Sunteți pe pagina 1din 20

FESTIVAL DE TEATRU

PENTRU ADOLESCENȚI
DESCRIERE

Verde la Teatru este un eveniment dedicat tinerilor din Focșani. Timp de cinci zile,
organizatorii își propun să pună o cărămidă la educația adolescenților, facilitându-le accesul
la spectacole și ateliere de teatru. Acestea din urmă, reprezintă în ziua de azi unele dintre
cele mai la îndemână metode de educare non-formală, însă cel mai puțin utilizate.

Programul festivalului se întinde pe o durată de 5 zile și include spectacole de teatru,


ateliere de teatru, ateliere de măiestrie, concerte în aer liber, proiecții de film și seri de
poezie. Acest program este gândit special pentru a acoperi lipsa evenimentelor culturale
dedicate tinerilor din Focșani.

Festivalul Verde la Teatru reprezintă, în același timp, mediul în care liceenii din
Focșani se pot dezvolta și pot socializa.

JUSTIFICAREA/ARGUMENTUL PROIECTULUI

Problema principală este reprezentată de randamentul scăzut al


tinerilor. Una dintre cauzele acestei probleme este lipsa unor metode de
educare non-formală. Stilul învechit de predare duce la pierderea interesului
elevului pentru o anumită materie, fapt ce poate conduceulterior la absentism.
Totodată dezinteresul se poate veni și din cauza stresului pe care tânărul îl
acumulează la școală în urma presiunii din partea profesorilor.

O altă cauză pentru principala problemă este lipsa evenimentelor


culturale din Focșani. Din cauza lipsei ONG-urilor sau susținerii din partea
autorităților, elevii nu au posibilitatea de a participa la spectacole de teatru,
operă, balet.

Totodată o cauză este reprezentată și de lipsa socializării dintre tineri.


Aceștia nu sunt obișnuiți să facă voluntariat, fapt ce duce la lipsa spiritului de
echipă.
Asigurându-le un mediu în care au acces la mijloace non-formale de educare și
evenimente culturale, elevii se pot dezvolta într-un mod armonios. Acest lucru
le poate crește interesul, iar ceea ce până acum au considerat un stres, poate
deveni plăcere.

De asemenea, accentuarea lucrului în echipă, în zona voluntariatului, le poate


dezvolta spiritul de echipă și, totodată, le poate alimenta dorința de integrare și
apartenență.

SCOPUL ȘI OBIECTIVELE

Scop:

Festivalului Verde la Teatru are ca scop dezvoltarea liceenilor din Focșani și


educarea acestora prin metode non-formale cu ajutorul atelierelor și
spectacolelor de teatru.

Obiective:

Implicarea a cel puțin 8 spectacole de teatru pe durata festivalului.

Organizarea atelierelor de teatru pentru un număr de 90 de elevi, în vederea


dezvoltării și educării acestora.

Organizarea atelierelor de măiestrie pentru un număr de 90 de elevi în vederea


dezvoltării abilităților creative ale cestora.

Implicarea unui număr de cel puțin 10 traineri pentru susținerea atelierelor de


măiestrie și teatru.

Implicarea unui număr de 50 de voluntari în departamentele echipei.


GRUPUL ȚINTĂ ȘI ANALIZA ACTORILOR (STAKEHOLDERS)

Grupul țintă este reprezentat în principal de liceenii din Focșani. De asemenea,


spectacolele din cadrul festivalului sunt destinate atât copiilor, cât și publicului
adult.

Principalii actori în ceea ce privește susținerea proiectului sunt partenerii, care


sponsorizează evenimentul an de an pentru a putea atinge scopurile propuse.

De asemenea, instituțiile precum Primăria Focșani, Consiliul Județean Vrancea,


Direcția Județeana pentru Sport și Tineret sau Centrul Cultural Vrancea pot
avea un rol important în creșterea și dezvoltarea proiectului.

ECHIPA DE PROIECT

Președinte

Scop: Reprezintă Echipa Verde la Teatru pe plan intern și extern. Este


responsabil de aplanarea conflictelor și crearea de legături interumane.
Coordonează și conduce activitatea de management al proiectului Verde la
Teatru în vederea facilitării atingerii obiectivelor.

