Modulo I - Tema 1. Empezar A Trabajar Con MS Project

Módulo I: Introducción a MS Project
Tema 1. Empezar a trabajar con

MS Project
Curso de Microsoft Project

Tema 1. Empezar a trabajar con MS Project
ÍNDICE
1. Objetivos .................................................................................................................................................. 4
2. Planificación de proyectos ....................................................................................................................... 5
2.1. ¿Qué es un proyecto? ...................................................................................................................... 5
3. Asistencia de Microsoft Project ............................................................................................................... 9
3.1. Microsoft Project ............................................................................................................................. 9
3.2. Identificación de datos necesarios para su entrada en MS Project ................................................ 9
3.3. Herramientas usadas por MS Project ............................................................................................ 10
3.4. Interfaz........................................................................................................................................... 10
3.5. Configuración inicial del proyecto ................................................................................................. 13
3.6. Definir tareas ................................................................................................................................. 21

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1. Objetivos
En este tema se pretende realizar una familiarización del participante con el entorno de trabajo,
y el tratamiento de datos que se establece en MS Project, para ello pasaremos a describir en
primera instancia nociones básicas sobre organización, para luego realizar el tratamiento inicial de
un proyecto introduciendo los datos que regirán desde un principio el funcionamiento de la
planificación.

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2. Planificación de proyectos
2.1. ¿Qué es un proyecto?
Podemos comenzar definiendo un proyecto como un compendio de actividades
interrelacionadas y coordinadas que buscan cumplir ciertos objetivos usando diferentes
recursos como personas y recursos. Estos
Los objetivos generalmente deben alcanzarse en un periodo de tiempo estipulado, y de ahí

nace la necesidad de una perfecta coordinación en materia de programación.
Existen tres fases diferentes en la vida de cualquier proyecto, y estas son las siguientes:
- Fase 1: Estudio de viabilidad/Anteproyecto.
- Fase 2: Ejecución del proyecto.
- Fase 3: Periodo de Explotación.
Fase 1: En esta fase se realizarán estudios sobre éxito o fracaso a partir de datos base de tan
diferentes campos como son: medio ambiente del proyecto, rentabilidad, necesidades de
mercado, factibilidad política, aceptación cultural, legislación, etc., siendo los campos más
determinantes la viabilidad financiera y de mercado.
Fase 2: Antes de la propia ejecución y una vez superada la fase 1, es necesario tomarse el
tiempo para desglosar el proyecto en tareas de manera que la programación de estas sea
posible, determinando los recursos a movilizar, las herramientas normalmente usadas son las
siguientes:
- Cuadro de tareas o cuadro técnico del proyecto, que permite el desglose del proyecto
en tareas elementales
- Método Pert, se trata de una organización de tareas para la optimización de su integra-

ción.
- Diagrama de Gantt, que es una representación gráfica del desarrollo del proyecto, para
determinar de una manera visual y ágil el progreso.

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Una vez que se finaliza esta etapa previa, se pasa a la ejecución, donde se desarrolla el
trabajo en sí, responsabilidad del contratista bajo supervisión del cliente. Es de vital importancia
enfatizar la comunicación a la hora de tomar decisiones de manera rápida en el caso de
aparición de problemas, para este cometido se usarán lo siguientes canales:
- Gráficos con los resultados del proyecto, pudiendo realizarse un arbitraje en caso de
va-riaciones.
- Informes de progreso que permita acceso informativo a toda persona involucrada en la

