MANUAL DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
FEBRERO 2018

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
Y SALUD EN EL TRABAJO Pág.: 2 de 30

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOs DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...... 5

2. ALCANCE ........................................................................................ 6

3. INFORMACIÓN GENERAL .................................................................. 6

3.1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN ................................. 6

3.1.1 ACTIVIDAD ECONÓMICA .................................................................. 6

3.1.2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN ............................................................ 6

3.1.3 NÚMERO DE SERVIDORES ................................................................ 6

3.1.4 JORNADA LABORAL ......................................................................... 7

3.1.5 MISION .......................................................................................... 7

3.1.6 VISION .......................................................................................... 7

3.1.7 ORGANIGRAMA ............................................................................... 8

3.1.8 DISTRIBUCION DE LA POBLACION POR GRUPOS ETAREOS RANGOS DE

LA POBLACION POR EDADES ..................................................................... 8

3.1.9. DISTRIBUCIÓN NIVELES JERARQUICOS, DIRECTIVO, ASESOR,

PROFESIONAL Y TECNICO ......................................................................... 9

3.1.10 DISTRIBUCION POR GENERO, FEMENINO, MASCULINO ...................... 9

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ...................................................... 9

5. RESPONSABILIDADES .................................................................... 13

6. METODOLOGÍA ............................................................................. 13

6.1. PRIMERA ETAPA: PLANEAR (P) ........................................................ 13

6.2. SEGUNDA ETAPA: APLICACIÓN (H).................................................. 14

6.3. TERCERA ETAPA VERIFICACIÓN (V): ............................................... 14

6.4. CUARTA ETAPA MEJORA CONTINUA (A) ........................................... 15

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7. DESARROLLO DEL CONTENIDO ....................................................... 15

7.1. PLANIFICACIÓN ............................................................................ 15

7.1.1 POLITICA ..................................................................................... 15

7.1.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE

LA ANDJE ............................................................................................. 15

7.1.3. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ......................................... 15

7.1.4 PLAN ANUAL DE TRABAJO ............................................................ 16

7.1.5 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO................ 16

7.1.6 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN ......................................................... 17

7.1.8 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ........................................ 17

7.1.9 COMUNICACIÓN ......................................................................... 18

7.1.10 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS

RIESGOS .............................................................................................. 18

7.1.11 EVALUACIÓN INICIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO ........................................................................... 20

7.1.12 ASPECTOS JURÍDICOS Y LABORALES ............................................ 21

7.1.12.1. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL................. 21

7.1.12.2. COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ....... 21

7.1.12.3. REQUISITOS LEGALES .............................................................. 22

7.1.13. INDICADORES............................................................................ 22

7.2. APLICACIÓN ................................................................................. 23

7.2.1 MEDIDAS DE PREVENCION Y CONTROL ......................................... 23

7.2.1.1. MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO ..................................... 23

7.2.1.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL............................................ 24

7.2.3. PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ..... 25

7.2.4. GESTIÓN DEL CAMBIO ................................................................ 25

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7.2.5. ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN .................................................. 25

7.3. VERIFICACIÓN .............................................................................. 26

7.3.1. AUDITORÍA ................................................................................ 26

7.3.2. REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN ............................................. 27

7.3.3. RENDICIÓN DE CUENTAS ............................................................ 28

7.3.4. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES LABORALES Y

ENFERMEDADES LABORALES. ................................................................. 28

7.3.4. MEDICION DE INDICADORES ......................................................... 29

7.4. MEJORAMIENTO ............................................................................ 29

7.4.1. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS..................................... 29

7.4.2. MEJORA CONTINUA. ................................................................... 30

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1. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 Asegurar la identificación de peligros y valoración de los riesgos asociados

a las labores de los colaboradores de la Entidad, con el fin de prevenir
accidentes de trabajo y enfermedades laborales y determinación de
controles, para establecer medidas de intervención que permitan la
mitigación, eliminación o el control de los mismos, de acuerdo con la
metodología establecida en la Guía de Riesgos adoptada por la Entidad.

 Actualizar, ejecutar y verificar los planes, programas y actividades

enfocados a la prevención de accidentes y enfermedades laborales en la
Agencia, que soportan el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el
Trabajo.

 Actualizar y realizar actividades tendientes al fortalecimiento del Plan de

Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias dando cobertura
a todos los colaboradores de la ANDJE.

 Efectuar el proceso de auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1072
de 2015 y en la Resolución 1111 de 2017 o demás normas que los
adicionen, modifiquen y/o complementen.

 Establecer e implementar las acciones correctivas necesarios para

fortalecer las posibles desviaciones derivadas de los procesos de
verificación del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Realizar seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos en

materia de Seguridad y Salud en el Trabajo a los contratistas, ya sean
personas naturales o personas jurídicas.

 Fortalecer los grupos de apoyo al Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST, siendo los principales el Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo, la Brigada de Emergencia y el Comité de
Convivencia Laboral.

 Cumplir con la normatividad legal vigente y los requisitos legales en

materia de seguridad y salud en el trabajo que apliquen para la Entidad”.

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2. ALCANCE

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo tiene cobertura sobre

los colaboradores, contratistas incluyendo a los estudiantes de las diferentes
universidades que desarrollen sus prácticas o pasantías y contratistas externos
que presten servicios a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

3. INFORMACIÓN GENERAL

3.1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

3.1.1 ACTIVIDAD ECONÓMICA

Diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las

políticas de defensa jurídica del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la
formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de
las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del daño
antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución
de las acciones que aseguren la adecuada implementación de las mismas, para
la defensa de los intereses litigiosos de la Nación.