Responsabilități:
● Coordonează ședințele echipei de organizare;
● Dezvoltă Planul Strategic al festivalului împreună cu ceilalți membri;
● Reprezintă Verde la Teatru în relația cu terții având drept de semnătură și
stampilă;
● Încheie contracte de colaborare și parteneriate strategice;
● Decide împreună cu ceilalți membri ai Consiliului Director, asupra
managerilor de proiect;
● Supervizează activitatea departamentelor;
● Se asigură de realizarea procesului de creștere și dezvoltare continuă a
voluntarilor;
● Realizează sesiuni de mentorat atât cu membrii Consiliului Director, cât și
cu voluntarii;
● Mediază eventuale divergenţe între membrii echipei;
● Se asigură de pregătirea profesională a voluntarilor;
● Monitorizează și evaluează activitățile echipei;
● Supervizează buna desfășurare a proiectelor.

Director General

Scop: Responsabil de activitatea departamentelor din echipa Verde la Teatru în


vederea atingerii obiectivelor. Asigură o comunicare de calitate între
departamente.

Responsabilități:
● Coordonează activitatea departamentelor Echipei Verde la Teatru;
● Asigură o comunicare eficientă între departamente și Consiliul Director;
● Solicită rapoarte periodice directorilor de departamente;
● Responsabil pentru elaborarea Planul Strategic al festivalului, alături de
Consiliul Director;
● Organizează, împreună cu Departamentul de HR, activități de integrare a
membrilor.

Director Artistic

Responsabilități:
● Participă la ședințele organizatorice și se informează în legătura cu datele
exacte a proiectelor;
● Asigură spectacole, traineri, oameni talentați pentru Verde la Teatru;
● Comunică găsirea unui anumit spectacol, numărul de persoane și
preferințele lor în legătura cu transportul, cazarea, masa;
● Asigură participarea artiștilor prin încheierea unui contract de colaborare cu
aceștia;
● Comunică trainerii directorului de ateliere
● Se interesează dacă există decor și dacă este nevoie de transportul
acestuia;
● Comunică data la care artiștii sunt disponibili pentru crearea programului;
● Comunică departamentului administrativ numărul de artiști și ziua sosirii lor
pentru ca acesta să asigure transportul, cazarea și masa;
● Comunică Departamentului Tehnic;
● Primește informațiile în legătura cu masa, cazarea, transportul și le
comunica mai departe artiștilor aceste detalii.

Director Ateliere

Responsabilități:
● Participă la ședințe și se informează în legătură cu numărul de participanți
ce se pot înscrie la ateliere;
● Acesta propune în ședință diferite metode de a anunța participanții în
legătura cu atelierele;
● Vine cu idei pentru orarul participanților astfel încât să corespundă cu
programul atelierelor;
● Comunică cu directorul artistic pentru a se informa în legătură cu trainerii
ce o sa participe la Festival;
● Asigură crearea formularelor de înscriere pentru ateliere și comunică cu
departamentul It & web pentru publicarea formularului pe site;
● Verifică formularele și le închide când s-au înscris numărul de persoane
maxim;
● Facilitează o bună comunicare între participanți și programul lor;
● Este prezent la ateliere pentru a face lista de prezență și pentru a asigura
buna desfășurare;
● Se asigură că participanții au înțeles locul, ora atelierului;
● Comunica orice problema întâmpinată echipei.

Director Evenimente

Responsabilități:
● Participă la ședințele organizatorice și se informează in legătura cu
programul;
● Propune evenimente ce pot fi realizate în cadrul Festivalului (de tipul:
mersul cu bicicleta la o noua locație ș.a.);
● Asigura dezvoltarea lor și sustenabilitatea lor;
● Vine cu idei pentru a crea un eveniment pliat pe nevoile publicului;
● Se sfătuiește cu membrii echipei în legătura cu ideile noi de evenimente;
● Ține legătura cu directorul artistic pentru a se informa în legătură cu
spectacolele;
● Atrage publicul prin evenimente inovatoare.

Departamentul de publicitate

Scop:
● Promovarea evenimentelor și a brandului Verde la Teatru;
● Construirea și respectarea elementelor de brand Verde la Teatru (Identitate
și Imagine, Awarness, Engagement, Brand Loyalty, Recunoaștere, etc);
● Comunicarea cu publicul țintă.

