Ministerio de Economía y Finanzas Ejecución 2011

Sistema Integrado de Gestión Administrativa

SUBMÓDULO DE PEDIDOS
SUBMÓDULO DE ADQUISICIONES
SUBMÓDULO DE GESTIÓN
PRESUPUESTAL

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AUTORIZACION DE PEDIDO
4.1 Hecho el pedido, ingresamos a la opción de autorización de pedidos.

4.2 Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar, y hacemos
clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan pedidos pendientes de
autorizar se mostraran en color verde, y los que no los tengan se mostrarán en color negro.

4.3 Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte del pedido.

4.3.1 AUTORIZACION TOTAL DEL PEDIDO:

Hacemos clic en el botón >>Para Compra.

**** DDDDDDD*********
4.3.2 AUTORIZACIÓN PARCIAL DEL PEDIDO:
Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los ítems solicitados.

En la parte de la venta que corresponde a >>Autorización de Pedido de Compra, tenemos

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una caja de texto >>Cant. Aprobada, ahí registramos la cantidad que deseamos autorizar

(debe ser menor o igual a la cantidad solicitada). Y finalmente hacemos clic en >>

Repetimos el procedimiento para cada uno de los ítems solicitados y finalmente hacemos clic
en el botón >>Autorizar

Una vez autorizado el pedido, pasa automáticamente del estado VB JEFE al estado
Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores.

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Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad presupuestal,
haciendo clic en el botón >> Disponibilidad Pptal y las metas y clasificadores se encuentran
priorizados haciendo clic en el botón >> Consulta PCA.
De no contar con disponibilidad presupuestal o no tener las genéricas de gasto priorizadas en
el SIAF no podrán realizar la Certificación SIGA.

Podemos observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal para esta
cadena funcional y en el clasificador correspondiente.

Así como con la genérica de gasto priorizada.

4.4 DETALLE DEL P.A.O

4.4.1 Seleccionamos el botón >> Genera P.A.O.

4.4.2 Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, código CIU, Objeto,

Síntesis de especificaciones técnicas, finalmente clic en y salimos.

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V. PAO ACTUALIZADO
5.1 GENERACIÓN DE P.A.O: Se puede realizar de dos formas: Que un (01) pedido genere un
PAO o que varios pedidos lo generen lo que llamaremos consolidado de pedidos.

5.1.1 GENERAR PAO DESDE AUTORIZACION DE PEDIDOS

5.1.1.1 Clic en el botón >>Genera PAO

5.1.1.2 Aparece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el
precio de los ítems.
Registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos
casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última compra
realizada para ese ítem.

5.1.1.3 Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar, hacemos
clic en >> Aceptar

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5.1.1.4 Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción

>>Programación>>Plan Anual de Obtención – Logística>>P.A.O. Actualizado.

5.1.1.5 Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Nº 1027.

5.1.2 CONSOLIDADO DE PEDIDOS DESDE AUTORIZACION DE PEDIDOS DE

COMPRA.
5.1.2.1 Si queremos consolidar más de un pedido se debe generar el PAO de uno de los
pedidos a consolidar siguiendo la secuencia explicada en el punto 5.1.1 Generar PAO desde
autorización de pedidos.

5.1.2.2 Para adicionar al PAO generado en el punto 5.1.2.1 otros pedidos dar clic en el botón
>>Genera PAO

5.1.2.3 Aparece una ventana donde se muestra la opción Incorporar a un PAO existente.
Dar clic en dicha opción y luego >> Aceptar.

5.1.2.4 Aparece la relación de los PAO actualizados pendientes de certificar a los cuales
puede incluirle pedidos para consolidarlos.

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5.1.2.5 Escoger el PAO y dar clic en el botón marcándose un check; luego guardar

5.1.2.6 Aparece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el
precio de los ítems.
Registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar.
En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última
compra realizada para ese ítem o el precio registrado en el PAO generado con anterioridad.

5.1.2.7 Aparece el mensaje Actualización de PAO terminada.

5.1.2.7 Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción

>>Programación>>Plan Anual de Obtención – Logística>>P.A.O. Actualizado.

5.1.2.8 Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Consolidado Nº 105.

