-1-

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION DE EVALUACION ACADEMICA

TAREA
TRABAJO PRACTICO X
ASIGNATURA: MODELOS CONTABLES
CODIGO: 666
FECHA DE ENTREGA AL ESTUDIANTE:
FECHA DE DEVOLUCION:
1er. INFORME 17-10-2009
2do. INFORME 28-11-2009
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
GONZALEZ PAEZ, WILIAN JOSE
CEDULA DE IDENTIDAD : V-12.650.121
CENTRO LOCAL: BOLIVAR
CARRERAS: CONTADURIA PUBLICA (610)
ADMINISTRACION DE EMPRESAS (612)
NUMERO DE ORIGINALES: NUEVE (09) INCLUYENDO ESTA PAGINA
FIRMA DEL ESTUDIANTE:

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -2-

INDICE GENERAL

PAG

Introducción 3

Objetivos y Propósitos 4

Diseño de Código de Cuentas 4–8

Diseño y Elaboración de Formas ó Formularios 9 – 23

Sistema Contable Computarizado 24 – 29

Estados Financieros y Operativos 30

Balance General 31

Estado de Resultados 32

Balance de Comprobación 33

Mayor Analitico 34 – 35

Reporte de Comprobante 36 – 37

Inventario Inicial según Acta Constitutiva 38

Bibliografia 39

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -3-

INTRODUCCION

La empresa bajo estudio, Venezolana de Suministros SH, C.A. se ha mantenido en

una casi absoluta inactividad operativa, a sus accionistas les urge reactivar esta empresa, a
través del trabajo en conjunto posicionar a la empresa con altos índices de eficiencia y
productividad financiera dentro del mercado local y nacional, para posteriormente dar ese
gran salto hacia el mercado internacional. Para construir una base sólida en la toma de
decisiones operativas y estratégicas se requiere una razonable, clara y fidedigna
información financiera, todo esto se origina en el sistema de contabilidad (SC)
implementado por la empresa, he allí la importancia de tener un SC que plasme, registre y
clasifique cada una de las transacciones que realiza la organización, que servirán de base o
para sustentar los diversos informes financieros.

En el presente trabajo, se presentará primeramente un Catalogo o Plan de Cuentas,

el cual no es el resultado de simple improvisación sino de un estudio extenso, por cuánto el
propósito es que se adapta a la estructuración y movimientos comerciales generados por la
empresa. En segundo término se presentan las formas o formularios necesarios en los
procesos administrativos y contables de la empresa. En tercera instancia tenemos la
implementación de un sistema de contabilidad computarizado, pasar de un sistema de
contabilidad manual a uno computarizado.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -4-

OBJETIVOS y PROPOSITOS

Las metas principales a cubrir en el presente trabajo son las siguientes:

1. Diseño y elaboración de un Catalogo o Plan de Cuentas

2. Diseño y elaboración de diversas formas o formularios administrativos
3. Elaboración de un sistema de contabilidad, proceso de evolución de un sistema de
contabilidad manual a uno computarizado
4. Presentación de los estados financieros a un periodo determinado.

1. Diseño del Código de Cuentas de la empresa Venezolana de Suministros HE, C.A.

Para el diseño y creación del Código de Cuentas de la empresa Venezolana de

Suministros HE, C.A. se opto por un código numérico, las ventajas de emplearlo son las
siguientes:

• Sencillez y claridad para crear su estructura: la asignación de los números a las

cuentas no solo las clasifica en una forma ordenada ya que las agrupa según su
analogía, sino que también las separa luego de acuerdo a sus diferencias.
• Flexibilidad para agregar nuevas cuentas según las necesidades de la empresa:
permite intercalar cuentas no previstas desde el principio.
• Identificación de una partida: la estructura o la utilización de un código numérico
permite la identificación más clara y rápida de una partida, pudiendo simplificar
pasos en la detección de errores u omisiones.