*Este împărțit în 3 arii: Graphic Design, Social Media și PR.

Coordonator:

● Facilitează realizarea strategiei şi a obiectivelor departamentului şi


urmăreşte implementarea ei şi atingerea obiectivelor;
● Participă la şedinţele strategice;
● Are viziunea de ansamblu asupra ariei sale şi asupra tuturor rolurilor care
ţin de domeniul său;
● Este la curent cu toată activitatea ce ţine de promovare;
● Facilitează realizarea strategiei de branding a festivalului;
● Facilitează realizarea strategiilor de promovare cu ajutorul ariei de FR
pentru companii pentru a aduce un plus de valoare pentru acest segment
de clienţi;
● Caută modalităţi de dezvoltare şi optimizare a proceselor şi dezvoltă noi
metode de promovare;
● Coordonează echipa și activitățile din promovare (inclusiv planificarea în
timp a acestora). Oferă feedback constant și asigură dezvoltarea membrilor
din departament;
● Este om resursă cu know-how pe aria sa.

Responsabil Social Media

Planning
● Participă la întâlnirea între responsabilii proceselor din departament pentru
declinarea
● conceptului;
● Coordonează ședința în care sunt găsite ideile de promovare online;
● Planifică activitățile campaniei de promovare;
● Realizează planul editorial al promovării;
● Realizează împreună cu echipa de publicitate structura materialelor ce vor
fi postate pe site-ul proiectului;
● Se asigură că există continuitate între materialele postate în Social Media și
cele postate pe site.

Social Media
● Postează pe paginile de socializare a festivalului (se asigură că există
continuitate și unitate) și realizează reclame;
● Se asigură că membrii echipei festivalului și-au pus cover-ul foto al
proiectului, că aceștia dau like&share materialelor;
● Realizează event-uri pe Facebook pentru evenimentele din cadrul
festivalului;
● Coordonează găsirea de alte modalități de promovare în mediul online;
● Se asigură că pe Facebook-ul Verde la Teatru sunt postate în timp util
pozele de la evenimente;
● Se asigură că se fac print screen-uri la postările despre proiect în Social
Media și le trimite departamentului de FR;
● Colaborează cu responsabilul de PR pentru descrierile postărilor de pe
Facebook;
● Răspunde la mesajele primite pe Facebook și Instagram.

Responsabil Graphic Design

● Ia parte la ședința în care se construiește brieful de creație;


● Coordonează procesul de găsire al conceptului campaniei de promovare în
cadrul echipei de departament;
● Participă la întâlnirea între responsabilii proceselor din Publicitate pentru
declinarea conceptului;
● Este responsabil de realizarea afișului și flyerului proiectului și a altor
materiale de
● promovare;
● Se asigură că afișul și celelalte materiale grafice sunt realizate în timp util;
● Se asigură că toate materialele de promovare ale proiectului respectă
regulile de identitate;
● vizuală ale festivalului;
● Se asigură că toate materialele de promovare ale proiectului primesc
feedback din partea echipei de Marketing și dă feedback pe toate
materialele de promovare în ceea ce privește designul lor;
● E responsabil de toate materialele vizuale din planul editorial, în colaborare
cu responsabilul de Digital.

Responsabil PR

Parteneriate media

● Realizează un research pe noi parteneri media în concordanță cu


caracteristicile festivalului;
● Contactează și ține legătura cu partenerii media;
● Realizează comunicatul de presă, după găsirea conceptului de promovare;

Copywriting

● Coordonează procesul de realizare al brief-ului;


● Facilitează o întâlnire între responsabilii proceselor din Marketing pentru
declinarea conceptului;
● Realizează textele pentru materialele de promovare online și offline;
● Se asigură că nu există greșeli de ortografie sau de exprimare în materialele
de promovare ale proiectului;

Promovarea offline

● Va realiza un plan de promovare offline al proiectului;


● Realizează un plan de distribuire a materialelor de promovare pe zile şi
contorizează tot timpul materialele distribuite și pe cele rămase;
● Caută activ şi se asigură că sunt găsite şi alte metode neconvenţionale de
promovare offline.
Departamentul de IT

Scop:
● creează infrastructura pentru automatizarea unor procese din cadrul
festivalului
● contribuie la promovarea festivalului prin administrarea site-ului