3.1.2. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL

RAZÓN SOCIAL
ESTADO
NIT 900507741
DIRECCIÓN Carrera 7 No.75-66 Pisos 2 y 3
TELEFONO 2558955
CLASE DE RIESGO I

3.1.3 NÚMERO DE SERVIDORES

El número de servidores de la AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA

DEL ESTADO, está compuesto por:

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NÚMERO DE
N° ÁREA UBICACIÓN
TRABAJADORES
OFICINAS DE
1 SERVIDORES AGENCIA 107
BOGOTA.
TOTAL 107

Los contratistas que prestan servicios a la Agencia son una población variante y
que depende de las necesidades del servicio.

Los estudiantes que realizan prácticas o pasantías también varían en el año.

Sin embargo, se considera que, entre contratistas directos y estudiantes, un

número aproximado anual de 150 personas, más 60 contratistas externos
aproximadamente entre servicios de vigilancia, cafetería y aseo y gestión
documental.

3.1.4 JORNADA LABORAL

Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Horario flexible: 7:00 a.m. a 4:00 p.m. - 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
Teletrabajo dos (2) días a la semana)

3.1.5 MISION

Liderar la defensa jurídica de la Nación a través de la generación de conocimiento

que permita a las entidades públicas prevenir el daño antijurídico y fortalecer la
defensa de los intereses litigiosos del Estado, con el fin de garantizar los
derechos constitucionales y optimizar los recursos públicos en beneficio de los
colombianos.

3.1.6 VISION

En el 2018, la ANDJE habrá logrado fortalecer la gestión de defensa jurídica de

la Nación y contribuido a la eficiencia fiscal del Estado.

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3.1.7 ORGANIGRAMA

3.1.8 DISTRIBUCION DE LA POBLACION POR GRUPOS

ETAREOS RANGOS DE LA POBLACION POR EDADES

RANGO EDAD No. FUNCIONARIOS

25-30 22
31-36 27
37-42 25
43-47 16
48 -52 9
53-58 7
Total 106

El corte de los datos de la Distribución es a 20 de febrero de 2018

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Esta información tiene una variación mensual y podrá verse ajustada en la

base de datos de talento humano de planta de personal.

3.1.9. DISTRIBUCIÓN NIVELES JERARQUICOS, DIRECTIVO, ASESOR,

PROFESIONAL Y TECNICO.

NIVEL CANTIDAD
DIRECTIVO 7
ASESOR 33
PROFESIONAL 47
TÉCNICO 20

3.1.10 DISTRIBUCION POR GENERO, FEMENINO, MASCULINO

GENERO CANTIDAD
FEMENINO 64
MASCULINO 42

El corte de los datos de la Distribución es a 20 de febrero de 2018

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Accidente Laboral: Es accidente laboral todo suceso repentino que sobrevenga

por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión
orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente laboral aquel que se produce durante la ejecución de

órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su
autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente laboral el que se produzca durante el traslado

de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o
viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente laboral el ocurrido durante el ejercicio

de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical
siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.

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De igual forma se considera accidente laboral el que se produzca por la ejecución

de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta
o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de
trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
Ley 1562 de 2012 Art. 3º.

Ausentismo: Número de horas programadas, que se dejan de trabajar como

consecuencia de los accidentes laborales o las enfermedades profesionales. Aquí
incluimos de igual forma ausentismo por permisos, enfermedades comunes,
licencias para tener una base de datos más completa.

Comité Paritario: Organismo de promoción y vigilancia de las normas y

reglamentos de Seguridad y Salud en el Trabajo dentro de la empresa.

Condiciones de Salud: Son los factores de riesgo del ambiente social y del
laboral, de las condiciones sociales y económicas derivadas de la forma de
vinculación al proceso productivo que influyen en la salud del trabajador.

Condiciones de trabajo: Es el conjunto de características de la tarea, del

entorno y de la organización del trabajo, las cuales interactúan produciendo
alteraciones positivas o negativas y que directa o indirectamente, influyen en la
salud y la vida del trabajador.

Cronograma: Registro de las actividades del plan de acción del programa, en

el cual se consignan las tareas, los responsables y las fechas de realización.

Enfermedad laboral. Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la

exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en
el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional,
determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como
laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de
enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los
factores de riesgo ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral,
conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

La Ley 1562 de 2012 artículo 4 señala en sus parágrafos que el Gobierno

Nacional, previo concepto del Consejo Nacional de Riesgos Laborales,
determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como
laborales. Así mismo indica que el Ministerio de la Salud y Protección Social y el
Ministerio de Trabajo, realizará una actualización de la tabla de enfermedades
laborales por lo menos cada tres (3) años atendiendo a los estudios técnicos
financiados por el Fondo Nacional de Riesgos Laborales. Ley 1562 de 2012 Art.
4º.

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Exámenes ocupacionales: Valoración del estado de salud a través de

exámenes físicos, pruebas funcionales y complementarias, de acuerdo con la
exposición a riesgos específicos, que se realizan al trabajador para investigar la
aparición de lesiones patológicas incipientes de origen profesional o no.

