TALLER DE FORTALECIMIENTO DOCENTE

MANAGER TIME ERP

JUNIO 2017
 Índice
Introducción a Manager Time ERP
 Ingreso de Parámetros Empresa
 Creación de Usuarios
 Ingreso de datos en tabla de Personal
 Grupos y Autorizaciones de los usuarios en Manager
 Consulta Botones de Ayuda y Diccionario de Datos
 Administración de Base de Datos

Plan de Cuentas
 Importancia de validaciones dadas al plan de cuentas
 Estructura de Plan de Cuentas y Centros de Costo
 Tabla de Tipos de Documentos

Maestro de Productos y Servicios

 Teoría Uso de Maestro de Productos y Servicios
 Maestro de productos y servicios con Outline
 Maestro de Productos y Servicios sin Outline
 Descripción Página Principal del Maestro de Productos y Servicios
 Descripción campos segunda ventana productos y servicios
 Descripción Tercera ventana de productos y servicios
 Descripción Cuarta ventana de productos y servicios
 Descripción de la Quinta página de Productos y Servicios
 Cómo Ingresar un Producto o Servicio
 Cómo modificar los datos de un Producto o Servicio ingresado
 Cómo borrar un Producto y Servicio
 Cómo Buscar un Productos y Servicios
 Cómo Ordenar Jerárquicamente los Productos y Servicios
 Lista de Precios Múltiples
 Importación Productos y Servicios

Clientes y Proveedores
 Atributos de Clientes y Proveedores (Clases)
 Atributos básicos de los Clientes: Glosa de Pago, Vencimiento, Descuentos, Forma de Pago
 Importación de Clientes y Proveedores

Parametrización de Abastecimiento
 Teoría Modulo De Abastecimiento
 Parametrización General de Abastecimiento
 Pre Orden de Compra
 Orden de compra
 Iconos de la Oc
 Menú Orden de Compra
 Guías de recepción (se indica cómo generarla en forma automática)
 Ingreso de facturas de compra (se indica cómo generarla en forma automática)
 Ingreso Facturas de Importación según procedimiento sugerido por el Consultor.
 Informes del menú abastecimiento
 Como efectuar centralizaciones de compra

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Parametrización de Existencias
 Parámetros Generales del Módulo de Existencia
 Definición de Bodegas
 Como efectuar un vale de salida
 Como efectuar un vale de ingreso
 Como efectuar vales de traspaso
 Como efectuar cierres de periodo
 Como efectuar centralización de costos
 Como se consulta el informe de detalles de costo
 Como hacer Ajustes de Inventario
 Informes de Existencias
 Procesos de Existencias
 Como Realizar la Corrección Monetaria de las Existencias
 Formato para Importación del Inventario

Parametrización de Ventas y Documentos de Ventas

 Parámetros Generales de Ventas
 Ingreso de Comisiones de Vendedor en Tabla del Personal
 Parametrización Cotización según formato estándar de Manager (Pie de Página)
 Parametrización de Boletas
 Parametrización de Facturas de Ventas
 Parametrización de Guías de Despachos
 Parametrización de Nota de Crédito

Módulo de ventas
 Como efectuar una cotización
 Ingreso de cotización con ventana Selección Múltiple
 Ingreso de cotización con Ventana de Detalle
 Como efectuar una nota de venta
 Como efectuar una guía de despacho
 Como efectuar una factura de venta, desde cotización, desde nota de venta, desde guía de
recepción
 Factura de Ventas desde cotización:
 Factura de Venta desde Nota de Venta:
 Factura de Venta desde Guía de Despacho:
 Informes del menú ventas
 Como efectuar centralizaciones de venta

Inteligencia Comercial
 Como actualizar la información comercial
 Como consultar indicadores de la información
 Como consultar informes de venta a través de visión general
 Como consultar ranking de ventas
 Como consultar gestión de ventas
 Como consultar gestión de cotizaciones
 Como construir presupuesto de ventas

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Módulo de Finanzas
 Ingreso de Parámetros Generales de Finanzas
 Como se ingresa un comprobante contable
 Como listar comprobantes
 Herramienta contabilizar pagos
 Importancia de contabilizar comprobantes
 Como contabilizar comprobantes en forma masiva
 Informes de Ctas. Ctes.
 Informe de movimientos de un Rut
 Informe de documentos pendientes, por las distintas alternativas
 Como seleccionar un rango de documentos y asociarlos a una carta de cobranza
 Informe de búsqueda general
 Informe Analítico
 Informe de cumplimiento de pago
 Flujo de Caja (Teoría)
 Configuración del Flujo de Caja en Manager
 Configuración Flujo de Efectivo en Manager
 Emisión del Flujo de Efectivo
 Detalle del informe
 Informes Contables
 Como consultar Libros Mayores
 Como consultar un Balance Tributario
 Como consultar Balance Clasificado
 Utilidad de opción recalcular saldos
 Como consultar Libro de Honorarios, Compras y Ventas
 Parametrización General para utilizar Cuentas Corrientes
 Como se definen los tipos de documentos y validación para cuentas analíticas
 Como se parametrizan Fórmulas de Documentos Analíticos
 Como se parametrizan Cheques y Letras
 Apoyo al correcto ingreso de saldos iniciales de Cuentas Bancarias y/o cuentas corrientes de
Apertura
 Como Efectuar cierre de Periodo Financiero
 Diferencia entre centralizar y no centralizar periódicamente a nivel de cuentas corrientes

Inteligencia Financiera
 Presupuestos Financieros
 Como crear un plan de cuentas presupuestario
 Como se asignan las cuentas presupuestarias
 Como se Asignan los Montos Presupuestarios
 Presupuesto General
 Presupuesto por Centros de Costos
 Como se ejecuta un presupuesto
 Como Consultar un Balance General a través del menú
 Informes Financieros
 Crear las Variables Financieras
 Indicadores y Fórmulas
 Creación de Informes
 Como consultar informes Financieros

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Centro de Información
 Como Ingresar una Nueva Consulta
 Revisión de la sentencia Select
 Revisión de la sentencia From
 Revisión de la sentencia Where
 Recomendaciones importantes:
 Funciones de Fecha
 Valor neto de una factura, boleta o nota de crédito
 Ejemplo de condiciones anidadas:
 Diccionario de Datos de la tabla de consultas personalizadas SQL

Módulo Producción
 Definición de parámetros y tablas
 Como Ingresar Rutas de Fabricación
 Como Ingresar Operarios
 Parametrización de Materias Primas y Productos Terminados
 Definición de Recetas
 Asignación de Máquinas y Rutas de Fabricación a Productos Terminados
 Proceso de Producción

Módulo Servicios
 Parámetros del Módulo
 Tablas del Menú de Servicios
 Parametrización de las Máquinas
 Como llenar las tablas del Menú
 Ingreso de máquinas
 Ingreso De Presupuestos
 Ingreso de Ordenes de Trabajo y Mecánicos
 Opciones del Menú Orden de trabajo
 Informes del Menú Servicios

Módulo Activo Fijo

 Parametrización de Productos y Servicios
 Parámetros de Activo Fijo
 Tablas Menú Activo Fijo
 Tabla de IPC
 Como ingresar Activos Antiguos
 Como ingresar Activos Nuevos
 Como Traspasar Activos Fijos
 Como dar de baja un Activo Fijo
 Informes de Activo Fijo
 Centralización de Activo Fijo
 Cierre de Activo Fijo

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Introducción a Manager Time ERP

Ingreso de Parámetros Empresa

Para ingresar a una base de datos nueva, debe ingresar la clave de Administrador. La clave se
muestra encerrada entre paréntesis.

Ir al menú Manager – Empresa e ingresar la Razón Social, Dirección, Comuna, Ciudad, Representante
Legal y la mayoría de la información requerida.
Habilitar, además, los módulos a ser utilizados de acuerdo al contrato suscrito con Manager.

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 Creación de Usuarios

Hacer clic en el botón de usuarios y digite la clave solicitada para el administrador.

Habilite a los usuarios correspondientes a Finanzas y Comercial, con sus respectivas claves. Para
cambiar la clave de los usuarios dar clic en el siguiente icono

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Ingreso de datos en tabla de Personal

Ingrese los datos requeridos en la ventana de personal

Código, Nombre, Apellido, E-mail, Celular, Cargo, Cumpleaños, Comisiones y si es comprador

vendedor y/o técnico/mecánico, sucursal, lista de precios asignada si es que existe, fecha de finiquito
cuando haya sido finiquitado, para que se oculte del listado con la opción ocultar finiquitados.
Si no quiere que al ingresar a Manager, el sistema solicite la sucursal a la que esta ingresando,
entonces asigne la sucursal asociada al usuario en esta tabla, además código dado en la tabla de
usuarios de Manager debe ser el mismo que se asignará en esta tabla.
 Grupos y Autorizaciones de los usuarios en Manager

Usted debe determinar cuáles son los grupos participantes y que permisos o restricciones deben
tener esos grupos en el manejo de datos en el sistema.

Debe ingresar la clave definida para el Administrador del sistema. Si desea crear mas grupos debe ir
al Botón Ingresar. Para dar los permisos del grupo, seleccione el grupo que necesita y luego de click
en el botón autorizaciones.
Seleccione los menús a los cuales va a tener acceso el Grupo elegido.

Hacer doble chic para habilitar función descrita.

Consulta Botones de Ayuda y Diccionario de Datos

La ayuda de botones mostrará

todos los distintos iconos que
se encuentran en el sistema y
qué utilidad tienen estos dentro
de él

El diccionario de datos, le
enseñará que datos contiene
cada tabla del sistema

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 Administración de Base de Datos

Seleccione “Cambiar de Datos”, presione el icono con forma de tambor para buscar y seleccionar
otra base de datos

Ingresar, Modificar o Borrar las bases de datos a crear o utilizar.

Para crear una nueva conexión a otra base de datos, debe dar clic en la opción de ingresar y llenar
los datos de la conexión de acuerdo a la ODBC definida para el cliente.
Plan de Cuentas

Importancia de validaciones dadas al plan de cuentas

A partir del registro de un único documento (el comprobante contable), Manager Financiera y sus
módulos de Cuentas Corrientes de Clientes y Proveedores y Conciliación Bancaria, permite obtener
la siguiente información:

 Informes y consultas de cuentas corrientes de clientes y proveedores.

 Consultas e Informes de vencimientos.
 Consultas e Informes de movimientos.
 Informe analítico.
 Informe de Conciliación bancaria.
 Consultas e informes Contables de la empresa.
 Libro Diario, Libro de Compras, Libro de Ventas, Libro de Honorarios, Libro de Banco.
 Libro de Inventario y Balance.
 Libro Mayor, Balance (General y por Centro de Costos), Estado de Resultados, entre
otros.

Para ello es necesario que cada cuenta contable que se registre en el plan de cuentas, tenga las
validaciones necesarias para obtener la información que cada empresa requiere.

Estructura de Plan de Cuentas y Centros de Costos

La revisión del Plan de Cuentas se debe realizar en forma directa en el software de acuerdo a la
siguiente figura:

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 Para modificar el
Plan de Cuentas se
deben utililizar los
botones:
Ingresar
Modificar
Y Borrar

Las jerarquías y niveles

del plan de cuentas
definirán el orden del
mismo y el orden de los
informes clasificados
que el sistema entrega

Sugerencia: Después de Ingresada la Apertura Contable, imprima un Balance Clasificado y revise si

está bien parametrizado el Plan de Cuentas. De igual forma, debe proceder con la Tabla de Centros
de Costos.

Para modificar el Plan

de Cuentas se deben
utililizar los botones:

Ingresar
Modificar
Y Borrar

Revise las jerarquías y

los niveles.

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 Tabla de Tipos de Documentos

Para acceder a la tabla de tipos de documentos del sistema, debe seguir los siguientes menús:
Manager – Tablas Generales – Tipos de documentos:
Para crear un documento dentro del sistema debe ingresar:
 Código: Código del Documento.
 Nombre: Nombre del Documento.
 Cuenta Contable: Cuenta contable del Plan de cuentas que se asignará a este Tipo de
Documento, para ello previamente la cuenta contable debe tener entre sus validaciones que
solicite tipo y Nº de documento
 Al Debe – Al Haber: Indica que al contabilizar este documento en un Comprobante Contable,
este solo permitirá ingresar valores al Debe o al Haber.
 Con Análisis: Al marcar esta casilla el Tipo de documento aparece y se puede analizar en los
informes de cuentas corrientes de Finanzas (Documentos Pendientes).
 Flujo de Caja: Con esta opción el documento queda considerado para el Flujo de Caja.
 Bancario: Los documentos con esta opción al contabilizarlos en un Comprobante Contable,
me permitirán asociarles un Banco (de la tabla de bancos) al Tipo de documento, además
todo documento bancario es considerado en la conciliación bancaria de su banco asociado.
 Utiliza ventana auxiliar: Con esta opción creamos los Documentos Genéricos.

 Utiliza Impuestos: Al marcar esta casilla, se habilita el Campo Formula que permite, a
partir de un monto Neto, calcular un impuesto en base a una Formula.

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 De Pago a Proveedores: Añade el Documento a la lista de Documentos de Pago que aparece
al hacer un Comprobante contable de pago, al Contabilizar pagos – Pagar con:

 De Pago de Clientes: Añade el Documento a la lista de Documentos de Pago que está en la

parte inferior de la Factura y la Boleta de Venta en “Detalles de Pago”

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Maestro de Productos y Servicios

Teoría Uso de Maestro de Productos y Servicios

El maestro de Productos y Servicios permite ingresar los datos básicos de los productos y servicios
que maneja la empresa. Estos datos son el código, descripción, precio, etc.

Al seleccionar la opción Productos y Servicios se desplegará la siguiente ventana:

Maestro de Productos y Servicios con Outline

Con Outline quiere decir que usted puede tener hasta nueve niveles de agrupación para los productos
y servicios. Así, puede tener varias líneas de productos a primer nivel disgregados en hasta nueve
niveles, siendo el último nivel el imputable que se refiere al producto propiamente tal, el que aparece
en los documentos de venta. Un ejemplo de agrupación con Outline es el siguiente:

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En este ejemplo podemos ver un ordenamiento a 3 niveles donde el último nivel de productos está
marcado con una (X), ya que corresponde a un registro imputable y es el producto que se vende y
que aumenta o disminuye de stock.

Si usted ha elegido este orden para el maestro de productos y servicios, tendrá la posibilidad de
agrupar este maestro de manera vertical por otros criterios (clases), que en la ventana de parámetros
aparecen de la siguiente manera:

Así, independiente de la línea de productos al que pertenezca algún imputable en particular, podrá
ser agrupado por cuatro clases que usted podrá escoger de acuerdo a las necesidades de información
de gestión que requiera de sus productos y servicios.