obra sobre toda acción realizada o en proceso de la ejecución.
Fase 3: En esta fase, la más importante de todo proyecto pues es la finalidad de todo el pro-
ceso, se deben establecer unas garantías de uso durante una vida útil establecida.
2.1.1. Planificación de proyectos
Herramienta fundamental para alcanzar los hitos de cualquier fase de manera óptima, es
un recurso fundamental dentro de la dirección de un proyecto y su ausencia generará
improvisación que siempre va unida a la pérdida de eficiencia (ligado a pérdida económica).
Sobre la planificación, se puede definir como decidir con suficiente anticipación las
tareas del futuro, que personas deben formar parte de esa labor y el modo de alcanzar estas
metas y siempre fijando la finalización del proyecto.
Para evaluar el proyecto y definir objetivos se deben seguir los siguientes pasos, tanto
en proyectos en ejecución como en los que se planifiquen para un futuro:
- Considerar la complejidad de proyecto, para poder segmentar las tareas y realizar una
planificación meticulosa sobre todo referente a los recursos en el uso de cada una de
ellas.
- Listar las restricciones a tener en cuenta para conseguir los objetivos.
- Definir el objetivo del proyecto.
La persona encargada de esta planificación es el director del proyecto, entre sus labores,
supervisar, estimar, coordinar, conocer toda la información y evaluar el proyecto, y debe

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estar en conexión y coordinación con todos los campos que entran en juego a lo largo del
proceso:
- SUMINISTROS
- EQUIPOS DIRECTIVA
- INFRAESTRUCTURAS
DIRECTOR DEL
PROYECTO
CONSULTORES MIEMBROS
Entre sus responsabilidades están la de coordinar, recopilar y distribuir información. En

un estadio inicial del proyecto trabajará con la plantilla y la directiva para fijar objetivos y
prioridades del proyecto, y luego se establecerán los caminos a seguir para conseguir esta
meta. Según se alcancen los objetivos durante el proceso de ejecución se comprobará la
evolución y la similitud con el plan trazado y si se diera el caso realizar las medidas
correctoras necesarias o simplemente para realizar una evaluación para medir la efectividad
del proceso.
2.1.2. Partes de un proyecto
Tras establecer la totalidad de objetivos del proyecto, se decidirá la fecha de finalización,

para ello se dividirá en una serie de elementos para una mayor facilidad de estudio, análisis
y dedicación, son los siguientes:
- Tareas: Son los pasos a seguir para la realización de un proyecto, es conveniente

subdividirlas y establecer cuáles son las principales, ya que existen tareas secuenciales
que necesitan realizarse al finalizar su antecesora, y las hay que pueden realizarse
simultáneamente a otras. El plan del proyecto será el listado de tareas con el tiempo
empleado para su finalización. Se distinguirán de las tareas normales las tareas críticas,
estas son las de mayor incidencia en el tiempo total de duración del proyecto, siendo el
resultado del retraso en su ejecución una dilatación en el tiempo total de ejecución del
proyecto. El conjunto de estas tareas críticas formarán el camino crítico.

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- Hitos: Son eventos que marcan la finalización de una o varias tareas relacionadas, o la
finalización de una fase. Son parte importante en el seguimiento de un proyecto y
marcan de forma más elemental el proceso.
- Recursos: Son los elementos necesarios para poder desarrollar cada una de las tareas,
ya sea mano de obra, material…
Será parte de mucho peso identificar las tareas propias del proyecto identificar tareas
clave e hitos, y se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Establecer tareas importantes.
- Correlación de las tareas (simultaneidad, restricciones y fechas de comienzo y final)
- Identificar hitos.
En cuanto a los recursos, se tendrá en cuenta la limitación de los mismos, como los
accesos a materiales y equipo, periodos vacacionas y duración de la jornada laboral.
También se contabilizarán los recursos necesarios para cada tarea.

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3. Asistencia de Microsoft Project

3.1. Microsoft Project
Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado por
Microsoft. Su primera versión se lanzó en 1984, funcionando con el sistema operativo DOS por
una compañía adherida a Microsoft, adquiriendo todos los derechos del software en 1985 y
promocionando la segunda versión del mismo. Se produjeron 4 versiones para este sistema
operativo. La primera versión para Windows aparece en 1990, entre las innovaciones del
programa destacan la introducción del concepto de líneas de dependencia (link lines) entre
tareas en el diagrama de Gantt.
3.2. Identificación de datos necesarios para su entrada en MS

Project
Para poder establecer un orden en el proyecto, y antes de comenzar la entrada de tareas se
creará una programación, más tarde en el proceso de ejecución se gestionarán las tareas y se
realizarán los ajustes correspondientes.
Fases a seguir:
- Plan realista del proyecto, estableciendo tareas, registros y recursos. Deberá recabarse
información profunda, pues MS Project ofrece asistentes de planificación, que
registrarán las decisiones que se tomen a lo largo del proceso.
- Realizar un seguimiento exhaustivo gestionando el proceso en cada una de las tareas.