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5.1.3 CONSOLIDADO DE PEDIDOS DESDE PAO ACTUALIZADO.

5.1.3.1 Ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención
Logística>>P.A.O. Actualizado

5.1.3.2 Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.

5.1.3.3 Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por ítem o clase y el
tipo de uso.

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3. Seleccionamos tipo
de uso.
1. Seleccionamos 2. Ordenados por
bien o servicio Clase o por ítem

5.1.3.4 Nos muestra la relación de ítems que han sido autorizados para compra. Y marcamos
con un check los que deseamos consolidar, así mismo filtramos el clasificador de gasto,
metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

5.1.3.5 Hacer clic en y aceptamos el mensaje al usuario.

5.1.3.6 Nos aparece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite
registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos
clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el
precio de la última compra realizada para ese ítem.

5.1.3.7 Aparece el número de consolidado que se va a generar y aceptamos nuevamente.

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5.1.3.8 Finalmente nos indica el número de P.A.O. que se va a generar y aceptamos

nuevamente.

En cualquiera de los casos podemos modificar el precio de los ítems, seleccionando la opción
>>Ajuste por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

Una vez cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta amarilla. Aparece
la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la carpeta amarilla que corresponde a cada
ítem.

Y podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se muestra en la

figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

Luego de hacer la actualización se debe regresar el estado del P.A.O. de la opción >>Ajuste x
P.A.O. a la opción >>Autorizado.

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5.2 AUTORIZACION PRESUPUESTAL

5.2.1 Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en el botón >>
Autorización Presupuestal.

5.2.2 Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego hacemos clic en

En esta pantalla también podemos consultar el PCA

5.2.3 Aparecerá el Nº y fecha de Certificación. Aceptar los mensajes al usuario.

5.2.4 Automáticamente se muestra el formato de Certificación Presupuestal. Recuerde que

para Certificar se requiere tener configurados los ODBC a las tablas del SIAF.

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Generada la certificación presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tres opciones:

- Cuadro de Adquisición: Compras que no generan un proceso de selección ni tampoco un
contrato.
- Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y las órdenes de compra
que deriven de este.
- Procesos de Selección: Cuando se requiere hacer un proceso de selección y registrarlo en el
sistema.
-
- **** DDDDDDD*********

VI. CONTRATO
6.1 Ingresaremos a esta opción solo si en el P.A.O. actualizado hemos elegido la ruta
Contratos.

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6.2 En la ventana que aparece, presionamos la tecla F5.

6.3 Ingresamos los datos correspondientes al Contrato: número, fechas, tipo y año de proceso,
procedencia, proveedor, etc. y guardamos.
En la opción Procedencia, existen dos opciones: PAO y Otros.
La opción Otros se utiliza para contratos que vienen de años anteriores y que no fueron
registrados en su momento.

Al seleccionar la opción PAO seleccionamos el Nº de PAO que hemos generado previamente.

6.4 Se despliega la ventana para insertar ítems. Hacemos clic derecho >>Insertar Ítem

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6.5 Aparecerá la siguiente ventana donde nos muestra los ítems que ya hemos solicitado
previamente en el pedido. Marcamos con un check los ítems en mención y hacemos clic en
>>Aceptar

6.6 En la pantalla de Datos Generales del Contrato, se muestra el ítem seleccionado y su valor

monetario, finalmente

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6.7 Hacemos clic en >>Fase Compromiso para comprometer la integridad del contrato
registrado, lo cual equivale a realizar una reserva anual.

6.8 Hacemos clic en la opción >>Comprometer

6.9 Luego de comprometer el sistema muestra el siguiente mensaje >>Grabación Satisfactoria

y aceptamos

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6.10 Ingresamos en la opción >>Certificación SIAF, los datos del Nº del Certificado y Nº de
Secuencia del Compromiso Anual registrado en el Módulo Administrativo del SIAF y
guardamos

6.11 En la ventana de compromiso se puede consultar el >>Marco Presupuestal y

>>Consulta PCA dando clic en dichas opciones

6.12 Registrado y comprometido el Contrato, procedemos a registrar garantías, adelanto,

cronograma, adenda, según corresponda. En este caso hacemos clic en >>Cronograma

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6.13 En la siguiente ventana, hacemos clic derecho >>Insertar Período

6.14 Aparece una nueva pantalla donde hacemos clic derecho nuevamente para insertar el
periodo.

6.15 Seleccionamos el mes en que se emitirá cada orden del contrato, y los ítems que se
cancelarán en dicho periodo; hacemos clic en

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6.16 Ingresamos a la carpeta del ítem ubicado al lado derecho de la pantalla, mostrándose la
Distribución Mensual.

