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AD

Capítulo 2

M
Hoja de cálculo
AL
RI

Índice
1. Estructura y características de la hoja de cálculo
2. Trabajo con hojas de cálculo
O

3. Desplazamientos dentro de una hoja de cálculo


4. Edición de celdas. Formatos de celdas
5. Fórmulas y funciones básicas. Referencias a celdas
6. Modificación de los datos
IT

7. Impresión de las hojas de cálculo


8. Gráficos. Abrir asistente de gráficos o diagramas
9. Gestión de datos en Calc
10. Plantillas
11. Trabajo con varias hojas
ED

12. Compartir datos


13. Tablas dinámicas
14. Pronóstico de valores
15. Personalización del entorno de trabajo
16. Opciones de configuración
17. Los menús de LibreOffice Calc versión 5 y sus funciones
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Introducción. Conceptos básicos de hojas de cálculo


Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y textos

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dispuestos en forma de tablas. Estas tablas están formadas por filas y columnas. Con la
hoja de cálculo es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, además
de dibujar distintos tipos de gráficas.
Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo, se utilizan para hacer pequeñas bases
de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos.
A lo largo del presente capítulo se describen las funcionalidades de la hoja de cálculo

M
LibreOffice Calc, no obstante, la mayoría de las hojas de cálculo como el Microsoft Excel
presentan características muy similares.

1. Estructura y características de la hoja de cálculo


AL
La ventana de la hoja de cálculo Calc tiene una apariencia similar a la siguiente figura:
RI
O
IT

Estructura de la ventana de la hoja de cálculo Calc.


ED

Las diferentes partes de la ventana se resumen en la siguiente tabla:

Elementos Descripción

Se encuentra el nombre del archivo actual de trabajo (Sin título 1) y el nombre


Barra de título
de la aplicación (Calc). Además están los controles minimizar, maximizar y cerrar.

.../...
418
OFIMÁTICA 

.../...
– Archivo: Donde puede realizar acciones como: crear, abrir, guardar, cerrar y
exportar documentos.
– Editar: Donde podrá realizar acciones con el texto, como por ejemplo: co-

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piar, cortar y pegar texto. Además, podrá buscar y reemplazar texto dentro
del documento activo de trabajo.
– Ver: Permite seleccionar qué barras de herramientas, barras de estado o re-
glas se visualizan en la ventana. También permite realizar un zoom del docu-
mento.
– Insertar: Permite insertar filas, columnas, hojas, símbolos, funciones, grá-
Barra de menú ficos…

M
– Formato: Se pueden aplicar los distintos formatos a las celdas, filas, co-
lumnas, páginas, alineaciones…
– Herramientas: Se encuentran las opciones para comprobar ortografía y gra-
mática, cambiar el idioma y demás.
– Datos: Las acciones que se pueden realizar con los datos, filtrar, ordenar,
subtotales…
– Ventana: Permite ir cambiando entre los diversos documentos que se en-
AL
cuentren abiertos en ese momento.

Barra de estado Informa sobre el formato de texto actual y la página actual.

Área de trabajo Es el lugar principal donde se escribe el texto y se insertan imágenes o tablas.

Barra horizontal y Permite desplazarse verticalmente y horizontalmente pinchando con el ratón.


vertical
RI
Barra de fórmulas Se escriben las fórmulas que afectan a los datos.

Resumen de las distintas partes de una hoja de cálculo.

Se observa que la ventana está compuesta a su vez por varias hojas, denominándose
O

al conjunto de hojas, libro. Por defecto, al crear una hoja de cálculo aparece un libro
formado por tres hojas, que son las pestañas que aparecen encima de la barra de estado.
De esta manera, se pueden guardar documentos de varios tipos: facturas, recibos, contra-
tos... correspondientes a cada una de las hojas.
IT

Cada una de las hojas de las que está compuesta una hoja de cálculo se divide en filas
y columnas. En concreto, de 1024 columnas y 1.048.576 filas. Se denomina una celda a
la intersección de una columna con una fila. La forma de referenciar a cada uno de estos
elementos es la siguiente:
ED

– Las columnas se rotulan de izquierda a derecha desde la A hasta la Z, después de la


Z, continúan con la AA hasta la AZ, luego desde BA hasta BZ y, así sucesivamente,
hasta la columna AMJ.
– Las filas se enumeran desde la 1 a la 1.048.576.
– Las celdas se nombran mediante el nombre de la columna seguido por el nombre
de la fila. Por ejemplo, la celda B1, corresponde a la intersección de la columna B y
la fila 1.
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También existen los denominados rangos, que son un conjunto de celdas de una
hoja de cálculo. Se denominan mediante la celda de una esquina del rango (superior
izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, el rango de las celdas A1,

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A2, A3 y A4, se reverenciaría A1:A4.
Por último, se denomina celda activa aquella celda que se ha seleccionado mediante
el ratón o teclado.
En la siguiente figura se resumen los conceptos que se han descrito en este apartado.

M
AL
Referencia de una celda.
RI
O
IT
ED

Referencia de un rango.

2. Trabajo con hojas de cálculo


Seguidamente se indican las operaciones básicas con los libros.
420
OFIMÁTICA 

2.1. Abrir libros


Para abrir un libro ya existente (guardado en una unidad de almacenamiento) hay

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varias opciones:
1. Hacer clic en el botón “Abrir” en la barra de menú (carpeta abierta).
2. Utilizar la combinación de teclas Control + A.
3. Hacer clic primero en el Menú “Archivo”, y luego en la opción “Abrir”...
Aparece una ventana similar en la que se puede localizar dónde se encuentra el ar-

M
chivo:

AL
RI
O
IT

Abrir un libro.

2.2. Guardar libros


ED

Se usa para guardar un libro en una unidad de almacenamiento.


La acción de guardar se puede hacer de diversas maneras:
1. Hacer clic en el botón “Guardar” en la barra de menú (icono similar a un diskette).
2. Utilizar la combinación de teclas Control + G.
3. Hacer clic primero en el Menú “Archivo”, y luego en la opción “Guardar”.
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Aparecerá una ventana para indicar en qué ubicación se guarda el libro.

