PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO: Planeación y Publicación de la Oferta Educativa

Objetivo: Establecer los lineamientos para realizar el alistamiento, publicación y divulgación de la oferta educativa del SENA, de acuerdo con las
políticas y directrices institucionales establecidas, con el fin de divulgar las opciones de formación que ofrece la entidad.

Responsable:
• Grupo de Administración Educativa de la Dirección
General.
• Gestores de Red Alcance: El procedimiento inicia con la definición del Calendario Académico y de
• Subdirector de Centro Labores y los cronogramas de las convocatorias y finaliza con el seguimiento a los
• Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión resultados del procedimiento. Este procedimiento aplica en la Dirección de
Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas Formación Profesional y en los Centros de Formación.
• Coordinador Academico
• Coordinador de Administración Educativa
• Proceso de Gestión de Comunicaciones

GENERALIDADES
1. Las actividades determinadas en este procedimiento se deben ejecutar estrictamente, dando cumplimiento a lo establecido en el calendario
académico y de labores de la entidad y los cronogramas de cada convocatoria, así como, a lo programado en el plan operativo de cada Centro para las
ofertas de formación. El responsable de las ofertas educativas es el Subdirector del Centro.
2. El SENA realiza convocatorias de oferta titulada y complementaria, abiertas y cerradas, publicadas a través del portal Web, de los programas en
estado 'en ejecución' del catálogo nacional. Dichas convocatorias se definen de la siguiente forma:
Oferta Abierta de Formación Titulada
Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Técnologo, Profundización Técnica y Especialización
Tecnológica. Se publica de acuerdo con la Resolución del Calendario Académico y de Labores de los Centros de Formación de cada vigencia. La oferta se
definirá por las redes de conocimiento con los insumos que aporten los centros y tiene proceso de selección consistente en pruebas web aplicadas por
los centros con apoyo de la Dirección de Formación de acuerdo con los requisitos de ingreso.
Oferta Cerrada de Formación Titulada
Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Técnologo, Profundización Técnica y Especialización
Tecnológica, concertados por medio de acuerdos o convenios con empresas, gremios, alcaldías u otras entidades para desarrollar acciones de
formación dirigidas a personal vinculado o no vinculado a ellos, pero que garantizan su etapa productiva, lo cual asegura el desarrollo de la etapa
práctica en su entorno laboral. Igualmente se consideran de oferta cerrada, los programas desarrollados en los convenios de Articulación con la Media
y Ampliación de Cobertura.

Oferta Abierta de Formación Complementaria

Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de
competencia que corresponden a la demanda específicas del sector productivo.Cualifica o recalifica a las personas para su mejor desempeño laboral.
Especialmente a las que se encuentran en situación de desempleo, población vulnerable y aprendices del Sena que necesitan optimizar sus
conocimientos de la formación titulada.
Oferta Complementaria Cerrada
Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de
competencia que corresponden a la demanda específicas del sector productivo. Actualiza el talento humano vinculado a una actividad económica y que
requiera cualificar su desempeño actual o prepararse para asumir nuevos desempeños que le permitan una mayor movilidad y/o promoción laboral.

3. Las Direcciones Regionales y Centros de Formación mediante el apoyo de las Direcciones de Empleo y Trabajo, Promoción y Relaciones Corporativas,
las Redes y los programas de Articulación con la Educación Media y Ampliación de Cobertura garantizarán la concertación de las ofertas cerradas, según
los términos de los convenios, contratos o programas institucionales y de Gobierno. Los Centros deben hacer el seguimiento correspondiente al
cumplimiento de los requisitos de ingreso para dichas ofertas , entregando los soportes correspondientes debidamente validados a los funcionarios de
Administración Educativa del Centro para su registro en el Sistema de información y el seguimiento a las metas en formación titulada y complementaria
para dichas ofertas.
4. La oferta de programas de formación complementaria es publicada de manera permanente, definiendo claramente los requisitos y condiciones de la
oferta, el cronograma de inscripción y matrícula.
5. El Centro debe caracterizar y personalizar la ficha de cada programa que ofertará, a partir de los diseños curriculares vigentes en el aplicativo.
Igualmente debe garantizar la calidad y oportunidad de la información allí registrada.
6. Cuando el Centro decida atender varios grupos que cumplan con las mismas condiciones (programas de formación, municipio, jornada, horario, sitio
de realización) se debe caracterizar una única ficha con el total de cupos definidos y gestionar en ella, las rutas de formación que sean necesarias. Si
para la ejecución de un programa, hay cambio en alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha.
7. Para la caracterización de la ficha con los tipos de prueba de selección que se aplicarán, el Subdirector de Centro con el acompañamiento del Grupo
de Administración Educativa de la Dirección General, debe asegurar la disponibilidad de un banco actualizado y permanente de pruebas y talleres de
selección, así como la asignación de los recursos y medios para su diseño y aplicación.
8. Una vez publicada la oferta institucional en la página web, esta no podrá ser modificada y permanecerá en el aplicativo hasta finalizar las
inscripciones.
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PROCEDIMIENTO: Planeación y Publicación de la Oferta Educativa
9. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de su oferta educativa, por los diferentes medios que tengan disponibles, asegurando que
ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones.