Es normal que se presenten eventos inesperados, pero es importante saber si esos
eventos influyen en el cumplimiento de las fechas.
- Evaluar el rendimiento del proyecto al finalizar. MS Project recopila información de

costes, tareas y recursos para evaluar la efectividad de la programación inicial y sus
modificaciones, pudiéndose usar esta información para mejorar futuras planificaciones.

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Las fases de un proyecto y el momento en que ocurren son:
CREAR UN PLAN INICIAL DEL

PROYECTO
GESTIONAR EL PLAN
SEGUIMIENTO COMUNICAR
AJUSTAR EL PLAN
DEL PROCESO EL PROCESO
COMUNICAR LOS CAMBIOS

EN LA PROGRAMACIÓN
3.3. Herramientas usadas por MS Project

Las herramientas básicas que se usarán serán principalmente dos:
- Diagrama de Gantt, correlaciona por medio de barras a través del tiempo las diferentes
tareas y su programación.
- Diagrama de red (Pert), es básicamente un método para analizar las tareas

involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar
cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
3.4. Interfaz
Project pone a nuestra disposición poderosas herramientas a nuestra disposición, y se
comenzará conociendo un poco la interfaz del software, la cual usa el entorno office,
produciendo una familiarización confortable al usuario del paquete office.

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La ventana inicial que se nos presenta es la siguiente:
Ilustración 1
- Tenemos en la parte superior una barra de acceso rápido, totalmente configurable

añadiendo órdenes recurrentes en nuestro trabajo.
- Bajo esta barra nos encontramos la barra de menú (archivo, tarea, recurso, proyecto,
vista y formato) la cual agrupa diferentes opciones según la función que cumplen.
- Cada uno de estos menús contiene una cinta de opciones que ya contiene las
herramientas con las que interactuaremos con nuestro proyecto editando los distintos
campos.
- Tenemos en este grupo también la escala de tiempo donde se muestran variaciones de

tiempo para poder interpretar de manera gráfica las duraciones de cada tarea
- En la parte central nos encontramos con dos espacios de trabajo, a la izquierda una
Hoja de cálculo, y a la derecha el área de diagrama. Respecto al primero se trata del
formulario de entrada de las diferentes tareas parte del proyecto, con información
relevante como duración, fechas…. En la parte del diagrama se irán generando las
barras del diagrama conforme se listen en la hoja de cálculo.

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3.4.1. Exploración de pestañas de menú
Dividida en 8 grupos, los comandos que se encuentran en cada uno de los grupos son los
siguientes:
Ilustració n 2
- Tarea: Dividido a su vez en 8 grupos (Ver, Portapapeles, Programación, Tareas, Insertar,

Propiedades, Edición).
Ilustració n 3
- Recurso: Dividido en 5 grupos (Ver, Asignación, Insertar, Propiedades, Redistribución).
Ilustració n 4
- Proyectos: Dividido en 7 grupos (Insertar, Propiedades, Programación, Estado, Informes,

Revisión).
Ilustració n 5
- Vista: Dividido en 6 grupos (Vista por tareas, Vista por recursos, Datos, Zoom, Vista de
dos paneles, Ventana, Macros).

