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Capítulo 2
M
Hoja de cálculo
AL
RI
Índice
1. Estructura y características de la hoja de cálculo
2. Trabajo con hojas de cálculo
O
AD
dispuestos en forma de tablas. Estas tablas están formadas por filas y columnas. Con la
hoja de cálculo es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, además
de dibujar distintos tipos de gráficas.
Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo, se utilizan para hacer pequeñas bases
de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos.
A lo largo del presente capítulo se describen las funcionalidades de la hoja de cálculo
M
LibreOffice Calc, no obstante, la mayoría de las hojas de cálculo como el Microsoft Excel
presentan características muy similares.
Elementos Descripción
.../...
418
OFIMÁTICA
.../...
– Archivo: Donde puede realizar acciones como: crear, abrir, guardar, cerrar y
exportar documentos.
– Editar: Donde podrá realizar acciones con el texto, como por ejemplo: co-
AD
piar, cortar y pegar texto. Además, podrá buscar y reemplazar texto dentro
del documento activo de trabajo.
– Ver: Permite seleccionar qué barras de herramientas, barras de estado o re-
glas se visualizan en la ventana. También permite realizar un zoom del docu-
mento.
– Insertar: Permite insertar filas, columnas, hojas, símbolos, funciones, grá-
Barra de menú ficos…
M
– Formato: Se pueden aplicar los distintos formatos a las celdas, filas, co-
lumnas, páginas, alineaciones…
– Herramientas: Se encuentran las opciones para comprobar ortografía y gra-
mática, cambiar el idioma y demás.
– Datos: Las acciones que se pueden realizar con los datos, filtrar, ordenar,
subtotales…
– Ventana: Permite ir cambiando entre los diversos documentos que se en-
AL
cuentren abiertos en ese momento.
Área de trabajo Es el lugar principal donde se escribe el texto y se insertan imágenes o tablas.
Se observa que la ventana está compuesta a su vez por varias hojas, denominándose
O
al conjunto de hojas, libro. Por defecto, al crear una hoja de cálculo aparece un libro
formado por tres hojas, que son las pestañas que aparecen encima de la barra de estado.
De esta manera, se pueden guardar documentos de varios tipos: facturas, recibos, contra-
tos... correspondientes a cada una de las hojas.
IT
Cada una de las hojas de las que está compuesta una hoja de cálculo se divide en filas
y columnas. En concreto, de 1024 columnas y 1.048.576 filas. Se denomina una celda a
la intersección de una columna con una fila. La forma de referenciar a cada uno de estos
elementos es la siguiente:
ED
También existen los denominados rangos, que son un conjunto de celdas de una
hoja de cálculo. Se denominan mediante la celda de una esquina del rango (superior
izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, el rango de las celdas A1,
AD
A2, A3 y A4, se reverenciaría A1:A4.
Por último, se denomina celda activa aquella celda que se ha seleccionado mediante
el ratón o teclado.
En la siguiente figura se resumen los conceptos que se han descrito en este apartado.
M
AL
Referencia de una celda.
RI
O
IT
ED
Referencia de un rango.
AD
varias opciones:
1. Hacer clic en el botón “Abrir” en la barra de menú (carpeta abierta).
2. Utilizar la combinación de teclas Control + A.
3. Hacer clic primero en el Menú “Archivo”, y luego en la opción “Abrir”...
Aparece una ventana similar en la que se puede localizar dónde se encuentra el ar-
M
chivo:
AL
RI
O
IT
Abrir un libro.
AD
M
AL
RI
Guardar un libro.
O
Por defecto, el archivo se guarda con una extensión .dos pero se puede guardar con
otras, por ejemplo, .xls de Microsoft Excel.
IT
AD
bién resulta muy cómodo desplazarse con el teclado. A continuación se resumen las com-
binaciones de teclas más usuales:
Teclas Desplazamiento
Teclas de flechas de
A la izquierda, derecha, arriba y abajo
desplazamiento
M
Inicio A la primera celda de la fila actual
CRL + Fin
Av. Pág.
AL
A la última celda que tenga datos
Una vez introducido el dato, solo tiene que pulsar la tecla “Enter” para validar el dato.