10. Los Centros deben enviar la programación de las charlas informativas al Grupo de Administración Educativa de la Dirección General para su
correspondiente consolidación y publicación nacional, así mismo, deben registrar la asistencia a dichas charlas en el formato institucional y analizar su
comportamiento durante cada convocatoria.
11. Este procedimiento describe:
• Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Abiertas.
• Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Cerradas.
Documentos Asociados:
Lineamientos Administración Educativa (calendario academico)
Lineamientos de convocatoria oferta educativa (circular aplicada a cada convocatoria)
Anexo Reporte programación charlas
Anexo Planilla de asistencia a las charlas informativas
Reglamento del Aprendiz
Normatividad:
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), Tablas de Retención Documental vigentes.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA ABIERTA

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

Dirección de Formación
1
Calendario Académico y
Establecer los periodos académicos y las actividades de bienestar, Profesional.
Definir calendario académico y de de Labores,
labores ; cronograma de actividades evaluación y seguimiento para la siguiente vigencia y por cada Grupo de Administración
Cronograma para cada
convocatoria Educativade la Dirección
convocatoria
General
Dirección de Formación
2. Resolución del calendario
Elaborar y enviar, resolución y Para divulgar el calendario de labores se elabora y se envia a los Centros Profesional, Grupo de
académico de la siguiente
cronogramas de formación la resolución firmada por el Director General. Administración Educativa de
vigencia.
la Dirección General.

Generar para cada convocatoria la propuesta de oferta de formación del

Subdirector de Centro,
centro, basado en las necesidades sectoriales, planes de desarrollo
Coordinador del Grupo de
3. regionales y locales, plan de acción anual de los Centros de Formación, y
Concertar y planear la oferta Formación Integral, Gestión Proyecto de Oferta
para los niveles que se requieran, aprobación del registro calificado.
Educativa y Promoción y Regional aprobada
Presentar el proyecto de oferta de centro al Director Regional y los demas
Relaciones Corporporativas.
subdirectores de centro para la concertación y aprobación de la oferta
regional.

El Centro de Formación ingresa la oferta en el aplicativo dispuesto para

4. Subdirector de Centro Registro de la viabilidad
obtener la viabilidad técnica por parte de la red de conocimiento
Solicitar viabilidad técnica Red de conocimento técnica de la oferta
respectiva.
viabilizada

Subdirector de Centro,
5. Coordinador del Grupo de
Elaborar cronograma de charlas Los Centros de Formación determinan los programas que requieren Cronograma de charlas
informativas
Formación Integral, Gestión
charlas informativas y planean la logística necesaria para su realización informativas
Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas.

Con base en la planeación de la oferta educativa, solicitar al Grupo

6. Administración Educativa de la Dirección general, la aprobación de
Definir y justificar la utilización de Solicitud de pruebas
pruebas offline pruebas offline. En dicha solicitud el centro justifica la necesidad, reporta Subdirector de Centro
Offline
los programas que requieren esta estrategia y garantiza la disponibilidad
de los recursos necesarios para atender dicha labor.

Se analiza la solicitud y determina si amerita este tipo de pruebas. En caso Autorización de pruebas
7.
positivo se envían por correo electrónico los instructivos, se activan en el Grupo de Administración offline.
Autorizar utilización pruebas offline aplicativo Sofia Plus las pruebas respectivas. Se asesora a los centros en el Educativa de la Dirección Correo Electrónico envio
alistamiento de los requerimientos. En caso negativo, comunicar la General instructivos
decisión tomada. Continúa en la actividad 8. Fichas activadas

Subdirector de Centro
Coordinador del Grupo de
8. Coordinar la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y
Realizar el alistamiento para aplicacion Formación Integral, Gestión Logística pruebas Offline
tecnológicos requeridos para la aplicación de las pruebas offline.
de pruebas offline Educativa y Promoción y
Relaciones Corporativas.