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En el ejemplo anterior podría ocupar una clasificación por origen del producto, la temporada en que
se vende, la calidad del mismo o si tiene o no garantía y de cuánto tiempo. Así usted podrá obtener
rica información de gestión ya sea por agrupador de productos al nivel que usted desee como también
por clase de productos.

La opción validar en la tabla, quiere decir que luego usted podrá crear tablas para cada clase que
usted haya escogido y luego clasificar a los productos dentro de cada tipo de clase, así por ejemplo
dentro de origen puede crear lo siguiente: Nacional, Americano, Europeo, Asiático, etc.

Los últimos tres campos se refieren a características del producto como:

Código2: Código de barra del producto.

Código3: Código de catálogo del proveedor.
Descripción 2: Se refiere a una descripción de fábrica del proveedor del producto.

Por último, si se encuentra marcada la opción:

Podrá efectuar búsquedas por criterios que le facilitarán el encontrar productos de una misma
característica en el punto de venta.

Maestro de Productos y Servicios sin Outline

Si usted elige la opción sin outline para clasificar su maestro de productos y servicios, tendrá que
hacer una clasificación de hasta tres niveles, e inmediatamente las clases uno y dos se convierten en
el agrupador y subagrupador respectivamente del maestro de productos y servicios. Al elegir esta
opción en parámetros la pantalla se ve de la siguiente manera:

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Por lo tanto, el principal agrupador del maestro de productos y servicios es en este caso el origen, y
luego el subgrupo de cada origen está dado por la temporada en el que se vende.

De esta forma sólo es posible crear dos clasificadores verticales, las clases 1 y 2 respectivamente.

Importante

Se recomienda usar Outline, sólo cuando el maestro de productos y servicios no es muy extenso, es
decir entre 1 y 3000 registros, de otra manera se sugiere usar la clasificación sin Outline. Debido a
que el Outline tiende a desordenarse, mientras aumenta la cantidad de registros.

Descripción Página Principal del Maestro de Productos y Servicios

Esta ventana sólo aparece cuando usted a escogido la alternativa con outline en el maestro de
productos y servicios.

 Código: Código que identifica a un producto o servicio en particular.

 Descripción: Descripción o nombre del producto y servicio.
 Imputable: Check Box que indica si el producto o servicio es imputable.
 Eliminado: Check box que indica si el producto o servicio esta borrado.

NOTA : Los demás botones de esta ventana ya fueron vistos en los capítulos de Indentación y Tablas
de Plan de Cuentas.

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Descripción campos segunda ventana productos y servicios

Esta página sería la primera en el caso que el orden de los productos se hiciera “sin Outline”.

 Código: Código que identifica al producto o servicio. El código debe ser único y debe
ingresarse obligatoriamente.
 Descripción: Descripción o nombre del producto o servicio.
 Imputable: Si está marcado indica que el registro es imputable.
 Producto Terminado: Indica la categoría del producto o servicio, Si se trata de un producto
o servicio, materia prima, servicio, activo fijo, producto genérico, descuento o consignación.
Al estar marcada las opciones de servicios, activo fijo, producto genérico o descuento,
manager no manejará inventario ni costo del mismo.

 Código de Catálogo: Permite identificar el código de catálogo del proveedor.

 Descripción de Fábrica: Se refiere a una descripción de fábrica del producto.
 Código de Barra: Aquí usted puede digitar los números del código de barra del producto.
 Campos definidos por el usuario: Estos campos que se muestran arriba, fueron creados en
la opción parámetros del menú de productos y servicios, y los datos de cada campo en las
tablas. Por lo cual aquí usted puede tener cualquier clasificación que le sea útil dada las
características del giro de su negocio, las características de su producto, etc.
 Moneda de venta: Indica la moneda en que se expresará este producto o servicio.

Este botón muestra la lista de las monedas y permite seleccionar una haciendo doble
clic en la lista.
 Unidad: Indica la unidad de medida (kilo, C/U , Litro, etc.) del producto o servicio.

Este botón muestra la lista de las unidades y permite seleccionar una haciendo doble
clic en la lista.
 Equivalencia: Indica la equivalencia de la unidad de este producto o servicio con respecto a
otra unidad. De esta manera se puede efectuar el cálculo de precios del que hablamos en la
opción unidad del menú tabla de Productos y Servicios.

Este botón muestra la lista de las unidades y permite seleccionar una haciendo doble
clic en la lista.
 Precio Venta: Indica el precio de venta de este producto o servicio, el que será indicado en
la lista de precios y propuesto en cada venta.

 Este botón permite ingresar los descuentos por volumen para el producto:

 Categoría de precios: Permite definir al producto una de las categorías de precios creadas en
las tablas. Esta categoría podrá hacerlo variar de precio dependiendo quizás del cliente, o
sólo por pertenecer a esta categoría de productos.
 Posición en Lista de Precios: Permite crear una lista de precios estándar, manteniendo
siempre la misma ubicación de los productos en la lista de precios. Así, si usted quiere ocupar
esta opción debe dar un código a todos los productos, de tal manera que la ubicación de
estos en la lista de precios se rija por este concepto.
 Proveedor Tipo: Permite identificar el tipo de proveedor del producto en cuestión.
 Fecha de Creación: Campo que se activa al momento de ingresar el producto, con la fecha
de creación.
 Códigos Alternativos: Permite crear y consultar códigos alternativos a los productos.
 Descripción detallada: Permite escribir algunas características particulares de un producto.
Esta ventana aparece después en la impresión de “especificación de los ítems”, en la
ventana de cotización.
 Margen de Costo: La modificación funciona si se marca el checkbox “Margen de Compra” en
los parámetros de la OC. Al momento de ingresar un producto en la Orden de Compra (detalle
de la Orden de compra), automáticamente desplegará la diferencia entre el precio de compra
y un valor referencial de la ficha del producto (campo precio de venta).
 Impuesto Específico: Se debe ingresar el valor o % de impuesto específico que será agregado
al valor de ventas del producto.
 Línea de Clasificación: Línea de clasificación es un dato que puede servir para realizar
búsquedas a través de filtros

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Descripción Tercera ventana de productos y servicios

Si el maestro de productos estuviera ordenado sin outline, esta sería la segunda ventana.

En esta ventana se ingresan datos de productos que necesitan el detalle del motor, ej: motos.
Los tipos, Marca motor y Modelo motor, se deben ingresar en el menú de servicios, máquinas, tablas.

Descripción Cuarta ventana de productos y servicios

Si el maestro de productos estuviera ordenado sin Outline, esta sería la segunda ventana.

Donde el Proveedor
 Moneda Origen: Indica la moneda de origen de este producto o servicio.

Este botón muestra la lista de las monedas y permite seleccionar una haciendo doble
clic en la lista.
 Costo Reposición FOB: Indica el valor o costo unitario de compra de este producto o servicio
el día de hoy.


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  Factor de Internación: Se refiere a un factor que hace aumentar el costo de poner en mi
bodega el producto, como por ejemplo gastos de aduana, transporte de mercaderías, etc.
 Origen: Indica el origen (nacional o importado) de este producto o servicio. Este botón
muestra una lista con dos opciones (Nacional, Importado) y permite seleccionar una de estas
opciones.

 Costo Ultima Compra FOB: Indica el monto de la ultima compra de este producto o servicio,
en moneda del proveedor. Este valor puede ser propuesto, por defecto, cada vez que se
digite una compra. Esto si en parámetros de abastecimiento está marcada esta opción.
 Tipo de Cambio: Indica el precio en moneda nacional de cada unidad monetaria del
proveedor.

Puesto en Nuestra Bodega

 Moneda de Venta: Indica la moneda de venta del producto.

 Costo de Reposición: Indica el costo que tendría poner en mi bodega una unidad de producto
adicional el día de hoy. Puede ser en forma automática calculado si es que decido calcular el
precio según costo más margen. El programa realiza el siguiente cálculo:
(Costo Rep. FOB * Tipo de Cambio * Factor de Internación).
 Costo de Última Compra: Indica el costo unitario de la última compra que hice de ese
producto. Este valor puede ser propuesto, por defecto, cada vez que se digite una compra.
Esto si en parámetros de abastecimiento está marcada esta opción.
 Costo Promedio: Indica el costo promedio de este producto o servicio. El valor promedio
siempre estará expresado en pesos $, sin importar la moneda de venta o de origen que
tenga. El sistema lo va calculando de manera ponderada con las cantidades y precios
unitarios de cada compra.

 Margen de Venta (%): Indica el margen que a usted le gustaría obtener sobre el costo de
reposición puesto en nuestra bodega de ese producto. Basta con poner el porcentaje sobre

ese campo y hacer clic en el botón: para que Manager Gestión Comercial calcule el
precio de venta de ese producto.
 Precio de Venta: Indica el precio de venta del producto. Este puede ser el resultado del
cálculo explicado en el párrafo anterior.

 Categoría de Precio: Permite definir al producto una de las categorías de precios creadas en
las tablas. Esta categoría podrá hacerlo variar de precio dependiendo quizás del cliente, o
sólo por pertenecer a esta categoría de productos.
 Equivalencia: Indica la equivalencia de la unidad de este producto o servicio con respecto a
otra unidad. De esta manera se puede efectuar el cálculo de precios del que hablamos en la
opción unidad del menú tabla de Productos y Servicios.
 Vencimiento del Lote: Indica los días de duración que tiene cada lote del producto
 Decimales: Indica con cuantos decimales trabaja el producto

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Descripción de la Quinta página de Productos y Servicios

Con este botón de la segunda página puedo modificar los campos de esta.

 Cuenta Compra: Indica la cuenta de compra que se propondrá por defecto en los documentos
para este producto o servicio.

Este botón muestra una lista con las cuentas contables existentes y permite
seleccionar una haciendo doble clic en la lista.
 Cuenta Venta: Indica la cuenta de venta que se propondrá por defecto en los documentos
para este producto o servicio.
 Cuenta Costo Venta: Indica la cuenta de costo venta que se propondrá por defecto en los
documentos para este producto o servicio.
 Cuenta Ajuste Toma Inventario: Indica la cuenta Ajuste Toma Inventario que se propondrá
por defecto en el ajuste de inventario para este producto o servicio.
 Consumos de OT: Indica la cuenta Consumos de OT que se propondrá por defecto para este
producto o servicio.
 Centro Costo Compra: Indica el centro de costo compra que se propondrá por defecto en los
documentos para este producto o servicio.

Este botón muestra una lista con los centros de costos existentes y permite
seleccionar uno haciendo doble clic en la lista.
 Centro Costo Venta: Indica el centro de costo venta que se propondrá por defecto en los
documentos para este producto o servicio.

24
Cómo Ingresar un Producto o Servicio

1. Seleccione la opción Producto y Servicio del menú Manager.

2. Haga clic sobre el botón”Ingresar”.

3. Ingresar los datos obligatorios del producto (código, imputable, nombre, etc.)
4. Una vez que todos los datos estén correctos haga clic sobre el botón “OK”.
 Si los datos tuviesen algún error, Manager desplegará una ventana indicando la
naturaleza del error. Corrija él o los campos erróneos y haga clic nuevamente sobre
el botón “OK”, hasta que Manager no detecte nuevos errores. Si desea ingresar más
de un producto o servicio consecutivamente, conviene seleccionar el botón “OK Otro”
que graba la información del producto o servicio y despliega la ventana en estado
de ingresar un nuevo producto o servicio.
5. Si desea abortar el ingreso del producto o servicio haga clic sobre el botón “cancelar.

Importante

Al momento de ingresar el nuevo producto o servicio con un orden de productos con outline, su nivel
es determinado por el producto o servicio que esta marcado en la lista, quien pasará a ser su padre
o hermano dependiendo si es imputable o no.

 Si desea completar la segunda página haga clic sobre el botón

 El uso del mouse y de las teclas especiales permiten moverse de un campo a otro libremente
y llenarlos.
 Una vez que todos los datos estén correctos haga clic sobre el botón”OK”.

 Si desea completar la tercera página haga clic sobre el botón

 Una vez que todos los datos estén correctos haga clic sobre el botón”OK”.

 Si desea completar la cuarta página haga clic sobre el botón

 Una vez que todos los datos estén correctos haga clic sobre el botón”OK”.

Cómo modificar los datos de un Producto o Servicio ingresado

1. Seleccione el producto o servicio que desea modificar (haga clic en la lista sobre el ítem que
contenga al producto o servicio). Los datos del producto o servicio seleccionado se despliegan
en la ventana.

2. Haga clic sobre el botón “modificar”.

3. Seleccione la ventana que desea modificar con el botón ó
4. Las ventanas se despliegan listas para modificar los campos.
5. Usando las funciones que permiten mover el cursor, ubíquese en los campos que desea
modificar e ingrese los nuevos valores.
6. Hechas todas las modificaciones deseadas, presione el botón “OK” para terminar.
7. Si desea abortar la operación, presione el botón “Cancelar”, los datos quedan como se
encontraban antes de iniciar la operación.
Cómo borrar un Producto y Servicio

1. Seleccione el producto o servicio que desea borrar haciendo clic en la lista. Si desea borrar

varios productos o servicios utilice los botones y para seleccionarlos a

todos.

2. Haga clic sobre el botón

3. Manager responde abriendo el siguiente mensaje:

4. Si presiona el botón SI, Manager borrará el producto o servicio, de lo contrario no será

borrado.

Importante

En forma inteligente el sistema al momento de borrar uno o varios productos o servicios detectará si
estos registran movimientos, si es así, borrara sólo aquellos que no registran movimientos y aquellos
que si registran movimientos sólo serán marcados como borrado con el check box. Borrando en forma
automática, esto implica que quedan descontinuados y no podrán ser utilizados en ninguna operación
en el futuro. De esta forma se logra mantener la integridad de la base de datos y el historial.

Cómo Buscar un Productos y Servicios

1. Haga clic sobre el botón

2. Manager responde abriendo la siguiente ventana.

26
 3. Elija una modalidad de búsqueda (por código, descripción, etc.) haciendo clic sobre el check
box y escriba en el campo el código, descripción o la modalidad de búsqueda que haya
escogido del producto o servicio que se quiere buscar.
4. Haga clic sobre el botón “OK” para iniciar la búsqueda o “Cancelar” para que no efectúe la
búsqueda.
5. Si el artículo es encontrado, los campos se actualizan para ese nuevo producto y servicio. Si
no es encontrado se despliega un mensaje indicando que no se encontró el producto o
servicio.
6. Si se encuentra más de un artículo, la selección será listada en una ventana de listado.

Cómo Ordenar Jerárquicamente los Productos y Servicios

Esta flecha mueve el ítem seleccionado en la lista hacia el nivel 1 (extremo izquierdo de la
lista).

