2014

Implementación de un nuevo ERP

para el área de Sales en Samtec
Inc.

4T-280045G1 PROYECTO DE INTEGRACIÓN

Oscar Mario Alfaro Solís

Proyecto de Integración

TABLA DE CONTENIDO
Introducción ..................................................................................................................... 4
Resumen ......................................................................................................................... 5
Abstract ...................................................................................................................... 5
Resumen Ejecutivo ..................................................................................................... 6
Información de la Organización ....................................................................................... 7
Acta del Proyecto ............................................................................................................ 8
Nombre del proyecto .................................................................................................. 8
Objetivo del proyecto .................................................................................................. 8
Objetivos específicos del proyecto ............................................................................. 8
Justificación del proyecto ............................................................................................ 8
Factores críticos de éxito ............................................................................................ 9
Exclusiones del proyecto ............................................................................................ 9
Asunciones del proyecto ........................................................................................... 10
Entregables del proyecto .......................................................................................... 10
Administrador del proyecto ....................................................................................... 10
Tiempo estimado del proyecto .................................................................................. 11
Costo del proyecto .................................................................................................... 11
Patrocinador del proyecto ......................................................................................... 11
Marco Teórico .............................................................................................................. 11
Definición del alcance .................................................................................................. 12
Alcance operativo ..................................................................................................... 13
Alcance financiero .................................................................................................... 13
Alcance de tiempo .................................................................................................... 13
Requisitos del proyecto ................................................................................................ 13
Requisitos funcionales .............................................................................................. 13
Requisitos no funcionales ......................................................................................... 14
Requisitos del sistema .............................................................................................. 14
Requisitos de usuario ............................................................................................... 14
EDT .............................................................................................................................. 15
Diagrama EDT .......................................................................................................... 15

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Proyecto de Integración

Diccionario del EDT .................................................................................................. 16

Verificar y controlar el alcance ..................................................................................... 19
Metodología .................................................................................................................. 19
Metodología de investigación ................................................................................... 19
Tipo de investigación ................................................................................................ 19
Enfoque de la investigación ...................................................................................... 20
Diseño de la investigación ........................................................................................ 20
Muestreo ................................................................................................................... 21
Recolección de datos ............................................................................................... 21
Análisis de resultados .................................................................................................. 21
Sobre la muestra ...................................................................................................... 21
Información obtenida ................................................................................................ 22
Información obtenida - MIS ................................................................................... 24
Información obtenida - gerencia ............................................................................ 25
Información obtenida - servicio al cliente .............................................................. 26
Conclusiones ................................................................................................................ 28
Recomendaciones ........................................................................................................ 29
Referencias .................................................................................................................. 30
Anexos ......................................................................................................................... 31
Anexo 1 .................................................................................................................... 31
Anexo #2 .................................................................................................................. 33
Anexo #3 .................................................................................................................. 34
Anexo #4 .................................................................................................................. 35
Anexo #5 .................................................................................................................. 35
Glosario ........................................................................................................................ 36

3
Proyecto de Integración

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la tecnología de información se ha vuelto una herramienta sumamente

poderosa. Se dice que quien maneje y comprenda la información, maneja el mercado y
tiene el éxito a su alcance. SAMTEC Inc. es una empresa norteamericana dedicada al
desarrollo de los componentes tecnológicos, lo que siempre ha estado ligado con su
tendencia a contar con sistemas de información actualizados, desarrollados a la medida
de sus procesos y con tecnología de punta. Sin embargo, en los últimos años, dentro de
la empresa se ha venido desarrollando una dependencia a ciertos sistemas de
información obsoletos que hacen sumamente complicado el desarrollo de nuevas
tecnologías y herramientas de software.

El caso al que se refiere este documento es el Samtec Global Network o SGN como se
le conoce dentro de la organización. Más específicamente a su módulo de Order Entry
(Ingreso de Órdenes de Compra), Order Inquiry (Módulo para Servicio al Cliente) y
Material Capacity (Capacidad de materiales – conectado al sistema de Inventarios).

Es por esta razón que nace una necesidad de implementar un proyecto en un mediano
plazo, que permita liberar información de estas herramientas obsoletas, poder utilizar un
software nuevo y robusto, que se adapte a las necesidades y las capacidades de
SAMTEC.

La siguiente propuesta define los alcances y las limitaciones, así como los objetivos
específicos y general del proyecto planteado.

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Proyecto de Integración

RESUMEN

ABSTRACT

This project is a proposal to implement a new ERP system to upgrade the Order Entry
process at Samtec Inc. The main objective of this project is to create a proposal that
allows Samtec to manage the Sales Order Entry process in a way that can be integrated
to the newer tools.

The project is justified on the fact that the current application is giving errors like, data
inconsistency, constant fails and even loosing orders in the process.

The investigation developed for the proposed project is the descriptive exploratory
research type, given that objective to examine hasn’t been studied much within the
organization.

The focus for this investigation is quantitative because I based many of the results on the
analysis of the data obtained from the sample and the evaluation of the questionnaires.

The information obtained showed that even when most users think that the current
application works just fine, the majority of the participants on the investigation agreed that
an upgrade would be something really good for the departments involved and
consequently to the organization. This is why the recommendation is to use take the
proposal and make it a reality in order to improve the Order Entry process.

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Proyecto de Integración

RESUMEN EJECUTIVO
Este proyecto es una propuesta para implementar un nuevo sistema ERP para mejorar
el proceso de Order Entry en Samtec Inc. El objetivo principal de este proyecto es crear
una propuesta que permita a Samtec gestionar el proceso de entrada de pedidos de
ventas de una manera que pueda ser integrado a las herramientas más recientes.

El proyecto se justifica en el hecho de que la aplicación actual está dando errores como,
la inconsistencia de datos, constantes fallas e incluso la pérdida de órdenes en el
proceso.

