Clasificación de los

Documentos Mercantiles
Publicado en 18/01/2018

Documentos Negociables
Hoja De Pedidos
Es un documento por en el cual un comprador entrega a un
vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de
pago y otros datos importantes para la operación comercial. El cliente
solicitará la entrega de una determinada mercancía utilizando las vías
necesarias para realizar los pedidos, correo tradicional, fax, E-mail,
teléfono, etc.
Las hojas de pedido deberán contener una información mínima, donde
aparezca el membrete de la empresa que compra, con el nombre o razón
social, el domicilio, el teléfono, el fax, e-mail, NIF o CIF, según
corresponda. También deben aparecer los datos de la empresa
vendedora, indicando el número, la fecha y el lugar del pedido. Y se hará
una descripción de los artículos, lo más detallada posible, indicando la
forma de pago, la forma de entrega, la fecha de recepción y medios de
transporte que se utilizarán. Finalmente aparecerá la firma del
comprador y si existiera alguna condición especial.
Antes de hacer un pedido es conviene calcular la cantidad de cada
artículo que se pide. Los plazos de entrega son importantes cumplirlos
para no ocasionar gastos y daños al cliente.
Otros documentos relacionados serían, la lista de clientes y
proveedores, los documentos que detallen los distintos productos,
donde se indican los precios, los descuentos, etc.
Letra de Cambio
Es un documento mercantil por el que una persona (librador), ordena
a otra (librado), el pago de una determinada cantidad de dinero.
El librador será la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra
de cambio para que el deudor o librado la acepte y se haga cargo del pago
del importe de la misma.
El librado será quien pague la letra de cambio cuando llegue la fecha
indicada o de vencimiento.
El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero
llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha
transmitido o endosado la letra de cambio.
Pagarés
Es un documento contable que contiene la promesa de una persona,
denominada suscriptora o deudor, de que pagará a una segunda
persona, llamada beneficiario o acreedor, una suma determinada de
dinero en un determinado plazo de tiempo.
La diferencia entre la letra y el pagaré es, que el pagaré es emitido por el
mismo que contrae el préstamo.

Cheques
Es un documento contable de valor, en el que una persona autorizada
para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su
cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la
presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque es un título de valor, a la orden o al portador y abstracto en
virtud del cual una persona, llamada librador, ordena
incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una
suma de dinero determinada a favor de una tercera persona
llamada beneficiario.
El cheque sólo puede ser expedido cuando la institución de
crédito celebrará un contrato con el librador; los bancosreciben de sus
clientes dinero que se obligan a devolver a la vista, cuando el cliente lo
requiera. Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan
los cheques.
Documentos NO Negociables
Albaranes
Es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El
receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha
recibido correctamente. Es el documento que acompaña a la mercancía
y sirven como justificante de salida del almacén emisor y acredita que la
entrega ha sido correcta, atendiendo a la hoja de pedido. Suele estar
conformado por varias hojas o copias, de distintos colores.
El cliente debe comprobar que el material recibido coincide con
el albarán y que las condiciones de entrega son las pactadas, firmará el
albarán y se quedará con una copia. Si detecta algún desperfecto o
inconformidad se indicará en la nota de entrega. El albarán firmado se
archivará para su posterior cotejo con la factura.
Facturas
El vendedor notifica al comprador el importe que debe pagar por la
mercancía comprada o el servicio prestado. Este documento deberá
incluir también la fecha de vencimiento y la forma de pago, se emitirá
por duplicado, una copia para cada parte, comprador y vendedor y
deberá contener; el número de factura, la fecha y lugar de emisión. Se
deberá identificar al vendedor y al comprador. También incluirá una
breve descripción de los productos o servicio, indicando el precio
unitario y los descuentos si los hubiera, la base imponible, el IVA
aplicable, el recargo de equivalencia, si se aplica y el importe total a
pagar.
Desde el punto de vista legal, los sujetos pasivos de IVA, tienen la
obligación de guardar una copia de cada factura durante al menos cinco
años. Las empresas deberán llevar un libro de registro de facturas
emitidas y otro de facturas recibidas. En dichos libros debe aparecer, el
número de factura, el nombre del cliente, la fecha, la base imponible y la
cuota a pagar.
Una vez enviada una factura, ya no puede modificarse. Si fuera necesario
se expedirá una nueva especificando que corrige a otra.
Los Principales Conceptos que deben aparecer en una facturason;
el importe bruto, que resulta de multiplicar la cantidad de unidades
por el precio unitario. El importe neto; que resulta de restar, al importe
bruto, los posibles descuentos. La base imponible; que es el resultado
de la suma de los portes y el importe neto. El tipo de I.V.A., la cuota a
pagar y el total a pagar, que será el resultado de la suma de la base
imponible más el I.V.A.
En la factura también aparecerán los descuentos o rebajas en el
precio que hace el proveedor hiciera al cliente. Estos tipos de descuentos
pueden ser:
Por pronto pago, cuando el cliente paga antes de la recepción o al
contado.
Comercial, por fidelidad, en época de rebajas, etc.
Rappel o por volumen de compra; este descuento se aplica por la
compra de una importante cantidad de género.
Portes; se descuentan los gastos de transporte, embalaje, etc.
 El Recibo
Documento que firma quien cobra, extendiéndose a quien lo paga, sirve
como justificante. En él debe de constar el número de recibo,el nombre
de la persona o entidad pagadora, la cantidad que se entrega en cifras y
en letras, el concepto, el lugar y la fecha de expedición. Así como, el
nombre, la firma y el sello de la persona o entidad colaboradora.
Nota De Abono
Es un documento que el vendedor emitirá cuando tiene que devolver
alguna cantidad de dinero a su cliente, o rebajar la cantidad que
inicialmente se le iba a cobrar según la factura inicial.
Se realiza cuando se produce alguna devolución de productos. El
formato suele ser similar al de una factura. Este documento notifica que
se ha registrado un abono en su cuenta a pagar.

Nota De Cargo o De Crédito

Documento por el que se pone en conocimiento del deudor el haber
realizado un cargo en su cuenta. El vendedor remitió con los productos
una nota de cargo, donde se dan los detalles relativos a la cantidad,
descripción y precio de los productos devueltos.
Se pone en conocimiento del deudor el haber realizado un cargo en su
cuenta. Se suele expedir cuando no existe factura.

Tipos De Tributos