Sunteți pe pagina 1din 6

Cum să întemeiezi un B.I.

Ca proaspăt absolvent de stagiu și având drept de semnătură, am luat decizia de a-mi înființa
propria firmă.

Analizând opțiunile pe care le am la dispoziție, am decis să înființez un birou individual de


arhitectură.

Luând în considerare, în principiu, aspectul financiar, societatea de tip individual a fost cea
mai bună alegere, întrucât costurile de înființare/desființare și de administrare sunt mai
reduse decât în cazul înființării unei societăți cu răspundere limitată, procedurile de
înființare sunt mai simple, nu avem nevoie de contabil și nu există taxe (T.V.A.), acestea
fiind suportate de către client. Într-adevăr, există și dezavantaje în înființarea unui birou
individual, în sensul răspunderii exclusive a angajatorului, posibilitatea limitată de
dezvoltare (maxim 3 angajați, în comparație cu societatea cu răspundere limitată, unde nu există
un anume număr maxim de angajați) etc. Decizia de a înființa P.F.A. în detrimentul S.R.L. a
venit și din estimarea unui timp de promovare și de creare a unui plan bun de marketing, firma
urmând a se dezvolta ulterior în S.R.L., pe măsură ce se măresc proiectele și ne crește numărul
de clienți. Am ales varianta de colaboratori și subcontractori pe partea de specialități, întrucât
taxele și impozitele sunt ceva mai mici în acest caz.

Pentru a-mi crea propriul birou, m-am documentat despre tot ce ar trebui să conțină dosarul
meu de aplicant. În acest sens, am mers la Oficiul Național al Registrului Comerțului din orașul
în care am întemeiat biroul (București) și am solicitat toate documentele de care am avut nevoie,
și anume: cererea de înregistrare P.F.A., cererea pentru dobândirea disponibilității și
rezervării numelui, specimenul de semnături, declarația-tip pe propria răspundere. Am
depus o cerere pentru a-mi rezerva un nume. Următorul pas pe care l-am parcurs a fost
obținerea extrasului de carte funciară și alegerea unui cod C.A.E.N., specializarea fiind
arhitectură. Un pas important pentru înființarea acestei firme l-a jucat și alegerea sediului
social. Pentru sediul social am făcut dovada pentru un contract de închiriere a spațiului și
pentru aprobarea tuturor vecinilor. Am completat ulterior dosarul cu toate celelalte acte de care
era nevoie, înregistrând în final dosarul la Registrul Comerțului și realizând ștampila de
P.F.A.. După înregistrarea la O.N.R.C., am mers și am înregistrat dosarul la A.N.A.F. și am
depus cererea cu privire la estimarea veniturilor și a cheltuielilor, pentru a ști cât voi plăti la
impozitul pe profit, asigurarea de sănătate și pensie. Ulterior, am dus o copie după certificatul
de înregistrare fiscală și la filiala O.A.R. București.

Pentru orice afacere la început de drum, costurile trebuie să fie stabilite cu mare băgare de
seamă.
Costurile investiției:

1) sediul – chirie;
2) computere, plotter și imprimante (+consumabile: hârtie, tuș etc.);
3) softuri;
4) crearea brandului și a unui site web + optimizare SEO;
5) publicitate – Social Media Ads.;
6) plăți pe an: C.A.S.S., C.A.S., cotizația de membru O.A.R.;
7) alte investiții pentru promovare, sponsorizări etc.
8) plată subcontractori (instalații, structuri etc.);
9) cursuri de formare.

Mi-am găsit un partener la firmă și am mai angajat un arhitect stagiar.

Pentru asigurarea unui profit cât mai mare este nevoie de crearea unui bun plan de
management. Eficacitatea și eficiența sunt două criterii prin care putem defini performanța
managerială. Un bun manager ia în calcul toate componentele de bază ale managementului, și
anume: managementul operațiunilor, al resurselor umane, cel financiar și cel al
informațiilor.