Factores de Riesgo: Son aquellas condiciones del ambiente, la tarea, los

instrumentos, los materiales, la organización y el contenido del trabajo que
encierran un daño potencial en la salud física o mental, o sobre la seguridad de
las personas.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de

enfermedad o lesión a las personas o una combinación de estos.

Incidencia: Medida dinámica de la frecuencia con que se presentan o inciden

por primera vez, los eventos de salud o enfermedades en el periodo.

Incidente de trabajo: Evento imprevisto que sobreviene por causa o con

ocasión del trabajo, sin consecuencias directas para la salud del trabajador.

Acto Inseguro: Todo acto que realiza un trabajador de manera insegura o

inapropiada y que facilita la ocurrencia de un accidente laboral.

Inspecciones de Seguridad: Es la detección de los riesgos mediante la

observación detallada de las áreas o puestos de trabajo y debe incluir:
instalaciones locativas, materias primas e insumos, almacenamientos,
transporte, maquinaria y equipos, operaciones, condiciones ambientales,
sistemas de control de emergencias, vías de evacuación y todas aquellas
condiciones que puedan influir en la salud y seguridad de los trabajadores.

Investigación de accidente laboral: Técnica utilizada para el análisis de un

accidente laboral, con el fin de conocer el desarrollo de los acontecimientos y
determinar las causas y las medidas de control para evitar su repetición.

Morbilidad: Número proporcional de personas que enferman en una población

en un tiempo determinado.

Mortalidad: Número proporcional de personas que mueren en una población en

un tiempo determinado.

Normas de Seguridad: Son las reglas que deben seguirse para evitar daños
que puedan derivarse como consecuencia de la ejecución de un trabajo.
Especifican o determinan detalladamente las instrucciones a seguir en la
operación, manipulación de máquinas y herramientas.

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Matriz identificación de Peligros y Valoración de Riesgos: Información

detallada sobre las condiciones de riesgo laboral, así como el conocimiento de la
exposición a que están sometidos los distintos grupos de trabajadores afectados
por ellos. Dicha información implica una acción continua y sistemática de
observación y medición, de manera que exista un conocimiento actualizado a
través del tiempo, que permitan una adecuada orientación de las actividades
preventivas posteriores.

Plan de emergencias (Plan de prevención, preparación y respuesta ante

emergencias): Conjunto de normas y procedimientos generales destinados a
prevenir y a controlar en forma oportuna y adecuada, las situaciones de riesgo
en una empresa.

Prevalencia: Medida de la frecuencia con que existe un evento de salud o

enfermedad en el momento, independientemente de cuándo se haya originado.

Priorización de Riesgos: Consiste en el ordenamiento secuencial de la

severidad de los factores de riesgo identificados, según su grado de peligrosidad
y/o de riesgo, con el fin de desarrollar acciones de control, corrección y
prevención en orden prioritario.

Programa de vigilancia epidemiológica: Conjunto de acciones y

metodologías encaminadas al estudio, evaluación y control de los factores de
riesgo presentes en el trabajo y de los efectos que genera en la salud. Se apoya
en un sistema de información y registro.

Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento generado por una

condición de trabajo capaz de desencadenar alguna lesión o daño de la salud e
integridad del trabajador; daño en los materiales y equipos o alteración del
ambiente laboral y extra laboral.

Salud: Es el completo bienestar físico, mental y social y no solamente la

ausencia de enfermedad o invalidez. (O.M.S.).

Seguridad y Salud en el Trabajo SST: Definida como aquella disciplina que

trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los
trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de
trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el
mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas
las ocupaciones.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas,
basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la

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planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora

con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que
puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

Trabajo: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser
humano caracterizada por ser una actividad social y racional, orientada a un fin
y un medio de plena realización.

Valoración del factor de riesgo: Procedimiento mediante el cual se asigna

valor matemático a un factor de riesgo. Expresa la severidad o peligrosidad a la
que se somete el trabajador expuesto.

ANDJE: Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
EPS: Entidad Promotora de Salud.
SVE: Sistema de Vigilancia Epidemiológica
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo

5. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades y obligaciones frente al Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo se encuentran establecidas en acto administrativo donde
se encuentran las obligaciones y responsabilidades del empleador, del nivel
directivo, de los servidores y contratistas y del responsable del sistema.

6. METODOLOGÍA

El Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo está basado en el desarrollo de

un proceso por etapas teniendo en cuenta el ciclo PHVA:

6.1. PRIMERA ETAPA: PLANEAR (P)

En la etapa del planear, se define la política de SST, los objetivos, las

obligaciones y responsabilidades, se asignan los recursos, se establece el plan
de trabajo, teniendo en cuenta la evaluación inicial realizada al Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y los planes de mejoramiento
definidos en las auditorías al Sistema.

Se determinan las necesidades de capacitación, teniendo en cuenta la

identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgo adelantada por la

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Entidad. Se realiza la actualización de la documentación jurídica, como lo son el

reglamento de higiene y seguridad Industrial y el nomograma.

Se valida la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Finalmente se establecen las estrategias de comunicación y conservación de

documentos alineadas con los procesos internos de la entidad.