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M
AL
RI

Guardar un libro.
O

Por defecto, el archivo se guarda con una extensión .dos pero se puede guardar con
otras, por ejemplo, .xls de Microsoft Excel.
IT

En caso de querer guardar un documento con un nombre distinto se cuenta con la


opción de guardar el mismo libro con otro nombre; para hacer esto hay que seleccionar
en el menú “Archivo” y luego la opción “Guardar como”... y aparecerá un diálogo similar al
anterior.
ED

2.3. Cerrar libros


Cuando desee cerrar el libro seleccione “Archivo” y la opción “Cerrar”. Si no ha guarda-
do los cambios realizados el programa preguntará si desea guardarlos. También puede
pulsar las teclas Control + Q.
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OFIMÁTICA 

3. Desplazamientos dentro de una hoja de cálculo


Para desplazarse se puede arrastrar el ratón sobre las Barras horizontal y vertical. Tam-

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bién resulta muy cómodo desplazarse con el teclado. A continuación se resumen las com-
binaciones de teclas más usuales:

Teclas Desplazamiento

Teclas de flechas de
A la izquierda, derecha, arriba y abajo
desplazamiento

M
Inicio A la primera celda de la fila actual

Fin A la última celda de la fila actual que tenga información

CRL + Inicio A la primera fila de hoja (A1)

CRL + Fin

Av. Pág.
AL
A la última celda que tenga datos

Avanza una página de ventana

Re Pág. Retrocede una página de ventana

Desplazamiento por la hoja de cálculo mediante el teclado.


RI

4. Edición de celdas. Formatos de celdas


Introducir información en una celda es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda
O

que desee, seleccionarla e insertar la información (texto, números…). Conforme se in-


troducen, la Barra de fórmulas se activará. A partir de este momento podrá modificar el
contenido de la celda también desde dicha barra.
IT
ED

Introducción de datos en una celda.

Una vez introducido el dato, solo tiene que pulsar la tecla “Enter” para validar el dato.
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Básicamente, los tipos de datos que se introducen son: números, texto, fechas y horas. La
forma en que serán tratados dependerá del formato concreto que se le haya aplicado a la celda:

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Tipo Descripción

Número Cualquier combinación de dígitos

Fecha Poseen un esquema de día, mes y año que se deberá seguir

Hora Poseen un esquema para su introducción

Texto Cadena de caracteres

M
Empiezan siempre con el signo de igual (=) y son operaciones con
Fórmulas
los datos de otras celdas

Tipos de datos en la hoja de cálculo.

AL
RI
O

También se pueden generar secuencias de datos de manera automática. Por ejemplo,


generar 1, 2, 3, 4…, o lunes, martes, miércoles. O también 1/01/80, 1/01/81, 1/01/82. Para
IT

ello, simplemente debe colocar el puntero del ratón sobre la esquina inferior izquierda de
la celda y arrastrar el puntero.
Asimismo, puede repetir el mismo valor en un número indefinido de celdas. El proce-
dimiento es igual que en el caso anterior pero ahora manteniendo pulsada la tecla Ctrl.
ED

4.1. Textos
En cuanto al texto que haya previamente seleccionado puede cambiar:
– El tipo de fuente: es el tipo de letra, por ejemplo, Times Roman.
– El tamaño: son los puntos que ocupan el carácter, por ejemplo, 10.
424
OFIMÁTICA 

– El estilo: si se desea que sea negrita, cursiva, subrayada, superíndice, subíndice, etc.
– El color: se puede seleccionar de qué color es el carácter.

AD
Los cambios más usuales como el tipo de letra, el tamaño de letra, negrita, cursiva,
subrayado y el color del carácter se pueden cambiar en la Barra de herramientas.

M
Formato en la barra de herramientas.
AL
También existen combinaciones de teclas para seleccionar negrita, cursiva y subrayado:
– Para dar formato en negrita, presionar Control + N.
– Para dar formato en cursiva, presionar Control + K.
– Para dar formato de subrayado, presionar Control + S.
RI
Para elegir todos los formatos de un texto en una celda, pulse con el botón derecho
del ratón sobre esta y elija “Formato de celda”, aparecerá una ventana similar a la siguiente:
O
IT
ED

Formato de texto.
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4.2. Valores
Para dar los formatos de un número introducido en una celda, se hace igual que para

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dar los formatos a un texto, pero ahora tiene que elegir la pestaña “Números”.

M
AL
Formato del número.

En ella se puede: indicar el número de decimales que desea que aparezcan, indicar
si es un número negativo en rojo y cambiar el carácter que indica el punto del decimal,
RI
entre otros aspectos.

4.3. Fechas
Otro tipo de datos son las fechas. Para darle el formato de días, meses y año se debe
O

pulsar con el botón derecho sobre la celda y seleccionar “Formato celdas”.


IT
ED

Formato de fechas.
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OFIMÁTICA 

4.4. Porcentajes
Otro tipo de datos son los porcentajes. Para darle el formato debe pulsar con el botón

AD
derecho sobre la celda y seleccionar “Formato de celdas”.

M
AL
Formato de porcentajes.
RI

5. Fórmulas y funciones básicas. Referencias a celdas


Las operaciones con el teclado que se pueden hacer con los valores numéricos de las
celdas se resumen en la siguiente tabla:
O

Operador Descripción
- Número negativo
IT

% Porcentaje
^ Exponente. Por ejemplo: 2^3 = 8
* Multiplicación
/ División
ED

+ Suma
- Resta
= < > <= >= <> Comparación (igual, menor que, mayor que, menor o
igual que, mayor o igual que, diferente)

Operaciones numéricas con el teclado.


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Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos:
– Se pueden incluir puntos (por ejemplo, escribir 4.000.000).

AD
– Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal.
– Los signos de suma delante de los números serán ignorados.
– Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar
entre paréntesis.
– Si se escriben dos cifras separadas por una barra (/) se interpretará como una fecha
(1/2 será el uno de febrero), a no ser que ponga el signo de igual delante, en cuyo

M
caso se interpretará como una división.
Sin duda la potencia de las hojas de cálculo son la multitud de operaciones que pue-
den hacerse con gran número de datos. Para acceder a ellas, se debe pinchar sobre el
icono de la Barra de herramientas:

AL Asistente de funciones.

