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[AFO013114] Master en Derecho Internacional de los Negocios

[MOD012532] Cumplimiento Normativo en la Empresa: Compliance


[UDI049765] Sistemas de Gestión de Cumplimiento (CMS)

1. Concepto y áreas de aplicación

El sistema para la gestión del cumplimiento o CMS (Compliance Management System) es un

procedimiento que favorece el alcance razonable de los objetivos de cumplimiento.

Compliance:
Se puede definir como la función dentro de una organización que vela por el cumplimiento de la
letra y del espíritu de las normas. Velar por el respeto a los principios éticos en la actividad
empresarial es, por tanto, un elemento esencial de la función de compliance.

EM
ES
IN

Las funciones principales de la gestión de cumplimiento consisten en la verificación, revisión,

vigilancia y prevención de contingencias delictivas, mediante el conocimiento de la normativa de

cumplimiento para cada caso. Otras funciones no menos importantes son las relacionadas con la

formación continua a los distintos nódulos de los organigramas societarios/institucionales para

informar y formar sobre los distintos ordenamientos jurídicos aplicables.

Los sistemas de gestión de cumplimiento desarrollan sus competencias en los siguientes ámbitos:

Formación y concienciación sobre los principios del compliance.

Prevención:

Identificación, evaluación y definición del riesgo.

Diseño de controles.

Asesoramiento.

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Propuestas para la resolución de incidencias.

Detección de desajustes:

Seguimiento de los procesos.

Indicadores de riesgos.

Reclamaciones internas y externas.

Canal de denuncias.

Información al consejo:

Informes periódicos.

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Informes extraordinarios.

Informes previos.

Participación en reuniones.
ES
IN

1.1. Áreas de aplicación

Las áreas inherentes a la función de Compliance suelen ser las siguientes:

Normas de conducta: reglamentos internos y códigos éticos. En esta área pueden emplearse

como modelo los reglamentos internos de conducta de las sociedades sometidas a la legislación

del mercado de valores. Los códigos éticos suelen llevar prevista la creación de canales de

denuncia internos (whistleblowing), que permiten el conocimiento por parte de la empresa de

aquellos comportamientos que puedan constituir quebrantamientos tanto de las normas

internas de la empresa como de leyes o cualquier otra normativa que afecte a la entidad.

Gestión de conflictos de interés: se considera que existe conflicto de interés cuando la

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empresa en sí misma, un administrador, un empleado o cualquier persona vinculada la misma,

se encuentre en alguna de las siguientes situaciones:

La sociedad o la persona puede obtener un beneficio financiero o evitar una pérdida

financiera, a costa del cliente.

Tiene incentivos financieros para favorecer los intereses de terceros clientes frente a

los intereses de otros.

Tiene intereses en el resultado de la operación efectuada por cuenta del cliente,

distinto del interés de éste.

Recibe o va a recibir de un tercero, un incentivo en relación con el servicio prestado

EM
al cliente distinto de la retribución habitual obtenida.

Gestión del riesgo reputacional: se habla de riesgo reputacional cuando existe el peligro de

que una opinión pública negativa impida o disminuya la actividad propia de una entidad.

Prevención del soborno y la corrupción: se puede definir como la prevención de actos de

oferta, entrega o aceptación de cualquier tipo de compensación o ventaja que pueda influir de
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manera inapropiada en la toma de decisiones por parte de una persona, sea física o jurídica.

Prevención del blanqueo de capitales y financiación al terrorismo: es el proceso a través

del cual se encubre el origen de los fondos generados en una entidad mediante el ejercicio de

actividades ilegales o criminales.

Prevención del fraude: el fraude puede ser cometido, tanto externamente como
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internamente. Instrumento eficaz a estos efectos es la creación de los ya mencionados canales

de whistleblowing o de denuncia interna.

Abuso de mercado: comprende el uso indebido de información privilegiada como la

manipulación de la negociación. En el ámbito del mercado de valores será preciso disponer de

un sistema de detección, análisis y comunicación de operaciones sospechosas.

Responsabilidad Social Corporativa: se trata de una forma de dirigir las empresas basado

en la gestión de los impactos que genera su actividad sobre accionistas, clientes, empleados,

comunidades locales, medioambiente y sobre la sociedad en general.

Gobierno corporativo: abarca un conjunto de relaciones entre la administración de la

empresa, su consejo de administración, sus accionistas y otras partes interesadas. Además,

proporciona la estructura a través de la que se fijan los objetivos de la compañía y se

determinan los medios para alcanzar dichos objetivos así como supervisar el desempeño.