6.2. SEGUNDA ETAPA: APLICACIÓN (H)

Esta etapa se desarrolla teniendo en cuenta 4 aspectos fundamentales:

 Medidas de prevención y control: Una vez identificados los peligros,

evaluados y valorados los riegos, se determinará el tratamiento y las
medidas de intervención enfocadas al mejoramiento de las condiciones
del medio ambiente laboral y el comportamiento de los colaboradores en
su lugar de trabajo. Por lo anterior, la ANDJE elaborara y desarrollará
diferentes actividades, programas, procedimientos y guías, que puedan
ser utilizados como instrumentos en la implementación de los planes de
tratamientos de los riesgos.
 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias: teniendo
en cuenta el análisis de vulnerabilidad, la identificación de amenazas y el
análisis de riesgos de la Entidad, se establecen las disposiciones
necesarias para la atención de emergencias, por medio del diseño de
procedimiento operativos que permitirán la atención adecuada de las
amenazas que afecten a la ANDJE.
 Gestión del Cambio: La Entidad evaluara el impacto sobre la Seguridad
y Salud en el Trabajo que puedan generar los cambios internos y externos
que se den en la Entidad.
 Adquisiciones y contratación: La ANDJE establecerá las disposiciones
para involucrar en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo a sus
contratistas. Así mismo se incluirán los lineamientos básicos que se deben
tener en cuenta al momento de adquirir un bien o un servicio para la
entidad, se realizara el seguimiento y control del cumplimiento de los
lineamientos.

6.3. TERCERA ETAPA VERIFICACIÓN (V):

Para realizar la verificación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, la

ANDJE, establece cuatro grandes acciones: Revisión por la dirección, auditoria,
medición de indicadores y la investigación de los accidentes laborales. Estas
acciones permiten evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos para el
SG-SST y la eficacia de los controles establecidos para los riesgos.

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6.4. CUARTA ETAPA MEJORA CONTINUA (A):

Una vez se realice la etapa de verificación del SG-SST, se deben establecer

acciones encaminadas al mejoramiento continuo del Sistema, con el fin de
generar mayores beneficios para los colaboradores.

7. DESARROLLO DEL CONTENIDO

7.1. PLANIFICACIÓN

7.1.1 POLITICA

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, está comprometida con el

fortalecimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo dirigido a los colaboradores de la Agencia, enfocado en la
prevención de lesiones, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, por
medio de la identificación y control de los riesgos asociados a sus labores y el
cumplimiento de la legislación laboral vigente.

Así mismo se promoverá una cultura de Seguridad y Salud en el Trabajo

orientada a la generación de ambientes seguros, mediante el desarrollo de
estrategias, programas y actividades guiadas a la promoción de la salud y el
bienestar de los colaboradores de la Agencia.”

7.1.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO DE LA ANDJE

Se definen para el año 2018 Ocho (8) objetivos para el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales se encuentran en el numeral 1.
Objetivos de este documento.

7.1.3. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en cumplimiento con el

artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 establece las obligaciones del
empleador frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Que el numeral 2 del citado artículo, prescribe que la entidad debe documentar
y comunicar responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo
(SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección y en su
numeral 10, expresa que se debe garantizar la disponibilidad de personal

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responsable de la seguridad y salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde

con lo establecido en la normatividad vigente y los estándares mínimos que para
tal efecto determinen el Ministerio del Trabajo.

Que el artículo 2.2.4.6.10 del Decreto en cita, establece las responsabilidades

que los trabajadores deben tener dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

En mérito de lo anterior establece las obligaciones y responsabilidades para los

siguientes niveles en la resolución que adopta el Nuevo Sistema Integrado de
Gestión Institucional –SIGI – en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado y se dictan otras disposiciones.

7.1.4 PLAN ANUAL DE TRABAJO

La Entidad cuenta con un plan anual de trabajo para la implementación y

desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual
define las actividades, recursos, metas, responsables, para cada una de las fases
del planear, hacer, verificar y el actuar.

Este se encuentra firmado por la Dirección General y el responsable del SG- SST,
la ejecución del mismo es verificada mensualmente y es actualizado como
mínimo una vez al año. Este se encuentra documentado bajo el formato DE-F-
24 Plan Anual de Trabajo SG-SST.

7.1.5 CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La empresa “AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO” cuenta

con un Programa de Capacitación y Entrenamiento dirigido a todos los niveles
de la organización, con el propósito de brindar conocimiento en seguridad y
Salud en el Trabajo necesarios para desempeñar sus actividades en forma
eficiente y segura.

Este programa es revisado y actualizado como mínimo una vez al año, con la
participación del COPASST. El seguimiento se realizará de forma trimestral, con
el fin de llevar acabo el control de la ejecución de las actividades programadas.

A continuación, se relacionan los códigos de la documentación que soportan este

numeral:

Programa de capacitación GH-PG-01

Implementación GH-F-56

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Necesidades de capacitación SG-SST / Entrenamiento GH-F-61

7.1.6 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Dentro de los aspectos de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo,

cuando un colaborador ingresa a la Agencia, debe realizar la inducción al cargo,
está incluye los siguientes temas relacionados en Seguridad y Salud en el
Trabajo

 Aspectos generales y legales en Seguridad y salud en el trabajo.

 Política de SST.
 Reglamento de higiene y seguridad industrial.
 Peligros y riesgos asociados a la labor a desempeñar y sus controles.
 Conceptos básicos: Accidente de trabajo-Enfermedad Laboral.
 Procedimiento en caso de sufrir un accidente laboral y accidentes
generados en la Agencia como medida preventiva.
 Plan de emergencia-Brigada de emergencias.
 Funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Funcionamiento del comité de convivencia laboral.

