ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5

EVIDENCIA 7: AGENDA DE TRABAJO “SOLUCIÓN DE CONFLICTOS PARA

EQUIPOS DE TRABAJO INTERDISCIPLINARIOS”

CHRISTIAN ARBEY PALENCIA PACHECO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

2019
 Agenda de trabajo

Título. Resolución de conflicto: “estrategias para el mejoramiento de los procesos de la

cadena logística”.

Introducción.

En todo entorno en el que hay una interacción humana es susceptible de enfrentar conflictos.

En ese sentido, es normal que en una empresa se presenten situaciones pues tenemos opiniones y

punto de vista diferentes, que amenazan con desestabilizar el ambiente laboral y afecten a las

organizaciones.

Son estas situaciones las que desencadenan los conflictos laborales, que pueden ser

entendidos como enfrentamientos entre dos o más partes derivados de múltiples causas,

incluyendo desacuerdos, intereses contrarios, opiniones divergentes o falta de empatía entre los

involucrados.

Nos enfocaremos en analizar la situación que se está presentando en la organización debido a

un conflicto que no está permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de las Áreas de

Almacén o Inventarios, Jefe de Compras y el Jefe de Costos y Presupuesto. Es normal que en

toda organización se tengan desacuerdos, y hay que verlos como una oportunidad para que cada

uno pueda demostrar su potencial y habilidad para dar solución a los conflictos, la situación debe

enfocarse a una discusión de creatividad, dinamismo, proactividad para generar estrategias que

den como resultado una solución que sea favorable para la organización y los involucrados y que

el resultado se vea reflejado en el cumplimiento de las entregas de los pedidos a los clientes a

tiempo.

Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

 El conflicto que se está generando en la organización surge por un desacuerdo entre los

gerentes que debaten las estrategias para el mejoramiento de los procesos de la cadena logística,

generados por los incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a

los clientes. En la situación de conflicto están involucrados los jefes de las Áreas de Almacén o

Inventarios, el Jefe de Compras y el Jefe de Costos y Presupuesto. Para dar solución al conflicto,

se realizará una agenda de trabajo, en la cual nos reuniremos con cada uno de los involucrados

para analizar sus puntos de vista y hallar la mejor solución.

Agenda de trabajo organizativo primer día

Se analizará el primer criterio que tiene el jefe del Área de Almacén e Inventarios acerca de

quién tiene la responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo.

a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos

solicitados.

Procedemos a hacer un análisis de la responsabilidad que tiene el jefe de compras para que el

almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigamos por qué el jefe de compras se

demora más de 10 días en entregar al almacén la materia prima. ¿La demora se debe a que los

procesos de compras no se están haciendo de forma eficiente y oportuna o es nuestro proveedor

el que se está incumpliendo con los tiempos de entrega? Nuestro proveedor responde a la

organización que la demora en los pedidos ha sido porque tiene demasiados pedidos acumulados.

Debido a que nuestro proveedor no está cumpliendo con nuestros requerimientos, es necesario

cambiarlo de manera inmediata. A raíz de que la demora se ocasionó por el incumplimiento de

nuestro proveedor, se implementará un sistema de evaluación para valorar el desempeño del

nuevo proveedor de forma que satisfagan las necesidades de la organización, los criterios que

tendremos en cuenta serán: la calidad, la responsabilidad, los tiempo de entrega, los precios, los
costos, el servicio al cliente, gestión de reclamos, referencias empresariales; todos estos criterios

se deben establecer para que nuestro nuevo proveedor sea mucho más eficiente en los tiempos de

entrega y la operación no tenga que parar porque el proveedor no está cumpliendo.

Se les recuerda a los gerentes que nuestro objetivo es encontrar solución a los procesos que

nos generan retrasos e inconvenientes, el conflicto intergrupal que se está generando al no darnos

cuenta de que el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, con una buena y

constante comunicación entre las diferentes áreas. Estas situaciones se deben tomar como algo

positivo para la empresa porque nos permite visualizar en que estamos fallando y por qué, lo que

nos permite mejorar nuestros procedimientos lo que redundará en beneficio personal, de la

organización y lo que es más importante, en la satisfacción de nuestros clientes. Para finalizar se

les recomienda hacer una reflexión sobre la forma de afrontar los conflictos de una manera más

proactiva, indagadora y cooperativa.

Agenda de trabajo organizativo segundo día

Hoy se analizará el segundo criterio que tiene el jefe del Área de Almacén e Inventarios. Según

él, la responsabilidad es:

b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de inventarios,

estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.

En cuanto a este punto de vista del jefe del Área de Almacén e Inventarios, se les recuerda a

todos la importancia que tiene para la organización el correcto manejo y control de los

presupuestos en cuanto a los costos, toda organización tiene como misión reducir costos con el fin

de tener más rentabilidad. Se deben revisar las estrategias de la empresa para seguir cumpliendo

las metas de reducir costos sin dejar decaer los inventarios, el presupuesto de nuestros inventarios

debe ser de acuerdo con la demanda, no es rentable tener productos guardados demasiado tiempo.
Los jefes de compras y almacén deben trabajar de la mano con el jefe de presupuesto con el fin de

que los niveles de inventarios sean los necesarios para cumplir con los pedidos a tiempo sin exceder

los costos de producción. Coordinando estas áreas se podrá cumplir con los pedidos a tiempo y

satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Agenda de trabajo organizativo tercer día

En nuestro tercer día de trabajo analizaremos el criterio del jefe del Área de Compras. Según

él, la responsabilidad es:

a. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales suficientes para

realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder tener

capacidad de negociación.

