CONCEITOS FUNDAMENTAIS

CĆĕŃęĚđĔ I

CĔēĈĊĎęĔĘ
ċĚēĉĆĒĊēęĆĎĘ
SUMÁRIO • 1.1. Introdução à Arquivologia; 1.1.1. Evolução da comunicação e suportes da in-
formação; 1.1.2. Arquivo; 1.1.2.1. Conceitos; 1.1.2.2. Finalidade e função do arquivo; 1.1.2.3.
Características do arquivo; 1.1.2.4. Arquivos Públicos; 1.1.2.5. Arquivos Privados – 1.2. Princípios
arquivísticos – 1.3. Terminologia arquivística – 1.4. Ciclo Vital dos documentos; 1.4.1. Conceitua-
ção, evolução e relação com outras ciências – 1.5. Teoria das Três Idades; 1.5.1. Arquivo Corren-
te (1ª idade ou setorial); 1.5.1.1. Atividades do Arquivo Corrente; 1.5.2. Arquivo Intermediário
(2ª idade ou pré-arquivo); 1.5.3. Arquivo Permanente (3ª idade ou histórico) – 1.6. Paleografia,
Diplomática e outras disciplinas auxiliares; 1.6.1. Paleografia; 1.6.2. Diplomática; 1.6.3. Outras
disciplinas auxiliares.

1.1. INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a Arquivologia,
também chamada de arquivística, “é a disciplina que estuda as funções do ar-
quivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização,
guarda, preservação e utilização dos arquivos”.
A Arquivologia trabalha com o documento que, na descrição da terminolo-
gia arquivística, nada mais é do que a informação registrada, independente do
suporte que a contém. Já informação vem a ser o conhecimento extraído dos
dados para a formação de um juízo de valor.
Costumeiramente estamos habituados a ouvir a palavra “documento” re-
lacionada a um registro oficial de: identificação, habilitação, certidão, diploma-
ção, etc., ou seja, àquilo que nos remete a um documento elaborado, quase
sempre, pelo governo, e, quase sempre, em um suporte de papel. De agora
em diante saberemos que qualquer informação registrada, em qualquer que
seja o suporte ou formato, sempre será um documento, e, a sua importância
será determinada pelo conteúdo das informações como pelo seu contexto na-
quele momento, por exemplo: um anel achado em um determinado local com
algumas iniciais de um nome pode, para algumas pessoas, não ser nada mais
que um metal que pode ser facilmente descartado, mas, para uma investigação
criminal, pode ser um documento (nesse caso com o juízo de valor de “prova”)
de suma importância (uma pista) para elucidação de um fato; uma fotografia

21
 GEORGE MELO RODRIGUES

de uma cratera causada pela queda de um meteoro pode, para determinado

indivíduo, não ser nada mais que uma fotografia, mas, para um geólogo, repre-
senta um registro documental que transmite diversas informações.

1.1.1. Evolução da comunicação e suportes da informação

A informação pode ser encontrada sob diversas formas, entre elas: a es-
crita, os desenhos, os símbolos, os gestos, os sons, as imagens (fixas ou em
movimento), etc.
Há muito tempo era comum a “figura” do mensageiro que transmitia a in-
formação, percorrendo longas distâncias, passando-a de pessoa para pessoa
(quem já não ouviu falar na atualidade do chamado “telefone sem fio” ou “rá-
dio corredor”). Ocorre que esse tipo de transmissão possibilitava o “ruído” na
comunicação, provocando perdas e desvios na mensagem, de tal forma, que o
seu conteúdo final diferia quase que totalmente do conteúdo inicial.
Na antiguidade a comunicação era feita através de gestos, evoluindo depois
para a forma oral/emissão de sons e, por fim, para a escrita. O surgimento da
escrita: pictorial (desenhos em pedras); logográfica (símbolos); alfabeto (letras),
alterou significativamente essa realidade, pois o registro da informação em um
suporte tornou muito mais confiável o conteúdo daquilo que se queria transmitir.
Os suportes mais comuns da época eram o mármore, o marfim, o cobre, as
tábuas, os tabletes de argila, etc. Em tempos recentes temos o papiro, o perga-
minho e o papel, e, na atualidade encontramos suportes como fita magnética
(VHS, K7), filme de nitrato (películas ou filmes), discos óticos (CD, DVD, blu-ray,
etc.), chip ou circuito integrado (pen drive ou memória USB Flash Drive), papel,
disco magnético (HD), etc.

