Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de

la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente guía,

realice un informe corto en el cual exponga su posición frente a la importancia
de controlar la realización del producto y/o la prestación del servicio.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

Para la adecuada realización de un producto o prestación de un servicio, las

entidades deben considerar distintos elementos, tales como los requisitos exigidos
por los clientes y las demás partes interesadas, el diseño, los insumos necesarios
para el desarrollo del producto o servicio, y finalmente la planificación y producción
del bien o el servicio.
Según la Norma NTCGP 1000, la producción o prestación de un servicio por parte
de las entidades públicas, debe realizarse de manera controlada mediante la
documentación de las características requeridas, instrucciones de trabajo, equipos
adecuados, herramientas de monitoreo y medición y la definición de actividades de
suministro, entrega y post-entrega del bien o servicio a los clientes.
En el caso de la adquisición de bienes y servicios es de gran importancia ya que la
entidad debe establecer los requisitos y características que debe cumplir el bien o
servicio que se va a adquirir y los criterios de selección de los proveedores, esto
con el fin de controlar la calidad de los insumos que utilizará posteriormente en el
desarrollo de su misión y en el ejercicio de sus funciones. Para esto, la entidad
puede hacer uso de los pliegos de condiciones, los estudios previos y los términos
de referencia, entre otros.

La cantidad de requisitos, los criterios de selección, el tipo de controles y el alcance

de los mismos, dependerá del impacto del insumo sobre la realización del producto
final o la prestación del servicio por parte de la entidad. En este contexto, la
inspección es una herramienta que permite asegurar que el producto o servicio
adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones o en las
disposiciones aplicables.

Lo anterior permitirá realizar una selección objetiva de proveedores, en función de

su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos
definidos por la entidad, sin tener en consideración factores de afecto o interés, y
en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
La gestión y el control sobre la adquisición de bienes y servicios incluye:
La identificación de las necesidades de compra de la entidad a través del plan de
compras o el plan anual de adquisiciones. La identificación de la reglamentación
aplicable al bien o servicio a adquirir, así como aquella que aplique a la forma de
contratación (mínima cuantía, contratación directa, subasta, subasta inversa,
invitación pública). La determinación y asignación de los recursos necesarios
(certificados de disponibilidad presupuestal, registros presupuestales). Los métodos
y mecanismos para llevar a cabo la actividad (por ejemplo: procedimientos,
instructivos y manuales, entre otros).
Por otra parte, Producción y prestación del servicio permite realizar una selección
objetiva de proveedores, en función de su capacidad para suministrar productos o
servicios de acuerdo con los requisitos definidos por la entidad, sin tener en
consideración factores de afecto o interés, y en general, cualquier clase de
motivación subjetiva.
La gestión y el control sobre la adquisición de bienes y servicios incluye:

Una vez la entidad identifica los requisitos del cliente y demás partes interesadas,
planifica el diseño y desarrollo de sus productos o servicios y adquiere los insumos
para desarrollarlos, debe planificar y llevar a cabo la producción o la prestación del
servicio bajo condiciones controladas.

Las condiciones controladas incluyen, según aplique, la disponibilidad de

información que describa las características del producto o servicio, instrucciones
de trabajo, equipos apropiados para la producción o prestación del servicio, equipos
de medición, actividades de aceptación y entrega, y finalmente, los riesgos de mayor
probabilidad e impacto.

Cuando sea apropiado, la entidad debe identificar el producto y/o servicio a través
del proceso de realización o prestación del mismo, identificando su estado con
respecto a los requisitos de seguimiento y medición. Así mismo es importante
controlar y registrar la identificación única del producto o servicio, cuando la
trazabilidad del mismo sea un requisito.