La investigación desarrollada para este proyecto es de tipo exploratoria descriptiva, dado

que el objetivo a examinar no se ha estudiado de manera extensa en la organización.

El enfoque es cuantitativo porque basé muchos de los resultados en el análisis de los

datos obtenidos de la muestra y la evaluación de los cuestionarios.

La información obtenida demostró que incluso cuando la mayoría de los usuarios

consideran que la aplicación actual funciona bien, la mayoría de los participantes en la
investigación, coinciden en que una actualización sería algo muy bueno para los
departamentos involucrados y por lo tanto, para la organización. Esta es la razón por la
cual se da la recomendación de utilizar la propuesta y hacer que sea una realidad, con
el fin de mejorar el proceso de entrada de pedidos.

6
Proyecto de Integración

INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Samtec es el líder de servicio en la industria de interconexión electrónica. Fundada en

1976, es una empresa privada, fabricante mundial de una amplia línea de conectores
electrónicos, incluidos los de alta velocidad, micro afinación, robusto / energía así como
los sistemas de tarjetas de apilamiento flexibles, ensambles de cables y componentes,
con protección IP68 de E / S, y componentes de RF y cables. (Samtec, 2014)

Samtec es ISO / TS 16949, ISO 9001, ISO 14001 y registrada con calificación 5-A1 Dun
and Bradstreet, la más alta disponible para una empresa de este tamaño.

El servicio es la distinción de esta empresa. El principio número uno para todos los
colaboradores es que el servicio es la distinción de Samtec. Para ellos, es lo que los
diferencia de su competencia.

Samtec basa sus operaciones en cuatro aspectos claves, los cuales han convertido en
su ADN:

.,/ Innovación: Aprender, crecer y divertirse. Pensar de manera creativa y ser distinto
a los demás
.,/ Velocidad: Servicio y recuperación rápida cuando sucede algún error
.,/ Flexibilidad: Asumir el cambio y crear las soluciones que encajen en la situación
.,/ Ganar/Ganar: Las personas importan así que hay que ser responsable y tomar
control.

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Proyecto de Integración

ACTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

Propuesta de implementación un nuevo ERP para actualizar el proceso de ingreso de
órdenes en SAMTEC Inc.

OBJETIVO DEL PROYECTO

Realizar una propuesta para la implementación de un sistema de tipo ERP que permita
a la empresa SAMTEC Inc. manejar las áreas de Ingreso de Órdenes (Ventas) y apoyo
de servicio al cliente de manera que se pueda integrar con las nuevas herramientas de
cotizaciones, un portal de proveedores y la capacidad de materiales, desarrollados por
el equipo de MIS para poder reducir el trabajo en software obsoleto y liberar los recursos
de la empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO

.,/ Mejorar el servicio al cliente que caracteriza a la empresa y que es el principal
compromiso con sus clientes detallado por la política Sudden Service (Servicio
inmediato) para contar con procesos más estandarizados y tecnológicos.
.,/ Obtener una solución de software innovadora para poder liberar recursos del
departamento de MIS e invertirlos en el desarrollo de nuevas aplicaciones
.,/ Eliminar los sistemas obsoletos desarrollados en lenguajes antiguos para reducir
riesgos y elementos que le impiden a SAMTEC moverse a plataformas
tecnológicas más modernas y flexibles.
.,/ Mejorar el trato de datos que se hace actualmente entre los sistemas nuevos y los
antiguos, para eliminar el riesgo de perder su integridad y a su vez, robustecer el
proceso.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

SAMTEC es una de las empresas líderes en el mercado del diseño y la manufactura de
cables y conectores a nivel mundial. Los sistemas con los que cuenta son desarrollados
In-House lo que ha propiciado que se adapten a los distintos métodos de producción con
los que cuenta la empresa. Sin embargo, en la actualidad, es indispensable contar con
certificaciones que den ventaja competitiva en diversos mercados. Estas certificaciones
exigen los estándares de producción, el control de calidad y el manejo de productos de
exportación, por lo que nace la necesidad de adaptar la producción de las plantas de
SAMTEC a nivel mundial, a un sistema ERP que ya cuente con experiencia probada en
el desarrollo estandarizado de productos.

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Proyecto de Integración

Las herramientas de software con las que cuenta SAMTEC en la actualidad son
sumamente variadas, lo que hace complicada su interconexión con sus sistemas
centrales de información. Es por esta razón que la compra de un paquete de software
tipo ERP puede responder a las necesidades de actualización en un tiempo menor y con
menos riesgos en el proceso.

Con la implementación del nuevo ERP se pretende actualizar la plataforma de software

centralizada, lo que permitirá liberar recursos, facilitar el soporte 24\7 del sistema de
ingreso de las órdenes de compra y así poder iniciar proyectos que están atorados en el
Back Log sin necesidad de adquirir nuevos recursos.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

.,/ La solución debe ser capaz de manejar los tres procesos críticos de ingreso de
órdenes. Capacidad de materiales, Ingreso de órdenes de compra y Servicio al
cliente (Order Inquiry)
.,/ El proveedor del ERP debe de estar capacitado para brindar soporte así como
realizar capacitaciones técnicas para personal de tecnologías de información de
SAMTEC.
.,/ El personal elegido por el proveedor para llevar a cabo la implementación del
nuevo ERP debe tener amplia y probada experiencia en este tipo de proyectos.
.,/ El contrato por firmar con el proveedor debe especificar claramente las
responsabilidades del mismo así como de SAMTEC en su rol de cliente. También
debe dejar claro el costo y el tiempo límite para entregar el producto instalado en
la infraestructura de SAMTEC.
.,/ El proveedor del nuevo ERP debe entregar un documento donde se especifiquen
los requerimientos de software y hardware del nuevo sistema que deben ser
asumidos por SAMTEC.
.,/ Se debe contemplar el periodo de adecuación de la infraestructura de hardware
de la empresa a nivel de todas las plantas para asegurar el correcto
funcionamiento del nuevo ERP. Esto debe incluir el periodo de cotización del
equipo y las licencias de software, así como su proceso de compra e instalación
tal cual corresponda.
.,/ El proveedor del nuevo ERP debe brindar soporte indefinidamente después de la
etapa de paso a producción con el objetivo de estabilizar completamente el nuevo
software.