Esta flecha mueve el ítem seleccionado en la lista hacia el ultimo nivel (extremo derecho de la
lista).

Este botón corre un nivel hacia la izquierda el ítem seleccionado en la lista.

Este botón corre un nivel hacia la derecha el ítem seleccionado en la lista.

Este botón corre un nivel hacia arriba el ítem seleccionado en la lista.

Este botón corre un nivel hacia abajo el ítem seleccionado en la lista.

Este botón ordena alfabéticamente la lista de productos y servicios en forma descendente de

la letra A hasta la letra Z.

Este botón marca un bloque de ítems, para luego desplazarlo con las flechas.

Este botón corta un bloque previamente marcado y lo pega en una nueva posición en la
lista.
Estos botones cierran o abren la lista de productos y servicios en el nivel
indicado por el número.

27
Lista de Precios Múltiples

Seleccione el Menú Manager-Tablas Generales- Listas de Precios:

Ingresar: Código, Descripción, Seleccionar la Moneda en que estará esta Lista de Precios y OK.
Para asociar la lista de precios a un cliente, debe ir a la ficha del cliente y asociar la lista que desea
con esta opción.

Para asociar la lista de precios a un usuario de manager, debe ir a la tabla de personal y asociar la
lista que desea con esta opción.

28
Para importar los precios de cada lista en los productos, debe ir al menú de productos y servicios,
opción importar, lista de precios múltiples

El formato de esta importación es:

29
 Importación Productos y Servicios

Siga los siguientes pasos para Exportar el Formato de Importación de Productos y servicios

Dar ruta y nombre del archivo que se está exportando

Una vez terminada la

exportación, abra el
archivo en Excel.

Lo primero que hay que borrar es el Campo “Nreguist”. (No se va importar porque es un número
interno). Los demás títulos de campos se deben mantener para importar la información. Por ejemplo
los campos que se pueden importar son los siguientes:

Código: Código dado al producto para Manager

Nombre: Descripción del producto
Tipo: Determina si será producto terminado, materia prima, activo fijo, servicio, etc.
Imputable: determina si será un agrupador o un producto de venta
Los demás Campos se pueden consultar en el diccionario de datos.

Respalde y grabe la base de datos para realizar las pruebas importación de los Productos y servicios.
Revise los resultados de la importación.
Para Importar los Productos y Servicios debe seguir los siguientes pasos:

El sistema presenta una ayuda de campos para la importación del maestro de productos y servicios

Luego hace una advertencia respecto a que el proceso es irreversible debiendo hacer un Backup de
la base de datos antes de continuar con el proceso

31
 Seleccione el
archivo grabado
con los Productos
y Servicios

32
Clientes y Proveedores

Atributos de Clientes y Proveedores (Clases)

En el menú de Clientes y proveedores, ingrese algún tipo de clasificación para los Clientes y
Proveedores.

Esta información podrá ser determinante a la hora de solicitar reportes de ventas por clientes. Por
ejemplo una clasificación puede ser Clientes Mayoristas, Minoristas. O También puedes ser por
Empresas, Personas naturales, Fundaciones, Colegios, etc.

Para poder asignar una clase a los clientes que se ingresen por primera vez, se deben primero llenar
las tablas de Clase1, Clase2, Clase3 y Clase4, en el Menú de Tablas en Clientes y proveedores.
 Atributos básicos de los Clientes: Glosa de Pago, Vencimiento, Descuentos, Forma
de Pago

Por medio de esta ventana usted puede definir los Descuentos por Clientes, se definen las glosas de
pago por defecto en los documentos de ventas. Las formas de pagos se definen en el mismo
documento de venta.

34
 Importación de Clientes y Proveedores

Siga los siguientes pasos para Exportar el Formato de Importación de Clientes y Proveedores

Seleccione el menú
Clientes y Proveedores

Posteriormente
seleccione el
menú de
“Exportar
Clientes y
Proveedores”

Elija todas las

opciones,
presionando el
botón Ok

35
 Escriba un nombre
al archivo a exportar

Una vez terminada la

exportación, abra el
archivo en Excel.

Lo primero que hay que borrar es el Campo “Nreguist”. (No se va importar porque es un número
interno). Los demás títulos de campos se deben mantener para importar la información. Por ejemplo
los campos que se pueden importar son los siguientes:

Razsoc : Razón Social

Rut : 1-9
Imputable : VERDADERO, FALSO
Tipo : 1= Clientes, 2 = Proveedores, 3 = Clientes y proveedores.
Razsoc2 : Nombre de Fantasía
Dir : Dirección.

Los demás Campos se pueden consultar en el diccionario de datos.

El archivo que se prepara con la información a importar de los clientes debe guardarse en formato
texto o Excel 2.1

36
Respalde y grabe la base de datos para realizar las pruebas importación de los Clientes y de los
productos y servicios.

Revise los resultados de la importación.

Para Importar los Clientes y Proveedores debe seguir los siguientes pasos:

Seleccione el menú
de “Importar
Clientes/Proveedores

Seleccione el
archivo grabado
con los clientes y
proveedores

37
Parametrización de Abastecimiento

Teoría Modulo De Abastecimiento

El módulo de Abastecimiento permite manejar toda la gestión de compras, partiendo por la emisión
y control de las órdenes de compra. Cuando se reciben guías de despacho y facturas de proveedores,
Manager Gestión comercial, las genera en forma automática a partir del pedido original (la orden de
compra). De esta forma se puede validar y controlar que los despachos (cantidades y precios) y
cobros de los proveedores correspondan efectivamente a lo solicitado.

Algunos de los principales informes que entrega el módulo de abastecimiento son:

 Listados ordenes de compra, guías y facturas de compra
 Informe de la mercadería pendiente por recibir
 Compras o gastos por productos y servicios, resumido o detallado
 Compras a un determinado proveedor, resumido o detallado
 Compras de un determinado producto o servicio.

Estos informes pueden solicitarse con varios criterios de selección: dentro de un rango de fechas,
una o todas las cuentas contables, uno o todos los centros de costos, uno o todos los proveedores.

También ofrece informes sumamente útiles como la sugerencia de compra, la que calcula a través
de la demanda histórica y el stock crítico, arrojando la cantidad de unidades que debería adquirir de
algunos tipos de productos o de todos, para así satisfacer la demanda de un cierto periodo.

Parametrización General de Abastecimiento

Defina si en los detalles de los

documentos de Abastecimiento
(Facturas de Compras, Guías, etc.), es
obligatorio la cuenta Contable o Centro
de Costos.
Si trabaja con productos importados,
debe definir si se actualizará el tipo de
cambio y el factor de internación en la
ficha del producto por cada nueva
importación
Además, Usted puede definir los
nombres de los documentos
(Abreviado)

38
 Pre Orden de Compra

Para trabajar con la Pre OC, primero se debe activar en los parámetros del menú de abastecimiento,
esto se hace agregándole nombre y abreviación en el campo que se muestra a continuación:

Una vez que se ha agregado el nombre y la abreviación, aparecerá activada la pre OC en el menú de
abastecimiento.

La Pre OC es una solicitud de compra interna, que la puede hacer cualquier departamento, para que
el encargado de compras realice la compra de estos productos.

39
 El responsable El área puede El estado define si la Nivel de autorización

es la persona ser el Depto. Pre OC se debe estar en 0 para
que solicita la Solicitante de la transformará en OC que la Pre OC esté
compra compra o no, para ello el aprobado, eso, sólo si
estado debe ser se maneja aprobación
aprobado de Pre OC

Orden de compra

Ir al Menú de Abastecimiento, Orden de Compra e impute los siguientes conceptos:

40
Primer paso: Presione el Botón “Ingresar”

Segundo paso: Seleccione el proveedor por medio de la Lupa.

Para ello debe incorporar el

nombre o una letra con la cual
comienza la Razón Social

Posteriormente llene los campos de Tipo, Glosa de Pago, Atención (Si no tuviere contacto principal),
y el Remitente.

41
Cuarto paso: presione el botón Ok por medio del cual se desplegará la ventana de detalle (ingreso
de datos de compras)

Para Ingresar el código del producto se puede digitar el código o bien utilizar la búsqueda, luego, se
debe ingresar la cantidad, el precio, la fecha de entrega (comprometida), la cuenta contable y si se
desea, el centro de costo.

Si en la tabla de productos y servicios, el producto ya tiene parametrizado cuenta contable y centro

de costos para compras, al ser ingresado en un documento de compras (OC, GR o FAC), traerá en
forma automática estos datos al ser ingresado. La bodega que aparecerá en la OC o documento de
compras, será la bodega que se ha parametrizado como bodega default. Estos datos pueden ser
cambiados en el ingreso del documento si se necesita.

42
El estado terminado, se utiliza cuando el producto que ha sido ingresado en la OC no será despachado
por el proveedor, por lo tanto, no debe aparecer dentro del stock futuro o stock por recibir del
producto.

Una vez que la OC ya se encuentra ingresada y aprobada, si es que se controla la aprobación de la

OC (la aprobación se trata de la misma forma que la aprobación de la Pre OC que está en el punto
anterior), se puede imprimir o bien enviar por e-mail si es que la base de datos se encuentra
parametrizada para el envío de documentos por e-mail.

43
Iconos de la Oc

Permite ingresar una nueva OC

Efectúa una copia idéntica de la OC en la que se encuentra posicionado

Lleva a la última OC que se ha ingresado

Adjunta un archivo o imagen a la OC

Permite modificar el encabezado de la OC, es decir, fecha, número, proveedor,

remitente, contacto, tipo, moneda, etc.

Entrega información de quién fue el último usurario en modificar la OC y la fecha de

esta modificación

Muestra el ciclo de documentos asociados a la OC, es decir, muestra la PreOC, GR y

FAC asociada a esta OC o sólo los documentos que tenga en su ciclo

Link a la ficha del cliente

Abre la botonera de la ficha del cliente

Abre la ficha del producto en la que se encuentra posicionado

Abre la botonera de la ficha del producto

Permite buscar OC por Nº

Borra completamente la OC en la que se encuentre posicionado

Imprime la OC en la que se encuentra posicionado

Permite hacer envío por e-mail de la OC en la que se encuentra posicionado

Abre las observaciones de la OC

44
Los campos de esta ventana se toman desde los parámetros de la empresa, se pueden modificar en
cada una de las OC.

Menú Orden de Compra

Dentro de los parámetros de la OC, se puede cambiar el correlativo de la OC, agregar una observación
para todas las OC y agregar formatos especiales de impresión.

Permite crear una réplica de la OC al igual que el icono que se encuentra en la OC

45
Emite un informe con las OC que aún no han sido recepcionadas ni por GR ni por FAC, permite hacer
distintos filtros para la información, por Ej.: producto, proveedor, centro de costo, origen, bodega,
orden de compra fechas

La información que muestra este reporte es la siguiente:

Código producto, descripción, Nº OC, Proveedor, fecha OC, fecha de entrega, cantidad pendiente de
recepción

El formulario de almacenaje, se emite por OC y muestra lo siguiente:

46
Datos del proveedor, quien preparó la información y quien lo reviso, el código del producto, la
descripción, cantidad pedida, unidad de medida, código bodega, ubicación en la bodega, stock actual
en bodega.

Permite la impresión de las etiquetas de código de barra de los productos ingresados en la OC

Permite importar una OC de compra con un formato que Manager da en DBF4

47
Permite exportar una OC en formato Excel

Permite listar las OC ingresadas en el sistema, se puede filtrar por fecha, proveedor, comprador y
sucursal

El reporte obtenido, muestra lo siguiente:

Nº de OC, Fecha, Razón Social, fecha de entrega, total neto

Permite generar la OC desde una Pre OC previamente ingresada, esta opción mostrará todos los
productos pendientes de comprar desde las Pre OC que tienen estado aprobado.

Emite un listado de las OC pendientes de aprobar para revisión de la persona que tiene atributos
para aprobar OC, esto, si se está trabajando con aprobación de las OC

48
Los atributos de los documentos, son utilizados para crear reportes mediante el centro de información

Guías de recepción (se indica cómo generarla en forma automática)

La Guía de Recepción se puede generar de tres formas, desde el punto de recepción, ingreso manual
y generarla desde la OC. Esta forma es la que veremos a continuación:

Ir al Menú Guía de Recepción:

Seleccionar Generar
G/R de O/C

Seleccionar el RUT y el
número de Guía de
Recepción, ingresar el
tipo de cambio, si es $
debe ingresar 1

49
 Ejecutar un doble clic
sobre la Orden de
Compra Comprometida.

Confirmar la cantidad
de cada uno de los
ítems, si alguno es
mayor que el de la OC,
se debe modificar la
cantidad en la OC. Una
vez que todos los
productos se
encuentren en la parte
inferior de la pantalla
con sus cantidades
revisadas dar OK

Al dar la opción OK la guía queda generada de la siguiente forma.

50
 Ingreso de facturas de compra (se indica cómo generarla en forma
automática)

La factura de compra se puede ingresar de 4 formas, ingresándola en forma manual, generándola

desde la OC, generándola desde el punto de recepción o generándola desde la guía de recepción que
es la forma que veremos a continuación:

Ingrese al menú de Factura de Compra como en la figura

Como ya ingresamos la Guía de Recepción, podemos generar la factura desde ese documento.

Seleccionar el RUT y el
número de factura,
ingresar el tipo de
cambio, si es $ debe
ingresar 1

Seleccionar la Guía de
Recepción involucrada y
dar doble clic

51
 Una vez seleccionada la
línea, debe presionar el
Botón Ok.

De esta forma se generará la factura, quedando de la siguiente forma:

52
 Ingreso Facturas de Importación según procedimiento sugerido por el
Consultor.

Para ingresar las importaciones,

el primer paso que debe realizar
es ir a Menú de Abastecimiento,
Factura de Compras.

Lo más importante en el ingreso

de las importaciones es el
Porcentaje de Gastos sobre el
valor de la importación y habilitar
el Check Box “Importación”

Posteriormente este documento se debe reconocer contablemente en el Módulo de Finanzas.

Informes del menú abastecimiento

 Sugerencia de Compras: Este informe muestra las cantidades que el sistema sugiere comprar
para satisfacer la demanda futura. Para ello toma en cuenta la demanda histórica del
producto (hasta 12 meses), los meses que se considera tener en bodega y el stock crítico de
cada producto.
 Compras por productos y servicios: Emite un detalle de las compras de productos y servicios
realizadas en un periodo determinado de tiempo.
 Detalle de un producto o servicio: Emite un detalle de los documentos, proveedores y fechas
en las que se ha comprado un determinado producto o servicio.
 Detalle de un proveedor: Emite un detalle de los productos o servicios comprados a un
determinado proveedor
 Libro de compras: Libro legal de compras
 Resumen por documentos: Entrega un resumen de la cantidad de documentos de compras
recibidos en un periodo determinado.
 Formulario para timbrar SII: Permite foliar hojas para timbrar ante el SII
 Ciclo de documentos de compras: Muestra el ciclo de cada documento, dependiendo del
inicio que se elija (OC, Guía o Factura)
 Presupuesto por centro de costos: entrega un presupuesto de compras por centro de costo,
para ello, previamente este presupuesto debe ser ingresado en el menú de gestión financiera.