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2. Tipos de estándares: genéricos y específicos

En la comunidad internacional existen varios estándares sobre el modo de organizar un CMS

emitidos por instituciones de prestigio, por lo que son ampliamente reconocidos y generalmente

aceptados.

Estos marcos para organizar un CMS pueden ser genéricos (aplicables a la vigilancia de cualquier

bloque normativo) o haber sido diseñados pensando en algún bloque normativo o sector de actividad

concretos. Por eso, existen estándares tanto genéricos como específicos.

EM
Independientemente de su naturaleza, tanto los marcos de cumplimiento específicos como los

genéricos, proporcionan directrices para el diseño y la elaboración de sistemas de cumplimiento,

pudiendo dar lugar a modelos variados en su aplicación práctica.

Uno de los estándares sobre Sistemas para la Gestión del Cumplimiento que más difusión ha tenido

hasta el momento ha sido el elaborado en el año 2006 por la autoridad de normalización austríaca
ES
(Austrian Standards Institute). El IDW (Instituto de Auditores Públicos alemán) estableció, en el año

2011, el llamado estándar AssS 980. Este estándar aprueba que un tercero independiente, no

vinculado a la institución en cuestión, se encargue de verificar y emitir un juicio profesional acerca

de la razonabilidad o no de un determinado CMS.


IN

El estándar IDW AssS 980 establece los principios para el desarrollo de encargos sobre seguridad

razonable para la evaluación de los programas CMS implantados en diferentes empresas. El AssS

980 está hecho para auditores, con el objetivo de que éstos garanticen el cumplimiento de la calidad

exigible durante el proceso de evaluación y auditoría compliance.

El IDW identifica tres niveles o alcances de la auditoría del CMS; un plano superior más abstracto en

el que solo se evalúa el diseño del modelo, uno de profundidad media en que se evalúan tanto el

diseño como la Implementación, y un tercero, el más exhaustivo, en el que se analizan y validan

tanto estos dos niveles anteriores como la efectividad del modelo.

El modelo de auditoría seleccionado se fundamenta en la obtención de evidencias que apoyen una

opinión al respecto de la identificación de los elementos esenciales que no pueden faltar en un CMS.

Los procedimientos que establece la norma son similares a los que se fijan en las normas de

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auditoría, es decir, tienden a la obtención de evidencias lo más significativas posibles para certificar

los extremos que el alcance del informe determine, minimizando el riesgo de que los procedimientos,

muestras y testeos de las evidencias examinadas no sean representativos del nivel general de

cumplimiento de la organización.

En 2013, la autoridad de normalización austríaca (Austrian Standards Institute) emitió su estándar

sobre sistemas para la gestión del cumplimiento (CMS), estableciéndose de ese modo como el

estándar europeo de compliance más reciente.

Como vemos, existen diferentes estándares elaborados por diferentes instituciones de todo el

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mundo. Estos estándares han constituido la base para la creación de un estándar internacional

(ISO), que ya se encuentra a disposición de las organizaciones que deseen implantar políticas serias

de compliance.
ES
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El estándar internacional ISO 19600

La Norma ISO 19600 se distingue de otras normas ISO en el hecho de que no establece obligaciones

legales mediante certificaciones sino que proporciona recomendaciones válidas para todo tipo de

organizaciones en función de su naturaleza, complejidad, estructura y tamaño. Por ello, la norma

ISO 19600 ayuda a detectar y gestionar los riesgos vinculados al Incumplimiento de las obligaciones.

Entre las ventajas del seguimiento de esta norma, cabe destacar:

Es el referente internacional en materia de buenas prácticas relativas al compliance.

Es aplicable a todo tipo de organizaciones.

Es personalizable y compatible con sistemas de gestión variados.

Ayuda a gestionar determinados riesgos, como el penal.

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Los contenidos de la norma ISO 19600 se resumen a continuación:

Indicaciones relativas a la integración, evaluación y supervisión de los acuerdos de

contratación externa relacionados con el compliance.

Directrices para la implantación, evaluación, conservación y mejora de los sistemas de gestión

compliance eficientes.

Explicación de las actualizaciones pertinentes en materia de compliance, de cara a formar a la

plantilla y estar preparados para los cambios que se produzcan en los campos legislativos,

organizativos y vinculados a los compromisos con los grupos de interés.