423
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
Básicamente, los tipos de datos que se introducen son: números, texto, fechas y horas. La
forma en que serán tratados dependerá del formato concreto que se le haya aplicado a la celda:
AD
Tipo Descripción
M
Empiezan siempre con el signo de igual (=) y son operaciones con
Fórmulas
los datos de otras celdas
AL
RI
O
ello, simplemente debe colocar el puntero del ratón sobre la esquina inferior izquierda de
la celda y arrastrar el puntero.
Asimismo, puede repetir el mismo valor en un número indefinido de celdas. El proce-
dimiento es igual que en el caso anterior pero ahora manteniendo pulsada la tecla Ctrl.
ED
4.1. Textos
En cuanto al texto que haya previamente seleccionado puede cambiar:
– El tipo de fuente: es el tipo de letra, por ejemplo, Times Roman.
– El tamaño: son los puntos que ocupan el carácter, por ejemplo, 10.
424
OFIMÁTICA
– El estilo: si se desea que sea negrita, cursiva, subrayada, superíndice, subíndice, etc.
– El color: se puede seleccionar de qué color es el carácter.
AD
Los cambios más usuales como el tipo de letra, el tamaño de letra, negrita, cursiva,
subrayado y el color del carácter se pueden cambiar en la Barra de herramientas.
M
Formato en la barra de herramientas.
AL
También existen combinaciones de teclas para seleccionar negrita, cursiva y subrayado:
– Para dar formato en negrita, presionar Control + N.
– Para dar formato en cursiva, presionar Control + K.
– Para dar formato de subrayado, presionar Control + S.
RI
Para elegir todos los formatos de un texto en una celda, pulse con el botón derecho
del ratón sobre esta y elija “Formato de celda”, aparecerá una ventana similar a la siguiente:
O
IT
ED
Formato de texto.
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GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
4.2. Valores
Para dar los formatos de un número introducido en una celda, se hace igual que para
AD
dar los formatos a un texto, pero ahora tiene que elegir la pestaña “Números”.
M
AL
Formato del número.
En ella se puede: indicar el número de decimales que desea que aparezcan, indicar
si es un número negativo en rojo y cambiar el carácter que indica el punto del decimal,
RI
entre otros aspectos.
4.3. Fechas
Otro tipo de datos son las fechas. Para darle el formato de días, meses y año se debe
O
Formato de fechas.
426
OFIMÁTICA
4.4. Porcentajes
Otro tipo de datos son los porcentajes. Para darle el formato debe pulsar con el botón
AD
derecho sobre la celda y seleccionar “Formato de celdas”.
M
AL
Formato de porcentajes.
RI
Operador Descripción
- Número negativo
IT
% Porcentaje
^ Exponente. Por ejemplo: 2^3 = 8
* Multiplicación
/ División
ED
+ Suma
- Resta
= < > <= >= <> Comparación (igual, menor que, mayor que, menor o
igual que, mayor o igual que, diferente)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos:
– Se pueden incluir puntos (por ejemplo, escribir 4.000.000).
AD
– Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal.
– Los signos de suma delante de los números serán ignorados.
– Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar
entre paréntesis.
– Si se escriben dos cifras separadas por una barra (/) se interpretará como una fecha
(1/2 será el uno de febrero), a no ser que ponga el signo de igual delante, en cuyo
M
caso se interpretará como una división.
Sin duda la potencia de las hojas de cálculo son la multitud de operaciones que pue-
den hacerse con gran número de datos. Para acceder a ellas, se debe pinchar sobre el
icono de la Barra de herramientas:
AL Asistente de funciones.
– Base de Datos.
AD
– Fecha/Hora.
– Finanzas.
– Información.
– Lógico.
M
– Matemáticas.
– Matriz.
– Estadísticas.
– Hoja de Cálculo. AL
– Texto.
429
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
Definición Descripción
M
una referencia a una celda que contenga un valor. El se-
gundo argumento (decimales),
un número entero o una referencia a celda que contenga
un número entero que señala
=REDONDEAR(importe; decimales) a cuántos decimales se desea redondear.
Ejemplo: si se desea redondear el número 754,33 que se
AL encuentra en la celda D3.
resultados
=REDONDEAR(D3;0) 754
=REDONDEAR(D3;1) 754.3
Ejemplo: SI(D34>8;44;23)
SI(Condición ; Valor si es verdadera la
condición ; Valor si es falsa) significaría que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado
que se escribiría sería el 44, y en caso contrario el 23.