Coordonator:

● coordoneaza procesele și echipa de IT (asigură dezvoltarea membrilor de


departament)
● este om resursă cu know-how pe aria sa
● vine cu propuneri de noi aplicații dar și de îmbunătățire a celor deja
existente, în funcție de nevoile strategice ale festivalului

Responsabil IT

● oferă asistență tehnică responsabilului de Digital și (la nevoie) celorlalți


membrii ai echipei Verde la Teatru (împărtășește know how privind reguli
de optimizare a site-ului și utilizarea aplicațiilor)
● se ocupă de SEO și SEM (dacă este cazul)
● administrează site-ul Verde la Teatru
● colaborează cu departamentul de publicitate pentru upgradarea site-ului
● administrează aplicația de rezervări
● dacă este cazul, contribuie la implementarea unor noi aplicații

Departamentul de Financiar

Scop:
● Elaborează strategii de fundraising;
● Caută obținerea unui sprijin financiar sau material în vederea desfășurării
proiectelor Verde la Teatru;
● Asigură o comunicare eficientă și de calitate cu sponsorii sau partenerii
înaintea, dar și după finalizarea proiectului.

Coordonator:
● Coordonează membrii departamentului în vederea atingerii obiectivelor
stabilite;
● Elaborează strategii de fundraising împreună cu membrii departamentului;
● Gestionează și actualizează baza de date cu sponsorii;
● Strânge toate contractele şi documentele oficiale încheiate în timpul
desfăşurării proiectului şi le transmite coordonatorului logistic.

Fundraising
● Elaborează strategia de fundraising;
● Gestionează și actualizează baza de date cu sponsorii;
● Participă la întâlniri cu potenţialii sponsori şi poate solicita participarea altor
colegi pentru a asigura informaţiile necesare potențialului sponsor;
● Monitorizează progresul strângerii de fonduri şi prezintă rapoarte
membrilor implicați în organizare privind sumele atrase pentru proiecte și
diverse activități;
● Planifică și gestionează fondurile în baza priorităţilor organizației.
● Se menține informat cu privire la schimbările care apar în cadrul proiectului
din care face parte, dar și a celorlalte proiecte;
● Este la curent, în orice moment cu statusul pe vânzări al proiectului;
● Contactează prin mail, în perioada de hot mailling, toate companiile care îi
sunt atribuite;
● Contactează, prin telefon, în perioada de cold calling, toate companiile care
îi sunt atribuite;
● Ţine evidenţa propriilor parteneriate încheiate și menține relatia cu
partenerii pe parcursul și după încheierea proiectului;
● Se asigură că după încheierea parteneriatului primește siglele și celelalte
materiale necesare din partea partenerului;
● Trimite siglele către responsabilul de design din Marketing;
● Trimite mapa de follow-up partenerilor în maxim 2 săptămâni de la
finalizarea acesteia;
● Stabilește întâlniri de follow-up cu partenerii pe proiect;
● Se asigură că sunt respectate clauzele contractuale încheiate și asigură
monitorizarea și îndeplinirea lor;
● Trimite invitaţii la proiect partenerilor proiectului, dar și celor cu care nu s-
au încheiat parteneriate;

Parteneriate
● Propune încheierea de parteneriate;
● Asigură monitorizarea îndeplinirii prevederilor acordurilor de parteneriat;
● Menține legătura cu sponsorii sau partenerii mai vechi.

Financiar
● Întocmiește un buget previzionat;
● Supraveghează cu atenţie toate cheltuielile pe parcursul desfăşurării
proiectului şi le centralizează;
● Strânge toate bonurile fiscal şi alte documente cu valoare fiscală aferente
cheltuielilor din timpul proiectului;
● Întocmește la finalul proiectului bugetul real, în urma centralizărilor făcute
pe parcurs;
● Comunică coordonatorului decontările ce trebuie făcute săptămânal.