EM
Recomendaciones relativas a los recursos con los que se ha de contar para cumplir la política

del compliance y las obligaciones asociadas a la misma.

A grandes rasgos, la guía que facilita la norma ISO 19600, aparte de incidir en los temas

comentados, pone las expectativas y necesidades de las organizaciones en relación con sus

contextos particulares y las partes, en cada caso, interesadas. También hace un análisis de
ES
liderazgos, responsabilidades, roles y autoridades en el seno de las organizaciones.
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3. Estructuras de cumplimiento orgánicas

Ante una ciudadanía cada vez más exigente, las empresas experimentan una creciente presión en

materia de cumplimiento de normativa y regulación en las empresas. Aunque no existe una

estructuración generalizada impuesta para los sistemas de gestión de cumplimiento, pues ello

depende de la empresa o entidad en cuestión, se pueden exponer a modo de ejemplo las principales

etapas o fases que atraviesa la implantación del compliance.

Primera fase

EM
La primera fase comprende:

Análisis de riesgos penales de la entidad (Risk Assessment) en función de las actividades que

ésta desarrolla y en el marco de un proceso de conocimiento de la organización.

Definición de un modelo de organización y control.

Detección de áreas de mejora y elaboración de un plan de acción.


ES
Segunda fase

En la segunda fase se llevarán a cabo los siguientes procesos:

Nombramiento de un responsable que se encargue de la supervisión del funcionamiento y


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cumplimiento del sistema de prevención implantado.

Creación de líneas de comunicación internas y confidenciales en pos de notificar posibles

vulneraciones e incumplimientos a nivel legal.

Comunicación del sistema de prevención de la responsabilidad penal a los miembros,

proveedores principales y asesores de la entidad.

Facilitación a los empleados de la empresa para el cumplimiento de la normativa penal y

establecimiento de controles al efecto.

Tercera fase

La tercera fase comprende:

Elaboración del Sistema de Prevención de la Responsabilidad Penal de la empresa con asesores

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y proveedores clave.

Establecimiento de un régimen disciplinario vinculado con la responsabilidad penal de la

empresa.

Seguimiento y monitorización del Sistema.

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4. El rol del compliance officer

Como ya sabemos, la reforma del Código Penal obliga a todas las empresas a Diseñar e Implantar

sistemas y políticas corporativas de prevención de comportamientos delictivos en la empresa, de sus

representantes, administradores y empleados.

De esta tarea se encarga el Compliance Officer o Controller Jurídico, convirtiéndose en una nueva

figura existente en el ámbito empresarial que se responsabiliza de que se cumpla el marco legal que

afecta a la empresa en el ámbito penal.

EM
Estas funciones pueden ser ejercidas tanto por personas físicas individuales, como por órganos,

colegios o abogados y bufetes externos.


ES

Para que las empresas puedan eximirse de la responsabilidad penal, deben tener implantado un
IN

modelo de prevención solvente y eficaz. Los administradores de la empresa deben facilitar y vigilar

el cumplimiento del modelo preventivo, ya que en caso de desidia u omisión de lo allí establecido, las

empresas podrán ser sancionadas con arreglo a la nueva norma.

Es el Compliance Officer quien se responsabiliza de diseñar el sistema de prevención interno y

vigilar que se cumpla, ya que las empresas que no cuenten con ese sistema y con un Compliance

Officer que lo implemente y mejore continuamente, se podrán considerar responsables de los delitos

que se comentan en su seno.

Esto indica la gran importancia de establecer en la empresa una serie de medidas encaminadas al

establecimiento de controles en toda la actuación empresarial.

Estas medidas consisten el establecimiento de un programa empresarial de cumplimiento normativo

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y prevención de riesgos penales, la asunción de un código ético y la existencia de una persona, o un

grupo de ellas, encargada de velar por el cumplimiento de ese programa de prevención, detectando

los riesgos y adaptando el mismo a las necesidades y característica de cada empresa en particular.

La persona que lleva a cabo estas funciones es el Compliance Officer.

Este órgano, ya sea plural o unipersonal, debe poseer la capacidad, conocimientos e independencia

funcional requerida para el desarrollo de sus funciones, que son:

Fomentar la difusión, el conocimiento y el cumplimiento del código ético.

Vigilar el funcionamiento, la eficacia y el cumplimiento del programa de cumplimiento

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normativo y prevención de riesgos penales.

Canalizar las denuncias recibidas mediante un procedimiento de alertas confidencial.