Se implementará en la estructuración del Código de Cuentas seis (06) dígitos, como

se muestra en la Figura No. 1; el primer digito corresponde al Grupo, nos indica si la
cuenta pertenece a Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos o Gastos; el segundo digito nos
muestra la Clase a la que pertenece la partida o cuenta, si se trata de una Activo se puede
determinar si este se trata de un Circulante, Fijo o Diferido, y en el caso del Pasivo se

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -5-

podrá establecer si se trata de uno a corto o mediano plazo; el tercer y cuarto se utilizarán
para identificar la Cuenta-Mayor a la pertenece la partida; el Quinto y Sexto digito
identificará la partida propiamente dicha. Se utilizará una estructura de cuatro (04) niveles
o jerarquías.

1 1 01 01
Figura No.1
Grupo Clase Cuenta Sub-cuenta

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -6-

CODIGO G C CM SC
1-0-00-00 ACTIVO
1-1-00-00 Ciruclante
1-1-01-00 Efectivo en Caja y Bancos
1-1-01-10 Caja Principal
1-1-01-20 Caja Chica
1-1-01-30 Banco Provincial
1-1-02-00 Cuentas por Cobrar
1-1-02-10 Cliente A
1-1-02-20 Cliente B
1-1-03-00 Inventario de Mercancias
1-1-03-10 Producto A
1-1-03-20 Producto B
1-1-04-00 Inversiones
1-1-04-10 Empresas Filiales
1-2-00-00 Propiedad, Planta y Equipos
1-2-01-00 Terrenos
1-2-02-00 Edificios
1-2-03-00 Maquinarias
1-2-04-00 Vehiculos
1-3-00-00 Diferidos y Gastos Pagados por Anticipado
1-3-01-00 Cargos Diferidos
1-3-02-00 Seguros Pagados por Anticipado
1-4-00-00 Otros Activos
2-0-00-00 PASIVO
2-1-00-00 Pasivo a Corto Plazo
2-1-01-00 Cuentas por Pagar Comerciales
2-1-01-10 Proveedor A
2-1-01-20 Proveedor B
2-1-02-00 Documentos por Pagar
2-2-00-00 Impuestos y Contribuciones por Pagar
2-2-01-00 Impuesto sobre la Renta
2-2-01-10 Impuesto sobre la Renta por Pagar
2-2-01-20 Retenciones de ISLR por Enterar
2-2-02-00 Impuesto a las Ventas
2-2-02-10 IVA de Compras - Debito Fiscal
2-2-02-20 IVA de Ventas - Crédito Fiscal
2-2-02-30 Retenciones de IVA por Enterar
2-2-03-00 Contribuciones Especiales
2-2-03-10 Seguro Social Obligatorio
2-2-03-20 Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda
2-2-03-30 Instituto de Capacitación Educativa Socialista

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -7-

CODIGO G C CM SC
2-2-04-00 Impuestos Municipales
2-2-04-10 Impuesto sobre Ingresos Brutos
2-2-04-20 Patentes de Industria y Comercio
2-2-04-30 Aseo Urbano
2-3-00-00 Pasivo a Mediano y Largo Plazo
2-3-01-00 Acreedores Bancarios
2-3-01-10 Banco A
2-3-01-20 Banco B
2-3-02-00 Hipotecas por Pagar
2-3-02-10 Hipoteca No. 1
2-3-02-20 Hipoteca No. 2
2-3-10-00 Otros Pasivos
3-0-00-00 PATRIMONIO
3-1-00-00 Patrimonio
3-1-01-00 Capital Social
3-1-01-10 Acciones Comunes
3-1-01-20 Acciones Preferentes
3-1-02-00 Reservas
3-1-02-10 Reservas Legales
3-1-02-20 Reservas Contingencias
3-1-05-00 Utilidades Retenidas
3-1-05-10 Utilidades Retenidas No Distribuidas
3-1-10-00 Resultados Historicos y Fiscales
3-1-10-10 Resultados del Ejercicio
3-1-10-20 Ajuste Inicial por Inflación
3-1-10-30 Reajuste Inicial por Inflación
3-1-10-40 Reajuste del Patrimonio
4-0-00-00 INGRESOS
4-1-00-00 Operativos
4-1-01-00 Ventas
4-1-01-10 De Materiales e Insumos
4-1-01-20 De Servicios
4-2-00-00 No Operativos
4-2-01-00 Ingresos Financieros
4-2-01-10 Intereses sobre cuentas bancarias
4-2-01-20 Intereses sobre inversiones