Aparecerán todas las funciones agrupadas en categorías y con sus correspondientes


descripciones:
RI
O
IT
ED

Funciones de la hoja de cálculo.


428
OFIMÁTICA 

Las funciones están agrupadas en las siguientes categorías:

– Base de Datos.

AD
– Fecha/Hora.

– Finanzas.

– Información.

– Lógico.

M
– Matemáticas.

– Matriz.

– Estadísticas.

– Hoja de Cálculo. AL
– Texto.

Si buscamos la función SUMA, en la categoría de matemáticas, la expresión resultante


haciendo uso del asistente sería =SUMA (B1:B3)
RI
O
IT
ED

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A continuación se resumen las funciones básicas que ofrece Calc:

AD
Definición Descripción

Suma las celdas que están entre paréntesis.

=SUMA(rango) Ejemplo: =SUMA (B9:B11), devuelve el resultado de sumar


los valores que se encuentran en las celdas del rango
B9:B11.

El primer argumento es un valor o

M
una referencia a una celda que contenga un valor. El se-
gundo argumento (decimales),
un número entero o una referencia a celda que contenga
un número entero que señala
=REDONDEAR(importe; decimales) a cuántos decimales se desea redondear.
Ejemplo: si se desea redondear el número 754,33 que se
AL encuentra en la celda D3.
resultados
=REDONDEAR(D3;0) 754
=REDONDEAR(D3;1) 754.3

Calcula el valor máximo de la lista de valores que forman los


=MÁX (número1; número2;...)
argumentos de esta función.
RI

Calcula el valor mínimo de la lista de valores que forman los


=MIN (número1; número2;...)
argumentos de esta función.

=PROMEDIO (número1; número2;...) Calcula la media aritmética de la lista de valores.

=ABS(número) Esta función muestra el valor absoluto de un número.


O

=RAIZ(número) Esta función calcula la raíz cuadrada del número indicado.

Esta función calcula el producto de todos los números que


=PRODUCTO (número1; número2;...)
figuran en los argumentos.
IT

Esta función calcula el resto de la división explicitada en los


=RESIDUO(número;núm_divisor)
argumentos.

=CONTAR(rango) Cuenta los números que hay en un rango de celdas.


ED

Ejemplo: SI(D34>8;44;23)
SI(Condición ; Valor si es verdadera la
condición ; Valor si es falsa) significaría que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado
que se escribiría sería el 44, y en caso contrario el 23.

Por ejemplo: CONTAR.SI (A12:C32;”Pérez”) cuenta la veces


que aparece Pérez en el rango A12:C32.
CONTAR.SI(Rango; Criterio)
Por ejemplo: CONTAR.SI(A12:A112;”>100”) cuenta los nú-
meros mayores que 100 que hay entre A12 y A112.

430
OFIMÁTICA 

Hay varias formas de referenciar las celdas en una fórmula: relativa y absoluta.
1. Referencia relativa: es aquella que indica la posición en que se encuentre la

AD
celda donde se escribió la fórmula. Indica a la hoja de cálculo la distancia de
celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha. Se referencia con la columna
y el número de fila, por ejemplo, B11, (columna B, fila 11). Hay que tener en
cuenta, que si se copia una celda que sea el resultado de una fórmula con va-
lores de celdas referenciadas relativamente, las referencias se cambian según
el desplazamiento de la celda resultado.
2. Referencia absoluta: es aquella que representa una dirección específica,

M
cuando la fórmula se copia se conserva la fórmula íntegra. La referencia abso-
luta se determina colocando el signo de dólar ($) antes de la letra de la colum-
na y antes del número de la fila que se quiera sea absoluto. Ejemplo: $B$11.
A continuación se presenta un ejemplo para ver la diferencia entre referencia relativa
y absoluta:
AL
RI
O

Ejemplo de referencias relativas y absolutas.


IT

6. Modificación de los datos


Una vez que una celda contiene algún tipo de dato, es posible modificar su contenido,
realizando alguna de estas operaciones:
ED

1. Seleccionando la celda y realizando un doble clic de ratón.


2. Seleccionando la celda y pulsando tecla F2.
Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se
edita y en la misma aparece un cursor. Con las teclas de dirección se puede desplazar por
el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic de ratón. Una vez
realizadas las correcciones hay que pulsar la tecla “Intro”.
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Las acciones de cortar, copiar y pegar nos serán muy útiles a la hora de trabajar con
la hoja de cálculo. Primero deberá seleccionar el área que desea cortar o copiar. Una vez
hecho esto puede copiar o pegar siguiendo los siguientes procedimientos:

AD
– Pulsar los botones “Cortar” (tijeras) o “Copiar” (dos folios superpuestos) de la Barra
de herramientas.
– Presionando el botón derecho del ratón sobre un área en blanco se desplegará un
menú y debe seleccionar las opciones de “Cortar” o “Pegar”.
– Ir a “Editar” y luego presionar en “Cortar” o “Copiar”.

M
– Haciendo la combinación para cortar CTRL + X y CTRL + C para copiar.
Por último, la forma más fácil para deshacer los cambios es haciendo la combinación
de teclas CTRL + Z. Y si quiere restaurar los cambios que ha hecho CTRL + Y.

7. Impresión de las hojas de cálculo AL


Una vez que la hoja de cálculo esté lis-
ta, puede imprimirla. Para ello, puede reali-
zarlo de estas tres formas distintas:
– Hacer clic en el botón “Imprimir
archivo” directamente ubicado en
RI

la Barra de Herramientas (icono de


impresora).
– Hacer clic en el Menú “Archivo” y
luego en la opción “Imprimir”.
O

– Presionar la combinación de teclas


Control + P.
También puede exportar el documen-
IT

to a un archivo pdf. Para ello, pulse “Archi-


vo” y seleccione “Exportar a archivo PDF”.