Proponer las sanciones a adoptar a los infractores.

Comprobar la efectividad del programa y realizar su constante actualización.


ES
4.1. Funciones y responsabilidades

El Compliance Officer debe cumplir con las siguientes funciones en el desempeño de su cargo:
IN

Antes del conflicto:

Prevención: podrá intervenir aconsejando al resto de departamentos con campañas de

sensibilización que considere conveniente tanto ética como legalmente.

Asesoramiento legal: como mejor conocedor del Programa de la empresa, debe poder emitir

informes o dictámenes que le sean solicitados por los otros órganos de la empresa acerca de la

mejor manera de proceder.

Recepción de denuncias por incumplimiento del Código Ético o la legalidad vigente: debe tener

un sistema de recepción lo suficientemente eficaz como para que cualquier denuncia formulada

por cualquiera, sea un empleado o no, sea inmediatamente investigada.

Después del conflicto:

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Investigación: para ello contará con los medios y permisos suficientes para evaluar los hechos

por sí mismo, sin delegar en nadie.

Emisión del informe y, en su caso, proposición de sanción correspondiente. Tras la

investigación, el Compliance Officer emitirá a los responsables ejecutivos el informe de su

investigación y propondrá la sanción que estime conveniente.

Las responsabilidades del Compliance Officer parten del deber de informar sobre los posibles

riesgos e incumplimientos que se pueden dar en la empresa, pero no se limitan a esta única función,

ya que para poder cumplir con ese deber y ser eficaz en su gestión, debe ejecutar una serie de

EM
tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de

gobierno de la empresa.
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IN

Aunque no hay consenso acerca de las responsabilidades del Compliance Officer en la empresa,

debido a que éstas pueden variar de una empresa a otra y en función cada organigrama y sector

concreto, sí existen unas líneas generales de actuación comunes, que son las siguientes:

Debe identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas desde el punto de vista legal,

y también las directrices que deriven de Códigos Sectoriales, de sus propias políticas o de

Códigos Éticos.

Debe comprender los procesos y procedimientos de la empresa, para así, poder integrar el

desarrollo de los mismos con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo.

Será el responsable de proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de

cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en el caso de dudas sobre cómo

proceder o si cierta conducta constituye o no una infracción al Compliance de la empresa.

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Es quien responderá por la adecuada comunicación del programa de Compliance a los

empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a

las empresas y hacer entrega del Código de Conducta y las políticas a que estará sujeto el

personal.

Deberá contribuir en la descripción de las obligaciones de Compliance que sean inherentes a

cada área o cargo dentro de la empresa, como parámetro objetivo en la evaluación de

desempeño del personal.

Teniendo en cuenta que una de las principales responsabilidades del Compliance Officer es

informar sobre cualquier incumplimiento, debe implementar las medidas y controles que le

EM
permitan conocer los riesgos e incidencias, ya sea a través del personal o inferidas de la propia

documentación que recaba a través de procesos internos.

Dado que uno de los sectores que puede generar riesgos para las empresas son sus relaciones

con terceras partes, es también responsabilidad del Compliance Officer identificar y atender

los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciales

externos, así como con cualquier colaborador que pudiese ser considerado representante de la
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empresa.

Monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas

preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos

planificados.
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Proveer asesoría a la organización en materia de Compliance, ya sea de forma directa o a

través de expertos externos.

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5. Políticas de cumplimiento

Las políticas de cumplimiento que han tenido una mayor tradición en los países anglosajones se han

ido extendiendo paulatinamente por el resto de Europa, experimentando un auge últimos diez años

como consecuencia de una normativa nacional e internacional cada vez más exigente con la

industria financiera.

En España, la modificación de la Ley Orgánica del Código Penal de 22 de Junio de 2010 introdujo

aspectos de Derecho Penal Económico y de la Empresa tal como la responsabilidad penal de las

personas jurídicas, lo que supone que las penas se imponen también a la empresa si cualquier

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empleado comete un delito por no haber estado sometido al “debido control” de los administradores.

Esta novedad legal ha derivado en que el cumplimiento sea uno de los nuevos departamentos en

muchas empresas españolas.

Por este motivo, el cumplimiento normativo requiere una aplicación individualizada en las diferentes

empresas u organizaciones pues deberá ajustarse a las características particulares de la entidad; sus
ES
necesidades concretas, su tamaño, tipo de negocio y estructura.