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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CODIGO G C CM SC
5-0-00-00 COSTO DE VENTAS
5-1-00-00 Inventario Inicial
5-2-00-00 Compras
5-3-00-00 Inventario Final
6-0-00-00 GASTOS ó EGRESOS
6-1-00-00 Gastos Operativos
6-1-01-00 Gastos de Ventas
6-1-01-10 Sueldos Vendedores
6-1-01-20 Comisiones Vendedores
6-1-01-30 Fletes de Ventas
6-1-01-40 Gastos de Viaje
6-1-01-50 Publicidad y Propaganda
6-1-05-00 Gastos de Administración
6-1-05-10 Sueldos Personal Administrativo
6-1-05-20 Aporte Patronal SSO
6-1-05-30 Aporte Patronal FAOV
6-1-05-40 Aporte Patronal INCES
6-1-05-50 Gastos por Servicios Básicos
6-1-05-60 Gastos de Alquiler
6-1-05-70 Gastos de Depreciación Edificios
6-1-05-80 Gastos de Depreciación Maquinarias
6-1-05-90 Gastos de Depreciación Vehículos
7-0-00-00 OTROS GASTOS e INGRESOS
7-1-00-00 Otros Gastos
7-2-00-00 Otros Ingresos
8-0-00-00 CUENTAS DE ORDEN

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 -9-

2.- Diseño y elaboración de formas o formularios

Comprobante de Diario

Objetivo: Formalizar mediante la elaboración de un documento, los asientos contables

originados por cada una de las transacciones mercantiles o comerciales realizadas a lo
interno o externo por la empresa Venezolana de Suministros SH, C.A., se recibe la
información de cualquier documento que compruebe, justifique y controle las transacciones
financieras de la empresa ya mencionada.

Generalidades: Cada comprobante de diario debe ir debidamente numerado, soportado con

la documentación respectiva, se elabora uno por cada asiento contable, la persona
encargada de autorizarlos no debe firmar si no aparece alguna de las otras firmas
involucradas en la elaboración y revisión del mismo, así mismo el contador encargado del
registro debe cerciorarse que estén firmados.

Contenido e instrucciones para el llenado:

Encabezado

1. Nombre o razón social de la empresa: Venezolana de Suministros SH, C.A.

2. Nombre del Documento: Comprobante de Diario
3. Numero: Identificación numérica del Comprobante de Diario
4. Fecha: Día, mes y año en que es elaborado el documento
5. Concepto: Descripción breve de la transacción y los documentos involucrados

Cuerpo del documento

6. Código de Cuenta: Con la ayuda o auxilio del Plan de Cuentas localizar y escribir el
respectivo código.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 10 -

7. Cuenta: Descripción o nombre de la cuenta

8. Concepto: Descripción o detalle del movimiento
9. Parciales: Indica los valores parciales de una cuenta
10. Debe: Indica el valor total del debito de una cuenta
11. Haber: Indica el valor total de crédito de una cuenta

Pié o Autorizaciones del documento

12. Elaborado: Firma de la persona que elabora el documento

13. Revisado: Firma de la persona que reviso el documento y sus respectivos soportes
14. Autorizado: Firma de la persona autorizada que dará la formalización final al
documento.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 11 -

Venezolana de 1 COMPROBANTE DE DIARIO

Suministros HE, C.A. 2
3
No.
Fecha: 4 5
11
Concepto:
7 9
C ODIGO DE
C UENTA C ONC EP TO P AR C IALES DEB E HAB ER
C UENTA

6 8 10

TO TALES

ELAB OR ADO R EVIS ADO AUTOR IZADO

12 13 14

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 12 -

Reembolso o Reposición de Caja Chica

Objetivo: Como norma se establece un fondo fijo de caja chica, el cual servirá para el pago
de gastos menores o misceláneos, una vez que ha egresado un porcentaje o porción
considerable de este fondo, se procede mediante la utilización de este formulario a
compilar, agrupar, resumir y archivar cada una de las transacciones involucradas, así como
la respectiva documentación que soporte los movimientos y proceder a su debida y
oportuna contabilización, de igual forma, solicitar a la Administración el reembolso o la
reposición del fondo asignado a caja chica.