430
OFIMÁTICA
Hay varias formas de referenciar las celdas en una fórmula: relativa y absoluta.
1. Referencia relativa: es aquella que indica la posición en que se encuentre la
AD
celda donde se escribió la fórmula. Indica a la hoja de cálculo la distancia de
celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha. Se referencia con la columna
y el número de fila, por ejemplo, B11, (columna B, fila 11). Hay que tener en
cuenta, que si se copia una celda que sea el resultado de una fórmula con va-
lores de celdas referenciadas relativamente, las referencias se cambian según
el desplazamiento de la celda resultado.
2. Referencia absoluta: es aquella que representa una dirección específica,
M
cuando la fórmula se copia se conserva la fórmula íntegra. La referencia abso-
luta se determina colocando el signo de dólar ($) antes de la letra de la colum-
na y antes del número de la fila que se quiera sea absoluto. Ejemplo: $B$11.
A continuación se presenta un ejemplo para ver la diferencia entre referencia relativa
y absoluta:
AL
RI
O
Las acciones de cortar, copiar y pegar nos serán muy útiles a la hora de trabajar con
la hoja de cálculo. Primero deberá seleccionar el área que desea cortar o copiar. Una vez
hecho esto puede copiar o pegar siguiendo los siguientes procedimientos:
AD
– Pulsar los botones “Cortar” (tijeras) o “Copiar” (dos folios superpuestos) de la Barra
de herramientas.
– Presionando el botón derecho del ratón sobre un área en blanco se desplegará un
menú y debe seleccionar las opciones de “Cortar” o “Pegar”.
– Ir a “Editar” y luego presionar en “Cortar” o “Copiar”.
M
– Haciendo la combinación para cortar CTRL + X y CTRL + C para copiar.
Por último, la forma más fácil para deshacer los cambios es haciendo la combinación
de teclas CTRL + Z. Y si quiere restaurar los cambios que ha hecho CTRL + Y.
432
OFIMÁTICA
AD
M
AL
RI
Vista preliminar
O
Para cambiar todos los aspectos de las páginas de la hoja de cálculo tales como
margen, tamaño, orientación de la página y demás, acceda a la opción “Página” del
Menú “Formato” y seleccione la pestaña “Página”, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
ED
AD
M
AL
Configuración de la página.
Opciones de impresión.
434
OFIMÁTICA
AD
cálculo Calc en diferentes tipos de gráficos. Afortunadamente, Calc dispone de un asis-
tente que facilita la creación de gráficos. Para abrir este asistente:
M
AL
También se puede hacer uso de este icono de la Barra de Herramientas:
RI
O
mero que hay que hacer es elegir este tipo de gráfico en el asistente.
Nombre Edades
Juan 23
ED
Pedro 21
Celia 35
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GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
Como se puede observar en la figura anterior, también se puede elegir que el diagra-
ma sea en tres dimensiones para que el gráfico resulte más atractivo.
En el siguiente paso hay que indicar los datos a representar en esas columnas:
AL
RI
O
En la figura anterior se pueden observar que se pueden indicar los datos del gráfico
seleccionándolos con el ratón. También permite la organización de los datos, en filas o
en columnas, y especificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente aparece una
IT
436
OFIMÁTICA
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los
ejes.
AD
M
AL
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
RI
O
IT
ED
Una vez usado el asistente para crear el gráfico, se pueden modificar las características
del gráfico creado, pinchando con el botón derecho del ratón sobre él. Así, por ejemplo,
se pueden cambiar los colores de las columnas individualmente, siguiendo los pasos que
se indican a continuación:
1. Pulsamos el botón derecho sobre el diagrama creado y elegimos la opción editar:
437
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
AL
2. Hacemos un doble clic sobre una columna y en la pestaña Área seleccionamos el
RI
color deseado:
O
IT
ED
438
OFIMÁTICA
AD
se representan las columnas horizontalmente. También se puede utilizar el asistente de
gráfico:
M
AL
En este caso también hemos elegido que el gráfico sea en tres dimensiones. Los si-
RI
De la misma forma, en la figura anterior se puede observar que se pueden indicar los
datos del gráfico seleccionándolos con el ratón. También permite la organización de los
datos, en filas o en columnas, y especificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente
aparece una ventana si se desea que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.