EXCLUSIONES DEL PROYECTO

.,/ El proyecto excluye el soporte a cualquier otro sistema de la empresa que deje de
funcionar debido a la implementación del nuevo ERP

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Proyecto de Integración

.,/ El proyecto excluye la compra de hardware y las licencias de software necesarias

para la correcta funcionalidad del nuevo ERP en la infraestructura de SAMTEC.
.,/ El proyecto excluye cualquier mejora o modificación que deba hacerse a los
actuales sistemas con los que cuenta la empresa posterior a la entrega del ERP.
.,/ El proyecto no incluye las actividades y los costos posteriores a la implementación
del ERP.

ASUNCIONES DEL PROYE CTO

.,/ SAMTEC ya cuenta con el proveedor del ERP que se amolda mejor a las
necesidades actuales de la empresa
.,/ SAMTEC cuenta con las licencias de software necesarias para el momento en
que se inicie la implementación del nuevo sistema en la infraestructura interna.
.,/ SAMTEC cuenta con la capacidad de adquirir el hardware necesario para el
momento en que se inicie la implementación del nuevo sistema en la
infraestructura interna.
.,/ El proceso de implementación no interferirá con el funcionamiento actual de los
sistemas de información de SAMTEC.
.,/ El personal seleccionado por SAMTEC para respaldar y participar en la
implementación del nuevo ERP cuenta con los conocimientos y la experiencia
necesarios para cumplir el proyecto de manera activa y responsable.
.,/ El proveedor brindará soporte durante un tiempo indefinido con el fin de estabilizar
la nueva plataforma.

ENTREGABLES DEL PROYECTO

.,/ Contratos de implementación firmados
.,/ Documento que define los requerimientos de software del sistema
.,/ Documento que define los requerimientos de hardware del sistema
.,/ Sistema instalado en el ambiente de desarrollo
.,/ Sistema instalado en el ambiente de pruebas
.,/ Sistema instalado en el ambiente de producción
.,/ Reporte de resultados de pruebas del nuevo ERP
.,/ Certificado de Funcionalidad General del sistema
.,/ Capacitación técnica y operativa al personal de SAMTEC.
.,/ Documentación técnica del sistema para el personal de MIS Opps de SAMTEC
.,/ Documentación de usuario del sistema para el personal de planta.

ADMINISTRADOR DEL PROYECTO

John T. Cook, CIO (Gerente de Información) de SAMTEC Inc.

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Proyecto de Integración

TIEMPO ESTIMADO DEL PROYECTO

Ciento ochenta días calendario.

COSTO DEL PROYECTO

Quinientos cincuenta mil dólares - $550,000.00.

PATROCINADOR DEL PROYECTO

John Shine, CEO (Gerente General) de SAMTEC Inc.

MARCO TEÓRICO

En la actualidad, la industria del software ha crecido enormemente tanto a nivel nacional

como internacional. El desarrollo de nuevo talento y nuevas tecnologías han dado como
resultado una enorme cantidad de soluciones de software, con infinitas capacidades y
métodos de adaptabilidad para las necesidades de los distintos tipos de empresas que
existen.

En el presente trabajo de investigación, se pretende realizar una propuesta de

implementación de uno de los tantos tipos de software que existen en el mercado
actualmente.

Un ERP es una solución de software basada en años de experiencia en el campo de la

administración de negocios y todas las ramas que comprenden el concepto total de una
empresa, tanto de manufactura de productos como de venta de servicios.

Los sistemas desarrollados por empresas certificadas internacionalmente y

especializadas en la creación de soluciones de tipo ERP han logrado definir ciertos
beneficios que se pueden enumerar a la hora de adquirir un software para responder a
alguna necesidad específica de determinada empresa. Dentro de los beneficios más
palpables se pueden determinar: (A.Z. Rodin 2013)

.,/ Ahorros de tiempo y dinero a un largo plazo: Sistemas ya probados en diversas

empresas y plataformas tecnológicas, con diferentes necesidades, tienden a ser
muy robustas y brindan gran capacidad de manejo de información. Al mismo
tiempo, las empresas no deben invertir sus propios recursos en el desarrollo de
un software que llegaría a realizar las mismas labores de un ERP que ya exista
actualmente en el mercado.
.,/ Ayuda en la toma de decisiones: La minería de datos es un punto sumamente
importante por tratar en el mercado hoy en día. El manejo de datos la mayor

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Proyecto de Integración

cantidad de información que se pueda rescatar de la misma, así como su

interpretación se vuelven más consistentes.
.,/ Seguridad: La seguridad informática es un tema sumamente extenso y que se
encuentra en constante cambio. El nacimiento de nuevos hackers informáticos así
como de tendencias a la manipulación errónea de información sensible, se
convierte cada vez más en un enemigo de las grandes corporaciones. La
utilización de una herramienta tecnológica implementada en diversas empresas y
que cuente con el respaldo de una casa productora de software brinda mayor
compromiso de investigación y reacción en casos de ataques informáticos tanto
dentro como fuera de la infraestructura del cliente.
.,/ Estandarización: Es innegable que con la utilización de una herramienta conocida
a nivel mundial, se logran estandarizar procesos, lo que es a su vez se convierte
en una ayuda sustancial para las empresas que buscan obtener certificaciones de
procesos a nivel internacional. De la misma manera, los usuarios se capacitan en
herramientas que cuentan con información disponible, lo que también hace más
sencillo el reclutamiento de personal experto para el uso de dicha herramienta.

En el caso concreto de la propuesta para Samtec, se pueden citar muchos casos de éxito
de grandes empresas que han logrado aumentar su productividad con la puesta en
marcha de un proyecto de adquisición de software.