7.1. Vista preliminar


ED

Hay que mencionar que el área de tra-


bajo de la hoja de cálculo puede ocupar Exportar hoja de cálculo a pdf
varias hojas, por esto, es necesario antes
de imprimir realizar una vista preliminar. Para ello, tiene que hacer un clic en el icono
(lupa sobre un papel) de la Barra de Herramientas o seleccionar “Archivo” y después la
opción “Vista preliminar”.

432
OFIMÁTICA 

AD
M
AL
RI

Vista preliminar
O

7.2. Configuración de página


IT

Para cambiar todos los aspectos de las páginas de la hoja de cálculo tales como
margen, tamaño, orientación de la página y demás, acceda a la opción “Página” del
Menú “Formato” y seleccione la pestaña “Página”, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
ED

En esta pestaña podrá cambiar, entre otros aspectos:


– El tamaño de los márgenes.
– La orientación del papel: vertical u horizontal.
– El formato del papel: A4, A1, A3…
– En diseño de página podrá configurar las páginas para que imprimir a doble cara.
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AD
M
AL
Configuración de la página.

7.3. Opciones de impresión


Por último, puede configurar la impresora, pulsando “Archivo” y seleccionando “Con-
figuración de impresora”. Tendrá que seleccionar la impresora que desea usar y las opcio-
RI
nes de esta, como por ejemplo:
– El número de copias que desea imprimir.
– La calidad de impresión (blanco y negro, borrador, calidad fotográfica…).
– El número de páginas de las hojas que desea imprimir.
O

– El formato del papel que va a utilizar.


– El número de hojas del documento que desea que se imprima en la misma hoja.
– Impresión a doble cara (si lo admite la impresora).
IT
ED

Opciones de impresión.
434
OFIMÁTICA 

8. Gráficos. Abrir asistente de gráficos o diagramas


En estos apartados vamos a describir la forma de representar los datos de una hoja de

AD
cálculo Calc en diferentes tipos de gráficos. Afortunadamente, Calc dispone de un asis-
tente que facilita la creación de gráficos. Para abrir este asistente:

M
AL
También se puede hacer uso de este icono de la Barra de Herramientas:
RI
O

8.1. Gráfico tipo columnas


En el caso de que el usuario desee que los datos se representen en columnas, lo pri-
IT

mero que hay que hacer es elegir este tipo de gráfico en el asistente.

Nombre Edades

Juan 23
ED

Pedro 21

Celia 35

Datos diagrama de columnas

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AD
M
Como se puede observar en la figura anterior, también se puede elegir que el diagra-
ma sea en tres dimensiones para que el gráfico resulte más atractivo.
En el siguiente paso hay que indicar los datos a representar en esas columnas:
AL
RI
O

En la figura anterior se pueden observar que se pueden indicar los datos del gráfico
seleccionándolos con el ratón. También permite la organización de los datos, en filas o
en columnas, y especificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente aparece una
IT

ventana si se desea que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.


ED

436
OFIMÁTICA 

Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los
ejes.

AD
M
AL
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
RI
O
IT
ED

Una vez usado el asistente para crear el gráfico, se pueden modificar las características
del gráfico creado, pinchando con el botón derecho del ratón sobre él. Así, por ejemplo,
se pueden cambiar los colores de las columnas individualmente, siguiendo los pasos que
se indican a continuación:
1. Pulsamos el botón derecho sobre el diagrama creado y elegimos la opción editar:

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AD
M
AL
2. Hacemos un doble clic sobre una columna y en la pestaña Área seleccionamos el
RI
color deseado:
O
IT
ED

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OFIMÁTICA 

8.2. Gráfico tipo barra


Otro gráfico muy utilizado es el de tipo barra, es similar al de columnas pero ahora

AD
se representan las columnas horizontalmente. También se puede utilizar el asistente de
gráfico:

M
AL
En este caso también hemos elegido que el gráfico sea en tres dimensiones. Los si-
RI

guientes pasos son similares al proceso seguido anteriormente.


O
IT
ED

De la misma forma, en la figura anterior se puede observar que se pueden indicar los
datos del gráfico seleccionándolos con el ratón. También permite la organización de los
datos, en filas o en columnas, y especificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente
aparece una ventana si se desea que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.

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 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

AD
M
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
AL
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los ejes.
RI
O
IT

Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
ED

440
OFIMÁTICA 

8.3. Gráfico tipo círculo

AD
La hoja de cálculo Calc también permite realizar gráficos de tipo círculo, similares a los
que se emplean, por ejemplo, para mostrar los resultados de las elecciones. Representan
los tantos por ciento de un total.

Igual que en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos:

M
AL
RI
En este caso se ha elegido un diagrama circular normal, pero hay otros como el es-
parcido, anillo y anillo esparcido. Los siguientes pasos son similares a los procedimientos
seguidos anteriormente.
O
IT
ED

Seleccionamos los datos con el ratón para organizarlos en filas o en columnas, y espe-
cificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar siguiente aparece una ventana si se desea
que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.
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 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

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M
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y. También se pueden activar las cuadrículas de los ejes.
AL
RI
O

Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
IT
ED

442
OFIMÁTICA 

Como se puede observar, no aparecen los porcentajes; para ello:


1. Pulsamos el botón derecho sobre el diagrama creado y elegimos la opción Editar:

AD
M
AL
2. Pulsamos con el botón derecho sobre el diagrama y elegimos Insertar etiquetas de
RI

datos, y ya aparecen los porcentajes en el diagrama:


O
IT
ED

Si se desea, además, dar formato a estas etiquetas y que aparezca el símbolo de tanto
por ciento (%), hay que pulsar con el botón derecho sobre el diagrama y elegimos Forma-
to etiquetas de datos.