La reinducción se realizará cada dos años o cada vez que se genere un nuevo
proceso el cual amerite ser conocido por todos los colaboradores de la entidad.

A continuación, se relacionan los códigos de la documentación que soportan este

numeral:

 Constancia de asistencia Inducción GH-F-31.

 Constancia de asistencia Reinducción GH-F-34.

7.1.8 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuenta con una Guía para
la elaboración y control de documentos del Sistema Integrado de Gestión
Institucional (MC-G-01), para establecer los lineamientos para la identificación,
elaboración, modificación, aprobación y control de los documentos. Se cuenta
con un aplicativo llamado SIGI, en donde se encuentra el listado maestro de
documentos, el cual permite mantener las versiones vigentes y el control de
cambios de cada uno de los documentos que soportan el SG-SST.

La conservación de los documentos que soportan el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a lo establecido en el artículo
2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, Los documentos que soportan EL SG-

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SST están consignados en los expedientes digitales y físicos, los cuales cuentan
con seguridad y tienen un tiempo de conservación de acuerdo a lo establecido
en las tablas de retención vigentes, adicionalmente definen directrices de
almacenamiento, conservación y disposición final de los documentos y registros
del SG-SST.

A continuación, se relacionan los códigos de la documentación que soportan este

numeral:

 Guía para la elaboración y control de documentos del Sistema Integrado

de Gestión Institucional (MC-G-01)
 Tablas de retención - TRD

7.1.9 COMUNICACIÓN

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado cuenta con un procedimiento

de comunicaciones, donde se establecen los canales de comunicación internos y
externos de la Agencia, para ello integró diferentes mecanismos de
comunicación para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
descritos en la Matriz de responsabilidades de comunicación.

La información anteriormente descrita se encuentra consignada, en la

Caracterización proceso gestión con grupos de interés y comunicaciones (GIC-
C-01)- Documentos Anexos

7.1.10 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN

DE LOS RIESGOS

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuenta con la Guía

Administración de Riesgo (MC-G-02) donde establece la metodología utilizada
por la Entidad, para realizar la identificación de peligros, evaluación de riesgos
y determinación de controles en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La metodología es desarrollada bajo los parámetros establecidos en la Guía

Técnica Colombiana GTC 45/2012, la cual permite la participación activa de los
trabajadores y la priorización de los riesgos para establecer medidas de
intervención.

Para la recolección de información y la valoración de los factores de riesgo

propios de los procesos, dependencias y actividades desarrolladas en la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se cuenta con un instrumento llamado
Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

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 Código: GH-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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determinación de controles GH-F-67, que permite establecer medidas de

intervención teniendo en cuenta el siguiente esquema de jerarquización:

a) Eliminación del peligro/riesgo: Rediseño de procesos o equipos para

eliminar o reducir los riesgos;
b) Sustitución: Sustituir una materia prima por una menos peligrosa o
también, sustituir un proceso de alto riesgo por uno de menor riesgo;
c) Controles de Ingeniería: Adopción de medidas técnicas para el control
del peligro/riesgo en su origen o fuente, como la implementación de
sistemas de ventilación o encerramiento de equipos. Igualmente, incluye
los controles para reducir la energía (reducir la fuerza, la presión, la
temperatura entre otros) de los sistemas de producción, cuyo fin esté
asociado con el control de los riesgos en SST;
d) Controles Administrativos: Implementación de sistemas de
señalización, advertencia, demarcación de zonas de riesgo o zonas de
circulación y almacenamiento, implementación de sistemas de
advertencia y alarma, diseño e implementación de procedimientos de
seguridad para ciertos procesos o actividades de riesgo, controles de
acceso a zonas de riesgo, inspecciones de seguridad, listas de chequeo,
permisos de trabajo entre otros;
e) Equipos de Protección Personal: Cuando ciertos peligros/riesgos no se
puedan controlar en su totalidad con las medidas anteriores, el empleador
deberá suministrar a sus trabajadores la dotación pertinente de acuerdo
a sus actividades.

De acuerdo con la identificación de los siguientes riesgos y se estableció un

plan de tratamiento para el control de los mismos:

NIVEL DE INTERPRETACIÓN
RIESGO NIVEL DE RIESGO DEL RIESGO
PROBABILIDAD
BIOLOGICO BAJO III MEJORABLE
CONDICIONES DE SEGURIDAD
Mecanico BAJO III MEJORABLE

FISICO/ILUMINACION BAJO III MEJORABLE

CONDICIONES DE SEGURIDAD
Locativo BAJO III MEJORABLE
PSICOSOCIAL (1. Condiciones de la ACEPTABLE CON CONTROLES
tarea; 2.Gestion organizacional) MEDIO II ESPECIFICIOS
BIOMECANICO (Posturas-
Movimiento Repetitivo, Manipulacion ACEPTABLE CON CONTROLES
de cargas) MEDIO II ESPECIFICIOS
ACEPTABLE CON CONTROLES
FISICO/TEMPERATURA MEDIO II ESPECIFICIOS
CONDICIONES DE SEGURIDAD ACEPTABLE CON CONTROLES
Públicos MEDIO II ESPECIFICIOS
CONDICIONES DE SEGURIDAD ACEPTABLE CON CONTROLES
Accidentes de Transito MEDIO II ESPECIFICIOS

Qumico (polvos comun-manipulacion

de productos quimicos) BAJO III MEJORABLE

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 Código: GH-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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Como mecanismo adicional se cuenta con el procedimiento para reporte de los

actos y condiciones inseguras que se presenten en las instalaciones de la
Agencia, el cual permite la participación activa de los colaboradores en la
prevención de accidentes laborales.