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GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
AL
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los ejes.
RI
O
IT
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
ED
440
OFIMÁTICA
AD
La hoja de cálculo Calc también permite realizar gráficos de tipo círculo, similares a los
que se emplean, por ejemplo, para mostrar los resultados de las elecciones. Representan
los tantos por ciento de un total.
Igual que en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos:
M
AL
RI
En este caso se ha elegido un diagrama circular normal, pero hay otros como el es-
parcido, anillo y anillo esparcido. Los siguientes pasos son similares a los procedimientos
seguidos anteriormente.
O
IT
ED
Seleccionamos los datos con el ratón para organizarlos en filas o en columnas, y espe-
cificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar siguiente aparece una ventana si se desea
que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.
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GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los ejes.
AL
RI
O
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
IT
ED
442
OFIMÁTICA
AD
M
AL
2. Pulsamos con el botón derecho sobre el diagrama y elegimos Insertar etiquetas de
RI
Si se desea, además, dar formato a estas etiquetas y que aparezca el símbolo de tanto
por ciento (%), hay que pulsar con el botón derecho sobre el diagrama y elegimos Forma-
to etiquetas de datos.
443
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
AL
RI
O
IT
combinación del gráfico de columnas (para las precipitaciones) y de línea (para la tempe-
ratura media del mes). Por ejemplo, podemos partir de los siguientes datos:
abril 67 15
mayo 20 20
AD
junio 15 25
julio 4 30
agosto 2 30
septiembre 10 25
octubre 19 20
M
noviembre 25 10
diciembre 30 9
Igual que en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos, en
este caso, se elige el tipo de Línea y columna:
AL
RI
O
445
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
AL
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombres de los ejes x e y.
RI
O
IT
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
ED
446
OFIMÁTICA
AD
Así, si queremos representar la función y = x2 (una parábola) con los siguientes datos:
X Y(X)=X2
-5 25
-4,5 20,25
-4 16
M
-3,5 12,25
-3 9
-2,5 6,25
-2 4
-1,5 2,25
-1 AL 1
-0,5 0,25
0 0
0,5 0,25
1 1
1,5 2,25
RI
2 4
2,5 6,25
3 9
3,5 12,25
4 16
O
4,5 20,25
5 25
Como en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos; en este
IT
447
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
En este caso se ha elegido que el gráfico esté solo formado por líneas, como se puede
observar en la anterior figura.
AD
Los siguientes pasos son similares a lo explicado anteriormente:
M
AL
Seleccionamos los datos con el ratón para organizarlos en filas o en columnas, y espe-
cificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente aparece una ventana si se desea
que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.
RI
O
IT
ED
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y.
448
OFIMÁTICA
AD
M
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
AL
RI
O
Una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en una hoja de cálculo es
ordenar y gestionar listas de datos, las cuales están organizadas dentro de una lista con
columnas, que definen campos, y filas que contienen registros.
ED
449
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
9.1. Ordenamientos
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los
AD
valores. Calc reorganizará las filas, columnas o celdas individuales utilizando el orden que
especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en
orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el
contenido de una o más columnas. A modo de ejemplo vamos a utilizar la siguiente lista
de datos:
M
NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO
5
PANIGUA FLORIDO
CAMPÓ BUENO
AL RÁUL
SHEILA
35
20
444444444
555555555
En el caso de que haya registros con igual campo en el primer criterio se pueden es-
pecificar dos criterios de ordenación. En nuestro ejemplo, el resultado de la ordenación
es el siguiente:
450
OFIMÁTICA
AD
5 CAMPÓ BUENO SHEILA 20 555555555
2 GARCÍA GARCÍA CELIA 32 222222222
1 NAVAS DUEÑAS MIGUEL 35 111111111
4 PANIGUA FLORIDO RÁUL 35 444444444
M
Con un filtro solo se muestran las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Los criterios son condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Volviendo a
nuestro ejemplo, si quiero mostrar solo los registros o filas con las personas mayores de
30 años, se seleccionan los datos:AL
RI
O
IT
AD
M
NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO
3 ÁVILA PÉREZ PILAR 31 333333333
4 PANIGUA FLORIDO
AL RÁUL 35 444444444
En este caso se ha elegido el operador Y; en el caso de que solo tenga que cumplir una
de las condiciones del filtro hay que utilizar el operador O. Por ejemplo, si quiero que sea
mayor de 32 años o se llame Sheila, el filtro sería:
RI
O
IT
ED
Con el filtro avanzado se pueden crear filtros complejos sobre varias columnas, con
varias condiciones tipo Y y tipo O, o con condiciones que cambian con mucha frecuencia.