54
 Como efectuar centralizaciones de compra

El primer paso para centralizar (uno de los más importantes), es parametrizar las centralizaciones
(Cuentas Contables)

Parametrice las cuentas contables correspondientes, como Existencias y compras por distribuir,
Facturas por llegar, recuerde que en este ítem debe ingresar la misma cuenta contable que se le dio
al documento Guía de Recepción. Una vez realizada la parametrización de las cuentas, debe
centralizar los documentos de compra

Seleccione el rango de fecha involucrado en la centralización, definir si se centralizarán todos los

documentos del período o sólo una selección, además de definir si se hará la distribución junto con
la centralización y definir la fecha del comprobante de Centralización.

Al dar aceptar en el recuadro, aparecerá el mensaje de la generación del comprobante de distribución

Posteriormente revise en el Menú de Finanzas, los comprobantes Tipo “Z” y “T” generados.

Lo importante en esta centralización es que las cuentas de compras y existencias por distribuir queden
con saldo $0.-

56
Parametrización de Existencias

Parámetros Generales del Módulo de Existencia

En esta ventana defina como quiere el Cliente que funcione el sistema de Existencias. ¿Cuentas
Obligatorias?, ¿Centros de Costos obligatorios?, ¿Rebajar Componentes asociados?, etc.

Definición de Bodegas

Ingresar las bodegas en las tablas de existencias.

 Como efectuar un vale de salida

Seleccione el menú de la figura:

Tome en cuenta que el Vale de Salida es un documento que equivalente a un Vale de Consumo de
materiales. Presione el botón Ingresar

Información de Carátula a
ingresar.
- Vale Salida Nº
- Fecha
- Glosa
- Tipo Vale (opcional)

Recuerde de ingresar las cuentas contables y el centro de costo si es que no estuvieren definidos en
los productos seleccionados.

58
Ingresar (como en la mayoría de los documentos de productos que se compran o venden) los
siguientes campos:
Código
Cantidad
O/P Nº (En el caso de que tenga una Orden de producción a la cual asociar)
Nº de Lote ( en el caso de trabajar con lotes de productos)
Bodega de Origen
Cuenta Contable y Centro de Costos

Como efectuar un vale de ingreso

Seleccione el menú de la figura:

El vale de ingreso es un documento que sirve para las devoluciones internas de materiales, estos
vales no sirven para modificar el costo promedio del producto, ya que todos los movimientos de
materiales hechos con vales tanto de salida como de ingreso, serán a costo promedio.

Presione el botón Ingresar

Información de Carátula a
ingresar.
-Vale Ingreso Nº
-Fecha
-Glosa

Comentario: La única forma

de costear por medio del VI
es seleccionando “Alta de
Producción”.

Recuerde de ingresar las cuentas contables y el centro de costo si es que no estuvieren definidos en
los productos seleccionados.

59
Ingresar (como en la mayoría de los documentos de productos que se compran o venden) los
siguientes campos:

Código
Cantidad
O/P Nº (En el caso de que tenga una Orden de producción a la cual asociar)
Nº de Lote
Bodega de Origen
Cuenta Contable y
Centro de Costos

Como efectuar vales de traspaso

El vale de Traspaso sirve para los movimientos de productos entre Bodegas.

Presione el botón Ingresar

Información de Carátula a
ingresar.
- Vale Traspaso Nº
- A Bodega
- Glosa
- Fecha
- Tipo Vale (opcional)

Recuerde de ingresar
las cuentas contables y
el centro de costo si es
que no estuvieren
definidos en los
productos
seleccionados.

60
Ingresar (como en la mayoría de los documentos de productos que se compran o venden) los
siguientes campos:
Código
Cantidad
Nº de Lote
Bodega de Origen
Cuenta Contable y Centro de Costos

Como efectuar cierres de periodo

Para realizar los cierres de Períodos comerciales debe ir al menú que a continuación se muestra:

El cierre implica el cálculo

de los valores promedios
de los productos de Stock,
es decir, calcula las tarjetas
de existencias y de acuerdo
a ese cálculo es que se
obtienen los costos del
mes.
Nota: El sistema costea las
existencias a costo
promedio.

Seleccione el período de cierre. Sólo se pueden cerrar períodos ya terminados, por lo tanto siempre
el cierre máximo será el anterior al vigente

61
 Como efectuar centralización de costos

La centralización de costos sólo se puede efectuar después de realizar el cierre de periodo comercial

Una vez realizada la centralización, el sistema genera un comprobante tipo “T” que puede ser
consultado en finanzas.

62
 Como se consulta el informe de detalles de costo

Para consultar el detalle de costos debe ir a Informe de Detalle de Costos

El listado puede ser impreso o exportado. Si se exporta, debe seleccionar un nombre y destino.

Este es el archivo exportado de

los Costos del período

63
 Como hacer Ajustes de Inventario

Para realizar los ajustes de inventario, en forma automática existe la opción de toma de inventarios.
El proceso consiste en extraer del sistema un listado con los productos que existen en Manager, el
cual se debe llenar con las cantidades contadas durante el inventario. Para sacar este listado debe
ir a Existencias – Toma de inventario – Formulario para contar

Una vez que se ha realizado el conteo de los productos en bodega, se deben ingresar al sistema
como una Toma de inventario. Para ello debe ir a Existencias – Toma de Inventario y dar la opción
de ingresar, al hacer esto, el sistema preguntará si es una nueva toma o si desea ingresar una nueva
línea a la toma ya existente.

Aquí se debe ingresar uno a uno los productos que se contaron en la bodega que se contaron. Si el
producto no tiene existencia en bodega se debe ingresar como cantidad 0, si no se ingresa en la
toma, el sistema no hará ningún ajuste sobre él.
Una vez ingresados todos los productos debe ir a Toma de Inventario – Informe de diferencias.

Este informe mostrará los ajustes que manager hará. Si estos ajustes tienen el VºBº del encargado,
se debe correr el ajuste de inventario, proceso que generará vales de ingreso o salida, dependiendo
del ajuste que deba hacer el sistema.

64
Informes de Existencias

 Consulta de Stock: Este informe permite buscar el producto y la bodega en la cual

se quiere consultar el stock al día de hoy.
 Inventario Físico: Informe que muestra el stock global o por bodega de los productos.
Se puede obtener con distintos métodos de valorización y a una fecha determinada
en forma global.
 Inventario Físico Retroactivo: Permite obtener el stock que había a una fecha
determinada en las distintas bodegas.
 Inventario Crítico: Emite un listado con todos aquellos productos que se encuentra
con su stock bajo el crítico que se ha ingresado en su ficha de stock.
 Inventario Negativo: Muestra todos los productos que tienen stock negativo al día
de hoy.
 Inventario Inmovilizado: Muestra aquellos productos que no han tenido ventas desde
una fecha determinada.
 Rotabilidad del Inventario: Muestra cuanto dura en bodega el stock de cada producto
en base a la demanda histórica del mismo.
 Saldos por productos: Muestra un resumen de stock de cada producto.
 Historia de un producto: Muestra todos los movimientos de un producto determinado
y en una fecha específica.
 Tarjeta de Existencias: Muestra el movimiento mensual de cada producto, valorizado
a costo promedio.

65
  Formulario para timbrar SII: Foliador de hojas para timbraje ante el SII.
 Detalle de consumos de OP: Muestra todos los consumos del proceso productivo.
 Ajuste de Inventarios: Muestra los ajustes de inventarios que se han efectuado.
 Detalle Corrección Monetaria: Reporte con resumen por cuenta contable con la
corrección monetaria que se ha efectuado a las mercaderías.
 Sugerencias de compras: Mediante la demanda histórica de los productos, informa
cuanto se debería comprar para suplir nuestras ventas.

Procesos de Existencias

 Calcular Valor Promedio Temporal: Hace un calculo al día de hoy de valor promedio
de las existencias. Esto se ve reflejado en la ficha de cada producto.
 Costear Producción Terminada: Costea los productos terminados ingresados por OP.
 Distribuir la mano de Obra mensual: Distribuye los valores dados en cada ruta de
fabricación, según las OP que tengan la ruta ingresada.
 Cierre de periodo comercial: Bloquea en ingreso de datos que muevan stock en el
periodo cerrado y calcula un nuevo costo promedio para los productos.
 Revertir cierre: Revierte el proceso antes señalado.
 Recalcular Ventas mensuales: Actualiza los datos de gestión comercial.
 Recalcular consistencia de Stock: Actualiza el stock de los productos.

66
  Recalcular consistencia de Stock por Lote: Actualiza el stock por lote de los productos
que manejan lote.
 Rebajar componentes: Rebaja con vales de salida los stocks de los productos
asociados en receta.
 Apertura de Stock en cero: Deja todos los productos con cantidades 0. Este proceso
no se debe hacer antes de efectuar un backup de la base de datos.
 Importar Stock Crítico: Importa en la ficha de stock el crítico de los productos.
 Exportar Stock Crítico: Exporta el stock crítico ingresado en la ficha de stock de cada
producto.

Como Realizar la Corrección Monetaria de las Existencias

Primero, se debe realizar el cierre comercial al mes de diciembre del año que se desea corregir.
Luego, ir al menú de Existencias – Otros Procesos – Corrección Monetaria
En la pantalla que se abrirá, ingresar los datos para la CM (IPC y variación de las diferentes monedas).

Una vez ingresado los datos dar OK

Finalmente emitir el informe de corrección monetaria subtotal izado por cuenta contable para hacer
el respectivo voucher contable y registrar los datos en contabilidad, ya que este proceso sólo agrega
el valor de la corrección monetaria en la tarjeta de existencia de los productos.

Formato para Importación del Inventario

Para importar el inventario se debe confeccionar un archivo Plano delimitado por comas. Para eso
procedo a explicar paso a paso el procedimiento completo de Importación.

Primero debe confeccionar un listado con los campos que a continuación muestro.

67
Posteriormente debe Concatenar cada uno de los campos y dejarlos separados por coma, como en
la figura:

Debe escribir la fórmula que aparece en la pantalla.

Copiar y pegar valores en la columna “G”

68
Y eliminar la Fila “1” y las Columnas “A, B, C, D, E Y F” ( “E” En el caso de que tuviere ubicación en
el inventario)

Quedaría de la siguiente forma:

Posteriormente
debe guardar el
archivo como
archivo de Texto
delimitado por
tabulaciones.

69
 Por último elimine los
signos doble Cremillas

(“)

Finalmente el archivo debe tener este formato que a continuación presento:

Para capturar los datos del inventario se deben seguir los siguientes pasos:

70
 Seleccionar el
archivo preparado
(*.TXT) delimitado
por comas

Después liste la captura probando si resultó la Captura.

Listado de la Captura
Luego generar la guía de recepción a partir de la captura Nº1

71
Seleccionar menú indicado en la figura anterior y asigne a cada Campo el nombre correspondiente
Bodega, Cantidad, Precio, Código y (Si estuviere) la ubicación.

Recuerde la fecha de la
Toma de Inventario o
guía de Recepción.

Al Ok usted ya habrá creado la guía de Recepción de Inicio. (Muchos le llaman la guía de Recepción
Número 1)

Recuerde marcar esta

guía como extracontable
para que no sea tomada
en cuenta en la
centralización de los
doctos. De compra del
período

72
Parametrización de Ventas y Documentos de Ventas

Parámetros Generales de Ventas

Los parámetros en general es el marco por medio del cual el sistema o los usuarios se van a mover.
Es decir, es como el administrador desea que funcione el sistema.

Seleccione Parámetros
en el menú de Ventas.

Opciones para Habilitar:

Lista de Precios con IVA incluido
Código de Barra
Comisiones en los documentos
Aprobación de notas de Ventas
Modificaciones de Facturas de Ventas
Ctas. Ctbles Obligatorias
Centros de Costos Obligatorios
Stock en Cotizaciones
Controles de Sobregiro
Usar Control de Crédito, etc.

73
 Ingreso de Comisiones de Vendedor en Tabla del Personal

Debe Ingresar a la tabla de Personal para definir que personas serán asignados como vendedores y
su comisión.

Parametrización Cotización según formato estándar de Manager (Pie de Página)

Parametrización de Observaciones en las Cotizaciones:

Para parametrizar el
Pie de Página debe
seleccionar el botón
Rojo hacia derecha.

74
Posteriormente puede diseñar o escribir el Pie de Página para las cartas y las Cotizaciones.

Parametrización de Boletas

Realice un clic en el Recuadro. Parametrice cada de unos de los campos

En la parametrización de los documentos, debe tener presente que la posición vertical debe ir en
subida, es decir, si tiene por ejemplo, folio en posición vertical 2, luego no puede ingresar fecha en
la posición vertical 1, pues el sistema asumirá que se trata de un salto de página.

75
Parametrización de Facturas de Ventas

La parametrización de la impresión de facturas de ventas, es igual a la de boleta de ventas

Parametrización de Guías de Despachos

La parametrización de la impresión de Guías de despacho de ventas, es igual a la de boleta de

ventas

76
Parametrización de Nota de Crédito

La parametrización de la impresión de Notas de crédito de ventas, es igual a la de boleta de ventas

77
Módulo de ventas

Como efectuar una cotización

Seleccione el menú Manager / Ventas / Menú Ventas / Cotización

Presione el botón Ingresar

Ingrese la información general de la

Cotización.

- RUT
- Número Cotización (Propuesto por sistema)
- Atención a: (Contacto Principal)
- Fecha
- Moneda de Venta
- Vendedor
- Probabilidad (Alta, media, baja)

Debe seleccionar el tipo de ingreso de los ítems.

Ingreso de cotización con ventana Selección Múltiple

78
La selección múltiple corresponde
a la selección del producto por
medio de jerarquías y niveles.
Para que se pueda utilizar este
modo de selección, debe el
módulo de Productos y Servicios
estar parametrizado como
“Outline”

Al ejecutar doble clic sobre las

jerarquías, los niveles se van
abriendo, hasta llegar a los
productos imputables.
Con doble clic sobre los
imputables, selecciona el
producto.
Para cambiar la cantidad a
cotizar, posicionarse en cantidad
y modificar

Finalmente Presione el botón

“OK” y confirme la cotización

79
La cotización que se genera es la siguiente:

Ingreso de cotización con Ventana de Detalle

Con esta opción, el

detalle aparecerá
inmediatamente, es
decir, la ventana de
detalle se despliega
automáticamente
después de presionar
el botón “Ok”

80
 La búsqueda de los
productos puede ser
distinta, ya que aquí se
puede digitar alguna
letra o carácter con el
que comience el
producto o se encuentre
dentro de su descripción
y el sistema mostrará un
listado con todas las
coincidencias.

