Sunteți pe pagina 1din 11

Inregistrare documente contabile in

Cod Proiect
VERTA1 contabilitare furnizori Nr. Contract
Cod scenariu: 415684066.doc 149/09.10.2012

Scenariul este folosit pentru a testa functionalitatea introducerii de facturi de la furnizori in FI.

1. Introducere factura servicii furnizori

CALE DE ACCES
Tranzactie Calea
F-43 Contabilitate-> Contabilitate financiara -> Furnizori-> Intrare document-> Factura general
ETAPA 1– Completare date in Ecran „ Introducere factura furnizor: Date antet”
Nume camp Descriere camp Tip Valori posibile Observatii
Antet
Data document Data la care a fost emis Ob.
documentul original ce sta la
baza inregistrarii.
Data inregistrare Dată înregistrare în Ob. Sistemul propune Implicit
contabilitate – data cu care se data curenta. Aceasta se
efectueaza inregistrarea poate modifica
documentului in registrele
contabile si data la care
sistemul citeste cursul de
schimb intretinut in sistem
(daca acesta nu este introdus
manual sau campul Data
conversie nu este completat)
Tip document Pentru documentele de tip Ob Sistemul propune implicit tip
factura furnizor din FI, tip document KR Factura
document implicit propus de furnizor.
sistem este KR.
Cod companie 1000 „Verta-Tel S.R.L” Ob 1000
Perioada Luna in care are loc Ob Sistemul propune implicit
inregistrarea luna curenta
Moneda Moneda documentului Ob. RON/alta valuta
Curs schimb In acest camp se introduce
cursul de schimb manual, in
situatia in care nu se doreste
ca factura sa se inregistreze
la cursul intretinut zilnic in
sistem (BNR)
Data conversie In acest camp se poate
introduce data dorita pentru
determinarea cursului de
schimb (se intretine, daca
este diferita decat Data
inregistrarii)

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 1/11
Referinta Număr documentului primar Ob
ce sta la baza inregistrarii
respective
Text antet document Explicatia generala a
documentului – Se va regasi
in Registrul jurnal
Pozitii
In partea de pozitii se vor introduce conturile din planul de conturi, ce participa la formarea notei contabile. Se va introduce Prima
pozitie individuala, Pozitia individuala urmatoare...
Cheie inregistrare Pentru credit furnizor, cheie Ob
de inregistrare propusa de
sistem este 31 „Factura”
Cont Se alege din lista codul Ob
furnizorului de pe factura

Se apasa Enter pentru a trece in ecranul urmator


Suma in moneda document Se introduce suma totala de Ob.
pe factura, inclusiv TVA
Suma taxa Se introduce manual TVA-ul
de pe factura (daca nu se
doreste ca acesta sa fie
calculat de catre sistem)
Calculare taxa Se bifeaza acest camp daca
se doreste ca TVA-ul sa fie
generat automat de catre
sistem
Cod taxa Se alege codul de TVA pentru
factura respectiva. In functie
de codul ales, se va inregistra
documentul in coloana
corespunzatoare din Jurnalul
de cumparari.
Daca documentul nu trebuie
sa apara in jurnal, acest camp

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 2/11
nu se completeaza
Conditii de plata Acest camp se completeaza
implicit cu conditiile de plata
intretinute pe datele de baza
ale furnizorului. Se poate
modifica la nivelul fiecarei
facturi
Data de baza Data de la care incepe sa se
calculeze scadenta unei
facturi. Data propusa poate fi
modificata
Bloc. Plata Daca se doreste ca o factura
sa fie blocata la plata, se
alege motivul de blocare A
(Blocat pt.plată). Ulterior
factura se poate debloca
Text Se introduce un text relevant
la nivelul contului de furnizor,
text ce va aparea in fisa
contului respectiv
Se trece la pozitia individuala urmatoare pentru a se completa debitul inregistrarii