A continuación, se relacionan los códigos de la documentación que soportan este

numeral:

 Guía administración de Riesgo (MC-G-02)

 Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles (GH-F-67)

 Reporte de Actos y Condiciones Insegura (GH-P-12)

7.1.11 EVALUACIÓN INICIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Se realiza una evaluación inicial del SG-SST el 15 de noviembre del 2015, con
el apoyo de la ARL, la cual tiene como objetivo verificar el cumplimiento de los
requisitos legales del Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015 libro 2, parte 2,
titulo 4, capítulo 6.

Como resultado de este diagnóstico se identificó que la Entidad tenía un

cumplimiento del 22% de acuerdo con lo exigido en el Decreto 1072 de 2015, a
continuación, se muestra el porcentaje obtenido en el diagnostico en cada una
de las etapas del ciclo PHVA:

Planificar: 13 %
Hacer: 8 %
Verificar: 1%
Actuar: 0 %

Con la expedición de los estándares mínimos Resolución No 1111 de 2017, se

efectuó la Autoevaluación dando cumplimiento con la fase 1 de estándares
mínimos, la cual arrojó que la Agencia se encuentra en el 94.5% de avance del
sistema de seguridad y salud en el trabajo.

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 Código: GH-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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7.1.12 ASPECTOS JURÍDICOS Y LABORALES

7.1.12.1. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado cuenta con un

reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, firmado por la Dirección
General y publicado en las carteleras físicas e intranet y divulgado en
los procesos de capacitación. El reglamento se encuentra documentado
bajo la Resolución 094 de 2016.

7.1.12.2. COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

La ANDJE cuenta con un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo,

dando cumplimiento a la Resolución No 2013 de 1986 y el Decreto 1295 de 1994.

El Comité Paritario, se reúne mensualmente y desarrolla actividades en

seguridad y salud en el trabajo participando de manera activa en el
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dentro de las principales funciones y responsabilidades del COPASST, dando

cumplimiento al artículo 11 de la Resolución 2013 de 1989, artículo 26 del
decreto 614 y el decreto 1295 de 1994, se encuentran:

 Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo

la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y
mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
 Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud
en el trabajo, dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la
empresa o establecimiento de trabajo.
 Colaborar con los servidores de entidades gubernamentales de seguridad
y salud en el trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa
y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
 Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene
y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes;
promover su divulgación y observancia.
 Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas
que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se
hayan realizado.
 Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes,
máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e

informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir
las medidas correctivas y de control.
 Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en
materia de medicina, higiene y seguridad industrial.
 Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores
en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el
trabajo. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la
seguridad y salud en el trabajo.
 Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y
enfermedades laborales con el objeto proponer soluciones de mejora en el
desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.

La conformación del COPASST 2016-2018 se encuentra establecida bajo

Resolución 062 de 2017.

7.1.12.3. REQUISITOS LEGALES

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuenta con un procedimiento

para la identificación y verificación de los requisitos legales aplicables a la
Entidad en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Este se encuentra documentado bajo el código MC-P-07 Procedimiento para la

identificación y verificación de los requisitos legales.

7.1.13. INDICADORES

La entidad estableció los indicadores mediante los cuales evalúan la estructura,

el proceso y los resultados del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, estos indicadores se encuentran administrados y se realiza la medición
por medio de la plataforma SIGI.

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 Código: GH-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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7.2. APLICACIÓN

7.2.1 MEDIDAS DE PREVENCION Y CONTROL

7.2.1.1. MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO

Tiene como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del

trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgo identificados en la matriz de
identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles
GH-F-67 y de acuerdo con el plan de tratamiento establecido.
Las actividades principales de medicina preventiva y del trabajo son:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL DOCUMENTO

Dando cumplimiento a la resolución 2346 Guía para la

de 2007 se realizan evaluaciones médicas elaboración de
Exámenes médicos
ocupacionales de ingreso, periódicos, exámenes médicos
ocupacionales
retiro, post incapacidad y reubicación ocupacionales GH-
laboral. G-01

Mínimo una vez al año se deberá tener un

diagnóstico de salud de la población
trabajadora que incluya como mínimo los
Diagnóstico de
Diagnóstico de salud requisitos establecidos en el artículo 18 de
salud
la resolución 2346 de 2007, este será
suministrado por el proveedor que
practique los EMO.

Programa de prevención de consumo de

sustancias psicoactivas: el cual tiene como
Programa de
objetivo, generar una cultura preventiva
prevención de
Programas de ante el consumo de sustancias
consumo de
Prevención y psicoactivas (alcohol, drogas y
sustancias
Promoción en salud tabaquismo), a través del desarrollo de
psicoactivas GH-
actividades, capacitaciones orientadas a la
PG-05
promoción de estilos de vida y trabajo
saludables.

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 Código: GH-M-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 02
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Programa de salud pública: el cual tiene

como objetivo, generar una cultura
preventiva ante la posible aparición de
Programas de enfermedades infectas contagiosas
Programa de salud
Prevención y transmitidas, ya sea por contacto directo,
pública GH-PG-03
Promoción en salud por consumo de alimentos, picaduras o
contactos con fluidos, por medio de
actividades como jornadas de vacunación.