Coordinador del Grupo de

9. Cada Centro de Formación registra en el aplicativo Sofia Plus la Formación Integral, Gestión
Caracterizar las fichas para la oferta Registro de fichas en el
información requerida para cada uno de los programas que ofertará en un Educativa y Promoción y
de formacion aplicativo
determinado periodo. Relaciones Corporativas,
Coordinador Académico

Coordinador del Grupo de

SI Quedó bien Formación Integral, Gestión
El Centro confirma que la ficha quedó bien caracterizada y procede con el Registro de fichas en el
caracterizada la Educativa y Promoción y
ficha? paso 11. aplicativo
Relaciones Corporativas,
Coordinador Academico
NO

Coordinador del Grupo de

El Centro procede a cancelar la ficha que no cumpla con los requisitos y Formación Integral, Gestión
10. Registro de fichas en el
Cancele la ficha concidere mal creada. Educativa y Promoción y
aplicativo
Relaciones Corporativas,
Coordinador Academico

Coordinador del Grupo de

11. Cada Centro de Formación registra en el aplicativo Sofia Plus la Formación Integral, Gestión Registro de
Personalizar las fichas para la oferta de
formación personalización de cada ficha correspondiente a cada uno de los Educativa y Promoción y personalización de las
programas que ofertará en un determinado periodo. Relaciones Corporativas, fichas en el aplicativo
Coordinador Académico

7
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA ABIERTA

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Coordinador del Grupo de

SI
Requiere Formación Integral, Gestión
cancelar la
Registro de fichas en el
El Centro confirma que la ficha se debe cancelar y procede con el paso 10. Educativa y Promoción y
ficha? aplicativo
Relaciones Corporativas,
NO Coordinador Académico

12. Grupo de Administrción

Revisión de la oferta en Dirección El Grupo de Administrción Educativa procede a revisar las fichas Registro de fichas en el
Educativa de la Dirección
General personalizadas para su publicación. aplicativo
General

Grupo de Administración
13 Registro en la web y en los
Publicar la Oferta Educativa Se procede a publicar la oferta educativa en la página Web del SENA Educativa de la Dirección
medios de comunicación
General.

Grupo de Administración Anexo Reporte

14. Subir al aplicativo la programación de charlas informativas en la página
Programacíon de charlas informativas Educativa de la Dirección programación charlas por
Web del SENA.
General centro
15. Publicar
14.
12. oferta y

15.
Solicitar a la Oficina de Comunicaciones
la divulgación de la oferta
Divulgar la oferta educativa y el cronograma de las charlas informativas.
Establecer los diferentes medios y estrategias mediante las cuales dará a Subdirector de Centro, Asesor
Estrategias de divulgación
conocer el centro a su entorno y área de influencia la oferta educativa de Relaciones Corporativas
disponible en un determinado periodo.

16. Coordinar el acompañamiento del Contact Center. Brindar orientación al Grupo de Administración Orientaciones generales
Divulgar la oferta y programación de grupo que atiende en el Contact Center sobre la consulta de la oferta Educativa de la Dirección sobre la Oferta y el
charlas informativas
educativa e inscripción de aspirantes a los programas de formación. General Ingreso

Coordinador del Grupo de

17. Ejecutar las charlas informativas de acuerdo con el tipo de formación y
Coordinar el acompañamiento del contac
Formación Integral, Gestión Participantes orientados
tipo de oferta. Resolver inquietudes de los aspirantes sobre los programas
center Educativa y Promoción y Registros de asistencia
ofertados.
Relaciones Corporativas
Dirección de Formación
Reportes de seguimiento
Realizar el seguimiento a la planeación y publicación de la oferta y generar Profesional, Grupo de
18. Anexo Planilla de
Ejecutar charlas informativas reportes periódicos con el fin de verificar el cumplimiento del Administración Educativa de
asistencia a las charlas
cronograma. la Dirección General,
informativas
Subdirector de Centro

19. Grupo de Administración

Realizar seguimiento a la planeación y Generar reportes para realizar el seguimiento a la planeación de la oferta Educativa de la Dirección Reportes de seguimiento
publicación de la oferta.
General

FIN

7
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA CERRADA

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Inicio

Registrar y direccionar las solicitudes de formación titulada Encargado de Relaciones Corporativas.