Por cada mes ingreso Cantidad, Valor y su respectiva Distribución Presupuestal dar clic en el
ícono Grabar, de tal manera que el total de cantidad y valores de los ítem coincidan con el total
adjudicado.
Realizar el mismo procedimiento con los demás ítem(s).
Hacer la distribución por centro de costo ingresando a >>Centro de Costo.
Por último dar clic en el icono Salir de la pantalla.

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VII CUADRO DE ADQUISICION

Se ingresa a la opción de Cuadro de Adquisición luego que hemos registrado un Contrato o en la
ruta del PAO actualizado, seleccionamos >>Cuadro de Adquisición.

7.1Ingresar a la opción que se muestra en la figura:

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7.2 Se muestra la relación de Cuadros de Adquisición generados a la fecha y hacemos

clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisición.

7.3 En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de selección (PS) o PAO.

2. Seleccionamos la
1. Seleccionamos si procedencia
es Bien o Servicio

7.4 Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luego guardar.

7.5 Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisición y se mostrará la

pantalla y el Cuadro de adquisición en color azul.

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VIII ÓRDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO

8.1 Ingresamos a la orden de compra.

8.2 Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho.

a. Seleccionamos b. Clic derecho

el mes

8.3 Ingresamos la información necesaria, empezando por el Cuadro de adquisiciones,

proveedor, almacén, etc y guardamos.

8.4 Registramos la glosa, marcas, etc.

8.5 Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opción

>> Fase Compromiso.

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8.6 Hacemos clic en la opción >>Comprometer,

8.7 Hacemos clic en la opción >>Certificación SIAF

8.8 Ingresamos los datos del Nº del Certificado y Nº de Secuencia del Compromiso Anual
registrado en el Módulo Administrativo del SIAF y guardamos

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IX AFECTACION PRESUPUESTAL
9.1 Ingresamos a la opción >> Gestión Presupuestal>>Afectación Presupuestal

9.2 Aparece la pantalla que se muestra a continuación. Ingresamos en la carpeta amarilla.

Clic en la carpeta
amarilla
9.3 En esta pantalla, verificamos el medio de pago, de ser necesario digitamos el Tipo de
Recurso (TR) que corresponde y luego hacemos clic en >> Interfase F.C. def. al SIAF.

9.4 Nos aparece el siguiente mensaje y hacemos clic en >>SI.

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9.5 Aparece otro mensaje y hacemos clic nuevamente en >> SI

9.6 Ingresamos la clave, si no la tiene coordinar con el implementador SIGA y luego

presionamos >>aceptar, nos aparecerá un mensaje indicándonos que se realizo la fase al SIAF
para la Orden de compra y presionamos aceptar. Finalmente salimos de esa pantalla.

9.7 Ingresamos al SIAF

9.8 Ingresamos en la opción :

>> Procesos>>Interfases>>Registros Administrativos - Todos

9.9 Aparecerá la siguiente pantalla y hacemos clic en >> Procesar:

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9.10 Luego habilitamos para envió en la opción : >>Registro>>Registro SIAF (en el

sistema SIAF)

9.11 Una vez que hemos procesado en el SIAF, regresamos al SIGA y nos ubicamos en
>>Gestión Presupuestal>>Afectación Presupuestal y hacemos clic en la opción
>>Respuesta SIAF – SP

9.12 Finalmente para ver el formato de la orden de compra y/o servicio ingresamos en:

9.13 Aparece la relación de órdenes de compra y/o servicio registradas en el sistema,

seleccionamos la orden en mención y hacemos clic en el icono de la impresora.

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9.14 Luego seleccionamos >>Formato de orden de compra.

9.15 Nos mostrará la orden como se muestra en la imagen, y para imprimirla hacemos clic en el
icono de la impresora.

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