Obs.: Na atualidade vivemos a realidade do “documento virtual”, novo

recurso utilizado por conta da economia de recursos naturais (principal-
mente a madeira utilizada na fabricação do papel), tendo em vista a es-
cassez de matéria prima.
Em diversos órgãos governamentais como: Senado, Câmara dos Deputa-
dos, CNJ, STF, STJ, TST, TSE, STM, TRT, TRE, TRF, Tribunais de Justiça, entre outros;
os registros processuais, os procedimentos administrativos, as comunicações
internas, contestações, etc., são atualmente efetuados em ambiente virtual,
descartando o uso indiscriminado de papel, o que, sem sombra de dúvida,
contribui para a diminuição de acúmulo de documentos, redução do espaço
físico para o armazenamento, economia de gastos com pessoal, etc.

22
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

A informação registrada, como já vista anteriormente, deu origem ao

documento propriamente dito, e esse documento juntamente com tantos
outros que foram sendo criados ou recebidos, precisavam ser guardados em
algum lugar, surgindo daí o arquivo (local de guarda, depósito, etc.).

1.1.2. Arquivo
Segundo estudiosos, a origem da palavra arquivo tem duas vertentes: a
primeira diz que é originária do grego arché (palácio dos magistrados), pas-
sando depois a se chamar archeion (local utilizado para guardar e depositar
documentos); e a segunda, que é originária do latim, archivum, quer dizer: local
de guarda de documentos e outros títulos.

1.1.2.1. Conceitos
“Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documen-
tos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos”. (art. 2º da Lei nº 8.159/91)
“designação genérica de um conjunto de documentos produzidos
e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada,
caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado
por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou
informação” (CONARQ).
“É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”, Solon Buck (Souza, 1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 1986).
“é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais,
criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade
que poderão oferecer no futuro” (PAES, Marilena Leite, 1986).

Obs.: O termo arquivo, em suas várias acepções, também é usado para

designar: entidade, mobiliário, setor, repartição, conjunto documental, local
físico designado para conservar o acervo, órgão do governo, título de peri-
ódicos, etc.

No arquivo “Os documentos são produzidos e conservados com objetivos

funcionais”, “São produzidos num único exemplar ou em limitado número de
cópias”, “Há uma significação orgânica entre os documentos” e “Exige conhe-
cimento da relação entre as unidades, a organização e funcionamento dos ór-
gãos”. (PAES, Marilena Leite, 1986)

23
 GEORGE MELO RODRIGUES

Documento de arquivo
Documento de arquivo é àquele que tem sua origem tanto no âmbito das
relações internas e externas das instituições/organizações (pessoa jurídica), pú-
blicas ou privadas, quanto nas atividades desempenhadas por uma pessoa físi-
ca; é produzido ou recebido para atender a determinada finalidade específica,
servindo futuramente como elemento probatório, testemunhal e informativo.
“O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que
o produziu. Seu conjunto tem de retratar a infra-estrutura e as funções
do órgão gerador. Reflete, em outras palavras, suas atividades-meio
e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é que
preside a organização dos arquivos permanentes.” (BELLOTTO, Heloísa
Liberalli, 2006)

1.1.2.2. Finalidade e função do Arquivo

A principal finalidade do arquivo é servir como fonte de consulta à admi-
nistração, pois, constitui-se, em sua essência, de documentos produzidos e/ou
recebidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do
tempo, servir de base para o conhecimento da história.
O arquivo tem como função principal: tornar acessível/disponível a informa-
ção contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes e,
como função básica: armazenar, guardar e conservar os documentos.

1.1.2.3. Características do arquivo

a) o arquivo possui essência funcional/administrativa, constituindo-se na maio-
ria das vezes de um único exemplar ou de um limitado número de cópias;
b) conteúdo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou rece-
bidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, organismo ou
instituição;
c) tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de pro-
va) e;
d) possui caráter orgânico, ou seja, relação entre documentos de arquivo per-
tencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor
quando está integrado ao conjunto a que pertence do que quando está
desagregado dele).

Obs.: Segundo PAES, “não se considera arquivo uma coleção de manuscri-

tos históricos, reunidos por uma pessoa”.