Generalidades: El responsable del fondo de caja chica deberá de manejar el Plan de

Cuentas, con la finalidad de que cada transacción o movimiento registrado o relacionado en
este formulario se le asigne debidamente su código, cada uno de los documentos
relacionados deberán tener estampado el sello de “pagado” o “contabilizado”, esto tiene
como objetivo evitar el “reciclaje de documentos”, al registrar o contabilizar estos
movimientos se lo hace afectando directamente las respectivas cuentas de costos o gastos.

Contenido e Instrucciones para el llenado:

Encabezado

1. Nombre o razón social de la empresa: Venezolana de Suministros SH, C.A.

2. Titulo del documento o formulario: Reembolso de Caja Chica
3. Encargado de Caja Chica: Identificar el nombre y apellido del funcionario o
empleado responsable de la custodia de estos fondos
4. Departamento: Identificar apropiadamente la unidad administrativa la cual tiene
asignado fondos de caja chica.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 13 -

Cuerpo del documento

5. Fecha: Describir el día, mes y año de la solicitud del reembolso de caja chica
6. Valor Asignado: Plasmar en números la cantidad de unidades monetarias asignado
7. Fecha: Día, mes y año de cada uno de los comprobantes, facturas o recibos
relacionados en este formulario.
8. Tipo de Documento: Identificar si el movimiento o la transacción está soportado o
avalado por una factura, recibo u otro tipo de documento.
9. Número del Documento: Registrar el numero o correlativo de la factura o recibo
que soporta el movimiento o transacción
10. Concepto del Pago: Breve descripción del motivo del pago o identificar el
beneficiario del pago efectuado
11. Código de Cuenta: Identificar debidamente el código numérico correspondiente en
el catalogo de cuentas
12. Importe o Monto: Registrar el valor en unidades monetarias del movimiento o
transacción.

Pie o Autorizaciones del Documento

13. Elaborado: Firma del responsable de la persona que elaboró el llenado del
formulario.
14. Revisado: Firma del funcionario o empleado responsable de verificar cada uno de
los soportes que avalan los movimientos o transacciones relacionados en el
formulario.
15. Autorizado: Firma del responsable administrativo, que ordena el reembolso
respectivo.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 14 -

Venezolana de 1 REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Suministros HE, C.A. 2
5
3
Encargado de Caja Chica: Fecha:
Departamento: 4 Valor Asignado: 6

TIP O DE
NUM ER O DEL C ODIGO DE IM P OR TE o
F EC HA DOC UM ENTO C ONC EP TO DEL P AGO
DOC UM ENTO C UENTA M ONTO
(F AC , R EC ,)

7 8 9 10 11 12

TO TALES

ELAB OR ADO R EVIS ADO AUTOR IZADO

13 14 15

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 15 -

Comprobante de Pago

Objetivos: Este formulario, informalmente conocido con el nombre de “Boucher”, tiene

como propósito documentar todos los pagos efectuados con los cheques de las distintas
cuentas bancarias cuyo titular sea la empresa Venezolana de Suministros SH, C.A., de igual
manera, nos permite simplificar el control de las cuentas bancarias.