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AD
M
AL
RI
O
IT

8.4. Gráfico tipo línea y columnas


Cuando se desee representar datos de distintas magnitudes en el mismo gráfico, por
ejemplo, las precipitaciones de lluvia y la temperatura de los meses, se puede utilizar la
ED

combinación del gráfico de columnas (para las precipitaciones) y de línea (para la tempe-
ratura media del mes). Por ejemplo, podemos partir de los siguientes datos:

mes precipitación temperatura


enero 45 7
febrero 69 8
marzo 100 10
444
OFIMÁTICA 

abril 67 15

mayo 20 20

AD
junio 15 25

julio 4 30

agosto 2 30

septiembre 10 25

octubre 19 20

M
noviembre 25 10

diciembre 30 9

Igual que en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos, en
este caso, se elige el tipo de Línea y columna:
AL
RI
O

Los siguientes pasos son similares a lo anteriormente explicado:


IT
ED

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 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

Seleccionando los datos con el ratón podemos organizarlo en filas o en columnas, y


especificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente aparece una ventana si se
desea que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.

AD
M
AL
Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombres de los ejes x e y.
RI
O
IT

Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
ED

446
OFIMÁTICA 

8.5. Gráfico tipo X-Y


Este tipo de gráfico se utiliza, por ejemplo, para representar funciones matemáticas.

AD
Así, si queremos representar la función y = x2 (una parábola) con los siguientes datos:

X Y(X)=X2
-5 25
-4,5 20,25
-4 16

M
-3,5 12,25
-3 9
-2,5 6,25
-2 4
-1,5 2,25
-1 AL 1
-0,5 0,25
0 0
0,5 0,25
1 1
1,5 2,25
RI
2 4
2,5 6,25
3 9
3,5 12,25
4 16
O

4,5 20,25
5 25

Como en los casos anteriores, se utiliza en primer lugar el asistente de gráficos; en este
IT

caso, se elige el tipo de XY dispersión:


ED

447
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

En este caso se ha elegido que el gráfico esté solo formado por líneas, como se puede
observar en la anterior figura.

AD
Los siguientes pasos son similares a lo explicado anteriormente:

M
AL
Seleccionamos los datos con el ratón para organizarlos en filas o en columnas, y espe-
cificar las etiquetas de las columnas. Al pulsar Siguiente aparece una ventana si se desea
que se personalicen los datos e introducir datos nuevos.
RI
O
IT
ED

Si le damos a Siguiente vamos al último paso, en el que se puede indicar el título del
diagrama y los nombre de los ejes x e y.
448
OFIMÁTICA 

AD
M
Para que se muestre el diagrama tan solo hay que pinchar en Finalizar:
AL
RI
O

9. Gestión de datos en Calc


IT

Una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en una hoja de cálculo es
ordenar y gestionar listas de datos, las cuales están organizadas dentro de una lista con
columnas, que definen campos, y filas que contienen registros.
ED

449
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

9.1. Ordenamientos
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los

AD
valores. Calc reorganizará las filas, columnas o celdas individuales utilizando el orden que
especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en
orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el
contenido de una o más columnas. A modo de ejemplo vamos a utilizar la siguiente lista
de datos:

M
NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO

1 NAVAS DUEÑAS MIGUEL 35 111111111

2 GARCÍA GARCÍA CELIA 32 222222222

3 ÁVILA PÉREZ PILAR 31 333333333

5
PANIGUA FLORIDO

CAMPÓ BUENO
AL RÁUL

SHEILA
35

20
444444444

555555555

Para ordenar la lista por apellidos hay que seleccionar la lista y:


RI
O
IT
ED

En el caso de que haya registros con igual campo en el primer criterio se pueden es-
pecificar dos criterios de ordenación. En nuestro ejemplo, el resultado de la ordenación
es el siguiente:
450
OFIMÁTICA 

NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO


3 ÁVILA PÉREZ PILAR 31 333333333

AD
5 CAMPÓ BUENO SHEILA 20 555555555
2 GARCÍA GARCÍA CELIA 32 222222222
1 NAVAS DUEÑAS MIGUEL 35 111111111
4 PANIGUA FLORIDO RÁUL 35 444444444

9.2. Filtros. Filtros avanzados

M
Con un filtro solo se muestran las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Los criterios son condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Volviendo a
nuestro ejemplo, si quiero mostrar solo los registros o filas con las personas mayores de
30 años, se seleccionan los datos:AL
RI
O
IT

Dando como resultado:

NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO


ED

3 ÁVILA PÉREZ PILAR 31 333333333


2 GARCÍA GARCÍA CELIA 32 222222222
1 NAVAS DUEÑAS MIGUEL 35 111111111
4 PANIGUA FLORIDO RÁUL 35 444444444

Se pueden especificar varios criterios en el filtro, por ejemplo, mayores de 30 años y su


teléfono mayor que 222222222, quedando así:
451
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

AD
M
NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO
3 ÁVILA PÉREZ PILAR 31 333333333
4 PANIGUA FLORIDO
AL RÁUL 35 444444444

En este caso se ha elegido el operador Y; en el caso de que solo tenga que cumplir una
de las condiciones del filtro hay que utilizar el operador O. Por ejemplo, si quiero que sea
mayor de 32 años o se llame Sheila, el filtro sería:
RI
O
IT
ED

NÚMERO APELLIDOS NOMBRE EDAD TELÉFONO


5 CAMPÓ BUENO SHEILA 20 555555555
1 NAVAS DUEÑAS MIGUEL 35 111111111
4 PANIGUA FLORIDO RÁUL 35 444444444

Con el filtro avanzado se pueden crear filtros complejos sobre varias columnas, con
varias condiciones tipo Y y tipo O, o con condiciones que cambian con mucha frecuencia.
452
OFIMÁTICA 

Para poder aplicar el filtro avanzado sobre una tabla de datos se dispone de un área
vacía de datos en donde se especifican las condiciones del filtro avanzado. A esta área,
formada al menos por dos filas, la denominamos área de condiciones. Esta área de condi-

AD
ciones está compuesta por:
– Una fila para los encabezados de las columnas (coinciden con los encabezamien-
tos de los datos a filtrar).
– Una fila por cada condición de tipo O a aplicar.
Por ejemplo:

M
AL
RI

En el área de condiciones cada fila utilizada se corresponde con una condición O. Los
datos escritos en la misma fila se corresponden con una condición Y. Así, por ejemplo,
para indicar las condiciones:
O