Programa de estilos de vida saludables: el

cual tiene como objetivo, promover estilos
Programa de
Programas de de vida saludable orientados a la
estilos de vida
Prevención y promoción de la salud y la prevención de
saludables GH-PG-
Promoción en salud enfermedades de los colaboradores de la
04
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado.

Para el reporte de las condiciones de salud

de los colaboradores, podrán hacerlo por
Reporte de
medio de dos vías:
Enfermedad
Reporte de Procedimiento para el reporte de Laboral GH-P-13
condiciones de Salud enfermedad laboral.
Reporte de
Procedimiento para el reporte de
Enfermedad
enfermedad común.
común GH-P-14

7.2.1.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Tiene como objetivo establecer actuaciones dedicadas al reconocimiento,

evaluación y control de aquellos factores ambientales que pueden ocasionar
enfermedades, afectar la salud y/o el bienestar de los trabajadores en sus
lugares de trabajo.

Para ello, la AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO de

acuerdo a su identificación de peligros, realizo una medición en iluminación.

El subprograma de Seguridad Industrial, establece técnicas y actividades

destinadas a la identificación, valoración y al control de causas de los

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 Código: GH-M-01
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accidentes laborales. A continuación, se detallan las actividades que en general

son desarrolladas son:

 Programa de orden y aseo (GH-PG-02)

 Elementos de protección personal (GH-P-10)

7.2.3. PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ha implementado un plan

de prevención, preparación y respuesta ante emergencias considerando las
disposiciones establecidas en el artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 de 2015,
donde se identifican sistemáticamente todas las amenazas que puedan afectar
a la entidad.

Se diseñaron y establecieron procedimientos para prevenir, controlar y dar

respuesta a eventos potencialmente desastrosos, teniendo en cuenta los
recursos físicos, económicos y humanos con los que cuenta la Entidad, los cuales
están documentados en el Plan de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias GH-PN-06

7.2.4. GESTIÓN DEL CAMBIO

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, evaluará el impacto sobre

la seguridad y salud, que puedan generar los cambios internos (introducción de
nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, adquisiciones,
instalaciones, entre otros) o los cambios externos (cambios en la legislación,
evolución del conocimiento en seguridad y salud, entre otros) de acuerdo con el
Decreto 1072 articulo 2.2.4.6.26. se puede encontrar documentados en el
Procedimiento gestión del cambio (GH-P-16).

7.2.5. ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se encuentra en el proceso

de incorporación de los lineamientos para las adquisiciones y contratación de
productos o servicios.

Para ello, se ha venido trabajando con el área de contratación haciendo la

solicitud de la documentación mínima que se debe tener en cada uno de los
contratos como los son:

 Pago de la Seguridad Social.

 Entrega de Dotación y EPP (para los casos que aplique).

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 Registros de capacitación en materia de seguridad y salud en el trabajo.

 Registro de inducción y reinducción.
 Cumplimiento de políticas y responsabilidades en SST.
 Reporte e investigación de accidentes.
 Concepto exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y de
retiro).
 Identificación de peligros y valoración de riesgos.

Esta información será solicitada al inicio del contrato y cada 4 meses a los
contratistas, a efectos de que aporten las evidencias de entrega de EPP y plan
de capacitación en seguridad y salud en el trabajo y demás datos inherentes al
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de su empresa.

7.3. VERIFICACIÓN

7.3.1. AUDITORÍA

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, estableció que en el año se

realizaran como mínimo una auditoria anual, esta es planificada con la
participación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La auditoría puede ser interna a través del grupo de Control Interno de la

Entidad, siempre que se cuente en su equipo con especialista en seguridad y
salud en el trabajo y curso de 50 horas del sistema, o se contratará a una
persona natural o jurídica externa para efectos de que lleve a cabo la misma, de
acuerdo con el programa establecido anualmente. El alcance de la auditoria
tendrá en cuenta lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 Articulo 2.2.4.6.30

 El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.

 El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.
 La participación de los trabajadores.
 El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
 El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores.
 La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
 La gestión del cambio.
 La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas
adquisiciones.
 El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST) frente a los proveedores y contratistas.
 La supervisión y medición de los resultados.

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 Código: GH-M-01
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Adicionalmente se realizará la evaluación teniendo en cuenta los estándares

mínimos contenidos en la resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo.

7.3.2. REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

La revisión por la dirección se realizará como mínimo una vez al año y tiene
como finalidad, establecer el balance de la gestión adelantada en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo, así como la revisión del cumplimiento de la
política, objetivos y el control de los riesgos de la Entidad. Para el desarrollo de
la revisión por la Dirección se seguirán los lineamientos establecidos en el
procedimiento DE-P-10 Revisión por la dirección de sistema integrado de gestión
institucional.

La información de entrada para la revisión por la alta dirección debe incluir:

• Estrategias implementadas en SST.

• Plan de trabajo anual.
• Recursos asignados al SG-SST.
• Satisfacción de necesidades de SST.
• Cambios del SG-SST.
• Revisiones por la alta dirección, anteriores.
• Resultado de indicadores del SG-SST.
• Resultado de auditorías del SG-SST.
• Prioridades en SST detectadas.
• Política y objetivos de SST.
• Eficacia de las medidas de prevención y control.
• Rendición de cuentas sobre el desempeño de los trabajadores en SST.
• Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos.
• Gestión de peligros.
• Promoción de la participación de los trabajadores en la SST.
• Cumplimiento de normatividad.
• Acciones correctivas, preventivas o de mejora.
• Inspecciones de trabajo en SST.
• Vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores.
• Reporte e investigación de los incidentes, accidentes laborales y
enfermedades laborales.
• Ausentismo laboral.
• Programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores.
La entidad cuenta con el Procedimiento revisión por la Dirección de Sistema
Integrado de Gestión Institucional (DE-P-10)

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7.3.3. RENDICIÓN DE CUENTAS

A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas
internamente en relación con su desempeño.