Más conciso aún, los recursos de la empresa (Programadores In-house) se pueden

dedicar a tareas que realmente representen un valor agregado a la empresa, como lo
son el manejo del sitio web, el desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles, etc.

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

En un proyecto de implementación de software es de suma importancia poner muy en

claro el alcance del proyecto en términos monetarios, de tiempo y de entregables.

El proyecto toma como momento inicial el momento en que se toma la decisión de que
se va a adquirir un ERP y se ha seleccionado al proveedor del mismo. Tal y como se
determina en el acta de constitución del proyecto en la sección Asunciones del proyecto.
De esta manera, la planeación del proyecto abarca el proceso de compra, la firma de
contratos, la implementación, las pruebas y la firma del SignOff sheet por parte del cliente
hacia el proveedor.

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Proyecto de Integración

ALCANCE OPERATIVO
Se toma como alcance operativo el momento en que el nuevo ERP ha sido puesto en un
ambiente de producción de modo On-line y se ha aprobado el reporte de pruebas
realizadas.

ALCANCE FINANCIERO
En el acta del proyecto se determinan específicamente quinientos cincuenta mil dólares
como el monto tasado como presupuesto.

Es importante recalcar que los gastos de recurso humanos utilizado por SAMTEC no se
toman en cuenta dentro de los quinientos cincuenta mil dólares, ya que no se está
incurriendo en ningún gasto extraordinario o en adquisiciones de recursos para la
finalización del proyecto como tal.

ALCANCE DE TIEMPO
El proyecto está pensado para iniciar el día 05 de enero del 2015 y para finalizar el día
11 de septiembre del 2015. De esta manera el proyecto se desarrollará durante un
periodo de ciento ochenta días laborales, tomando en cuenta semanas laborales de ocho
horas diarias y de lunes a viernes.

REQUISITOS DEL PROYECTO

REQUISITOS FUNCIONALES
.,/ La empresa SAMTEC ya debe tener seleccionada la organización que será
designada para proveer el nuevo ERP
.,/ Los patrocinadores del proyecto deben haber brindado el visto bueno para iniciar
la gestión del proyecto propuesto.
.,/ La compañía debe contar con el presupuesto establecido en el acta de
constitución del proyecto.
.,/ Samtec será encargada de crear los respaldos diarios de la información manejada
por el nuevo ERP.
.,/ La empresa proveedora debe respetar los tiempos establecidos dentro del acta
de constitución del proyecto y el respectivo cronograma.
.,/ Cualquier cambio o modificación al nuevo ERP debe ser aprobado tanto por el
administrador del proyecto como por el representante legal de la empresa
proveedora.

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Proyecto de Integración

REQUISITOS NO FUNCIONALES
.,/ El paquete de software elegido debe contar con la facilidad para acoplarse a
nuevos módulos del mismo software que se puedan adquirir en el futuro
(Escalabilidad)
.,/ La accesibilidad del software debe ser mantenida por la empresa proveedora
hasta un periodo de entrega total del paquete. En ese momento SAMTEC Inc.
toma control de los accesos.
.,/ El mantenimiento del software debe ser especificado en el contrato por firmar, así
como los términos por negociar, con respecto a las capacitaciones técnicas de
colaboradores de MIS para el posterior mantenimiento, una vez que la empresa
proveedora haya hecho entrega total del software.

REQUISITOS DEL SISTEMA

.,/ El nuevo ERP debe contar con el soporte 24\7 por parte de la empresa proveedora
del mismo.
.,/ El nuevo ERP debe alcanzar e incluso mejorar los niveles de desempeño
presentados por SAMTEC como aceptables.

REQUISITOS DE USUARIO
.,/ El nuevo sistema debe contar con información en línea que pueda ser accedida
de manera inmediata por los usuarios finales
.,/ El nuevo ERP cuenta con perfiles de usuarios, de manera que se puedan
determinar los niveles de acceso a la información.
.,/ Los reportes de información deben contar con niveles de acceso.

14
 EDT

DIAGRAMA EDT
DICCIONARIO DEL EDT

Código Nombre Descripción Duración en días

1 Adquisición del ERP 180
1.1 Inicialización del Proyecto
1.1.1 Reunión Inicial con Proveedor Reunirse con el proveedor seleccionado para 1
discutir los detalles para poder dar inicio al
proyecto.
1.1.2 Obtener Requerimientos de software Recibir los documentos de requerimientos de 2.5
software por parte del proveedor

1.1.3 Obtener Requerimientos de hardware Recibir los documentos de requerimientos de 2.5

hardware por parte del proveedor

1.2 Gestión de Prerrequisitos

1.2.1 Revisión de Infraestructura actual El equipo de MIS revisa que se cuente con todos los 5
requisitos requeridos
1.2.2 Análisis de Informe Análisis del informe de la revisión creada por el 5
equipo de MIS
1.2.3 Implementación de Prerrequisitos Comprar las licencias necesarias 5
1.3 Fase de Instalación
1.3.1 Instalación en servidores Instalación de todos los prerrequisitos necesarios 8
en los servidores requeridos
1.3.1.1 Creación de Servidores Virtuales Creación de Servidores en VM Ware 5
1.3.1.2 Instalación de SO Instalación de los sistemas operativos en todos los 5
servidores creados
Proyecto de Integración

1.3.1.3 Configuración de Red Configurar accesos para los nuevos servidores así 5
como la configuración de IIS

1.3.1.4 Instalación de otros requerimientos Instalación de otras herramientas requeridas de 4

software
1.3.1.5 Revisión de Plataforma de Servers Revisión de servidores, licencias y permisos creados 3
en relación con los documentos entregados por el
proveedor