Cheie inregistrare Pentru debit se va alege cheie Ob


40
Cont Se alege din lista contul pe Ob
care se face postarea

Se apasa Enter pentru a trece in ecranul urmator


Suma in moneda document Pentru a se calcula automat Ob.
suma din diferenta fata de
pozitiile anterioare, se
completeaza cu *.
Centru de cost Daca factura este de
cheltuiala si se inregistreaza
pe centru de cost, acesta se
alege din lista
Comanda Daca factura este de
cheltuiala si se inregistreaza
pe comanda interna, acesta
se alege din lista
Element SDA Daca factura este de
cheltuiala si se inregistreaza
pe proiect PS, elementul SDA
se alege din lista
Text Pentru a copia textul de pe
pozitia anterioara, se tasteaza
+.
ETAPA 2 – Simulare si salvare document
Nume camp Descriere camp Tip Valori posibile Observatii
Din meniu se alege Document > Simulare. Se vizualizeaza nota contabila ce urmeaza a se inregistra in contabilitate. In acest
moment inca se mai pot modifica eventuale greseli din inregistrarea respectiva.

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 3/11
2. Se inregistreaza documentul – buton Inregistrare .
ETAPA 3– Afisare document contabil
Tranzactie Calea
FB03 Contabilitate -> Contabilitate financiara -> Carte mare > Document-> Afisare
Nume camp Descriere camp Tip Valori posibile Observatii
Numar document Se introdue numarul Ob. Implicit sistemul propune
documentului generat de ultimul document care s-a
sistem pentru inregistrarea inregistrat.
anterioara
Cod companie Verta-Tel S.R.L. Ob 1000
An fiscal Anul fiscal. Ob. 2013
Se tasteaza Enter pentru a vizializa nota contabila creata. Se pot vizualiza infomatii despre inregistrarea respectiva.

Rapoarte standard
Nr. Tranzactie Descriere/observatii
crt.
1. FBL3N Raportul afiseaza fisa unui cont, cu toate pozitiile aferente unei anumite perioade.
2. S_ALR_87012277 Solduri cont CM – raportul afiseaza o lista (sub forma de balanta cu soldurile conturilor selectate, pe
- Solduri cont CM o anumita perioada.
(Rapoarte carte mare > Lista de solduri > Generalitati > Solduri cont CM > Solduri cont CM).
3. S_ALR_87012282 Raportul afiseaza pozitiile individuale pe un anumit cont, cu posibilitatea de a vizualiza in 2 coloane
- Poziţii indiv.CM, debitul si creditul. (Rapoarte catre mare > Pozitii individuale > Pozitii individuale CM, lista pt. tiparire)
listă pt.tipărire
4. FS10N Afisare solduri/pozitii cont CM
5. /CEECV/ROFI01 - Fisa cont cu conturi corespondente
Fişa de cont
pt.operaţii diverse
6. FBL1N Raportul afiseaza fisa unui furnizor, cu toate pozitiile aferente unei anumite perioade.
7. FK10N Afisare solduri/pozitii cont furnizor
8. S_ALR_87012082 Raportul afiseaza soldul in RON pe fiecare furnizor in parte, cu intormatiile Sold initial, Total debit,
- Solduri furnizor în Total credit, Sold final
monedă locală

2. Introducere factura reducere furnizori (factura credit memo)

Pentru a inregistra o factura furnizor in rosu se foloseste tranzactia F-41 Introducere credit memo furnizor, cu urmatoarele
deosebiri fata de F-43:

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 4/11
(Meniu SAP: Contabilitate financiară > Furnizori > Intrare document > F-41 - Credit memo – General)

- tip document implicit KG - Credit memo furnizor


- cheie de inregistrare furnizor 21 Credit memo
- dupa completarea cheii si a codului de furnizor, apoi in ecranul urmator a sumei:

se va apasa butonul Mai multe date

pentru a pune bifa de inregistrare negativa:

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 5/11
Observatie: in campul „Ref. factura” se completeaza numarul facturii la care se refera factura de reducere. Astfel, factura de
credit memo, va prelua scadenta facturii initiale.