MARCA= Ford Y MODELO= Focus Y PRECIO<3000


O
IT

MARCA= Renaut Y PRECIO< 3000


Equivale en el área de condiciones:
ED

Para aplicar el filtro avanzado con estas condiciones hay que seguir los siguientes pa-
sos:

453
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

1. Seleccionar “filtro avanzado” del menú “Datos”:

AD
M
2. Incluir el área de condiciones y aplicar el filtro:

AL
RI

9.3. Formularios
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o
mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez.
O

Para abrir el formulario, se seleccionan los datos y:


IT
ED

454
OFIMÁTICA 

Para crear un registro nuevo:

AD
M
También se puede navegar por los registros con los botones Registro anterior y Regis-
tro siguiente: AL
RI
O
IT

9.4. Listas y su gestión


ED

Calc permite crear en una celda una lista desplegable, donde el usuario puede elegir
solo un valor dentro de los valores de esa lista. A continuación, se va a describir mediante
un ejemplo el proceso para crear una lista desplegable con los valores: Suspenso, Apro-
bado, Notable, Sobresaliente.
1. Seleccionar la celda en la que se desee que sea la lista. Y elegir la opción “validez”
del menú “datos”:
455
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

AD
M
2. En el campo “Permitir” de la ventana elegir “Lista”:
AL
RI
O

3. Escribir los valores de la lista en el recuadro “Entrada” y al botón “Aceptar”:


IT
ED

456
OFIMÁTICA 

9.5. Formato condicional


Calc permite que una celda o un rango de celdas cambien su formato en función de su valor

AD
o de la evaluación de una fórmula. A continuación, se va a describir mediante un ejemplo el
proceso para crear un formato condicional. En concreto se va a realizar la media aritmética de
las 3 evaluaciones de unos alumnos en las que las medias menores de 5 se van a escribir en rojo.
1. Rellenar los valores de las tres evaluaciones para cada alumno y obtener la colum-
na con las medias.

M
AL
2. Seleccionar la celda de la primera media (F3), y seleccionar la opción “Formato
condicional” del menú “Formato”.
RI
O
IT

3. Establecer la condición menor de 5 y en la casilla “Aplicar estilo” elegir “Nuevos estilo”:


ED

457
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

4. Especificar el nombre (suspenso) del nuevo estilo y el formato de la celda (letra en


rojo) cuando se cumple con la condición (valor menor que 5):

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

458
OFIMÁTICA 

5. Arrastrar la esquina inferior derecha de la celda (F3) hacia abajo con el botón iz-
quierdo del ratón pulsado, para que tenga efecto a todas la columnas de medias
de las evaluaciones:

AD
M
AL
Hay que tener presente que, si se modifican las calificaciones de las evaluaciones dan-
do la media superior a 5, automáticamente la media se escribiría en negro. En caso con-
trario, se escribirían en rojo.
RI
O
IT

9.6. Importar y exportar datos


ED

Hay varias maneras de importar y exportar datos desde una hoja de cálculo Calc. La
más usual es a través de archivos de texto, se recomienda que este archivo de texto sea
.CSV. Este formato separa los campos de datos usando separadores como puntos y coma
o comas, y separa registros insertando saltos de línea. A continuación, se presenta un
ejemplo de un archivo CSV:

459
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

“Nombre”, “Apellidos”, “Correo electrónico” ”Email”, “Edad”


“Miguel”, “Navas”, “miguelo@misitioweb.com”, “34”
“Celia”, “Ortiz”, “celia@ejemplo.com”, “21”

AD
“Juan”, “Vargas”, “juan@ejemplo.com”, “44”
Para importar los datos desde un archivo CVS se tienen que seguir los siguientes pa-
sos:
1. Seleccione el archivo a exportar:

M
AL
RI

2. En el cuadro combinado seleccione el tipo .cvs:


O
IT
ED

3. Dar pulsar “Abrir “ aparecerá una ventana de los datos a importar desde el fichero
.cvs seleccionado:
460
OFIMÁTICA 

AD
M
AL
RI

El archivo resultante es el siguiente:


O
IT
ED

461
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

Para exportar una hoja de cálculo se realiza el procedimiento inverso, se selecciona la


opción “Guardar como” del menú “Archivo”:

AD
M
10. Plantillas
AL
Una plantilla es un patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda
internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo
el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, etc. Se uti-
RI
lizan cuando se van a escribir documentos con la misma estructura, por ejemplo, faxes o
presupuestos.
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento
Calc normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su
estado original, de forma que se puede utilizar cuantas veces se desee.
O

Calc proporciona plantillas predeterminadas para crear documentos a partir de estas.


IT
ED

462
OFIMÁTICA 

Como se puede observar, las plantillas están organizadas en categorías o tipos:

AD
M
AL
Una vez que se haya creado un documento patrón con los formatos de los párrafos, pági-
nas, encabezados y otros aspectos comunes se puede guardar este documento como plantilla.
RI
O
IT
ED

463
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

Por último se pueden buscar plantillas en internet:

AD
M
AL
11. Trabajo con varias hojas
Por defecto, cuando se crea un documento en Calc se muestra una hoja de cálculo
denominada Hoja1. Puede ver esta pestaña justo debajo de la zona de trabajo:
RI
O

Para crear una nueva hoja de cálculo, simplemente hay que pinchar en el icono:
IT
ED

464
OFIMÁTICA 

Para visualizar una hoja de cálculo de un documento Calc, formado por varias hojas de
cálculo, hay que pinchar en la pestaña correspondiente a su nombre. Además, haciendo
clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una hoja de cálculo se pueden

AD
hacer operaciones como:
a) Insertar una nueva hoja.
b) Borrar una hoja.
c) Cambiar el nombre.
d) Mover o copiar la hoja.

M
e) Ocultar una hoja.