1.4 Entrega de Servidores a equipo de instalación

1.4.1 Instalación en Desarrollo Instalación del nuevo software en ambiente de 15
desarrollo por parte del proveedor

1.4.2 Instalación en ambiente de pruebas Instalación del nuevo software en ambiente de 20

pruebas (test) por parte del proveedor

1.4.3 Instalación del ambiente de producción Instalación del nuevo software en servidores de 25
Producción por parte del proveedor

1.5 Cierre fase de Instalación

1.5.1 Documentación técnica del sistema Se entrega y revisa la documentación técnica del 10
sistema entregada por el proveedor

1.5.2 Documentación de usuarios finales Se entrega y revisa la documentación para usuarios 10

finales del sistema entregada por el proveedor

1.6 Fase de Pruebas

1.6.1 inicio de Pruebas Se inicia el periodo de pruebas de regresión en los 15
distintos ambientes

17
Proyecto de Integración

1.6.2 Análisis de resultados Se crean reportes de resultados y se analizan las 15

acciones por seguir
1.7 Capacitaciones
1.7.1 Capacitaciones a usuarios técnicos Se crea un plan de capacitación técnica para el 5
equipo de MIS encargado
1.7.2 Capacitación a usuarios finales Se crea un plan de capacitación para usuarios 5
finales por parte del departamento de Recursos
humanos en conjunto con MIS

1.8 Pase a Producción

1.8.1 Pase a producción offline Se pone en producción los servidores listos y se 5
hacen pruebas de accesos y desempeño

1.8.2 Inicio de Pruebas en Producción Realizar las pruebas creadas en el movimiento a 10

test, pero en la versión de producción off line.

1.8.3 Reporte de Resultado de Pruebas Crear un reporte con los resultados que se 3
generaron de las pruebas

1.8.4 Pase a producción online Se ponen online los servidores para acceso por 2
parte de los usuarios seleccionados

1.8.5 Verificación de resultados del sistema en Se crean reportes de resultados y se analizan los 3
producción números obtenidos.
1.9 Reunión de cierre y aceptación

1.9.1 Presentación de Resultados a Patrocinadores Reunión con el equipo de trabajo y el proveedor 0.25

18
 VERIFICAR Y CONTROLAR EL ALCANCE

Durante el desarrollo de todo el proyecto, se propone realizar reuniones de control todos

los martes a las 7:00 am. A esta reunión deben asistir, el administrador del proyecto, el
representante del equipo técnico del proveedor del nuevo ERP, el manager del equipo
técnico de Samtec, así como el resto del personal que se considere necesario,
dependiendo de los temas por tratar en las diferentes reuniones de control.

Se propone un formato de documento para crear las minutas de las reuniones (ver Anexo
1).

El contrato debe especificar concretamente el alcance en términos de tiempo, los pagos

así como las multas en que incurrirían tanto SAMTEC como la empresa proveedora en
caso de no cumplir con alguno de los requerimientos estipulados en el contrato.

En este caso concreto, se propone la utilización de la herramienta MS Project para

controlar el cronograma, las tareas y su porcentaje de compleción del proyecto. De esta
forma se pueden generar reportes que se presentarán de forma semanal en las
reuniones de control. Esta herramienta permite dar seguimiento a las tareas y sus
recursos.

METODOLOGÍA

METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
El marco metodológico se encuentra paralelo a los datos con los que se cuenta, de
manera histórica y presente, con respecto a los proyectos de desarrollo de software
implementados anteriormente en le empresa SAMTEC Inc. Así mismo, se pretende
obtener información de la muestra aplicada al personal de las distintas áreas de la
empresa que tienen relación tanto directa como indirecta con el proyecto propuesto y sus
posibles efectos.

TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se va a utilizar en el presente documento es la descriptiva
exploratoria, ya que el objetivo por examinar, es un tema poco estudiado dentro de la
organización en el que se realiza.
Proyecto de Integración

Además, se considera descriptiva, ya que se busca especificar las propiedades

importantes de las personas y los grupos dentro de la empresa seleccionada.
(Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. - 2010)

ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
Para el trabajo de investigación presente, se utilizará un enfoque de investigación
cuantitativo. Tomando en cuenta la naturaleza del proyecto propuesto, se basarán
muchos de los resultados, en el análisis de datos obtenidos con el muestreo y la
evaluación de resultados.

Determinado dicho enfoque, también se pretenden utilizar los hallazgos, para ejemplificar
la teoría inicial, así como enumerar información y plasmarla de modo que sea legible a
un nivel ejecutivo y brinde mucha información consistente.

El análisis de los datos se realizará sobre una matriz de datos utilizando un programa de
computadora. Los análisis por practicar a los datos dependen del nivel de medición de
las variables, la manera en cómo se hayan formulado las hipótesis y el interés del
investigador. (Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. - 2010)

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño seleccionado para esta investigación es el no experimental transaccional o
transversal.

La investigación no experimental es una investigación sistemática y empírica en la que

las variables independientes no se manipulan porque ya han sucedido. Las inferencias
sobre las relaciones entre variables se realizan sin intervención o influencia directa y
dichas relaciones se observan tal y como se han dado en su contexto natural.
(Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. - 2010)

En este caso, se hará una medición única, de los datos recolectados con el muestreo
seleccionado, y se desarrollarán métodos para efectuar los análisis estadísticos y
cualitativos de la información obtenida.

La población por utilizar serán colaboradores de la empresa SAMTEC Inc. en su planta

de Costa Rica. Se realizarán encuestas al personal de las áreas de:

.,/ MIS (Desarrollo de software)

.,/ Diseño gráfico
.,/ Servicio al cliente

20
Proyecto de Integración

.,/ Mercadeo
.,/ Gerencia

La muestra por utilizar será de cincuenta personas, repartidas de manera estratégica

dentro de los departamentos anteriormente nombrados.

MUESTREO
El tipo de muestreo que se utilizará en la investigación es el no probabilístico por
conveniencia, dado que los participantes a los cuales se les aplicarán las encuestas han
sido escogidos por el desarrollador del proyecto.

La elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino de causas

relacionadas con las características de la investigación o de quien hace la muestra.
(Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. - 2010)

El tamaño de la muestra, dado que se hará de manera informal, es de un mínimo de

cincuenta personas, como ha sido estipulado en los requerimientos de la investigación
como tal.

RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de datos se realizará por medio de los cuestionarios entregados al
personal del departamento de MIS en Costa Rica, así como las llamadas telefónicas
efectuadas al personal del departamento en los Estados Unidos. Del mismo modo se
pretende realizar el cuestionario a personal fuera del departamento de MIS, tal es el caso
de miembros del servicio al cliente y los encargados de productos de software.

Dicha información será recolectada y analizada de la siguiente manera:

.,/ Encuestas escritas

.,/ Encuestas telefónicas
.,/ Observación
.,/ Experiencias anteriores
.,/ Reportes de información proporcionada por la empresa.

ANÁLISIS DE RESULTADOS

SOBRE LA MUESTRA
Luego de aplicar encuestas a cincuenta colaboradores de la empresa Samtec Inc. Costa
Rica, se obtuvieron resultados bastante interesantes que serán expuestos en el siguiente
apartado.

21
Proyecto de Integración

Los puestos de las personas que participaron en la aplicación de las encuestas se

encuentran:

.,/ Desarrolladores de software

.,/ Scrum masters
.,/ Gerente general
.,/ Gerente de Recursos humanos
.,/ Agentes de servicio al cliente
.,/ Diseñadores gráficos
.,/ Gestión de calidad

Para efectos de esta investigación, se han creado tres grupos de colaboradores, con
base en el puesto en el que se desempeñan y el trabajo que desarrollan dentro de la
empresa.

.,/ MIS: En este grupo se encuentran todos los desarrolladores de software, los
scrum masters y los diseñadores gráficos, ya que todos trabajan dentro del
departamento de Management Information Systems, realizando tareas sobre las
soluciones de software de la empresa.
.,/ Gerencia: En este grupo se encuentran los dos gerentes a los cuales se les aplicó
la encuesta.
.,/ Servicio al cliente: En este grupo se encuentran los agentes de servicio al cliente
así como los colaboradores encargados de la gestión de calidad.

INFORMACIÓN OBTENIDA
Si tomamos en cuenta los tres grandes grupos de usuarios que se consideraron para
aplicar las encuestas, es fácil ver que la mayoría de los encuestados piensan que el
software actual para el ingreso de órdenes es confiable y funciona bien.
Gráfico 1
Tal y como se muestra en el
¿qué tan confiable le parece el
Fuente: Elaboración propia, 2014
Gráfico 1, el 62% de los
sistema actual? encuestados piensa que el
sistema desarrollado dentro
2% de MIS y que se utiliza
12% 2% 8%
10% 16% actualmente es confiable, ya
10% que decidieron darle una
40% puntuación de 8, 9 o 10.

Así mismo, solo el 12% de los

encuestados le da una

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

22
Proyecto de Integración

puntuación de 5 o menor al sistema actual.

Esta información nos dice, que la mayoría de los usuarios o colaboradores de Samtec
coincide en que el sistema trabaja de una manera eficiente.

Dada dicha información se pensaría que una actualización del sistema no sería
considerada.

Sin embargo, al estudiar la información recabada sobre qué tan frecuente consideran,
los usuarios que son los errores del sistema actual, emergen ciertos criterios
encontrados. Gráfico 2

Fuente: Elaboración propia, 2014

Tal y como lo indica el Gráfico
2, veintinueve de los cincuenta ¿Qué tan frecuente son los
encuestados (58%) dice que los fallos ?
fallos del sistema son 14
frecuentes. Esta información 12
10 12
crea un poco de distorsión sobre
8
el mensaje que se estaba 9
6 8
enviando con los resultados 7
4
obtenidos en cuanto a qué tan 2 4
2 3 2 3
confiable es el sistema actual. 0
Un 58% de usuarios admitiendo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

que el sistema presenta errores

de manera constante, es una cantidad que amerita completamente una revisión sobre el
Gráfico 3 sistema y las posibilidades de una
actualización.
Fuente: Elaboración propia, 2014

Aún más interesante es el hecho de que

Actualizar el Software el 86% de los encuestados considera
que una actualización del software por
2%12% uno más nuevo es bueno, mientras que
solamente un 2% considera que sería
86%
algo malo o no beneficioso para el
proceso como tal.

Estos datos hacen ver que los usuarios

Bueno Malo Regular
son conscientes de qué tan frecuentes
son los errores del sistema actual y también son conscientes de que una actualización

23
Proyecto de Integración

sería sumamente beneficiosa, más allá del hecho que sienten que el sistema es muy
confiable (Ver Gráfico 1).

Para descifrar el punto donde los usuarios son más anuentes a un cambio del sistema y
poder adoptar el proyecto propuesto como una ventaja para la empresa, debemos
desmenuzar la información de manera más micro.

Los tres grupos de usuarios en los que se dividió la muestra, presentan características
sumamente distintas.

.,/ MIS: Son usuarios sumamente expertos. Encargados de desarrollar, mantener y

modificar el software que se utiliza actualmente. Estos usuarios son considerados
avanzados y aunque no se dedican a utilizar el sistema para ingresar órdenes,
tienen los permisos y el conocimiento para hacerlo.
.,/ Gerencia: Son usuarios que no tienen el conocimiento de cómo funciona el
sistema ni han utilizado nunca el mismo, sin embargo reciben muchos reportes
provenientes del mismo.
.,/ Servicio al cliente: Son usuarios expertos en el manejo del sistema, mas no
tienen conocimientos en cuanto al desarrollo de software. Son los colaboradores
que utilizan el sistema durante todo el día, crean los reportes y se encargan de
extraer la información del sistema.