- Cheia de inregistrare pentru contul corespondent (ex: cheltuiala) este 50. Se procedeaza similar si pentru aceasta
pozitie, referitor la completarea bifei de inregistrare negativa.

- Inainte de salvare se va face Simularea notei contabile. Va rezulta un document de genul :

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 6/11
Este necesar a pune bifa de inregistrare negativa si pe linia cu TVA-ul. Pentru aceasta se executa dublu-click pe linie. In ecranul

ce se deschide se apasa Mai multe date si se bifeaza Inreg. Negativa.

In acest moment documentul se poate salva. Va genera o inregistrare de tipul :

Imagine nota contabila in Registrul jurnal (/CEECV/ROFI14):

Observatii:

1.Meniul de localizare /CEECV/ROCV

Toate tranzactiile de tipul „/CEECV/” fac parte din meniul de localizare pentru Romania.In vederea accesarii acestui meniu se va
introduce in campul de comenzi „CEECV/ROCV”.

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 7/11
Noul meniu permite accesarea unor rapoarte standard pentru Romania(jurnal de cumparari/vanzari in conformitate cu legislatia
in vigoare,bilant,cont de profit si pierdere,etc.

2.Moduri de inregistrare in ceea ce priveste posibilitatile de calcul a tva-ului(introducere tva manuala/calcul


automat) si impactul unei inregistrari eronate

2.1.Caz 1-inregistrare factura prin selectarea determinarii automate a valorii tva.


-este utilizat in general in cazul inregistrarilor simple care implica o singura pozitite de cheltuiala
Acest caz este prezentat la „Introducere factura servicii”si presupune ca la inregistrarea facturii pentru contul 401* sa se
introduca valoarea cu tva in campul suma , bifarea campului calculare taxa si cod taxa.

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 8/11
Pentru pozitia de debit a contului 6**codul de taxa va fi preluat automat .

Se merge in meniul principal pe Document=>Simulare si se constata faptul ca pozitia de tva este preluata automat.

Se verificatva-ul cu ceea ce este inscriptionat pe factura iar daca informatiile completate sunt corecte se inregistreaza
documentul.

2.2.Caz 2-inregistrare factura prin determinarea manuala a valorii tva.


-este utilizat in general in cazul inregistrarilor mai complexe care presupun mai mult de o pozitie de cheltuiala(facturi care implica
conturi diferite de cheltuiala,tipuri diferite de tva sau alocari diferite de centre de cost)
Vom considera un exemplu de factura a carui inregistrare ar fi urmatoarea:

% = 401 24.800ron
628(tva 24%) 12.400
6581(tva 0%) 10.000
4426 2.400

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 9/11
In ceea ce priveste alocarea la un obiect de cost ,presupunem centrul de cost pentru 628 ca fiind „1201Contabilitate”,iar pentru
6581-centru de cost „1203 Achizitii”

Acest caz este presupune ca la inregistrarea facturii pentru contul 401* sa se introduca valoarea cu tva in campul suma ,
nebifarea campului calculare taxa ,neintroducerea unui cod taxa si introducerea manuala a valorii tva-ului in campul „Suma
taxa”.

Pentru pozitia de debit a contului 6581 trecem valoarea aferenta penalizarilor si selectam tipul de tva aferent(in cazul de fata
W0).

Pentru contul 628 introducem fie valoarea fara tva aferenta pozitiei (in cazul de fata 10.000ron) fie putem pune caracterul „*
”,avand in vedere ca este ultima pozitie aferenta inregistrarii(situatie in care sistemul calculeaza valoarea ramasa).

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 10/11
Se merge pe butonul de simulare.

Atentie!!!Nerespectarea pasilor prezentati aduce dupa sine o serie de erori ce se vor reflecta in partea de raportare in special in
jurnalul de cumparari prin dublarea bazei de tva.

Creat de: Fair Value Vrs.: 1 Titlu doc. Procedura de operare


415684066.doc Pag. 11/11