Departamentul administrativ

Scop:
● Asigură cazarea, masa și transportul artiștilor;
● Are în vedere toate necesităţile proiectului din punct de vedere logistic
(markere, pixuri, cadouri pentru participanţi, mape, flipchart etc);
● Se ocupă de strângerea materialelor şi de depozitarea corespunzătoare a
acestora.
● Achiziționează necesarul aprobat;
● Asigură partea de promovare offline a proiectelor;
● Asigură suportul logistic în cadrul proiectelor;
● Asigură buna funcţionare a echipamentelor tehnice;

Coordonator:
● Coordonează activitatea din Departamentul Administrativ;
● Gestionează relațiile intre membrii departamentului;
● Analizează şi propune Consiliului Director oferte de achiziţii;
● Coordonează aprovizionarea cu materiale folosite în cadrul proiectelor;
Departamentul de HR

Scop:
● Realizează o strategie de motivare a echipei de proiect pe tot parcursul
anului;
● Organizează teambuilding-uri, ieşiri, workshop-uri gratuite, energizere atât
pentru echipa proiectului, cât şi pentru participanţii la proiect;
● Se asigură că participanţii completează feedback-ul primit în fiecare zi la
proiect.

Coordonator:
● Gestionează relațiile intre membrii departamentului;
● Manageriază optim conflictele;
● Menținerea spiritului de echipă;
● Realizarea si gestionarea unei baze de date cu toti membrii echipei Verde la
Teatru;
● Realizarea si gestionarea unei liste de prezentă a tuturor membrilor la
ședințele și proiectele Verde la Teatru;

Departamentul Tehnic

Scop:
● Asigură suportul tehnic necesar pentru desfășurarea activităților;
● Realizează un program de repetiții în funcție de disponibilitatea artiștilor;
● Întocmește fișa tehnică pentru fiecare spectacol;
● Caută să obțină obiectele/recuzita necesară fiecărui spectacol.

Coordonator:
● Gestionează relațiile intre membrii departamentului;
● Colaborează cu Directorul Artistic;
● Comunică în timp util eventualele probleme tehnice.
Departamentul Foto&Video

Scop:
● Realizează fotografii și filmări în cadrul proiectelor.
● Montează clipuri de promovare/aftermovie
● Trimite materialele în timp util către Departamentul de Publicitate;

Coordonator:
● Gestionează relațiile intre membrii departamentului;
● Colaborează cu Departamentul de Publicitate.