Sin embargo, participa

del mismo concepto
anterior, es decir, dar
un doble clic sobre los
productos
seleccionados ya
estarás eligiendo el
ítem a cotizar.

81
 Como efectuar una nota de venta

Ingrese a Nota de Ventas en Manager / Ventas / Nota de Ventas como en la figura:

Presione el botón ingresar:

Ingrese los siguientes campos:

- Fecha
- Rut
- Vendedor
- Glosa de Pago
- Moneda
- O/C.
- Comisión

En el caso de que existiera una cotización aprobada y se quiera implementar el procedimiento de

Generar Nota de Venta de Cotización, se deben seguir los siguientes pasos.

Impute el número de la cotización aprobada e incorpore la forma de pago.

82
 De esa forma se genera
la Nota de venta de la
Cotización número 143

Como efectuar una guía de despacho

Para ingresar una Guía de despacho se deben seguir los siguientes pasos:

Presione el botón Ingresar...

83
y posteriormente ingrese el Rut del Cliente, el Vendedor, la Glosa de Pago, Entregar a:, la moneda
de venta, el descuento, etc.

En el caso de querer generar la Guía de despacho desde la Nota de venta debe seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar Generar GD
de NV

Seleccione el número
de Nota de Venta de la
cual se va a generar la
Guía de Despacho

Haga Doble clic sobre la

selección de los ítems
sombreados.
Recuerde que, si
está trabajando con
aprobación de NV, debe
aprobar la NV antes de
generar la GD

84
 Confirme las cantidades
que se despacharán y
luego presione el Botón
OK

Finalmente se generará
la Guía de Despacho

Como efectuar una factura de venta, desde cotización, desde nota de venta, desde
guía de recepción

Para generar una factura de venta de los distintos documentos de origen debe seguir los siguientes
pasos:

Seleccione factura de Venta

en el Menú de Ventas.

85
 Factura de Ventas desde cotización:

Ir a menú factura de ventas, seleccionar la opción Generar FAV de Cot, se desplegará una pantalla
para agregar el Nº de la cotización en cuestión, dar OK y seleccionar los productos a facturar.

Factura de Venta desde Nota de Venta:

Ir a menú factura de ventas, seleccionar la opción Generar FAV de NV, se desplegará una pantalla
para agregar el Nº de la Nota de Ventas en cuestión, dar OK y seleccionar los productos a facturar.

Factura de Venta desde Guía de Despacho:

Ir a menú factura de ventas, seleccionar la opción Generar FAV de GD, se desplegará una pantalla
para agregar el Nº de la Guía de despacho en cuestión, dar OK

86
 El correlativo de la
Factura de ventas se
puede parametrizar
para que lo asigne al
momento de generar la
factura, o bien al
momento de que esta
sea impresa.

Se puede generar facturas de varias guías de despacho, aquí tenemos dos opciones:

 Impresión detallada: Aquí se imprimirá cada producto por separado

 Impresión resumida: Aquí se imprimirá una glosa que diga “según guía Nº” y el total de la
guía

87
 Informes del menú ventas

Para consultar los informes debe seguir los siguientes pasos

Debe ir al menú de ventas y seleccionar la opción deseada dentro de Informes:

Este reporte muestra las ventas de los productos según el documento que se haya seleccionado, y
en la fecha que se haya especificado:
Este reporte muestra las ventas por clientes según el documento que se haya seleccionado, y en la
fecha que se haya especificado:

89
Este reporte muestra las ventas por vendedor según el documento que se haya seleccionado, y en
la fecha que se haya especificado:

90
Este reporte muestra las ventas de un producto según el documento que se haya seleccionado, y en
la fecha que se haya especificado:

Seleccione las opciones, rangos de fechas, de que documentos, etc.

Este reporte muestra los productos que se venden al cliente señalado, según el documento que se
haya seleccionado, y en la fecha que se haya especificado:

91
Este reporte muestra las comisiones de cada uno de los vendedores con su detalle por factura de
ventas

92
 Como efectuar centralizaciones de venta

Para centralizar las Facturas de Ventas es necesario primero definir que cuentas contables
participarán de este proceso, en Parámetros en el menú de Centralización.

Una vez confirmado los parámetros debe seleccionar el menú que a continuación muestro:

Defina el rango del período correspondiente y, seleccionar el check box Centralizar también la
distribución.

Ingrese la fecha contable

deseada. Por defecto, la fecha
de centralización, corresponde
a la del último día del mes

93
Posteriormente aparecerán los siguientes mensajes:

Por lo que debe ir a comprobantes contables y verificar que se hayan generado tales documentos.

94
Inteligencia Comercial

Como actualizar la información comercial

Para actualizar la información del modulo de Gestión comercial se debe seleccionar el menú de la
siguiente figura:

Seleccione la opción deseada

95
 Como consultar indicadores de la información

Estadísticas de ventas y de
compras.
Ejemplo en la siguiente
figura

Como consultar informes de venta a través de visión general

Usted puede seleccionar el tipo de informe que desea ver.

96
 Como consultar ranking de ventas

Seleccione el número a listar y los meses involucrados.

97
Como consultar gestión de ventas

Como consultar gestión de cotizaciones

98
 Como construir presupuesto de ventas
Suponga que desea presupuestar las ventas de los vendedores. Siga los siguientes pasos.

Haga clic en el botón ingresar e ingrese un presupuesto con el código de la persona a la cual quiere
controlar su gestión

Presione el Botón Ok.

99
 Debe llenar los campos
correspondientes a las metas
mensuales de ese vendedor.

En el caso de que el presupuesto

mensual sea fijo para todos los
meses, este botón copia en todos
los campos el monto
seleccionado.

Para consultar el control

presupuestario debe ir a “Menú
Gestión Comercial / Control
Presupuestario.

100
 Seleccionar
presupuesto
por vendedor
y año

Aquí se compara lo presupuestado versus la gestión real del vendedor

De la misma forma como se ingresa y ejecuta el presupuesto por vendedor, se pueden generar
presupuestos por productos y servicios y por clientes.

101
Módulo de Finanzas

Ingreso de Parámetros Generales de Finanzas

Los Parámetros del Menú Finanzas, permiten habilitar o deshabilitar opciones contables, como:
 Elegir el dígito que identifica las cuentas de activo, pasivo, ingresos y egresos.
 Modificar columnas de los libros de venta y compra.
 Seleccionar la cuenta contable que identifica la Utilidad del Ejercicio.
 Ingresar las cuentas agrupadoras del Estado de Resultado Standard.
 Definir correlativos de comprobantes.
 Habilitar la opción de llevar la contabilidad en una segunda moneda
 definir un código para contabilizar registros a una Orden de Producción.

102
 Dígito con que comienzan los Tipos de Cuentas: En este campo se debe digitar el primer
número con el que empiezan los códigos de cuentas contables de activo, pasivo, ingresos y
gastos. Estos vienen predefinidos, pero se pueden cambiar según la necesidad de la empresa.
 Para el Balance: en el campo de "Utilidad del Ejercicio" se debe seleccionar la cuenta contable
en donde el sistema registrará el resultado del ejercicio vigente.
 Para el Estado de Resultado: en estos campos se deben registrar los códigos de las cuentas
agrupadoras del estado de resultado. Estos datos permiten generar en el sistema, de forma
automática el "Estado de Resultado Standard"
 Correlativo de Comprobantes: Opción para llevar los comprobantes contables en correlativo
único o por tipos, si escoge " Correlativo por tipo de comprobante" haga clic en el botón
"Números Correlativos", se desplegará una ventana en la cual debe seleccionar el tipo de
comprobante y año, ejemplo CTB_I para comprobantes de ingresos, en el campo correlativo
se ingresa el último número de comprobante ocupado por la empresa, de tal forma que el
siguiente número lo proponga automáticamente el sistema.
 Multimoneda: En ésta opción se puede optar por dos datos
o Cuentas corrientes en múltiples monedas: Sirve para tener cuentas contables en más
de una moneda, esta moneda puede ser igual o distinta a la seleccionada como
segunda moneda de contabilización. De este modo se pueden obtener informes en
moneda $, segunda moneda de contabilización y moneda de la cuenta contable.
o Segunda moneda de contabilización: Sirva para llevar contabilidad en una segunda
moneda contable. Al ingresar un registro en un comprobante contable, el sistema
calculará de acuerdo al tipo de cambio el valor en segunda moneda. Usted podrá
obtener los informes tanto en moneda de origen como en segunda moneda.

103
  Títulos del Libro de Ventas: Opción para modificar el nombre en las columnas del Libro de
Ventas.
 Títulos del Libro Compras: Opción para modificar el nombre en las columnas del Libro de
Compras
 En el Comprobante: Nombre corto de "Op", nombre corto para identificar las órdenes de
producción, ésta opción se puede habilitar en la validación de las cuentas contables,
específicamente en las cuentas de resultado, permitiendo al sistema asignar un registro
contable a una "OP".

Como se ingresa un comprobante contable

Seleccione el Menú de Finanzas _ Comprobantes

Presione el botón Ingresar

Imputar el Tipo de Comprobante (Traspaso, Egreso o Ingreso según corresponda)
La Glosa contable
Fecha Contable
Al seleccionar Ok, se desplegará la ventana de detalle.

104
 Se deben incorporar los
Documentos que están
involucrados en el
reconocimiento del hecho
contable.

En el caso de que se cancele algún documento utilizar

el botón Contabilizar pagos

Los comprobantes de traspasos se utilizan para centralizar Facturas de Compras, Boletas, etc.

Ingresemos una factura de compra:

Seleccione el Tipo de Documento a

centralizar, en este ejemplo es una
factura de compras.
Automáticamente se desplegará la
fecha de emisión y vencimiento
Además de la cuenta contable
asociada.

Incorpore el número de documento, y el neto

Posteriormente ingrese el rut

Automáticamente
se contabilizará la
línea de impuesto y
el monto del IVA.

105
 Por último ingrese la
contrapartida. Este
puede ser un gasto o
un activo. Usted
deberá identificar
que tipo de cuenta
corresponde al
gasto.

Como listar comprobantes

Para listar los comprobantes contables se debe seleccionar el botón :

106
o en su defecto, también se puede listar desde el menú de Comprobantes / Listar Comprobantes

Herramienta contabilizar pagos

Ingrese un comprobante de egreso:

Presione el botón “ ”y“ ”

107
Seleccione un tipo de búsqueda de documentos pendientes (Por tipo documento o por RUT)

Seleccione el documento o documentos de pago y luego marque botón “Pago Parcial” o “Pago Total”
según corresponda:

108
y automáticamente se desplegará el comprobante generado del pago:

Importancia de contabilizar comprobantes

La importancia de Contabilizar comprobantes es el reconocimiento de ciertos hechos económicos,

que nos permitirá contar con la información para la toma de decisiones. Los comprobantes son los
registros de la información, de lo que sucede con la empresa, con cuanto Disponible cuenta la
empresa, cual es la utilidad o margen, etc. Si los comprobantes no están marcados como
contabilizados, estos no son considerados dentro de los informes contables que el sistema entrega.

Como contabilizar comprobantes en forma masiva

En la ventana de Comprobantes contables existe un botón que se encuentra a la derecha de la opción

“Contabilizado”

Este botón permite listar todos los comprobantes no contabilizados al presionar los botones de
selección “ ” y cerrar la ventana Manager preguntará si desea contabilizar todos
los comprobantes seleccionados.

109
 Informes de Ctas. Ctes.

Informe de movimientos de un Rut

Seleccione el menú de Informes de Ctas Corrientes y movimientos de un Rut

Seleccione un RUT o Nombre

de Cliente o proveedor que
busca y el rango de fechas a
listar.

110
En el caso de que quisiera solicitar solo los pendientes de ese RUT, usted puede seleccionar el
chekbox “Sólo los Pendientes”

Recuerde que existen otros tipos

de vistas que pueden ser más
cómodas para búsqueda

Informe de documentos pendientes, por las distintas alternativas

Revise el botón de documentos pendientes por todas las alternativas.

Por vencimiento, Por número de documento, por cuenta contable, por histórico por Cuentas o por
RUT (Uno, Todos, Clientes y Proveedores)

111
 Como seleccionar un rango de documentos y asociarlos a una carta de
cobranza

Para el ejemplo que mostraré utilizaremos la consulta de documentos históricos por cuentas tal como
muestra la siguiente figura:

Para seleccionar uno o varios documentos debe seleccionar o presionar los botones que se presentan
en la parte inferior izquierda de la pantalla.

112
Seleccione dos documentos...

Presione el botón

Escriba el párrafo Escriba el Párrafo

inicial que desee Final (Sin firma)

113
 Grabe la carta ya creada con
el check box “Grabar las
cartas generadas como
acciones tipo Carta-Fax”

Esta carta se presenta de la siguiente forma:

114
Informe de búsqueda general

Lo importante en este tipo de

informes, es que nosotros podemos
filtrar o buscar de acuerdo a varios
criterios (por cuenta, por tipo
documento, por número, por RUT,
por centro de costo, por sucursal,
concepto contable o monto al debe o
haber)

Informe Analítico

Se realiza la búsqueda de acuerdo a las

alternativas que se ven en la pantalla.

Fecha de Vencimiento
Por Número de Documento
Por Cuenta Contable
Histórico por Cuenta
Por RUT (Uno, Varios, Clientes
Proveedores)

115
 Finalmente se desplegará en impresora
un informe similar al de la figura

Informe de cumplimiento de pago

Como resultado tenemos el siguiente informe, por medio del cual podemos ver los días atrasados,
cuantos documentos están atrasados, el % fuera de plazo, etc.