En esta línea, existen dos niveles de cumplimiento diferenciados dentro de una empresa:

Se deben cumplir las normas externas que se imponen a la organización.


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Deben crearse sistemas internos de control para lograr que se cumplan las normas impuestas

desde el exterior.

Por otro lado, es necesario que se establezcan mecanismos para lograr que se cumplan las normas

impuestas internamente de igual forma.

Funciones del departamento de cumplimiento

Las funciones del departamento de cumplimiento son:

Identificación

Identificar los riesgos a los que se enfrenta una empresa y asesorar sobre los mismos.

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Prevención

Diseñar e implementar sistemas de control para proteger a una empresa de los riesgos
concretos a los que se expone.

Vigilancia y detección

Monitorear e informar sobre la eficacia de los controles en el manejo de una exposición de las
empresas a riesgos.

Resolución

Resolver las dificultades de cumplimiento según se vayan dando.

Consultivo

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Asesorar a la empresa sobre las normas y los controles.
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Establecimiento y comunicación de la política de calidad

De acuerdo con la norma ISO 9001, la alta dirección de la empresa debe establecer, implementar y

mantener una política de calidad que:

Sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica;

Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de calidad;

Incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables;

Incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

La política de calidad debe:

Estar disponible y mantenerse como información documentada;

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Comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización;

Estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda.

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Glosario

Implementación: Acción y efecto de poner en marcha un sistema.

Incumplimiento: Falta de cumplimiento.

Diseñar: 1. Dibujar una cosa para que sirva de modelo en su realización 2. Pensar o planear un

proyecto o una idea.

Implantar: To implant; to insert.

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Recuerda

El sistema para la gestión del cumplimiento o CMS (Compliance Management System) es

un procedimiento que favorece el alcance razonable de los objetivos de cumplimiento.

Las funciones principales de la gestión de cumplimiento consisten en la verificación,

revisión, vigilancia y prevención de contingencias delictivas, mediante el conocimiento de la

normativa de cumplimiento para cada caso. Otras funciones no menos importantes son las

relacionadas con la formación continua a los distintos nódulos de los organigramas

societarios/institucionales para informar y formar sobre los distintos ordenamientos jurídicos

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aplicables.

Independientemente de su naturaleza, tanto los marcos de cumplimiento específicos como

los genéricos, proporcionan directrices para el diseño y la elaboración de sistemas de

cumplimiento, pudiendo dar lugar a modelos variados en su aplicación práctica.

El IDW identifica tres niveles o alcances de la auditoría del CMS; un plano superior más
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abstracto en el que solo se evalúa el diseño del modelo, uno de profundidad media en que se

evalúan tanto el diseño como la implementación, y un tercero, el más exhaustivo, en el que se

analizan y validan tanto estos dos niveles anteriores como la efectividad del modelo.

Es el Compliance Officer quien se responsabiliza de diseñar el sistema de prevención interno

y vigilar que se cumpla, ya que las empresas que no cuenten con ese sistema y con un
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Compliance Officer que lo implemente y mejore continuamente, se podrán considerar

responsables de los delitos que se comentan en su seno.

Las políticas de cumplimiento que han tenido una mayor tradición en los países

anglosajones se han ido extendiendo paulatinamente por el resto de Europa, experimentando

un auge últimos diez años como consecuencia de una normativa nacional e internacional cada

vez más exigente con la industria financiera.

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Autoevaluación

1. Completa el espacio en blanco del siguiente enunciado: “La prevención del


_________ es la prevención de actos de oferta, entrega o aceptación de cualquier
tipo de compensación o ventaja que pueda influir de manera inapropiada en la
toma de decisiones por una persona física o jurídica”.

Blanqueo.

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Fraude.

Soborno.

2. Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “El IDW (Instituto de


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Auditores Públicos alemán) estableció, en el año 2011, el llamado estándar AssS 980”.

Verdadero.

Falso.
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3. La norma ISO 19600:

Establece obligaciones legales.

Proporciona recomendaciones.

Fue elaborada por la Autoridad de Normalización Austriaca.

4. ¿A qué fase de la implantación del compliance pertenece el análisis de riesgos

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penales de la entidad?

A la primera fase.

A la segunda fase.

A la tercera fase.

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5. Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “Las responsabilidades del
Compliance Officer parten del deber de informar sobre los posibles riesgos e
incumplimientos que se pueden dar en la empresa, limitándose a esa única función”.

Verdadero.
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Falso.
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