24
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Arquivo, biblioteca e museu, respectivamente vinculados à Arquivologia, Bi-

blioteconomia e Museologia, embora sejam ramificações da Ciência da Informa-
ção, distinguem-se basicamente pelos seguintes aspectos:

ORIGEM/TIPO DE EN-
OBJETIVO FINALIDADE CONSTITUIÇÃO
TRADA DO MATERIAL

Funcional, Jurí- Criação e/ou recep- Único exemplar

dica, Adminis- ção de documentos ou limitado
Provar, Tes-
trativa, Cultural no curso natural das número de
ARQUIVO temunhar,
(apenas para o atividades particula- documentos
Informar.
conhecimento res, organizacionais e (na maioria
da história). familiares. textuais).

Instruir, Vários exem-

Didática, Cul-
Educar, Compra, Permuta, plares (na
BIBLIOTECA tural, Técnica,
Subsidiar a Doação. maioria im-
Científica.
pesquisa. pressos).

Peças e objetos
Preservar, Didática, Cul- históricos, Cole-
Exploração científica,
MUSEU Conservar, tural, Técnica, ções diversas,
Doação, Coleção.
Entreter. Científica. Legado artístico
e familiar.

O “boom” da informação, conseqüência do progresso científico e tecnoló-

gico (século XIX), possibilitou o surgimento de diversas profissões, especializa-
ções, descobertas, invenções etc., resultando na criação/produção de novos
documentos e seus variados suportes. Originou-se a partir daí os chamados
Centros de Documentação ou Centros de Informação (órgãos responsáveis pela
reunião, análise, tratamento técnico, classificação, seleção, armazenamento e
disseminação de todo e qualquer tipo de documento e informação). Neles se
reúnem documentos de arquivo, biblioteca e museu, ou seja, são centros, co-
lecionadores ou de referência, formados por elementos pertencentes as três
entidades citadas.

1.1.2.4. Arquivos Públicos

Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II, que dis-
põe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras pro-
vidências: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas fun-
ções administrativas, legislativas e judiciárias”.

25
 GEORGE MELO RODRIGUES

Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz:

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Atenção! Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidades
privadas revestidas de caráter público (mediante delegação de serviços públicos) são consi-
derados arquivos públicos, independentemente da esfera de governo.

Ex: Arquivos Públicos das esferas: federal, estadual, do distrito federal e

municipal.

Obs.: Conforme o art. 175 inserido na Constituição da República Federati-

va do Brasil de 1988: “Incumbe ao Poder Público, na forma da lei, diretamen-
te ou sob regime de concessão ou permissão, sempre através de licitação, a
prestação de serviços públicos”, ou seja, a titularidade dos serviços públicos
é do poder público, mas, esses serviços, poderão ser exercidos indiretamen-
te pelo particular (entidades privadas) mediante concessão ou permissão.

1.1.2.5. Arquivos Privados

Segundo o art. 11 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “Consideram-se
arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Obs.: A Administração Pública pode submeter-se a regime jurídico de di-

reito privado ou regime jurídico de direito público, sendo assim, há arquivos
de pessoas jurídicas de direito privado que são arquivos públicos e não
arquivos privados, como é o caso dos arquivos das sociedades de economia
mista (Banco do Brasil, Petrobrás, etc., cujas ações com direito a voto per-
tencem em sua maioria à União ou a entidade da Administração Indireta) e
das empresas públicas (Caixa Econômica Federal-CEF, Empresa Brasileira de
Correios e Telégrafos-ECT, as subsidiárias da Petrobrás, etc., que são adminis-
tradas unicamente pelo Poder Público, visto que há participação exclusiva do
capital público na sua constituição, seja somente da União ou da União com
outros entes governamentais.)

26
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Exemplos:
• Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc.
• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.
• Comercial: companhias, empresas, etc.

1.2. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

A disciplina de Arquivologia engloba uma série de princípios, quais sejam:
I) Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect
des fonds): segundo esse princípio, os arquivos devem ser organizados por
fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo,
portanto, ser misturados aos de outras fontes;
II) Princípio da cumulatividade: diz respeito à acumulação natural, progressiva
e orgânica dos arquivos;
III) Princípio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivos re-
fletem a estrutura, atividades e funções do organismo (entidade coletiva,
pessoa ou família) que os criou, em suas relações internas ou externas;
IV) Princípio da pertinência ou temático: conceito que não leva em considera-
ção a organização original e a proveniência dos documentos, reclassifican-
do-os tematicamente (por assunto);
V) Princípio da territorialidade: segundo esse princípio os arquivos públicos
devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto,
a ele pertencer;
VI. Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: a organização
constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso
natural com que os documentos foram criados;
VII. Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os documentos ou
fundos arquivísticos devem ser conservados sem dispersão, subtração, mu-
tilação, danos ou qualquer tipo de acréscimo/inserção indevida;
VII. Princípio do inter-relacionamento: segundo o qual os documentos de arqui-
vo são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si;
IX) Princípio da unicidade: cada documento conserva seu caráter único e exclu-
sivo, pois foi criado para atender determinada necessidade específica na
estrutura organizacional/institucional;
X) Princípio da autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e
conservados segundo normas, técnicas e processos regulares que garantam
a sua verossimilidade e confiabilidade;
XI) Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