Cei mai importanți pași pentru crearea unui plan de management sunt:

- estimarea costurilor minime necesare pentru susținerea firmei pentru minim 3-5 luni, fără
a avea clientelă;
- estimarea eficienței și a productivității colaboratorilor;
- determinarea numărului minim necesar de ore pentru realizarea unui proiect;
- estimarea costurilor de investiție pentru un proiect și a timpului necesar de realizare;
- stabilirea unor obiective clare pentru fiecare individ în parte;
- existența unei metode de control, pentru evaluarea productivității, a eficienței etc. în orice
moment (stabilirea obiectivelor strategice->stabilirea standardelor de performanță-
>evaluarea performanței curente->compararea performanței cu standardele (dacă
este adecvată->se lasă lucrurile așa cum sunt sau se consolidează; dacă este
inadecvată->luarea de măsuri colective);
- oferirea unor recompense pentru performanțe și identificarea necesităților de
instruire/dezvoltare a personalului;
- dezvoltarea, schimbarea și îmbunătățirea performanței celorlalți;

Simularea unei luni de lucru într-un scenariu favorabil


1. program de 8 ore pe zi, cu pauză de masă;
2. se lucrează simultan la maxim 5 proiecte;
3. în programul de 8 ore sunt incluse și drumurile pentru obținerea avizelor și aranjarea
tratativelor cu beneficiarii;
4. toate responsabilitățile se împart între cei 3 angajați;
5. rularea sistemului optim de publicitate dezvoltat la momentul inițierii firmei;
6. asigurarea unui time-management bun pentru finalizarea predărilor;

Pentru ca o firmă să funcționeze la cele mai înalte standarde, am adăugat planului de


management și calitățile pe care trebuie să le aibă un lider.

Leadership - calitățile unui leader

1. Comunicativitatea. Trebuie să știm cum să le comunicăm celorlalți ce dorim să


realizeze pentru noi, inspirându-i și motivându-i. În același timp, trebuie să fim sinceri și
autentici în comunicare, pentru a impune respect, dar și pentru a avea o relație cât mai
deschisă și bazată pe încredere.
2. Să ne asumăm responsabilitatea și să ne păstrăm calmul în situații de criză -
asumarea unor riscuri, precum întârzieri, greșeli făcute de noi sau de alții care pot
îngreuna procesul creator și încercarea de a învăța din ele, pentru a nu le mai face și pe
viitor.
3. Să fim curioși și mereu interesați să ne dezvoltăm și să cunoaștem mai multe.
4. Să nu etichetăm lumea. Este de preferat acest lucru în business pentru că niciodată
nu știm cum este o persoană până nu o cunoaștem cu adevărat. Chiar dacă ne bazăm pe
intuiție în cea mai mare parte, mintea se poate înșela, judecându-i nedrept pe cei din jurul
nostru.
5. Să fim self-aware. - este foarte important, atât în dezvoltarea noastră, cât și a firmei,
pentru că trebuie să știm mereu la ce nivel suntem, ce cunoaștem, ce nu cunoaștem și ce
impact avem asupra celor cu care colaborăm.
6. Să fim organizați și practici. - să știm cum să împărțim sarcinile și să calculăm
timpul alocat pentru fiecare în parte astfel încât să ieșim în grafic la predări. De
asemenea, este important să fim atenți la detalii, dar să putem vedea și în perspectiva de
ansamblu.
7. Abilitatea de a delega sarcinile și de a avea încredere în ceilalți este necesară pentru
a putea împărți din cantitatea de lucru.
8. Încrederea în sine și intuiția. - sunt importante pentru că noi suntem responsabili de
deciziile pe care le luăm zi de zi.
9. Creativitatea - este esențială nu doar pentru proiectare, dar și pentru business în
general - trebuie să știm când și în ce să investim.

O altă componentă importantă în dezvoltarea firmei este marketingul.


Planul de marketing (pași de lucru)