Generalidades: Cada comprobante debe estar soportado o avalado con los documentos
involucrados en la transacción, se emite un comprobante por cada cheque girado, el mismo
que debe ser entregado al beneficiario, por norma de control por los menos dos
funcionarios o empleados de la empresa serán los autorizados a firmar los cheques, en
forma conjunta; los cheques anulados deberán ser INUTILIZADOS y retirados, cada
Comprobante de Pago será archivado con su respectiva solicitud de pago y documentos que
avalen la transacción, no firmar cheques en blanco o al portador

Contenido e Instrucciones de llenado:

Encabezado:

1. Nombre o razón social de la empresa: Venezolana de Suministros SH, C.A.

2. Título o nombre que identifica al formulario: Comprobante de Pago
3. Numero: Control correlativo, secuencia numérica que se asigna a cada comprobante

Cuerpo del documento:

4. Cifras en números: Se registra el valor o monto del cheque

5. Páguese a la orden de: Se identifica el beneficiario o recibidor del pago
6. La cantidad de: Se registra o anota la cifra en letras del valor o monto del cheque
7. Lugar y fecha: Identificar la localidad, día, mes y año en que se gira el cheque
8. Firma Autorizada: Funcionario(s) o empleado(s) autorizados

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 16 -

9. Concepto: se realiza un breve detalle del motivo de la transacción

10. Banco: Identificar institución bancaria de la que se están emitiendo los cheques
11. Cuenta: Identificar el número de la cuenta bancaria contra la cual se está girando el
cheque.
12. Cheque No.: Identificar debidamente el numero secuencial del cheque.
13. Código de Cuenta: Registrar los códigos de las cuentas involucradas en la
transacción
14. Cuenta: Registrar los nombres de las cuentas involucradas en la transacción
15. Parciales: Sumas parciales de los movimientos
16. Debe: Se utiliza esta columna para registrar los débitos de las cuentas protagonistas
de la transacción
17. Haber: Se utiliza esta columna para registrar los créditos de las cuentas involucradas
en la transacción

Pie o Autorizaciones del documento:

18. Elaborado: Firma o media firma de la persona encargada del llenado del formulario
19. Revisado: Firma o media firma de la persona encargada de la revisión del
formulario, así como de la verificación de los soportes respectivos.
20. Autorizado: Firma o media firma del funcionario o empleado facultado para dar las
autorizaciones administrativas.
21. Firma de conformidad del beneficiario del cheque, se procura que el mismo coloque
su número de cedula de identidad para el caso de las personas naturales; y, el
número del Registro de Información Fiscal (Rif) y sello para el caso de las personas
jurídicas.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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VENEZOLANA DE SUMINISTROS SH, C.A. 1

COMPROBANTE DE PAGO 2
No. 3

Por Bs.f 4

Paguese a la
5
orden de
La cantidad de 6

Lugar y fecha 7

Firma
Autorizada
Concept o: 9

10 11 12
Banco: Cuent a: Cheque No.

CODIGO DE
C UENTA PAR CIALES DEBE HAB ER
CUENTA

13 14 15 16 17

ELABORADO REVISADO AUTORIZADO REC IBI CONFORM E

20
18 19
Firma R if ó CI

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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Orden de Compra

Objetivo: Las compras de todos los materiales, insumos y servicios requeridos por la
empresa Venezolana de Suministros SH, C.A. utilizados en el desarrollo de sus actividades
operativas, se formalizarán a través de este formulario o formato, de esta manera se
garantiza que los materiales sean verdaderamente requeridos, que su compra sea
efectivamente autorizada y sirva de base a fin de verificar con la factura del proveedor, si
los materiales, insumos o servicios fueron realmente recibidos. Igualmente, se tiene un
control más fidedigno y al día de los pasivos o cuentas por pagar de la empresa, en caso de
las compras realizadas a crédito.

Generalidades: El primer paso para iniciar la ejecución de una compra es elaborar una
Orden de Compra, en ella se detallan las cantidades requeridas, el proveedor, las
condiciones de pago, los funcionarios o empleados facultados para avalar las compras, debe
verificarse si las cantidades solicitadas no violentan las políticas implementadas por la
empresa, si por ejemplo rebasamos las cantidades máximas asignadas a un determinado
producto, se deberá establecer a futuro el número de cotizaciones mínimas requeridas para
favorecer con la emisión de una Orden de Compra a un determinado proveedor.