452
OFIMÁTICA
Para poder aplicar el filtro avanzado sobre una tabla de datos se dispone de un área
vacía de datos en donde se especifican las condiciones del filtro avanzado. A esta área,
formada al menos por dos filas, la denominamos área de condiciones. Esta área de condi-
AD
ciones está compuesta por:
– Una fila para los encabezados de las columnas (coinciden con los encabezamien-
tos de los datos a filtrar).
– Una fila por cada condición de tipo O a aplicar.
Por ejemplo:
M
AL
RI
En el área de condiciones cada fila utilizada se corresponde con una condición O. Los
datos escritos en la misma fila se corresponden con una condición Y. Así, por ejemplo,
para indicar las condiciones:
O
Para aplicar el filtro avanzado con estas condiciones hay que seguir los siguientes pa-
sos:
453
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
2. Incluir el área de condiciones y aplicar el filtro:
AL
RI
9.3. Formularios
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o
mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez.
O
454
OFIMÁTICA
AD
M
También se puede navegar por los registros con los botones Registro anterior y Regis-
tro siguiente: AL
RI
O
IT
Calc permite crear en una celda una lista desplegable, donde el usuario puede elegir
solo un valor dentro de los valores de esa lista. A continuación, se va a describir mediante
un ejemplo el proceso para crear una lista desplegable con los valores: Suspenso, Apro-
bado, Notable, Sobresaliente.
1. Seleccionar la celda en la que se desee que sea la lista. Y elegir la opción “validez”
del menú “datos”:
455
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
2. En el campo “Permitir” de la ventana elegir “Lista”:
AL
RI
O
456
OFIMÁTICA
AD
o de la evaluación de una fórmula. A continuación, se va a describir mediante un ejemplo el
proceso para crear un formato condicional. En concreto se va a realizar la media aritmética de
las 3 evaluaciones de unos alumnos en las que las medias menores de 5 se van a escribir en rojo.
1. Rellenar los valores de las tres evaluaciones para cada alumno y obtener la colum-
na con las medias.
M
AL
2. Seleccionar la celda de la primera media (F3), y seleccionar la opción “Formato
condicional” del menú “Formato”.
RI
O
IT
457
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
AL
RI
O
IT
ED
458
OFIMÁTICA
5. Arrastrar la esquina inferior derecha de la celda (F3) hacia abajo con el botón iz-
quierdo del ratón pulsado, para que tenga efecto a todas la columnas de medias
de las evaluaciones:
AD
M
AL
Hay que tener presente que, si se modifican las calificaciones de las evaluaciones dan-
do la media superior a 5, automáticamente la media se escribiría en negro. En caso con-
trario, se escribirían en rojo.
RI
O
IT
Hay varias maneras de importar y exportar datos desde una hoja de cálculo Calc. La
más usual es a través de archivos de texto, se recomienda que este archivo de texto sea
.CSV. Este formato separa los campos de datos usando separadores como puntos y coma
o comas, y separa registros insertando saltos de línea. A continuación, se presenta un
ejemplo de un archivo CSV:
459
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
“Juan”, “Vargas”, “juan@ejemplo.com”, “44”
Para importar los datos desde un archivo CVS se tienen que seguir los siguientes pa-
sos:
1. Seleccione el archivo a exportar:
M
AL
RI
3. Dar pulsar “Abrir “ aparecerá una ventana de los datos a importar desde el fichero
.cvs seleccionado:
460
OFIMÁTICA
AD
M
AL
RI
461
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
10. Plantillas
AL
Una plantilla es un patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda
internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo
el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, etc. Se uti-
RI
lizan cuando se van a escribir documentos con la misma estructura, por ejemplo, faxes o
presupuestos.
