul
WORD (vezi subcap. 4.1 - Documente formatate).
SAVINEX H.R.
BD. INDEPENDENŢEI NR. 16
BUŞTENI
Anexa I
Anexa II
În atenţia: Nume/ prenume
Funcţia
Loc muncă
Localitate
Cu mulţumiri
Manager
11.04.01
TABEL
GRAFIC
11
Până la data de 20 aprilie 2001.
154
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
putea transfera informaţii de la alte calculatoare cu rol de server conectate la rândul lor la
Internet.
Cine administrează Internet-ul?
NIMENI!!! Nu există vreo companie care să impună o serie de reguli. Singurele reguli care
guvernează INTERNET-ul sunt cele ale bunului simţ.
Există totuşi o organizaţie a utilizatorilor INTERNET-ului numită ISOC (INTERNET
SOCIETY), care are obligaţia să gestioneze din punct de vedere tehnic INTERNET-ul şi să
standardizeze tehnologia folosită.
Observaţie
Cel mai bun mod de conectare la INTERNET este sistemul OPM: OTHER PEOPLE’S MONEY
(Banii altora). Mulţi utilizatori ai reţelei INTERNET se conectează prin intermediul unei
organizaţii care are o legătură permanentă la INTERNET.
1
Modem este o combinaţie a cuvintelor “modulate” şi “demodulate”.
Acestea sunt operaţii efectuate de modem asupra semnalelor digitale venite din calculatorul dvs. atunci
când le converteşte în semnale analogice folosite de majoritatea reţelelor telefonice şi înapoi în semnale
digitale folosite de calculatoare.
155
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
dintre servicii există un calculator care solicită informaţii – un client al serviciului respectiv – de
la un alt calculator care furnizează informaţiile, numit server. Fiecare calculator legat în reţea,
poate fi atât client cât şi server.
Cel mai utilizat serviciu în INTERNET este World Wide Web (WWW). Acesta este
un sistem cu hipertext2 care va ajuta să vă deplasaţi pe cale electronică în jurul lumii,
căutând informaţii. Web vă permite să “urmăriţi” legăturile.
Pentru a folosi serviciul WWW, aveţi nevoie de un browser Web (răsfoitor prin INTERNET)
un program care afişează documente Web. (Internet Explorer, Netscape etc).
Aproape fiecare persoană (fizică sau juridică) si-a creat propria pagină Web, în care publică
informaţii utile. În momentul de faţă, o mare parte din paginile de Web au un aspect comercial
şi deci informaţia cu adevărat folositoare este în permanentă scădere. Acest lucru nu trebuie să
fie îngrijorător, deoarece acolo unde există aspect comercial, apare implicit şi legea concurenţei.
Datorită ei, numai firmele cele mai “capabile” vor reuşi să supravieţuiască puternicului val.
Deşi în ultimul timp a crescut capacitatea şi nivelul de performanţă al reţelei INTERNET,
utilizatorii percep o scădere a calităţii serviciilor datorată în special aglomerării reţelei.
2)
Un document de hipertext va permite să săriţi din loc în loc într-un document sau la alte documente prin
intermediul unor legături de un anumit tip.
156
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
Adresa IP(Internet Protocol) pentru Domain Name Server (pe scurt DNS este metoda
folosită de INTERNET pentru a crea denumiri unice pentru fiecare server de reţea);
Tehnica de autentificare (denumirea pentru conectarea şi parolă înscrise într-o
fereastră), sau alte metode.
Observaţie.
Toate paginile Web sunt identificate printr-o adresă unică, denumită Universal Resource
Locator (URL – sistem universal pentru localizarea resurselor).
Ce este Intranet-ul?
Intranet-ul înseamnă utilizarea tehnologiilor Internet în vederea legării într-un tot
unitar a resurselor informaţionale ale unei organizaţii. Intranet-ul derivă din Internet: este
o reţea de calculatoare bazată pe protocoale Internet. Intranet-ul este răspunsul momentan
pentru nevoile legate de gestiunea informaţiilor şi lucrul în grup al unei organizaţii.
Intranet-ul facilitează comunicarea între oamenii unei organizaţii, concretizându-se în
infrastructura tehnologică necesară unei bune şi eficiente colaborări.
Similitudinea dintre cele două concepte Internet şi Intranet face dificilă trasarea
unei graniţe de demarcaţie. Totuşi cea mai importantă diferenţă se află nu atât la nivel
tehnologic, cât mai ales la cel semantic. Internet-ul este zona informaţiilor publice, iar
Intranet-ul este cu predilecţie zona informaţiilor cu caracter privat.