AL
RI
O
IT

11.1. Consolidar los datos


ED

Consolidar datos es combinar o resumir información de varias hojas de trabajo (que


pueden estar situadas en distintos libros). Por ejemplo si se desea resumir en sola una
hoja las ventas que se encuentran en otras hojas de cálculo. El procedimiento de consoli-
dar se explica con el siguiente ejemplo:

465
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

El ejemplo parte de dos hojas de cálculo en la que se registran las ventas en las pro-
vincias correspondientes a dos comerciales (una por cada comercial). También va a existir
una hoja de cálculo en la que se va a calcular la suma de ventas de los comerciales.

AD
M
AL
1. Seleccione la opción “Consolidar” del menú “Datos” para abrir el diálogo “Consoli-
dar”.
RI
O
IT
ED

2. Introducir los datos fuente del primer comercial siguiendo los pasos de las siguien-
tes figuras:

466
OFIMÁTICA 

AD
M
AL
RI

3. Repetir el procedimiento para las ventas del comercial 2, quedando la ventana de


consolidación de esta manera:
O
IT
ED

467
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

4. Elegir la función suma, indicar que va ser en la hoja resumen y marcar las opciones
como se muestra en la figura:

AD
M
AL
RI

El resultado de la suma de las hojas de cálculo anteriores se muestra a continuación:


O
IT
ED

468
OFIMÁTICA 

Se puede observar que es la suma de las ventas y, además, si se pulsa sobre la flecha
de las filas se puede ver el desglose de las ventas de cada comercial:

AD
M
AL
RI

12. Compartir datos


O

En Calc, varios usuarios pueden abrir la misma hoja de cálculo para escribir al mismo
tiempo. Para compartir un documento Calc hay que irse al menú “Herramientas” y selec-
IT

cionar la opción “Compartir libro”.


ED

469
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

Hay que tener presente que:


– El archivo compartido debe situarse en una carpeta que sea accesible para todos
los colaboradores.

AD
– El acceso de escritura también permite que otros usuarios, accidental o delibera-
damente, eliminen o modifiquen un archivo.

13. Tablas dinámicas

M
Las tablas dinámicas se encargan de resumir y ordenar información. Permiten analizar una
gran cantidad de datos, ayudando a visualizar únicamente la información más importante. Este
tipo de tabla se crea a partir de los datos existentes en otra (tabla de datos original), y muestra
estos datos de forma que su análisis resulte más sencillo. A continuación, se presenta el proce-
dimiento para crear una tabla dinámica a partir de la siguiente tabla de datos originales:

AL
RI
O

1. Hay que seleccionar los datos de la tabla original y seleccionar “tabla dinámica ”
del menú “Insertar”:
IT
ED

470
OFIMÁTICA 

A continuación se describen las distintas partes de la ventana que aparece:

AD
M
AL
RI
O

2. Así, por ejemplo, para que en la tabla dinámica aparezca la media de sueldos por
ciudad, hay que arrastrar “SUELDOS” al recuadro de “Campos de datos” y seleccio-
nar la función “Promedio”:
IT
ED

471
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

Se puede apreciar que cambia la función que viene por defecto (suma) por (promedio):

AD
M
AL
RI
3. Organizar por filas o columnas los resultados de la operación; en nuestro ejemplo, se se-
lecciona por fila el campo ciudad para que muestren el promedio de sueldo por ciudades:
O
IT
ED

472
OFIMÁTICA 

4. Pulsar aceptar, y se creará una nueva hoja de cálculo con los promedios de sueldos
por ciudades:

AD
M
AL
RI

Si se pulsa el triángulo al lado de “ciudad” se puede seleccionar el orden en que se


desee que se presenten los resultados y las ciudades a mostrar:
O
IT
ED

473
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

14. Pronóstico de valores


La función Pronóstico de Calc se basa en la tendencia de los datos para calcular un

AD
dato desconocido.
Esta función tiene 3 argumentos:
1. El valor de la variable independiente de la que se desea pronosticar el valor
asociado.
2. Valores conocidos de variables independientes.

M
3. Valores conocidos de variables dependientes.
Hay que tener presente que el número de valores conocidos de las variables depen-
dientes e independientes tienen que ser iguales, sino la función Pronósticos presentará
un error. A continuación, explicamos los pasos sobre cómo utilizar esta función mediante
un ejemplo: AL
RI
O
IT
ED

En caso que se desee pronosticar el valor desconocido de “y” asociado a un valor de


“x”, por ejemplo, x=4 se procede de la siguiente manera:

=PRONÓSTICO (4;A2:A13;B2:B13)

Dando como resultado: 4,65652173913044

474
OFIMÁTICA 

15. Personalización del entorno de trabajo


Cuando se instala Calc, por defecto, tiene una configuración determinada en los me-

AD
nús y barra de herramientas. No obstante, el usuario tiene la posibilidad de cambiar esta
configuración para quitar funciones que crea que no son importantes, o incluir aquellas
funciones que utilicen más a menudo y que no sean fácilmente accesibles desde la ven-
tana principal de programa. En resumen, puede personalizar:

– La barra de menús.

M
– Los atajos de teclado.

– Las barra de herramientas.

AL
15.1. Personalización de la barra de menús

Para personalizar la barra de menús del Calc, hay que irse al menú Herramientas:
RI
O
IT
ED

En la ventana Personalizar hay que seguir los siguientes pasos:


475
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

AD
M
AL
Inicialmente el nuevo menú (HABITUALES) está vacío, pero podemos ir añadiendo
aquellos submenús más usuales:
RI
O
IT
ED

476
OFIMÁTICA 

AD
M
AL
En la figura anterior se indica la forma de añadir negrita al menú HABITUALES.
RI
O
IT
ED

477
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

En el botón Menú de la ventana Personalizar se puede cambiar el nombre, eliminar y


mover la posición de un menú:

AD
M
AL
15.2. Atajos de teclado
En la mayoría de los casos resulta más cómodo trabajar desde el teclado que buscan-
RI

do las opciones con el ratón. Por ejemplo, podemos seleccionar el texto, y para ponerlo
en negrita utilizar la combinación de teclas CTRL y N, en lugar de ir buscando la opción
por el menú formato o por la Barra de herramientas.