116
 Flujo de Caja (Teoría)

El Flujo de Caja se encuentra normado en el Boletín Técnico Nº 65 del Colegio de Contadores. Es

una herramienta que posibilita anticipar los saldos de dinero de su empresa a partir de los ingresos
y egresos proyectados para un periodo determinado. El análisis del flujo de caja es esencial en todas
las decisiones de calificación de crédito y para Las decisiones de inversión que pueden tomar
denominadas decisiones de capital de trabajo. Para elaborar un Flujo de Caja se debe determinar,
las partidas que se utilizarán, clasificándolas en Ingresos y Egresos. Los Ingresos deben incluir todas
las partidas que generen entradas de dinero. Los Ingresos se dividen en Operacionales que son
aquellos que provienen de la operación habitual del negocio, es decir, los que se generaron en el
negocio, la partida más común en ésta categoría son ventas. Los No Operacionales, no provienen de
la operación habitual del negocio, ingresos por arriendo entre otros. Como egresos deben incluir
todas las partidas que involucran salida de dinero como, por ejemplo: Pago de anticipos, sueldos y
honorarios, pago a proveedores, pago de cotizaciones previsionales (AFP e Isapre), pagos de IVA.
Los pagos deben hacerse en efectivo o con Banco. Muchas transacciones y registros contables pueden
afectar las utilidades, pero no al flujo de caja, y viceversa. El análisis de los patrones de flujo de caja
puede revelar un nivel de capacidad de pago de la deuda más fuerte o más débil de lo que podría
deducirse a partir de un análisis de las utilidades.

 Configuración del Flujo de Caja en Manager

1. Las cuentas contables de activos disponibles, como lo son las cuentas de Caja y Banco, deben
estar con la opción “Saldo Disponible para Flujo de Caja”, ya que sus saldos son el punto de
partida del flujo de caja, para que aparezcan en él, estos movimientos deben estar
necesariamente contabilizados.

117
2. El flujo de caja se alimenta de aquellos tipos de documentos, como FAV, FAC, ANT, etc., que
significan egresos o ingresos de disponible, estos tipos de documentos deben tener la opción
marcada “Flujo de Caja”. Todos los tipos de documentos están asociados a una cuenta
contables, la que nunca debe tener marcada la opción “Saldo Disponible para Flujo de Caja”,
ya que de ser así se duplica el movimiento.

3. Los documentos, como EFE, CH1, CHF, que están asociados a las cuentas contables de caja
y banco que son activos disponibles, no deben tener marcada la opción “Flujo de Caja”.
4. Los asientos contables que involucran documentos asociados a cuentas contables de Caja y
Bancos que tiene marcada la opción “Saldo Disponible para Flujo de Caja”, deben
contabilizarse para que aparezcan en el flujo.
5. Los Documentos ingresados por los módulos de abastecimiento, ventas, documentos
genéricos, no es necesario centralizarlas para que aparezcan en el flujo.
6. Si el documento se ingresa por contabilidad, no es necesario que estén contabilizados para
que aparezcan.
7. Luego vamos a Módulo Finanzas / Informes de Cuentas Corrientes / Flujo de Caja

8. El informe aparece automáticamente de acuerdo a la parametrización anterior

118
 9. Luego aparece el detalle de los saldos presentados:

Configuración Flujo de Efectivo en Manager

1. En plan de cuentas se debe marcar lo siguientes

 Incluir al flujo de efectivo

Solo las cuentas de efectivo (Bancos), y efectivo equivalente (depósitos a plazo).
 Incluir al Saldo inicial
Solo las cuentas de efectivo y efectivo equivalente

119
 2. En Tablas generales se debe ingresar en tabla especial de flujo de efectivo, la variación del
IPC
3. En tablas generales se debe ingresar en Conceptos de flujo de efectivo.
 Aquí se debe ingresar cada concepto y se debe seleccionar si es de operación
financiamiento u operación ( suma o resta ) según sea el caso ejemplos:
i. Recaudación Clientes
ii. Pago IVA
iii. Pago proveedores
iv. Intereses pagados

4. Luego se deben ingresar en cada comprobante en el que se utilice las cuentas que se
marcaron para el flujo de efectivo, el concepto de flujo respectivo, además, todos estos
comprobantes deben tener marcado “aprobado”.

Emisión del Flujo de Efectivo

1. En Menú finanzas opción Cuentas Corrientes seleccionar Flujo de efectivo

2. Aquí se debe digitar la variación del IPC para el precio seleccionado, si es hasta marzo la
variación que hay hasta marzo
3. Luego se esta en condiciones de ejecutar el informe.

Encabezado del informe

GLOSA MONTO MONIPC

Glosa: Corresponde al área en la cual aparecerá la lectura del concepto

Monto: Celda en la que irán valores monetarios.
MONIPC: Celda en la que estará el valor numérico que resulta de la variación de IPC según
corresponda.

120
 Detalle del informe

Flujo originado por actividades de la Operación

Corresponde al titulo del primer encabezado de información a desplegar

/Flujo Neto (positivo/negativo) originado por actividades de la Operación

Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que se utilizaron bajo esta condición

Flujo originado por actividades de Financiamiento

Corresponde al titulo del Segundo encabezado de información a desplegar

/Flujo Neto (positivo/negativo) originado por actividades de Financiamiento

Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que se utilizaron bajo esta condición

Flujo originado por actividades de Inversión

Corresponde al titulo del Tercer encabezado de información a desplegar

/Flujo Neto (positivo/negativo) originado por actividades de Inversión

Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos que se utilizaron bajo esta condición

/Flujo Neto Total positivo/negativa del Ejercicio

Corresponde la sumatoria positiva o negativa de los 3 puntos (/Flujo Neto (positivo/negativo)
originado por actividades de Financiamiento, Flujo Neto (positivo/negativo) originado por actividades
de Inversión, /Flujo Neto (positivo/negativo) originado por actividades de la Operación )

Efecto inflación sobre efectivo y efectivo equivalente

Corresponde a la Corrección monetaria inversa de los saldos iniciales mas corrección monetaria inversa del
movimiento mensual de flujo efectivo y flujo efectivo equivalente, Sistema debe tomar para este calculo SOLO
aquellas cuentas contables que tienen marcada la opción Incluir al Flujo de efectivo

Variación Neta del Efectivo y Efectivo Equivalente

Corresponde a la resta entre “Efecto inflación sobre efectivo y efectivo equivalente” y “Flujo Neto
Total positivo/negativa del Ejercicio”

Saldo final del efectivo y efectivo equivalente

Corresponde al saldo final de las cuentas que son efectivo y efectivo equivalente, que tienen marcada en el
plan de cuentas la opción incluir al saldo inicial e incluir al flujo efectivo.

Saldo inicial del efectivo y efectivo equivalente

Corresponde al saldo inicial corregido, a la fecha que se esta ejecutando el informe, de cuentas son efectivo y
efectivo equivalente que tienen marcada en el plan de cuentas la opción incluir al saldo inicial e incluir al flujo
efectivo. Debe multiplicarse por el campo que esta digitado en FACTOR PORCENTAJE INICIAL.
 Informes Contables

Como consultar Libros Mayores

Seleccione la cuenta contable

(o las cuentas si es por
rangos) y el rango de fechas.
Además tiene la alternativa
de seleccionar un centro de
costos determinado

Como consultar un Balance Tributario

Se desplegará el siguiente Menú o pantalla:

 Además, seleccione si
lista en pantalla, imprime
o exporta a un archivo.
Puede ser también que
quiera imprimir a un día
intermedio (a mitad de
mes por ejemplo)

Como consultar Balance Clasificado

Seleccione balance clasificado.

Revise a que nivel desea el
informe. Adicionalmente puede
mostrar los códigos de las cuentas
en el informe.

123
 Utilidad de opción recalcular saldos

Cuando deseamos emitir informes contables, debemos correr este proceso de recalculo para poder
actualizar la información de Saldos Contables.

Como consultar Libro de Honorarios, Compras y Ventas

Para emitir estos informes debe presionar cualquiera de estos botones.

Para todos los casos se

solicitará el rango de
fecha

Se puede imprimir o
exportar estos libros.

Además, se puede
imprimir en borrador o
en Formato de
formulario timbrado
(SII)

124
 Parametrización General para utilizar Cuentas Corrientes

Para parametrizar las Cuentas corrientes se deben parametrizar el plan de cuentas

Debe desplegar el Plan de Cuentas y seleccionar alguna cuenta que se Parametrice con documentos
Analíticos, como por ejemplo la Cuenta “Clientes” (Figura).

Posteriormente debe presionar el botón “ ”

125
De acuerdo a la figura, debe parametrizar la cuenta contable Clientes en forma obligatoria, tanto en
Traspasos como en Ingresos y Egresos, con los siguientes requerimientos:

RUT, Tipo y Nº Documento, Fecha, Fecha Vencimiento, Debe Haber y Glosa Movimiento.

Como se definen los tipos de documentos y validación para cuentas

analíticas

Seleccione el menú Tipos de Documentos y sombree el tipo de documento

126
Mostrar la cuenta contable asociada para tal documento. Sino no esta creada la cuenta contable de
Clientes o Facturas por Cobrar o similar, debe crearla para asociar el documento, marcar las opciones
que tendrá el documento (explicadas en Tipos de documentos).

Como se parametrizan Fórmulas de Documentos Analíticos

Esto se realiza marcando botón “ ”

Presionar el botón Modificar y

posteriormente modifique el
campo Afecto, IVA, Total.
Presione el Signo de Función y
modifique de acuerdo a los
requerimientos.

127
 Como se parametrizan Cheques y Letras

En la Tabla de tipos de documentos se debe realizar la parametrización de los cheques haciendo clic
en botón “ ”: La parametrización de impresión de cheques y letras es similar a la parametrización
de la Factura de Ventas

Seleccionar los campos a

imprimir en el Cheque

Luego seleccionar el check

box de “Cheque”

128
 Apoyo al correcto ingreso de saldos iniciales de Cuentas Bancarias y/o cuentas
corrientes de Apertura

Suponga que el análisis de la Conciliación sea la que a continuación detallo.

Saldo Contable (Mayor al 31/12/2003)

$1.508.525

Cheques girados y no cobrados $ 501.253

Número Fecha Monto

125 21/12/2003 150.000
128 31/12/2003 180.536
129 31/12/2003 170.717

Saldo Bancario según Cartola $2.009.778

Para ingresar al sistema la apertura de la conciliación debe incorporarlo por medio de una importación
de archivo Excel, guardado como texto delimitado por tabulaciones.

Los campos son los siguientes:

Columna A: Tipo de Comprobante

Columna B: Fecha Comprobante
Columna C: Glosa Comprobante
Columna D: Cuenta Contable
Columna E: Glosa Línea
Columna F: Debe
Columna G: Haber
Columna H: Neto
Columna I: Centro de Costos

129
Columna J: Tipos de Documentos
Columna K: Número de Documentos
Columna L: Fecha de Vencimiento
Columna M: Fecha de emisión
Columna N: RUT
Columna O: Razón Social
Columna P: Dirección
Columna AB: Número de Comprobante

El Archivo debe ser como lo presento en la siguiente Figura:

Para realizar la Importación de las Cuentas Corrientes debe realizar los mismos pasos que el punto
anterior.

Primero debe incorporar en detalle cada documento vigente al cierre anterior a la apertura. Los
Campos se deben conservar de la misma forma. Por ejemplo las facturas de Ventas serán
incorporados con el RUT, el Tipo de Documento, número de documento, la fecha de Vcto, Emisión,
el Saldo vigente, la fecha del comprobante (fecha de Apertura), etc.

Como Efectuar cierre de Periodo Financiero

El proceso de Cierre Financiero se puede realizar de el menú de la siguiente figura:

130
Los cierres implican que los documentos previos a la fecha de cierre, son inmodificables. Estos se
podrán modificar solo si se revierte el cierre.

En el caso de los Costos, es necesario realizar el cierre comercial para que el sistema calcule las
tarjetas de existencias.

Diferencia entre centralizar y no centralizar periódicamente a nivel de

cuentas corrientes

La diferencia de centralizar o no diariamente es que la información contable no se actualiza. Sin

embargo, las cuentas corrientes se ven reflejados una vez ingresados en cualquiera de los módulos
que existen. A decir, Abastecimiento y Ventas.

131
Inteligencia Financiera

Presupuestos Financieros

Como crear un plan de cuentas presupuestario

Seleccione menú de Gestión Financiera y Control Presupuestario

Usted puede ingresar las cuentas contables en forma masiva.

También se puede
crear las cuentas a
partir de las cuentas
contables.

Como se asignan las cuentas presupuestarias

Seleccione Asignación de Cuentas Contables.

Con simples dobles clic

usted podrá asignar las
cuentas contables
(Relacionar las cuentas
contables con las
cuentas
presupuestarias)
 Como se Asignan los Montos Presupuestarios
 Presupuesto General

Dar ingresar para ingresar el nombre y año del presupuesto

133
Luego presione botón “Montos”. Luego asigne los montos en esta opción:

Se ingresan los montos

mensuales.

 Presupuesto por Centros de Costos

En este caso hay que

seleccionar el chekbox de
Centros de Costos. El
procedimiento es similar
al punto anterior.

134
Como se ejecuta un presupuesto
Vaya al Menú Gestión Financiera / Control Presupuestario:

Puedo solicitar el informe en forma acumulada marcando checkbox “ ”

 Como Consultar un Balance General a través del menú

Siga los pasos que a continuación se muestra:

 Informes Financieros

Para construir un informe financiero debe seguir tres pasos fundamentales.

Crear las Variables Financieras

Son las unidades en que se informan los resultados. Estos pueden ser en Miles, C/U, en Dólares, en
UF, etc.

Luego ingrese los montos en botón “ ”. Luego ingresar los conceptos y las tablas.
 Indicadores y Fórmulas

Este concepto se refiere a las fórmulas generalmente identificadas con las cuentas contables.

En este paso se pueden seleccionar cuentas contables o agrupadores de cuentas en las cuales se
pueden utilizar las 4 operaciones básicas (suma, resta, multiplicación y división). Además de utilizar
las cuentas contables, se pueden ocupar las variables creadas previamente.

Para ingresar la fórmula de cálculo, dar click en fx, botón con el cual se abrirá la siguiente pantalla:

138
 Creación de Informes

Para agregar indicadores a este informe (los informes pueden tener mas de un indicador cada uno),
se debe dar click en el ícono lápiz

139
Al dar click en el ícono lápiz, se abrirá la siguiente pantalla para agregar o quitar indicadores a este
informe:

Seleccione las fórmulas para ese informe. Por ejemplo para un informe de liquidez puede ser una
fórmula de Capital de trabajo o prueba ácida.