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento
Calc normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su
estado original, de forma que se puede utilizar cuantas veces se desee.
O
462
OFIMÁTICA
AD
M
AL
Una vez que se haya creado un documento patrón con los formatos de los párrafos, pági-
nas, encabezados y otros aspectos comunes se puede guardar este documento como plantilla.
RI
O
IT
ED
463
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
M
AL
11. Trabajo con varias hojas
Por defecto, cuando se crea un documento en Calc se muestra una hoja de cálculo
denominada Hoja1. Puede ver esta pestaña justo debajo de la zona de trabajo:
RI
O
Para crear una nueva hoja de cálculo, simplemente hay que pinchar en el icono:
IT
ED
464
OFIMÁTICA
Para visualizar una hoja de cálculo de un documento Calc, formado por varias hojas de
cálculo, hay que pinchar en la pestaña correspondiente a su nombre. Además, haciendo
clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una hoja de cálculo se pueden
AD
hacer operaciones como:
a) Insertar una nueva hoja.
b) Borrar una hoja.
c) Cambiar el nombre.
d) Mover o copiar la hoja.
M
e) Ocultar una hoja.
AL
RI
O
IT
465
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
El ejemplo parte de dos hojas de cálculo en la que se registran las ventas en las pro-
vincias correspondientes a dos comerciales (una por cada comercial). También va a existir
una hoja de cálculo en la que se va a calcular la suma de ventas de los comerciales.
AD
M
AL
1. Seleccione la opción “Consolidar” del menú “Datos” para abrir el diálogo “Consoli-
dar”.
RI
O
IT
ED
2. Introducir los datos fuente del primer comercial siguiendo los pasos de las siguien-
tes figuras:
466
OFIMÁTICA
AD
M
AL
RI
467
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
4. Elegir la función suma, indicar que va ser en la hoja resumen y marcar las opciones
como se muestra en la figura:
AD
M
AL
RI
468
OFIMÁTICA
Se puede observar que es la suma de las ventas y, además, si se pulsa sobre la flecha
de las filas se puede ver el desglose de las ventas de cada comercial:
AD
M
AL
RI
En Calc, varios usuarios pueden abrir la misma hoja de cálculo para escribir al mismo
tiempo. Para compartir un documento Calc hay que irse al menú “Herramientas” y selec-
IT
469
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
AD
– El acceso de escritura también permite que otros usuarios, accidental o delibera-
damente, eliminen o modifiquen un archivo.
M
Las tablas dinámicas se encargan de resumir y ordenar información. Permiten analizar una
gran cantidad de datos, ayudando a visualizar únicamente la información más importante. Este
tipo de tabla se crea a partir de los datos existentes en otra (tabla de datos original), y muestra
estos datos de forma que su análisis resulte más sencillo. A continuación, se presenta el proce-
dimiento para crear una tabla dinámica a partir de la siguiente tabla de datos originales:
AL
RI
O
1. Hay que seleccionar los datos de la tabla original y seleccionar “tabla dinámica ”
del menú “Insertar”:
IT
ED
470
OFIMÁTICA
AD
M
AL
RI
O
2. Así, por ejemplo, para que en la tabla dinámica aparezca la media de sueldos por
ciudad, hay que arrastrar “SUELDOS” al recuadro de “Campos de datos” y seleccio-
nar la función “Promedio”:
IT
ED
471
GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD
Se puede apreciar que cambia la función que viene por defecto (suma) por (promedio):
AD
M
AL
RI
3. Organizar por filas o columnas los resultados de la operación; en nuestro ejemplo, se se-
lecciona por fila el campo ciudad para que muestren el promedio de sueldo por ciudades:
O
IT
ED
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OFIMÁTICA
4. Pulsar aceptar, y se creará una nueva hoja de cálculo con los promedios de sueldos
por ciudades:
AD
M
AL
RI
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AD
dato desconocido.
Esta función tiene 3 argumentos:
1. El valor de la variable independiente de la que se desea pronosticar el valor
asociado.