INFORMACIÓN OBTENIDA - MIS

Los usuarios de MIS han sido los encargados de desarrollar nuevas funciones y corregir
algunas de las deficiencias con las
Gráfico 4
que cuenta el sistema de ingreso de
Fuente: Elaboración propia, 2014 órdenes (SGN Order Entry) durante
los últimos seis años.
MIS
Al encuestar a cuarenta y un
25 22
personas de este departamento,
20 16 podemos ver que la mayoría
15 11
77 8 9 considera que el sistema es
10 4 5 6 6
3 4 5 sumamente crítico, ya que el 78%
5 1 1 11 22 2
0 califica la importancia de este
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 sistema con más de un 8 en las
Confiable Frecuencia de fallos Crítico
escala (Ver Gráfico 4).

24
 Proyecto de Integración

Gráfico 4 Así mismo, se nota que la

noción de qué tan confiable es
Fuente: Elaboración propia, 2014
el sistema actual, varía mucho
Actualizar el software entre los encuestados.
Regular Aunque veintitrés de los
Malo 12% cincuenta encuestados
3% considera que el sistema es
bastante confiable, debemos
tomar en cuenta el hecho de
que la gran mayoría de estos
usuarios solo ven el sistema
cuando algún error grave es
Bueno reportado por parte de los
85%
usuarios expertos (Agentes
Bueno Malo Regular de Servicio al cliente).

Aun cuando la información sobre qué tan confiable o la frecuencia con la que se
presentan errores en el sistema, es un poco confusa para los encuestados en el
departamento de MIS, es sumamente claro, la gran mayoría está a favor de una
actualización del sistema actual. La propuesta de un nuevo ERP se tomó con gran
aceptación dentro del equipo de desarrollo, ya que piensan que podría ayudar a liberar
recursos que se invierten en la mejora y el mantenimiento de un sistema viejo y casi
obsoleto. El 85% de los encuestados dentro de MIS coincide en que sería bueno,
mientras que solamente un 3% piensa que sería negativo.

INFORMACIÓN OBTENIDA - GERENCIA

Los encuestados en el grupo de gerencia fueron el Gerente General de Samtec Inc Costa
Rica y el Gerente de Recursos humanos de Samtec. Inc. Costa Rica. Estas dos
personas, se tomaron en cuenta, pensando en que tanta visibilidad puede tener un
software como el de ingreso de órdenes en la alta gerencia de la compañía.

25
Proyecto de Integración

Los resultados no fueron muy reveladores,

Gráfico 5
ya que la muestra es muy pequeña, sin
Fuente: Elaboración propia, 2014
embargo se puede rescatar un hecho muy
significativo.
Gerencia
11 1 1 1 1 Ambos gerentes sienten que el sistema es
1 confiable, aun cuando nunca lo han
utilizado. El 50% cree que el sistema es
0.5
crítico o importante, mientras que el otro
0 50% cree que no es nada crítico. Además,
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ambos concuerdan en que a su percepción,
Confiable Frecuencia de fallos Crítico
el sistema actual no presenta fallas con
frecuencia.

El dato relevante en este apartado, es que no todos los gerentes tienen la misma visión
acerca de qué tan importante es un sistema de ingreso de órdenes.

Este sistema, dentro de la documentación interna de Samtec. Inc. está calificado como
nivel “Scarlet”, que es básicamente el grupo de sistemas más importantes y críticos con
los que se cuentan. Un fallo de este sistema le representa a la empresa miles de dólares
por hora. Es interesante ver como los gerentes no están todos al tanto de esta distinción.

INFORMACIÓN OBTENIDA - SERVICIO AL CLIENTE

Probablemente la información más reveladora y real es sobre el estado actual del

sistema del ingreso de órdenes. La información obtenida de este grupo es muy concreta
y todos logran un consenso en sus opiniones sobre el proceso actual.
Gráfico 6
El gráfico 7 identifica las respuestas
Fuente: Elaboración propia, 2014 de los usuarios de servicio al cliente.
De las siete personas encuestadas,
el 100% piensa que una
Actualizar el software actualización del software por un
nuevo ERP es bueno para el
proceso y la empresa como tal.

La similitud en las respuestas de los

encuestados hace ver que su
100%
trabajo podría ser mucho más
eficiente si contaran con una
Bueno Malo Regular herramienta más solvente, moderna

26
Proyecto de Integración

y con mayor respaldo internacional. Dentro de las justificaciones proveídas por los
usuarios, se podía observar que una preocupación era la lentitud con la que el sistema
actual procesaba ciertas tareas diarias. La principal preocupación es que su
productividad se está viendo afectada por el uso de un software obsoleto y poco flexible.

Pero aún más revelador es el hecho de que el 85% de los encuestados dentro del
departamento de Servicio al cliente considera que el sistema presenta fallas
constantemente (Ver gráfico 8). Es evidente que el trabajo de este departamento se está
viendo afectado por el sistema actual. Aun cuando la confianza que tienen los usuarios
en el sistema se representa como muy alta, es evidente que las fallas y el nivel de
importancia que se le da a este proceso dentro de este departamento, desembocan en
una aprobación unánime ante una eventual actualización del SGN Order Entry.
Gráfico 7

Fuente: Elaboración propia, 2014

Servicio al Cliente
4
4
333 3
3
2
2
1 1 1
1

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Confiable Frecuencia de fallos Crítico

27
Proyecto de Integración

CONCLUSIONES

.,/ El sistema actual utilizado dentro de la empresa SAMTEC INC. para el ingreso
de órdenes de compra está generando problemas dentro del Departamento de
servicio al cliente. Estos usuarios son los encargados de crear las órdenes de
compra así como de brindar información actualizada y veraz a los clientes de la
empresa. Problemas como procesar las solicitudes y las caídas del sistema son
reportados por los usuarios finales. Dichas fallas se traducen en pérdidas de
dinero para la empresa.