1.
Registrar solicitudes de Empresas e cerrada presentadas por las empresas e instituciones Para el Proceso de Articulación: Lider de Registro de solicitudes
interinstituciones Articulación

Analizar las solicitudes de formación. A partir de la Encargado de Relaciones Corporativas.

2.
Analizar las solicitudes de formación información registrada en el aplicativo, analizar los términos, Para el Proceso de Articulación: Lider de Solicitud Titulada cerradas
condiciones y requerimientos de las solicitudes. Articulación

Si La Solicitud
El centro analiza si la solicitud corresponde a su (s) línea Encargado de Relaciones Corporativas.
corresponde a línea Planeación para la oferta Titulada
tecnológica del tecnológica (determinar la capacidad de respuesta del Centro Para el Proceso de Articulación: Lider de
Centro? cerradas
de Formación). Si no corresponde, continuar con el punto 4. Articulación

NO

3.
Enviar comunicacion a la institución o
empresa, indicando a que centro debe
dirigir la nueva solicitud
Subdirector de centro,Coordinador de
Si la solicitud no corresponde con el portafolio de servicios
Formación, Coordinador(es) Academico(s)
del Centro, se informa a la empresa o institución para que
Act. 2 Equipo de diseño y redes de Registro de solicitudes en el
2 registren una nueva solicitud, direccionada al Centro de
conocimiento. aplicativo
Formación que por competencia le corresponda. Pasa a la
Para el Proceso de Articulación: Lider de
actividad 2.
Articulación

El centro verifica en el catálogo que el programa esté en Subdirector de centro,Coordinador de

4.
Responder solicitud
ejecución, informa a la empresas o institución, las Formación, Coordinador(es) Academico(s)
afirmativamente a la empresa características y exigencias del programa (Nivel, horario, Equipo de diseño y redes de Registro de la respuesta a la
solicitante sede de la formación y requisitos de entrada). Si no está conocimiento. empresa
disponible, se debe diseñar el programa hasta dejarlo en Para el Proceso de Articulación: Lider de
ejecución. Articulación

5.
Se procede a caracterizar la ficha con las
epecificaciones acordadas.
Coordinador Académico
Creación de la ficha teniendo en cuenta las especificaciones
Para el Proceso de Articulación: Lider de Registro de la(s) ficha(s)
acordadas con la empresa o institución
Articulación

Personalizar la ficha indicando el LMS a utilizar durante la

Coordinador Académico
6. formación e informar a la empresa o institución,el código de Registro en el aplicativo y Correo
Personalizar la ficha Para el Proceso de Articulación: Lider de
solicitud generado por el aplicativo para la respectiva electrónico
Articulación
inscripción de los aspirantes

Coordinador Académico, Coordinador del

7. Registrar en el aplicativo las fichas verificadas y publicar la Grupo de Formación Integral, Gestión
Publicar y divulgar la oferta Oferta publicada y divulgada
oferta. Educativa y Promoción y Relaciones
Corporativas y la empresa

Coordinador del Grupo de Formación

Integral, Gestión Educativa y Promoción y
8.
Realizar el seguimiento a la planeación y publicación. Generar Relaciones Corporativas, Subdirector de Reportes de seguimiento y planes
Realizar el Seguimiento a la planeación y
publicacion reportes para hacer el seguimiento. Centro. de mejoramiento
Para el Proceso de Articulación: Lider de
Articulación.

FIN
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA COMPLEMENTARIA ABIERTA

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

Subdirector de Centro,
1.
Coordinador del Grupo de
Generar la propuesta de oferta de formación del centro, basado en las
Concertar y planear la oferta Formación Integral, Gestión Proyecto de Oferta
necesidades sectoriales, planes de desarrollo regionales y locales, plan de
Educativa y Promoción y
acción anual de los Centros de Formación.
Relaciones Corporporativas,
Coordinador Académico

Coordinador del Grupo de

2. Formación Integral, Gestión
Caracterizar las fichas para la oferta de Cada Centro de Formación caracteriza la(s) ficha(s) en el aplicativo Sofia Registro de fichas en el
Educativa y Promoción y
formación Plus. aplicativo
Relaciones Corporativas,
Coordinador Académico

3.
Cada Centro de Formación registra en el aplicativo Sofia Plus la Registro de personalización
Personalizar las fichas para la oferta de Coordinador Académico
formación personalización correspondiente. de fichas en el aplicativo

NO
Requiere
cancelar la
ficha?