2. Valores conocidos de variables independientes.
M
3. Valores conocidos de variables dependientes.
Hay que tener presente que el número de valores conocidos de las variables depen-
dientes e independientes tienen que ser iguales, sino la función Pronósticos presentará
un error. A continuación, explicamos los pasos sobre cómo utilizar esta función mediante
un ejemplo: AL
RI
O
IT
ED
=PRONÓSTICO (4;A2:A13;B2:B13)
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OFIMÁTICA
AD
nús y barra de herramientas. No obstante, el usuario tiene la posibilidad de cambiar esta
configuración para quitar funciones que crea que no son importantes, o incluir aquellas
funciones que utilicen más a menudo y que no sean fácilmente accesibles desde la ven-
tana principal de programa. En resumen, puede personalizar:
– La barra de menús.
M
– Los atajos de teclado.
AL
15.1. Personalización de la barra de menús
Para personalizar la barra de menús del Calc, hay que irse al menú Herramientas:
RI
O
IT
ED
AD
M
AL
Inicialmente el nuevo menú (HABITUALES) está vacío, pero podemos ir añadiendo
aquellos submenús más usuales:
RI
O
IT
ED
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OFIMÁTICA
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M
AL
En la figura anterior se indica la forma de añadir negrita al menú HABITUALES.
RI
O
IT
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M
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15.2. Atajos de teclado
En la mayoría de los casos resulta más cómodo trabajar desde el teclado que buscan-
RI
do las opciones con el ratón. Por ejemplo, podemos seleccionar el texto, y para ponerlo
en negrita utilizar la combinación de teclas CTRL y N, en lugar de ir buscando la opción
por el menú formato o por la Barra de herramientas.
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OFIMÁTICA
AD
1. Seleccionamos la tecla o teclas del atajo, en nuestro caso F4 (está libre).
2. Le damos a Modificar.
M
AL
RI
O
De la misma manera, se puede cambiar las combinaciones que vengan por defecto
según nuestras preferencias.
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Para que se visualice una orden solo hay que marcarla. Por ejemplo, si se desea que
aparezca el icono de Guardar como:
RI
O
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OFIMÁTICA
Por defecto, en la Barra de herramientas aparecen iconos; para saber su función solo
hay que dejar el puntero del ratón unos segundos y se mostrará un mensaje emergente
que indican su acción. No obstante, se puede configurar para que se muestre solo el ico-
AD
no, el texto o el icono y el texto:
M
AL
RI
Hay otra manera para indicar qué barra de herramientas se visualizan: pulsando con
el botón derecho sobre la Barra de herramientas:
O
IT
ED
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de Calc. Para entrar en estas configuraciones:
M
AL
Las configuraciones más usuales son las siguientes:
– General: permite especificar la unidad de medida y la configuración de los
datos.
RI
O
IT
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– Calcular: permite concretar los parámetros generales de los cálculos de los datos.
O
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– Fórmulas: se especifican los cálculos para las fechas y el formato de las expresio-
nes para las fórmulas.
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M
AL
– Imprimir: permite configurar los aspectos generales de impresión del documento:
RI
O
IT
ED
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OFIMÁTICA
AD
te que las opciones que aparecen en gris indican que están inactivas, si bien eso depende
del momento. Por ejemplo, pegar no puede estar activo si no has copiado o cortado algo
antes. También dependen del objeto que has seleccionado: por ejemplo, no puedes divi-
dir una tabla si no has seleccionado una.
Si hay una opción con una flecha al lado indica que hay un submenú y se puede acce-
der a este pinchando con el botón izquierdo del ratón.
M
A continuación se presentan estos menús y se resumen las características más im-
portantes:
– Menú Archivo:
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RI
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– Menú Editar:
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– Menú Ver:
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– Menú Insertar:
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– Menú Formato:
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– Menú Hoja:
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– Menú Datos:
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AL
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– Ordenar datos.
– Filtrar datos.
Acciones principales – Utilizar formularios.
– Criterios de validez.
– Calcular subtotales.
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– Menú Herramientas:
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– Menú Ventana:
AD
M
– Ir cambiando entre los diversos documentos
que tengamos abiertos en la aplicación.
AL
Acciones principales
– Abrir nuevas ventanas para ver un mismo do-
cumento.
– Menú Ayuda:
RI
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–
Comprobar y descargar e instalar actualiza-
ciones.
Acciones principales
–
Dar información de la versión actual de Li-
breOffice que tienes instalada.
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