Contenido e instrucciones de llenado:

Encabezado

1. Nombre o razón social de la empresa: Venezolana de Suministros SH, C.A.

2. Título o nombre del formulario: Orden de Compra
3. Numero (No.): Secuencia numérica del documento
4. Proveedor: razón social de la empresa o casa comercial que nos suministrará los
materiales, insumos o servicios
5. Dirección: Detallar la localidad, calle de la empresa identificada como “Proveedor”

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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6. Condiciones de Pago: Especificar si la compra se pagará al contado o a crédito, en

este último caso se procurará detallar el número de días de plazo otorgado por el
proveedor para el pago de la factura
7. Fecha: día, mes y año de la emisión del formulario

Cuerpo del documento

8. Cantidad: Detallar la cantidad requerida o solicitada por la empresa

9. Unidad: Indicar la presentación o embalaje de los materiales, especificar si se trata
de cajas, unidades, piezas, gruesas, docenas, bultos, kilos, entre otros.
10. Código: Nomenclatura utilizada por Almacén para identificar el producto
11. Descripción: Nombre del producto
12. Precio: Cantidad medida en unidades monetarias del sacrificio a realizar por la
empresa para el disfrute del producto.
13. IVA: Especificar el monto del impuesto a las ventas
14. Monto: Anotar o registrar el monto del producto, el cual es el resultado de
multiplicar la cantidad por el precio + Iva.

Pie o autorizaciones del documento

15. Elaborado: Firma del empleado o funcionario que elaboro el llenado del formulario
16. Revisado: Firma del empleado o funcionario que reviso y verifico las sumas y
multiplicaciones de cada producto, de igual forma, los soportes que avalan la Orden
de Compra, que para este caso serían las Cotizaciones y Requisiciones de Almacén
o Unidades Administrativas.
17. Autorizado: Firma del funcionario o empleado facultado por la empresa para emitir
la Orden de Compra.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

 - 20 -

VENEZOLANA DE SUMINISTROS SH, C.A. 1

3
ORDEN DE COMPRA 2 No.
7
4
Proveedor: 6 Fecha:
Dirección: 5 Condiciones de Pago
Contado
Crédito _____ dias

C ANTIDAD UNIDAD C ODIGO DES C R IP C ION P R EC IO IVA M ONTO

8 9 10 11 12 13

14

Totales:
ELABORADO REVISADO AUT ORIZADO

15 16 17

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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Pedido o Solicitud de Productos

Objetivo: Este formulario tiene como finalidad especificar las necesidades de nuestra
clientela, para de esta manera prever las existencias de los productos requeridos, solicitar a
tiempo y en su debido momento a nuestra casa matriz ó distribuidor las remesas de
mercancías mínimas para cumplir con los compromisos establecidos.

Generalidades: Son los vendedores o las personas que directamente laboran en la

comercialización de nuestros productos, los empleados o funcionarios que deben estar más
familiarizados con este formulario, estos servirán de enlace entre la empresa y nuestros
clientes.

Contenido e instrucciones de llenado:

Encabezado

1. Nombre o razón social de la empresa: Venezolana de Suministros SH, C.A.

2. Título o nombre del documento: Pedido o Solicitud de Productos
3. Número (No.): Secuencia correlativa del formulario
4. Cliente: Nombre o razón social del cliente
5. Dirección: Proporcionar el mayor detalle como calle, casa, zona industrial,
parroquia, ciudad, estado donde se encuentren el domicilio del cliente.
6. Condiciones de Pago: Especificar si el pedido se pagará de contado o a crédito, en
este último caso especificar los días de plazo autorizados por la empresa para el
pago total de la factura.
7. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el pedido

Cuerpo del documento

8. Cantidad: Detallar la cantidad requerida o solicitada por el cliente

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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9. Unidad: Indicar la presentación o embalaje de los materiales, especificar si se trata

de cajas, unidades, piezas, gruesas, docenas, bultos, kilos, entre otros.
10. Código: Nomenclatura utilizada por Almacén para identificar el producto
11. Descripción: Nombre del producto
12. Precio: Cantidad medida en unidades monetarias del valor de venta de la mercancía
o producto
13. IVA: Especificar el monto del impuesto a las ventas
14. Monto: Anotar o registrar el monto del producto, el cual es el resultado de
multiplicar la cantidad por el precio + Iva.