27
 GEORGE MELO RODRIGUES

1.3. TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Acervo – Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade cus-
todiadora.
Acesso – Possibilidade de consulta a documentos e informações.
Acessibilidade – Condição ou possibilidade de acesso a serviços de referên-
cia, informação, documentação e comunicação.
Acondicionamento – Embalagem ou guarda de documentos visando à sua
preservação e acesso.
Acumulação – Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso
das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.
Aditamento – Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, ex-
plicando ou corrigindo seu conteúdo.
Alienação – Transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos
ou arquivos.
Anexação – Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a
outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo.
Anopistógrafo – Documento escrito ou impresso de um único lado.
Apensação – Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar
ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independência.
Apócrifo – Documento de autenticidade não reconhecida.
Apógrafo – Cópia manuscrita, de época, realizada por outro que não o
autor.
Autógrafo – 1. Manuscrito do próprio punho do autor, assinado ou não. 2.
Original.
Avaliação – Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece
os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são
atribuídos.
Arquivamento – 1 Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à
guarda ordenada de documentos. 2. Ação pela qual uma autoridade determina
a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
Braquigrafia – Área da paleografia que estuda a origem, tipos e evolução
das abreviaturas.
Cartão-janela – Cartão contendo abertura retangular destinada a receber
fotograma

28
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Classe – Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de

classificação.
Classificação: 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro
de arranjo. 2. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir
códigos. 3. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus
de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de se-
gurança.
Códice – 1. Livro de registro. 2. Conjunto encadernado de manuscritos avul-
sos.
Contencioso arquivístico – Litígio quanto à propriedade, à custódia legal e
ao acesso a arquivos, decorrente, sobretudo, de mudanças de soberania, reor-
ganização territorial, conflitos bélicos ou questionamentos quanto à jurisdição
arquivística.
Custódia – Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos,
independentemente de vínculo de propriedade.
Data assunto – Elemento de identificação cronológica do assunto de um
documento.
Data crônica – Elemento de identificação cronológica que tem por referen-
cial um calendário, independentemente da sua data de produção.
Data de acumulação – Elemento de identificação cronológica que leva em
consideração variantes da história de formação do acervo como herança de
fundos, sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação.
Data de produção – Elemento de identificação cronológica pelo qual se indi-
ca a data em que o documento foi produzido.
Data limite – Elemento de identificação cronológica, em que são indicadas
as datas do início e do término do período abrangido por uma unidade de
descrição.
Data tópica – Elemento de identificação do local de produção de um docu-
mento.
Depósito – 1. Local de guarda de documentos. 2. Entrada de documentos
sob custódia temporária, sem a cessão da propriedade.
Desacidificação – Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um
mínimo de 7, com vistas à sua preservação.
Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta,
no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

29
 GEORGE MELO RODRIGUES

Descrição multinível – Descrição que, levando em consideração a estrutura

de organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos
documentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais
específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles.
Dossiê – Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,
evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
Emenda – Adendo, supressão, aglutinação, substituição ou modificação feita
em documento.
Entrada – Ponto de acesso de uma unidade de descrição em um índice.
Foliação – Numeração do anverso das folhas de um documento.
Grupo – Num plano de classificação ou código de classificação é a subdivisão
da subclasse.
Heráldica – Disciplina que estuda os brasões e emblemas.
Indexação – Processo pelo qual documentos ou informações são represen-
tados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação
da informação.
Instrumento de pesquisa – Meio que permite a identificação, localização ou
consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmen-
te empregada em arquivos permanentes.
Inventário topográfico – Instrumento de controle ou gestão de depósito
destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos de-
pósitos. Também chamado topográfico.
Item documental (peça documental) – Menor unidade documental, intelec-
tualmente e fisicamente indivisível, integrante de dossiês ou processos.
Juntada – Apensação ou anexação de um processo a outro.
Listagem de eliminação – Relação de documentos cuja eliminação foi autori-
zada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.
Marginalia – Conjunto de anotações à margem de um documento.
Nível de arranjo – Posição dos documentos em uma estrutura hierarquizada
de arranjo.
Nível de descrição – Posição da unidade de descrição na hierarquia do
fundo ou coleção.
Notação – Código de identificação que permite a ordenação ou localização
das unidades de arquivamento. Também chamado cota.
Numismática – Disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e meda-
lhas.