.,/ La información recolectada respalda completamente la realización de la

propuesta para adquirir un nuevo ERP que ayude a mitigar los problemas que se
dan debido a los constantes impedimentos que genera el software utilizado
actualmente.

.,/ Dentro de la información recabada se puede ver que, el Departamento de servicio

al cliente requiere de una herramienta de software ágil, moderna y con suficiente
respaldo internacional para poder realizar de mejor manera su trabajo y así
apegarse a la modalidad de servicio inmediato con la que trabaja Samtec Inc.

.,/ Aunque el sistema del ingreso de las órdenes es una herramienta sumamente
valiosa y crítica, no se tiene esta visibilidad fuera de los departamentos
encargados de su mantenimiento y utilización. Los recursos que se utilizan dentro
de Samtec MIS para dar mantenimiento al sistema actual, representan un quince
por ciento del total de los colaboradores de esta área. Es definitivo que una nueva
herramienta permitiría rebajar este número, para poder reacomodar recursos en
proyectos más innovadores y valiosos.

.,/ El costo estimado para la adquisición del nuevo ERP es de quinientos cincuenta
mil dólares, por lo que se ve como un proyecto viable y que traería muchísimas
ventajas a la empresa. La propuesta del presente documento eliminaría mucha
de la incertidumbre que existe entre los departamentos en cuanto al uso y la
importancia de los sistemas de información.

.,/ Una actualización del software actual sería vista como sumamente positivo a
través de la organización, sin importar el departamento en que se labore o las
funciones que se desarrollen en el mismo. De esta manera se mejoraría
enormemente el manejo de los datos y se reduciría al máximo la corrupción de
esta valiosísima información.

28
Proyecto de Integración

RECOMENDACIONES

.,/ Actualizar el sistema de ingreso de órdenes (Order Entry) con la adquisición de

un sistema tipo ERP, que le permita al personal de Samtec utilizar una
herramienta novedosa y que le conceda al departamento de MIS liberar recursos
de forma que se puedan emplear en el desarrollo de herramientas novedosas que
puedan suplir las muchas necesidades de negocio que hay a lo largo de la
organización.

.,/ Tomar en cuenta las especificaciones que brinda el personal de servicio al cliente
a la hora de hacer la selección del software por utilizar. Estos colaboradores
conocen mejor que nadie los problemas y las situaciones particulares que se dan
dentro del negocio, lo que se presenta como información clave a la hora de realizar
la adquisición.

.,/ Hacer un estudio de mercado, para poder determinar qué solución de software
brinda el mejor balance entre el precio, el desempeño y el respaldo por parte del
proveedor.

.,/ Capacitar a la mayor cantidad de personal en el uso de la herramienta, con el fin

de prever una eventual compra de módulos adicionales, así como el posible
mantenimiento o escalabilidad del mismo a herramientas desarrolladas in-house.

29
 REFERENCIAS

.,/ A.Z. Rodin (2013). Los 7 beneficios de un ERP en tu empresa. Recuperado

de: www.tuerp.com/g/beneficios
.,/ Hernández, R., Fernández, C. y Baptista, P. (2010). Metodología de la
investigación (4 ta Ed.). México: Mc Graw Hill.
.,/ Project Management Institute- (2008). Guía de los fundamentos para la
dirección de proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición. Global Standard,
Atlanta.
.,/ Samtec Inc. (2014). Corporate Profile. Recuperado de:
http://www.samtec.com/about-us/corporate-profile.aspx
Proyecto de Integración

ANEXOS

ANEXO 1

Formato propuesto para el manejo de las minutas para las reuniones de control.

31
Provecto de Integración

Minuta de Reunión de Contl'ol

4. lnfonnación

Participante Finna

Minuta de Reunión-Proyecto nuevo ERP Pág.2de 2

(Samte<J

132
Proyecto de Integración

ANEXO
#33
Formato de la encuesta aplicada a los colaboradores de Samtec Inc.

33
Proyecto de Integración

ANEXO #3
Resumen de la línea base del Proyecto

34
Proyecto de Integración

ANEXO
#35
Costo estimado del proyecto para Samtec. Inc. en términos de utilización de sus propios
recursos.

Reporte de Flujo de Caja

Cost Cumulative Cost

100000 180000

90000 160000

80000
140000
70000
120000

CUMULATIVE COST
60000
100000
COST

50000
80000
40000
60000
30000
40000
20000

10000 20000

0 0
Q4 Q1 Q2 Q3
2014 2015

ANEXO #5

Video tipo Ted-Talk (Link al video)

35
Proyecto de Integración

GLOSARIO

Back Log: Así se llama a la lista de proyectos y tareas que se

encuentran en lista de espera para obtener recursos e iniciar

CEO: Gerente General (Chief Excecutive Officer)

CIO: Gerente de Información (Chief Information Officer)

ERP: Sistema de planificación de recursos empresariales. En la

actualidad existen muchos de ellos en el mercado y
generalmente se dividen en módulos como por ejemplo,
inventario, cuentas por pagar, ventas, calidad, etc.

In-House: Término que significa desarrollo local de sistemas de

información.

MIS – Opps: Área dentro de MIS encargada de la arquitectura de hardware

de la empresa.

MIS: Es el nombre del departamento encargado de las tecnologías

de información dentro de SAMTEC. Sus siglas significan
Administración de Sistemas de Información.

Scarlet Es la nomenclatura utilizada dentro de SAMTEC INC. para

referirse a un sistema de información con nivel de importancia
máxima.
Srum Master: Es la persona facilitadora, encargada de la comunicación
entre los clientes y un equipo de desarrolladores.
Sing off: Término que se utiliza para determinar cuándo un proyecto
de tecnologías de información ha concluido exitosamente y
de acuerdo con los parámetros estipulados en el contrato.

Sudden Service: Término utilizado por SAMTEC para describir su

metodología de servicio inmediato.

Work Center: Así se le llama en SAMTEC a cada una de las líneas de

producción dentro de una planta determinada.

36