Pie o autorizaciones del documento

15. Elaborado: Firma del empleado o funcionario que elaboro el llenado del formulario
16. Revisado: Firma del empleado o funcionario que reviso y verifico las sumas y
multiplicaciones de cada producto.
17. Autorizado: Firma del funcionario o empleado facultado por la empresa para que el
pedido sea procesado
18. Firma del cliente formalizando de este manera el pedido o solicitud de mercancías

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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VENEZOLANA DE SUMINISTROS SH, C.A. 1

3
PEDIDO O SOLICITUD DE PRODUCTOS 2 No.
7
4
Cliente: 6 Fecha:
Dirección: 5 Condiciones de Pago
Contado
Crédito _____ dias

C ANTIDAD UNIDAD C ODIGO DES C R IP C ION P R EC IO IVA M ONTO

8 9 10 11 12 13

14

Totales:
ELABORADO REVISADO AUT ORIZADO

15 16 17

Firma del Cliente

Rif o C.I.

636 – Modelos Contables Trabajo Práctico 2009-2

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3.- Sistema Contable Computarizado

Una de las herramientas primordiales y necesarias que sustentan o coadyuvan en la

toma de decisiones en una organización empresarial pública o privada, es contar con
sistema de información financiera que proporcione datos en forma fidedigna, razonable y
en su debido momento, para ello se sustenta en el sistema contable implementado. Contar
con un sólido sistema contable no solo representa para la organización poder cumplir con
los compromisos impuestos por el Estado con respecto a las cargas impositivas, no solo se
trata de llevar o tener la información contable para que las diversas declaraciones fiscales
sean realizadas de forma transparente y precisa, sino brindar igualmente a la gerencia base
o sustentación en la toma de decisiones, no solo de tipo operativo sino estratégico.

Son muchas las empresas del sector tanto público como privado que día a día
implementan sistemas de contabilidad computarizados, nos permiten manejar una mayor
cantidad de datos, simplificar el hallazgo de errores u omisiones y presentar diferentes
formas o informes financieros, adaptados a la necesidad particular de cada empresa. Las
empresas comúnmente en sus inicios utilizan sistemas contables manuales, en la medida
que aumentan sus operaciones comerciales, de la misma aumenta, muchas veces en
proporción geométrica, su demanda de información administrativa, financiera y contable;
después pueden alternar el uso de sistemas manuales y aplicaciones en determinados o
aislados sectores de la organización, para finalmente estructurar totalmente la
administración y contabilidad de la empresa en un único sistema de contabilidad y
administración computarizada.

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A continuación se exponen varias razones, que justificarán la utilización de un

sistema de contabilidad computarizada; tomado del Manual de Contabilidad Básica – Nivel
Formación – Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE):

Información oportuna y exacta para la toma de decisiones:

El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los datos
que no se adecuan a los criterios establecidos.
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.
Los procesos tediosos de registro se automatizan.
Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan.
Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información ad hoc.
El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos.

Permite identificar y resolver problemas:

· Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad,
como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las ventas o
las necesidades de dinero en efectivo.
· Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar, que
puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente
cuando ocurren cambios en el personal.

Permite observar datos de diferentes perspectivas, base para la buena toma de

decisiones:

Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes
maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem
comprado, por unidad, o por período de tiempo

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El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como por
ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a las
tendencias, como el crecimiento o las bajas.
La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los administradores
controlar los gastos en comparación con los ítems presupuestados, seguir con
atención los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de
caja.
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los
administradores financieros como los administradores del programa.
Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de servicios en
varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más coordinada y más
consistente y pueden compartir la información entre los diversos centros de costos.