157
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
În acest scop se recomandă sistemul poşta electronică - E-mail, prin care se transmit
mesaje într-o reţea de calculatoare.
Avantaje
Este ieftin – de regulă, mai ieftin decât trimiterea unui mesaj prin poştă şi adesea mai
ieftin decât o discuţie telefonică.
Este rapid. Mesajele sunt transmise adesea în timp de secunde.
Este comod. Se pot crea grupuri de utilizatori, lucru care permite scrierea unui
mesaj şi transmiterea lui prin E-mail tuturor persoanelor grupului. De asemenea, se
poate scrie un mesaj, se adresează unei singure persoane, apoi prin sistemul “CC”
(Carbon Copy – copie la indigo) poate fi transmis altor utilizatori ai sistemului
E-mail.
Dezavantaje
Două pericole în sistemul E-mail
Fără nimic deosebit …
158
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
Scrierea adresei
Scrierea adresei pentru majoritatea mesajelor E-mail nu este o problemă. Pentru a
transmite un mesaj E-mail unui membru al unui serviciu online,se reţine adresa din INTERNET
formată din două părţi: numărul de identificare sau denumirea pentru conectare a
persoanei(firmei) şi denumirea domeniului serviciului online separate prin semnul @
(de exemplu, iroma@snspa.snspa.ro). Reţeaua INTERNET analizează denumirea domeniului,
găseşte numărul asociat cu ea (adresa calculatorului care administrează mesajele prin poştă) şi
foloseşte numărul respectiv pentru a trimite mesajul în locul corect.
Eticheta în INTERNET
Când lucraţi cu E-mail prin INTERNET, respectaţi următoarele reguli pentru a evita
jignirea oamenilor şi punerea dvs. în situaţii delicate.
Nu scrieţi nimic ce aţi putea regreta mai târziu.
Aveţi grijă la tonul mesajului.
Daţi-i adresantului ocazia de a se explica.
DEZACTIVAŢI TASTA <CAPS LOCK> . Mesajele scrise cu majuscule sunt greu
de citit şi pot fi considerate ca echivalentul scris al vorbitului cu voce ridicată.
Citiţi mesajul înainte de a-l expedia.
Fiţi politicos.
;-) O clipire;
* Moş Crăciun;
159
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
INTERNET/ INTRANET - NOŢIUNI GENERALE
………
Dacă se întoarce pagina cu 90 de grade, astfel încât marginea din stânga să fie orientată în sus,
iar marginea din dreapta în jos, se va observa semnificaţia simbolurilor de mai sus.
Adevăratul câştig al utilizării acestor prescurtări este acela că le conferă persoanelor care
le folosesc impresia că au propriul lor “cod secret”.
Dacă aveţi instalat WINDOWS, puteţi folosi programul Microsoft Exchange, pentru
transmiterea mesajelor E-mail în reţeaua firmei. Principala lui problema e că este prea lent.
Dacă aveţi instalat cel puţin WINDOWS 97, puteţi folosi programul Microsoft Office –
Outlook.
Se poate folosi şi programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru
E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid şi mai uşor de folosit decât Exchange
160
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Funcţiuni
1. Transmiterea şi recepţionarea masajelor E-mail atât într-o reţea locală cât şi pe
INTERNET;
3. Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o bază de date cu nume şi adrese
şi poate ţine evidenţa tuturor fişierelor deschise în care se lucrează cu alte programe
din pachetul Office 97.
În concluzie, această aplicaţie poate înlocui cu succes munca unei secretare personale!
Other
Grupul Other conţine dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt în Outlook –
My Computer, My Documents Favorites.
Componenta E-mail
Atenţie!!
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Atenţie!!
Outlook vă permite:
Selectaţi caseta de validare Have Replies Sent şi indicaţi numele persoanei. Puteţi
folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
Selectaţi caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul în dosarul
Sent Items, care este cel implicit.
Opţiuni de expediere
Precizarea datei şi a orei de expediere a mesajului:
Call (suna-mă)
Do Not Forward (nu înaintea altor persoane)
Follow Up (continuare)
For Your Information (spre informare)
Forward (înaintează altor persoane)
No Response Necessary (nu este necesar răspuns)
Read (citeşte)
Reply (răspunde)
Reply to All (răspunde la tot)
Review (reciteşte)
2. Executaţi clic pe săgeata de derulare Flag şi selectaţi textul pe care vreţi să-l includeţi
în mesaj;
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Puteţi trimite documente din Word, foi de calcul din Excel, prezentări din Power Point,
sau orice document pe care îl creaţi într-o aplicaţie sub Windows.