1. Identificarea posibililor clienți - prin analize și statistici, pentru a găsi: posibile


variante de personalități, interese personale, locurile pe care le frecventează etc. Un caz
posibil de investigat îi vizează pe acei clienți care se pregătesc să-și construiască o casă
sau vor să investească într-o clădire publică, în speță antreprenori sau familii.
2. Branding - dezvoltarea unei personalități specifice firmei, care o diferențiază pe
piață de restul întreprinderilor - acest lucru implică, în primul rând: crearea unei
identități vizuale puternice, dezvoltarea viziunii și a misiunii, alegerea unor calități și
valori care să fie în acord cu cele ale clienților posibili dar și cu tipul de proiecte pe care
vrem să le luăm sau în care vrem să ne specializăm. În funcție de noua personalitate a
firmei, trebuie stabilit un stil grafic (fonturi, paletă de culori, tematică fotografică) care să
fie constantă pe toate formele de afișare a identității. În condițiile în care acest lucru nu se
află în talentul întreprinzătorului, se apelează la un specialist sau la o agenție de branding,
chiar dacă reprezintă o investiție în plus, întrucât poate fi mult mai eficientă datorită
timpului salvat și a măririi șansei de obținere a unui rezultat dorit.
3. Afișarea web - pentru început, trebuie construit un site web bine pus la punct cu
optimizare SEO, în stilul grafic în acord cu identitatea brandului. Ulterior, este necesară
pregătirea unui portofoliu atrăgător cu tipurile de proiecte pe care dorim să le realizăm,
fiind de preferat să punem ce dorim să facem pentru a atrage clienții ideali mai usor. Apoi
urmează distribuția portofoliului pe mai multe platforme pentru arhitecți cum ar fi houzz,
behance, ș.a. Și nu în cele din urmă, conectarea la platformele de socializare - facebook,
instagram, linkedIn, youtube ș.a. pentru care trebuie produs un conținut educațional, cu
reprezentări grafice, proiecte și documentarea afacerii, pentru a putea construi o
comunitate de abonați care în viitor să poată deveni clienți.
4. Publicitate web - aceasta implică crearea unor sisteme de rulare a reclamelor google
ads, facebook ads etc. Alte trucuri pentru promovare pot implica: plătirea unor
interview-uri în reviste de arhitectură, dar și reviste multimedia, sponsorizări de
eveniment etc. Trebuie făcut un sistem al acestor reclame astfel încât să nu fie prea
costisitoare și ineficiente. În acest sens, la început se vor realiza campanii mai intense în
care trebuie testat ce tip de conținut atrage lumea, fiind de preferat ca aceste reclame să
nu fie realizate ca niște reclame monotone în care doar se cere atenție, ci să fie realizate
astfel încât să inspire ofertă și să creeze emoție pozitivă în potențialul client. Restul
reclamelor vor fi făcute indirect, prin valoarea oferită pe rețelele de socializare, unde se
urmărește crearea unei comunități de urmăritori cărora li se oferă informații și o educație
arhitecturală.
5. Networking - participarea la evenimente de networking, de preferat pentru
antreprenori, evenimente de arhitectură sau chiar organizarea unor astfel de evenimente
pentru educarea societății. Altă modalitate poate fi căutarea unor potențiali clienți și
contactarea acestora pentru a forma o relație cu ei și poate chiar un viitor contract.
6. Asigurarea unor relații bune cu clienții - pentru a putea face firmei recomandări
ulterioare.

Resurse umane
În cadrul departamentului de resurse umane, am stabilit patru domenii de activitate:
definirea posturilor, fluxul de resurse umane, managementul performanței,
capacitatea motivațională și implicarea. Am definit posturile componente ale firmei, și
anume: arhitectul-șef (cel cu drept de semnatură și parafă), arhitectul-asociat și
arhitectul-stagiar. Mi-am rezervat dreptul de a delega sarcinile, pentru a exploata cât
mai bine, în interesul firmei, potențialul fiecărui angajat. De asemenea, fiecare dintre
angajați va primi sarcini diferite, în funcție de competențele profesionale pe care le
dobândește pe parcurs, pentru a crea diversitate și a-i oferi acestuia o motivație
intrinsecă de a continua ce are de făcut. Am oferit fiecărui individ autonomie în tot ceea
ce are de făcut, încuranjându-l să-și asume responsabilitatea atât pentru succesele, cât și
pentru eșecurile pe care le are și feedback pentru fiecare activitate întreprinsă. În ceea ce
privește fluxul de resurse umane, am analizat dosarul fiecărui candidat și am selectat,
în funcție de competențe, specificând postul potrivit. Am oferit promovări acolo unde a
fost cazul, pentru a încuraja productivitatea. Am respectat managementul performanței
prin stabilirea unor obiective clare pentru fiecare individ în parte, am monitorizat
progresul realizat în atingerea acestora și am recompensat performanța acolo unde a
fost cazul. Pentru a-mi motiva angajații, am ales modelul rațional-economic, oferindu-le
bonusuri suplimentare și prime.

În concluzie, o firmă mică se poate descurca și fără prea mult angajați, cât timp știe să
se oganizeze foarte bine, creându-și un microsistem propriu foarte bine pus la punct.

Florea Alexandra Cătălina


Cotala Anneliese Justine
grupa 64