Flexibilidad en la elaboración e impresión de formatos:

Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados simplemente

presionando un botón o haciendo clic con un ratón.
Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los
informes pueden ser impresos cuando se solicitan.
El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos en la
medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia rápida y
fácilmente.
Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad con los requisitos
estatutarios y de los donantes a través de informes como el estado de ganancias y
pérdidas, el balance general, el balance de comprobación y los informes de los
donantes hechos a la medida de cada uno de ellos.
Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más rápidamente, con
menor esfuerzo.

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Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones,
como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la
fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de
información y documentación durante una auditoria.

Se orientan hacia la búsqueda de una mayor eficiencia:

Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga las
necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad de
personal.
Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología basada en el sistema
Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean
compatibles y utilizados para varias aplicaciones.
Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los
administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas necesidades de
la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación con los costos.

El software disponible en el mercado es variado, aplicaciones administrativas que

trabajan paralelamente o en conjunto con las aplicaciones contables, aplicaciones con una
flexibilidad en su configuración limitada y otras con una gran flexibilidad que adapta la
estructura de cada empresa al sistema contable, unas requieren la creación de un
departamento dentro de la organización encargado de la configuración y el mantenimiento
preventivo y correctivo tanto a nivel de software como hardware del sistema, en fin a riesgo
de pecar de redundantes la variedad es extensa.

Se ha seleccionado el Sistema Saint Empresario, con sus tres (03) módulos: Sistema
Administrativo, Sistema Contable y Sistema Nómina, el primero y el segundo son de mayor
importancia para nosotros en estos momentos, pues una empresa como Venezolana de
Suministros SH, C.A. como empresa de compra – venta de productos del ramo ferretero,
son los módulos que proporcionan mayor utilidad. No por ello se debe restar importancia

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al Sistema Nómina por cuanto a futuro, con el crecimiento paulatino de la empresa,

apertura de sucursales en otras ciudades del país y su posible expansión internacional, se
deberá tener un mayor y mejor control interno y contable de las diversas nóminas de la
empresa, este módulo es ideal para el cumplimiento de dicho control.

El sistema Saint Empresario, ofrece además un costo muy bajo, se ha masificado su

uso que parece estar en los niveles de un software libre.

La desventaja de este sistema es que es una aplicación de 16 bits, programada en

Turbo Pascal, razón por la cual no trabaja cónsona con la interfaz de usuario que nos ofrece
la plataforma Windows, pero esto no significa que su rendimiento sea más bajo, se requiere
de ciertas configuraciones especiales para adaptar su uso con Windows. El personal debe
ser adiestrado continuamente para aprovechar al máximo el potencial de este sistema.

El SC computarizado será puesto en operación en varias etapas o por módulos. En

una primera etapa se instalará y configurará el módulo contable, en la segunda etapa el
sistema administrativo y cada uno de los movimientos realizados en este módulo, serán
trasladados en forma automática, en la tercera y última etapa se instalará y configurará el
modulo de nóminas.

ETAPA MODULO DIAS

Primera Contable Cinco (05)

Instalación y configuración

Segunda Administrativo Siete (07)

Instalación y configuración

Tercera Nómina Siete (07)

Instalación y configuración

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Finalmente el SC computarizado Saint Empresario deberá quedar estructurado como

se muestra en la Figura No. 2.

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4.- Estados Financieros y Operativos

1. Balance General
2. Estado de Resultados
3. Balance de Comprobación
4. Mayor Analítico
5. Reporte de Comprobantes
6. Inventario Inicial según Acta Constitutiva de Venezolana de Suministros SH, C.A.

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BIBLIOGRAFIA

Catácora F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Mc GRAWHILL

Interamericana de Venezuela

Instituto de Cooperación Educativa (2006). Manual de Contabilidad Básica. Gerencia

Regional Ince Aragua, División de Formación Profesional

Universidad Nacional Abierta. (1983). Modelos Contables. Caracas - Venezuela.

www.saint.net

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