Pentru a anexa un fişier la un mesaj, se efectuează următorii paşi:
2. Din lista derulantă Look In, selectaţi unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul
pe care vreţi să-l anexaţi;
3. Din lista derulantă Files of Type, selectaţi tipul de fişier – de exemplu, Word sau
Excel;
Atenţie!!
Componenta CALENDAR
Funcţiuni:
Realizează programarea întâlnirilor de afaceri, diverse evenimente şi programarea
şedinţelor.
1. În panoul cu programări lunare, selectaţi luna şi data pentru care doriţi să faceţi
programarea;
2. În panoul cu programări, executaţi dublu clic în dreptul orei la care este
programată să înceapă întâlnirea. Pe ecran va apare caseta de dialog Untitled –
Appointment, având deschisă secţiunea Appointment;
3. Introduceţi tema întâlnirii în caseta de dialog Subject;
4. În caseta de text Location, introduceţi locul de întâlnire;
5. Introduceţi ziua şi ora în casetele de text Start Time şi End TIME;
6. Selectaţi caseta de validare Reminder şi indicaţi cu cât timp înainte vreţi să fiţi
anunţat în legătură cu o anumită programare. Pentru a alege un semnal sonor de
avertizare executaţi clic pe butonul cu (clopoţel) şi selectaţi un sunet;
7. Din lista derulantă Show Time, selectaţi modul în care vreţi să fie afişată ora
programată în calendar;
8. În caseta de text din partea de jos, introduceţi textul întâlnirii sau materialele pe
care trebuie să le luaţi la întâlnire;
9. Executaţi clic pe butonul Categories şi încadraţi întâlnirea într-o categorie;
10.Executaţi clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în Calendar.
Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care durează minimum 24 de ore (exp.: o expoziţie,
o conferinţă).
Atenţie!!
3. Executaţi clic pe butonul Save and Close pentru a reveni în aplicaţia Calendar.
Atenţie!!
Outlook vă oferă o metodă prin care puteţi fixa data şi ora pentru o şedinţă, puteţi stabili
tema şi locul de desfăşurare, puteţi specifica resursele necesare şi puteţi invita alte persoane
să participe.
Atenţie!!
Atenţie!!
Invitaţi mai multe persoane executaţi clic pe butonul Invite Others pentru a
selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
3. Pentru a fixa data şedinţei deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din
extrema stângă şi selectaţi data din calendar;
4. Pentru a fixa ora de începere a şedinţei alegeţi una din următoarele metode:
Deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă şi
selectaţi ora;
Introduceţi ora în căsuţa de text;
5. Pentru a fixa ora de închidere a şedinţei alegeţi una din următoarele metode:
Deschideţi lista derulantă Meeting Start Time din extrema dreaptă şi
selectaţi ora;
Introduceţi ora în căsuţa de text;
6. După ce aţi fixat datele şedinţei, executaţi clic pe butonul Make Meeting.
Pentru a stabili detaliile privind şedinţa pe care aţi programat-o, efectuaţi următorii paşi:
1. Dacă nu aţi stabilit participanţii, fie executaţi clic pe caseta de text To şi introduce-ţi
numele persoanelor, fie executaţi clic pe butonul To pentru a selecta numele din
agenda de adrese;
2. În caseta de text Subject, introduceţi tema şedinţei;
3. În caseta de text Location, introduceţi locul de desfăşurare a şedinţei;
4. (Opţional) Selectaţi caseta de validare Reminder şi introduceţi o oră la care să se
emită un semnal pentru a vă reaminti de şedinţă;
5. (Opţional) Introduceţi în caseta de text corespunzătoare, textul pe care vreţi să-l
trimiteţi participanţilor;
6. Când sunteţi gata pentru a trimite invitaţiile pentru şedinţă, executaţi clic pe butonul
Send.
Atenţie!!
Atenţie!!
Persoană de contact o persoană sau firmă pentru care aţi introdus numele, adresa,
numărul de telefon şi alte informaţii similare. Puteţi lua legătura cu persoana de
contact trimiţându-i un mesaj E-mail, programând o întâlnire, sau trimiţându-i o
scrisoare.
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Puteţi schimba modul de afişare a listei cu datele persoanelor de contact selectând una
din următoarele opţiuni din View Current View:
Trimiterea mesajelor
Atenţie!!
Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie să fie introdusă adresa
E-mail a persoanelor respective.
Atenţie!!
Atenţie!!
Atenţie!!
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Atenţie!!]
Afişarea sarcinilor
Puteţi schimba modul de afişare a listei de sarcini selectând una din următoarele opţiuni
din View Current View:
Simple List - afişează lucrările, casetele de validare, tema şi termenul de
finalizare;
Task Timeline - foloseşte modul de afişare a lucrărilor după zile, săptămână sau
lună.
Gestionarea sarcinilor
1. Adăugarea unei sarcini: executaţi clic pe rândul Click Here to Add a New Task;
3. Marcarea unei sarcini finalizate: executaţi clic pe caseta de validare din a doua coloană
de la stânga, sau executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă şi
selectaţi Mark Complete;
4. Ştergerea unei sarcini: executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectivă
şi selectaţi Delete;
5. Repartizarea unei sarcini altei persoane: executaţi clic cu butonul din dreapta mouse pe
sarcina respectivă şi selectaţi Assign Task. Completaţi numele persoanei căreia vreţi să-
i repartizaţi sarcina şi executaţi clic pe butonul Send;
6. Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectaţi Tasks New Task Request.
Introduceţi datele conform procedurii obişnuite şi executaţi clic pe Send.
Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executaţi clic pe eticheta Status şi
alegeţi următoarele informaţii:
Date Completed - introduceţi data la care va fi finalizată lucrarea;
Billing Information - introduceţi datele despre costuri, cum ar fi: orele de plată,
resursele folosite şi cheltuielile pentru echipamente;
Contacts - introduceţi numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei
care au fost implicate în finalizarea lucrării;
Update List - afişează automat lista persoanelor ale căror sarcini sunt actualizate
atunci când operaţi modificări legate de lucrarea dvs. ;
2. Din caseta de dialog afişată, secţiunea Task Defaults selectaţi caseta de validare
Keep Updated Copies of Assigned Tasks on My Task List. În acest fel, veţi putea
urmări evoluţia noilor lucrări pe care le repartizaţi altor persoane;
3. Selectaţi caseta de validare Send Status Reports When Assigned Tasks are
Completed pentru a primi automat o notă privind finalizarea lucrărilor repartizate;
Tipărirea în Outlook
SECRETARIAT ŞI CORESPONDENŢĂ INSTITUŢIONALĂ
Atenţie!!
Pagină este acea parte din foaia de hârtie pe care sunt tipărite informaţiile. De
exemplu, puteţi tipări două sau chiar patru pagini pe o singură foaie de hârtie;
Stil de tipărire combinaţia dintre configurarea formatului foii de hârtie şi cea
al paginii, prin care se controlează rezultatul tipăririi.
Monthly Style - afişează întâlnirile dintr-o lună dintr-o pagină pe o foaie de 8,5
x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;
2. Din lista derulantă Save In, selectaţi unitatea de disc şi dosarul dorit;
3. Din lista derulantă Save As Type, selectaţi unul din următoarele tipuri de fişiere:
Text Only - salvează fişierul în format ASCII (numai text), pe care îl puteţi
folosi în alte aplicaţii, cum ar fi Word sau Notepad;
RTF Text Format - salvează în formatul rich text, care poate fi citit de mai
multe programe de procesare texte;
Outlook Template - salvează un şablon (sau foaie cu stil) pe care îl puteţi folosi
ca bază pentru alte articole;
Message Format - salvează într-un format pe care îl puteţi folosi în mesajele E-
mail.
BIBLIOGRAFIE
10. BIBLIOGRAFIE
1. : Dicţionarul explicativ al limbii române - DEX, ediţia a II-a, ed. Univers Enciclopedic,
Bucureşti, 1998.
2. DEEP, Sam şi Lyle SUSSMAN: Secretul oricărui succes: să acţionăm inteligent, ed.
Polimark, Bucureşti, 1997.
3. HILTROP, Jean-M. şi Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, Bucureşti, 1998.
14. Aurelia Anastasia MARINESCU, Codul bunelor maniere astăzi, Editura Humanitas,
Bucureşti, 1995.
17. T. Surcel, Gh. Sofrone, Şt. Preda, WordPerfect pentru secretariat şi corespondenţă de
afaceri, Editura Calipso - 2000, Bucureşti, 1995
18. Peter Kent, traducere din limba engleză de Nicolae Ionescu-Cruţan – Internet cu
Windows 95, Editura TEORA, Bucureşti , 1997.