30
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Opistógrafo – Documento escrito ou impresso de ambos os lados.

Patrimônio arquivístico comum – Arquivo que constitui o patrimônio arqui-
vístico de duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob
pena de perda de sua integridade.
Planificação – Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados,
enrolados ou amarrotados.
Prazo de guarda (período de retenção ou prazo de retenção) – Prazo, de-
finido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que
documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo interme-
diário, ao fim do qual a destinação é efetivada.
Prescrição – Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos con-
tidos nos documentos.
Quantificação – Aferição da quantidade de documentos, de suas unidades
de instalação ou do mobiliário e equipamentos utilizados no armazenamento
dos mesmos.
Recolhimento – 1. Entrada de documentos públicos em arquivos perma-
nentes, com competência formalmente estabelecida. 2. Operação pela qual um
conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo per-
manente.
Restrição de acesso – Limitação do acesso em virtude do estado de conser-
vação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.
Sucessão arquivística – Transferência da propriedade legal de arquivos, re-
sultante de mudanças da soberania territorial, da divisão administrativa de
estados e municípios ou do direito de sucessão, próprio das pessoas físicas ou
jurídicas.
Sigilografia – Disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e
carimbos. Também chamada esfragística.
Tabela de equivalência – Instrumento que estabelece uma correspondência
entre notações diferentes.
Transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arqui-
vo intermediário.
Transliteração – Ação de representar os caracteres, letras ou sinais de um
alfabeto pelos de outro alfabeto.
Unidade de arquivamento – Documento(s) tomado(s) por base, para fins de
classificação, arranjo, armazenamento e notação.

31
 GEORGE MELO RODRIGUES

Velino – Pergaminho fino, preparado com a pele de animais recém-nascidos

ou natimortos.
Verbete – Num instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de des-
crição.

Obs. 1: Desentranhar – retirar de processo judicial ou administrativo, peça

ou documento constante dos autos.
Obs. 2: O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística possui atual-
mente mais de 450 termos.

1.4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

1.4.1. Conceituação, evolução e relação com outras ciências
São os estágios, fases ou ciclos pelos quais passam os documentos desde a
sua criação até o descarte/eliminação ou guarda permanente.
Em regra, o ciclo vital dos documentos de arquivo percorre três estágios de
evolução (“amadurecimento”, “grau de importância”), são eles: o arquivo cor-
rente (uso freqüente), o arquivo intermediário (uso não freqüente) e por fim,
o arquivo permanente (em desuso). A freqüência com que documentos vão ser
utilizados (pela entidade produtora) é que vai determinar a sua permanência
em cada um desses arquivos e, em certos casos, alguns deles são descartados
mesmo na fase corrente, sem ter que, obrigatoriamente, passar pelo arquivo
intermediário.

Obs.: O documento de arquivo que evolui até a 3ª idade (permanente), ali

permanece dado a sua importância histórica/probatória/informacional, vale
salientar que, se ele não fosse imprescindível para a entidade poderia ser des-
cartado tanto na fase corrente quanto na intermediária.

Vejamos como exemplo a publicação de uma C. I. (comunicação interna)

com o objetivo de orientar funcionários de um determinado setor de uma em-
presa sobre a utilização de um novo programa de cadastro de clientes. De início
teríamos uma utilização freqüente (corrente) desta comunicação interna até
que todos os funcionários tomassem conhecimento do seu teor, com o passar
do tempo um ou outro funcionário ainda a utilizaria com menos freqüência (in-
termediário) para sanar algumas dúvidas. Por fim, ninguém mais a consultaria
(em desuso), não tendo, portanto, necessidade da sua permanência no setor,
ou seja, seria descartada ou arquivada definitivamente (permanente), caso fos-
se necessário.

32
 CAPÍTULOS I E II

QĚĊĘęŚĊĘ

CĆĕŃęĚđĔĘ I Ċ II
SUMÁRIO • 1. Questões de concursos com gabarito comentado – 2. Questões de concursos – 3.
Questões elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exercícios de memorização – 4. Gabarito;
4.1. Questões de concursos; 4.2. Questões elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exercí-
cios de memorização.