PLANUL ANALITIC DE INTERVENȚIE

Sedinta generala pentru stabilirea Prim ședință în care se


taskurilor prezintădirecțiile proiectului
pentru ediția curentă.
Stabilirea trainerilor pentru atelierele din Directorul pe ateliere stabilește o
timpul festivalului listă de traineri pe care mai apoi îi
Contactarea trainerilor contactează în vederea susținerii
atelierelor.
Stabilirea spectacolelor de teatru Directorul artistic stabilește o listă
Contactarea spectacolelor de spectacole pe care mai apoi le
contactează în vederea punerii in
scenă în timpul festivalului.
Stabilirea locațiilor pentru desfășurarea Directorul pe evenimente
evenimentelor stabilește locațiile potrivite pentru
desfășurarea evenimentelor
propuse.
Obtinerea aprobarilor si semnarea Președintele împreună cu 1/2
contractelor membrii din Board se ocupă de
Semnarea parteneriatelor cu instituții obținerea aprobărilor și semnarea
contractelor cu instituțiile
principale pentru evenimentele
exterioare, săli etc.
Recrutarea voluntarilor Coordonatorul HR se ocupă de
Interviuri recrutarea noilor
Traininguri voluntari voluntari,dezvoltarea, integrarea
și motivarea acestora.
Instruirea voluntarilor Cei mai vechi oameni
(președintele sau directorul
general) vor instrui noii voluntari
prin intermediul unui training de
cultura organizationala. Aceștia
vor afla fiecare detaliu despre ce
reprezinta Verde la Teatru
Repartizarea individuala a voluntarilor pe Coordonatorul HR va distribui
activititati si grupuri de delegati voluntrii pe departamente si le va
impărți taskurile
Realizarea programului festivalului După stabilirea spectacolelor si
atelierelor, Board-ul varealiza
programul festivalului pe zile.
Campania de promovare
Contactarea partenerilor media Campania de promovare va dura
Realizarea parteneriatelor media pana dupa finalizarea festivalului.
Crearea conceptului de promovare
Realizarea vizualului Aceasta va fi realizată de
Realizarea unui video de promovare Departamentul de publicitate.
Realizarea materialelor promoționale Acesta va lucra impreună cu
Scrierea comunicatelor de presă Departamentul Foto&Video
pentru realizarea clipului de
promovare.
Realizarea formularelor de înscriere la Departamentul de IT va lucra la un
ateliere sistem de rezervări usor de
Realizarea unui sistem de rezervări / accesat pentru fiecare spectator.
Formular Totodată, va fi realizat si un
formular de inscriere pentru
ateliere.
Obținerea necesarului tehnic (sonorizare) Directorul evenimente se va
pentru evenimentele exterioare asigura că fiecare eveniment din
cadrul festivalului va avea tehnicul
necesar la locatia in care se va
desfasura.
Realizarea programului de repetiții Departamentul Tehnic va realiza
programul de repetiții. Acesta va
lucra impreuna cu Directorul
artistic care reprezinta legătura cu
fiecare spectacol.
Confecționare materiale Departamentul administrativ va
confectiona materialele care vor fi
folosite ca decoratiuni in timpul
festivalului.
Transport decor tur Departamentul tehnic va primi si
va depozita decorul pentru fiecare
spectacol.
Ultima ședință înainte de Festival La ultima ședința se vor stabili
ultimele detalii și ultimele taskuri.
Conferință de presă La conferința de presă vor fi
prezente mai multe publicații din
Vrancea.(radio, ziare, televiziune
locala). Boardul va povesti pe
scurt ceea ce urmeaza sa se
intample in urmatoarea
saptamana.
Pregătirea deschiderii Se amenajeaza intrarea, sala si se
pun la punct ultimele detalii
Deschiderea evenimentului Vor fi intampinati sponsorii,
partenerii si spectatorii. Se va
prezenta programul si un scurt
rezumat a ceea ce urmează.
Ziua 1 Deschidere. Concert in aer liber
Ziua 2 Ora 10:00 - Ateliere x2
Ora 17:00 – Spectacol de teatru
Ora 20:00 – Spectacol de teatru
Ora 21:00 – Proiecție film
Ziua 3 Ora 10:00 - Ateliere x2
Ora 17:00 – Spectacol de teatru
Ora 20:00 – Spectacol de teatru
Ziua 4 Ora 10:00 - Ateliere x2
Ora 17:00 – Spectacol de teatru
Ora 20:00 – Spectacol de teatru
Ora 21:00 – Seară de poezie
Ziua 5 Ora 10:00 - Ateliere x2
Ora 17:00 – Spectacol de teatru
Ora 20:00 – Spectacol de teatru
Ora 21:00 – Festivitate de
inchidere
Transport decor retur Echipa tehnică va strânge decorul
și îl va trimite la București
Ședință Feedback Toată echipa se va întâlni intr-o
sedinta de feedback.

Totodată se va face o sedinta de


feedback pentru fiecare
departament.
Evaluare proiect Board-ul se va ocupa de evaluarea
proiectului.
After movie Departamentul foto&video va
realiza after movie-ul.
Comunicat de presă post eveniment Departamentul de publicitate va
realiza un comunicat de presă
care va fi distribuit către
publicațiile locale.
Realizare mapa Follow up Departamentul financiar va realiza
mapa de Follow Up care va fi
distribuit ulterior către sponsori și
parteneri.

BUGETUL
EVALUAREA

S W O T

Lipsa
Susținere din interesului
Lipsa locațiilor
partea Acces gratuit la pentru arta
Primăriei evenimente teatrală

Existența altor
Lipsa evenimente în
Grup țintă clar necesarului Metode noi de aceeași
definit tehnic promovare perioadă

Lipsa
festivalurilor in
Echipă tânără zona

Cererea
evenimentelor
Notorietate culturale
Impact

Concepte noi

DISEMINAREA

Rezultatele obținute vor fi răspândite prin intermediul articolelor în ziarele


locale, apariții la radio și imagini și clipuri video pe rețelele de socializare. Cele
mai importante dintre acestea sunt Facebook și Instagram. Totodată YouTube
este locul unde se vor uploada clipurile din timpul festivalului.

După finalizarea evenimentului, vor fi realizate mapele de Follow-Up pentru a


prin intermediul cărora se vor prezenta activitatea si rezultatele de după
festival sponsorilor și partenerilor.