Como consultar informes Financieros

Los informes financieros se emiten desde el menú que a continuación muestro:

140
Centro de Información

Como Ingresar una Nueva Consulta

Al presionar botón ingresamos una nueva consulta

141
Aquí ingresamos el nombre de la consulta, el autor, su clasificación, grupos de usuario con acceso a
la consulta y una breve descripción de la información a obtener
Luego de grabar la consulta presionando botón hacemos clic en botón para construir la
consulta personalizada

Hacemos clic en botón para abrir los campos “Select”, “From, “”Where”, “Order By”, “Group By”
y “Where para usuarios”

142
  Revisión de la sentencia Select
En el select se ingresan los campos de las tablas a filtrar

 Revisión de la sentencia From

En el campo From se ingresan las tablas a filtrar

 Revisión de la sentencia Where

En el campo Where se ingresan las condiciones (filtros) y relaciones entre las tablas

 Recomendaciones importantes:
1. Cuando construya una consulta hazlo de a poco, pruébala, si te funciona sigue adelante
2. Cuando una consulta compleja no te funciona cópiala al campo descripción, luego borra
aquellas partes de la misma donde sospechas que podría estar el problema, cuando te
funcione, agrega algo más y prueba; sigue adelante en la medida que funcione
3. Para consultas complejas, si tiene instalado Sql Server, probablemente le resulte más cómodo
usa el editor de SQL Server y luego copiar la consulta a Manager ERP.

 Funciones de Fecha
1. Getdate(): Fecha de hoy
2. Texto a Fecha: Convert(datetime,'18/01/2006',103)
3. Fecha a Texto: convert(char,convert(datetime,fecha,103),103)
4. Nota: 103 es el formato de la fecha en este caso dia/mes/año

 Valor neto de una factura, boleta o nota de crédito

docu_db.totneto * case when docu_db.tipodoc=4 then -1 else 1 end as neto

 Ejemplo de condiciones anidadas:

Traducción del campo tipo de documento

Case
when docu_db.tipodoc=1 then ‘Factura’
when docu_db.tipodoc=2 then ‘Guía de Despacho de Venta’
when docu_db.tipodoc=3 then ‘Boleta de Compra Venta’
when docu_db.tipodoc=5 then ‘Vale de ingreso’
else “Otro Documento”
end as “Tipo de docuemento”

Para traducir el tipo de Cliente

Case
when clien_db.tipo =1 then 'Cliente'
when clien_db.tipo =2 then 'Prospecto'
when clien_db.tipo =3 then 'Clie-Prov'
when clien_db.tipo =4 then 'Propecto'
when clien_db.tipo =5 then 'Candidato'
when clien_db.tipo =6 then 'Bde D'
when clien_db.tipo =7 then 'Otro'
end As tipo

143
Valor en el que se vendió un producto (Precio unitario de la línea aplicado los descuentos)
Solo funciona para notas de crédito y Facturas

case when tipodoc=4 then -1 else 1 end *case when art_db.monevta='$' then 1 else
docu_db.tasacbio end*docde_db.precunit*(1-docde_db.descto/100)*(1-case when
docu_db.dctotipo=1 then docu_db.dctopje/100 else
docu_db.dctopje/(docu_db.totneto+docu_db.dctopje) end

Seleccionar por un rango de fechas

Cotizaciones coti_db.fecha >=convert(datetime,'01/01/2006',103) and
coti_db.fecha<=convert(datetime,'31/12/2006',103)
Documentos docu_db.fecha>=convert(datetime,'01/01/2006',103) and
docu_db.fecha<=convert(datetime,'31/12/2006',103)
Acciones rep_db.inicio>=convert(datetime,'01/01/2005',103) and
rep_db.inicio<=convert(datetime,'31/12/2006',103)

Link entre Tablas:

Cotizaciones Personal coti_db.codvend=perso_db.numreg
Documentos Personal docu_db.codvend=perso_db.numreg
Documentos Cliente docu_db.nrutcli=nreguis
Acciones Personal rep_db.codvend=perso_db.numreg
Cotizaciones Clientes coti_db.nrutclie=clien_db.nreguist
Documentos Clientes docu_db.nrutclie=clien_db.nreguist
Acciones Clientes rep_db.nrutclie=clien_db.nreguist

Funciones que requieren una traducción de TS a SQL

Sentencia TS Equivalente SQL
IIF Case
When A=1 Then Alfa
When A=2 Then Beta
Else ‘Otra Letra’
End

fecha>=ctod('15/03/2002') fecha>=convert(datetime,'15/03/2006',103) and

Empty Is null
.T. Is true
.F. Is false

144
  Diccionario de Datos de la tabla de consultas personalizadas SQL

Campo Comentario
NOMBRE
CLASIF
MAIL Mail a los que se distribuye la consulta
FORMATO Formato de archivo adjunto, si no tiene ninguno se manda
en el cuerpo del mensaje
MAIL_ASUNTO Campo asunto del mail
DEM_PLAN Programa de Distribución:
Case
When DEM_PLAN = 1 then 'Los Días'
When DEM_PLAN = 2 then 'El día'
When DEM_PLAN = 3 then 'Cada' end
DIAS_SEMANA Días de Los Días en que se envía el mail cuando se
selecciona la opción Cada
Case
When DIAS_SEMANA = 1 then 'L'
When DIAS_SEMANA = 2 then 'M'
When DIAS_SEMANA = 3 then 'W'
When DIAS_SEMANA = 4 then 'J'
When DIAS_SEMANA = 4 then 'V'
When DIAS_SEMANA = 5 then 'S'
When DIAS_SEMANA = 6 then 'D'

end
HORAS Horas en las que se envía el mail
SQLCOLUM No se usa
SQLSELECT Select de la sentencia SQL
SQLFROM From de la sentencia SQL
SQLWHERE Where de la sentencia SQL
SORT Sort de la sentencia SQL
DESCRIP Descripción de la consulta
CODVEND Personas autorizadas a modificar la consulta
CREADO Fecha en que fue creada la consulta
USADO Fecha en que se usó por ultima vez la consulta
TIPO No se usa
CONTROL No se usa
NUMREG No se usa
JDD No se usa
PT1_NOMBRE No se usa
PT1_COLUMNA No se usa
PT1_FILA No se usa
PT1_PAGINA No se usa
PT1_DATO No se usa
PT2_NOMBRE No se usa
PT2_COLUMNA No se usa
PT2_FILA No se usa
PT2_PAGINA No se usa
PT2_DATO No se usa
PT3_NOMBRE No se usa
PT3_COLUMNA No se usa
PT3_FILA No se usa
PT3_PAGINA No se usa
PT3_DATO No se usa
SMS Indica que se envía por mail
RUTA Ruta donde se debe dejar el archivo de la consulta
MAIL_FROM Dirección de correo de donde se envía la consulta
CONDICION 0 sin condición
1 sólo si vacío
2 solo no es vacío
FIN_MES Enviar a fin de mes
DIA_MES Día en que se envía la consulta (cuando se selecciona “El
día”
INTERVALO Enviar cada (tiempo en horas)
SQL_WHEREUSR Filtro para los usuarios
MODIFICACION
SQL_LIBRE Sql libre
SORT2
PROXACTIV Fecha de próximo envío
ULTREVISION

146
Módulo Producción

Definición de parámetros y tablas

Ingrese a Menú Manager / Producción / Menú de Producción / Parámetros

Una vez dentro de la ventana de parámetros del menú de producción, asigne los nombres a cada
uno de los campos de:

Orden de Producción: Aquí se ingresa el nombre abreviado y completo de la orden de producción

Correlativo: Define el correlativo del número de las OP
Máquina: Nombre de la unidad que realizará el trabajo, por ejemplo “Máquina”, “Operario”, etc.
Contador: Unidad de medida en la cual se medirá el trabajo, por ejemplo Hora hombre, hora máquina
Además marque los checkbox (si corresponde):
Avisar Stock en Órdenes de Producción y Notas de Venta: Para controlar el stock al momento de
emitir la orden de producción y evitar que estos documentos sean hechos sin que exista materia
prima.
Validar Campo OP en los Vales: Para que los consumos de cada vale queden asociados a una orden
de producción, y al momento de cerrar y calcular costos, se puedan identificar los movimientos por
OP

Luego defina las bodegas por defecto para las materias primas y productos terminados
 Como Ingresar Rutas de Fabricación

Ingrese a Menú Manager / Producción / Menú de Producción / Tablas

Ingrese las Rutas de Fabricación: Cada una de estas rutas resume las etapas por las cuales pasará
cada producto durante todo su proceso de fabricación.

Como Ingresar Operarios

Ingrese a Menú Manager / Tablas Generales / Personal

Marque el checkbox “Mecánico” para que estas personas puedan asignarse en cada OP
 Parametrización de Materias Primas y Productos Terminados

Defina e importe las materias primas y productos terminados si es necesario. No olvide parametrizar
las imputaciones contables de acuerdo a la naturaleza de la existencia
Si el producto es una materia prima parametrice las imputaciones contables de la siguiente manera

Si el producto es un producto terminado parametrice las imputaciones contables de la siguiente

manera

Defina el Método de Costeo de los Productos para los productos terminados

149
Las alternativas de costeo son:

Según Consumos reales de la OP

Según Cantidades de la Receta
Según Cantidades del Listado de materiales de la OP
Defina además si el producto terminado manejará fecha de vencimiento y Lotes, como por ejemplo
si se trata de remedios, lo cual define en la ficha del producto terminado en cuestión

Definición de Recetas

Una vez importados los productos y sus materias primas, defina cuales, hay que relacionar cada
producto terminado a producir con sus componentes o receta, para ello, estando en la ficha del
producto terminado al cual le ingresará su receta, ingrese a:

Manager / Productos y Servicios / Menú Productos y Servicios / Formulación de Componentes

150
Esta información se puede digitar o importar desde una planilla Excel

Asignación de Máquinas y Rutas de Fabricación a Productos Terminados

Habiendo ingresado los productos y sus recetas, se debe ahora, ingresar las máquinas que realizarán
el proceso productivo. Para ello complete la tabla de máquinas, ingresando a:
Menú Manager / Tablas Generales / Máquinas

151
Asigne las máquinas a los productos terminados. Para ello estando situado en el producto terminado
al cual se le asignará la máquina, ingrese a Menú Productos y Servicios / Definición Máquinas:

152
Asigne las rutas de fabricación a los productos terminados
Al igual que para la asignación de máquinas, asigne la ruta de fabricación para cada producto
terminados. Esto debe hacerlo en Menú Productos y Servicios / Ruta de Fabricación

153
Esta ruta de fabricación es importante al momento de costear la mano de obra, ya que los tiempos
ingresados por cada ruta se prorratean al momento de calcular los montos de mano de obra por OT
terminada

Proceso de Producción

Una vez ingresados todos los productos terminados con sus respectivas recetas, cuentas contables,
máquinas, rutas, forma de costeo y costos de materias primas, se procede ha efectuar pruebas de
costeo ingresando ordenes de trabajo, generando vales de salida e ingreso de estas. Para ello estando
dentro del menú de producción

- Ingresar OP

154
- Generar vale de salida de OP por consumo de materias primas

- Genera vale de ingreso por alta de OP

- Distribuir la mano de obra (si la hay)

- Efectuar costeo real de la producción

155
- Cerrar período comercial

- Centralizar costos

- Revisar comprobante de centralización de costos

- Revisar detalle de costos

156
- Emitir informes de producción

157
Módulo Servicios

Parámetros del Módulo

Para esto entre a Manager / Servicios / Menú Servicios / Parámetros

En este menú se ingresan los parámetros básicos, tales como:

Nombre completo y abreviado de los documentos Orden de trabajo y Presupuesto

Personalizar los nombres para máquinas, Patente, contador, Razón Social y Operario
Marque los checkbox según plan de implementación
Patente Obligatoria: Al marcarlo será obligatorio ingresar la patente del vehículo al momento de hacer
un presupuesto u orden de trabajo, por lo tanto se recomienda marcarlo para evitar que se ingresen
documentos en los cuales no se pueda identificar el vehículo.
Cliente Obligatorio (Facturar A): Al marcarlo obliga a ingresar el cliente en los documentos a facturar
Los repuestos e insumos de una O/T se cargan con vales de existencias. Así al liquidar y facturar una
O/T, se incluirán los vales de consumo asociados: Al marcar esta opción ,los consumos de una O/T
(repuestos e insumos), deben rebajarse de inventario emitiendo un vale de salida que indique en su

158
detalle el número de la O/T respectiva, ya que al facturar la O/T , esta solo considerará la mano de
obra (servicios) , y por lo tanto , luego de facturar la mano de obra, habrá que facturar los consumos
de la O/T, es decir los consumos realizados con vales de salida. La opción contaría es no marcarlo,
así al facturar la O/T, la factura resultante incluirá tanto repuestos como mano de obra.

Tablas del Menú de Servicios

Para llenar el contenido de las tablas del menú de servicios, ingrese a Menú de Servicios / Tablas

Las tablas son:

Tipos de O/T (Orden de trabajo)
Unidades
Categorías y factores de precio (Utilizados para modificar el precio de venta a clientes)
Glosas y formas de pago.

Parametrización de las Máquinas

 Como llenar las tablas del Menú

Según el nombre que se le haya asignado en los parámetros generales del menú de servicios usted
podrá ingresar las fichas de cada vehículo o máquina, de forma tal que a esta se le pueda luego
emitir un presupuesto u orden de trabajo. Sin embargo antes de comenzar a ingresar esta ficha, es
conveniente primero llenar las tablas del menú máquina, pues su contenido es necesario al momento
de ingresar los datos de algún automóvil (modelo, color, marca, etc.).

159
Para llenar el contenido de las tablas del menú “máquina”, ingrese a:

Menú de Servicios /Menú máquina / Tablas

Estas tablas contienen información sobre:

Colores, Equipamientos, Marcas, Modelos. Categorías de precio (Vistos en menú anterior)
Otras Opciones del Menú máquina. A parte de las tablas, el menú máquina consta de otras opciones,
las cuales son:

Historia: Permite obtener información detallada sobre los servicios prestados a una máquina, por
orden de trabajo
Importar: Permite importar en un archivo plano (en formato Excel) la carga de máquinas.
Listar: Permite listar las máquinas ingresados al sistema, por marca, modelo, color, etc

160
  Ingreso de máquinas

Para ingresar máquinas habiendo llenado previamente las tablas del menú máquinas ingrese a:

Menú de Servicios / máquina

y haga clic en el botón ingresar para cargar las máquinas, esta ficha se llena a partir de la patente
del vehículo (o puede ser el número de identificación o serie, en caso de tratarse de máquinas), luego
digite el RUT del cliente o propietario de este vehículo ( máquina). Sino existe, el sistema le dará la
opción de crearlo en la ficha de clientes. Termine de ingresar la información relativa a marca, modelo,
color, año, número de chasis, motor, equipamiento y observaciones. Ante cualquier concepto que no
aparezca en la tabla, por ejemplo color u otro al momento de ingresar la ficha de algún automóvil,
ingrese a las tablas de este menú (visto sesión 2), y llene la tabla correspondiente con el concepto
que falta.