1. QUESTÕES DE CONCURSOS COM GABARITO COMENTADO

01. (FCC – Técnico Judiciário – Área Administrativa - TRE-CE/ 2012) Relatórios, programas
e projetos são exemplos de
(A) suportes físicos.
(B) fundos arquivísticos.
(C) espécies documentais.
(D) técnicas de registro.
(E) gêneros documentais.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: c. Na doutrina e no Dicionário brasileiro de Terminologia
Arquivística – D.T.A., 2005, encontramos a definição do termo apresentado para a
resolução da questão. Espécie documental é a “configuração que assume um docu-
mento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.
Bellotto, 2004.

02. (FCC/Analista Judiciário– Arquivologia/TRT 11ª/2012) Os arquivos originários de uma

instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem
aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da
(A) integridade.
(B) inalienabilidade.
(C) proveniência.
(D) autonomia.
(E) reintegração.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: c. Princípio da proveniência, procedência ou de respeito
aos fundos (respect des fonds) é o princípio segundo o qual, os arquivos devem ser
organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não
devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes.

63
 GEORGE MELO RODRIGUES

03. (FCC/Analista Judiciário– Arquivologia/TRT 11ª/2012) O arquivo corrente distingue-se

dos arquivos das demais fases por
(A) contar com maiores recursos de automação.
(B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição.
(C) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa.
(D) dispor de documentos em melhor estado de conservação.
(E) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos são consultados
frequentemente, pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo
Intermediário, embora sejam, ainda, objeto de consulta, a mesma não ocorre
com tanta freqüência. Já no Arquivo Permanente, encontram-se documentos que
possuem valor secundário, ou seja, não são utilizados para a finalidade para qual
foram criados.
04. (CONSULPLAN/Analista Judiciário– Arquivologia/TSE/2012) O conjunto de documentos
que pertence a duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob
pena da perda de sua integridade física e orgânica, denomina-se patrimônio
(A) aquivístico.
(B) aquivístico comum.
(C) aquivístico coletivo.
(D) aquivístico compartilhado.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: b. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arqui-
vística, patrimônio arquivístico comum, é o arquivo que constitui o patrimônio arqui-
vístico de duas ou mais unidades territoriais, não podendo ser dividido sob pena
de perda de sua integridade.
05. (FCC/Analista Judiciário– Arquivologia/TRT 1ª Região/2011) A correspondência entre
diferentes notações dos mesmos documentos é feita por meio
(A) do quadro de arranjo.
(B) do termo de eliminação.
(C) da relação de comparação.
(D) da tabela de equivalência.
(E) do registro de autoridade.
► COMENTÁRIOS
Alternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalência “é um instru-
mento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes”. Ela reflete
a relação de igual valor entre as antigas e as novas notações, tendo em vista, alte-
rações no sistema de arranjo. É também conhecida como tabela de concordância.

64
 CAPÍTULOS I E II

06. (CESPE/Analista– Arquivologia/E.C.T./2011) Quando há necessidade de se reclassificar

os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a
classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.
GAB:  Certo  Errado

► COMENTÁRIOS
Correta: Segundo a doutrina, o princípio da pertinência não leva em conside-
ração a organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os
tematicamente (por assunto/tema).

07. (CESPE/Analista– Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento

do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite
documental.
GAB:  Certo  Errado

► COMENTÁRIOS
Errada: Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, destina-
ção, são atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que são
movimentados/consultados frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcio-
nal/administrativo.

08. (CESPE/Analista– Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos órgãos

públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que
estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
GAB:  Certo  Errado

► COMENTÁRIOS
Correta: Não só os arquivos permanentes dos órgãos públicos como também
dos órgãos particulares, devem atender às necessidades das respectivas admi-
nistrações, dado o valor histórico, probatório e testemunhal das informações dos
documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispen-
sáveis para os respectivos órgãos, pois se não assim não fosse, seriam descartados
ou eliminados.

09. (CESPE/Analista Administrativo– Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado não

pode, em nenhuma hipótese, receber documentos após a extinção da pessoa jurí-
dica ou o falecimento da pessoa física.
GAB:  Certo  Errado

► COMENTÁRIOS
Errada: Documentos pertencentes a um órgão/empresa extinta ou a uma
pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivístico a ela rela-
cionada caso a produção de tais documentos tenha ocorrido durante o período de
sua existência (quando se encontravam em plena atividade).

65