Calc ofrece la posibilidad de personalizar estas combinaciones de teclas para hacer


O

una determinada acción. Para ello, hay que ir al menú Herramientas:


IT
ED

478
OFIMÁTICA 

En el recuadro Atajos de teclado se pueden observar todas las combinaciones de teclas


y su correspondiente acción. Así mismo, se puede crear una nueva, por ejemplo, cambiar
la letra del texto. Para ello se procede de la siguiente manera:

AD
1. Seleccionamos la tecla o teclas del atajo, en nuestro caso F4 (está libre).
2. Le damos a Modificar.

M
AL
RI
O

3. Seleccionamos Cambiar de color de texto en los cuadros de Categoría y Función. De


esta manera, cada vez que le demos a F4 nos saldrá el menú correspondiente de
cambiar el color del texto.
IT

De la misma manera, se puede cambiar las combinaciones que vengan por defecto
según nuestras preferencias.

15.3. Personalización de la Barra de herramientas


ED

En la Barra de Herramientas se encuentran las acciones más habituales que se utili-


zan en Calc. Igual que sucede con los menús, se pueden personalizar. En primer lugar,
hay que saber qué barras de herramientas están visibles. Para ello, hay que ir al menú
Herramientas:

479
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

AD
M
AL
Para que se visualice una orden solo hay que marcarla. Por ejemplo, si se desea que
aparezca el icono de Guardar como:
RI
O
IT
ED

480
OFIMÁTICA 

Por defecto, en la Barra de herramientas aparecen iconos; para saber su función solo
hay que dejar el puntero del ratón unos segundos y se mostrará un mensaje emergente
que indican su acción. No obstante, se puede configurar para que se muestre solo el ico-

AD
no, el texto o el icono y el texto:

M
AL
RI
Hay otra manera para indicar qué barra de herramientas se visualizan: pulsando con
el botón derecho sobre la Barra de herramientas:
O
IT
ED

481
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

16. Opciones de configuración


El usuario puede configurar varias opciones que afectan al funcionamiento general

AD
de Calc. Para entrar en estas configuraciones:

M
AL
Las configuraciones más usuales son las siguientes:
– General: permite especificar la unidad de medida y la configuración de los
datos.
RI
O
IT
ED

482
OFIMÁTICA 

– Ver: se especifican los elementos que se desean que se muestren en el documento


(imágenes, tablas, comentarios…), así como la reglas.

AD
M
AL
RI
– Calcular: permite concretar los parámetros generales de los cálculos de los datos.
O
IT
ED

483
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

– Fórmulas: se especifican los cálculos para las fechas y el formato de las expresio-
nes para las fórmulas.

AD
M
AL
– Imprimir: permite configurar los aspectos generales de impresión del documento:
RI
O
IT
ED

484
OFIMÁTICA 

17. Los menús de LibreOffice Calc versión 6 y sus funciones


En los menús se encuentran todas las opciones que ofrece Calc; hay que tener presen-

AD
te que las opciones que aparecen en gris indican que están inactivas, si bien eso depende
del momento. Por ejemplo, pegar no puede estar activo si no has copiado o cortado algo
antes. También dependen del objeto que has seleccionado: por ejemplo, no puedes divi-
dir una tabla si no has seleccionado una.

Si hay una opción con una flecha al lado indica que hay un submenú y se puede acce-
der a este pinchando con el botón izquierdo del ratón.

M
A continuación se presentan estos menús y se resumen las características más im-
portantes:
– Menú Archivo:

AL
RI
O
IT
ED

– Crear, abrir, guardar y cerrar hojas de cálculo.


– Exportar documentos (en formato PDF y HTML).
Acciones principales – Gestionar las plantillas.
– Activar la vista preliminar.
– Imprimir y configurar la impresora.
485
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

– Menú Editar:

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

– Copiar, cortar y pegar texto.


– Buscar y reemplazar texto dentro del documento ac-
Acciones principales tivo de trabajo.
– Deshacer y rehacer acciones.
– Seguimientos de cambios.

486
OFIMÁTICA 

– Menú Ver:

AD
M
AL
RI
O
IT

– Mostrar las barras de herramientas, la barra de


ED

estado y barra de fórmulas.


Acciones principales – Definir la escala de visualización del documento
(zoom) y cambiar a la vista Previsualización del
salto de página.

487
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

– Menú Insertar:

AD
M
AL
RI
O
IT

– Insertar saltos manuales, símbolos, celdas, filas,


ED

Acciones principales columnas, hojas, hiperenlaces, notas, referen-


cias, imágenes, sonidos y vídeos, funciones...

488
OFIMÁTICA 

– Menú Formato:

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

– Formatear los caracteres y los párrafos del texto.


– Formatear las celdas, filas, columnas y hojas.
Acciones principales – Aplicación de estilos y formatos, formato condi-
cional, autoformato.
– Definir alineaciones y manejar objetos.

489
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

– Menú Hoja:

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

– Insertar filas, columnas y celdas.


– Eliminar filas, columnas y celdas.
Acciones principales
– Insertar una hoja de cálculo.
– Referencias absolutas y relativas.

490
OFIMÁTICA 

– Menú Datos:

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

– Ordenar datos.
– Filtrar datos.
Acciones principales – Utilizar formularios.
– Criterios de validez.
– Calcular subtotales.

491
 GRUPO AUXILIAR DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO GALLEGO DE SALUD

– Menú Herramientas:

AD
M
AL
RI
O
IT
ED

– Comprobar ortografía y gramática.


– Cambiar el idioma.
Acciones principales
– Proteger la hoja de cálculo.
– Compartir la hoja de cálculo.

492
OFIMÁTICA 

– Menú Ventana:

AD
M
– Ir cambiando entre los diversos documentos
que tengamos abiertos en la aplicación.
AL
Acciones principales
– Abrir nuevas ventanas para ver un mismo do-
cumento.

– Menú Ayuda:
RI
O
IT
ED

–
Comprobar y descargar e instalar actualiza-
ciones.
Acciones principales
–
Dar información de la versión actual de Li-
breOffice que tienes instalada.

493
ED
IT
O
RI
AL
M
AD

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