Manejar grandes volúmenes de compras en el almacén puede ser algo positivo pues nos permite

hacer una buena negociación con el proveedor, pero también puede ser perjudicial pues no es

conveniente para la empresa en cuanto a costos si tenemos altos de niveles en inventario. Como

tarea, el jefe de Almacén realizará un inventario exhaustivo del almacén y el jefe de Presupuesto

realizará un análisis de la demanda de pedidos de los clientes, reunida esta información se debatirá

la situación de compras en grandes volúmenes y las necesidades reales de inventarios. Antes de

tomar cualquier decisión realizaremos una matriz DOFA con el fin de determinar las debilidades,

las fortalezas, oportunidades y amenazas que nos pueden ayudar en la toma de decisión si la

compra de grandes cantidades de materia prima puede ayudar a tener mejores negociaciones y

bajos precios o nos podría generarle a un sobre costo en los inventarios.

Agenda de trabajo organizativo cuarto día

Continuaremos con el análisis de los criterios del jefe del Área de Compras. Según él, la

responsabilidad es:
 b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes de

mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.

Según el jefe de Compras, el jefe de Inventarios no entrega a tiempo la información de los

faltantes de mercancías. Es imprescindible que la información fluya pues en toda organización hay

procesos y estos para realizarse adecuadamente requieren de contar con la información y

antelación que los procedimientos logísticos y administrativos requieren ya que implican tiempo,

que es importante respetar el trabajo de los demás ya que hay que pensar que los procesos dependen

de otros procesos, todo es una cadena y todos los eslabones deben estar encadenados y

coordinados, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo de información los

procedimientos van a estar mal, y las consecuencias son los conflictos como el que estamos

enfrentando en estos momentos. Según nuestro plan de trabajo y con el inventario actualizado,

sabremos cuáles son los faltantes de mercancía. Se le pide al jefe de compras que evalué cuáles

serán las compras cruzando la información con el inventario., Al jefe de presupuesto se le solicita

presentar estrategias de mejora para reducir los costos sin bajar la calidad ni la existencia necesaria

en inventarios para la producción y así poder cumplir con el cliente.

Agenda de trabajo organizativo quinto día

En el quinto día de trabajo de nuestra agenda, estudiaremos el criterio del jefe del Área de

Costos y Presupuesto. Según él, la responsabilidad es:

a. Del jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para poder

realizar una adecuada programación de pedidos.

Todas las situaciones e implicaciones se han estudiado y analizado detenidamente en las

anteriores sesiones de trabajo. Se hace hincapié en la necesidad de entregar los inventarios a

tiempo, y en la importancia de que la información fluya y llegue a tiempo a las respectivas áreas
ya que todo es una cadena y unos dependemos de otros para hacer bien nuestro trabajo. Se toma

la decisión de realizar inventarios semanales.

b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.

Como ya se ha hecho un análisis detallado de todas las áreas, el jefe de compras se compromete

a iniciar el proceso logístico de selección de un nuevo proveedor que cumpla con los

requerimientos de calidad, bajos costos y cumplimientos de los tiempos de entregas.

Conflicto.

Origen del conflicto: Intergrupal, pues existe un enfrentamiento entre los jefes de área de varios

departamentos.

Causa del conflicto: falta de comunicación entre áreas basado en intereses, pues se observan

criterios enfrentados sobre los procedimientos de trabajo y sus fallas, también se observa conflictos

de valores, pues tienen diferentes puntos de vista y falta de reconocer sus propios errores.

Estilo para afrontar los conflictos.

Estilo de colaboración: En ésta, cada jefe asumirá el enfrentamiento con mente abierta, actitud

proactiva y reconociendo en que está fallando cada uno, mostrando el compromiso con las metas

propias y las de los demás.

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

AREAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Jefe Área de Almacén o Inventario
Jefe Área de Compras
Jefe Área de Costos y Presupuesto
Reorganización en el almacén.
Realizar inventarios semanales.
Entregar los inventarios a tiempo.
Trabajo colaborativo y comunicación fluida entre áreas
Realizar cambio de proveedores.
Mejorar el proceso de selección de proveedores.
Implementación de un sistema de evaluación para
proveedores
Evaluación de las compras cruzando información con
inventarios.
Trabajo colaborativo y comunicación fluida entre áreas.
Analizar la demanda de pedidos.
Organizará el presupuesto de la organización.
Análisis DOFA para ver posibles estrategias.
presentar estrategias de mejora para reducir los costos sin
bajar la calidad ni la existencia necesaria en inventarios.
Trabajo colaborativo y comunicación fluida entre áreas.

Justificación de cada una de las actividades a desarrollar para solucionar el conflicto.

Las actividades antes propuestas son estrategias para cada área con el fin de mejorar y dar

solución a los conflictos laborales presentados en la empresa, con estas tareas se pretende lograr

una estrategia organizacional que de solución al conflicto entre las diferentes áreas y nos permita

mejorar los procedimientos, trabajar en equipo, mantener un clima laboral armonioso y solucionar

el problema en los tiempos de entrega a los clientes y así mejorar la productividad y eficiencia de

sus empleados.
 Conclusiones.

Como conclusión general podemos decir con mucha certeza que los conflictos laborales se

presentan sobre todo por la falta de comunicación, lo que nos da como deducción que para que un

trabajo fluya y funcione al cien por ciento tanto para los jefes, empleados y clientes, es el trabajo

en equipo. Es muy importante el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, el compromiso

y la búsqueda de soluciones grupales dejando a un lado los intereses personales. Después del

análisis de cada uno de los puntos de vista se concluye que se deben crear estrategias de

mejoramiento en todas las áreas, trabajando unidos con el mismo objetivo: la satisfacción del

cliente.

 Trabajo en equipo.

 Comunicación fluida entre áreas.

 Relaciones interpersonales y clima laboral sano.