La metodología establecida por la Agencia para la rendición de cuentas por parte de los
servidores públicos del nivel directivo, jefes de oficina, coordinadores de grupos
internos de trabajo asesor, profesional, técnico y contratistas, se desarrollará de
la siguiente forma:

1. Diseño y diligenciamiento del cuadro de seguimiento, en donde se contará con

la relación de colaboradores por cada una de las dependencias y se llevará el
histórico de asistencia de las diferentes obligaciones frente al SG-SST, como lo
son la elaboración de exámenes médicos, la participación en las capacitaciones,
inducción, reinducción, campañas, actividades y el reporte oportuno de los
accidentes e incidentes de trabajo.
2. Evaluación: Se realizará la medición del cumplimiento de las
responsabilidades de los colaboradores frente al SG-SST, por cada una de
las dependencias y posteriormente se realizará un informe, el cual se
presentará en la revisión por la dirección, con el fin de establecer las
medidas de mejora.
3. Mejoramiento: el representante del SG-SST junto con los servidores del
nivel directivo, jefes de oficina y coordinadores de grupos internos de
trabajo, deben implementar las diferentes acciones derivadas de la
revisión por la dirección.

La rendición de cuentas de las obligaciones del representante del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo, se realizará en la revisión por la
dirección, donde se presentará el desempeño del sistema frente a los objetivos
planteados en el año.

7.3.4. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES LABORALES Y

ENFERMEDADES LABORALES.

Dando cumplimiento con el Artículo 2.2.4.6.32. Investigación de incidentes,

accidentes de trabajo y enfermedades laborales del decreto 1072 de 2015 y la
Resolución 1401 de 2007, la Agencia cuenta con el procedimiento reporte e
investigación de accidentes laborales (GH-P-15) que busca determinar las
causas, hechos y situaciones que los han generado y así garantizar la
implementación de las medidas de control encaminadas a eliminar o minimizar
condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

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Para el reporte de las enfermedades de origen laboral, los servidores lo pueden

hacer mediante el formato GH-P-13 Reporte de enfermedad laboral, el cual
establece el paso a paso necesario para hacer el adecuado reporte.

7.3.4. MEDICION DE INDICADORES

Por medio de los indicadores se verifica el cumplimiento del SG-SST y de acuerdo

con los resultados se establecen las acciones correctivas, preventivas o de
mejora necesarias.

Para ello la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado estableció, en la

fase de planeación del SG-SST los indicadores de estructura, proceso y
resultado. Estos serán medidos de acuerdo a la periodicidad establecida en la
hoja de vida del indicador y los resultados derivados de estos serán presentados
a la Dirección General, mostrando el cumplimiento de los objetivos del Sistema.

7.4. MEJORAMIENTO

7.4.1. ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuenta con un procedimiento

de acciones correctivas, preventivas y de mejora MC-P-01, este incluye los
aspectos contemplados en el Decreto 1072 de 2015 articulo
2.2.4.6.33 el cual define e implementa las acciones necesarias, con base en los
resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de las
auditorías y de la revisión por la alta dirección.

Las acciones están orientadas a:

a) Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

b) La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y

documentación de las medias preventivas y correctivas.

A continuación, se relacionan algunos aspectos a tener en cuenta para la toma

de acciones correctivas y preventivas:

 Auditorías internas o mediante el reporte de inspecciones planeadas.

 Resultados de investigación de accidentes.
 Sugerencias de los servidores o contratistas.
 Revisión por la gerencia.
 Cambios en procedimientos o métodos de trabajo.

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 El monitoreo de indicadores.

Lo anteriormente descrito se encuentra en el Manual de acciones preventivas,

correctivas y de mejora (MC-P-01)

7.4.2. MEJORA CONTINUA.

La Agencia Nacional de defensa Jurídica del Estado, se encuentra comprometida

con la implementación del SG-SST, estableciendo estrategias enfocadas al
mejoramiento de la eficacia de sus actividades y el cumplimiento de sus
objetivos. Para el desarrollo de dichas estrategias, la Dirección General ha
dispuesto, los recursos necesarios para dar cumplimiento con la normatividad
legal aplicable a la Entidad.

De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015 Articulo 2.2.4.6.34, se considera las

siguientes entradas, para identificar oportunidades de mejora del SG-SST:

 El cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

 Los resultados de intervención en los peligros y los riesgos priorizados.
 Los resultados de la auditoria y revisión del SG-SST, incluyendo la
investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
 Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST.
 Los resultados de los programas de promoción y prevención.
 El resultado de la revisión por la Dirección.
 Los cambios en la legislación que aplique a la Entidad.

Elaboró Revisó Aprobó

Andrea Rodríguez Ramírez Andrea Carrasco Ramírez Andrea Carrasco Ramírez
Profesional Secretaria General Coordinador Grupo de Talento Coordinador Grupo de Talento
SST Humano Humano

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