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Ilustració n 6
- Formato: Dividido en 5 grupos (Formato, Columnas, Estilo de Barra, Mostrar u

ocultar, Dibujos).
3.5. Configuración inicial del proyecto

Comenzaremos con la introducción de datos característicos del proyecto, para ello
entramos seguiremos la siguiente secuencia:
Menú Pestaña Comando Comando
•Archivo •Información •Información •Propiedades

del proyecto avanzadas
Ilustració n 7

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Una vez dentro, en la pestaña Resumen rellenaremos los datos de nuestro proyecto.
Ilustració n 8
En este espacio se podrá complementar información como el título del proyecto, autor,
administrador… Una vez concluido este paso salimos del cuadro de diálogo, y el siguiente paso
es entrar en el menú de opciones:
Menú Comando Pestaña
•Archivo •Opciones •General

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La pestaña en la que nos encontramos, donde podremos cambiar las configuraciones

predeterminadas, es la siguiente:
Ilustració n 9
Si entramos en Mostrar, obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:
Ilustració n 10

15
En este cuadro, el principal cambio es la moneda que usaremos, el resto de información no

es relevante, pero puede ser modificada en cualquier momento, ahora pasamos a la pestaña
Programación, obtenemos el siguiente cuadro:
Ilustració n 11
En esta pestaña se introducen los siguientes datos:
- Todo lo relacionado con las jornadas laborales a lo largo del año, tales como horarios,
días laborables, años fiscales.
- En la pestaña de nuevas tareas creadas se seleccionará “programada

automáticamente”, lo cual facilitará la planificación después.
- Para finalizar, se determinará la modalidad de duración del proyecto, a elegir entre

días, semanas, meses…dependiendo de la necesidad del proyecto y también se
establecerá en el tipo de tarea predeterminada” la opción Duración fija.

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- Ahora se procederá a la definición de la fecha de inicio del proyecto, para ello

aceptaremos los cambios expuestos anteriormente, y ejecutamos los siguientes pasos:
Menú Comando
•Proyecto •Información del proyecto
Accederemos al siguiente cuadro, donde podremos cambiar la fecha de inicio, y cuándo

queremos establecer el origen de la programación, los datos a rellenar son los siguientes:
Ilustració n 12
Otras de las opciones que aquí se muestran son:
- Fecha actual.
- Prioridad, que es un número de 1 a 1000 para definir este nivel, su uso está vinculado a
la hora de compartir recursos en diferentes proyectos, no obstante se recomienda
dejarlo en 500.
- Sobre los calendarios, se recomienda el Estándar, aunque existen también la

posibilidad de 24 horas y turno de noche. Las diferencias son las siguientes:

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- Estándar: Día laboral de 9:00 a 19:00, lunes a viernes y dos horas de descanso al medio
día.
- 24 horas: No posee horas no laborables.
- Turno noche: trabajo nocturno.
3.5.1. Definir calendario laboral del proyecto
En caso de existir días especiales, y ajustar el calendario laboral al detalle, MS Project

puede ser programado para tal fin, la secuencia a seguir es la siguiente:
Menú Comando
•Proyecto •Cambiar tiempo de trabajo
Ilustració n 13

18
El cuadro que obtenemos es el siguiente:
Ilustració n 14
Para la definición del horario laboral, lo primero que debemos seleccionar es la pestaña
de semanas laborables, y sobre el dato Predeterminado, clicamos en el botón detalles, ahí
seleccionamos el día que deseamos cambiar el horario en el cuadro, y se elige “establecer
día en estos periodos laborables específicos”
Ilustració n 15

19
Al realizar este cambio, ya si es posible el cambio de los rangos horarios. Aceptar al

realizar los cambios, y quedarán guardados.
3.5.2. Definir días no laborables
En este caso, se señalará la pestaña de excepciones en el mismo menú del apartado

anterior, buscaremos la fecha específica la cual se quiera excluir, y se puede complementar
con el motivo de la exclusión
Ilustració n 16
En el momento de introducir los datos, el color de fondo del día seleccionado cambiará,
y aceptando los cambios, MS Project tendrá en cuenta esta excepción a la hora de realizar
los cálculos.