Ingreso De Presupuestos

Una vez ingresados, los productos y servicios, clientes, máquinas, y llenado las tablas del menú de
servicios, la siguiente etapa es comenzar a ingresar los presupuestos u ordenes de atención, en las
cuales se detalla que servicios y/o repuestos se ocuparán en el vehículo.
Así,

Para ingresar un presupuesto, ingrese a Menú de Servicios / Presupuesto

Haga clic en el botón ingresar, con lo cual el sistema le asignará automáticamente un número
correlativo a este documento. Ingrese datos de patente (sino existe, le ofrecerá la opción de crearla).
Luego, marque OK, para ingresar el detalle del presupuesto, es decir que productos o servicios
contempla este presupuesto, por ejemplo, el servicio “Revisión integral del vehículo”, el cual debe
haber sido ingresado con anterioridad en menú de productos y servicios. Desde este presupuesto u
orden de atención usted podrá acceder a información sobre el cliente, vehículo y producto o servicio
del documento entre otros.

161
Note que aquí se ingresa el Número del Siniestro para efectos de seguros contratados. En la medida
que se ingrese este dato, podrá obtenerse en Menú servicio/informes un informe de ventas por
Compañía de Seguro correspondiente

Menú presupuesto

Al igual que el menú de máquinas, el documento presupuesto tiene su propio menú, cuyas opciones
son:

Parámetros: Permite asignar, nombre, correlativo y pie de página del presupuesto

Generar OT de Ppto: Permite generar una orden de trabajo de un presupuesto

Generar Ppto de OT: Permite generar un presupuesto una orden de trabajo

162
Listar: Permite listar presupuestos por rango de fecha

Atributos del Presupuesto:

Al momento de generar la Orden de Trabajo del presupuesto, este cambiará de estado “Aprobado”
automáticamente sino lo aprobó con anterioridad, lo cual se reflejará en que el checkbox “aprobado”,
ubicado en el extremo inferior derecho, quedará marcado con un visto bueno.

Cabe hacer notar que al imprimir un presupuesto, este separará sus ítems en categorías de Mano de
obra (para ítems definidos como servicio en la ficha de productos y servicios) y Repuestos (si trata
de un producto), así por ejemplo al imprimir el presupuesto Nº 6, este se quedará como sigue:

163
 Ingreso de Ordenes de Trabajo y Mecánicos

En esta etapa se ingresan las Órdenes de Trabajo. Vaya a Menú de Servicios / Orden de Trabajo

Detalle de la OT

Manager permite asignar un operario. Lo anterior es importante, ya que en el detalle de cada O/T,
tiene la opción de marcar el checkbox Trato, para aquellos mecánicos que trabajan a trato. Si marca
este checkbox, deberá ingresar el mecánico.

164
Historial: al marcarlo en una línea de detalle permite obtener el historial de un trabajo en Menú
máquina /Historia
Garantía: Se marca cuando el servicio prestado en la O/T, es por un vehículo con garantía, y por lo
tanto, no tiene costo para el cliente
Pagado: Al estar Marcado indica que dicho servicio ya está pagado.

Opciones del Menú Orden de trabajo

El menú orden de trabajo, presenta las siguientes opciones:

Parámetros: Permite asignar, nombre, correlativo inicial y pie de página de la Orden de Trabajo
Generar OT de Ppto: Permite generar una orden de trabajo de un presupuesto
Generar Ppto de OT: Permite un presupuesto de una Orden de Trabajo
Emitir la Liquidación de OT: Permite emitir un informe llamado liquidación, donde sed detallan los
consumos

Facturar una Orden de Trabajo: Permite facturar una orden de trabajo, la cual puede:
- Rebajar stock e incluir mano de obra y repuestos si en menú servicios/parámetros no se
marcó el checkbox “Los repuestos e insumos de una O/T se cargan con vales de existencias.
Así al liquidar y facturar una O/T, se incluirán los vales de consumo asociados.”

165
 - No rebajar stock y solo incluir mano si en menú servicios/parámetros SI se marcó el checkbox
“Los repuestos e insumos de una O/T se cargan con vales de existencias. Así al liquidar y
facturar una O/T, se incluirán los vales de consumo asociados.” ya que rebajará stock con
vales de salida.

Consumos de una OT: Muestra los consumos de Orden de Trabajo generados por medio de vales de
salida
Consumos no Facturados: Lista los consumos por O/T efectuados con valse de salida que se
encuentran pendientes de facturar
Liquidación de Consumos: Permite ver cuales son los consumos por O/T u O/P y en que vales se
encuentran
OT sin Facturar: Muestra las O/T que no han sido facturadas
Comprobantes de Tratos: Permite listar ya sea por Número de O/T o Mecánico, las O/T cuyo servicio
es a trato con el mecánico
Facturación por OT: Emite un listado imprimible por pantalla o impresora, en el cual detalla en que
factura (o boleta) se facturaron las O/T y el total de cada documento.
Informe de facturación por O/T
O/T en Proceso: Lista aquellas O/T que aun no han sido liquidadas.
O/T impagas: Lista las O/T sin pagar, es decir aquellas que en su portada no tiene marcado el
checkbox “Pagada”.
Listar…: Lista las O/T por período

Informes del Menú Servicios

Esto lo encontramos en Módulo Servicios / Informes

Trabajos por Mecánicos: Lista los trabajos realizados por cada mecánico.
Listado de Tratos: Lista los tratos vigentes
Ventas por productos y servicios: Emite un reporte de ventas detallado por cada producto o servicio
del período.
Ventas por Cía. De Seguro: Emite un reporte de los trabajos realizados para cada Cía. De Seguros.
Resultado por OT: Emite un Estado de Resultado por cada OT
Indicadores mensuales de OT: Emite un informe por cantidad de OT atendidas por mes.

166
Módulo Activo Fijo

Parametrización de Productos y Servicios

Al crear un producto que será tratado como Activo Fijo, se debe dar esta configuración al mismo:

Se deben asignar además las cuentas contables de activo en la última página de la ficha del producto:

Cuenta de compra: La cuenta a la que irá imputada la compra de cada activo fijo que se defina con
este producto.
Cuenta de Venta: La cuenta de ventas a la que irá imputada la venta de cada activo fijo que se defina
con este producto.
Cuenta de Costo de Ventas: Esta cuenta no es importante que se defina, ya que cuando se hace la
venta de algún activo fijo, el sistema no costea la venta. Para ello se debe hacer un comprobante
en forma manual.
Depreciación Acumulada: Cuenta a la cual se irá el monto mensual de depreciación del bien.
Gastos Depreciación: Cuenta de resultado donde irá el monto mensual de depreciación.
Corrección Monetaria: Cuenta de resultado a la cual irá el monto mensual de CM del bien.
Vida Útil: Vida útil estándar del bien. No es necesario ingresarla, ya que cada activo que se ingrese
al sistema puede tener su vida útil individual.
 Parámetros de Activo Fijo

Para ingresar los parámetros del módulo de activo fijo, se debe ir a menú Manager – Activo Fijo -
Menú Activo Fijo - Parámetros.

Clase 1 – 2 – 3 y 4: Clasificatorias de los activos fijos dadas por el usuario del Software.
Codificación automática de los activos: Cada activo fijo ingresado al sistema debe tener un correlativo
único, este puede ser dado por el usuario si esta opción no esta marcada, de lo contrario, asume un
correlativo del 1 al infinito.
Calcular CM y Depreciación con 2 decimales: Al marcar esta opción, el cálculo de la CM y depreciación
de los activos serán efectuados con 2 decimales.
Utilizar Crédito de Activos Fijos Nuevos: Al marcar esta opción el sistema en el mes de diciembre de
cada año, dentro de la centralización de CM y depreciación mensual, realizará el cálculo del crédito
de los activos fijos. Para ello, debe registrar acá el % del crédito (6% hasta año tributario 2010) y
el tope máximo de este crédito (650 UTM hasta año tributario 2010).
Último cierre al: Parámetro desde el cual el sistema pedirá valor corregido del bien y depreciación
acumulada corregida.

Tablas Menú Activo Fijo

Para acceder a las tablas de Activo Fijo debe ir a: Menú Activo Fijo – Tablas Generales
Recintos: En esta tabla se deben ingresar todos los recintos donde se encuentran los activos fijos de
la empresa.
Ubicaciones: En esta tabla se deben ingresar las ubicaciones que hay dentro de cada recinto
ingresado en la tabla anterior.
Conceptos de Baja: En esta tabla se deben ingresar cada uno de los distintos conceptos por los cuales
un activo se da de baja en el sistema
Clases 1 – 2 – 3 y 4: En esta tabla se deben ingresar las clasificaciones que se han dado a los activos.

Tabla de IPC

Para ingresar los IPC del año se debe ingresar a: Menú Activo Fijo – Tabla de IPC.

Aquí se debe ingresar a lo menos 1 año completo de valores para que el sistema haga los cálculos,
por ejemplo, si se van a ingresar los activos para que el sistema empiece corriendo el 2008, debemos
ingresar los valores del 2007 y 2008.
Para ingresar, se debe presionar el ícono ingresar, agregar el año y luego los valores de IPC en
PUNTOS. Si se desea agregar un monto a un mes, debe posicionarse en el año y luego dar la opción
modificar.

169
 Como ingresar Activos Antiguos

Para ingresar activos provenientes de años anteriores, se debe ingresar a: Menú Activo Fijo –
Activos Fijos

Aquí se abrirá la siguiente pantalla:

En esta ficha se deben ingresar los valores con los que el activo quedó al 31/12 del año anterior. Los
campos Vida útil restante al 31-12-xx, valor corregido al 31-12-xx y depreciación acum. Corregida al
31-12-xx, sólo aparecerán cuando la fecha de compra e inicio de depreciación del bien sea inferior al
año actual. Es importante que estos datos sean correctos, ya que según estos datos el sistema
seguirá corrigiendo y depreciando el bien.
 Como ingresar Activos Nuevos

Para ingresar activos fijos comprados en el período actual se debe ir a: Menú Activo Fijo – Factura
de compra, aquí se desplegará la siguiente pantalla:

El ingreso de la factura de compra es el mismo que al ingresar la factura desde el menú de

abastecimiento. Aquí se debe ingresar los datos obligatorios como: Nº de factura, correlativo, fecha,
fecha contable, vencimiento, rut del proveedor, etc. Al dar OK, se desplegará el detalle de la factura
donde se debe ingresar el producto que se esta comprando. Al seleccionar el producto que es un
activo fijo (según lo ingresado en productos y servicios) nos dará el siguiente mensaje:

Al dar aceptar, se desplegará la ficha del activo, para que los datos ingresados en la factura, como
tipo de activo, precio, cantidad, fecha de compra, etc. Se peguen en esta, se debe dar la opción de
ingresar.
Al hacer esto, se copiará toda la información en la ficha y sólo se deberá completar la información
como Nº de activo, vida útil (si en la ficha no se ingreso), recinto, ubicación, etc.

Como Traspasar Activos Fijos

La opción de traspasar activos fijos, permite traspasar de recinto, ubicación o centro de costo un
activo que ya fue ingresado al sistema. Para ello debe ir a: Menú Activo Fijo – Traspasos, aquí se
desplegará la siguiente pantalla:

172
Aquí se debe buscar el activo que se desea traspasar, para ello se debe seleccionar el tipo, centro de
costo, ubicación o recinto del bien, dar la opción buscar y en la primera mitad de la pantalla
aparecerán los activos que coincidan con la búsqueda indicada:

Una vez que se encuentra el activo a traspasar, se da doble click en él para que pase a la parte
inferior de la pantalla, se completan los datos del traspaso como centro de costo, recinto o ubicación
y se da OK

Como dar de baja un Activo Fijo

Para dar de baja un Activo Fijo se debe ir a: Menú Activo Fijo – Bajas, al ingresar a este menú se
desplegarán los distintos conceptos de baja que se crearon dentro de las tablas de activo fijo:

Al seleccionar cualquiera de los conceptos ingresados se abrirá una pantalla para que busque el
activo que desea dar de baja:

173
Una vez que se ingresan los criterios de búsqueda y se da OK, aparece una pantalla con los activos
que coincidieron en la búsqueda:

Se debe seleccionar el activo con alguna de las opciones de selección y luego cerrar la ventana, aquí
el sistema preguntará si esta seguro de dar de baja los activos marcados, al dar OK el activo queda
dado de baja, para confirmarlo, debe ir a la ficha de activo y ver el concepto de baja y la fecha de la
misma.

NOTA: Al dar de baja un activo dentro del sistema, este solo deja de hacer las respectivas
correcciones mensuales de depreciación y corrección monetaria, el comprobante
contable por la baja del bien se debe hacer en forma manual.

174
 Informes de Activo Fijo

 Corrección Monetaria y Depreciación: Este informe muestra los montos originales,

con corrección monetaria y depreciación de los activos ingresados al software, sirve
para ver si los saldos contables cuadran con los saldos que activo fijo tiene en sus
registros.
 Diferencias entre Deprec. Normal y Acelerada: Muestra los montos de depreciación
que corresponden al activo fijo en dep. normal y acelerada y la diferencia que se
produce entre una y otra.
 Crédito del % sobre Activos Fijos: Este informe muestra el monto de crédito que se
esta contabilizando por cada activo nuevo.
 Adiciones al Activo Fijo: Este informe muestra las compras de activo fijo ingresadas
durante el año vigente.
 Vida útil restante: Este informe muestra cuantos meses de vida útil le queda a cada
uno de los bienes ingresados en el sistema.
 Informe de Bajas: Este informe muestra los activos que se han dado de baja con sus
respectivos conceptos de baja.

Centralización de Activo Fijo

Primero se debe ingresar los parámetros generales de centralización, para ello debe ir a: Menú Activo
Fijo - Centralización contable – Parámetros.

Aquí se deben ingresar las cuentas de resultado para corrección monetaria y depreciación, también
la cuenta de activo para el crédito si se va a utilizar.
Una vez ingresado los parámetros se debe ir a: Menú Activo Fijo - Centralización contable –
Centralizar corrección monetaria y depreciación, la centralización de activo fijo es mensual, por lo
tanto en esta opción el sistema preguntará que mes se desea centralizar.

Recuerde que para realizar este proceso, previamente debe haber ingresado el IPC en puntos del
mes que se desea centralizar. Al dar OK el sistema generará un comprobante tipo T en el menú de
finanzas.

Cierre de Activo Fijo

Para realizar el cierre de año de activo fijo primero debe hacer un backup de la base de datos, ya
que una vez hecho el cierre no se podrá consultar ningún dato del año cerrado.
Una vez realizado el backup ir a: Menú Activo Fijo – Otros Procesos Cierre de Año.

Aquí el sistema preguntará que año es el que desea cerrar, al dar el año y dar OK dará un mensaje
para recordar que el procedimiento es irreversible y si se esta seguro de continuar.

176