SI

4. Act.
Si no se confirma la ficha, se procede a cancelar la (s) ficha(s). Ir a la
Coordinador Académico Se registra la cancelación
Procede a cancelar la(s) ficha(s) 2 actividad 2.

Coordinador de Formación
5. Los Coordinadores del Centro proceden a revisar las fichas para su Integral, Gestión Educativa y Registro de fichas en el
Revisión de la oferta en el Centro
publicación. Promoción y Relaciones aplicativo
Corporativas

6. Registro en la web y en los

Publicar y duvulgar la Oferta Educativa Publicar la oferta educativa en la página Web del SENA Coordinador Académico
medios de comunicación

15. Publicar
14.
12. oferta y
Coordinador del Grupo de
7. Formación Integral, Gestión
Realizar seguimiento a la planeación y Generar reportes para realizar el seguimiento a la planeación de la oferta Educativa y Promoción y Reportes de seguimiento
publicación de la oferta. Relaciones Corporativas,
Coordinador Académico

FIN

7
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA COMPLEMENTARIA CERRADA

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

1.
Registrar y direccionar las solicitudes de formación
Encargado de Relaciones
Registrar solicitudes de empresas o complementaria cerrada presentadas por empresas e
instituciones
Corporativas. Registro de solicitudes
instituciones

Analizar las solicitudes de formación. A partir de la Encargado de Relaciones

2. Solicitud de formación
información registrada en el aplicativo, analizar los términos, Corporativas.
Analizar las solicitudes de formación complementaria cerrada
condiciones y requerimientos de las solicitudes.

Solicitud
El centro analiza si la solicitud corresponde a su (s) línea Encargado de Relaciones
corresponde a Planeación para la oferta
línea tecnológica tecnológica (determinar la capacidad de respuesta del Centro Corporativas.
complementaria cerrada
del centro de Formación). Si no continuar con el punto 4.
Si

NO

Registrar nueva solicitud dirigida al Centro competente. Si la

3.
Le informa a la institución o empresa
indicando a que centro debe ir dirigida la
nueva solicitud
solicitud no corresponde con el portafolio de servicios del Encargado de Relaciones
Registro de solicitudes en el
Centro, registrar en el aplicativo una nueva solicitud Corporativas.
Act aplicativo
1 direccionada al Centro de Formación que por competencia le
corresponda. Pasa a la actividad 1.

4. El centro le responde afirmativamente a la empresa Encargado de Relaciones

Responde la solicitud Registro de la respuesta a
afirmativamente a la empresa solicitante informando (programa, horario, sede de la formación, entre Corporativas.
la empresa
otros)

Encargado de Relaciones
El programa está Corporativas; Coordinador del
SI disponible? Verificar el el Catálogo si existe el programa solicitado en Grupo de Formación Integral, Registro de la respuesta a
ejecución. Gestión Educativa y Promoción la institución o empresa
y Relaciones Corporporativas;
NO Coordinador(es) Academico(s)

Si

P001-GFPI Procedimiento El equipo de diseño curricular debe elaborar el programa,

Equipo de Diseño Curricular y la Registro del programa
Diseño curricular informar a la red y con su asesoría ingresarlo al aplicativo,
Red de Conocimiento. hasta dejarlo en ejecución
hasta dejarlo en ejecución

5.
Caracterizar la ficha con especificaciones
Creación de la ficha teniendo en cuenta las especificaciones Coordinador Académico
Registro de la(s) ficha(s)
acordadas. acordadas con la empresa.

Personalizar la ficha indicando el LMS a utilizar durante la

6. formación e informar a la empresa el código de solicitud Coordinador Académico Registro en el aplicativo y
Personalizar la ficha
generado por el aplicativo para la respectiva inscripción de los Correo electrónico
aspirantes

Coordinador Académico,
7. Coordinador del Grupo de
Publicar y divulgar la oferta Registrar en el aplicativo las fichas verificadas y publicar la Formación Integral, Gestión Oferta publicada y
oferta. Educativa y Promoción y divulgada
Relaciones Corporativas y la
empresa

Coordinador del Grupo de

8. Formación Integral, Gestión
Realizar el seguimiento a la planeación y publicación. Generar Reportes de seguimiento y
Realizar el Seguimiento a la planeación y Educativa y Promoción y
publicación reportes para hacer el seguimiento. planes de mejoramiento
Relaciones Corporativas,
Coordinador Académico

FIN