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3.6. Definir tareas

Ya es el momento de comenzar la introducción de las actividades, que son los elementos
individuales que en conjunto forman el proyecto, el modo de creación es muy sencillo, el
proceso es simplemente clicar en la columna “nombre de tarea” dentro de la hoja de cálculo.
Ilustració n 17
Es conveniente realizar la entrada de todas las tareas que forman el proyecto en este primer
momento, para tener un modelo lo más aproximado a la realidad, y poder seguir con bastante
detalle las tareas. La duración que se establece por defecto es de un día, pero las opciones a
elegir son: minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) y meses (ms).
La duración de las tareas se establecerá automáticamente por MS Project, una vez

enlazadas, pero al crear subgrupos, en la duración de la tarea deberá añadirse al final de esta el
signo de interrogación “?” para generar esta estimación.

21
3.6.1. Organizar tareas
En este apartado crearemos una jerarquía a través del proyecto en cuanto a las tareas,
pues es conveniente dividir las tareas en pequeñas tareas que otorguen más información y
además sea una información manejable.
Para ello, se agruparan las tareas de la siguiente forma:
Ilustració n 18
Si queremos jerarquizar la tarea “COMPRA DE MATERIAL”, añadiendo dentro de ella las

tres actividades de las que consta, se procederá a seleccionar las tareas que queramos
anidar dentro de la tarea principal, siempre colocadas debajo de la principal.

22
Ilustració n 19
Ahora procedemos a realizar esta secuencia:
Menú Comando
•Tarea •Aplica sangría a la tarea
Ilustració n 20

23
Ilustració n 21
De este modo podemos crear tantos grupos como precise el proyecto. En el caso de
querer desagruparlas, sólo necesitaremos realizar el comando inverso en las tareas que
necesiten ser extraídas del grupo creado, y es el icono que se encuentra al lado izquierdo del
usado para generar grupos.

24
Para desplazar tareas dentro de la hoja de cálculo, debemos seleccionar la fila que
contiene la tarea clicando en el número que designa a la fila:
Ilustració n 22
Una vez aparezca la tarea como aparece en la pantalla, clicamos de nuevo sobre el
número de designación de fila, y manteniendo pulsado el botón del ratón, se desplaza la
tarea en vertical hasta la posición que se quiera emplazar.
También podemos desplazar en el diagrama de Gantt, las barras de manera que

establezcamos nuevas fechas de inicio o fin. Simplemente pulsando sobre la barra con el
botón izquierdo del ratón, y desplazándola a través de las fechas hasta alcanzar el día
requerido. De esta manera se volverá a recalcular toda la estructura del proyecto
automáticamente.

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- Fase 2: Ejecución del proyecto.

- Fase 3: Periodo de Explotación.

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- Listar las restricciones a tener en cuenta para conseguir los objetivos.

- Definir el objetivo del proyecto.

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Entre sus responsabilidades están la de coordinar, recopilar y distribuir información. En

2.1.2. Partes de un proyecto

Tras establecer la totalidad de objetivos del proyecto, se decidirá la fecha de finalización,

- Tareas: Son los pasos a seguir para la realización de un proyecto, es conveniente

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- Diagrama de red (Pert), es básicamente un método para analizar las tareas

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- Tenemos en la parte superior una barra de acceso rápido, totalmente configurable

- Tenemos en este grupo también la escala de tiempo donde se muestran variaciones de

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3.4.1. Exploración de pestañas de menú

- Tarea: Dividido a su vez en 8 grupos (Ver, Portapapeles, Programación, Tareas, Insertar,

- Recurso: Dividido en 5 grupos (Ver, Asignación, Insertar, Propiedades, Redistribución).

- Proyectos: Dividido en 7 grupos (Insertar, Propiedades, Programación, Estado, Informes,

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- Formato: Dividido en 5 grupos (Formato, Columnas, Estilo de Barra, Mostrar u

3.5. Configuración inicial del proyecto

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